TA : Komputerisasi Sistem Pengambilan Nomer Antrian Pada Bagian Customer Service di PT. Telkom Kandatel Surabaya.

KANDATEL SURABAYA BARAT CABANG MERGOYOSO

Oleh :

Nama : YENNY PUSPITOSARI

NIM : 97.41010.4104

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFOMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

Halaman

ABSTRAKSI... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR PROGRAM ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Antrian (Queue) ... 5

2.2 Sistem ... 7

2.3 Data dan Informasi ... 8

2.4 Sistem Informasi ... 10

2.5 Sistem Flow ... 13

2.6 Database ... 14

2.7 Analisis Sistem ... 17

BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 22

3.1 Analisis Sistem Lama ... 22

4.1 Kebutuhan Hardware dan Software ... 53

4.2 Instalasi Hardware dan Software ... 55

4.3 Evaluasi Sistem. ... 56

BAB V PENUTUP ... 81

5.1 Kesimpulan ... 81

5.2 Saran ... 82

DAFTAR PUSTAKA ... 83

LAMPIRAN ... 84

Lampiran 1. Biodata Penulis ... 84

Lampiran 2. Listing Program... 85

Halaman

Gambar 2.1 Queue ... 7

Gambar 2.2 Model Umum Sistem Informasi ... 7

Gambar 3.1 Model Antrian Berbanjar ... 23

Gambar 3.2 Model Antrian dengan Satu Antrian ... 24

Gambar 3.3 Sistem Flow Lama ... 26

Gambar 3.4 Sistem Flow Pengambilan Nomer Antrian ... 28

Gambar 3.5 Context Diagram Pengambilan Nomer Antrian ... 30

Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 31

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pengambilan Nomer Antrian ... 32

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian ... 33

Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ... 33

Gambar 3.10 ERD Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 34

Gambar 3.11 Rancangan Model Jaringan ... 37

Gambar 3.12 Contoh IP Address ... 38

Gambar 3.13 Rancangan Input Form Aktivasi Sistem Antrian ... 39

Gambar 3.14 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian ... 40

Gambar 3.15 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama ... 41

Gambar 3.16 Rancangan Output Kertas Nomer Antrian ... 41

Gambar 3.17 Rancangan Output Form Display Panggilan ... 42

Gambar 3.18 Rancangan Input Form Login ... 43

Gambar 3.19 Rancangan Output Form Pembayaran Telepon ... 44

Gambar 3.22 Rancangan Input Form Registrasi Customer Service ... 46

Gambar 3.23 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 47

Gambar 3.24 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 47

Gambar 3.25 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 48

Gambar 3.26 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 49

Gambar 3.27 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 50

Gambar 3.28 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 50

Gambar 3.29 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 51

Gambar 3.30 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 52

Gambar 4.1 Struktur Form Sistem Pengambilan Nomer Antrian ... 57

Gambar 4.2 Form Aktivasi Sistem Antrian ... 58

Gambar 4.3 Pesan Informasi Counter Pembayaran Telepon ... 58

Gambar 4.4 Pesan Informasi Counter Layanan Terpadu ... 59

Gambar 4.5 Pesan Informasi IP Display ... 59

Gambar 4.6 Pesan Informasi Password ... 59

Gambar 4.7 Pesan Kesalahan Password ... 60

Gambar 4.8 Form Pengambilan Nomer Antrian ... 61

Gambar 4.9 Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama ... 62

Gambar 4.10 Kertas Nomer Antrian ... 63

Gambar 4.13 Pesan Kesalahan Login ... 65

Gambar 4.14 Form Pembayaran Telepon ... 66

Gambar 4.15 Form Layanan Terpadu ... 67

Gambar 4.16 Form Registrasi Counter ... 68

Gambar 4.17 Pesan Hapus Data Counter ... 68

Gambar 4.18 Form Registrasi Customer Service ... 69

Gambar 4.19 Pesan Informasi NIP ... 70

Gambar 4.20 Pesan Kesalahan Password ... 70

Gambar 4.21 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Tanggal ... 71

Gambar 4.22 Form Tanggal ... 72

Gambar 4.23 Pesan Kesalahan Tanggal Akhir ... 72

Gambar 4.24 Pesan Informasi Laporan ... 73

Gambar 4.25 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal ... 74

Gambar 4.26 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Customer Service ... 75

Gambar 4.27 Pesan Informasi Customer Service ... 75

Gambar 4.28 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service ... 76

Gambar 4.29 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 77

Gambar 4.30 Pesan Informasi Jenis Pelayanan ... 77

Gambar 4.31 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan ... 78

Gambar 4.32 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Lama Pelayanan ... 79

Gambar 4.33 Pesan Informasi Lama Pelayanan ... 79

Gambar 4.34 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan ... 80

Halaman

Program Frmaktivasi.frm ... 85

Program Frmantrian.frm ... 86

Program Frmdisplay.frm ... 87

Program Frmlogin.frm ... 88

Program Frmservice.frm ... 89

Program Frmcounter.frm ... 93

Program Frmcs.frm ... 94

Program Frmlaporan.frm ... 96

Program Frmlprntgl.frm ... 97

Program Frmlprncs.frm ... 99

Program Frmlprjenis.frm ... 99

Program Frmlprwaktu.frm ... 98

Program ModuleAntrian.bas ... 100

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Telkom adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang jasa telekomunikasi. Perusahaan ini melayani masyarakat untuk melakukan komunikasi antara satu tempat dengan tempat yang berbeda baik secara lokal, interlokal maupun internasional. Di Indonesia perusahaan ini memiliki pelanggan kurang lebih 60 % dari penduduk Indonesia.

Bagian customer service melayani masyarakat untuk pembayaran telepon, pemasangan telepon baru, pengaduan terhadap gangguan telepon dan fitur-fitur yang dimiliki PT. Telkom. Untuk mendapatkan pelayanan tersebut masyarakat harus datang langsung ke kantor PT. Telkom dan melakukan antrian. Salah satu permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan ini adalah pada bagian customer service yaitu proses pembayaran telepon. Proses pembayaran telepon setiap bulan dilakukan pada tanggal 1 - 20. Untuk melakukan pembayaran telepon masyarakat harus membentuk antrian secara fisik. Masa waktu pelayanan yang dibutuhkan untuk setiap pelanggan adalah 4 menit, sehingga dapat diperhitungkan lamanya waktu yang diperlukan untuk melakukan antrian sebanyak 50 orang.

Proses antrian secara fisik tersebut menimbulkan ketidaknyamanan bagi para pelanggan. Terkadang sering terjadi desak-desakan bahkan penyerobotan tempat yang dilakukan oleh orang yang berada dibelakang akibat malas antri.

Pemanfaatan teknologi informasi untuk mengatur proses antrian pembayaran telepon dan pelayanan bidang telekomunikasi diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat serta membiasakan budaya antri.

1.2 Perumusan Masalah

Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, diketahui bahwa permasalahan yang timbul adalah bagaimana membuat sistem antrian terkomputerisasi pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang Mergoyoso.

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan masalah dari pembuatan sistem pengambilan nomer antrian pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang Mergoyoso adalah sebagai berikut :

1. Proses yang ditangani oleh sistem adalah antrian mulai dari proses

pengambilan nomer antrian hingga terlayani.

2. Sistem ini digunakan bagi pihak manajemen perusahaan untuk melakukan

maintenance data dan mengevaluasi kinerja bagian customer service berdasarka laporan lamanya waktu pelayanan yang dihasilkan.

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan tugas akhir ini adalah mengkomputerisasikan sistem pengambilan nomer antrian pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang Mergoyoso.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa bab dan sub bab. Adapun pembagian bab dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan tentang berbagai teori yang menunjang pembuatan aplikasi dalam tugas akhir ini, meliputi teori tentang sistem, data dan informasi, sistem informasi, sistem flow, database, analisis sistem dan antrian (Queue)..

BAB III : PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi penjelasan tentang proses perancangan sistem yang berisi kelemahan sistem yang lama dan rencana desain sistem baru yang akan menggantikan sistem lama meliputi pembuatan sistem flow, data flow diagram, entity relational diagram, basis data, serta rancangan input output.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini membahas tentang perancangan sistem aplikasi yang dibuat, yang mencakup desain proses dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), struktur file yang digunakan serta rancangan input dan output sampai dengan implementasi.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini diuraikan tentang kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem pengambilan nomer antrian dan saran untuk pengembangannya dimasa mendatang.

2.1 Antrian (Queue)

Antrian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari contohnya dalam sistem pembelian karcis kereta api atau bioskop, dimana orang yang datang pertama akan diberi kesempatan pertama kali untuk mendapatkan karcis sedangkan orang yang datang terakhir akan mendapatkan kesempatan terakhir untuk mendapatkan karcis. Menurut Robertus (1999 : 30) Antrian atau Queue merupakan Tipe Data Abstrak (TDA) yang sering digunakan dalam ilmu

komputer. Dalam bahasa Inggris, Queue didefinisikan sebagai “Waiting Line” (jalur

tunggu), sedangkan dalam komputer Queue didefinisikan sebagai struktur data

linear (Linear list) yang penambahan data ke dalamnya hanya dapat dilakukan pada

salah satu ujungnya sedangkan penghapusan data hanya dapat dilakukan pada ujung yang lain.

