Sistem Administrasi Pelaporan Asset Departemen Project Management PT. Telkomsel

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Semakin berkembangnya teknologi sekarang ini maka menuntut setiap pelaku bisnis dapat menggunakan sistem yang efektif dan efisien sehingga apa yang menjadi tujuan usahanya dapat tercapai dengan baik. Dengan adanya penerapan sistem komputerisasi pada suatu dunia usaha maka hal-hal yang seharusnya rumit akan menjadi mudah untuk diselesaikan. Sistem juga sangat mendukung untuk meningkatkan kinerja, karena dengan adanya sistem yang lengkap maka akan memudahkan untuk melakukan pekejaan. Selain laporan aset, yang tidak kalah penting adalah pelayanan yang cepat, mudah dan efisien adalah kesan menarik bagi vendor (Mitra) dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan sehingga menjadi penentu apakah vendor menjadi mitra kerja kembali di perusahaan atau tidak. Jika pengelolaan data dan pelayanannya baik maka akan semakin menarik minat vendor untuk melakukan kerja sama lagi.

Seperti kita ketahui, selain mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan tujuan lain dari perusahaan adalah mendapatkan laba yang maksimal. Tetapi mengingat masih banyak pelanggan, maka perusahaan dituntut untuk melakukan berbagai terobosan untuk menarik minat pelanggan terhadap produck yang ditawarkan. Salah satu yang menjadi perioritas adalah tingkat pelayanan terhadap customers. Dalam hal ini penulis mengambil topik tentang laporan aset & pelayanan yang selama ini masih menggunakan cara manual

2 di PT. Telekomunikasi Seluler (TELKOMSEL), maka penulis tertarik untuk membuat suatu sistem laporan asset dengan mengunakan bahasa program Visual Basic 6.0.

Pada saat ini program administrasi di PT. TELKOMSEL ini dilakukan dengan menggunakan komputer yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, tetapi laporan yang dihasilkan dengan cara tersebut belum maksimal, sehingga Vendor (Mitra) sering komplain pada saat berurusan dengan bagian yang bersangkutan, karena proses yang kurang efisien dan memakan waktu yang cukup lama.

Maka dari itu agar mempermudah PT. TELKOMSEL dalam membuat Laporan Aset, yang mana biasanya sering terjadi kesalahan, baik itu dalam pengecekan Peralatan Site, Kunci Site, Nomor BAUT dan lain-lain. Adanya sistem yang penulis buat sekarang ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan tersebut dan mempermudah pihak PT. TELKOMSEL dalam pekerjaan Administrasi. Sehubung dengan hal tersebut, maka menjadi alasan bagi penulis untuk mengambil judul “sistem administrasi & pelaporan aset departement project managemen PT. TELKOMSEL Regional Sumbagteng menggunakan bahasa pemograman visual basic 6.0”.

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

1. Pada saat ini administrasi PT TELKOMSEL masih menggunakan program Word dan Exel

2. Masih banyaknya komplain dari Vendor karena proses yang kurang efisien dan memakan waktu yang cukup lama

3 b. Rumusan Masalah

Selama Penulis melakukan Kerja Praktek di PT. TELKOMSEL melalui pengamat Penulis dan dari alasan pemilihan judul diatas, ada beberapa hal yang dianggap penting untuk diangkat sebagai rumusan masalah, maka Penulis merusmuskan permasalahan yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana caranya agar admisnistrasi tidak menggunakan Word dan Exel 2. Bagaimana caranya administrasi bisa bekerja dengan efisien dengan cepat dan

tepat

1.3Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan a. Maksud

Maksud dilaksanakan Praktek kerja lapangan adalah untuk menginplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

b. Tujuan

sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Mengoptimalkan penggunaan komputer dalam menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan, dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. 2. Untuk mengurangi komplain vendor terhadap pelayanan yang diberikan PT.

TELKOMSEL.

1.4 Metode Pengembangan Sistem

Selain metode tradisonal SDLC, ada beberapa metode yang dikembangkan untuk melengkapi kelemahan-kelemahan yang ada dalam metode SDLC,

4 diantaranya adalah prototife, water fall, spiral dll. Disini penulis hanya menggunakan satu metode yaitu metode spiral.

1.4.1 Spiral

Model of Software Development and Enhancement. Spiral model adalah

salah satu bentuk evolusi yang menggunakan metode iterasi natural yang dimiliki oleh model prototyping dan digabungkan dengan aspek sistimatis yang dikembangkan dengan model waterfall. Tahap desain umumnya digunakan pada model Waterfall, sedangkan tahap prototyping adalah suatu model dimana software dibuat prototype (incomplete model), “blue-print”-nya, atau contohnya

dan ditunjukkan ke user / customer untuk mendapatkan feedback-nya. Jika

prototype-nya sudah sesuai dengan keinginan user / customer, maka proses SE dilanjutkan dengan membuat produk sesungguhnya dengan menambah dan memperbaiki kekurangan dari prototype tadi.

Model ini juga mengkombinasikan top-down design dengan bottom-up design, dimana top-down design menetapkan sistem global terlebih dahulu, baru diteruskan dengan detail sistemnya, sedangkan bottom-up design berlaku sebaliknya. Top-down design biasanya diaplikasikan pada model waterfall dengan sequential-nya, sedangkan bottom-up design biasanya diaplikasikan pada model prototyping dengan feedback yang diperoleh. Dari 2 kombinasi tersebut, yaitu kombinasi antara desain dan prototyping, serta top-down dan bottom-up, yang juga diaplikasikan pada model waterfall dan prototype, maka spiral model ini dapat dikatakan sebagai model proses hasil kombinasi dari kedua model tersebut.

5 Oleh karena itu, model ini biasanya dipakai untuk pembuatan software dengan skala besar dan kompleks.

Spiral model dibagi menjadi beberapa framework aktivitas, yang disebut dengan task regions. Kebanyakan aktivitas2 tersebut dibagi antara 3 sampai 6 aktivitas. Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam spiral model: a. Customer communication.

Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif antara programmer dengan user / customer terutama mengenai kebutuhan dari customer. b. Planning.

Aktivitas perencanaan ini dibutuhkan untuk menentukan sumberdaya, perkiraan waktu pengerjaan, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk pengembangan software.

c. Analysis resiko.

Aktivitas analisis resiko ini dijalankan untuk menganalisis baik resiko secara teknikal maupun secara manajerial. Tahap inilah yang mungkin tidak ada pada model proses yang juga menggunakan metode iterasi, tetapi hanya dilakukan pada spiral model.

d. Engineering.

Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun 1 atau lebih representasi dari aplikasi secara teknikal.

6 e. Construction & Release.

Aktivitas yang dibutuhkan untuk develop software, testing, instalasi dan penyediaan user/costumer support seperti training penggunaan software serta dokumentasi seperti buku manual penggunaan software.

b. Customer evaluation.

Aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan feedback dari user/customer berdasarkan evaluasi mereka selama representasi software pada tahap engineering maupun pada implementasi selama instalasi software pada tahap construction and release.

Berikut adalah gambar dari spiral model secara umum :

Gambar 1.1 Spiral model umum

Satu lingkaran dari bentuk spiral pada spiral model dibagi menjadi beberapa daerah yang disebut dengan region. Region tersebut dibagi sesuai dengan jumlah aktivitas yang dilakukan dalam spiral model. Tentunya lingkup tugas untuk project yang kecil dan besar berbeda. Untuk project yang besar, setiap

7 region berisi sejumlah tugas-tugas yang tentunya lebih banyak dan kompleks daripada untuk project yang kecil. SE berjalan dari inti spiral berjalan mengitari sirkuit per sirkuit. Sebagai contoh untuk sirkuit pertama dilakukan untuk pembangunan dari spesifikasi dari software dengan mencari kebutuhan dari customer. Untuk sirkuit pertama harus menjalani semua aktivitas yang didefinisikan. Setelah 1 (satu) sirkuit terlewati lanjut ke tugas selanjutnya misalnya membangun prototype. Tugas ini juga harus mengitari satu sirkuit dan begitu terus selanjutnya sampai project selesai. Tidak seperti model-model konvesional dimana setelah SE selesai, maka model tersebut juga dianggap selesai. Akan tetapi hal ini tidak berlaku untuk spiral model, dimana model ini dapat digunakan kembali sepanjang umur dari software tersebut. Pada umumnya, spiral model digunakan untuk beberapa project seperti Concept Development Project (proyek pengembangan konsep), New Product Development Project (proyek pengembangan produk baru), Product Enhancement Project (proyek peningkatan produk), dan Product Maintenance Project (proyek pemeliharaan proyek). Keempat project tersebut berjalan berurutan mengitari sirkuit dari spiral. Sebagai contoh setelah suatu konsep dikembangkan dengan melalui aktivitas2 dari spiral model, maka dilanjutkan dengan proyek selanjutnya yaitu pengembangan produk baru, peningkatan produk, sampai pemeliharaan proyek. Semuanya melalui sirkuit2 dari spiral model. Pendekatan dengan model ini sangat baik digunakan untuk pengembangan sistem software dengan skala besar. Karena progres perkembangan dari SE dapat dipantau oleh kedua belah pihak baik developer maupun user / customer, sehingga mereka dapat mengerti dengan baik

8 mengenai software ini begitu juga dengan resiko yang mungkin didapat pada setiap aktivitas yang dilakukan. Selain dari kombinasi 2 buah model yaitu waterfall dan prototyping, kelebihan dari software ini ada pada analisis resiko yang dilakukan, sehingga resiko tersebut dapat direduksi sebelum menjadi suatu masalah besar yang dapat menghambat SE. Model ini membutuhkan konsiderasi langsung terhadap resiko teknis, sehingga diharapkan dapat mengurangi terjadinya resiko yang lebih besar. Sebenarnya dengan menggunakan prototype juga bisa menghindari terjadinya resiko yang muncul, tetapi kelebihan dari model ini yaitu dilakukannya proses prototyping untuk setiap tahap dari evolusi produk secara kontinu. Model ini melakukan tahap-tahap yang sudah sangat baik didefinisikan pada model waterfall dan ditambah dengan iterasi yang menyebabkan model ini lebih realistis untuk merefleksikan dunia nyata. Hal-hal itulah yang menjadi kelebihan menggunakan spiral model.

Meskipun banyak kelebihan tetapi tentu masih ada kekurangannya. Kekurangannya ada pada masalah pemikiran user / customer dimana mereka pada umumnya tidak.

1.5 Batasan Masalah

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, permasalahn dibatasi pada bagian inforamasi site ID, BAUT Number. Batasan aplikasi program yang dibuat meliputi konsep secara umum yaitu input, proses. Adapun keterangan batasan sebagaiberikut:

a. Region b. Vendor

c. PO Number d. PO Type

9 e. Project ID

f. Site ID asPO g. Site Name asPO h. Site Name Actual

i. SOW

j. BAUT Number k. BAUT Date l. BAPA Number Prosedur system (proses)

Prosedur system yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Proses pembuatan form input data awal

b. Proses pengisian data yang diperlukan

1.6Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan di PT. TELKOMSEL Regional SumBagTeng Pekanbaru di bagian Project Management yang beralamatkan di jalan Arifin ahmad No. 107, Telp. (0761)562899 Pekanbaru. yang dilaksanakan dari tanggal 26 Juli 2010 s/d 03 September 2010.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Pratek

NO Aktivitas

Juli Agustus September 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Survey X

2 Requirement X

3 Desain X X

4 Pembuatan X X

5 Inplementasi X

27 BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan a. Sejarah Perusahaan

Telkomsel adalah operator terkemuka jasa telekomunikasi seluler di Indonesia dengan market share dan berbagi pendapatan. Pada akhir Maret 2009, Telkomsel telah 72.100.000 pelanggan yang berdasarkan statistik industri mewakili perkiraan pangsa pasar sekitar 50%. Telkomsel menyediakan layanan selular di Indonesia, melalui sendiri GSM dual-band nasional 900-1800 MHz, 3G jaringan, dan internasional, melalui 341 mitra roaming internasional di 180 negara (akhir Maret 2009). Pada bulan September 2006, Telkomsel menjadi operator pertama di Indonesia dengan meluncurkan layanan 3G.

operasi Telkomsel di Indonesia telah berkembang sejak peluncuran komersial layanan pasca bayar pada tanggal 26 Mei 1995. Pada bulan November 1997, Telkomsel menjadi operator telekomunikasi selular pertama di Asia untuk memperkenalkan jasa isi ulang GSM pra-bayar. pendapatan kotor Telkomsel telah meningkat dari Rp 3.59 triliun di tahun 2000 menjadi Rp 44.420.000.000.000 pada tahun 2008. Selama periode yang sama, jumlah pelanggan selular Telkomsel meningkat dari sekitar 1,7 juta pada 31 Desember 2000 31-65.300.000 pada Desember 2008. Telkomsel memiliki jangkauan jaringan terbesar dari semua operator seluler di Indonesia, menyediakan jangkauan jaringan mencapai lebih dari 95% penduduk

28 Indonesia dan merupakan operator satu-satunya di Indonesia yang mencakup seluruh provinsi negara dan kabupaten, dan semua county ("kecamatan") di Sumatra, Jawa, dan Bali

b. Bidang Produck dan jasa Perusahaan

Perusahaan ini menyediakan pelanggan dengan pilihan antara dua kartu prabayar simPATI dan Kartu As, atau layanan kartuHALO pasca bayar, serta berbagai layanan nilai tambah dan program. Pada tanggal 20 Maret 2009, Telkomsel dan Apple Pte Asia Selatan. Ltd meluncurkan iPhone 3G di Indonesia dengan rencana harga disesuaikan bagi Anda pelanggan semua Telkomsel. / NUSRA. Perusahaan menawarkan GSM Dual Band (900 & 1800), GPRS, Wi-Fi, EDGE, dan Teknologi 3G.

