Manajemen Pengetahuan Perguruan Tinggi
Manajemen Pengetahuan Perguruan Tinggi oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id .
Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah sesuatu yang relatif baru, karena secara populer mulai berkembang sejak berkembangnya teknologi informasi, walaupun sebenarnya sudah lama dikenal dan dilakukan oleh banyak perusahaan. Untuk semua jenis perusahaan manajemen jenis ini cukup penting, untuk suatu jenis perusahaan tertentu, sangat penting. Untuk perguruan tinggi, yang bisnis utamanya justru pengetahuan dan ilmu pengetahuan, tidak diragukan lagi bahwa manajemen jenis ini sangatlah penting.
Definisi Manajemen Pengetahuan
Apa sebenarnya yang dinamakan knowledge management tersebut ? Banyak sekali definisi yang dapat diberikan, namun perlu diberikan dua saja yang mungkin cukup mewakili beberapa rumusan definisi yang ada. Megan Santosus & Jon Surmacz memberikan definisi sebagai berikut.
’Knowledge management is the process through which organizations generate value from their intelectual and knowledge-based assets. Most often, generating value from such assets involves sharing them
Nomor 416, 29 Oktober 2013
among employees, departments and even with other companies in an 999 effort to devise best practices.’
Davenport, di lain pihak, misalnya memberikan definisi yang agak berlainan
EKOJI sebagai berikut, namun mempunyai esensi arti yang sama.
’Knowledge management is concerned with the exploitation and development of the knowledge assets of an organisation with a view to furthering the organization’s objectives. The knowledge to be managed includes both explicit, documented knowledge, and tacit, subjective knowledge.’
Proses yang meliputi manajemen pengetahuan juga dapat bermacam-macam, tergantung dari sudut pandang tertentu. Galagan (1997), misalnya mengusulkan proses berikut dalam rangka manajemen pengetahuan : 1.
Menciptakan pengetahuan baru.
2. Mengakses pengetahuan dari sumber eksternal.
3. Menyimpan pengetahuan dalam dokumen, database, perangkat lunak dan sebagainya.
4. Mewujudkan dan menggunakan pengetahuan dalam proses, produk dan jasa.
5. Mentransfer pengetahuan yang dimiliki di lingkungan perusahaan.
6. Menggunakan pengetahuan dalam proses pengambilan keputusan.
7. Memperlancar pengembangan pengetahuan melalui budaya dan insentif.
8. M e n g u k u r n i l a i a s e t p e n g e t a h u a n d a n d a m p a k n y a p a d a m a n a j e m e n pengetahuan. Melalui proses tersebut pengetahuan diharapkan menjadi aset yang mempunyai n i l a i e k o n o m i s d a n d a p a t m e n d a t a n g k a n t a m b a h a n n i l a i e k o n o m i s p u l a .
Pengetahuan itu berasal dari pengembangan akal budi manusia dan tetap di s i m p a n d i d a l a m b e n a k m a n u s i a , k a l a u t i d a k a d a t e m p a t l a i n u n t u k menyimpannya. Pengetahuan terkumpul pula dari sejumlah pengalaman manusia, yang kalau tidak disimpan ditempat lain, tetap berada pula di benak manusia. Agar pengetahuan lebih berguna bagi orang banyak, maka perlu disebar-luaskan dan dimanfaatkan untuk menghasilkan sesuatu. Agar lebih banyak orang dapat m e n g g u n a k a n d a n m e m a n f a a t k a n p e n g e t a h u a n d a n k u m p u l a n p e n g e t a h u a n tersebut, maka pengetahuan perlu disimpan, disebar-luaskan, diaplikasikan, dimanfaatkan, digunakan untuk kesejahteraan manusia melalui organisasi atau perusahaan. Pengelolaan hal itu semua adalah yang disebut sebagai manajemen pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan untuk Perusahaan Berbasis Pengetahuan
Oleh karena itu, seperti telah disebutkan di atas, manajemen pengetahuan diperlukan untuk semua perusahaan, tetapi lebih-lebih lagi untuk jenis tertentu perusahaan, yaitu perusahaan yang berbasis pengetahuan, seperti perusahaan konsultan.
