Sistem Distribusi Barang Pada Perusahaan Gypsum Griya Indah Menggunakan Metode Distribution Planning

SISTEM DISTRIBUSI BARANG PADA PERUSAHAAN
GYPSUM GRIYA INDAH MENGGUNAKAN METODE
DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

TARKIMAN
10110738

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
2014

LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM DISTRIBUSI BARANG PADA
PERUSAHAAN GYPSUM GRIYA INDAH MENGGUNAKAN
METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING

TARKIMAN
NIM. 10110738

Telah disetujui dan disahkan di Bandung sebagai Tugas Skripsi pada tanggal :
19 Agustus 2014

Menyetujui,
Pembimbing

Sri Nurhayati, S.Si.,M.T.
NIP. 41277005013

Dekan Fakultas
Teknik dan Ilmu Komputer

Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir., M.Sc.
NIP. 412770015

Ketua Program Studi
Teknik Informatika

Irawan Afrianto, S.T., M.T.
NIP. 41277006009

SURAT KETERANGAN
PERSETUJUAN PUBLIKASI

Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini, penulis dan pihak perusahaan tempat
penelitian, Menyetujui :
U tuk e berika kepada U iversitas Ko puter I do esia Hak Bebas Royalty
Noneksklusif atas penelitian ini dan bersedia untuk di-online-kan sesuai dengan
kete tua ya g berlaku u tuk kepe ti ga riset da pe didika .

Bandung, 19 Agustus 2014

Penulis,

Pimpinan Perusahaan,

Suwarto

Tarkiman
NIM. 10110738
Mengetahui,
Pembimbing

Sri Nurhayati, S.Si.,M.T.
NIP. 41277005013

Catatan :
Kecuali Lampiran terdapat data perusahaan yang berifat konfidensial

DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama
Tempat dan Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Kewarganegaraan
Status
Alamat

:
:
:
:
:
:
:

Telepon
Email

:
:

Tarkiman
Subang, 11 November 1987
Laki-laki
Islam
Indonesia

Belum Kawin
Dusun Krajan 2 RT.09/03 Desa Cigugur
Kec. Pusakajaya Kab. Subang 41255
Jawa Barat - Indonesia
+62852 2224 1987
tarkiman.zone@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL
1994 - 2000
2000 - 2003
2003 – 2006

:
:
:

SD Negeri Patimura
SMP Negeri 1 Pusakanagara
SMK Negeri 2 Subang
Jurusan Teknik Mekanik Otomotif

2010 - 2014

:

Universitas Komputer Indonesia
Jurusan Teknik Informatika - S1

Feb, 2007 – Feb, 2009

:

PT. Yamaha Motor Parts Manufacturing Indonesia
- Machining Gear After H/T Cu & Cr Electro Plating
- Waste Water Treathment (WWT)

Jul, 2009 – Jun, 2010

:

PT. Aichikiki Autoparts Indonesia
- Machining Lathe Blank (CNC Operator)

PENGALAMAN KERJA

PELATIHAN DAN KERJA PRAKTEK
Des, 2004 – Jun, 2005
Jul, 2013
Agu, 2013 - Sep, 2013

:
:
:

Peserta Magang di PT. Banshu Electric Indonesia
Kursus Pelatihan Oracle Database 11g di BeLogix
Peserta Magang di Pusat Pengembangan Dan Pemberdayaan
Pendidik Dan Tenaga Kependidikan Ilmu Pengetahuan Alam
(PPPPTK IPA) – Bandung

PENGALAMAN BERORGANISASI
1997 - 2000
2000 - 2003
2002 - 2003
2003 - 2006

:
:
:
:

Anggota PRAMUKA SDN Patimura
Anggota Palang Merah Remaja (PMR) SMPN 1 Pusakanagara
Pengurus OSIS SMP Negeri 1 Pusakanagara
Anggota PRAMUKA SMK Negeri 2 Subang

2003 - 2006
2003 - 2006
2003 - 2006

:
:
:

Staff Batalyon Taruna (OSIS) SMK Negeri 2 Subang
Anggota Team SAR SMK Negeri 2 Subang
Anggota Seni Beladiri Maenpo SMK Negeri 2 Subang

DAFTAR ISI

ABSTRAK ............................................................................................................... i
ABSTRACT .............................................................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi
DAFTAR SIMBOL............................................................................................... xv
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xviii
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1
1.1

Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

1.2

Rumusan Masalah .................................................................................... 2

1.3

Maksud dan Tujuan .................................................................................. 3

1.4

Batasan Masalah ....................................................................................... 3

1.5

Metodologi Penelitian .............................................................................. 5

1.6

Sistematika Penulisan ............................................................................... 7

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 9
2.1

Tinjauan Perusahaan ................................................................................. 9

2.1.1

Sejarah Perusahaan................................................................................... 9

2.1.2

Logo Perusahaan .................................................................................... 11

2.1.3

Struktur Organisasi Perusahaan ............................................................. 11

2.1.4

Deskripsi Kerja Karyawan Perusahaan .................................................. 12

2.2

Landasan Teori ....................................................................................... 13

2.2.1

Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 13

2.2.2

Konsep Pengembangan Sistem Informasi .............................................. 17

2.2.3

Distribution Requirement Planning ....................................................... 26

2.2.4

Peramalan (Forcasting).......................................................................... 30

2.2.5

Persediaan Barang .................................................................................. 38

2.2.6

Konsep Dasar Web ................................................................................. 47
v

2.2.7

Konsep Basis Data ................................................................................. 53

