Tinjauan atas Prosedur Pengelolaan Petty Cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Studi Akuntansi Strata Satu

Oleh :

Nama : Sonnya Nurman Sasongko NIM : 21110204

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

43

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Sonnya Nurman Sasongko

NIM : 21110204

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 26 November 1992

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Komp. Griya Asri Cahaya Cipageran Cimahi Blok E No.7

Telepon : 085722587818

Email : snurmansasongko@yahoo.com

PENDIDIKAN FORMAL

1. 1997 – 1998 : Tk. Pertiwi

2. 1998 – 2004 : SDN Barukai

3. 2004 – 2007 : SMP Negeri 6 Cimahi

4. 2007 – 2010 : SMA Negeri 3 Cimahi

v

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Kerja Praktek ... 1

1.2Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 4

1.2.1 Maksud ... 4

1.2.2 Tujuan ... 4

1.3Kegunaan Kerja Praktek ... 5

1.4Metode Kerja Praktek ... 5

1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ... 7

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 8

2.1Sejarah Perusahaan ... 8

2.1.1 Visi, Misi, Motto dan Tata Nilai ... 10

2.2Struktur Organisasi Perusahaan ... 12

2.2.1 Penjelasan Struktur Organisasi ... 12

2.3Uraian Tugas Perusahaan ... 13

vi

BAB III PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK ... 26

3.1Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 26

3.1.1 Pengertian Prosedur ... 26

3.1.2 Pengertian Kas ... 27

3.1.3 Pengertian Petty Cash ... 28

3.1.3.1 Pengelolaan Dana Petty Cash ... 29

3.2Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 31

3.3Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 33

3.3.1 Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara ... 33

3.3.2 Dokumen – Dokumen Untuk Mencatat Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara ... 35

3.3.3 Kendala Pencatatan Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara ... 36

BAB IV KESIMPULAN ... 37

4.1Kesimpulan ... 37

4.2Saran ... 38

DAFTAR PUSTAKA ... 41

LAMPIRAN – LAMPIRAN ... 42

ii

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang selalu member rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara. Laporan kerja praktek yang berjudul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENGELOLAAN PETTY CASH PADA PT. PLN (PERSERO) RAYON BANDUNG UTARA” ini penulis ajukan untuk melengkapi salah satu mata kuliah Kerja Praktek.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat para pembimbing di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) maupun do PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara yang telah membantu, membimbing, mendukung serta memberi pengarahan yang sangat bermanfaat bagi kelancaran dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. Hj. Ernie Tisnawati Sule, SE., M. Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Surtikanti, SE., M. Si., Ak, selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Komputer Indonesia.

4. Lilis Puspitawati, SE., M. Si, selaku Ketua Pelaksana Kerja Praktek periode 2013-2014 Universitas Komputer Indonesia.

5. Inta Budi Setya Nusa, SE., M. Ak, selaku dosen pembimbing dan dosen Wali dari 4Ak5 yang telah memberikan banyak dukungan dan saran kepada penulis. 6. Bapak / Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

iii

7. Pengelola Program Studi dan seluruh karyawan / karyawati Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

8. Institusi mitra, yaitu PT. Perusahaan Listrik Negara (Persero), Rayon Bandung Utara yang telah mengizinkan dan memberi kesempatan penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek di instansi tersebut.

9. Bapak Ade Sutisna, selaku Manajer PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek.

10.Ibu Lilis Ligawati, selaku Analis Kinerja Rayon dan Mba Tri Murningtyas, selaku Junior Officer Administrasi Umum dan K3 sekaligus sebagai penyelia, yang telah memberikan bimbingan selama melaksanakan Kerja Praktek.

11.Ibu Lilis Setiawati, selaku Asisten Analis Penagihan dan Cater, yang telah memberikan bimbingan selama melaksanakan Kerja Praktek.

12.Ibu Dewi, Ibu Dewi, Ibu Neng, Bapak Iyan, Mba Yuni, Mas Fachri, dan seluruh staf karyawan PT. PLN (Persero) yang telah banyak memberikan ilmu dan masukan kepada penulis.

13.Ayah, ibu, adik dan keluarga yang telah memberikan doa dan dukungan baik secara moril maupun materil untuk penulis.

14.Untuk para sahabat-sahabat saya di 4AK5 Danang, Dendi, Denny, Ditha, Endang, Fitria, Herliandini, Ira, Lidia, Lina, M.Harry, Novriany, Nurhadi, Nurlita, Oki, Panca, Reza, Sakinah, Siti, dll terima kasih atas semua saran, nasihat dan dukungan kepada penulis baik secara moril dan materil serta doanya dalam penulisan laporan kerja praktek ini.

15.Semua pihak yang telah membantu dalam proses penulisan untuk menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas saran, doa, dan bantuannya.

iv

menyadari masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembimbing dan pembaca. Penulis berharap semoga laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.

Atas segala kekurangannya, penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Bandung, Januari 2014

Penulis

Sonnya Nurman Sasongko

40 Daftar Istilah

1. AaelCi (Aplikasi AIL Elektronik Cianjur) : Aplikasi untuk program Pembenahan Data Pelanggan (PDP), digunakan juga untuk menyimpan data softcopy dokumen Arsip Induk Langganan (AIL).

2. AIL (Arsip Induk Langganan) : Suatu arsip yang berisi data permohonan pelanggan mulai dari awal pasang baru, tambah daya, sampai dengan permohonan pelayanan lainnya yang kemudian dimasukkan ke dalam sebuah amplop khusus yang dibedakan warnanyanya berdasarkan jenisnya.

3. AP2T (Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat) : Suatu aplikasi yang di dalamnya terdapat informasi-informasi penting mengenai proses bisnis PLN, seperti pelanggan, gardu, tiang, tagihan, dan pemrosesan permohonan-permohonan pelanggan lainnya.

4. Pagu : Alokasi batasan besarnya anggaran yang ditetapkan untuk pengeluaran. 5. PRK (Pedoman Rencana Kerja) : Pagu anggaran yang terdapat di SmartOne,

sebagai batasan transaksi pengeluaran.

6. SmartOne : Sistem keuangan terpusat PLN, laporan keuangan kantor unit dapat dimonitoring oleh kantor induk dan kantor pusat.

41

Ely Suhayati, Sri Dewi Anggadini. (2009). Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu

Henry Simamora. (2000). Akuntansi: Basis pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Salemba Empat

Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor 150 2K/DIR/2011. (2011). Pedoman Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) dan Persekot Dinas di Lingkungan PT. PLN (Persero). Jakarta: PT. PLN (Persero).

Kusnadi. (2000). Akuntansi Keuangan Menegah (Intermediete). Malang: Universitas Brawijaya.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga. Jakarta: Salemba Empat

Soemarso, S.R. (2004). Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat. http://www.kumpulansejarah.com/2013/05/sejarah-berdirinya-pt-pln-persero.html

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kerja Praktek

Kas diartikan sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Agar uang kas perusahaan aman dari segala macam pencurian, penggelapan, manipulasi maka setiap penerimaan uang segera disetorkan ke bank, sedangkan setiap pengeluaran kas maka digunakan cek atau giro bilyet. Tentu saja untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, tidaklah efisien menggunakan cek atau giro bilyet. Oleh karena itu, dibentuklah dana kas kecil (petty cash) yang berfungsi untuk membantu bendahara atau kasir khusus untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil. Sama halnya dengan PT. PLN (Persero) yang menerapkan dana kas kecil untuk membiayai kegiatan operasionalnya. (Ely Suhayati & Sri Dewi Anggadini, 2009: 143 “Akuntansi

Keuangan”)

Dalam pengelolaan petty cash terdapat 2 metode, yaitu:

1. Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap): artinya dana yg tersedia pada pemegang petty cash adalah permanen (tetap) jumlahnya.

