Bagaimana cara paling jitu untuk memilih aplikasi akuntansi yang kredibel
Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi,
Inilah Cara Paling Jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel
___________________________________________________
“Sudak pakai aplikasi canggih, tiap closing bulanan dan tahunan kok
masih didampingi konsultan”
“Aplikasinya sih canggih, tapi kenapa tiap hari masih didampingi
konsultan?”
“Sudah implementasi aplikasi kelas dunia, tapi kenapa cuma digunakan
untuk Njurnal-jurnal transaksi, analisisnya kebanyakan pakai MS. Excel
”
“ Waktu jualan aplikasi, ngomong-nya muluk-muluk. Setelah dibeli,
ngacir.... ”
_____________________________________________________
****
_____________________________________________________
“Informasi lebih cepat dan akurat, dua jempol untuk aplikasi akuntansi
ini”
“Performance perusahaan semakin bagus setelah mengimplementasikan
aplikasi itu, recommended deh”
___________________________________________________
Komentar-komentar seperti itu sering terdengar dari lisan karyawan di
sebuah perusahaan dari departemen akunting & keuangan serta
departemen lain. Komentar itu menyeruak karena faktanya memang
seperti itu.
Ada perusahaan yang setiap akhir bulan dan akhir tahun ketika akan
closing periode pembukuan begitu heboh dengan melibatkan hampir
semua bagian! Bagian purchasing, produksi, marketing, dan tentunya
bagian akunting&keuangan.
Kemudian ada perusahaan yang telah mengimplementasikan aplikasi
akuntansi yang terintegrasi dengan semua bagian, namun sejak go live
sampai maintenance bertahun-tahun masih didampingi konsultannya,
sampai-sampai sulit untuk membedakan mana yang konsultan dan mana
yang karyawan perusahaan
Namun banyak juga perusahaan yang performance-nya meningkat secara
signifikan setelah menggunakan aplikasi akuntansi. Fitur dan modulmodulnya bisa memfasilitasi semua jenis aktivitas transaksi akuntansi dan
keuangan dan dapat difungsikan secara efektif serta mampu
mengantisipasi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.
A. Pertimbangan Memilih Aplikasi Akuntansi Kredibel
Bagaimanapun juga memilih aplikasi akuntansi yang kredibel memang
tidak mudah, dibutuhkan waktu, usaha yang sungguh-sungguh, ketelitian,
kejelian dan kebijaksanaan yang memadai. Karena keputusan dalam
memilih aplikasi akuntansi akan berpengaruh terhadap berbagai aspek,
mulai aspek administrasi, keuangan dan seluruh aktivitas perusahaan.
Bila saat ini Anda salah dalam mengambil keputusan memilih aplikasi
akuntansi, dalam beberapa tahun kedepan kemungkinan besar harus
mengeluarkan dana lagi untuk mengganti aplikasi akuntansi baru.
Beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan sebelum memutuskan satu
aplikasi akuntansi :
1. Jenis perusahaan ; jasa, dagang, manufaktur, atau kombinasi dari
beberapa jenis perusahaan.
2. Aplikasi akuntansi yang digunakan saat ini ; apakah aplikasi yang
sedang digunakan saat ini akan terus dipakai dan diintegrasikan
dengan aplikasi akuntansi yang baru, atau seluruhnya akan diganti
dengan aplikasi akuntansi yang baru.
3. Ukur tingkat kemampuan dan pengetahuan akuntansi dan keuangan
tim
Anda.
Dengan
mengetahui
tingkat
kemampuan
akuntansi&keuangan tim Anda sendiri, maka anda akan dapat
menentukan serta membuat daftar modul dan fitur yang dibutuhkan.
4. Integrasi. Apakah perlu suatu sistem yang bisa mengintegrasikan
semua bagian ; produksi, inventory, purchasing, penggajian,
perpajakan. Bila belum dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi,
ngapain menggunakan sistem itu, cari saja aplikasi akuntansi yang
bisa di-upgrade dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.
5. Komponen-komponen pendukung
yang dibutuhkan untuk
implementasi aplikasi akuntansi, baik hardware maupun software,
seperti server, network, OS. Apakah komponen-komponen yang saat
ini sudah ada masih bisa digunakan, harus di-upgrade atau harus
baru dengan spesifikasi yang sesuai dengan aplikasi akuntansi yang
baru.
