Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Di LINOVTECH

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di masa sekarang, dunia Teknologi Informasi atau IT (Information Technology) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kehidupan modern, salah satunya ialah komunikasi yang merupakan salah satu hal terpenting yang tidak bisa dipisahkan dari setiap sisi kehidupan yang memanfaatkan teknologi informasi, seperti pelayanan publik, jaringan komunikasi seluler, dunia hiburan, dan lain sebagainya. Dengan semakin banyaknya berbagai perusahaan yang memanfaatkan IT, maka keberadaan teknologi yang mendukung mutlak diperlukan sebagai salah satu sarana informasi untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan daya saing produk.

Dengan adanya hal diatas, maka cukup beralasan jika keberadaan jasa IT menjadi sangat diperlukan, terutama pada perusahaan jasa publik dimana konsumen sangat memerlukan pelayanan yang memuaskan serta tepat waktu. Termasuk salah satunya ialah IT Training Center and Solution Provider atau lebih dikenal dengan nama LINOVTECH.

LINOVTECH sebagai salah satu perusahaan yang bidang usahanya membuat Project dan pelatihan bahasa pemograman, tentu sangat memperhatikan kepuasaan konsumen dalam pelayanan dan khususnya untuk pembuatan project. Dengan member pelayanan yang terbaik kepada konsumen dan pembuatan project yang tepat waktu, perusahaan akan mengalami kemajuan dalam jasa IT.

Perusahaan menginginkan bahwa setiap data bisa di simpan dengan baik dan terkoneksi dengan beberapa bagian dalam perusahaan tersebut. Ini akan memudahkan penyimpanan data dalam database secara teratur dan jka beberapa bagian dalam perusahaan membutuhkan tinggal memngambil data.

Dalam hal ini perusahaan ingin membangun website yang sistem informasinya menhubungkan kesetiap peserta secara online maupun tidak, front office dan bagian keuangan. Jadi semua informasi dapat dikelola dengan baik dan pelayanan kepada peserta lebih teratur.

Karena hal itulah, maka LINOVTECH membuat website namun belum memiliki analisis sistem dan perancangannya, yang mempercayakan kepada penulis untuk membuat analisa dan perancangan Sistem tersebut, sebagai bahan studi kerja praktek diperusahaan tersebut.

1.2 Identifikasi Masalah

1. Sistem informasi yang tidak terkomunikasi dengan baik karena tidak adanya Perancangan sistem dan analisis.

2. Setiap Data informasi dapat disimpan dengan baik ke dalam database. 1.2.1 Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi bahan identifikasi masalah dalam Perancangan Sistem dan Analisis Sistem ini sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat Sistem Informasi yang ada di LINOVTECH bisa terkomunikasi dengan baik antara Peserta, Front Office dan terlebih lagi dengan Bagian Keuangan ?

2. Bagaimana membuat suatu Sistem Informasi yang dapat digunakan oleh setiap anggota dikantor LINOVTECH tersebut, merekam data informasi Transaksi yang terjadi ?

Hal tersebut diatas menjadi bahan identifikasi penulis dalam merancang Sistem yang sesuai dengan keinginan LINOVTECH.

1.3 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk mempelajari dan melakukan perancangan sistem serta menganalisis. Sehingga perusahaan bisa membuat sistem informasi.

Dengan tujuan perusahaan mempunyai sistem informasi yang menjawab kebutuhan di dalam perusahaan.

1.6.1 Tujuan Akademis

Adapun tujuan akademis diadakannya kerja praktek dilingkungan perusahaan LINOVTECH ini yaitu :

• Sebagai salah satu syarat kelulusan untuk mengajukan skripsi dijurusan Manajemen

Informatika Program Sarjana UNIKOM Universitas Komputer Indonesia.

• Sebagai bekal persiapan serta pengalaman bagi mahasiswa nantinya jika terjun

kemasyarakat dan bekerja.

• Menunjukkan eksistensi serta kemampuan mahasiswa UNIKOM kepada dunia luar,

khususnya dunia kerja. 1.6.2 Tujuan Institusi

Adapun yang menjadi tujuan institusi dari kerja praktek ini bagi perusahaan tempat penulis praktek yaitu sbb :

• Membantu meringankan perusahaan dalam menangani permasalahan-permasalahan yang

sedang terjadi

• Mengurangi biaya tenaga kerja yang dikeluarkan karena adanya tenaga sukarela dari

praktek kerja sehingga menguntungkan perusahaan

• Tercapainya kinerja perusahaan yang maksimal karena adanya tenaga kerja sukarela. 1.5 Batasan Masalah

Adapun yang menjadi batasan masalah yaitu ;

1. Sistem informasi hanya bagi pengguna di LINOVTECH cabang Bandung dan tidak dapat diakses secara umum.

2. Untuk mengetahui kegiatan detail di lINOVTECH hanya bagi peserta yang telah terdaftar / memiliki login.

1.6 Lokasi dan waktu Kerja Praktek Lapangan

Adapun lokasi penelitian yaitu bertempat dikantor LINOVTECH, Jl. Ciumbeulit No. Bandung Waktu perancangan system dan Analisis tidak terbatas diperusahaan tempat kerja praktek, karena dapat dilanjutkan kembali dirumah. Adapun waktu formal kerja prakteknya yaitu mulai dari tanggal 6 juli 2010 sampai dengan 2010 setiap hari kerja mulai dari pukul 09.00 – 17.00 (bila ada kepentingan di perbolehkan untuk ijin pulang cepat).

