Sistem informasi akuntansi

(1)

BAHAN AJAR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Oleh

Lilis Puspitawati, SE.,M.Si

Sri Dewi Anggadini, SE., M.Si

Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi

Universitas Komputer Indonesia

2010

(2)

PERTEMUAN I

Membangun Sistem Informasi

Berbasis Komputerisasi.

(3)

I. Latar Belakang



 Berubahnya landasan ekonomi dunia yang dipengaruhi olehBerubahnya landasan ekonomi dunia yang dipengaruhi oleh

ekonomi internasional menimbulkan kompleksitas usaha yang tinggi ekonomi internasional menimbulkan kompleksitas usaha yang tinggi dalam setiap organasasi sehingga menimbulkan persaingan bisnis dalam setiap organasasi sehingga menimbulkan persaingan bisnis global yang tinggi. Oleh karenanya dibutuhkan suatu alat atau global yang tinggi. Oleh karenanya dibutuhkan suatu alat atau media yang dapat mempersempit jarak, ruang dan waktu.

media yang dapat mempersempit jarak, ruang dan waktu.



 Dari kompleksnya permasalahan ini komunikasi ini menjadi humanDari kompleksnya permasalahan ini komunikasi ini menjadi human

motivation untuk mengembangkan informasi yang bermanfaat, motivation untuk mengembangkan informasi yang bermanfaat,

sehingga informasi menjadi suatu sumber daya utama yang penting sehingga informasi menjadi suatu sumber daya utama yang penting sehingga informasi menjadi suatu sumber daya utama yang penting sehingga informasi menjadi suatu sumber daya utama yang penting bagi perusahaan. Kehadirannya merupakan solusi pemecah masalah bagi perusahaan. Kehadirannya merupakan solusi pemecah masalah dalam aktivitas bisnis perusahaan.

dalam aktivitas bisnis perusahaan.



 Penerapan suatu sistem informasi di dalam suatu organisasiPenerapan suatu sistem informasi di dalam suatu organisasi

ditujukan untuk dapat mendukung aktivitas operasi perusahaan ditujukan untuk dapat mendukung aktivitas operasi perusahaan berjalan dengan lebih efektif dan efisian serta menyebarnya berjalan dengan lebih efektif dan efisian serta menyebarnya informasi di setiap lini manajemen.

informasi di setiap lini manajemen.



 Terdapat dua alasan utama berkembangnya sistem informasi yangTerdapat dua alasan utama berkembangnya sistem informasi yang

terjadi pada saat ini. Yaitu : Meningkatnya kegiatan usaha dan terjadi pada saat ini. Yaitu : Meningkatnya kegiatan usaha dan meningktnya kebutuhan akan komputer

(4)

1. 1. Meningkatnya kompleksitas usaha

Meningkatnya kompleksitas usaha



Pengaruh Perekonomian Internasional



Persaingan skala nasional

Peningkatan kompleksitas Teknologi



Peningkatan kompleksitas Teknologi



Penyempitan ruang dan waktu



(5)

2. Meningkatnya kebutuhan

Komputer



Pada saat komputer generasi pertama,

komputer hanya disentuh oleh para spesialis di

bidang komputer, user tidak pernah kontak

langsung dengan komputer.



Saat ini setiap kantor mempunyai PC, Pemakai

Sistem informasi pun kini mengetahui

bagaimana menggunakan komputer dan

memamdang komputer bukan sebagai sesuatu

barang yang spesial tetapi sudah menjadi

kebutuhan utama.

(6)

II. KAJIAN TEORITIS



SISTEM didefinisikan sebagai kumpulan dari sub

SISTEM didefinisikan sebagai kumpulan dari sub--sub

sub

sistem/bagian/komponen2 baik pisik ataupun non pisik

yang saling berintegrasi secara harmonis untuk

mencapai satu tujuan tertentu (azhar, 2004)

INFORMASI merupakan hasil dari pengolahan data yang



INFORMASI merupakan hasil dari pengolahan data yang

mempunyai arti & makna



SISTEM INFORMASI adalah kumpulan dari sub

SISTEM INFORMASI adalah kumpulan dari sub--sub

sub

sistem/bagian/komponen2 baik pisik ataupun non pisik

yang saling berintegrasi secara harmonis untuk

mencapai satu tujuan yaitu menghasilkan informasi bagi

para penggunanya (azhar, 2004)

(7)

CIRI

CIRI--CIRI SISTEM

CIRI SISTEM



TUJUAN SISTEM



BATAS SISTEM



SUB SISTEM



SUB SISTEM



HUBUNGAN SISTEM (HORIZONTAL &

VERTIKAL



INPUT

INPUT--PROSES

PROSES--OUTPUT

OUTPUT



LINGKUNGAN SISTEM (INTERNAL &

EXTERNAL)

(8)

TUJUAN SISTEM



SASARAN/TARGET AKHIR YANG HARUS

DICAPAI DALAM SUATU SISTEM



CONTOH: TUJUAN SIA PENJUALAN

ANTARA LAIN MEMBERIKAN INFORMASI

TERKINI DAN MEMPERMUDAH USER

DALAM MENCARI DATA TRANSAKSI

PENJUALAN DAN PERSEDIAAN BARANG,

MEMPERMUDAH PROSES TRANSAKSI

PENJUALAN DAN MEMPERMUDAH PROSES

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

(9)

BATAS SISTEM



MERUPAKAN GARIS ABSTRAKSI YANG MEMISAHKAN

SISTEM DENGAN LINGKUNGANNYA.



CONTOH: BATAS SISTEM SIA PENJUALAN PERUSAHAAN

‘’X’’ ADALAH PENJUALAN TUNAI, DOKUMEN YANG

DIGUNAKAN ADALAH FAKTUR ORDER PENJUALAN,

FAKTUR PENJUALAN TUNAI, SURAT KIRIM BARANG

DARI BAG GUDANG; BAGIAN YANG TERKAIT BAGIAN

PENJUALAN, BAGIAN PERSEDIAAN/GUDANG, BAGIAN

AKUNTANSI; PROSEDUR YANG BERLAKU PROSEDUR

PEMESANAN BARANG, PROSES PEMBUATAN FAKTUR

PENJUALAN, PROSES PENGIRIMAN BARANG, PROSES

PENCATATAN PEMBAYARAN.

(10)

SUB SISTEM



SUB SISTEM MERUPAKAN KOMPONEN /BAGIAN DARI

SUATU SISTEM BAIK PHISIK ATAU NON PHISIK



SUATU SISTEM BISA TERDIRI DARI BEBERAPA BAGIAN

YANG SAMA DENGAN INDUKNYA, EXP; SIM TERDIRI

DARI SUB SISTEM SIA, MSDM, PEMASARAN,

PRODUKSI, KEUANGAN, PENGGAJIAN, PENGAMBILAN

KEPUTUSAN DLL.



DALAM SIA SUB SISTEM TERLETAK DALAM SISTEM

PENGOLAHAN TRANSAKSI SEPERTI SPT PENERIMAAN

(PENJUALAN), SPT PENGELUARAN (PEMBELIAN), SPT

INVESTASI (KEUANGAN), SPT KONVERSI (PRODUKSI)

(11)

HUBUNGAN SISTEM



HUBUNGAN HORIZONTAL

HUBUNGAN ANTARA SISTEM YANG SATU

DENGAN SISTEM LAIN YANG SEJAJAR/SE LEVEL

( SPT PENERIMAAN DENGAN SPT

PENGELUARAN)



HUBUNGAN VERTIKAL

HUBUNGAN ANTARA SISTEM YANG KECIL

DENGAN SISTEM YANG LEBIH BESAR ( SIA

DENGAN SIM, KARENA SIA MERUPAKAN

BAGIAN/SUB SISTEM DARI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN)

(12)

INPUT PROSES OUTPUT



INPUT: SEGALA SESUATU YANG DAPAT

DIMASUKAN KE DALAM SISTEM, CONTOH DATA

TRANSAKSI PENJUALAN, GAMBAR, SUARA,

KODE BARANG, SIDIK JARI, DLL.



