Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Kantor menurut Sastradipoera 2007, hlm. 149 merupakan “keseluruhan
ruang tempat berlangsungnya kegiatan pengolahan data agar menjadi informasi untuk pembuatan keputusan dan perawatan aktiva.
” Pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor sangatlah beragam sehingga dalam prakteknya menurut Sastradipoera 2007,
hlm. 149 “kantor dapat dikatakan dalam arti statis yakni ruang tempat kegiatan
berlangsung, sedangkan kantor dapat dikatakan dinamis yakni kegiatan yang berlangsung yang merupakan unsur kerja yang ada dalam suatu organisasi.
” Sebuah kantor yang bergerak baik dalam bidang pemerintahan, pendidikan
maupun swasta mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda sesuai dengan tugas pokok dan fungsi bidangnya. Namun, terdapat satu pekerjaan yang hampir setiap kantor
melakukannya yaitu pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi. Administrasi merupakan pekerjaan dalam mengelola berkas-berkas atau dokumen mulai dari
pembuatan sampai dengan pengarsipannya. Pengarsipan sangatlah beragam sehingga pengelolaan arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Menurut
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa: Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, dimana dalam arsip dinamis terbagi lagi menjadi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi, sedangkan arsip inaktif merupakan arsip yang penggunaannya telah menurun sehingga
kegunaannya sering dijadikan sebagai referensi pengetahuan dalam suatu kantor.
Pengelolaan arsip dinamis perlu untuk diperhatikan, karena melalui pengelolaan arsip dinamis yang baik maka akan menjadi sumber informasi yang baik
pula bagi yang membutuhkannya. Guna mencapai hasil yang baik dalam pengelolaan
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
arsip dinamis maka dibutuhkan suatu indikator penilaian yang dapat mengukur keberhasilan pengelolaan arsip dinamis tersebut. Indikator dalam penilaian tersebut
biasanya menggunakan hasil yang efektif dan efisien. Menurut Bangun 2008, hlm. 4 menyebutkan bahwa
“efektif berarti melakukan sesuatu sesuai dengan yang diharapkan, sedangkan efisiensi berarti mencapai sesuatu dengan mengeluarkan biaya
kecil. ”
Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa efektif dan efisien dapat tercapai apabila pekerjaan yang dilakukan oleh petugas pengelola arsip
dinamis dapat mengerjakan pekerjaannya dengan benar dan memenuhi standar pekerjaan yang baik yakni dapat dipertanggungjawabkan serta dilakukan dalam
waktu, tenaga dan biaya terkecil namun dapat memperoleh hasil yang optimal. Salah satu kantor yang dituntut untuk dapat bekerja secara efisien adalah Direktorat Sumber
Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia SDM UPI. Direktorat Sumber Daya Manusia adalah unsur pembantu Pimpinan
Universitas di bidang sumber daya manusia yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Rektor dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Rektor
bidang Keuangan, Sumberdaya, Usaha dan Administrasi Umum. Direktorat Sumber Daya Manusia berperan untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan
pengadaan dan pengembangan SDM, pemberdayaan dan pemeliharaan SDM serta remunerasi dan kesejahteraan SDM.
Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, maka Direktorat SDM UPI mempunyai peranan penting dalam membantu Universitas, oleh karena itu
pengelolaan arsipnya perlu untuk diperhatikan karena akan berkaitan dengan data sumber daya manusia baik pegawai dosen dan pegawai non dosen yang dibutuhkan
oleh Universitas. Adapun jenis berkas yang dikelola oleh Direktorat SDM UPI adalah sebagai berikut:
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
Tabel 1.1 Jenis Berkas Direktorat SDM UPI
No Jenis Berkas
1 Laporan
2 Surat Keputusan SK
3 Surat Izin
4 Kenaikan Gaji Berkala KGB
5 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas SPMT
6 Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan SPMJ
7 Presensi Pegawai Direktorat SDM UPI
8 Data Dosen
9 Data Tenaga Administrasi
10 Data Kenaikan Pangkat Sumber: Direktorat SDM UPI
Berdasarkan jenis berkas tersebut yang beragam maka pengelolaannya pun dilakukan oleh masing-masing bagian sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
Adapun dalam pembuatan berkas tersebut dilakukan secara berkala dan dari berkas tersebut dilakukan pengarsipannya sesuai dengan kebutuhan berdasarkan waktunya
sehingga pencapaian kerja pengelolaan kegiatan arsipnya dapat dilihat seperti tabel dibawah ini:
Tabel 1.2 Pencapaian Kerja Kegiatan Penyusunan dan Pengelolaan Data Pegawai Dosen
dan Non Dosen Direktorat SDM UPI No
Uraian Kegiatan Tahun
2010 2011
2012 2013
2014 1
Menyusun berkas yang berkaitan dengan SDM.