Cirinya :

Jumlahnya tertentu secara tetap untuk periode tertentu. Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.

2. Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah): artinya dana yg tersedia pada pemegang petty cash adalah tidak tetap jumlahnya. Cirinya :

Jumlahnya berubah-ubah.

Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas.

(Ely Suhayati & Sri Dewi Anggadini, 2009: 144 “Akuntansi Keuangan”)

Kas kecil sifatnya sangat likuid (mudah dicairkan) dan perputaran nya cepat sehingga mudah untuk dipindahtangankan sekalipun jumlahnya relatif kecil, tetapi karena intensitas terjadinya transaksi tersebut tinggi maka jika ditotalkan jumlahnya cukup material, maka proses pengelolaan kas kecil membutuhkan prosedur akuntansi yang andal juga memadai yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan, baik mulai dari proses dropping dana kas kecil, pencatatan, sampai dengan proses pelaporannya. Perusahaan harus mempunyai mekanisme maupun sistem yang membantu mengatur kelancaran proses pengelolaan kas kecil tersebut. Namun pada kenyataannya masih terdapat kendala baik di awal pembentukannya ataupun proses pencatatannya. Misalnya Pedoman Rencana Kerja (PRK) yang tidak dimunculkan semuanya sesuai yang diperuntukan Cash Budget di awal bulan transaksi, hal tersebut bisa menghambat pencatatan keuangan secara sistem SmartOne, yaitu suatu sistem yang digunakan oleh PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara untuk memudahkan proses pengelolaan keuangannya, karena PRK adalah syarat yang diperlukan untuk melaksanakan entry transaksi harian. Jika ada beberapa transaksi yang dimasukkan ke dalam SmartOne menggunakan PRK yang tidak sesuai atau tidak jelas peruntukannya

3

maka setiap akhir bulan perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian kode akuntansinya agar memudahkan pencatatan pada pembuatan laporan bulanan. (Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor 150 2K/DIR/2011. (2011). Pedoman Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) dan Persekot Dinas di Lingkungan PT. PLN (Persero). Jakarta: PT. PLN (Persero))

Listrik merupakan kebutuhan seluruh lapisan masyarakat baik mereka yang tinggal di perkotaan maupun pedesaan. Dari tahun ke tahun seiring pertambahan jumlah penduduk maka permohonan pemasangan listrik pun meningkat dan menyebabkan nilai guna listrik tersebut semakin meningkat pula. (http://www.pln.co.id)

Listrik memegang peranan penting untuk kesejahteraan dan kemakmuran masyarakat suatu Negara misalnya Indonesia ini, maka suatu Negara harus menyediakan jasa tenaga listrik bagi seluruh pemakainya. Oleh karena itu sehubungan dengan perkembangan jaman yang semakin pesat maka PT. PLN (Persero) melakukan upaya peningkatan pelayanan nya kepada masyarakat. (http://www.pln.co.id)

PT. PLN (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang jasa yaitu memberikan jasa penyedia tenaga listrik untuk masyarakat. Maka dibutuhkanlah suatu sistem akutansi untuk proses pengelolaan keuangannya misalnya kas, agar dapat mencegah suatu penyimpangan dan dapat digunakan juga sebagai alat untuk mengendalikan pengelolaan keuangan (kas) tersebut. (http://www.pln.co.id)

Berdasarkan uraian dari latar belakang di atas penulis tertarik untuk mencari tahu proses pengelolaan dana kas kecil tersebut, oleh karena itu penulis mengambil judul laporan “Tinjauan atas Prosedur Pengelolaan Petty Cash di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara”

1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 1.2.1 Maksud Kerja Praktek

Adapun maksud dari laporan ini yaitu sebagai berikut:

Maksud penulis dalam pembuatan laporan kerja praktek ini untuk mengetahui bagaimana proses pengelolaan dana kas kecil serta memperoleh data-data yang berkaitan dengan judul yang diambil oleh penulis.

1.2.2 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dari penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui bagaimana proses dan pelaksanaan pengelolaan dana kas kecil pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung-Utara

2. Untuk mengetahui apa saja dokumen yg dibutuhkan dalam pelaksanaan pengelolaan dana kas kecil pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung-Utara

3. Untuk mengetahui apa saja hambatan dan kendala yg dihadapi dalam proses pengelolaan dana kas kecil pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung-Utara

5

1.3 Kegunaan Kerja Praktek

Adapun kegunaan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis

Untuk mengetahui informasi mengenai proses pengalolaan dana kas kecil pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara. Juga agar penulis mampu menerapkan ilmu yang didapat di masa perkuliahan dan dapat mengaplikasikannya pada lokasi kerja praktek.

2. Bagi Perusahaan

Dapat dibuat masukan sebagai bahan pertimbangan pihak perusahaan dalam menentukan kebijaksanaan dengan masalah proses pengelolaan dana kas kecil.

3. Bagi Pihak Lain

Penulis berharap agar laporan ini dapat berguna untuk menjadi bahan referensi khususnya bagi pihak-pihak yang akan mengkaji suatu topik yang berkaitan dengan proses pengelolaan dana kas kecil.

1.4 Metode Kerja Praktek

Metode yang digunakan oleh penulis dalam kerja praktek ini adalah metode deskriptif yaitu metode yang dalam penelitian nya menggambarkan secara sistematis permasalahan yang akan dilakukan oleh penulis. Teknik pengumpulan data nya sebagai berikut :

1. Studi Lapangan

Dengan mengadakan penelitian langsung ke perusahaan dimana penulis melakukan kerja praktek. Bentuk-bentuk studi lapangan yang dilakukan, yaitu :

a. Wawancara

Dalam proses pengumpulan data, penulis langsung mewawancarai pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan yang sesuai dengan judul yang diambil penulis. Data nya berasal dari pembimbing di perusahaan selama kerja praktek, misalnya berupa keterangan mengenai hal-hal yang tidak penulis pahami.

b. Observasi

Dalam hal ini pengamatan dilakukan oleh penulis untuk jangka waktu tertentu secara langsung terhadap jalan nya kegiatan operasional perusahaan sampai memperoleh pemahaman seputar bidang kajian akuntansi.

c. Dokumentasi

Pengumpulan, pemilihan dan pengelolaan bukti dan data yang berhubungan dengan bidang yang dikaji dalam laporan praktek yang disusun oleh penulis.

7

2. Studi Kepustakaan

Dalam proses pengumpulan data, penulis mencari data yang mencakup hal-hal yang berhubungan dengan judul melalui media buku dan sumber pustaka lainnya.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Lokasi kerja praktek dilaksanakan di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara yang bertempat di Jl. Ir. Haji Juanda, No. 183, Bandung.

