Perencanaan strategis teknologi informasi perpustakaan Universitas Trisakti

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI

DIAH SRI HANDAYANI

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013

PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*

Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Perencanaan Strategis
Teknologi Informasi Perpustakaan Usakti adalah benar karya saya dengan arahan
dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada
perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya
yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam
teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada
Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2013

Diah Sri Handayani
NIM G652100015

______________________
*Pelimpahan hak cipta atas karya tulis dari penelitian kerjasama dengan pihak luar
IPB harus didasarkan pada perjanjian kerja sama yang terkait.

RINGKASAN
DIAH SRI HANDAYANI. Perencanaan Strategis Teknologi Informasi
Perpustakaan Universitas Trisakti. Dibimbing oleh PUDJI MULJONO dan AZIZ
KUSTIYO.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat telah banyak
membawa perubahan pada perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan harus
mampu mengantisipasi perubahan tersebut dengan menerapkan strategi yang tepat
jika tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Hal tersebut yang menyebabkan
perencanaan strategis teknologi informasi menjadi komponen penting bagi
perpustakaan termasuk Perpustakaan Universitas Trisakti (Usakti) terutama untuk
meningkatkan kualitas layanan demi kepuasan penggunanya.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) mengetahui kondisi lingkungan

internal dan eksternal Perpustakaan Usakti, (2) merumuskan strategi berdasarkan
analisis SWOT, (3) menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC,
(4) membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti.
Penelitian ini menunjukkan bahwa Perpustakaan Usakti mempunyai
kondisi internal di dalam kategori rata-rata dalam hal memanfaatkan kekuatan
untuk menghadapi kelemahan yang ada dengan skor 2.300. Sementara itu untuk
kondisi eksternal, kemampuan Perpustakaan Usakti dalam memanfaatkan
peluang serta kemampuan dalam mengatasi ancaman-ancaman yang ada berada
pada posisi sedang dengan skor 2.710.
Berdasarkan hasil analisis SWOT didapatkan sepuluh usulan strategi.
Kesepuluh usulan strategi tersebut kemudian dijabarkan ke dalam empat
perspektif IT BSC. Pada perspektif orientasi pengguna didapatkan 3 strategi
yaitu meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk
kepuasan pengguna, menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi
yang efektif bagi pengguna, dan melakukan kerjasama dengan lembaga lain
untuk meningkatkan layanan berbasis TI. Pada perspektif keunggulan
operasional diperoleh dua strategi yaitu menjaga agar seluruh peralatan dan
sistem selalu dalam kondisi siap pakai dan menyediakan perlatan dan
infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan.
Pada perspektif kontribusi institusi didapatkan pula dua strategi yaitu

meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan dan melakukan evaluasi
terhadap implementasi TI di perpustakaan. Pada perspektif terakhir yaitu
perspektif orientasi masa depan terdapat tiga sasaran strategi yaitu membuat
kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk
meningkatkan layanan, meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan, serta
membuat rencana teknologi secara berkesinambungan sebagai pedoman dalam
menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan.
Setiap strategi yang dihasilkan kemudian kemudian dijabarkan ke dalam
matriks IT BSC yaitu berupa rincian rencana strategi yang terdiri dari sasaran
strategis (apa yang ingin dicapai), ukuran baik itu ukuran sebuah keberhasilan/lag
indikator atau ukuran pemicu kinerja/lead indikator, target (tingkatan kinerja yang
diinginkan), dan inisiatif strategi (cara yang dilakukan untuk mencapai kinerja
yang diinginkan).

Perspektif orientasi pengguna merupakan prioritas utama untuk
Perpustakaan Usakti dengan bobot 30.8%, sedangkan sasaran strategi yang
menjadi prioritas utama pada perspektif ini adalah meningkatkan pemanfaatan
dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna dengan bobot 38.9%.
Pada perspektif keunggulan operasional prioritas utama sasaran strateginya
adalah menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap

pakai dengan bobot 54.2%. Pada perspektif kontribusi institusi prioritas utama
sasaran strateginya yaitu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan
dengan bobot 58.3%. Terakhir pada perspektif orientasi masa depan prioritas
utama sasaran strateginya adalah meningkatkan kompetensi TI SDM
perpustakaan dengan bobot 37.3%.
Berdasarkan hasil penelitian, disarankan Perpustakaan Usakti perlu segera
mengusulkan rencanaan strategis di bidang teknologi informasi kepada pimpinan
universitas. Kemudian yang juga harus dilakukan adalah melakukan komunikasi
secara intensif dengan pimpinan maupun unit TI terkait sehingga programprogram yang direncanakan maupun yang sedang dilaksanakan oleh perpustakaan
dapat diketahui dan mendapat dukungan penuh.
Kata kunci: analisis SWOT, IT BSC, perencanaan strategis teknologi informasi
perpustakaan

SUMMARY
DIAH SRI HANDAYANI. Information Technology Strategic Planning Trisakti
University Library. Supervised by PUDJI MULJONO and AZIZ KUSTIYO.
The very fast development of information technology has brought many
changes to university libraries. Libraries should be able to deal with those changes
by implementing appropriate strategy; otherwise it would be neglected by its users.
This is why strategic planning in information technology becomes a vital

component in the near future for preparing successful university library including
the Trisakti University Library (Usakti Library. Using SWOT and IT Balanced
Scorecard (BSC) qualitative approach, this study aims to seek appropriate
information technology strategic planning needed by Usakti Library.
Based on those reasons, this study has five main objectives that include the
following: (1) to study the state of internal and external Usakti Library
environment condition; (2) to analyze internal strengths-weaknesses and external
opportunities-threats faced by the library; (3) to formulate strategies based on the
SWOT analysis; (4) to group the strategies into perspectives and matric of
information technology balanced scorecard (IT BSC); and (5) to prioritize the
perspectives and its related strategic.
This study showed that the internal strategic factors shows 2.300 total
score, indicating that the internal condition of Usakti library is within average
category in using strengths to face its internal weaknesses. Meanwhile the external
strategic factors shows 2.710 total score, indicating the library ability in utilizing
opportunity and anticipating threats is in a medium category.
Based on the SWOT analysis, ten strategies was proposed and grouped
into the four IT BSC perspectives. Into the user orientation perspectives three
strategies were grouped; improving the usage and quality of IT based services for
user satisfaction, providing training and effective IT user manual, and

