PA : Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

PEMBUATAN LAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN PROSES BELAJAR MENGAJAR PROGRAM STUDI DI

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Program Studi

DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

Oleh:

INDIKA YUNISTIA ABIDIN 10390150007

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

PEMBUATAN LAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN PROSES BELAJAR MENGAJAR PROGRAM STUDI DI INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama

: INDIKA YUNISTIA ABIDIN

NIM

: 10.39015.0007

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

xi

ABSTRAK ...vii

ABSTRACT……….. ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL………. ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya . 6 2.1.1 Sejarah ... 6

2.1.2 Visi dan Misi ... 10

2.1.3 Komitmen ... 10

2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya... 11

2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya……... ... 11

xii

Halaman 2.2 Gambaran Umum Bagian Pengawasan dan Penjaminan Mutu

Stikom Surabaya. ... 14

2.2.1 Sejarah Singkat Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 14

2.2.2 Tanggung Jawab Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 14

2.2.3 Struktur Organisasi Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 15

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Kerja Praktek ... 16

BAB III LANDASAN TEORI ... 19

3.1 Monitoring / Pengawasan ... 19

3.1.1. Definisi Monitoring / Pengawasan ...19

3.1.2. Tujuan Monitoring / Pengawasan ...19

3.1.3. Manfaat Monitoring / Pengawasan ...20

3.1.4. Proses Dasar Monitoring / Pengawasan ...21

3.1.5. Unsur Pengawasan ...21

3.1.6. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif ...21

3.2 Administrasi ... 22

3.2.1. Pengertian Administrasi ...22

3.2.2. Fungsi Administrasi ...24

3.2.3. Evolusi Teori Manajemen ...25

3.3 Laporan ...25

3.3.1. Pengertian Laporan ...25

3.3.2. Fungsi Laporan ...26

3.3.3. Jenis Laporan ...27

xiii

3.4 Arsip ...31

3.4.1. Pengertian Arsip ...31

3.4.2. Tujuan Kearsipan ...32

3.5 Microsoft Excel. ... 32

3.5.1. Grafik ...34

3.5.2. Pivot Table ...41

3.5.3. Function ...43

3.5.4. Formula ...48

3.5.5. Freeze Panes ...48

3.5.6. Mencetak Data ...50

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 53

4.1 Metode Pelaksanaan... 53

4.2 Metode Penulisan ...54

4.3 Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya pada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu ... 55

4.3.1 Pembuatan Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya... 60

4.3.2 Pembuatan Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. ... 73

4.3.3 Pembuatan Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 91

xi

Halaman 4.3.4 Pembuatan Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil

Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya ... 108

BAB V PENUTUP ... 122

5.1Kesimpulan ... 122

5.2 Saran ...125

DAFTAR PUSTAKA …...126 LAMPIRAN……… ... 128

xiv

Tabel 2.1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 8 Tabel 4.1 Daftar Kegiatan selama Penelitian ...53

xv

2 DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 11

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 13

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya .. 16

Gambar 2.4 Denah Ruang Bagian Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 17

Gambar 3.1 Tampilan Jendela Kerja Microsoft Excel 2010 ... 33

Gambar 3.2 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart ... 34

Gambar 3.3 Pemilihan Tipe Grafik/Chart ... 34

Gambar 3.4 Tampilan Menu Layout Grafik/Chart ... 35

Gambar 3.5 Judul Grafik/Chart ... 35

Gambar 3.6 Axis Title ... 37

Gambar 3.7 Legenda ... 38

Gambar 3.8 Label Data ... 38

Gambar 3.9 Menu Data Table ... 39

Gambar 3.10 Data Table ... 39

Gambar 3.11 Grafik Garis ... 40

Gambar 3.12 Grafik Balok ... 40

Gambar 3.13 Grafik Lingkaran ... 41

Gambar 3.14 Tampilan Menu Pivot Table ... 42

Gambar 3.15 Data Siap Dianalisis Menggunakan Fasilitas Pivot Table ... 42

xvi

Halaman

Gambar 3.16 Tampilan Menu Fungsi/Function ...43

Gambar 3.17 VLOOKUP ... 45

Gambar 3.18 SUM ... 46

Gambar 3.19 Tampilan Hasil dari Function SUM ... 46

Gambar 3.20 AVERAGE ... 47

Gambar 3.21 Tampilan Hasil dari Function AVERAGE ... 47

Gambar 3.22 Contoh Formula ... 48

Gambar 3.23 Freeze Panes ... 49

Gambar 3.24 Unfreeze Panes ... 49

Gambar 3.25 Print ... 50

Gambar 3.26 Copies ... 51

Gambar 4.1 Prosedur Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 59

Gambar 4.2 Prosedur Pembuatan Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 61

