Bunga Rampai Pelayanan Referensi Elektronik (e-Reference)
Bunga Rampai
Pelayanan Referensi Elektronik
( e-Reference )
oleh: Syakirin Pangaribuan (editor)
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bunga Rampai PELAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK
(e-Referens)
Oleh:
Drs. Syakirin Pangaribuan, SH
(Editor)
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2013
Kata Pengantar
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya jualah editor dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Mihammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat beliau di kemudian hari. Amin.
Perpustakaan dan profesi informasi menghadapi tantangan zaman yang telah ditransformasikan oleh teknologi elektronik. Kemajuan dalam teknologi informasi telah membawa perubahan yang luar biasa di hampir setiap aspek layanan Informasi. Layanan referensi juga tidak terkecuali.
Penulis dalam kesempatan ini mengumpulkan berbagai wacana di sekitar pengembangan layanan referensi elektronik. Beberapa perpustakaan maju di dunia telah memperkenalkan pelayanan referensi elektronik ini baik dengan cara synchronous maupun asynchronous, namun yang pasti berbagai perangkat lunak layanan referensi masih terus dikembangkan sampai saat ini. Dalam karya ini editor menyajikan beberapa tulisan baik berupa gagasan para ahli perpustakaan dan informasi, maupun pengalaman praktek dan juga hasil penelitian bidang pelayanan referensi elektronik ini sebagai berikut:
Management of E-Resources in the Modern Library Information System : An Outlook / by Thoudam Suleta Devi [and] Keisham Sangeeta Devi. Department of Library and Information Science, Manipur University, 2007. http://ir.inflibnet.ac.in/dxml/bitstream/handle/1944/1409/49.pdf
Resource sharing in the Electronic Era: Potentials and Paradoxes / by Gay N. Dannelly. Library Trends Vol. 44 No. 4 Spring 2005, pp. 663 – 678.
Guidelines for E-Reference Library Services for Distance Learners and Other Remote Users / by Ian M. Johnson, Dr. Peter H. Reid And Dr. Robert Newton. Department of Information Management, Aberdeen Business School, The Robert Gordon University, 2012.
Academic Library Services in New Era / by Michalis Gerolimos [and] Rania Konsta. Ionian University, 2012.
Layanan Referensi Elektronik i
Virtual Reference Service: A Case Study of QuestionPoint Utilization at the Gallagher Law Library / by Christina Luini. University of Washington Information School Seattle, Washington, 2012.
Evaluating Reference Services in the Electronic Age / by Jo Bell Whitlatch. Library Trends Vol. 40 No. 2, Fall 2001, pp. 207 – 217.
The Future is Now: Reference Service for the Electronic Era / by Judy Horn. The Government Information Department at the University of California, Irvine, 2001.
Around The Clock, Around The World: Overview Of Virtual Reference Service / by : Jan E. Heckman. University of Connecticut Library at Avery Point, Groton CT, 2005.
Karya editorial ini diterbitkan untuk memperluas wawasan para mahasiswa Program Studi S1 Perpustakaan dan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dalam mata kuliah Pelayanan Referensi. Kita menyadari bahwa buku teks dan karya ilmiah lainnya yang berbahasa Indonesia untuk bidang studi Perpustakaan masih sangat sedikit sehingga penterjemahan karya berbahasa asing juga dapat membantu dalam rangka mempermudah penyelesaian beban studi dan memperluas wawasan para mahasiswa. Tidak hanya para mahasiswa, tetapi juga kepada para praktisi perpustakaan sangat diharapkan karya ini dapat membantu mereka dalam penyelenggaraan layanan referensi di perpustakaan yang dikelola.
Tiada gading yang tak retak, tentu saja karya ini juga belum sempurna, mungkin masih ada kekurangan karenanya saya menerima masukan-masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. Saya berharap semoga karya saya ini bermanfaat untuk membantu baik mahasiswa maupun para pustakawan di negeri yang kita cintai ini.
Sebagai penutup dari pengantar ini saya berdo’a semoga para guru saya yang telah berjasa membina saya dari Sekolah Dasar s.d. Perguruan Tinggi demikian pula para senior saya di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara baik mereka yang masih hidup terlebih-lebih kepada yang telah berpulang ke Rahmatullah memperoleh ganjaran pahala yang berlipat ganda dari Allah SWT, Amin.
Medan, Pebruari 2013 Drs. Syakirin Pangaribuan, SH
Syakirin@library.usu.ac.id
Layanan Referensi Elektronik ii
Daftar Isi
Layanan Referensi Elektronik [E-Referensi] ……………………………… oleh : Syakirin Pangaribuan
Hal. 1 - 18
Pengelolaan Sumber Daya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern: Suatu Pandangan ……………………………………. 19 - 27 oleh : Thoudam Suleta Devi dan Keisham Sangeeta Devi
Berbagi Sumber Daya di Era Elektronik: Potensi dan Paradoks ……. 28 - 52 oleh : Gay N. Dannelly
Pedoman Layanan E-Referensi Perpustakaan Untuk Pembelajar Jarak Jauh dan Pengguna Terpencil Lainnya ………………………… by : Ian M. Johnson, Dr. Peter H. Reid And Dr. Robert Newton
53 - 159
Layanan Perpustakaan Akademik di Era Baru ………………………… 160 - 186 by : Michalis Gerolimos Alexander
Mengevaluasi Layanan Referensi di Zaman Elektronik ………………
by : Jo Bell Whitlatch
187 - 204
Layanan Referens Virtual: Studi Kasus Penggunaan Questionpoint pada Gallagher Law Library ………………………………………………. 205 – 249 by: Christina Luini
Sepanjang Waktu, Di Sekeliling Dunia: Gambaran Layanan Referensi Virtual ……………………………………………………………….. 250 – 256 by : Jan E. Heckman
Masa Depan Adalah Sekarang: Layanan Referensi Untuk Era Elektronik ……………………………………………………………………….. 257 - 278 by : Judy Horn
Layanan Referensi Elektronik iii
LAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK [e-Referensi]
Syakirin Pangaribuan Ka. Bidang Dukungan Teknis Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, dan Staf Pengajar Tidak Tetap pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN Dalam kurun waktu dekade terakhir ini muncul berbagai istilah
baru layanan referensi yaitu: layanan referensi elektronik, layanan referensi 24/7, layanan referensi digital, layanan referensi online, layanan referensi virtual, layanan referensi hidup, dan layanan referensi remote. Keragaman
istilah tersebut sering digunakan untuk maksud layanan yang sama karena semuanya mencakup bentuk sarana elektronik.
Kemajuan dalam teknologi informasi telah membawa perubahan yang luar biasa di hampir setiap aspek layanan Informasi. Layanan referensi juga tidak terkecuali. Informasi digital mudah diakses dengan cepat dan internet telah menjadi salah satu keunggulan. Internet juga telah terbukti sebagai alternatif biaya yang efektif dan efisien untuk metode komunikasi tradisional. Semua perkembangan ini memberi jalan baru untuk berbagai layanan referensi.
Menurut sebuah survei yang dilakukan pada tahun 1999 oleh Association of Research Library (ARL) bahwa 78 dari 122 perpustakaan anggota ARL telah menawarkan beberapa jenis layanan referensi elektronik mulai dari e-mail, chatting, e-commerce Web. Kemudian pada tahun 2000 Perpustakaan University of California, Irvine (UCI) dan UCLA College Library mulai menguji software Webline dan eGain untuk layanan referensi 24/7. Perpustakaan UCI membaut formulir pertanyaan e-mail yang disebut “Ask A Librarian” pada halaman depan situs Webnya. Tim Layanan Referensi Elektronik yang beranggotakan 6 orang ditugaskan untuk menanggapi dan menjawab semua pertanyaan yang masuk paling lama dalam waktu 24 jam.
Layanan Referensi Elektronik 1
LAYANAN REFERENS ELEKTRONIK
Bhatia dan Vohra (2007), mengatakan bahwa layanan referensi elektronik adalah layanan referensi berbasis internet di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan secara online, pengguna dan pustakawan berkomunikasi secara real-time menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan referensi kapan saja dan dimana saja.
Dalam lingkungan informasi digital atau virtual berbagai layanan referensi sedang disampaikan kepada pengguna, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
Asynchronous Referensi Digital: Dalam layanan ini, pengguna mengajukan pertanyaan dan perpustakaan merespon di lain waktu untuk misalnya E-mail dan bentuk Web.
Synchronous Referensi Digital: Dalam layanan ini, pengguna dan pustakawan berkomunikasi secara real time. Instant messaging dan layanan pesan pendek, Video conferencing, online chat dll, adalah berbagai perkembangan di bidang Layanan Referensi Virtual.
Layanan Referensi Elektronik hanya merupakan kemajuan layanan referensi tradisional yang sama yang muncul sebagai solusi alami untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dalam lingkungan perubahan teknologi. Secara teknis berbicara referensi elektronik mengacu ke jaringan keahlian, intermediasi manusia dan sumber daya ditempatkan di keinginan pengguna di lingkungan online. Ini sedapat mungkin mempekerjakan alat otomatis, yang memungkinkan manusia ahli untuk berkonsentrasi pada 'pertanyaan-pertanyaan sulit. Alat otomatis yang lebih murah untuk memasukkan ke dalam layanan online dan situs, memungkinkan perpustakaan elektronik untuk memberikan layanan yang efisien dan cepat untuk para penggunanya. Internet, yang sangat diperlukan suatu sumber informasi berharga dan media pengiriman informasi efisien menawarkan platform untuk berbagai macam dan masa depan layanan referensi. Fitur lain yang
2 Layanan Referensi Elektronik
kuat dari alat berbasis web yang ramah dalam penggunaan yang berarti tidak banyak keahlian yang diperlukan untuk menggunakannya.
Dengan kemajuan teknologi, perilaku pengguna mencari informasi juga telah berubah. Pengguna tidak ingin mengunjungi fisik suatu pusat informasi atau perpustakaan, dia mengharapkan informasi yang diperlukan lengkap tepat di layar nya di tempat duduknya duduk di beberapa lokasi yang jauh. Ini berarti tidak ada diskusi face to face yakni, tidak ada wawancara referensi diperlukan (diskusi awal antara Enquirer kepada perpustakaan atau staf layanan informasi menentukan tentang tingkat dan kualitas apa Informasi akan sesuai untuk menanggapi permintaan).
BEBERAPA BENTUK LAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK Di bawah ini adalah beberapa bentuk layanan referensi elektronik
yang lazim tersedia melalui internet.
1. Referensi berbasis E-mail
E-mail adalah awal dan mungkin media yang paling lazim pada referensi virtual. Dengan perkembangan internet di masa dekade lalu dan ketersediaan e-mail account untuk hampir semua orang di organisasi R & D, layanan referensi e-mail menjadi layanan populer dalam penelitian dan organisasi besar akademisi. Banyak perpustakaan dan pusat-pusat informasi secara luas menggunakan fasilitas e-mail untuk memberikan layanan referensi online.
Keuntungan Pertama-tama, ia menawarkan pengguna kenyamanan untuk
meminta informasi atau bantuan referensi kapanpun dan dimanapun mereka inginkan, bahkan di larut malam di beberapa lokasi fisik
Layanan Referensi Elektronik 3
terpencil di mana internet dapat diakses. Kenyamanan adalah kriteria besar yang mengatur pilihan untuk pergi menuju ke setiap sumber atau layanan. Orang-orang akan pergi dulu ke kemungkinan besar sumber yang nyaman sekarang oleh karena itu tidak mengherankan bahwa sekarang lebih mudah dan lebih banyak pengguna cenderung menggunakan referensi e-mail dari beberapa layanan referensi tradisional lainnya. Referensi e-mail juga memiliki keuntungan memberikan jawaban yang lebih lengkap dibandingkan apa yang mungkin bisa diberikan pada meja referensi sibuk. Ketika menjawab pertanyaan melalui e-mail, pustakawan referensi biasanya memiliki lebih banyak waktu untuk berpikir tentang pertanyaan, kebutuhan informasi pengguna, dan jika perlu, berkonsultasi dengan rekan-rekan lain yang lebih memiliki keahlian atau pengetahuan terkait. Selain itu, karena teks ASCII tidak lagi satu-satunya format e-mail yang diizinkan, pustakawan dapat mencakup non-ASII-text dokumen seperti file gambar dan suara, dalam hal balasan mereka kepada pengguna.
Keterbatasan Seperti semua alat referensi lainnya, e-mail tidak sempurna dan itu
memang memiliki keterbatasan. Dua utama kelemahan e-mail sebagai media referensi adalah:
• waktu respon panjang, dan • kesulitan untuk melakukan wawancara referensi. Meskipun pengiriman e-mail pertanyaan seketika, tetapi jawaban tidak. Dibutuhkan waktu untuk pustakawan referensi untuk menanggapi email pertanyaan referensi. Waktu tanggapan dapat beragam dari beberapa jam sampai lebih panjang dari satu minggu, tergantung pada volume pertanyaan referensi dan kebijakan dari pustakawan. Waktu respon lama, ditambah dengan fakta bahwa wawancara referensi kurang efektif karena sering harus melakukan beberapa pertukaran email, dan dapat mengakibatkan frustrasi untuk kedua pengguna dan
4 Layanan Referensi Elektronik
pustakawan. Lebih buruk lagi, jika pustakawan menawarkan wawancar panjang namun penting dan esensial, pelanggan mungkin menemukan bahwa informasi yang dicari tidak lagi dibutuhkan pada saat itu diterima. Salah satu kelemahan lain dari referensi e-mail bahwa semua respon akan menjadi catatan tertulis setelah mereka dikirim keluar. Jadi salah satu harus sangat berhati-hati (waspada) sambil setiap memberikan aspek hukum, kesehatan atau jenis informasi tersebut melalui e-mail meskipun rujukan ke sumber yang tepat dapat diberikan.
