Prosedur Pengelolaan Manajemen Proyek Pada PT. Lapi Ganeshatama Bandung

(1)

1 1.1Latar Belakang

kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Untuk itu perlu dilakukan penyusunan jadwal kegiatan dalam proyek agar proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

Dalam manajemen proyek ini, terdapat bagaimana tahapan- tahapan adanya suatu proyek yang dilelang, hingga akhirnya proyek tersebut di percayakan pada suatu pemegang proyek.

Dewasa ini Indonesia sedang mengalami pembangunan di segala bidang, diantaranya pembangunan fisik kota. Sejalan dengan perkembangan ini, maka diperlukan pengawasan dalam perencanaan dan pelaksanaannya agar tercapai ketertiban dan perkembangan pembangunan kota yang sehat. Dan untuk menjaga investasi yang telah di berikan oleh pemilik terhadap proyek yang sedang dilaksanakan.

Pada bangunan berkala besar, pekerjaan pengawasaan dilakukan oleh direksi lapangan. Dengan semakin kompleksnya pekerjaannya, maka

(2)

pekerjaannya pengawasan memerlukan suatu badan tersendiri yang khusus menangani seluruh pengawasan suatu proyek.

Badan/ biro tersebut sebagai manajemen konstruksi (construction management). Manajemen konstruksi tersebut, dimaksudkan agar dalam penanganan proyek dalam skala besar tersebut dapat dicapai suatu hasil yang maksimal. Dimana hal ini manajemen konstruksi mewakili pihak pemilik (owner) yang belum tentu menguasai hal-hal mengenai pembangunan suatu gedung.

Manajemen proyek atau dapat dikatakan sebagai “program management”, merupakan konsep yang digunakan pada proyek berskala besar dalam nilai biaya dan mempunyai nilai kompleksitas yang tinggi dalam skala desain, teknologi yang digunakan, penjadwalan, serta melibatkan banyak pihak (konsultan dan kontraktor) pada pelaksanaan proyek.

Konsultan manajemen proyek sering digunakan dalam proyek skala besar, dengan sub proyek yang mempekerjakan banyak perusahaan konsultan manajemen konstruksi didalamnya.

Dalam sistem ini owner project menggunakan jasa konsultan manajemen proyek, untuk membantu mengendalikan/mengatur pelaksanaan program pemilik proyek. Tugas konsultan manajemen proyek/ proyek manajer adalah memberikan saran dan rekomendasi kepada owner proyek dalam menganalisa laporan dan rencana kerja dari asing-masing perusahaan konstruksi manajemen, yang menangani bagian-bagian dari kegiatan proyek.

(3)

Pada saat owner project memilih konsultan perencana/desain, biasanya mereka telah menentukan siapa yang berhak bekerja sama didalam proyek dan bertanggung jawab dalam hal desain proyek. Untuk itu sebaiknya manajemen konsultan ikut serta dalam pemilihan perencana proyek. Karena apabila perencana desain proyek yang ditunjuk lebih dahulu sebelum konsultan manajemen konstruksi, maka tidak ada jaminan kedua konsultan yang bergerak dibidang jasa ini dapat bekerja sama dengan baik dalam kelancaran dan kelangsungan proyek. jadi sebaiknya pihak pemilik proyek memilih manajemen konstruksi terlebih dahulu baru kemudian bersama-sama memilih perencana desain proyek. Dengan demikian pekerjaan manajemen konstruksi bisa terjalin secara optimal.

Berdasarkan hal-hal tersebut, bisa di artikan jika suatu perusahaan konsultan cukup berperan dalam suatu proyek/ tender, karena suatu perusahaan konsultan harus dapat menentukan perusahaan/ badan konstruksi mana yang tepat untuk menjalankan suatu proyek tersebut.

Berdasarkan tentang pemahaman mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan konsultan dan seberapa besar perusahaan konsultan berperan dalam suatu proyek, maka penulis tertarik untuk mengambil judul “PROSEDUR PENGELOLAAN MANAJEMEN PROYEK PADA PT. LAPI GANESHATAMA (BANDUNG) ”.

