Design & Implementasi Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

PT Pupuk Kujang yang berlokasi di Cikampek, Karawang, Jawa Barat, bergerak di bidang pertanian yang memproduksi pupuk organik bersubsidi. Wilayah pemasaran PT Pupuk Kujang bisa dibilang dalam skala besar, yaitu meliputi seluruh wilayah Jawa Barat. PT Pupuk Kujang merupakan anak perusahaan dari PT Pupuk Sriwijaya yang berlokasi di wilayah Palembang. Walaupun posisinya sebagai anak perusahaan PT Pusri, namun PT Pupuk Kujang bisa dibilang salah satu perusahaan BUMN yang terkenal. Struktur keorganisasiannya pun sudah memenuhi standard ISO.

Namun, fakta dilapangan sebagian system informasi yang ada di dalam PT Pupuk Kujang belum sempurna. PT Pupuk Kujang masih perlu banyak melakukan pengembangan system. Dari berbagai pengembangan system yang semestinya dilakukan oleh PT Pupuk Kujang, penulis mengambil satu system yang akan dibangun sekaligus dijadikan objek penelitian bagi penulis. Sistem tersebut adalah system yang prinsip kerjanya diharapkan mampu melacak penggunaan software berlisensi yang dibeli PT Pupuk Kujang. Sistem ini dibangun dengan tujuan supaya ketika dilakukan audit oleh pihak vendor software, hasil audit bisa dipertanggungjawabkan. Berhubung PT Pupuk Kujang merupakan salah satu perusahaan BUMN yang besar, penggunaan software berlisensi sebagai sarana pendukung pelaksanaan system informasi yang ada, sangat diperlukan demi nama baik perusahaan. Sistem ini merupakan system yang belum pernah dibangun, sehingga penulis harus merancang system ini dari awal. Oleh karena itu, penulis memberikan nama terhadap system ini, yaitu Tracking Of Using Software Licensed Inventory System.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil penelitian dilapangan terhadap objek penelitian, didapat beberapa masalah diantaranya:

1. Selama ini pencatatan penggunaan software berlisensi dilakukan secara manual dan tidak sistematis.

2. Dokumentasi yang ada atas penggunaan software berlisensi belum cukup bisa dipertanggungjawabkan ketika diadakan audit.

b. Rumusan Masalah

Dilihat dari uraian identifikasi masalah tersebut diatas, sehingga diperoleh rumusan masalah sebagai berikut:

1. Data apa saja yang diperlukan sebagai bahan pertanggungjawaban ketika akan dilakukan auditing software.

2. Bagaimana proses pencatatan penggunaan software berlisensi yang berjalan saat ini.

3. Bagaimana perancangan system informasi untuk pelacakan penggunaan software berlisensi di PT Pupuk Kujang.

4. Bagaimana implementasi dari system informasi tersebut.

5. Bagaimana evaluasi dari system informasi yang dirancang untuk pelacakan penggunaan software berlisensi di PT Pupuk Kujang.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Mengetahui data-data yang dibutuhkan untuk pertanggungjawaban ketika akan dilakukan auditing software.

2. Mengetahui system pencatatan penggunaan software berlisensi yang sedang berjalan di PT Pupuk Kujang, Cikampek – Jawa Barat.

3. Membuat perancangan system pencatatan dan pelacakan penggunaan software berlisensi pada PT Pupuk Kujang, Cikampek – Jawa Barat. 4. Mengimplementasi perancangan system yg diusulkan.

5. Mengevaluasi hasil dari system yang diusulkan.

1.4. Metode Pengembangan Sistem

Adapun metode yang penulis gunakan dalam membangun Tracking Of Using Software Licensed Inventory System adalah model Waterfall.

Sumber : Roger Presman, 2008.

Gambar 1.1

Model Pengembangan Sistem Waterfall

Mengenai tahapan-tahapan dalam metode pengembangan system dengan Waterfall, adalah sebagai berikut:

a. Analysis

Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan perangkat lunak.

b. Design

Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer. Tiga atribut yang penting dalam proses perancangan system, yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.

Analysis

Design

Coding

Test ing

c. Coding

Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.

d. Testing

Uji coba terhadap program yang telah dibuat.

e. Maintenance

Perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user.

1.5. Batasan Masalah

Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan oleh penulis di PT Pupuk Kujang, Cikampek – Jawa Barat, penulis hanya melakukan pembangunan system yang terkait masalah penggunaan software berlisensi oleh pihak PT Pupuk Kujang.

1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Tempat dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ialah di PT Pupuk Kujang yang beralamat di JL. Jend. A. Yani No 39 Cikampek – Jawa Barat. Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, yaitu selama kurang lebih 1,5 bulan terhitung dari tanggal 1 Juli 2010 sampai 16 Agustus 2010 yang mana waktu kerjanya adalah setiap hari Senin – Jumat dimulai dari jam 7.00 – 16.00 WIB.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No. Aktivitas

Waktu(dalam minggu) 1 2 3 4 5 6

1 Analisa kebutuhan sistem X

2 Design Sistem X

3 Design Web Template X

4 Coding X X X

5 Testing X

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Terdapat beberapa definisi system, yaitu:

 Gordon B. Davis (1984) :

“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

 Raymond Mcleod (2001) :

“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu “.

2.1.1. Elemen Sistem

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan

komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat Keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat Lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis Data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan Komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi Data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

a. Komponen-komponen

 Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub-sistem, misalkan system computer terdiri dari sub system perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia.

 Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra system. Misalkan bila perangkat keras adalah system yang memiliki sub system CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra system perangkat keras adalah system computer.

b. Batas system

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar system

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

d. Penghubung

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu

subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

f. Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran atau tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

a. Sistem abstrak atau system fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

b. Sistem alamiah dan system buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan system probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

d. Sistem terbuka dan system tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

2.2. Pengertian Informasi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Raymond Mcleod :

“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ”.

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.1 Siklus Informasi

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi pemakai

2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

3. Menggambarkan keadaan sebenarnya dari suatu hal.

Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

 Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

 Tepat Waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

 Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan

informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Menurut Mc leod :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “.

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

 harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

 harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan

 harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

 harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti:

 Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

 Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

 Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

 Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :

1. Komponen input

2. Komponen model

3. Komponen output

4. Komponen teknologi

5. Komponen basis data

6. Komponen kontrol

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini :

1. Blok Masukan (Input Block)

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block)

Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap system.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan system:

 Tahap I : Usaha Persiapan

Langkah 1 : memandang perusahaan sebagai suatu system Langkah 2 : mengenali system lingkungan

Langkah 3 : mengidentifikasi subsistem perusahaan.

 Tahap II : Usaha Definisi

Langkah 4 : bergerak dari tingkat system ke subsistem

Analisis bagian-bagian system dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.2

Analisis Bagian-bagian Sistem

Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan kalau ada masalah dalam elemen tiga.

Elemen 1 : Mengevaluasi standard. Standard kinerja dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standard memiliki karakteristik tertentu:

 Standard harus valid  Standard harus realistis

 Standard harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai

 Standard harus terukur.

Elemen 2 : Membandingkan output system dengan standard. Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen system dan struktur organisasi. Sinyal-sinyal adanya masalah: (1) manajer bekerja dalam jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan terbukti salah. Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.

Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumber daya input. Pada analisis ini konseptual tidak lagi menjadi persoalan, permasalahan ada pada system fisik.

Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah:

otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing(CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing.

Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.

 Tahap III : Usaha Solusi

Langkah 6 : Mengidentifikasi berbagai _lternative solusi. Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming).

Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan system pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3 solusi _lternative : (1) menambah lebih banyak peralatan pada computer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan _lternat yang ada dengan yang lebih besar; (3) menggantikan _lternat yang ada dengan jaringan _lternat local (LAN) dari _lternat-komputer yang lebih kecil.

Langkah 7 : Mengevaluasi berbagai _lternative solusi.

Mengevaluasi _lternative dengan menggunakan _lternat evaluasi. Dari contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan _lternat : (1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.

Tabel 1.2

Alternatif Solusi Pendekatan Sistem

Langkah 8 : Memilih solusi terbaik.

Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternatif terbaik:

 Analisis : suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensinya pada tujuan organisasi.

 Penilaian : proses mental dari seorang manajer.  Tawar-menawar : negosiasi antara beberapa manajer.

Langkah 9 : Menerapkan solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan untuk mengetahui efektivitasnya.

Langkah 10 : Membuat tindakan lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

Gambar 2.3

Model Pendekatan Sistem Integrasi

2.4.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan system yang penulis gunakan dalam membangun Tracking of Using Software Licensed Inventory System adalah model pengembangan system Waterfall.

2.4.3 Alat Bantu Analisis 1) Flow Map

Flow Map berfungsi untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer), dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). Simbol-simbol Flow Map adalah sebagai berikut:

Gambar 2.4 Simbol-simbol Flowmap

2) Context Diagram

DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0). Context Diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.

Gambar 2.5 Contoh Context Diagram

3) Data Flow Diagram

Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. Ada 4 elemen-elemen yang menyusun suatu DFD yaitu:

a. Proses

Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, bisa berupa manual maupun terkomputerisasi.

b. Data Flow

Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.

c. Data Store

Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau ditambahkan ke data store.

d. External Entity

Orang, organisasi, atau system yang berada di luar system tetapi berinteraksi dengan system.

Masing-masing elemen akan diberi lambang tertentu untuk membedakan satu dengan yang lain. Ada beberapa metode untuk menggambarkan elemen-elemen tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram berikut ini:

Tabel 1.3 Simbol-simbol DFD

 Menggambarkan Proses Bisnis dengan Menggunakan DFD

Proses bisnis biasanya terlalu kompleks untuk ditunjukkan dalam 1 DFD. Dekomposisi adalah proses untuk menggambarkan sistem dalam hirarkie dari diagram DFD. Diagram anak menggambarkan proses yang lebih detail dibandingkan dengan diagram induk. Harus ada proses Balancing untuk menjamin informasi yang disajikan dalam satu level dari suatu DFD secara akurat direpresentasikan pada DFD level berikutnya. Adapun hirarki dari suatu DFD dapat dilihat pada diagram berikut ini:

Gambar 2.6 Hirarki Penyusunan DFD

Keterangan :

Context Diagram : DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0). Context Diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.

Level 0 Diagram: Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan

bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana proses-proses utama terhubung dengan entitas eksternal. Pada level ini juga dilakukan penambahan data store.

Level 1 Diagrams: Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. Jika misalnya proses induk di pecah, katakanlah menjadi 3 proses anak, maka 3 proses anak ini secara utuh menyusun proses induk.

Level 2 Diagrams: Menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. Bisa saja penyusunan DFD tidak mencapai level 2 ini. Atau mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4...dst).

4) Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore.

