LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT. Mata Multi Media Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA PT. MATA MULTI MEDIA

SURABAYA

KERJA PRAKTIK Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

PUJI KURNIAWAN 11390100019

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

xi

Halaman

ABSTRAK ... vii

ABSTRACT ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN... xvii

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Identitas Perusahaan ... 6

2.2 Uraian Tentang Perusahaan ... 6

2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 7

2.3.1 Visi perusahaan ... 7

2.3.2 Misi perusahaan ... 7

xii

2.5 Uraian Tugas masing-masing Jabatan : ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Analisis dan Perancangan Sistem ... 9

3.2 Sistem Informasi Pembelian ... 10

3.3 Sistem Flowchart ... 10

3.4 Database... 11

3.5 Database Management System(DBMS) ... 11

3.6 Microsoft SQL Server 2005 ... 13

3.7 Sistem Basis Data ... 13

3.8 Interaksi Manusia dan Komputer ... 14

3.9 Microsoft Visual Basic 2005... 14

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 16

4.1 Prosedur Kerja ... 16

4.2 Analisa Sistem ... 17

4.2.1 Document Flowchart Pembelian ... 18

4.3 Perancangan Sistem ... 20

4.4 System flow ... 20

4.4.1 System flow chart Pemesanan Barang ... 21

4.4.2 System flow chart Penerimaan Barang dan Pembayaran... 22

4.4.3 Hierarchi Input Output ... 23

4.4.4 Context Diagram ... 24

4.4.5 Data Flow Diagram (DFD)... 25

xiii

4.5 Teknologi yang Dibutuhkan ... 47

4.5.1 Perangkat Keras ... 47

4.5.2 Perangkat Lunak ... 47

4.6 Implementasi ... 48

BAB V PENUTUP ... 58

5.1 Kesimpulan ... 58

5.2 Saran ... 58

DAFTAR PUSTAKA ... 59

ABSTRAK

Pada era teknologi yang saat ini berkembang dengan cepat, hampir semua aspek kehidupan baik di masyarakat dan pemerintahan memanfaatkan teknologi dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

PT.Mata Multi Media Surabaya adalah salah satu dari beberapa percetakan yang melayani penjualan maupun pembelian, Sehingga perlu pencatatan Pembelian barang secara akurat. Dalam melakukan transaksi pembelian barang tentunya membutuhkan pencatatan pelaporan transaksi , serta otomatisasi dalam pelayanan kepada supplier .

Masalah yang terjadi adalah pencatatan dilakukan secara manual yang bisa mengakibatkan data tidak akurat serta penulisan laporan transaksinya , serta pencatatan yang ada sangat kurang efektif untuk digunakan di dalam proses transaksi pembelian.

Dari masalah tersebut, maka solusi yang didapatkan adalah dengan dibuatnya aplikasi pembelian yang diharapkan dapat membantu PT.Mata Multi Media agar dapat mempermudah proses pembelian serta mendapatkan data yang akurat dan pembuatan laporan sesuai kebutuhan.

Kata kunci : Pemesanan Pembelian,supplier Dan Retur Pembelian

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan Teknologi Informasi (TI) hampir semua menggunakan bantuan komputer dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi tenaga dan waktu. Hal ini disebabkan karena penerapan IT bersifat fleksibel, dan biasanya bersifat jasa atau pelayanan yang digunakan untuk meningkatkan suatu hasil atau mencapai tujuan dari para penggunanya.

PT Mata Multi Media merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang berhubungan dengan pembuatan artikel promosi, event, dan juga kebutuhan perusahaan / organisasi lainnya. Dalam pengelolaan manajemen bisnisnya PT Mata Multi Media memiliki beberapa bagian, antara lain bagian penjulan dan Pembelian . Bagian ini seperti penjulan menangani barang yang di jual oleh PT.Mata Multi Media yang menjual di bidang percetakan lalu ada juga bagian pembelian yang menangani proses Pembelian barang masuk, Keluar dan stock barang .

Seiring berkembangnya PT.MATA MULTI MEDIA Surabaya, diperlukan penanganan ekstra dalam meningkatkan produktifitas pelayanan khususnya di bidang Transaksi Pembelian. Selain itu juga masalah lain yang timbul adalah kegiatan transaksi menggunakan Aplikasi Excel dengan user interface yang belum bersahabat. Selain itu juga untuk penyimpanan data transaksi masih menggunakan

excel yang disimpan biasa atau history setelah transaksi selesai, sehingga terjadi

2

penumpukan data transaksi dikarenakan tidak tepatnya pengolahan data yang terkait dalam mendapatkan informasi.

Solusi dari permasalahan diatas adalah dengan pembuatan aplikasi Pembelian sangat penting karena untuk mempermudah proses pengolahan data agar lebih terarah dan efisien, karena pada saat ini sistem yang digunakan masih menggunakan aplikasi excel dimana tingkat keamanan masih tergolong lemah dan user interface masih belum bersahabat dengan user. Dengan adanya aplikasi Pembelian ini diharapkan dapat menambah tingkat keamanan dan efektifitas kerja saat terjadi transaksi pembelian di bagian pelayanan dengan database yang menunjang tingkat keamanan tertentu. Disamping itu penyimpanan data secara komputerisasi dapat mempermudah dalam penyediaan data yang lebih cepat dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka diperoleh rumusan masalah yaitu menghasilkan sistem informasi pembelian barang yang dapat digunakan untuk pencatatan, penyimpanan dan pelaporan data pembelian barang pada PT Mata Multi Media.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah Sistem Informasi Pembelian barang PT Mata Multi Media Surabaya adalah sebagai berikut:

a) Data Sistem Informasi Pembelian yang dapat membantu dalam proses pembelian barang.

c) Melakukan analisa terhadap sistem yang sudah berjalan di PT. Mata Multi Media

d) Sistem yang dibangun merupakan aplikasi desktop Pembelian Brang.

