MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

PERGURUAN TINGGI

1)

Oleh: Thamrin Hasan2)

Pendahuluan

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, memelihara, melestarikan dan mendayagunakan informasi dalam bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.

Saya pikir, kita akan sependapat bahwa perpustakaan

(Library) merupakan salah satu pusat pemerolehan informasi, pusat sumber belajar, dan merupakan sarana penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan yang paling penting bagi masyarakat atau pemustaka bukan saja bagaimana untuk menjadi tahu (how to know), tetapi dapat belajar tentang bagaimana untuk belajar (learning how to learn) tentang banyak hal. Oleh karena itu, kemudian muncul dan berkembang istilah bahwa “Perpustakaan untuk kita semua” dalam rangka mewujudkan pendidikan sepanjang hayat (lifelong education).

Hal tersebut dapat terealisasi manakala perpustakaan sudah dapat menjalankan semua kegiatannya dengan performa dan kinerja yang kemanfaatannya benar-benar dapat dirasakan oleh banyak orang. Sementara

1)_{Makalah ini disampaikan dalam kegiatan pelatihan ”Teknis Penyelenggaraan} Perpustakaan Perguruan Tinggi” Yang diselenggarakan oleh UPT Perpustakaan UR, 15-01- 2010 di Pekanbaru.

2)_{Pustakawan Madya pada UPT Perpustakaan Universitas Riau.}

itu pada sisi yang lain masyarakat yang memang diharapkan dapat menggunakan perpustakaan secara baik, teratur, dan terus-menerus berkunjung ke perpustakaan.

Dengan kata lain, antara perpustakaan dan masyarakat

(pemustaka) telah terjadi persamaan persepsi dan tujuan, yaitu perpustakaan merupakan bagian keseharian dalam kehidupan yang terus berlangsung menuju masa depan yang lebih baik, kaya pengalaman dan ilmu serta makin cerah dalam menghadapi tantangan yang paling kompleks. Kita tahu bahwa ilmu pengetahuan merupakan salah satu modal terbaik untuk menyongsong masa depan, dan sumber ilmu itu diantaranya adalah perpustakaan.

Pengertian Manajemen

Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management.

Dalam bahasa Indonesia manajemen mempunyai beberapa pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c) ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f) pembinaan.

Secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982). Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian tentang manajemen.

Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah yang sifatnya statis,

maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya terdapat suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh manejer (pemimpin) yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditentukan. Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Jadi di sini manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal, untuk menjalankan dan mengoperasikan organisasi. Orang-orang tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik secara formal maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan komando bagi semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1988).

Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat : a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan

oleh orang atau orang-orang yang berkedudukan sebagai pemimpin.

b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung, menentukan, melengkapi atau yang mempengaruhi, yang bersifat positif.

c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang, sarana dan prasarana, waktu, dan lain sebagainya, yang harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk kepentingan organisasi.

d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu ke depan tentang segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.

e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan pada jangka waktu tertentu.

Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :

1. Frederik Winslow Taylor,

Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan dan organisasi lain.

2. Goerge Terry,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan mempergunakan bantuan orang lain.

3. L.A. Appley,

Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu pekerjaan.

4. M.P. Follet,

Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

5. James Stonner

Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan

6. Encyclopedia of Social Sciences,

Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang diselenggarakan dengan pengawasan.

Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti buku.

Setelah mendapat awalan per dan akhiran an kata pustaka menjadi perpustakaan, yang berarti kitab, kitab perimbon, atau kumpulan buku-buku, yang kemudian disebut dengan koleksi bahan pustaka. Istilah itu hanya berlaku untuk perpustakaan yang masih bersifat tradisional atau perpustakaan konvensional. Untuk perpustakaan modern, dengan paradigma baru koleksi perpustakaan tidak hanya terbatas dalam bentuk buku-buku, majalah, koran, atau barang tercetak lainnya. Koleksi perpustakaan telah berkembang dalam bentuk terekam dan digital. Selanjutnya,

buku-buku dan bahan pustaka yang lain tersebut harus ditata dan disusun rapi di rak dan tempat-tempat yang sudah ditentukan di dalam ruangan atau gedung tersendiri, setelah diolah atau diproses menurut suatu sistem tertentu.