Gambar 4.3 Tampilan Menu Microsoft Excel ... 62

Gambar 4.4 Tampilan Awal Microsoft Excel 2010 ... 63

Gambar 4.5 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 63

Gambar 4.6 Pivot Table ... 64

Gambar 4.7 Create Pivot Table ... 64

Gambar 4.8 Area Pivot Table dan Pivot Table Field List ... 65

xvii

Halaman

Gambar 4.10 Centang D3 KPK ... 66

Gambar 4.11 Tampilan Hasil Centang D3 KPK ... 66

Gambar 4.12 Format yang telah Tersedia ... 67

Gambar 4.13 Hasil Copy-Paste Data ... 67

Gambar 4.14 Kosongan ... 67

Gambar 4.15 Rumus yang Berlaku ... 68

Gambar 4.16 Hasil Perhitungan ... 68

Gambar 4.17 Format yang telah Tersedia ... 68

Gambar 4.18 Rumus yang Berlaku ... 69

Gambar 4.19 Hasil Copy-Paste Data ... 69

Gambar 4.20 Hasil Pembulatan Persentase ... 69

Gambar 4.21 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart ... 70

Gambar 4.22 Hasil Grafik/Chart ... 70

Gambar 4.23 Hasil Pembuatan Grafik Kehadiran Mahasiswa... 71

Gambar 4.24 Hasil Pembuatan Grafik Kehadiran Dosen ... 71

Gambar 4.25 Hasil Pembuatan Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UAS per Prodi ... 72

Gambar 4.26 Hasil Pembuatan Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UTS per Prodi ... 72

Gambar 4.27 Prosedur Pembuatan Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 75

Gambar 4.28 Tampilan Menu Microsoft Excel ... 76

xviii

Halaman Gambar 4.30 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses

Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya ... 77

Gambar 4.31 Pivot Table ... 78

Gambar 4.32 Create Pivot Table ... 78

Gambar 4.33 Area Pivot Table dan Pivot Table Field List ... 79

Gambar 4.34 Memasukkan Field dengan Teknik Drag and Drop ... 79

Gambar 4.35 Ascending Nama Dosen ... 80

Gambar 4.36 Tampilan Hasil Ascending Nama Dosen ... 81

Gambar 4.37 Format yang telah Tersedia ... 81

Gambar 4.38 Hasil Copy-Paste Data ... 82

Gambar 4.39 Kosongan ... 82

Gambar 4.40 Rumus yang Berlaku ... 82

Gambar 4.41 Hasil Perhitungan ... 82

Gambar 4.42 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Mahasiswa ... 83

Gambar 4.43 Hasil Pembuatan Rekap Persentase Kehadiran Dosen ... 84

Gambar 4.44 Hasil Pembuatan Persentase Kehadiran Dosen ... 85

Gambar 4.45 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Sistem Komputer .... 85

Gambar 4.46 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Sistem Informasi .... 86

Gambar 4.47 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Desain Komunikasi Visual ... 87

Gambar 4.48 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Komputer Akuntansi ... 87

Gambar 4.49 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen S1 Desain Grafis ... 88

Gambar 4.50 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIV Komputer Multimedia ... 88

xix

Halaman Gambar 4.51 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Manajemen

Informatika ... 89

Gambar 4.52 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan ... 89

Gambar 4.53 Hasil Pembuatan Rekap Kehadiran Dosen DIII Komputer Grafis dan Cetak ... 90

Gambar 4.54 Prosedur Pembuatan Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 93

Gambar 4.55 Tampilan Menu Microsoft Excel ... 94

Gambar 4.56 Tampilan Awal Microsoft Excel 2010 ... 95

Gambar 4.57 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 95

Gambar 4.58 Pivot Table ... 96

Gambar 4.59 Create Pivot Table ... 96

Gambar 4.60 Area Pivot Table dan Pivot Table Field List ... 97

Gambar 4.61 Memasukkan Field dengan Teknik Drag and Drop ... 98

Gambar 4.62 Centang D3 KPK ... 99

Gambar 4.63 Tampilan Hasil Centang D3 KPK ... 99

Gambar 4.64 Format yang telah Tersedia ... 100

Gambar 4.65 Hasil Copy-Paste Data ... 100

Gambar 4.66 Kosongan ... 101

Gambar 4.67 Rumus yang Berlaku ... 101

xx

Halaman Gambar 4.69 Hasil Pembuatan Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan

Kehadiran Dosen Tetap dan LB pada saat Masuk atau Pulang

Mengajar per Prodi ...102 Gambar 4.70 Hasil Pembuatan Daftar Ketepatan dan Ketidaktepatan