No Aktivitas I II III IV

1 Orietansi X

2 Wawacara dan

Pengumpulan data X

3 Pemahaman cara

kerja yang ada X

4 Analisis X

5 Pembuatan laporan

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau kegiatan yang saling terhubung untuk mencapai tujuan tertentu.

Elemen Sistem

Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Adapun sistem terbentuk karena ada beberapa elemen, yaitu :

• Tujuan • Masukan, • Keluaran, • Proses,

• Mekanisme pengendalian dan, • Umpan balik.

2.1.1. Karakterisitik Sistem

Setiap Sistem selalu memiliki ciri khusus yang dimilikinya dan disebut sebagai Karakteristik Sistem. Karakteristik dari sistem mempunyai :

• Komponen, • Batas sistem,

• Lingkungan luar sistem, • Masukan,

• Penghubung, • Pengolah, • Sasaran, • Tujuan.

Dengan memperhatikan Karakteristik sistem diatas akan mempermudah dalam membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasi menjadi beberapa klasifikasi yaitu : a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa gagasan atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.( contoh : sistem Teologia).

Sistem Fisik adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat. ( contoh : sistem Komputer).

b. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem Deterministik (sistem tertentu) adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi, hubungan diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi sehingga keluarannya dapat di ramalkan.(contoh : sistem Komputer).

Sistem Probabilistik (sistem tak tentu) adalah sistem yang tidak dapat diramal atau kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.(contoh : sistem arisan dan sistem sediaan).

c. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak bertukar informasi, materi atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain tidak berhubungan atau terpengaruh.(contoh : sistem penerimaan mahasiswa baru) dilingkungan universitas negeri.

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan di pengaruhi oleh lingkungan.(contoh : sistem perusahaan dagang). d. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem Alamiah adalah sistem yang terbentuk karena alam.(contoh : Tata Surya).

Sistem Buatan adalah sistem yang terbentuk karena dibuat oleh manusia.(contoh : sistem Komputer).

2.2. Pengertian Informasi

Menurut McFadden, dkk (1999:31) medefinisikan informasi sebagai data yang telah di proses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Hall (2001:11) Sistem Informasi adalah Sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, di proses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.

2.4. Metode Pendekatan

Metode pendekatan Sistem bisa dilakukan dengan Model design yang digunakan untuk memahami cara kerja sistem.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

1) Flow Map

Flow Map adalah diagram yang menunjukan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar didalam suatu sistem.

2) Diagram Kontek

Diagram konteks adalah gambaran lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup sistem ini ditentukan dari besarnya pengaruh dari data yang diterima dan informasi yang dihasilkan, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah sistem secara logica, Data Flow Diagram dibuat dengan tujuan membantu analisis sistem untuk meringkas informasi tentang sistem

4) Kamus Data

Kamus data merupakan Kumpulan-kumpulan fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu info yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap

Konsep Dasar Perancangan Basis Data

Perancangan pada basis data (database) adalah perancangan yang digunakan pada pembuatan sistem informasi perangkat lunak (software) ini. Basis data sendiri dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file atau table atau pun arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

Perancangan basis data terdiri dari ERD (Entity Relationship Data), normalisasi, table relasi atau relasi File, struktur File.

a) Normalisasi

Menurut (Fathansyah, 2001 :16) bahwa normalisasi merupakan Suatu upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur yang baik dan ruang penyimpanan yang efisien dengan menerapkan aturan pada setiap skema relasi.

b)Tabel Relasi

Pengertian Table Relasi menurut (Fathansyah, 2001 :23) adalah “Data yang menggambarkan hubungan antara table yang satu dengan table yang lainnya”.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Linovtech merupakan IT training centre yang didirikan dengan visi membangun SDM di bidang Teknologi Informasi (TI), khususnya pengembang aplikasi (Application Developer). Kebutuhan SDM TI yang tinggi di Indonesia dan luar negeri memotivasi Linovtech untuk berperanserta dalam pengembangan SDM yang handal dan berkualitas guna mendukung inovasi dan pembangunan TI di Indonesia.

Nama Perusahaan : LINOVTECH (IT Training Center dan Developer )

Website : www.linovtech .com

Alamat perusahaan : Jl. Parasitilogi No. 16 Bandung & rujo Galeri Ciumbuleuit Jl. Ciumbuleuit No. 42a Bandung.

Email Perusahaan : admin.bandung@linovtech.com

Visi Perusahaan

Liovtech Training center didirikan dengan visi membangun SDM terampil, terlatih, dan inovatif di bidang Teknologi Informasi(TI). Kebutuhan SDM TI yang berperan serta dalam pengembangan SDM yang handal dan berkualitas guna mendukung inovasi dan pembangunan TI di Indonesia.

Misi Perusahaan

Sebagai konsultan teknologi informasi yang profesional, berkomitmen untuk selalu memiliki inovasi dan efektivitas dalam berurusan dengan informasi. Menantang diri kita dapat dipercaya dan dihormati oleh masyarakat, akan berkelanjutan, dalam waktu, praktis dan efektif. Dalam

pelayanan, juga menghargai pentingnya pembangunan dan peningkatan untuk kualitas hidup yang lebih baik.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Diperlukan Seorang user project Manager dan Seorang IT project coordinator agar proyek berjalan sukses. Tim Impelmentasi inti pada berikut ini

3.3 Deskripsi Kerja 3.3.1. Manajer Proyek

Manajer proyek yang berpengalaman untuk implementasi aplikasi dan menjamin proyek berjalan sukses dari sudut waktu dan anggaran.

