5. AUDIT MUTU INTERNAL
A. Penjelasan Umum
1. Definisi
a. Audit Mutu Akademik Internal AMI adalah suatu kegiatan penilaian
atas mutu yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk:
1 Menilai kinerja kegiatan operasional akademik dan non akademik di
UMK; 2 Menilai kesesuaian antara kinerja dengan standar yang telah ditetapkan;
3 Memberikan rekomendasi untuk perbaikan.
b. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi,
tanggungjawab, prosedur, proses dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu.
c. Unit Pelaksana Akademik UMK adalah Program Studi dan unit kerja
yang bertugas menjalankan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi.
d. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi atau yang diberi
wewenang untuk melakukan audit mutu akademik.
e. Teraudit auditee adalah organisasi yang diaudit meliputi fakultas,
program studi, bagian, lembaga, unit pelaksana teknis dan biro.
f. Bukti Objektif BO adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun
kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu yang
didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.
g. Hasil audit dikelompokkan ke dalam tiga kategori:
1 Tidak Lengkap TL adalah pernyataan tentang temuan selama audit,
didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu
singkat.
2 Tidak Sesuai TS adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik
mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.
3 Sesuai S adalah pernyataan tentang terpenuhinya persyaratan
karakteristik mutu akademik sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
h. Permintaan Tindakan Koreksi PTK adalah surat perintah dari Rektor kepada teraudit untuk menindaklanjuti temuan audit mutu akademik.
2. Tujuan dan Alasan Audit
a. Tujuan Audit
Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut: 1 Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan; 2 Memeriksa efektifitas pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.
b. Manfaat Audit
1 Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur penjaminan mutu;
2 Meyakinkan bahwa sebuah institusi memiliki akuntabilitas terhadap mutu dan standar yang telah ditentukan;
3 Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan;
4 Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu;
5 Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan;
6 Menyediakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu.
3. Etika, Tanggungjawab, Independensi dan Kriteria Auditor Internal Mutu
Akademik a. Etika Auditor
1 Tidak mengaudit pekerjaan yang pernah dalam 2 tahun sebelumnya atau sedang menjadi tanggungjawabnya;
2 Independen dalam fakta dan proses pekerjaan; 3 Obyektif dan terbuka;
4 Memiliki integritas yang tinggi; 5 Menjaga kerahasiaan;
6 Profesional; 7 Melaksanakan audit secara bersahabatkolegial;
8 Realistik; 9 Bersikap dewasa.
b. Tanggungjawab Rektor Tim Audit
1 Membuka dan menutup rapat; 2 Memilih anggota tim audit;
3 Menyiapkan jadwal dan program audit; 4 Memimpin audit;
5 Membuat keputusan akhir atas temuan audit berupa pendapat hasil
audit; 6 Menyerahkan laporan audit selambat-lambatnya 1 satu bulan setelah
pekerjaan lapangan selesai.
c. Tanggungjawab Auditor
1 Mengumpulkan dan menganalisis bukti; 2 Menyusun kertas kerja pemeriksaan;
3 Melakukan konfirmasi baik terhadap internal maupun eksternal; 4 Melakukan observasi dan pengujian fisik;
5 Bersama dengan Rektor Tim merumuskan hasil audit.
d. Independensi Auditor
Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus
menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor.
e. Kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal 1 Pendidikan minimum:
Auditor minimal berpendidikan Sarjana S1.
2 Pelatihan:
Auditor telah mengikuti pelatihankursus Auditor dan atau monevin.
3 Atribut personal:
Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki
kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan
memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk:
a Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar; b Melaksanakan audit sesuai dengan program audit;
c Mengevaluasi secara konsisten pengaruh pengamatan audit dan
interaksi personal selama audit; d Memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit
terbaik; e Menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit;
f Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit; g Mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima;
h Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan.
f. Peningkatan Kompetensi
Auditor meningkatkan kompetensinya dengan: 1 Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem
mutu, metode dan prosedur audit; 2 Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan;
3 Evaluasi secara berkala oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu dankerja sama.
g. Kriteria Rektor Tim Audit
1 Rektor Tim Audit ditunjuk oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu.dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan
kriteria sebagai berikut: 2 Calon sudah berpengalaman sebagai auditor;
3 Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis.
4. Pengauditan
Kategori