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ..................................... 59
3.1

Analisis Sistem ....................................................................................... 59

3.1.1

Analisis Masalah .................................................................................... 59

3.1.2

Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan .................................................. 60

3.1.3

Analisis Aturan Bisnis ........................................................................... 64

3.1.4

Analisis Data .......................................................................................... 65

3.1.5

Analisis Metode Distribution Requirement Planning ............................ 68

3.1.6

Analisis Kebutuhan Non Fungsional ..................................................... 97

3.1.7

Analisis Basis Data .............................................................................. 103

3.1.8

Analisis Kebutuhan Fungsional ........................................................... 105

3.1.9

Spesifikasi Proses ................................................................................. 118

3.1.10

Kamus Data .......................................................................................... 124

3.2

Perancangan Sistem .............................................................................. 128

3.2.1

Perancangan Sistem Basis Data ........................................................... 128

3.2.2

Perancangan ID .................................................................................... 136

3.2.3

Perancangan Arsitektur ........................................................................ 138

3.2.4

Perancangan Prosedural ....................................................................... 171

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ............................................... 175
4.1

Implementasi sistem ............................................................................. 175

4.1.1

Lingkungan Implementasi sistem ........................................................ 175

4.1.2

Implementasi Basis Data ...................................................................... 176

4.1.3

Implementasi Antar Muka.................................................................... 181

4.2

Pengujian Sistem .................................................................................. 185

4.2.1

Rencana Pengujian ............................................................................... 185

4.2.2

Prosedur Kasus Pengujian dan Hasil Pengujian Alpha ........................ 188

4.2.3

Kesimpulan Hasil Pengujian ................................................................ 208

4.2.4

Pengujian Beta ..................................................................................... 208

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 217
5.1

Kesimpulan ........................................................................................... 217

5.2

Saran ..................................................................................................... 218

vi

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 219

vii

DAFTAR PUSTAKA

[1]
[2]

[3]

[4]
[5]

[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]

Pressman, Roger. 2005. Software Engineering: A Practitioner's Approach.
New York : McGraw-Hill.
Witarto. 2004. Memahami Sistem Informasi: Pendekatan Praktis Rekayasa
Sistem Informasi Melalui Kasus-Kasus Sistem Informasi Di Sekitar Kita.
Bandung : Informatika.
HM, Prof. Dr. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:
Andi.
Ross, David Frederick.1996. Distibution : Planning and Control. London :
Kluwer Academic Publishers.
Vollmann. 2005. Manufacturing Planning And Control For Supply Chain
Management International Fifth Edition. Amerika : McGraw-Hill
Companies.
Supranto.J. 2010. Metode Ramalan Kuantitatif : Untuk Perencanaan
Ekonomi dan Bisnis. Jakarta : Rineka Cipta.
Baroto, Teguh. 2010. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta :
Ghalia Indonesia.
Deitiana Tita. 2011. Manajement Oprasional Strategi dan Analisa Service
dan Manufaktur. Jakarta : Mitra Wacana Media.
Handayaningrat, Soewarno. 2000. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta: PT. Gunung Agung.
T. Hani Handoko. 1984. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi.
Yogyakarta : BPFE.
T. Hani Handoko. 1999. Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi.
Surakarta : UNS PRESS.
Komputer Wahana. 2001. Desain Web Dengan Microsoft FrontPage 97.
Yogyakarta : Andi.
Anhar. 2010. PHP & MySql Secara Otodidak. Jakarta : Mediakita.
Komputer Wahana. 2009. Panduan Praktis Menguasai Pemrograman Web
dengan JavaScript 2009. Yogyakarta : Andi.
Saputra Agus. 2013. CSS3 Panduan Praktis dan Trik Jitu. Jakarta : Jasakom.
Kadir, Abdul. 2008. Tuntunan Praktis : Belajar Database Menggunakan
MySQL. Yogyakarta : Andi

219

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan kekuatan, petunjuk, rahmat serta segala karuniaNya kepada penulis
untuk dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul ”SISTEM DISTRIBUSI
BARANG

PADA

PERUSAHAAN

GYPSUM

GRIYA

INDAH

MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING”.
Karya ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata kuliah
Tugas Akhir pada Program Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika. Telah
banyak pihak yang membantu dalam penyusunan skripsi ini, baik secara moril
maupun materil. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan ucapan dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ayah, Ibu, Kakak serta Adik yang selalu memberikan semangat, dorongan
motivasi, kasih sayang serta doa yang tidak henti-hentinya yang selalu
menyertai penulis.
2. Bapak Prof. Dr. Ir Denny Kurniadie, M.Sc. sebagai Dekan Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
3. Bapak Irawan Afrianto, S.T.,M.T. sebagai Ketua Jurusan Teknik
Informatika Universitas Komputer Indonesia.
4. Ibu Nelly Indriani W, S.Si., M.T. sebagai dosen wali kelas IF-16 tahun
angkatan 2010 yang telah banyak memberikan saran, arahan dan bimbingan
kepada penulis.
5. Ibu Sri Nurhayati, S.Si.,M.T. selaku Dosen Pembimbing yang senantiasa
memberikan bimbingan, ilmu, saran dan waktu luangnya sehingga penulis
dapat menyelesaikan karya ilmiah tugas akhir ini.

