LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan Pada PT. Perusahaan Listrik Negara (PERSERO) Area Pelayanan Jaringan Pasuruan.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP PELANGGAN

PADA PT. PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PERSERO) AREA PELAYANAN JARINGAN PASURUAN

Disusun oleh :

Nama : Mochammad Hary Prianthoko

NIM : 10.41010.0031

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

RANCANG BANGUN APLIKASIPENCATATAN HAK PEGAWAI PADA PT. PERUSAHAAN LISTRIK NEGARA (PERSERO)

AREA PELAYANAN JARINGAN PASURUAN

Diajukan sebagai syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Disusun oleh :

Nama : Mochammad Hary Prianthoko

NIM : 10.41010.0031

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2013

STIKOM

(3)

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistem Pelaksanaan ... 3

1.6 Lokasi dan Waktu ... 4

1.7 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PT. PLN (Persero) ... 6

2.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan PT. PLN (Persero) ... 6

2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN Persero ... 8

2.2.1 Visi PT. PLN Persero Area Pasuruan ... 8

2.2.2 Misi PT. PLN Persero Area Pasuruan ... 8

2.2.3 Makna PT. PLN Persero ... 8

2.2.4 Peran dan Tujuan PT. PLN (Pesrsero) ... 9

2.3 Lokasi Perusahaan ... 11

2.4 Produk dan Layanan ... 11

STIKOM

(4)

2.6.1 Tugas , Wewenang dan Tanggung Jawab ... 13

2.6.2 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Jaringan... 17

2.6.3 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Konstruksi ... 17

2.6.4 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Pelayanan Dan Administrasi ... 18

2.6.5 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Perencanaan Dan Evaluasi ... 19

2.6.6 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Transaksi Energi.... 19

BAB III LANDASAN TEORI ... 19

3.1 Administrasi ... 21

3.2 Arsip ... 21

3.3 Pelayanan... 22

3.4 Aplikasi... ... 22

3.5 Analisis dan Perancangan Sistem ... 22

3.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 23

3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 24

3.8 Database ... 25

3.9 Interaksi Manusia dan Komputer ... 26

3.10 Microsoft Office Visio 2003 ... 26

3.11 Bahasa Pemrograman PHP ... 27

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 28

4.1 Menganalisis Sistem ... 29

4.1.1 Sistem yang sedang berjalan ... 29

4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem ... 33

STIKOM

(5)

xii

4.2.2 Context Diagram ... 42

4.2.3 Diagram Jenjang Proses ... 43

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 46

4.2.5 ERD ... 49

4.2.6 Struktur Tabel ... 51

4.2.7 Desain Input Output ... 54

4.3 Membangun Sistem ... 63

4.2.1 Teknologi ... 63

4.4 Menjelaskan Penggunaan Aplikasi ... 64

BAB V PENUTUP... 70

5.1 Kesimpulan ... 70

5.2 Saran ... 70

DAFTAR PUSTAKA ... 71

LAMPIRAN ... 72

STIKOM

(6)

Pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya pada pelayanan pelanggan terdapat permasalahan bahwa, sering terjadi kesulitan dalam pencarian arsip pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan tersebut.

Berdasarkan permasalahan tersebut, pada pelayanan pelanggan

membutuhkan aspek penting dalam penyusunan arsip di suatu perusahaan yang baik adalah pengelolaan arsip pelanggan yang rapi dan terstruktur. Dari arsip pelanggan itu, seorang manajer atau pimpinan perusahaan dapat mengambil atau mencari arsip pelanggan yang diinginkan.

Untuk membangun aplikasi sistem pengelolaan arsip pelanggan, perlu dilakukan pengumpulan data serta menganalisis sistem yang ada. Setelah itu barulah didesain sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang

ada pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan. Tahap selanjutnya

mengimplementasikan sistem yang telah didesain untuk dijalankan.

Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan ini bertujuan untuk mempermudah petugas / pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan dalam melakukan pengelolaan data arsip pelanggan, menyimpan dan mengecek setiap data arsip pelanggan yang terjadi sehingga dapat dibuat sebuah laporan yang dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang

valid dan terjamin.

Kata kunci: Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan, Arsip Pelanggan, dan PHP.

STIKOM

(7)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) adalah perusahaan yang didirikan dikelola oleh negara untuk menjalankan kegiatan operasional di sektor industri dan bisnis strategis. Pemerintah Indonesia mendirikan BUMN salah satu tujuan utamanya, yaitu tujuan yang bersifat ekonomi. Dalam tujuan yang bersifat ekonomi, BUMN dimaksudkan untuk mengelola sektor-sektor bisnis strategis agar tidak dikuasai pihak-pihak tertentu. Bidang-bidang usaha yang menyangkut hajat hidup orang banyak, seperti perusahaan listrik, minyak dan gas bumi. Perusahaan Listrik Negara (PLN) adalah sebuah BUMN yang mengurusi semua aspek kelistrikan yang ada di Indonesia.

PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan juga merupakan suatu BUMN yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi pada perusahaannya. PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan memiliki teknologi informasi yang beragam yaitu dilihat dari bagian-bagian yang ada pada perusahaan, antara lain Audit Internal, Area Pelayanan dan Jaringan (APJ), Area Pelayanan (AP), Area Jaringan (AJ), dan Area Pengatur Distribusi (APD). Saat ini jumlah pelanggan PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan yang tercatat sekitar 279 pelanggan.

Pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya pada pelayanan pelanggan terdapat permasalahan bahwa, sering terjadi kesulitan dalam pencarian

STIKOM

(8)

arsip pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan tersebut. Arsip pelanggan berisikan informasi-informasi data pengajuan pasang baru (data pemohon), yang sebelumnya telah disetujui oleh asisten manajer pelayanan pelanggan dengan proses-proses yang telah ditentukan. Apabila data pemohon belum lengkap sesuai dengan administrasi maka petugas melakukan konfirmasi kepada pihak pemohon. Setelah adanya konfirmasi oleh pihak pemohon akan menjadi status data pelanggan. Data pemohon dan data pelanggan saat ini hanya tercatat pada file dan diolah dengan Microsoft Excel yang berbentuk macros. Macros merupakan sebuah bantuan yang mengubah aksi-aksi Excel (seperti Copy, Paste, buat Formula, mengubah lebar kolom dan lain-lain) menjadi kode-kode program Visual Basic for Applications (VBA) sehingga menyebabkan macros tidak dapat melakukan pencarian data dan tidak dapat menghasilkan laporan pemohon serta laporan pelanggan yang diinginkan.

Satu diantara beberapa aspek penting dalam penyusunan arsip di suatu perusahaan yang baik adalah pengelolaan arsip pelanggan yang rapi dan terstruktur. Dari arsip pelanggan itu, seorang manajer atau pimpinan perusahaan dapat mengambil atau mencari arsip pelanggan yang diinginkan.

Untuk memudahkan pengolahan arsip pelanggan, perusahaan dapat

memanfaatkan teknologi komputerisasi, salah satu caranya dengan membangun aplikasi input, update dan pencarian arsip pelanggan. Sehingga dibuatlah rancang bangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan yang akan

STIKOM

(9)

menampilkan sebuah informasi penting serta menghasilkan laporan yang akurat bagi petugas / pegawai PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan permasalahan yaitu:

Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan sehingga dapat mempermudah petugas / pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi ini yaitu, perancangan sistem informasi histori pelanggan ini menampilkan seluruh data pelanggan dan laporan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan .

1.4 Tujuan

Tujuan pelaksanaan kerja praktek di PT.PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan adalah :

Terbentuknya aplikasi pengelolaan arsip pelanggan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan sehingga dapat mempermudah petugas / pegawai dalam melakukan pencarian arsip pelanggan.