PROSES: CARA/AKTIVITAS PENGOLAHAN INPUT



OUTPUT: HASIL DARI PENGOLAHAN INPUT,

CONTOH LAPORAN PENJUALAN, LAPORAN

KEUANGAN, LAPORAN KEHADIRAN/ABSENSI.

(13)

LINGKUNGAN SISTEM



LINGKUNGAN INTERNAL ADALAH LINGKUNGAN YANG

BERADA DIDALAM SUATU SISTEM CONTOH:KEBIJAKAN

PERUSAHAAN, MODAL DAN HARTA PERUSAHAAN,

PERALATAN DAN PELENGKAPAN, TENAGA KERJA, DLL.

LINGKUNGAN EXTERNAL ADALAH LINGKUNGAN YANG



LINGKUNGAN EXTERNAL ADALAH LINGKUNGAN YANG

BERADA DILUAR SISTEM SEPERTI: KETERSEDIAAN

SDM, PERUBAHAN SUKU BUNGA, PERUBAHAN

PERMINTAAN DAN PENAWARAN PASAR, TERSEDIANYA

BAHAN BAKU, PERATURAN PEMERINTAH, UMR,

ASURANSI KESELAMATAN PEKERJA

(14)

PERTEMUAN II

(15)

KOMPONEN –KOMPONEN

SISTEM

• HARDWARE

• SOFTWARE

• BRAINWARE

• PROSEDUR

• JARINGAN KOMUNIKASI

• DATABASE

(16)

HARDWARE

Hardware merupakan peralatan pada system komputer yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang yang terdiri dari unsure-unsur

hardware input yang merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukan data kedalam komputer. Contohnya adalah: mouse,barcode, mesin penghitung dan pencatat absensi, keyboard, monitor touch screen, scanner, camera digital, handicam, dll

hardware pemrosesan (CPU), merupakan bagian yang terpenting dari komputer yang berfungsi untuk mengatur segala pengolahan dalam komputer, didalam Central processing unit terdapat dua komponen utama yaitu

• Pengolah data utama (Prosesor)

• Contohnya adalah intelPentium, centrino, AMD turion, core to duo, dual core. Didalam prosesor terdapat pula komponen-komponen yang lain seperti:

• Bus merupakan kabel-kabel yang tersusun dengan rapih dan digunakan untuk menghubungkan antara CPU denganprimary storage (memory utama)

CPU denganprimary storage (memory utama)

• Cache Memoryyang digunakan sebagai buffer (media penyesuai) antara prosesor yang memiliki

kecepatan tinggi dengan memory yang memiliki kapasitas rendah.

• Motherboard/mainboardmerupakan papan tercetak yang berfungsi sebagai tempat penampungan

komponen-komponen pendukung suatu system komputer.

• Memory adalah tempat untuk menyimpan semua data yang merupakan ruang kerja CPU, memeory terbagi dua yaitu:

• Random Acess Memory (RAM), bersifat sementara data sewaktu-waktu dapat dihilangkan baik oleh keinginan operator atau apabila listrik mati.

• Read Only Memory (ROM), secara menyeluruh sifatnya tetap, biasanya data berupa instruksi yang akan digunakan oleh komputer dapat dihilangkan dengan cara /alat khusus. Memory ini terdiri dari beberapa unit yaitu unit register yang mengatur urutan instruksi yang terekam, unit pengontrol yaitu pusat pengontrol untuk semua mekanisme kerja, unit penghitungan untuk melakukan fungsi hitung menghitung, dan unit logika yaitu melakukan fungsi logika seperti memilih dan meneruskan.

hardware output

• merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data, contoh dari hardware output adalah: printer, infokus (lcd monitor), monitor, head mount display,

(17)

SOFTWARE

Software merupakan sekumpulan program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer. Software dibagi menjadi dua bagian yaitu:

• Software operasi (operating sistem) fungsinya untuk mengendalikan hubungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer contohnya adalah Mirosoft dengan Windows-nya (me, Xp, vista), IBM dengan DOS, Mc.Osx, LINUX, UNIX. Dalam operating sistem terdapat pula interpreter dan compiler yang merupakan software yag berfungsi sebagai penerjemah bahasa yang dimengerti manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer mesin, contohnya adalah bahasa generasi pertama s.d keempat, BASIC, COBOL, FROTRAN, Clipper, Foxpro, Oracle, Sql for Windows, Ingres, Acess dll.

Acess dll.

• Software Aplikasi

Software Aplikasi merupakan perangkat lunak Software yang siap pakai secara umum contohnya adalah:

1. Aplikasi SIA : DEA , Peachtree, Quicken, Myob, E-solution, dan Acuurate 2. Aplikasi Statistik : SPSS, SAS, E-views

3. Aplikasi Spreadsheet : Excel, Lotus.

4. Aplikasi Presentasi: Power point, Macromedia director

5. Aplikasi Internet: Opera, Modzilla, frontpage, internet Explorer. Dll

6. Aplikasi Audit : Generalized Audit Software (GAS) & Audit Computer Leangue (ACL)

(18)

BRAINWARE

Brainware merupakan sumber daya manusia yang terlibat langsung dalam system informasi. Brainware dapat digolongkan menjadi menjadi:manager sistem informasi, analis sistem informasi, ahli

komunikasi, administator database, programer dan operator. Selain itu ada pula yang menggolongkan brainware menjadi dua kelompok besar yaitu;

• Brainware pemilik yang merupakan fihak yang

menyediakan/mensponsori pembangunan sistem informasi.

• Brainware pemakai sistem informasi yang digolongkan menjadi:

kelompok eksekutif dan staff yang terdiri dari: manager komunikasi data, database adminitrator, manajer keamanan, manajer

pendidikan dan pelatihan, manajer pengolah data,

Kelompok yang berorientasi pada user/pemakai yang terdiri dari manajer proyek sistem informasi, Analis sistem informasi bisnis , Programer aplikasi, programer pemelihara, dan manajer pusat informasi.

Kelompok yang berorientasi pada efisiensi dan pengendalian intern yang terdiri dari: manajer operasi, kepala pengendalian produksi, kepala operator, dan manajer sistem.

(19)

III. PEMBAHASAN

• UNTUK MEMBANGUN SISTEM INFORMASI YANG MEMADAI BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN ADALAH; 1. METODE /TEKNIK YANG DIGUNAKAN

2. KETERSEDIAAN BIAYA/DANA YANG DIMILIKI PERUSAHAAN UNTUK MENYEDIAKAN KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM INFORMASI

3. PENGENDALIAN YANG DIGUNAKAN OLEH SISTEM KOMPUTER 4. TEKNIK AUDIT YANG DIPERGUNAKAN

• METODE /TEKNIK YANG DAPAT DIGUNAKAN DALAM MEMBANGUN SUATU SISTEM YAITU METODE; SDLC, PROTOTYPING, RAD, DAN METODE SOFT SISTEM.

• PENGENDALIAN TERHADAP SISTEM INFORMASI BISA DILAKUKAN PENGENDALIAN TERHADAP INPUT, PROSES DAN OUTPUT.

• TEKNIK AUDIT YANG DAPAT DILAKUKAN YAITU AUDIT DISEKITAR KOMPUTER, AUDIT MELALUI KOMPUTER DAN AUDIT DENGAN KOMPUTER

(20)

METODE SDLC

SISTEM DEVELOPMENT LYFE CYCLE

• METODE MERUPAKAN METODE PENGEMBANGAN SISTEM YANG

PERTAMA KALI DIPERGUNAKAN DALAM MEMBANGUN SISTEM OLEH PARA AHLI SISTEM INFORMASI OLEH KARENANYA METODE INI

DISEBUT DENGAN METODE TRADISIONAL

• METODE INI MENGINDIKASIKAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM HARUS MELALUI BEBERAPA TAHAPAN SEHINGGA TERBENTUKLAH SISTEM YANG BAGUS.