iii

6. Ibu Utami Dewi W. S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Reviwer terima kasih
atas semua masukannya.
7. Segenap pihak jurusan dan dosen Teknik Informatika Universitas Komputer
Indonesia ( UNIKOM ) Bandung.
8. Bapak Suwarto dan Bapak Fakhruroji selaku pembimbing pada tempat
penelitian terima kasih atas semua bantuanya
9. Teman-teman mahasiswa yang telah memberikan dukungan dan bantuan
selama masa perkuliahan berlangsung yang tidak bisa penulis sebutkan
namanya satu-persatu.
Dan semua pihak yang membantu penulis baik langsung maupun tidak
langsung, semoga Allah SWT membalasnya. Akhir kata sebagai makhluk Tuhan
penulis menyadari pasti ada kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada karya
ilmiah skripsi ini.
Untuk itu penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik dan saran dari
semua pihak. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat dan kita tidak akan pernah
berhenti untuk menuntut ilmu sepanjang hidup kita. Amin.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Bandung, Agustus 2014

Penulis

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah
Distribusi merupakan salah satu faktor penentu berhasil tidaknya suatu

produk di pasaran karena berkaitan langsung dalam proses penentuan harga
produk dan ketersediaan barang. Menurut Turner (1993), Distribusi merupakan
semua aspek pengiriman produk dari produsen ke konsumen mulai dari masalah
persediaan, pemilihan gudang sampai perencanaan transportasi. Perusahaan dapat
melakukan penghematan dalam proses distribusi guna meningkatkan keuntungan
operasional, namun dalam mengontrol suatu proses distribusi seperti dengan cara
menurunkan biaya-biaya yang timbul selama proses pengiriman barang bukanlah
hal yang mudah.
Gypsum Griya Indah adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang pendistribusian barang. Gypsum Griya Indah merupakan distributor
barang (bahan baku) untuk pembuatan profil gypsum yang berlokasi di kota Tegal
profinsi Jawa Tengah. Perusahaan ini melakukan pendistribusian barang (bahan
baku) seperti Gypsum Board, Casting, Cornis Adhesive, Glass Roving dan bahan
baku gypsum lainnya ke banyak pelanggannya yang tersebar di wilayah Jawa
Tengah dan Jawa Barat. Gypsum Griya Indah mendapatkan pasokkan barang
(bahan baku) langsung dari beberapa perusahaan supplier yang memproduksi
bahan baku gypsum tersebut. Selain sebagai distributor perusahaan ini juga
memproduksi sendiri profil gypsum untuk proyek-proyek perumahan. Sebagai
perusahaan distributor, perusahaan ini memiliki gudang penyimpanan sendiri
untuk menyimpan persediaan barang yang akan di distribusikan ke para
konsumennya. Proses distribusi yang dilakukan perusahaan ini mulai dari
memesan barang ke supplier, penerimaan barang dari supplier, penyimpanan stok
digudang, pengiriman barang ke pelanggan sesuai permintaan.

1

2

Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik perusahaan, dalam proses
bisnisnya perusahaan ini memiliki masalah dalam menentukan jumlah barang
yang akan dipesan ke supplier agar stok barang digudang tetap terjaga, karena
sudah seringkali ketika ada pelanggan yang memesan barang tertentu namun stok
barang di gudang sudah habis terjual atau jumlahnya tidak mencukupi sesuai
permintaan pemesan dikarenakan tingginya permintaan barang dari pelanggan.
Perusaahaan ini terkadang menyediakan stok lebih untuk mengatasi shortage saat
ada permintaan dari pelanggan, namun menyimpan barang (bahan baku) gypsum
dalam jumlah besar sehingga barang menumpuk digudang terlalu lama maka
kemungkinan terjadinya kerusakan akan semakin besar dan juga biaya yang
ditimbulkan pun akan semakin tinggi. Masalah lainnya adalah dikarenakan sering
terjadi keterlambatan penerimaan barang mengakibatkan aktifitas distribusi
menjadi terhambat.
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka perlu
dibangun sistem distribusi yang diharapkan dapat menjadi soluasi permasalahan
yang sedang dihadapi, dengan demikian penulis berkeinginan untuk menganalisis
dan membuat suatu Sistem Informasi yang berjudul “Sistem Distribusi Barang
Pada Perusahaan Gypsum Griya Indah Menggunakan Metode Distribution
Requirement Planning”.

1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka dirumuskan

sebuah masalah dalam penelitian ini yaitu bagaiamana membangun sebuah sistem
distribusi yang dapat mengendalikan persediaan barang di gudang dan
mengoptimalkan proses pendistribusian barang di perusahaan Gypsum Griya
Indah

3

1.3

Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan

tugas akhir ini adalah membangun Sistem Distribusi Barang Pada Perusahaan
Gypsum Griya Indah Menggunakan Metode Distribution Requirement Planning.
Sedangkan tujuan yang akan dicapai dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mempermudah pemilik perusahaan dalam menentukan jumlah
pemesanan barang secara tepat agar dapat memenuhi permintaan
pelanggan guna mencegah kehilangan penjualan.
2. Untuk membantu pemilik perusahaan dalam menentukan jumlah
persediaan barang yang harus tersedia digudang agar dapat mencegah
penumpukan barang digudang yang dapat menimbulkan kerusakan dan
naiknya biaya penyimpanan.
3. Untuk membantu pemilik perusahaan dalam menjadwalkan proses

pemesanan barang agar dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan tepat
waktu.
1.4

Batasan Masalah
Batasan masalah dalam laporan ini dilakukan sesuai dengan realitanya

dilapangan. Batasan masalah dari laporan ini yaitu sebagai berikut :
1.