3.3.2. Site Manajer

Site manager yang berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengontrol semua kegiatan end-users(pemakai langsung/operator).

3.3.3. Business Analisis

Business Analisis yang berhubungan dengan end-users (pemakai langsung/operator). Saat ini staff IT di bagi menjadi beberapa kelompok yaitu :

• System Analisis, • Interface Designer, • Programmer,

1 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan hingga adanya usulan untuk membuat sebuah sistem yang baru yaitu keseluruhan ususlan sistem dibuat secara terkomputerisasi untuk meminimalisasi kehilangan Data, mempercepat proses pembuattan laporan pada bagian keuangan data dan pelayanan kepada peserta lebih cepat. Data juga tidak mengalami penumpukan dapat di simpan dengan baik dalam database

5.2. Saran

• Perusahaaan sebaiknya menggunakan media terkomputerisasi serta user sebagai pendukung agar pekerjaan lebih efektif dan efisien.

• Sebaiknya analisis sistem yang telah dibuat ini dilanjutkan dalam bentuk program yang dapat mengolah dan menyimpan data secara keseluruhan.

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Sistem yang di perusahaan kurang terkoordinasi dengan baik di karenakan antara bagian di divisi kantor tidak terkomputerisasi masih banyak manual dalam pengolahan datanya.

4.1.1. Analisis Dokumen

Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang menjadi input, proses, dan output dari sistem ini. Dokumen input adalah dokumen yang akan diproses oleh sistem yang bisanya dilakukan oleh entitas luar sistem, Dokumen proses adalah dokumen yang diperlukan oleh sistem dalam melakukan kegiatan di perusahaan, sedangkan dokumen output adalah dokumen yang dihasilkan oleh proses olahan sistem, yang biasanya dari dalam sistem ke entitas luar.yaitu:

1. Semua data untuk pendaftaran pelatihan,pembuatan project, konsultasi dan untuk pelatihan yang berjalan dikelola oleh front office berupa kertas tidak ada data Softcopy.

2. Front Office akan memberikan data yang sudah di olah kepada setiap bagian di perusahaan sesuai permintaan data.

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 4.1.2.1. Flow Map

Tabel 4.1 Sistim Informasi pada bagian KasirPada front office

N

o Entitas Keterangan

1 Pendaftar/Peserta 1.Mengisi form data pendaftar/peserta dan jadwal

2.Memperoleh informasi pelatihan/training dari Front Office.

3.Menerima Nota pembayaran.

2 Front Office 1.Memberikan Form pendaftar/peserta kemudian menerima data Pendaftar/peserta dan jadwal.

2.Memberikan informasi pelatihan/training kepada Pendaftar/Peserta.

Gambar 4.1 : Flow Map Yang Sedang Berjalan Tabel 4.2 Sistim Informasi pada bagian Pada Tim Project yang di usulkan

Pendaftar/Peserta Front Office

No Entitas Keterangan

1 Perusahaan 1. Memberikan Data Kebutuhan akan Project 2. Meminta Perbaikan Demo Project jika tidak setuju

3. Menerima Proposal,Kontrak kerja dan form Pembayaran 1

4. Menyetujui Proposal dan Kontrak Kerja serta melakukan Pembayaran 1

5. Melihat implementasi Project

6. Jika implementasi Project tidak sesuai akan Databases Memperoleh

Informasi

Membuat Bukti kontrak, nota pendaftaran dan kwitansi pembayaran Form Kontrak dan nota

disepakati kedua pihak,

kwitansi pembayaran Form Kontrak dan nota disepakati kedua pihak, kwitansi pembayaran Form Pendaftar