2. Layanan Pertanyaan
Layanan tentang Pertanyaan mengacu pada situs website yang menyediakan layanan seperti Ask A librarian, Ask An-expert, Ask Aquestion and Ask ERIC pada petunjuk ‘Pertanyaan Pengguna' yang disebut dan dijawab individual oleh orang-orang. Banyak Layanan Pertanyaan menyediakan formulir permintaan online untuk pengguna untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan informasi yang biasanya diperoleh dari awal wawancara referensi. Dalam bentuk Ask A Question, pengguna diminta untuk memberikan informasi seperti bagaimana informasi yang dicari akan digunakan, jenis jawaban dikecualikan, dan sumber sudah berkonsultasi. Jenis informasi ini dapat membantu mengurangi penyimpangan dan jumlah komunikasi berikutnya, sehingga untuk batas tertentu mengurangi masalah dari proses wawancara referensi rumit. Ada banyak Layanan Pertanyaan yang tersedia di web. Beberapa layanan yang baik dan penting yang telah dikenal tercantum di bawah ini: (A) Ask ERIC http://askeric.org
Mungkin yang paling terkenal adalah earlist Ask A service di internet di kalangan akademisi adalah Ask ERIC. Layanan ini disediakan oleh organisasi pendidikan non profit.
(B) Ask A Question http://talonline.ca/askaquestion
Layanan Referensi Elektronik 5
Layanan ini diselenggarakan oleh Perpustakaan Alberta. Merupakan kerjasama antara post secondary libraries.
(C) Ask Me www.askme.com
Ini adalah layanan gratis di mana pengguna hanya mengajukan
pertanyaan dan mendapatkan jawaban dari ahli. Pengguna
memasukkan pertanyaan mereka dan alamat e-mail mereka. Meskipun
mereka dapat memilih tidak mengungkapkan kemudian dan
karenanya
tetap
anonim.
(D) Reference Meja Virtual http://www.vrd.org
Meja Referensi Virtual memungkinkan antrian pelanggan elektronik, co-browsing, pengiriman halaman web, sebelum dijawab atau 'kaleng' pesan teks, layar penangkap, tampilan slide, demonstrasi, chatting atau mentransfer konferensi dan catatan transkrip lengkap dari seluruh sesi. Sebagai sponsor tahunan dari Desk Reference Virtual dan dari populer Dig Ref listserv, Referensi Meja Virtual bekerja untuk memajukan layanan "Ask” internet dan referensi digital pada umumnya.
(E) Allexperts.com www.allexperts.com
Ini adalah layanan web gratis berbasis referensi yang disediakan dengan bantuan ahli subjek seperti pengacara, dokter, insinyur dan ilmuwan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan.
(F) Inforocket.com www.inforocket.com
Ini adalah layanan referensi web berbasis bayar, di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan yang akan dijawab oleh para ahli. Harga per pertanyaan bervariasi dari $ 5 sampai $ 75 sesuai dengan spesifikasi dari pertanyaan.
(G) Ask A Librarian
Terutama dirancang untuk warga Inggris, ini layanan referensi berbasis web disediakan oleh Konsorsium Jaringan Perpustakaan Umum EARL.
(H) British Library Information Services
The British Library menyediakan khusus layanan untuk bisnis, paten, ilmiah, teknis, medis dan informasi lingkungan. Terlepas dari beberapa
6 Layanan Referensi Elektronik
layanan yang bebas, pengguna harus membayar untuk layanan lainnya.
(I) Britannica.com www.britannica.com
Ini adalah layanan informasi gratis di web yang memungkinkan pengguna untuk mencari dan mengambil informasi dari Encyclopedia Britannica serta sejumlah sumber daya web lainnya.
(J) Question Point http://www.questionpoint.org/
Ini adalah kerjasama baru layanan referensi virtual yang dikembangkan oleh Library of Congress dan OCLC, di Dublin. Perpustakaan menyediakan akses ke jaringan kolaboratif pustakawan referensi yang tumbuh di Amerika Serikat dan di seluruh dunia. Itu jawaban pertanyaan-pertanyaan dari pengguna sendiri yang disediakan oleh perpustakaan yang memiliki staf berkualitas atau dapat diteruskan ke perpustakaan peserta di seluruh dunia.
(K) Ask-a-Geologist http://www.nrcan.gc.ca/ess/esic/cgibin/Askgeol_e.cgi
Layanan ini dijalankan oleh perpustakaan the Geological Survey of Canada’s Earth Sciences Information Centre, yang merupakan masyarakat Pemerintah. Meskipun Ask-a-Geologist awalnya dipahami dan dioperasikan oleh ilmuwan di Survei Geologi Kanada, pengelolaan layanannya ditransfer ke perpustakaan pada tahun 1996 setelah volume pertanyaan menjadi tidak terkendali. Pertanyaan diajukan kepada the Geological Survey of Canada’s Earth Sciences Information Centre di mana mereka terakhir oleh staf ahli geologi. Jika tidak bisa menjawab itu kemudian diteruskan ke anggota Geological Survey of Canada. Meskipun formulir permintaan online populer digunakan, mereka tidak dengan sendirinya menjadi media komunikasi antara pengguna dan orang-orang yang menjawab pertanyaan mereka. Sebenarnya e-mail adalah media komunikasi yang paling umum untuk Lananan Ask , terutama yang dijalankan oleh perpustakaan, mengharuskan pelanggan untuk memberikan e-mail pada formulir permintaan online mereka. Selain e-mail, beberapa Layanan Ask menggunakan chat (misalnya exp.com), pelacakan nomor pesan ID (misalnya Perpustakaan kongres Tanyakan ALibrarian, di www.loc.gov) sebagai alternatif atau. pelengkap media komunikasi. Meskipun ada sarana komunikasi lainnya, e-mail tetap dominan dan yang paling lazim.
3. Pathfinders Online
Layanan Referensi Elektronik 7
Pathfinders adalah panduan yang dirancang untuk membantu pengguna menemukan informasi tentang topik tertentu. Dengan semakin banyaknya informasi tersedia dalam format elektronik dan web, pathfinders online menjadi semakin populer. misalnya situs web Perpustakaan Kongres (www.loc.gov) dan Internet Publik Libran (ipl.org). Beberapa contoh terkenal pathfinders online adalah: (A) Library U http://www.libraryu.org
Ini menyediakan pelatihan gratis berbasis web untuk pustakawan Illionis, didukung kooperatif oleh dua perpustakaan negara Illionis.
(B) Netlibrary http://www.netlibary.com/Gateway.aspx
NetLibrary adalah salah satu terkemuka di dunia penyedia ebook. Menawarkan satu-satunya komprehensif pendekatan ebooks yang terintegrasi dengan misi dihormati waktu dan metode perpustakaan dan pustakawan. Visi adalah salah satu peran meningkatkan pustakawan sebagai pelayan pengetahuan, mendukung mereka Peran penting dalam melayani jutaan orang sehari-hari yang mencari informasi.
(C) Internet Pathfinders Public Library
Ini koleksi panduan pengguna melalui proyek-proyek dari biografi penulis untuk filsafat Barat. http://www.ipl.org/div/pt/
(D) Pathfindersonline.org http://www.pathfindersonline.org
adalah situs resmi pathfinders untuk Divisi Amerika Utara.
Keuntungan Seperti e-mail dan layanan Ask A Referensi, secara online
pathfinder yang tersedia untuk pengguna kapanpun dan dimanapun mereka dapat mengakses internet. Namun, pathfinder online tidak harus menunggu selama berjam-jam dan minggu untuk jawaban pustakawan, atau menunggu dalam antrian elektronik untuk pustakawan yang tersedia. Ini nyaman, sifat self-help secara online pathfinders jelas keuntungan yang penting. Kemungkinan termasuk link
8 Layanan Referensi Elektronik
ke web sumber daya elektronik adalah keuntungan lain untuk pathfinders secara online. Melalui link web, pengguna dapat mengakses tidak hanya bahan tekstual, tetapi juga multimedia sumber daya seperti gambar digital dokumen sejarah dan file suara. Keuntungan ketiga pathfinders online dipandu pencarian. Mesin pencari populer tersedia di web seringkali memberikan pengguna begitu banyak halaman web yang harus melalui banyak situs Web tidak relevan sebelum menemukan apa yang dibutuhkan. Dipandu pencarian dapat membantu menghilangkan masalah palsu dan buntu.
Keterbatasan Meskipun pathfinders online biasanya dimulai dengan
memberikan hasil penuh dan informasi yang berguna, tetapi sifat statis adalah salah satu dari kelemahannya. Banyak pathfinders online daftar beranotasi statis sumber daya atau link web, dan tidak memiliki setiap interaktivitas dengan pengguna. Selanjutnya banyak pathfinders lebih kompleks dalam struktur daripada yang dicetak dan kompleksitas struktural kadang-kadang dapat menyebabkan kebingungan bagi pengguna. Kelemahan lain yang penting pathfinders online adalah kurangnya individualisasi. Meskipun pathfinders secara online umumnya disesuaikan, mereka hanya disesuaikan dengan target penonton tertentu seperti sekelompok mahasiswa yang bekerja pada kelas tertentu yang ditugaskan. Kebutuhan informasi spesifik individu tertentu bukan bagian dari pathfinder online.
4. Referensi Berbasis Obrolan Ngobrol, kadang-kadang disebut sebagai messaging instan,
adalah komunikasi real-time antara dua atau lebih pengguna komputer selama internet. Setiap pembuat keystroke pengguna chat langsung ditransmisikan dan muncul pada monitor dari semua pengguna lain dalam sesi obrolan yang sama. Chat adalah sarana komunikasi yang
Layanan Referensi Elektronik 9
sangat populer melalui internet. Namun seperti sekarang komunikasi chatting hanya berbasis teks. Karena itu adalah berbasis teks, chatting tampaknya tidak akan lebih jauh menguntungkan dibandingkan POTS (Plain Old Telephone Service).
Mungkin keuntungan utama menggunakan chat referensi adalah bahwa hal itu memungkinkan pengguna untuk tinggal melanjutkan online sementara mendapatkan bantuan referensi. Sebagai media referensi, chatting jauh dari sempurna karena pada awalnya dirancang untuk satu-satu'percakapan' pribadi dan itu adalah hanya tidak diarahkan menjawab volume tinggi pertanyaan referensi.
Keterbatasan lain adalah kesulitan untuk multitask selama sesi chatting referensi. Misalnya, pustakawan tidak dapat mencari informasi chatting online dengan pelanggan karena dia harus mengetik setiap kata dan huruf. Hal ini membuat referensi chatting tidak hanya jauh lebih lambat dari cara referensi tradisional tetapi juga membutuhkan tambahan pustakawan staf referensi selama jam sibuk. Masalah dapat lebih diperparah oleh faktor-faktor lain seperti lambatnya dan rendahnya kecepatan modem.
5. Waktu Real Aktif Referensi Web
Waktu real referensi hidup di web adalah tren terbaru dalam referensi virtual. Sudah beberapa perpustakaan menyediakan referensi web hidup memberikan layanan kepada pengguna mereka. Beberapa contoh baik yang dikenal adalah:
(A) 24/7 Referensi http://www.247ref.org
Ini adalah satu set perangkat lunak yang memungkinkan pustakawan untuk memberikan bantuan referensi real time kepada pelanggan mereka melalui internet. Setiap perpustakaan dapat menyesuaikan alat ini untuk yang terbaik melayani komunitasnya. Hal ini dapat digunakan untuk:
10 Layanan Referensi Elektronik
1. Berkomunikasi dengan pelanggan menggunakan real time chatting;
2. Panduan browser pelindung untuk sumber daya yang terbaik di internet dengan browsing kolaboratif;
3. Kirim file, gambar, presentasi powerpoint, dll dengan pelindung komputer;
4. Penggunaan disesuaikan, pra-scripted pesan chatting dan halaman web untuk meningkatkan efisiensi;
5. Mengorganisir script oleh subjek, lanaguage kategori atau dengan metode apa pun memenuhi kebutuhan pengguna, dan
6. Menyesuaikan perangkat lunak untuk mengintegrasikan dengan situs web perpustakaan peserta.
(B) LiveRef http://www.public.iastate.edu/~CYBERSTACKS/LiveRef.htm
LiveRef adalah registrasi jasa referensi real time, yang dibuat oleh Gerry McKiernan. Ini adalah daftar kategori perpustakaan yang menawarkan referensi perpustakaan waktu nyata atau informasi layanan menggunakan chat software, hidup utilitas komunikasi interaktif, manajemen perangkat lunak hubungi pusat, manajemen interaksi pelanggan, software web contact center, layanan papan buletin, bantuan pelanggan sistem interaktif atau teknologi internet terkait.
