TAPPDF.COM PDF DOWNLOAD ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI ...
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
BARANG PADA UD.MENARA JAYA ABADI JAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Agung Nugroho
07.12.2422
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS
ON THE DISTRIBUTION OF
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
BARANG PADA UD.MENARA JAYA ABADI
Agung Nugroho
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Goods distribution system that already exists on UD.Menara Jaya Abadi, still
having problems in the management of data items from the goods until the goods come
out, including the report creation. It is based on the above issues are not integrated data
between the parties concerned. Such as recording inventory, ordering goods from either
side of the consumer or the company itself, delivery and payment transactions are still
using manual system. Resulting in wastage of time in the search for the required data.
Data collection techniques using the method of observation, interviews, and
documents. Analysis of the distribution system of goods at UD.Menara Jakarta by
focusing or restricting the problem to the management of data items, sales transactions,
purchase transactions, processing data suppliers and customers, and preparing reports.
Restriction system problem was made with the intent to facilitate the mobility data using
this system later
The design of the system created for the purpose of storing data items and
transactions are computerized and laughed neatly in management information systems
that facilitate the distribution of the data search, and could use the required data quickly
and integrated with one another. In addition the system is designed so that data and
reports are stored neatly and safely.
Keywords: Systems Management, Distribution, Focus, Integration, Computerized,
Mobility, Information.
1.
Pendahuluan
UD.Menara Jaya Abadi adalah suatu bentuk usaha dibidang pendistribusian
dengan model penjualan dan pembelian barang-barang kebutuhan rumah tangga.
Berbagai jenis barang kebutuhan rumah tangga tersedia di toko ini. UD.Menara Jaya
Abadi menyalurkan barang dari beberapa supplier ke beberapa pedagang atau mini
market yang ada di Jakarta.
Perancangan sistem informasi distribusi barang pada UD.Menara Jakarta didasari
atas permasalahan data-data yang terkait dengan proses berjalannya distribusi pada
UD.Menara Menara Jaya Abadi Jakarta tidak tersusun rapi dan masih menggunakan
system manual dan masih tidak terintegrasi data antara pihak yang terkait. Seperti
pencatatan persediaan barang, pemesanan barang baik dari pihak konsumen atau dari
pihak perusahaan itu sendiri, bukti-bukti transaksi pengiriman dan pembayaran yang
masih tercatat menggunakan sitem manual. Sehingga terjadi pemborosan waktu dalam
pencarian dan pengecekan data barang ataupun pembuatan laporan hasil persediaan
barang yang masih terkesan lambat.
Semakin bayaknya perusahaan lain dan kebutuhan atau permintaan barang dari
pelanggan bertambah terus, UD.Menara Jaya Abadi berusaha dengan cara selalu
menyesuaikan barang dengan kebutuhan konsumen, serta memberikan mutu dan
pelayanan yang baik. Oleh karena itu UD.Menara Jaya Abadi meningkatkan mutu sitem
manajemen dengan mengelola beberapa proses distribusi barang menggunakan system
yang telah terkomputerisasi.
2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Informasi
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja
sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang
berguna bagi penerimanya.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi penerima serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat
digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi adalah data yang diolah sehingga mempunyai nilai bagi pengguna
dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk mendukung lancarnya suatu system
informasi dibutuhkan beberapa komponen sebagai berikut :
a. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukan kedalam system informasi. Dalam
hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir, dan file.
b. Proses
Proses merupakan prosedur yang akan memanipulasi input yang akan disimpan
dalam bagian basis dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan
digunakan oleh sipenerima.
c.
Ouput
Merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi
suatu informasi yang telah berguna dan dapat dipakai penerima.
d. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input,
mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada bagian dalam teknoogi ini yang
meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
e. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan-kumpulan data-data yang saling berhubungan
satu dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras computer dan akan
diolah menggunakan perangkat lunak.
f.
Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang dambil untuk menjaga
system informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancer dan tidak mengalami
gangguan.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
SIM atau Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Kumpulan dari interaksi system-sistem informasi
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.3
Sistem Distribusi Barang
Difinisi Sistem Informasi Distribusi Barang suatu pengendalian manajemen yang
dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang
berlangsung.
Manajemen perusahaan yang efektif merupakan kunci keberhasilan. Manajeman
berusaha mempertahankan kwantitas dan jenis persediaan yang cukup untuk memenuhi
permintaan
konsumen.
Disisi
lain,
manajemen
juga
harus
berusaha
menjaga
keseimbangan persediaan agar tidak terlalu tinggi juga tidak terlalu rendah. Untuk itu,
maka diperlukan suatu system informasi distribusi untuk mengetahui jumlah persediaan
setiap saat.
3.
Analisis
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai
informasi
yang
utuh
kedalam
bagian–bagian
penguraian dari suatu sistem
komponennya
dengan
maksud
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan–
kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi
dan kebutuhan–kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikan.1
3.1
Identifikasi Masalah
Untuk membuat sistem
yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap
sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam
transaksi penjualan dan pemesanan marchendise adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan nota penjualan sering terlambat
2. Pencarian data-data transaksi sangat lama
3. Pembuatan laporan-laporan sangat lama
4. Laporan tidak akurat
3.2
Analisis Kelemahan Sistem
Pengolahan data Penjualan dan pemesanan barang yang dilakukan UD.Menara
Jaya Abadi secara manual akan berdampak pada perhitungan-perhitungan yang kurang
akurat dan pembuatan laporan yang kurang efisien, itu merupakan kelemahankelemahan yang harus ditangani. Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahanpermasalahan pada sistem lama dan adanya usulan sistem baru berupa pembuatan
sistem informasi Penjualan dan pemesanan barang maka perlu adanya pendekatan
untuk mengatasi masalah-masalah yang ada, yaitu dengan cara :
Prof.Dr.Jogianto HM,MBA,Akt,Analisis & Desain: Pendekatan Terstruktur teori dan praktik
Aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta 2005, hal 129
1
1
Dari segi keandalan
Proses pencatatan data penjualan dan pemesanan barang pada UD.Menara
Jaya Abadi oleh karyawan dilakukan kurang handal karena banyak kesalahankesalahan meskipun langsung dibetulkan. Pekerjaan menjadi kurang efisien
karena ada proses pembetulan yang masih membutuhkan waktu untuk data
yang sederhana atas kesalahan yang dibuat.