dan jadwal Form Pendaftar dan

jadwal

Form Pendaftar dan jadwal yg sudah di

Isi

Masukkan Data Pendaftar dan

diminta untuk memperbaiki/membangun kembali Project

5. Mendapatkan Training bagi Pengguna Project

6. Menerima Form Penagihan/Pembayaran 7. Menerima Kwitansi Pembayaran 2 Team Project

LINOVTECH

1. Menerima Data Kebutuhan akan Project 2. Membuat Demo Project

3. Demo Project diImplementasikan

4. Membuat Proposal, Kontrak Kerja dan form Pembayaran 1 jika disetujui

5. Memberikan Proposal,Kontrak Kerja, dan form Pembayaran 1

6. Memasukan Data Proposal,Kontrak Kerja dan Bukti Pembayaran 1.

7. Membuat/ Membangun Project 8. Implementasi Project

9.Testing Project tidak sesuai maka di perbaiki

10.Jika testing Project sesuai, di lakukan Training bagi Pengguna Project

11.Memberikan Form Penagihan/Pembayaran 12. Membuat Kwitansi pembayaran

Perusahaan Team Project Linovtech

Tida

Setuju Data Kebutuhan

akan project

Data kebutuhan akan Project

Membuat demo project

Demo Project akan di presentasikan Demo Project di

presentasikan

Setuj

pembuatan project di lanjutkan

Membuat proposal, kontrak kerja dan form Pembayaran 1

Penandatangan proposal dan Kontrak kerja, pembayaran tanda jadi

Databas proposal, kontrak kerja

dan Form Pembayaran 1 proposal, kontrak kerja

dan Form Pembayaran 1

proposal, kontrak kerja dan Bukti pembayaran 1

proposal, kontrak kerja dan Bukti pembayaran 1

Mencetak Bukti Pembayaran 1 Bukti Pembayaran 1 Bukti Pembayaran 1

Gambar 4.2 : Flow Map Analisis Yang Sedang Berjalan

Tidak

Melakukan Penandatangan

Mencetak Form pelunasan dan

Perawatan

Membuat Kwitansi

Kwitansi Pelunasan Kwitansi Pelunasan

Membangun Project, dan berita

acara

Testing Project

Form pelunasan dan Perawatan

Form pelunasan dan Perawatan Project selesai dan

Berita acara Implementasi Projec dan

Berita acara

Berita acara Training Pengguna Project

Berita acara Training Pengguna Project

Bukti pembayar dan Perawatan

Bukti pembayaran dan Perawatan

4.1.2.2.Diagram Kontek

Gambar 4.3 : Diagram Kontek Pendaftaran Yang Sedang Berjalan

Gambar 4.4 : Diagram Kontek Project Yang Sedang Berjalan

Bukti pembayaran, kontrak kerja, Data keperluan project

dari perusahaan

Jadwal dan kelas Brosur/katalog, kwitansi

pembayaran, serta bukti kontrak Kwitansi pembayaran,

bukti

kontrak,Katalog/brosur

jadwal pelatihan kelas dan Data

Project Sistem Informasi LINOVTECH Peserta Front Office Tim project

Project selesai dan Biaya project form

pembayaran1 Data project, ,Proposal

project, kontrak kerja dan form pembayaran 1 Proposal project, kontrak

kerja dan form pembayaran 1

Data project _Informasi Sistem

LINOVTECH

Tim Project Perusahaa

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Gambar 4.5 : DFD Pendaftaran Yang Sedang Berjalan

Gambar 4.6 : DFD Project Yang Sedang Berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan Data Project

Project selesai, form pembayaran 1 dan

Biaya project

Data project, , Proposal project, kontrak kerja dan form pembayaran 1 Project selesai, form

pembayaran 1 dan Biaya project Proposal project,

kontrak kerja dan form pembayaran 1

Form pendaftaran, bukti kontrak dan

kwitansi Perusahaan 1.Sirkula si pada front office 2.Sirkula si pada tim project Tim Project Update jadwal dan kelas Data Perubahan jadwal dan kelas

Jadwal dan kelas sesuai Perubahan jadwal dan

kelas Perubahan jadwal

dan kelas

Data jadwal dan kelas Peserta 1.Sirkul asi pada front office 2.Sirkul asi pada tim project Front office

Perusahaan akan sangat sulit untuk maju dan berkembang, itu disebabkan karena dalam sistem ini banyak kendala yang di hadapi Banyak Data yang hanya berupa arsip( lembaran kertas) tidak di simpan ke dalam database, sehingga membuat pengolahnya agak terlambat.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Perancangan Sistem merupakan salah satu cara untuk dapat menganalisa sistem yang akan digunakan pada sistem informasi. Untuk membuat suatu sistem informasi diperlukan tahap analisis, di maksudkan agar dengan analisa maka terbentuklah perancangan sistem.

Dengan hasil analisis dan evaluasi sistem yang digunakan, ada proses untuk menyelesaikan masalah sehingga dibuatlah perancangan sistem. Sistem yang lebih baik dan semua informasi akan mudah untuk di akses bagi pengguna.

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan proses adalah suatu kegiatan pengembangan prosedur pengolahan data yang berbasis komputer, dengan tujuan agar semua pengolahan data di LINOVTECH tidak dilakukan semuanya secara manual.

Adapun perancangan proses ini mencakup flow map, diagram konteks sistem, DFD dan kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan untuk LINOVTECH adalah mengenai pendaftaran training, training/pelatihan yang berjalan, pengolahan pendapatan dan pengeluaran uang, serta laporan training ke bag. Keuangan. Flow Map adalah diagram yang menunjukan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar didalam suatu sistem.

4.2.2.1.Flow Map

Dekripsi Prosedur pada front office yang diusulkan

Ketika calon pendaftar/peserta datang front office akan melayani, kemudian front office menjelaskan pelatihan,peserta berminat atau tidak. Jika berminat akan mengisi form data peserta yang kemudian front office menginputkan data peserta, membayar pendaftaran, dan melakukan penandatangan bukti kontrak pelatihan di LINOVTECH dengan peserta. Ada juga bagi peserta(peorangan /perusahaan) yang hanya bimbingan, project dan sewa gedung. Laporan data peserta dan pembayaran akan di berikan ke Bagian Keuangan.

Prosedur Sistem informasi pada Front Office yang diusulkan

Tabel 4.3 Sistim Informasi pada bagian Pada Front Office yang di usulkan

No Entitas Keterangan

1 Pendaftar/Peserta 1. Mengisi form data pendaftar/peserta dan jadwal 2. Memperoleh informasi pelatihan/training dari Front Office.