(4)

1.2TUJUAN KERJA PRAKTEK

1.2.1 Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk memperoleh informasi dan mengungkapkan mengenai prosedur pengelolaan manajemen proyek pada PT.Lapi Ganeshatama Consulting – Bandung

1.2.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui proses pengelolaan manajemen proyek pada PT. Lapi Ganeshatama

2. Untuk mengetahui tahapan manajemen proyek yang dilakukan oleh PT. Lapi Ganeshatama

3. Untuk mengetahui hambatan bisnis apa saja yang di hadapi oleh PT. Lapi Ganeshatama Consulting

1.3KEGUNAAN PENELITIAN

1. Penulis

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai tata cara pengelolaan administrasi manajemen proyek yang diperoleh dibangku perkuliahan dan mengaplikasikannya kedalam teori penelitian ini.

2. Peneliti lain

Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya khususnya mengenai prosedur atau tata cara mengenai

(5)

pengelolaan administrasi manajemen proyek dan nilai perusahaan dan agar dapat dijadikan sebagai pembanding dalam penelitian dengan tema yang sama. 3. Perkembangan ilmu manajemen

Diharapkan dapat dijadikan sebagai pembanding antara ilmu-ilmu menajemen dengan keadaan yang terjadi dilapangan sehingga dengan adanya pembanding tersebut akan dapat memajukan ilmu manajemen yang sudah ada untuk diterapkan pada dunia secara nyata.

1.4LOKASI DAN WAKTU KERJA PRAKTEK

Untuk memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan masalah yang diteliti penulis mengadakan Penelitian pada PT. Lapi Ganeshatama Consultan. Jl, Dayang Sumbi No.7 Bandung, Telp : +62 22 2502533/ 2507463/ 70364279 No. Fax: +62 22 2504177/ 2502636. Dan website

http://www.lapiganeshatama.co.id , untuk kelancaran kegiatan penelitian maka jadwal penelitian dilakukan sejak bulan Juli 2011 sampai dengan selesai.

(6)

6 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. LAPI GANESHATAMA CONSULTING ( PT. LAPI GTC) berdiri pada tanggal 13 maret 1992 sebagai satuan usaha dari yayasan LAPI ITB. Kemudian mulai tahun 2004, dengan di bentuknya Satuan Usaha Komersial (SUK) ITB, PT. LAPI GTC direposisi sebagai salah satu Unit Usaha Komersial (UUK) ITB yang bergerak di bidang konsultasi.

PT. Lapi Ganeshatama Consulting memiliki visi , misi sebagai berikut :

Visi Perusahaan

PT. LAPI Ganeshatama Consulting sebagai salah satu perusahaan konsultan terbaik di Asia.

Misi Perusahaan

 Mengembangkan bisnis yang beretika dan profesional;

 Mengembangkan kemampuan perusahaan dalam menghadapi kompetisi global melalui penerapan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, dan manajemen;

 Menggalang kemitraan yang saling menguntungkan berdasarkan rasa saling percaya (mutual trust based) dengan mensinergikan potensi dan keunggulan yang dimiliki.

(7)

2.2 Struktur Organisasi

Untuk mencapai tingkat optimalisasi pada setiap pekerjaan. Diperlukan struktur organisasi perusahaan yang tangguh dan mampu mendukung pelaksanaan kegiatan. Berdasarkan Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ) Luar Biasa tahun 2008, Notaris Emy Kancanawati, SH.,MH berkedudukan di Bandung, struktur organisasi PT. LAPI Ganeshatama Consulting sebagai berikut :

Gambar 2.1

(8)

2.3 Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Untuk pelaksanaan pekerjaan, PT. LAPI Ganeshatama Consulting didukung profesional staff, sub profesional staff dan tenaga penunjang non teknis yang kompeten. Sebagian besar tenaga ahli adalah Doktor, Master dan Sarjana berbagai bidang keilmuan dan keahlian khusus di bidang masing-masing.

Dengan organisasi perusahaan tersebut, maka PT. LAPI Ganeshatama Consulting mempunyai basis yang kuat untuk mengembangkan bidang kegiatan dan lingkup layanan jasa konsultasinya.