 Form Kamus Data

Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki seperti yang digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.7 Form Kamus Data

Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store ada pada level tertinggi. Di sini lebih baik menganggap data flow dan data store sebagai file dari data. Selanjutnya struktur data yang ada pada data flow dan data store terletak pada level kedua atau middle level. Di sini struktur data dianggap sebagai record data. Yang terakhir adalah data element yang terletak pada level terendah, karena data element merupakan bagian dari struktur data. Di sini data element dianggap sebagai field.

 Data Flow Dictionary Entry

Data flow dictionary entry ini menerangkan setiap data flow pada DFD. Data flow ini dapat berupa :

a. Satu struktur yang terdiri dari satu elemen data tunggal. b. Satu struktur yang terdiri dari satu paket elemen data. c. Multiple struktur.

Data flow dictionary entry hanya berisi summary data atau ringkasan data, dan menerangkan alur yang mengidentifikasikan darimana alur itu berasal dan kemana alur itu menuju.

Gambar 2.8

Data Flow Dictionary Entry

Contoh ini merupakan contoh data flow untuk penjualan. Data Flow Name adalah nama yang digunakan pada DFD. Description menerangkan secara singkat aturan flow di dalam system. Field Form menunjukan asal dari data flow, yang dapat berupa proses (satu proses atau lebih), data store atau terminator. Field To menunjukan tujuan dari data flow, yang berupa proses-proses, data store atau terminator. Pengidentifikasian proses ini harus menggunakan nomor dan label dari proses yang ada pada DFD, sedangkan bila tujuan atau asal dari data berupa data store atau terminator, maka yang digunakan hanya nama dari data store atau terminator. Field Data Structures mendaftarkan setiap struktur yang ada pada data flow. Pada umumnya yang ada hanya struktur tunggal. Terakhir, field Comments memberikan keterangan yang penting saja.

 Data Store Dictionary Entry

Data store dictionary entry menerangkan setiap data store yang unik dalam DFD. Jika data store yang sama muncul lebih dari satu, maka hanya satu bentuk tunggal yang akan digunakan.

Gambar 2.9

Data Store Dictionary Entry

Description menerangkan secara singkat jenis data yang terkandung dalam data store dan mungkin juga tentang bagaimana data itu digunakan di dalam system. Data Structures memberikan daftar struktur yang ada pada data store. Field Volume menunjukan ukuran dari data store. Ukuran ini berupa berapa kali struktur data digunakan dalam di dalam data store.

Field Activity menunjukan informasi yang berhubungan dengan record yang aktif di dalam file, terutama pada saat peng-update-an master file. Field Access menunjukan batasan-batasan pada persediaan data. Hal ini digunakan untuk merancang keamanan database, seperti penggunaan password. Komentar yang penting dimasukan ke dalam Field Comments.

 Data Structure Dictionary Entry

Data structure dictionary entry ini dilengkapi dengan setiap struktur yang ada pada bentuk data store dan data flow. Tujuan dari data structure dictionary entry adalah untuk menghubungkan summary description (deskripsi ringkasan)

dari data flow dan data store dictionary entry ke deskripsi detail dari data element dictionary entry.

Contoh:

Gambar 2.10

Data Structure Dictionary Entry

Field Structure Name berisi nama yang sama dengan form data store dan data flow. Field Description menerangkan bagaimana struktur itu digunakan. Field Data Elements mendaftarkan setiap elemen data yang terkandung dalam struktur itu. Field Comments berisi keterangan yang dianggap penting.

 Data Element Dictionary Entry

Data element dictionary entry menyediakan dasar untuk skema database. Bentuk ini menyediakan data element dictionary (DED) dari kamus data yang berdasarkan computer.

Tujuan dari data element dictionary entry adalah untuk menstandardkan deskripsi dari suatu elemen sehingga elemen itu direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan.

Contoh:

Gambar 2.11

Data Elements Dictionary Entry

Contoh ini merupakan field Salesperson Number pada order penjualan. Field-field Data Element dan description, dan Type ditunjukan dengan alphabet, numeric, dan alphanumeric. Length menunjukan ukuran elemen yang digunakan adalah numeric, maka Number of Decimal Position dapat diisi. Field-field elemen Name, Type, Length, dan Number of Decimal Positions berhubungan dengan spesifikasi data dalam bahasa pemrograman atau DBMS.

Field Aliases memberikan daftar nama lain dari suatu elemen data yang dipergunakan. Misalnya, invoice disebut juga bill, purchase order disebut PO.

Field Range of Values adalah suatu informasi yang digunakan oleh seorang programmer untuk mendeteksi kesalahan data. Demikian juga dengan field-field Typical Value, dan Specific Values diisi apabila diperlukan. Field Specific Values akan diisi apabila data elemen mengidentifikasikan daerah penjualan. Field Other Editing

Details, menambahkan keterangan-keterangan yang dianggap penting, misalnya Employee Age dapat diganti dengan menggunakan elemen data Date of Birth.

Dari form kamus data di atas dapat dilihat bahwa database dibentuk secara terstruktur, yaitu dengan form data flow dan data store, suatu file diuraikan dan record yang berhubungan dengan file itu diidentifikasikan. Form struktur data menerangkan record secara detail dan mengidentifikasikan elemen data yang bersangkutan. Form elemen data menerangkan setiap elemen data secara detail.

 Pendefinisian Data Elemen dalam Kamus Data Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara:

 Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD

 Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil), contoh: alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan kode pos.

 Menguraikan komposisi paket data dalam data store.

 Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.

 Menguraikan hubungan yang terinci antara data store dalam suatu entity relationship diagram (ERD).