3. Menerima bukti kontrak dengan LINOVTECH yaitu beberepa Lembar kertas berisikan keterikatan kontrak. 4. Menerima Nota pembayaran.

2 Front Office 1. Memberikan Form pendaftar/peserta kemudian menerima data Pendaftar/peserta dan jadwal.

2. Memberikan informasi pelatihan/training kepada Pendaftar/Peserta.

3. Memasukkan Data Pendaftar, simpan ke Database. 4. Membuat dan memberikan bukti kontrak dengan Peserta.

5. Membuat laporan bukti pembayaran/ nota.

3 Bag. Keuangan 1. Menerima Laporan Bukti kontrak Pembayaran /Transaksi dari Front Office.

2. Pendaftaran.

3. Pendapatan (Pendaftaran, Bimbingan,Project, dan sewa gedung,dll).

4. pengeluaran ( Modul, Operasional, fee trainer, dll). 5. Neraca Rugi/Laba training.

Gambar 4.7 :Flowmap front office Yang diusulkan

Deskripsi prosedur pada Penagihan Pelatihan yang di usulkan

Front office juga akan melakukan penagihan bagi peserta yang belum membayar angsuran di LINOVTECH. Data Peserta yang belum membayar sudah ada di Databases bisa lansung di cetak atau di Print dan membuatkan Kwitansi sebagai bukti pembayaran.

Presedur dalam Penagihan pelatihan/training yang berjalan yang diusulkan :

Tabel 4.4 Sistim Informasi pada bagian Penagihan yang di usulkan

Pendaftar/Peserta Front Office Bag. Keuangan

Datab ases Memperoleh Informasi Mencetak Bukti kontrak, nota pendaftaran dan kwitansi pembayaran Form Kontrak dan nota

disepakati kedua pihak,

kwitansi pembayaran _{Form Kontrak dan nota} disepakati kedua pihak, kwitansi pembayaran Info Pendapatan dan form pengeluaran Mengisi from pengeluaran Neraca laba/rugi Memasukkan data pengeluaran LaporanNe raca laba/rugi Form Pendaftar dan jadwal Form Pendaftar dan

jadwal

Form Pendaftar dan jadwal yg sudah di

Isi

Masukkan Data Pendaftar dan

No Entitas Keterangan 1 Front Office 1. Mencetak Form Penagihan

2. Menberikan Form Penagihan Ke Peserta

3. Menerima Butkti Pembayaran 4. Membuat Kwitansi Pembayaran 2 Peserta 1. Menerima Form Penagihan

2. Melakukan pembayaran 3. Memberikan Bukti Pembayaran 4. Menerima Kwitansi pembayaran

Gambar 4.8 :Flowmap Pelatihan Yang diusulkan

Tabel 4.4 Sistim Informasi pada bagian Project yang di usulkan

Front Office Peserta

Database s Mencetak Form Penagihan Form tagihan kepada

peserta pelatihan

Bukti pembayaran

Membuat kwitansi pembayaran

Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran Peserta menandatangi bukti pembayaran

Bukti pembayaran Form tagihan kepada

No Entitas Keterangan

1 Perusahaan 1. Memberikan Data Kebutuhan akan Project 2. Meminta Perbaikan Demo Project jika tidak setuju

3. Menerima Proposal,Kontrak kerja dan form Pembayaran 1

4. Menyetujui Proposal dan Kontrak Kerja serta melakukan Pembayaran 1

5. Melihat implementasi Project

6. Jika implementasi Project tidak sesuai akan diminta untuk memperbaiki/membangun kembali Project

5. Mendapatkan Training bagi Pengguna Project

6. Menerima Form Penagihan/Pembayaran 7. Menerima Kwitansi Pembayaran 2 Team Project

LINOVTECH

1. Menerima Data Kebutuhan akan Project 2. Membuat Demo Project

3. Demo Project diImplementasikan

4. Membuat Proposal, Kontrak Kerja dan form Pembayaran 1 jika disetujui

5. Memberikan Proposal,Kontrak Kerja, dan form Pembayaran 1

6. Memasukan Data Proposal,Kontrak Kerja dan Bukti Pembayaran 1.

7. Membuat/ Membangun Project 8. Implementasi Project

9.Testing Project tidak sesuai maka di perbaiki 10.Jika testing Project sesuai, di lakukan Training bagi Pengguna Project

11.MemberikanFormPenagihan/Pembayaran 12. Membuat Kwitansi pembayaran

Perusahaan Team Project Linovtech

Tida

Setuju Data Kebutuhan

akan project

Data kebutuhan akan Project

Membuat demo project

Demo Project akan di presentasikan Demo Project di

presentasikan

Setuj

pembuatan project di lanjutkan

Membuat proposal, kontrak kerja dan form Pembayaran 1

Penandatangan proposal dan Kontrak

kerja, pembayaran tanda jadi

Database proposal, kontrak kerja

dan Form Pembayaran 1 proposal, kontrak kerja

dan Form Pembayaran 1

proposal, kontrak kerja dan Bukti pembayaran 1

proposal, kontrak kerja dan Bukti pembayaran 1

Mencetak Bukti Pembayaran 1 Bukti Pembayaran 1 Bukti Pembayaran 1

Gambar 4.9 :Flowmap Project Yang diusulkan

4.1.1.1. Diagram Kontek

Tidak

Melakukan pembayaran dan Perawatan

Mencetak Form penagihan 3 dan

Perawatan Membuat Kwitansi Kwitansi Pelunasan Kwitansi Pelunasan Membangun Project, Form Penagihan ke -2,

dan berita acara

Testing Project

Form penagihan 3 dan Perawatan

Form penagihan 3 dan Perawatan Project selesai, Penagihan ke-2, dan

Berita acara Implementasi Project,

Penagihan ke-2, Berita acara

Berita acara Training Pengguna Project,

Pembayaran ke2

Berita acara Training Pengguna Project,

Pembayaran ke2

Bukti pembayaran 3 dan Perawatan

Bukti pembayaran 3 dan Perawatan

Diagram konteks adalah gambaran lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup sistem ini ditentukan dari besarnya pengaruh dari data yang diterima dan informasi yang dihasilkan, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.