cooperating with other institutions to improve better IT based library services.
On the second perspectives, the operational excellent two strategies were grouped;
maintaining all necessary IT equipments and its systems so that it is always in
‘ready to use’ state, and providing up to date infrastructures and hardwares. For
the third perspectives or corporate contribution, two strategies were listed;
improving the role of IT in library organization, and evaluating the
implementation of IT in library. Finally in the fourth perspectives or future
orientation; three strategies were listed; conducting feasibility study before
implementing any technology to improve library services, improving IT
competencies for the library human resources, and proposing IT planning as a
guideline in administering library IT programs.
Following the above groupings, for each strategy, measurement, target
and its initiative strategy was set to be used as the basis of Usakti Library in
planning, improving, and measuring its own performance of IT implementation.
After analysis, finally the strategies and its perspectives were prioritized.
The user orientation perspective is in the highest priority with 30.8% score and its
main strategy is to improve the usage and quality of IT based services for user
satisfaction with score of 38.9%. On the operational excellent perspective, its first

strategic priority is maintaining all necessary IT equipments and its systems so

that it is always in ‘ready to use’ state with 54.2%. On the corporate contribution
perspective, its strategy with the highest priority is improving the role of IT in
library with 58.3%. At last, on the future orientation perspective, the highest
strategic priority is improving IT competencies for the library human resources
with 37.3%.
It is strongly advised that the Usakti Library should immediately propose
information technology strategic planning to the university policy maker. The
strategic planning should then be communicated intensively to them, hopefully
the programs being planned and implemented could be known and fully supported.
Key words: information technology strategic planning for libraries, IT BSC,
SWOT analysis.

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2013
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa
mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk
kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan,
penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak
merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya

tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

PERENCANAAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI

DIAH SRI HANDAYANI

Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2013

Penguji pada Ujian Tesis:

Ir Janti G Sujana, MA

Judul Tesis
Nama
NIM

: Perencanaan Strategis
Universitas Trisakti
: Diah Sri Handayani
: G652100015

Teknologi

Informasi

Perpustakaan

Disetujui oleh
Komisi Pembimbing

Dr Ir Pudji Muljono, MSi
Ketua

Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi
Magister Teknologi Informasi
untuk Perpustakaan

Dekan Sekolah Pascasarjana

Aziz Kustiyo, SSi, MKom

Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr

Tanggal Ujian: 13 Maret 2013

Tanggal Lulus:

PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September 2012 ini adalah
rencana strategis teknologi informasi, dengan judul Perencanaan Strategis
Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Trisakti.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Dr. Ir. Pudji Muljono, MSi dan
Bapak Azis Kustiyo, SSi, MKom selaku pembimbing yang telah banyak memberi
saran. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Ir. Asri
Nugrahanti, MS, Ph.D, Bapak Ir. Agung Sediono, MT, Ph.D, Ibu Cahaya Sinaga,
SH, MH, Ibu Dra. Farida Salim, MM beserta staf Perpustakaan Universitas
Trisakti, yang telah banyak membantu selama pengumpulan data, pimpinan dan
staf FTSP Universitas Trisakti, serta teman-teman MTIP 2010. Ungkapan terima
kasih juga disampaikan kepada bapak, ibu, suami, dan anak-anak tercinta atas
segala doa dan kasih sayangnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, Maret 2013
Diah Sri Handayani

DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan Penelitian
1.4 Manfaat Penelitian
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Strategis
2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi
2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan
2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan
2.5 Analisis SWOT
2.6 IT Balanced Scorecard
3
METODE PENELITIAN
3.1 Pendekatan
3.2 Responden
3.3 Teknik Pengumpulan Data
3.4 Teknik Analisis Data
3.5 Tahapan Penelitian
4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Usakti
4.2 Struktur Organisasi
4.3 Visi dan Misi TI
4.4 Lingkungan Perpustakaan Usakti
4.4.1 Lingkungan Internal Perpustakaan Usakti
4.4.1.1 Hardware
4.4.1.2 Software
4.4.1.3 Data
4.4.1.4 Jaringan
4.4.1.5 Sumber Daya Manusia
4.4.1.6 Dukungan Pimpinan dan Unit TI Terkait
4.4.1.7 Fasilitas
4.4.1.8 Layanan
4.4.1.9 Anggaran
4.4.2 Lingkungan Eksternal Perpustakaan Usakti
4.4.2.1 Populasi

vii
vii
viii
1
4
4
5
5
5
5
6
7
12
16
18
19
19
21
23
25
25
26
27
27
27
36
39
42
46
48
49
53
57
59
59

4.4.2.2 Kebutuhan Pengguna
4.4.2.3 Kebijakan Universitas
4.4.2.4 Kondisi Ekonomi
4.4.2.5 Kondisi Sosial dan Budaya
4.4.2.6 Kondisi Politik
4.4.2.7 Kondisi Teknologi
4.5 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE)
4.6 Matriks Exsternal Factor Evaluation (EFE)
4.7 Matriks IE
4.8 Matriks Threats-Opportunities-Weakness-Strengths (TOWS)
4.9 Perspektif IT BSC
4.10 Matriks IT BSC
4.11 Penilaian Prioritas Perspektif dan Strategi IT BSC
5
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP

60
61
62
62
63
64
67
69
71
72
76
76
84
85
86
87
90
107

DAFTAR TABEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

Diagram SWOT
Matriks EFE
Matriks IFE
Matriks TOWS
IT BSC
Pertanyaan dan misi strategis IT BSC
Matriks IT BSC
Teknik pengumpulan data
Penilaian bobot faktor kunci internal perpustakaan
Penilaian bobot faktor kunci eksternal perpustakaan
Skala nilai rating dan skor bobot
Penilaian bobot perspektif IT BSC
Penilaian bobot sasaran strategis
Daftar hardware dan software Perpustakaan Usakti
Tingkat pendidikan
SDM berdasarkan usia
Pemanfaatan layanan
Identifikasi kekuatan dan kelemahan Perpustakaan Usakti
Jumlah mahasiswa baru Usakti 2008-2012
Layanan m-library
Identifikasi peluang dan ancaman Perpustakaan Usakti
Matriks Internal Factor Evaluation (IFE)
Matriks Eksternal Factor Evaluation (EFE)
Matriks TOWS
Usulan Strategi Perpustakaan Usakti
Perspektif IT BSC
Matriks IT BSC
Pembobotan perspektif dan sasaran strategi