Fokus pada penelitian ini adalah pada aktifitas distribusi pada perusahaan
Gypsum Griya Indah.

2.

Istilah barang atau produk yang dimaksud dalam penelitian ini adalah bahan
baku untuk pembuatan profil gypsum.

3.

Data yang diolah dalam sistem ini diantaranya adalah data user, data barang,
data supplier, data persediaan barang, data pembelian barang dan data
penjualan barang.

4.

Data yang diolah adalah data barang yang diambil dari data penjualan dan
pembelian barang dari bulan Januari sampai dengan Desember tahun 2013.

5.

Sebagai sampel, barang yang akan diimplementasikan sebagai ujicoba hanya
mencakup 3 barang yang paling tinggi tingkat penjualannya yaitu :

4

a. Gypsum Aplus 9mm x 1200 x 2400
b. Casting Aplus @20Kg
c. Cornice Adhesive @20Kg.
6.

Sistem yang di bangun tidak mencakup pengelolaan data retur atau
pengembaliaan barang dari pelanggan ke perusahaan.

7.

Informasi – informasi yang akan dihasilkan dari aplikasi ini yaitu :
a. Informasi persediaan barang.
b. Informasi penjualan barang.
c. Informasi pembeliann barang.
d. Informasi jadwal rencana kebutuhan distribusi ( DRP )

8. Batasan masalah dari segi sistem aplikasi sebagai berikut :
a. Proses yang ada didalam aplikasi ini adalah pengolahan data permintaan
barang, pengolahan data barang, pengolahan data user, pengolahan data
supplier, rekomendasi pembelian barang, dan pengelolaan laporan.
b. Metode yang akan digunakan adalah Distribution Requirement Planng
(DRP), dimana tahapan-tahapannya adalah :
1. Menghitung

Gross

Requirement

dengan

proses

peramalan

permintaan (Forecasting Demand),
2. Menentukan Lead Time,
3. Menghitung Lot Size / Order Quantity,
4. Menghitung Safety Stock
5. Pembuatan tabel DRP atau perencanaan kebutuhan distribusi.
c. Untuk tahap peramalan permintaan metode yang digunakan ialah metode
Single Exponential Smoothing, hal ini diputuskan karena telah dilakukan
pengujian terhadap data permintaan beberapa jenis barang yang dijadikan
sampel data yang diuji ialah data penjualan selama 1 tahun yang di
peroleh dari Perusahaan Gypsum Griya Indah. Hasil pengujian
menunjukan bahwa dengan metode Single Exponential Smoothing
memiliki nilai error terkecil, di bandingkan dengan nilai error yang
dihasilkan dari metode pembandingnya yaitu metode Single Moving
Average.

5

d. Untuk tahap penentuan Lead Time yang akan digunakan ialah lead time
dari pabrik supplier ke perusahaan distributor. Penetapan lead time
dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama antara perusahaan supplier
dengan perusahaan distributor yang telah menetapkan lead time selama
satu

Minggu

untuk

masing-masing

barang

dengan

mempertimbangangkan jarak tempuh dan resiko selama proses
pengiriman dari Tangerang di profinsi Banten ke Tegal di profinsi Jawa
Tengah.
e. Metode yang di gunakan untuk menghitung Lot Size atau Order Quantity
adalah Economic Order Quantity (EOQ). Karena untuk mengendalikan
persediaan barang harus memiliki asumsi sebagai berikut :
1) Waktu menunggu kedatangan barang diketahui dan konstan
2) Penerimaan barang yang di pesan bersifat instan
3) Tidak ada quantity discount
4) Safety stock harus ditentukan dengan menjaga kedatangan barang
yang tepat waktu[2].
Dari asumsi yang ada pada Metode EOQ, dapat di terapkan untuk data
dan system yang akan dibangun.
9. Pendekatan analisis pembangunan perangkat lunak yang digunakan adalah
pendekatan analisis terstruktur.
10. Aplikasi web ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, CSS,
JQuery, JavaScript dan menggunakan WAMP sebagai web server dan
MySQL sebagai Database Management System
1.5

Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir

ini adalah

sebagai berikut :
1. Tahap Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan
penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, siapa

6

sumbernya dan apa alat yang digunakan. Berikut ini metode yang dipakai untuk
pengumpulan data :
a. Studi pustaka
Studi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai
literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku teks,
jurnal ilmiah, situs-situs di internet dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya
dengan metode Distribution Requirement Planning.
b. Studi lapangan
Studi ini dilakukan dengan cara mengunjungi tempat yang akan diteliti, hal
ini meliputi :
1) Wawancara
Wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya
jawab kepada pimpinan perusahaan di Gypsum Griya Indah.
2) Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan
secara langsung di perusahaan Gypsum Griya Indah.

2. Metode Pembangunan Perangkat Lunak
Metode pembangunan perangkat lunak dalam pembuatan perangkat lunak
menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall. Alur dari metode
waterfall dapat dilihat pada Gambar 1.1.
Rekayasa Sistem

Analisis Sistem

Perancangan Sistem

Pengkodean Sistem

Pengujian Sistem

Pemeliharaan Sistem

Gambar 1.1 Alur Metode Waterfall menurut Pressman[1]

7

Penjelasan dari alur metode waterfall adalah sebagai berikut :
1. Rekayasa Sistem
Tahapan ini merupakan kegiatan pengumpulan data sebagai pendukung
pembangunan sistem serta menentukan ke arah mana aplikasi ini akan
dibangun.
2. Analisis Sistem
Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan
didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh aplikasi yang akan
dibangun.
3. Perancangan Sistem
Perancangan antarmuka dari hasil analisis kebutuhan yang telah selesai
dikumpulkan secara lengkap.
4. Pengkodean Sistem
Hasil perancangan sisten diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan
menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
5. Pengujian Sistem
Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan.
6. Pemeliharaan Sistem
Mengoperasikan sistem dilingkungannya dan melakukan pemeliharaan,
seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi yang
sebenarnya.
1.6

Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran

umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini menerangkan secara umum mengenai latar belakang permasalahan di
Perusahaan Gypsum Griya Indah, perumusan masalah, menentukan maksud dan
tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan tugas
akhir.