(C) Know–It-Now Services www.cpl.org
Know–It-Now Services konsorsium perpustakaan CLEVNET adalah sebuah asosiasi dari 31 masyarakat perpustakaan di daerah Los Angles. Layanan Know–It-Now yang tersedia untuk pengguna di web sepanjang waktu, kecuali pada hari libur tertentu. Pada dasarnya layanan perpanjangan referensi chatting berbasis teks. Namun, ia memiliki lebih banyak fitur dan kemampuan daripada diagram murni referensi.
(D) Collaborative Digital Reference Service (CDRS) http://www.libraryspot.com/spotlight/cdrs.htm
Ini adalah proyek dari Library of Congress dan perpustakaan mitra untuk memenuhi tujuan menyediakan layanan referensi profesional untuk peneliti di setiap saat dimana saja. Visi balik Referensi Digital Collaborative Layanan (CDRS) adalah untuk rute efisien permintaan referensi kepada pustakawan yang paling mampu dengan mudah menjawabnya. Salah satu keterbatasan Waktu Real Aktif Web Referensi ironisnya, muncul dari salah satu kekuatan kemungkinan kolaborasi dan berbagi sumber daya antar perpustakaan dari negaranegara di zona waktu yang berbeda. Genap Masalah thornier adalah
Layanan Referensi Elektronik 11
hak cipta. Situasi pasti akan mendapatkan lebih rumit ketika hukum hak cipta dari negara yang berbeda terlibat.
KOMPONEN LAYANAN ELEKTRONIK
Publikasi elektronik: Berbagai fitur sumber daya elektronik telah melahirkan e-publishing, yang didasarkan pada berbagai komponen.
1. CD - ROM (Compact Disc Read Only Memory): CD - ROM alat yang paling kuat untuk penyimpanan dan pengambilan sejumlah besar informasi. Alat ini menghemat rak ruang penyimpanan dan biaya penerbitan juga kurang.
2. DVD (Digital Video Disc): Ini mengganti CD - ROM dengan kapasitas beberapa kali lebih tinggi dari multimedia CD-ROM.
3. Database Online: Database adalah kumpulan catatan data pada media magnetic dalam bentuk terbaca komputer. Hal ini dapat menjadi informasi numerik dan/atau tekstual. OPACs, Jurnal Elektronik adalah database tersebut. Database ini menyediakan akses instan ke informasi.
4. Paket Multimedia: Multimedia merupakan integrasi dari teks, grafik, video, audio dan animasi pada media tunggal dan menambah kualitas ke koleksi perpustakaan.
5. E-mail dan media Fax: Sistem komunikasi elektronik memungkinkan transmisi gambar seperti foto, peta, gambar dan dicetak di atas kertas reproduksi pada penerima jarak jauh.
6. Internet: Ini adalah jaringan di komputer seluruh dunia jaringan yang berisi pengumpulan informasi dan sumber daya besar.
12 Layanan Referensi Elektronik
KEGIATAN LAYANAN REFERENSI
1. Layanan pencarian: Menyediakan pengguna dengan bantuan pencarian mulai dari penyediaan tips mencari untuk mencari bantuan.
2. Bimbingan Pengguna/Orientasi Pengguna dan program pelatihan: Program-program dilakukan untuk membantu para pengguna untuk memungkinkan mereka untuk menggunakan layanan digitalisasi dan bahan perpustakaan.
3. Layanan Referensi digital seperti e-mail, formulir web dan referensi real time Layanan: Ini adalah layanan menjawab pertanyaan di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan atau membuat komentar melalui e-mail atau chatting atau pesan instan.
4. Pertanyaan yang sering diajukan / Frequency Ask Questions (FAQ): Layanan ini memberikan jawaban bagi pertanyaanpertanyaan yang paling sering ditanya tentang subjek atau jasa. Para pengguna dapat mengambil jawaban tanpa kehadiran pustakawan.
5. Penyebaran informasi Selektif / Selective Dissemination Information (SDI): Profil pengguna dipertahankan dan setiap kali ada sesuatu kepentingan subjek pengguna, e-mail dikirim ke dia.
6. Layanan Bibliografi / Layanan Referral: Ini adalah jenis layanan referensi siap menyediakan akses cepat dan mudah ke salah satu kepustakaan atau sumber daya web terkait menarik bagi pengguna.
7. Pinjaman dan Layanan Pengiriman Dokumen / Document Delivery Service (DDS): Layanan ini termasuk Pinjaman dokumen dalam bentuk fisik atau bentuk disalin dari satu perpustakaan ke yang lain dan juga transmisi dokumen. elektronik
8. Jasa Kesiagaan Informasi / Current Awareness Services (CAS): Dalam layanan ini, para pembaca, sarjana atau peneliti
Layanan Referensi Elektronik 13
diberitahu tentang literatur baru yang diterbitkan dalam bidang spesialisasi mereka.
JENIS LAYANAN INFORMASI YANG DISEDIAKAN DALAM LINGKUNGAN JARINGAN KOMPUTER
OPAC (Online Public Access Catalogue) Sebuah Online Public Access Catalog atau OPAC adalah katalog online komputerisasi bahan yang diadakan di perpustakaan. Staf perpustakaan dan masyarakat biasanya dapat mengaksesnya di terminal komputer dalam beberapa perpustakaan, atau dari rumah melalui internet. Sejak pertengahan 1990-an, OPAC berbasis karakter Antarmuka digantikan oleh Web-based interface. OPACs sering bagian dari sistem perpustakaan terpadu.
Kesiagaan Jasa Kini (CAS) CAS digambarkan sebagai memberikan hak informasi kepada pengguna pada waktu yang tepat dalam format yang tepat untuk menjaga pengguna dengan informasi up to date terbaru dalam subyek (minat) masing-masing. Diseminasi Informasi Selektif (SDI): SDI adalah bagian dari CAS tetapi pelayanan sangat khusus kepada anggota terbatas dari perpustakaan. Dalam layanan ini pengguna register pada sistem tersebut dengan kata kunci yang mewakili bidang nya yang menarik, disebut profil minat. Ketika publikasi baru yang cocok dengan profil minat muncul, sistem menginformasikan langsung kepada pengguna dari perpustakaan, secara berkala atau atas permintaan. Beberapa sistem juga mungkin dapat menginformasikan pengguna jika terjadi perubahan publikasi sudah diberitahu.
Layanan Jaringan CD-ROM
14 Layanan Referensi Elektronik
Dalam informasi ini disediakan dengan bantuan CD.
Layanan E-mail Para pengguna dan anggota fakultas yang telah memberikan permintaan mereka untuk perpustakaan sedang difasilitasi dengan layanan peringatan e-mail, melalui mana setiap informasi terbaru terkait dengan bidang minat mereka datang di perpustakaan, isyarat sedang diberikan kepada pengguna melalui e-mail.
Layanan Bulletin Board Ini adalah layanan pesan elektronik yang berfungsi untuk kelompok kepentingan tertentu. BBS memungkinkan seseorang untuk meninjau pesan yang ditinggalkan oleh orang lain, dan meninggalkan pesan sendiri jika seseorang ingin. Ini adalah tempat yang baik untuk berinteraksi dan mendiskusikan berbagai masalah profesional atau pembangunan melalui web.
Layanan Indexing dan Abstracting Indexing dan Abstracting adalah dua jenis layanan yang berbeda. Indeks kutipan hanya dapat diberikan tetapi dalam layanan abstrak untuk satu set dokumen yang diterbitkan dapat ditemukan. Indeks dan Abstrak Banyak yang diproduksi sekarang dalam database elektronik dan dapat diakses berdasarkan penulis, subjek, dan kata kunci dll
Proses Sirkulasi Online Banyak perangkat lunak pengelolaan perpustakaan adalah menyediakan fasilitas ini. Pengguna dapat menerbitkan kembali dokumen tanpa harus datang ke perpustakaan. Di negara maju layanan ini adalah jelas tersedia.
Layanan Referensi Elektronik 15
Service Halaman Content Dalam layanan isi halaman ini pengguna kedatangan dokumen baru yang beredar di kalangan. Manual fotokopi halaman konten dapat beredar dan salinan scan elektronik dari halaman konten dapat dikirim ke semua pengguna melalui e-mail.
Layanan Internet Meja Referensi selalu dilengkapi dengan fasilitas Internet sehingga beberapa informasi faktual dapat disampaikan dengan cepat kepada pengguna. Sekarang perpustakaan menyediakan berbagai node Internet bagi pengguna dan mereka dapat datang dan mencari atau menelusuri informasi yang dibutuhkan.
KESIMPULAN
Mengadopsi layanan referensi elektronik menjadi semakin penting dalam memberikan bantuan dan layanan referensi kepada pengguna. Fungsi layanan referensi tradisional masih akan tetap disediakan tetapi mengambil keuntungan dari teknologi baru, banyak perubahan yang pasti akan terjadi pada waktu mendatang untuk pustakawan referensi karena lingkungan digital, sehingga layanan referensi elektronik akan memerlukan adaptasi yang sedang berlangsung dalam cara kerja pustakawan. Tentu ada implikasi besar keuangan terkait dengan teknologi baru berbasis layanan perpustakaan elektronik seperti biaya infrastruktur, hardware dan software dukungan teknologi dan pelatihan staf dan juga biaya berlangganan sumber daya elektronik. Perpustakaan menghadapi tantangan untuk mengembangkan rencana strategis memanfaatkan teknologi dalam rangka menawarkan layanan yang layak dengan cara biaya yang efektif dalam dinamika lingkungan teknologi.
16 Layanan Referensi Elektronik
Pustakawan sekarang memainkan peran penyeleksi informasi, penyelenggara dan guru. Tujuan layanan informasi adalah untuk menyediakan informasi yang dicari oleh pengguna. Layanan informasi harus mengantisipasi serta memenuhi kebutuhan pengguna. Perpustakaan harus membuat alat bantu yang tersedia dalam format yang sesuai untuk membantu pengguna mengidentifikasi bahan pustaka dalam koleksi yang relevan dengan minat dan kebutuhan mereka. Perpustakaan harus mengembangkan referensi & informasi yang konsisten dengan tujuan dari lembaga atau masyarakat yang dilayaninya. Perpustakaan harus berpartisipasi dalam konsorsium dan jaringan untuk memperoleh akses ke sumber-sumber informasi dan jasa yang tidak mampu disediakan sendiri. Pustakawan referensi harus mengatur layanan informasi sesuai dengan rencana yang logis, mempertimbangkan aksesibilitas siap untuk pengguna. Perpustakaan harus mengevaluasi secara teratur layanan informasi untuk memastikan bahwa layanan memenuhi tujuan lembaga.
Bahwa paradigma tugas pustakawan masa kini tidak berbeda dari orang-orang dari masa lalu, dan bahwa peran layanan referensi di perpustakaan dasarnya tidak berubah meskipun berubah secara dramatis di mana kita harus berfungsi. Satu-satunya perubahan adalah bahwa kita harus terus hadir dan menjajaki kemungkinan masa depan untuk mendesain ulang dan melaksanakan berbagai layanan baru sesuai kebutuhan saat ini dan untuk mengimbangi tantangan teknologi mendatang.
Layanan Referensi Elektronik 17
DAFTAR PUSTAKA Bhatia, Neeru and Vohra, Ranjana. 2007. Trends in Reference and
Information Services in the Electronic Era: A Case Study of A C Joshi Library, Panjab University, Chandigarh. 5th International CALIBER 2007, Panjab University, Chandigarh, 08-10 February, 2007. Chowdhury , Gobinda G. 2002. Digital libraries and reference services : present and future. Journal of Documentation , 2002. Vol.58 (No.3) , pp.258 – 283. MARS Digital Reference Guidelines Ad Hoc Committee. 2010. Guidelines for Implementing and Maintaining Virtual Reference Services. Reference & User Services Quarterly 50. 1 (Fall 2010): 92-96. Rajendra, Aparna and Panage, B.M. 2010. Re-engineering of Reference Service. 7th Convention PLANNER - 2010, Tezpur University, Assam February 18-20, 2010
.
Sharma, Sumati; Kumar, Ashok; and Singh, Mohinder. 2004. Digital Reference Services. DESIDOC Bulletin of Information Technology , Vol. 24, No. 6, November 2004, pp. 11-18.
Whitlatch, Jo Bell. 2001. Evaluating Reference Services in the Electronic Age. Library Trends, Vol. 50 No. 2, Fall 2001, pp. 207-217.
18 Layanan Referensi Elektronik
PENGELOLAAN SUMBER DAYA ELEKTRONIK DI PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI MODERN: SUATU PANDANGAN (Thoudam Suleta Devi and Keisham Sangeeta Devi)
Abstrak
Munculnya TI telah membuat dampak yang jelas dan meresap dalam hampir setiap bidang layanan perpustakaan. Dengan demikian, lingkungan perpustakaan telah mengalami perubahan yang cepat mengarah ke generasi baru perpustakaan dengan penekanan pada sumberdaya elektronik. Selain itu, popularitas sumberdaya elektronik meningkat, pustakawan dan staf juga prihatin tentang sumberdaya elektronik mereka, metode pengaksesan, evaluasi, seleksi, organisasi dll. Tulisan ini adalah bertujuan untuk mengetahui bagaimana mengelola sumberdaya elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi modern untuk layanan informasi digital lebih baik dan tantangan yang dihadapi dengan sumberdaya elektronik.
Kata kunci: Sumberdaya Elektronik, Perpustakaan Elektronik, Konsorsium, Teknologi Informasi.