 Notasi-notasi Kamus Data

Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi-notasi itu diantaranya:

Tabel 1.4 Notasi Kamus Data

Notasi Arti

= terdiri dari, terbentuk dari, sama dengan + dan

( ) optional

{ } iterasi/pengulangan, misal: 1 {…} 10 [ ] Pilih salah satu dari beberapa alternative

(pilihan). Misal: [A|B|C|D] ** Komentar

@ identifier suatu data store | pemisah dalam bentuk [ ] Alias nama lain untuk suatu data

 Implementasi Kamus Data

Kamus data dapat diimplementasikan dengan menggunakan beberapa pendekatan, diantaranya:

1. Automatisasi kamus data

Pembuatan kamus data dapat dilakukan secara automatisasi dengan menggunakan program kamus data processor yang berfungsi:

 Menerima definisi sebagai input yang mendukung alur data, elemen data, file-file, proses dan memberikan format dan prosedur definisi.

Contoh: Paket ISDOS

 Sebagai paket program kamus data. Contoh: ISFOD

2. Manual kamus data

Kamus data ini dibuat secara manual atau dengan kata lain pembuatan kamus data ini dilakukan dengan:

 Membuat kartu indeks untuk masing-masing item yang didefinisikan

 Menulis nama item tersebut dan tingkatannya

 Menulis definisi dengan menggunakan operator-operator

 Menggunakan bagian belakang dari kartu untuk membuat catatan tentang karakteristik fisik

 Membuat masing-masing satu kartu untuk suatu nama alias

 Membuat satu entry untuk masing-masing satu istilah

 Membuat entry secara berurutan. 3. Hybrid kamus data

Cara lain dalam membuat kamus data adalah dengan mengembangkan kamus data yang dibuat secara manual dengan menggunakan tool-tool sederhana.

5) Perancangan Basis Data

Basis data adalah satu kelompok organisasi data yang terpusat. Basis data secara umum dianalogikan sebagai lemari dokumen atau sekumpulan lemari dokumen (Beynon-Davies, 1991) Basis data diorganisasikan sebagai tempat penyimpanan data.

 Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram E-R digunakan untuk mengembangkan model tingkat tinggi system, yang menggambarkan sebagian besar obyek system serta interaksi antara obyek dan atribut-atributnya (Hawryszieycs, 1990).

 Kardinalitas

Meskipun diagram E-R sudah menggambarkan informasi tentang system, namun masih ada atribut tambahan yang dapat ditampilkan dengan diagram E-R untuk melengkapi pemodelan, atribut tersebut adalah kardinalitas relasi. Kardinalitas menunjukan nomor relasi yang dimiliki oleh suatu entitas (Hawryszieycs, 1990).

 Normalisasi

Normalisasi merupakan proses dekomposisi table agar terbentuk table normal. Bentuk-bentuk normalisasi yang digunakan adalah:

1. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form) Syarat agar suatu relasi dapat dikatakan memenuhi bentuk normal kesatu antara lain jika tidak mengandung repeat group dan harus atomic.

2. Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second Normal Form)

Suatu relasi akan memenuhi bentuk normal kedua apabila telah memenuhi bentuk normal kesatu dan semua atribut bukan kunci harus secara fungsi bergantung penuh pada atribut kunci.

3. Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third Normal Form) Suatu relasi dapat memenuhi bentuk normal ketiga jika telah memenuhi bentuk normal kedua dan tidak mengandung “Transitive Functional Dependency” (ketergantungan transitif/tidak langsung).

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

PT Pupuk Kujang didirikan pada tanggal 9 Juni 1975 dengan dana pinjaman dari Pemerintah Iran sebesar US$ 200 Juta, yang telah dilunasi pada tahun 1989, serta Penyertaan Modal Pemerintah (PMP) Indonesia sebesar US$ 60 juta.

Pembangunan pabrik Pupuk Kujang pertama yang kemudian diberi nama Pabrik Kujang 1A dengan kapasitas produksi 570.000 ton/tahun urea dan 330.000 ton/tahun amonia dilaksanakan oleh kontraktor utama Kellogg Overseas Corporation (USA) dan Toyo Engineering Corporation (Japan). Pembangunan Pabrik Kujang 1A ini berhasil dibangun selama 33 bulan dan diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia pada tanggal 12 Desember 1978.

Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 1997 dan berdasarkan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT Pupuk Kujang tanggal 25 Juli 1997, PT Pupuk Kujang menjadi anak perusahaan PT Pupuk Sriwidjaja, dan disetujui penjualan 10 (sepuluh) lembar saham milik PT Pupuk Sriwidjaja pada PT Pupuk Kujang yang diwakili oleh Yayasan Kesejahteraan Warga Kujang.

Pembangunan Pabrik Kujang 1B dengan kapasitas produksi 570.000 ton/tahun urea dan 330.000 ton/tahun amonia dilaksanakan oleh kontraktor utama Toyo Engineering Corporation (TEC) Japan dan didukung oleh 2 (dua) kontraktor dalam negeri yaitu PT Rekayasa Industri dan PT Inti Karya Persada Teknik. Pembangunan Pabrik Kujang 1B ditempuh dalam waktu 36 bulan, dimulai tanggal 1 Oktober 2003 sampai dengan 6 September 2005. Selain dari equity yang dimiliki oleh PT Pupuk Kujang, pendanaan proyek ini diperoleh dari pinjaman Japan Bank for International Cooperation (JBIC)

sebesar JPY 27.048.700.000. Peresmian Pabrik Kujang 1B dilakukan oleh Presiden Republik Indonesia pada tanggal 3 April 2006.