• LANGKAH-LANGKAH DLM METODE SDLC YAITU; PERENCAAN (PLANNING), ANALISIS, PERANCANGAN(DESIGN), PENERAPAN (IMPLEMENTATION), DAN PEMELIHARAAN.

(IMPLEMENTATION), DAN PEMELIHARAAN.

• LEBIH LANJUT TAHAPAN DALAM METODE INI DIURAIKAN SBB;

1. Melakukan Survey dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi

2. Mempelajri dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan 3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik 5. Menenttukan perangkat keras dab perangkat lunak komputer 6. Merancang sistem informasi baru

7. Membangun sistem informasi baru

8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru 9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi yang

(21)

METODE PROTOTYPING

• METODE PROTOTYPING MERUPAKAN SUATU PARADIGMA

BARU DALAM MEMBANGUN SISTEM INFORMASI YANG

MEREVOLUSI METODE PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI YANG LAMA YAITU METODE SDLC.

• PROTOTYPING MERUPAKAN SUATU MODEL KERJA DARI

SUATU SISTEM INFORMASI YANG BELUM LENGKAP, DIMANA PARA PENGEMBANG SISTEM AKAN MELAKUKAN PERTEMUAN INTENSIF DENGAN USER UNTUK MENAMPUNG INFORMASI DALAM PEMBANGUNAN SISTEM.

DALAM PEMBANGUNAN SISTEM.

• PROTOTYPE YANG DIHASILKAN KEMUDIAN

DIPRESENTASIKAN KEPADA USER DAN USER DIBERIKAN KESEMPATAN UNTUK MEMBERIKAN MASUKAN-MASUKAN SEHINGGA SISTEM INFORMASI YANG DIHASILKAN BETUL-BETUL SESUAI DENGAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN USER.

• PERUBAHAN PROTOTYPE DAPAT DILAKUKAN BERKALI-KALI

SEHINGGA DICAPAI KESEPEKATAN TENTANG MODEL SISTEM YANG SUDAH IDEAL/SESUAI DENGAN YANG DIBUTUHKAN

(22)

METODE RAPID APLICATION DEVELOPMENT

• METODE RAD ADALAH PENGGABUNGAN

DARI BEBERAPA METODE ATAU TEKNIK

TERSTRUKTUR DENGAN

MENGINTEGRASIKAN BEBERAPA METODE

MISALNYA METODE PROTOTYPE DENGAN

SDLC.

• TIGA FAKTOR UTAMA YG DIPERHATIKAN

DALAM METODE RAD YAITU USER HARUS

MEMILIKI STAF YANG LEBIH SENIOR FAN

BERDEDIKASI THD PENGEMBANGAN

SISTEM, TIM PENGEMBANG HARUS STABIL

DAN KOMPETEN, DAN LINGKUP APLIKASI

HARUS KOMERSIAL DENGAN PENENTUAN

PERMINTAAN YANG JELAS DARI

(23)

METODE SOFT SYSTEM

• METODE INI LAHIR KARENA METODE YANG LAIN

TIDAK DAPAT MEMENUHI KEBUTUHAN BILA

DITERAPKAN PADA LINGKUNGAN YANG BERBEDA

BUDAYANYA, DIMANA KOMPONEN BUDAYA INI

MENJADI BAGIAN DARI PROSES PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI.

• TAHAPAN DALAM METODE SOFT SYSTEM ADALAH:

MENGIDENTIFIKASIKAN PERMASALAHAN,

MENSTRUKTURKAN MASALAH, MENYUSUN

KONSEP MODEL, MEMBANDINGKAN MASALAH

DENGANB KOSEP MODEL YANG DISUSUN,

MELAKUKAN DISKUSI YANG BERTUJUAN UNTUK

MENGHASILKAN STRATEGI YANG SESUAI DENGAN

BUDAYA YANG ADA UNTUK DISESUAIKAN DENGAN

PROBLEM SISTEM YANG ADA,DAN TERAKHIR

ADALAH REALISASI DARI STRATEGU YANG

DIHASILKAN

(24)

PENGENDALIAN BERDASARKAN

KOMPUTER

(APLIKASI)

• TUJUAN PENGENDALIAN APLIKASI

UNTUK MEMBERIKAN KEYAKINAN

MEMADAI BAHWA TRANSAKSI SUDAH

DIOTORISASI SECARA SAH SERTA

DICATAT,DIPROSES DAN DILAPORKAN

SECARA AKURAT.

• TERDIRI DARI PENGENDALIAN: INPUT,

PROSES, DAN OUTPUT.

(25)

PENGENDALIAN INPUT

• TUJUAN UNTUK MEMBERIKAN KEYAKINAN

BAHWA SEMUA DATA TRANSAKSI SUDAH DI

OTORISASI/VALIDASI DAN DICATAT DGN

LENGKAP DAN TEPAT WAKTU.

• TAHAP PEMERIKSAAN: OTORISASI

TRANSAKSI, PENCATATAN TRANSAKSI,

PENUMPUKAN DATA TRANSAKSI, KONVERSI

DATA, EDIT DATA, PENGIRIMAN DATA.

(26)

PENGENDALIAN PROSES

• TUJUAN UNTUK MEMBERIKAN KEYAKINAN

MEMADAI BAHWA SELURUH DATA

TRANSAKSI SUDAH DIPROSES OLEH

KOMPUTER SECARA AKURAT DAN

LENGKAP YANG MENCAKUP SELURUH FILE

DAN PROGRAM.

• PENGECEKAN TERHADAP: LOGIKA

PEMROSESAN, FILE DAN PROGRAM, DAN

JALINAN JEJAK AUDIT.

(27)

PENGENDALIAN OUTPUT

• TUJUAN: UNTUK MENGETAHUI

APAKAH HASIL PEMROSESAN TELAH

LENGKAP, AKURAT DAN

DIDISTRIBUSIKAN KEPADA USERS

YANG TEPAT DAN MENINJAU ULANG

THD OUTPUT DAN REGISTERNYA.

• TAHAP PENGENDALIAN: PENINJAUAN

ULANG HASIL PEMROSESAN DAN

(28)

KESIMPULAN

• TERSEDIANYA SISTEM INFORMASI DALAM SUATU

PERUSAHAAN TIDAK DAPAT DITUNDA LAGI KARENA

MUNCULNYA PARADIGMA BARU DALAM PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI PERUSAHAAN DARI PENGOLAHAN MANUAL KE PENGOLAHAN BERBASIS EDP.

• UNTUK MEMBANGUN SISTEM INFORMASI BERBASIS

KOMPUTER TERDAPAT BEBERAPA FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN, YAITU FAKTOR KETERSEDIAAN DANA, DIPERHATIKAN, YAITU FAKTOR KETERSEDIAAN DANA, METODE & TEKNIK YANG DIGUNAKAN DALAM

PENGEMBANGAN SISTEM, PENGENDALIAN DAN TEKNIK AUDIT YANG DIGUNAKAN.

• FAKTOR KETERSEDIAAN DANA HARUS DISESUAIKAN PULA

DENGAN MANFAAT YANG AKAN DITERIMA PERUSAHAAN BILA MENGAPLIKASIKAN SISTEM INFORMASI. ARTINYA JANGAN SAMPAI MANFAAT YANG DITERIMA TIDAK SEBANDING DGN DANA YANG SUDAH DIKELUARKAN.