Menurut Sumantri (1988 : 46) Antrian mengenal dua prosedur utama yaitu : memasukkan elemen baru dan mengeluarkan / menghapus elemen yang sudah ada. Elemen baru dimasukkan sebagai elemen terakhir dalam antrian dan

hal ini dilakukan dengan prosedur ADD. Elemen yang dapat dihapus adalah elemen

pertama dalam antrian dan hal ini dilakukan dengan prosedur DELETE. Berikut ini

adalah suatu contoh proses memasukkan serta mengeluarkan data dari suatu antrian. Misalnya diberikan suatu antrian Q yang kosong lalu diberikan beberapa

operasi ADD Q dan DELETE Q berikut ini. Maka isi dari Q dapat ditulis sebagai

Operasi

Q

Q awal kosong ADD Q ("a") ADD Q ("b") ADD Q ("c") DELETE Q ADD Q ("d") ADD Q ("e") DELETE Q

a b a c b a c b d c b e d c b e d c

Pembagian Queue berdasarkan lokasi penghapusan data adalah :

1. First In First Out (FIFO), dimana data yang masuk pertama akan keluar

pertama; dengan kata lain urutan keluar elemen sama dengan urutan masuknya.

2. Last In First Out (LIFO), dimana data yang masuk terakhir akan keluar

pertama.

Operasi-operasi yang berhubungan dengan Queue adalah :

1. Add : Penambahan data ke dalam Queue.

2. Delete : Penghapusan data ke dalam Queue.

3. Empty : Data yang ada pada Queue kosong (tidak ada).

4. Full : Data yang ada pada Queue penuh (terisi semua).

5. Initialize : Inisialisasi data pada Queue.

Queue

Add Delete

Rear Front

Gambar 2.1 Queue

Front selalu menunjuk pada elemen pertama yang ada di dalam Queue, sedangkan

Rear selalu menunjuk pada elemen terakhir yang ada di dalam Queue. Jadi data

yang akan diinputkan ke dalam Queue akan dimasukkan di bagian belakang (Rear)

dan data yang akan dihapus akan dihapus dari depan (Front). Keadaan awal Queue

adalah Front = Rear = 0. Jika ada masukan elemen baru, nilai Rear akan bertambah

satu sedangkan jika ada element yang dihapus, nilai Front akan bertambah satu.

Suatu Queue yang kosong dapat diketahui jika Front = Rear = 0.

2.2 Sistem

Menurut Jogiyanto (1999 : 2) sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain secara terpadu, jelasnya sistem adalah kumpulan beberapa elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses input untuk mendapatkan output sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai.

INPUT PROSES OUTPUT

Gambar 2.2 adalah model umum suatu sistem yang terdiri dari Input, Proses dan Output. Input adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem, Proses adalah tahapan mengolah data yang telah diinputkan dan Output adalah hasil dari data yang telah diproses.

2.3 Data dan Informasi

Sebagian besar orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama, namun bagi kajian ilmiah dua pengertian ini mengandung perbedaan

mendasar. Data merupakan bentuk jamak dari data-item (datum). Data adalah

kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata dimana kejadian tersebut adalah sesuatu yang terjadi dalam waktu tertentu. Data ditunjukkan dengan fakta-fakta baik berupa angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mampu mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Jadi apabila data ini telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu akan berubah fungsi menjadi informasi. Menurut Jogiyanto (1999 : 10) syarat-syarat yang menentukan kualitas suatu informasi adalah :

1. Ketersediaan

Ketersediaan adalah tersedianya informasi itu sendiri dimana informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

2. Mudah dipahami

Informasi harus mudah dipahami oleh para pemakai, baik itu keputusan yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis.

3. Relevan

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

4. Bermanfaat

Sebagai konsekuensi dari syarat relevan, informasi juga harus bermanfaat bagi pengguna.

5. Tepat waktu

Tepat waktu berarti informasi yang datang harus tepat pada waktunya (up to

date) tidak boleh terlambat, karena informasi yang sudah lewat tidak akan

mempunyai nilai. Informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini salah satu hal yang menentukan mahalnya nilai informasi adalah kecepatan informasi tersebut diperoleh, sehingga diperlukan teknologi tinggi untuk mendapatkan, mengolah dan mendistribusikannya.

6. Keandalan

Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolahan data atau pemberian informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.

7. Akurat

Akurat berarti informasi yang disajikan bersih dari suatu kesalahan dan kekeliruan. Informasi harus akurat karena perjalanan dari sumber informasi sampai kepada penerima informasi kemungkinan besar mengalami gangguan yang dapat mengubah bahkan merusak informasi tersebut.

8. Konsisten

Informasi hendaknya tidak mengandung pertentangan di dalam penyajiannya.

2.4 Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1999 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat majerial dan kegiatan strategi dari suatu sistem organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4.1 Komponen sistem informasi

Sistem Informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Menurut Jogiyanto (1999 : 12) komponen-komponen tersebut adalah :

1. Masukan : mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Termasuk

ke dalam kategori masukan adalah metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan diolah.

2. Model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data masukan dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Keluaran : merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Teknologi : digunakan untuk menerima data-data masukan, menjalankan

model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran serta membantu mengendalikan proses keseluruhan sistem.

5. Basis Data : merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Kendali : merupakan komponen sistem informasi yang bertugas untuk

selalu mengontrol dan mengendalikan sistem, sehingga keluaran sistem sesuai dengan yang diinginkan.

2.4.2 Perangkat pengolah sistem informasi

Perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam mengolah komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah :

1. Hardware, terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

2. Software, merupakan kumpulan dari perintah / fungsi dengan aturan tertentu

untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.

3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih

lanjut untuk menghasilkan informasi.

4. Manusia, yang termasuk dalam komponen manusia misalnya operator,

supervisor dan sebagainya. Oleh sebab itu, perlu suatu rincian tugas yang jelas.

5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur / proses sistem, bukan penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

2.4.3 Kegiatan sistem informasi

Kegiatan sistem informasi meliputi :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk

diproses.

2. Process, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang memiliki nilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan-laporan dari proses yang

telah dilakukan.

4. Storage, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control, salah satu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.4.4 Peranan sistem informasi

Manusia merupakan sumber informasi yang penting. Sepanjang umurnya, segala kegiatan sehari-hari akan berkaitan dengan informasi, mulai dari kelahiran, kesehatan, sekolah dan sebagainya. Sistem informasi seringkali digunakan untuk tujuan-tujuan sebagai berikut :

1. Membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas perencanaan operasi

serta pengontrolan. Tugas-tugas ini hanya dapat diselesaikan dengan baik apabila didasarkan atas informasi yang cepat, tepat dan akurat.

2. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin, sebanyak mungkin dilakukan oleh

dihilangkan sekaligus menghindari kebosanan kerja sehingga para pekerja dapat mengembangkan kreatifitas dalam bekerja.

2.5 Sistem Flow

Sistem Flow (Flow Chart) adalah pemodelan dari sistem yang mengatur

dan menjelaskan cara kerja sistem atau alur kerja sistem secara keseluruhan pada sebuah sistem, sedangkan alur dokumen atau sistem kerja adalah bagan alur yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Alur dokumen ini dikerjakan secara manual. Sistem flow menunjukkan alur flow di dalam program / prosedur sistem logika. Sistem tersebut terdiri dari tahap-tahap yang saling berhubungan dan untuk menghindari masalah jika terjadi perubahan maka setiap tahap harus disekat sehingga timbul metode pembagian tugas. Simbol-simbol yang digunakan pada Sistem flow antara lain :

1. Event Digunakan untuk menggambarkan

awal / akhir dari suatu proses.

2. Manual Operation Digunakan untuk menggambarkan

pemrosesan manual.

3. Document Digunakan untuk menggambarkan

dokumen.

4. Input Digunakan untuk menggambarkan

input data pada keyboard.

5. Decision Digunakan untuk menggambarkan

logika keputusan yang bernilai Ya dan Tidak.

6. Process Digunakan untuk menggambarkan pemrosesan dengan komputer.

7. Display Digunakan untuk menggambarkan

tampilan pada monitor.

2.6 Database

Menurut Harianto (2000 : 1) database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.

Tujuan dibentuknya database adalah untuk mempermudah serta meningkatkan efisiensi dalam proses manipulasi data, baik pada saat penyimpanan maupun pengambilan kembali informasi yang telah disimpan ke dalam database.

2.6.1 Istilah-istilah dalam database

Berikut ini adalah istilah yang biasa digunakan dalam database, yaitu :

1. Entity

Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.

Pada bidang pengambilan nomer antrian misalnya, entity adalah Pelanggan

dan Cust om er Service.

2. Atribut

Atribut adalah data elemen, data field atau data item. Setiap entity mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang customer service

3. Record

Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili

satu data atau informasi tentang seseorang, misalnya Nama Customer, Nomer

Pegawai dan Alamat.

4. File

File adalah kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.

5. Data value

Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data

elemen atau atribut. Atribut Nam a_Pelanggan menunjukkan tempat dimana

informasi nama pelanggan disimpan. Data valuenya adalah Budi, Ani atau yang

lainnya.

6. Relational Database Management System

Relational Database Management System (RDBMS) adalah suatu sistem manajemen yang digunakan untuk menyimpan informasi dimana setiap orang dapat melihatnya dengan cara yang berbeda. RDBMS terdiri dari suatu database, tabel, record, field, indeks, query dan view.

2.6.2 Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity relasinya. Dalam proses normalisasi selalu diuji dalam beberapa kondisi yaitu menambah, melihat, mengubah dan membaca pada sebuah database. Menurut Harianto (2000 : 24) bentuk normalisasi terdiri dari empat macam yaitu :

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatanganya.

2. Bentuk Normalisasi kesatu (1NF)

Bentuk normalisasi kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk pada flat file (File datar / rata) dalam satu demi satu record dan nilai dari field-field

berupa “Atomic value”. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut

yang bernilai ganda (Multi value). Tiap field hanya satu pengertian bukan

merupakan kumpulan data yang memiliki arti mendua dan juga bukan pecahan kata-kata yang artinya mendua.