Kehadiran Dosen Tetap dan LB saat Masuk atau Pulang

Mengajar per Prodi ... 103 Gambar 4.71 Hasil Pembuatan Rekap Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Soal UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 104 Gambar 4.72 Hasil Pembuatan Daftar Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Soal UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 104 Gambar 4.73 Hasil Pembuatan Rekap Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 105 Gambar 4.74 Hasil Pembuatan Daftar Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 105 Gambar 4.75 Hasil Pembuatan Rekap Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Soal UTS (Tepat Telat) per Prodi ... 106 Gambar 4.76 Hasil Pembuatan Daftar Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Soal UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 106 Gambar 4.77 Hasil Pembuatan Rekap Dosen Tetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 107 Gambar 4.78 Hasil Pembuatan Daftar Dosen atetap dan LB yang

Mengumpulkan Nilai UAS (Tepat Telat) per Prodi ... 107 Gambar 4.79 Prosedur dalam Pembuatan Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil

Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 110 Gambar 4.80 Tampilan Menu Microsoft Excel ... 111 Gambar 4.81 Tampilan Awal Microsoft Excel 2010 ... 112 Gambar 4.82 Data Mentah Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses

Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis

dan Informatika Stikom Surabaya ... 112 Gambar 4.83 Pivot Table ... 113

xxi

Halaman

Gambar 4.84 Create Pivot Table ... 113

Gambar 4.85 Area Pivot Table dan Pivot Table Field List ... 114

Gambar 4.86 Memasukkan Field dengan Teknik Drap and Drop ... 114

Gambar 4.87 Centang D3 KPK ... 115

Gambar 4.88 Tampilan Hasil Centang D3 KPK ... 115

Gambar 4.89 Format yang telah Tersedia ... 116

Gambar 4.90 Hasil Copy-Paste Data ... 116

Gambar 4.91 Kosongan ... 117

Gambar 4.92 Rumus yang Berlaku ... 117

Gambar 4.93 Hasil Perhitungan ... 127

Gambar 4.94 Format yang telah Tersedia ... 117

Gambar 4.95 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart ... 118

Gambar 4.96 Hasil Grafik/Chart ... 118

Gambar 4.97 Hasil Pembuatan Grafik Rata-rata Produktivitas Kelulusan per Mata Kuliah per Prodi ... 119

Gambar 4.98 Hasil Pembuatan Grafik Rata-rata Produktivitas Kelulusan per Prodi ... 119

Gambar 4.99 Hasil Pembuatan Rata-rata Produktivitas Kelulusan Mata Kuliah per Prodi dan Produktivitas Prodi ... 120

Gambar 4.100 Hasil Pembuatan Grafik Produktivitas Mata Kuliah Tugas Akhir Prodi SI, SK, DKV dan DIV MM ... 120

xxii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Gedung Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 126

Lampiran 2. Ruangan Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ... 127

Lampiran 3. Surat Balasan Perusahaan ... 128

Lampiran 4. Form KP-5 ... 129

Lampiran 5. Form KP-6 ... 132

Lampiran 6. Form KP-7 ... 137

1

BAB I

PENDAHULUAN

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2014 menyatakan bahwa mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu berdasarkan peraturan perundang-undangan agar terwujudnya akuntabilitas dan transparansi perguruan tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut, Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya telah membentuk bagian pusat pengawasan dan penjaminan mutu. Bagian ini merupakan suatu unit kerja yang bertugas untuk

mengimplementasikan hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Dalam tugasnya, bagian ini bertanggung jawab kepada Rektor (berkoordinasi dengan Wakil Rektor I). Dan salah satu tugasnya adalah monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya meliputi:

a. Fakultas Ekonomi dan Bisnis:

a) Program Studi S1 Akuntansi

b) Program Studi S1 Manajemen

c) Program Studi DIII Komputer Perkantoran & Kesekretariatan b. Fakultas Teknologi dan Informatika:

a) Program Studi S1 Sistem Informasi b) Program Studi S1 Sistem Komputer

c) Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual d) Program Studi S1 Desain Grafis

e) Program Studi DIV Komputer Multimedia f) Program Studi DIII Manajemen Informatika g) Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak

Menurut Martiningtyas (2004) monitoring adalah proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi untuk lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya merupakan kegiatan rutin dari bagian ini tiap semester. Pembuatan laporan secara tertulis ini tujuannya agar dapat menghindarkan adanya kegagalan. Agar sistem laporan ini berhasil, dituntut syarat-syarat tertentu, misal kedisiplinan dalam laporan, kemampuan menilai kebenaran laporan dan lain sebagainya.

