19
3 Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas
rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section
sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis.
4 Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu
memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan jumlah rak.
a. Kekurangan sistem ini, yaitu:
1 Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan
dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung.
2 Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus
menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
2.3.4.2 Sistem Angka Tengah Middle Digit Filing system
Sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2
angka kelompok tengah.
Contoh : 58-78-96
58-78-98 58-78-99
59-78-00 59-78-01
Pada contoh ini terlihat bahwa kelompok 100 buahrekam medis 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 berada dalam urutan langsung.
a. Kelebihan sistem angka tengah adalah :
Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
1 Penggantian dari sistem no mor langsung ke sistem
angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir
Universitas Sumatera Utara
20
2 Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika
dibandingkan dengan sistem 3
Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir
b. kekurangan sistem ini, yaitu :
1 Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
bagi petugas 2
Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif.
2.3.4.3 Sistem Angka Langsung Straight Numerical Filing System
Suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung
nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026.
a. Kelebihan menggunakan cara ini yaitu:
1 Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara
berurutan akan lebih mudah. 2
Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.
b. kelemahan menggunakan cara ini yaitu:
1 Kesibukan tidak merata. pekerjaan paling sibuk terjadi pada
rak penyimpanan yaitu rekammedis dengan nomer terbaru. 2
Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar.
3 Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.
2.3.5 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