Waktu pelaksanaan kerja praktek lapangan dilaksanakan di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara di mulai tanggal 15 Juli 2013 sampai dengan 15 Agustus 2013, dengan jadwal kerja sebagai berikut:

Hari Masuk Istirahat Bubar

Senin s/d Kamis 07.30 12.00 – 13.00 16.30

Jumat 07.00 11.30 – 13.00 15.00

8 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan

Kelistrikan di Indonesia di mulai pada akhir abad ke–19, pada saat beberapa perusahaan Belanda antara lain pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Kelistrikan untuk pemanfaatan umum mulai ada pada saat perusahaan swasta Belanda yaitu NV NIGN yang semula bergerak dibidang gas memperluas usahanya dibidang listrik untuk kemanfaatan umum. Pada tahun 1927 Pemerintah Belanda membentuk s’Land Waterkracht Bedrijven (LB) yaitu perusahaan listrik Negara yang mengelola PLTA Pelanggan, PLTA Lamajan dan PLTA Bengkok Dago, PLTA Ubrug dan Kracak di Jawa Barat,PLTA Giringan di madiun, PLTA tes di Bengkulu, PLTA Tonsea lama di Sulawesi Utara dan PLTU di Jakarta. Selain itu beberapa Kotapraja dibentuk perusahaan – perusahaan listrik di Kotapraja.

Menyerahnya Pemerintahan Belanda kepada Jepang dalam Perang Dunia II maka Indonesia dikuasai oleh Jepang, yang kemudian jatuhnya Jepang ke tangan Sekutu dan diproklamasikannya kemerdekaan RI maka diambil alih perusahaan – perusahaan listrik yang dikuasai Jepang. Pengambil alihan tersebut diserahkan kepada Presiden Soekarno dan kemudian dengan Penetapan Pemerintah tahun 1945 No. 1 tertanggal 27 Oktober 1945 maka dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas dibawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga.

9

Sejarah ketenaga listrikan di Indonesia mengalami pasang surut sejalan dengan perjuangan bangsa. Tanggal 27 Oktober 1945 kemudian dikenal sebagai Hari Listrik dan Gas. Penetapan secara resmi sebagai Hari Listrik dan Gas berdasarkan keputusan Mentri Pekerjaan Umum dan Tenaga No.20 tahun 1960, namun kemudian berdasarkan keputusan Mentri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No.235/KPTS/1975 tanggal 30 September 1975 peringatan Hari Listrik dan Gas yang digabung dengan Hari Kebangkitan Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik yang jatuh pada tanggal 3 Desember. Mengingat pentingnya semangat dan nilai –nilai hari listrik, maka berdasarkan Keputusan Mentri Pertambangan dan Energi No.1134.K/43/MPE/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik Nasional.

Pada tahun 1994 terjadi perubahan mendasar dalam tubuh perusahaan yang tadinya berstatus sebagai Perusahaan Umum ini, yaitu setelah keluarnya Perpu no.3 dan sesuai dengan akte notaris Soetjipto, SH No 169 yang menyatakan bahwa Perum PLN statusnya diubah menjadi Perseroan dengan nama PT.PLN (Persero). Perubahan status perusahaan tersebut ternyata membawa dampak sangat kuat bagi perkembangan perusahaan listrik Indonesia dalam menggapai orientasi dan obsesinya. Selain itu dalam rangka memaksimalkan peran perusahaan itu berbagai upaya telah dilakukan perusahaan ini, baik secara internal maupun secara eksternal. Perubahan internal misalnya dapat dilihat dari perubahan struktur organisasinya baik yang dikantor pusat maupun didaerah.

Begitu juga secara eksternal kini PLN telah melakukan ekspansi dengan membentuk unit–unit bisnis dan anak perusahaan sebagai unit pelaksanaannya.

Unit wilayah yang dimiliki PLN terdiri dari 11 wilayah kerja ditambah dengan kawasan Batam sebagai wilayah khusus. Wilayah tersebut anatara lain: Wilayah I Aceh, Wilayah II Sumatra Utara, Wilayah III Sumbar-Riau, Wilayah IV Sumsel-Bengkulu-Jambi dan Bangka Belitung, Wilayah V Kalimantan Barat, Wilayah VI Kalimantan Selatan, Timur dan Tengah, Wilayah VII Sulut Sulteng, Wilayah VIII Sulawesi Selatan dan Tenggara, Wilayah IX Maluku, Wilayah X

Irian jaya dan Wilayah XI Bali NTT – NTB.

Selain wilayah PLN memiliki unit distribusi Jakarta raya dan Tangerang distribusi Jawa Barat, distribusi Jawa Tengah dan Timur. Begitu juga membentuk anak perusahaan diantaranya PT.Indonesia Power, PT. Icon Plus dan PLN Batam

yang sebelumnya menjadi daerah khusus.

(http://www.kumpulansejarah.com/2013/05/sejarah-berdirinya-pt-pln-persero.html)

2.1.1 Visi, Misi, Motto dan Tata Nilai

Visi

Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.

11

Misi

 Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.  Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas

kehidupan masyarakat.

 Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.  Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

Moto

Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik

Tata Nilai

Saling Percaya Integritas Peduli Pembelajar

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

2.2.1 Penjelasan Struktur Organisasi

Susunan organisasi pada PT PLN (persero) Distribusi terdiri atas :

a. Unsur Pimpinan adalah General Manager

b. Unsur pembantu pimpinan, yang meliputi bidang-bidang : 1. Pemasaran dan Niaga

2. Distribusi

3. SDM dan Keuangan

c. Unsur pengawasan dilaksanakan oleh Auditor Internal

MANAJER ANALIS KINERJA SPV ADM PELAYAN AN PELANGG AN KEU DAN ADM CATER DAN PENGELO LAAN REK PENGEND ALIAN PENAGIH AN ANALIS KINERJA SPV TEKHNIK PENYAMB UNGAN DAN PEMUTUS AN OPERASI DISTRIBU SI DALLOS DAN PENERTIB AN PEMELIH ARAAN KONSTRU KSI

13

d. Unsur pelaksana, meliputi: 1) Area

2) Rayon

Wilayah kerja PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten Area Bandung, meliputi :

1) Rayon Bandung Utara 2) Rayon Bandung Timur 3) Rayon Bandung Selatan 4) Rayon Bandung Barat 5) Rayon Kopo

6) Rayon Cijawura 7) Rayon Ujung Berung 8) Rayon Prima Priangan 2.3 Uraian Tugas Perusahaan

Rayon di Pada Kantor PLN Rayon Bandung Utara, Manajer bantu oleh 2 (dua) Analyst Kinerja yang ikut membantu memonitoring kinerja Rayon, yang pelaksanaannya dilakukan oleh seluruh Staf termasuk Supervisor Teknik dan Supervisor Administrasi.

1) Manajer Rayon

Bertanggungjawab atas peyelenggaraan fungsi pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan inovasi sistem pelayanan, peningkatan

pemasaran, pembacaan meter, kepemilikan dan pengelolaan Alat Pengukur & Pembatas (APP), penagihan dan administrasi serta keuangan untuk target kinerja pengusahaan (terrmasuk penurunan piutang ) dan kepuasan pelanggan.

Tugas Pokok:

a) Menetapkan rencana kerja dan anggaran Rayon.

b) Menetapkan pola operasional pelayanan guna menjamin kepuasan pelanggan.

c) Menetapkan pola dan memonitor pelaksanaan pembacaan/ catat meter sehingga tercapai akurasi yang tinggi.

d) Merencanakan prakiraan kebutuhan tenaga listrik untuk diinformasikan kepada UPT.

e) Mengupayakan peningkatan pemasaran dan memonitor usaha peningkatan penjualan TL (pendapatan).

f) Menetapkan pola operasional dan memonitor pelaksanaan penagihan, dengan sasaran tunggakan rekening seminimal mungkin menuju nol (0) rupiah dan nol (0) lembar.

g) Melaksanakan sanksi atas piutang pelanggan. h) Melakukan analisa dan evaluasi kinerja Rayon.

i) Melaksanakan pembinaan SDM ke arah usaha peningkatan profesionalisme dan kompetensi.

j) Mengelola administrasi dan keuangan Rayon.