8
13
14
15
16
17
18
20
21
21
22
22
22
28
46
46
54
58
60
65
66
67
70
73
76
76
77
84

DAFTAR GAMBAR
1
2
3
4
5
6
7
8

Proses perencanaan
Hirarki komponen perencanaan
Tahapan penelitian
Struktur organisasi makro Perpustakaan Usakti
Struktur organisasi mikro Perpustakaan Usakti
Skema jaringan fiber optik Kampus A Usakti
Skema jaringan Perpustakaan Usakti
Matriks IE

11
12
24
26
26
43
43
72

DAFTAR LAMPIRAN
1
2
3
4
5
6

Penilaian bobot dan rating faktor kunci internal
Penilaian bobot dan rating faktor kunci eksternal
Penilaian bobot perspektif dan sasaran strategi IT BSC
Kuesioner analisis SWOT
Kuesioner penentuan prioritas perspektif dan strategi IT BSC
Pedoman pertanyaan wawancara

90
92
93
94
103
106

1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat pada saat ini telah
membawa banyak perubahan bagi suatu organisasi, baik yang bergerak dalam
bidang bisnis maupun non profit. Perubahan tersebut akan berlangsung setiap saat
sehingga mengharuskan suatu organisasi menciptakan strategi baru jika ingin
dapat terus bertahan di era persaingan global saat ini. Dengan kata lain siapa pun
yang tidak tanggap dengan teknologi informasi maka akan berpotensi tertinggal
dalam arus kemajuan yang makin lama makin kencang.
Hal ini diperkuat oleh Warterman dalam David (2004) yang mengatakan
bahwa organisasi-organisasi yang berhasil adalah organisasi yang efektif
mengelola perubahan dan selalu menyesuaikan birokrasi, strategi, sistem, produk,
dan budaya mereka supaya dapat bertahan dan berkembang melalui guncangan
dan kekuatan-kekuatan yang menghancurkan persaingan.
Untuk itulah dibutuhkan sebuah perencanaan strategis yang akan membantu
sebuah organisasi untuk memfokuskan visi dan prioritasnya sebagai jawaban
terhadap lingkungan yang terus berubah dan untuk memastikan agar
anggota-anggota organisasi itu bekerja ke arah tujuan yang sama (Allison, 2004).
Perpustakaan sebagai sebuah organisasi non profit yang bergerak di bidang
jasa, juga tidak terlepas dari pengaruh adanya perkembangan teknologi informasi
yang sangat cepat. Perpustakaan mau tidak mau harus mampu memanfaatkan
keberadaan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas layanannya jika
tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Sejalan dengan perkembangan
teknologi informasi, tuntutan pengguna akan layanan yang berkualitas secara
otomatis juga akan semakin meningkat. Keberadaan teknologi baru seperti
laptop, PDA, Ipod, dan tablet telah memberikan banyak kemudahan bagi
pengguna untuk mengakses informasi, musik, dan video dimanapun dan
kapanpun. Dengan adanya alat-alat tersebut di atas pengguna mengharapkan
perpustakaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat,
tepat dan akurat tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu yaitu 24 jam sehari, 7 hari
seminggu. Disamping itu dengan adanya perkembangan teknologi, pengguna
juga menuntut adanya layanan secara personal seperti RSS (Really Simple
Syndication). Perpustakaan dapat menyediakan fitur tersebut di dalam webnya
sehingga bagi pengguna yang menginginkannya akan menerima informasi terbaru
dari berbagai situs secara teratur tanpa harus mengakses situs tersebut satu
persatu.
Selanjutnya dengan adanya teknologi baru seperti web 2.0 yang
memungkinkan terjadinya kolaborasi dan sharing contohnya seperti wikis dan
blog menjadi tantangan tersendiri bagi perpustakaan untuk menggunakan
teknologi tersebut agar dapat memfasilitasi pengguna untuk berinteraksi dengan
informasi maupun dengan sesama pengguna. Keberadaan media sosial seperti
facebook dan twitter juga harus dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk
meningkatkan layanannya seperti memanfaatkannya untuk layanan sirkulasi,
referensi dan mempromosikan perpustakaan.