2
Dari segi teknologi
Teknologi yang digunakan di UD.Menara Jaya Abadi dalam pengolahan data
penjualan dan pemesanan barang masih menggunakan kalkulator sebagai alat
hitung untuk transaksi penjualan dan pemesanan.
3
Dari segi dokumen
Dokumen yang diperlukan seperti bukti transaksi, bukti kas masuk dan bukti kas
keluar sangat diperlukan dalam proses transaksi penjualan dan pemesanan
barang. Tetapi dalam penyimpanan suatu berkas menimbulkan banyak tempat,
sehingga sulit dan membutuhkan waktu relatif lama dalam proses pencarian.
4
Dari segi laporan
Laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga
kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan.
Adapun alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian
masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal
dengan analisis PIECES.
3.3
Analisis PIECES
Keenam aspek dalam analisi PIECES meliputi :
a. Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan
dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat
dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan
adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain.
“Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu
lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur
dengan jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari
sistem.2”
Pada system lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses
yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data membutuhkan waktu 2
sampai 10 menit. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data
memerlukan memerlukan banyak waktu
karena kegiatan pencatatan masih
dilakukan secara manual, dalam pencarian data juga masih memerlukan waktu
yang lama karena harus mencari data – data pada arsip yang masih berupa
kertas – kertas.
Parameter
1. Kinerja
Keterlambatan memberikan informasi oleh manajer mengenai total barang
yang ada pada gudang membuat admin harus melakukan perhitungan
ulang dengan menambah jumlah barang yang ada dengan barang yang
dibeli ketika transaksi pembelian dengan pemasok, dan mengurangi jumlah
produksi barang dengan jumlah barang yang terjual ketika transaksi
penjualan dengan pelanggan. hal tersebut memperlambat kinerja proses.
2. Waktu tanggap
Adanya pengelompokan barang berdasarkan jenis barang membuat admin
harus mengelompokan beberapa jenis barang tertentu. Ketika terjadi
transaksi
penjualan
atau
pemesanan,
maka
admin
harus
selalu
menyesuaikan dengan jenis barang, tipe dan brand dari barang interior,
sehingga akan semakin memperlambat waktu tanggap.
b. Analisis Informasi (Information)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak
menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas dengan
maksud yang akan dituju. Ketidakakuratan informasi dapat disebabkan karena
sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga
merusak atau merubah data – data yang asli.
Parameter
1. Akurat
•
Informasi
yang
dihasilkan
atau
dibutuhkan
belum
memiliki
kebenaran, terkadang ada kesalahan ketika membeli barang, kode
Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2007, Hal 55.
2
barang yang diinputkan salah, sehingga harus menyesuaikan
kembali dengan transaksi nota pembelian.
•
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki keamanan
hak akses untuk admin maupun kasir. Apabila ada pegawai/orang
lain yang menyalahgunakan laporan keuangan maka bisa berakibat
fatal bagi perusahaan UD.Menara Jaya Abadi.
2. Ketepatan waktu
•
Informasi yang diterima belum bisa dihasilkan tepat pada waktunya,
admin tidak dapat melakukan laporan penjualan dan pemesanan
secara cepat apabila sewaktu – waktu
manajer membutuhkan
laporan, informasi yang terlambat tidak mempunyai nilai yang baik
bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
c. Analisis Ekonomi (Economy)
Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan
dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah atau efisien.
Parameter
1. Biaya
Dalam sistem lama pembuatan laporan masih menggunakan alat tulis
menulis untuk menyimpan dokumen. Sehingga bila terjadi suatu kesalahan
harus diperbaiki ataupun harus diulang lagi, hal ini akan sangat
memperbesar biaya operasional. Dalam system yang baru sebelum laporan
dicetak bias dilakukan preview dulu sehingga kesalahan dapat diketahui
terlebih dulu, hal ini sangat mengefisienkan perlengkapan toko.
d. Analisis Pengendalian (Control)
Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan,
misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan
harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak
diizinkan.
Parameter
1. Keamanan
Dari hasil pengamatan di lapangan di dapatkan bahwa sistem UD.Menara
Jaya Abadi yang sedang berjalan sangat tidak aman karena laporan-laporan
dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan
sembarangan di kantor sehingga orang lain dengan mudah dapat
mengakses informasi yang ada.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efesien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan
seminimal mungkin guna menhindari
pemborosan. Tingkat ketelitian dan
kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan
masih mengandalkan kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan
kesalahan.
Parameter
1. Pembuatan laporan
Dokumen – dokumen yang akan dijadikan laporan kepada pemilik
perusahaan sangat banyak, sehingga memerlukan sumber daya yang
lebih.
f.
Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari
kulaitas dan pelayanan yang siberikan oleh perusahaan.
Parameter
1. Pelayanan
Pelayanan yang diberikan oleh sistem lama cukup baik, hanya saja masih
terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem
manual.
Dengan
adanya
sistem
yang
baru
meningkatkan kepuasan terhadap konsumen
diharapkan
dapat
dan karyawan karena
proses yang dilakukan lebih cepat.
3.4
Analisis Kebutuhan Sistem
Supaya keadaan yang diiginkan dapat berubah sesuai dengan perkembangan
waktu di masa yang akan datang, UD.Menara Jaya Abadi di bagian pencatatan data
barang membutuhkan peralatan dan sistem yang lebih modern yaitu menggunakan
komputer sebagai sarana pemanfaatan teknologi yang mampu membantu kegiatan kerja
dalam penjualan dan pemesanan barang.
3.4.1
Kebutuhan Fungsional
1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di
perusahaan. Hak akses yang diberikan antara lain sebagai berikut :
a. Pimpinan/Pemilik Perusahaan
•
Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada.
b.
c.
Admin
•
Mengolah data barang/item, pelanggan dan pemasok
•
Melakukan input data transaksi pembelian
•
Menampilkan dan membuat laporan-laporan yang ada
Kasir
•
Melakukan input data transaksi penjualan dan pemesanan.
2. Sistem bisa melakukan entri data pihak-pihak yang terkait.
a. Data Supplier
b. Data Item
c. Data Pelanggan
a. Transaksi Pembelian
b. Data Retur Pembelian
c.
Transaksi Penjualan
d. Retur Penjualan
e. Transaksi Penjualan Kredit
f.
Hutang
g. Piutang
3. Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini adalah:
a. Laporan Pelanggan
b. Laporan Pemasok/Supplier
c.
Laporan Seluruh Penjualan
d. Laporan Penjualan perbarang Per-Periode
e. Laporan Seluruh Penjualan Per-Periode
f.