(29)

PERTEMUAN III

KODE REKENING

(30)

KODE REKENING

(31)

PENGERTIAN KODE



 Kode adalah suatu rerangka (Kode adalah suatu rerangka (FrameworkFramework) yang) yang

menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Pengolahan data akuntansi sebelumnya telah dibuat. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk

sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

mengambil data keuangan. mengambil data keuangan. mengambil data keuangan.



 Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kodeDalam sistem pengolahan data akuntansi, kode

memenuhi berbagai tujuan berikut ini : memenuhi berbagai tujuan berikut ini :



 Mengidentifikasikan data akuntansi secara unikMengidentifikasikan data akuntansi secara unik 

 Meringkas dataMeringkas data 

 Mengklasifikasikan rekening atau transaksiMengklasifikasikan rekening atau transaksi 

(32)

Dasar Penyusunan Kode

Rekening :



 PertamaPertama--tama perkiraantama perkiraan--perkiraan dipisahkanperkiraan dipisahkan

antara perkiraan Neraca dan perkiraan Rugi Laba. antara perkiraan Neraca dan perkiraan Rugi Laba. 

 Baik perkiraan Neraca dan perhitungan Rugi/LabaBaik perkiraan Neraca dan perhitungan Rugi/Laba disusun seperti terdapat dalam Neraca dan

disusun seperti terdapat dalam Neraca dan Laporan Rugi/Laba

Laporan Rugi/Laba 

 Tiap kelompok baik Neraca maupun laporanTiap kelompok baik Neraca maupun laporan 

 Tiap kelompok baik Neraca maupun laporanTiap kelompok baik Neraca maupun laporan Rugi/laba disediakan sejumlah Nomer

Rugi/laba disediakan sejumlah Nomer--NomerNomer

Tertentu. Tertentu. 

 Dalam menyediakan NomerDalam menyediakan Nomer--nomer tersebut perlunomer tersebut perlu diperhitungkan kemungkinan timbulnya perkiraan diperhitungkan kemungkinan timbulnya perkiraan baru didalam satu kelompok..

(33)

Metode Pemberian Kode

Rekening

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :



Kode Angka atau Alphabet Urut (

numerical or

alphabetical

alphabetical--sequence code

sequence code

))



Kode Angka Blok (

block numerical code

))

Kode Angka Kelompok (

))



Kode Angka Kelompok (

group numerical code

))



Kode Angka Desimal (

decimal code

))



Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (

numerical

sequence preceded by an alphabetic reference

(34)

Kode Angka atau Alphabet

Urut



 Dalam metode pemberian kode ini, rekening bukuDalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan 

 Pemberian kode dengan Kode Angka Urut iniPemberian kode dengan Kode Angka Urut ini memiliki karakteristik sebagai berikut :

memiliki karakteristik sebagai berikut :



 Rekening diberi kode dengan angka urut, dariRekening diberi kode dengan angka urut, dari

angka kecil ke angka besar. angka kecil ke angka besar. angka kecil ke angka besar. angka kecil ke angka besar.



 Jumlah angka (Jumlah angka (digitdigit) dalam kode tidak sama.) dalam kode tidak sama. 

 Perluasan klasifikasi pada suatu rekening akanPerluasan klasifikasi pada suatu rekening akan

mengakibatkan perubahan kode semua mengakibatkan perubahan kode semua

rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening yang mengalami perluasan.

(35)

Contoh

1. Kas Dan Bank 13. Utang Gaji Dan Upah

2. Piutang 14. Pendapatan Yang Diterima Dimuka 3. Cadangan Kerugian Piutang 15. Utang Obligasi

4. Persediaan Barang Dagang 16. Modal Saham 5. Persekot Biaya 17. Laba Ditahan

6. Tanah 18. Pendapatan Penjualan 7. Gedung 19. Harga Pokok Penjualan

8. Akumulasi Depresiasi Gedung 20. Biaya Administrasi Dan Umum 9. Mesin 21. Biaya Pemasaran

10. Akumulasi Depresiasi Mesin 22. Penghasilan Di Luar Usaha 11. Aktiva Lain-Lain 23. Biaya Di Luar Usaha

(36)

Kode Angka Blok



Dalam metode pemberian kode ini, rekening buku besar

dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap

golongan disediakan satu blok angka yang berurutan

untuk memberi kodenya.



Pemberian kode dengan Kode Angka Blok ini memiliki

karakteristik sebagai berikut :



Rekening diberi kode dengan blok angka yang



Rekening diberi kode dengan blok angka yang

berurutan, dari angka kecil ke angka besar



Jumlah angka (

digit

) dalam kode tidak sama.



Perluasan klasifikasi pada suatu rekening ditampung

dengan menyediakan angka cadangan dalam setiap

blok yang diperkirakan akan mengalami perluasan

klasifikasi.

(37)

Rincian susunan

dandan

kode rekening dengan menggunakan

Kode Angka Blok

1-12 Aktiva Lancar 140-169 Pendapatan Penjualan

24-39 Investasi Jangka Panjang 170-199 Harga Pokok Penjualan

40-69 Aktiva Tetap Berwujud 200-299 Biaya Produksi

70-79 Aktiva Tidak Berwujud 300-349 Biaya Administrasi dan Umum

80-99 Aktiva Lain-lain 350-399 Biaya Pemasaran

100-124 Utang Lancar 400-449 Penghasilan Di Luar Usaha

125-129 Utang Jangka Panjang 450-499 Biaya Di Luar Usaha

1-24Aktiva Lancar 100-124 Utang Lancar

1 Kas dan Bank 100 Utang Dagang 2 Investasi Sementara 101 Utang Pajak

3 Piutang 102 Utang Gaji dan Upah 4 Cadangan Kerugian Piutang

10 Persediaan Produk Jadi

40-69 Aktiva Tetap Berwujud 130-139 Modal

40 Tanah 130 Modal Saham 41 Gedung 131 Laba Ditahan 42 Akumulasi Depresiasi Gedung

(38)

Kode Angka Kelompok



 Kode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebihKode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebih

sub

sub--codescodes yang dikombinasikan menjadi satu kode.yang dikombinasikan menjadi satu kode. Kode Angka Kelompok ini mempunyai karakteristik Kode Angka Kelompok ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

sebagai berikut :



 Rekening diberi kode angka atau kombinasiRekening diberi kode angka atau kombinasi

angka dan huruf angka dan huruf



 Jumlah angka dan/atau huruf dalam kodeJumlah angka dan/atau huruf dalam kode

adalah tetap adalah tetap



 Posisi angka dan/atau huruf dalam kodePosisi angka dan/atau huruf dalam kode

mempunyai arti tertentu mempunyai arti tertentu



 Perluasan klasifikasi dilakukan dengan memberiPerluasan klasifikasi dilakukan dengan memberi

cadangan angka dan/atau huruf ke kanan cadangan angka dan/atau huruf ke kanan

(39)

Contoh

Nomor Untuk Perkiraan-perkiraan

101 s.d 199 Aktiva 201 s.d 299 Kewajiban 301 s.d 399 Modal Pemilik

401 s.d 499 Penjualan atau Pendapatan 501 s.d 599 Harga Pokok Penjualan 501 s.d 599 Harga Pokok Penjualan 601 s.d 699 Beban Usaha

(40)

Tiap Angka dalam tiap Nomor mempunyai Arti Tiap Angka dalam tiap Nomor mempunyai Arti tersendiri

tersendiri

Nomor 101 s.d 199 yang masuk golongan aktiva, Nomor 101 s.d 199 yang masuk golongan aktiva, dapat dibagi sebagai berikut :

dapat dibagi sebagai berikut :

Nomor Untuk Perkiraan-perkiraan

101 s.d 119 Aktiva Lancar

121 s.d 129 Investasi Jangka Panjang 131 s.d 139 Aktiva Tetap

141 s.d 149 Aktiva tidak Berwujud

Nomor 101 s.d 119 sebagai perkiraan-perkiraan Aktiva Lancar dapat Nomor 101 s.d 119 sebagai perkiraan-perkiraan Aktiva Lancar dapat pula dibagi sebagai berikut :

Nomor Untuk Perkiraan-perkiraan

101 Kas ditangan 102 Kas diBank 103 Piutang Usaha 104 Perlengkapan

(41)

Kode Angka Desimal



 Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka DesimalDesimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal

memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi memberi kode angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi maksimum 10 sub

kelompok menjadi maksimum 10 sub--kelompok dankelompok dan membagi sub

membagi sub--kelompok menjadi maksimum 10 golongankelompok menjadi maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari sub

yang lebih kecil dari sub--kelompok tersebut.kelompok tersebut.