2

Berikut adalah beberapa harapan pengguna seiring dengan adanya
perkembangan teknologi (Cohn, 2010) (1) pengguna mengharapkan dapat
berperan aktif dalam pencarian informasi, (2) pengguna mengharapkan umpan
balik yang cepat, (3) pengguna menginginkan dapat memesan dan meminjam
buku sendiri tanpa bantuan petugas, (4) pengguna menginginkan katalog secara
personal, (5) pengguna mengharapkan informasi apapun formatnya dapat tersedia
dengan cepat melalui pencarian tunggal, (6) pengguna mengharapkan dapat
berinteraksi dengan pustakawan maupun dengan pengguna lain secara elektronik
dan cepat.
Untuk menghadapi perkembangan di bidang teknologi informasi seperti
contoh di atas maka perpustakaan membutuhkan perencanaan strategis di bidang
teknologi informasi agar dapat melakukan perbaikan yang dibutuhkan di bidang
teknologi yang mendukung kemampuan perpustakaan dalam memberikan layanan
yang berkualitas (Matthews, 2004). Selain itu dengan adanya perencanaan
strategis teknologi informasi akan memberikan panduan bagi perpustakaan untuk
menentukan teknologi dan proyek teknologi informasi yang akan diterapkan
dalam satu, dua, tiga, empat, lima tahun ke depan bersama dengan anggaran yang
diperlukan setiap tahunnya (McGee, 2006).
Pertimbangan lain mengapa perencanaan strategis teknologi informasi bagi
perpustakaan juga diperlukan adalah adanya tren pemanfaatan internet yang terus
meningkat. Hasil survei MarkPlus Insight tahun 2011 menyebutkan bahwa jumlah
pengguna internet di Indonesia pada tahun 2011 sudah mencapai 55 juta orang,
meningkat 32,58% dari tahun sebelumnya yaitu 42 juta orang (Waizly, 2011).
Dengan adanya internet, maka pola pencarian informasi pengguna perpustakaan
tentu akan mengalami perubahan. Hal inilah yang perlu diantisipasi oleh
perpustakaan melalui sebuah perencanaan strategis.
Kemudian, hal lain yang mendorong mengapa perencanaan strategis
teknologi informasi sangat diperlukan adalah untuk menghindari proyek teknologi
informasi yang lewat dari jadwal yang telah ditetapkan, melebihi anggaran yang
telah ditetapkan, atau bahkan gagal. Berdasarkan survei terhadap 400 organisasi di
Amerika yang dilakukan oleh The Standish Group (2009) menyebutkan bahwa
hanya 32% proyek teknologi informasi berhasil dikerjakan tepat waktu, sesuai
anggaran, sesuai dengan fitur dan fungsi yang diminta, 44% proyek terlambat dari
waktu yang telah ditetapkan, melebihi anggaran, fitur dan fungsinya kurang dari
yang diminta, dan 24% proyek gagal karena dibatalkan sebelum selesai atau sudah
selesai tetapi tidak pernah dipakai. Menurut Ishak (2008) kegagalan penerapan TI
di perpustakaan yang umumnya terjadi antara lain karena target yang tidak jelas
atau tidak tahu cara mencapainya, team work yang lemah, saling curiga, kurang
motivasi, pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan
mendorong, SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat
dari perkerjaannya, tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal
maupun terhadap dunia luar.
Hal lain yang menjadi latar belakang perlunya perencanaan strategis
teknologi informasi adalah sebagai sarana meningkatkan efisiensi. Pemanfaatan
teknologi informasi di perpustakaan apabila direncanakan dengan tepat maka
akan membawa keuntungan yaitu mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan
pengelolaan perpustakaan (Ishak, 2008). Sementara itu Ward dan Peppard dalam
Wedhsmara (2009) mengatakan bahwa ada tiga sasaran utama dari upaya

3

penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja
dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua,
meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi
guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan
keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Hal
ini tentu saja juga berlaku bagi perpustakaan. Dengan adanya peranan teknologi
informasi yang begitu besar bagi sebuah organisasi maka perencanaan strategis
teknologi informasi perlu untuk dibuat.
Namun sering ditemukan bahwa pemanfaatan teknologi informasi kurang
berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi
maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal ini disebabkan salah satunya
karena perencanaan strategis teknologi informasi tidak sejalan atau tidak
mendukung strategi bisnis perpustakaan secara keseluruhan. Hal ini diakibatkan
karena perencanaan strategis teknologi informasi yang lebih fokus ke teknologi,
bukan berdasarkan kebutuhan bisnis (Wedhasmara, 2009).
Sebuah perencanaan teknologi dapat dilakukan dengan tiga cara (Matthews,
2004) yaitu:
1 Organisasi induk mempunyai perencanaan teknologi termasuk perpustakaan di
dalamnya. Pendekatan ini memastikan bahwa teknologi selaras dengan tujuan
keseluruhan organisasi. Kelemahannya adalah kebutuhan yang unik dari
perpustakan tidak diakui atau tidak dapat diakomodir padahal kebutuhan
tersebut merupakan prioritas.
2 Rencana teknologi perpustakaan sudah tergabung bersama rencana strategis
perpustakaan atau rencana jangka panjang. Kekuatan pendekatan ini adalah
perpustakaan dapat dengan jelas menghubungkan kebutuhan pengguna dan
layanan yang disediakan dengan rencana di bidang teknologi. Kelemahannya
adalah akan menghabiskan banyak waktu untuk berdiskusi jika timbul masalah
yang menyangkut teknologi.
3 Perpustakaan mempunyai rencana teknologi yang terpisah. Keuntungannya
adalah semua masalah yang timbul dari penggunaan teknologi dapat secara
cermat dan sistematis dieksplorasi. Jika perpustakaan adalah bagian dari
organisasi yang lebih besar, kebutuhan perpustakaan tidak dapat tercermin di
dalam perencanaan yang lebih luas. Cara ketiga inilah yang dianggap paling
baik.
Berdasarkan uraian di atas, maka idealnya Perpustakaan Universitas Trisakti
(Usakti) sudah memiliki rencana strategis khusus di bidang teknologi informasi.
Kondisi yang ada pada saat ini Perpustakaan Usakti belum memiliki rencana
strategis yang terpisah dari lembaga induk baik secara umum maupun khusus di
bidang teknologi informasi. Sementara ini yang ada adalah Rencana Strategis
Usakti 2009-2014, dimana di dalamnya dicantumkan empat poin yang secara
implisit merupakan rencana strategis Perpustakaan Usakti. Keempat poin tersebut
adalah (1) meningkatkan jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi
tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analisis, teknisi, operator, programer,
staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu
penyelenggaraan pendidikan, (2) meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi
pustaka yang relevan dengan materi kuliah dan bidang penelitian, (3)

4

meningkatkan kemudahan akses dan layanan bahan pustaka, dan (4) implementasi
sistem e-doc pada TA/skripsi, tesis, dan disertasi serta karya ilmiah.
Di samping itu, berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Telkom
Smart Campus atau TeSCA (2011) menempatkan Usakti di posisi yang masih
rendah yaitu di peringkat 306 dari 500 perguruan tinggi dengan indeks 1.690.
Hasil penelitian TeSCA ini menunjukkan posisi perguruan tinggi serta
keunggulan kompetitif yang dimilikinya atas pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi di perguruan tinggi tersebut. Di dalam penelitian tersebut
perpustakaan juga termasuk komponen yang dinilai.
IT Balanced Scorecard (BSC) merupakan sebuah metode yang dapat
digunakan dalam membuat sebuah perencanaan strategis di bidang teknologi
informasi yang disertai dengan ukuran dan target kinerja yang ingin dicapai.
Dengan menggunakan IT BSC yang diintegrasikan dengan analisis SWOT maka
penelitian ini akan menghasilkan sebuah perencanaan strategis teknologi
informasi bagi Perpustakaan Usakti. Dengan demikian maka Perpustakaan Usakti
akan memiliki sebuah panduan berupa strategi-strategi yang harus dijalankan di
bidang teknologi informasi untuk meningkatkan kinerjanya. Dengan memiliki
kinerja yang baik berarti Perpustakaan Usakti dapat memberikan keunggulan
kompetitif bagi organisasi induknya sehingga dapat terus bersaing di era global
saat ini.