15

2) Analis Kinerja Rayon

Bertanggungjawab menyusun draft usulan PRK dari tiap seksi, memantau progress pencapaian kinerja kemudian melaporkan di akhir periode kerja.

Tugas Pokok :

a) Koordinasi dengan seluruh seksi di Rayon b) Menghimpun usulan PRK dari tiap seksi c) Mengevaluasi usulan PRK tiap seksi d) Menyusun usulan PRK

e) Monitoring progress pencapaian kinerja dan mengusulkan alternatif solusi permasalahan pencapaian kinerja Rayon

f) Menyusun laporan pencapaian kinerja Rayon g) Mengevaluasi hasil pencapaian kinerja Rayon 3) Supervisor Teknik

Bertanggung jawab atas pengendalian operasi dan pemeliharaan jaringan distribusi, pemantauan susut distribusi dan upaya penurunannya, serta pengelolaan dan pengembangan asset jaringan dan konstruksi distribusi serta target COP (tunggakan) serta penyambungan dan pemutusan.

Tugas Pokok :

a) Membagi tugas dan memberi arahan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas

b) Meningkatkan keandalan sistem operasi jaringan distribusi c) Memelihara jaringan distribusi

d) Mengendalikan pelayanan gangguan

e) Memantau dan mengevaluasi susut distribusi dan upaya penurunannya

f) Mengelola asset jaringan dan konstruksi distribusi

g) Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan penyambungan dan pemutusan

h) Membuat laporan berkala sesuai bidangnya i) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

4) Supervisor Administrasi

Bertanggungjawab atas pengelolaan administrasi tata usaha langganan, administrasi perkantoran, sarana kerja, keamanan serta administrasi keuangan di Rayon.

Tugas Pokok :

a) Membagi tugas dan memberi arahan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas

17

b) Melaksanakan Fungsi Tata Usaha Langganan

c) Mengelola keamanan dan K3 dilingkungan gedung Rayon d) Mengatur administrasi perkantoran, pemeliharaan gedung /

kantor dan fasilitas kerja

e) Mengelola Fungsi Keuangan di Rayon f) Mengelola fungsi kehumasan

g) Membuat laporan berkala sesuai bidangnya h) Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

i) Mengelola laporan ILP untuk Pasang Baru, Tambah Daya dan Pesta

5) Seksi Pelayanan Pelanggan (PP) dan pemasaran

Bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan kepada pelanggan melalui pengembangan inovasi sistem pelayanan, peningkatan pemasaran, untuk meningkatkan pendapatan dalam rangka pencapaian target kenerja pengusahaan dan kepuasan pelanggan.

Tugas pokok:

a) Menyusun pola operasional pelayanan pelanggan guna menjamin kepuasan pelanggan dan memonitor pelaksanaannya.

b) Menyusun prakiraan kebutuhan tenaga listrik dan menginformasikan kepada manajer Rayon.

c) Mengupayakan peningkatan pemasaran dan memonitor usaha peningkatan penjualan TL (pendapatan).

d) Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan. e) Bertanggung jawab terhadap Data Induk Langganan (DIL).

f) Bertanggung jawab atas mutasi Perubahan Data Langganan (PDL). g) Bertanggung jawab atas pembukuan langganan.

h) Mengendalikan pencetakan rekening listrik.

i) Melaksanakan proses administrasi tindak lanjut penyelesaian P2TL.

j) Menyiapkan laporan pelayanan dan program pemasaran.

k) Menyiapkan WO untuk pasang, bongkar, dan pemeliharaan alat ukur

6) Seksi Pembacaan Meter dan Pengelolaan Rekening

Bertanggungjawab atas penyelenggaraan kegiatan pembacaan meter dengan melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pembacaan meter serta membina petugas baca meter dengan sasaran akurasi baca meter.

Tugas pokok:

a) Menyusun rencana dan mengendalikan pembacaan meter. b) Melaksanakan baca meter untuk pelanggan potensial. c) Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas pembacaan meter.

19

d) Mengawasi pelaksanaan input data pemakaian energi listrik pelanggan ke dalam komputer.

e) Menyusun anggaran biaya pembacaan meter pelanggan.

f) Melaksanakan pemeliharaan RBM yang ada dan pembuatan RBM baru.

g) Menginformasikan / menindaklanjuti hasil baca meter yang tidak normal.

h) Menginformasikan peralatan APP yang rusak kepada Rayon/ fungsi terkait.

i) Melakukan evaluasi hasil kegiatan pembacaan meter. j) Bertanggungjawab terhadap akurasi hasil baca meter.

k) Melakukan pembinaan petugas baca meter baik intern maupun pihak ketiga.

l) Membuat laporan kegiatan pembacaan meter.

7) Seksi Pengendalian Penagihan

Bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan pengendalian kegiatan penagihan, pelayanan pembayaran rekening serta penekanan piutang pelanggan menuju ke tingkat nol (0) rupiah dan nol (0) lembar.

Tugas pokok:

a) Menyusun pola penagihan rekening yang memudahkan pelanggan dan memonitor pelaksanaannya.

b) Menyusun anggaran biaya operasional penagihan (fee pihak ketiga, pemutusan / penyambungan,dll).

c) Menyelenggarakan dan mengendalikan proses pembuatan, pendistribusian rekening dan pengawasan / pembinaan payment point.

d) Bertanggungjawab atas pelayanan pembayaran rekening bulan berjalan maupun tunggakan, piutang ragu-ragu usulan penghapusan, koreksi rekening, restitusi, dan lainnya.

e) Mencari metoda dan mengajukan usulan penagihan piutang pelanggan untuk menekan rasio piutang ke tingkat nol (0) rupiah dan nol (0) lembar.

f) Menyiapkan proses administrasi atas sanksi piutang pelanggan dan work order kepada UPT.

g) Melakukan evaluasi kegiatan penagihan untuk menemukan metode yang efektif dan efisien.

h) Membuat laporan kegiatan penagihan secara berkala.

8) Seksi Keuangan dan Administrasi

Bertanggungjawab atas penyusunan anggaran, pengelolaan keuangan dan akuntansi, penyelenggaraan kesekretariatan dan rumah tangga kantor, pengelolaan SDM dan penyelenggaraan kegiatan kehumasan.

21

Tugas pokok:

a) Menyusun rencana anggaran biaya dan pendapatan dan laporan keuangan (Laba Rugi dan neraca).

b) Melaksanakan pengelolaan keuangan baik pengeluaran dan pemasukan serta pajak sesuai prosedur.

c) Melaksanakan transaksi dengan pihak ketiga sesuai dengan kewenangannya.

d) Mengelola dan mengembangkan SDM sesuai kompetensinya. e) Mengelola kesekretariatan, rumah tangga kantor, administrasi

hukum dan kehumasan.

f) Mengendalikan penggunaan sumber daya.

9) Seksi Sambungan Pelanggan

Bertanggungjawab atas terlaksananya perencanaan penyambungan baru, perubahan daya, pemutusan sementara dan bongkar rampung, sesuai target kinerja pengusahaan dan kepuasan pelanggan.

Tugas pokok:

a) Merencanakan penyambungan baru, perubahan daya, pemutusan sementara, dan bongkar rampung.

b) Menetapkan penyambungan baru dan perubahan daya.

d) Melaksanakan pemutusan sementara sampai dengan bongkar rampung.

e) Mengelola up-dating rayon card.

f) Membuat laporan pelaksanaan penyambungan, pemutusan sementara, dan dan bongkar rampung untuk bahan pembuatan PDL.

g) Bertanggungjawab atas pemeliharaan alat ukur dan MCB.