Laporan Seluruh Penjualan Kredit
g. Laporan Seluruh Pembelian
h. Laporan Pembelian Per-Periode
3.4.2
i.
Laporan Retur Pembelian
j.
Laporan Retur Penjualan
k.
Laporan Hutang
l.
Laporan Piutang
Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk
pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan
adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk
mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan
untuk sistem ini adalah Sistem Operasi Windows XP sebagai sistem operasi
dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasi serta Microsoft SQL Server
2000 sebagai database.
3. Teknologi Teknisi (Brainware)
Dalam pembuatan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti cara
kerja sistem, pengoperasian sistem dan pemeliharaan sistem.
3.5.
Analisis Biaya dan Manfaat
Proses pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus
ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti :
a.
Perangkat Keras Komputer
TabelTabel 3.1. RinciaBiaya dan spesifikasi perangkat keras
Harga (Rp)
Hardware Komputer
Motherboard Intel Socket INTEL DG41WV (LGA775, Intel
G41, FSB 1333/1066/800MHz, DDR3 Dual Channel, PCI-e
615,000
16x, VGA, SATA II, USB 2.0, Audio)
Prosesor INTEL Pentium E5700 ( Dual Core, 3.0GHz, FSB
800MHz, 2Mb Cache, Socket LGA775)
RAM VISIPRO 2G PC-8500 (Memory DDR3 2GB DDR3 PC8500)
574,000
231,750
SEAGATE Barracuda (HDD 3.5 inch (IDE / SATA) 500GB,
7200RPM, SATAII, 16MB Cache, include SATA cables and
353,000
mounting screws)
Monitor LG E1940S 18.5", 1360 x 768, 5 ms, 1000:1, 250
cd/m², LED WideScreen
Optical Drive Internal SAMSUNG SH S22
160,000
Internal DVD-RW, SATA, Black, 2MB, 22x DVD+R Write
POWER-UP Basic Unique
Desktop Case Middle Tower,
PSU 500W
Stabilizer
and
Stabilizer 500VA
Surger
Suppressor
MATSUNAGA
1,370,000
-
325,000
240,000
Keyboard and mouse LOGITECH Ultra Flat Keyboard USB
135,000
CANON PIXMA MP258 Printer All-in-One A4, 4800 x 1200
dpi, 7.0/4.8 ipm Print, 600 x 1200 dpi Scan, 6.3/2.7 cpm Copy,
685,000
Tray 1# 100, USB
Jumlah
4.688.750
Sumber : http://www.bhinneka.com
b. Perangkat Lunak Komputer yang digunakan
Tabel 3.2 . Rincian biaya software
Harga (dalam Rupiah)
Software Sistem Operasi &Aplikasi
Windows XP Home SP2
654.000
Microsoft SQL Server 2000
922.000
Microsoft Visual Basic 6.0
Call List
Jumlah
1.576.000
Sumber : http://viraindo.com
c.
Perangkat Manusia (brainware)
Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem,
perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan sistem tersebut. Dari penelitian
dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama menjadi
sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek sistem
informasi pengolahan data pemesanan dan penjualn barang berikut.
Tabel 3.3 . Rincian biaya dan manfaat
I. Biaya-Biaya
Thn 0
1. Biaya Pengadaan
a. Biaya Pembelian Hardware
4.688.750
b. Biaya Pembelian Software
1.576.000
Total Biaya Pengadaan
6.264.750
2. Biaya Penerapan Sistem
a. Biaya Konversi Sistem
249.270
b. Biaya Pelatihan Personil
240.000
Total Biaya Penerapan Sistem
489.270
Thn 1
Thn 2
Total Biaya Pengembangan Sistem
6.754.020
3. Biaya Operasi dan Perawatan
a.Biyaya Operator/Admin
9.600.000
12.000.00
a. Biaya Overhead (Listrik)
1.022.550
1.250.316
450.000
450.000
11.072.55
13.700.31
11.072.55
13.700.31
10.720.00
13.450.00
b. Biaya Perawatan Hardware dan
Software
Total Biaya Operasi dan Perawatan
Total Biaya-biaya
6.754.020
II. Manfaat-manfaat
1. Manfaat Berwujud
a. Pengurangan Biaya Operasi
b. Pengurangan Kesalahan Proses
420.000
420.000
11.140.00
13.870.00
4.500.000
5.581.500
Total Manfaat Tak Berwujud
4.500.000
5.581.500
Total Manfaat-Manfaat
15.640.00
19.451.50
4.567.450
5.751.184
Total Manfaat Berwujud
2. Manfaat Tak Berwujud
a. Peningkatan Pelayanan kepada
Selisih Total Manfaat dan Total Biaya
3.6
(9.196.090)
Metode Biaya dan Manfaat
Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah
sebagai berikut :
a. Metode Periode Pengembalian Investasi (Payback Period)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat
tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga
kedalam perhitungannya.
Investasi
Perhitungan:
X 12 bulan
PP=
Proceed
Total Pengadaan sistem pada tahun 0
Rp. 6.754.020
Proceed Tahun 1
Rp. 4.567.450
Sisa Biaya sistem pada tahun 1
Rp. 2.186.570
Sisa Investasi Tahun 1
=
Rp. 2.186.570
X 12 bulan
Rp. 6.754.020
Untuk perhitungan harinya
= 3,88 bulan = 3 bulan
=
88
x 30 hari
100
=
26,4 hari atau 26 hari
Dari perhitungan dapat disimpulkan bahwa payback period investasi ini adalah 1
tahun 3 bulan 26 hari. Yang berarti UD. Menara Jaya Abadi sudah dapat
mengembalikan investasi serta mengambil keuntungan dari sistem ini.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment)
Metode pengembalian investasi (return on investment) digunakan untuk mengukur
prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat
dihitung dengan rumus :
ROI =
Total Manfaat – Total Biaya
X 100%
Total Biaya
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima
Perhitungan:
Adapun total biaya yang dikeluarkan adalah sebagai berikut :
Biaya tahun 0
Rp.
