Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat Apotek Jaya Farma Di Garut

1.1.

Latar Belakang

Era persaingan bebas saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian

informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama

pada perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan

memiliki data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi yang harus

diolah tidak memungkinkan dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual.

Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu

yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi.

Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak

(software).

Penerapan sistem informasi berlandaskan komputer dalam dunia bisnis

sekarang telah menjadi suatu keharusan, hal ini sebagai salah satu strategi

keunggulan kompetitif. Sistem informasi berlandaskan komputer merupakan

salah satu pilihan yang tepat untuk mewujudkan peningkatan produktivitas.

Penggunaan komputer dan penguasaan ketrampilan pengguna

software

yang

terintegrasi maka dalam proses pengolahan data menjadi suatu bentuk informasi,

akan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat. Suatu hasil

pengembangan sistem informasi harus mendukung aktivitas organisasi sampai

jangka waktu tertentu, karena keberadaan suatu sistem informasi akan

disesuaikan dengan perkembangan organisasi atau perusahaan. Perkembangan

perusahaan, permasalahan-permasalahan baru akan muncul dan informasi yang

dibutuhkan semakin komplek.

Penggunaan suatu rancangan desain baru yang dapat menunjang

pelayanan kebutuhan informasi kepada pengguna sistem yang semakin

meningkat agar tetap menjaga perusahaan berada di depan pesaing dan tetap

menyetarakan diri dengan revolusi teknologi dan dampaknya pada produk atau

jasa perusahaan. Pimpinan harus tetap mengikuti dan memanajemen informasi

tertentu dan mengorganisasikannya untuk pengambilan keputusan.

Apotek Jaya Farma merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan,

yang menyediakan obat bebas, obat resep yang diperlukan masyarakat dalam

membantu mewujudkan tercapainya kesehatan di Garut. Kemudahan, kecepatan

dan kepuasan masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan menjadi hal

yang sangat penting dalam usahanya memperoleh keuntungan. Pelayanan

kesehatan yang meliputi pembelian, penjualan dan pemesanan obat yang proses

pengolahan datanya sudah menerapkan sistem informasi berbasis komputer.

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan di Apotek Jaya Farma dalam

sistem yang berjalan ditemukan masih ada yang dikerjakan secara manual.

Pertama proses pencatatan retur obat injeksi (obat-obatan yang cara

pemberiannya disuntikkan oleh dokter yang bertugas di Rumah Sakit Slamet

Garut ke dalam tubuh pasien secara intra vena,

intra muskular) yang diretur ke

Apotek Jaya Farma yang berada di luar lingkungan Rumah Sakit Slamet Garut

seperti :

cefotaxim inj,

amoxan inj yang lakukan secara manual yaitu dicatat

dengan nota, menyebabkan kesulitan pegawai dalam pengecekan stok obat,

pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena obat tidak sesuai dengan

pesanan, rusak pada saat pengiriman, Kedua pencatatan waktu pembayaran

pembelian obat yang dilakukan secara tunai yaitu setiap pengiriman obat oleh

supplier dengan langsung apotek melakukan transaksi pembayaran, dan secara

kredit yaitu Apotek setalah menerima pengiriman obat diberikan jangka waktu

pembayaran selama satu bulan tanpa uang muka dengan tanda bukti faktur

pembelian kredit dari supplier, sehingga dalam pembuatan laporan yang

disajikan ke pimpinan lambat karena adanya penyesuaian antara laporan yang

dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual. Menyebabkan kesulitan

dalam pengambilan keputusan untuk program kerja Apotek Jaya Farma

selanjutnya.

Dengan menganalisis terhadap sistem yang sudah ada, diharapkan akan

diperoleh suatu hasil rancangan sistem yang dapat memberikan informasi yang

cepat dan tepat. Sehingga dapat menjadikan usaha Apotek jaya Farma semakin

berkembang di masa yang akan datang.

Berlatar belakang hal tersebut penulis merasa tertarik untuk membahas

lebih tentang Sistem Informasi Apotek Jaya Farma. Oleh karena itu dalam

penyusunan skripsi ini penulis tertarik untuk mengambil judul ”Pengembangan

Sistem Informasi Persediaan Obat Di Apotek Jaya Farma Garut ”

1.2.

Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan

latar

belakang

dapat

diambil

kesimpulan,

proses

pengidentifikasian masalah merupakan langkah awal untuk mengetahui latar

belakang kelemahan-kelemahan yang dihadapi serta masalah-masalah yang

muncul dalam sistem yang berjalan. Adapun permasalahan yang penulis

temukan dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1.

Proses pencatatan retur dari pasien ke apotek terutama obat injeksi yang

disuntikan oleh dokter yang bertugas di Rumah Sakit Slamet Garut, pada

pasien yang rawat inap lakukan secara manual yaitu dicatat dengan nota,

menyebabkan kesulitan pegawai dalam pengecekan stok obat.

2.

Proses pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena obat tidak sesuai

dengan jumlah pesanan, rusak pada saat pengiriman.

3.

Proses pencatatan waktu pembayaran pembelian yang dilakukan secara

tunai dan kredit yang manual dilihat dari faktur yang menyebabkan sering

kali terjadi kerusakan dan kehilangan arsip pada saat pembayaran secara

kredit.

4.

Pembuatan laporan yang disajikan oleh pegawai lambat karena adanya

penyesuaian antara laporan dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan

manual.

Rumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang penulis buat adalah sebagai berikut :

1.

Bagaimana sistem informasi Apotek Jaya Farma yang sedang berjalan?

2.

Bagaimana pengembangan sistem informasi persediaan obat di Apotek Jaya

Farma agar dapat berfungsi dengan baik?

3.

Bagaimana bentuk pengujian perangkat lunak sistem informasi Apotek Jaya

Farma?

1.3.

Maksud dan Tujuan Penelitian

Adapun maksud dari penelitian ini untuk mengembangkan sistem

informasi persediaan obat di apotek jaya farma.

Adapun Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut diantaranya:

1.

Untuk mengetahui sistem informasi di Apotek Jaya Farma yang sedang

berjalan.

2.

Untuk membuat pengembangan sistem informasi persediaan obat di Apotek

Jaya Farma agar dapat berfungsi dengan baik.

3.Untuk mengetahui bentuk pengujian perangkat lunak sistem informasi Apotek

Jaya Farma.

1.4.

Kegunaan Penelitian

1.4.1.

Kegunaan Praktis

a.

Bagi Pimpinan

Dalam melakukan penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan

tentang pemecahan masalah, motivasi dalam membangun suatu sistem yang

lebih baik lagi demi terciptanya kemajuan dalam apotek tersebut dan dapat

menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dan dapat

mendukung kinerja pimpinan dan pengambilan keputusan.

b.

Bagi pengguna sistem

Dengan sistem informasi apotek diharapkan dapat mendukung

efektivitas kerja mereka.

1.4.2.

Kegunaan Akademis

a.

Bagi dunia ilmu pengetahuan

Penelitian diharapkan berguna bagi bidang keilmuan yang sedang

digeluti yaitu manajemen informatika. Diharapkan temuan-temuan yang

diperoleh dapat menjadi bahan-bahan pembelajaran untuk suatu proses

penelitian keilmuan. Dan dapat menambah pengetahuan nyata dilapangan,

sehingga dapat mensosialisasikan didalam proses pembelajaran dilingkungan

akademis itu sendiri.