3.1.1. Kepedulian PT Pupuk Kujang Terhadap Lingkungan

PT Pupuk Kujang adalah pabrik pupuk pertama di Indonesia yang peralatannya dilengkapi dengan unit-unit pengolahan air limbah dan telah melaksanakan analisis dampak lingkungan sejak awal masa konstruksi. Adapun proses Amdal PT Pupuk Kujang sbb :

1. Environmental impact study PT Pupuk Kujang oleh Konsultan PT Widya Pertiwi Engineering tahun 1977.

2. Studi Evaluasi Lingkungan (SEL) oleh Lembaga Pengabdian Masyarakat ITB tahun 1990.

3. Rencana Pengelolaan Lingkungan (RKL) oleh LPM-ITB tahun 1993.

4. Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL) oleh LPM-ITB tahun 1993.

5. Memperoleh Sertifikat Sistem Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001 disusun oleh PT Pupuk Kujang dengan assessor dari PT Sucofindo ICS tahun 1998.

6. Memperoleh izin rekomendasi revisi RKL-RPL oleh Pemda Kabupaten Karawang tahun 2002.

7. Memperoleh Sertifikat SML 14001 periode II untuk tahun 2002-2005 pada tahun 2002.

8. Memperoleh izin pembuangan air limbah cair dari Pemda Kabupaten Karawang.

Tiga pendekatan dalam pengelolaan lingkungan di PT Pupuk Kujang yaitu pendekatan teknologi, pendekatan institusional, dan pendekatan social ekonomi.

A. Karakteristik dan Pengelolaan Limbah PT Pupuk Kujang  Sifat cair : Jenis Amonia cara penanganan dengan Steam

Stripping, jenis Oli cara penanganan dengan pemisah minyak, jenis Sanitas cara penanganan dengan lumpur aktif, jenis Asam/Basa cara penanganan dengan netralisasi, jenis Lumpur cara penanganan dengan pengendap lumpur.

 Sifat Gas : Jenis Debu Urea cara penanganan dengan pemisah debu / Dedusting System.

 Sifat Padat : Jenis Katalis cara penanganan dengan dijual kembali.

Bahan baku utama dalam pembuatan pupuk adalah gas bumi, air dan udara. Ketiga bahan baku tersebut diolah sehingga menghasilkan amonia dan akhirnya urea. Penyediaan gas bumi berasal dari Pertamina dan Perusahaan Gas Swasta lainnya yang diambil dari sumber lepas pantai laut Jawa, sedangkan air baku diambil dari Perum Jasa Tirta II Jatiluhur-Purwakarta.

Untuk memanfaatkan ekses operasional Pabrik Pupuk Kujang maka dibangunlah beberapa anak Perusahaan yang merupakan Joint Venture dengan pihak swasta dalam negeri maupun luar negeri. Saat ini PT Pupuk Kujang mempunyai 5 (lima) anak perusahaan yang merupakan perusahaan patungan dengan pihak swasta yaitu:

1. PT Sintas Kurama Perdana yang memproduksi asam formiat,

2. PT Multi Nitrotama Kimia yang memproduksi ammonium nitrat dan asam nitrat,

3. PT Peroksida Indonesia Pratama memproduksi hydrogen peroksida,

4. PT Kujang Sud-Chemie Catalysts yang memproduksi katalis, dan yang terakhir adalah

5. PT Kawasan Industri Kujang Cikampek yang mengelola lahan di kawasan PT Pupuk Kujang.

Mengenai harga jual, Harga Eceran Tertinggi pupuk urea bersubsidi berdasarkan pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor 17/Permentan/SR.130/02/2006 adalah Rp 1.200/Kg. Mengingat biaya produksi pupuk urea masih lebih tinggi dari Harga Eceran Tertinggi (HET), maka Pemerintah melalui Keputusan Menteri Keuangan Nomor 122/KMK.02/2006 tanggal 7 Desember 2006, tentang Tata Cara Perhitungan dan Pembayaran Subsidi Pupuk Tahun Anggaran 2006 menetapkan pola subsidi harga sebagai pengganti subsidi gas yang masih dinilai jauh dibawah biaya produksi setiap produsen pupuk, sehingga cenderung merugi. Dalam subsidi harga tersebut besaran subsidi dari Pemerintah terhadap industri pupuk adalah seluruh biaya produksi termasuk harga bahan baku utama yaitu gas alam ditambah margin 10 % ditambah biaya distribusi dikurangi dengan Harga Eceran Tertinggi. Sesuai Peraturan Menteri Perdagangan No.33/M-DAG/PER/8/2007 tanggal 16 Agustus 2007, tentang perubahan wilayah pemasaran pupuk urea bersubsidi untuk sektor pertanian, PT Pupuk Kujang diberikan tanggung jawab distribusi ke: seluruh Provinsi Jawa Barat, seluruh Provinsi Banten, seluruh DKI Jakarta dan sebagian wilayah Jawa Tengah III.

3.1.2. Kegiatan-kegiatan yang Dijalankan PT Pupuk Kujang  Produksi

Mengolah bahan-bahan mentah tertentu yaitu gas, air dan udara menjadi bahan-bahan pokok yang diperlukan dalam pembuatan ammonia dan pupuk urea, serta mengolah bahan pokok tersebut menjadi berbagai jenis pupuk dan hasil bahan kimia lainnya.