8

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas berbagai konsep dasar dan teori-teori yang berkaitan dengan
topik penelitian yang dilakukan. membahas pula mengenai gambaran umum
tentang Perusahaan Gypsum Griya Indah tempat aplikasi sistem informasi ini
akan diimplementasikan serta perangkat lunak yang melandasi pembangunan
sistem dan hal-hal yang berguna dalam proses analisis permasalahan.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang kebutuhan perangkat lunak yang digunakan, analisis sistem
yang sedang berjalan, analisis fungsionalitas sistem, analisis prosedur, analisis
non-fungsionalitas serta analisis basis data untuk mendefinisikan hal-hal yang
diperlukan dalam pengembangan perangkat lunak. Selain itu pada bab ini
memaparkan perancangan sistem yang akan dibangun.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini menjelaskan implementasi dari perangkat lunak yang dibangun.
Implementasi perangkat lunak dilakukan berdasarkan kebutuhan analisis dan
perancangan perangkat lunak yang sudah dilakukan. Dari hasil implementasi
kemudian dilakukan pengujian sistem berdasarkan pada analisis kebutuhan
perangkat lunak yang menjelaskan apakah sudah benar-benar sesuai dengan
analisis dan perancangan yang telah dilakukan.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang sudah diperoleh dari hasil penulisan
tugas akhir.

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Tinjauan Perusahaan
Gypsum Griya Indah adalah perusahaan perseorangan yang bergerak

dalam bidang pendistribusian barang. Gypsum Griya Indah merupakan distributor
bahan baku gypsum yang beralamat di Jalan Raya Bogares Kidul, Kecamatan
Pangkah Kabupaten Tegal Jawa Tengah, Telp/Fax. (0283) 6195567, email :
gypsum_griyaindah@yahoo.com. Perusahaan ini melakukan pendistribusian
barang seperti Gypsum Board, Casting, Cornis Adhesive, Glass Roving dan bahan
baku gypsum lainnya ke banyak pelanggannya yang tersebar di wilayah Jawa
Tengah dan Jawa Barat. Gypsum Griya Indah mendapatkan pasokkan barang
langsung dari beberapa perusahaan supplier yang memproduksi bahan baku
gypsum tersebut. Sebagai perusahaan distributor, perusahaan ini memiliki gudang
penyimpanan sendiri untuk menyimpan persediaan barang yang akan di
distribusikan ke para konsumennya. Proses distribusi yang dilakukan perusahaan
ini mulai dari memesan barang ke supplier, pengiriman barang dari supplier,
penyimpanan stok digudang, pengiriman barang ke pelanggan sesuai permintaan.
2.1.1

Sejarah Perusahaan
Kantor Bapak Suwarto merupakan pendiri perusahaan Gypsum Griya

Indah, pada mulanya beliau bekerja sebagai tukang pembuat meubeul di Jakarta,
ketika berkerja di Jakarta beliau diajarkan temannya membuat profil gypsum
sekaligus cara memasangnya. Setelah mahir dalam pembuatan dan pemasangan
profil gypsum, pada tahun 1987 beliau pulang ke Tegal dan membangun sebuah
toko yang khusus menjual bahan baku gypsum, profil gypsum sekaligus jasa
pemasangannya.
Sekitar tahun 1991 usaha gypsum yang digeluti Bapak Suwarto mulai
berkembang dengan pesat hal ini dikarenakan selain karena kemampuannya

9

10

dalam mengelola usahanya untuk menjaga kepuasan konsumen, namun juga
karena produk gypsum merupakan hal baru dan belum ada yang menjual produk
sejenis di daerahnya. Pada tahun itu juga Bapak Suwarto mulai membangun kerja
sama langsung dengan perusahaan supplier gypsum Jaya Board di Tanggerang
profinsi Banten, yang sebelumnya beliau hanya sebagai pengecer yang membeli
produk gypsum dari toko-toko besar di Jakarta, namun kini beliau sebagai
distributor langsung dari perusahaan pembuat produk gypsum tersebut yaitu Jaya
Board. Pada tahun 1998 sejak bekerja sama dengan perusahaan Jaya Board usaha
yang dikelolanya semakin maju, dan beliau mulai berinisiatif mengembangkan
usahanya dengan menyewa toko yang lebih besar di Kota Slawi kabupaten Tegal
Profinsi Jawa Tengah, yang sebelumnya hanya sebuah toko sederhana
dirumahnya dan pak Suwarto sudah memiliki sebuah mobil truk sendiri untuk
mengangkut gypsum dan mengirimkan pesanan ke para pelanggannya.
Setelah usahanya semakin maju dan tumbuh dengan pesat, pada tahun
2000 beliau membeli lahan dan membangun sebuah Showroom khusus untuk
menjual produk dan profil gypsum miliknya. Pada tahun 2001 setelah
bekerjasama dengan perusahaan Jaya Board, Bapak Suwarto mulai menjalin
kerjasama lagi dengan perusahaan Aplus yang juga merupakan supplier produk
Gypsum. Sehingga sampai saat ini Bapak Suwarto merupakan distributor resmi
dari dua perusahaan besar yang memproduksi produk Gypsum.
Pada tahun 2005 dikarenakan pelanggannya semakin banyak dan tersebar
di Jawa Tengah dan Jawa Barat, Bapak Suwarto semakin mengembangkan
usahanya dengan membeli lahan untuk membangun sebuah gudang penyimpanan
gypsum untuk menampung kiriman dari para supplier.
Saat ini perusahaan Bapak Suwarto menjadi perusahaan distributor yang
besar dengan banyak pelanggannya yang tersebar di berbagai daerah di sekitar
profinsi Jawa Tengah dan Jawa Barat, hingga tahun 2013 Bapak Suwarto sudah
memiliki 6 truk besar sebagai armada pengangkut gypsum untuk dikirimkan ke
para pelanggannya.
Pada tahun 2014 Bapak Suwarto mulai mencoba bisnis baru dengan mulai
memproduksi sendiri besi Hollow untuk plafon gypsum dan tanggung jawab