Bagi peneliti sistem informasi apotek ini diharapkan dapat mendukung

kinerja, penulis dapat memperoleh pengetahuan dan informasi tentang

masalah pengambilan data, proses pengelolaan apotek yang dihadapi oleh

suatu perusahaan dalam melakukan tugas pekerjaannya, serta dapat

memberikan masukan tentang pemecahaan masalah yang ada di apotek. Hal

tersebut merupakan aspek yang sangat membantu dalam proses pembelajaran.

1.5.

Batasan Masalah

Batasan masalah merupakan batasan pembahasan dari penelitian yang

dibuat agar penulis laporan memiliki arah dan tujuan yang jelas. Oleh karena itu

penulis membatasi masalah sebagai berikut :

1.

Sistem ini membahas pencatatan retur obat injeksi yang disuntikan oleh

dokter yang bertugas di Rumah Sakit Slamet Garut, pada pasien yang rawat

inap dan pencatatan retur obat dari apotek ke supplier karena tidak sesuai

jumlah pesanan dan rusak pada saat pengiriman, dengan waktu tenggang

untuk retur obat injeksi yaitu dua hari setelah penjualan, untuk retur obat

karena tidak sesuai jumlah pesanan atau rusak saat pengiriman yaitu saat

penerimaan pada hari itu juga.

2.

Sistem ini membahas stok tersedia dan stok minimumnya adalah 10 dengan

satuan dus.

3.

Sistem ini membahas obat resep yaitu obat keras, obat bebas, obat bebas

terbatas dan obat non resep yaitu hanya obat bebas dan obat bebas terbatas.

4.

Sistem ini membahas pencatatan pembayaran pembeliaan secara kredit

dengan waktu jatuh tempo yaitu 1 bulan setelah penerimaan obat.

5.

Pengujian perangkat lunak sistem informasi Apotek Jaya Farma disesuaikan

dengan data dari pengguna aplikasi di Apotek Jaya Farma, konsumen dan

supplier.

6.

Sistem yang di bangun adalah sistem informasi berbasis client server yang

dijalankan pada sistem operasi windows dengan menggunakan visual basic

sebagai front-end dan sql server sebagai back-end.

1.6.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Apotek Jaya farma Jl. Pembangunan no. 53

Garut. Adapun jadwal penelitian akan dilaksanakan mulai bulan Agustus 2010 –

Januari 2011. Jadwal dan jenis kegiatan akan dilakukan seperti pada tabel

berikut:

No. Tahap Agustus September Oktober Nopember Desember Januari 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumulan data

:

a. Observasi b. Wawancara c. Studi literature 2. Membangun

prototype : a. Perancangan

input b. Perancangan

output c. Perancangan

database d. Perancangan

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

e. Pembuatan

program 3. Pengujian sistem 4. Evaluasi sistem

prescription medicines are necessary in helping to realize the achievement of public health in Garut. Health services which includes buying, selling and ordering medicines which are already implementing the data processing computer-based information systems. in Pharmacy Jaya Farma in the system that runs found there are still done manually. First recording process returns that do medicine injection is manually recorded by book, causes medicine stocks do not balance, returns from pharmacy records to the supplier because the number of orders is not appropriate, damaged during shipment. Both recording time medicine purchase payments made in cash and on credit so that in making report presented to the leadership of slow because of the adjustment between the reports of the system that has been computerized and manual. presented to the leadership of slow because of the adjustment between the reports of the system that has been computerized and manual.

Information Systems Development Inventories client server-based medicine is using descriptive method, used to analyze the information systems that are running, and to design information system of medical supplies. Method approach of system uses structured methods Flowmap analysis tool, Context Diagram, and Data Flow Diagram.

Development Information System Inventory Medicine is based on client server constructed as one solution to the problems faced by Jaya Farma Pharmacy to build an application that can facilitate the input of injection medicine returns, checking the number of the message, checking medicine situation at the time of delivery, inform the time of purchase payments made by cash or credit, minimize the errors due to the adjustment process between the reports that have been computerized and recapitulation. With mengrintegrasikan ordering, purchasing, sales, returns and payment due. thus simplifying the data processing speed in preparing the report. Using Visual Basic applications, SQL database server. By testing the software in the pharmacy information system Farma Jaya adjusted with data from employees, customers and suppliers is compliant with the Pharmacy implemented Jaya Farma.

Keywords: Development, Information systems, Inventory and medicine

ABSTRAK

Apotek Jaya Farma merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan, yang menyediakan obat bebas, obat resep yang diperlukan masyarakat dalam membantu mewujudkan tercapainya kesehatan di Garut. Pelayanan kesehatan yang meliputi pembelian, penjualan dan pemesanan obat yang proses pengolahan datanya sudah menerapkan sistem informasi berbasis komputer. di Apotek Jaya Farma dalam sistem yang berjalan ditemukan masih ada yang dikerjakan secara manual. Pertama proses pencatatan retur obat injeksi yang lakukan secara manual yaitu dicatat dengan nota, menyebabkan stok obat tidak balance, pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena jumlah pesanan tidak sesuai, rusak pada saat pengiriman. Kedua pencatatan waktu pembayaran pembelian obat yang dilakukan secara tunai dan secara kredit sehingga dalam pembuatan laporan yang disajikan ke pimpinan lambat karena adanya penyesuaian antara laporan yang dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual.

Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat berbasis client server ini

menggunakan metode deskriptif, yang digunakan untuk menganalisis sistem

informasi yang sedang berjalan, serta merancang sistem informasi persediaan obat. Metode pendekatan sistem menggunakan metode terstruktur dengan alat bantu analisis Flowmap, Konteks Diagram, dan Data Flow Diagram.

Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat berbasis client server ini dibangun sebagai salah satu solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh Apotek Jaya Farma dengan membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah menginputkan retur obat injeksi, pengecekan jumlah pesan, pengecekan keadaan obat pada saat pengiriman, menginformasikan waktu pembayaran pembelian yang dilakukan secara tunai atau kredit, meminimalisir kesalahan akibat adanya proses penyesuaian antara laporan yang sudah terkomputerisasi dan rekapitulasi. Dengan mengrintegrasikan pemesanan, pembelian, penjualan, retur dan waktu pembayaran jatuh tempo. sehingga mempermudah dalam pengolahan data, mempercepat dalam penyajian laporan. Menggunakan aplikasi visual basic, database SQL server. Dengan pengujian perangkat lunak sistem informasi di Apotek Jaya Farma disesuaikan dengan data dari pegawai, konsumen dan supplier sudah memenuhi persyaratan untuk diimplemetasikan di Apotek Jaya Farma.

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai definisi dan teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Berikut adalah teori–teori yang mendasari dari Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat Apotek Jaya farma Garut.

2.1. Konsep Dasar Sietem

Andri Kristanto (2003:2) Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang terkait dan bekerja untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.

Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem seperti dibawah ini :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.Jogiyanto(2005:1)

Masih dalam buku ‘Analisia dan Desain sistem informasi’ karangan jogiyanto menerangkan:

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu ”.Jogiyanto(2005:2).

“Sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”Krismiadji(2002:1)

Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan sasaran (objective). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Sedangkan suatu sistem yang mempunyai sistem yang lebih besar disebut supra sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batas sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan sisa hasil pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya. Sasaran dari sistem akan sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Abstrak (abstract system) dan Fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teknologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan sebagainya.

2. Alamaiah (natural system) dan Buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Tertentu (deterministic system) dan Tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Tertutup (closed system) dan Terbuka (open system)

Sistem yang tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah suatu hal yang penting dalam suatu sistem. Sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kurang berguna dan mungkin berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Menurut Jogiyanto dalam buku ‘Analisis dan desain sistem informasi’ adalah :

“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Jogiyanto(2005: 8). 2.2.1. Kualitas informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang akan tidak bernilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan. 2.2.2. Nilai Informasi

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya .

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information-generating system.

Menurut George M.Scott (2001:4) dalam buku ‘prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen’ pengertian sistem informasi adalah;

“Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi’.

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch k. Roscoe Davis sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan “.Jogiyanto(2005:8)

John Burch dan Gary Grudnitski yang ada pada Jogiyanto (2005:8) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building blok), yaitu :

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi procedure, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yang sudah ditentukan untuk manghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu penegndalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyedia informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas dan untuk mengefisiensikan kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan prangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Manajemen System).

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotese dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4. Perancangan sistem Informasi

Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang dan membangun sebuah sistem adalah:

1. Kebutuhan perusahaan, organisasi atau lembaga, yaitu dengan cara memahami bidang yang akan dikembangkan, sasaran yang dibidik serta media yang akan digunakan.

2. Kebutuhan operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem yang mudah dipahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif. Kebutuhan operator dapat diperoleh melalui proses wawancara.

3. Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari si pemakai sistem informasi seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses dan kemudahan dalam pengoperasian.

4. Kebutuhan teknis, yaitu meliputi arsitektur dan konfigurasi sistem. Secara teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database dan perangkat lunaknya.

2.4.1. Elemen Perancangan Sistem Informasi Elemen proses perancangan meliputi :

a. Perancangan Data

Perancangan Data merupakan Transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analisis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implemntasi.

b. Perancangan Arsitektur

Perancangan Arsitektur merupakan definisi keterkaitan antara elemen-elemen utama yang akan membentuk program.

c. Perancangan Antarmuka

Perancangan Antarmuka merupakan penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem diluarnya, dan antara perangkat lunak dengan usernya.

d. Perancangan Prosedur

Perancangan Prosedur merupakan transformasi elemen struktural dan arsitektur program menjadi deskripsi prosedur.

2.5. Pengertian Persediaan obat Apotek Jaya Farma

Persediaan obat di Apotek Jaya Farma ini dilakukan dari pemesanan obat ke supplier yang nanti datang di antar pengirim, obat yang dikirim akan masuk ke penerimaan lalu masuk ke stok obat jika ada obat yang tidak sesuai pesanan dan rusak maka obat di retur ke supplier. Obat yang ada di stok untuk dijual dalam opreasi normal ke konsumen. Ada obat injeksi yang sudah dibeli konsumen bisa diretur ke Apotek.

2.6. Pengertian Apotek

Dalam peraturan pemerintah no.25 tahun 1980 yang dimaksud apotek adalah suatu tempat terrtentu, tempat dilakukan perkerjaan kefarmasiaan dan pengeluaran obat kepada masyarakat. Apotek adalah tempat menjual dan kadang membuat atau meramu obat. Apotek juga merupakan tempat apoteker melakukan praktik profesi farmasi sekaligus menjadi peritel. Kata ini berasal dari kata bahasa Yunani apotheca yang secara harfiah berarti "penyimpanan". Menurut KepMenKes No.1027/MENKES/SK/IX/2004, apotek adalah tempat tertentu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan kefarmasian, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut definisi di atas dapat diketahui bahwa apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan dalam membantu mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat, selain itu juga sebagai salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian.

2.6.1. Pengertian Obat

Menurut pengertian umum obat dapat didefinisikan sebagai bahan yang menyebabkan perubahan dalam fungsi biologis melalui proses kimia. Sedangkan definisi yang lengkap obat adalah bahan atau campuran bahan yang digunakan

1. Pengobatan, peredaran, pencegahan, atau diagnose suatu penyakit, kelainan fisik atau gejala-gejala pada manusia.

2. Dalam Pemulihan, perbaikan atau perubahan fungsi organic pada tubuh manusia atau hewan. Obat dapat merupakan bahan yang disintesis di dalam tubuh (misalnya: hormon, vitamin D, atau merupakan bahan-bahan kimia yang tidak disintetisdi dalam tubuh).

Obat di bagi ke dalam beberapa tipe diantaranya : 1) Obat keras

Obat yang berkhasiat keras untuk memperolehnya harus dengan resep dokter, memakai tanda lingkaran merah bergaris tepi hitam dengan tulisan huruf K di dalamnya. Obat-obatan yang termasuk dalam golongan ini adalah antibiotik ( tetrasiklin, penisilin, dsb ), serta obat yang mengandung hormon (obat kencing, obat penenang dll). Obat-obat ini berkhasiat keras dan apabila dipakai sembarangan bisa berbahaya bahkan meracuni tubuh, memperparah penyakit atau menyebabkan kematian.

2) Obat bebas

Obat bebas adalah obat yang boleh digunakan tanpa digunakan resep dokter (obat OTC = over the counter) dibedakan sebagai berikut :

a.Obat bebas

Obat ini merupakan tanda obat paling “aman”, obat bebas adalah obat yang bisa dibeli bebas di apotek , bahkan di warung tanpa resep dokter di tandai dengan lingkaran hijau bergaris tepi hitam. Obat bebas ini digunakan untuk mengobati gejala penyakit yang ringan, misalnya vitamin, multivitamin.

b. Obat bebas terbatas

Obat bebas terbatas yaitu obat-obatan dalam jumlah tertentu masih bisa dibeli di apotek , tanpa resep dokter memakai tanda lingkaran biru bergaris tepi hitam, contoh obat anti mabuk, flu.

2.6.2. Jenis obat

Dalam penggunaannya, obat mempunyai berbagai jenis bentuk. Semua bentuk obat mempunyai karakteristik dan tujuan tersendiri. Seharusnyalah etiket obat memuat instruksi yang singkat namun benar dan jelas. Jangan sampai pasien menjadi bingung dengan petunjuk etiket obat. Oleh karena itu penting sekali bagi kita semua untuk mengetahui bentuk sediaan obat yaitu :

1) Serbuk

Merupakan campuran kering bahan obat atau zat kimia yang dihaluskan, ditujukan untuk pemakaian luar.

2) Emulsi

Merupakan sediaan berupa campuran dari dua fase dalam sistem dispersi, fase cairan yang satu terdispersi sangat halus dan merata dalam fase cairan lainnya, umumnya distabilkan oleh zat pengemulsi.

3) Ekstrak

Merupakan sediaan yang pekat yang diperoleh dengan mengekstraksi zat dari simplisisa nabati atau simplisisa hewani menggunakan zat pelarut yang sesuai, kemudian semua atau hampir semua pelarut diuapkan dan massa atau serbuk yang tersisa diperlakukan sedemikian sehingga memenuhi baku yang ditetapkan.