 Pemberian kode dengan Kode Angka Desimal ini memilikiPemberian kode dengan Kode Angka Desimal ini memiliki

karakteristik sbb. : karakteristik sbb. :



 Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan,Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan, 

 Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan,Rekening diberi kode dengan angka yang berurutan,

dari angka kecil ke angka besar. dari angka kecil ke angka besar.



 Jumlah angka (Jumlah angka (digitdigit) dalam kode tidak sama.) dalam kode tidak sama.

Klasifikasi besar memiliki jumlah angka yang lebih Klasifikasi besar memiliki jumlah angka yang lebih sedikit bila dibandingkan dengan klasifikasi

sedikit bila dibandingkan dengan klasifikasi rinciannya.

rinciannya.



 Perluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukanPerluasan klasifikasi pada suatu rekening dilakukan

dengan maksimum pecahan tidak lebih dari 10 dengan maksimum pecahan tidak lebih dari 10 Pemberian kode perluasannya dilakukan dengan Pemberian kode perluasannya dilakukan dengan menambahkan 1 angka di sebelah kanannya. menambahkan 1 angka di sebelah kanannya.

(42)

Persediaan Bahan Baku dibagi

maksimum 10 golongan :

1.3.1Bahan Baku Kayu

1.3.2 Bahan Baku Ampas tebu

1Persediaan

1.1 Persediaan Suku Cadang

1.2 Persediaan Bahan Penolong

1.9 Persediaan Lain-lain

1.3.2 Bahan Baku Ampas tebu

1.3.3 Bahan Baku Jerami

1.3.9 Bahan Baku Lain-lain

Persediaan Bahan Baku Kayu dibagi maksimum 10 golongan :

1.3.1.1Bahan Baku Serat Panjang Ex Jepang

1.3.1.2 Bahan Baku Serat Panjang Ex USA 1.3.1.3 Bahan Baku Serat Panjang Ex Brasilia 1.3.1.9 Bahan Baku Serat Kayu Lain-lain

(43)

Kode Angka Urut Didahului

dengan Huruf.



Metode ini menggunakan kode berupa

kombinasi angka dengan huruf. Setiap

rekening diberi kode angka yang

dimukanya dicantumkan huruf singkatan

kelompok rekening tersebut. Misalnya :



AL

101



ATL

112



MO

245



AL merupakan singkatan dari Aktiva

Lancar, ATL singkatan dari Aktiva Tidak

Lancar dan MO singkatan dari Modal.

(44)

Hal Yang Perlu

Dipertimbangkan Dalam

Merancang Kode Rekening



Dalam merancang rerangka kode rekening,

berbagai pertimbangan berikut ini perlu

diperhitungkan :



Kerangka harus secara logis memenuhi

kebutuhan pemakai dan metode

pengolahan data yang digunakan.



Setiap kode harus mewakili secara unik

unsur yang diberi kode.



Desain kode harus mudah disesuaikan

dengan tuntutan perubahan.

(45)

PERTEMUAN IV

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

(46)

TINJAUAN

MENYELURUH

PROSES BISNIS

(47)

3 Fungsi dasar yang

dilaksanakan oleh SIA

1. Mengumpulkan dan memproses data

mengenai kegiatan bisnis organisasi

secara efektif dan efisien

2. Menyediakan Informasi yang berguna

untuk pengambilan keputusan

3. Membentuk pengendalian yang

memadai untuk memastikan bahwa

bisnis dicatat dan diproses secara

akurat dan untuk melindungi data dan

aset orgnisasi lainnya.

(48)

Subsistem dasar dalam

SIA

1. The

revenue cycle:

mencakup kegiatan

penjualan dan penerimaan dalam

bentuk uang tunai

2. The

expenditure cycle:

mencakup

2. The

expenditure cycle:

mencakup

kegiatan pembelian dan pembayaran

dalam bentuk uang tunai

3. The

human resources/payroll cycle:

mencakup kegiatan mengontrak dan

menggaji pegawai

(49)

4. The

production cycle:

Mencakup

kegiatan mengubah bahan mentah dan

Tenaga kerja menjadi produk jadi

5. The

financing cycle:

Mencakup

Subsistem dasar dalam

SIA

5. The

financing cycle:

Mencakup

kegiatan untuk mendapatkan dana

dari Investor dan Kreditor dan

(50)

Expenditure

Cycle

Human

Resources

Financing

Cycle

Subsistem dasar dalam

SIA

Production

Cycle

Revenue

Cycle

(51)

Siklus Pemrosesan Data

• Siklus Pemrosesan data terdiri dari

4 Langkah :

1. Input Data

2. Penyimpanan Data

3. Pemrosesan Data

4. Output Informasi

(52)

• Pemicu Input data biasanya adalah

pelaksanaan beberapa aktivitas

bisnis. seperti tentang:

1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian

Siklus Pemrosesan Data

1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian

2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh

kegiatan

3. Para pelaku yang terlibat didalam

setiap kegiatan

(53)

Siklus Pemrosesan data:

Input Data

• Dahulu, perusahaan kebanyakan

menggunakan Dokumen sumber

(Source

Document)

untuk mengumpulkan data awal

tentang aktivitas bisnis dan kemudian

memindah data tersebut kekomputer.

• Sekarang, sebagian besar data aktivitas

bisnis langsung dicatat oleh komputer

melalui tampilan untuk entry data

(54)

Kegiatan Bisnis dan

dokumen sumber

• Siklus Pendapatan

– Menerima Pesanan

Pelanggan

– Pesanan Penjualan

Kegiatan Bisnis

_{Dokumen Sumber}

Pelanggan

– Mengirim Pesanan

– Menerima Uang

Tunai

– Menyimpan tanda

terima tunai

– Menyelesaikan

Account Pelanggan

– Bill Of Lading

– Lap. Daft

pembayaran

– Slip penyimpanan

– Memo kredit

(55)

Kegiatan Bisnis dan

dokumen sumber

• Siklus Pengeluaran

– Permintaan Atas

Barang

– Purchase requition

Kegiatan Bisnis

_{Dokumen Sumber}

Barang

– Pesanan Atas barang

– Penerimaan atas

barang

– Pembayaran atas

barang

– Purchase Order

– Receiving Report

– Cek

(56)

Common Source

Documents and Functions

HUMAN RESOURCES CYCLE

W4 forms

Mengumpulkan data

Pegawai

Source Document Function

Pegawai

Time cards

Catat Jam kerja pegawai.

Job time tickets

Catat waktu yg dihabiskan

(57)

Common Source

Documents and Functions

GENERAL LEDGER AND

REPORTING SYSTEM

Journal voucher

Merekam masukan yang

Telah diposting

kebuku besar.

(58)

PERTEMUAN IX

DOKUMENTASI

(59)

Documentation

–

– ER DiagramER Diagram –

– DFDDFD –

– System FlowchartSystem Flowchart –

– High level structure chartsHigh level structure charts –

(60)

E-R Diagram, DFD and Flowchart

ER Diagram _{Logical DFD}

Physical DFD

(61)

Data Flow Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

Overview:

DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal.