6.754.020
Biaya tahun 1
Rp. 11.072.550
Biaya tahun 2
Rp. 13.700.316
Total Biaya
Rp. 31.526.886
+
Sedangkan total Manfaat adalah :
Manfaat Tahun 1
Rp. 15.640.000
Manfaat Tahun 2
Rp. 19.451.500
Total Manfaat
Rp. 35.091.500
(35.091.500- 31.526.886)
ROI =
X 100%
31.526.886
3.564.614
=
31.526.886
= 11,31 %
X 100%
+
Setiap proyek investasi yang mempunyai Return Of Investment (ROI)
lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Pada proyek investasi ini
nilai ROI adalah 11,31 %, berarti proyek ini dapat diterima/layak digunakan,
karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 11,31 % dari biaya
investasinya.
c.
Metode Nilai Sekarang Bersih
Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed
atau arus dari uang. Besarnya NPV dapat dinyatakan dengan rumus sebagai berikut:
NPV = - Nilai Proyek +
Proceed 2
Proceed 1
+
( 1 + i )1
+
( 1 + i )2
Proceed
( 1 + i )n
Keterangan :
NPV
: Net Present Value
i
: Tingkat bunga diskonto yang diperitungkan
n
: umur proyek investasi
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol (NPV > 0), berarti investasi menguntungkan
dan dapat diterima. Pada penerapan sistem baru ini, perhitungan nilainya
berdasarkan tingkat suku bunga diskonto Bank Indonesia adalah 6%.
Sumber : ArsipBerita.com
NPV = - 6.754.020 +
4.567.450
(1 + 0,06)
= - 6.754.020 +
1
4.567.450
1,06
5.751.184
+
(1 + 0,06)2
+
5.751.184
1,1236
= - 6.754.020 + 4.308.915 + 5.118.533
= - 6.754.020 + 9.427.448
= Rp 2.673.428
Dari hasil perhitungan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini
dinyatakan layak untuk diterapkan karena NPV > 0. Jika sistem baru sekarang diterapkan
atau dipakai dengan ketentuan tingkat suku bunga diskonto 6% maka keuntungan yang
diterima adalah sebesar Rp 2.673.428.
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Perancangan Sistem dan Perancangan Program
Rancangan proses berjalannya program.
Manajer
Input Data
Penjualan Barang Kredit/tunai
Kasir
Sistem distribusi
barang
Nota
Pelangg
Gambar. Context diagram
Input Data Barang
Input Data Supplier
Input Data Pelanggan
Input Data Penjualan Tunai
Input Data Penjualan Kredit
Input Data Pembelian Tunai
Input Pembelian Kredit
Atur Hutang dan Piutang
Atur Retur Jual dan Beli
Admin
Laporan Penjualan
Lap. Penjualan Per Periode
Lap.Penjualan Per Barang Per
Periode
Laporan Penjualan Kredit
Laporan Data Barang
Laporan Pelanggan
Laporan Supplier
Laporan Hutang dan Piutang
Laporan pembelian
Lap.Pembelian Perperiode
Lap.Retur Jual dan Beli
barang
Gambar
. Relasi antar tabel
Kode_Produk **
No_nota **
Kode_barang **
No_nota**
kd_retur
Tgl_retur
jumlah
subtotal
keterangan
Kode_barang **
Harga_Jual
Jumlah
SubTotal
Retur_beli
jual
Kode_barang **
No_Beli**
kd_retur
Tgl_retur
jumlah
subtotal
keterangan
No_nota*
UserId **
Kode_Pelanggan **
Tgl_Nota
Potongan
Jasa
Jumlah_bayar
cara_bayar
Piutang
No_nota **
Tgl_bayar
DP
kurang
Tgl_akhir
statusbyr
Kod e_Jenis*
kd_gol **
Nama_jenis
Keterangan
Produk
Kode_Produk*
Kode_Jenis **
Nama_Produk
Nama_barang
Satuan
Harga_Beli
Harga_Jual
prs_markup
Stok
barcode
rusak
Det_jual
Retur_jual
Jenis_brg
Kode_barang*
Pelanggan
Kode_Pelanggan*
Nama_Pelanggan
Alamat
Telepon
Pengguna
UserId*
PasId
Nama
Status
beli
No_Be li*
Kode_Pemasok**
UserId **
Tgl_msuk
Total
cara_bayar
Det_beli
No_Beli **
Kode_barang **
Harga_beli
Jumlah
SubTotal
Gol_Barang
kd_gol *
Nm_gol
Keterangan
Suplier
Kode_Pemasok*
Nama_Pemasok
Alamat
Kota
No_telp
KontakPrson
Utang
No_Beli **
Tgl_bayar
DP
kurang
Tgl_akhir
statusutg
Aplikasi Distribusi Barang UD.Menara Jaya Abadi Jakarta
Pada jendela menu utama ini terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap
digunakan untuk mengolah data sesuai login user. Menu tersebut adalah:
º Master Data, digunakan untuk menginputkan data Pemasok, Pelanggan,
Golongan, Jenis, Product, Barang, dan Pengguna.
º Transaksi, digunakan untuk menampilkan input data transaksi pembelian tunai,
transaksi pembelian kredit, transaksi penjualan tunai, transaksi penjualan kredit,
transaksi pembayaran hutang, transaksi pembayaran piutang, pencatatan retur
pembelian, pencatatan retur penjualan.
º Laporan digunakan untuk menampilkan laporan Data Pelanggan, Laporan Data
Pemasok, Laporan Data Barang, Laporan Seluruh Penjualan, Laporan Penjualan
Perperiode,
Laporan
Penjualan
Kredit,
Laporan
Penjualan
Perbarang
Perperiode, Laporan Seluruh Pembelian, Laporan Pembelian Per Periode,
Laporan Hutang, Laporan Piutang, Laporan Retur Jual, dan Laporn Retur Beli.
º File, berisi form untuk logout dan keluar dari program aplikasi.
5.
Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan
sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data
dan
pencarian
data,
dan
pembuatan
laporan
sudah
dilakukan
secara
terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data distribusi Barang ini dapat digunakan untuk
membantu kinerja karyawan UD.Menara Jaya Abadi Jakarta yang berkepentingan
dalam mengolah data arus distribusi barang mulai dari transaksi penjualan,
pemesanan maupun pembelian dimana karyawan tersebut hanya menginputkan
data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan
meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama
ini berjalan di perusahaan tersebut, sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja
proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data
penjualan dan pemesanan ini jika digunakan di UD.Menara Jaya Abadi Jakarta
antara lain :
a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Jerry FitzGerald, “Fundamentals of Systems Analysis”, 1981.
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.
Prof.Dr.Jogianto HM,MBA,Akt,Analisis & Desain: Pendekatan Terstruktur teori dan
praktik Aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta 2005.
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005.
Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2007.
BARANG PADA UD.MENARA JAYA ABADI JAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Agung Nugroho
07.12.2422
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS
ON THE DISTRIBUTION OF
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
BARANG PADA UD.MENARA JAYA ABADI
Agung Nugroho
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Goods distribution system that already exists on UD.Menara Jaya Abadi, still
having problems in the management of data items from the goods until the goods come
out, including the report creation. It is based on the above issues are not integrated data
between the parties concerned. Such as recording inventory, ordering goods from either
side of the consumer or the company itself, delivery and payment transactions are still
using manual system. Resulting in wastage of time in the search for the required data.
Data collection techniques using the method of observation, interviews, and
documents. Analysis of the distribution system of goods at UD.Menara Jakarta by
focusing or restricting the problem to the management of data items, sales transactions,
purchase transactions, processing data suppliers and customers, and preparing reports.
Restriction system problem was made with the intent to facilitate the mobility data using
this system later
The design of the system created for the purpose of storing data items and
transactions are computerized and laughed neatly in management information systems
that facilitate the distribution of the data search, and could use the required data quickly
and integrated with one another. In addition the system is designed so that data and
reports are stored neatly and safely.
Keywords: Systems Management, Distribution, Focus, Integration, Computerized,
Mobility, Information.
1.
Pendahuluan
UD.Menara Jaya Abadi adalah suatu bentuk usaha dibidang pendistribusian
dengan model penjualan dan pembelian barang-barang kebutuhan rumah tangga.
Berbagai jenis barang kebutuhan rumah tangga tersedia di toko ini. UD.Menara Jaya
Abadi menyalurkan barang dari beberapa supplier ke beberapa pedagang atau mini
market yang ada di Jakarta.
Perancangan sistem informasi distribusi barang pada UD.Menara Jakarta didasari
atas permasalahan data-data yang terkait dengan proses berjalannya distribusi pada
UD.Menara Menara Jaya Abadi Jakarta tidak tersusun rapi dan masih menggunakan
system manual dan masih tidak terintegrasi data antara pihak yang terkait. Seperti
pencatatan persediaan barang, pemesanan barang baik dari pihak konsumen atau dari
pihak perusahaan itu sendiri, bukti-bukti transaksi pengiriman dan pembayaran yang
masih tercatat menggunakan sitem manual. Sehingga terjadi pemborosan waktu dalam
pencarian dan pengecekan data barang ataupun pembuatan laporan hasil persediaan
barang yang masih terkesan lambat.
Semakin bayaknya perusahaan lain dan kebutuhan atau permintaan barang dari
pelanggan bertambah terus, UD.Menara Jaya Abadi berusaha dengan cara selalu
menyesuaikan barang dengan kebutuhan konsumen, serta memberikan mutu dan
pelayanan yang baik. Oleh karena itu UD.Menara Jaya Abadi meningkatkan mutu sitem
manajemen dengan mengelola beberapa proses distribusi barang menggunakan system
yang telah terkomputerisasi.
2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Informasi
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja
sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang
berguna bagi penerimanya.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih
berguna bagi penerima serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat
digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi adalah data yang diolah sehingga mempunyai nilai bagi pengguna
dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk mendukung lancarnya suatu system
informasi dibutuhkan beberapa komponen sebagai berikut :
a. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukan kedalam system informasi. Dalam
hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir, dan file.
b. Proses
Proses merupakan prosedur yang akan memanipulasi input yang akan disimpan
dalam bagian basis dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan
digunakan oleh sipenerima.
c.
Ouput
Merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi
suatu informasi yang telah berguna dan dapat dipakai penerima.
d. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input,
mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada bagian dalam teknoogi ini yang
meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
e. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan-kumpulan data-data yang saling berhubungan
satu dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras computer dan akan
diolah menggunakan perangkat lunak.
f.
Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang dambil untuk menjaga
system informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancer dan tidak mengalami
gangguan.
2.2
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
SIM atau Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Kumpulan dari interaksi system-sistem informasi
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.3
Sistem Distribusi Barang
Difinisi Sistem Informasi Distribusi Barang suatu pengendalian manajemen yang
dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang
berlangsung.
Manajemen perusahaan yang efektif merupakan kunci keberhasilan. Manajeman
berusaha mempertahankan kwantitas dan jenis persediaan yang cukup untuk memenuhi
permintaan
konsumen.
Disisi
lain,
manajemen
juga
harus
berusaha
menjaga
keseimbangan persediaan agar tidak terlalu tinggi juga tidak terlalu rendah. Untuk itu,
maka diperlukan suatu system informasi distribusi untuk mengetahui jumlah persediaan
setiap saat.
3.
Analisis
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai
informasi
yang
utuh
kedalam
bagian–bagian
penguraian dari suatu sistem
komponennya
dengan
maksud
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan–
kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi
dan kebutuhan–kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikan.1
3.1
Identifikasi Masalah
Untuk membuat sistem
yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap
sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam
transaksi penjualan dan pemesanan marchendise adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan nota penjualan sering terlambat
2. Pencarian data-data transaksi sangat lama
3. Pembuatan laporan-laporan sangat lama
4. Laporan tidak akurat
3.2
Analisis Kelemahan Sistem
Pengolahan data Penjualan dan pemesanan barang yang dilakukan UD.Menara
Jaya Abadi secara manual akan berdampak pada perhitungan-perhitungan yang kurang
akurat dan pembuatan laporan yang kurang efisien, itu merupakan kelemahankelemahan yang harus ditangani. Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahanpermasalahan pada sistem lama dan adanya usulan sistem baru berupa pembuatan
sistem informasi Penjualan dan pemesanan barang maka perlu adanya pendekatan
untuk mengatasi masalah-masalah yang ada, yaitu dengan cara :
Prof.Dr.Jogianto HM,MBA,Akt,Analisis & Desain: Pendekatan Terstruktur teori dan praktik
Aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta 2005, hal 129
1
1
Dari segi keandalan
Proses pencatatan data penjualan dan pemesanan barang pada UD.Menara
Jaya Abadi oleh karyawan dilakukan kurang handal karena banyak kesalahankesalahan meskipun langsung dibetulkan. Pekerjaan menjadi kurang efisien
karena ada proses pembetulan yang masih membutuhkan waktu untuk data
yang sederhana atas kesalahan yang dibuat.