1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka rumusan permasalahan
dapat disusun sebagai berikut:
1. Bagaimanakah kondisi lingkungan internal (hardware, software, data, jaringan,
sumber daya manusia, dukungan unit TI dan pimpinan, fasilitas, layanan,
anggaran) dan eksternal (populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas,
kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik, teknologi) Perpustakaan Usakti.
2. Strategi apakah yang dihasilkan berdasarkan analisis lingkungan internal dan
eksternal tersebut.
3. Bagaimana penjabaran strategi tersebut ke dalam perspektif dan matriks IT
BSC.
4. Dari perspektif dan beberapa sasaran strategi yang tersedia, manakah yang
merupakan prioritas bagi Perpustakaan Usakti.

1.3 Tujuan Penelitian

1.
2.
3.
4.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk:
Mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti.
Merumuskan strategi berdasarkan analisis SWOT.
Menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC.
Membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti.

5

1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat
dijadikan sebagai usulan rencana strategis teknologi informasi Perpustakaan
Usakti kepada pimpinan universitas.
2. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat
digunakan sebagai dasar untuk peningkatan mutu pengelolaan dan layanan
Perpustakaan Usakti.
3. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat
dijadikan alat untuk mengukur kinerja Perpustakaan Usakti.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah:
1. Perumusan strategi menggunakan analisis SWOT yaitu matriks IFE, EFE, IE,
dan TOWS.
2. Penjabarkan strategi menggunakan perspektif dan matriks IT BSC.
3. Penentuan prioritas perspektif dan sasaran strategi menggunakan metode
paired comparison.

2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Strategis
Pengertian perencanaan strategis menurut Dubicki (2011) adalah proses
mengidentifikasi tujuan dan sasaran sebuah organisasi di masa depan. Sementara
menurut pandangan Matthews (2005) perencanaan strategis adalah proses
menetapkan tujuan sebuah organisasi, perubahan pada tujuan tersebut, sumber
daya yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, dan kebijakan
yang mengatur pengadaan, penggunaan, dan penempatan sumber daya tersebut.
Definisi perencanaan strategis yang lain adalah proses analisis, perumusan dan
evaluasi strategi-strategi. Tujuan utama perencanaan strategis adalah agar dapat
melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga dapat
mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal (Rangkuti, 2005).

2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi
Luftman (2004) mengatakan perencanaan strategis teknologi informasi tidak
hanya sekedar teknologi, tetapi mengenai bagaimana menciptakan lingkungan
terpadu yang memanfaatkan keterampilan manusia, proses bisnis, struktur
organisasi dan teknologi untuk mengubah posisi kompetitif suatu bisnis.
Sejalan dengan Luftman, Osten (2000) mengatakan bahwa perencanaan
strategis teknologi adalah usaha untuk menyelaraskan penggunaan teknologi ke

6

dalam misi organisasi. Fokusnya bukan pada teknologinya tetapi pada bagaimana
teknologi tersebut membawa dampak pada organisasi seperti kepada infrastruktur,
pekerjaan, dan komunikasi antara manusia dalam organisasi tersebut.
Perencanaan strategis teknologi informasi perlu dibuat karena seperti telah
diketahui bahwa teknologi informasi adalah komponen penting yang menentukan
kesuksesan sebuah organisasi. Keberhasilan pengelolaan teknologi informasi
merupakan syarat agar teknologi informasi dapat menjadi keunggulan kompetitif
bagi sebuah organisasi (Lufman, 2004). Keunggulan kompetitif yaitu sesuatu
yang membuat unggul dibanding dengan kompetitornya dengan memperhatikan
lingkungan kompetisi bisnis atau memiliki langkah-langkah analisis, serta
pilihan-pilihan strategis (Satria, 2006). Jika pengelolaan teknologi dilakukan
dengan baik maka organisasi non profit akan mendapatkan keuntungan sebagai
berikut (Osten, 2000):
1. Peningkatan efisiensi operasi kantor.
2. Peningkatan produktivitas staf.
3. Penghematan biaya.
4. Memperkuat hubungan dengan konstituen.
5. Peningkatan hasil.
6. Peningkatan kapasitas organisasi.
7. Peningkatan layanan.
8. Peningkatan keterlibatan masyarakat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa perencanaan strategis perlu dibuat
(Indrajit, 2008). Alasan pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki
perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin.
Adapun alasan kedua adalah untuk meningkatkan daya saing atau kinerja
perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama.
Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat
dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung untuk meningkatkan
profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue
maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. Alasan keempat adalah untuk
mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan
investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Alasan terakhir adalah
untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan
dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis.

2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan
Alasan perlunya dibuat rencana stategis teknologi di perpustakaan adalah
(Matthews, 2004):
1. Menunjukkan ke semua orang (staf, pengguna, dan stakeholder) apa yang
sedang dan akan dikerjakan perpustakaan. Perpustakaan menyadari perlunya
mengelola teknologi sama seperti mengelola sumberdaya yang lain. Rencana
tersebut akan menginformasikan kepada stakeholder bahwa perpustakaan
mempunyai rencana yang jelas dan realistis dalam mengelola teknologi.
2. Fokus pada bagaimana teknologi dapat membantu perpustakaan mencapai
visinya.