1.4 Tujuan

Berdasarkan batasan masalah di atas tujuan dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut :

a. Membangun Sebuah Sistem Informasi Pembelian Barang yang dapat mendukung sistem yang ada pada PT Mata Multi Media.

b. Sistem ini dibuat untuk merancang bangun sistem informasi pembelian barang pada PT Mata Multi Media secara terkomputerisasi. Sehingga memperoleh informasi tentang data-data transaksi barang masuk dan stock barang secara tepat, cepat dan akurat

1.5 Manfaat

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di PT Mata Multi Media antara lain:

a. Bagian Pembelian

Memudahkan dalam pembuatan laporan yang mencangkup tentang data barang , transaksi maupun barang barang yang di retur, karena semua data telah tersimpan rapi dan terkomputerisasi

b. Direktur

Dapat mengetahui laporan Barang masuk dan Barang Retur secara berkala.

4

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan tiap bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat dijelaskan pada alinea di bawah ini.

Bab I : pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.

Bab II : hasil survey membahas tentang Bab II gambaran umum atau profil PT. MATA MULTI MEDIA, menjelaskan tentang profil PT. MATA MULTI MEDIA dan struktur organisasi Perusahaan PT. MATA MULTI MEDIA Gambaran umum ini digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca tentang sejarah,visi dan misiserta alamat instansi.

Bab III : landasan teori membahas tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship

Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD),Database, Sistem

Basis Data, Database Management System,Interaksi Manusia dan Komputer, Microsoft Visual Basic 2005 dan SQL server 2005.

Teori-teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam aplikasi Pembelian Barang.

Bab IV : analisis dan desain sistem membahas tentang menjelaskan tentang pekerjaan yang dilakukan selama penyelesaian Tugas Kerja Praktek, yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem dimulai dari

Document Flow, System flow , Context Diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain Input Output

Bab V : berisi kesimpulan membahas tentang kesimpulan dan saran dari aplikasi yang telah dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi sistem ini sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Identitas Perusahaan

Nama Perusahaan : PT.MATA MULTI MEDIA

Alamat :Jl. Raya Mulyosari PA 8 No 182 Surabaya No Telp./Hp : 031 593 4967

E-mail : Marketing@matamultimedia.com Contact Person : Hardiyanzah Arifianto,SE

Jabatan : Manager Perusahaan Bisnis Utama : Percetakan

2.2 Uraian Tentang Perusahaan

PT MATA MULTI MEDIA || 3M Production didirikan pada bulan Desember 2012 dengan latar belakang pengalaman selama 5 tahun di bidang Advertising & Event Organizer. PT.MATA MULTI MEDIA merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang berhubungan dengan pembuatan artikel promosi dan juga kebutuhan perusahaan / organisasi lainnya. Barang-barang promosi yang dapat kami produksi antara lain Kaos,Kemeja,Baju seragam, Jaket, Mug dan masih banyak lagi.

2.3 Visi dan Misi Perusahaan

2.3.1 Visi perusahaan

Menjadi perusahaan promosi terdepan yang selalu berinovasi dan memberikan hasil yang terbaik bagi Client kami.

2.3.2 Misi perusahaan

Berorientasi kepada pemenuhan kebutuhan pasar , Memberikan harga yang bersaing , Meningkatkan kualitas , Kepuasan pelanggan adalah prioritas utama,Mengembangkan sumber daya manusia yang berkualitas.

2.4 Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi memiliki tugas masing masing dapat dilihat seperti pada gambar 2.1 dibawah ini .

8

2.5 Uraian Tugas masing-masing Jabatan :

No Jabatan Job desk

1. Manager Pelaksana dan penerima laporan dari staff

bagian masing-masing

2. Asisten Manager penerima atau menyiapkan laporan dari staff bagian masing-masing untuk diberikan kepada Manager.

3. Admin Sebagai Pengontrol stok barang dan

pencatatan penjualan pembelian

4 Penjualan Sebagai pelayanan utama apabila customer

datang dan memberikan informasi barang yang dijual

5. Produksi Sebagai Pembuatan barang sesuai

3.1 Analisis dan Perancangan Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan Analisis dan Disain

10

Sistem Informasi Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu alat yang membantu dalam menyediakan informasi bagi penerimanya dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan bagi manajemen didalam operasi perusahaan sehari-hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.( Analisa dan Disain Sistem Informasi,Jogiyanto, 2005 :11 )

3.2 Sistem Informasi Pembelian

Pembelian yaitu barang – barang yang masuk dan disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan Barang adalah aktiva yang meliputi barang barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam periode usaha tertentu atau persediaan barang barang yang masih dalam pengerjan atau proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi.(Agus Ristono ; 2009:135)

3.3 Sistem Flowchart

Sistem flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses informasi.