Gambar 4.10 : Diagram kontek Front office Yang diusulkan

Laporan laba/rugi,laporan keuangan(pendapatan dan pengeluaran

) Form pendaftaran, bukti

kontrak dan kwitansi

Jadwal dan kelas Brosur/katalog, kwitansi

pembayaran, serta bukti kontrak Kwitansi pembayaran,

bukti

kontrak,Katalog/brosur

Update jadwal pelatihan,kelas dan

info Pendapatan _Sistem Informasi LINOVTEC

H

Peserta Front

Office

Bagian Keuangan

Gambar 4.11 : Diagram kontek Penagihan Yang diusulkan

Gambar 4.12 : Diagram kontek Project Yang diusulkan

4.1.1.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah sistem secara logica, Data Flow Diagram dibuat dengan tujuan membantu analisis sistem untuk meringkas informasi tentang sistem. Berikut ini Data Flow Diagram yang diusulkan untuk sistem baru

Bukti pembayaran kwitansi pembayaran

dan form penagihan Kwitansi pembayaran,

from penaagihan

Data pembayaran

Sistem Informasi LINOVTECH

Peserta Front

Office

Project selesai dan Biaya project form

pembayaran1 Data project, ,Proposal

project, kontrak kerja dan form pembayaran 1 Proposal project, kontrak

kerja dan form pembayaran 1

Data project _Informasi Sistem

LINOVTECH

Tim Project Perusahaa

Gambar 4.13 : DFD Front office Yang diusulkan

Laporan Keuangan dan Laporan laba/rugi Biaya pelatihan jadwal dan pelatihan kelas Form pendaftaran, bukti kontrak dan

kwitansi Data transaksi jadwal dan pelatihan kelas Form pendaftran

,bukti kontrak dan kwitansi

Form pendaftaran dan

kwitansi

Form pendaftaran, bukti kontrak dan

kwitansi Front Office 1.Sirkula si pada front office 2.Sirkula si pada Pelatihan Peserta 3.Sirkulasi Bag.Keuanga n Bagian Keuanga n Form pendaftaran,bukti kontrak dan kwitansi

Gambar 4.14 : DFD Front Penagihan Yang diusulkan

Gambar 4.15 : DFD Project Yang diusulkan

4.1.1.1.Kamus Data

Kamus data merupakan Kumpulan-kumpulan fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu info yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. Kamus data untuk data yang mengalir pada Data Flow Diagram dapat dilihat sebagai berikut :

1. Nama arus Data : Pendaftar/Peserta Bentuk Data : Field

Arus Data : Proses 1.1 file Pendaftar Data Project

Project selesai, form pembayaran 1 dan

Biaya project

Data project, , Proposal project, kontrak kerja dan form pembayaran 1 Project selesai, form

pembayaran 1 dan Biaya project Proposal project,

kontrak kerja dan form pembayaran 1

Form pendaftaran, bukti kontrak dan

kwitansi Perusahaan 1.Sirkula si pada front office 2.Sirkula si pada tim project Tim Project Data Pembayaran Bukti Pembayaran kwitansi pembayaran dan form penagihan Bukti pembayaran Kwitansi pembayaran, Bukti pembayaran Bukti pembayaran dan kwitansi Front office 1.Sirkula si perusaha an 2.Sirkula si pada tim project Pendaftar

File pendaftar proses 1.1 File pendaftar proses 1.2 File pendaftar proses 2.1 Penjelasan : Memasukan Data Pendaftar Struktur Data :

Tabel 4.5 Struktur Data Pendaftar

No Nama Field Type Keterangan

1 Nama Text Nama peserta

2 Almt_Peserta Text Alamat peserta 3 Pekerjaan Text Pekerjaan pendaftar 4 No_Hp Varchar No_Hp Pendaftar 5 E-mail Varchar e-mail Pendaftar

2. Nama arus Data : Data Keuangan Bentuk Data : Field

Arus Data : Bagian Keuangan-proses 3.1

Mencatat Data Keuangan-proses 3.1 Penjelasan : Memasukan data Keuangan

Struktur Data :

Tabel 4.6 Struktur Data Keuangan

No Nama Field Type Keterangan 1 Kd_transaksi Varchar Kode transaksi 2 Nama_transaksi Varchar Nama transaksi 3 Tgl_transaksi Varchar Tanggal transaksi 4 Jmlh_transaksi Integer Jumlah transaksi

3. Nama arus Data : Data Biaya Pelatihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Pembayaran-proses 1.1 Penjelasan : Biaya untuk Pelatihan Struktur Data :