6. Faktor Eksternal. Apakah partner perusahaan mengharuskan suatu
sistem yang bisa mempermudah dan memfasilitasi transaksi antar
sistem. Bila itu dibutuhkan dan akan meningkatkan performance
perusahaan, mau tidak mau harus mencari aplikasi akuntansi yang
bisa memfasilitasi kebutuhan itu.
Melalui pertimbangan-pertimbangan di atas maka dapat diperoleh sebuah
kesimpulan penting mengenai aplikasi akuntansi seperti apa yang akan
digunakan, yaitu sebuah aplikasi akuntansi yang bisa memenuhi kebutuhan
perusahaan di saat ini dan masa yang akan datang.
B. Review Aplikasi Akuntansi
Setelah anda berhasil menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Selanjutnya apa saja yang
perlu dipertimbangkan, berikut ini poin-poin-nya:
1. Kemudahan dalam menggunakan aplikasi
Tujuan menggunakan aplikasi akuntansi adalah untuk membantu
mempercepat pekerjaan. Jika suatu aplikasi malah memperlambat
proses pekerjaan karena sulitnya pengoperasian, atau membutuhkan
waktu yang lama untuk dapat mengoperasikannya secara optimal,
maka sebaiknya accounting software tersebut anda masukkan ke
dalam daftar paling akhir.
Hampir semua penyedia aplikasi akuntansi menyatakan bahwa
produk mereka user-friendly, namun faktanya membutuhkan waktu
yang lama untuk bisa mengoperasikan aplikasi itu secara optimal.
Lalu bagaimana caranya untuk mengetahui suatu aplikasi itu userfriendly atau tidak? Langkah pertama pelajari manual dan versi demo
atau trial-nya. Dari sana Anda bisa menilai apakah aplikasi itu userfriendly atau tidak.
2. Support terhadap aplikasi.
Ada beberapa penyedia produk aplikasi ketika akan menjual
produknya, semuanya dikatakan bagus; mulai produknya, support
setelah pembelian ( training, maintenance, upgrade), dan dukungan
lain. Namun setelah produk itu dibeli, apa yang dikatakan sejak awal
tidak sepenuhnya terbukti.
Maka pastikan sejak awal bahwa produk aplikasi yang akan dibeli
benar-benar memperoleh support penuh dari penyedia/penjual
aplikasi.
3. Security dan otorisasi.
Data akuntansi dan keuangan merupakan data vital bagi perusahaan,
sehingga faktor keamanan menjadi persoalan besar yang perlu
mendapatkan perhatian. Sehingga faktor keamanan ini harus
menjadi pertimbangan penting dalam memilih aplikasi akuntansi.
4. Referensi dan Rekomendasi pihak ketiga.
Cari informasi lengkap dari pihak ketiga berkaitan dengan aplikasi
yang akan digunakan berkaitan dengan informasi penting seperti
pada poin 1 sampai 3.
Informasi itu bisa dari mereka yang telah menggunakan aplikasi
tersebut, dari sumber-sumber independen seperti reviewer
profesional, dan dari forum-forum independen tentang aplikasi
akuntansi. Dari sanalah Anda bisa mendapatkan informasi-informasi
yang jujur, tulus, dan apa adanya.
Walaupun informasi-informasi tersebut tidak sepenuhnya benar,
karena bisa saja datang dari pesaing yang ingin menjatuhkan
reputasi aplikasi tersebut, namun paling tidak hal itu bisa dijadikan
bahan referensi untuk menggunakan aplikasi tertentu. Maka anda
harus terbuka, cerdas, dan bijaksana dalam menentukan pilihan.
C. Kesalahan umum ketika memilih aplikasi akuntansi
Setelah Anda menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang akan
digunakan kemudian dilanjutkan dengan melakukan review terhadap
aplikasi akuntansi yang akan dipilih, di bagian akhir dari artikel ini,
ada tips untuk menghindari 4 kesalahan umum yang sering terjadi
ketika memilih sebuah aplikasi akuntansi.
