62
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Dari deskripsi sistem yang berjalan di atas, terlihat masih terjadinya proses pengolahan data yang dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang
efektif dan efisien kerja pihak-pihak yang terlibat di dalam pengolahan data penjualan, pembelian dan persediaan barang di Dabeda Headwears Company.
Contoh konkretnya, sering terjadi kesulitan memeriksa jumlah persediaan barang dagang yang ada di perusahaan secara cepat dan akurat, disebabkan harus
memeriksa langsung barang tersebut.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan sistem yang akan dibangun dengan
mengacu pada analisis sistem yang dilakukan sebelumnya. Tahap perancangan sistem terdiri dari dua macam kegiatan, yaitu:
1. Perancangan proses yang meliputi flow map, data flow diagram DFD, dan kamus data
2. Perancangan basis data yang meliputi normalisasi, relasi tabel, entity relationship diagram ERD, struktur file dan kodifikasi.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Secara umum, sistem baru yang dirancang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data penjualan, pembelian dan persediaan
barang di Dabeda Headwears Company, sehingga berdampak positif terhadap kinerja perusahaan.
63
Adapun tujuan secara khusus dari perancangan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Komputerisasi sistem pengolahan data yang masih manual, sehingga diharapkan kinerja pengolahan data menjadi lebih baik.
2. Mengolah data dan memberikan informasi yang cepat kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Pada prinsipnya prosedur yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan prosedur yang sedang berjalan, hanya ada sedikit prosedur yang lebih disederhanakan.
Selanjutnya, pada sistem yang diusulkan juga terdapat perubahan sistem dalam penggunaan media penyimpanan, pengolahan data dan proses pembuatan laporan-
laporan, di mana penulis membuat usulan sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi dengan model hubungan Client Server.
Dengan diterapkannya sistem terkomputerisasi ini diharapkan efektifitas dan efisiensi kerja perusahaan, dalam hal ini Dabeda Headwears Company dapat lebih
ditingkatkan.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur penjualan, pembelian dan persediaan barang yang diusulkan untuk Dabeda Headwears Company adalah sebagai berikut:
1. Konsumen memberikan data konsumen kepada Bagian Administrasi Penjualan untuk dicatat ke dalam database dan dibuatkan laporan data
konsumen untuk General Manager
64
2. Mitra Usaha juga memberikan data Mitra Usaha kepada Bagian Administrasi Penjualan untuk dicatat ke dalam database dan dibuatkan laporan data data
Mitra Usaha untuk General Manager 3. Ketika transaksi penjualan, Konsumen memberikan data barang kepada
Bagian Administrasi Penjualan 4. Apabila barang yang diminta tersebut tersedia, maka Bagian Administrasi
Penjualan akan mencatatnya ke dalam database 5. Bagian Administrasi Penjualan membuat faktur penjualan berdasarkan
daftar permintaan barang yang dibeli oleh konsumen 6. Bagian Administrasi Penjualan akan memberikan faktur penjualan kepada
konsumen sebagai bukti transaksi penjualan barang 7.
Sesuai dengan data barang-barang yang telah dibeli oleh konsumen, Bagian Administrasi Penjualan akan membuat laporan penjualan rangkap dua,
yang satu untuk diarsipkan dan satu lagi akan diserahkan kepada General Manager
8. Bagian Administrasi Penjualan membuat laporan daftar persediaan barang untuk arsipkan dan dijadikan rujukan oleh Bagian produksi dalam melakukan
pembelian barang 9. Jika ada stok yang habis, maka Bagian Produksi akan melakukan pembelian
barang kepada Mitra Usaha 10. Bagian Produksi melakukan pembelian dari Mitra Usaha, kemudian
mencatatnya ke dalam database
65
11. Bagian produksi membuat faktur pembelian yang dibuat 2 rangkap, yang satu diserahkan kepada Mitra Usaha sebagai bukti transaksi pembelian dan
yang satu lagi dirsipkan 12. Bagian Produksi membuat laporan pembelian untuk diserahkan kepada
General Manager
66
4.2.3.1. Flow Map Sistem yang Diusulkan
Dari prosedur di atas dapat digambarkan flow map sebagai berikut :
LPb FPj
LPj
PB FPb
Gambar 4.7 Flow Map Sistem yang Diusulkan
Keterangan: FPj : Faktur Penjualan
LPj : Laporan Penjualan FPb : Faktur Pembelian
LPb : Laporan Pembelian
67
4.2.3.2. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang diusulkan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang
masuk dan keluar pada sistem tersebut.
Gambar 4.8 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
68
4.2.3.3. Data Flow Diagram DFD Sistem yang Diusulkan
Data flow diagram DFD menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang diusulkan adalah:
a. Data Flow Diagram DFD Level 0 :
Kategori