11

produksinya sengaja diserahkan ke putranya yang mana baru menyelesaikan
studinya di salah satu perguruan tinggi di Bandung.
2.1.2

Logo Perusahaan
Logo dari perusahaan Gypsum Griya Indah dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Logo Gypsum Griya Indah
a. Kata “GGI”
Merupakan akronim dari Gypsum Griya Indah
b. Atap Rumah dan dominasi warna silver
Melambangkan bahwa gypsum merupakan produk yang dapat menjadikan
rumah terlihat indah dan mewah.
c. Tiang Kokoh
Melambangkan Gypsum Griya Indah merupakan perusahaan yang kuat,
menegakan dan menjaga kepercayaan serta kepuasan para supplier dan para
pelanggan.
2.1.3

Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan susunan seluruh organisasi yang terkait di

Perusahaan Gypsum Griya Indah, mulai dari yang tertinggi sampai yang
terendah.untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.2.

12

Pimpinan Perusahaan

Bagian Keuangan

Bagian Purchasing

Kepala Gudang

Bagian Penjualan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gypsum Griya Indah
2.1.4 Deskripsi Kerja Karyawan Perusahaan
Rincian tugas pokok dan fungsi kepegawaian pada Perusahaan Gypsum
Griya Indah dapat dilihat sebagai berikut :
1. Pimpinan Perusahaan
a. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh proses bisnis yang terjadi
di Perusahaan Gypsum Griya Indah.
b. Memantau dan menilai keseluruhan kinerja kemajuan perusahaan dan
mengambil kebijakan untuk kebaikan perusahaan.
2. Bagian Keuangan
Bertanggungjawab atas pembayaran pembelian barang dari supplier dan
menerima pembayaran atas penjualan barang dari pelanggan.
3. Bagian Purchasing
a. Bertanggung jawab atas pengadaan persediaan barang
b. Mengelola dan bekerjasama dengan perusahaan supplier dalam pengadaan
persediaan gudang.
c. Bekerjasama dengan bagian gudang untuk mengontrol persediaan dan
barang apa saja yang akan diajukan untuk pemesanan.
4. Bagian Penjualan
a. Melayani permintaan pemesanan barang dari pelanggan.
b. Mengelola transaksi penjualan.

13

c. Memberitahu kepada kepala gudang untuk menyediakan barang yang akan
di kirim ke pelanggan sesuai pemesanan.
5. Kepala Gudang
a. Mengelola data stok barang
b. Mengatur pengiriman barang, baik penugasan kepada para driver maupun
kebutuhan operasional transportasi.
2.2

Landasan Teori
Pada landasan teori akan diterangkan teori-teori yang berhubungan dengan

judul penulisan ini diantaranya pembahasan mengenai konsep dasar sistem
informasi, persediaan barang, distribution requirement planning, peramalan,
manajemen persediaan, konsep dasar web dan basis data.
2.2.1

Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar sistem informasi terdiri dari data, informasi, sistem dan

sistem informasi.
2.2.1.1 Data
Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam bentuk
gambar, kata, dan/ atau angka [2]. Manfaat data adalah sebagai satuan representasi
yang dapat diingat, direkam dan dapat diolah menjadi informasi. Karakteristiknya,
data bukanlah fakta, namun representasi dari fakta. Data yang baik adalah data
yang sesuai dengan faktanya. Data yang tercatat atau terekam belum tentu sesuai
dengan fakta karena banyak hal. Penyimpangan ini harus dihindari, jangan sampai
terjadi pada saat pencatatan data. Oleh karena itu, kegiatan verifikasi, agar data
yang tercatat adalah data benar dan sesuai, serta agar data tersebut benar-benar
menjadi representasi yang valid tentang fakta.
2.2.1.2 Informasi
Informasi menjadi suatu hal yang sangat berperan penting dan tidak dapat
terpisahkan baik oleh individu maupun organisasi. Kualitas informasi yang baik

14

dapat menjadi sebuah perekat dalam suatu organisasi serta dapat meningkatkan
pula kualitas pemahaman para pengelola organisasi tersebut.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu
model proses tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,
penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan
melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
akan membuat sejumlah data kembali [3].
Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu
model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus pengolahan data.