3. Bentuk Normalisasi kedua (2NF)

Bentuk normalisasi kedua ini memiliki syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria dari bentuk normalisasi kesatu. Atribut yang bukan kunci

haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama (Primary Key) sehingga

untuk membentuk normalisasi kedua harus sudah ditentukan field kuncinya. Field kunci harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normalisasi ketiga (3NF)

Untuk menjadi bentuk normalisasi ketiga maka relasi harus sudah dalam bentuk normalisasi kedua dan semua atribut bukan primary key dan tidak memiliki hubungan yang transitif dengan kata lain setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.

2.7 Analisis Sistem

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Langkah- Langkah yang dilakukan dalam tahap analisis sistem adalah :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

2.7.1 Data Flow Diagram

Menurut Robertus (1999 : 15) Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol untuk menggambarkan aliran data melalui proses-proses yang saling berhubungan. DFD seringkali digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan mengalir dan disimpan. Komponen-komponen dari DFD yaitu :

1. Persegi empat melambangkan external entity atau kesatuan luar.

Contoh : External Entity dari Customer Service.

Customer Service

2. Persegi empat dengan sudut-sudut tumpul melambangkan proses yang terjadi dalam sistem.

Contoh : Proses Pengisian Data Counter.

1

Pengisian Data Counter

3. Sepasang garis horisontal paralel yang tertutup salah satu ujungnya

melambangkan data store (simpanan data).

Contoh : Data store TNom erant rian.

1 T Nomerantri an

4. Garis dengan salah satu ujung berbentuk panah melambangkan arus data.

Contoh : Arus data Nomer Antrian.

Nomer Antrian

2.7.2 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah data model yang diciptakan berdasarkan pada persepsi dari sebuah dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan

objek-objek dasar yang disebut entity dan hubungan (relationship) diantara

objek-objek tersebut. Model ini ditujukan terutama bagi proses perancangan database. Adapun komponen-komponen dari ERD yaitu :

1. Persegi empat, melambangkan himpunan entity.

Contoh : TCustomerservice merupakan nama dari entity.

TCustomerservice

2. Record di dalam persegi empat melambangkan atribut.

Contoh : Entity TCustomerservice memiliki atribut NI P, Nama, Alamat.

TCustomerservice NIP

Nama Alamat

3. Garis lurus melambangkan hubungan antara entity dengan entity lainnya.

4. Relationship melambangkan hubungan / relasi antar file dalam pengaksesan

data. Menurut Harianto (2000 : 35) Relationship terdiri dari empat macam, yaitu :

a. One to One Relationship

Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan satu berbanding satu.

b. One to Many Relationship

Nomer Antrian

Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan satu berbanding banyak.

c. Many to One Relationship

Nomer Antrian

Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan banyak berbanding satu.

d. Many to Many Relationship

Nomer Antrian

Hubungan antara atribut yang satu dengan lainnya mempunyai hubungan banyak berbanding banyak.

a. Mandatory

Nomer Antrian

A B

Hubungan ini berarti bahwa semua atribut yang dimiliki entity A pasti juga dimiliki entity B.

b. Optional

Nomer Antrian

A B

Hubungan ini berarti bahwa ada atribut yang dimiliki entity A yang tidak dimiliki entity B.

BAB III

PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem Lama

Sistem antrian adalah sekelompok obyek berupa benda atau orang yang penambahan elemennya hanya bisa dilakukan pada suatu ujung dan penghapusan dilakukan lewat ujung yang lainnya. Setiap hari sering kali dijumpai bentuk sistem antrian yang dilakukan masyarakat misalnya sopir mobil mengambil karcis parkir merupakan bentuk dari sistem antrian, dimana mobil yang datang pertama akan diberi kesempatan pertama kali untuk mendapatkan karcis parkir, sedangkan mobil yang datang terakhir akan mendapatkan kesempatan terakhir untuk mendapatkan.karcis parkir.

Pada umumnya di setiap tempat pelayanan masyarakat atau khususnya pada kantor pelayanan PT. Telkom dapat dijumpai beberapa bentuk antrian, namun bentuk antrian yang diterapkan biasanya ditentukan oleh kebijaksanaan perusahaan sesuai dengan ruang lingkup kantor tersebut. Bentuk dari sistem antrian tersebut adalah :

1. Sistem antrian secara fisik

Sistem antrian secara fisik adalah antrian yang dibentuk oleh sekelompok orang pada sesuatu yang dituju misalnya loket penyetoran uang di bank yang terdiri dari beberapa loket. Bentuk sistem antrian ini tidak efisien karena membutuhkan tenaga untuk berdiri antri dan sering kali orang yang telah masuk dalam kelompok antrian sulit untuk keluar. Hal ini disebabkan karena orang yang berada di belakang tidak mau disisipi oleh orang yang keluar dari

antrian tersebut. Selain itu bentuk antrian ini membutuhkan ruangan yang sangat besar. Sistem antrian secara fisik dibagi lagi menjadi dua model bentuk antrian yaitu :

a. Model antrian berbanjar

Bentuk antrian ini adalah bentuk antrian yang paling sederhana dan lazim digunakan dimana saja dan biasanya dibentuk dalam beberapa antrian sesuai dengan jumlah loket yang tersedia. Pada antrian model berbanjar, orang yang antri harus menunggu hingga orang di depannya selesai terlayani. Seseorang tidak bisa pindah ke loket yang lain. Apabila ingin pindah ke loket yang lain, orang tesebut harus melakukan antrian mulai dari belakang lagi pada barisan baru.

Gambar dibawah ini adalah bentu dari model antrian berbanjar.

12 11 10 9

Loket 1

Loket 2

Loket 3

8 7 6 5 4 3 2 1

12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

b. Model antrian dengan satu antrian

Bentuk antrian ini adalah bentuk antrian pengembangan dari model antrian berbanjar. Kelebihan dari model antrian ini adalah orang yang melakukan antrian tidak harus tertuju pada loket yang sama tetapi dapat langsung menuju loket yang telah kosong.

Loket 1

Loket 2

Loket 3

1

12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2

3

Gambar 3.2 Model Antrian dengan Satu Antrian

2. Sistem antrian dengan menggunakan kartu nomer antrian

Bentuk sistem antrian ini sebenarnya hampir sama dengan sistem antrian fisik model satu antrian. Perbedaannya orang yang melakukan antrian tidak perlu berdiri di depan loket. Hal ini dilakukan karena antrian telah diwakili oleh kartu nomer antrian. Bentuk sistem antrian ini tidak efisien karena membutuhkan petugas untuk membagikan kartu nomer antrian. Selain itu jumlah kartu nomer antrian yang dibuat biasanya sangat terbatas.

3. Sistem antrian dengan menggunakan mesin cetak nomer antrian

Sejalan dengan kemajuan teknologi, dikembangkan sebuah mesin cetak nomer antrian. Mesin cetak nomer antrian dapat mencetak nomer antrian dengan jumlah yang banyak sejumlah orang yang melakukan antrian. Kelemahan dari mesin cetak ini adalah memerlukan perawatan secara berkala untuk mengganti pita cetaknya. Selain itu mesin ini tidak dapat membuat laporan untuk mengetahui lamanya waktu pelayanan per customer. Konsep pengaturan sistem antrian dengan menggunakan mesin cetak sama dengan konsep pengaturan model satu antrian perbedaanya terletak pada bentuk antriannya saja. Untuk antrian dengan menggunakan mesin cetak, antriannya telah diwakilkan oleh kertas nomer antrian sehingga tidak perlu lagi melakukan antrian fisik di depan loket.

3.1.1 Sistem flow pada sistem lama

Sistem flow pada sistem lama menggambarkan aliran kerja sistem secara keseluruhan dari bentuk sistem antrian yang sudah ada dengan menggunakan kartu nomer antrian. Prosesnya dimulai dari pengambilan kartu nomer antrian hingga pelayanan pelanggan dengan simbol-simbol yang biasa dipakai pada perancangan flow chart. Sistem flow di bawah ini menggambarkan aliran data pada proses antrian yang menggunakan kartu nomer antrian :

PETUGAS JAGA CUSTOMER SERVICE

Mulai

Ambil Nomer Antrian

Kartu Nomer Antrian

Membagi Nomer Antrian

Kartu Nomer Antrian

Panggil Nomer Antrian

Layani Pelangggan

Selesai Meninggalkan

ruangan

PELANGGAN

Gambar 3.3 Sistem Flow Lama

Alur proses dimulai pada saat pelanggan mengambil kartu nomer antrian kemudian menunggu hingga kartu nomer antrian tersebut dipanggil oleh petugas yang membagikan nomer antrian. Setelah kartu nomer antrian dipanggil oleh petugas jaga, selanjutnya pelanggan tersebut akan mendapatkan pelayanan dari customer service.

3.1.2 Kelemahan sistem lama

Berdasarkan analisa sistem lama tersebut ditemukan beberapa kelemahan, yaitu :

1. Kartu antrian yang dibuat sangat terbatas sehingga apabila jumlah pelanggan

datang selanjutnya tidak akan memperoleh kartu tersebut. Hal ini menyebabkan proses antrian tidak dapat berjalan.

2. Pelanggan harus berdiri antri menunggu hingga dilayani terutama pada bentuk

sistem antrian secara fisik. Hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan tenaga dan terkadang harus berdesak-desakan.

3. Sistem lama tidak dapat membuat laporan untuk menganalisa banyaknya

orang yang melakukan antrian dan lamanya waktu pelayanan per customer.