Adapun simbol yang digunakan adalah :

(62)

Data Flow Diagram

client

transferee

Contract record

Request for Spesific services

Client control data

Transferee services data Services

request contract

Contoh : Billing procedure

Service provider

client

Order services

Manage And account For services

ordered

Bill client For services Service

provider data _{Services ordered data}

Account payable data

Services rendered data Account receivable data

Purchase order

Service order

Sales invoice

Billing data Vendor

(63)

Entity Relational Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.

Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu a. Basic Relational Model

ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi . b. Database Relational Model

ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang

merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu

kualifikasi dari struktur data yang ada.

Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational

(64)

Entity Relational Diagram

a. Basic Relational Model

Menggunakan simbol sebagai berikut :

entity relationship

Connector or link

b. Database Relational Model

(65)

E-R Diagram

client Consultant (employee)

Contoh : ER Diagram pada perusahaan konsultan

1 1

project skill

initiates Assigned to has

needs n _n

1 m

(66)

E-R Diagram

Consultant number

Consultant name

salary

Client number

Clinet name Consultant number

consultant

client

number number

Project number

Project description

Consultant number

(67)

E-R diagram

Consultant ID

name Street address city state zip Home

phone no Date of birth Highest college degree Consultant table

Client ID Client name

Street address

City State zip

Client table

key

Database entity relational

Project ID Client ID Project description Accumulated cost Accumulated billing Project table Consultant ID

Skill table Skill description

Consultant/skill table

key key

Consultant ID Project ID

Consultant/Project table

key key

Project ID Skill code

key key

(68)

Flowchart

Tujuan

Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu.

Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :

a. dokumen b. program c. proses d. sistem

Flowcart memberikan informasi mengenai : a. darimana input diterima dan dari siapa

b. dalam bentuk an form apa output di generate

c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi

d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat

(69)

Flowchart

Document / report Processing manually Files / stored Terminal point

Manual input Processing automation Magnetic tape Flow of data

On line display Computer process Data stored on magnetic disc Communication link

Data store on

punched paper tape Decision point Data stored on line Connector between two_points Record & master file

Connector between two

(70)

Guidelines for Flowchart

Source document

comp batch total

1. Pahami dan cermati diskripsi naratif prosedur

2. Pilih simbol flowchart yg digunakan 3. Siapkan draft / sketsa flowchart 4. Perhatikan aturan dasar dalam

Batch total

Expection & Summary

report Edit & convert

To magnetic medium

Transaction data

Sort data by Sorting key

4. Perhatikan aturan dasar dalam menggunakan flowchart

5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan informasi yg jelas mengenai prosedur dan isi.

6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan judul, tanggal, nama yg mempersiapkan

Expection & Summary

report

(71)

Flowchart

Form student Cources Request

sheet Enter request

Error & Exception

display

Course Status

file

Student Master

file

Course Schedulle

file

Process Course request

file

On course Assignment

day

Enter request

Course Request

file

Student Schedulle

file

Print Course schedulle

Course

schedulle _{To assistant}

registrar

Contoh : penyiapan jadwal perkuliahan mahasiswa

(72)

(73)

Suatu teknik untuk mengorganisasikan dan

Mendokumentasikan suatu data sistem

(74)

COURSE

Course Id (Primary Key)

. Subject Abbreviation

. Course Number

Course Title

Course Credit

is a prerequisite for

(75)

COURSE

Course ID (Primary Key)

. Subject Abbreviation

•Course Number

Course Title Credit

INSTRUCTOR

Instructor ID Code (Primary Key) Instructor Name

. Last Name . First Name

. Middle Initial

SCHEDULED CLASS Scheduled Class ID (Primary Key)

. Course ID . Instructor ID

meets as _{is assigned to}

ROOM Classroom ID

. Building Abbreviation . Room Number Number of Seats

. Instructor ID . Room ID Division Number Days of Week Start Time End Time

(76)

P E R S O N

P e r s o n a l ID N u m b e r ( P r im a r y K e y ) N a m e

. L a s t N a m e . F ir s t N a m e . M id d le In it ia l

G e n d e r ( S u b s e t t in g C r it e r ia 1 ) R a c e ( S u b s e t t in g C r it e r ia 2 )

M a r it a l S t a t u s ( S u b s e t t in g C r it e r ia 3 )

S T U D E N T

P e r s o n a l ID N u m b e r = S t u d e n t N u m b e r ( P r im a r y K e y )

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N

E M P L O Y E E

P e r s o n a l ID N u m b e r = S o c ia l S e c u r it y N u m b e r ( P r im a r y K e y )

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N p lu s

P e n s io n P la n C o d e L if e In s u r a n c e P la n C o d e M e d ic a l In s u r a n c e P la n C o d e V a c a t io n D a y s A c c u m u la t e d S ic k D a y s A c c u lu m la t e d

A D D R E S S

is a is a

c a n b e c o n t a c t e d

a t

P R O S P E C T

C O N T R A C T is b o u n d b y

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N a n d S T U D E N T p lu s

F ir s t C o n t a c t D a t e L a s t C o n t a c t D a t e H a s V is it e d C a m p u s ?

A L U M N U S

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N a n d S T U D E N T p lu s

M e m b e r o f A lu m n i A s s o c ia t io n ? J o b in F ie ld o f S t u d y ?

L a s t K n o w n S a la r y

F O R M E R S T U D E N T

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N a n d S T U D E N T p lu s

R e a s o n f o r W it h d r a w a l P la n s t o R e t u r n ?

C U R R E N T S T U D E N T

a ll a t t r ib u t e s f r o m P E R S O N a n d S T U D E N T p lu s

N u m b e r o f C r e d it s E a r n e d G r a d e P o in t A v e r a g e E n c u m b e r a n c e S t a t u s F in a n c ia l A id E lig ib ilit y S t a t u s is a

is a

c o u ld b e a

c o u ld b e a A W A R D E D

D E G R E E h a s e a r n e d

(77)

(78)

(79)

Entity Name Business Definition

AGREEMENT A contract whereby a member agrees to purchase a certain number of products within a certain time. After fulfilling that agreement, the member becomes eligible for bonus credits that are redeemable for free or discounted products.

Note: A major system improvement objective is to make agreements more flexible with respect to other clubs. Currently, only purchases within the club that issued an agreement count toward credits. Another system improvement objective would award bonus credits for each purchase leading up to fulfillment of the agreement, with accelerated bonuses after fulfillment of the agreement.

CLUB A SoundStage membership group to which members can belong. Clubs tend to be organized according to product interests such as music versus movies versus games; or specialized media interests such as Digital Video Disks (DVD) or Nintendo.

Note: Cross-club interaction is a desired objective for the new system. Note: Cross-club interaction is a desired objective for the new system.

MEMBER An active member of one or more clubs.

Note: A target system objective is to re-enroll inactive members as opposed to deleting them.

MEMBER ORDER An order generated for a member as part of a monthly promotion, or an order initiated by a member.

Note: The current system only supports orders generated from

promotions; however, customer initiated orders have been given a high priority as an added option in the proposed system.

PRODUCT An inventoried product available for promotion and sale to members. Note: System improvement objectives include (1) compatibility with new bar code system being developed for the warehouse, and (2) adaptability to a rapidly changing mix of products.

PROMOTION A monthly or quarterly event whereby dated orders are generated for all members in a club. Members then have some period of time to cancel or accelerate fulfillment of that order, after which the order is automatically filled.

