sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam
bentuk diagram alir bercabang branching flowcharts termasuk juga prosedur yang singkat sedikit, kurang dari sepuluh denganatau tanpa
pengambilan keputusan.
b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
Simbol yang digunakan dalam SOP AP terdiri dari 5 lima simbol dengan masing-masing kegunaannya sebagai berikut.
1. Simbol KapsulTerminator
untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
2. Simbol KotakProcess
untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
3. Simbol Belah KetupatDecision
untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
4. Simbol Anak PanahPanahArrow untuk mendeskrpsikan arah
kegiatan arah proses kegiatan. 5.
Simbol SegilimaOff-Page Connector untuk mendeskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman. Dasar penggunaan 5 lima simbol dalam penyusunan SOP AP
adalah: 1.
SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana jabatan
dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun
urusan teknis;
2. hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan
yaitu kegiatan eksekusi process dan pengambilan keputusan decision;
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang
dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis. Disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan
sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal technical procedures yang berlaku pada peralatan mesin;
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif menggunakan
kata kerja tanpa subyek dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti simbol pendokumentasian, simbol
persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis.
5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan
flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan
simbol yang menghubungkan antar halaman simbol segilimaoff- page connector dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil
penghubung dalam satu halaman.
c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan
tumpang-tindih overlapping yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan aktor dan dipisahkan dalam
kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan
seperti menulis laporan, mendokumentasikan surat pengaduan, mengumpulkan bahan rapat, mengirim surat undangan kepada peserta,
meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen.
Penulisan pelaksana aktor tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari
sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
Gambar 1 Contoh Format SOP AP
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA
1. 1.
Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang pengelolaan Hasil Survey IKM SKPD 2.
2. Mengetahui prosedur proses Penyusunan Laporan Hasil Survey IKM SKPD
3. 3.
Mengetahui Peraturan dan Ketentuan terkait Suvey IKM
KETERKAITAN : PERALATAN PERLENGKAPAN
1. SOP Inventaris Data TargetCapaian Kinerja Satuan Kerja Perangkat Daerah
1. Komputer
2. PrinterTinta PrinterKertas
3. Alat Tulis Kantor
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Minimal dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 79
Tahun 2007 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Pencapaian Standar Pelayanan Minimal
Laporan Hasil Survey IKM disusun untuk mengukur kinerja pelayanan publik SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN MURUNG RAYA SEKRETARIAT DAERAH
BAGIAN ORGANISASI
Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara TGL.PEMBUATAN
: DISAHKAN OLEH
SUB.BAGIAN KEPEGAWAIAN
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN MURUNG RAYA
Drs.SYARKAWI H.SIBU, M.Si
NAMA SOP :
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SURVEY INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT IKM KABUPATEN
NIP.19620619 198503 1 010 870 ORG-PEG2014
......JUNI 2014 ......AGUSTUS 2014
PEMBINA UTAMA MADYA IVd NOMOR SOP
: :
: :
TGL.EFEKTIF TGL.REVISI
1
5 Menit
2
15 Menit
3
5 Menit
4
5 Menit
5
2 Hari
5
5 Menit
6
30 Menit
7
1 Hari
8
5 Bulan
9
1 Jam
10
2 Jam
11
1 Hari
12
1 Hari
13
1 Hari
14
3 Hari
15
10 menit
16
Draf Laporan SPM Kabupaten
Selesai Membuat draf Laporan hasil pelaksanaan survey indeks
kepuasan masyarakat Kabupaten Murung Raya Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Mengajukan draf laporan dan surat pengantar laporan
kepada Kabag dan Pimpinan untuk diberi paraf koordinasi
Draf Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Draf Laporan SPM
Kabupaten dan Surat Pengantar
Laporan SPM Kabupaten dan Surat Pengantar
Menggandakan Laporan untuk pengarsipan dan pengiriman laporan ke SKPD terkait Survey IKM
SOP PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SURVEY INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT KABUPATEN
NO KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
KET. SKPD terkait
SPM BUPATI
SEKDA Asisten yg
Membidangi Kabag
Kasubbag JFU
KELENGKAPAN PERSYARATAN
WAKTU OUTPUT
Disposisi Kabag Membuat draf edaran pelaksanaan Survey Indeks
Kepuasan Masyarakat SKPD Disposisi Kabag
Draf Edaran Kabag memerintahkan Kasubbag untuk menyiapkan surat
edaran pelaksanaan Survey Indeks Kepuasan Masyarakat SKPD
Disposisi Kabag Draf Edaran
Memeriksa draf edaran yang sudah diketik untuk kemudian diberi paraf kordinasi
Draf Edaran Draf Edaran
Mengolah dan mengetik draf edaran yang diserahkan Pimpinan
Disposisi Kasubbag dan Draf Edaran
Dokumen Laporan SKPD terkait SPM
Surat Edaran Permintaan Laporan SPM SKPD terkait
SPM Menggandakan surat edaran sesuai dengan jumlah SKPD
Surat Edaran yang sudah ditandatangani
Fotocopy Surat Edaran Memberi cap dan nomor surat edaran yang sudah
ditandatangani untuk dipersiapkan diedarkan ke SKPD Surat Edaran yang sudah
ditandatangani
Dokumen Laporan SKPD terkait SPM
Mengajukan draf surat edaran kepada Pimpinan untuk diberi paraf untuk kemudian diteruskan kepada Bupati
untuk ditandatangani Draf Edaran
Draf Edaran yang sudah diberi paraf
Menyiapkan data dokumen dalam rangka penyusunan Laporan hasil pelaksanaan survey indeks kepuasan
masyarakat Kabupaten Murung Raya Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Surat edaran yang sudah
siap diedarkan Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Menyiapkan amplop surat, tanda terima dan
mengedarkan surat edaran ke SKPD terkait pelaksanaan survey indeks kepuasan masyarakat
Surat Edaran yang sudah ditandatangani
Menerima dokumen laporan hasil pelaksanaan survey indeks kepuasan masyarakat SKPD dan
mengagendakannya dalam administrasi surat masuk
Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Fotocopy dok Laporan SPM
Kabupaten dan Surat Pengantar
Mengajukan draf laporan dan surat pengantar kepada Bupati untuk ditandatangani
Draf Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Laporan SPM Kabupaten
dan Surat Pengantar Mengarsipkan dokumen laporan Hasil survey indeks
kepuasan masyarakat Kabupaten sebagai bahan laporan Fotocopy Laporan
Realisasi dan pencapaian SPM Kabupaten
Fotocopy dok Laporan SPM Kabupaten dan Surat
Pengantar Menyampaikan dan Mengirimkan Laporan Hasil
Pelaksanaan Survey Indeks ke Kementerian PAN dan RB di Jakarta
Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten
Gambar 2 Contoh Format SOP AP