1. Mengandalkan informasi yang terbatas
Memilih aplikasi akuntansi yang kredibel dibutuhkan usaha dan
waktu yang tidak sebentar. Cari informasi yang lengkap mengenai
kebutuhan perusahaan, dampak setelah pemakaian aplikasi tersebut,
dan aplikasinya. Diperlukan studi yang lebih komprehensif dan riset
yang menyeluruh mengenai penggunaan aplikasi akuntansi. Tidak
hanya sekedar angka-angka dan harga.
2. Mudah terkesan dengan penampilan
“Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah Anda ...”.
Kalimat itu sangat populer pada beberapa tahun yang silam. Dan
kenyataannya secara naluriah, manusia pada umumnya memiliki
kecenderungan untuk terpesona terhadap penampilan luar akan
sesuatu. Namun untuk aplikasi akuntansi, yang dibutuhkan tidak
hanya sekedar penampilan yang menarik, profesional, warna yang
menyejukan mata, dan bening saja, melainkan reliability dan
stability. Tidak hanya cantik luarnya saja, tapi juga inner beauty.
3. Pemahaman yang salah terhadap otomatisasi
“High tech selalu kehilangan aura saat human touch lenyap” begitu
kalimat yang pernah dituliskan oleh seorang pakar manajemen. Lalu
kaitannya apa dengan aplikasi akuntansi?
Sistem otomatisasi dalam aplikasi akuntansi memang sangat
membantu meng-efesienkan proses dan operasional perusahaan
dalam proporsi tertentu, namunnya aplikasi akuntansi dan
kecanggihan teknologi pada umumnya tidak pernah bisa
menggantikan kerja keras, usaha dan kecintaan anda terhadap
perusahaan dan fungsi manusia secara keseluruhan.
4. Tidak melibatkan banyak pihak
Ketika suatu saat nanti perusahaan sudah mengimplementasikan
aplikasi akuntansi maka yang paling merasakan baik dan buruknya
aplikasi adalah karyawan perusahaan.
Oleh karena itu perlu melibatkan berbagai pihak, baik manajemen
puncak maupun karyawan kunci dalam pemilihan hingga
implementasi aplikasi akuntansi.
Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi, inilah cara
paling jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel untuk perusahaan
anda, dan seperti itulah yang menjadi kunci dari keberhasilan Anda.
***
Author:
Wadiyo
Pengelola Blog http://manajemenkeuangan.net/
Inilah Cara Paling Jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel
___________________________________________________
“Sudak pakai aplikasi canggih, tiap closing bulanan dan tahunan kok
masih didampingi konsultan”
“Aplikasinya sih canggih, tapi kenapa tiap hari masih didampingi
konsultan?”
“Sudah implementasi aplikasi kelas dunia, tapi kenapa cuma digunakan
untuk Njurnal-jurnal transaksi, analisisnya kebanyakan pakai MS. Excel
”
“ Waktu jualan aplikasi, ngomong-nya muluk-muluk. Setelah dibeli,
ngacir.... ”
_____________________________________________________
****
_____________________________________________________
“Informasi lebih cepat dan akurat, dua jempol untuk aplikasi akuntansi
ini”
“Performance perusahaan semakin bagus setelah mengimplementasikan
aplikasi itu, recommended deh”
___________________________________________________
Komentar-komentar seperti itu sering terdengar dari lisan karyawan di
sebuah perusahaan dari departemen akunting & keuangan serta
departemen lain. Komentar itu menyeruak karena faktanya memang
seperti itu.
Ada perusahaan yang setiap akhir bulan dan akhir tahun ketika akan
closing periode pembukuan begitu heboh dengan melibatkan hampir
semua bagian! Bagian purchasing, produksi, marketing, dan tentunya
bagian akunting&keuangan.
Kemudian ada perusahaan yang telah mengimplementasikan aplikasi
akuntansi yang terintegrasi dengan semua bagian, namun sejak go live
sampai maintenance bertahun-tahun masih didampingi konsultannya,
sampai-sampai sulit untuk membedakan mana yang konsultan dan mana
yang karyawan perusahaan
Namun banyak juga perusahaan yang performance-nya meningkat secara
signifikan setelah menggunakan aplikasi akuntansi. Fitur dan modulmodulnya bisa memfasilitasi semua jenis aktivitas transaksi akuntansi dan
keuangan dan dapat difungsikan secara efektif serta mampu
mengantisipasi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.