29 3.2 Struktur Organisasi

Seperti yang terlihat pada gambar 3.1 dibawah ini PT. TELKOMSEL Regional SumBagTeng dipimpin oleh General Manager dan pada setiap departemennya dipimpin oleh Manager, adapun

Samuel Pasaribu General Manager

Hasan Budiono Manager Project

R. Didi Djumardi Manager NOS

I Ketut Purbawa Manager NO

Thomas Heryanto Manager SQA

Herbert CM Siregar SPV Project

Akhmad Rahmadi SPV. Power

System Sri Raberty. FS

SPV. Site Management

Faisal Yasin Spv RNP Andi Suapril

SPV BSS Inner

Ahmad Yahya Staff Project

Dean RUF Mampe Simamora Staff Power S Rahmad S siregar

Staff Site Management Yoga Ariefman

Staff Project

Awang Puji Wiharto Staff Power System

Ahmad Taufik Staff BSS Inner Pradono

Staff BSS Inner

M. Rahman Fajrin Staff BSS Outter Indria Sari Yolanda

Staff BSS Inner

Harun Staff

Ali Hamsar Staff BSS Inner

Natkia Staff

30 3.3 Deskripsi Kerja

Berdasarkan bagan struktur organisasi yang telah disusun oleh PT.TELKOMSEL, maka berikut ini akan dijelaskan satu persatu bagian yang terlibat dalam menjalankan kegiatan perusahaan sebagai berikut :

1. General Manager (GM)

General Manager merupakan pimpinan tertinggi atau pemegang kukuasaan tertinggi di PT. TELKOMSEL Regional SumBagTeng, adapun tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Memimpin dan mengendalikan berbagai aktivitas perusahaan sehari-hari dan bertangggung jawab terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan.

b. Menetapkan kebijakan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan

c. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada setiap bagian agar kegiatan perusahaan dapat berjalan segaimana mestinya.

d. Mengawasi kerja para bawahan yang melakukan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

e. Meminta tanggung jawab dari masing-masing bagian setiap akhir periode pembukuan.

2. Manager

Bagian ini bertugas menjalankan perintah dari GM dan bertanggung jawab atas segala kelalaian dari staffnya,

31 3. Supervisor

Bagian supervisor Akan bertanggung jawab atas kelalaian kerja perusahaan. Bagian ini bertugas sebagai berikut

a. Mengawasi dan memonitor kerja lapangan pembangunan BTS b. Menerima semua order atau pesanan barang dari berbagai tempat.

c. Mengadakan penentuan harga dan syarat dalam penjualan kredit. d. Membuat rencana penjualan

e. Mengadakan penjanjian penjualan dengan konsumen. Dalam kegiatan operasinya bagian ini dibantu oleh :

1. Salesman, yang bertugas menjual barang dagangan ditempat perusahaan

berada dan memasarkan barang dagangan kepada pihak lain yang membutuhkan barang tersebut.

2. Administrasi, bagian ini bertugas :

a. Mencatat segala transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya.

b. Mencatat semua kendaraan yang masuk (Pembelian) maupun yang keluar (Penjualan /Retur)

c. Mencatat laporan stock harian kendaraan.

d. Membuat laporan mingguan penjualan barang dagang.

e. Mencatat transaksi kas harian dan setoran kepada bagian keuangan setiap hari.

4. Sopir.

Bertugas untuk mengantar/menjemput Pejabat Perusahaan apabila tugas luar kantor.

32

5. Cleaning Service (CS)

Bertugas menjaga kebesihan seluruh lingkungan perusahaan.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan tentang pembagian tugas dalam struktur organisasi PT. TELKOMSEL, jelaslah bahwa pembagian tugas dalam perusahaan ini sudah cukup baik dan berjalan sebagaimana mestinya. Meskipun masih ada pembagian struktur yang belum sesuai dengan standar. Hal ini disebabkan kebijaksanaan perusahaan yang menilai keefektifan dan keefisiensian struktur yang berbeda-beda.

10

BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefenisikan bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.

11

sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan

selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas .

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,

keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. e. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah

di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan

12

keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan

menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini

digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Tata Sutabri sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

13

a. Komponen sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

b. Batasan sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (Environtment)

Suatu bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

d. Penghubung sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Penyimpanan (Storage)

Suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

14

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Tata Sutabri sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, yaitu:

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi dengan tepat. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luar, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk

15

subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimannya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung pada saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat yang akan datang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.

Informasi berfungsi untuk memberikan dasar guna melakukan seleksi. Informasi tidak mengarahkan kepada apa yang dilakukan, tetapi mengurangi keanekaragaman dan ketidakpastian sehingga dapat dihasilkan keputusan yang baik. Fungsi informasi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar, aturan-aturan ukuran dan aturan-aturan keputusan untuk penentuan dan peyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

16

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

dalam pendekatan dan pengembangan system ada beberapa hal yang harus di perhatikan. Diantaranya:

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Pendekatan adalah konsep dasar yang mewadahi,menginsipirasi, menguatkan, dan melatari metode pembelajaran dengan cakupan teoretis tertentu.

Secara lebih rinci, ciri-ciri yang terkandung dalam sistem atau pendekatan sistem, adalah:

1. Adanya tujuan:

Setiap rakitan sistem pasti bertujuan, tujuan sistem telah ditentukan lebih dahulu, dan itu menjadi tolok ukur pemilihan komponen serta kegiatan dalam proses kerja sistem. Komponen, fungsi komponen, dan tahap kerja yang ada dalam suatu sistem mengarah ke pencapaian tujuan sistem. Tujuan sistem adalah pusat orientasi dalam suatu sistem.

2. Adanya komponen sistem (selain tujuan):

Jika suatu sistem itu adalah sebuah mesin, maka setiap bagian (onderdil) adalah komponen dari mesin (sistemnya); demikian pula halnya dengan pengajaran di sekolah sebagai sistem, maka semua unsur yang tercakup di dalamnya (baik manusia maupun non manusia) dan kegiatan-kegiatan lain yang terj adi di dalamnya adalah merupakan komponen sistem. Jadi setiap sistem pasti memiliki komponen-komponen sistem.

17

3. Adanya fungsi yang menjamin dinamika (gerak) dan kesatuan kerja sistem:

Tubuh kita merupakan suatu sistem, setiap organ dalam tubuh tersebut mengembangkan fungsi tertentu, yang keseluruhannya dikoordinasikan secara kompak, agar diri kita dan kehidupan kita sebagai manusia berjalan secara sehat dan semestinya.