1. PENDAHULUAN
Selama beberapa tahun terakhir, perpustakaan dan pusat informasi telah sangat mempengaruhi perubahan dalam teknologi informasi, dan laju perubahan masih mempercepat di era ini. Teknologi informasi kini mampu menciptakan:
1) produk baru, proses dan mesin yang dapat digunakan secara terpisah, paket informasi disesuaikan, kaset video, produk sendiri (rumah) informasi, komputer personal dan peralatan reprografi
2) tanggungan eksternal, sistem informasi database online 3) kerjasama perpustakaan, jaringan informasi dan 4) sistem pengolahan informasi elektronik seperti buku elektronik.
Teknologi informasi telah mampu meringkas waktu dan dimensi ruang dalam komunikasi. Dalam rangka mengatasi perkembangan yang ada di IT, perpustakaan modern sekarang mengadopsi sumber daya elektronik untuk pengembangan koleksi untuk memenuhi persyaratan pengguna yang berbeda dalam cara yang lebih baik. Namun untuk mencapai tujuan dari suatu sistem informasi yang ideal
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 19
perlu memilih, mengevaluasi dan mengatur sumberdaya elektronik dalam cara yang terbaik untuk memberikan kemudahan maksimum, baik bagi pengguna dan staf untuk akses dan mengambil setiap saat.
2. SUMBERDAYA ELEKTRONIK Sumberdaya Elektronik adalah mereka produk elektronik yang
memberikan kumpulan data, baik itu teks mengacu pada dasar teks lengkap, e-jurnal, koleksi gambar, produk multimedia lainnya dan, numerik, grafis atau berdasarkan waktu sebagai tersedia secara komersial sampai yang telah diterbitkan dengan tujuan untuk dipasarkan. Ini mungkin disampaikan pada CD-ROM, di tekan melalui internet dan sebagainya. Menurut Barker, ada tiga jenis dokumen yang digunakan dalam sumber daya digital.
a) Statis: statis adalah yang paling dasar, berisi informasi tetap dan tidak pernah beubah bentuknya (seperti data online tradisional)
b) Dinamis: dinamis adalah dokumen juga berisi informasi tetap, tetapi juga mampu mengubah bentuk luar mereka, cara materi tertanam disajikan kepada pengguna (seperti multimedia CDROM).
c) Hidup: Hidup dokumen dapat mengubah kedua bentuk mereka (penampilan luar) dan ini informasi tertanam (seperti informasi mengandung di web.)
3. MENGAPA MENERAPKAN SUMBERDAYA ELEKTRONIK Penerbitan elektronik telah menyebabkan era baru komunikasi
dan berbagi informasi. Ini menciptakan peluang bagi pengguna serta penulis dan penerbit. Banyak dari buku-buku elektronik atau situs web penerbit 'bebas mengizinkan dan mendorong pembaca untuk memberikan umpan balik terhadap pekerjaan, seringkali langsung ke penulis daripada penerbit. Namun demikian pengguna dapat membentuk rekening mereka sendiri, biaya layanan untuk kartu kredit
20 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
atau membayar dengan metode diatur sebelumnya, dan telah meminta materi yang disampaikan langsung ke mereka melalui fax, e-mail, dll. Saat ini, perpustakaan dari semua jenis telah menghabiskan saham yang lebih besar dari langgaran mereka untuk mengadopsi atau mendapatkan akses ke sumber daya elektronik dari penerbit dan vendor. Hal ini disebabkan fakta bahwa sumberdaya elektronik telah memungkinkan perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan dalam berbagai cara. Pertama, sumberdaya elektronik yang paling dilengkapi dengan pencarian kuat dan alat pengambilan yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian literatur lebih efektif dan efisien. Selain itu, karena sumberdaya elektronik yang paling relevan sekarang tersedia melalui web, pengguna dapat memiliki akses desktop untuk mereka 24 jam sehari. Dan juga para pengguna dapat menavigasi langsung dari mengindeks database ke teks lengkap dari artikel dan bahkan dapat mengikuti link jauh dari sana. Namun demikian, munculnya e-book dan e-jurnal mengikuti adopsi dan penggunaan surat elektronik, daftar server dan diskusi kelompok untuk menyebarkan informasi secara cepat kepada khalayak yang besar.
4. SELEKSI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Seleksi bukanlah istilah baru untuk pustakawan dan staf karena
mereka telah melakukannya sejak lama perpustakaan mulai memperoleh bahan cetak. Namun perpustakaan sekarang berfokus untuk mengadopsi informasi teknologi sumberdaya elektronik mendekati ke arah sumber daya bukan materi cetak sebagai teknologi yang dikembangkan. Bahkan, munculnya internet, khususnya, www (World Wide Web) memiliki proliferasi dipicu dari sumber daya berbasis web teks penuh online sebagai media baru penyampaian informasi. Sebagai web telah berkembang, tidak hanya dalam popularitas dan digunakan, tetapi juga dalam konten, pustakawan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan mengidentifikasi sumber daya baru, seperti
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 21
database online, sumber daya berbasis web, koleksi di perpustakaan digital, ebooks, e-jurnal dll. Proses seleksi harus dilakukan sesuai dengan tuntutan pengguna, panitia, fokus kelompok, rekomendasi pengguna dll. Selain itu, harus dipertimbangkan langkah-langkah berikut:
mengidentifikasi kebutuhan perpustakaan; mengidentifikasi isi dan lingkup sumberdaya elektronik; mengevaluasi kualitas sumber daya tertentu dan kemampuan
pencarian; memperkirakan biaya; memeriksa berbasis langganan atau berbasis web ketika
mengadakan; mengevaluasi sistem dan dukungan teknis; meninjau perjanjian lisensi; mengevaluasi aplikasi dan instalasi perangkat lunak, diperbarui
secara sporadis atau dalam jadwal reguler, dan memeriksa fasilitas untuk dukungan pendidikan dan pelatihan.
5. EVALUASI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Evaluasi sumber daya mengasumsikan kepentingan yang lebih
besar sumberdaya elektronik seperti e-jurnal, database, e-text dll, yang tersedia dalam jaringan. Otoritas, kemutakhiran, audiens, kemudahan penggunaan dll akurasi beberapa kriteria yang bertanggung jawab untuk evaluasi sumberdaya elektronik. Selain itu, ketercakupan konten, aksesibilitas, kualitas dukungan teknis, biaya, kondisi perjanjian lisensi juga faktor tanggung jawab lainnya yang harus diperhitungkan. Dengan evaluasi e-sumber daya berikut harus dipertimbangkan:
mengidentifikasi versi elektronik apakah memiliki data retrospektif (sebagai bagian besar sumber daya elektronik tidak mencakup data sebelum tahun tertentu);
22 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
menentukan sumber tertentu dari informasi sumberdaya elektronik apakah menawarkan fitur-fitur khusus yang tidak tersedia dalam versi cetak lainnya;
memeriksa isi sumberdaya elektronik yang relevan dengan pengguna serta koleksi sebagai keseluruhan;
memeriksa apakah informasi sering diperbarui atau tidak; menentukan apakah sumberdaya elektronik memiliki harga yang
terjangkau atau tidak meskipun ditawarkan sistem harga beragam oleh penerbit; mengidentifikasi metode mengakses sumberdaya elektronik yang tersedia; mengidentifikasi sumberdaya elektronik yang dibutuhkan untuk mempertahankan dan mendesain ulang website perpustakaan teridentifikasi; memeriksa kebutuhan staf untuk pelatihan merekrut dengan teknologi yang ada.
6. ORGANISASI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Dalam setiap Sistem Informasi Perpustakaan (baik sistem
perpustakaan tradisional atau modern), organisasi sumber daya juga merupakan salah satu dari karya-karya penting dan krusial agar layanan perpustakaan berfungsi dengan lancar. Dengan demikian, para manajer sistem harus memiliki keterampilan profesional yang baik untuk mengatur sumber daya yang tersedia secara efektif. Di sistem informasi perpustakaan digital modern, pustakawan profesional harus memiliki keterampilan seperti komputasi, manajemen database, jaringan, dan manajemen keterampilan lain yang berkaitan dengan lingkungan TI. Oleh karena itu, Manajer System harus diingat hal-hal berikut saat mengatur sumberdaya elektronik:
menyertakan sumber daya baik di OPAC atau membuat daftar yang berbeda untuk browsing;
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 23
pengaksesan terorganisir oleh sebuah otoritas yang terpisah; menyediakan akses baik oleh abjad atau di bawah judul subjek
tertentu; mengatur sumberdaya elektronik dalam konteks sumber daya lain
dan website; memeriksa metode akses ke sumberdaya elektronik, abstracting
atau fulltext.
Karena sebagian besar pengguna mencari sumber daya di bawah subjek pos dominan, organisasi sumberdaya elektronik harus sedemikian rupa sehingga pengguna bisa dapat mengambil set informasi atau catatan berbeda.
7. TANTANGAN YANG DIHADAPI DENGAN PENGELOLAAN SUMBERDAYA ELEKTRONIK
Penerapan sumberdaya elektronik telah membuat keuntungan besar atas layanan perpustakaan. Pada kenyataannya, sebagian besar pengguna puas dengan fasilitas tersebut karena mereka mudah mengambil informasi yang diperlukan mereka dalam periode waktu singkat. Namun, perpustakaan menghadapi sejumlah tantangan karena mereka berusaha untuk terus menawarkan tingkat layanan tinggi yang pengguna telah datang ke harapkan. Beberapa tantangan yang dihadapi dengan manajemen sumberdaya elektronik dibahas di bawah ini.
Pelestarian. Meskipun e-sumber daya yang memungkinkan informasi yang akan dibuat, dimanipulasi, disebarluaskan dan terletak dengan mudah meningkat, melestarikan akses ke informasi yang dimiliki Tantangan besar. Kecuali, pelestarian informasi digital secara aktif diambil, informasi tersebut hanya akan menjadi tidak dapat diakses karena platform teknologi berubah dan ketidakstabilan media.
24 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
Kurangnya Keterampilan Profesional. Karena kurangnya manajemen dan keterampilan teknis, profesional perpustakaan tidak mampu untuk menangani e-sumber daya. Para tenaga profesional yang diperlukan untuk terus-menerus memperbarui pengetahuan mereka sendiri dan basis keterampilan sehingga untuk bekerja di hari yang cepat berubah lingkungan digital
Dana Perpustakaan Tidak Memadai. Sebagian besar perpustakaan memiliki dana memadai untuk memperoleh esumber daya dan sehingga pengguna tidak mendapatkan informasi yang membutuhkan mereka pada waktu yang tepat. Perpustakaan dirugikan ketika bertindak sendirian di lingkungan ini dan ada kebutuhan untuk pembelian koperasi melalui perpustakaan konsorsium.
Infrastruktur Teknis. Sistem informasi layanan digital, infrastruktur seperti perangkat lunak, hardware, fasilitas internet dan peralatan fisik lainnya yang diperlukan untuk menyediakan lebih mudah, lebih cepat dan akses komprehensif untuk informasi. Oleh karena itu, perpustakaan di era digital perlu meningkatkan dan meng-upgrade arsitektur teknis saat ini untuk mengakomodasi e-sumber daya.
Kurangnya Kerjasama Anggota Staf. Dukungan dan kerjasama dari anggota staf, programmer dan staf teknis yang sangat penting untuk memberikan pelayanan yang efektif dalam lingkungan digital. Dengan demikian staf perpustakaan tidak hanya secara teknis kompeten tetapi juga harus user-friendlypendekatan.
8. KONSORSIUM BERLANGGANAN KE SUMBERDAYA ELEKTRONIK Hal ini diketahui bahwa perpustakaan dan pusat informasi tidak
mampu untuk mendapatkan, mengatur dan menyebarkan luas jumlah informasi karena kurangnya dana yang memadai dan anggaran. Saat
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 25
ini, konsorsium berlangganan eresources melalui konsorsium perpustakaan adalah solusi yang layak untuk meningkatkan akses ke esumber daya di menurunkan biaya. Konsorsium Perpustakaan mengacu pada kerjasama, koordinasi dan kolaborasi antara perpustakaan atau institusi untuk tujuan berbagi sumber daya. Perpustakaan di seluruh dunia yang membentuk konsorsium dari semua jenis dan di semua tingkatan dengan tujuan untuk mengambil keuntungan dari jaringan global untuk mempromosikan lebih baik, lebih cepat dan biaya yang paling efektif cara menyediakan e-sumber daya untuk para pencari informasi. Kekuatan kolektif anggota konsorsium memfasilitasi untuk mendapatkan manfaat dari akses yang lebih luas terhadap sumber daya elektronik dengan biaya terjangkau dan dengan persyaratan dan kondisi bests.
9. KESIMPULAN Dengan kemajuan pesat dalam teknologi komputer bersama
dengan teknologi informasi, perpustakaan dan pusat informasi telah diberkati dengan bahan elektronik dan oleh karena itu perpustakaan secara bertahap bergeser ke perpustakaan elektronik dengan sumber daya elektronik. Dengan demikian, perpustakaan karena sekarang semakin terlibat dalam menciptakan dan memperoleh e-sumber daya. Ketersediaan TI berbasis sumber daya elektronik telah mengerahkan tekanan yang semakin meningkat pada perpustakaan dan tidak ada adonan yang e-sumber da
Pelayanan Referensi Elektronik
( e-Reference )
oleh: Syakirin Pangaribuan (editor)
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bunga Rampai PELAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK
(e-Referens)
Oleh:
Drs. Syakirin Pangaribuan, SH
(Editor)
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2013
Kata Pengantar
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya jualah editor dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam kepada junjungan Nabi Mihammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat beliau di kemudian hari. Amin.