Sistem flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi. Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau diajukan.

Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan

fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir.

3.4 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk

mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi

(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.5 Database Management System(DBMS)

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

12

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam filek husus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi.Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data

yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.6 Microsoft SQL Server 2005

Microsoft SQL Server 2005 ialah perangkat lunak Relational Database

Management System (RDBMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses

transaksi yang besar seperti online order entry, inventory, akuntansi atau manufaktur. SQL Server 2005 dapat dijalankan pada Windows 2000 Pro SP2, Windows 2000 Server SP4, Windows XP Professional SP2 atau Windows 2003 Server SP1. SQL Server 2005 membutuhkan Windows installer 3.1 yang dapat diperoleh pada saat instalasi Visual Studio 2005. SQL Server 2005 memiliki fasilitas tambahan yang menyebabkannya memiliki kemampuan penuh dalam e-Commerce, antara lain reporting dan analysis services.

3.7 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record - record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis

14

data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

3.8 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.

3.9 Microsoft Visual Basic 2005

Microsoft Visual Basic.Net 2005 merupakan bahasa yang benar-benar berorientsi obyek dengan mendukung empat pilar utama dari Object Oriented

Programming yaitu Abstraction, Inheritance, Polymorphism, dan Encapsulation.

Dalam Visual Basic .Net 2005, setiap objek bisa memiliki coding yang beerbeda tergantung pada even yang sudah disediakan pada setiap objeknya.

Dengan tersedianya berbagai komponen atau objek yang memiliki wadah inputan dalam suatu form membuat aplikasi lebih baik dan user friendly, sehingga aplikasi dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin guna menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Selain itu, bahasa program ini memiliki kompatibilitas dengan berbagai macam aplikasi pendukung lainnya, baik itu yang mengarah kepada program yang berbasis network, website, dan aplikasi yang scalable. Pada pemrogaman database, Visual Studio 2005 mampu bekerja dengan baik dengan progam IBM DB2, Oracle Database, dan Microsoft SQL Server.

3.10 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan.

Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi

sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu professional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf

administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio

Profesional merupakan perangkat yang membantu professional teknik, seperti

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1 Prosedur Kerja

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di PT . Mata Multi Media Surabaya, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses transaksi yang dilakukan menggunakan microsoft

excel dengan user interface yang kurang bersahabat dan tingkat keamanan yang

rendah dengan hanya pengarsipan yang disimpan.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada transaksi PT.Mata Multi Media Surabaya yaitu mengenai proses transaksi yang masih menggunakan aplikasi excel standart, lalu penyimpanan data hanya diarsipkan menggunakan excel. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a) Menganalisis Sistem b) Mendesain Sistem

c) Mengimplementasikan Sistem

d) Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada PT.Mata Multi Media Surabaya untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

4.2 Analisa Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam transaksi PT.Mata Multi Media Surabaya khususnya mengenai penanganan administrasi daya yang masih menggunakan aplikasi excel PT.Mata Multi Media Surabaya. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah

document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi

tersebut. Untuk melakukan transaksi pembelian pada PT.Mata Multi Media Surabaya.

Dokumen flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada PT.Mata Multi Media Surabaya. Dokumen flow mengambarkan proses yang berhubungan dalam kegiatan transaksi sebelum menggunakan sistem informasi terintegrasi.

18

4.2.1 Document Flowchart Pembelian

Gambar 4.1 Dokument Flowchart Pembelian

Bagian Gudang nerima rekap penjualan dan cek stock gudang pada PT.Mata Multi Media,Apa bila jumlah barang di gudang tidak habis atau stock minimum maka proses pengecekan pun selesai dan apabila barang mulai habis atau stock minimun yang sudah di tentukan , maka bagian gudang membuat Rekap

daftar nama barang yang habis untuk di berikan kepada bagian pembelian.Bagian Pembelian menerima daftar barang , lalu di proses untuk menentukan nama suplier suplier yang sesuai dengan barang yang akan di pesan . Bagian Pembelian membuat PO (Purchase Order) lalu menyimpan dan mencetak untuk bagian pembelian kemudian langsung memesan dengan via telfon kepada suplier . Bagian Suplier mengirimkan barang langsung ke bagian gudang , dan fakturnya di berikan kepada bagian pembelian . Bagian gudang mengecek apakah sesuai dengan pesanan(PO), jika sesuai maka mengkonfirmasi kepada bagian pembelian untuk melakukan pembeyaran tunai, jika tidak sesuai maka maka konfirmasi ke bagian pembelian barang tidak sesuai . Bagian pembelian membuat daftar nama nama barang yang akan di retur dan di berikan kepada suplier . Bagian suplier mengirimkan kembali barang barang sesuai daftar barang retur dan diberikan ke bagian gudang . Bagian gudang mengecek kembali , apabila sesuai maka mengkonfirmasi ke bagian pembelian untuk melakukan transaksi. Bagian pembelian melakukan transaksi tunai dan membuat laporan pembelian untuk di berikan kepada direktur sesuai periode yang di tentukan.