7

3. Mengelola anggaran dan pengeluaran untuk menekan resiko pengadaan alat
dan software yang tidak direncanakan atau dibutuhkan.
4. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang berhubungan dengan
implementasi teknologi baru. Singkatnya mengidentifikasi celah untuk
dibandingkan dengan kondisi yang ada pada saat ini.
5. Memberi prioritas kepada teknologi baru yang dibutuhkan untuk membantu
perpustakaan mencapai sasaran.
6. Memastikan bahwa staf tanggap dan menguasai teknologi baru dan dapat
melakukan migrasi ke versi baru dari software maupun hardware.
7. Menunjukkan bahwa perpustakaan menggunakan teknologi dengan efektif
dalam rangka memberikan layanan kepada penggunanya.
8. Membuat rencana pencarian dana, jika sumber keuangan tidak tersedia supaya
dapat mengimplementasikan teknologi yang dibutuhkan.
Perencanaan strategis perpustakaan yang baik adalah perencanaan strategis
yang mengandung faktor-faktor (Matthews, 2005):
1. Berkelanjutan, yang berarti bahwa perencanaan strategis haruslah sebuah
proses yang terus menerus, bukan kegiatan yang periodik untuk menghasilkan
sebuah dokumen perencanaan yang terbaru.
2. Sistematis, menggarisbawahi bahwa perencanaan strategis adalah sebuah
proses yang terstruktur dan terencana.
3. Proses, yang berarti bahwa manfaat utama dari perencanaan strategis adalah
untuk berpikir strategis mengenai masa depan dan bagaimana mencapainya.
4. Anggota, yang terlibat dalam perencanaan strategis biasanya adalah
manajemen puncak perpustakaan dan staf lain yang telah diseleksi.
5. Prosedur dan kebijakan operasional, yang berarti bahwa berbagai tindakan
dan kegiatan akan diperlukan untuk mencapai keberhasilan.
6. Bagaimana sukses itu dapat diukur, adalah faktor kunci dalam perencanaan
strategis sehingga perpustakaan akan mengetahui adanya kemajuan dalam
mencapai tujuan.

2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan
Pada dasarnya tahapan proses perencanaan strategis di perpustakaan yang
disarankan oleh Matthews (2004) adalah sebagai berikut:
1. Menentukan misi
Misi perpustakaan harus dijabarkan secara singkat dan menyeluruh yang
menunjukkan mengapa dan untuk siapa perpustakaan itu ada. Misi
perpustakaan yang baik harus dapat mengidentifikasi tujuan perpustakaan,
upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan dasarnya, mengenali
penggunanya, dan mengidentifikasi produk dan layanan yang disediakan.
Teknologi harus dipandang sebagai alat yang dapat membantu memberikan
layanan dengan lebih efektif dan efisien dan menawarkan layanan baru untuk
membantu perpustakaan dalam mencapai misinya.
2. Menentukan visi
Visi adalah tujuan atau dimana perpustakaan akan berada pada 3 atau 4 tahun
ke depan. Di dalam visi ditetapkan target jangka panjang dan kriteria

8

kesuksesan bagi perpustakaan, dan disebutkan peran teknologi sebagai
pendukung dalam memberikan layanan kepada pengguna.
3. Menilai ancaman
Menilai lingkungan dimana perpustakaan berada merupakan langkah awal
yang penting dalam sebuah proses perencanaan. Analisis SWOT merupakan
alat perencanaan paling populer untuk menilai lingkungan perpustakaan.
Berikut adalah tabel diagram SWOT.

Positif
Negatif

Tabel 1 Diagram SWOT
Internal
Eksternal
Strengths (Kekuatan)
Opportunities (Peluang)
Weaknessess (Kelemahan) Threats (ancaman)

Dalam menilai kondisi eksternal, faktor-faktor yang harus diperhatikan adalah:
• Teknologi: pentingnya teknologi dan bagaimana pengaruhnya bagi
perpustakaan dalam hal kemampuannya dalam memberikan dan
meningkatkan layanan, dan tren perkembangan teknologi.
• Ekonomi: pengaruh inflasi, nilai tukar, daya beli pengguna terhadap
perpustakaan.
• Pasar: apakah dengan adanya sumber informasi dan layanan yang terus
berubah dapat menciptakan kompetitor baru atau peluang baru bagi
perpustakaan.
• Politik: apakah ada peraturan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah yang
memberikan pengaruh bagi perpustakaan.
• Hukum: apakah ada undang-undang/peraturan pemerintah pusat, daerah
yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan.
• Etika: apakah ada kebijakan yang jelas bagaimana perpustakaan
mengadakan sumber informasi dan layanan misalnya kebijakan
perpustakaan mengenai hak cipta.
• Masyarakat: apakah ada perubahan dalam masyarakat sehingga misi, visi,
tujuan perpustakaan harus ditinjau kembali, apakah pengguna ingin
dilibatkan dalam merencanakan layanan perpustakaan, apakah kualitas
hidup, waktu luang masyarakat mempengaruhi perpustakaan.
4. Mengidentifikasi kondisi saat ini
Caranya adalah dengan membuat daftar mengenai kegunaan, kuantitas,
umur, merek, kapasitas, versi, dan karakterisrik lain dari komponen:
• Fasilitas fisik: tersedianya kabel data dan sakelar.
• Infrastuktur jaringan: tipologi jaringan yang digunakan, bandwith yang
tersedia, ketersediaan wireless, koneksi perpustakaan dengan internet.
• Jaringan: kehandalan, waktu yang dibutuhkan oleh jaringan untuk merespon,
volume lalu lintas.
• Server: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi.
• Desktops: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi.
• Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan: kapan dibeli, nama vendor,
modul yang digunakan, versi software, perkiraan waktu akan dilakukan
update, kepuasan secara keseluruhan dalam menggunakan software tersebut.