2
Dari segi teknologi
Teknologi yang digunakan di UD.Menara Jaya Abadi dalam pengolahan data
penjualan dan pemesanan barang masih menggunakan kalkulator sebagai alat
hitung untuk transaksi penjualan dan pemesanan.
3
Dari segi dokumen
Dokumen yang diperlukan seperti bukti transaksi, bukti kas masuk dan bukti kas
keluar sangat diperlukan dalam proses transaksi penjualan dan pemesanan
barang. Tetapi dalam penyimpanan suatu berkas menimbulkan banyak tempat,
sehingga sulit dan membutuhkan waktu relatif lama dalam proses pencarian.
4
Dari segi laporan
Laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga
kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan.
Adapun alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian
masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal
dengan analisis PIECES.
3.3
Analisis PIECES
Keenam aspek dalam analisi PIECES meliputi :
a. Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan
dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat
dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan
adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain.
“Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu
lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur
dengan jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari
sistem.2”
Pada system lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses
yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data membutuhkan waktu 2
sampai 10 menit. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data
memerlukan memerlukan banyak waktu
karena kegiatan pencatatan masih
dilakukan secara manual, dalam pencarian data juga masih memerlukan waktu
yang lama karena harus mencari data – data pada arsip yang masih berupa
kertas – kertas.
Parameter
1. Kinerja
Keterlambatan memberikan informasi oleh manajer mengenai total barang
yang ada pada gudang membuat admin harus melakukan perhitungan
ulang dengan menambah jumlah barang yang ada dengan barang yang
dibeli ketika transaksi pembelian dengan pemasok, dan mengurangi jumlah
produksi barang dengan jumlah barang yang terjual ketika transaksi
penjualan dengan pelanggan. hal tersebut memperlambat kinerja proses.
2. Waktu tanggap
Adanya pengelompokan barang berdasarkan jenis barang membuat admin
harus mengelompokan beberapa jenis barang tertentu. Ketika terjadi
transaksi
penjualan
atau
pemesanan,
maka
admin
harus
selalu
menyesuaikan dengan jenis barang, tipe dan brand dari barang interior,
sehingga akan semakin memperlambat waktu tanggap.
b. Analisis Informasi (Information)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak
menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas dengan
maksud yang akan dituju. Ketidakakuratan informasi dapat disebabkan karena
sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga
merusak atau merubah data – data yang asli.
Parameter
1. Akurat
•
Informasi
yang
dihasilkan
atau
dibutuhkan
belum
memiliki
kebenaran, terkadang ada kesalahan ketika membeli barang, kode
Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2007, Hal 55.
2
barang yang diinputkan salah, sehingga harus menyesuaikan
kembali dengan transaksi nota pembelian.
•
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki keamanan
hak akses untuk admin maupun kasir. Apabila ada pegawai/orang
lain yang menyalahgunakan laporan keuangan maka bisa berakibat
fatal bagi perusahaan UD.Menara Jaya Abadi.
2. Ketepatan waktu
•
Informasi yang diterima belum bisa dihasilkan tepat pada waktunya,
admin tidak dapat melakukan laporan penjualan dan pemesanan
secara cepat apabila sewaktu – waktu
manajer membutuhkan
laporan, informasi yang terlambat tidak mempunyai nilai yang baik
bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
c. Analisis Ekonomi (Economy)
Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan
dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah atau efisien.
Parameter
1. Biaya
Dalam sistem lama pembuatan laporan masih menggunakan alat tulis
menulis untuk menyimpan dokumen. Sehingga bila terjadi suatu kesalahan
harus diperbaiki ataupun harus diulang lagi, hal ini akan sangat
memperbesar biaya operasional. Dalam system yang baru sebelum laporan
dicetak bias dilakukan preview dulu sehingga kesalahan dapat diketahui
terlebih dulu, hal ini sangat mengefisienkan perlengkapan toko.
d. Analisis Pengendalian (Control)
Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan,
misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan
harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak
diizinkan.
Parameter
1. Keamanan
Dari hasil pengamatan di lapangan di dapatkan bahwa sistem UD.Menara
Jaya Abadi yang sedang berjalan sangat tidak aman karena laporan-laporan
dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan
sembarangan di kantor sehingga orang lain dengan mudah dapat
mengakses informasi yang ada.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efesien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan
seminimal mungkin guna menhindari
pemborosan. Tingkat ketelitian dan
kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan
masih mengandalkan kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan
kesalahan.
Parameter
1. Pembuatan laporan
Dokumen – dokumen yang akan dijadikan laporan kepada pemilik
perusahaan sangat banyak, sehingga memerlukan sumber daya yang
lebih.
f.
Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari
kulaitas dan pelayanan yang siberikan oleh perusahaan.
Parameter
1. Pelayanan
Pelayanan yang diberikan oleh sistem lama cukup baik, hanya saja masih
terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem
manual.
Dengan
adanya
sistem
yang
baru
meningkatkan kepuasan terhadap konsumen
diharapkan
dapat
dan karyawan karena
proses yang dilakukan lebih cepat.
3.4
Analisis Kebutuhan Sistem
Supaya keadaan yang diiginkan dapat berubah sesuai dengan perkembangan
waktu di masa yang akan datang, UD.Menara Jaya Abadi di bagian pencatatan data
barang membutuhkan peralatan dan sistem yang lebih modern yaitu menggunakan
komputer sebagai sarana pemanfaatan teknologi yang mampu membantu kegiatan kerja
dalam penjualan dan pemesanan barang.
3.4.1
Kebutuhan Fungsional
1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di
perusahaan. Hak akses yang diberikan antara lain sebagai berikut :
a. Pimpinan/Pemilik Perusahaan
•
Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada.
b.
c.
Admin
•
Mengolah data barang/item, pelanggan dan pemasok
•
Melakukan input data transaksi pembelian
•
Menampilkan dan membuat laporan-laporan yang ada
Kasir
•
Melakukan input data transaksi penjualan dan pemesanan.
2. Sistem bisa melakukan entri data pihak-pihak yang terkait.
a. Data Supplier
b. Data Item
c. Data Pelanggan
a. Transaksi Pembelian
b. Data Retur Pembelian
c.
Transaksi Penjualan
d. Retur Penjualan
e. Transaksi Penjualan Kredit
f.
Hutang
g. Piutang
3. Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini adalah:
a. Laporan Pelanggan
b. Laporan Pemasok/Supplier
c.
Laporan Seluruh Penjualan
d. Laporan Penjualan perbarang Per-Periode
e. Laporan Seluruh Penjualan Per-Periode
f.