1.5 Sistem Pelaksanaan

Sistem Pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan diantara lain yaitu :

STIKOM

(10)

1 Observasi langsung, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung sistem informasi yang sedang berjalan, untuk mendapatkan data-data sesuai dengan permasalahan yang dijadikan informasi.

2 Wawancara, yaitu dengan cara tanya jawab dengan pihak yang berhubungan dengan masalah aktifitas kerja praktek.

1.6 Lokasi dan Waktu

Praktek kerja nyata ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juli 2013 – 1 Agustus 2013 di PT. PLN Persero Area Pasuruan, Jl. Panglima Sudirman No. 69 Pasuruan.

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar ini setiap bab-bab yang dibahas didalamnya sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, sistem pelaksanaan, lokasi dan waktu, serta sistematika penulisan laporan kerja praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini dijelaskan gambaran umum PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan tentang sejarah singkat PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan , Visi, Misi, dan Tujuan, Lokasi Perusahaan, serta Struktur Organisasi.

STIKOM

(11)

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan tentang analisis sistem dengan menampilkan dokumen flow, pengembangan sistem berupa system flow, DFD, ERD,

Database, desain I/O dan rencana evaluasi hasil.

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan, implementasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan evaluasi terhadap sistem yang telah diuji coba.

BAB V PENUTUP

Berisi Kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat berupa sistem informasi histori pelanggan pada PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan dan saran untuk perbaikan sistem di masa mendatang.

STIKOM

(12)

BAB II

GAMBARAN UMUM PT. PLN (Persero)

2.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan PT. PLN (Persero)

Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik untuk keperluan sendiri. Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan- perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

STIKOM

(13)

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

Berdasarkan KEPUTUSAN DIREKSI PT. PLN (Persero) Nomor 012.K/ 010/ DIR/ 2003 tanggal 16 Januari 2003, dengan susunan Organisasi :

a. General Manager

b. Bidang yang tediri atas : 1. Perencanaan;

2. Operasi; 3. Niaga; 4. Keuangan;

5. Sumber Daya Manusia dan Organisasi. c. Audit Internal

d. Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) e. Area Pelayanan (AP)

f. Area Jaringan (AJ) g. Area Pengatur Distribusi

STIKOM

(14)

2.2 Visi, Misi dan Makna Logo PT. PLN Persero 2.2.1 Visi PT. PLN Persero Area Pasuruan

Menjadi pengelola distribusi tenaga listrik yang efisien, andal dan berkualitas dengan pelayanan ekselen.

2.2.2 Misi PT. PLN Persero Area Pasuruan

Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan tersebut PT. PLN Persero Area Pasuruan mengemban misi yang sangat penting yaitu :

1. Mengelola distribusi tenaga kerja listrik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan dan anggota perusahaan.

2. Mendistribusi tenaga listrik untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat dan menjadi pendorong kegiatan ekonomi.

3. Mengelola distribusi tenaga listrik yang aman terhadap lingkungan.

2.2.3 Makna PT. PLN Persero a. Bentuk Lambang

Gambar 2.1 Bentuk Lambang

Bentuk warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan adalah sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No. : 031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976, mengenai Pembakuan Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara.

STIKOM

(15)

b. Elemen-elemen Dasar Lambang 1. Bidang Persegi Panjang

Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang

Menjadi bidang dasar bagi elemen - elemen lambang lainnya, melambangkan bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau organisasi yang terorganisir dengan sempurna. Berwarna kuning untuk menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan masyarakat. Kuning juga melambangkan semangat yang menyala - nyala yang dimiliki tiap insan yang berkarya di perusahaan ini

2. Petir atau Kilat

Gambar 2.3 Petir atau Kilat

Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir pun mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN (Persero) dalam memberikan solusi terbaik bagi para pelanggannya. Warnanya yang merah melambangkan kedewasaan PLN sebagai perusahaan listrik pertama di

STIKOM

(16)

Indonesia dan kedinamisan gerak laju perusahaan beserta tiap insan perusahaan serta keberanian dalam menghadapi tantangan perkembangan jaman.

3. Tiga Gelombang

Gambar 2.4 Tiga Gelombang

Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oteh tiga bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, penyaluran dan distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN (Persero) guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu biru juga melambangkan keandalan yang dimiliki insane-insan perusahaan dalam memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya.

2.2.4 Peran dan Tujuan PT. PLN (Pesrsero)

Peran dan tujuan utama PT. PLN (Persero) antara lain sebagai berikut : a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus

akumulasi profit berdasarkan prinsip pengelola perusahaan.

b. Mengusahakan penyedia tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan :

STIKOM

(17)

1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi;

2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan;

3. Merintis kegiatan usaha menyediakan tenaga listrik;

4. Menyelenggarakan usaha-usaha lain, menunjang tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

2.3 Lokasi Perusahaan

Nama : PT. PLN Persero Area Pasuruan

Alamat : Jl. Panglima Sudirman No.96, Pasuruan

Telephone : 0343-426516-7

Fax : 0343-426518

Situs Web : www.pln.co.id

2.4 Produk dan Layanan

Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan sistem layanan pelanggan listrik yang merupakan pengganti dari Tata Usaha Pelanggan (TUP) Tahun 1994.

Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan sistem layanan listrik yang mengakomodir perkembangan lingkungan baik dari sisi kebutuhan dan keinginan pelanggan maupun dari kemajuan teknologi yang ada yang meliputi kegiatan pelayanan kepada pelanggan/calon pelanggan dan masyarakat lainnya yang membutuhkan tenaga listrik.

STIKOM

(18)

Pedoman Proses Pelayanan Pelanggan 2011 merupakan bisnis proses untuk kegiatan layanan listrik yang terdiri dari 3 (tiga) jenis kegiatan utama yaitu :

1. Pelayanan Pelanggan (Customer Service)

2. Baca Meter & Tagihan Listrik (Meter Reading & Billing) 3. Penagihan (Collecting).

2.5 Struktur Organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan Bagan Susunan Jabatan

Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan, dalam rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan. Adapun fungsi struktur organisasi antara lain :

1. Untuk mempertegas kedudukan.

2. Untuk mempertegas wewenang masing-masing bagian dan tanggung

jawabnya.

3. Untuk mengetahui jabatan yang ada serta tingkatan atau jenjang kepegawaian.

STIKOM

(19)

Bagan struktur organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan sebagai berikut :

Gambar 2.5 Struktur Organisasi

2.6 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Jabatan

Adapun penjelasan tugas dan wewenang masing-masing jabatan struktur organisasi PT. PLN Persero Area Pasuruan sebagai berikut:

2.6.1 Tugas , Wewenang dan Tanggung Jawab

Dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya, tiap-tiap bagian yang tergabung dan tanggung jawabnya masing-masing. Tugas, Wewenang dan tanggung jawab masing – masing bagian tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Manajer

1. Menyusun konsep kebijakan teknis berdasarkan target perusahaan;

2. Menganalisa sasaran kerja unit berdasarkan target perusahaan dengan berpedoman pada ketentuan PT. PLN pusat;

MANAGER ASMAN PERENCANAAN DAN EVALUASI ASMAN KONSTRIBUSI ASMAN JARINGAN ASMAN TRANSAKSI ENERGI ASMAN PELAYANAN DAN ADMINISTRASI AHLI STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF SEKSI OPERASI SEKSI PEMELIHARAAN SEKSI PDKB SEKSI TRANSAKSI ENERGI LISTRIK SEKSI PENGENDALIAN SUSUT SEKSI PEMELIHARAAN METER TRANSAKSI SEKSI ADMINISTRASI UMUM SEKSI PELAYANAN PELANGGAN