Jadi, sebuah perpustakaan harus memenuhi persyaratan tertentu, yaitu :

a. Adanya kumpulan buku-buku dan bahan pustaka lainnya. b. Koleksi tersebut ditata menurut suatu sistem tertentu.

c. Semua sumber informasi ditempatkan di gedung atau ruangan tersendiri.

d. Perpustakaan semestinya dikelola atau dijalankan oleh petugas-petugas dengan persyaratan tertentu.

e. Ada masyarakat pemakai perpustakaan (pemustaka) tersebut, baik untuk membaca, meminjam, meneliti, menggali, menimba, dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di perpustakaan.

f. Perpustakaan merupakan institusi yang perlu bermitra dengan lembaga-lembaga yang berkaitan.

Pada hakikatnya perpustakaan bersifat universal, artinya :

1. _{Perpustakaan itu ada dimana-mana, baik di negara-negara}

maju, dan negara sedang berkembang, di masyarakat umum, sekolah, perguruan tinggi, maupun di kantor pemerintah dan swasta, di kota serta di desa-desa.

2. Tugas, fungsi dan kegiatan pokoknya sama, yakni menghimpun dan mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, dan mengemas, menyajikan dan memberdayakan, serta memanfaatkan dan melayankan kepada pemustaka.

3. Sifatnya informatif, edukatif, rekreatif, dan penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan.

Definisi perpustakaan yang lain, diantaranya :

1. Menurut Kamus “ The Oxford English Dictionary” adalah :

Suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari, atau dipakai sebagai bahan rujukan.

2. _{Pengertian Perpustakaan awal abad ke – 19 adalah :}

Suatu gedung, ruangan, atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yang dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu.

3. Perkembangan Lebih Lanjut adalah :

Perpustakaan adalah jantung suatu lembaga, otak masyarakat, dan tempat penyimpanan yang efektif dari memori masyarakat, suatu deposit yang hidup pada masa lalu dan penopangan dari kegiatan intelektual yang mengantisipasi pada masa yang akan datang

4. Menurut “The American Library Association”(ALA) adalah :

Perpustakaan sebagai pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumentasi, dan pusat rujukan.

5. Dalam pengertian yang mutakhir (Kepres RI Nomor : 11 tahun 1989)

Perpustakaan adalah salah satu sarana pelestari bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, dan teknologi dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.

6. Menurut UU RI nomor : 43 Tahun 2007 Tgl 1 Nopember 2007 adalah :

Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian informasi, dan rekreasi pada pemustaka.

Perpustakaan Berbasis Manajemen

Perpustakaan berbasis manajemen adalah penyelenggaraan perpustakaan yang bertumpu atau berdasarkan teori dan imu manajemen. Maksudnya ialah, bahwa dengan menerapkan teori, ilmu dan metode tersebut perpustakaan diharapkan dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien. Di dalam ilmu manajemen terdapat beberapa teori yang dapat dipilih untuk diterapkan, diantaranya adalah : a) Manajemen terbuka (opened management) atau disebut juga dengan manajemen transparansi (management tranparency), b) Manajemen berdasarkan sasaran , c) Manajemen paternalistis (manajemen bapakisme/ ibuisme), d) Manajemen berdasarkan program (management based on programming), dan e) Manajemen modern (Sutarno, 2006).