4. Customer service tidak bisa memantau banyaknya pelanggan yang telah

dilayani.

3.2 Desain Sistem Baru

Sebelum sistem informasi ini dirancang dan dikembangkan maka diperlukan kebijaksanaan pengembangan sistem agar sistem baru yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Pengembangan sistem merupakan solusi atau pemecahan masalah yang selama ini timbul dari sistem yang terdahulu. Pengembangan sistem dilakukan untuk memperoleh kemudahan-kemudahan yang tidak terdapat pada sistem lama karena mempunyai banyak kekurangan dan kelemahan. Penggunaan sistem terkomputerisasi dapat mempermudah pekerjaan-pekerjaan yang dianggap sulit. Selanjutnya akan dijelaskan tahapan-tahapan proses analisa dan perancangan sistem baru yang terdiri dari :

1. Sistem Flow.

2. Data Flow Diagram (DFD).

3. Entity Relationship Diagram (ERD).

4. Perancangan struktur database.

3.2.1 Sistem flow pengambilan nomer antrian

Sistem flow pengambilan nomer antrian menggambarkan aliran kerja sistem secara keseluruhan mulai dari pelanggan melakukan pengambilan nomer antrian hingga pelanggan tersebut dilayani dengan menggunakan simbol-simbol yang biasa dipakai pada perancangan sistem flow. Sistem flow berikut ini menggambarkan aliran data pada proses pengambilan nomer antrian :

PELANGGAN CUSTOMER SERVICE / SUPERVISOR PIMPINAN

Mulai Nomer Antrian Buat Lap No Antrian per tgl Selesai Input Nama Pelangan

Cetak Nomer Antrian

Input data Customer Service

Data Customer Service

TNomerantrian TCustomerservice

Panggil Nomer Antrian

Customer Datang ? Tidak Hitung Waktu Pelayanan Ya Buat Lap No Antrian per CS Laporan Nomer Antrian per Tanggal

Laporan Nomer Antrian per Customer Service

Input data Counter

Data Counter

TCounter

Buat Lap No Antrian per Jenis Pelayanan

Buat Lap No Antrian per Lama Layanan Laporan Nomer Antrian per

Jenis Pelayanan

Laporan Nomer Antrian per Lama Layanan

Alur proses dimulai pada saat pelanggan akan melakukan pembayaran telepon dan pelayanan customer service, pelanggan harus mengisi nama pelanggan agar dapat mencetak nomer antrian. Setelah sistem mencetak nomer antrian, pelanggan harus menunggu hingga nomer antriannya dipanggil oleh bagian customer service. Apabila pelanggan yang dipanggil berdasarkan nomer antrian tersebut tidak ada, customer service dapat memanggil nomer antrian selanjutnya. Apabila ada, proses perhitungan waktu pelayanan akan berjalan hingga pemanggilan selanjutnya. Proses pembuatan laporan kepada pimpinan sistem akan dilakukan berdasarkan tanggal, nama customer service, jenis pelayanan dan lama pelayanan.

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Setelah mengidentifikasi permasalahan yang telah dianalisa, selanjutnya adalah membuat rancangan sistem baru dengan bagan berjenjang yang berguna untuk mempermudah dan mempersiapkan penggambaran DFD dari level 0 hingga ke lowest level. Bagian pertama yang akan dibahas adalah Context Diagram.

Laporan No Antrian

Nomer Counter Data Pribadi

Nomer Antrian

Nama Pelanggan

Pelanggan Customer Service

Pimpinan 1

Sistem Pengambilan Nomer Antrian

+

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Pengambilan Nomer Antrian

Pada gambar 3.5 dijelaskan bahwa pelanggan mengisi nama pelanggan untuk mendapatkan nomer antrian. Customer service adalah orang yang bertugas untuk memanggil nomer antrian yang dimiliki oleh pelanggan. Customer service juga harus mengisi data pribadi customer service. Laporan adalah proses untuk membuat laporan nomer antrian berdasarkan tanggal dan customer service.

Data Customer Service

Data Customer Service Nomer Counter Nomer Counter [Nomer Counter] [Data Pribadi] [Laporan] Data Antrian Nomer Antrian Nomer Antrian No Antrian [No Antrian] [Nomer Antrian] [Nama Pelanggan] Pelanggan Pelanggan Customer Service Customer Service Customer Service Pimpinan 1.1 Pengambilan Nomer Antrian + 1.2 Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian + 1.3 Pengisian Data Customer Service 1.4 Pembuatan Laporan + 1.5 Pengisian Data Counter 1 TNomerantrian 2 TCustomerservice 3 TCounter

Gambar 3.6 DFD Level 0 Sistem Pengambilan Nomer Antrian

DFD level 0 memiliki lima proses yaitu proses pengambilan nomer antrian, panggil dan tampilkan nomer antrian, pengisian data customer service, pembuatan laporan dan pengisian data counter.

Proses pengambilan nomer antrian adalah proses mencetak nomer dengan memilih jenis pelayanan pembayaran telepon atau pelayanan customer

service; proses ini disimpan pada data store TNom erant rian.

Proses panggil dan tampilkan nomer antrian adalah proses yang dilakukan oleh bagian customer service untuk memanggil nomer antrian yang

dimiliki pelanggan. Selain itu proses ini dapat menampilkan nomer antrian pada layar yang disediakan agar mudah dilihat oleh pelanggan.

Proses pengisian data customer service adalah proses penginputan data customer service yang akan melayani pelanggan; proses ini dilakukan agar pada pembuatan laporan nomer antrian berdasarkan customer service dapat diketahui nama petugas customer service yang bersangkutan. Penginputan data customer

service disimpan di dalam data store TCust om erservice.

Proses pengisian data counter adalah proses untuk melakukan registrasi nomer meja yang akan digunakan untuk melayani pelanggan. Data dari proses ini

disimpan ke dalam data store TCount er.

Proses pembuatan laporan adalah proses untuk membuat laporan nomer antrian berdasarkan nama customer service yang melayani dan berdasarkan tanggal pelayanan. Laporan ini diberikan kepada pimpinan untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan terhadap kinerja customer service dalam memberikan pelayanan.

Nomer Antrian

[Nomer Antrian]

[No Antrian] [Nama Pelanggan]

[Nomer Antrian] Pelanggan

Pelanggan

1 TNomerantrian

Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian 1.1.1

Cetak Nomer Antrian

1.1.2

Simpan Nomer Antrian

Pada proses pengambilan nomer antrian ini pelanggan mengisi nama pelanggan dan selanjutnya sistem akan mencetak nomer antrian. Data yang diinputkan oleh pelanggan tersebut akan disimpan ke dalam data store

TNom erant rian.

[Data Customer Service]

[Nomer Counter] [Nomer Antrian] [No Antrian] Data Antrian [Data Antrian] Customer Service

Pengambilan Nomer Antrian Pembuatan Laporan

3 TCounter 2 TCustomerservice

1.2.1

Proses Tampilkan Data Nomer Antrian

1.2.2

Proses Panggil Nomer Antrian

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian

Proses panggil dan tampilkan nomer antrian adalah proses pemanggilan nomer antrian yang telah diinputkan pelanggan dengan menghasilkan informasi

berupa suara ( Voice Recorder) dan data tersebut ditampilkan pada layar display

panggilan.

[Data Antrian]

[Nomer Antrian] [Laporan]

1 TNomerantrian Panggil dan Tampilkan Nomer Antrian Pimpinan

1.4.1

Cetak Laporan No Antrian per Customer Service

Pada gambar 3.9 terdapat proses cetak laporan nomer antrian berdasarkan tanggal. Tujuan dari cetak laporan ini adalah untuk pembuatan laporan yang menampilkan nomer antrian berdasarkan tanggal yang diinginkan dan lamanya waktu pelayanan untuk setiap nomer antrian.

3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah tampilan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity merupakan obyek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi dalam bentuk abstrak maupun nyata, misalnya berupa orang, obyek atau waktu kejadian. Setiap entity mempunyai atribut atau karakteristik. Relationship adalah hubungan antar entity.

CID = CID NIP = NIP

TNOMERANTRIAN NOURUT numeric(4) NIP char(15) CID char(4) TGL date NOMER numeric(4) NAMA char(35) JAMDTG time TUNDA numeric(1) JAMAWAL time JAMAKHIR time LAMALAYAN numeric(3) JPELAYANAN numeric(1) TCUSTOMERSERVICE NIP char(15) NAMACS char(35) PASSWORD char(35) ALAMAT char(40) SUPERVISOR numeric(1) TCOUNTER CID char(4) LAYANAN char(20)

3.2.4 Struktur Database

Berdasarkan Entity Relationship Diagram yang telah dibuat dengan menentukan relasi, atribut dan tipe data maka diperlukan struktur database. Struktur database adalah penjelasan dari isi ERD yang telah didefinisikan sebelumnya. Tabel-tabel yang diperlukan untuk struktur database adalah :

1. Nama Tabel : TCust om erservice

Primary Key : NI P

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data customer service.

Nama Field Type Size Const Keterangan

N I P Text 15 PK Nomer Induk Pegawai

Nam acs Text 35 Nama customer service

Passw ord Text 35 Password customer service

Alam at Text 40 Alamat customer service

Supervisor Boolean Level kepegawaian

2. Nama Tabel : TCount er

Primary Key : CI D

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data meja counter.

Nama Field Type Size Const Keterangan

CI D Text 4 PK Nomer counter

3. Nama Tabel : TNom erant rian

Primary Key : Nourut

Foreign Key : NI P, CI D

Fungsi : Menyimpan data nomer antrian.