Deskripsi Jabatan pada PT. LAPI Ganeshatama Consulting

1. RUPS (Rapat umum pemegang saham

RUPS adalah organ perseroan terbatas yang memiliki kewenangan eksklusif yang tidak diberikan kepada direksi dan dewan komisaris. Kewenangan RUPS, bentuk dan luasannya, ditentukan dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas dan Anggaran Dasar Perseroan.

(9)

2. Komisaris Utama

Tujuan Jabatan

 Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif

 Menawarkan visi dan imajinasi tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO)

 Memimpin rapat umum, dalam hal : untuk memastikan pelaksanaan tata tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi kearah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

3. Komisaris

Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar, dan memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas. Komisaris juga berwenang mengambil keputusan sebagaimana yang didelegasikan oleh BOD. Komisaris menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.

(10)

4. Direktur Utama

Direktur utama adalah jabatan yang di tunjuk dan member laporan kepada Dewan direksi/ board of Director (BOD). Direktur utama memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO). Direktur utama juga memimpin rapat umum, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan, jabatan ini juga bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

5. Direktur Keuangan

Tujuan Jabatan :

Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulanangan berbagai jenis resiko financial ( financial Risk Management ) yang di hadapi perusahaan melakukan koordinasi aktifitas di direktorat keuangan, mengkoordinasi aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.

Tanggung jawab utama :

 Mengkoordinir perumusan strategi jangka panjang sebagai dasar perumusan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan direksi lainnya.

(11)

 Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis risiko financial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan direksi lainnya.

6. Direktur Pemasaran

Tugas dan Wewenang :

a. Menetapkan strategi pemasaran yang tepat untuk menghadapi pesaing bisnisnya.

b. Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap bagian penjualan dan marketing perumahan.

c. Mengontrol staf marketing agar para staf melakukan tugasnya dengan baik.

7. Direktur Operasional

Bertanggung jawab kepada :

- Direktur Utama

- Kepala bagian pengembangan - Kepala bagian pengelola

Tugas Direktur Operasional, yaitu :

 Melaksanakan hubungan yang bertanggung jawab dengan pihak ketiga, dengan memperhatikan kesatuan pimpinan dari anggota direksi lainnya, untuk kepentingan dan atas nama perusahaan sepanjang menyangkut kegiatan produksi.

(12)

 Membantu Direktur Utama untuk menghasilkan produk atau jasa melalui kegiatan real estate atau proyek-proyek yang dilaksanakan dengan memperhatikan kerjasama dengan anggota direksi lainnya.

 Mengkoordinasikan kegiatan penyusunan anggaran bidang produksi sampai saat pengusulannya untuk disampaikan kepada Direktur Utama.

 Mengkoordinasikan kegiatan persiapan penyusunan laporan operasi (produksi) untuk diajukan dalam penyusunan Laporan Tahunan.

8. Chief Finance Officer

Chief finance officer (CFO) atau ptugas keuangan adalah petugas perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola risiko keuangan perusahaan. CFO juga bertanggung jawab untuk perencanaan keuangan, analisis data dan pencatatan, serta pelaporan keuangan untuk manajemen yang lebih tinggi.

9. Chief Information System Officer

CIO ( Chief Information Officer) adalah suatu jabatan dalam organisasi yang mempunyai peran sebagai pemimpin dalam penyediaan informasi bagi kelangsungan hidup organisasi dalam mencapai tujuannya. CIO menjadi semakin vital di era informasi dimana eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh kemampuan dalam meberdayakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK).

(13)

10.Chief Project Officer

Posisi ini mendukung dan membantu Chief Executive Officer dalam melaksanakan keseluruhan misi perpanjangan konstruksi, selain itu, petugas perencanaan akan memiliki arah kepala eksekutif melalui bawahan senior yang staf manajemen untuk semua konstruksi otoritas.

11.Chief Legal Officer

Seorang petugas hukum kepala (CLO) adalah pejabat tertinggi perusahaan mengenai hubungan hukum dari sebuah perusahaan atau lembaga. Petugas hukum Kepala biasanya memegang gelar penasihat umum.