A. Pertimbangan Memilih Aplikasi Akuntansi Kredibel
Bagaimanapun juga memilih aplikasi akuntansi yang kredibel memang
tidak mudah, dibutuhkan waktu, usaha yang sungguh-sungguh, ketelitian,
kejelian dan kebijaksanaan yang memadai. Karena keputusan dalam
memilih aplikasi akuntansi akan berpengaruh terhadap berbagai aspek,
mulai aspek administrasi, keuangan dan seluruh aktivitas perusahaan.
Bila saat ini Anda salah dalam mengambil keputusan memilih aplikasi
akuntansi, dalam beberapa tahun kedepan kemungkinan besar harus
mengeluarkan dana lagi untuk mengganti aplikasi akuntansi baru.
Beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan sebelum memutuskan satu
aplikasi akuntansi :
1. Jenis perusahaan ; jasa, dagang, manufaktur, atau kombinasi dari
beberapa jenis perusahaan.
2. Aplikasi akuntansi yang digunakan saat ini ; apakah aplikasi yang
sedang digunakan saat ini akan terus dipakai dan diintegrasikan
dengan aplikasi akuntansi yang baru, atau seluruhnya akan diganti
dengan aplikasi akuntansi yang baru.
3. Ukur tingkat kemampuan dan pengetahuan akuntansi dan keuangan
tim
Anda.
Dengan
mengetahui
tingkat
kemampuan
akuntansi&keuangan tim Anda sendiri, maka anda akan dapat
menentukan serta membuat daftar modul dan fitur yang dibutuhkan.
4. Integrasi. Apakah perlu suatu sistem yang bisa mengintegrasikan
semua bagian ; produksi, inventory, purchasing, penggajian,
perpajakan. Bila belum dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi,
ngapain menggunakan sistem itu, cari saja aplikasi akuntansi yang
bisa di-upgrade dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.
5. Komponen-komponen pendukung
yang dibutuhkan untuk
implementasi aplikasi akuntansi, baik hardware maupun software,
seperti server, network, OS. Apakah komponen-komponen yang saat
ini sudah ada masih bisa digunakan, harus di-upgrade atau harus
baru dengan spesifikasi yang sesuai dengan aplikasi akuntansi yang
baru.
6. Faktor Eksternal. Apakah partner perusahaan mengharuskan suatu
sistem yang bisa mempermudah dan memfasilitasi transaksi antar
sistem. Bila itu dibutuhkan dan akan meningkatkan performance
perusahaan, mau tidak mau harus mencari aplikasi akuntansi yang
bisa memfasilitasi kebutuhan itu.
Melalui pertimbangan-pertimbangan di atas maka dapat diperoleh sebuah
kesimpulan penting mengenai aplikasi akuntansi seperti apa yang akan
digunakan, yaitu sebuah aplikasi akuntansi yang bisa memenuhi kebutuhan
perusahaan di saat ini dan masa yang akan datang.
B. Review Aplikasi Akuntansi
Setelah anda berhasil menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang
sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Selanjutnya apa saja yang
perlu dipertimbangkan, berikut ini poin-poin-nya:
1. Kemudahan dalam menggunakan aplikasi
Tujuan menggunakan aplikasi akuntansi adalah untuk membantu
mempercepat pekerjaan. Jika suatu aplikasi malah memperlambat
proses pekerjaan karena sulitnya pengoperasian, atau membutuhkan
waktu yang lama untuk dapat mengoperasikannya secara optimal,
maka sebaiknya accounting software tersebut anda masukkan ke
dalam daftar paling akhir.
Hampir semua penyedia aplikasi akuntansi menyatakan bahwa
produk mereka user-friendly, namun faktanya membutuhkan waktu
yang lama untuk bisa mengoperasikan aplikasi itu secara optimal.
Lalu bagaimana caranya untuk mengetahui suatu aplikasi itu userfriendly atau tidak? Langkah pertama pelajari manual dan versi demo
atau trial-nya. Dari sana Anda bisa menilai apakah aplikasi itu userfriendly atau tidak.
2. Support terhadap aplikasi.
Ada beberapa penyedia produk aplikasi ketika akan menjual
produknya, semuanya dikatakan bagus; mulai produknya, support
setelah pembelian ( training, maintenance, upgrade), dan dukungan
lain. Namun setelah produk itu dibeli, apa yang dikatakan sejak awal
tidak sepenuhnya terbukti.