10)Seksi Distribusi

Bertanggungjawab atas konstruksi, operasi, dan pemeliharaan jaringan, dan penyambungan.

Tugas pokok:

a) Bertanggungjawab atas data pengukuran tegangan dan beban.

b) Bertanggungjawab atas pelaksanaan survei data teknik untuk penyambungan baru dan perubahan daya.

c) Bertanggungjawab atas pelaksanaan survei jaringan untuk perluasan.

d) Mengendalikan pelaksanaan konstruksi dan pemeliharaan jaringan dan gardu distribusi.

e) Menyiapkan SOP untuk pengoperasian jaringan dan gardu distribusi.

23

f) Mengendalikan operasi jaringan dan piket.

11)Seksi Penertiban Pemakaian Tenaga Listrik

Bertanggung jawab atas pelaksanaan P2TL, yakni penertiban atas kecurangan atau pencurian-pencurian listrik ataupun penyambungan listrik ilegal.

2.4 Kegiatan Perusahaan

Kegiatan usaha yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) secara umumnya meliputi hal-hal berikut :

 Produksi transmisi dan distribusi tenaga listrik

 Perencanaan dan pembangunan bidang kelistrikan

 Pengendalian dan pengembangan tenaga listrik

 Pengusaha Jasa-jasa di bidang tenaga listrik

Sedangkan kegiatan usaha yang berhubungan dengan penyediaan tenaga listrik . antara lain :

a. Pembangunan Jaringan

Merupakan pembangunan hantaran udara, yang meliputi. Tegangan rendah, Tegangan menengah, dan jaringan dibawah tanah (Kabel TR dan TM)

b. Pembangunan gardu-gardu Distribusi

Pembangunan gardu yang mendistribusikan Kwh atau menyalurkan tenaga aliran listrik kepada pelanggan melalui jaringan tegangan rendah atau TR, termasuk perlengkapan Kwh.

c. Pembangunan Tiang

d. Pemeliharaan gardu jaringan, sambungan rumah dan memelihara gedung e. Penyambungan baru

Mengadakan kegiatan pemasangan atau penyambungan ;istrik rumah-rumah konsumen baru.

f. Tambah daya

Mengadakan perubahan beban penambahan maupun penurunan daya

g. Perubahan Tarif

Merupakan perubahan tarif dari pelanggan umum ke kelompok lainnya atau sebaliknya, misalnya dari rumah tinggal ke tarif industri atau usaha.

h. Pelayanan Kepada Pelanggan

a. Permintaan sambungan baru dan perubahan daya b. Permintaan Penerangan sementara

25

i. Pembacaan Meteran Listrik Melakukan pencatatan stan meter

j. Pembuatan Rekening Listrik

Pembuatan rekening listrik atas pemakaian tenaga listrik (http://www.pln.co.id/)

26 BAB III

PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Bidang pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek yang dilaksanakan selama satu bulan di mulai tanggal 15 Juli – 15 Agustus 2013 yaitu penulis ditempatkan di bagian Adm & Keu (Administrasi & Keuangan) PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara. Pelaksanaan kuliah kerja praktek pada bagian administrasi dan keuangan ini dibimbing oleh staff PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara.

3.1.1 Pengertian Prosedur

Menurut Mulyadi (2001: 4), dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” mendefinisikan bahwa :

“Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang.”

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2008: 264), dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” mendefinisikan bahwa :

“Prosedur adalah rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.”

Dari penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa prosedur adalah Rangkaian langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau suatu aktifitas. Sehingga bisa tercapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien, serta dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah secara terperinci menurut jangka waktu yang telah ditentukan. Disamping itu, prosedur memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :

27

1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.

2. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan. 3. Prosedur menunjukan urutan yang logis dan sederhana.

4. Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tanggung jawab.

5. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin. (Mulyadi (2001: 8))

Lalu manfaat dari prosedur itu sendiri yaitu :

a. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan datang.

b. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyerderhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.

c. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.

d. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien.

e. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing. (Mulyadi (2001: 15))

3.1.2 Pengertian Kas

Pengertian kas menurut Soemarso S.R (2004:296) dalam bukunya “Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu, edisi 5 (Revisi)” menyatakan bahwa : “ Dari segi akuntansi yang dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.

Sedangkan menurut Kusnadi (2000:60) dalam bukunya “Akuntansi keuangan Menengah (Intermedite)” menyatakan bahwa:

“Kas merupakan suatu alat pembayaran yang mudah dipindah tangankan antar pihak yang melakukan transaksi. Kas mempunyai kegunaan yang universal dan ia merupakan kertas kecil yang mempunyai nilai yang cukup tinggi”.

Dari penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa kas adalah aset perusahaan yang sifatnya likuid dan dapat digunakan kapan pun dibutuhkannya, kas bisa berupa uang tunai atau surat-surat berharga milik perusahaan tersebut dan dapat di uang kan kapan saja.

3.1.3 Pengertian Petty Cash

Menurut Kusnadi (2000:64) dalam bukunya “Akuntansi Keuangan Menengah (Intermedite)”, menyatakan bahwa :

“Dana kas kecil adalah dana yang meliputi pembayaran, yang tidak menggunakan cek melainkan menggunakan uang tunai”.

Sedangkan pengertian kas kecil menurut Henry Simamora (2000:213) dalam bukunya “Akuntansi: Basis pengambilan Keputusan Bisnis”, menyatakan bahwa:

“Kas kecil adalah dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran – pengeluaran yang nilainya relatif kecil.”

Dari penjelasan diatas, dapat dikatakan bahwa kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dimana pembayaran tersebut tidak dapat menggunakan cek. Oleh karena itu, kas kecil cukup berperan dalam kegiatan perusahaan.

29

3.1.3.1 Pengelolaan Dana Petty Cash

Dalam pengelolaan kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode yaitu: 1. Sistem Dana Tetap (Imprest Funds System)

Sistem dana tetap merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas kecil. Kas kecil sistem dana tetap bersifat permanen (tetap) jumlahnya, dalam artian jumlah dana kas kecil selalu tetap sebesar dana yang diterima pada saat permulaan pembentukan. Pada sistem imprest pencatatan atas pengeluaranpengeluaran kas kecil akan dilakukan pada saat pengisian kembali. Ciri-cirinyanya adalah:

a. Jumlahnya tertentu secara tetap untuk periode tertentu. b. Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.

Menurut Kusnadi (2000:65) dalam bukunya “Akuntansi keuangan Menengah (Intermedite)”, menyatakan bahwa:

“Sistem dana tetap (Imprest Funds System) adalah metode kas kecil yang tidak mencatat pengeluaran-pengeluarannya dan jurnal dilakukan pada saat kas kecil diisi kembali berikut penyetoran bukti transaksi”.

Dari penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa dalam metode sistem dana tetap, jumlah pengisian kembali, besarnya sesuai dengan bukti-bukti pengeluaran sehingga jumlah keseluruhannya tetap.

