3.2 Analisis Permasalahan
Dari pengamatan terhadap sistem, permasalahan yang muncul adalah sebagai berikut :
a. Travel X dalam melakukan pencatatan pemesanan masih
dilakukan secara manual sehingga rentan terhadap kesalahan pencatatan.
b. Pelanggan hanya dapat melakukan pemesanan melalui
telepon sehingga memungkinkan terjadi kesalahan data yang dilakuan oleh pegawai Travel X.
c. Dalam perhitungan laba-rugi dan arus kas Travel X masih
dilakukan secara manual sehingga memungkinkan terjadi kesalahan perhitungan.
d. Data yang disimpan oleh Travel X masih disimpan secara
manual, sehingga rentan terhadap kehilangan data. e.
Travel X kesulitan dalam mengolah data pelanggan sehingga data pelanggan tidak dapat dimanfaatkan untuk media
promosi. f.
Pencatatan pemeliharaan mobil masih secara manual sehingga rentan terhadap kesalahan dan memerlukan waktu
yang lama untuk perhitungan. g.
Setiap daftar penumpang yang dibuat masih dihitung secara manual pada saat sopir melakukan setoran.
h. Travel X kesulitan dalam melakukan pengecekan pada paket
yang sudah dikirim. Pengecekan berdasarkan nomor resi paket nantinya muncul informasi mengenai detail pengiriman
paket seperti mobil, nama sopir dan kapan dikirim.
i. Travel X kesulitan dalam melakukan pengecekan jumlah
poin yang didapatkan penumpang.
3.3 Analisis Kebutuhan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang terdapat pada Travel X dan permasalahan-permasalahan yang sering terjadi,
akhirnya penulis menyimpulkan kebutuhan sistem administrasi untuk mengatasi permasalahan adalah sebagai berikut :
a. Dibutuhkan sistem yang dapat melakukan pencatatan mulai
dari pemesanan penumpang, paket, daftar penumpang, pemeliharaan mobil dan poin.
b. Sistem yang dapat membantu Travel X dalam menghitung
jumlah setoran pada setiap daftar penumpang sehingga mempermudah proses perhitungan.
c. Sistem yang dapat membantu Travel X untuk mengelola data
pelanggan. d.
Sistem yang dapat membantu membuat laporan laba-rugi, laporan arus-data, laporan pemeliharaan mobil, laporan
bahan bakar dan laporan sopir. e.
Sistem yang dapat membantu pelanggan melakukan pemesanan secara
online.
f. Sistem yang dapat menerima
feedback
dan kritik saran dari pelanggan.
3.4 Context Diagram
Context Diagram menggambarkan keseluruhan proses serta aliran database dalam sistem secara garis besar. Dalam Context Diagram
digambarkan hubungan antara pelanggan, pegawai dan manajer terhadap sistem. Di dalam context diagram terdapat beberapa
entitas sebagai berikut :
Pelanggan :Pada entitas ini pelanggan dapat melakukan pemesanan secara
online
, pemesanan penumpang dan pemesanan paket.
Pegawai : Pada entitas ini pegawai melakukan pencatatan mulai dari pemesanan untuk penumpang hingga paket. Selain
itu pegawai juga membuat daftar penumpang dan mengatur status pembayaran dari pemesanan
online
. Manajer :Manajer melakukan penambahan jadwal, sopir
hingga penambahan data yang berguna untuk laporan seperti data bahan bakar mobil, pemeliharaan mobil, laba
—rugi dan arus-kas.
Pada DFD level 1 administrasi, Gambar 3 terdapat 11 proses yaitu
manage
pemesanan paket,
manage
pemesanan penumpang,
manage
daftar penumpang,
manage
poin,
manage
sms
gateway, manage
mobil,
manage
sopir,
manage
pegawai,
manage
beban,
manage
jadwal dan
manage
bahan bakar. untuk pemesanan penumpang dan paket dialkukan oleh pegawai kemudian pegawai
membuatkan daftar penumpang, terdapat keterangan mengenai mobil dan sopir. Pegawai juga dapat melakukan pembayaran
penumpang digantikan menggunakan poin apabila poin sudah terpenuhi. Travel X juga dapat mengirimkan sms kepada seluruh
pelanggan menggunakan sms
gateway
.
Gambar 3. Data Flow Diagram Level
1
Pemesanan
Online
Proses 2.1 melakukan reservasi : pada proses reservasi merupakan proses dimana pelanggan melakukan pemesanan
pada sistem secara online. Proses 2.2
manage
status pembayaran : pada proses
manage
status pembayaran merupakan proses dimana setelah melakukan pemesanan pelanggan diarahkan untuk melakukan
pembayaran. Jika sudah membayar maka pegawai dapat melakukan perubahan status pembayaran pelanggan.
Proses 2.6 riwayat perjalanan : pada proses riwayat perjalanan merupakan proses dimana pelanggan dapat melihat riwayat
perjalanan yang telah dilakukan. Proses 2.7 konfirmasi pembayaran : pada proses konfirmasi
pembayaran merupakan proses dimana pelanggan melakukan
konfirmasi pembayaran setelah melakukan pemesanan.
Gambar 4. Data Flow Diagram Level
1
Administrasi
Proses 3.1
manage
pemesanan paket : pada proses
manage
pemesanan paket merupakan proses dimana
pelanggan mengirimkan paket. Pegawai memasukan data paket ke dalam sistem.
Proses 3.2
manage
pemesanan penumpang : pada proses
manage
pemesanan paket merupakan proses dimana
pelanggan mengirimkan
penumpang. Pegawai
memasukan data penumpang ke dalam sistem. Proses 3.3
manage
daftar penumpang : pada proses
manage
daftar penumpang merupakan proses dimana pegawai membuat daftar penumpang berdasarkan
pemesanan penumpang dan paket ke dalam sistem. Proses 3.10
manage
jadwal : pada proses
manage
jadwal merupakan proses dimana manajer dapat menambahkan
jadwal pemberangkatan.
Gambar 5. Data Flow Diagram Level
1
Laporan
Proses 4.1
view feedback
sopir : pada proses sopir merupakan proses dimana manajer dapat melihat laporan
mengenai nilai sopir berdasarkan
feedback
dari pelanggan.
Proses 4.2
view
laba-rugi : pada proses laba-rugi merupakan proses dimana manajer dapat melihat laporan
mengenai laba-rugi berdasarkan data beban dan pendapatan.
Proses 4.3
view
arus-kas : pada proses arus-kas merupakan proses dimana manajer melihat laporan
mengenai arus-kas. Proses 4.4
view
bahan bakar : pada proses bahan bakar merupakan proses dimana manajer dapat melihat laporan
mengenai bahan bakar.
4. IMPLEMENTASI