Perpustakaan dan profesi informasi menghadapi tantangan zaman yang telah ditransformasikan oleh teknologi elektronik. Kemajuan dalam teknologi informasi telah membawa perubahan yang luar biasa di hampir setiap aspek layanan Informasi. Layanan referensi juga tidak terkecuali.
Penulis dalam kesempatan ini mengumpulkan berbagai wacana di sekitar pengembangan layanan referensi elektronik. Beberapa perpustakaan maju di dunia telah memperkenalkan pelayanan referensi elektronik ini baik dengan cara synchronous maupun asynchronous, namun yang pasti berbagai perangkat lunak layanan referensi masih terus dikembangkan sampai saat ini. Dalam karya ini editor menyajikan beberapa tulisan baik berupa gagasan para ahli perpustakaan dan informasi, maupun pengalaman praktek dan juga hasil penelitian bidang pelayanan referensi elektronik ini sebagai berikut:
Management of E-Resources in the Modern Library Information System : An Outlook / by Thoudam Suleta Devi [and] Keisham Sangeeta Devi. Department of Library and Information Science, Manipur University, 2007. http://ir.inflibnet.ac.in/dxml/bitstream/handle/1944/1409/49.pdf
Resource sharing in the Electronic Era: Potentials and Paradoxes / by Gay N. Dannelly. Library Trends Vol. 44 No. 4 Spring 2005, pp. 663 – 678.
Guidelines for E-Reference Library Services for Distance Learners and Other Remote Users / by Ian M. Johnson, Dr. Peter H. Reid And Dr. Robert Newton. Department of Information Management, Aberdeen Business School, The Robert Gordon University, 2012.
Academic Library Services in New Era / by Michalis Gerolimos [and] Rania Konsta. Ionian University, 2012.
Layanan Referensi Elektronik i
Virtual Reference Service: A Case Study of QuestionPoint Utilization at the Gallagher Law Library / by Christina Luini. University of Washington Information School Seattle, Washington, 2012.
Evaluating Reference Services in the Electronic Age / by Jo Bell Whitlatch. Library Trends Vol. 40 No. 2, Fall 2001, pp. 207 – 217.
The Future is Now: Reference Service for the Electronic Era / by Judy Horn. The Government Information Department at the University of California, Irvine, 2001.
Around The Clock, Around The World: Overview Of Virtual Reference Service / by : Jan E. Heckman. University of Connecticut Library at Avery Point, Groton CT, 2005.
Karya editorial ini diterbitkan untuk memperluas wawasan para mahasiswa Program Studi S1 Perpustakaan dan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dalam mata kuliah Pelayanan Referensi. Kita menyadari bahwa buku teks dan karya ilmiah lainnya yang berbahasa Indonesia untuk bidang studi Perpustakaan masih sangat sedikit sehingga penterjemahan karya berbahasa asing juga dapat membantu dalam rangka mempermudah penyelesaian beban studi dan memperluas wawasan para mahasiswa. Tidak hanya para mahasiswa, tetapi juga kepada para praktisi perpustakaan sangat diharapkan karya ini dapat membantu mereka dalam penyelenggaraan layanan referensi di perpustakaan yang dikelola.
Tiada gading yang tak retak, tentu saja karya ini juga belum sempurna, mungkin masih ada kekurangan karenanya saya menerima masukan-masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. Saya berharap semoga karya saya ini bermanfaat untuk membantu baik mahasiswa maupun para pustakawan di negeri yang kita cintai ini.
Sebagai penutup dari pengantar ini saya berdo’a semoga para guru saya yang telah berjasa membina saya dari Sekolah Dasar s.d. Perguruan Tinggi demikian pula para senior saya di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara baik mereka yang masih hidup terlebih-lebih kepada yang telah berpulang ke Rahmatullah memperoleh ganjaran pahala yang berlipat ganda dari Allah SWT, Amin.
Medan, Pebruari 2013 Drs. Syakirin Pangaribuan, SH
Syakirin@library.usu.ac.id
Layanan Referensi Elektronik ii
Daftar Isi
Layanan Referensi Elektronik [E-Referensi] ……………………………… oleh : Syakirin Pangaribuan
Hal. 1 - 18
Pengelolaan Sumber Daya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern: Suatu Pandangan ……………………………………. 19 - 27 oleh : Thoudam Suleta Devi dan Keisham Sangeeta Devi
Berbagi Sumber Daya di Era Elektronik: Potensi dan Paradoks ……. 28 - 52 oleh : Gay N. Dannelly
Pedoman Layanan E-Referensi Perpustakaan Untuk Pembelajar Jarak Jauh dan Pengguna Terpencil Lainnya ………………………… by : Ian M. Johnson, Dr. Peter H. Reid And Dr. Robert Newton
53 - 159
Layanan Perpustakaan Akademik di Era Baru ………………………… 160 - 186 by : Michalis Gerolimos Alexander
Mengevaluasi Layanan Referensi di Zaman Elektronik ………………
by : Jo Bell Whitlatch
187 - 204
Layanan Referens Virtual: Studi Kasus Penggunaan Questionpoint pada Gallagher Law Library ………………………………………………. 205 – 249 by: Christina Luini
Sepanjang Waktu, Di Sekeliling Dunia: Gambaran Layanan Referensi Virtual ……………………………………………………………….. 250 – 256 by : Jan E. Heckman
Masa Depan Adalah Sekarang: Layanan Referensi Untuk Era Elektronik ……………………………………………………………………….. 257 - 278 by : Judy Horn
Layanan Referensi Elektronik iii
LAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK [e-Referensi]
Syakirin Pangaribuan Ka. Bidang Dukungan Teknis Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, dan Staf Pengajar Tidak Tetap pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN Dalam kurun waktu dekade terakhir ini muncul berbagai istilah
baru layanan referensi yaitu: layanan referensi elektronik, layanan referensi 24/7, layanan referensi digital, layanan referensi online, layanan referensi virtual, layanan referensi hidup, dan layanan referensi remote. Keragaman
istilah tersebut sering digunakan untuk maksud layanan yang sama karena semuanya mencakup bentuk sarana elektronik.
Kemajuan dalam teknologi informasi telah membawa perubahan yang luar biasa di hampir setiap aspek layanan Informasi. Layanan referensi juga tidak terkecuali. Informasi digital mudah diakses dengan cepat dan internet telah menjadi salah satu keunggulan. Internet juga telah terbukti sebagai alternatif biaya yang efektif dan efisien untuk metode komunikasi tradisional. Semua perkembangan ini memberi jalan baru untuk berbagai layanan referensi.
Menurut sebuah survei yang dilakukan pada tahun 1999 oleh Association of Research Library (ARL) bahwa 78 dari 122 perpustakaan anggota ARL telah menawarkan beberapa jenis layanan referensi elektronik mulai dari e-mail, chatting, e-commerce Web. Kemudian pada tahun 2000 Perpustakaan University of California, Irvine (UCI) dan UCLA College Library mulai menguji software Webline dan eGain untuk layanan referensi 24/7. Perpustakaan UCI membaut formulir pertanyaan e-mail yang disebut “Ask A Librarian” pada halaman depan situs Webnya. Tim Layanan Referensi Elektronik yang beranggotakan 6 orang ditugaskan untuk menanggapi dan menjawab semua pertanyaan yang masuk paling lama dalam waktu 24 jam.
Layanan Referensi Elektronik 1
LAYANAN REFERENS ELEKTRONIK
Bhatia dan Vohra (2007), mengatakan bahwa layanan referensi elektronik adalah layanan referensi berbasis internet di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan secara online, pengguna dan pustakawan berkomunikasi secara real-time menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan referensi kapan saja dan dimana saja.
Dalam lingkungan informasi digital atau virtual berbagai layanan referensi sedang disampaikan kepada pengguna, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
Asynchronous Referensi Digital: Dalam layanan ini, pengguna mengajukan pertanyaan dan perpustakaan merespon di lain waktu untuk misalnya E-mail dan bentuk Web.
Synchronous Referensi Digital: Dalam layanan ini, pengguna dan pustakawan berkomunikasi secara real time. Instant messaging dan layanan pesan pendek, Video conferencing, online chat dll, adalah berbagai perkembangan di bidang Layanan Referensi Virtual.
Layanan Referensi Elektronik hanya merupakan kemajuan layanan referensi tradisional yang sama yang muncul sebagai solusi alami untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dalam lingkungan perubahan teknologi. Secara teknis berbicara referensi elektronik mengacu ke jaringan keahlian, intermediasi manusia dan sumber daya ditempatkan di keinginan pengguna di lingkungan online. Ini sedapat mungkin mempekerjakan alat otomatis, yang memungkinkan manusia ahli untuk berkonsentrasi pada 'pertanyaan-pertanyaan sulit. Alat otomatis yang lebih murah untuk memasukkan ke dalam layanan online dan situs, memungkinkan perpustakaan elektronik untuk memberikan layanan yang efisien dan cepat untuk para penggunanya. Internet, yang sangat diperlukan suatu sumber informasi berharga dan media pengiriman informasi efisien menawarkan platform untuk berbagai macam dan masa depan layanan referensi. Fitur lain yang
2 Layanan Referensi Elektronik
kuat dari alat berbasis web yang ramah dalam penggunaan yang berarti tidak banyak keahlian yang diperlukan untuk menggunakannya.
Dengan kemajuan teknologi, perilaku pengguna mencari informasi juga telah berubah. Pengguna tidak ingin mengunjungi fisik suatu pusat informasi atau perpustakaan, dia mengharapkan informasi yang diperlukan lengkap tepat di layar nya di tempat duduknya duduk di beberapa lokasi yang jauh. Ini berarti tidak ada diskusi face to face yakni, tidak ada wawancara referensi diperlukan (diskusi awal antara Enquirer kepada perpustakaan atau staf layanan informasi menentukan tentang tingkat dan kualitas apa Informasi akan sesuai untuk menanggapi permintaan).
BEBERAPA BENTUK LAYANAN REFERENSI ELEKTRONIK Di bawah ini adalah beberapa bentuk layanan referensi elektronik
yang lazim tersedia melalui internet.
1. Referensi berbasis E-mail
E-mail adalah awal dan mungkin media yang paling lazim pada referensi virtual. Dengan perkembangan internet di masa dekade lalu dan ketersediaan e-mail account untuk hampir semua orang di organisasi R & D, layanan referensi e-mail menjadi layanan populer dalam penelitian dan organisasi besar akademisi. Banyak perpustakaan dan pusat-pusat informasi secara luas menggunakan fasilitas e-mail untuk memberikan layanan referensi online.
Keuntungan Pertama-tama, ia menawarkan pengguna kenyamanan untuk
meminta informasi atau bantuan referensi kapanpun dan dimanapun mereka inginkan, bahkan di larut malam di beberapa lokasi fisik
Layanan Referensi Elektronik 3
terpencil di mana internet dapat diakses. Kenyamanan adalah kriteria besar yang mengatur pilihan untuk pergi menuju ke setiap sumber atau layanan. Orang-orang akan pergi dulu ke kemungkinan besar sumber yang nyaman sekarang oleh karena itu tidak mengherankan bahwa sekarang lebih mudah dan lebih banyak pengguna cenderung menggunakan referensi e-mail dari beberapa layanan referensi tradisional lainnya. Referensi e-mail juga memiliki keuntungan memberikan jawaban yang lebih lengkap dibandingkan apa yang mungkin bisa diberikan pada meja referensi sibuk. Ketika menjawab pertanyaan melalui e-mail, pustakawan referensi biasanya memiliki lebih banyak waktu untuk berpikir tentang pertanyaan, kebutuhan informasi pengguna, dan jika perlu, berkonsultasi dengan rekan-rekan lain yang lebih memiliki keahlian atau pengetahuan terkait. Selain itu, karena teks ASCII tidak lagi satu-satunya format e-mail yang diizinkan, pustakawan dapat mencakup non-ASII-text dokumen seperti file gambar dan suara, dalam hal balasan mereka kepada pengguna.
Keterbatasan Seperti semua alat referensi lainnya, e-mail tidak sempurna dan itu
memang memiliki keterbatasan. Dua utama kelemahan e-mail sebagai media referensi adalah:
• waktu respon panjang, dan • kesulitan untuk melakukan wawancara referensi. Meskipun pengiriman e-mail pertanyaan seketika, tetapi jawaban tidak. Dibutuhkan waktu untuk pustakawan referensi untuk menanggapi email pertanyaan referensi. Waktu tanggapan dapat beragam dari beberapa jam sampai lebih panjang dari satu minggu, tergantung pada volume pertanyaan referensi dan kebijakan dari pustakawan. Waktu respon lama, ditambah dengan fakta bahwa wawancara referensi kurang efektif karena sering harus melakukan beberapa pertukaran email, dan dapat mengakibatkan frustrasi untuk kedua pengguna dan
4 Layanan Referensi Elektronik
pustakawan. Lebih buruk lagi, jika pustakawan menawarkan wawancar panjang namun penting dan esensial, pelanggan mungkin menemukan bahwa informasi yang dicari tidak lagi dibutuhkan pada saat itu diterima. Salah satu kelemahan lain dari referensi e-mail bahwa semua respon akan menjadi catatan tertulis setelah mereka dikirim keluar. Jadi salah satu harus sangat berhati-hati (waspada) sambil setiap memberikan aspek hukum, kesehatan atau jenis informasi tersebut melalui e-mail meskipun rujukan ke sumber yang tepat dapat diberikan.