9

• Aplikasi software perpustakaan secara luas: software yg digunakan untuk
mendukung kegiatan perpustakaan seperti akunting, penggajian, manajemen
staf, inventaris aset.
• Aplikasi software-dekstops: software yang dipasang di komputer staf
maupun pengguna, seperti MS Office, internet browser, Java, antivirus.
• Dukungan teknis: siapa yang akan membantu jika terjadi masalah teknis
yang berhubungan dengan teknologi pada pengguna maupun staf
perpustakaan.
• Backup data, perlindungan terhadap virus: Prosedur backup data yang
mencakup frekuensi, dimana disimpan, bagaimana data dan software
dilindungi dari virus, frekuensi update antivirus dilakukan.
• Ketrampilan staf: apakah staf nyaman dan memiliki pengetahuan tentang
penggunaan teknologi yang ada di perpustakaan, adakah pelatihan yang
secara rutin dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan staf, bagaimana
tingkat ketrampilan staf apakah pemula, rata-rata, atau ahli yang
berhubungan dengan sistem operasi (Windows, Linux), web browser,
penelusuran internet, aplikasi software (MS Office) dan aplikasi
perpustakaan.
5. Menilai kondisi saat ini
Perencanaan teknologi harus dibuat dengan melihat perubahan yang terus
terjadi. Apakah perpustakaan perlu untuk melakukan upgrade peralatan dan
software untuk mengaplikasikan teknologi baru atau membuat layanan baru.
Penilaian terhadap kondisi saat ini meliputi komponen:
• Fasilitas fisik: apakah diperlukan tambahan sirkuit listrik, apakah sakelar
dan kabel data perlu disediakan di setiap meja pengguna.
• Infrastruktur jaringan: apakah diperlukan tambahan bandwith, apakah
tipologi jaringan yang sekarang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan.
• Ketersediaan jaringan: apakah umur dan kehandalan komponen jaringan
sudah memadai, apakah tersedia staf yang terlatih untuk memelihara
jaringan, apakah kecepatan jaringan perlu ditambah.
• Server: sebelum memustuskan apakah akan membeli atau melakukan
upgrade server, yang harus diputuskan terlebih dahulu adalah umur, RAM,
dan kapasitas memori yang dibutuhkan, serta biaya yang harus dikeluarkan
untuk pemeliharaan.
• Desktops: sama seperti server, ada beberapa hal yang perlu diputuskan
terlebih dahulu. Selain hal tersebut adalah apakah perpustakaan sudah
memiliki jumlah komputer yang cukup untuk staf maupun pengguna,
apakah perpustakaan memiliki kebijakan untuk mengganti komputer setiap
3 atau 4 tahun sekali, apakah perpustakaaan memiliki lisensi untuk semua
software di setiap komputer.
• Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan, apakah software yang
sekarang digunakan sudah cukup handal, bagaimana dengan
pemeliharaannya (hubungannya dengan biaya), apakah melibatkan staf
perpustakaan sendiri, sharing dengan perpustakaan lain, atau menyerahkan
ke provider.
• Aplikasi software perpustakaan secara luas: bagaimana dengan umur, biaya
pemeliharaannya, dan nilainya untuk perpustakaan.

10

• Aplikasi software-dekstops: apakah software tersebut cocok dengan sistem
operasi hardwarenya.
• Dukungan teknis: bagaimana cara membantu pengguna yang jaraknya jauh
dari perpustakaan, apakah melalui email atau chatting, apakah cukup
tersedia staf yang dapat diberikan tanggung jawab untuk mengatasi masalah
yang berhubungan dengan teknologi.
• Backup data, perlindungan terhadap virus: apakah backup data dilakukan
secara teratur, apakah backup data disimpan di tempat tertentu secara
teratur, apakah program antivirus dilakukan update secara teratur, apakah
program antivirus dipasang di setiap komputer, bagaimana keadaan
perpustakaan dalam menghadapi serangan virus dalam beberapa tahun
belakangan ini.
• Ketrampilan staf: pada level mana sebagian besar staf perpustakaan berada
(rendah, rata-rata, baik, sangat baik) yang berhubungan dengan ketrampilan
teknologi, apakah ada workshop yang berbasis teknologi yang
diselengarakan secara rutin oleh perpustakaan maupun oleh organisasi yang
lebih besar, apakah kompetensi teknologi termasuk yang diperhatikan dalam
menilai staf perpustakaan, apakah staf perpustakaan tanggap dan mengikuti
kebijakan pengunaan komputer dan internet.
6. Rekomendasi
Rekomendasi harus mencakup komponen yang sudah disebutkan pada poin
nomor 4 dan 5 yaitu fasilitas fisik, infrastruktur jaringan, server, desktops,
sistem informasi perpustakaan, software untuk desktop, dukungan teknis dan
ketrampilan staf. Hal lain yang harus juga dipertimbangkan adalah menetapkan
urutan prioritas (sangat tinggi sampai sangat rendah) dari sekian banyak
rekomendasi yang sesuai dengan visi dan tujuan perpustakaan. Rekomendasi
seharusnya juga mencantumkan waktu dan manfaat yang akan didapat dari
setiap rekomendasi.
7. Sasaran
Sasaran adalah target-target yang khusus dan dapat diukur untuk mencapai
tujuan. Sasaran yang baik adalah sasaran yang:
• Spesifik, sasaran harus menghasilkan tindakan yang khusus dan detail untuk
dapat dimengerti dan dapat memberikan arah yang jelas.
• Dapat diukur, metode untuk mengukur sasaran harus ditetapkan sebelum
pekerjaan dilakukan.
• Agresif tetapi dapat dicapai, sasaran harus konsisten tetapi juga
memungkinkan staf perpustakaan tetap fleksibel untuk mencapainya.
• Berorientasi kepada hasil.
• Batasan waktu yang diperlukan untuk mencapai sebuah sasaran. Biasanya
makin cepat waktunya, semakin baik.
Berikut adalah gambar proses perencanaan yang disarankan oleh Matthews
(2004).

11

Mission
Vision
Assessment
Understanding Curent Status
Assessment of Current Status
Recommendations (Goals)
Objectives
Gambar 1 Proses perencanaan
Sebuah perencanaan teknologi yang baik harus memasukkan bagian yang
memungkinkan untuk melakukan pemantauan dan penilaian pelaksanaan berbagai
rekomendasi atau evaluasi yang dilakukan secara teratur.
Penilaian terhadap perencanaan teknologi meliputi dua kegiatan dasar.
Pertama adalah melakukan pemantauan terhadap kemajuan dari pelaksanaan
rekomendasi yang dicantumkan dalam rencana, dan yang kedua adalah
mengembangkan rencana yang sejalan dengan tren teknologi pada saat ini
(Matthews, 2004).
Tidak jauh berbeda dengan Matthews, tahapan dalam proses perencanaan
stategis teknologi informasi menurut McGee (2006) adalah sebagai berikut:
1. Persetujuan pembuatan rencana proyek dengan manajemen.
• Pembuatan tahapan yang rinci dalam proses perencanaan
• Keanggotaan tim perencana teknologi informasi dan bila dibutuhkan bisa
membentuk sebuah Steering Comittee
• Pembuatan jadwal yang rinci untuk seluruh proses
• Alokasi waktu dari tim perencana.
2. Orientasi tim perencana teknologi informasi dan melakukan analisis SWOT.
• Membaca literatur
• Kuesioner rencana strategis teknologi informasi
• Melakukan analisis SWOT
3. Melakukan penilaian lingkungan perpustakaan saat ini dan penggunaan
teknologi informasi.
4. Melakukan penilaian teknologi informasi dengan tim perencana.
• Mengidentifikasi dan menilai teknologi informasi saat ini dan yang akan
datang untuk memprediksi masa yang akan datang
• Mengantisipasi pengaruh teknologi bagi misi, tujuan, sasaran, peranan, dan
layanan perpustakaan