12.Support Staff Coordinator

Koordinator staf karyawan penting dari bisnis apapun. Sebagai bagian dari departemen sumber daya manusia, koordinator staf mengambil bagian dalam proses perekrutan dengan skrining kandidat. Dia bertanggung jawab dalam menyediakan anggota staf untuk setiap departemen dalam sebuah perusahaan. Spesialis ini juga bertugas mempertahankan staf yang tepat untuk efisiensi yang optimal.

PT. Lapi Ganeshatama juga memiliki mitra kerja, antara lain :

1. Pusat dan Pemerintah Daerah, termasuk departemen dan sub-departemen. 2. Badan Usaha Milik Negara (Badan Usaha Milik Negara – BUMN) dan

Badan Usaha Milik Daerah (Badan Usaha Milik Daerah – BUMD). 3. Perusahaan swasta, nasional dan multinasional.

(14)

2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

PT. LAPI GTC bergerak di bidang jasa konsultasi dengan lingkup studi, perencanaan, perancangan, penelitian, pelatihan dan pengawasan dalam berbagai bidang usaha sebagai berikut:

Konsultasi di bidang bisnis, manajemen dan administrasi, teknik, manajemen dan administrasi, pemasaran dan survey pasar, studi kelayakan dan perencanaan, infrastruktur dan konstruksi sipil, telekomunikasi, energy, pertambangan, lingkungan (AMDAL), mobilisasi pengerukan, reklamasi dan peralatannya, perencanaan, perancangan dan pengawasan pembangunan, bidang arsitektur, landscape, design dan interior, konsultasi bidang penjernihan dan pengolahan air bersih dan limbah, bidang perikanan dan kelautan, bidang kedirgantaraan, bidang pengindraan jarak jauh, dan konsultasi bidang positioning system (GPS).

(15)

3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Pada pelaksanaan kerja praktek yang penulis lakukan pada PT. Lapi Ganeshatama Consulting yang berlokasi di Jl. Dayang Sumbi No.7 Bandung, penulis di tempatkan pada bagian Manajemen proyek dan memulai melaksanakan kerja praktek pada tanggal 12 Juli 2011 sampai 12 Agustus 2011. Manajemen proyek pada PT.Lapi Ganeshatama Consultan ini bergerak pada kegiatan yang meliputi, filterisasi perusahaan-perusahaan konstruksi untuk menjalankan suatu proyek, agar mendapatkan hasil yang maksimum.

3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Kondisi pada saat dilakukannya kegiatan kerja praktek yang penulis laksanakan selama bekerja pada bagian manajemen proyek di PT. Lapi Ganeshatama Consultan, penulis diberikan kebebasan untuk melakukan kerja praktek dan untuk membuat laporan kerja praktek, namun masih tetap didalam peraturan dan batas-batas yang wajar yang di tentukan oleh PT.Lapi Ganeshatama Consultan. Sehingga penulis mempunyai kebebasan dalam mengkeksplorasi dan melakukan tugas pembuatan laporan kerja praktek ini agar dapat selesai tepat pada waktunya, tanpa keluar dari instruksi kebijakan PT. Lapi GTC.

(16)

Dalam pelaksanaannya, penulis melakukan kegiatan-kegiatan atau aktifitas yang diberikan oleh karyawan kepada penulis, yang kegiatannya terebut berupa :

1. Penulis diberitahu tata cara mengolah data, dari suatu proyek hingga akhirnya proyek tersebut di berikan ke perusahaan konstruksi yang sesuai. 2. Membantu karyawan dalam mengerjakan tugasnya, seperti mengetik dan

menyusun surat-surat. 3. Mewawancarai karyawan

3.3Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Proses pengelolaan administrasi manajemen proyek

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan unuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Manajemen proyek adalah upaya integrative, keputusan dan tingkatan yang diambil dalam satu pengetahuan daerah pada suatu waktu tertentu biasanya mempengaruhi bidang pengetahuan lainnya.

Agar suatu proyek dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan :  Perencanaan

(Planning Process), mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam

(17)

mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar)

 Penjadwalan

(Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

 Pengendalian proyek

Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya. Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget.