Nama Field Type Size Const Keterangan

N ou r u t Numeric 4 PK Nomer urut cetak kertas

NI P Text 15 FK Nomer Induk Pegawai

CI D Text 4 FK Nomer counter

Tgl Date Tanggal cetak kertas

Nom er Numeric 4 Nomer antrian

Nam a Text 35 Nama pelanggan

Jam dt g Time Jam datang

Tunda Numeric 1 Tunda pelayanan

Jam aw al Time Jam awal pelayanan

Jam ak hir Time Jam akhir pelayanan

Lam alay an Numeric 3 Lama pelayanan

Jpelay anan Boolean Layanan terpadu /

pembayaran telepon

3.2.5 Rancangan jaringan

Sistem pengambilan nomer antrian membutuhkan rangkaian jaringan yaitu rangkaian standar / minimal hardware yang direkomendasikan untuk menjalankan sistem tersebut sehingga nantinya dapat berjalan dengan baik dan

stabil. Jaringan (network) terdiri dari beberapa hardware berupa server, workstation,

Card LAN, Hub, kabel Ultra Transfering Protocol (UTP) dan printer. Gambar 3.11

menampilkan rancangan jaringan dari sistem pengambilan nomer antrian yang akan dibuat.

HUB Customer Service 1

Server

Printer Cetak Nomer Antrian

Customer Service 2 Customer Service 3 Display Nomer Antrian

Gambar 3.11 Rancangan Model Jaringan

Komputer server diidentifikasikan sebagai komputer yang menampung semua data nomer antrian yang telah diinputkan oleh customer sedangkan komputer customer service diidentifikasikan sebagai komputer workstation yang berfungsi memanggil data nomer antrian pada komputer server. Semua perangkat

komputer dihubungkan dengan menggunakan kabel UTP. Hub berfungsi untuk

mengatur lalu lintas pengambilan data yang dilakukan oleh komputer workstation.

3.2.6 Konfigurasi Jaringan Terminal Connection Protocol / Internet Protocol (TCP /IP)

Konfigurasi jaringan TCP / I P adalah proses untuk menghubungkan

komputer server dengan komputer workstation atau dengan sesama komputer

workstation lainnya dengan menentukan I P Address. I P Address adalah alamat yang

diberikan pada jaringan komputer dan peralatan jaringan lainnya yang

menggunakan protocol TCP / I P. I P Address terdiri atas 32 bit angka biner yang

tanda titik [ 192.168.0.1]. Langkah-langkah pemberian I P Address adalah sebagai

berikut :

1. Dimulai dengan klik menu Start → Setting → Network and Dial-up Connections.

2. Di dalam jendela Network and Dial-up Connections pilih icon Local Area

Connection lalu klik kanan kemudian pilih Properties.

3. Melalui kotak dialog Local Area Connection Properties centang check box

I nternet Protocol (TCP / I P) lalu klik tombol Properties.

4. Melalui kotak dialog I nternet Protocol (TCP / I P) pilih tab General lalu klik

option button Use the following I P Address.

5. Setelah text box I P Address aktif masukkan nomer I P Addres yang telah

ditentukan contoh : 192.168.0.1 lalu arahkan dan klik mouse pada text box

Subnet mask, sistem akan menampilkan nomer 255.255.255.0 lalu klik tombol

OK.

I P Address terdiri atas dua bagian yaitu network I D dan host I D, dimana

network I D menentukan alamat jaringan komputer, sedangkan host I D menentukan

alamat host (komputer, router atau switch). Oleh sebab itu I P Address memberikan

alamat lengkap suatu host beserta alamat jaringan dimana host itu berada.

Network ID

Host ID

192

168

0

1

3.2.7 Rancangan Interface

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai rancangan antar muka (interface) program beserta input yang harus dimasukkan maupun output yang akan diperoleh. Adapun bentuk dari rancangan interface adalah sebagai berikut :

1. Rancangan form aktivasi sistem antrian

Form Aktivasi Sistem Antrian merupakan tampilan awal pada saat program baru

berjalan. Fungsi form ini adalah untuk mengaktifkan form-form lain dengan memilih option menu. Sebelum mengaktifkan form yang dipilih, supervisor harus mengisi password. Option menu yang disediakan pada form ini adalah

Pengambilan Nomer Antrian, Display Panggilan, Pembayaran Telepon, Layanan Terpadu, Registrasi Counter, Registrasi Customer Service dan Pembuatan Laporan.

2. Rancangan form pengambilan nomer antrian

Form Pengambilan Nomer Antrian adalah form yang disediakan bagi pelanggan

untuk mengambil nomer antrian yang dicetak pada kertas antrian. Untuk mendapatkan kertas antrian, pelanggan harus memilih salah satu jenis

pelayanan yang disediakan. Jenis pelayanan tersebut adalah Pembayaran

Telepon dan Layanan Terpadu. Gambar 3.14 di bawah ini adalah bentuk dari

form Pengambilan Nomer Antrian.

Gambar 3.14 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian

Setelah memilih salah satu jenis pelayanan, pelanggan harus mengisi nama pada tempat yang telah disediakan. Data nama yang telah diinputkan oleh

Gambar 3.15 Rancangan Input Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama

Sistem akan mencetak kertas nomer antrian yang berisi data nomer antrian, nama pelanggan, tanggal dan jam datang, jumlah antrian serta jenis pelayanan. Jumlah antrian yang ditampilkan tidak termasuk banyaknya antrian yang telah terlayani.

INFO PELANGGAN IDENTITAS PERUSAHAAN

NOMER

ANTRIAN

INFO JENIS PELAYANAN TANGGAL

Nomer Antrian Anda

3. Rancangan form display panggilan

Form Display Panggilan berfungsi untuk memberikan informasi kepada

pelanggan dengan menampilkan nomer antrian, nama pelanggan dan lokasi counter yang dituju. Form ini dibagi menjadi dua informasi nomer antrian

yaitu untuk Layanan Tepadu dan Pembayaran Telepon. Nomer antrian

ditampilkan berdasarkan nomer yang dipanggil oleh customer service melalui

form Layanan Terpadu atau Pembayaran Telepon.

Gambar 3.17 Rancangan Output Form Display Panggilan

4. Rancangan form login

Form Login adalah form yang ditampilkan sebelum mengaktifkan form

Pembayaran Telepon atau Layanan Tepadu. Form Login menyediakan input box

NI P dan Password. Fungsi dari input box ini adalah untuk melakukan verifikasi

data login dengan data yang ada di dalam tabel TCust om erservice. Gambar

Gambar 3.18 Rancangan Input Form Login

5. Rancangan form pembayaran telepon

Form Pembayaran Telepon adalah form untuk melakukan proses pemanggilan

nomer antrian yang dilakukan oleh operator bagian customer service dengan

menghasilkan informasi berupa suara (Voice Recorder). Untuk menghasilkan

data suara, sistem akan mengubah data nomer antrian dan data lokasi counter

yang dituju menjadi suara dalam bentuk Voice Recorder. Contoh Voice Recorder

yang dihasilkan oleh sistem adalah : “Nomer Antrian...[ Data Nomer Antrian]…

silahkan menuju counter…[ Nomer Counter]…”. Data suara tersebut diulang sebanyak dua kali. Apabila pelanggan yang dipanggil tidak datang, customer

service dapat menunda nomer antrian dengan menekan tombol Tunda. Data

nomer antrian yang ditunda tersebut akan dipindahkan pada antrian terakhir. Jika nomer antrian yang tertunda tersebut dipanggil lagi namun pelanggan yang memiliki nomer antrian tunda tersebut tidak datang, sistem akan menghapus nomer antrian dari daftar antrian pada saat customer service

Gambar 3.19 Rancangan Output Form Pembayaran Telepon

6. Rancangan form layanan terpadu

Form Layanan Terpadu adalah form untuk melakukan proses pemanggilan

nomer antrian untuk pelanggan yang akan melakukan layanan terpadu dengan

menghasilkan informasi berupa suara (Voice Recorder). Proses kerja form

Layanan Terpadu ini sama dengan proses kerja form Pembayaran Telepon.

7. Rancangan form registrasi counter

Form Registrasi Counter adalah form untuk mengisi data counter (meja) yang

akan digunakan untuk melayani pelanggan, data tersebut disimpan pada tabel

TCount er. Untuk melakukan registrasi counter, supervisor harus mengisi

Nomer Counter dan Jenis Layanan pada datagrid Registrasi Counter. Jenis layanan

terdiri dari Pembayaran Telepon dan Layanan Terpadu.

Gambar 3.21 Rancangan Input Form Registrasi Counter

8. Rancangan form registrasi customer service

Form Registrasi Customer Service adalah form untuk mengisi data karyawan

customer service. Data yang diinputkan oleh supervisor adalah NI P, Nama,

Alamat dan Password. Data tersebut disimpan pada tabel TCust om erservice.

Data ini digunakan oleh customer service untuk verifikasi data pada saat

Gambar 3.22 Rancangan Input Form Registrasi Customer Service

9. Rancangan form pembuatan laporan

Form Pembuatan Laporan adalah form untuk menampilkan dan mencetak

laporan yang digunakan oleh pimpinan untuk menganalisa dan mengevaluasi

data nomer antrian. Laporan data nomer antrian dibagi berdasarkan Tanggal,

Customer Service, Jenis Pelayanan dan Lama Pelayanan. Data yang ditampilkan

dalam laporan ini diambil dari tabel TNom erant rian. Form ini juga memiliki

tombol Tutup dan Proses.

a. Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal

Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal berfungsi untuk menampilkan

semua data nomer antrian berdasarkan tanggal yang dipilih pada combo box Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir.

Gambar 3.23 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal

Data yang ditampilkan di dalam laporan ini adalah data nomer antrian,

nama customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, j enis pelayanan, customer service dan counter. Gambar 3.24 adalah

bentuk rancangan Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal.