STIKOM

SURABAYA

(20)

3. Memberi petunjuk kepada supervisor layanan pelanggan serta supervisor administrasi;

4. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan dan penanganan pencurian

penagihan serta supervisor administrasi;

5. Mengendalikan kegiatan pemeliharaan dan penanganan pencurian tenaga listrik secara terpadu sebagai upaya mengurangi susunan KWh (Kilo Watt Hour) teknis maupun non teknis;

6. Mengkaji laporan – laporan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan

pelayanan untuk mengetahui hambatan – hambatan dan usaha

penyesuaiannya;

7. Memeriksa secara uji mendadak terhadap bukti pengiriman uang penjualan rekening ke bank PLN pusat dan mengecek hasil pencatatan stand meter konsumen untuk kebenaran pelaksana;

8. Megendalikan kegiatan pelanggan;

9. Mengevaluasi data statistik yang berkaitan dengan perkembangan daerah setempat;

10.Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai kewajiban dan tanggung jawab pokoknya;

11.Membuat laporan berkala sesuai dengan tugasnya.

b. Supervisor Pelayanan Pelanggan

1. Menyusun rencana kerja bagi pelayanan pelanggan untuk kelancaran tugas;

2. Memberi petunjuk kepada seksi di bagian pelayanan pelanggan untuk kelancaran tugas;

STIKOM

(21)

3. Mengkoordinir pemasaran, tata usaha langganan, penyambungan dan pengolahan data;

4. Melakukan penagihan listrik meliputi penagihan data master SIP3 (Sistem Informasi Pelunasan Piutang Pelanggan);

5. Mengkaji laporan – laporan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada pelanggan untuk mengetahui hambatan – hambatan dan usaha penyelesaiannya;

6. Mengevaluasi data statistik yang berkaitan dengan perkembangan daerah setempat;

7. Membuat laporan berkala sesuai bidang tugasnya.

c. Supervisor Pengelolaan Rekening 1. Pengelolaan rekening;

2. Penagihan;

3. Pengawasan piutang.

d. Supervisor Administrasi

1. Mengatur dan mengarahkan kegiatan dibidang anggaran dan keuangan

yang meliputi penyusunan rencana anggaran, penetapan anggaran pendapatan dan belanja, pengolaan dana, pengasuransian dan kegiatan perpajakan;

2. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidangnya;

3. Menyusun rencana kegiatan, membagi tugas, membimbing bawahan dan mengevaluasi hasil kerja bawahan;

STIKOM

(22)

4. Menyusun program – program distribusi serta membuat laporan seksi pemeliharaan distribusi sebagai petanggung jawaban pelaksanaan; 5. Mengawasi likuiditas perusahaan, mengatus keluar masuknya dana

perusahaan sehingga posisi keuangan selalu terjaga dengan baik; 6. Menghitung serta menyusun anggaran untuk biaya operasional;

7. Melaksanakan pembukuan kas imprest (operasional) dank as receipt (pendapatan) serta membuat laporan secara periode kepada Area Jember

e. Supervisor Operasi Distribusi & Pelayanan Teknik 1. Perencanaan oporasi distribusi;

2. Lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan; 3. Pelayanan teknik;

4. Perencanaan pemeliharaan distribusi; 5. Konstruksi;

6. Logistik.

f. Supervisor Pengendalian Losses 1. Pengendalian losses;

2. Pengendalian PJU;

3. Penerbitan teknik instalasi;

4. Administrasi P2TL;

5. Pemutusan dan penyambungan

g. Karyawan

1. Melaksanakan tugas dengan cermat tetapi tepat guna;

STIKOM

(23)

2. Melaksanakan daya nalar yang tinggi sehingga dalam melaksanakan tugasnya seseorang tidak terjerat oleh cara bekerja yang legalistik dan kaku.

2.6.2 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Jaringan.

Bertanggung jawab atas pengelolaan proyek jaringan sesuai kontrak dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek. Rincian tugas pokok manajer proyek jaringan adalah:

1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan unit jasa manajemen konstruksi,

2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian wakil pemilik, (owner) dari proyek induk,

3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap

pihak terkait,

4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak

jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak konstruksi.

2.6.3 Tugas dan wewenang Asisten Manajer Konstruksi

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan konstruksi pembangunan proyek pembangkit dan jaringan, konsolidasi unit-unit proyek sesuai dengan jadwal, biaya, dan kualitas pekerja melalui pemantauan hasik kerja jasa manajemen konstruksi untuk pencapaian target kinerja produksi. Rincian tugas manajer bidang konstruksi adalah:

1.Menyusun rencana kerja staf operasi sesuai rencana kerja proyek induk.

STIKOM

(24)

2.Merumuskan dan mengevaluasi kinerja bidang serta sosialisasi penerapannya

3.Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan administrasi teknik meliputi administrasi, tenaga asing, kontrak-kontrak dan berita pembayaran, 4.Mengkoordinasi kegiatan pengadaan dan pengendalian sarana kerja

2.6.4 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Pelayanan Dan Administrasi

Tugas dan Wewenang :

1. Mengevaluasi kebutuhan & penyerapan anggaran fungsi Pelayanan dan Administrasi sesuai RKAP.

2. Mensupervisi dan memastikan Proses bisnis Pelayanan sesuai ketentuan.

3. Menyusun strategi pengembangan pelayanan pelanggan dan peningkatan

pendapatan

4. Memonitor pemeliharaan data arsip Induk langganan / AIL

5. Mengevaluasi Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL) sesuai ketentuan yang berlaku

6. Mengevaluasi proses administrasi pelanggan

7. Mengevaluasi dan mengendalikan piutang pelanggan 8. Mengevaluasi data Pendapatan

9. Mengevaluasi data piutang pelanggan ( DPP) yang akurat dan up to date 10.Mengevaluasi proses pemutusan sementara, bongkar rampung, piutang

ragu-ragu dan usulan penghapusan piutang.

STIKOM

(25)

2.6.5 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Perencanaan Dan Evaluasi

Bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan kerja atas pelaksanaan kegiatan perencanaan konstruksi pembangunan proyek pembangkit dan jaringan, penetapan kebijakan manajemen yang strategis dalam rangka pencapaian target kinerja proyek induk serta mendukung restrukturisasi organisasi proyek induk. Rincian tugas pokok manajer bidang perencanaan dan evaluasi adalah:

1.Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) proyek induk tahunan,

2.Melaksanakan evaluasi kinerja serta sosialisasi penerapannya kepada organisasi proyek,

3.Merencanakan dan mengelola kegiatan pembebasan tanah dan mengelola kegiatan soil investigation,

4.Menyiapkan AMDAL, UPL, dan RKL serta perijinan,

5.Mengolah dan membina sistem manajemen mutu,

6.Merumuskan standar produk/materi, serta membina penerapannya,

7.Melaksanakan perencanaan proyek yang sinergi dengan koordinasi

bersama jasa manajemen konstruksi, 8.Menetapkan laporan proyek induk.

2.6.6 Tugas dan Wewenang Asisten Manajer Transaksi Energi

Bertanggung jawab atas pengolahan kegiatan proyek pembangkit sesuai kontrak dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek yang ditetapkan oleh perusahaan. Rincian tugas pokok manajer proyek pembangkit adalah:

1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan unit jasa manajemen konstruksi,

STIKOM

(26)

2. Menyusun Basic Communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap pihak terkait,

3. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dari pihak konstruksi,

4. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu

pelaksanaan proyek tehadap setiap pihak pelaksanaan konstruksi dan pihak jasa manajemen konstruksi,

STIKOM

(27)

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Administrasi

Menurut Sondang P. Siagian (1994:3), definisi administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

3.2 Arsip

Menurut Arsip The Liang Gie (2000:45) adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

“Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Dokumen pada pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”

STIKOM

(28)

3.3 Pelayanan

Hasyim (2005:44), layanan adalah kegiatan atau urutan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan.