3

Prosedur pembuatan laporan adalah dimulai dengan permintaan data pada bagian Data Center. Kemudian bagian Data Center mengirimkan data tersebut via email. Data mentah tersebut kemudian diolah/diproses dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel 2010. Data mentah diolah dengan memanfaatkan fasilitas Pivot Table yang ada di Microsoft Excel 2010, barulah dibuat seperti contoh laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi semester sebelumnya. Semua data yang telah diproses maka data siap dicetak dan dijilid menjadi sebuah laporan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan perumusan masalah yaitu bagaimana pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang digunakan dalam proyek akhir ini hanya membahas mengenai pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel dalam pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang berupa:

a. Daftar Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

b. Rekap Kehadiran Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya c. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses

Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

d. _{Rekap Rata-rata Produktivitas Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar}

Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah di atas, maka tujuan proyek akhir ini adalah menghasilkan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan akhir ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada pada perusahaan, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.

5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, visi dan misi, yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, serta gambaran umum tempat pelaksanaan proyek akhir, yaitu bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu yang meliputi sejarah singkat, struktur organisasi dan tempat proyek akhir.

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai penunjang dan pendukung dalam menyelesaikan laporan proyek akhir. Landasan teori tersebut menjelaskan teori tentang monitoring/pengawasan. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dan pembahasan membahas tentang uraian tugas-tugas yang dikerjakan selama proyek akhir, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan juga berisi hasil-hasil proyek akhir serta pembahasan pada bagian usat pengawasan dan penjaminan mutu di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu serta saran kepada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan dengan lebih baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2

2.1 Gambaran Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2.1.1 Sejarah

Di tengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran tersebut maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983.

7

Tokoh pendirinya pada saat itu adalah: 1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono 2. Ir. Andrian A. T

3. Ir. Handoko Anindyo 4. Dra. Suzana Surojo 5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984, kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya. Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Kebutuhan informasi juga terus meningkat, untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Pada tanggal 20

Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM Surabaya, singkatan dari

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86,

yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM Surabaya juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Gubernur Jawa Timur, Bapak Wahono pada saat itu. Sejarah Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2. 1 Sejarah Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya

Tanggal Keterangan

19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika

20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika

30 Maret 1986

AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya)

1990 Membuka bidang studi DI Program Studi Komputer Keuangan /

Perbankan

1 Januari 1992

Membuka Program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada 13

Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik Komputer

berubah nama menjadi Program Studi Strata 1 Sistem Komputer.

1 November 1994 Membuka program studi DI Komputer Grafik Multimedia

12 Mei 1998

STIKOM Surabaya membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu:

1. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer. Pada 16

Januari 2006, berdasar surat ijin penyelenggaraan dari

DIKTI nomor: 75/D/T/2006, Program Studi Diploma III Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern berubah nama menjadi Program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia 3. DI bidang studi Jaringan Komputer

Juni 1999

Pemisahan program studi DI Grafik Multimedia menjadi program studi DI Grafik dan program studi DI Multimedia, serta perubahan program studi DII Grafik Multimedia menjadi program studi DII Multimedia.

2 September 2003

Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi Program Studi

9

Tanggal Keterangan

DIII Komputer Grafis dan Cetak.

3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer Akuntansi.

20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer

Multimedia.

8 Nopember 2007 Membuka program studi S1 Desain Komunikasi Visual

2009

Membuka program studi S1 Sistem Informasi dengan Kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki 8 program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:

1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputer Akuntansi

3. Program Studi S1 Sistem Komputer

4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visua 5. Program Studi DIV Komputer Multimedia 6. Program Studi DIII Manajemen Informatika

7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan

Kesekretariatan

8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

2014

Berdasarkan Keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan No 378/E/O/2014 tanggal 4 September 2014 maka STIKOM Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Program studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:

Fakultas Ekonomi dan Bisnis:

1. Program Studi S1 Akuntansi

2. Program Studi S1 Manajemen

3. Program Studi DIII Komputer Perkantoran &

Kesekretariatan

Fakultas Teknologi dan Informatika: 1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Komputer

3. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual 4. Program Studi S1 Desain Grafis

5. Program Studi DIV Komputer Multimedia

6. Program Studi DIII Manajemen Informatika 7. Program Studi DIII Koputer Grafis & Cetak

2.1.2 Visi dan Misi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya memiliki visi menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Untuk mewujudkan visi tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya juga memiliki misi diantaranya mengembangkan IPTEKS sesuai dengan kompetensi, membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. Serta menciptakan corporate yang sehat dan produktif, meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat, dan menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

2.1.3 Komitmen

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya mempunyai komitmen yaitu sebagai berikut:

a. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif IPTEKS sesuai bidang kajian dan kompetensi.

b. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, mandiri, dan profesional. c. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.

d. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif. e. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.

f. Meningkatkan pemberdayaan IPTEKS bagi masyarakat. g. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.

