46
4. Demi tertibnya pelayanan rekam medis untuk kepeluan riset penelitian dapat menghubungi bagian rekam medis dengan mengajukan surat
permohonan peminjaman. 5. Untuk memudahkan pemonitoran berkas yang dipinjam perlu dibuatkan
ekspedisi peminjaman, ditanda tangani oleh peminjam.
4.2.7. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis
Penemuan kembali rekam medis seorang pasien didasarkan pada kartu identitas berobat yang diberikan pihak rumah sakit kepada pasien. Hal ini sesuai
dengan pernyataan informan berikut : I
1
: “secara umum tentunyakan kan kita biasanya pada saat pasien mendaftar itukan sudah kita beri kartu pendaftaran yang dituliskan
data pasien dan nomor rekam medisnya, apabila pasien itu datang kembali tentunya kami minta lagi itu kartunya kan ada nomornya
yang telah kami berikan jadi berdasarkan itulah kami cari.” I
2
: “ Awalnya pasien yg datang kan diberi kartu berobat yaa yg kecil yg
berisikan identitas pasien dan nomor rekam medis, jadi kalo dia sudah pernah berobat tapi tidak membawa kartu berobat kita
mencarinya di computer dengan menanyakan nama dan alamatnya .”
Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam menemukan kembali rekam medis pasien, pihak Rumah Sakit Haji Medan secara manual yaitu
mencari berdasarkan kartu berobat yang pernah diberikan rumah sakit kepada Pasien, dan jika kartu berobat itu hilang ataupun pasien tidak membawanya pada
saat berobat kembali maka petugas rekam medis akan mencari pada data yang tersimpan dalam komputer.
4.2.8. Proses Pemusnahan Rekam Medis
Untuk menghemat tempat dan tenaga rekam medis yang sudah tidak terpakai dilakukan pemusnahan. Begitu juga di Rumah Sakit Haji Medan. Hal ini
sesuai dengan pernyataan informan berikut :
Universitas Sumatera Utara
47
I
1
: “ya jadi proses pemusnahan ini tentunya sesuai prosedur yang sudah
ditetapkan ya pemusnahan rekam medis dilakukan setiap 10 tahun sekali , jadi memang prosedur awalnyakan kita pilih pasien yang non-
aktif selama 5 tahun itu masuk berkas yang nonaktif, kemudian setelah 10 tahun barulah kita musnahkan dan pemusnahan itupun tentunya ada
berita acara. jadi sebelumnya berkas yang akan dimusnahkan ini dicatat. misalnya itu resume medis itu harus ditarik di ambil dari
berkas itu , resume medis dan laporan operasi. jadi bukan semuanya dimusnahkan resume medis dan laporan operasinya itu kita ambil dan
kita dokumenkan lagi . jadi baru sisanya itula yag dimusnahkan .” I
2
:“ya sesuai prosedur yang telah ada yaa dimusnahkan selama 10 tahun dan dilakukan penyusutan setelah 5 tahun.”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa Rumah Sakit Haji Medan mentapkan rekam medis yang in aktif sekurang-kurangnya 5
tahun dihitung dari tanggal kunjungan terakhir, dipisahkan dan disimpan diruangan penyimpana in aktif. untuk kasus-kasus tertentu, dapat disimpan lebih
dari 5 tahun, sesuai ketetapan dari panitia rekam medik Kemudian berkas rekam medis in aktif dimusnahkan dalam waktu 10 tahun. Tidak semua rekam medis
dimusnahkan. Untuk resume dan laporan operasi tidak dimusnahkan.
Universitas Sumatera Utara
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