Dari sejumlah teori tersebut tentu masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Oleh sebab itu perlu dipilih yang paling sesuai dengan kondisi perpustakaan dan kemampuan sumber`daya manusianya. Cara lainnya adalah dengan menggabungkan sejumlah teori manajemen tersebut kemudian diterapkan secara objektif sesuai dengan kebutuhan. Sebab suatu teori yang telah diuji dan disusun secara baik, belum tentu dapat diterapkan secara sempurna, karena di dalam praktik terkadang ada hal-hal yang tidak atau belum sesuai dengan teori. Yang sering terjadi, suatu teori tidak selamanya cocok jika dipraktikkan di lapangan. Namun seorang pemimpin yang memiliki kemampuan teoretis dan

pengalaman praktik diharapkan dapat mengendalikan perpustakaan secara berdaya guna dan berhasil guna.

Berkaitan dengan hal di atas, maka untuk menyelenggarakan perpustakaan yang berbasis manajemen menurut Sutarno, ada 6 (enam) hal yang perlu diperhatikan, yakni :

1. _{Adanya suatu konsep yang rasional, berdasarkan}

pemikiran, perhitungan, dan analisis yang dapat diuji kebenarannya.

2. Adanya suatu kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan perencanaan, perkiraan dan prediksi ke depan.

3. Adanya suatu tujuan tertentu yang harus dicapai

4. Terpenuhinya suatu kondisi tertentu sebagai persyaratannya.

5. Tersedianya sumber daya manusia yang memadai, sesuai dengan kriteria dan persyaratan atau memenuhi kualifikasi tertentu.

6. Tersedianya sumber daya perpustakaan yang lain seperti fisik gedung, sarana dan prasarana, sumber finansial, dan sumber informasi.

Permasalahan atau Kendala yang Sering Dihadapi Perpustakaan

Ada beberapa kendala dan keterbatasan yang umumnya dihadapi oleh perpustakaan di Indonesia, diantaranya adalah :

a) Kendala secara Internal :

1. Jumlah, jenis dan mutu koleksi bahan pustaka, 2. Jumlah, dan mutu sumber daya manusia, 3. Sarana dan prasarana,

4. Perabot dan perlengkapan, 5. Sumber pembiayaan,

7. _{Perhatian dari instansi induk/ atasan,}

b) Kendala secara eksternal

1. Minat dan budaya baca masyarakat (pemustaka) yang umumnya masih relatif rendah,

2. Perhatian, respon, dan tanggapan masyarakat yang masih terbatas,

3. Informasi dan akses ke perpustakaan masih terbatas. 4. Kesadaran tentang perlunya perpustakaan belum

tumbuh dan belum berkembang secara baik.

5. Kondisi sosial budaya dan sosial ekonomi belum sepenuhnya menunjang.

6. Ada ”jarak” yang memisahkan antara perpustakaan dan masyarakat.

Ditinjau dari segi manajemen, ada beberapa permasalahan yang sering dihadapi perpustakaan, diantaranya adalah :

1. Para manejer (pemimpin), baik tingkat puncak (top),

tengah (midle), maupun pada tingkat manejer bawah (lower) kurang memiliki kemampuan di bidang perpustakaan.

2. _{Para manejer kurang bahkan tidak sama sekali memiliki}

kemampuan manajerial yang memadai.

3. Para manejer tidak mampu memimpin, mengendalikan, dan memanfaatkan semua unsur dan faktor-faktor yang ada di perpustakaan.

Jenis-Jenis Perpustakaan Yang Ada Di Indonesia

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 43 Tahun 2007, jenis perpustakaan yang diakui dan dilindungi oleh negara adalah sebagai berikut :

1. Perpustakaan Nasional _{(National Library)} 2. _{Perpustakaan Umum (Public Library)}

3. _{Perpustakaan Sekolah (School Library)}

4. Perpustakaan Perguruan Tinggi _{(University Library)} 5. _{Perpustakaan Khusus (Special Library)}

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi menurut Undang-undang Nomor : 43 tahun 2007, pasal 24 yaitu :

1. _{Setiap perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan}

yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan standar nasional pendidikan (ayat 1)

2. Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki

koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya, yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (ayat 2)