Tanggal : [...]

NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG

JAM MULAI JAM AKHIR

JENIS

PELAYANAN CUSTOMER SERVICE COUNTER LAMA

Total Antrian : [...] Antrian Lama Pelayanan : [...] Menit [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] TANGGAL [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] LAPORAN BERDASARKAN TANGGAL

PELAYANAN

Tanggal Cetak : [...]

b. Laporan nomer antrian berdasarkan customer service

Laporan nomer antrian berdasarkan customer service berfungsi untuk

menampilkan data nomer antrian berdasarkan nama customer service yang

dipilih pada combo box Customer Service sehingga apabila terjadi

permasalahan pada pelanggan dapat segera diketahui nama customer

service yang bertugas pada saat itu. Form ini memiliki combo box Tanggal

Mulai dan Tanggal Akhir. Data yang ditampilkan pada laporan ini diambil

dari tabel TNom erant rian.

Gambar 3.25 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service

Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama

customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, jenis pelayanan dan counter.

Tanggal : [...]

NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG

JAM MULAI JAM AKHIR

JENIS PELAYANAN COUNTER LAMA

Total Antrian : [...] Antrian Lama Pelayanan : [...] Menit [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] TANGGAL [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...]

LAPORAN BERDASARKAN CUSTOMER SERVICE

PELAYANAN

Tanggal Cetak : [...] Customer Service : [...]

Gambar 3.26 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Customer Service

c. Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan

Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan berfungsi untuk

menampilkan data nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan Pembayaran

Telepon atau Layanan Terpadu. Dengan adanya laporan ini pimpinan dapat

menganalisa banyaknya jumlah jenis pelayanan pembayaran telepon atau layanan terpadu sehingga dapat diambil keputusan untuk melakukan penambahan counter pada jenis pelayanan yang paling sibuk pada hari-hari

tertentu. Fungsi combo box Jenis Pelayanan adalah untuk memilih jenis

Gambar 3.27 Rancangan Input Form Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan

Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama

customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, customer service dan counter. Gambar 3.28 adalah bentuk dari rancangan

Laporan nomer antrian berdasarkan jenis pelayanan.

Tanggal : [...]

NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG

JAM MULAI JAM AKHIR

CUSTOMER SERVICE COUNTER

Total Antrian :[...] Antrian

Tanggal Cetak :[...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] TANGGAL [...] [...] [...] [...] [...] [...] Jenis Pelayanan : [...]

[...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...]

LAPORAN BERDASARKAN JENIS PELAYANAN

LAMA PELAYANAN [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...]

Lama Pelayanan :[...] Menit

Gambar 3.28 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan

d. Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan

Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan berfungsi untuk

menampilkan data nomer antrian berdasarkan lamanya pelayanan. Lama pelayanan adalah perhitungan jumlah waktu dimulai dari jam awal hingga jam akhir pelayanan yang dihitung oleh sistem dalam satuan menit. Berdasarkan laporan ini pimpinan dapat menganalisa dan mengevaluasi kecepatan kerja maupun lamanya pelayanan bagian customer service dalam melayani customer.

Gambar 3.29 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan

Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah data nomer antrian, nama

customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, jenis pelayanan, customer service dan counter.

Tanggal : [...]

NOMER ANTRIAN NAMA CUSTOMER JAM DATANG

JAM MULAI JAM AKHIR

CUSTOMER SERVICE COUNTER

Total Antrian : [...] Antrian Tanggal Cetak : [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] TANGGAL [...] [...] [...] [...] [...] [...] Waktu Pelayanan : [...]

[...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...]

LAPORAN BERDASARKAN LAMA PELAYANAN

JENIS PELAYANAN LAMA [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...] [...]

Gambar 3.30 Rancangan Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Lama Pelayanan

Sistem pengambilan nomer antrian yang dibangun ini disesuaikan dengan sistem lama yang manual. Dengan perubahan-perubahan yang diberikan pada alur sistem yang lama, maka dengan alur sistem yang baru ini dapat menunjang rancang bangun sistem pengambilan nomer antrian.

Dalam implementasinya, pembuatan rancang bangun sistem yang baru ini berpijak pada alur sistem lama dan ditunjang dengan rancangan konseptual

pada alur sistem (Sistem Flow), diagram alur data (Data Flow Diagram), serta

diagram relasi antar entity (Entity Relat ionship Diagram) yang telah dibahas pada bab

III, sehingga sesuai dengan sistem yang akan dibangun.

Pada bab ini akan dibahas tentang proses kerja sistem dengan menampilkan bentuk antar muka dari sistem pengambilan nomer antrian. Tampilan itu berupa bentuk form input / output serta laporan yang dihasilkan dari proses yang terjadi di dalam sistem.

4.1 Kebutuhan Hardware dan Software

Sistem pengambilan nomer antrian membutuhkan minimum sistem yaitu

rangkaian standar / minimal prangkat keras (hardware) dan perangkat lunak

(software) yang dibutuhkan dan direkomendasikan untuk menjalankan sistem

sehingga nantinya sistem ini dapat berjalan dengan baik dan stabil. Di bawah ini akan dijelaskan kebutuhan hardware dan software yang diperlukan.

4.1.1 Hardware

1. Komputer Server dengan spesifikasi minimum :

a. Prosessor Pentium III - 800 Mhz.

b. Memory SDRAM 128 Mhz.

c. Hard Disk 10 GB.

d. Monitor SVGA.

e. Printer.

f. LAN card.

g. Hub.

2. Komputer Workstation dengan spesifikasi minimum :

a. Prosessor Pentium 166 MMX.

b. Memory 64 Mhz.

c. Hard Disk 3,2 GB.

d. Monitor SVGA.

e. LAN Card.

4.1.2 Software

Sebelum sistem pengambilan nomer antrian diinstal, pada komputer yang akan digunakan harus sudah terinstal software :

1. Sistem operasi Windows 98 Second Edition atau yang lebih baru.

2. Microsoft Media Player versi 7.

4.2 Instalasi Hardware dan Software

Setelah semua kebutuhan hardware dan software minimum terpenuhi selanjutnya dilakukan instalasi sistem. Instalasi sistem ini terbagi menjadi dua bagian yaitu instalasi hardware dan instalasi software.

Instalasi hardware adalah pemasangan perangkat keras yang terdiri dari

server dan workstation yang terhubung pada jaringan dengan menggunakan Hub

dan kabel Ultra Transfering Protocol (UTP) sebagai koneksinya. Setelah semua

perangkat keras terpasang perlu dilakukan pemberian nomer I P Address pada

setiap komputer dengan menggunakan langkah-langkah konfigurasi jaringan TCP /

I P yang telah dijelaskan pada bab III. Nomer TCP / I P yang diberikan pada setiap

komputer harus berbeda agar masing-masing komputer dapat terkoneksi.

Instalasi software adalah proses instalasi sistem aplikasi pengambilan nomer antrian pada komputer server / client. Langkah awal untuk proses instalasi

dan menjalankan aplikasi adalah dengan cara mengcopy folder Software pada

drive C: \ kemudian klik dua kali file yang bernama Sistem Antrian.Exe.

Pada komputer server yang sudah dicopykan folder Software, sharing

folder Database yang terdapat di dalam root directory Software. Pada komputer

client lakukan proses Mapping Network yaitu dengan cara : klik menu Tools pada

Windows Explorer lalu pilih Map Network Drive. Pada layout Map Network Drive pilih

X: pada combo box Drive lalu klik tombol Browse. Pada layout Browse For Folder

pilih file Database yang terdapat di komputer server lalu tekan tombol OK

4.3 Evaluasi Sistem

Evaluasi Sistem adalah proses untuk menjalankan sistem pengambilan nomer antrian. Pada sub bab ini akan dijelaskan fungsi dan kegunaan dari form input / output yang terdapat di dalam aplikasi. Sistem ini menggunakan bahasa

pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai database

dengan resolusi minimal 800 x 600 pixel.

Untuk selanjutnya akan dijelaskan fungsi dan cara menjalankan aplikasi sistem pengambilan nomer antrian dengan menampilkan form input / output.

4.3.1 Form Aktivasi Sistem Antrian

Form Aktivasi Sistem Antrian adalah form yang pertama kali aktif pada saat

menjalankan file Sistem Antrian.exe. Form ini memiliki menu-menu pilihan berupa

Option Button yang berfungsi untuk membuka form aplikasi lainnya yang terdiri

dari :

1. Pengambilan Nomer Antrian.

2. Display Panggilan.

3. Pembayaran Telepon.

4. Layanan Terpadu.

5. Registrasi Counter.

6. Registrasi Customer Service.

7. Pembuatan Laporan.

AKTIVASI SISTEM ANTRIAN

PENGAMBILAN NOMER ANTRIAN

DISPLAY PANGGILAN

PEMBAYARAN TELEPON

LAYANAN TERPADU

REGISTRASI COUNTER BERDASARKAN

TANGGAL

BERDASARKAN CUSTOMER SERVICE

BERDASARKAN JENIS PELAYANAN

BERDASARKAN LAMA PELAYANAN

REGISTRASI CUSTOMER SERVICE

PEMBUATAN LAPORAN

Gambar 4.1 Struktur Form Sistem Pengambilan Nomer Antrian

Untuk menampilkan form dari menu yang dipilih, supervisor harus

mengisi password kemudian tekan tombol Aktifkan. Supervisor adalah karyawan

yang bertugas mengaktifkan menu pilihan yang terdapat di dalam form Aktivasi

Sistem Antrian. Nomer TCP / I P diisi pada text box I P Display ketika menu pilihan

Pembayaran Telepon atau Layanan Terpadu dipilih. Tujuan pemberian nomer TCP / I P

adalah untuk mengirim dan menampilkan data nomer antrian pada komputer yang

memiliki nomer TCP / I P tersebut. Data nomer antrian yang dikirim ditampilkan

Gambar 4.2 Form Aktivasi Sistem Antrian

Pada combo box No. Counter pembayaran telepon terdapat nomer counter

yang akan digunakan sebagai tempat pembayaran telepon sedangkan nomer

counter layanan terpadu tersedia di dalam combo box No. Counter layanan terpadu.