Gambar 2.3 Siklus Informasi
[Sumber : Jogiyanto HM, Analisis dan Desain, 2005]
2.2.1.3 Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya [3].
1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya [3]:

15

1. Komponen-komponen (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem(Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem
yang lain atau dengan linkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem
dengan subsistem lain.
5.

Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.

6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objective)
Suatu

sistem

pasti

mempunyai

tujuan

(goal)

atau

sasaran-sasaran

(objectives).Sasaran dari sistem sangat membutuhkan sekali masukan yang
dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.2.1.4 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pegolahan transaksi harian, mendukung operasi,

16

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan [3].
Sistem informasi terdiri dari komponen - komponen yang disebutnya dengan
istilah blok bangunan,yang terdiri dari beberapa blok diantaranya [3]:
1. Blok Masukan
Masukan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap
data yang akan dimasukan berupa dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data tersimpan di
dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Merupakan produk dari sistem informasi yang berupa informasi
yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk tingkatan serta semua
pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan toolbox di dalam sistem informasi, teknologi
yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data juga menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta
membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
antara satu dengan yang lainnya.
6. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang merusak sistem dapat dicegah dan bila dalam sistem
terdapat kesalahan dapat diatasi secara langsung.
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing – masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk

17

mencapai suatu sasaran. Berikut gambar tentang blok sistem informasi
tersebut :

Gambar 2.4 Blok Sistem Inforamsi yang berinteraksi
[Sumber : Jogianto HM, Analisis dan Desain, 2005]
2.2.2

Konsep Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem merupakan aturan-aturan yang akan digunakan

untuk mengembangkan sebuah sistem informasi. Dalam mengembangkan suatu
sistem informasi, digunakan suatu metodologi pengembangan sistem. Metodologi
ini bisa diartikan sebagai suatu proses standar untuk melaksanakan seluruh
langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan
dan memelihara sistem informasi.
2.2.2.1 System Development Life Cycle (SDLC)
Seperti berlaku pada kebanyakan proses, pengembangan sistem informasi
juga memiliki daur hidup (life cycle). Daur hidupnya disebut daur pengembangan
sistem informasi atau yang paling umum dinamakan SDLC (System Development
Life Cycle). Atau daur hidup pengembangan sistem. SDLC merupakan
metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan
menggunakan sistem informasi. Pada prinsipnya fase atau tahapan secara
keseluruhan mencakup beberapa hal dibawah ini, diantaranya:
1. Identifikasi, seleksi dan perencanaan system
a. Mengidentifikasi kebutuhan user
b. Menyeleksi kebutuhan user dari proses identifikasi dengan melihat
kapasitas teknologi dan efisiensi
c. Merencanakan sistem

18

2. Analisis Sistem
Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detail tentang
yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan, mencakup studi kelayakan
dan analisis kebutuhan.
3. Desain Sistem
Desain sistem dibagi menjadi dua subtahapan, yakni perancangan konseptual
dan perancangan fisik. Target akhir tahapan ini adalah menghasilkan
rancangan yang memenuhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan analisis
sistem.
4. Implementasi Sistem
Pada tahapan ini terdapat banyak aktivitas yang dilakukan diantaranya:
a. Pemrograman dan pengujian
b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
c. Pelatihan kepada pemakai
d. Pembuatan dokumentasi
e. Konversi
5. Pemeliharaan Sistem
a. Corrective, memperbaiki desain dan error pada program
b. Adaptive, memodifikasi sistem untukberadaptasi dengan perubahan
lingkungan
c. Perfective, melibatkan sistem untuk menyelesaikan masalah baru atau
mengambil kesempatan (penambahan fitur)
d. Preventive, menjaga sistem darikemungkinan masalah di masa yang
akan datang
2.2.2.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem Informasi
Alat bantu dalam tahap analisis dan perancangan sebuah sistem ditujukan
untuk mempermudah proses pada tahapan-tahapan tersebut.
2.2.2.2.1 Flow Map
Flowmap dapat digunakan untuk menunjukkan gerakan hampir segala
sesuatu, termasuk hal-hal nyata seperti orang, produk, sumber daya alam, cuaca,

19

dan lain-lain, serta hal-hal tak berwujud seperti know-how, bakat, kredit sebesar
niat baik.
Flowmap dapat menunjukkan hal-hal seperti berikut:
a. Apa itu yang mengalir, bergerak, berpindah, dan sebagainya.
b. Apa arah alirannya bergerak dan / atau apa sumber dan tujuan tersebut.
c. Berapa banyak mengalir, yang ditransfer, diangkut, dan sebagainya.
d. Informasi umum tentang apa yang mengalir dan bagaimana ia mengalir.
Flowmap adalah paket perangkat lunak yang didedikasikan untuk
menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data. Jenis data dalam arti
khusus ada dua lokasi geografis yang berbeda terhubung ke masing-masing item
data: Sebuah lokasi tempat asal aliran dimulai dan lokasi tujuan di mana aliran
berakhir. Aliran data itu sendiri dapat orang (misalnya komuter, berbelanja,
pengunjung

rumah sakit), barang, penggunaan layanan pertanian

telekomunikasi dan sebagainya.
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowmap
No

Simbol

Nama

Keterangan

1.

Dokumen

I/O dalam format yang
dicetak

2.

Manual Operation

Proses yang terjadi di
dalam flowmap

3.

Proses Komputerisasi

Merepresentasikan input
data atau output data yang
diproses atau informasi

4.

Arsip Manual

Penyimpanan yang dapat
diakses oleh komputer
secara langsung

atau

20

5.