20

4.3 Perancangan Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. System flow

2. HIPO

3. Context Diagram

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. CDM & PDM

6. DBMS

7. Desain Input Output

Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

4.4 System flow

Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat System

flow baru. System flow yang ada digambarkan sebagai berikut :

Pada System flow Pembelian Barang dimulai dari Bagian Gudang mengecek stok barang apakah stok minimum apa tidak , klo tidak maka tidak membuat pemesanan barang atau update,apabila stok minimum maka di buatkan pemesanan barang dimana didalam pemesanan terdapat nama barang , kuantitas ,tanggal pengiriman dan data supllier . bagian pembelian membuatkan pesanan pembelian dan dicetak lalu diserakan kepada suplier.Lalu bagian gudang menerima barang yang sudah di pesan dan pencocokan antara barang datang dengan pemesanan sudah sesuai apa tidak , jika tidak maka barang akan di retur .

jika sesuai maka akan melakukan pembayaran dan menyimpanya ke laporan pembelian .

4.4.1 System flow chart Pemesanan Barang

Gambar 4.2 System flow Pemesanan Barang

Pada System flow Pemesanan Barang Bagian Gudang mengecek stok barang apakah stok minimum apa tidak , klo tidak maka tidak membuat pemesanan barang atau update data base,jika habis atau stok minimal maka bagian gudang menkorfirmasikan kepada bagian Pembelian untuk membuat pemesanan barang sesuai nama nama barang yang harus di tambah . lalu memilih supplier

22

dimana memilih supplier harus melihat data base supaya tau mana supplier yang baik atau tidak . lalu dicetak dan diserahkan pemesanan kepada supplier .

4.4.2 System flow chart Penerimaan Barang dan Pembayaran

Gambar 4.3 System flow Penerimaan Barang dan Pembayaran

Pada System flow Penerimaan Barang dan Pembayaran Bagian Suplier mengirimkan barang langsung ke bagian gudang , dan fakturnya di berikan kepada bagian pembelian .Bagian gudang mengecek apakah sesuai dengan

pemesanan, jika sesuai maka mengkonfirmasi kepada bagian pembelian untuk melakukan pembeyaran tunai, jika tidak sesuai maka maka konfirmasi ke bagian pembelian barang tidak sesuai .Bagian pembelian membuat daftar nama nama barang yang akan di retur dan di berikan kepada suplier,Bagian suplier mengirimkan kembali barang barang sesuai daftar barang retur dan diberikan ke bagian gudang.Bagian gudang mengecek kembali , apabila sesuai maka mengkonfirmasi ke bagian pembelian untuk melakukan transaksi,Bagian pembelian melakukan transaksi tunai dan membuat laporan pembelian untuk di berikan kepada direktur sesuai periode yang di tentukan.

4.4.3 Hierarchi Input Output

Gambar 4.4 Hierarchy Input Output (HIPO)

Hierarchi Input Outputb(HIPO) berguna sebagai alat desain dan teknik

dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Gambar 4.4 adalah hierarchy chart dari Sistem Informasi Pembelian Barang PT.Mata Multi Media Surabaya.

24

3 4.4.4 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 4(Empat) external entity, yaitu : Pembelian, Gudang

Supplier, Direktur untuk detailnya Pada gambar 4.5 dibawah ini

Surat Ketidakcocokan

Suplier

Pesanan Pembelian 2

Pesanan Pembelian Gudang

0 Faktur Pembelian

Faktur Pembelian Baru

Rekap Pengeluaran Tunai 1

Persediaan Barang PT Mata Multi Media

Bukti Pembelian Tunai

Rekap stock atau pesanan penjualan +

Rekap Pengeluaran tunai 2

Direktur

Pembelian _{Pesanan Pembelian 1}

Konfirmasi pembayaran tunai

4.4.5 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem Informasi Pembelian Barang PT Mata Multi Media secara jelas. Pada transaksi ini yaitu mengelola daya master, melakukan transaksi, dan membua laporan tabel yang terlihat antara lain Pembelian, Gudang Supplier. Seperti terlihat pada gambar 4.10 DFD level 0

26

Pembelian

SuplierSuplier

Pembelian Rekap stock atau pesanan penjualan

Pesanan Pembelian 1

+

1

Mengecek

1 Data Barang Gudang

Pemesanan Barang

Pesanan Pembelian 2

Melihat

2 Data Suplier

Gudang

Pesanan Pembelian 3

Pembelian barang

2

Suplier

Surat Ketidakcocokan

Faktur Pembelian MengUpdate

1 Data Barang Gudang

Konfirmasi pembayaran tunai

Faktur Pembelian Baru

Menerima Barang

Update

3 Data Pembelian

+

Transaksi Pembelian

3

Bukti Pembelian Tunai

Rekap Pengeluaran Tunai 1

Pembayaran Tunai

Barang Updatee

Data 4 _Pembayaran

Direktur

Rekap Pengeluaran tunai 2

+

Gambar 4.6 DFD level 0

Pada DFD level 1 proses mengelola data master Pemesanan Barang terdapat 5 sub proses, yaitu pengecekan stok barang gudang,mengupdate stock barang,menampilkan nama barang yang akan di order,memilih supplier,mencetak pemesanan pembelian . Bagian Gudang mengecek stok barang apakah stok

1 Data Barang Gudang

an Mengecek

Pengecekan stock barang gudang

minimum apa tidak , klo tidak maka tidak membuat pemesanan barang atau update data base,jika stok minimal maka bagian Pembelian membuat pemesanan barang. lalu memilih supplier dimana memilih supplier melihat data base supplier lalu dicetak. Seperti pada gambar 4.7 di bawah ini.