 Perdagangan

Menyelenggarakan kegiatan distribusi dan perdagangan, baik dalam maupun luar negeri yang berhubungan dengan produk-produk tersebut diatas dan produk-produk-produk-produk lainnya serta kegiatan impor barang yang antara lain berupa bahan kimia, suku cadang pabrik dan bahan pembantu lainnya.

 Pemberian Jasa

Melaksanakan studi penelitian, pengembangan, desain engineering, pengantongan, konstruksi, manajemen, pengoperasian pabrik, pabrikan/reparasi, pemeliharaan, konsultasi (kecuali konsultasi bidang hukum) dan jasa teknis lainnya dalam sektor industri pupuk dan industri kimia lainnya.

 Usaha Lainnya

Menjalankan kegiatan-kegiatan usaha dalam bidang angkutan, ekspedisi dan pergudangan serta kegiatan lainnya yang merupakan sarana dan perlengkapan guna kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan usaha tersebut.

3.2. Struktur Organisasi PT Pupuk Kujang

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT Pupuk Kujang Direkt ur Ut am a

Direkt ur Teknik & Pengem bangan Direkt ur

Produksi

Direkt ur Keuangan

Direkt ur SDM & Um um

Gambar 3.2

Bagan Direktur Keuangan PT Pupuk Kujang

Gambar 3.3

Bagan Biro Teknologi Informasi PT Pupuk Kujang Direkt ur Keuangan

Kom part em en Administ rasi Keuangan

Kom part em en Pem asaran Biro Keuangan

Biro Teknologi Inform asi

Biro M anajem en Resiko

Biro Anggaran

Biro Akunt ansi

Biro Adm . Perusahaan Pat ungan

Biro Rendal Pem asaran

Divisi Penyediaan Angkut an dan Pengelolaan Produksi

Divisi Penjualan & Pem ant auan Dist ribusi

Biro Teknologi Inform asi

Unit Bant uan Teknis Unit Pengem bangan Sist em Unit Operasional

3.3. Deskripsi Kerja Pada Bagan Biro TI PT Pupuk Kujang  Unit Operasional : fungsinya dalam maintenance hardware

 Unit Bantuan Teknis : fungsinya membawahi database dan jaringan

 Unit Pengembangan Sistem : mengelola dan mengembangkan system yang berjalan di PT Pupuk Kujang seperti IFS, Web Corporate.

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan di PT Pupuk Kujang

Sebagai ulasan singkat, PT Pupuk Kujang merupakan salah satu perusahaan BUMN yang cukup besar di Indonesia yang bergerak di bidang produksi pupuk untuk sektor pertanian. Dengan wilayah pemasarannya yang cukup luas meliputi seluruh wilayah di Provinsi Jawa Barat, wilayah Banten, DKI Jakarta, dan sebagian wilayah Jawa Tengah, tentunya diperlukan system informasi yang terintegrasi yang mencakup segala aspek kegiatan PT Pupuk Kujang.

Hasil studi di lapangan bahwa PT Pupuk Kujang sudah menerapkan system informasi yang terintegrasi dan pada sebagian besar unit kerjanya sudah menggunakan sub system berbasis web. Data Base Management System yang dipakai PT Pupuk Kujang adalah Oracle.

Secara spesifik objek penelitian penulis adalah berkenaan dengan system pelacakan penggunaan software berlisensi yang dipakai PT Pupuk Kujang. Sub system ini diperlukan karena tiap tahun pihak vendor software melakukan audit. Sedangkan yang jadi masalah adalah selama ini proses yang terjadi untuk system auditing software di PT Pupuk Kujang tidak terstruktur atau asal-asalan bahkan tidak ada dokumentasi, sehingga ketika di-audit terjadi kesenjangan antara jumlah software lisensi yang dibeli dengan pemakaiannya.

4.1.1. Analisis Prosedur yang Berjalan  Proses Pembelian

Dimulai dari proses pembelian produk software berlinsesi, yaitu pertama kali mengidentifikasi software apa saja yang akan dibeli dan berapa jumlahnya. Kemudian lakukan pemesanan barang kepada vendor software atau perusahaan distributor software.

Vendor atau distributor tersebut akan menginisialisasi dan meregistrasi pesanan software untuk PT Pupuk Kujang. Selanjutnya pihak vendor/distributor akan mengirim produk yang dipesan PT Pupuk Kujang secara langsung dan mengirim sertifikat lisensi software yang dibeli via web. Ketika PT Pupuk Kujang menerima pesanan software dan telah mencetak sertifikat lisensi dari vendor/distributor via web, maka selanjutnya melakukan pembayaran.

Ada dua jenis software berdasarkan lisensinya yang digunakan oleh PT Pupuk Kujang, diantaranya:

 Lisensi Software OLP, yaitu satu part number bisa digunakan oleh beberapa komputer/PC sesuai jumlah yang dibeli.

 Lisensi Software OEM, yaitu satu product key hanya bisa digunakan oleh satu computer/PC. Selain itu proses registrasinya secara online ketika instalasi.

 Registrasi Pemakaian Produk

Selama ini software yang telah jelas terlacak penggunaannya adalah software berlisensi OEM. Hal ini dikarenakan registrasinya dilakukan ketika proses instalasi software tersebut ke dalam sebuah PC. Data yang dikirim kepada pihak vendor adalah identitas PC (seperti MAC Address dan IP Address) yang diinstal software OEM dan product key software OEM tersebut.