Penyelenggaraan pengajaran di sekolah merupakan suatu sistem, maka setiap komponen yang mempunyai fungsi tertentu itu mesti menyumbang secara sepantasnya dalam rangka mencapai tujuan dan semua fungsi tersebut perlu dikoordinasikan secara terpadu agar proses pengajaran berlangsung secara efektif dan cfisien.

Misalnya: fungsi komponen yang berstatus guru adalah pembimbing belajar siswa (pendorong motivasi belajar siswa, pengarah, pengatur (organisator) situasi belajar siswa, sebagai narasumber (fasilitator), bertindak sebagai penyebar kebijakan, penilai hasil belajar siswa, dan sebagainya.); jika guru cakap menjalankan fungsinya maka akan sangat membantu kelancaran serta keberhasilan belajar siswa, dan sebaliknya.

4. Adanya interaksi antar komponen:

Antar komponen dalam suatu sistem terdapat saling hubungan, saling mempengaruhi, dan saling ketergantungan.

Misalnya: keguruan seseorang barulah menjadi nyata jika ada siswa yang bersedia untuk dididiknya; siswa yang responsif, kritis, dan koordinatif banyak membantu guru dalam mengemÂbangkan kariernya.

18

5. Adanya transformasi dan sekaligus umpan balik:

Fungsi dari setiap komponen merupakan bagian tak terpisahkan dari keseluruhan fungsi sistem. Dalam sistem pengajaran yang berinti pada interaksi personal, peran dari komponen-komponen adalah untuk meningkatkan nilai inter-aksi personal tersebut demi keberhasilan belajar siswa. Transformasi yang terjadi dalam interaksi guru-siswa secara lebih teknis merupakan transaksi.

2.4.2 Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan Sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sebab Perlunya pengembangan Sistem :

a. Adanya permasalahan (problems) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan yang menyebabkan sistem lama tidak beroperasi sesuai degan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa :

- kecurangan yg disengaja yg menyebabkan tdk amannya harta - kesalahan yg tidak disengaja

- tidak efisiennya operasi

- tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang berlaku.

Pertumbuhan suatu Organisasi untuk meraih kesempatan (opportunities ) Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Adanya instruksi-instruksi (directives).

Prinsip Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Setiap investasi modal harus

19

mempertimbangkan 2 hal berikut ini : Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi Investor harus memeriksa semua alternatif yang ada dengan melihat opportunity cost dari masing-masing alternative Investasi yang terbaik harus bernilai manfaat (benefit) atau hasil baliknya harus lebih besar dari biaya untuk memperolehnya (cost). Cost-benefit analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik Seperti Analis sistem, Manajer sistem dan programmer, serta user yang dididik dengan di berikan on-the-job training. Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja & melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk menjalankannya. Siklus pengembangan Sistem (System Development Life Cycle (SDLC)) umumnya menunjukkan tahap-tahap kerja yang harus dilakukan. Proses Pengembangan Sistem tidak harus urut Jangan takut membatalkan proyek Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

2.4.3 Alat Bantu Analisis

Untuk memudahkan dalam pengembangan sistem informasi, kita membutuhkan beberapa alat bantu. Alat-alat bantu yang dimaksud diantaranya:

1) Flow Map

Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan mengintruksikan organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul yang menjelaskan mengenai elemen data, elemen control, modul dan hubugan antar modul.

20

2) Diagram Kontek

Diagram Konteks (Context Diagram) adalah gambaran umum tentang sistem informasi yang memperlihatkan batasan sistem, eksternal entity yang

berintegrasi dengan sistem informasi utama yang mengalir antara entity

dengan sistem. Pada Diagram Konteks sistem penjualan pada PT. TELKOMSEL ini terdiri atas 4 Entity yang mana menggambarkan interaksi dari entity ke entity lainnya.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses

yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan.

Ada beberapa simbol yang sering digunakan dalam Data Flow Diagram, yaitu:

a. Entitas Luar

Entitas luar merupakan kesatuan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Entitas luar digambarkan dengan simbol bujur sangkar.

b. Aliran Data

Aliran data menggambarkan dari mana data berasal dan kemana data tersebut diteruskan. Aliran data disimbolkan dengan bentuk anak panah. c. Proses

21

Simbol proses digunakan untuk mentransformasikan data secara umum. Proses disimbolkan dengan segi empat tumpul seperti gambar 2.4 berikut

Gambar 2.1 Simbol Proses pada DFD

Bagian atas simbol DFD berisi nomor untuk identitas proses. Bagian tengah berisi penjelasan fungsi dari proses yang diawali dengan kata kerja dan diikuti nama objek, sedangkan bagian bawah merupakan optimal yang bisa berisi bagian perusahaan, nama modul program atau implementasi fisik yang dipakai dalam proses.

d. Media Penyimpanan.

Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Tempat penyimpanan disimbolkan dengan segi empat terbuka.

Secara ringkas, simbol-simbol yang lazim dipakai dalam pembuatan DFD dapat dilihat dalam tabel 2.2.

Pengenal

Kata Kerja + Deskripsi fungsi

22

Tabel 2.1 : Simbol – simbol DFD

Simbol Nama Keterangan

Simbol Entitas Luar Simbol aliran data Simbol Proses Simbol File/media penyimpanan.

Bisa berisi nama sebuah sub sistem atau sistem luar.

Bentuk

panahtidak harus selalu lurus, boleh juga melengkung.

Bagian bawah bersifat opsional. Jika aliran data menuju simbol file, terjadi proses

write. Jika keluar,

terjadi proses

read.

Sebelum menggambarkan Data Flow Diagram level 0, terlebih dahulu dibuat konteks diagram. Konteks diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran

23

sistem. Dalam diagram konteks tergambar entitas apa saja yang membangun sebuah sistem, data atau laporan apa saja yang diterima dan diberikan entitas tersebut kepada sistem.

4) Kamus Data

Kamus Data (Data Dictionary) adalah suatu aplikasi khusus dari jenis

kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth E Kendall & Julie E Kendall, 2003)

24

Tabel 2.2 Simbol-simbol kamus data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ Dan

{ }

Elemen-elemen repetitif (kelompok

berulang)

[ ] Salah satu dari dua situasi tertentu

( ) Pilihan (boleh dikosongkan)

5) Perancangan Basis Data

Ada 2 model yang digunakan dalam perancangan basis data. Model-model tersebut adalah :

a) Normalisasi

Proses normalisasi adalah suatu proses dimana elemen-elemen data dikelompokkan menjadi tabel-tabel. Dari tabel-tabel tersebut terdapat entitas dan relasi antara entitas tersebut. Ada beberapa tahap proses normalisasi, yaitu :

1. Bentuk tidak normal

Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan – aturan tertentu.

25

2. Bentuk normal pertama

Bentuk normal pertama adalah suatu bentuk dimana setiap field dalam tabel memiliki nilai data.