(80)

PRODUCT ON ORDER Key Data Order-Number [PK1] [FK] Member-Number [PK2] [FK] Product-Number [PK3] [FK] Universal-Product-Code [PK4] [FK]

MEMBER ORDER

Key Data

Order-Number [PK1] Member-Number [PK2] [FK]

AGREEMENT

Key Data

Club-Name [PK2] [FK] Agreement-Number [PK1]

CLUB MEMBERSHIP Key Data Member-Number [PK2] [FK] Club-Name [PK3] [FK]

MEMBER Key Data Member-Number [PK1] sold as sells enrolls in binds responds to places generates PROMOTION Key Data

Product-Number [PK2] [FK] Club-Name [PK1] [FK]

Universal-Product-Code [PK3] [FK] PRODUCT Key Data Product-Number [PK1] Universal-Product-Code [PK2] CLUB Key Data Club-Name [PK1] sponsors

is featured in

establishes sponsors

(81)

PRODUCT ON AN ORDER Key Data Order-Number [PK1] [FK] Product-Number [PK2] [FK] Universal-Product-Code [PK3] [FK]

CLUB MEMBERSHIP Key Data Club-Name [PK1] [FK] Member-Number [PK2] [FK] Agreement-Number [PK3] [FK] PRODUCT Key Data Product-Number [PK1] Universal-Product-Code [PK2] AGREEMENT Key Data Club-Name [PK2] [FK] MEMBER Key Data Member-Number [PK1] MEMBER ORDER Key Data Order-Number [PK1] sold as sells responds to placed sponsors binds enrolls in generates is a TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK] MERCHANDISE

Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

VIDEO TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

GAME TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK] AUDIO TITLE

Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

Club-Name [PK2] [FK] Agreement-Number [PK1] PROMOTION

Key Data

Club-Name [PK1] [FK] _CLUB Key Data Club-Name [PK1] generates _sponsors

establishes is a

(82)

MEMBER Key Data Member-Number [PK1] Non-Key Data Member-Name . Last-Name . First-Name . Middle-Initial Member-Status Member-Street-Address Member-Post-Office-Box Member-City Member-State Member-Zip-Code Member-Daytime-Phone-Number . Area-Code . Phone-Number . Extension () Member-Date-of-Last-Order Member-Balance Member-Credit-Card-Type Member-Credit-Card-Number Member-Credit-Card-Expire-Date Member-Bonus-Balance MEMBER ORDER Key Data Order-Number [PK1] Non-Key Data Order-Creation-Date Order-Fill-Date Shipping-Address-Name Shipping-Street-Address Shipping-City Shipping-State Shipping-Zip Shipping-Instructions Order-Sub-Total Order-Sales-Tax Order-Shipping-Method Order-Shipping-&-Handling-Cost Order-Status Order-Prepaid-Amount Order-Prepayment-Method Member-Number [FK] Club-Name [FK] Promotion-Number PRODUCT Key Data Product-Number [PK1] Universal-Product-Code [PK2] Non-Key Data Product-Quantity-in-Stock Product-Type Manf-Suggested-Price Club-Default-Price Special-Price Units-Sold-Month-to-Date Units-Sold-Year-to-Date Units-Sold-Lifetime

PRODUCT ON AN ORDER Key Data Order-Number [PK1] [FK] Product-Number [PK2] [FK] Universal-Product-Code [PK3] [FK]

Non-Key Data Quantity-Ordered Quantity-Shipped Quantity-Backordered Purchase-Unit-Price Credits-Earned CLUB MEMBERSHIP Key Data Club-Name [PK1] [FK] Member-Number [PK2] [FK] Agreement-Number [PK3] [FK]

Non-Key Data Date-Enrolled Expiration-Date Number-of-Credits-Required Number-of-Credits-Earned AGREEMENT Key Data Club-Name [PK2] [FK] Agreement-Number [PK1] Non-Key Data Agreement-Active-Date Agreement-Expire-Date sold as sells responds to placed sponsors binds enrolls in generates is a VIDEO TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK] Non-Key Data Producer Director Video-Category Video-Sub-Category Closed-Captioned Language Running-Time Video-Media-Type Video-Encoding Screen-Aspect MPA-Rating-Code GAME TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

Non-Key Data Manufacturer Game-Category Game-Sub-Category Game-Platform Game-Media-Type Number-of-Players Parent-Advisory-Code AUDIO TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

Non-Key Data Artist Audio-Category Audio-Sub-Category Number-of-Units-in-Package Audio-Media-Code Content-Advisory-Code TITLE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

Non-Key Data Title-of-Work Title-Cover Catalog-Description Copyright-Date Entertainment-Category Credit-Value PROMOTION Key Data Club-Name [PK1] [FK]

Non-Key Data Promotion-Number Promotion-Release-Date Promotion-Status Promotion-Type Automatic-Fill-Delay Product-Number [FK] Universal-Product-Code [FK] MERCHANDISE Key Data

Product-Number [PK1] [FK] Universal-Product-Code [PK2] [FK]

Non-Key Data Merchandise-Name Merchandise-Description Merchadise-Type Unit-of-Measure Fulfillment-Period Required-Number-of-Credits CLUB Key Data Club-Name [PK1] Non-Key Data Club-Description Club-Charter-Date sponsors establishes generates is a

(83)

Suatu teknik untuk mengorganisasikan dan

(84)

(85)

(86)

Potential Member

D Accounts Receivable Data Base Club

Member

Warehouse

P Member Services System Other Order

Member Order Response

New Member Subscription

Club Promotion

New Monthly Promotion Order to be Filled Member

Credit Status

Marketing Department

Member Services Past

Member

Subscription Renewal

Membership Reports

Member Reports

Sales and Promotions Reports Subscription Program

(87)

Promotions Subsystem

Orders Subsystem Membership

Subsystem

Member Services System

Generate Membership

Reports Process Membership Transactions

Generate Order Reports Process

Promotion Transactions

Generate Promotion Reports

Process Order Transactions

(88)

EVENT LIST

Event Description Trigger (Inputs) Responses (Outputs)

Marketing department establishes a new membership plan and offer.

SUBSCRIPTION PROGRAM SUBSCRIPTION PLAN CONFIRMATION CREATE AGREEMENT

Marketing department terminates a membership offer.

SUBSCRIPTION PROGRAM TERMINATION SUBSCRIPTION PLAN TERMINATION NOTICE DELETE AGREEMENT

UPDATE MEMBERS Potential member responds to a subscription

offer.

NEW MEMBER SUBSCRIPTION SUBSCRIPTION CONFIRMATION SUBSCRIPTION REJECTION CREATE MEMBER Potential member is referred to membership by

a current member.

REFERAL SUBSCRIPTION REFERAL BONUS ORDER

SUBSCRIPTION CONFIRMATION SUBSCRIPTION REJECTION CREATE MEMBER Potential member exercises 10 day cancellation

option.

SUBSCRIPTION CANCELLATION SUBSCRIPTION CANCELLATION NOTICE DELETE MEMBER

Club member changes name or address. MEMBER CHANGE OF NAME OR ADDRESS UPDATE MEMBER

Time to cancel those inactive members. INACTIVITY CHECK CANCELLED MEMBERS REPORT UPDATE MEMBER

Marketing department establishes a new MONTHLY PROMOTION DATED ORDER monthly or seasonal promotion. SEASONAL PROMOTION CREATE ORDER Member responds to dated promotional order. MEMBER ORDER RESPONSE ORDER TO BE FILLED

CREDIT PROBLEM NOTIFICATION UPDATE MEMBER

UPDATE ORDER UPDATE PRODUCT Time to automatically fill order for which

member has not replied to dated promotion.