80 81
82 81
82
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
2 Mengelompokkan data pegawai
berdasarkan pangkat, golongan dan pendidikan.
82 81
80 80
82
3 Mengoreksi pengelompokkan
pegawai berdasarkan pangkat, golongan dan pendidikan.
85 85
86 84
86
4 Menempatkan data pegawai
dalam daftar urut kepangkatan dari daftar susunan pegawai.
86 85
87 87
88
5 Menyusun berkas dalam
kegiatan kantor 80
80 81
82 83
6 Membukukan data pegawai dan
menginput database pegawai. 87
87 88
89 90
7 Penyimpanan berkas atau arsip
biasa, penting dan rahasia. 82
83 81
83 83
8 Menginventarisir data pegawai.
80 80
81 81
82 9
Menyimpan arsip. 85
85 87
87 87
10 Rentang ketercapaian pengambilan arsip.
80 81
82 82
83 Rata-rata
82,7 82,8
83,5 83,6
84,6 Sumber: Direktorat SDM UPI
Tabel 1.2 di atas menjelaskan bahwa setiap tahunnya pencapaian kerja kegiatan penyusunan dan pengelolaan data pegawai dosen dan non dosen Direktorat
SDM UPI mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif, hal ini terlihat dari setiap poin kegiatan yang jika dilihat secara satu persatu perolehan presentase
kerjanya terkadang mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif. Berdasarkan tabel 1.2 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan
pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI mengalami fluktuatif setiap tahunnya. Hal ini dapat ditunjukkan melalui angka rata-rata yang
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
dicapai setiap tahunnya mengalami perubahan yang terkadang naik dan turun sehingga dari angka tersebut bisa dilihat untuk penilaian rentang toleransi kinerja
pegawai sebagai berikut:
Tabel 1.3 Rentang Toleransi Kinerja Pegawai Direktorat SDM UPI
Rentang Keterangan
50 Sangat tidak tercapai
50 – 65
Tidak tercapai 65
– 85 Sedang
85 – 100
Tercapai Sumber: Direktorat SDM UPI
Tabel 1.3 di atas menjelaskan bahwa Direktorat SDM UPI dalam mengukur kerja pegawainya mempunyai angka rentang toleransi kinerja beserta kategori
keterangannya. Berdasarkan tabel tersebut, maka jika dikaitkan dengan tabel 1.2 sebelumnya dapat disimpulkan bahwa rata-rata kinerja pegawai Direktorat SDM UPI
mampu melaksanakan tugasnya dalam jumlah 82 - 84 dan angka tersebut menunjukkan pada keterangan sedang, yang mana dalam hal ini masih ada beberapa
tugas yang terkadang belum selesai dikerjakan sesuai dengan targetnya sehingga belum mencapai pada hasil keterangan tercapai. Oleh karena itu, keadaan seperti ini
perlu ditemukan pemecahan masalahnya sehingga efisiensi kerja pegawai dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan harapannya.
Guna menunjang sebuah efisiensi kerja maka pengelolaan sebuah arsip sangatlah perlu untuk diperhatikan. Efektivitas dalam pengelolaan sebuah arsip salah
satunya bisa dilihat dari adanya SOP Standar Operasional Prosedur. Melalui sebuah SOP, maka segala kegiatan sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara sistematis dan
terstruktur sehingga setiap arahan pekerjaan pun dapat jelas dikerjakan dan akan menunjang tertibnya administrasi sebuah instansi. Namun, kenyataan di lapangan
pada saat pra-penelitian menyatakan bahwa di Direktorat SDM UPI belum terdapat
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
SOP yang baku untuk digunakan dalam mengelola sebuah arsip sehingga hal ini menjadi suatu permasalahan dalam hal pengelolaan sebuah arsip.