3. _{Perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan}

perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ayat 3)

4. _{Setiap perguruan tinggi mengalokasikan dana untuk}

pengembangan perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan guna memenuhi standar nasional pendidikan dan standar nasional perpustakaan (ayat 4)

Bila kita gali lagi pasal 31 tentang hak tenaga pustakawan, jelas dapat dinyatakan bahwa :

Tenaga perpustakaan (pustakawan) berhak atas :

a. Penghasilan di atas kebutuhan hidup minimum dan jaminan kesejahteraan sosial

b. Pembinaan karier sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas.

c. Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas

Di samping hak yang harus dimiliki oleh pustakawan itu, terdapat pula kewajiban yang harus dilaksanakan oleh pustakawan. Adapun kewajiban yang harus dipenuhi oleh pustakawan adalah :

a. Memberikan layanan prima terhadap pemustaka

b. Menciptakan suasana perpustakaan yang kondusif, dan c. Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik

lembaga dan kedudukannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

(pasa 32)

Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan

Perpustakaan

a. Pembentukan Perpustakaan

Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau lembaga tertentu, yang menjadi atasan atau induk organisasi perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi dan misi lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa perpustakaan tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri. Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti perguruan tinggi swasta atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga swasta yang bersifat business oriented sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan utama. Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi dan misinya tetap mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.

Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan dan alasan tertentu yang kuat. Ada beberapa alasan atau pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan, yaitu :

1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat keputusan.

2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak terpisahkan.

3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya 4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak

5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada perpusta

kaannya.

6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.

Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam pelaksanaan pembentukan sebuah perpustakaan, yakni :

1. _{Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata}

kerja,

2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan, 3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama, 4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,

5. Pengadaan metode/ teknik, 6. Pengadaan mata anggaran,

7. Pengangkatan kepala perpustakaan,

8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,

b. Pembinaan Perpustakaan

pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan

pada jalur dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :

1. Status dan organisasi 2. Ketenagaan

3. Gedung, sarana dan prasarana 4. Koleksi

5. Layanan 6. Anggaran

7. Publikasi dan promosi 8. Mitra kerja dan jaringan

9. Penelitian dan pengembangan 10. Minat baca.

c. Pengembangan Perpustakaan

Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan dalam sebuah perpustakaan antara lain, adalah :

1. Pengembangan koleksi

2. Pengembangan sumber daya manusia 3. Pengembangan masyarakat pemakai 4. Pengembangan sistem layanan

Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan

Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas terjadinya atau terciptanya suatu tata hubungan. Prinsip itu mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip

hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi agar dapat bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).

Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya : 1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan

2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen 3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas

harus dilakukan dengan tepat dan jelas 4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando 5. Prinsip komunikasi

6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintah atasan

7. Prinsip kontuinitas

8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan staf.

9. Prinsip koordinasi

Fungsi Manajemen Perpustakaan

Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Fungsi-fungsi manajemen untuk diterapkan di perpustakaan yang manakah dan berapa jumlahnya, bagaimana rumusannya ? Hal itu merupakan suatu hal yang tidak perlu diperdebatkan. Memang diakui bahwa pengertian dan jumlah fungsi-fungsi manajemen tidak terdapat persamaan atau penyesuan paham. Namun kadang orang dapat menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang dibedakan menjadi tiga tingkat, yaitu : 1) manajemen tingkat puncak (top), 2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif manager), dan 3) manajemen tingkat operasional.

Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen meliputi :

1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)

2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives) 3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy

planning)

4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing) 5. Penganggaran (budgeting)

6. Penghitungan (renumeration) 7. Audit (auditing)

8. Pelaporan (reporting)

Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. _{Pengarahan (directing)}

2. Pengembangan eksekutif (executive development) 3. Supervisi (supervising)

4. _{Koordinasi (koordinating)}

5. Pendisiplinan (disciplining)

Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

2. Pengorganisasian (organising)

3. Penggerakan (actuating), dan 4. Pengawasan (controlling)

Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap, yakni :

1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja

2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang ditentukan

3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja.