11

2.1.4 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.1

(http://www.STIKOM.edu/id/logo-STIKOM-baru)

Gambar 2. 1 Logo Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2.1.5 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putra Bhakti Sentosa. Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya sendiri di bantu oleh 3 orang Pembantu Rektor, yakni: a) Pembantu Rektor I (Bidang Akademik), b) Pembantu Rektor II (Bidang Sumber Daya), c) Pembantu Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni).

2.1.6 Departemen / Unit

Dalam operasionalnya Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi menjadi beberapa departemen yang masing-masing bertanggungjawab terhadap spesifikasi pekerjaan tertentu.

a. Bagian Kepegawaian

b. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK) c. Administrasi Umum (AU)

d. Hubungan Antar Instansi

e. Kemahasiswaan

f. Keuangan

g. Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) h. Pengembangan dan Penerapan TI

i. Pengembangan Media Online

j. Pusat Penjaminan Mutu k. Pusat Pengabdian Masyarakat l. Laboratorium Komputer

m. Hubungan Masyarakat

n. Perpustakaan

o. Solusi Sistem Informasi p. Staf Ahli

q. Sekretaris Lembaga

r. STIKOM Career Center dan Alumni

Struktur organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada Gambar 2.2.

13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2.2 Gambaran Umum Bagian Pengawasan dan Penjamianan Mutu Stikom Surabaya

2.2.1 Sejarah Singkat Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Dahulu namanya bukan sebagai kendali mutu melainkan komisi mutu pada tahun 2002 dan pada tahun 2014 mulai diubah menjadi kendali mutu. Organisasi kendali mutu ditetapkan sebagai pengendali mutu di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang menjamin produk dan jasa penyelenggaraan pendidikan tinggi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Rektor Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, selaku pimpinan tertinggi di Stikom Surabaya mendelegasikan sebagai penanggung jawab mutu untuk bertanggung jawab dalam menjamin bahwa pelaksanaan, penerapan dan pemeliharaan sistem penjaminan mutu agar berjalan dengan baik.

Penanggung jawab mendelegasikan kepala pengendali sistem untuk bertanggung jawab dalam melaksanakan, menerapkan dan memelihara sistem jaminan mutu.

2.2.2 Tanggung Jawab Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Penjaminan Mutu perguruan tinggi adalah proses perencanaan, pemenuhan pengendalian dan pengembangan standard pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan. Dengan pelaksanaan penjaminan mutu, pemangku kepentingan internal dan eksternal perguruan tinggi yaitu mahasiswa, orang tua, dosen,

15

karyawan, masyarakat, dunia usaha, asosiasi profesi dan pemerintah memperoleh kepuasan atas kinerja dan keluaran perguruan tinggi.

a. Tujuan penjaminan mutu perguruan tinggi adalah terjaminnya mutu penyelenggaran pendidikan tinggi baik pada masukan, proses maupun keluaran berdasarkan peraturan perundang-undangan, mulai dasar, visi dan misi perguruan tinggi. Kegiatan penjaminan mutu ini merupakan perwujudan akuntabilitas dan transparansi perguruan tinggi.

b. Untuk mencapai tujuan tersebut, Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya telah membentuk Lembaga Penjaminan Mutu. Lembaga ini merupakan suatu unit kerja yang bertugas untuk mengimplementasikan hal-hal yang berkaitan dengan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Dalam melaksanakan tugasnya Lembaga Penjaminan Mutu bertanggung jawab kepada Rektor (berkoordinasi dengan pembantu ketua bidang Akademik).

2.2.3 Struktur Organisasi Pengawasan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Struktur organisasi pada Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

REKTOR (Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd)

WAKIL REKTOR I (Pantjawati Sudarmaningtyas,

S.Kom., M.Eng., OCA)

WAKIL REKTOR II (Lilis Binawati, S.E., M.Ak.)

WAKIL REKTOR III (Dr. Bambang Hariadi, M.Pd)

KEPALA BAGIAN (Ir. Henry Bambang Setyawan)

STAFF 1

(A.B . Tjandrarini, S.Si., M.Kom.) STAFF 2 (Sulistiowati, S.Si., M.M.)

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

sumber: Pedoman Akademik & Kurikulum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (2015)

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Kerja Praktek

Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu berada di lantai 8 Gedung Biru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya. Berikut denah ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu

17

DENAH RUANG BAGIAN PUSAT PENGAWASAN DAN PENJAMINAN MUTU INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

Keterangan gambar:

1. Merupakan tempat dimana Pak Ir. Henry Bambang S. selaku Kepala Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu duduk.