4) Infus

Merupakan sediaan cair yang dibuat dengan mengekstraksi simplisisa nabati dengan air pada suhu 90 derajat celcius selama 15 menit.

5) Injeksi

Merupakan sediaan steril berupa larutan,emulsi atau suspensi atau serbuk yang harus dilarutkan atau disuspensikan terlebih dahulu sebelum digunakan, yang disuntikan dengan cara merobek jaringan ke dalam kulit atau melalui kulit atau selaput lendir. Tujuannya agar kerja obat cepat serta dapat diberikan pada pasien yang tidak dapat menerima pengobatan melalui mulut.

6) Kaplet

Merupakan sediaan padat kompak dibuat secara kempa cetak, bentuknya oval seperti kapsul.

7) Kapsul

Merupakan sediaan padat yang terdiri dari obat dalam cangkang keras atau lunak yang dapat larut.

8) Larutan

Merupakan sediaan cair yang mengandung satu atau lebih zat kimia yang dapat larut, biasanya dilarutkan dalam air. Cara penggunaannya yaitu larutan oral (diminum) dan larutan topikal (kulit).

9) Obat tetes

Merupakan sediaan cair berupa larutan,emulsi atau suspensi, dimaksudkan untuk obat dalam atau obat luar. Digunakan dengan cara meneteskan menggunakan penetes yang menghasilkan tetesan setara dengan tetesan yang dihasilkan penetes baku yang disebutkan farmakope indonesia. Sediaan obat tetes dapat berupa antara lain : obat dalam, tetes mulut, tetes telinga, tetes hidung, tetes mata.

10) Pil

Merupakan bentuk sediaan padat bundar dan kecil mengandung bahan obat dan dimaksudkan untuk pemakaian oral.

11) Salep

Merupakan sediaan setengah padat ditujukan untuk pemakaian topikal pada kulit atau selaput lendir. Salep dapat juga dikatakan sediaan setengah padat yang mudah dioleskan dan digunakan sebagai obat luar.

12) Suspensi

terdispersi dalam fase cair. macam suspensi antara lain : suspensi oral (juga termasuk susu/magma), suspensi topikal (penggunaan pada kulit) suspensi tetes telinga (telinga bagian luar),suspensi optalmik,suspensi sirup kering.

2.6.3. Satuan Obat

Satuan adalah suatu standar nilai untuk mendefinisikan sesuatu agar terdapat perbedaan antara satu dengan yang lain disusun berdasarkan urutan dari yang terbesar hingga yang terkecil pada obat-obatan.

Diantaranya sebagai berikut : Ampul, Bungkus, Buah, Box, Botol, Dus dll. 2.7. Pengertian Pengujian (Testing)

Al bahra Bin Ladjmudi (2006:102) Testing adalah proses mengeksekusi program secara intensif untuk menemukan kesalahan – kesalahan. Testing sangat penting sebab akan mempengaruhi pada tata cara pengujian. Pengujian tidak hanya untuk mendapatkan program yang benar, namun juga memastikan bahwa program tersebut bebas dari kesalahan – kesalahan untuk segala kondisi.

Testing adalah proses menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak secara manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah memenuhi persyaratan atau belum. Dan untuk menentukan perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.

2.7.1. Prinsip pengujian yang harus diperhatikan

a. Dapat dilacak hingga ke persyaratan atau dokumen SRS

b. Pengujian harus direncanakan sebelum pelaksanaan pengujian c. Pengujian harus dimulai dari hasl yang kecil, diteruskan ke hal-hal

yang besar.

d. Pengujian yang berlebihan tidak akan mungkin dapat dilaksanakan e. Pengujian sebaiknya dilakukan oleh pihak ketiga.

2.7.2. Tujuan Pengujian :

1) Menilai apakah perangkat lunak yang dikembangkan telah memenuhi kebutuhan pemakai.

2) Menilai apakah tahap pengembangan perangkat lunak telah sesuai dengan metodologi yang digunakan.

3) Membuat dokumentasi hasil pengujian yang menginformasikan kesesuaian perangkat lunak yang diuji dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

2.8. Jaringan Komputer

Budhi Irawan (2005:19) Jaringan komputer merupakan sekumpulan komputer otonom yang saling terhubung satu dengan yang lainnya menggunakan protocol komunikasi melalui media transmisi pada suatu jaringan komunikasi data.

2.8.1. Jenis-Jenis Jaringan Komputer

jaringan Komputer dapat dibedakan berdasarkan cakupan geografisnya. Ada tiga kategori utama jaringan computer, yaitu :

1) Local Area Network (LAN)

LAN merupakan jaringan komputer lokal yang mencakup wilayah dengan garis tengah 20 kilometer yaitu kira-kira seluas daerah kotamadya. Tetapi pada implementasinya, kebanyakan LAN hanya digunakan dalam satu atau beberapa gedung dalam satu lingkungan saja seperti lingkungan kampus, lingkungan pabrik dan sebagainya 2) Metropolitan Area Network (MAN)

MAN merupakan jaringan komputer kelas menengah yang mencakup seperti pada satu kota besar. Menghubungkan satu lingkungan kantor ke lingkungan kantor yang lain atau satu pusat perbelanjaan ke pusat perbelanjaan yang lain dan sebagainya.

2) Wide Area Network (WAN)

WAN merupakan jaringan komputer wilayah luas yang mencakup antar negara atau antara benua. Biasanya disebut juga dengan Global Area Network (GAN) yaitu jaringan komputer yang wilayah jangkauannya mencakup seluruh dunia.

2.8.2. Topologi Fisik Jaringan Komputer

Agung Setiawan (2003:162) Topologi jaringan adalah struktur jaringan untuk mengidentifikasi cara bagaimana simpul atau pusat di dalam jaringan saling berhubungan. di antaranya :

1. Topologi Star Network

Pada topologi ini Local Area Network terdiri dari sebuah central node yang berfungsi sebagai pengatur arus informasi dan penanggung jawab komunikasi dalam suatu jaringan. Jadi jika node yang satu ingin berkomunikasi dengan node yang lain maka harus melalui central node.

Gambar 2.1 Topologi Star Network

Mengingat pentingnya fungsi dari central node, maka dalam sistem ini biasanya komputer yang digunakan sebagai central node merupakan komputer besar atau mainframe komputer yang memiliki kemampuan dan kecepatan tinggi.

2. Topologi Bus Network

Pada topologi ini, node yang satu dengan node yang lain dihubungkan dengan suatu jalur data atau bus.

Gambar 2.2 Topologi Bus Network

Pada gambar 2.2 dapat kita amati bahwa sistem topologi bus bisa tidak memiliki central node dan semua node memiliki status yang sama antara satu dengan yang lainnya.

3. Topologi Loop Network

Topologi Loop network menghubungkan antara node secara serial dalam bentuk suatu lingkaran tertutup. Seperti halnya pada topologi bus, semua node memiliki status yang sama.

Gambar 2.3 Topologi Loop Network

Pada topologi loop network ini setiap node dapat melakukan tugas untuk operasi yang berbeda-beda. Tetapi topologi ini memiliki kelemahan bahwa jika salah satu node rusak, maka akan dapat

menyebabkan gangguan komunikasi antar node satu denagn yang lainnya.