Dengan demikian struktur organisasi perpustakaan berfungsi untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu sama lain demikian rupa. Dengan demikian, adanya struktur organisasi perpustakaan setiap orang akan tahu :

1. Apa kedudukannya 2. Apa tugasnya 3. Apa fungsinya 4. Apa pekerjaannya

5. Apa tanggung jawabnya 6. Apa kewajibannya

7. Apa wewenangnya 8. Apa hak-haknya 9. Siapa atasannya

10. Siapa bawahannya

11. Bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan dengan yang lainnya.

Tahap yang sangat penting dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah adanya tahap pendelegasian (pelimpahan) dari pimpinan yang lebih atas kepada pimpinan

yang lebih bawah. Menurut Sutarno, ada tiga jenis pendelegasian dalam organisasi perpustakaan , yaitu :

1. _{Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan,}

kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.

2. _Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri

atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab, yaitu 1) tanggung jawab mutu dan keahlian, 2) tanggung jawab sosial politik, dan 3) tanggung jawab hukum yang masing-masing mempunyai konsekuensi.

3. _{Pertanggung jawaban (accountability) adalah kewajiban}

moral dan hukum untuk menunaikan dan menggunakan kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia, uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih dahulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan, maupun standar.

Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan haruslah jelas, tegas, dan tertib. Ada empat macam tertib dalam pengorganisasisan di perpustakaan, yaitu :

1. Tertib personal dalam hal, wewenang, tanggung jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan, dan perannya.

2. _{Tertib fungsional, tertib fungsional atau urusan}

3. Tertib barang, di mana setiap barang harus ada di tempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan atau dicek selalu ada.

4. _{Tertib administrasi, tertib administrasi artinya adalah}

bahwa semua kegiatan dicatat, diatur, dan dibukukan secara rapi menurut sistem administrasi yang benar, proseduran, mekanistis, dan sikuensial

Perlu diingat bahwa tertib merupakan pangkal tolok pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam organisasi perpustakaan.

Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan

Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut enam M, yaitu :

1. Manusia (man) 2. Uang (money)

3. Mesin penunjang (mechines)

4. Barang inventaris atau material (materials)

5. _{Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)}

6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat pemakai atau pelanggan yang disebut pasar (market)

Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan

Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya. Sementara perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan

pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah perpustakaan, yaitu :

1. Pengadaan koleksi bahan pustaka

2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka 3. Layanan perpustakaan

4. Administrasi perpustakaan

5. Sosialisasi, promosi perpustakaan 6. Pelaporan perpustakaan.

Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas, semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.

Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.

Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.

Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.

Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : UT Press.

Terry, R. George. 1960. The Principles of Management. New York : McGraw Hill.

Indonesia. 2010. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Jakarta : Perpusnas.

Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen meliputi :

1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)

2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives) 3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy

planning)

4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing) 5. Penganggaran (budgeting)

6. Penghitungan (renumeration) 7. Audit (auditing)

8. Pelaporan (reporting)

Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif manager) terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. _{Pengarahan (directing)}

2. Pengembangan eksekutif (executive development) 3. Supervisi (supervising)

4. _{Koordinasi (koordinating)} 5. Pendisiplinan (disciplining)

Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang manajer langsung memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu operasional yang dijalankan oleh suatu unit organisasi operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

2. Pengorganisasian (organising) 3. Penggerakan (actuating), dan 4. Pengawasan (controlling) Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap, yakni :

1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja

2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang ditentukan

3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja.