Adapun pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI masih menggunakan manual belum sepenuhnya berbasis elektronik, penyimpanannya
didukung dengan sistem kearsipan berdasarkan abjad. Penyimpanan secara manual mengakibatkan akan memakan ruangan atau tempat yang banyak dikarenakan arsip
berupa hardfile. Sementara itu, alur pengelolaan arsip Direktorat SDM UPI secara manual adalah sebagai berikut:
Gambar 1.1 Alur Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Manual
Sumber: Direktorat SDM UPI Gambar 1.1 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI
secara manual, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari berbagai pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen diterima, maka
dokumen tersebut dicatat sebagai dokumen masuk kemudian diklasifikasi berdasarkan kepentingannya untuk diproses lebih lanjut dan apabila sudah selesai
maka langsung diarsipkan secara hardfile. Sementara itu, untuk arsip keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI
ketika dokumen itu dibuat langsung diproses sesuai dengan kepentingannya dan setelah dokumen tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan maka salinannya
langsung diarsipkan. Guna meminimalisasi penggunaan tempat yang berlebihan Dokumen masuk
dari berbagai pihak Pencatatan dokumen
Klasifikasi dokumen
Proses sesuai dengan
kepentingannya Arsipkan
hardfile Proses sesuai
dengan kepentingannya
Pembuatan dokumen
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
untuk penyimpanan arsip yang berupa hardfile maka Direktorat SDM UPI melakukan penyimpanan secara komputerisasi. Adapun alur pengelolaan arsip Direktorat SDM
UPI secara komputerisasi adalah sebagai berikut:
Gambar 1.2 Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Komputerisasi
Sumber: Direktorat SDM UPI Gambar 1.2 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI
secara komputerisasi, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari berbagai pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen
diterima, kemudian dokumen tersebut di scan dan diklasifikasi untuk diproses sesuai dengan kepentingannya kemudian di arsipkan dalam bentuk softfile. Adapun untuk
dokumen keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI ketika dokumen tersebut selesai dibuat maka diproses sesuai dengan kepentingannya kemudian diarsipkan
dalam bentuk softfile. Pengarsipan yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI baik secara manual
maupun komputerisasi dilakukan untuk meminimalisasi setiap kendala yang ada Dokumen masuk
dari berbagai pihak Scan dan input
dokumen masuk Klasifikasi
dokumen
Proses sesuai dengan
kepentingannya Arsipkan
softfile Proses sesuai
dengan kepentingannya
Pembuatan dokumen
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
meskipun pada prakteknya terkadang ada arsip yang hilang sehingga upaya yang dilakukan untuk menghadapi permasalahan tersebut biasanya Direktorat SDM UPI
ketika sebuah arsip tersebut selesai diproses maka tembusannya disampaikan kepada yang bersangkutan sehingga masing-masing pihak yang bersangkutan mempunyai
arsip. Guna menunjang hasil yang efisien, maka pengelolaan arsip dinamis perlu
didukung oleh beberapa hal lain seperti dalam pengelolaannya membutuhkan tempat atau ruangan yang cukup dalam arti mampu menampung semua arsip dinamis dalam
bentuk hardfile dan mengaplikasikan pula sistem komputerisasi secara keseluruhan, sistem pengelolaan arsip yang tepat dan SDM yang paham akan pengelolaan arsip
dinamis tersebut. Namun, dukungan teknis tersebut tidak tersedia di Direktorat SDM UPI karena berdasarkan wawancara pra-penelitian di lapangan menunjukkan bahwa
SDM yang mengelola arsip kurang memahami tentang ilmu kearsipan dan tempat atau ruangan Direktorat SDM UPI tidak terlalu luas sehingga tidak bisa menampung
semua arsip dinamis tersebut. Selain itu, aplikasi sistem komputerisasi pun belum secara menyeluruh
dilakukan sehingga arsip sering menumpuk dalam bentuk hardfile, sistem pengelolaan arsip yang berbeda-beda antar pegawai yang ada di Direktorat SDM UPI,
terlebih ketika adanya pergantian pegawai yang menangani arsip tersebut sehingga dalam hal ini akan menyulitkan dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak hanya itu,
SDM yang mengalami pergantian tidak selamanya paham akan pengelolaan arsip dinamis yang sesuai dengan prosedur dalam mencapai hasil yang efisien sehingga
pengelolaan arsip tidak tersusun dengan baik dan menyulitkan ketika dicari untuk sebuah kebutuhan sehingga kearsipan yang ada di Direktorat SDM UPI belumlah
mencapai hasil yang efektif. Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis bermaksud mengkaji dan
menganalisis secara mendalam dalam sebuah penelitian yang berjudul
“Pengaruh Efektivitas Pengelolaan Arsip Dinamis Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Di
Sri Wulan Damayanti, 2015 PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI
DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Universitas Pendidikan Indonesia |
repository.upi.edu |
perpustakaan.upi.edu
Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia SDM UPI.”
1.2 Rumusan Masalah Penelitian