Pencatatan sistem dana tetap dapat dijelaskan dengan menggunakan tabel seperti berikut:

Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Funds System)

Tanggal Keterangan Jurnal Debet Kredit

Pada saat pembentukan dana kas kecil

Kas Kecil Kas xxx xxx Pada saat kas

kecil melakukan pengeluaran

No Entry xxx

xxx Pada saat kas

kecil diisi kembali Biaya-biaya Kas xxx xxx

Keterangan: Pada saat terjadi pengeluaran macam-macam biaya tidak dijurnal, tetapi bukti-bukti dikumpulkan dengan rapih.

Kas kecil dapat dipercayakan kepada petugas untuk memegangnya. Petugas tersebut melaksanakan tugasnya dengan membuat catatan untuk pencatatan pengeluaran tetapi pencatatan tersebut bukan berupa buku jurnal. Namun, merupakan catatan intern untuk kasir kas kecil.

2. Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System)

Sistem dana berubah merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas kecil dan jumlahnya tidak tetap. Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar kedalam kas kecil tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut dilakukan sewaktu-waktu yaitu jika persediaan uang dalam petty cash dirasakan sudah menipis. Pada sistem fluktuasi setiap terjadi pengeluaran atau transaksi dari kas kecil maka langsung dicatat. Ciri-cirinyanya adalah:

a. Jumlahnya berubah-ubah.

b. Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas.

Menurut Kusnadi (2000:65) dalam bukunya “Akuntansi keuangan Menengah (Intermedite)”, menyatakan bahwa:

“Sistem dana berfluktuasi adalah sistem dana kas kecil yang jumlahnya dapat berubah-ubah dan pada saat ada transaksi dilakukan jurnal”.

Dari penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa sistem dana berfluktuasi menekankan pada pencatatan dalam setiap perubahan yang terjadi pada dana kecil. Akibat pengeluaran-pengeluaran rutin yang terjadi dan dari jumlah

31

pengisian kembali ini dapat berubah-barubah sesuai dengan besarnya pengeluaran yang terjadi.

Pencatatan sistem dana berubah dapat dijelaskan dengan menggunakan table seperti berikut:

Kas Kecil Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System)

Tanggal Keterangan Jurnal Debet Kredit

Pada saat pembentukan dana kas kecil

Kas Kecil Kas xxx xxx Pada saat kas

kecil melakukan pengeluaran Biaya-biaya Kas xxx xxx Pada saat kas

kecil diisi kembali Kas Kecil Kas xxx xxx

Pengisian kas kecil sistem fluktuasi tidak harus sama dengan waktu pembentukan kas kecil tersebut, karena saldo kas kecil ini bisa kurang ataupun lebih.

3.2 Teknik Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek

Teknik pelaksanaan kuliah kerja praktek pada bagian administrasi dan keuangan ini untuk menyelenggarakan catatan yang ada hubungan nya dengan pencatatan proses keluar masuknya petty cash pada aplikasi SmartOne dan ke dalam buku catatan transaksi tambahan. Selama melakukan kuliah kerja praktek, penulis melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

Minggu Pertama

1. Pengenalan lingkungan dan Pembimbing di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara.

2. Pengarahan untuk kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan selama kerja praktek di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung-Utara.

3. Menginput data pelanggan pasang baru listrik prabayar. Kemudian mulai pengenalan dengan Arsip Induk Langganan (AIL).

4. Melakukan penataan dan pembenahan terhadap Arsip Induk Langganan, kegiatan scanning dan uploading Arsip Induk Langganan ke suatu program yang bernama AAelCi (Aplikasi AIL Elektronik Cianjur).

Minggu Kedua

1. Masih dengan kegiatan yang sama yaitu input data pelanggan dan kegiatan melakukan kegiatan scanning dan uploading Arsip Induk Langganan ke AAelCi.

Minggu Ketiga

1. Mulai mendapatkan pembelajaran dari pembimbing instansi masing-masing mengenai sistem keuangan imprest (petty cash), yang ada di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara.

2. Mulai melakukan kegiatan proses pencatatan petty cash.

3. Melakukan wawancara dengan pembimbing perusahaan mengenai kegiatan pengelolaan petty cash PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara.

Minggu Keempat

1. Mengambil Pedoman Pengelolaan Petty cash sebagai bahan pembuatan laporan kuliah kerja praktek PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara 2. Mulai mengambil data – data formulir yang digunakan pada petty cash

untuk lampiran – lampiran.

Dalam pengelolaan petty cash nya, perusahaan ini menggunakan metode Imprest Fund System yang terkomputerisasi dengan baik pada program SmartOne.

33

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

Gambar 3.1

Dari flow chart di atas sudah tergambarkan garis besar dari mekanisme petty cash yang terdapat di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara dengan keterangan sebagai berikut :

Proses pertama yaitu Dropping dana tunai petty cash dari Kantor Distribusi dikirim langsung ke rekening Rayon dengan sistem virtual account menggunakan metode cash card ATM. Dropping dana tersebut dibagi dalam 4 periode transfer setiap bulan dan proses tersebut dinamai pagu disburse/minggu.

Lalu yang kedua pengambilan dana tunai via ATM menggunakan Cash Card ATM yang dipegang oleh Manajer atau SPV Administrasi atau staf keuangan lain yang ditunjuk dengan nota dinas sebagai pemegang Cash Card ATM. Pengambilan dana tersebut dilaksanakan rutin setiap hari sesuai dengan kebutuhan transaksi kas pengeluaran yang diperlukan. Pengambilan dana diharapkan dapat disesuaikan dengan perkiraan transaksi harian yang akan dikeluarkan, sehingga tidak ada kelebihan dana sisa saldo kas kecil yang berlebih.

Dan berikutnya setelah dilakukan pengambilan dana ke ATM dengan menggunakan cash card, kemudian dilakukan pencatatan atau pemindahbukuan dana petty cash tersebut ke dalam SmartOne.

Lalu pada saat terjadi pengeluaran petty cash dilakukan entri transaksi harian ke dalam SmartOne. Pencatatan ke dalam buku bantu kas juga dilaksanakan sebagai data pembanding pengecekan kesesuaian data antara data buku bantu kas dengan SmartOne. Pencatatan yang dilakukan di SmartOne dilakukan sesuai dengan ketentuan cash budget yang telah ditetapkan.

Jenis transaksi dan nominal rupiah yang dikeluarkan harus diketahui dan di ACC SmartOne oleh SPV Administrasi untuk mendapatkan persetujuan pengeluaran dana.

Selanjutnya setiap transaksi yang sudah di ACC SPV Administrasi juga harus diketahui dan di ACC SmartOne oleh Manajer.

35

Proses selanjutnya adalah ACC Kasir SmartOne. Sehubungan kondisi real di setempat sudah tidak ada pengelolaan kas penerimaan karena semua pembayaran taglis dan non taglis PLN sudah dilaksanakan secara online Bank, maka posisi kasir sudah tidak ada dan untuk proses ACC SmartOne diambil alih oleh SPV Administrasi.

Setelah itu dilakukan penyesuaian antara data pembukuan pengeluaran dana dengan sisa dana tunai kas yang ada sudah benar atau ada selisih. Apabila terjadi selisih, maka akan diperiksa ulang untuk tiap pengeluaran transaksi yang ada.

Setiap akhir minggu dan akhir bulan, Kantor Distribusi melakukan pemeriksaan pada rekening masing-masing Rayon. Apabila ditemukan ada sisa rupiah pada rekening virtual account Rayon tersebut, maka sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pihak Kantor Distribusi melakukan sweeping (penarikan dana) hingga sisa saldo di ATM menjadi sama dengan 0 (nol) rupiah. Sedangkan untuk posisi saldo kas kecil, setiap akhir minggu dibolehkan terdapat sisa saldo tunai, namun untuk posisi akhir bulan sisa saldo kas kecil juga harus sama dengan 0 (nol) rupiah, apabila terdapat sisa saldo, maka Rayon harus segera mengembalikan atau mentransfernya ke rekening Kantor Distibusi.