4. Topologi Ring Network

Topologi Ring Network atau topologi cincin ini merupakan topologi hasil penggabungan antara topologi loop network dengan topologi bus network. Keuntungannya adalah bahwa jika salah satu node rusak, maka tidak akan mengganggu jalannya komunikasi antar node karena node yang rusak tersebut diletakan terpisah dari jalur data.

Gambar 2.4 Topologi Ring Network 5. Topologi Hierarki Network

Topologi Hierarki/Web Network dapat dilihat seperti pola struktur organisasi pada sebuah perusahaan. Model hirarki ini dapat dilihat seperti pada gambar di bawah.

Gambar 2.5 Topologi Hierarki Network

2.9. Pengertian Client Server

Client-server merupakan model hubungan sebuah jaringan yang memungkinkan untuk mensentralisasi fungsi dari aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Model hubungan ini menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada di jaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersamaan memakai sumber daya pada file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan sistem, dan workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. 2.10. Perangkat Lunak Pendukung

Tanpa perangkat lunak pendukung sebuah komputer tidak akan berguna. Komputer membutuhkan perangkat lunak untuk beroperasi dan membutuhkan sistem operasi atau program untuk membuat komputer bekerja sama secara baik. Perangkat lunak pendukung adalah program yang dirancang untuk mendukung perantara hardware untuk bekerja bersama dan menyediakan bantuan program aplikasi.

2.10.1. Microsoft Visual Basic

Agung Novian (2004:5) Visual Basic adalah sebuah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat program apilkasi berbasis orientasi objek atau objek oriented program (OOP). Visual Basic merupakan pengembangan dari bahasa Basic yang pernah populer. Dengan Visual Basic, perancangan sebuah program akan lebih mudah dan menyenangkan karena didukung oleh komponen-komponen pelengkap yang memiliki standar Window

Gambar 2.7 Tampilan Visual Basic Gambar tampilan visual basic terdiri dari : 1 . Menu

2. Toolbar standar 3. Project explorer 4. Property Window 5. Lay out window 6. toolBox.

2.11. Sekilas Tentang SQL Server 2000

Imam A.W. (2005:2) Sql server 2000 diluncurkan pada tahun 2000. Sql server ini merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yaitu Sql server versi 7.0 yang diluncurkan tahun 1999. Microsoft sql server 2000 merupakan salah satu database relational yang banyak digunakan oleh dunia usaha baik perusahaan-perusahaan besar maupun

1

2

3

4

5 6

menengah. Sql server 2000 ini dirancang untuk penggunaan aplikasi dengan arsitektur client-server. Sehingga dengan menggunakan sql server memungkinkan pengguna dapat mengolah data dalam database terpusat atau yang sering disebut server.

2.12. Crystal report

Crystal Report merupakan salah satu produk dari Seagate Software yang menangani perkembangan teknologi penyajian laporan. Crystal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan (Linkage). Mencetak dengan Crystal Report hasilnya lebih baik dan lebih mudah karena pada Crystal Report banyak tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan.

Dalam mendesain laporan digunakan adalah crystal report Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Membuat Laporan

2. Dari jendela Visual Basic pilih menu Add-Ins kemudian pilih Report Designer.

3. Pilih menu File, kemudian klik New. Kemudian muncul Create New Report (Gambar 2.8) pilihlah Standart, untuk membuat laporan dengan format standar.

Gambar 2.8 create New Report

4. Tampilan berikutnya adalah Create Report Expert. Pada Tab> Tables klik tombol Data File untuk menampilkan dialog Choose Database File. Tentukan File Database yang akan digunakan. Klik tombol Add.

5. Klik Tab Fields kemudian pilih semua field dalam queri absen tekan tombol All

6. Karena sudah tidak ada pengaturan lebih lanjut maka klik Preview Report untuk menampilkan struktur laporan dan klik Preview Sample untuk menampilkan contoh hasil laporan.

7. Membuat laporan.

3.1. Objek Penelitian

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tahun 2006 tepatnya 21 April didirikanlah Apotek Jaya Farma dengan no. izin Apotek/503/5085/Diskes yang beralamatkan di Jl.Pembangunan no.53 Garut dimiliki oleh dua orang yaitu Akiat dan Rendra dengan apotekernya Ivan Isroni, setelah berjalan 2 tahun apotek tersebut sepenuhnya dimiliki oleh Rendra dan sekaligus sebagai apoteker sampai sekarang.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi

Memberikan pelayanan kefarmasian yang cepat, tepat, dan berkualitas. Misi

1. Menciptakan masyarakat Garut yang sehat.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah kerangka pembagian tanggung jawab fungsional yang dibentuk untuk terselenggaranya kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Oleh sebab itu, untuk melaksanakan serta mencapai visi dan misi Apotek Jaya Farma di atas, dibentuklah struktur organisasi guna mempermudah pembagian tugas dan tanggung jawab.

Struktur Organisasi Apotek Jaya Farma

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Jaya Farma [Berlaku dari 21 April 2006 sampai dengan sekarang] 3.1.4. Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenangan, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian. Berikut adalah deskripsi tugas yang ada di Apotek Jaya Farma yaitu sebagai berikut :

APA

Kasir J.R

A.A

PSA

1. APA (Apoteker PenanggungJawab Apotek) Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Penanggung jawab semua operasional apotek

b. Membuat laporan pembelian obat, pesanan obat, retur pembelian dari

Apotek ke supplier.

2. PSA (Pemilik Sarana Apotek)

Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Memimpin, mengkoordinasikan seluruh kegiatan apotek.

b. Menerima laporan yang telah disahkan.

c. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang akan diterapkan di apotek.

3. A.A (Asisten Apoteker)

Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Menerima resep dan meracik obat sesuai resep.

b. Membuat salinan resep pada formulir salinan resep

c. Menyerahkan salinan resep ke juru resep.

4. Kasir

Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Bertanggung jawab penuh terhadap pimpinan.

b. Bertanggung jawab mengatasi obat yang terjual, retur penjualan.

c. Menyusun dan menjaga dalam memelihara pencatatan baik, benar dan

teliti.

d. Membuat laporan obat yang terjual menyerahkan laporan perhari ke

5. Juru Resep (J.R)

Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Pelayan yang melayani dan memberikan obat ke konsumen,

menyerahakan salinan resep ke konsumen.

6. Cleanning service

Mempunyai tugas dan fungsi :

a. Petugas kebersihan di apotek

A. Aturan Kerja Apotek

1. Waktu kerja untuk pegawai

a. Hari Senin s/d sabtu : 07.00-21.00

b. Waktu Istirahat : 60 menit

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah strategi umum yang dianut dalam pengumpulan dan analisis data yang diperlukan, guna menjawab persoalan yang dihadapi. Dapat disimpulkan bahwa metode penelitian adalah mengemukakan prosedur penelitian yang akan digunakan meliputi pengumpulan data, metode yang digunakan, jenis dan metode pengumpulan data, pengujian data serta analisis data.

3.2.1. Desain Penelitian

Dalam pelaksanaannya penelitian ini dilakukan di Apotek Jaya Farma Garut, Faktor yang akan diteliti adalah Pengembangan Sistem Informasi Apotek Jaya Farma. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan metode penelitian deskriptif analitik yakni suatu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan tentang realitas pada objek yang di teliti secara objektif.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Jenis dan Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini akan dibahas sebagai berikut.

