ada di mana, setelah itu dapat ditentukan cara terbaik dalam menyelesaikannya. Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, terdapat beberapa permasalahan yang
dihadapi PT. Mata Multi Media 3M Production.Document flow dibuat untuk bisa lebih jelas melihat alur proses di PT. Mata Multi Media 3M Production,
proses tersebut antara lain proses pemesanan dan proses pembayaran.
4.4.1 Document Flow Pemesanan
Gambar 4.1Document Flow Pemesanan Pada fungsi pemesanan ini, fungsi dimulai dari konsumen datang ke PT.
Mata Multi Media. Kemudian kostumen akan ditawarkan jasa membuat gambar, apabila belum mempunyai file yang akan diprint. Setelah melewati proses ini,
akan ada proses konfirmasi uang muka. Sudah menjadi kebijakan perusahaan bahwa apabila terdapat pesanan yang besar, PT. Mata Multi Media memiliki
minimal uang muka, namun apabila tidak melewati batasan tidak ada minimal uang muka. Setelah itu, masuk ke proses yang berikutnya yaitu, proses konfirmasi
deadline, konfirmasi ini berada di tangan bagian produksi, karena yang mengetahui dengan pasti perkiraan pesanan bisa selesai adalah bagian produksi.
Setelah semua proses tersebut, nota pesanan akan dibuat. Nota pesanan memiliki tiga rangkap. Rangkap pertama untuk konsumen, sedangkan sisanya digunakan
untuk proses selanjutnya.
4.4.2 Document Flow Pembayaran
Gambar 4.2 Document Flow Pembayaran
Fungsi pemesanan ini dimulai dari bagian pemesanan.Setelah menerima pesanan dari kostumer dibuatlah nota pemesanan.Nota pemesanan rangkap ke satu
diberikan kepada kostumer, rangkap dua digunakan untuk membuat job order.Job order kemudian diberikan ke bagian produksi untuk kemudian diproduksi. Setelah
berang pesanan kostumer diproduksi, masuk ke proses yang berikutnya yaitu proses
menerima pelunasan. Proses
ini memerlukan
konsumen untuk
menyerahkan nota pemesanan rangkap satu dan uang pelunasan. Bagian pemesanan kemudian menyerahkan barang pesanan tersebut. Setelah proses ini,
bagian pemesanan mencatat transaksi tersebut ke buku pemasukan.
4.4.3 Document Flow Laporan
Gambar 4.3 Document Flow Laporan
Fungsi laporan ini dimulai dari bagian penjualan yang membuat laporan berdasarkan rekap yang ada.Laporan yang dibuat adalah laporan penjualan dan
laporan stok barang.Di tiap laporan dipecah lagi berdasarkan periode atau jangka waktu tertentu, laporan harian, laporan bulanan, atau laporan tahunan.Setelah
membuat laporan tersebut, laporan diserahkan ke manajer atau pemilik.
4.5 Perancangan Sistem