2. Merupakan tempat kerja Ibu A.B. Tjandrarini, S.Si., M.Kom. sebagai staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

3. Merupakan tempat kerja Ibu Sulistiowati, S.Si., M.M. selaku staf Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

4. Merupakan tempat penulis melakukan kegiatan Kerja Praktek.

5. Merupakan tempat kerja kosong yang dapat dipakai untuk staf lain yang datang ke ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu.

Gambar 2.4 Denah Ruang Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

1

2 3

4 5

6

8

7 9

10

6. Lemari yang digunakan untuk penyimpanan barang yang berharga dan juga file-file.

7. Meja yang dapat digunakan untuk menerima tamu maupun rapat atau membahas suatu tugas bersama-sama.

8. Lemari laci yang digunakan untuk menyimpan buku, file-file maupun laporan.

9. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.

10. Lemari supplies digunakan untuk menyimpan peralatan-peralatan atau alat kerja kantor.

19

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Monitoring / Pengawasan

3.1.1. Definisi Monitoring / Pengawasan

Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan terhadap hal tersebut. Diperlukan adanya standardisasi pengawasan di setiap bagian dari setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan. Organisasi juga perlu mengawasi aktivitasnya dengan menitikberatkan pada pelanggan dan kebutuhannya, organisasi dan kompetensi intinya, serta komitmen pada kualitas layanan, baik terhadap pelanggan internal maupun eksternal.

Menurut Martiningtyas (2004) monitoring / pengawasan adalah proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi untuk lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

3.1.2. Tujuan Monitoring / Pengawasan

Pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan memerlukan pengawasan agar perencanaan yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik. Monitoring / Pengawasan dikatakan sangat penting karena pada

dasarnya manusia sebagai objek pengawasan mempunyai sifat salah dan khilaf. Oleh karena itu manusia dalam organisasi perlu diawasi, bukan mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, tetapi membidik dan membimbingnya. Menurut Sukoco (2007), tujuan monitoring / pengawasan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan

usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

b. Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan. c. Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan

dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai. d. Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

e. Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

3.1.3. Manfaat Monitoring / Pengawasan

Menurut Dewi (2009), beberapa manfaat kontrol administrasi kantor antara lain:

a. Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi. b. Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas.

c. Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.

d. Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai dan memfasilitasi pemodifikasiannya.

21

3.1.4. Proses Dasar Monitoring / Pengawasan

Proses dasar pengawasan menurut Martiningtyas (2004) dibagi menjadi 3 tahap, yaitu:

a. Menentukan standar hasil kerja

b. Mengukur hasil kerja terhadap standar

c. Koreksi terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi

3.1.5. Unsur Pengawasan

Menurut Sukoco (2007), proses pengawasan akan kurang optimal jika unsur-unsur di bawah ini tidak dipertimbangkan:

a. Faktor-faktor yang diawasi b. Identifikasi hasil yang diharapkan c. Pengukuran kinerja

d. Aplikasi tindakan pembenahan

3.1.6. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif

Pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki berbagai ciri sebagai berikut (Martiningtyas, 2004):

a. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan

b. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemampuan adanya deviasi/penyimpangan dari rencana

c. Pengawasan harus menunjukkan perkecualian pada hal-hal yang penting d. Objektifitas dalam melakukan pengawasan

e. Keluwesan pengawasan

f. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi g. Efisiensi pelaksanaan pengawasan

h. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat i. Pengawasan mencari apa yang tidak beres

j. Pengawasan harus bersifat membimbing

Pemantauan tidak boleh berakhir pada aspek tingkat efektivitas, tetapi harus dilanjutkan sampai pada pengamatan terhadap tingkat efisiensi, karena tercapainya tujuan belum pasti telah diperoleh dengan penggunaan berbagai sumber kerja secara hemat dan wajar. Sehubungan dengan itu pemantauan dan pengamatan tingkat efisiensi maksudnya untuk mengetahui: apakah pelaksanaan kegiatan telah mempergunakan cara bekerja yang terbaik, paling tepat dan dengan resiko yang sekecil-kecilnya.

Dengan kata lain apakah tidak ada cara kerja lain yang lebih mudah, lebih hemat, lebih cepat dengan resiko kecil, yang dapat dipergunakan untuk memperoleh hasil yang sama dan bahkan mungkin lebih, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya.

3.2. Administrasi

3.2.1. Pengertian Administrasi

Menurut Sukoco (2007), sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB, bahwa keduanya memiliki arti yang sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang

23

berhubungan dengan Negara, sedangkan manajemen lebih banyak berkaitan dengan perusahaan.

Dengan mengikuti kelaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah administrasi perkantoran dengan manajemen perkantoran. Yang kini perlu diterangkan sejelas mungkin ialah pengertiannya itu sendiri. Menurut Dewi (2009), pengertian dari administrasi menurut para ahli:

a. Menurut W. H. Evans

“Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan Administrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi”.

b. Menurut Arthur Grager

“Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi”.

c. Menurut George Terry

“Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan”.

d. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

“Cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan”.