Jenis Pengumpulan Data

Jenis data yang digunakan ada dua yaitu:

1. Primer yaitu jenis data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti

secara langsung dari sumber data utama. Data primer disebut juga sebagai

data asli atau data baru yang memiliki sifat up to date. Untuk

mendapatkan data primer, penulis harus mengumpulkannya secara langsung. Teknik pengumpulan data primer antara lain observasi dan wawancara.

2. Sekunder yaitu data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti dari

berbagai sumber yang telah ada (dokumen). Data sekunder dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti buku, laporan. Dalam hal ini adalah profil Apotek Jaya Farma Garut, Struktur Organisasi, serta dokumen yang berkaitan dengan objek penelitian.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Data yang berasal dari sumber data primer diperoleh dengan menggunakan dua cara yaitu :

1) Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi pada objek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan observasi untuk mengamati keadaan fisik, lokasi atau daerah penelitian dan melakukan pencatatan seperlunya.

2) Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data (penulis) dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian, Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Obat Dan Administrasi Apotek Jaya Farma.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Adapun data yang berasal dari sumber data sekunder diperoleh dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini, dokumen-dokumen yang diperoleh dianalisis sehingga diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan pengembangan sistem informasi. Yaitu :

1. Resep

3. Faktur pembelian

4. Nota pesanan

5. Kartu stok

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Dalam pembuatan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pembuatan sistem antara lain, metode pendekatan sistem dan pengembangan sistem. Dalam penelitian ini metode pendekatan sistem yang digunakan ialah metode pendekatan terstruktur dan untuk mengembangkan sistem informasinya menggunakan metode pengembangan

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem yang digunakan adalah menggunakan metode analisis terstruktur, yang menghendaki adanya gambaran terhadap keseluruhan sistem. Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang kompleks di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang

baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.

3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem

Roger S. Pressman (2002:39-40) Metodologi yang digunakan

dalam perancangan system ini yaitu menggunakan model Prototype.

Adapun tahapan-tahapan dari metode prototype adalah sebagai berikut : Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan

implementasi yang sudah ditentukan.Tahapan-tahapan dalam Prototype adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan

Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun prototype

Membangun prototype dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

3. Evaluasi protoptype

Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototype yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil.

Jika tidak prototype direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2 , dan 3.

4. Mengkodekan sistem

Dalam tahap ini prototype yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.

5. Menguji sistem

Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan Black Box..

6. Evaluasi Sistem

Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan

A. Alat Bantu Analisis

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efesien, merancang atau mengganti output yang yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain.

Tahapan dalam menganalisis sistem adalah sebagai berikut:

1) Definisi masalah (mencakup definisi input, proses, output dari sistem yang

sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun).

2) Pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan dibuat definisinya

( mendefinisikan input, proses, dan output ).

3) Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan

memperhatikan modifikasi sistem tersebut.

4) Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

5) Implementasikan alternatif terpilih dari sekian alternatif yang telah

ditawarkan tersebut.

6) Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah

dilakukan terhadap sistem

B. Alat Bantu Perancangan

Untuk dapat bisa melakukan langkah atau prosedur yang sesuai dengan yang diberikan oleh metode pengembangan sistem yang telah terstruktur, maka dibutuhkan alat-alat pengembangan sistem yang digunakan adalah suatu

alat berbentuk grafis yang sifatnya berupa suatu bagan. Bagan adalah suatu alat berbentuk grafis yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan semua metodologi yang ada.

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem yang dibatasi oleh boundary. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses dan tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

2. Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram )

DFD adalah diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang dikerjakan.

3. Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini di pakai sebagai alat bantu menggambarkan proses didalam program.

4. Kamus Data

Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data dari DFD, arus data di DFD sifatnya adalah global hanya ditunjukan nama arus datanya saja. Kamus data terdiri dari :

a. Nama arus data

b. Alias

c. Arus data

d. Struktur data

5. Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.

Adapun langkah-langkah pembentukan normalisasi adalah sebagai berikut :

1) Bentuk Tidak Normal(Unnormalized)

Bentuk tidak normal merupakan sekumpulan data yang akan direkam, serta tidak ada keharusan mengikuti format tertentu. Data-data tersebut dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2) Bentuk Normal Satu(First normal form) / 1 NF

Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah tabel tidak boleh mengandung kelompok yang terulang. Cara yang dilakukan pada normal pertama ini adalah dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu nilai tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada satu tabel dan setiap atribut

harus mempunyai nilai data yang Atomic.

3) Bentuk Normal Dua(Second normal form) /2 NF

Langkah ketiga pada normal kedua adalah bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer dan harus dipindahkan ke tabel lain.

4) Bentuk Normal Tiga(Third normal form) / 3 NF

Langkah keempat pada normal ketiga ini adalah suatu relasi dikatakan dalam bentuk ketiga jika berada pada bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

6. Relasi Tabel

Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar tabel-tabel yang akan digunakan dalam program aplikasi melalui teknik normalisasi sehingga memiliki sebuah kunci yang menghubungakan relasi datanya.

7. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan (Storgae data) dalam sistem secara abstrak.

Dalam ERD terdapat elemen yang disebut dengan kardinalitas Relasi. Kerdinalinas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas lain.

Elemen-elemen diagram hubungan entitas yaiut:

a. Entity

Pada ER Diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelempokan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, dan kejadian.

b. Relationship

Pada ER Diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.

c. Relationship Degree

Relationship degree adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship.

d. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.

e. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi yaitu:

1. One to one

Tingkathubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

2. One to many atau many to one

Tingkat hubungan satu kebanyak adalah sama dengan banyak kesatu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.

3. Many to many

Tingkat hubungan many to many terjadi jika kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan derngan kejadian pada entitas lainnya.

3.2.4. Pengujian Software

AL Bahra Bin Ladjamudin (2006:351) Pentingnya pengujian perangkat lunak ( Software ) dan implikasinya yang mengacu pada kualitas perangkat lunak tidak dapat terlalu ditekankan seperti yang dikatakan oleh Deutsch :

perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean. Teknik pengujian yang penyusun gunakan untuk menguji perangkat lunak (software) adalah pengujian black-blok.

Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem

tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan

benar. Selain itu, pengujian Black Box juga merupakan metode

perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.

3.2.4.1. Fungsi Pengujian software

Digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Kebenaran perangkat lunak yang diuji berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan,

kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan-kesalahannya

Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi :

1. Fungsi tidak benar atau hilang

2. Kesalahan antar muka

3. Kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data)

4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis tehadap sistem informasi yang sedang berjalan pada Apotek Jaya Farma. Adapun analisis yang dilakukan yakni analisis dokumen dan analisis Prosedur, Flowmap, Diagram konteks, DFD dari sistem informasi Apotek Jaya Farma.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Jaya Farma yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen – dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti:

Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut

Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan

Sumber : Asal dokumen

Rangkap : Jumlah salinan dokumen

Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian Mana saja data itu mengalir

Atribut : Semua yang ada dalam dokumen

a) Analisis Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut:

1. Nama : Resep

Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.