Apabila supervisor tidak memilih nomer counter pembayaran telepon, sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar 4.3.

Sistem juga akan menampilkan pesan informasi jika nomer counter pada menu

pilihan Layanan Terpadu tidak diisi. Gambar 4.4 di bawah ini merupakan bentuk

dari pesan informasi counter layanan terpadu.

Gambar 4.4 Pesan Informasi Counter Layanan Terpadu

Apabila nomer TCP / I P pada text box I P Display tidak diisi, sistem akan

menampilkan pesan seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Pesan Informasi IP Display

Jika supervisor tidak mengisi password pada text box Password, sistem juga akan

menampilkan pesan seperti pada gambar 4.6.

Dan yang terakhir apabila supervisor salah mengisi password, sistem akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 Pesan Kesalahan Password

Semua pesan diatas akan ditampilkan ketika menekan tombol Aktifkan (Alt + A).

4.3.2 Form Pengambilan Nomer Antrian

Form Pengambilan Nomer Antrian adalah form yang aktif pada saat

memilih menu Pengambilan Nomer Antrian pada form Aktivasi Sistem Antrian. Form

ini digunakan oleh customer untuk mencetak kertas nomer antrian dengan memilih jenis pelayanan yang diinginkan. Di dalam form ini terdapat dua tombol

yaitu Pembayaran Telepon (Alt+ P) dan Layanan Terpadu (Alt+ L), fungsi dari

masing-masing tombol ini adalah untuk memilih pelayanan yang akan diterima dari customer service.

Gambar 4.8 Form Pengambilan Nomer Antrian

Setelah memilih salah satu tombol jenis pelayanan, sistem akan

mengaktifkan text box I si Nama Anda ! yang berfungsi untuk mengisi nama

customer. Nama customer yang telah diinputkan tersebut akan disimpan di dalam

tabel TNom erant rian. Pada sudut kanan atas terdapat tombol silang (X) yang

Gambar 4.9 Form Pengambilan Nomer Antrian untuk Isi Nama

Setelah nama customer diinputkan, sistem akan mencetak kertas nomer antrian. Kertas nomer antrian ini digunakan sebagai bukti bahwa customer telah mendaftar dan masuk ke dalam antrian pelayanan. Kertas nomer antrian tersebut harus ditunjukkan pada customer service ketika nomer antrian yang tertera pada kertas tersebut dipanggil. Data yang dicetak pada kertas nomer antrian terdiri dari

tanggal / jam, nomer antrian, nama customer, jumlah antrian dan jenis pelayanan.

Jumlah antrian yang dicetak pada kertas nomer antrian adalah jumlah antrian customer yang belum dilayani.

PT. TELKOM INDONESIA, Tbk

Kandatel Surabaya Barat

Nomer Antrian Anda

12 A

Nama : Yenny Puspitosari Antrian ke : 9

Counter : Layanan Terpadu 30/06/2004 21:36:30

Gambar 4.10 Kertas Nomer Antrian

4.3.3 Form Display Panggilan

Form Display Panggilan adalah form untuk menampilkan data nomer

antrian yang telah dipanggil oleh customer service. Form ini dibagi menjadi dua bagian yaitu data yang menampilkan nomer antrian pembayaran telepon dan data yang menampilkan nomer antrian layanan terpadu. Data yang ditampilkan itu

adalah nomer antrian, nama dan counter. Data nomer antrian ini akan tampil setelah

customer service menekan tombol Speaker pada form Pembayaran Telepon atau

Gambar 4.11 Form Display Panggilan

4.3.4 Form Login

Form Login adalah form untuk melakukan verifikasi data NIP dan

password customer service sebelum mengaktifkan form Pembayaran Telepon atau

Layanan Terpadu. Di dalam form ini terdapat tombol Tutup (Alt+ T) dan Login (Alt+ L).

Fungsi dari tombol Tutup adalah untuk menutup form Login dan kembali pada

form Aktivasi Sistem Antrian sedangkan fungsi tombol Login adalah untuk

mengaktifkan form Pembayaran Telepon atau Layanan Terpadu. Namun sebelum

diaktifkan, sistem akan melakukan verifikasi data login dengan data yang ada

Gambar 4.12 Form Login

Apabila proses verifikasi data login salah, sistem akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar 4.13. Pesan kesalahan ini akan tampil pada saat

tombol Login ditekan.

Gambar 4.13 Pesan Kesalahan Login

4.3.5 Form Pembayaran Telepon

Form Pembayaran Telepon adalah form untuk melakukan proses

pemanggilan nomer antrian dengan menghasilkan informasi berupa suara (Voice

Recorder). Form ini memiliki tabel MSFlexGrid Daftar Antrian Pembayaran Telepon

yang berfungsi untuk menampilkan daftar nomer antrian yang sedang menunggu.

Data yang ditampilkan pada tabel MSFlexGrid adalah nomer antrian, nama

pelanggan, jam datang dan tunda. Form Pembayaran Telepon memiliki tiga tombol

yaitu : tombol gambar Speaker, Tunda (Alt+ T) dan Proses (Alt+ P). Fungsi tombol

tabel MSFlexGrid. Data nomer antrian yang dipanggil akan dipindahkan ke text box nomer antrian, nama dan jam datang. Pada saat menekan tombol Speaker, sistem

akan menghasilkan informasi suara (Voice Recorder). Informasi suara ini akan

diulang sebanyak dua kali dan saat yang bersamaan data nomer antrian akan

ditampilkan pada form Display Panggilan. Fungsi tombol Tunda adalah untuk

menunda nomer antrian apabila customer yang memiliki nomer antrian tersebut tidak datang ke counter pembayaran telepon. Data nomer antrian yang ditunda tersebut akan dipindahkan pada baris paling bawah tabel MsFlexGrid. Apabila

customer service telah menekan tombol Tunda yang kedua pada nomer antrian

yang sama, sistem akan menghapus data tersebut dari tabel MSFlexGrid. Fungsi

tombol Proses adalah untuk menghitung lamanya waktu pelayanan dalam satuan

menit. Data nomer antrian yang telah diproses akan dihapus dari tabel

MSFlexGrid Daftar Antrian Pembayaran Telepon. Gambar 4.14 adalah bentuk

tampilan dari form Pembayaran Telepon.

4.3.6 Form Layanan Terpadu

Form Layanan Terpadu adalah form untuk melakukan proses pemanggilan

nomer antrian dengan menghasilkan informasi berupa suara (Voice Recorder). Form

ini memiliki tiga tombol yaitu : tombol Speaker, Tunda (Alt+ T) dan Proses (Alt+ P).

Fungsi dan proses yang dilakukan oleh form ini sama dengan fungsi dan proses

kerja dari form Pembayaran Telepon. Perbedaannnya hanya pada data nomer

antriannya saja. Data yang ditampilkan pada tabel MSFlexGrid hanya data nomer antrian untuk jenis pelayanan layanan terpadu. Gambar 4.15 adalah bentuk

tampilan dari form Layanan Terpadu.

Gambar 4.15 Form Layanan Terpadu

4.3.7 From Rgistrasi Counter

Form Registrasi Counter adalah form untuk mengisi data nomer counter dengan menentukan jenis pelayanan masing-masing nomer counter. Jenis pelayanan yang disediakan adalah pembayaran telepon dan layanan terpadu.

Gambar 4.16 Form Registrasi Counter

Di dalam tabel Registrasi Counter terdapat menu pilihan Tambah, Koreksi

dan Hapus. Untuk menampilkan menu pilihan ini dilakukan dengan cara klik

kanan tombol mouse. Proses penambahan data counter dilakukan dengan memilih

menu pilihan Tambah dan kursor akan menuju pada baris paling bawah tabel

Registrsi Counter. Untuk mengisi jenis pelayanan klik dua kali combo box pada

kolom Jenis Layanan. Di dalam combo box ini terdapat pilihan Pembayaran Telepon

atau Layanan Terpadu. Untuk proses koreksi data counter, arahkan kursor pada data

yang akan dikoreksi lalu pilih menu pilihan Koreksi. Sedangkan untuk menghapus

data counter caranya sama dengan proses koreksi data, namun sebelum data dihapus sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar 4.17.

Form Registrasi Counter memiliki tombol Tutup (Alt+ T) yang berfungsi

untuk keluar dari form ini dan kembali pada form Aktivasi Sistem Antrian.

4.3.8 From Registrasi Customer Service

Form Registrasi Customer Service adalah form untuk mengisi data customer

service. Form ini memiliki tabel MSFlexGrid Customer Service yang berfungsi

untuk menampilkan data customer service dalam bentuk tabel. Form Registrasi

Customer Service memiliki dua tombol yaitu tombol Tutup (Alt+ T) dan Simpan

(Alt+ S). Fungsi dari tombol Tutup adalah untuk keluar dari form ini dan

mengaktifkan kembali form Aktivasi Sistem Antrian sedangkan fungsi tombol

Simpan adalah untuk menyimpan data ke dalam tabel TCust om erservice dan

menampilkan data tersebut pada tabel MSFlexGrid Customer Service. Gambar 4.18

adalah bentuk tampilan dari form Registrasi Cusomer Service.