Laporan Seluruh Penjualan Kredit
g. Laporan Seluruh Pembelian
h. Laporan Pembelian Per-Periode
3.4.2
i.
Laporan Retur Pembelian
j.
Laporan Retur Penjualan
k.
Laporan Hutang
l.
Laporan Piutang
Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk
pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan
adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk
mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan
untuk sistem ini adalah Sistem Operasi Windows XP sebagai sistem operasi
dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasi serta Microsoft SQL Server
2000 sebagai database.
3. Teknologi Teknisi (Brainware)
Dalam pembuatan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti cara
kerja sistem, pengoperasian sistem dan pemeliharaan sistem.
3.5.
Analisis Biaya dan Manfaat
Proses pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus
ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti :
a.
Perangkat Keras Komputer
TabelTabel 3.1. RinciaBiaya dan spesifikasi perangkat keras
Harga (Rp)
Hardware Komputer
Motherboard Intel Socket INTEL DG41WV (LGA775, Intel
G41, FSB 1333/1066/800MHz, DDR3 Dual Channel, PCI-e
615,000
16x, VGA, SATA II, USB 2.0, Audio)
Prosesor INTEL Pentium E5700 ( Dual Core, 3.0GHz, FSB
800MHz, 2Mb Cache, Socket LGA775)
RAM VISIPRO 2G PC-8500 (Memory DDR3 2GB DDR3 PC8500)
574,000
231,750
SEAGATE Barracuda (HDD 3.5 inch (IDE / SATA) 500GB,
7200RPM, SATAII, 16MB Cache, include SATA cables and
353,000
mounting screws)
Monitor LG E1940S 18.5", 1360 x 768, 5 ms, 1000:1, 250
cd/m², LED WideScreen
Optical Drive Internal SAMSUNG SH S22
160,000
Internal DVD-RW, SATA, Black, 2MB, 22x DVD+R Write
POWER-UP Basic Unique
Desktop Case Middle Tower,
PSU 500W
Stabilizer
and
Stabilizer 500VA
Surger
Suppressor
MATSUNAGA
1,370,000
-
325,000
240,000
Keyboard and mouse LOGITECH Ultra Flat Keyboard USB
135,000
CANON PIXMA MP258 Printer All-in-One A4, 4800 x 1200
dpi, 7.0/4.8 ipm Print, 600 x 1200 dpi Scan, 6.3/2.7 cpm Copy,
685,000
Tray 1# 100, USB
Jumlah
4.688.750
Sumber : http://www.bhinneka.com
b. Perangkat Lunak Komputer yang digunakan
Tabel 3.2 . Rincian biaya software
Harga (dalam Rupiah)
Software Sistem Operasi &Aplikasi
Windows XP Home SP2
654.000
Microsoft SQL Server 2000
922.000
Microsoft Visual Basic 6.0
Call List
Jumlah
1.576.000
Sumber : http://viraindo.com
c.
Perangkat Manusia (brainware)
Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem,
perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan sistem tersebut. Dari penelitian
dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama menjadi
sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek sistem
informasi pengolahan data pemesanan dan penjualn barang berikut.
Tabel 3.3 . Rincian biaya dan manfaat
I. Biaya-Biaya
Thn 0
1. Biaya Pengadaan
a. Biaya Pembelian Hardware
4.688.750
b. Biaya Pembelian Software
1.576.000
Total Biaya Pengadaan
6.264.750
2. Biaya Penerapan Sistem
a. Biaya Konversi Sistem
249.270
b. Biaya Pelatihan Personil
240.000
Total Biaya Penerapan Sistem
489.270
Thn 1
Thn 2
Total Biaya Pengembangan Sistem
6.754.020
3. Biaya Operasi dan Perawatan
a.Biyaya Operator/Admin
9.600.000
12.000.00
a. Biaya Overhead (Listrik)
1.022.550
1.250.316
450.000
450.000
11.072.55
13.700.31
11.072.55
13.700.31
10.720.00
13.450.00
b. Biaya Perawatan Hardware dan
Software
Total Biaya Operasi dan Perawatan
Total Biaya-biaya
6.754.020
II. Manfaat-manfaat
1. Manfaat Berwujud
a. Pengurangan Biaya Operasi
b. Pengurangan Kesalahan Proses
420.000
420.000
11.140.00
13.870.00
4.500.000
5.581.500
Total Manfaat Tak Berwujud
4.500.000
5.581.500
Total Manfaat-Manfaat
15.640.00
19.451.50
4.567.450
5.751.184
Total Manfaat Berwujud
2. Manfaat Tak Berwujud
a. Peningkatan Pelayanan kepada
Selisih Total Manfaat dan Total Biaya
3.6
(9.196.090)
Metode Biaya dan Manfaat
Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah
sebagai berikut :
a. Metode Periode Pengembalian Investasi (Payback Period)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat
tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga
kedalam perhitungannya.
Investasi
Perhitungan:
X 12 bulan
PP=
Proceed
Total Pengadaan sistem pada tahun 0
Rp. 6.754.020
Proceed Tahun 1
Rp. 4.567.450
Sisa Biaya sistem pada tahun 1
Rp. 2.186.570
Sisa Investasi Tahun 1
=
Rp. 2.186.570
X 12 bulan
Rp. 6.754.020
Untuk perhitungan harinya
= 3,88 bulan = 3 bulan
=
88
x 30 hari
100
=
26,4 hari atau 26 hari
Dari perhitungan dapat disimpulkan bahwa payback period investasi ini adalah 1
tahun 3 bulan 26 hari. Yang berarti UD. Menara Jaya Abadi sudah dapat
mengembalikan investasi serta mengambil keuntungan dari sistem ini.
b. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment)
Metode pengembalian investasi (return on investment) digunakan untuk mengukur
prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat
dihitung dengan rumus :
ROI =
Total Manfaat – Total Biaya
X 100%
Total Biaya
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima
Perhitungan:
Adapun total biaya yang dikeluarkan adalah sebagai berikut :
Biaya tahun 0
Rp.
