Uraian Materi 3 PENDIDIKAN-LATIHAN DAN PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR

B. Uraian Materi 3 PENDIDIKAN-LATIHAN DAN PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR

1) Arti Penting Pendidikan dan Latihan

Mendapatkan informasi dan keterampilan baru untuk memenuhi kebutuhan pribadinya merupakan keinginan dari setiap orang. Terkait dengan itu, perusahaan dapat membantu memperlancar proses tersebut sebab dengan memberikan tambahan pendidikan dan pelatihan, perusahaan pada hakikatnya menjalankan kebijaksanaan pengembangan karyawannya.

Upaya pengembangan tersebut tentu memakan biaya yang tidak sedikit. Hendaknya perusahaan dapat menghitung seberapa besar tambahan sumbangan kembali karyawan yang dipenuhi pengembangan dirinya dibandingkan dengan tambahan biaya yang diperlukan untuk maksud pengembangan. Hal ini memang sukar dinilai oleh karena sumbangan kembali karyawan itu mungkin merupakan barang yang takberwujud dan dalam jangka waktu lama baru dapat dirasakan. Oleh karena itu, berbagai kebijaksanaan personalia hendaknya bisa mempertahankan personalia berada dan setia pada perusahaan. Untuk itu, perlu diciptakan suatu sistem kompensasi dan insentif lain yang ideal bagi karyawan, khususnya dan bagi per usahaan pada umumnya.

Untuk meningkatkan kualitas para pegawai, baik pengetahuan, kemampuan, keterampilan, bakat, maupun mentalnya, pendidikan dan latihan perlu diberikan kepada para pegawai. Apakah pelatihan itu? Ada beberapa rumusan tentang pelatihan.

1. Pelatihan atau training adalah kegiatan atau usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu.

2. Menurut Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1974, pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

3. Pelatihan atau training adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh manajemen kepegawaian dalam rangka meningkatkan pengetahuan, kecakapan, keterampilan, keahlian, dan mental para pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.

Dari ketiga rumusan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah proses pengembangan pegawai baik dalam bidang kecakapan, pengetahuan, keterampilan, keahlian, maupun sikap dan tingkah laku.

2) Manfaat Pendidikan dan Pelatihan

Hampir semua manajer/pimpinan berpandangan bahwa para pegawai, baik pegawai baru maupun pegawai lama, perlu diberi suatu pelatihan yang sangat bermanfaat bagi mereka. Manfaat pendidikan dan pelatihan dapat dikemukakan sebagai berikut.

1. Pelatihan dan pendidikan dapat meningkatkan stabilitas pegawai.

2. Pelatihan dan pendidikan dapat memperbaiki cara kerja pegawai sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis, melainkan selalu

disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja.

3. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai dapat berkembang dengan cepat.

4. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai mampu bekerja lebih efisien.

5. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik.

6. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan diri.

7. Pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan semangat kerja pegawai dan produktivitas perusahaan.

3) Tujuan Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan yang berhubungan erat dengan jenis pendidikan dan pelatihan itu. Ada empat jenis pelatihan seperti tersebut di bawah ini.

1. Supervisory Training Pelatihan ini bertujuan membantu para penyelia atau pimpinan dalam menggerakkan, memimpin, dan membimbing para pegawai/bawahan. Dalam pelatihan ini para peserta mendapat tugas untuk menjadi seorang instruktur yang melatih para pegawai. Mereka juga mendapat pengawasan dan penilaian.

2. Administrative Training Pelatihan ini bertujuan memberikan pengetahuan tentang tekhnik- tekhnik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

3. Office Method Training Pelatihan ini bertujuan melatih pegawai tentang cara melakukan pekerjaan yang bersifat rutin, terutama pekerjaan kesekretariatan dan ketatalaksanaan (secretarial and clerical work).

4. Refreshing Training Pelatihan penyegaran ini bertujuan memberikan informasi-informasi

mengenai pekerjaan yang sudah dimiliki oleh pegawai sebelumnya. Meskipun setiap pelatihan tersebut mempunyai tujuan yang berbeda, pada hakikatnya ada kesamaan tujuan pendidikan dan pelatihan, yakni:

(1) menambah pengetahuan pegawai; (2) menambah keterampilan pegawai; (3) mengubah dan membentuk sikap pegawai;

(4) mengembangkan keahlian pegawai sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif; (5) mengembangkan semangat, kemauan dan kesenangan kerja pegawai; (6) mempermudah pengawasan pegawai; (7) mempertinggi stabilitas pegawai.

4) Prinsip-prinsip Latihan

Agar tujuan pendidikan dan pelatihan tercapai, hendaknya pelaksanaannya perlu didasarkan pada prinsip-prinsip berikut.

a. Prinsip perbedaan individu (individual differences ) Dalam merencanakan pendidikan dan pelatihan hendaknya diperhatikan perbedaan-perbedaan individu yang meliputi pendidikan, pengalaman, kemampuan, dan minat pegawai.

b. Untuk mengembangkan kemampuan, keterampilan dan pengetahuan pegawai dapat dilakukan latihan atau pendidikan pegawai.

PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR

1) Arti Pengembangan

Wexley dan Yukl berpendapat bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan, dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi.

Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan perluasan hubungan manusia (human

relation) bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Adapun pelatihan dimaksudkan untuk pegawai tingkat bawah (pelaksana). Andrew E. Sikula

(1981:227) mengemukakan seperti berikut. “Training is short-term educational process utilizing a systematic and

organized procedure by which non-management personal learn technical knowledge and skills for a definite purpose. Development, in reference to staffing and personal matter, is a long-term educational process utilizing a systematic and theoritical knowledge for general purposes.”

Berdasarkan pendapat Andrew E. Sikula di atas dapat dikemukakan bahwa pelatihan (training) adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang Berdasarkan pendapat Andrew E. Sikula di atas dapat dikemukakan bahwa pelatihan (training) adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang

Dengan demikian, istilah pelatihan ditujukan kepada pegawai pelaksana dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan tekhnis, sedangkan pengembangan ditujukan bagi pegawai tingkat manajerial dalam rangka meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.

2) Komponen-Komponen Pelatihan dan Pengembangan

a. Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat diukur;

b. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memadai;

c. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai;

d. Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan tingkat kemampuan pegawai yang menjadi peserta;

e. Peserta pelatihan dan pengembangan (trainers) harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.

3) Prinsip-prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan

Mc. Gehee (1979) merumuskan prinsip-prins ip perencanaan pelatihan dan pengembangan sebagai berikut.

a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.

b. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

c. Penatar harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.

d. Adanya penguat (reinforcement) guna membangkitkan respon yang positif dari peserta.

e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku.

4) Tahapan-tahapan Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan

a. Mengidentifikasi kebut uhan pelatihan/pengembangan (job study);

b. Menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan/ pengembangan;

c. Menetapkan kriteria keberhasilan dengan alat ukurannya;

d. Menetapkan metode pelatihan/pengembangan;

e. Mengadakan percobaan (try out) dan revisi;

f. Mengimplementasikan dan mengevaluasi.

5) Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

a. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi;

b. Meningkatkan produktivitas kerja;

c. Meningkatkan kualitas kerja;

d. Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia;

e. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja;

f. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal;

g. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja;

h. Menghindarkan keusangan (obsolescence);

i. Meningkatkan perkembangan pegawai.

6) Faktor-Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pelatihan dan Pengembangan

a. Perbedaan individu pegawai;

b. Hubungan dengan jabatan analisis;

c. Motivasi;

d. Partisipasi aktif;

e. Seleksi peserta penataran;

f. Metode pelatihan dan pengembangan.

7) Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Alasan diperlakukannya program pelatihan dan pengembangan dikemukakan oleh Ernest J. Mc Cormick (1985:219) seperti berikut. “An organization should commit its resources to training activity only

if, in the best judgement of the managers, the training can benthos if, in the best judgement of the managers, the training can benthos

Berdasarkan pendapat Ernest J. Mc Cormick tersebut dapat dikemukakan bahwa organisasi perlu melibatkan sumber daya (pegawainya) pada aktivitas pelatihan jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manajer. Pelatihan diharapkan memodifikasi perilaku pegawai. Selain itu, pelatihan juga diharapkan dapat mendukung tujuan organisasi seperti produksi, distribusi barang, dan pelayanan yang lebih efisien, menekan biaya operasi, meningkatkan kualitas, dan hubungan persoalan yang lebih efektif.

Goldstein dan Bukton (1982) mengemukakan bahwa ada tiga analisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan, yaitu (a) organizational analysis; (b) job or task analysis; (c) person analysis.

a. Analisis organisasi Pelatihan dan pengembangan harus dilakukan sesuai dengan realita. Wexley dan Latham (1981) mengemukakan bahwa dalam menganalisis organisasi perlu memperhatikan pertanyaan “where is training and development needed and where is it likely to be succesful within an organization?”. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan survei mengenai sikap pegawai terhadap kepuasan kerja, persepsi pegawai, dan sikap pegawai dalam administrasi. Di samping itu, dapat menggunakan

turnover, absensi kartu pelatihan daftar kemajuan pegawai, dan data perencanaan pegawai.

b. Analisis job dan tugas Analisis pekerjaan dan tugas merupakan dasar untuk mengembangkan program job-training . Sebagaimana program training, analisis pekerjaan dan tugas dimaksudkan untuk membantu pegawai meningkatkan pengetahuan, skill, dan sikap terhadap suatu pekerjaan.

c. Analisis pegawai

Analisis pegawai difokuskan pada identifikasi khusus kebutuhan training bagi pegawai yang bekerja pada job-nya. Kebutuhan training pegawai dapat dianalisis secara individu maupun kelompok.

1) Kebutuhan individu Analisis kebutuhan individu tentang pelatihan dapat dilakukan dengan cara observasi oleh supervisor, evaluasi keterampilan, kartu kontrol kualitas, dan tes keterampilan pegawai.

2) Kebutuhan kelompok Kebutuhan kelompok tentang pelatihan dapat diprediksi dari pertimbangan informal dan observasi oleh supervisor maupun manajer.