1 Pembelian Rekap stock atau pesanan penjual

Mengubah

3

Menampilkan nama barang yang akan di

order

Memilih Barang

2

Mengupdate stock Mengubah data barang gudang

4

Menentukan Suplier

Memilih Suplier _Melihat 2 Data Suplier

Mengeluarkan Pesanan

5

Pesanan Pembelian 1

Menyimpan dan mencetak data

pembelian

Suplier

Pesanan Pembelian 2

Gudang

Pesanan Pembelian 3

28

ng retur

1 Data Barang G

3 Data Pemb Pada DFD level 1 Menerima barang dan Pembayaran . Bagian gudang mengecek faktur apakah sesuai dengan pemesanan,jika sesuai maka mengkonfirmasi kepada bagian pembelian untuk melakukan pembeyaran tunai,jika tidak sesuai maka maka konfirmasi ke bagian pembelian barang tidak sesuai .Bagian pembelian membuat daftar nama nama barang yang akan di retur dan di berikan kepada suplier,Bagian suplier mengirimkan kembali barang barang sesuai daftar barang retur dan diberikan ke bagian gudang.Bagian gudang mengecek kembali , apabila sesuai Bagian pembelian melakukan transaksi tunai.

1

u

Pengecekan barang = pesanan pembelian dan

kualitas

Suplier Faktur Pembelian

Retur MengUpdate

4 2

Entry barang gudang

Surat Ketidakcocokan

Konfirmasi Ketidakcocokan

Pengiriman Ulang

Update

3

Faktur Pembelian Baru

Pengiriman Barang Baru dan pembayaran tunai

Pengentryan bara

PembelianKonfirmasi pembayaran tunai

4.4.6 Entity Relation Diagram

Entity Relation Diagram(ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel

satu ke tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT.MATA MULTI MEDIA Surabaya.

a. Conceptual Data model

Pada gambar 4.9 menjelaskan tantang Conceptual Data model(CDM) yang terdiri dari Lima tabel yang saling berhubungan dari sistem informasi Pembelian Barang Pada PT.MATA MULTI MEDIA Surabaya.

pegawai i d pegawai nama pegawai password Alamat telepon melayani supply Supplier id supplier nama supplier Alamat kota telepon

nama perus ahaan penjualan rating

memiliki

mas ter item ID item nama item Mempunyai item detail Kd_ID_item nama_barang stok harga beli isi perpac k

mempunyai

Pembelian nopembelian idpegawai Status harga total tanggal pes anan tanggal kiriman Qty

status retur

30

T EM _{NO P}

I _N

SUPPLIER

ID_SUPPLIER Text(10) ID_PEGAWAI Text(10) NAMA_SUPPLIER Text(50) ALAMAT Text(50) KOTA Text(20) TELEPON Text(10) NAMA_PERUSAHAAN Text(50) PENJUALAN Text(50) RATING Text(1) PEGAWAI ID_PEGAWAI Text(10) NAMA_PEGAWAI Text(50) PASSWORD Text(5) ALAMAT Text(50) TELEPON Text(10)

ID_PEGAWAI = ID_PEG AWAI

ID_SUPPLI ER = I SUPPLY

ID_SUPPLIER Text(10) KD_ID_ITEM Text(10)

D_SUPPLI ER

b. Physical Data Model

Pada Gambar 4.10 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah digenerate dari conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT.MATA MULTI MEDIA Surabaya.

ID_SUPPLI ER = ID_SUPPLI ER

KD_ID_IT EM = KD_I D_ITEM

MASTER_ITEM ID_ITEM Text(10) NAMA_ITEM Text(100) ITEM_DETAIL ID_ITEM Text(10) NOPEMBELIAN Text(10) STOK Integer D_I TEM = ID_IHARGA_BELI Integer ISI_PERPACK Integer KD_ID_ITEM Text(10) NAMA_BARANG Text(20) PEMBELIAN NOPEMBELIAN Text(10) ID_SUPPLIER Text(10) IDPEGAWAI Text(10) STATUS Text(10) HARGA_TOTAL Integer EMBELI AN = NOPEMBELI ATANGGAL_PESANAN DateTime

TANGGAL_KIRIMAN DateTime QTY Integer

STATUS_RETUR Text(10)

4.4.7 Desain Database

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT.Mata Multi Media. Data- data dibawah ini akan menjelaskan satu _– persatu detail dari struktur tabel setiap tabelnya.

a. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Tabel Pegawai Primary Key : Id Pegawai Foreign Key :

-Fungsi : Menyimpan Data Pegawai

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Id Pegawai varchar(50) Primary Key

2 Nama Pegawai varchar(50)

3 Password varchar(10)

4 Alamat varchar(50)

5 Telepon varchar(50)

32

b. Tabel Item Detail

Nama Tabel : Item Detail Primary Key : ID_Item Foreign Key :

-Fungsi : Menyimpan Data Barang

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 ID_Item varchar(10) Primary Key

