peringatan, yaitu jikaapabila-maka if-than atau batas waktu dead line kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi
pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih
dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi keahlian dan keterampilan bersifat
umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal.
12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai
daftar peralatan utama pokok dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.
13. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu
didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap
pelaksana yang terlibat dalam proses Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen
pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang
ditetapkan dalam SOP AP. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa
yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai
“apakah prosedur telah dijalankan
dengan benar”.
Gambar 4 Contoh Bagian Identitas SOP AP
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA
1. 1.
Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang pengelolaan Hasil Survey IKM SKPD 2.
2. Mengetahui prosedur proses Penyusunan Laporan Hasil Survey IKM SKPD
3. 3.
Mengetahui Peraturan dan Ketentuan terkait Suvey IKM
KETERKAITAN : PERALATAN PERLENGKAPAN
1. SOP Inventaris Data TargetCapaian Kinerja Satuan Kerja Perangkat Daerah
1. Komputer
2. PrinterTinta PrinterKertas
3. Alat Tulis Kantor
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Minimal dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 79
Tahun 2007 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Pencapaian Standar Pelayanan Minimal
Laporan Hasil Survey IKM disusun untuk mengukur kinerja pelayanan publik SKPD
PEMERINTAH KABUPATEN MURUNG RAYA SEKRETARIAT DAERAH
BAGIAN ORGANISASI
Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara TGL.PEMBUATAN
: DISAHKAN OLEH
SUB.BAGIAN KEPEGAWAIAN
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN MURUNG RAYA
Drs.SYARKAWI H.SIBU, M.Si
NAMA SOP :
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SURVEY INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT IKM KABUPATEN
NIP.19620619 198503 1 010 870 ORG-PEG2014
......JUNI 2014 ......AGUSTUS 2014
PEMBINA UTAMA MADYA IVd NOMOR SOP
: :
: :
TGL.EFEKTIF TGL.REVISI
b. Bagian flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah prosedur kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan.
Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah- langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
1. peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai
daftar peralatan utama pokok dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.
2.
nomor kegiatan;
3.
uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah prosedur;
4.
pelaksana yang merupakan pelaku aktor kegiatan; dan
5. mutu baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan
keterangan.
Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan
persyaratankelengkapan yang
diperlukan standar input dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat
kendali mutu sehingga produk akhirnya end product dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana
ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki
kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.
Gambar 5 Contoh Format Flowchart SOP AP
1
5 Menit
2
15 Menit
3
5 Menit
4
5 Menit
5
2 Hari
5
5 Menit
6
30 Menit
7
1 Hari
8
5 Bulan
9
1 Jam
10
2 Jam
11
1 Hari
12
1 Hari
13
1 Hari
14
3 Hari
15
10 menit
16
Draf Laporan SPM Kabupaten
Selesai Membuat draf Laporan hasil pelaksanaan survey indeks
kepuasan masyarakat Kabupaten Murung Raya Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Mengajukan draf laporan dan surat pengantar laporan
kepada Kabag dan Pimpinan untuk diberi paraf koordinasi
Draf Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Draf Laporan SPM
Kabupaten dan Surat Pengantar
Laporan SPM Kabupaten dan Surat Pengantar
Menggandakan Laporan untuk pengarsipan dan pengiriman laporan ke SKPD terkait Survey IKM
SOP PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SURVEY INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT KABUPATEN
NO KEGIATAN
PELAKSANA MUTU BAKU
KET. SKPD terkait
SPM BUPATI
SEKDA Asisten yg
Membidangi Kabag
Kasubbag JFU
KELENGKAPAN PERSYARATAN
WAKTU OUTPUT
Disposisi Kabag Membuat draf edaran pelaksanaan Survey Indeks
Kepuasan Masyarakat SKPD Disposisi Kabag
Draf Edaran Kabag memerintahkan Kasubbag untuk menyiapkan surat
edaran pelaksanaan Survey Indeks Kepuasan Masyarakat SKPD
Disposisi Kabag Draf Edaran
Memeriksa draf edaran yang sudah diketik untuk kemudian diberi paraf kordinasi
Draf Edaran Draf Edaran
Mengolah dan mengetik draf edaran yang diserahkan Pimpinan
Disposisi Kasubbag dan Draf Edaran
Dokumen Laporan SKPD terkait SPM
Surat Edaran Permintaan Laporan SPM SKPD terkait
SPM Menggandakan surat edaran sesuai dengan jumlah SKPD
Surat Edaran yang sudah ditandatangani
Fotocopy Surat Edaran Memberi cap dan nomor surat edaran yang sudah
ditandatangani untuk dipersiapkan diedarkan ke SKPD Surat Edaran yang sudah
ditandatangani
Dokumen Laporan SKPD terkait SPM
Mengajukan draf surat edaran kepada Pimpinan untuk diberi paraf untuk kemudian diteruskan kepada Bupati
untuk ditandatangani Draf Edaran
Draf Edaran yang sudah diberi paraf
Menyiapkan data dokumen dalam rangka penyusunan Laporan hasil pelaksanaan survey indeks kepuasan
masyarakat Kabupaten Murung Raya Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Surat edaran yang sudah
siap diedarkan Dokumen Laporan SKPD
terkait SPM Menyiapkan amplop surat, tanda terima dan
mengedarkan surat edaran ke SKPD terkait pelaksanaan survey indeks kepuasan masyarakat
Surat Edaran yang sudah ditandatangani
Menerima dokumen laporan hasil pelaksanaan survey indeks kepuasan masyarakat SKPD dan
mengagendakannya dalam administrasi surat masuk
Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Fotocopy dok Laporan SPM
Kabupaten dan Surat Pengantar
Mengajukan draf laporan dan surat pengantar kepada Bupati untuk ditandatangani
Draf Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten Laporan SPM Kabupaten
dan Surat Pengantar Mengarsipkan dokumen laporan Hasil survey indeks
kepuasan masyarakat Kabupaten sebagai bahan laporan Fotocopy Laporan
Realisasi dan pencapaian SPM Kabupaten
Fotocopy dok Laporan SPM Kabupaten dan Surat
Pengantar Menyampaikan dan Mengirimkan Laporan Hasil
Pelaksanaan Survey Indeks ke Kementerian PAN dan RB di Jakarta
Laporan Realisasi dan pencapaian SPM
Kabupaten
D. Penetapan Dokumen SOP AP
Penetapan SOP AP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap organisasisatuanunit kerja di lingkungan
Pemerintah Daerah diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan organisasi yang mandiri
baik di tingkat pusat maupun di instansi vertikal yang ada di daerah. Untuk itulah maka penetapan SOP AP dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi dilakukan
secara berjenjang mulai dari Pimpinan Induk Organisasi yang paling tinggi dalam hal ini adalah Kepala Daerah untuk SOP AP yang umum generik
menuju unit kerja mandiri yang paling rendah untuk SOP AP yang