3.3.2 Dokumen – Dokumen Untuk Mencatat Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

1. Bukti Pengeluaran Kas

Setelah mencatatkan transaksinya pada buku bantu kas PT. PLN (Persero) mengeluarkan bukti pengeluaran kas setelah melakukan transaksi pembayaran yang digunakan terkait dengan operasional perusahaan. 2. Transaksi Harian Kas Bank

Dokumen yang menunjukan kumpulan beberapa transaksi dalam satu hari yang telah di setujui di aplikasi SmartOne pada PT. PLN (Persero).

3. Bukti Penerimaan Kas

Dokumen yang dibuat pada saat pengisian kembali petty cash, dilakukan pada periode tertentu bisa setiap minggu atau setiap bulan. Dana didapat dari transfer via rekening ATM dari Kantor Distribusi. Dana yang didapat tersimpan di rekening ATM perusahaan.

4. Rekap Realisasi Anggaran

Dokumen yang digunakan untuk melihat transaksi yang dilakukan yang diinput melalui program SmartOne. Dengan kata lain dokumen ini merekam seluruh transaksi petty cash dalam satu periode tertentu.

3.3.3 Kendala Pencatatan Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

Pada pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti pemberian Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada SmartOne yang tidak secara lengkap diberikan pada awal bulan periode transaksi baru, membuat beberapa transaksi yang pos anggarannya belum tersedia tidak dapat di entry di SmartOne. Sehingga untuk beberapa transaksi yang di entry SmartOne tidak berdasarkan pos anggaran yang dimaksud, dan pada akhir bulan perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian agar meminimalisir ketidaksesuaian kode akuntansi yang digunakan.

Selain itu bagian keuangan di PLN memiliki tugas rangkap selain sebagai bagian keuangan mereka juga biasa menginput data pelanggan di bagian administrasi dan AIL, disana selalu mengusahakan memanage waktu lagi untuk pengambilan dana petty cash di ATM. Meski demikian, secara keseluruhan pengelolaan petty cash di perusahaan ini sudah dilaksanakan dengan cukup baik dan sesuai dengan surat ketentuan maupun surat edaran yang berlaku di perusahaan.

37 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mengenai prosedur pengelolaan petty cash, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Prosedur pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara adalah suatu kegiatan perusahaan dimana semua hal yang berkaitan dengan transaksi-transaksi kecil dan tidak rutin yang ada pada satu periode tertentu akan di proses sesuai dengan Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor 150 2K/DIR/2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Kas Kecil (Petty cash) dan Persekot Dinas di Lingkungan PT. PLN (Persero). Secara keseluruhan proses pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara sudah berjalan dengan baik. Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara menggunakan sistem pencatatan petty cash Imprest Fund System, dimana setiap transaksi tidak langsung dilakukan penjurnalan dan saat dilakukan pengisian kembali baru dilakukan penjurnalan disertai oleh bukti dan dokumen yang berlaku sebagai bukti yang bisa di pertanggungjawabkan atas penggunaan kas kecil tersebut.

2. Didalam pelaksanaan prosedur pengelolaan petty cash, pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara menggunakan beberapa dokumen, yaitu Bukti Pengeluaran Kas, Transaksi Harian Kas Bank, Bukti Pemasukan Kas, dan Rekap Realisasi Anggaran. Dimana dokumen tersebut digunakan oleh bagian administrasi dan keuangan dalam melakukan prosedur pengelolaan petty cash sesuai dengan prosedur yang ada.

3. Pada pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti pemberian Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada SmartOne yang tidak secara lengkap diberikan pada awal bulan periode transaksi baru, membuat beberapa transaksi yang pos anggarannya belum tersedia tidak dapat di entry di SmartOne. Sehingga untuk beberapa transaksi yang di entry SmartOne diusahakan agar terinput berdasarkan pos anggaran yang dimaksud, dan pada akhir bulan perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian agar terdeteksi jika adanya transaksi yg tidak sesuai dengan kode akuntansi yang digunakan.

4.2 Saran

Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara, penulis akan memberikan saran yang semoga berguna sebagai bahan pertimbangan dan menjadi masukan bagi perusahaan di masa yang akan datang, seperti :

1. Pelaksanaan prosedur pengelolaan petty cash yang ada di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara sudah cukup baik dan sudah sesuai dengan surat ketentuan maupun surat edaran yang berlaku di perusahaan. Namun dalam pengelolaannya harus diperhatikan dalam penomoran akun-akun yang terkait dengan petty cash, karena ada beberapa transaksi atau proses pengeluaran yang memiliki akun sama sehingga perlu diperhatikan penomoran nya.

2. Melengkapi dokumen-dokumen dan formulir-formulir yang belum diberi Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada program SmartOne, sehingga memudahkan penomoran dalam transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan mengurutkannya sesuai dengan posnya masing-masing agar meminimalisir adanya ketidaksesuaian kode akuntansi yang digunakan.

39

3. Supaya mengatasi kendala-kendala yang ada di dalam proses pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara, sebaiknya dilakukan pembaharuan atau mengupdate program yang dipakai dalam proses pengelolaan petty cash tersebut (program SmartOne). Agar dapat meminimalisir atau bahkan dapat mengurangi terjadinya salah memasukan kode akuntansi yang digunakan, lalu mendisiplinkan waktu dalam pengambilan dana yang ada di ATM, agar tidak selalu melakukan pengambilan pada saat waktu sudah mepet. Mungkin perlu dilakukan koordinasi antara perusahaan dan kantor distribusi dalam permasalahan transfer dana petty cash melalui ATM tersebut.

34

Dari flow chart di atas sudah tergambarkan garis besar dari mekanisme petty cash yang terdapat di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara dengan keterangan sebagai berikut :

Proses pertama yaitu Dropping dana tunai petty cash dari Kantor Distribusi dikirim langsung ke rekening Rayon dengan sistem virtual account menggunakan metode cash card ATM. Dropping dana tersebut dibagi dalam 4 periode transfer setiap bulan dan proses tersebut dinamai pagu disburse/minggu.

Lalu yang kedua pengambilan dana tunai via ATM menggunakan Cash Card ATM yang dipegang oleh Manajer atau SPV Administrasi atau staf keuangan lain yang ditunjuk dengan nota dinas sebagai pemegang Cash Card ATM. Pengambilan dana tersebut dilaksanakan rutin setiap hari sesuai dengan kebutuhan transaksi kas pengeluaran yang diperlukan. Pengambilan dana diharapkan dapat disesuaikan dengan perkiraan transaksi harian yang akan dikeluarkan, sehingga tidak ada kelebihan dana sisa saldo kas kecil yang berlebih.

Dan berikutnya setelah dilakukan pengambilan dana ke ATM dengan menggunakan cash card, kemudian dilakukan pencatatan atau pemindahbukuan dana petty cash tersebut ke dalam SmartOne.

Lalu pada saat terjadi pengeluaran petty cash dilakukan entri transaksi harian ke dalam SmartOne. Pencatatan ke dalam buku bantu kas juga dilaksanakan sebagai data pembanding pengecekan kesesuaian data antara data buku bantu kas dengan SmartOne. Pencatatan yang dilakukan di SmartOne dilakukan sesuai dengan ketentuan cash budget yang telah ditetapkan.