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi

(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran.

3.2.2. Fungsi Administrasi

Menurut Haryadi (2009), ada 5 jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu:

a. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer,

c. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.

d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penuilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. e. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.

25

3.2.3. Evolusi Teori Manajemen

Menurut Dewi (2009), teori manajemen terdiri dari beberapa teori antara lain:

a. Manajemen Klasik

Manajemen klasik dibagi menjadi 2, yaitu manajemen ilmiah dan manajemen kesatuan yang utuh.

b. Manajemen Perilaku

Manajemen perilaku ditinjau dari pendekatan hubungan manusia dan pendekatan perilaku ilmiah.

c. Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah dikenal juga dengan metode bisnis kuantitatif yang menggunakan dasar ilmu teknik dan matematika untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks.

d. Manajemen Kualitas

Total Quality Management (TQM) diterima secara luas dan mempunyai dampak yang sangat penting dalam manajemen perkantoran. TQM menekankan pada kinerja tim, memberdayakan pekerja, mengakui keluasan suatu organisasi, dan menerima kritikan dalam melayani konsumen secara lebih baik.

3.3. Laporan

3.3.1. Pengertian Laporan

Laporan mempunyai peranan sangat penting dalam suatu organisasi, sebab dengan adanya laporan, hubungan mereka yang tergabung dalam organisasi itu

akan dapat lebih terjamin dengan melalui saluran tertentu. Dengan adanya hubungan ini, akan dapat terjamin berlangsungnya kerjasama. Dalam setiap usaha kerjasama, laporan merupakan salah satu alat yang formal untuk menyampaikan informasi. Pembuatan laporan perlu memenuhi syarat objektivitas, jelas dan cermat, tepat sasaran, lengkap, tegas dan konsisten, singkat dan jelas, serta tepat penerimanya.

Menurut Priansa (2014), laporan adalah alat komunikasi dimana penulis menarik beberapa kesimpulan atau memberikan saran dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Tujuan laporan adalah untuk menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan menyediakan informasi yang penting berkaitan dengan pengambilan keputusan. Untuk menyusun suatu laporan, tidak hanya dibutuhkan ketrampilan, tetapi juga kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya terdiri dari hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menuntut gagasan atau pemikiran penyusunan laporan.

3.3.2. Fungsi Laporan

Laporan memiliki berbagai fungsi atau manfaat menurut Sukoco (2007) antara lain:

a. Sebagai komunikasi vertikal yaitu antara atasan dengan bawahan. Pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangkan pimpinan mempertimbangkan pengambilan

27

keputusan dan memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja bawahan.

b. Sebagai alat pertanggungjawaban kepercayaan dan wewenang yang telah diberikan oleh atasan.

c. Memberikan informasi penting dalam pengambilan keputusan manajerial. d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan bagi unit kerja dan organisasi

secara keseluruhan.

3.3.3. Jenis Laporan

Laporan menurut Sukoco (2007) dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a. Berdasarkan Waktu Penyampaian

a) Laporan Rutin atau Laporan Periodik

Laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan,triwulan, semesteran atau tahunan.

b) Laporan Insidental

Laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tetap.

b. Berdasarkan Cara Penyampaian

a) Laporan Lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon.

b) Laporan Tertulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya diketik di komputer, yang memberikan keleluasaan penggunanan data yang mendukung dalam bentuk diagram maupun gambar yang mencdukung isi laporan.

c) Laporan Visual

Laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan, foto, film, atau slide. Laporan ini biasa kita temui pada berita yang ditayangkan dalam televisi atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian tertentu sehingga membutuhkan biaya yang relatif lebih besar.

c. Berdasarkan Bentuk

a) Laporan berbentuk surat

b) Laporan berbentuk formulir

c) Laporan berbentuk karangan atau naskah d. Berdasarkan Sifat Penyajian

a) Laporan Informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya.

b) Laporan Formal

Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi dan harus berdasarkan data yang benar.

29

e. Berdasarkan Maksudnya

a) Laporan Informatif

Laporan ini dibuat untuk menginformasikan tentang suatu hal.

b) Laporan Rekomendasi

Laporan yang berisi tentang informasi dan menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas.

c) Laporan Pertanggungjawaban

Laporan yang berisi tentang informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan program kerja tertentu.

d) Laporan Analitis

Laporan untuk memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan analisis yang mendalam yang kemudian diinformasikan kepada atasan.

e) Laporan Perkembangan

Laporan yang dibuat untuk menginformasikan perkembangan mengenai pelaksanaan suatu kegiatan, program, atau perkembangan organisasi secara keseluruhan.

f) Laporan Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya.