Administrasi kegiatan sering terlibat dalam proses kelompok ini, seperti pengarsipan file proyek, menutup kontrak, mendokumentasikan pelajaran, dan menerima penerimaan formal kerja disampaikan sebagai bagian dari fase atau proyek.

(18)

Gambar 3.1

Manajemen, proses dan hubungan manajemen proyek

Gambar tersebut menunjukan kelompok manajemen proyek, proses dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain dalam hal tingkat khas kegiatan, kerangka waktu, dan tumpang tindih. Tingkat aktivitas dan panjang masing-masing kelompok proses berbeda untuk setiap proyek. Biasanya, pelaksana proses membutuhkan sumber daya yang paling dan waktu, umumnya 50-60 persen, diikuti oleh proses perencanaan, sekitar 15-25 persen. Lalu memulai dan proses penutupan biasanya yang terpendek dan membutuhkan paling sedikit sumber daya dan waktu, pada masing-masing sekitar 5-10 persen. Pemantauan dan pengendalian dilakukan selama proyek dan umumnya membutuhkan 5-15 persen dari

(19)

total waktu dan sumber daya. Namun, setiap proses adalah unik, Sehingga bisa ada pengecualian . Anda dapat menerapkan kelompok proses untuk setiap tahap utama proyek, atau Anda dapat menerapkan proses kelompok untuk keseluruhan proyek, sebagai studi kasus Consulting.

3.3.2 Tahapan Pengelolaan Manajemen Proyek

Proses perencanaan dan pengelolaan proyek dapat digambar sebagai suatu siklus. Setiap tahap dari proyek menuntun ke tahap berikutnya.

Siklus Manajemen Proyek (SMP) adalah istilah yang digunakan pada proses perencanaan dan pengelolaan proyek, program dan organisasi. Nilai terpenting metode SMP adalah bahwa aspek-aspek suatu proyek diperhitungkan ulang di sepanjang siklus proyek untuk memastikan bahwa bila telah terjadi perubahan apapun, semuanya dimasukkan ke dalam rancang bangun proyek. Sebagai hasilnya, proyek-proyek akan cenderung lebih berhasil dan berkesinambungan.

Tahapan-tahapan yang dilakukan perusahaan konsultan dalam mengolah suatu administrasi manajemen proyek , antara lain :

1. Surat Pemberitahuan mengenai proyek

Dalam tahap ini, dijelaskan mengenai adanya suatu proyek yang akan dikerjakan.

(20)

2. Pengumuman Hasil Prakualifikasi

Berisikan penjelasan kepada perusahaan, tentang rincian hasil evaluasi kualifikasi, di mana terdapat peraturan-peraturan yang harus dijalani perusahaan. Jika tahap ini telah di laksanakan, maka lanjut ke tahap selanjutnya.

3. Undangan Pengambilan dokumen Pemilihan penyedia jasa konsultasi

Pada tahap ini, di berikan pemberitahuan kepada perusahaan bahwa perusahaan tersebut telah masuk dalam daftar pendek suatu pekerjaan tersebut. Dalam tahap ini juga berisikan undangan kepada perusahaan untuk mengambil dokumen pemilihan dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Pengambilan dokumen itu sendiri dapat diwakilkand dengan membuat surat tugas dari direktur utama dan kartu pengenal, dokumen itu sendiri dapat diambil dalam bentuk cetakan.

4. Undangan Pembukaan Dokumen Penawaran

Setelah undangan mengambil dokumen, maka pada tahap ini menindak lanjuti pengumuman teknis sebelumnya. Dan juga terlampir mengenai pengumuman peringkat teknis dari beberapa perusahaan yang juga mengikuti seleksi proyek tersebut.