3. Bentuk normal kedua

Bentuk normal kedua harus memenuhi syarat : a) Sudah memenuhi kriteria normal pertama

b) Setiap field bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci primer.

4. Bentuk normal ketiga

Bentuk normal ketiga adalah bentuk yang memenuhi syarat – syarat berikut :

a) Tabel sudah dalam bentuk normal kedua.

b) Field bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci primer. f. Tabel Relasi

Model ERD berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata.

Simbol-simbol yang sering digunakan dalam menggambarkan ERD adalah seperti yang tertera dalam tabel 2.3.

26

Tabel 2.3 Simbol – simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Simbol Keterangan

Menyatakan nama sebuah entitas

Menyatakan atribut

Menyatakan nama relasi antar entitas

Menyatakan multi value atribut

33 BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan bertujuan untuk mengetahui dan menentukan masalah yang sebenarnya. Sistem yang sedang berjalan perlu dianalisa sebagai dasar dalam merencanakan dan membuat sistem yang baru

Dengan merencanakan sistem yang baru diharapkan dapat dijadikan tolak ukur terhadap sistem sekarang dan dapat berfungsi lebih baik dari sistem yang lama. Dengan meninjau dan mempelajari sistem yang sedang berjalan sekarang, ternyata masih terdapat kelemahan- kelemahan. Hal ini dapat dilihat dari proses kerja yang diterapkan saat ini.

Setelah mempelajari data-data dan keterangan yang di dapat di PT. TELKOMSEL Regional SumBagTeng maka disini dirumuskan beberapa kendala yang dihadapi antara lain:

a. Bagaimana menghindari terjadinya kesalahan saat input data aset b. Bagaimana agar komplain dari konsumen dapat di hilangkan. c. Apabila pimpinan meminta data laporan yang ada dapat di sediakan

34 4.1.1 Analisis Dokumen

Pada bagian ini dilakukan analisa terhadap dokumen yang masuk ke sistem dan semua informasi yang dihasilkan sistem.

1. Analisa Input

Setelah dilakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan terlihat adanya input-input yang akan diolah. Input disini berupa input vendor, site name, site id, No. BAUT.

2. Analisa Proses

Untuk mengubah data yang diinputkan menjadi informasi pada suatu sistem, ada proses-proses yang dilakukan terhadap data tersebut dalam rancangan proses laporna aset ini tidak banyak mengalami perubahan, hanya saja pada sistem yang baru ini ada perubahan pada sub model proses.

Sistem pelaporan aset pada PT. TELKOMSEL dimulai dengan adanya pemesanan barang ke vendor, kemudian setelah barang itu di terima oleh pihak PT. TELKOMSEL maka vendor akan melaporkan ke PT. TELKOMSEL untuk di data dan di paraf oleh staff kemudian di serahkankan ke bagian administrasi untuk dibuat laporannya dan diketahui oleh Manager.

Dapat dilihat bahwa sistem laporan pada rancangan BAUT ini memiliki beberapa form proses diantaranya CME, Transmisi, RBS, SITAC dan BSC. Didalam form BAUT ini memiliki beberapa proses entry data antara lain: proses entry region, proses vendor , proses PO Number, proses entry PO Type, proses entry project ID, proses entry Site ID asPO, proses entry Site Name asPO, proses

35 entry Site Name actual, proses entry SOW, proses entry BAUT Number, proses entry BAUT Date dan prose entry BAPA Number.

Kemudian rancangan MOM, MOM memiliki 2 form aktif yaitu Weekly dan Montly, didalam form ini memiliki beberapa proses entry data yaitu : proses entry date, proses entry Description proses entry PIC dan proses entry category. 4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Sistem yang berjalan di PT. TELKOMSEL sudah terkomputerisasi,segala pengerjaan tugasnya menggunakan komputer bahkan didalam pengimplementasiannya, kerja manajemen dapat diakses melalui aplikasi Microsoft Excel oleh setiap unitnya masing-masing yang ada pada departemen project manajemen, sistem yang digunakan belum bisa bekerja secara maksimal dan sering terjadinya kesalahan dalam menginput data, sistem aplikasi yang dibuat dapat menjawab segala permasalahan yang ada, dan mampu memberikan solusi dalam penyelesaiaan suatu masalah. Evaluasi yang terjadi bukan didalam sistemnya tapi metode yang digunakan dalam penentuan Key Performance yang sering mengalami masalah, contoh halnya sulit menentukan Nomor Surat dan Nomor BAUT dalam pekerjaan Managementnya.Dan Metode itu lah yang akan penulis bahas, pihak Telkomsel usulkan supaya menjadi suatu gagasan yang dapat membantu memecahkan permasalahan yang ada. Berikut ini ada beberapa alat bantu penulis dalam pengembangan system informasi.

4.1.2.1 Flow Map

Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan mengintruksikan organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul yang menjelaskan mengenai elemen data, elemen control, modul dan hubugan antar modul. Seperti pada gambar berikut ini :

36 Flow Map yang Sedang Berjalan

Administrasi Manager

Staff Vendor

Laporan Aset Laporan Aset

Cek Laporan

aset

Laporan aset yg telah dicek

Laporan Aset yg telah dicek

Pembuatan Laporan

aset

Laporan Aset

Laporan aset yg telah disah kan

Laporan Aset

Pengesaha n Laporan

aset

Laporan aset yg telah disah kan

Arsip

37 4.1.2.2 Diagram Kontek

Diagram Konteks (Context Diagram) adalah gambaran umum tentang sistem informasi yang memperlihatkan batasan sistem, eksternal entity yang

berintegrasi dengan sistem informasi utama yang mengalir antara entity dengan

sistem. Pada Diagram Konteks sistem penjualan pada PT. TELKOMSEL ini terdiri atas 4 Entity yang mana menggambarkan interaksi dari entity ke entity

lainnya.

Staff Vendor

Manager Administrasi

Laporan Aset

Laporan Aset yg telah disahkan

Laporan aset

Laporan aset yg telah kdisahkan Laporan aset yg telah dicek Laporan aset yg telah dicek

Laporan Aset

Laporan aset

Sistem Informasi Laporan aset

38 4.1.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan dalam suatu proses. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau yang akan dikembangkan.

39

Vendor Lap Aset Laporan Aset Staff

Administrasi Manager La po ran A se t y g tel a h d isah ka n L ap ora n A se t yg te lah di cek La po ran A se t

Laporan Aset yg telah dicek

Laporan Aset La po ran A s et Menyerahkan laporan aset 0.1 Cek laporan aset 0.2

Input + Print Laporan aset 0.3 Cek laporan aset dan pengesahan 0.4

40 4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Didalam mendesain sistem baru, terlebih dahulu kita harus mengetahui aliran sistem informasi yang sedang berjalan. Aliran sistem informasi merupakan gambaran pada suatu bagian ke bagian lain dimana informasi yang dihasilkan dan proses pada bagian yang bersangkutan yang nantinya informasi itu dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Adapun aliran sistem informasi laporan aset pada PT. Telkomsel. Evaluasi yang terjadi bukan didalam sistemnya tapi metode yang digunakan dalam penentuan Performance yang sering mengalami masalah, contoh halnya sulit menentukan nomor BAUT. Dan Metode ini lah yang akan penulis bahas dan pihak Telkomsel usulkan supaya menjadi suatu gagasan yang dapat membantu memecahkan permsalahan.