6.754.020
Biaya tahun 1
Rp. 11.072.550
Biaya tahun 2
Rp. 13.700.316
Total Biaya
Rp. 31.526.886
+
Sedangkan total Manfaat adalah :
Manfaat Tahun 1
Rp. 15.640.000
Manfaat Tahun 2
Rp. 19.451.500
Total Manfaat
Rp. 35.091.500
(35.091.500- 31.526.886)
ROI =
X 100%
31.526.886
3.564.614
=
31.526.886
= 11,31 %
X 100%
+
Setiap proyek investasi yang mempunyai Return Of Investment (ROI)
lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Pada proyek investasi ini
nilai ROI adalah 11,31 %, berarti proyek ini dapat diterima/layak digunakan,
karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 11,31 % dari biaya
investasinya.
c.
Metode Nilai Sekarang Bersih
Metode ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed
atau arus dari uang. Besarnya NPV dapat dinyatakan dengan rumus sebagai berikut:
NPV = - Nilai Proyek +
Proceed 2
Proceed 1
+
( 1 + i )1
+
( 1 + i )2
Proceed
( 1 + i )n
Keterangan :
NPV
: Net Present Value
i
: Tingkat bunga diskonto yang diperitungkan
n
: umur proyek investasi
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol (NPV > 0), berarti investasi menguntungkan
dan dapat diterima. Pada penerapan sistem baru ini, perhitungan nilainya
berdasarkan tingkat suku bunga diskonto Bank Indonesia adalah 6%.
Sumber : ArsipBerita.com
NPV = - 6.754.020 +
4.567.450
(1 + 0,06)
= - 6.754.020 +
1
4.567.450
1,06
5.751.184
+
(1 + 0,06)2
+
5.751.184
1,1236
= - 6.754.020 + 4.308.915 + 5.118.533
= - 6.754.020 + 9.427.448
= Rp 2.673.428
Dari hasil perhitungan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini
dinyatakan layak untuk diterapkan karena NPV > 0. Jika sistem baru sekarang diterapkan
atau dipakai dengan ketentuan tingkat suku bunga diskonto 6% maka keuntungan yang
diterima adalah sebesar Rp 2.673.428.
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Perancangan Sistem dan Perancangan Program
Rancangan proses berjalannya program.
Manajer
Input Data
Penjualan Barang Kredit/tunai
Kasir
Sistem distribusi
barang
Nota
Pelangg
Gambar. Context diagram
Input Data Barang
Input Data Supplier
Input Data Pelanggan
Input Data Penjualan Tunai
Input Data Penjualan Kredit
Input Data Pembelian Tunai
Input Pembelian Kredit
Atur Hutang dan Piutang
Atur Retur Jual dan Beli
Admin
Laporan Penjualan
Lap. Penjualan Per Periode
Lap.Penjualan Per Barang Per
Periode
Laporan Penjualan Kredit
Laporan Data Barang
Laporan Pelanggan
Laporan Supplier
Laporan Hutang dan Piutang
Laporan pembelian
Lap.Pembelian Perperiode
Lap.Retur Jual dan Beli
barang
Gambar
. Relasi antar tabel
Kode_Produk **
No_nota **
Kode_barang **
No_nota**
kd_retur
Tgl_retur
jumlah
subtotal
keterangan
Kode_barang **
Harga_Jual
Jumlah
SubTotal
Retur_beli
jual
Kode_barang **
No_Beli**
kd_retur
Tgl_retur
jumlah
subtotal
keterangan
No_nota*
UserId **
Kode_Pelanggan **
Tgl_Nota
Potongan
Jasa
Jumlah_bayar
cara_bayar
Piutang
No_nota **
Tgl_bayar
DP
kurang
Tgl_akhir
statusbyr
Kod e_Jenis*
kd_gol **
Nama_jenis
Keterangan
Produk
Kode_Produk*
Kode_Jenis **
Nama_Produk
Nama_barang
Satuan
Harga_Beli
Harga_Jual
prs_markup
Stok
barcode
rusak
Det_jual
Retur_jual
Jenis_brg
Kode_barang*
Pelanggan
Kode_Pelanggan*
Nama_Pelanggan
Alamat
Telepon
Pengguna
UserId*
PasId
Nama
Status
beli
No_Be li*
Kode_Pemasok**
UserId **
Tgl_msuk
Total
cara_bayar
Det_beli
No_Beli **
Kode_barang **
Harga_beli
Jumlah
SubTotal
Gol_Barang
kd_gol *
Nm_gol
Keterangan
Suplier
Kode_Pemasok*
Nama_Pemasok
Alamat
Kota
No_telp
KontakPrson
Utang
No_Beli **
Tgl_bayar
DP
kurang
Tgl_akhir
statusutg
Aplikasi Distribusi Barang UD.Menara Jaya Abadi Jakarta
Pada jendela menu utama ini terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap
digunakan untuk mengolah data sesuai login user. Menu tersebut adalah:
º Master Data, digunakan untuk menginputkan data Pemasok, Pelanggan,
Golongan, Jenis, Product, Barang, dan Pengguna.
º Transaksi, digunakan untuk menampilkan input data transaksi pembelian tunai,
transaksi pembelian kredit, transaksi penjualan tunai, transaksi penjualan kredit,
transaksi pembayaran hutang, transaksi pembayaran piutang, pencatatan retur
pembelian, pencatatan retur penjualan.
º Laporan digunakan untuk menampilkan laporan Data Pelanggan, Laporan Data
Pemasok, Laporan Data Barang, Laporan Seluruh Penjualan, Laporan Penjualan
Perperiode,
Laporan
Penjualan
Kredit,
Laporan
Penjualan
Perbarang
Perperiode, Laporan Seluruh Pembelian, Laporan Pembelian Per Periode,
Laporan Hutang, Laporan Piutang, Laporan Retur Jual, dan Laporn Retur Beli.
º File, berisi form untuk logout dan keluar dari program aplikasi.
5.
Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan
sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data
dan
pencarian
data,
dan
pembuatan
laporan
sudah
dilakukan
secara
terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data distribusi Barang ini dapat digunakan untuk
membantu kinerja karyawan UD.Menara Jaya Abadi Jakarta yang berkepentingan
dalam mengolah data arus distribusi barang mulai dari transaksi penjualan,
pemesanan maupun pembelian dimana karyawan tersebut hanya menginputkan
data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan
meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama
ini berjalan di perusahaan tersebut, sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja
proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data
penjualan dan pemesanan ini jika digunakan di UD.Menara Jaya Abadi Jakarta
antara lain :
a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Jerry FitzGerald, “Fundamentals of Systems Analysis”, 1981.
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.
Prof.Dr.Jogianto HM,MBA,Akt,Analisis & Desain: Pendekatan Terstruktur teori dan
praktik Aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta 2005.
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005.
Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2007.