2 NoPembelian varchar(50)

3 Stok Int

4 Harga_Beli Int

5 Isi_Perpack Int

6 Kd_Id_Item varchar(10)

7 Nama_Barang varchar(50)

c. Tabel Supplier

Nama Tabel : Tabel Supplier Primary Key : Id Supplier Foreign Key :

-Fungsi : Menyimpan Data Supplier

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Id Supplier varchar(10) Primary Key 2 Nama Supplier varchar(50)

3 Alamat varchar(50)

4 Kota varchar(50)

5 Telepon varchar(12)

6 Nama Perusahaan varchar(50)

7 Penjualan varchar(50)

8 Rating varchar(1)

9 Id Pegawai varchar(50)

Tabel 4.3 Struktur Tabel Supplier

d. Tabel Supply

Nama Tabel : Tabel Supply Primary Key :

-Foreign Key : Id Suppier

Fungsi : Menyimpan Data Transaksi Turun Daya

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Id Supplier varchar(10) Foreign Key

2 Kode Barang varchar(10)

34

e. Tabel Pembelian

Nama Tabel : Tabel Pembelian Primary Key : No Pembelian Foreign Key :

-Fungsi : Menyimpan Data Pemesanan Pembelian

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No Pembelian varchar(10) Primary Key

2 Id Pegawai varchar(10)

3 Nama Pegawai varchar(50)

4 Id Supplier varchar(10)

5 Nama Supplier varchar(50)

6 Status varchar(10)

7 Harga Total Int

8 Tanggal Pesanan Datetime 9 Tanggal Kiriman Datetime

f. Tabel Detail Pemesanan Pembelian

Nama Tabel : Tabel Detail Pemesanan Pembelian Primary Key :

-Foreign Key : No Pembelian

Fungsi : Menyimpan Data Detail Pemesanan Pembelian

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No Pembelian varchar(10) Foreign Key

2 Kode Barang varchar(10)

3 Nama Barang varchar(50)

4 Qty Int

5 Status Barang varchar(10)

6 Harga Beli Int

36

4.4.8 Disain Input & Output

Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun system.

a. Menu Utama

Gambar 4.11 Disain Form Utama

Pada menu utama terdapat beberapa menu yang bisa diakses yaitu File yang berisi submenu Login, Logout dan exit. Kemudian menu Data Master terdapat Submenu Master Pegawai, Master Barang,Master Supplier. Pada menu transaksi terdapat submenu Transaksi Pemesanan Pembelian,Retur

Barang,Pembayaran Pembelian. Pada menu Laporan Terdapat Dua Laporan terkait Transaksi yang dilakukan Secara Berkala.

b. Login

Gambar 4.12 Disain Form Login

Form login digunakan untuk mengakses Menu yang ada pada menu utama dengan dua user yang digunakan yaitu user Admin dan Direktur.

38

c. Master Pegawai

Gambar 4.13 Disain Form Master Pegawai

Pada form Pegawai digunakan untuk menginputkan data pegawai. Dibagian atas terdapat Tiga pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Batal untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula , back untuk mengembalikan ke form utama atau exit .

d. Master Barang

Gambar 4.14 Disain Form Barang

Pada form Barang digunakan untuk menginputkan data Barang. Dibagian atas terdapat empat pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Hapus untuk menghapus data yang sudah ada dan tidak bisa di kembalikan,Batal untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula , back untuk mengembalikan ke form utama atau exit .

40

e. Master Supplier

Gambar 4.15 Disain Form Supplier

Pada form Supplier digunakan untuk menginputkan data Supplier. Dibagian atas terdapat lima pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah

data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Hapus untuk menghapus data yang sudah ada dan tidak bisa di kembalikan,Tambah untuk menambahkan nama barang pada supplier , Batal untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula , back untuk mengembalikan ke form utama atau exit .

f.Transaksi Pemesanan Pembelian

Gambar 4.16 Disain Form Transaksi Pesanan Pembelian

Form Transaksi Pesanan Pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi. Terdapat Lima button yaitu button Tambah,Delete,Save Pesanan,

42

Cetak, Back. Button Simpan digunakan untuk menyimpan data pesanan Pembelian, Tambah untuk Menambahkan barang yang akan di pesan,delete untuk menghapus data pesanan yang sudah di pilih sebelum di simpan , cetak untuk mencetak pesanan pembelian yang akan diberikan kepada supplier, back untuk kembali ke menu utama .

g. Transaksi Retur Barang

Gambar 4.17 Disain Form Transaksi Retur Barang

Form Transaksi Retur Pembelian digunakan untuk menginputkan data Retur Pembelian. Terdapat empat button yaitu button Cari, Update, Back, Hapus.

Button Cari digunakan untuk mencari data dengan no pembelian, button Update

button hapus untuk menghapus data apabila supplier tidak memiliki barang dari

retur, button back untuk kembali ke menu utama .

h. Transaksi Pembayaran Pembelian

Gambar 4.18 Disain Form Transaksi Pembayaran Pembelian

Form Transaksi Pembayaran Pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi Pembayaran Pembelian. Terdapat empat button yaitu button Cari,

Update, Back, delete. Button Cari digunakan untuk mencari data dengan no

pembelian, button Update digunakan untuk mengupdate data sesuai nota pembelian dari supplier, button delete untuk menghapus data apabila supplier tidak memiliki barang , button back untuk kembali ke menu utama .