 Proses Auditing

Ketika pihak vendor akan melakukan auditing, yaitu pertama kali pihak vendor meminta kepada PT Pupuk Kujang untuk memberikan hak akses terhadap seluruh PC Client yang ada melalui server pusat. Kemudian vendor memakai device dan

program khusus yang dikoneksikan dengan server pusat. Program khusus tersebut secara otomatis mendeteksi software apa saja yang terinstal dalam satu client, termasuk apakah dalam client itu terdapat software bajakan atau tidak. Selanjutnya vendor mencocokan data jumlah software berlisensi yang dibeli PT Pupuk Kujang dengan hasil proses program khusus tersebut yang terkoneksi ke server pusat.

4.1.1.1. Flow Map

PT PUPUK KUJANG VENDOR/ DISTRIBUTOR

Gambar 4.1

Flow Map Pembelian Software Soft w are t ersisa (available

soft w are)

Ident ifying Purchasing

Purchase Order

Init ializat ion & Regist rat ion Order

Print Cert ificat e

Cert ificat e Print ed Cost

M ake Paym ent Fee

Product &

Cert ificat e _{Cust om er}

PT PUPUK KUJANG VENDOR/ DISTRIBUTOR

Gambar 4.2

Flow Map Registrasi Software OEM

4.1.1.2. Context Diagram

Gambar 4.3

Context Diagram Tracking Of Using Software Licensed System Y PC’s Ident it y

(such as M AC Address and IP Address) & Product Key

Regist rat ion

Product Dat abase

IP Address, M AC Address, product key, t ot al purchase PT Pupuk

Kujang

Tracking Of Using Soft w are Licensed

Syst em

Vendor Soft w are IP Address, M AC Address, product key, t ot al using soft w are

Check validation dat a

Dat a valid N

Display M essage Error

4.1.1.3. Data Flow Diagram

Gambar 4.4

Data Flow Diagram Level 1 Tracking Of Using Software Licensed System

Gambar 4.5

DFD Level 2 dari Registration Product pada Tracking Of Using Software Licensed System

4.1.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Melihat dari system yang berjalan saat ini, pelacakan penggunaan software berlisensi yang jelas-jelas bisa dilaporkan dan dipertanggungjawabkan kepada pihak vendor/distributor hanya software lisensi tipe OEM. Sedangkan untuk software lisensi tipe OLP, record penggunaannya tidak jelas. Sistem yang tidak terstruktur ini selain menyebabkan masalah ketika auditing, juga menimbulkan masalah ketika akan melakukan purchase order periode berikutnya. Bahkan terjadi beberapa kasus misal, ada sebuah PC Client yang sudah teregistrasi menggunakan Ms.Office 2007 OLP suatu ketika hendak dilakukan install ulang terhadap PC tersebut, masa lisensi Ms.Office 2007 OLP-nya habis dan stock lisensi yang baru tidak ada. Adapun stock software yang tersedia untuk jenis Ms.Office adalah versi 2010. Sehingga pihak admin di PT Pupuk Kujang terpaksa menginstal Ms.Office 2010 ke dalam PC

Client itu. Namun, tidak pernah dilakukan record terhadap kasus seperti ini.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Berdasarkan uraian-uraian yang sudah dijelaskan diatas tentang system yang sedang berjalan, maka penulis mengusulkan pihak admin di PT Pupuk Kujang perlu melakukan record yang lebih terstruktur dari setiap transaksi software. Dengan demikian tracking penggunaan software pun tampak lebih jelas, proses audit bisa lebih cepat dan bisa dipertanggungjawabkan, serta system yang diusulkan ini juga berfungsi untuk bahan pendukung keputusan software apa saja yang harus dibeli di periode berikutnya dan berapa jumlahnya.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan dari perancangan system yang diusulkan ini adalah sebagai berikut:

1. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada vendor atas penggunaan software sesuai kesepakatan bersama.

2. Sebagai bahan pendukung keputusan untuk pihak manajemen ketika hendak melakukan purchase order di periode berikutnya. 3. Pihak vendor tetap akan melakukan audit secara berkala, hanya

saja dengan adanya system ini proses audit menjadi lebih cepat dikarenakan vendor cukup mencocokan record pada system ini dengan data lisensi yang diberikan vendor.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Berdasarkan hasil analisa dilapangan, penulis mengusulkan system dengan prosedur sebagai berikut:

1. Pertama kali input semua data detail product (part number, license number, order number, authorization number, dll)

2. Input identitas semua PC/Client/User (ip address, computer name, unit kerja, workgroup, dll) yang ada di PT Pupuk Kujang yang menggunakan software berlisensi.

3. Input transaksi software disaat software tersebut diinstal pada PC/Client/User yang ada di PT Pupuk Kujang yang menggunakan software berlisensi.

4. Informasi yang ditampilkan diantaranya, sebuah PC/Client/User diinstal software licensed apa saja, sebuah software licensed diinstal di PC/Client/User mana saja, berapa sisa pemakaian dari sebuah software licensed, apakah ada transaksi downgrade (pemakaian software licensed versi lebih tinggi sebagai pengganti dari versi yang lebih rendah akibat stock software licensed yang dibutuhkan atau versi lebih rendah itu tidak tersedia) pada sebuah PC/Client/User.