Dalam kamus besar Bahasa Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan (mengurus) apa yang dperlukaan seseorang.

3.4 Aplikasi

Aplikasi (program) merupakan tugas khusus yang akan dijalankan oleh

enterprise baik secara otomatis maupun semi otomatis (Prahasta, 2005:195).

Aplikasi adalah suatu program yang siap pakai. Program yang diciptakan untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain. Contoh-contoh aplikasi adalah proses kata dan web browser (Erfan, 2009).

3.5 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi

STIKOM

(29)

terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual. b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

STIKOM

(30)

3.7 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

Gambar 3.1 Simbol External Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

STIKOM

(31)

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.

Gambar 3.3 Simbol Process

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

3.8 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

STIKOM

(32)

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi

(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.9 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.10 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1), produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda gunakan. Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk

STIKOM

(33)

dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

3.11 Bahasa Pemrograman PHP

PHP adalah kependekan dari PHP Hypertext Preprocessor, bahasa interpreter yang mempunyai kemiripan dengan bahasa C dan Perl yang mempunyai kesederhanaan dalam perintah, yang digunakan untuk pembuatan aplikasi web. (Sidik, 2004, h:3) PHP/F1 merupakan nama awal dari PHP (Personal Home Page / Form Interface). Dibuat pertama kali oleh Rasmus Lerdoff. PHP awalnya merupakan program CGI yang dikhususkan untuk menerima input melalui form yang ditampilkan dalam browser web. Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu situs web menjadi lebih mudah. Proses update dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan script PHP. PHP merupakan script untuk pemrograman script web server-side, script yang membuat dokumen HTML secara on the fly, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor HTML.

STIKOM

(34)

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di PT PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan, secara garis besar permasalahan yang ada pada bagian Area Pelayanan (AP) yang lebih tepatnya pada pelayanan pelanggan adalah sering terjadi kesulitan dalam pencarian arsip pelanggan. Pencarian arsip pelanggan ini masih dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel dan pencarian secara fisik dilakukan secara langsung didalam almari, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip pelanggan tersebut. Arsip pelanggan berisikan informasi-informasi data pengajuan pasang baru (data pemohon), yang sebelumnya telah disetujui oleh asisten manajer pelayanan pelanggan dengan proses-proses yang telah ditentukan. Apabila data pemohon belum lengkap sesuai dengan administrasi maka petugas melakukan konfirmasi kepada pihak pemohon. Setelah adanya konfirmasi oleh pihak pemohon, data pemohon akan berubah menjadi status data pelanggan. Data pemohon dan data pelanggan saat ini hanya tercatat pada file dan diolah dengan Microsoft Excel yang berbentuk macros. Macros merupakan bawaan software Microsoft Excel bantuan yang mengubah aksi-aksi Excel (seperti Copy, Paste, buat Formula, mengubah lebar kolom dan lain-lain) menjadi kode-kode program

Visual Basic for Applications (VBA) sehingga menyebabkan macros tidak dapat

melakukan pencarian data dan tidak dapat menghasilkan laporan pemohon serta laporan pelanggan yang diinginkan.

STIKOM

(35)

Untuk mengatasi masalah yang terdapat pada PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis sistem. 2. Mendesain sistem.

3. Membangun sistem.

4. Menjelaskan penggunaan sistem.

Pada langkah-langkah tersebut ditujukan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan-permasalahan yang ada pada PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat penjelasan pada sub bab di bawah ini.

4.1 Menganalisis Sistem

4.1.1 Sistem yang sedang Berjalan

Proses yang ada pada PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan khususnya di Area Pelayanan yakni pada pelayanan pelanggan. Proses penyusunan arsip di suatu perusahaan yang baik adalah pengelolaan arsip pelanggan yang rapi dan terstruktur. Dari arsip pelanggan itu, seorang manajer atau pimpinan perusahaan dapat mengambil atau mencari arsip pelanggan yang diinginkan. Untuk memudahkan pengolahan arsip pelanggan, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi komputerisasi, salah satu caranya dengan membangun aplikasi input, update dan pencarian arsip pelanggan. Sehingga dibuatlah rancang bangun aplikasi pengelolaan arsip pelanggan yang akan menampilkan sebuah informasi penting serta menghasilkan laporan yang akurat bagi petugas/pegawai bagian pelayanan pelanggan.

STIKOM

(36)

Jika laporan tersebut lengkap maka akan dilakukan pemeriksaan isi dari laporan. Jika belum sesuai dengan ketentuan faktor maka akan dilakukan pemberitahuan ke perusahaan yang terkait bahwa isi laporan tidak sesuai dan akan dilakukan survey lapangan. Hasil dari survey lapangan akan diarsip. Jika laporan tersebut sudah sesuai maka akan dibuatkan keterangan bahwa perusahaan telah melaporkan rekapitulasi data. Proses ini digambarkan dengan document flow pada Gambar 4.1.

STIKOM

(37)

Gambar 4.1 Document Flow Pengolaan Arsip Pelanggan Document Flow Pengelolaan Arsip Pelanggan

Administrator Bag. Pelayanan Pelanggan Pelanggan Baru Start SIP Mengecek SIP Mengeluarkan Data SIP Memberikan Data SIP SIP SIP Lengkap ? Memberikan Kelengkapan Data NO Membuat Pelunasan SIP YES SIP Kelengkapan Data SIP Kelengkapan Data SIP Kelengkapan Data SIP Melengkapi Data 1 Kelengkapan Data SIP BP Memberikan BP BP BP Melakukan Pembayaran BP BP BP Menyimpan Data BP BP BP Resmi BP Resmi 1 Mengecek SIP Rekapulasi Data Pelanggan End

STIKOM

SURABAYA

(38)

Keterangan :

1. SIP : Surat Ijin Pembayaran

2. BP : Biaya Penyambungan

3. UJL : Uang Jaminan Langganan

pada Gambar 4.1 ini, untuk menjadi pelanggan baru melalui tahap-tahap yang menjadi langkah-langkah yang ada. Dapat dilihat dari docflow diatas, pelanggan mengambil dokumen data Surat Ijin Pembayaran (SIP) yang ada pada PT.PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jariangan Pasuruan, langkah selanjutnya pengisian dokumen atas kelengkapan untuk menjadi pelanggan baru sesuai prosedur. Setelah pelanggan mengisi dokumen Surat Ijin Pembayaran (SIP) lengkap akan diberikan kepada admin, admin akan memeriksa dokumen SIP sesuai dengan ketentuan prosedur. Dari pemeriksaan dokumen, admin mengeluarkan data-data SIP pada dokumen yang telah diisi oleh calon pelanggan baru. Jika data SIP tidaklengkap, maka memberikan kelengkapan data itu kembali kepada calon pelanggan baru mengisi dan melengkapi data-data yang kurang. Calon pelanggan baru setelah melengkapi data-data yang diminta oleh admin, proses kembali lagi seperti awal. Maka jika data-data lengkap dan terpenuhi, admin membuat pelunasan SIP yang akan menjadi dokumen Biaya Penyambungan (BP). Dari dokumen BP itu diberikan kembali kepada calon pelanggan baru untuk melakukan pembayaran BP, kemudian dokumen diberikan kembali kepada admin untuk melakukan penyimpanan dokumen yang akan menjadi dokumen BP resmi. Admin memberikan dokumen resmi itu kepada bagian pelayanan pelanggan untuk pemeriksaan SIP lengkap. Dan setelah

STIKOM

(39)

dokumen lengkap semua, bagian pelayanan pelanggan merekapulasi semua data calon pelanggan baru yang nantinya akan menjadi pelanggan baru.