44

i. Transaksi Stok Barang

Gambar 4.19 Form Stok Barang

Form Stok Barang digunakan untuk menginputkan data Barang. Terdapat dua button yaitu button update , back . Update digunakan menambahkan barang apabila sudah melakukan pembayaran pada supplier dimana terdapat kolom stok dan harga beli yang harus di ubah apa bila ada perubahan harga , back digunakan untuk kembali ke from utama .

j. Cetak Faktur Pesanan Pembelian

Gambar 4.20 Desain Form Faktur Pesanan Pembelian

Laporan Cetak Faktur digunakan untuk memesan barang kepada supplier dan diserahkan kepada supplier untuk di kirimkan barang .

k. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Harian

46

Laporan Pesanan Pembelian Harian digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per hari. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

l. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Bulanan

Gambar 4.22 Desain Form Laporan pesanan Pembelian Bulanan

Laporan Pesanan Pembelian Bulanan digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per Bulan. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

4.5 Teknologi yang Dibutuhkan

Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini akan diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat.

4.5.1 Perangkat Keras

Perangkat keras adalah komponen fisik yang membentuk sistem komputer dan mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Perangkat keras yang dibutuhkan sistem adalah sebagai berikut :

a. Processor Intel Pentium IV atau lebih. b. Memory 512 Mb atau lebih

c. Harddisk 40 Gb atau lebih

d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 728

e. VGA Card 8 Mb , Printer, Mouse, dan Keyboard

4.5.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah suatu progam komputer yang diperlukan untuk mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows XP Prefesional atau diatasnya.

b. Database untuk pengelohan data menggunakan SQL Server 2005

c. Bahasa pemrogaman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic .NET 2005

d. .NET Framework minimal versi 2.0.

e. Untuk report menggunakan Crystal Report for Visual Studio .NET 2005.

f. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6.0 32-bit. g. Untuk perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Office

2010

48

4.6 Implementasi a. Menu Utama

Gambar 4.23 Desain Form Menu

Pada menu utama terdapat beberapa menu yang bisa diakses yaitu File yang berisi submenu Login, Logout dan exit. Kemudian menu Data Master terdapat Submenu Master Pegawai, Master Barang,Master Supplier. Pada menu transaksi terdapat submenu Transaksi Pemesanan Pembelian,Retur Barang,Pembayaran Pembelian. Pada menu Laporan Terdapat Dua Laporan terkait Transaksi yang dilakukan Secara Berkala.

b. Login

Gambar 4.24 Desain Form Login

Form login digunakan untuk mengakses Menu yang ada pada menu utama dengan dua user yang digunakan yaitu user Admin dan Direktur.

c. Master Pegawai

50

Pada form Pegawai digunakan untuk menginputkan data pegawai. Dibagian atas terdapat Tiga pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Batal untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula .

d. Master Barang

Gambar 4.26 Form Master Barang

Pada form Barang digunakan untuk menginputkan data Barang. Dibagian atas terdapat tiga pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Hapus untuk

menghapus data yang sudah ada dan tidak bisa di kembalikan,Batal untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula .

e. Master Supplier

Gambar 4.27 Desain Form master Supplier

Form Pada form Supplier digunakan untuk menginputkan data Supplier. Dibagian atas terdapat empat pilihan button yang bisa digunakan yaitu menu Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah di inputkan dan apa bila ada data kosong maka akan ada pemberitahuan untuk disi, Ubah untuk mungubah data yang sudah ada dengan ketentuan tidak boleh di kosongkan , Hapus untuk menghapus data yang sudah ada dan tidak bisa di kembalikan,Tambah untuk

52

menambahkan nama barang pada supplier , Kembali untuk menghapus data sebelum di simpan yang akan mengkosongkan kolom kolomnya seperti semula.

f. Transaksi Pesanan Pembelian

Gambar 4.28 Desain Form Transaksi Pesanan Pembelian

Pada Form Transaksi Pesanan Pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi. Terdapat Lima button yaitu button

Tambah,Delete,Save Pesanan, Cetak, Back. Button Simpan digunakan untuk menyimpan data pesanan Pembelian, Tambah untuk Menambahkan barang yang akan di pesan,delete untuk menghapus data pesanan yang sudah di pilih sebelum di simpan , cetak untuk mencetak pesanan pembelian yang akan diberikan kepada supplier, back untuk kembali ke menu utama

g. Transaksi Retur Barang

Gambar 4.29 Desain Form Transaksi Retur Barang

Form Transaksi Retur Pembelian digunakan untuk menginputkan data Retur Pembelian. Terdapat empat button yaitu button Cari, Update, Back, Hapus. Button Cari digunakan untuk mencari data dengan no pembelian, button Update digunakan untuk mengupdate data apakah retur apa tidak dan harga belinya,

button hapus untuk menghapus data apabila supplier tidak memiliki barang dari

54

h. Transaksi Pembayaran Pembelian

Gambar 4.30 Desain Form Transaksi Pembayaran Pembelian

Pada Form Transaksi Pembayaran Pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi Pembayaran Pembelian. Terdapat tiga button yaitu

button Cari, Update, delete. Button Cari digunakan untuk mencari data dengan no

pembelian, button Update digunakan untuk mengupdate data sesuai nota pembelian dari supplier, button delete untuk menghapus data apabila supplier tidak memiliki barang .

i. Transaksi Tambah Stok Barang

Gambar 4.31 Desain Form Transaksi Tambah Stok Barang

Pada Form Stok Barang digunakan untuk menginputkan data Barang. Terdapat dua button yaitu button update , back . Update digunakan menambahkan barang apabila sudah melakukan pembayaran pada supplier dimana terdapat kolom stok dan harga beli yang harus di ubah apa bila ada perubahan harga , back digunakan untuk kembali ke from utama .