4.2.2.1. Flow Map Sistem Usulan

Gambar 4.6

Flow Map Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

4.2.2.2. Context Diagram Sistem Usulan

Gambar 4.7

Context Diagram Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

4.2.2.3. DFD Sistem Usulan

Gambar 4.8

DFD Level 1 Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

Gambar 4.9

DFD Level 2 dari Register Detail Product

Gambar 4.10

Gambar 4.11

DFD Level 2 dari Register Client

Gambar 4.12

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan

Setelah dilakukan testing pada system yang diusulkan, ternyata system ini berjalan dengan semestinya. Sistem dibangun berbasis web yang dalam pelaporannya bisa diakses secara intranet oleh pihak-pihak tertentu yang berwenang dalam penanganan pengontrolan penggunaan software di PT Pupuk Kujang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Sesungguhnya hal-hal penting yang diperlukan ketika proses audit software adalah jangka waktu lisensi, di PC mana saja suatu software digunakan, jumlah lisensi suatu software yang dibeli harus sesuai dengan pemakaiannya. Oleh karena itu, dengan system usulan ini informasi-informasi penting tersebut dapat disajikan baik kepada pihak manajemen maupun vendor atau konsultan yang ditunjuk sebagai perwakilan vendor.

5.2. Saran

Apabila pihak PT Pupuk Kujang masih tetap bertahan menggunakan software-software berlisensi, maka penulis sarankan untuk mengembangkan lebih lanjut system yang penulis usulkan, yaitu mampu mendeteksi secara remote semua software yang terinstal dalam sebuah client/PC. Dengan demikian pihak auditor tidak harus menggunakan lagi alat khususnya untuk melacak apakah ada software bajakan di lingkungan PT Pupuk Kujang. Jadi, diharapkan ke depannya auditor benar-benar mengacu pada system yang penulis usulkan (bukan mencocokan lagi hasil dari system auditor dengan system yang ada di PT Pupuk Kujang untuk pelacakan penggunaan software lisensi).

Nama Lengkap : I Made Wiratama Maulana Yusup Tempat, Tanggal Lahir : Karawang, 10 Oktober 1989

Alamat : KP Buniaga Rt.01/01 Kel.Tanjung Mekar, Kec. Karawang Barat, Kab. Karawang Agama : Islam

Pendidikan

a. Sekolah Dasar : SDN. Nagasari II Karawang (berijazah) b. Sekolah Menengah Pertama : SMP Negeri 1 Karawang (berijazah) c. Sekolah Menengah Atas : SMA Negeri 1 Karawang (berijazah)

Pendidikan Terkini

a. Universitas : Universitas Komputer Indonesia  NIM : 10507608

 Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer  Program Studi : Sistem Informasi

Pelatihan

a. Java Language Programming SL-275 di JCC-ITB (bersertifikat)

Pekerjaan

a. Asisten Dosen Matakuliah Oracle Developer – PL/SQL (2010 – sekarang)

Bandung, 19 Januari 2011

4.2.2.2. Context Diagram Sistem Usulan

Gambar 4.7

Context Diagram Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

4.2.2.3. DFD Sistem Usulan

Gambar 4.8

DFD Level 1 Tracking Of Using Software Licensed Inventory System

Gambar 4.9

DFD Level 2 dari Register Detail Product

Gambar 4.10

Gambar 4.11

DFD Level 2 dari Register Client

Gambar 4.12

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan

Setelah dilakukan testing pada system yang diusulkan, ternyata system ini berjalan dengan semestinya. Sistem dibangun berbasis web yang dalam pelaporannya bisa diakses secara intranet oleh pihak-pihak tertentu yang berwenang dalam penanganan pengontrolan penggunaan software di PT Pupuk Kujang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Sesungguhnya hal-hal penting yang diperlukan ketika proses audit software adalah jangka waktu lisensi, di PC mana saja suatu software digunakan, jumlah lisensi suatu software yang dibeli harus sesuai dengan pemakaiannya. Oleh karena itu, dengan system usulan ini informasi-informasi penting tersebut dapat disajikan baik kepada pihak manajemen maupun vendor atau konsultan yang ditunjuk sebagai perwakilan vendor.

5.2. Saran

Apabila pihak PT Pupuk Kujang masih tetap bertahan menggunakan software-software berlisensi, maka penulis sarankan untuk mengembangkan lebih lanjut system yang penulis usulkan, yaitu mampu mendeteksi secara remote semua software yang terinstal dalam sebuah client/PC. Dengan demikian pihak auditor tidak harus menggunakan lagi alat khususnya untuk melacak apakah ada software bajakan di lingkungan PT Pupuk Kujang. Jadi, diharapkan ke depannya auditor benar-benar mengacu pada system yang penulis usulkan (bukan mencocokan lagi hasil dari system auditor dengan system yang ada di PT Pupuk Kujang untuk pelacakan penggunaan software lisensi).

Nama Lengkap : I Made Wiratama Maulana Yusup Tempat, Tanggal Lahir : Karawang, 10 Oktober 1989

Alamat : KP Buniaga Rt.01/01 Kel.Tanjung Mekar, Kec. Karawang Barat, Kab. Karawang

Agama : Islam

Pendidikan

a. Sekolah Dasar : SDN. Nagasari II Karawang (berijazah) b. Sekolah Menengah Pertama : SMP Negeri 1 Karawang (berijazah) c. Sekolah Menengah Atas : SMA Negeri 1 Karawang (berijazah)

Pendidikan Terkini

a. Universitas : Universitas Komputer Indonesia

 NIM : 10507608

 Fakultas : Teknik dan Ilmu Komputer  Program Studi : Sistem Informasi

Pelatihan

a. Java Language Programming SL-275 di JCC-ITB (bersertifikat)

Pekerjaan

a. Asisten Dosen Matakuliah Oracle Developer – PL/SQL (2010 – sekarang)

Bandung, 19 Januari 2011