4.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem baru bertujuan untuk menyempurnakan kelemahan-kelemahan dalam sistem lama. Berikut akan ditunjukkan rancangan sistem baru yang merupakan hasil perbaikan dari sistem lama.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Dalam Pelaksanaan proses perancangan sistem laporan aset, diperlukan suatu metode baru yang terdapat perancanaan strategi, dimana dalam perencaanaan tersebut di dalamnya mengandung suatu konsep-konsep serta tujuan yang akan dapat dicapai melalui perancangan sistem laporan aset. Oleh karena itu agar perancangan sistem dapat berjalan secara terstruktur maka dalam penentuannya dibutuhkan beberapa metode,diantranya:

41 1. Metode perancangan system berbasis distinc job manual

2. Metode penentuan perancangan berbasis rencana kerja managerial

tujuan dibentuknya metode ini dengan maksut untuk memberikan suatu kemudahan dan penjelasan dalam menentukan laporan dalam pekerjaannya.

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang di Usulkan

Adapun tujuan dilakukan perancangan prosedur baru agar terciptanya suatu system yang diharapkan, oleh karena itu penulis menggunakan alat bantu untuk merancang system baru tersebut, adapun alat bantunya sebagai berikut :

4.2.2.1 Flow Map

Dalam merancang suatu flowmap harus dianalisa prosedur yang sedang berjalan, setelah melakukan analisa terhadap sistem yamg sedang berjalan maka perlu adanya perancangan aliran dokumen yang lebih efektif dan efisien. Untuk lebih jelasnya mengenai aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang aru dapat dilihat pada gambar berikut.

42

Staff Administrasi Manager

Vendor

Laporan Aset Laporan Aset Laporan aset yg _{telah dicek} Laporan Aset

Cek Laporan

Aset

Cek Laporan

Aset Pengesa

han

Laporan Aset yg

telah dicek Laporan Aset

Laporan Aset yg telah disahkan

Laporan Aset yg telah disahkan

A Input + Print Pembuatan Laporan aset

Gambar 4.4 _{Flow Map yang diusulkan} 4.2.2.2 Diagram Kontek

Diagram Konteks (Context Diagram) adalah gambaran umum tentang sistem informasi yang memperlihatkan batasan sistem, eksternal entity yang

berintegrasi dengan sistem informasi utama yang mengalir antara entity dengan

43 terdiri atas 4 Entity yang mana menggambarkan interaksi dari entity ke entity

lainnya.

VENDOR Sistem informasi Laporan

Aset Manager

Laporan Aset

Lap aset yg telah disahkan Laporan aset yg telah

dicek

Gambar 4.5 _{Diagram konteks yang diusulkan} 4.2.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses

yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan.

44

Vendor Cek Laporan aset

Adminstrasi Pembuatan Laporan

aset Manager Laporan aset L a p o ra n a se t yg te la h d ice k Laporan aset L a p o ra n a s e t

Laporan aset yg telah disahkan 0.1

0.2

Gambar 4.6 Data Flow Diagram yang diusulkan

4.2.2.4 Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Berikut ini kamus data yang ada pada sistem laporan asset:

1. Nama arus data: BAUT Bentuk data: dokumen

Penjelasan untuk menegetahui data-data tentang laporan aset Periode: setiap hari masuk kerja

45 Struktur data: CME, Transmisi, RBS, Sitac, BSC

2. Nama arus data: MOM Bentuk data: dokumen Arus data: proses

Penjelasan: untuk mengetahui data-data laporan asset perminggu dan perbulan

Periode: setiap hari masuk kerja Struktur data: Weekly dan Montly

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang di usulkan/dirancang

Terhadap sistem yang di usulkan pada awalnya sistem absensi karyawan manual dan berubah menjadi sistem komputerisasi, staf-staf yang berhubungan langsung dengan tugas ini mungkin menjadi lebih mudah karena data-data laporan aset tersimpan dalam satu database dan bagian administrasi dapat langsung memberikan dan mengarsipkan laporan baik harian maupun bulanan.

46 4.3 Desain Input dan Menjalankan Program

Membuka program dapat dilakukan dengan cara memilih Aplikasi Intensif, maka program akan masuk tampilan splash. Kemudian akan muncul tampilan berikutnya yaitu menu utama dan form seperti tampilan di bawah ini :

Gambar 4.7 Menu Utama

4.3.1. Menjalankan Menu Utama

Pada menu Utama terdapat 3 (tiga) menu yaitu menu MOM, Laporan Aset dan Exit

47 4.3.2 Menu MOM

Pada menu ini terdapat 3 (tiga) Sub Menu dimana Sub Menu ini terdiri dari:

a. Weekly b. Montly b. Exit

Berikut tampilan Sub Menu dari Menu MOM.

Gambar 4.8 Menu MOM

Fungsi dan gambaran sub-sub yaitu:

a. Montly

Sub menu Montly ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset perminggu. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Date,

48 Description, PIC dan Attachment. Jadi kita bisa mngetahui data asset perminggu yang berasal dari vendor. Berikut adalah tampilan menu Montly.

Gambar 4.9 Form Data Montly

b. Weekly

Sub menu Weekly ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset perbulan. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Date, Description, PIC dan Attachment. Jadi kita bisa mngetahui data asset permbulan yang berasal dari vendor. Berikut adalah tampilan menu weekly.

49 Gambar 4.10 Form Data Weekly

4.3.3 Menu Laporan aset

Pada menu ini terdapat 1 (satu) Sub Menu dimana Sub Menu ini terdiri BAUT, Berikut tampilan Sub Menu dari Menu Transaksi.

50 4.3.4 Sub Menu BAUT

Pada sub menu ini terdapat 5 (lima) Sub Menu dimana Sub Menu ini terdiri dari :

a. CME b. Transmisi c. RBS d. Sitac e. BSC

Berikut tampilan Sub Menu dari sub Menu BAUT.

Gambar 4.12 Sub Menu BAUT

a. Sub menu CME

Sub menu CME ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset yang masuk perhari dan sesuai dengan nama datanya. Adapun data entrynya

51 sebagai berikut : No, Region, Vendor, PO Number, PO Type, Project Id, Site Id(asPO), Site Name(asPO), Site Id(actual), Site Name(actual), Sow, BAUT Number, BAUT Date, Remarks. Jadi kita bisa mngetahui data asset dan mengetahui no. BAUT nya dengan cepat yang berasal dari vendor. Berikut adalah tampilan menu CME.