Tabel 4.7 Struktur Data Biaya Pelatihan

4. Nama arus Data : Data Penagihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata transaksi –proses 2.2 Penjelasan : pembayaran sisa dari peserta Struktur Data :

No Nama Field Type Keterangan 1 Kd_Pelatihan Varchar Kode pelatihan 2 Nm_pelatihan Text Nama pelatihan 2 Biaya_pelatihan Integer Biaya pelatihan 3 Lama_Pelatihan Varchar Lama Pelatihan

Tabel 4.8 Struktur Data Penagihan

5. Nama arus Data : Data Kelas Bentuk Data : Field

Arus Data : Mencatat data pendaftar-proses 2.1 Mendata kelas –proses 2.2 Penjelasan : Membuat Data kelas

Struktur Data :

Tabel 4.9 Struktur Data Kelas

No Nama field Type Keterangan 1 Kd_kelas Varchar Kode kelas 2 Jmlh_peserta Vachar Jumlah peserta 3 Jmlh_kelas Integer Jumlah kelas 4 Kd_pelatihan Varchar Kode pelatihan 6. Nama arus Data : Data Harian

Bentuk Data : Field

Arus Data : Memasukan Data Pendaftar-proses1.1

Membuat kwitansi dan bukti kontrak-proses 1.2 Penjelasan : Data peserta mendaftar dalam perhari

Struktur Data :

Tabel 4.10 Struktur Data Harian

7. Nama arus Data : Data Waktu Pelatihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mencatat Data Pendaftar-proses 2.1 Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : Waktu pelatihan ada 3 pembagian Struktur Data :

Tabel 4.11 Struktur Data Waktu Pelatihan

No Nama Field Type Keterangan 1 Kd_Waktu Varchar Kode waktu 2 Pb_waktu Varchar Pembagian waktu 3 Kd_pelatihan Varchar Kode pelatihan No Nama Field Type Keterangan

1 Kd-transaksi Varchar Kode transaksi 2 ID_peserta Varchar ID peserta

3 Nama Text Nama peserta

4 Tgl-transaksi Varchar Tgl transaksi 5 Jmlh_bayar Integer Jumlah

Pembayaran 6 Kd_pelatihan Varchar Kode pelatihan

No Nama field Type Keterangan 1 Tgl_harian Varchar Tanggal perhari

pembayaran

2 Nama Text Nama peserta

3 Kd_transaksi Varchar Kode transaksi 4 ID_peserta Varchar ID peserta

8. Nama arus Data : Data Hari Pelatihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : hari pelatihan

Struktur Data :

Tabel 4.12 Struktur Data Hari Pelatihan

9. Nama arus Data : Data Pelatihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata Data Pendaftar-proses 2.1 Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : pelajaran/ pelatihan di linovtech Struktur Data :

Tabel 4.13 Struktur Data Pelajaran Pelatihan

No Nama field Type Keterangan 1 Kd_pelatihan Varchar Kode pelatihan 2 Nm_pelatihan Text Nama pelatihan 3 Kd_pengajar Text Kode pengajar

10. Nama arus Data : Data Pengajar Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : Daftar pengajar

Struktur Data :

Tabel 4.14 Struktur Data Pengajar

No Nama field Type Keterangan 1 Kd_pengajar Varchar Kode pengajar 2 Nm_pengajar Text Nama pengajar 3 Nm_pelatihan Varchar Nama pelatihan

11. Nama arus Data : Data Modul Pelatihan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : Daftar pengajar

Struktur Data :

Tabel 4.15 Struktur Data Modul Pelatihan

No Nama field Type Keterangan 1 Kd_modul Varchar Kode modul 2 Nm_modul Varchar Nama modul No Nama field Type Keterangan

1 Kd_hari Varchar Kode hari

2 Nm_hari Text Nama hari

12. Nama arus Data : Data Penjadwalan Bentuk Data : Field

Arus Data : Mendata Data jadwal-proses 2.2 Penjelasan : Jadwal Peserta Pelatihan

Struktur Data :

Tabel 4.16 Struktur Data Penjadwalan

No Nama field Type Keterangan 1 ID_peserta Varchar ID peserta 2 Kd_Hari Varchar Kode hari 3 Kd_waktu Varchar Kode waktu 4 Kd_kelas Integer Kode kelas 5 Nm_pengajar Text Nama pengajar 6 Kd_pelatihan Varchar Kode pelatihan 7 Nama_peserta Text Nama peserta

4.1.1. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang

Sistem yang diusulkan pada LINOVTECH ini, dilakukan untuk mengurangi kesalahan yang terjadi dalam setiap mulai dari banyaknya data pada setiap penginputan data peserta,pencarian data secara automatis hingga pembuatan laporan untuk bagian keuangan.

i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI

LINOVTECH

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Miko.N.G.Tumon NIM.10507065

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL ... ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ... ii

KATA PENGANTAR ... ... iii

DAFTAR ISI ... ... iv

DAFTAR GAMBAR ... ... v

DAFTAR SIMBOL ... ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... ... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.2.1. Identifikasi Masalah ... 2