Konsultan tidak mempunyai pabrik atau peralatan yang merupakan aset, karena aset utamanya adalah pengetahuan berupa kumpulan pengalaman yang telah diperoleh selama ratusan atau ribuan kali memberikan konsultasi kepada sekian ratus atau ribu pelanggan. Oleh karena itu, manajemen pengetahuan untuk perusahaan konsultan merupakan hal yang sangat penting, karena sangat vital artinya bagi kehidupan dan perkembangan perusahaan jenis ini. Inilah sebabnya perusahaan jenis ini sudah lebih lama dan lebih maju memanfaatkan manajemen p e n g e t a h u a n i n i . M c K i n s e y a n d C o m u l a i m e n g e m b a n g k a n m a n a j e m e n pengetahuan ini sejak tahun 1987 dengan melalui berbagai kesulitan intern. Ernst & Young sudah memulainya juga sejak tahun 1993. Strategi utamanya ialah menciptakan masyarakat tertentu yang berdasarkan peminatan. Dalam waktu singkat, terkumpul 70 jaringan perusahaan dengan berbagai jenis peminatan yang sama. Setiap jaringan ditunjang oleh database terpisah dan tersendiri. Perguruan tinggi dapat belajar banyak dari pengalaman perusahaan konsultan dalam bidang manajemen pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan untuk Perguruan Tinggi
Meskipun tidak persis seperti perusahaan konsultan, bisnis perguruan tinggi adalah juga pengetahuan, malahan tidak sekedar pengetahuan, tetapi ilmu pengetahuan. Ilmu pengetahuan, bukan saja merupakan aset yang penting bagi suatu perguruan tinggi, tetapi juga suatu kekuatan, dan keunggulan. Oleh karena i t u , p e r g u r u a n t i n g g i j u g a m e m e r l u k a n m a n a j e m e n p e n g e t a h u a n . U n t u k menjelaskan tantangan yang dihadapi perguruan tinggi dalam menggunakan m a n a j e m e n p e n g e t a h u a n , d a p a t m i s a l n y a d i g u n a k a n a n a l i s i s b e r d a s a r k a n p e n d a p a t D a v e n p o r t m e n g e n a i b e r b a g a i p r o s e s m a n a j e m e n p e n g e t a h u a n . Davenport (1998) membagi pelaksanaan manajemen pengetahuan dalam 4 proses berdasarkan proyek, oleh karena itu ia menyebutkan sebagai 4 proyek, yaitu (1) menciptakan tempat penyimpanan pengetahuan, (2) memperbaiki akses pada p e n g e t a h u a n , ( 3 ) m e m a j u k a n l i n g k u n g a n p e n g e t a h u a n , d a n ( 4 ) m e n g e l o l a pengetahuan sebagai aset. Menciptakan Tempat Penyimpanan Pengetahuan Perguruan tinggi perlu menyediakan tempat penyimpanan pengetahuan mulai dari database keadaan keuangan, database majalah dan terbitan mengenai ilmu pengetahuan, paper, skripsi, tesis, desertasi, hasil penelitian, dan sebagainya. Dokumen pengetahuan ini dapat dalam bentuk manual atau elektronik, baik milik mahasiswa, para dosen, para peneliti, maupun dari pihak luar.
Memperbaiki Akses pada Pengetahuan Pengetahuan yang disimpan tersebut diusahakan agar mudah diakses baik dari kalangan internal maupun kalangan eksternal. Jaman ini, dengan memasukkan data tersebut dalam database dan jaringan komputer, dengan mudah dapat d i a k s e s m e l a l u i i n t e r n e t . P e r a n g k a t l u n a k u n t u k i t u s u d a h s a n g a t m a j u dikembangkan dan banyak sekali pilihan di pasaran. Yang perlu dikembangkan adalah budaya menggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi seoptimal mungkin. Untuk kasus Indonesia misalnya, kemampuan pemilikan perangkat keras dan lunak yang paling modern sudah sejajar dengan negara-negara maju, namun pemanfaatannya mungkin ketinggalan 20 tahun.
Memajukan Lingkungan Pengetahuan M e m a j u k a n l i n g k u n g a n p e n g e t a h u a n m e l i p u t i m e n c i p t a a n p e n g e t a h u a n , p e n y e b a r a n p e n g e t a h u a n , t r a n s f e r p e n g e t a h u a n , d a n b e r b a g i p e n g e t a h u a n .
Penciptaan pengetahuan memerlukan budaya dan aturan, disamping insentif t e r t e n t u , b a i k s e c a r a f i n a n s i a l m a u p u n n o n f i n a n s i a l . B u d a y a i n i t i d a k b e r k e m b a n g d e n g a n s e n d i r i n y a , b a h k a n m a s i h a d a k e c e n d e r u n g a n u n t u k m e n y i m p a n p e n g e t a h u a n u n t u k d i r i s e n d i r i . D e n g a n g l o b a l i s a s i , d e n g a n pengembangan teknologi informasi, dengan budaya masyarakat yang makin terbuka dan transparan, budaya tertutup semacam ini mungkin akan lebih mudah dibuka. Mengelola Pengetahuan sebagai Aset Dalam proyek ini, kumpulan pengetahuan yang dimiliki perlu dinilai secara finansial sebagai aset yang berharga secara ekonomis dan kalau demikian dapat dimasukkan ke dalam neraca keuangan. Ini akan lebih mudah apabila menyangkut pengetahuan berbentuk hasil penelitian yang dipatentkan. Namun semua bentuk pengetahuan dan hasil penelitian yang mempunyai potensi untuk ’dijual’ kepada publik, sebetulnya dapat juga diberi nilai ekonomis sehingga laporan keuangan dapat menunjukkan ’kekayaan’ sesungguhnya dari perguruan tinggi dimaksud.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