Sumber : Dokter

Rangkap : 1 (satu)

Distribusi : Konsumen ke apotek

Atribut : no_resep, tgl, nama_pasein, umur, alamat, nama _ dokter, nama_obat, jumlah_obat, dosis.

2. Nama : Kartu stok

Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database apotek.

Sumber : Apoteker

Rangkap : 1(satu)

Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat,harga_obat, keluar_obat, masuk_obat.

3. Nama : Faktur pembelian

Fungsi : catatan pembelian obat

Sumber : supplier

Rangkap : 2(dua)

Distribusi : Apoteker

Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat. b) Analisis Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:

1. Nama : Nota penjualan

Fungsi : untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.

Sumber : Apotek

Rangkap : 2 (dua)

Distribusi : kasir ke konsumen

Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien,alamat, total.

2. Nama : Nota pesanan

Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.

Sumber : Apoteker

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat, identitas_supplier .

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian di Apotek Jaya Farma, adalah sebagai berikut :

A. Analisis Prosedur Penjualan Obat Resep

1. Konsumen memberikan resep ke kasir.

2. Kasir menerima resep lalu menginputkan data yang ada di resep, lalu dihitung untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan ke konsumen, jika konsumen setuju dengan harga maka cetak faktur jual lalu resep diserahkan ke apoteker.

3. Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai resep lalu obat di kemas dan diserahkan ke juru resep.

4. Juru resep memberikan obat serta menjelaskan aturan pakai obat dan faktur penjualan ke konsumen.

5. Kasir mencetak laporan penjualan lalu diserahkna ke pemilik Apotek. B. Analisis Prosedur Penjualan non resep

1. Konsumen meminta non resep.

2. Kasir menginputkan obat yang diminta konsumen, jika obat ada lalu dihitung harga obat untuk diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan

harga maka Juru resep menyediakan obat, lalu obat dan diserahkan ke konsumen.

3. Kasir mencetak faktur penjualan lalu diserahkan ke konsumen. 4. Mencetak laporan penjualan lalu diserahkan ke pemilik Apotek. C. Analisis Prosedur Pemesanan Obat.

1. Apoteker mengiputkan nama supplier lalu mengecek stok obat, pilih obat berdasarkan stok minimum inputkan jumlah pesanan.

2. Apoteker mencetak faktur pesanan untuk diserahkan ke supplier.

3. Apoteker mencetak laporan pemesanan untuk diserahkan ke pemilik Apotek.

D. Analisis Prosedur Pembelian Obat

1. Supplier membuatkan faktur pembelian yang akan diserahkan pada saat obat dikirim ke apotek.

2. Apoteker menerima faktur pembelian lalu mengecek faktur pembelian disesuaikan dengan daftar pesanan jika sesuai maka data pembelian akan diinputkan ke data obat dan jika tidak sesuai akan kembali ke pembelian. 3. Apoteker mencetak laporan pembelian untuk diserahkan ke pemilik

Apotek.

E. Analisis prosedur retur obat injeksi yang berjalan

1. Konsumen memberikan nota dan obat injeksi ke apoteker lalu dicek obat apakah sesuai dengan yang ada di apotek dan tidak melebihi dua hari setelah dijual.

2. Nota diterima kasir untuk dicatat retur lalu dipotong 10% dari harga jual lalu uang dikembalikan ke konsumen.

3. Kasir membuatkan laporan retur jual obat injeksi yang diserahkan ke Pemilik Apotek.

F. Analisis prosedur retur beli

1. Supplier mengirim obat yang telah dipesan apoteker

2. Apoteker mengecek obat yang dipesan jika sesuai jumlah dan obat tidak rusak masuk ke penerimaan obat jika tidak apoteker mencatat retur obat untuk diserahkan ke supplier.

3. Apoteker membuat laporan retur beli lalu diserahkan ke Pemilik Apotek.

4.1.2.1. Flow Map

Flowmap menggambarkan aliran dan informasi antar area didalam sebuah organisasi dan menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci flowmap menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, dan tujuan digunakannya dokumen tersebut. Flowmap bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem.

Berikut ini flowmap prosedur sistem penjualan dan pembelian, juga administrasi keuangan di Apotek Jaya Farma.

Gambar 4.1 Flow map prosedur penjualan resep yang berjalan

Gambar 4.4 Flow map prosedur pembelian yang berjalan

R1

LR

Gambar 4.6 Flow Map retur beli yang berjalan

Keterangan :

R1 : Arsip laporan retur obat injeksi LR :Arsip laporan retur beli

4.1.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data yang masuk dan keluar pada suatu sistem. Berikut ini merupakan diagram konteks pada Sistem Informasi penjualan, pembelian dan administrasi keuangan Apotek Jaya Farma yang sedang berjalan.

Gambar 4.7 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logikal. DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data.

!

"#

$# % &

'

(# ' &

' _)#

Gambar 4.9 Data Flow Diagram penjualan non resep berjalan

Gambar 4.11 Data Flow Diagram pembelian yang berjalan

!

"# *

$# * &

(#

+ '

,

'

+ - '

"# * &

$# *

(# '

'

)#

+ ' #

'

Gambar 4.13 Flow Map retur beli yang berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang berjalan di Apotek Jaya Farma yang masih terdapat masalah-masalah, yaitu:

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

No. Permasalahan Pemecahan

1. Proses pencatatan retur dari pasien ke apotek terutama obat injeksi yang lakukan secara manual yaitu dicatat dengan nota, Proses pencatatan retur dari Apotek ke supplier karena obat tidak sesuai dengan jumlah pesanan, rusak pada saat pengiriman. menyebabkan kesulitan pegawai dalam pengecekan stok obat.

Membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah menginputkan retur obat

injeksi, pengecekan jumlah pesan,

keadaan rusak tidaknya obat pada saat pengiriman dalam pengecekan stok obat

2. Proses pencatatan waktu pembayaran

pembelian yang dilakukan secara tunai dan kredit yang manual dilihat dari faktur yang menyebabkan sering kali terjadi kerusakan dan kehilangan arsip pada saat pembayaran secara kredit.

Membangun sebuah aplikasi yang dapat mempermudah menginformasikan waktu pembayaran pembelian yang dilakukan secara tunai atau kredit.

3. Pembuatan laporan yang disajikan oleh pegawai lambat karena adanya penyesuaian antara laporan dari sistem yang sudah terkomputerisasi dan manual.

Membangun sebuah aplikasi yang dapat meminimalisir kesalahan akibat adanya proses penyesuaian antara laporan yang sudah terkomputerisasi dan rekapitulasi .