Maka pastikan sejak awal bahwa produk aplikasi yang akan dibeli
benar-benar memperoleh support penuh dari penyedia/penjual
aplikasi.
3. Security dan otorisasi.
Data akuntansi dan keuangan merupakan data vital bagi perusahaan,
sehingga faktor keamanan menjadi persoalan besar yang perlu
mendapatkan perhatian. Sehingga faktor keamanan ini harus
menjadi pertimbangan penting dalam memilih aplikasi akuntansi.
4. Referensi dan Rekomendasi pihak ketiga.
Cari informasi lengkap dari pihak ketiga berkaitan dengan aplikasi
yang akan digunakan berkaitan dengan informasi penting seperti
pada poin 1 sampai 3.
Informasi itu bisa dari mereka yang telah menggunakan aplikasi
tersebut, dari sumber-sumber independen seperti reviewer
profesional, dan dari forum-forum independen tentang aplikasi
akuntansi. Dari sanalah Anda bisa mendapatkan informasi-informasi
yang jujur, tulus, dan apa adanya.
Walaupun informasi-informasi tersebut tidak sepenuhnya benar,
karena bisa saja datang dari pesaing yang ingin menjatuhkan
reputasi aplikasi tersebut, namun paling tidak hal itu bisa dijadikan
bahan referensi untuk menggunakan aplikasi tertentu. Maka anda
harus terbuka, cerdas, dan bijaksana dalam menentukan pilihan.
C. Kesalahan umum ketika memilih aplikasi akuntansi
Setelah Anda menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang akan
digunakan kemudian dilanjutkan dengan melakukan review terhadap
aplikasi akuntansi yang akan dipilih, di bagian akhir dari artikel ini,
ada tips untuk menghindari 4 kesalahan umum yang sering terjadi
ketika memilih sebuah aplikasi akuntansi.
1. Mengandalkan informasi yang terbatas
Memilih aplikasi akuntansi yang kredibel dibutuhkan usaha dan
waktu yang tidak sebentar. Cari informasi yang lengkap mengenai
kebutuhan perusahaan, dampak setelah pemakaian aplikasi tersebut,
dan aplikasinya. Diperlukan studi yang lebih komprehensif dan riset
yang menyeluruh mengenai penggunaan aplikasi akuntansi. Tidak
hanya sekedar angka-angka dan harga.
2. Mudah terkesan dengan penampilan
“Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah Anda ...”.
Kalimat itu sangat populer pada beberapa tahun yang silam. Dan
kenyataannya secara naluriah, manusia pada umumnya memiliki
kecenderungan untuk terpesona terhadap penampilan luar akan
sesuatu. Namun untuk aplikasi akuntansi, yang dibutuhkan tidak
hanya sekedar penampilan yang menarik, profesional, warna yang
menyejukan mata, dan bening saja, melainkan reliability dan
stability. Tidak hanya cantik luarnya saja, tapi juga inner beauty.
3. Pemahaman yang salah terhadap otomatisasi
“High tech selalu kehilangan aura saat human touch lenyap” begitu
kalimat yang pernah dituliskan oleh seorang pakar manajemen. Lalu
kaitannya apa dengan aplikasi akuntansi?
Sistem otomatisasi dalam aplikasi akuntansi memang sangat
membantu meng-efesienkan proses dan operasional perusahaan
dalam proporsi tertentu, namunnya aplikasi akuntansi dan
kecanggihan teknologi pada umumnya tidak pernah bisa
menggantikan kerja keras, usaha dan kecintaan anda terhadap
perusahaan dan fungsi manusia secara keseluruhan.
4. Tidak melibatkan banyak pihak
Ketika suatu saat nanti perusahaan sudah mengimplementasikan
aplikasi akuntansi maka yang paling merasakan baik dan buruknya
aplikasi adalah karyawan perusahaan.
Oleh karena itu perlu melibatkan berbagai pihak, baik manajemen
puncak maupun karyawan kunci dalam pemilihan hingga
implementasi aplikasi akuntansi.
Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi, inilah cara
paling jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel untuk perusahaan
anda, dan seperti itulah yang menjadi kunci dari keberhasilan Anda.
***
Author:
Wadiyo
Pengelola Blog http://manajemenkeuangan.net/