Decision

Menunjukkan pilihan
keputusan

6.

Arus data

Digunakan untuk
menggambarkan sebuah
arus data.

7.

File Store

Merupakan penyimpanan
data yang disimpan ke
dalam suatu disk/
harddisk

2.2.2.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan
hubungan

sistem

dengan

lingkungan

sistem.

Diagram

Konteks

ini

menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya.
Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja
yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja
yang akan dihasilkan oleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan
diberikan. Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses
saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem.
Dapat dikatakan, bahwa sebuah diagram konteks adalah kasus khusus dari
DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang
dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
2.2.2.2.3 Data Flow Diagram
DFD atau Diagram Arus Data adalah suatu model logika data atau proses
yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data
yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan
data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan
pada data tersebut.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau

sistem

baru

yang

akan

dikembangkan

secara

logika

tanpa

21

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana
data tersebut akan disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. Kelebihan utama pendekatan aliran data, yaitu :
a. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem.
b. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem
dan subsistem.
c. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna
melalui diagram aliran data.
d. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data
dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
Disamping itu terdapat kelebihan tambahan, yaitu :
a. Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisis,
sehingga bisa memahami dengan lebih baik keterkaitan satu sama lain
dalam sistem dan subsistem.
b. Membedakan sistem dari lingkungannya dengan menempatkan batasbatasnya.
c. Dapat digunakan sebagai suatu perangkat untuk berinteraksi dengan
pengguna.
Memungkinkan

penganalisis

menggambarkan

setiap

komponen

yang

digunakan dalam diagram.
Tabel 2.2 Simbol-simbol DFD
1.

No

Simbol
Proses

Nama

Keterangan
Menggambarkan sebuah sistem atau
proses.

2.

Eksternal Entity

Menggambarkan sebuah objek.

3.

Storage

Menggambarkan/ menunjukkan
sebuah file data

22

4.

Arus data

Menggambarkan sebuah arus data.

2.2.2.2.4 Kamus Data
Kamus Data (KD) tidak menggunakan notasi grafis sebagaimana halnya
DFD, tetapi porsinya dalam memodelkan sistem tidak perlu diragukan lagi
(sebuah model tidak lengkap tanpa KD). KD juga mempunyai fungsi yang sama
dalam pemodelan sistem. Selain itu KD berfungsi membantu pelaku sistem untuk
mengerti aplikasi secara detil, kamus data mereorganisasi semua elemen data
yang digunakan dalam sistem dengan presisi yang sedemikan rupa sehingga
pemakai dan penganalisas sistem memiliki dasar pengertian yang sama tentang
masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk
dokumentasi dan mengurangi redundansi, juga dapat digunakan untuk:
a. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporanlaporan
c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file
d. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data
KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap
analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, KD
dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai
sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke
sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap
perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporanlaporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD.
KD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD

23

b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran
(misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)
c. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan
aliran
e. Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi
titik perhatian dalam entity-relationship diagram).

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat
hal-hal berikut:
a. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.
b. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk data, Data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau formulir,
dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor,
variabel, parameter, field.
d. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data
akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus
data di DFD.
e. Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut.
f. Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.
g. Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data.
h. Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri
dari item-item data apa saja.

24

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata, kadang-kadang elemen data
terlalu kompleks utuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan
melalalui sejumah elemen data yang lebih sederhana dan didefinisikan.
Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam
menganalisas sistem dengan menggunakan sejumlah symbol yaitu:
Tabel 2.3 Simbol-simbol Kamus Data
No

Simbol

1.

=

Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi

2.

+

Dan

()

Menunjukkan suatu elemen yang bersifat pilihan (opsional).
Elemen-elemen yang bersifat pilihan ini bisa dikosongkan pada
layar masukan atau bisa juga dengan memuat spasi atau nol untuk
field-field numeric pada struktur file.

{}

Menunjukkan elemen-elemen repetitive, juga disebut kelompok
berulang atau tabel-tabel. Kemungkinan bisa ada satu atau
beberapa elemen berluang di dalam kelompok tersebut. Kelompok
berulang bisa mengandung keadaan-keadaan tertentu, seperti
misalnya, jumlah pengulangan yang pasti atau batas tertinggi dan
batas terendah uuntuk jumlah pengulangan.

[]

Menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu. Satu elemen bisa
ada sedangkan elemen lainnya juga ada, tetapi tidak bisa keduaduanya ada secara bersamaan. Elemen-elemen yang ada di dalam
tanda kurung ini saling terpisah satu sama lain. (dengan kata lain,
memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi)

3.

4.

5.

6.

Keterangan

Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara
|

simbol [ ]

7.

@

Identifikasi atribut kunci

8.

**

Komentar

Dalam kamus data juga dapat dicantumkan kode-kode karakter yang dapat
membantu analis dalam menggambarkan bentuk dari data ataupun dibuat untuk
merancang suatu output.

25

Tabel 2.4 Kode Karakter Kamus Data
Karakter Pemformatan

Keterangan
Bisa memasukkan atau menampilkan/mencetak suatu
karakter
Hanya memsukkan atau menampilkan angka-angka
Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi
Menyisipkan koma ke dalam suatu tampilan numerik
Menyisipkan suatu periode ke dalam suatu tampilan
numerik
Menyisipkan slash (/) ke dalam suatu tampilan numerik
Menyisipkan suatu tanda penghubung ke dalam suatu
tampilan numerik
Menunjukkan suatu posisi desimal (bila tit