4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini, penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam PT. PLN (Persero) Area Pelayanan dan Jaringan Pasuruan dalam menangani pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup. Untuk dapat membuat sistem yang baru, penulis harus mengetahui alur transaksi sehari-hari yang masih digunakan sampai saat ini yang kemudian akan dibuat sebuah analisis.

Dalam menganalisis sistem yang akan berjalan, penulis melakukan analisis terhadap semua kebutuhan sistem, baik kebutuhan masukan, proses, dan keluaran, serta data store. Analisis terhadap kebutuhan sistem ini berguna untuk mempermudah dalam pembuatan desain sistem yang baru dengan melihat alur proses sistem yang sedang berjalan saat ini.

Analisis kebutuhan masukan berisi tentang kemungkinan masukan yang akan diberikan oleh pengguna sistem untuk diolah didalamnya. Kebutuhan akan masukan ini akan dikelompokkan per proses, yaitu proses pendataan lokasi usaha, proses pendataan lokasi pemantauan, proses pendataan detil lokasi pemantauan dan proses pendataan faktor nilai pemantauan. Pada proses pendataan lokasi usaha, akan diperkirakan masukan sistem adalah data perusahaan, data kecamatan, luas area dan deskripsi kegiatan.

STIKOM

(40)

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem yang akan dibangun, selanjutnya dilakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis mulai membentuk suatu sistem baru yang terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam mendesain aplikasi sistem pelayanan pelanggan ini adalah:

1. Membuat System Flow

2. Membuat Context Diagram

3. Membuat Diagram Jenjang Proses

4. Membuat Data Flow Diagram (DFD)

5. Membuat ERD

6. Membuat Struktur Tabel

7. Membuat Desain Input Output

8. Membuat Desain Interface

Kedelapan langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

4.2.1 System Flow

System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. Sistem

flow melakukan pengelolaan arsip pelanggan pada Gambar 4.2 yaitu menggambarkan proses pengelolaan arsip disalah satu bagian perusahaan.

Proses ini dilakukan dengan menginputkan data induk pemohon. Setelah itu dari inputan data tersebut dilakukan penyimpanan data induk pemohon, data yang tersimpan masuk kedalam database pemohon. Data yang telah disimpan ditampilkan (apabila pada aplikasi dapat dilihat atau ditampilkan pada gridview).

STIKOM

(41)

Gambar 4.2 System Flow Entry Data Pemohon

Dari data pemohon yang telah terisi dan tersimpan, pada Gambar 4.3 data induk pelanggan yang telah ada kemudian data tersebut diinputkan dan disimpan sebagai data pelanggan. Data induk pelanggan tersimpan pada database. Data

Entry Data Pemohon

Administrator

Start

Data Induk Pemohon

Input Data Pemohon

Simpan Data Induk Pemohon

End

Master Pemohon Menampilkan Data

Pemohon

data admin

Tampil seluruh data pemohon

STIKOM

(42)

yang telah disimpan ditampilkan (apabila pada aplikasi dapat dilihat atau ditampilkan pada gridview).

Gambar 4.3 System Flow Entry Data Pelanggan Entry Data Pelanggan

Administrator

Start

Data Induk Pelanggan

Input Data Pelanggan

Simpan Data Induk Pelanggan

End

Master Pelanggan Menampilkan Data

Pemohon

data admin

Tampil seluruh data pelanggan

STIKOM

(43)

Gambar 4.4 System Flow Update Data Pemohon Update Data Pemohon

Administrator

Start

Data Pemohon

Input Data Pemohon

Simpan Data Pemohon

End Update ?

Y Tampil Data

Pemohon

Tampil Data Pemohon

Data Admin

STIKOM

(44)

Pada Gambar 4.4 melakukan update pada data pemohon yang sewaktu-waktu data dapat berubah, dari data pemohon yang ada dan yang telah tampil di

gridview entry data pemohon pada Gambar 4.2. Dari tampilan itu terdapat data

pemohon yang akan diperbarui, apabila ingin melakukan perubahan / update maka dapat melakukan inputan kembali dan disimpan jika telah selesai diperbarui.

STIKOM

(45)

Gambar 4.5 System Flow Update Data Pelanggan

Gambar 4.5 melakukan perubahan / update data pelanggan yang sewaktu-waktu data juga dapat berubah, dari data induk langganan yang ada dan yang telah

Update Data Pelanggan

Administrator

Start

Data Induk Langganan (DIL)

Input Data Induk Langganan

Simpan Data Induk Langganan

End

Update ? Y

Tampil Data Pelanggan T

Tampil Data Pelanggan Data Admin

STIKOM

(46)

tampil di gridview entry data pemohon pada Gambar 4.3. Dari tampilan itu terdapat data pelanggan yang akan diperbarui, apabila ingin melakukan perubahan / update maka dapat melakukan inputan kembali dan disimpan jika telah selesai diperbarui.

Pencarian Data

Administrator Pegawai

Start

Inputan Kata Kunci

Pencarian Data Pelanggan Tampil Data Induk Langganan Tampil Data Induk Langganan End Cari Data Pemohon ? NO Pencarian Data Pemohon YES Tampil Data

Pemohon Tampil Data

Pemohon Kata Kunci Berdasarkan Kata Kunci Berdasarkan Master Permohonan Master Pelanggan Kata Kunci Berdasarkan Pencarian Data Pelanggan Kata Kunci Berdasarkan Memilih kata kunci

sesuai master

data admin

data pegawai

Gambar 4.6 System Flow Pencarian Data

Pencarian data yang ada pada Gambar 4.6, melakukan pencarian terhadap 2 (dua) data, yaitu data pemohon dan data pelanggan. Dan akan digunakan ada pada setiap halaman web admin dan pegawai / user. Dari halaman web tersebut dapat memasukan inputan kata kunci yang diinginkan dan bedasarkan kata kunci yang telah dipilih.

STIKOM

(47)

Gambar 4.7 System Flow Laporan

Setelah data-data terpenuhi dan lengkap, laporan yang ada dapat ditampilkan histori perubahan lama dan baru serta mencetak laporan histori perubahan lama dan baru.

Laporan

Administrator Pegawai

Start

Buat Laporan

Cetak Laporan Histori Perubahan

Lama dan Baru

Buat Laporan

Tampil Histori Perubahan Lama

dan Baru

Tampil Histori Perubahan Lama

dan Baru

End

Data Admin

Data Pegawai

STIKOM

(48)

4.2.2 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Aliran data

yang ada pada Context Diagram didapatkan dari desain system flow pada sub bab 4.2.1 di atas. Di dalam Context Diagram terdapat 2 (Dua) External Entity, yang terdiri dari Administrator dan pegawai. Data flow yang mengalir administrator ke sistem adalah data pemohon tampil, data induk pemohon update, data induk langganan update, data kata kunci pemohon, data induk pelanggan, data kata kunci pemohon tampil, data kata kunci induk langganan tampil, data kunci, data pelanggan tampil, data histori perubahan lama dan baru, data induk pemohon, data kata kunci pelanggan, data laporan. Data flow yang mengalir dari pegawai ke sistem adalah data kata kunci, data kata kunci pemohon, data kata kunci pelanggan, data histori perubahan lama dan baru serta data laporan. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 4.8 di bawah ini.