2. Layanan Pertanyaan
Layanan tentang Pertanyaan mengacu pada situs website yang menyediakan layanan seperti Ask A librarian, Ask An-expert, Ask Aquestion and Ask ERIC pada petunjuk ‘Pertanyaan Pengguna' yang disebut dan dijawab individual oleh orang-orang. Banyak Layanan Pertanyaan menyediakan formulir permintaan online untuk pengguna untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan informasi yang biasanya diperoleh dari awal wawancara referensi. Dalam bentuk Ask A Question, pengguna diminta untuk memberikan informasi seperti bagaimana informasi yang dicari akan digunakan, jenis jawaban dikecualikan, dan sumber sudah berkonsultasi. Jenis informasi ini dapat membantu mengurangi penyimpangan dan jumlah komunikasi berikutnya, sehingga untuk batas tertentu mengurangi masalah dari proses wawancara referensi rumit. Ada banyak Layanan Pertanyaan yang tersedia di web. Beberapa layanan yang baik dan penting yang telah dikenal tercantum di bawah ini: (A) Ask ERIC http://askeric.org
Mungkin yang paling terkenal adalah earlist Ask A service di internet di kalangan akademisi adalah Ask ERIC. Layanan ini disediakan oleh organisasi pendidikan non profit.
(B) Ask A Question http://talonline.ca/askaquestion
Layanan Referensi Elektronik 5
Layanan ini diselenggarakan oleh Perpustakaan Alberta. Merupakan kerjasama antara post secondary libraries.
(C) Ask Me www.askme.com
Ini adalah layanan gratis di mana pengguna hanya mengajukan
pertanyaan dan mendapatkan jawaban dari ahli. Pengguna
memasukkan pertanyaan mereka dan alamat e-mail mereka. Meskipun
mereka dapat memilih tidak mengungkapkan kemudian dan
karenanya
tetap
anonim.
(D) Reference Meja Virtual http://www.vrd.org
Meja Referensi Virtual memungkinkan antrian pelanggan elektronik, co-browsing, pengiriman halaman web, sebelum dijawab atau 'kaleng' pesan teks, layar penangkap, tampilan slide, demonstrasi, chatting atau mentransfer konferensi dan catatan transkrip lengkap dari seluruh sesi. Sebagai sponsor tahunan dari Desk Reference Virtual dan dari populer Dig Ref listserv, Referensi Meja Virtual bekerja untuk memajukan layanan "Ask” internet dan referensi digital pada umumnya.
(E) Allexperts.com www.allexperts.com
Ini adalah layanan web gratis berbasis referensi yang disediakan dengan bantuan ahli subjek seperti pengacara, dokter, insinyur dan ilmuwan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan.
(F) Inforocket.com www.inforocket.com
Ini adalah layanan referensi web berbasis bayar, di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan yang akan dijawab oleh para ahli. Harga per pertanyaan bervariasi dari $ 5 sampai $ 75 sesuai dengan spesifikasi dari pertanyaan.
(G) Ask A Librarian
Terutama dirancang untuk warga Inggris, ini layanan referensi berbasis web disediakan oleh Konsorsium Jaringan Perpustakaan Umum EARL.
(H) British Library Information Services
The British Library menyediakan khusus layanan untuk bisnis, paten, ilmiah, teknis, medis dan informasi lingkungan. Terlepas dari beberapa
6 Layanan Referensi Elektronik
layanan yang bebas, pengguna harus membayar untuk layanan lainnya.
(I) Britannica.com www.britannica.com
Ini adalah layanan informasi gratis di web yang memungkinkan pengguna untuk mencari dan mengambil informasi dari Encyclopedia Britannica serta sejumlah sumber daya web lainnya.
(J) Question Point http://www.questionpoint.org/
Ini adalah kerjasama baru layanan referensi virtual yang dikembangkan oleh Library of Congress dan OCLC, di Dublin. Perpustakaan menyediakan akses ke jaringan kolaboratif pustakawan referensi yang tumbuh di Amerika Serikat dan di seluruh dunia. Itu jawaban pertanyaan-pertanyaan dari pengguna sendiri yang disediakan oleh perpustakaan yang memiliki staf berkualitas atau dapat diteruskan ke perpustakaan peserta di seluruh dunia.
(K) Ask-a-Geologist http://www.nrcan.gc.ca/ess/esic/cgibin/Askgeol_e.cgi
Layanan ini dijalankan oleh perpustakaan the Geological Survey of Canada’s Earth Sciences Information Centre, yang merupakan masyarakat Pemerintah. Meskipun Ask-a-Geologist awalnya dipahami dan dioperasikan oleh ilmuwan di Survei Geologi Kanada, pengelolaan layanannya ditransfer ke perpustakaan pada tahun 1996 setelah volume pertanyaan menjadi tidak terkendali. Pertanyaan diajukan kepada the Geological Survey of Canada’s Earth Sciences Information Centre di mana mereka terakhir oleh staf ahli geologi. Jika tidak bisa menjawab itu kemudian diteruskan ke anggota Geological Survey of Canada. Meskipun formulir permintaan online populer digunakan, mereka tidak dengan sendirinya menjadi media komunikasi antara pengguna dan orang-orang yang menjawab pertanyaan mereka. Sebenarnya e-mail adalah media komunikasi yang paling umum untuk Lananan Ask , terutama yang dijalankan oleh perpustakaan, mengharuskan pelanggan untuk memberikan e-mail pada formulir permintaan online mereka. Selain e-mail, beberapa Layanan Ask menggunakan chat (misalnya exp.com), pelacakan nomor pesan ID (misalnya Perpustakaan kongres Tanyakan ALibrarian, di www.loc.gov) sebagai alternatif atau. pelengkap media komunikasi. Meskipun ada sarana komunikasi lainnya, e-mail tetap dominan dan yang paling lazim.
3. Pathfinders Online
Layanan Referensi Elektronik 7
Pathfinders adalah panduan yang dirancang untuk membantu pengguna menemukan informasi tentang topik tertentu. Dengan semakin banyaknya informasi tersedia dalam format elektronik dan web, pathfinders online menjadi semakin populer. misalnya situs web Perpustakaan Kongres (www.loc.gov) dan Internet Publik Libran (ipl.org). Beberapa contoh terkenal pathfinders online adalah: (A) Library U http://www.libraryu.org
Ini menyediakan pelatihan gratis berbasis web untuk pustakawan Illionis, didukung kooperatif oleh dua perpustakaan negara Illionis.
(B) Netlibrary http://www.netlibary.com/Gateway.aspx
NetLibrary adalah salah satu terkemuka di dunia penyedia ebook. Menawarkan satu-satunya komprehensif pendekatan ebooks yang terintegrasi dengan misi dihormati waktu dan metode perpustakaan dan pustakawan. Visi adalah salah satu peran meningkatkan pustakawan sebagai pelayan pengetahuan, mendukung mereka Peran penting dalam melayani jutaan orang sehari-hari yang mencari informasi.
(C) Internet Pathfinders Public Library
Ini koleksi panduan pengguna melalui proyek-proyek dari biografi penulis untuk filsafat Barat. http://www.ipl.org/div/pt/
(D) Pathfindersonline.org http://www.pathfindersonline.org
adalah situs resmi pathfinders untuk Divisi Amerika Utara.
Keuntungan Seperti e-mail dan layanan Ask A Referensi, secara online
pathfinder yang tersedia untuk pengguna kapanpun dan dimanapun mereka dapat mengakses internet. Namun, pathfinder online tidak harus menunggu selama berjam-jam dan minggu untuk jawaban pustakawan, atau menunggu dalam antrian elektronik untuk pustakawan yang tersedia. Ini nyaman, sifat self-help secara online pathfinders jelas keuntungan yang penting. Kemungkinan termasuk link
8 Layanan Referensi Elektronik
ke web sumber daya elektronik adalah keuntungan lain untuk pathfinders secara online. Melalui link web, pengguna dapat mengakses tidak hanya bahan tekstual, tetapi juga multimedia sumber daya seperti gambar digital dokumen sejarah dan file suara. Keuntungan ketiga pathfinders online dipandu pencarian. Mesin pencari populer tersedia di web seringkali memberikan pengguna begitu banyak halaman web yang harus melalui banyak situs Web tidak relevan sebelum menemukan apa yang dibutuhkan. Dipandu pencarian dapat membantu menghilangkan masalah palsu dan buntu.
Keterbatasan Meskipun pathfinders online biasanya dimulai dengan
memberikan hasil penuh dan informasi yang berguna, tetapi sifat statis adalah salah satu dari kelemahannya. Banyak pathfinders online daftar beranotasi statis sumber daya atau link web, dan tidak memiliki setiap interaktivitas dengan pengguna. Selanjutnya banyak pathfinders lebih kompleks dalam struktur daripada yang dicetak dan kompleksitas struktural kadang-kadang dapat menyebabkan kebingungan bagi pengguna. Kelemahan lain yang penting pathfinders online adalah kurangnya individualisasi. Meskipun pathfinders secara online umumnya disesuaikan, mereka hanya disesuaikan dengan target penonton tertentu seperti sekelompok mahasiswa yang bekerja pada kelas tertentu yang ditugaskan. Kebutuhan informasi spesifik individu tertentu bukan bagian dari pathfinder online.
4. Referensi Berbasis Obrolan Ngobrol, kadang-kadang disebut sebagai messaging instan,
adalah komunikasi real-time antara dua atau lebih pengguna komputer selama internet. Setiap pembuat keystroke pengguna chat langsung ditransmisikan dan muncul pada monitor dari semua pengguna lain dalam sesi obrolan yang sama. Chat adalah sarana komunikasi yang
Layanan Referensi Elektronik 9
sangat populer melalui internet. Namun seperti sekarang komunikasi chatting hanya berbasis teks. Karena itu adalah berbasis teks, chatting tampaknya tidak akan lebih jauh menguntungkan dibandingkan POTS (Plain Old Telephone Service).
Mungkin keuntungan utama menggunakan chat referensi adalah bahwa hal itu memungkinkan pengguna untuk tinggal melanjutkan online sementara mendapatkan bantuan referensi. Sebagai media referensi, chatting jauh dari sempurna karena pada awalnya dirancang untuk satu-satu'percakapan' pribadi dan itu adalah hanya tidak diarahkan menjawab volume tinggi pertanyaan referensi.
Keterbatasan lain adalah kesulitan untuk multitask selama sesi chatting referensi. Misalnya, pustakawan tidak dapat mencari informasi chatting online dengan pelanggan karena dia harus mengetik setiap kata dan huruf. Hal ini membuat referensi chatting tidak hanya jauh lebih lambat dari cara referensi tradisional tetapi juga membutuhkan tambahan pustakawan staf referensi selama jam sibuk. Masalah dapat lebih diperparah oleh faktor-faktor lain seperti lambatnya dan rendahnya kecepatan modem.
5. Waktu Real Aktif Referensi Web
Waktu real referensi hidup di web adalah tren terbaru dalam referensi virtual. Sudah beberapa perpustakaan menyediakan referensi web hidup memberikan layanan kepada pengguna mereka. Beberapa contoh baik yang dikenal adalah:
(A) 24/7 Referensi http://www.247ref.org
Ini adalah satu set perangkat lunak yang memungkinkan pustakawan untuk memberikan bantuan referensi real time kepada pelanggan mereka melalui internet. Setiap perpustakaan dapat menyesuaikan alat ini untuk yang terbaik melayani komunitasnya. Hal ini dapat digunakan untuk:
10 Layanan Referensi Elektronik
1. Berkomunikasi dengan pelanggan menggunakan real time chatting;
2. Panduan browser pelindung untuk sumber daya yang terbaik di internet dengan browsing kolaboratif;
3. Kirim file, gambar, presentasi powerpoint, dll dengan pelindung komputer;
4. Penggunaan disesuaikan, pra-scripted pesan chatting dan halaman web untuk meningkatkan efisiensi;
5. Mengorganisir script oleh subjek, lanaguage kategori atau dengan metode apa pun memenuhi kebutuhan pengguna, dan
6. Menyesuaikan perangkat lunak untuk mengintegrasikan dengan situs web perpustakaan peserta.
(B) LiveRef http://www.public.iastate.edu/~CYBERSTACKS/LiveRef.htm
LiveRef adalah registrasi jasa referensi real time, yang dibuat oleh Gerry McKiernan. Ini adalah daftar kategori perpustakaan yang menawarkan referensi perpustakaan waktu nyata atau informasi layanan menggunakan chat software, hidup utilitas komunikasi interaktif, manajemen perangkat lunak hubungi pusat, manajemen interaksi pelanggan, software web contact center, layanan papan buletin, bantuan pelanggan sistem interaktif atau teknologi internet terkait.
(C) Know–It-Now Services www.cpl.org
Know–It-Now Services konsorsium perpustakaan CLEVNET adalah sebuah asosiasi dari 31 masyarakat perpustakaan di daerah Los Angles. Layanan Know–It-Now yang tersedia untuk pengguna di web sepanjang waktu, kecuali pada hari libur tertentu. Pada dasarnya layanan perpanjangan referensi chatting berbasis teks. Namun, ia memiliki lebih banyak fitur dan kemampuan daripada diagram murni referensi.