Dengan demikian struktur organisasi perpustakaan berfungsi untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab, dan orang-orang yang harus ditata dan dihubungkan satu sama lain demikian rupa. Dengan demikian, adanya struktur organisasi perpustakaan setiap orang akan tahu :

1. Apa kedudukannya 2. Apa tugasnya 3. Apa fungsinya 4. Apa pekerjaannya

5. Apa tanggung jawabnya 6. Apa kewajibannya

7. Apa wewenangnya 8. Apa hak-haknya 9. Siapa atasannya

10. Siapa bawahannya

11. Bagaimana tata cara dan mekanisme berhubungan dengan yang lainnya.

Tahap yang sangat penting dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah adanya tahap pendelegasian (pelimpahan) dari pimpinan yang lebih atas kepada pimpinan

yang lebih bawah. Menurut Sutarno, ada tiga jenis pendelegasian dalam organisasi perpustakaan , yaitu :

1. _{Tanggung jawab (responsibility), yaitu pekerjaan,} kewajiban atau fungsi yang dibebankan kepada suatu jabatan atau posisi yang terdiri atas berbagai macam kegiatan seperti mental, intelektual, dan fisik yang harus dijalankan untuk pelaksanaan beban pekerjaan atau posisi tersebut.

2. Kewenangan, adalah sekumpulan wewenang, yang terdiri atas suatu kekuasaan dan hak (power and right) yang dipercayakan kepada pemegang jabatan untuk menunaikan tanggung jawab. Ada tiga bentuk tanggung jawab, yaitu 1) tanggung jawab mutu dan keahlian, 2) tanggung jawab sosial politik, dan 3) tanggung jawab hukum yang masing-masing mempunyai konsekuensi.

3. _{Pertanggung jawaban (accountability) adalah kewajiban} moral dan hukum untuk menunaikan dan menggunakan kewenangan mengenai pemakaian dan penggunaan berbagai sumber daya perpustakaan antara lain sumber daya manusia, uang, inventaris, waktu, teknologi, dan fasilitas lain. Untuk dapat melaksanakan tanggung jawab harus ditentukan lebih dahulu secara tegas syarat-syarat yang harus dipegang dan dijadikan pedoman, baik berupa peraturan, kebijakan, maupun standar.

Pengorganisasian yang dilakukan di perpustakaan haruslah jelas, tegas, dan tertib. Ada empat macam tertib dalam pengorganisasisan di perpustakaan, yaitu :

1. Tertib personal dalam hal, wewenang, tanggung jawab, tugas, kewajiban, posisi, kedudukan, dan perannya.

2. _{Tertib fungsional, tertib fungsional atau urusan} dimana setiap urusan mempunyai batasan, ruang lingkup, dan tempat sendiri-sendiri.

3. Tertib barang, di mana setiap barang harus ada di tempatnya sendiri-sendiri, dan setiap waktu diperlukan atau dicek selalu ada.

4. _{Tertib administrasi, tertib administrasi artinya adalah} bahwa semua kegiatan dicatat, diatur, dan dibukukan secara rapi menurut sistem administrasi yang benar, proseduran, mekanistis, dan sikuensial

Perlu diingat bahwa tertib merupakan pangkal tolok pembentukan sikap disiplin untuk semua orang yang ada di dalam organisasi perpustakaan.

Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan

Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut enam M, yaitu :

1. Manusia (man) 2. Uang (money)

3. Mesin penunjang (mechines)

4. Barang inventaris atau material (materials)

5. _{Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)}

6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat pemakai atau pelanggan yang disebut pasar (market)

Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan

Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan sangat bervariasi. Variasi kegiatan yang dilakukan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya. Sementara perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan

pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah perpustakaan, yaitu :

1. Pengadaan koleksi bahan pustaka

2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka 3. Layanan perpustakaan

4. Administrasi perpustakaan

5. Sosialisasi, promosi perpustakaan 6. Pelaporan perpustakaan.

Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas, semoga pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi yang dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.

Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta : Depdiknas.

Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.

Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.

Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : UT Press.

Terry, R. George. 1960. The Principles of Management. New York : McGraw Hill.

Indonesia. 2010. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007. Jakarta : Perpusnas.