untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.
c. Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden nama
dalam file sistem nama. Sistem penyimpanan nomor tepat digunakan untuk:
a. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi
menyimpan polis asuransi sesuai urutan nomor-nomor polis, bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor
rekening. b. Penyimpanan surat keputusan dalam suatu organisasi, hal
itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
c. Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.
d. Penyimpanan faktur
transaksi, yang
diurutkan berdasarkan nomor faktur.
2.5.3. Peranan Arsip BI-RTGS
Setiap kegitan baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,
oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
di bidang kearsipan. Hal itu pula yang diterapkan di Bank Jabar Banten, arsip
dijadikan sebagai salah satu pusat informasi yang harus disusun sesuai dengan prosedur yang berlaku untuk memenuhi kebutuhan
nasabah maupun kebutuhan intern perusahaan secara cepat, tepat
dan benar. Pada dasarnya sistem kearsipan yang digunakan dalam penyusunan arsip BI-RTGS hampir sama dengan sistem kearsipan
yang digunakan dalam penyusunan arsip surat masuk dan surat keluar, namun yang membedakan adalah dari sistem penyusunan
arsipnya. Berkas-berkas yang diarsipkan adalah bukti transfer yang telah di-approval oleh pejabat berwenang dan hasil construct.
Bukti transfer adalah permohonan pelaksanaan transfer atau kiriman uang kepada ultimate beneficiary sebagaimana disebutkan
dalam bukti tersebut yang disertai dengan pelaksanaan kiriman uang dari penerbit bukti kepada penerima bukti. Pelaksanaan
transaksi yang dilaksanakan pada RT workstation di Kantor Cabang Koordinator adalah transaksi untuk kepentingan nasabah
dimana proses construct dilaksanakan oleh petugas Kantor Cabang Koordinator yang ditunjuk dan diberi approval oleh pejabat yang
berwenang. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya
kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip di Bank Jabar Banten mempunyai peranan penting bagi pelaksanaaan
efektivitas kerja, karena arsip-arsip tersebut berperan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan dijadikan sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, pengendalian setepat-
tepatnya.
2.5.4. Tujuan Sistem BI-RTGS