(21)

5. Klarifikasi/ Verifikasi Dokumen Kualifikasi

Setelah perusahaan menyampaikan hasil evaluasi dokumen kualifikasi kepada panitia, maka akan di minta keabsahan dan keaslian dari dokumen kualifikasi tersebut. Adapun beberapa dokumen asli kualifikasi yang harus dibawa antara lain :

1. SBU ( Arsitek dan Sipil) 2. SIUJK

3. Akta Notaris dan Perubahannya 4. NPWP

5. Laporan Bulanan Pajak PPN/PPh 3 (tiga) Bulan terakhir 6. SPT Tahunan/ Fiskal

7. Surat keputusan tenaga tetap dan daftar gaji/struk gaji tenaga tetap 1 th terakhir.

8. Kontrak pengalaman perusahaan sejenis

6. Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa (PPBJ) untuk pelaksanaan pekerjaan

Dalam tahap ini, berisikan mengenai persetujuan antara pemilik proyek dan perusahaan konsultan untuk memegang proyek tersbut. Setelah melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya oleh panitia pengadaan, dan telah ditetapkan sebagai pemenang.

(22)

Dan bila tidak menerima penunjukan tersebut, perusahaan yang di tunjuk akan dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan yang tercantum di dalam dokumen pemilihan tersebut.

7. Surat Perintah Mulai Kerja

Dalam surat perintah mulai kerja, terdapat perintah dari pejabat pembuat komitmen terhadap penyedia jasa konsultasi, untuk segera memulai pelaksanaan pekerjaan dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

8. Kontrak

Dalam kontrak ini berisikan mengenai persetujuan kerja sama antara kedua belah pihak, dengan ketentuan dan syarat-syarat sebagaimana yang dicantumkan dalam pasal-pasal yang telah ditentukan. Dalam melaksanakan pekerjaan harus berpedoman dan persyaratan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini juga dijelaskan mengenai kesepakatan biaya-biaya yang akan digunakan, terdapat tanda tangan kedua belah pihak dan surat tembusan.

Seperti yang telah dicantumkan diatas, itulah tahapan-tahapan dalam administrasi manajemen proyek. Setiap tahapan biasanya berjarak 1 minggu untuk setiap surat/tahapan yang di terima.

(23)

3.3.3 Hambatan-hambatan yang di hadapi dalam manajemen proyek di PT.Lapi Ganeshatama Consulting

Hambatan-hambatanya antara lain :

 Kompleksitas sebuah proyek

 Kebutuhan khusus konsumen/pelanggan dan ruang lingkup perubahan

 Restrukturisasi organisasi

 Resiko-resiko proyek

 Perubahan teknologi

 Perencanaan ke depan dan biaya

Adapun solusi yang dapat dilakukan oleh PT.Lapi ganeshatama antara lain, Alokasi waktu yang dibutuhkan efisien(sesuai perencanaan), Biaya yang dikeluarkan efisien(sesuai dengan perencanaan), Mencapai performa yang tepat atau level yang spesifik , Diterima oleh pelanggan/konsumen , Perubahan rencana yang telah disetujui dilakukan seminimal mungkin , Tidak mengganggu aktifitas utama dalam organisasi perusahaan , Tanpa mengganti kebudayaan perusahaan .

kesuksesan manajemen proyek itu sendiri tergantung pada:

 Hubungan bekerja harian yang bagus antara manager proyek dan manager lini yang secara langsung menyediakan sumber daya untuk proyek

(24)

 Kemampuan karyawan fungsional untuk melaporkan secara vertikal kepada manager lini pada waktu yang sama bahwa mereka juga melaporkan secara horizontal kepada satu atau lebih manager proyek.

(25)

24 4.1 Kesimpulan

1. Proses pengelolaan manajemen proyek

Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas. Agar suatu proyek dapat terlaksana dengan baik, maka diperlukan 3 hal, yakni:

 Perencanaan (planning)

 Penjadwalan (schedulling)

 Pengendalian proyek

1. Tahapan Manajemen Proyek

Ada Sembilan tahapan dalam Pengelolaan manajemen proyek atau dalam penentuan berhasil tidaknya mendapatkan sebuah proyek :

1. Adanya surat pemberitahuan mengenai proyek 2. Pengumunan semua peserta

3. Pengumuman hasil prakualifikasi

4. Undangan Pengambilan dokumen Pemilihan penyedia jasa konsultasi 5. Undangan Pembukaan Dokumen Penawaran

6. Klarifikasi/ Verifikasi Dokumen Kualifikasi

7. Penunjukan Penyedia Barang/ Jasa (PPBJ) untuk pelaksanaan pekerjaan

(26)