56

j. Cetak Faktur Pesanan Pembelian

Gambar 4.32 Desain Form Cetak Faktur Pesanan Pembelian

Laporan Cetak Faktur digunakan untuk memesan barang kepada supplier dan diserahkan kepada supplier untuk di kirimkan barang .

k. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Harian

Laporan Pesanan Pembelian Harian digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per hari. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

l. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Bulanan

Gambar 4.34 Desain Form Laporan Pesanan Pembelian Bulanan

Laporan Pesanan Pembelian Bulanan digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per Bulan. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan perancangan, serta implementasi sistem informasi Pembelian Barang Pada PT.Mata Multi Media, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Aplikasi yang dibuat pada saat Kerja Praktik ini sangat membantu bagian Admin PT.Mata Multi Media, terutama dalam hal transaksi terkait Pembelian . Sistem Informasi Pembelian Barang Dapat membantu melakukan transaksi sehingga tidak ada data yang rancu di setiap transaksinya dengan kata lain transaksi Pembelian Barang sekarang dapat memberikan proses transaksi lebih mudah, cepat dan tepat.

b. Aplikasi dalam sistem ini, menghasilkan laporan-laporan seperti laporan transaksi pesanan Pembelian secara berkala.

5.2 Saran

Dari penggunaan sistem ini, masih terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu Aplikasi yang akan datang dapat dibuat secara online agar kepala bagian dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke kantor untuk melihat setiap transaksi yang akan dilakukan oleh PT.Mata Multi Media.

DAFTAR PUSTAKA

Amelia,Tan. 2007. Pemrograman Database Menggunakan ADO.NET.

Yogyakarta : Graha Ilmu.

Kendall, K. E. & Kendall, J. E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest. Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya

h. Transaksi Pembayaran Pembelian

Gambar 4.30 Desain Form Transaksi Pembayaran Pembelian

Pada Form Transaksi Pembayaran Pembelian digunakan untuk menginputkan data transaksi Pembayaran Pembelian. Terdapat tiga button yaitu button Cari, Update, delete. Button Cari digunakan untuk mencari data dengan no pembelian, button Update digunakan untuk mengupdate data sesuai nota pembelian dari supplier, button delete untuk menghapus data apabila supplier tidak memiliki barang .

55

i. Transaksi Tambah Stok Barang

Gambar 4.31 Desain Form Transaksi Tambah Stok Barang

Pada Form Stok Barang digunakan untuk menginputkan data Barang. Terdapat dua button yaitu button update , back . Update digunakan menambahkan barang apabila sudah melakukan pembayaran pada supplier dimana terdapat kolom stok dan harga beli yang harus di ubah apa bila ada perubahan harga , back digunakan untuk kembali ke from utama .

j. Cetak Faktur Pesanan Pembelian

Gambar 4.32 Desain Form Cetak Faktur Pesanan Pembelian

Laporan Cetak Faktur digunakan untuk memesan barang kepada supplier dan diserahkan kepada supplier untuk di kirimkan barang .

k. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Harian

57

Laporan Pesanan Pembelian Harian digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per hari. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

l. Laporan Transaksi Pesanan Pembelian Bulanan

Gambar 4.34 Desain Form Laporan Pesanan Pembelian Bulanan

Laporan Pesanan Pembelian Bulanan digunakan untuk mencetak Laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan per Bulan. Ada beberapa Field yaitu No Pembelian, Id Pegawai , Id Supplier , Nama Supplier , Status ,Harga Total , Tanggal Kiriman .

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan perancangan, serta implementasi sistem informasi Pembelian Barang Pada PT.Mata Multi Media, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Aplikasi yang dibuat pada saat Kerja Praktik ini sangat membantu bagian Admin PT.Mata Multi Media, terutama dalam hal transaksi terkait Pembelian . Sistem Informasi Pembelian Barang Dapat membantu melakukan transaksi sehingga tidak ada data yang rancu di setiap transaksinya dengan kata lain transaksi Pembelian Barang sekarang dapat memberikan proses transaksi lebih mudah, cepat dan tepat.

b. Aplikasi dalam sistem ini, menghasilkan laporan-laporan seperti laporan transaksi pesanan Pembelian secara berkala.

5.2 Saran

Dari penggunaan sistem ini, masih terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan yaitu Aplikasi yang akan datang dapat dibuat secara online agar kepala bagian dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke kantor untuk melihat setiap transaksi yang akan dilakukan oleh PT.Mata Multi Media.

59

DAFTAR PUSTAKA

Amelia,Tan. 2007. Pemrograman Database Menggunakan ADO.NET. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Kendall, K. E. & Kendall, J. E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 2, Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest. Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya: STIKOM Surabaya