(D) Collaborative Digital Reference Service (CDRS) http://www.libraryspot.com/spotlight/cdrs.htm
Ini adalah proyek dari Library of Congress dan perpustakaan mitra untuk memenuhi tujuan menyediakan layanan referensi profesional untuk peneliti di setiap saat dimana saja. Visi balik Referensi Digital Collaborative Layanan (CDRS) adalah untuk rute efisien permintaan referensi kepada pustakawan yang paling mampu dengan mudah menjawabnya. Salah satu keterbatasan Waktu Real Aktif Web Referensi ironisnya, muncul dari salah satu kekuatan kemungkinan kolaborasi dan berbagi sumber daya antar perpustakaan dari negaranegara di zona waktu yang berbeda. Genap Masalah thornier adalah
Layanan Referensi Elektronik 11
hak cipta. Situasi pasti akan mendapatkan lebih rumit ketika hukum hak cipta dari negara yang berbeda terlibat.
KOMPONEN LAYANAN ELEKTRONIK
Publikasi elektronik: Berbagai fitur sumber daya elektronik telah melahirkan e-publishing, yang didasarkan pada berbagai komponen.
1. CD - ROM (Compact Disc Read Only Memory): CD - ROM alat yang paling kuat untuk penyimpanan dan pengambilan sejumlah besar informasi. Alat ini menghemat rak ruang penyimpanan dan biaya penerbitan juga kurang.
2. DVD (Digital Video Disc): Ini mengganti CD - ROM dengan kapasitas beberapa kali lebih tinggi dari multimedia CD-ROM.
3. Database Online: Database adalah kumpulan catatan data pada media magnetic dalam bentuk terbaca komputer. Hal ini dapat menjadi informasi numerik dan/atau tekstual. OPACs, Jurnal Elektronik adalah database tersebut. Database ini menyediakan akses instan ke informasi.
4. Paket Multimedia: Multimedia merupakan integrasi dari teks, grafik, video, audio dan animasi pada media tunggal dan menambah kualitas ke koleksi perpustakaan.
5. E-mail dan media Fax: Sistem komunikasi elektronik memungkinkan transmisi gambar seperti foto, peta, gambar dan dicetak di atas kertas reproduksi pada penerima jarak jauh.
6. Internet: Ini adalah jaringan di komputer seluruh dunia jaringan yang berisi pengumpulan informasi dan sumber daya besar.
12 Layanan Referensi Elektronik
KEGIATAN LAYANAN REFERENSI
1. Layanan pencarian: Menyediakan pengguna dengan bantuan pencarian mulai dari penyediaan tips mencari untuk mencari bantuan.
2. Bimbingan Pengguna/Orientasi Pengguna dan program pelatihan: Program-program dilakukan untuk membantu para pengguna untuk memungkinkan mereka untuk menggunakan layanan digitalisasi dan bahan perpustakaan.
3. Layanan Referensi digital seperti e-mail, formulir web dan referensi real time Layanan: Ini adalah layanan menjawab pertanyaan di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan atau membuat komentar melalui e-mail atau chatting atau pesan instan.
4. Pertanyaan yang sering diajukan / Frequency Ask Questions (FAQ): Layanan ini memberikan jawaban bagi pertanyaanpertanyaan yang paling sering ditanya tentang subjek atau jasa. Para pengguna dapat mengambil jawaban tanpa kehadiran pustakawan.
5. Penyebaran informasi Selektif / Selective Dissemination Information (SDI): Profil pengguna dipertahankan dan setiap kali ada sesuatu kepentingan subjek pengguna, e-mail dikirim ke dia.
6. Layanan Bibliografi / Layanan Referral: Ini adalah jenis layanan referensi siap menyediakan akses cepat dan mudah ke salah satu kepustakaan atau sumber daya web terkait menarik bagi pengguna.
7. Pinjaman dan Layanan Pengiriman Dokumen / Document Delivery Service (DDS): Layanan ini termasuk Pinjaman dokumen dalam bentuk fisik atau bentuk disalin dari satu perpustakaan ke yang lain dan juga transmisi dokumen. elektronik
8. Jasa Kesiagaan Informasi / Current Awareness Services (CAS): Dalam layanan ini, para pembaca, sarjana atau peneliti
Layanan Referensi Elektronik 13
diberitahu tentang literatur baru yang diterbitkan dalam bidang spesialisasi mereka.
JENIS LAYANAN INFORMASI YANG DISEDIAKAN DALAM LINGKUNGAN JARINGAN KOMPUTER
OPAC (Online Public Access Catalogue) Sebuah Online Public Access Catalog atau OPAC adalah katalog online komputerisasi bahan yang diadakan di perpustakaan. Staf perpustakaan dan masyarakat biasanya dapat mengaksesnya di terminal komputer dalam beberapa perpustakaan, atau dari rumah melalui internet. Sejak pertengahan 1990-an, OPAC berbasis karakter Antarmuka digantikan oleh Web-based interface. OPACs sering bagian dari sistem perpustakaan terpadu.
Kesiagaan Jasa Kini (CAS) CAS digambarkan sebagai memberikan hak informasi kepada pengguna pada waktu yang tepat dalam format yang tepat untuk menjaga pengguna dengan informasi up to date terbaru dalam subyek (minat) masing-masing. Diseminasi Informasi Selektif (SDI): SDI adalah bagian dari CAS tetapi pelayanan sangat khusus kepada anggota terbatas dari perpustakaan. Dalam layanan ini pengguna register pada sistem tersebut dengan kata kunci yang mewakili bidang nya yang menarik, disebut profil minat. Ketika publikasi baru yang cocok dengan profil minat muncul, sistem menginformasikan langsung kepada pengguna dari perpustakaan, secara berkala atau atas permintaan. Beberapa sistem juga mungkin dapat menginformasikan pengguna jika terjadi perubahan publikasi sudah diberitahu.
Layanan Jaringan CD-ROM
14 Layanan Referensi Elektronik
Dalam informasi ini disediakan dengan bantuan CD.
Layanan E-mail Para pengguna dan anggota fakultas yang telah memberikan permintaan mereka untuk perpustakaan sedang difasilitasi dengan layanan peringatan e-mail, melalui mana setiap informasi terbaru terkait dengan bidang minat mereka datang di perpustakaan, isyarat sedang diberikan kepada pengguna melalui e-mail.
Layanan Bulletin Board Ini adalah layanan pesan elektronik yang berfungsi untuk kelompok kepentingan tertentu. BBS memungkinkan seseorang untuk meninjau pesan yang ditinggalkan oleh orang lain, dan meninggalkan pesan sendiri jika seseorang ingin. Ini adalah tempat yang baik untuk berinteraksi dan mendiskusikan berbagai masalah profesional atau pembangunan melalui web.
Layanan Indexing dan Abstracting Indexing dan Abstracting adalah dua jenis layanan yang berbeda. Indeks kutipan hanya dapat diberikan tetapi dalam layanan abstrak untuk satu set dokumen yang diterbitkan dapat ditemukan. Indeks dan Abstrak Banyak yang diproduksi sekarang dalam database elektronik dan dapat diakses berdasarkan penulis, subjek, dan kata kunci dll
Proses Sirkulasi Online Banyak perangkat lunak pengelolaan perpustakaan adalah menyediakan fasilitas ini. Pengguna dapat menerbitkan kembali dokumen tanpa harus datang ke perpustakaan. Di negara maju layanan ini adalah jelas tersedia.
Layanan Referensi Elektronik 15
Service Halaman Content Dalam layanan isi halaman ini pengguna kedatangan dokumen baru yang beredar di kalangan. Manual fotokopi halaman konten dapat beredar dan salinan scan elektronik dari halaman konten dapat dikirim ke semua pengguna melalui e-mail.
Layanan Internet Meja Referensi selalu dilengkapi dengan fasilitas Internet sehingga beberapa informasi faktual dapat disampaikan dengan cepat kepada pengguna. Sekarang perpustakaan menyediakan berbagai node Internet bagi pengguna dan mereka dapat datang dan mencari atau menelusuri informasi yang dibutuhkan.
KESIMPULAN
Mengadopsi layanan referensi elektronik menjadi semakin penting dalam memberikan bantuan dan layanan referensi kepada pengguna. Fungsi layanan referensi tradisional masih akan tetap disediakan tetapi mengambil keuntungan dari teknologi baru, banyak perubahan yang pasti akan terjadi pada waktu mendatang untuk pustakawan referensi karena lingkungan digital, sehingga layanan referensi elektronik akan memerlukan adaptasi yang sedang berlangsung dalam cara kerja pustakawan. Tentu ada implikasi besar keuangan terkait dengan teknologi baru berbasis layanan perpustakaan elektronik seperti biaya infrastruktur, hardware dan software dukungan teknologi dan pelatihan staf dan juga biaya berlangganan sumber daya elektronik. Perpustakaan menghadapi tantangan untuk mengembangkan rencana strategis memanfaatkan teknologi dalam rangka menawarkan layanan yang layak dengan cara biaya yang efektif dalam dinamika lingkungan teknologi.
16 Layanan Referensi Elektronik
Pustakawan sekarang memainkan peran penyeleksi informasi, penyelenggara dan guru. Tujuan layanan informasi adalah untuk menyediakan informasi yang dicari oleh pengguna. Layanan informasi harus mengantisipasi serta memenuhi kebutuhan pengguna. Perpustakaan harus membuat alat bantu yang tersedia dalam format yang sesuai untuk membantu pengguna mengidentifikasi bahan pustaka dalam koleksi yang relevan dengan minat dan kebutuhan mereka. Perpustakaan harus mengembangkan referensi & informasi yang konsisten dengan tujuan dari lembaga atau masyarakat yang dilayaninya. Perpustakaan harus berpartisipasi dalam konsorsium dan jaringan untuk memperoleh akses ke sumber-sumber informasi dan jasa yang tidak mampu disediakan sendiri. Pustakawan referensi harus mengatur layanan informasi sesuai dengan rencana yang logis, mempertimbangkan aksesibilitas siap untuk pengguna. Perpustakaan harus mengevaluasi secara teratur layanan informasi untuk memastikan bahwa layanan memenuhi tujuan lembaga.
Bahwa paradigma tugas pustakawan masa kini tidak berbeda dari orang-orang dari masa lalu, dan bahwa peran layanan referensi di perpustakaan dasarnya tidak berubah meskipun berubah secara dramatis di mana kita harus berfungsi. Satu-satunya perubahan adalah bahwa kita harus terus hadir dan menjajaki kemungkinan masa depan untuk mendesain ulang dan melaksanakan berbagai layanan baru sesuai kebutuhan saat ini dan untuk mengimbangi tantangan teknologi mendatang.
Layanan Referensi Elektronik 17
DAFTAR PUSTAKA Bhatia, Neeru and Vohra, Ranjana. 2007. Trends in Reference and
Information Services in the Electronic Era: A Case Study of A C Joshi Library, Panjab University, Chandigarh. 5th International CALIBER 2007, Panjab University, Chandigarh, 08-10 February, 2007. Chowdhury , Gobinda G. 2002. Digital libraries and reference services : present and future. Journal of Documentation , 2002. Vol.58 (No.3) , pp.258 – 283. MARS Digital Reference Guidelines Ad Hoc Committee. 2010. Guidelines for Implementing and Maintaining Virtual Reference Services. Reference & User Services Quarterly 50. 1 (Fall 2010): 92-96. Rajendra, Aparna and Panage, B.M. 2010. Re-engineering of Reference Service. 7th Convention PLANNER - 2010, Tezpur University, Assam February 18-20, 2010
.
Sharma, Sumati; Kumar, Ashok; and Singh, Mohinder. 2004. Digital Reference Services. DESIDOC Bulletin of Information Technology , Vol. 24, No. 6, November 2004, pp. 11-18.
Whitlatch, Jo Bell. 2001. Evaluating Reference Services in the Electronic Age. Library Trends, Vol. 50 No. 2, Fall 2001, pp. 207-217.
18 Layanan Referensi Elektronik
PENGELOLAAN SUMBER DAYA ELEKTRONIK DI PERPUSTAKAAN DAN SISTEM INFORMASI MODERN: SUATU PANDANGAN (Thoudam Suleta Devi and Keisham Sangeeta Devi)
Abstrak
Munculnya TI telah membuat dampak yang jelas dan meresap dalam hampir setiap bidang layanan perpustakaan. Dengan demikian, lingkungan perpustakaan telah mengalami perubahan yang cepat mengarah ke generasi baru perpustakaan dengan penekanan pada sumberdaya elektronik. Selain itu, popularitas sumberdaya elektronik meningkat, pustakawan dan staf juga prihatin tentang sumberdaya elektronik mereka, metode pengaksesan, evaluasi, seleksi, organisasi dll. Tulisan ini adalah bertujuan untuk mengetahui bagaimana mengelola sumberdaya elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi modern untuk layanan informasi digital lebih baik dan tantangan yang dihadapi dengan sumberdaya elektronik.
Kata kunci: Sumberdaya Elektronik, Perpustakaan Elektronik, Konsorsium, Teknologi Informasi.