8. Surat Perintah Mulai Kerja 9. Kontrak

2. Hambatan bisnis yang dihadapi

Hambatan-hambatan yang dihadapi PT. Lapi Ganeshatama , antara lain : Kompleksitas sebuah proyek, Kebutuhan khusus konsumen/pelanggan dan ruang lingkup perubahan,Restrukturisasi organisasi, Resiko-resiko proyek, Perubahan teknologi, Perencanaan ke depan dan biaya

(27)

4.2 Saran

Dari hasil pengamatan selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. LAPI Ganeshatama Consulting, maka penulis merekomendasikan :

 Lebih Meningkatkan lagi Hubungan bekerja harian yang bagus antara manager proyek dan manager lini yang secara langsung menyediakan sumber daya untuk proyek

 Meningkatkan Kemampuan karyawan fungsional untuk melaporkan secara vertikal kepada manager lini pada waktu yang sama bahwa mereka juga melaporkan secara horizontal kepada satu atau lebih manager proyek.

(28)

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh jenjang SI

Program Studi Manajemen

Oleh :

Nama

: Ganisti

Nim

: 21208081

PROGRAM STUDIMANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(29)

Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini, penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian bersedia :

"Bahwa hasil penelitian dapat dionlinekan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk kepentingan riset dan pendidikan".

Bandung, 4 Desember 2011

Penulis, PT. LAPI GTC

(Manajemen Proyek)

Ganisti NIM.21208081

(30)

.Karna dengan Rahmat dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Laporan kerja praktek yang berjudul “PROSEDUR PENGELOLAAN MANAJEMEN PROYEK PADA PT. LAPI GANESHATAMA

CONSULTING (BANDUNG) ”. Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam pembuatan laporan kerja praktek ini sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Penulis sadar bahwa Laporan kerja praktek ini masih jauh dari kesempurnaan, karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun dari para pembaca dan pendengar. Semoga laporan ini khususnya dapat berguna bagi teman-teman mahasiswa dan umumnya bagi para pendengar atau masyarakat. Apabila terdapat kesalahaan di dalam penulisan Laporan kerja praktek ini agar dapat dimaklumi karena kami masih dalam proses belajar. Atas perhatian, dukungan dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 2011

(31)

LEMBAR PENGESAHAAN LAPORAN KERJA PRAKTEK

Judul

Nama NIM Jenjang Program Studi Fakultas

Prosedur Pengelolaan Manajemen Proyek pada

PT. LAPI Ganeshatama _@andung) Ganisti

21208081 Strata Satu (Sl) Manajemen Ekonomi

Dosen Pembimbing

Bandung Oktober 2011 Menyetujui,

Mengetahui,

Pembimbing Perusahaan

F I

caneshatama

L

Hendranatta.SE NrP. 4r27.34.02.A06

Ketua Program Studi Manajemen

(32)

: 0005. l/pT LApl GTC/P.lv^/llr/20 I r

:-: Surat Keterangan

Bandung, I Agustus 201 I

Kepada Yth,

Ketua Program Studi Manaiemen Universitas.Komputer lndonesia DiTempat

Dengan Hormat,

Menindaklanjuti surat Nomor: 018/KP/KAPRODVMN/FE/UNlKOMlUV20l

l,

perihal:permohonan kuliah kerja praktek, dengan data sebagai berikut:

Ganisti 2 1 20808 |

Manajemen Strata I

Kami PT. LAPI Ganeshatama Consulting dapat menerima permintaan tersebut untuk melakukan kuliah kerja pr.aktek di perusahaan kami.

Demikian dari kami, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. l-APl Ganeshatama Consulting Nomor

Lampiran Perihal

Nama NIM

Program Studi

Jenjang

B

I

(1)

4.2 Saran

Dari hasil pengamatan selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. LAPI Ganeshatama Consulting, maka penulis merekomendasikan :

 Lebih Meningkatkan lagi Hubungan bekerja harian yang bagus antara manager proyek dan manager lini yang secara langsung menyediakan sumber daya untuk proyek

(2)