Gambar 4.13 Form CME

b. Sub Menu Transmisi

Sub menu Transmisi ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset yang masuk perhari dan sesuai dengan nama datanya. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Region, Vendor, PO Number, PO Type, Project Id, Site Id(asPO), Site Name(asPO), Site Id(actual), Site Name(actual), Sow, BAUT

52 Number, BAUT Date, BAPA Number. Jadi kita bisa mngetahui data asset dan mengetahui no. BAUT nya dengan cepat yang berasal dari vendor. Berikut adalah tampilan menu Transmisi.

Gambar 4.14 Form Transmisi

c. Sub Menu RBS

Sub menu RBS ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset yang masuk perhari dan sesuai dengan nama datanya. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Region, Vendor, PO Number, PO Type, Project Id, Site Id(asPO), Site Name(asPO), Site Id(actual), Site Name(actual), Sow, BAUT Number, BAUT Date, BAPA Number. Jadi kita bisa mngetahui data asset dan mengetahui no. BAUT nya dengan cepat yang berasal dari vendor.

53 Berikut adalah tampilan dari form RBS :

Gambar 4.15 Form RBS

d. Sub Menu Sitac

Sub menu Sitac ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset yang masuk perhari dan sesuai dengan nama datanya. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Region, Vendor, PO Number, PO Type, Project Id, Site Id(asPO), Site Name(asPO), Site Id(actual), Site Name(actual), Sow, BAUT Number, BAUT Date, Remarks. Jadi kita bisa mngetahui data asset dan mengetahui no. BAUT nya dengan cepat yang berasal dari vendor.

54 Gambar 4.16 Form Sitac

e. Sub Menu BSC

Sub menu BSC ini berfungsi untuk menginput data data laporan asset yang masuk perhari dan sesuai dengan nama datanya. Adapun data entrynya sebagai berikut : No, Region, Vendor, PO Number, PO Type, Project Id, Site Id(asPO), Site Name(asPO), Site Id(actual), Site Name(actual), Sow, BAUT Number, BAUT Date, BAPA Number. Jadi kita bisa mngetahui data asset dan mengetahui no. BAUT nya dengan cepat yang berasal dari vendor.

55 Gambar 4.17 Form BSC

4.3.5 Menu Exit

Menu exit ini digunakan untuk menutup aplikasi dan keluar dari semua proses pekerjaan.

56 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil Kerja Praktek dilaksanakan pada PT. TELKOMSEL Regional SumBagTeng maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa dari hasil yang didapat, penggunaan sistem informasi komputerisasi yang penulis ajukan kiranya dapat mempermudah pihak perusahaan khususnya bagian Administrasi dalam menyelesaikan tugas-tugasnya antara lain :

a. Mempermudah dalam mengentry data aset b. Mempercepat pencarian data aset

c. Memperkecil kemungkinan terjadi kesalahan dalam proses mengentry data laporan aset

d. Data-data akan mudah disimpan aman dalam media penyimpanan. e. Mempermudah dalam pembuatan laporan ke Manager

f. Menyediakan informasi No. BAUT. 5.2 Saran

Untuk mencapai hasil yang maksimal dalam proses pengolahan data laporan asset, penulis memberikan saran yang mungkin dapat dijadikan bahan pertimbangan dimasa yang akan datang antara lain :

a. Rancangan yang penulis rancang pada Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi suatu aplikasi program untuk langkah pemikiran selanjutnya. b. Penulis menyarankan agar PT. TELKOMSEL dapat menggunakan Aplikasi sesuai

57 c. Agar pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan tepat, maka dibutuhkan

perangkat lunak yang mendukung pengolahan data laporan asset.

d. Untuk lebih menyempurnakan isi dari Praktek Kerja Lapangan, agar menjadi sebuah karya tulis yang lebih berarti dan bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan, maka penulis mengaharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca.

SISTEM ADMINISTRASI & PELAPORAN ASET

DEPARTEMENT PROJECT MANAGEMENT PT.

TELKOMSEL REGIONAL SUMBAGTENG MENGGUNAKAN

BAHASA PEMOGRAMAN

VISUAL BASIC 6.0

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah praktek kerja lapangan Program strata satu jurusan manajemen informatika

Oleh :

Anton Fajri NIM. 10507080

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

CURICULUM VITAE

I. Bio Data

Nama : Anton Fajri

Tempat dan Tanggal Lahir : Pekanbaru, 23 Agustus 1986

Alamat : Jl.Sukasirna no 35 Padasuka

HP : 081395316661

Jenis Kelamin : laki-laki

Status : Belum Menikah

Agama : Islam

Warga Negara : Indonesia

II. Latar Belakang Pendidikan

2007 - Sekarang : UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2006 – 2007 : STHEPEN KOMPUTER PEKANBARU

2003 - 2006 : SMK MASMUR PEKANBARU 2000 - 2003 : MTs NURUL FALAH PEKANBARU 1994- 2000 : SDN 022 PEKANABARU

1993 -1994 : TK HARAPAN MAJU

III. Ektrakurikuler

2003-2006 : Volly Ball

IV. Pengalaman organisasi

2007-2008 : Anggota Keluarga Pelajar Mahasiswa Riau di Bandung ( KPMR )

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR SIMBOL ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3Maksut dan Tujuan Praktek Lapangan ... 3

1.4Metode Pengembangan Sistem ... 3

1.4.1 Spiral ... 4

1.5Batasan Masalah ... 8

1.6Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 9

BAB II LANDASAN TEORI ... 10

2.1 Pengertian Sistem ... 10

2.1.1 Elemen Sistem... 10

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 12

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 14

2.2 Pengertian Informasi ... 15

2.3 Pengertian Sistem Informasi... 15

2.4 Metode dan Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 16

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 16

vi

2.4.3 Alat Bantu Analisis ... 19

1) Flow Map ... 19

2) Diagram Konteks ... 20

3) Data Flow Diagram (DFD) ... 20

4) Kamus Data ... 23

5) Perancangan Basis Data ... 24

a) Normalisasi ... 24

b) Tabel Relasi ... 25

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 27

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan... 27

a. Sejarah Perusahan ... 27

b. Bidang Produck dan Jasa Perusahaan ... 28

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 29

3.3 Deskripsi Kerja ... 30

BAB IV ANALISIS PRAKTEK LAPANGAN ... 33

4.1 Anallisis Sistem Yang Berjalan ... 33

4.1.1 Analisis Dokumen ... 34

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 35

4.1.2.1 Flow Map ... 35

4.1.2.2 Diagram Kontek ... 37

4.1.2.3 Data Flow Diaram ... 38

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 40

vii

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 40

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 41

4.2.2.1 Flow Map ... 41

4.2.2.2 Diagram Kontek ... 42

4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 43

4.2.2.4 Kamus Data ... 44

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang di Usulkan/dirancang ... 45