Jenis transaksi dan nominal rupiah yang dikeluarkan harus diketahui dan di ACC SmartOne oleh SPV Administrasi untuk mendapatkan persetujuan pengeluaran dana.

Selanjutnya setiap transaksi yang sudah di ACC SPV Administrasi juga harus diketahui dan di ACC SmartOne oleh Manajer.

Proses selanjutnya adalah ACC Kasir SmartOne. Sehubungan kondisi real di setempat sudah tidak ada pengelolaan kas penerimaan karena semua pembayaran taglis dan non taglis PLN sudah dilaksanakan secara online Bank, maka posisi kasir sudah tidak ada dan untuk proses ACC SmartOne diambil alih oleh SPV Administrasi.

Setelah itu dilakukan penyesuaian antara data pembukuan pengeluaran dana dengan sisa dana tunai kas yang ada sudah benar atau ada selisih. Apabila terjadi selisih, maka akan diperiksa ulang untuk tiap pengeluaran transaksi yang ada.

Setiap akhir minggu dan akhir bulan, Kantor Distribusi melakukan pemeriksaan pada rekening masing-masing Rayon. Apabila ditemukan ada sisa rupiah pada rekening virtual account Rayon tersebut, maka sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pihak Kantor Distribusi melakukan sweeping (penarikan dana) hingga sisa saldo di ATM menjadi sama dengan 0 (nol) rupiah. Sedangkan untuk posisi saldo kas kecil, setiap akhir minggu dibolehkan terdapat sisa saldo tunai, namun untuk posisi akhir bulan sisa saldo kas kecil juga harus sama dengan 0 (nol) rupiah, apabila terdapat sisa saldo, maka Rayon harus segera mengembalikan atau mentransfernya ke rekening Kantor Distibusi.

3.3.2 Dokumen – Dokumen Untuk Mencatat Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

1. Bukti Pengeluaran Kas

Setelah mencatatkan transaksinya pada buku bantu kas PT. PLN (Persero) mengeluarkan bukti pengeluaran kas setelah melakukan transaksi pembayaran yang digunakan terkait dengan operasional perusahaan. 2. Transaksi Harian Kas Bank

Dokumen yang menunjukan kumpulan beberapa transaksi dalam satu hari yang telah di setujui di aplikasi SmartOne pada PT. PLN (Persero).

36

3. Bukti Penerimaan Kas

Dokumen yang dibuat pada saat pengisian kembali petty cash, dilakukan pada periode tertentu bisa setiap minggu atau setiap bulan. Dana didapat dari transfer via rekening ATM dari Kantor Distribusi. Dana yang didapat tersimpan di rekening ATM perusahaan.

4. Rekap Realisasi Anggaran

Dokumen yang digunakan untuk melihat transaksi yang dilakukan yang diinput melalui program SmartOne. Dengan kata lain dokumen ini merekam seluruh transaksi petty cash dalam satu periode tertentu.

3.3.3 Kendala Pencatatan Prosedur Pengelolaan Petty Cash Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara

Pada pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti pemberian Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada SmartOne yang tidak secara lengkap diberikan pada awal bulan periode transaksi baru, membuat beberapa transaksi yang pos anggarannya belum tersedia tidak dapat di entry di SmartOne. Sehingga untuk beberapa transaksi yang di entry SmartOne tidak berdasarkan pos anggaran yang dimaksud, dan pada akhir bulan perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian agar meminimalisir ketidaksesuaian kode akuntansi yang digunakan. Selain itu bagian keuangan di PLN memiliki tugas rangkap selain sebagai bagian keuangan mereka juga biasa menginput data pelanggan di bagian administrasi dan AIL, disana selalu mengusahakan memanage waktu lagi untuk pengambilan dana petty cash di ATM. Meski demikian, secara keseluruhan pengelolaan petty cash di perusahaan ini sudah dilaksanakan dengan cukup baik dan sesuai dengan surat ketentuan maupun surat edaran yang berlaku di perusahaan.

37 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mengenai prosedur pengelolaan petty cash, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Prosedur pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara adalah suatu kegiatan perusahaan dimana semua hal yang berkaitan dengan transaksi-transaksi kecil dan tidak rutin yang ada pada satu periode tertentu akan di proses sesuai dengan Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor 150 2K/DIR/2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Kas Kecil (Petty cash) dan Persekot Dinas di Lingkungan PT. PLN (Persero). Secara keseluruhan proses pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara sudah berjalan dengan baik. Pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara menggunakan sistem pencatatan petty cash Imprest Fund System, dimana setiap transaksi tidak langsung dilakukan penjurnalan dan saat dilakukan pengisian kembali baru dilakukan penjurnalan disertai oleh bukti dan dokumen yang berlaku sebagai bukti yang bisa di pertanggungjawabkan atas penggunaan kas kecil tersebut.

2. Didalam pelaksanaan prosedur pengelolaan petty cash, pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara menggunakan beberapa dokumen, yaitu Bukti Pengeluaran Kas, Transaksi Harian Kas Bank, Bukti Pemasukan Kas, dan Rekap Realisasi Anggaran. Dimana dokumen tersebut digunakan oleh bagian administrasi dan keuangan dalam melakukan prosedur pengelolaan petty cash sesuai dengan prosedur yang ada.

38

3. Pada pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala seperti pemberian Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada SmartOne yang tidak secara lengkap diberikan pada awal bulan periode transaksi baru, membuat beberapa transaksi yang pos anggarannya belum tersedia tidak dapat di entry di SmartOne. Sehingga untuk beberapa transaksi yang di entry SmartOne diusahakan agar terinput berdasarkan pos anggaran yang dimaksud, dan pada akhir bulan perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian agar terdeteksi jika adanya transaksi yg tidak sesuai dengan kode akuntansi yang digunakan.

4.2 Saran

Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara, penulis akan memberikan saran yang semoga berguna sebagai bahan pertimbangan dan menjadi masukan bagi perusahaan di masa yang akan datang, seperti :

1. Pelaksanaan prosedur pengelolaan petty cash yang ada di PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara sudah cukup baik dan sudah sesuai dengan surat ketentuan maupun surat edaran yang berlaku di perusahaan. Namun dalam pengelolaannya harus diperhatikan dalam penomoran akun-akun yang terkait dengan petty cash, karena ada beberapa transaksi atau proses pengeluaran yang memiliki akun sama sehingga perlu diperhatikan penomoran nya.

2. Melengkapi dokumen-dokumen dan formulir-formulir yang belum diberi Pedoman Rencana Kerja (PRK) pada program SmartOne, sehingga memudahkan penomoran dalam transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan mengurutkannya sesuai dengan posnya masing-masing agar meminimalisir adanya ketidaksesuaian kode akuntansi yang digunakan.

3. Supaya mengatasi kendala-kendala yang ada di dalam proses pengelolaan petty cash pada PT. PLN (Persero) Rayon Bandung Utara, sebaiknya dilakukan pembaharuan atau mengupdate program yang dipakai dalam proses pengelolaan petty cash tersebut (program SmartOne). Agar dapat meminimalisir atau bahkan dapat mengurangi terjadinya salah memasukan kode akuntansi yang digunakan, lalu mendisiplinkan waktu dalam pengambilan dana yang ada di ATM, agar tidak selalu melakukan pengambilan pada saat waktu sudah mepet. Mungkin perlu dilakukan koordinasi antara perusahaan dan kantor distribusi dalam permasalahan transfer dana petty cash melalui ATM tersebut.