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context Diagram

data kata kunci pemohon tampil data kata kunci induk langganan tampil

data pemohon tampil

data pelanggan tampil

data histori perubahan lama dan baru

data laporan data laporan

data induk pemohon update

data induk langganan update

data induk pelanggan

data induk pemohon

data kata kunci pelanggan

data kata kunci pemohon

data kata kunci data kata kunci pelanggan

data kata kunci pemohon

data kata kunci

Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan

Pada PT PLN APJ Pasuruan

Administrator

Pegawai

STIKOM

(49)

4.2.3 Diagram Jenjang Proses

Diagram jenjang proses berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Tujuan dari pembuatan diagram jenjang adalah untuk memberikan informasi mengenai fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem tersebut. Pada gambar diagram jenjang proses, terdapat desain semua proses yang diturunkan dari context

diagram. Gambar di bawah ini adalah diagram jenjang proses dari aplikasi

pengelolaan arsip pelanggan level 0 yang tampak pada Gambar 4.9.

Gambar 4.9 Level 0 Pengelolaan Arsip Pelanggan

Gambar berikutnya merupakan Gambar 4.10 Level 1 merupakan turunan dari Level 0 yang terdiri dari mengelola data master, pencarian data dan laporan.

Gambar 4.10 Level 1 Mengelola Data Master

Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan pada PT. PLN (Persero) APJ

Pasuruan

1 Mengelola Data Master

Laporan 2

Pencarian Data

1 Mengelola Data Master

1.1 Entry Data

Pemohon

1.2 Entry Data Pelanggan

STIKOM

(50)

Dari level 1 Mengelola Data Master menjadi level 2 yang akan menjadi 2 bagian, yaitu Update Data Pemohon pada Gambar 4.11 dan Update Data

Pelanggan pada Gambar 4.12.

Gambar 4.11 Level 2 Update Data Pemohon

Gambar 4.12 Level 2 Update Data Pelanggan

Pada Gambar 4.13 adalah level 0 Pencarian Data pada pengelolaan arsip pelanggan.

1.1 Entry Data

Pemohon

1.1.1 Update Data

Pemohon

1.1.2 Simpan Data

Pemohon

1.2

Entry Data Pelanggan

1.2.1 Update Data

Pelanggan

1.2.2 Update Data

Pelanggan

STIKOM

(51)

Gambar 4.13 Level 0 Pencarian Data

Pada Gambar 4.14 adalah level 0 Laporan pada pengelolaan arsip pelanggan.

Gambar 4.14 Level 0 Laporan

Dari Level 0 Laporan ini dijadikan level 1 yaitu pada Gambar 4.15 dibawah ini.

Gambar 4.15 Level 0 Cetak Laporan Histori Perbahan Lama dan Baru

Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan

pada PT. PLN (Persero) APJ

Pasuruan

Pencarian Data

Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Arsip Pelanggan

pada PT. PLN (Persero) APJ

Pasuruan

Laporan

3.1

Cetak Laporan Histori Perubahan Lama dan

Baru

STIKOM

(52)

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas. Selain itu, DFD juga mampu menggambarkan komponen dan aliran data antar komponen yang terdapat pada sistem yang akan dikembangkan.

DFD menggambarkan aliran data yang lebih kompleks context diagram. Gambaran umum seluruh proses besar yang ada di DFD dapat dilihat pada diagram jenjang proses. Dalam DFD juga mulai terlihat data store yang diperlukan dalam pembangunan aplikasi sistem pemantauan lingkungan hidup.

Pada DFD level 0 ini terdapat 2 (dua) external entity, yaitu Administrator dan Pegawai. Pada gambar DFD level 0 ini merupakan hasil decompose dari

Context Diagram apliksi sistem pemantauan lingkungan hidup. Pada level 0

terdapat 3 (tiga) sub proses, yaitu sub proses mengelola data master, sub proses melakukan transaksi, dan sub proses membuat laporan. Pada DFD level 0 ini telah terlihat data store atau tabel-tabel yang dibutuhkan dalam pembangunan sistem.

STIKOM

(53)

Gambar 4.16 DFD Level 0

A. DFD Level 1 Mengelola Data Master

DFD lv 1 hasil dekomposisi proses pada DFD lv 0. DFD lv 1 merupakan representasi dari system flow proses mengelola data master.

Gambar 4.17 DFD Level 1

data master

data cetak

data cari [data pelang gan tampil]

[data kata kunci induk lang ganan tampil]

[data pemohon tampil]

[data kata kunci pemohon tampil]

[data histori perubahan lama dan baru]

[data histori perubahan lama dan baru] [data laporan] [data laporan] [data induk pemohon]

[data induk pelang g an]

[data induk pemohon update]

[data induk langg anan update]

[data kata kunci pelang g an]

[data kata kunci pemohon] [data kata kunci]

[data kata kunci pelang g an]

[data kata kunci pemohon]

[data kata kunci] Administrator

Administrator Administrator Pegawai Pegawai Pegawai Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator Pegawai Pegawai Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator 1 Mengelola Data Master + 2 Pencarian Data 3 Laporan +

1 data admin

2 data pegawai

data master

[data mas ter] [data induk pemohon update]

[data induk langganan update]

[data induk pelanggan] [data induk pemohon]

Administrator Administrator

1 data admin

1.1 Entry Data Pemohon + 1.2 Entry Data Pelanggan +

STIKOM

SURABAYA

(54)

1. Dekomposisi DFD Level 2 Proses Melakukan Entry Data Pemohon

Gambar 4.18 DFD Level 2 Melakukan Entry Data Pemohon

2. Dekomposisi DFD Level 2 Proses Melakukan Entry Data Pelanggan

Gambar 4.19 DFD Level 2 Melakukan Entry Data Pelanggan

B. DFD Level 1 Cetak Laporan Histori Perubahan Lama dan Baru

DFD lv 1 hasil dekomposisi proses pada DFD lv 0. DFD lv 1 merupakan representasi dari system flow proses cetak laporan histori perubahan lama dan baru.

[data master]

[data induk pemohon update]

[data induk pemohon]

Administrator

1 data admin

1.1.1 Simpan Data

Pemohon

[data master]

[data induk langg anan update] [data induk pelang g an]

Administrator

1 data admin

1.2.1 Simpan

Data Pelanggan

STIKOM

(55)

Gambar 4.20 DFD Level 1 cetak laporan histori perubahan lama dan baru

4.2.5 ERD

Perancangan basis data atau yang lebih dikenal dengan ERD merupakan representasi model basis data yang berasal dari gambaran desain DFD. Dalam pembuatan ERD, hal pertama yang dibuat terlebih dahulu adalah membuat model konseptual atau CDM yang diambil dari data store yang ada dalam DFD. Setelah selesai membuat CDM, maka dilanjutkan membuat model fisik dari tabel-tabel yang akan digunakan. Adapun kedua jenis basis data tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

a. Conceptual Data Model (CDM)

CDM dari aplikasi sistem pemantauan lingkungan hidup terdapat 3 (tiga) tabel, yang terdiri dari tabel pemohon, tabel pelanggan dan tabel rayon. Model Konseptual atau yang lebih dikenal dengan CDM dari aplikasi sistem pelayanan pelanggan dapat dilihat pada Gambar 4.18.