DATED ORDER DEADLINE ORDER TO BE FILLED DELETE ORDER CREATE ORDER UPDATE ORDER UPDATE MEMBER UPDATE PRODUCT

Time to produce promotion analyses END OF PROMOTION PROMOTION ANALYSIS REPORT Time to analyze sales. END OF MONTH

END OF QUARTER END OF FISCAL YEAR

(89)

Generate Membership Reports Process Membership Transactions Generate Order Reports Generate Promotion Reports Process Promotion Transactions Promotions Subsystem Orders Subsystem Process Order Transactions Membership Subsystem Member Services System Generate Membership List Generate Agreemt Compliance Rpt Generate Inactive Member Report Process New Member Subscription Generate Member Activity Report Process Subscription Cancel Process Referral Subscription Respond to Member Inquiry Move Member to a New Club

Process Member Cancellation Process Name / Address Change Cancel Inactive Members Change Member Agreement Page 3 Page 3 Page 2 Page 2

(90)

D Accounts Receivable DB D Orders

Event Diagram

Event: Member responds to promotional order.

Update: Order Changes Update to Order Status

Original Dated Order

Credit Rating and Limits

P Process Member Order

Response

Member _Warehouse

D Memberships

D Agreements D Products

D Members

Update to Membership Credits

Member Address Update to Agreement Stats Product Availability Backorder Picking Ticket Member Order Response

(91)

P Check Product Availability P Check Ordered Product Validity P Validate Member Member

D Ordered Products

D Products D Orders D Members

Update Ordered Product Status Inventory Commitment Product Availability Valid Product

Update Order Product

Product ID Backorder

Invalid Product ID

Update: Order Changes Original Dated Order Member Demographics

Updated Member Demographics Invalid Member ID

Member Order Response

Ordered Product Quantity Ordered Product ID Member ID and Address

P Credit Member Purchase P Release Order to Warehouse P Calculate Order Total Cost P Check Member Credit P Calculate Extended Cost Warehouse D Members D Agreements D Memberships D Orders D Accounts Receivable DB

Elementary Processes for Process Member Order Response

R. Martinez as of March 6, 1997

Member Address Updated Activity Record

Update to Agreement Stats

Update to Membership Credits Fillable Ordered Product

Update to Order Status Fillable Order

Picking Ticket

Credit Rating and Limits Pre-Payment Request

Total Order Price Ordered Product Extended Price

Product Price Available Product

and Quantity

Payment Method and Amount Quantity

(92)

(93)

Suatu teknik diagram yang digunakan untuk mendokumen

tasikan arus sistem informasi pada suatu lokasi bisnis

(94)

Entity . Attribute _Pro c e s s C u s to m e r A p p li c a ti o n P ro c e s s C u s to m e r C re d it A p p li c a ti o n P ro c e s s C u s to m e r C h a n g e o f A d d re s s P ro c e s s In te rn a l C u s to m e r C re d it C h a n g e P ro c e s s N e w C u s to m e r O rd e r P ro c e s s C u s to m e r O rd e r C a n c e ll a ti o n P ro c e s s C u s to m e r C h a n g e to O u ts ta n d in g O rd e r P ro c e s s In te rn a l C h a n g e to C u s to m e r O rd e r P ro c e s s N e w P ro d u c t A d d it io n P ro c e s s P ro d u c t W it h d ra w l fr o m M a rk e t P ro c e s s P ro d u c t P ri c e C h a n g e P ro c e s s C h a n g e to P ro d u c t S p e c if ic a ti o n P ro c e s s P ro d u c t In v e n tr o y A d ju s tm e n t

Customer C C R R R R

.Customer Number C C R R R R .Customer Name C C U R R R

Hubungan Data dengan Proses

.Customer Name C C U R R R

.Customer Address C C U RU RU RU

.Customer Credit Rating C U R R R .Customer Balance Due RU U R R

Order C D RU RU

.Order Number C R R

.Order Date C U U

.Order Amount C U U

Ordered Product C D CRUD CRUD RU .Quantity Ordered C CRUD CRUD

.Ordered Item Unit Price C CRUD CRUD

Product R R R R C D RU RU RU

.Product Number R R R R C R

.Product Name R R R C RU

.Product Description R R R C RU

.Product Unit of Measure R R R C RU RU

.Product Current Unit Price R R R U

(95)

Entity . Attribute _Cus to m e rs K a n s a s C it y . M a rk e ti n g . A d v e rt s in g . W a re h o u s e . S a le s . A c c o u n ts … … .. R e c e iv a b le B o s to n . S a le s . W a re h o u s e S a n F ra n c is c o . S a le s S a n D ie g o . W a re h o s e

Customer INDV ALL ALL SS SS SS SS

.Customer Number R R CRUD R CRUD R CRUD R .Customer Name RU R CRUD R CRUD R CRUD R .Customer Address RU R CRUD R CRUD R CRUD R .Customer Credit Rating X R RU R R

.Customer Balance Due R R RU R R

Order INDV ALL SS ALL SS SS SS SS

Hubungan Data dengan Lokasi

Order

.Order Number SRD R CRUD R CRUD R CRUD R CRUD R .Order Date SRD R CRUD R CRUD R CRUD R CRUD R .Order Amount SRD R CRUD CRUD R CRUD R CRUD R Ordered Product INDV ALL SS ALL SS SS SS SS

.Quantity Ordered SUD R CRUD R CRUD R CRUD CRUD .Ordered Item Unit Price SUD R CRUD CRUD R CRUD CRUD

Product ALL ALL ALL ALL ALL ALL ALL ALL ALL

.Product Number R CRUD R R R R R R R .Product Name R CRUD R R R R R R R .Product Description R CRUD RU R R R R R R .Product Unit of Measure R CRUD R R R R R R R

.Product Current Unit Price R CRUD R R R R R R .Product Quantity on Hand X RU R R RU R RU

INDV= individual ALL= ALL SS= subset X= no access

(96)

Process Cu s to m e rs K a n s a s C it y . M a rk e ti n g . A d v e rt s in g . W a re h o u s e . S a le s . A c c o u n ts R e c e iv a b le B o s to n . S a le s . W a re h o u s e S a n F ra n c is c o . S a le s S a n D ie g o . W a re h o s e

ProcessCustomer Application X X X X

X X

Hubungan Proses dengan Lokasi

ProcessCustomer Credit Application X X

ProcessCustomer Changeof Address X X X X

ProcessInternal Customer Credit Chnage X

ProcessNewCustomer Order X X X X

ProcessCustomer Order Cancellation X X X X

ProcessCustomer ChangetoOutstandingOrder X X X X

ProcessInternal ChangetoCustomerOrder X X X

ProcessNewProductAddition X

ProcessProduct Withdrawal fromMarket X

ProcessProduct PriceChnage X

ProcessProduct ChnagetoProductSpecification X X

(97)

(98)

(99)

Member Services Sys. Geography

Indianapolis

Marketing Office

Advertising

Office Sales Office

Baltimore Seattle

Prospective

Members Members

Warehouse Sales Office Warehouse Sales Office

Portland

Warehouse Office Office

Order Entry Clerks

Sales Managers

Order Entry Clerks

Sales Managers

Order Entry Clerks

Sales Managers

(100)

Prospective Members

Seattle Baltimore

Indianapolis indeterminate distance

2250 miles 575 miles

Members

Portland indeterminate distance

(1)

Network Configuration Options

Wide area networks (WANs) can

be configured in one of three

basic ways:

1 Centralized system

2 Decentralized system

(2)

Network Configuration Options

In a

centralized

WAN, all terminals

and other devices are connected to a

central corporate computer.

(3)

Network Configuration Options

In a decentralized WAN, each departmental unit has its own computer and LAN.

Decentralized systems usually are better able to meet individual department and user needs than are centralized systems

.

(4)

Network Configuration Options

A distributed data processing system WAN is essentially a hybrid of the centralized and decentralized

approaches approaches

(5)

Network Configuration Options

Many WANs, and most LANs, are set up as client/server systems.

Each desktop computer is referred to as a client.

client.

The client sends requests for data to the servers.

The servers perform preprocessing on the

database and send only the relevant subset of data to the client for local processing.

(6)