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama

4.16 Cetak kartu

stok(inputan tidak dipilih dan kosong)

1. Pada DTPicker “tgl stok” tidak dipilih, textbox “nama obat”kosong

2. Klik tombol “tampilkan” 3. Klik tombol “keluar”

Ketika tanggal stok dipilih diklik tombol “tampilkan ” maka tampil kartu stok pada tgl terakhir

Ketika textbox “nama obat” kosong klik tombol “tampilkan” maka kartu stok tampil sesuai nama obat terakhir

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama

[ X ] Ditolak

4.17 Form penjualan

obat(inputan diisi)

1. Pada data pengguna sistem persediaan obat, klik menu penjualan obat

2. Pada textbox “nama customer” isi nama konsumen yang data valid (misal:susan), “kode obat” terisiaotomatis (misal:20101), “tipe obat” terisi tipe otomatias (misal:obat keras), “jenis obat”terisi jenis obatotomatis (misal:kapsul), “satuan obat” terisi satuan obat otomatis (misal:buah), “stok tersedia”

Setelah data diisi lengkap data tersimpan, ketika diklik tombol “simpan” maka pesan “transaksi berhasil disimpan dengan no faktur bali

FJ.1101.00003? jika klik Ok kembali ketampilan awal

Ketika tombol “Batal” diklik maka textbox, combobox dan MSFlexGrid kosong semua Ketika textbox “nama customer”,combobox “nama obat”, textbox “kode obat” ,textbox “nama obat”

textbox “tipe obat”, textbox “jenis obat”, textbox “satuan”, textbox “stok tersedia”,

terisi stok otomatis (misal:100), “harga” terisi harga otomatis (misal:2000), “jumlah” terisi jumlah otomatis (misal:1), “jumlah bayar” isi bayar yang valid (misal:01234556789) 3. Pada combobox “nama obat”

pilih kode yang valid (misal:20101)

4. Klik tombol “tambah daftar” 5. Klik tombol “kosongkan” 6. Klik tombol “simpan” 7. Klik tombol “batal” 8. Klik tombol “cetak faktur” 9. Klik tombol “tutup”

textbox “harga”, textbox “jumlah” diisi klik tombol “tambah daftar” maka MSFlexGrid terisi data

Ketika tombol “kosongkan” maka combobox, textbox dan MSFlexGrid jadi kosong

Kecuali “nama supplier”

Ketika salah satu data di sorot pada Ketika tombol “tampil faktur” diklik maka terdisplay faktur

Ketika tombol “Tutup” diklik maka kembali ke menu utama

4.18 Form penjualan obat

(inputan kosong)

1. Pada data pengguna sistem persediaan obat, klik menu penjualan obat

2. Pada textbox “nama customer” isi nama konsumen yang data valid (misal:susan), “kode obat” terisiaotomatis (misal:20101), “tipe obat” terisi tipe otomatias (misal:obat keras), “jenis obat”terisi jenis obatotomatis (misal:kapsul), “satuan obat”

Ketika data kosong maka tombol “Simpan” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “Batal” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “Tambah daftar” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “kosongkan” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “hapus list”

terisi satuan obat otomatis (misal:buah), “stok tersedia” terisi stok otomatis

(misal:100), “harga” terisi harga otomatis (misal:2000), “jumlah” terisi jumlah otomatis (misal:1), “ jumlah bayaran” kosong, “kembalian” kosong

3. Pada combobox “nama obat” pilih kode yang valid

(misal:20101)

4. Klik tombol “tambah daftar” 5. Klik tombol “kosongkan” 6. Klik tombol “simpan” 7. Klik tombol “batal” 8. Klik tombol “cetak faktur” 9. Klik tombol “tutup”

aktif

Ketika data kosong maka tombol “tampil faktur” aktif

Ketika data kosong maka tombol “Tutup” aktif

4.19 Form retur jual

(inputan diisi)

1. Pada combobox “no faktur jual” pilih no faktur jual yang valid (misal:FJ.1101.00003), “kode obat” pilih kode obat yang valid (misal:20101) 2. Pada textbox “nama customer”

terisi otomastis ketika di enter (misal:amoxicilin), “tipe obat” yang valid terisi otomatis (misal:obat keras), “jenis obat”

Setelah data diisi lengkap data tersimpan, ketika diklik tombol “simpan” maka pesan “transaksi berhasil disimpan dengan no retur

RJ.1101.00003 tampilkan faktur retur? Jika klik Yes maka ditampilkan faktur retur dan jika klik No kembali ketampilan awal

Ketika tombol “Batal” diklik maka textbox dan MSFlexGrid kosong semua

yang valid terisi otomatis (misal:kaplet), “satuan” yang valid terisi otomatis

(misal:buah), “stok tersedia” yang valid terisi otomatis (misal:123), “harga” yang valid terisi otomatis (misal:Rp 2000), “jumlah” isi jumlah obat yang valid (misal:1) 3. Klik tombol “simpan” 4. Klik tombol “batal”

5. Klik tombol “tambah daftar” 6. Klik tombol “kosongkan” 7. Klik tombol “Tutup”

Ketika combobox “no faktur jual”, textbox “nama customer”, combobox “kode obat” ,textbox “nama obat”

textbox “tipe obat”, textbox “jenis obat”, textbox “satuan”, textbox “stok tersedia”, textbox “harga”, textbox “jumlah” diisi atau dipilih klik tombol “tambah daftar” maka MSFlexGrid terisi data

Ketika tombol “kosongkan” maka combobox, textbox dan MSFlexGrid jadi kosong

Kecuali “nama supplier”

Ketika tombol “cetak faktur” diklik maka terdisplay faktur

Ketika tombol “Tutup” diklik maka kembali ke menu utama

4.20 Form retur jual

(inputan kosong)

1. Pada combobox “no faktur jual” tidak dipilih no faktur jual, “kode obat” tidak dipilih kode obat

2. Pada textbox “nama customer” kosong , “tipe obat”kosong, “jenis obat” kosong, “satuan” kosong, “stok tersedia” kosong, “harga” kosong, “jumlah” kosong

Ketika data kosong maka tombol “Simpan” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “Batal” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “Tambah daftar” tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “kosongkan”

3. Klik tombol “simpan” 4. Klik tombol “batal”

5. Klik tombol “tambah daftar” 6. Klik tombol “kosongkan” 7. Klik tombol “Tutup”

tidak aktif

Ketika data kosong maka tombol “tampil faktur” aktif

Ketika data kosong maka tombol “Tutup” aktif

4.21 Cetak laporan

penjualan (inputan dipilih)

1. Pada DTPicker “tgl penjualan” isi tgl yang valid

(misal:1/9/2011 s/d 1/12/2011) 2. Klik tombol “tampilkan” 3. Klik tombol “keluar”

Ketika tanggal penjualan dipilih diklik tombol “tampilkan ” maka tampil laporan sesuai tgl penjualan obat

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama

[ X ] Diterima

4.22 Cetak laporan

penjualan (inputan tidak dipilih)

4. Pada DTPicker “tgl penjualan” tidak dipilih

5. Klik tombol “tampilkan” 6. Klik tombol “keluar”

Ketika tanggal penjualan tidak dipilih diklik tombol “tampilkan ” maka tampil laporan sesuai tgl terakhir penjualan

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama

[ X ] Ditolak

4.23 Cetak laporan retur jual (inputan pilih)

4. Pada DTPicker “tgl retur jual” isi tgl yang valid

(misal:1/9/2011 s/d 1/12/2011) 5. Klik tombol “tampilkan” 6. Klik tombol “keluar”

Ketika tanggal retur jual dipilih diklik tombol “tampilkan ” maka tampil laporan sesuai tgl retur jual obat

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama

[ X ] Diterima

(inputan tidak dipilih) jual”tidak dipilih 5. Klik tombol “tampilkan” 6. Klik tombol “keluar”

tombol “tampilkan ” maka tampil laporan sesuai tgl terakhir retur jual

Ketika tombol “keluar” diklik maka kembali ke tampilan menu utama