Apabila data yang diinputkan pada text box NI P sama dengan data yang ada pada

tabel TCust om erservice, sistem akan menampilkan pesan informasi seperti pada

gambar 4.19.

Gambar 4.19 Pesan Informasi NIP

Pada saat proses pengisian password pada text box Password dan Ulang Password,

data yang diinputkan harus sama. Jika data tersebut tidak sama sistem akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar 4.20.

Gambar 4.20 Pesan Kesalahan Password

Semua pesan tersebut diatas ditampilkan pada saat menekan tombol Simpan.

4.3.9 Form Pembuatan Laporan

Form Pembuatan Laporan adalah form untuk menampilkan laporan

berdasarkan kriteria yang diinginkan. Kriteria laporan dibagi menjadi empat

Pelayanan. Kriteria tersebut ditampilkan dalam bentuk Option Button. Pada form

Pembuatan Laporan ini memiliki dua tombol yaitu tombol Tutup (Alt+ T) dan Proses

(Alt+ P). Fungsi tombol Tutup adalah untuk keluar dari form ini dan mengaktifkan

kembali form Aktivasi Sistem Antrian. Sedangkan fungsi tombol Proses adalah untuk

menampilkan laporan. Selanjutnya akan dijelaskan fungsi dan kegunaan masing-masing kriteria laporan.

a. Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal

Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal adalah form untuk menampilkan

laporan berdasarkan tanggal yang dipilih pada combo box Tanggal Mulai dan

Tanggal Akhir. Gambar 4.21 adalah bentuk tampilan form Laporan nomer antrian

berdasarkan tanggal.

Pada saat memilih combo box Tanggal Mulai atau Tanggal Akhir, sistem akan

menampilkan form Tanggal. Untuk memilih tanggal yang diinginkan klik dua

kali angka tanggal pada form Tanggal. Gambar 4.22 adalah bentuk tampilan

dari form Tanggal.

Gambar 4.22 Form Tanggal

Apabila pada saat memilih tanggal mulai sudah melewati tanggal akhir, sistem akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar 4.23.

Gambar 4.23 Pesan Kesalahan Tanggal Akhir

Jika data laporan yang diinginkan tidak terdapat pada tabel TNom erant rian,

Gambar 4.24 Pesan Informasi Laporan

Semua pesan di atas akan ditampilkan juga pada form Pembuatan Laporan

berdasarkan Customer Service, Jenis Pelayanan dan Lama Pelayanan. Untuk

menampilkan Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal tekan tombol Proses

(Alt+ P). Combo box Urut dari (sort by) berfungsi untuk mengurutkan data

nomer antrian berdasarkan abjad (A – Z) pada setiap laporan yang

ditampilkan. Data nomer antrian dapat diurut berdasarkan : nomer antrian,

nama customer, jam datang, tanggal, counter, customer service, jenis pelayanan dan

lama pelayanan. Pada form Laporan nomer antrian berdasarkan tanggal memiliki

tombol Top, Previous, Next, Last, Printer dan Refresh. Fungsi tombol Top untuk

menampilkan laporan pada halaman pertama, tombo Next berfungsi untuk

menampilkan laporan pada halaman selanjutnya, tombol Previous berfungsi

untuk menampilkan laporan pada halaman sebelumnya, tombol Last berfungsi

untuk menampilkan laporan pada halaman paling bawah, tombol Printer

berfungsi untuk mencetak laporan dan yang terakhir tombol Refresh berfungsi

untuk memperbaharui data laporan. Data yang ditampilkan pada Laporan nomer

antrian berdasarkan tanggal adalah nomer antrian, nama customer, jam datang,

tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, jenis pelayanan, customer

service dan counter. Gambar 4.25 di bawah ini adalah bentuk tampilan dari

Gambar 4.25 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Tanggal

b. Laporan nomer antrian berdasarkan customer service

Laporan nomer antrian berdasarkan cusomer service adalah form untuk

menampilkan laporan berdasarkan nama customer service yang dipilih pada

combo box Customer Service. Untuk menampilkan Laporan nomer antrian

berdasarkan customer service pilih tanggal pada combo box Tanggal Mulai dan

Tanggal Akhir kemudian pilih nama customer service pada combo box Customer

Service lalu tekan tombol Proses (Alt+ P). Data yang terdapat di dalam combo

box Customer Service hanya data customer service yang telah melayani

pelanggan sedangkan customer service yang belum melayani pelanggan tidak ditampilkan pada combo box ini. Gambar 4.26 adalah bentuk tampilan form

Gambar 4.26 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Customer Service

Apabila nama customer service pada combo box belum dipilih akan keluar pesan seperti pada gambar 4.27.

Gambar 4.27 Pesan Informasi Customer Service

Data yang ditampilkan pada Laporan nomer antrian berdasarkan customer service

adalah nomer antrian, nama customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir

pelayanan, lama pelayanan, jenis pelayanan dan counter. Di bawah ini adalah

78

Gambar 4.31 Laporan Nomer Antrian Berdasarkan Jenis Pelayanan

d. Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan

Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan adalah form untuk menampilkan laporan berdasarkan waktu yang dipilih pada combo box Lama Pelayanan. Data yang ada di dalam combo box Lama Pelayanan dibagi menjadi lima kategori waktu yaitu : < 4 menit, 4 - 7 menit, 8 - 11 menit, 12 - 15 menit dan > 15 menit. Untuk menampilkan Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan pilih tanggal pada combo box Tanggal Mulai dan Tanggal Akhir kemudian pilih lama pelayanan pada combo box Lama Pelayanan lalu tekan tombol Proses. Gambar 4.32 adalah bentuk tampilan form Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan.

79

Gambar 4.32 Form Pembuatan Laporan Berdasarkan Lama Pelayanan

Apabila lama pelayanan pada combo box belum dipilih akan tampil pesan informasi seperti pada gambar 4.33.

Gambar 4.33 Pesan Informasi Lama Pelayanan

Data yang ditampilkan pada Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan adalah nomer antrian, nama customer, jam datang, tanggal, jam mulai dan akhir pelayanan, lama pelayanan, jenis pelayanan, customer service dan counter. Gambar 4.34 adalah bentuk tampilan dari Laporan nomer antrian berdasarkan lama pelayanan.

80

81

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berikut ini merupakan kesimpulan terkait dengan pembuatan sistem pengambilan nomer antrian pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang Mergoyoso.

1. Sistem pengambilan nomer antrian akan mengatur para pelanggan secara tertib, meminimalkan tindakan penyerobotan dan tidak perlu lagi antri secara fisik karena sistem telah mengatur antrian secara otomatis sesuai dengan urutan pengambilan nomer antrian yang diinputkan oleh pelanggan.

2. Dengan adanya proses pemanggilan nomer antrian berupa suara (Voice Recorder) mempermudah pelanggan untuk mendengarkan dan memantau urutan nomer antrian yang dipanggil meskipun jarak customer service dan pelanggan saling berjauhan.

3. Kelebihan pada mekanisme sistem antrian ini adalah memiliki proses tunda nomer antrian bagi pelanggan yang tidak datang ke counter ketika nomer antriannya dipanggil. Dengan adanya proses tunda ini, pelanggan tidak perlu mengambil nomer antrian baru karena masih memiliki kesempatan sekali lagi untuk dipanggil. Namun apabila pada saat nomer antrian yang tertunda tersebut dipanggil dan pelanggan tersebut tetap tidak datang ke counter, sistem akan menghapus nomer antrian secara otomatis.

4. Sistem ini menghasilkan laporan dengan memilih lamanya waktu pelayanan setiap pelanggan berdasarkan customer service yang menanganinya. Dengan

82

adanya bentuk laporan seperti ini, pimpinan aka lebih mudah mengevaluasi kinerja karyawan customer service dalam hal kecepatan kerja melayani pelanggan.

5.2 Saran

Berikut ini diberikan beberapa saran untuk pengembangan sistem pengambilan nomer antrian pada bagian customer service di PT. Telkom Kandatel Surabaya Barat cabang Mergoyoso :

1. Penggunaan monitor jenis Touch Screen akan memudahkan pelanggan untuk memilih jenis pelayanan yang diinginkan secara langsung dengan menekan gambar atau tulisan yang bersesuaian di layar monitor.

2. Untuk pengembangan sistem yang akan datang sebaiknya setiap pelanggan harus memiliki kartu identitas pelanggan sehingga ketika akan melakukan antrian, pelanggan hanya menggesekkan kartu identitas pada alat pembaca kartu (Card Reader) dan secara otomatis data pelanggan tersebut sudah terlihat pada daftar antrian di komputer customer service. Dengan demikian sistem yang dibuat harus bisa membaca data melalui Card Reader tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, M Agus J, 1999, Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic Versi 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

HM, Jogiyanto, 1999, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Pamungkas, Ir, 2000, Tip & Trik Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kristanto, Ir. Harianto, 2000, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta.

Santoso, P Insap, 1992, Struktur Data Menggunakan Turbo Pascal 6.0, Andi Offset, Yogyakarta.

Slamet I. S, Sumantri, 1988, Pengantar Struktur Data, Pusat Antar Universitas Ilmu Komputer Universitas Indonesia, Jakarta.

Wijaya, Robertus Hengky, 1999, Pedoman Kuliah Rekayasa Perangkat Lunak, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer, Surabaya.

Wijaya, Robertus Hengky, 1999, Struktur Data, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer, Surabaya.

Yuswanto, 2000, Panduan Belajar Microsoft Visual Basic 5.0 Untuk Pemrograman Multi User, Prestasi Pustaka, Surabaya.