12

• Meninjau kembali kemungkinan, masalah, alternatif dan arah strategis
• Mendiskusikan masalah dan tujuan untuk meningkatkan peran teknologi
informasi dalam menyediakan layanan yang yang lebih luas.
5. Membentuk kelompok diskusi yang terdiri dari staf dan karyawan untuk
membahas kemungkinan-kemungkinan dan masalah yang sudah diidentifikasi
oleh tim perencana.
6. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh kunci mengenai kemungkinankemungkinan, masalah, dan sebagainya.
7. Melakukan survei terhadap web perpustakaan.
8. Meninjau kembali, melakukan revisi dan menyelesaikan rencana strategis
informasi dengan top manajemen/steering committee sampai diterima.
9. Mempresentasikan rencana strategis teknologi informasi kepada organisasi,
institusi, dan stakeholder kunci.
10. Memperkenalkan dan mengkomunikasikan rencana strategis teknologi
informasi kepada konstituen.
11. Merencanakan evaluasi tahunan atau lebih sering untuk memperbaharui
rencana.
Berikut adalah hirarki komponen perencanaan yang digunakan untuk
membuat proses perencanan strategis teknologi informasi untuk perpustakaan
(McGee, 2006).
Mission

Value Statement

Future Vision
Current Environment
Assesment

Strategic Goal 1

Strategic Goal 2

Strategic Goal 3

Objective 1.1
- Strategies
- Performance measures
Objective 1.2

Objective 2.1
- Strategies
- Performance measures
Objective 2.2

Objective 3.1
- Strategies
- Performance measures
Objective 3.2

Strategic Directions

Gambar 2 Hirarki komponen perencanaan

2.5 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi
kekuatan-kekuatan (strengths), kelemahan-kelemahan (weaknesses), kesempatan-

13

kesempatan (opportunities), dan ancaman-ancaman (threats), dalam suatu proyek,
program, atau unit-unit organisasi (Gaspersz, 2012). Kekuatan dan kelemahan
yang dimaksud adalah kekuatan dan kelemahan yang secara internal dimiliki oleh
sebuah organisasi, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang
berada di lingkungan yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor secara sistematis
untuk merumuskan strategi perusahaan (organisasi). Analisis ini didasarkan pada
logika yang memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan
dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman (Rangkuti, 2005).
Analisis SWOT terdiri dari 3 tahapan (Arnold, 2001) yaitu:
1. Membuat daftar kunci yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman.
2. Membuat matriks SWOT untuk mencocokkan dengan faktor-faktor yang
relevan.
3. Membuat alternatif-alternatif strategi dari hasil pencocokan.
Menurut Rangkuti (2005), model yang dapat dipakai dalam tahap
pengumpulan data dalam proses analisis SWOT adalah Matriks External Factor
Evaluation (EFE) dan Matriks Internal Factor Evaluation (IFE), sedangkan pada
tahap analisis model yang dapat digunakan diantaranya adalah Matrik TOWS
(Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths).
Matriks EFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan
mengevaluasi yang menjadi faktor eksternal organisasi yang meliputi peluang dan
ancaman. Faktor tersebut adalah di bidang ekonomi, sosial, budaya, demografi,
lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi. Berikut adalah contoh Tabel
Matriks EFE.
Tabel 2 Matriks EFE
Key Eksternal Factors
Opportunities:
Threats:
Total

Weight

Rating

Weighted Scope

Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks EFE adalah
(David, 2011):
1. Membuat faktor-faktor eksternal kunci yang meliputi peluang dan ancaman
dengan total sebanyak 15 sampai 20 faktor yang mempengaruhi organisasi.
2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai
1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari faktor
yang bersangkutan terhadap kesuksesan organisasi. Nilai bobot dicari dan
dihitung dengan cara membandingkan dengan kondisi kompetitor atau diskusi
dan konsesus dengan anggota tim. Jumlah bobot harus sama dengan 1.0.
3. Menentukan rating 1 sampai 4 pada setiap faktor yang menunjukkan seberapa
efektif strategi perusahaan merespon setiap faktor tersebut. Rating 4, jika
respon organisasi superior, rating 3 jika respon organisasi di atas rata-rata,
rating 2 jika respon organisasi rata-rata, rating 1, jika respon organisasi di
bawah rata-rata.
4. Mengalikan nilai bobot dengan nilai ratingnya untuk menentukan skor
bobotnya.

14

5. Menjumlahkan skor bobot untuk tiap variabel untuk menentukan total skor
bobot suatu organisasi.
Skor bobot yang tertinggi yang mungkin dicapai adalah 4.0 dan yang
terendah adalah 1.0. Rata-rata total skor adalah 2.5. Skor total sama dengan 4.0
menunjukkan bahwa organisasi merespon dengan cara yang luar biasa terhadap
peluang–peluang yang ada dan mampu menghindari ancaman di lingkungannya.
Skor total sama dengan 1.0 menunjukkan bahwa organisasi tidak mampu
memanfaatkan peluang yang ada atau lemah dalam menghindari ancaman
eksternal.
Matriks IFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan
mengevaluasi faktor internal organisasi yang meliputi kekuatan dan kelemahan
utama yang dimiliki. Berikut adalah contoh Tabel Matriks IFE.

Key Internal Factors
Strengths:
Weakness:
Total

Tabel 3 Matriks IFE
Weight
Rating

Weighted Scope

Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks IFE adalah
(David, 2011):
1. Membuat faktor-faktor internal kunci yang meliputi kekuatan dan kelemahan
dengan total sebanyak 10 sampai 20 faktor internal yang mempengaruhi
organisasi.
2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai
1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari
faktor yang bersangkutan terhada