1. PENDAHULUAN
Selama beberapa tahun terakhir, perpustakaan dan pusat informasi telah sangat mempengaruhi perubahan dalam teknologi informasi, dan laju perubahan masih mempercepat di era ini. Teknologi informasi kini mampu menciptakan:
1) produk baru, proses dan mesin yang dapat digunakan secara terpisah, paket informasi disesuaikan, kaset video, produk sendiri (rumah) informasi, komputer personal dan peralatan reprografi
2) tanggungan eksternal, sistem informasi database online 3) kerjasama perpustakaan, jaringan informasi dan 4) sistem pengolahan informasi elektronik seperti buku elektronik.
Teknologi informasi telah mampu meringkas waktu dan dimensi ruang dalam komunikasi. Dalam rangka mengatasi perkembangan yang ada di IT, perpustakaan modern sekarang mengadopsi sumber daya elektronik untuk pengembangan koleksi untuk memenuhi persyaratan pengguna yang berbeda dalam cara yang lebih baik. Namun untuk mencapai tujuan dari suatu sistem informasi yang ideal
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 19
perlu memilih, mengevaluasi dan mengatur sumberdaya elektronik dalam cara yang terbaik untuk memberikan kemudahan maksimum, baik bagi pengguna dan staf untuk akses dan mengambil setiap saat.
2. SUMBERDAYA ELEKTRONIK Sumberdaya Elektronik adalah mereka produk elektronik yang
memberikan kumpulan data, baik itu teks mengacu pada dasar teks lengkap, e-jurnal, koleksi gambar, produk multimedia lainnya dan, numerik, grafis atau berdasarkan waktu sebagai tersedia secara komersial sampai yang telah diterbitkan dengan tujuan untuk dipasarkan. Ini mungkin disampaikan pada CD-ROM, di tekan melalui internet dan sebagainya. Menurut Barker, ada tiga jenis dokumen yang digunakan dalam sumber daya digital.
a) Statis: statis adalah yang paling dasar, berisi informasi tetap dan tidak pernah beubah bentuknya (seperti data online tradisional)
b) Dinamis: dinamis adalah dokumen juga berisi informasi tetap, tetapi juga mampu mengubah bentuk luar mereka, cara materi tertanam disajikan kepada pengguna (seperti multimedia CDROM).
c) Hidup: Hidup dokumen dapat mengubah kedua bentuk mereka (penampilan luar) dan ini informasi tertanam (seperti informasi mengandung di web.)
3. MENGAPA MENERAPKAN SUMBERDAYA ELEKTRONIK Penerbitan elektronik telah menyebabkan era baru komunikasi
dan berbagi informasi. Ini menciptakan peluang bagi pengguna serta penulis dan penerbit. Banyak dari buku-buku elektronik atau situs web penerbit 'bebas mengizinkan dan mendorong pembaca untuk memberikan umpan balik terhadap pekerjaan, seringkali langsung ke penulis daripada penerbit. Namun demikian pengguna dapat membentuk rekening mereka sendiri, biaya layanan untuk kartu kredit
20 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
atau membayar dengan metode diatur sebelumnya, dan telah meminta materi yang disampaikan langsung ke mereka melalui fax, e-mail, dll. Saat ini, perpustakaan dari semua jenis telah menghabiskan saham yang lebih besar dari langgaran mereka untuk mengadopsi atau mendapatkan akses ke sumber daya elektronik dari penerbit dan vendor. Hal ini disebabkan fakta bahwa sumberdaya elektronik telah memungkinkan perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan dalam berbagai cara. Pertama, sumberdaya elektronik yang paling dilengkapi dengan pencarian kuat dan alat pengambilan yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian literatur lebih efektif dan efisien. Selain itu, karena sumberdaya elektronik yang paling relevan sekarang tersedia melalui web, pengguna dapat memiliki akses desktop untuk mereka 24 jam sehari. Dan juga para pengguna dapat menavigasi langsung dari mengindeks database ke teks lengkap dari artikel dan bahkan dapat mengikuti link jauh dari sana. Namun demikian, munculnya e-book dan e-jurnal mengikuti adopsi dan penggunaan surat elektronik, daftar server dan diskusi kelompok untuk menyebarkan informasi secara cepat kepada khalayak yang besar.
4. SELEKSI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Seleksi bukanlah istilah baru untuk pustakawan dan staf karena
mereka telah melakukannya sejak lama perpustakaan mulai memperoleh bahan cetak. Namun perpustakaan sekarang berfokus untuk mengadopsi informasi teknologi sumberdaya elektronik mendekati ke arah sumber daya bukan materi cetak sebagai teknologi yang dikembangkan. Bahkan, munculnya internet, khususnya, www (World Wide Web) memiliki proliferasi dipicu dari sumber daya berbasis web teks penuh online sebagai media baru penyampaian informasi. Sebagai web telah berkembang, tidak hanya dalam popularitas dan digunakan, tetapi juga dalam konten, pustakawan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan mengidentifikasi sumber daya baru, seperti
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 21
database online, sumber daya berbasis web, koleksi di perpustakaan digital, ebooks, e-jurnal dll. Proses seleksi harus dilakukan sesuai dengan tuntutan pengguna, panitia, fokus kelompok, rekomendasi pengguna dll. Selain itu, harus dipertimbangkan langkah-langkah berikut:
mengidentifikasi kebutuhan perpustakaan; mengidentifikasi isi dan lingkup sumberdaya elektronik; mengevaluasi kualitas sumber daya tertentu dan kemampuan
pencarian; memperkirakan biaya; memeriksa berbasis langganan atau berbasis web ketika
mengadakan; mengevaluasi sistem dan dukungan teknis; meninjau perjanjian lisensi; mengevaluasi aplikasi dan instalasi perangkat lunak, diperbarui
secara sporadis atau dalam jadwal reguler, dan memeriksa fasilitas untuk dukungan pendidikan dan pelatihan.
5. EVALUASI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Evaluasi sumber daya mengasumsikan kepentingan yang lebih
besar sumberdaya elektronik seperti e-jurnal, database, e-text dll, yang tersedia dalam jaringan. Otoritas, kemutakhiran, audiens, kemudahan penggunaan dll akurasi beberapa kriteria yang bertanggung jawab untuk evaluasi sumberdaya elektronik. Selain itu, ketercakupan konten, aksesibilitas, kualitas dukungan teknis, biaya, kondisi perjanjian lisensi juga faktor tanggung jawab lainnya yang harus diperhitungkan. Dengan evaluasi e-sumber daya berikut harus dipertimbangkan:
mengidentifikasi versi elektronik apakah memiliki data retrospektif (sebagai bagian besar sumber daya elektronik tidak mencakup data sebelum tahun tertentu);
22 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
menentukan sumber tertentu dari informasi sumberdaya elektronik apakah menawarkan fitur-fitur khusus yang tidak tersedia dalam versi cetak lainnya;
memeriksa isi sumberdaya elektronik yang relevan dengan pengguna serta koleksi sebagai keseluruhan;
memeriksa apakah informasi sering diperbarui atau tidak; menentukan apakah sumberdaya elektronik memiliki harga yang
terjangkau atau tidak meskipun ditawarkan sistem harga beragam oleh penerbit; mengidentifikasi metode mengakses sumberdaya elektronik yang tersedia; mengidentifikasi sumberdaya elektronik yang dibutuhkan untuk mempertahankan dan mendesain ulang website perpustakaan teridentifikasi; memeriksa kebutuhan staf untuk pelatihan merekrut dengan teknologi yang ada.
6. ORGANISASI SUMBERDAYA ELEKTRONIK Dalam setiap Sistem Informasi Perpustakaan (baik sistem
perpustakaan tradisional atau modern), organisasi sumber daya juga merupakan salah satu dari karya-karya penting dan krusial agar layanan perpustakaan berfungsi dengan lancar. Dengan demikian, para manajer sistem harus memiliki keterampilan profesional yang baik untuk mengatur sumber daya yang tersedia secara efektif. Di sistem informasi perpustakaan digital modern, pustakawan profesional harus memiliki keterampilan seperti komputasi, manajemen database, jaringan, dan manajemen keterampilan lain yang berkaitan dengan lingkungan TI. Oleh karena itu, Manajer System harus diingat hal-hal berikut saat mengatur sumberdaya elektronik:
menyertakan sumber daya baik di OPAC atau membuat daftar yang berbeda untuk browsing;
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 23
pengaksesan terorganisir oleh sebuah otoritas yang terpisah; menyediakan akses baik oleh abjad atau di bawah judul subjek
tertentu; mengatur sumberdaya elektronik dalam konteks sumber daya lain
dan website; memeriksa metode akses ke sumberdaya elektronik, abstracting
atau fulltext.
Karena sebagian besar pengguna mencari sumber daya di bawah subjek pos dominan, organisasi sumberdaya elektronik harus sedemikian rupa sehingga pengguna bisa dapat mengambil set informasi atau catatan berbeda.
7. TANTANGAN YANG DIHADAPI DENGAN PENGELOLAAN SUMBERDAYA ELEKTRONIK
Penerapan sumberdaya elektronik telah membuat keuntungan besar atas layanan perpustakaan. Pada kenyataannya, sebagian besar pengguna puas dengan fasilitas tersebut karena mereka mudah mengambil informasi yang diperlukan mereka dalam periode waktu singkat. Namun, perpustakaan menghadapi sejumlah tantangan karena mereka berusaha untuk terus menawarkan tingkat layanan tinggi yang pengguna telah datang ke harapkan. Beberapa tantangan yang dihadapi dengan manajemen sumberdaya elektronik dibahas di bawah ini.
Pelestarian. Meskipun e-sumber daya yang memungkinkan informasi yang akan dibuat, dimanipulasi, disebarluaskan dan terletak dengan mudah meningkat, melestarikan akses ke informasi yang dimiliki Tantangan besar. Kecuali, pelestarian informasi digital secara aktif diambil, informasi tersebut hanya akan menjadi tidak dapat diakses karena platform teknologi berubah dan ketidakstabilan media.
24 Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern
Kurangnya Keterampilan Profesional. Karena kurangnya manajemen dan keterampilan teknis, profesional perpustakaan tidak mampu untuk menangani e-sumber daya. Para tenaga profesional yang diperlukan untuk terus-menerus memperbarui pengetahuan mereka sendiri dan basis keterampilan sehingga untuk bekerja di hari yang cepat berubah lingkungan digital
Dana Perpustakaan Tidak Memadai. Sebagian besar perpustakaan memiliki dana memadai untuk memperoleh esumber daya dan sehingga pengguna tidak mendapatkan informasi yang membutuhkan mereka pada waktu yang tepat. Perpustakaan dirugikan ketika bertindak sendirian di lingkungan ini dan ada kebutuhan untuk pembelian koperasi melalui perpustakaan konsorsium.
Infrastruktur Teknis. Sistem informasi layanan digital, infrastruktur seperti perangkat lunak, hardware, fasilitas internet dan peralatan fisik lainnya yang diperlukan untuk menyediakan lebih mudah, lebih cepat dan akses komprehensif untuk informasi. Oleh karena itu, perpustakaan di era digital perlu meningkatkan dan meng-upgrade arsitektur teknis saat ini untuk mengakomodasi e-sumber daya.
Kurangnya Kerjasama Anggota Staf. Dukungan dan kerjasama dari anggota staf, programmer dan staf teknis yang sangat penting untuk memberikan pelayanan yang efektif dalam lingkungan digital. Dengan demikian staf perpustakaan tidak hanya secara teknis kompeten tetapi juga harus user-friendlypendekatan.
8. KONSORSIUM BERLANGGANAN KE SUMBERDAYA ELEKTRONIK Hal ini diketahui bahwa perpustakaan dan pusat informasi tidak
mampu untuk mendapatkan, mengatur dan menyebarkan luas jumlah informasi karena kurangnya dana yang memadai dan anggaran. Saat
Pengelolaan Sumberdaya Elektronik di Perpustakaan dan Sistem Informasi Modern 25
ini, konsorsium berlangganan eresources melalui konsorsium perpustakaan adalah solusi yang layak untuk meningkatkan akses ke esumber daya di menurunkan biaya. Konsorsium Perpustakaan mengacu pada kerjasama, koordinasi dan kolaborasi antara perpustakaan atau institusi untuk tujuan berbagi sumber daya. Perpustakaan di seluruh dunia yang membentuk konsorsium dari semua jenis dan di semua tingkatan dengan tujuan untuk mengambil keuntungan dari jaringan global untuk mempromosikan lebih baik, lebih cepat dan biaya yang paling efektif cara menyediakan e-sumber daya untuk para pencari informasi. Kekuatan kolektif anggota konsorsium memfasilitasi untuk mendapatkan manfaat dari akses yang lebih luas terhadap sumber daya elektronik dengan biaya terjangkau dan dengan persyaratan dan kondisi bests.
9. KESIMPULAN Dengan kemajuan pesat dalam teknologi komputer bersama
dengan teknologi informasi, perpustakaan dan pusat informasi telah diberkati dengan bahan elektronik dan oleh karena itu perpustakaan secara bertahap bergeser ke perpustakaan elektronik dengan sumber daya elektronik. Dengan demikian, perpustakaan karena sekarang semakin terlibat dalam menciptakan dan memperoleh e-sumber daya. Ketersediaan TI berbasis sumber daya elektronik telah mengerahkan tekanan yang semakin meningkat pada perpustakaan dan tidak ada adonan yang e-sumber da