[data cetak]

[data cetak] [data histori perubahan lama dan baru]

[data histori perubahan lama dan baru]

[data laporan]

[data laporan] Administrator

Pegawai Pegawai

Administrator

2 data pegawai

1 data admin

3.1 Cetak Laporan Histori Perubahan

Lama dan Baru

STIKOM

(56)

Gambar 4.21 CDM b. Physical Data Model (PDM)

PDM dari aplikasi sistem pelayanan pelanggan terdapat 4 (empat) tabel dengan tipe data dan panjangnya. PDM ini dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 PDM Memiliki Mempunyai Pelanggan Id Pelanggan No Agenda Nama Pelanggan Alamat Pelanggan No Tlp Pelanggan Tarif Daya Lama Tarif Daya Baru Daya Lama Daya Baru Jumlah Pelanggan ... <M> Pemohon No Daftar Nama Pemohon Alamat Pemohon No Surat Pelanggan Tgl Surat Pelanggan Bln Surat Pelanggan Thn Surat Pelanggan No Surat Masuk Tgl Surat Masuk Bln Surat Masuk Thn Surat Masuk

<M> Rayon Id Rayon Nama Rayon <M> FK_MEMILIKI_MEMILIKI_MASTER_P FK_MEMILIKI_MEMILIKI2_MASTER_P FK_MASTER_P_MEMPUNYAI_MASTER_R Master Pelanggan Id Pelanggan Id Rayon No Agenda Nama Pelanggan Alamat Pelanggan No Tlp Pelanggan Tarif Daya Lama Tarif Daya Baru Daya Lama Daya Baru Jumlah Pelanggan varchar(20) varchar(20) varchar(50) char(50) varchar(100) integer integer integer integer integer integer <pk> <fk> Master Pemohon No Daftar Nama Pemohon Alamat Pemohon No Surat Pelanggan Tgl Surat Pelanggan Bln Surat Pelanggan Thn Surat Pelanggan No Surat Masuk Tgl Surat Masuk Bln Surat Masuk Thn Surat Masuk

varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(50) date date date varchar(50) date date date <pk> Master Rayon Id Rayon Nama Rayon varchar(20) varchar(50) <pk> Memiliki Id Pelanggan No Daftar varchar(20) varchar(50) <pk,fk1> <pk,fk2>

STIKOM

SURABAYA

(57)

4.2.6 Struktur Tabel

Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft Access 2007. Aplikasi pencatatan hak pegawai ini menggunakan satu buah file basis data bernama pln.accdb.

1. Nama tabel : Pemohon

Fungsi : Menyimpan data pemohon

Primary key : NOMER

Foreign key : -

Tabel 4.1 Tabel Pemohon

Field name Type

Field

Size Description

NOMER AutoNumber 5

Urutan field pada tabel pemohon

NOAGENDA Text 15 ID untuk Pemohon

NOREGISTRASIBP Text 15

ID setelah mendapatkan NoAgenda

NOSURATPEMOHON Text 10 Untuk urutan arsip

TGLSRTMASUKPEMOHON Text 20

Untuk mengetahui tanggal masuk surat

NONOTASURVEYMASUK Text 20

Untuk urutan nota masuk

TANGGALMASUK Text 10

Tanggal masuk dari nota masuk

NONOTASURVEYKEMBALI Text 20

Untuk urutan nota kembali

STIKOM

(58)

TANGGAL KEMBALI Text 10

Tanggal masuk dari nota kembali

NAMAPEMOHON Text 100

Mengetahui siapa yang memohon

ALAMATPEMOHON Text 100

Mengetahui keberadaan alamat pemohon

KOTA Text 20

Mengetahui keberadaan kota pemohon

2. Nama tabel : Pelanggan

Fungsi : Menyimpan data pelanggan

Primary key : IDPel

Foreign key : -

Tabel 4.2 Tabel Pelanggan

Field name Type Field Size Description

IDPEL Text 20 ID untuk Pelanggan

NAMAPELANGGAN Text 100

Mengetahui siapa nama pelanggan

ALAMATPELANGGAN Text 100

Mengetahui keberadaan alamat pelanggan

TELP Text 15 Telepon pelanggan

IDRAYON Number 10 ID untuk Rayon

GOLONGAN Text 10

Penggolongan status pelanggan

DAYA Number 10 Pengajuan daya

STIKOM

(59)

JMLPEL Number 5

Mengetahui berapa jumlah pelanggan yang terdaftar

ALMARI Text 5

Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel

RAK Text 5

Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel

3. Nama tabel : ID Rayon

Fungsi : Memilih sebuah id kota

Primary key : IDRayon

Foreign key : -

Tabel 4.3 Tabel ID Rayon

Field name Type Field Size Description

IDRayon Number 10 ID untuk Rayon

NamaRayon Text 50

Untuk penamaan pada IDRayon

4. Nama tabel : Transaksi

Fungsi : Menyimpan dari yang ada pada data pelanggan

Primary key : IDTrans

Foreign key : -

Tabel 4.4 Tabel Transaksi

Field name Type Field Size Description

IDTRANS AutoNumber 20 ID dari transaksi pelanggan

STIKOM

(60)

IDPEL Text 20 ID untuk Pelanggan

TAHUN Text 5 -

GOLONGAN Text 10 Penggolongan status pelanggan

DAYA Number 5 Pengajuan daya

JMLPEL Number 5

Mengetahui berapa jumlah pelanggan yang terdaftar dari transaksi yang terjadi

ALMARI Text 5

Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel transaksi yang terjadi

RAK Text 5

Peletakan diurutkan dari nama rayon dan IDPel transaksi yang terjadi

4.2.7 Desain Input Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

1. Desain Halaman Admin

Desain halaman admin merupakan perancangan desain masukan dari

admin kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.

STIKOM

(61)

a. Home Admin

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Admin

STIKOM

(62)

Semua tampilan halaman di aplikasi tentunya membutuhkan sebuah

Master Page agar tampilannya konsisten, dan halaman admin pada gambar

4.23 lah yang digunakan di aplikasi ini.

b. Site Map Admin

Gambar 4.24 Tampilan Site Map Admin

Untuk mempermudah navigasi/berpindah antar halaman aplikasi, maka diperlukan sebuah Site Map yang diimplementasikan ke dalam menu. Contoh salah satu Site Map yang digunakan dapat dilihat di gambar 4.24.

STIKOM

(63)

c. Pencarian Data Admin

Gambar 4.25 Tampilan Pencarian Data Admin

Untuk mempermudah dalam pencarian setiap master yang ada, yaitu cari pemohon dan cari pelanggan. Contoh salah satu pencarian data yang digunakan dapat dilihat di gambar 4.25.

STIKOM

(64)

d. Input Master Pemohon

Gambar 4.26 Input Master Pemohon

Pada gambar diatas merupakan halaman untuk memasukkan data-data pemohon. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.26.

e. Update Master Pemohon

Gambar 4.27 Tampilan Update Master Pemohon

Pada gambar diatas merupakan halaman untuk melakukan perubahan data-data pemohon sewaktu-watu terjadi kesalahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.27.

STIKOM

(65)

f. Input Master Pelanggan

Gambar 4.28 Tampilan Input Master Pelanggan

Pada gambar diatas merupakan halaman untuk memasukkan data-data pegawai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.28.

g. Update Master Pemohon

Gambar 4.29 Tampilan Update Master Pemohon

Pada gambar diatas merupakan halaman untuk melakukan perubahan data-data pemohon sewaktu-watu terjadi kesalahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.29.

STIKOM

(66)

h. Laporan Admin

Gambar 4.30 Tampilan Laporan Admin

Pada gambar diatas merupakan halaman untuk melakukan laporan histori yang ada pada setiap master. Setiap laporan yang ada, mencetak berdasarkan keyword. Pada laporan master pemohon berdasarkan nomor agenda dan master pelanggan berdasarkan id pelanggan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di gambar 4.30.

2. Desain Halaman User

Desain halaman user merupakan perancangan desain halaman untuk pegawai saja, dan kemudian pegawai melakukan pencarian data dan cetak laporan histori yang ada.