1.2.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan ... 2

1.4. Tujuan Akademis ... 3

1.5. Tujuan Institusi ... 3

1.6. Batasan Masalah ... 3

iv BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem ... 5

2.1.1. Elemen Sistem ...,,... 5

2.1.2. Karakteristik Sistem ...,... 6

2.1.3. Klasifikasi Sistem ...,... 6

2.2. Pengertian Informasi ...,,... 8

2.3. Pengertian Sistem Informasi ...,... 8

2.4. Methode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 8

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ... ... 8

2.4.2. Alat Bantu Analisis ... ... 8

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan ... 11

3.2. Struktur Organisasi ... ………..…….……… 12

3.3. Deskripsi Kerja... ………..………. 12

BAB IV Analisis Kerja Praktek 4.1. Analisis sistem Yang Berjalan ... ……….…..……… 14

4.1.1. Analisis Dokumen ... ………….…………..……… 14

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ………...…..….….…. 15

4.1.2.1. Flow Map ... ….… ….………...………… 15

4.1.2.2. Diagram Kontek ... ………...…… 20

4.1.2.3. DFD ... ...………....………… 21

iv

4.2. Usulan Perancangan ... ... 22

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 22

4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ……….………..…...…… 22

4.2.2.1. Flowmap ... ………...…… 23

4.2.2.2. Diagram Kontek ... ………...… 30

4.2.2.3. DFD ... …...……… 31

4.2.2.4. Kamus Data ... ………...……… 33

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan……….…… 37

BAB V KESIMPILAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... ... 38

5.2 Saran ... ... 38 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

Situs http://www.ilmukomputer.com

Wikipedia indonesia

Turban, McLean, dan Wetherbe “Pengertian Sistem Informasi”, New BlogInteren(1999)

v

DAFTAR TABEL

Gambar 2.1 : _{... ... 12}

Gambar 3.1 : _{Struktur Organisasi PT.Saptaindra Sejati ... 22}

Gambar 4.1 : _{FlowMap Analisis Yang Sedang Berjalan ... 27}

Gambar 4.2 : _{Diagram Konteks Analisis Yang Sedang Berjalan ... 28}

Gambar 4.3 : _{DFD Analisis Yang Sedang Berjalan ... 28}

Gambar 4.4 : _{FlowMap Analisis Yang Diusulkan ... 30}

Gambar 4.5 : _{Diagram Konteks Analisis Yang Diusulkan ... 31}

Gambar 4.6 : _{Diagram Konteks Analisis Yang Diusulkan ... 31}

Gambar 2.1 : _{Proses Karakteristik Sistem ... ... 12}

Gambar 3.1 : _{Struktur Organisasi PT.Saptaindra Sejati ... 22}

Gambar 4.1 : _{FlowMap Analisis Yang Sedang Berjalan ... 27}

Gambar 4.2 : _{Diagram Konteks Analisis Yang Sedang Be... 28}

Gambar 4.3 : _{DFD Analisis Yang Sedang Berjalan ... 28}

Gambar 4.4 : _{FlowMap Analisis Yang Diusulkan ... 30}

Gambar 4.5 : _{Diagram Konteks Analisis Yang Diusulkan ... 31}

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas ke-hadirat Tuhan yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan tugas kerja peraktek yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DI LINOVTECH”

Tidak lupa penyusun juga mengucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberi ketentraman hati dan selalu

menolong kami dalam dunia ini.

2. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan doa dan restunya kepada kami semua dimanapun kami berada.

3. Pak Tono Hartono, S.SI,MT selaku wali dosen kami. 4. PT.LINOVTECH yang sudah bersedia menerima kami.

5. Ibu Friska Ulina Muthe sebagai Mentor maupun User (Pembimbing) yang telah memberi arahan dan ilmu tentang dunia kerja.

Penyusun sadar bahwa Laporan yang penyusun buat ini kurang sempurna. Oleh karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini. Apabila terdapat kesalahan atau kekurangan baik sengaja maupun tidak sengaja kami mohon maaf yang sebesar-besarnya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi pembaca umumnya.

Bandung, 08 Oktober 2010

1

LAMPIRAN

Biodata Pribadi

Nama : Miko Nataria Gothel Tumon

Tempat Tanggal Lahir : Palangka Raya, 25 Desember 1989

Usia : 20 Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki

Kewarganegaraan : INDONESIA

Agama : Kristen Protestan

Status : Belum Menikah

Alamat : JL. Damang Batu II No. 27/11

No HP : 081322834435

E-mail : mikonataria@yahoo.com

Kesehatan : Baik dan Tidak Merokok

Pendidikan :

TK Duhung Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 1993-1994. SDN Langkai 20 Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 1994-2000. SLTP Negeri 2 Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 2000-2004. SMU 2 Pahandut Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 2004-2007.

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Fakultas FTIK, Jurusan Manajemen Informatika, 2007- Sekarang.

1

LAMPIRAN

Biodata Pribadi

Nama : Miko Nataria Gothel Tumon

Tempat Tanggal Lahir : Palangka Raya, 25 Desember 1989

Usia : 20 Tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki

Kewarganegaraan : INDONESIA

Agama : Kristen Protestan

Status : Belum Menikah

Alamat : JL. Damang Batu II No. 27/11

No HP : 081322834435

E-mail : mikonataria@yahoo.com

Kesehatan : Baik dan Tidak Merokok

Pendidikan :

TK Duhung Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 1993-1994. SDN Langkai 20 Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 1994-2000. SLTP Negeri 2 Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 2000-2004. SMU 2 Pahandut Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 2004-2007.

Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM). Fakultas FTIK, Jurusan Manajemen Informatika, 2007- Sekarang.