4.3 Desain Input dan Menjalankan Program ... 46

4.3.1 Menjalankan Menu Utama ... 46

4.3.2 Menu MOM ... 47

a. Montly ... 47

b. Weekly ... 48

4.3.3 Menu Laporan Aset ... 49

4.3.4 Sub Menu BAUT ... 50

a. Sub Menu CME ... 50

b. Sub Menu Transmisi ... 51

c. Sub Menu RBS ... 52

d. Sub Meneu Sitac ... 53

e. Sub Menu BSC ... 54

viii

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 56 5.1 Kesimpulan ... 56 5.2 Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

Paulus, Andi Khrisbianto, dan Erwin Budi Setiawan. Sistem Informasi. Penerbit Informatika,

Bandung. (2005:p 23)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004:P 14)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004: p4)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta.( 2004: p20)

Jogianto Hartono. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2005: p35)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004: p36)

http://apr1l-si.comuf.com/elemen.php

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm

Davis, William S, 1983, Sistem Analisys and Design : A Structured Approach. Addison-Westley

Publishing Company

Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, YOgyakarta : Gava

Media

Kristanto, Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak : KOnsep Dasar, YOgyakarta : Gava Media

Ngoman, Syahkimiki, 2003, Paradigma Perangkat LUnak, artikel internet

Wijana, Katon, 1997, Modul Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Universitas Kristen Duta

Wacana

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur yang sebesar-besarnya kehadirat Allah S.W.T atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Prakteskripsi ini dengan judul “sistem administrasi & pelaporan aset departement project managemen PT. TELKOMSEL Regional Sumbagteng

menggunakan bahasa pemograman visual basic 6.0”. Laporan Kerja Praktek ini

disusun untuk memenuhi salah satu lulus mata kuliah kerja praktek pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Penyelesaian Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan bantuan yang diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis, baik berupa bantuan moril maupun materil. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Eddy Soeryanto Soegoto, M.sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung

2. Bapak Dadang Munandar SE.,M.SI selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika

3. Bapak Tono Hartono, S.SI, M.T, selaku Pembimbing, terima kasih banyak atas semua bimbingan dalam menyelesaikan program yang telah diberikan dengan ikhlas dan sabar, serta meluangkan waktu disela-sela kesibukannya untuk membimbing dan mengarahkan penulis dari awal hingga akhir penyusunan Laporan Kerja Prakte ini.

iii

5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Manajemen Informatika, terima kasih atas bimbingan dan ilmu yang telah diberikan kepada penulis selama ini.

6. Kedua orangtua ku tercinta, ayahanda dan ibunda, atas cinta dan kasih sayang yang tak terhingga, kemudian atas bimbingan dan do’a dalam setiap langkah ku, dan yang selalu memberikan dukungan semangat sehingga dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

7. Serta keluarga besar ku tercinta, terima kasih banyak atas do’a dan dukungannya yang membuat penulis tetap semangat dan berjuang. 8. Seluruh teman-teman jurusan Manajemen Informatika, terima kasih

atas bantuan, kerja samanya, dan telah sudi mendengarkan keluh kesah penulis selama menulis Laporan Kerja Praktek ini serta terimakasih atas persahabatan ini yang memberikkan ku pengalaman dan keakraban selama ini.

9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang turut berpartisipasi dalam penulisan skripsi ini.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa dalam karya ini masih banyak kelemahan dan keterbatasan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan baik dalam hal isi maupun dalam hal penulisan skripsi ini.

iv

Semoga karya yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pembaca, penulis selalu menerima saran dan kritik dari pembaca.

Bandung, 09 September 2010 Penulis

viii

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 56 5.1 Kesimpulan ... 56 5.2 Saran ... 56 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

Paulus, Andi Khrisbianto, dan Erwin Budi Setiawan. Sistem Informasi. Penerbit Informatika, Bandung. (2005:p 23)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004:P 14) Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004: p4) Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta.( 2004: p20)

Jogianto Hartono. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2005: p35)

Tata Sutabri. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. (2004: p36) http://apr1l-si.comuf.com/elemen.php

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm

Davis, William S, 1983, Sistem Analisys and Design : A Structured Approach. Addison-Westley Publishing Company

Kristanto, Andri, 2003, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, YOgyakarta : Gava Media

Kristanto, Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak : KOnsep Dasar, YOgyakarta : Gava Media Ngoman, Syahkimiki, 2003, Paradigma Perangkat LUnak, artikel internet

Wijana, Katon, 1997, Modul Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Universitas Kristen Duta Wacana

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur yang sebesar-besarnya kehadirat Allah S.W.T atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Prakteskripsi ini dengan judul “sistem administrasi & pelaporan aset departement project managemen PT. TELKOMSEL Regional Sumbagteng

menggunakan bahasa pemograman visual basic 6.0”. Laporan Kerja Praktek ini

disusun untuk memenuhi salah satu lulus mata kuliah kerja praktek pada Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Penyelesaian Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan bantuan yang diberikan oleh berbagai pihak kepada penulis, baik berupa bantuan moril maupun materil. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Eddy Soeryanto Soegoto, M.sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung

2. Bapak Dadang Munandar SE.,M.SI selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika

3. Bapak Tono Hartono, S.SI, M.T, selaku Pembimbing, terima kasih banyak atas semua bimbingan dalam menyelesaikan program yang telah diberikan dengan ikhlas dan sabar, serta meluangkan waktu disela-sela kesibukannya untuk membimbing dan mengarahkan penulis dari awal hingga akhir penyusunan Laporan Kerja Prakte ini.

iii

5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Manajemen Informatika, terima kasih atas bimbingan dan ilmu yang telah diberikan kepada penulis selama ini.

6. Kedua orangtua ku tercinta, ayahanda dan ibunda, atas cinta dan kasih sayang yang tak terhingga, kemudian atas bimbingan dan do’a dalam setiap langkah ku, dan yang selalu memberikan dukungan semangat sehingga dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

7. Serta keluarga besar ku tercinta, terima kasih banyak atas do’a dan dukungannya yang membuat penulis tetap semangat dan berjuang. 8. Seluruh teman-teman jurusan Manajemen Informatika, terima kasih

atas bantuan, kerja samanya, dan telah sudi mendengarkan keluh kesah penulis selama menulis Laporan Kerja Praktek ini serta terimakasih atas persahabatan ini yang memberikkan ku pengalaman dan keakraban selama ini.

9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang turut berpartisipasi dalam penulisan skripsi ini.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa dalam karya ini masih banyak kelemahan dan keterbatasan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan baik dalam hal isi maupun dalam hal penulisan skripsi ini.

iv

Semoga karya yang sederhana ini dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pembaca, penulis selalu menerima saran dan kritik dari pembaca.

Bandung, 09 September 2010 Penulis