STIKOM

(67)

a. Home User

Gambar 4.31 Tampilan Halaman User

Semua tampilan halaman di aplikasi tentunya membutuhkan sebuah

Master Page agar tampilannya konsisten, dan halaman user pada gambar

4.31 lah yang digunakan di aplikasi ini.

b. Site Map User

Gambar 4.32 Tampilan Site Map User

STIKOM

(68)

c. Pencarian Data User

Gambar 4.33 Tampilan Pencarian Data User

Untuk mempermudah dalam pencarian setiap master yang ada, yaitu cari pemohon dan cari pelanggan. Contoh salah satu Pencarian Data yang digunakan dapat dilihat di gambar 4.33.

d. Laporan User

Gambar 4.34 Tampilan Laporan User

STIKOM

(69)

4.3 Membangun Sistem 4.3.1 Teknologi

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:

a) Processor 2 Ghz

b) Memory dengan RAM 1 GB

c) VGA on Board

d) Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna

e) Keyboard + mouse

f) LAN Card

2. Perangkat Lunak

Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:

a) Windows XP/7

b) Database Mangement Server : Microsoft Access

c) Microsoft Office 2003

d) Adobe Reader X / Acrobat Reader 9

e) Web Browser : Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer

f) Web Server : XAMPP 1.6.4

STIKOM

(70)

4.4 Menjelaskan Penggunaan Aplikasi

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran jalannya sistem yang telah dibuat, dalam hal ini menjelaskan fungsi-fungsi form yang temasuk di dalam sistem. Gambar-gambar di bawah ini merupakan tampilan user interface dari sistem yang telah dibangun.

a. Form Halaman Utama

Form halaman utama merupakan tampilan awal ketika sistem dijalankan. Pengguna yang akan menggunakan sistem ini adalah admin dan user, dari masing-masing pengguna diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu. Jika pengguna tidak melakukan login, maka pengguna tidak dapat masuk ke dalam sistem.

Gambar 4.35 Form Halaman Utama

STIKOM

(71)

b. Form Login

Gambar 4.36 Form Login

Form login digunakan untuk mengecek validasi pengguna yang akan menggunakan sistem. Ketika tombol Login diklik maka sistem akan melakukan pengecekan terhadap status pengguna yang bersangkutan. Jika pengguna tidak berhasil memasukkan user dan password yang cocok, maka pengguna tidak dapat memasuki sistem seperti terlihat pada Gambar 4.36.

c. Form Pencarian Data

Form Pencarian Data digunakan untuk mencari data-data dari master pemohon maupun master pelanggan dengan memasukan keyword, pada masing-masing master keywordnya berbeda. Dari master pemohon berdasarkan keyword yang ada yaitu NoAgenda, NoRegisterBP dan Nama Pemohon, sedangkan master pelanggan berdasarkan keyword yang ada yaitu ID Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Almari dan Rak. Pada form ini terdapat pada halaman admin dan halaman user seperti terlihat pada Gambar 4.37.

STIKOM

(72)

Gambar 4.37 Form Pencarian Data

d. Form Master Pemohon

Form Master Pemohon ini terdapat input dan update, pada input master pemohon digunakan untuk menyimpan data-data calon pelanggan yang ingin pasang baru. Sebelum memasuki form pemohon, calon pelanggan pasang baru sebelumnya telah mengisi berkas-berkas yang telah diberikan oleh bagian pelayanan pelanggan. Jika data sudah terisikan kedalam form ini, maka memilih tombol simpan akan mengarahkan ke form berikutnya, yaitu form master pelanggan dan apabila ingin merubah data master pemohon maka kembali lagi ke form master pemohon untuk memilih nama pemohon yang terdapat pada gridview untuk melakukan update apabila data yang ada terdapat kesalahan, seperti terlihat pada Gambar 4.38 dan Gambar 4.39.

STIKOM

(73)

Gambar 4.38 Form Input Master Pemohon

Gambar 4.39 Form Update Master Pemohon

e. Form Master Pelanggan

Form Master Pelanggan ini juga terdapat input dan update setelah data dari master pemohon disimpan akan otomatis berpindah pada form ini, pada form master pelanggan akan terisi ketika data-data pada master pemohon terisikan semua. Input master pelanggan digunakan untuk menyimpan data-data pelanggan yang telah mengisikan dari data sebelumnya yaitu data pemohon.

STIKOM

(74)

Sebelum memasuki form pemohon, calon pelanggan pasang baru sebelumnya telah mengisi berkas-berkas yang telah diberikan oleh bagian pelayanan pelanggan. Jika data sudah terisikan kedalam form ini, maka memiliih tombol simpan dan apabila ingin merubah data master pemohon maka yang terdapat pada gridview untuk melakukan update apabila data yang ada terdapat kesalahan, seperti terlihat pada Gambar 4.40 dan Gambar 4.41.

Gambar 4.40 Form Input Master Pelanggan

Gambar 4.41 Form Update Master Pelanggan

STIKOM

(75)

f. Form Laporan

Form Laporan ini digunakan untuk menampilkan dan dapat mencetak langsung dari halaman laporan, serta dapat disimpan. Form laporan ini terdapat pada halaman admin dan user yang masing-masingnya terdapat laporan master pemohon dan master pelanggan. Untuk laporan master pemohon berdasarkan Nomor Agenda akan tampil, dan pada laporan master pelanggan berdasarkan ID Pelanggan akan tampil, seperti terlihat pada Gambar 4.42.

Gambar 4.42 Form Laporan

STIKOM

(76)

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap aplikasi sistem pemantauan lingkungan ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi ini dapat menyajikan laporan bagi pihak manajemen, antara lain laporan data pemohon dan laporan data pelanggan berdasarkan data yang ada. 2. Aplikasi yang dibuat pada saat kerja praktek ini dapat mempermudah

pencarian data pada Bagian Pelayanan Pelanggan dalam pemeriksaan laporan yang lebih cepat, tepat, dan akurat.

3. Aplikasi ini dapat mempermudah Bagian Pelayanan Pelanggan dalam

melakukan proses transaksi sehari-hari.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

Dari aplikasi yang dibuat pada saat pelaksanaan kerja praktek ini yakni pengelolaan arsip pelanggan untuk kedepanya diharapkan dapat dikembangkan dari segi fitur website dan pengarsipan yang komplek dari aplikasi yang sudah dibangun sebelumnya.

STIKOM

(77)

Betha Sidik, Ir., (2004). Pemrograman Web dengan PHP. Informatika, Bandung. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1.

Jakarta: Prenhallindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta: Andi Offset. Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997. The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty. Wicaksono, S.R. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM

Surabaya.

Erfan. Januari 2009. Aplikasi. Aplikasi.

http://www.f4123n.blogspot.com/search/label/Software, diakses pada 04 November 2013.

STIKOM

(1)

Gambar 4.37 Form Pencarian Data d. Form Master Pemohon

STIKOM

(2)

Gambar 4.38 Form Input Master Pemohon

Gambar 4.39 Form Update Master Pemohon e. Form Master Pelanggan

STIKOM

(3)

Gambar 4.40 Form Input Master Pelanggan

Gambar 4.41 Form Update Master Pelanggan

STIKOM

(4)

f. Form Laporan

Gambar 4.42 Form Laporan

STIKOM

(5)

70 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap aplikasi sistem pemantauan lingkungan ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

pencarian data pada Bagian Pelayanan Pelanggan dalam pemeriksaan laporan yang lebih cepat, tepat, dan akurat.

3. Aplikasi ini dapat mempermudah Bagian Pelayanan Pelanggan dalam melakukan proses transaksi sehari-hari.

5.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

STIKOM

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Betha Sidik, Ir., (2004). Pemrograman Web dengan PHP. Informatika, Bandung. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1.

Jakarta: Prenhallindo.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Surabaya.

Erfan. Januari 2009. Aplikasi. Aplikasi.

http://www.f4123n.blogspot.com/search/label/Software, diakses pada 04

November 2013.