3.3.4. Peranan Laporan

Menurut Priansa (2014), laporan berperan sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam perencanaan, penorganisasian, pengambilan

keputusan dan pengawasan (pengendalian). Selain berperan bagi organisasi, laporan memiliki peran strategis, yaitu:

a. Alat Pertanggungjawaban

Laporan merupakan pertanggungjawaban dari pegawai kepada

pimpinannya, sesuai dengan tugas dan fungsi yang diterimanya. Dari laporan itu, pimpinan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pegawai bersangkutan.

b. Alat Penyampaian Informasi

Pencapaian tujuan organisasi membutuhkan koordinasi antar unit organisasi. Koordinasi tersebut terwujud melalui tukar menukar informasi tentang apa yang telah atau yang sedang dilakukan.

c. Bahan Pengambilan Keputusan

Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.

d. Alat Pembina Kerja Sama

Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling tukar informasi, pengertian dan koordinasi antara pimpinan dan pegawai dalam semua unit organisasi.

e. Alat Pengembangan Wawasan

Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru.

31

3.3.5. Pedoman dan Konsekuensinya

Secara terperinci dalam membuat dan menyusun laporan menurut Priansa, (2014), sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. Menggunakan bahasa yang jelas, lugas, dan umum.

b. Menggunakan gaya tulisan yang tidak mengaburkan fakta dan kesimpulan. c. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan

yang tepat, objektif, sistematis, dan tepat waktu.

3.4. Arsip

3.4.1. Pengertian Arsip

Arsip bukan hanya kumpulan kertas dan dokumen, namun lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang penting bagi organisasi. Arsip merupakan sumber data dan informasi penting yang akan menunjang aktivitas operasional organisasi. Bahkan keputusan penting yang akan diambil pimpinan organisasi membutuhkan data dan informasi yang memadai yang berasal dari arsip-arsip organisasi. Arsip kini telah ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan professional demi kemajuan organisasi. Dan pastinya hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya.

Menurut Priansa (2014), pengertian Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Pengarsipan adalah proses pengaturan

dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.

3.4.2. Tujuan Kearsipan

Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang tersimpan. Lebih lanjut lagi, kearsipan berfungsi untuk:

a. Alat penyimpanan warkat

b. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi

c. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan d. Alat perekam perjalanan organisasi

e. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan

f. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi g. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang

membutuhkan data

h. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor

3.5. Microsoft Excel

Microsoft Excel menurut Deanto (2008) adalah sebuah program spreadsheet, yaitu program yang digunakan untuk melakukan pengolahan data pada sebuah kertas kerja elektronik (electronic spreadsheet). Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,

33

penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel.

Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot table atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

3.5.1. Grafik

Grafik menurut Wicaksono (2010) merupakan salah satu model penyajian data dalam bentuk visual yang banyak digunakan di berbagai bidang profesi. Data yang disajikan dlam bentuk grafik memang relatif lebih mudah dibaca dibandingkan penyajian data dalam bentuk tabel atau kata-kata.

Gambar 3.2 Tombol untuk Membuat Grafik/Chart

Berdasarkan bentuknya, secara garis besar grafik dikelompokkan ke dalam 8 kategori yaitu Column, Line, Pie, Bar, Area, X Y (Scatter), Stock, Surface, Doughnut, Bubble dan Radar. Masing-masing kategori mempunyai beberapa tipe grafik yang dapat dipilih. Untuk menampilkan tipe grafik, klik salah satu tombol grafik kemudian muncul menu yang menampilkan daftar tipe grafik.

35

Gambar 3.4 Tampilan Menu Layout Grafik/Chart

Pengaturan judul grafik/chart dibuat secara default sehingga kurang informatif. Agar informatif, perlu mengubah judul grafik disesuaikan dengan data yang ditampilkan. Pilihan pengaturan yang disediakan adalah:

None. Judul grafik tidak ditampilkan.

Centered Overlay Title. Judul grafik ditampilkan tumpang tindih dengan area

grafik.

Above Chart. Judul grafik ditampilkan di atas area grafik.

More Title Options.... Pilihan untuk melakukan pengaturan judul grafik dengan

lebih detail.

Pengaturan Axis Title merupakan teks penjelasan sumbu hoisontal dan sumbu vertikal grafik. Pilihan pengaturan Axis Title sumbu horisontal yang disediakan adalah:

None. Axis Title sumbu horisontal tidak ditampilkan.

Title Below Axis. Axis Title ditampilkan di bawah sumbu horisontal grafik. More Primary Horizontal Axis Title Options.... Pilihan untuk melakukan

pengaturan Axis Title sumbu horisontal dengan lebih detail.

Pilihan pengaturan Axis Title sumbu vertikal yang disediakan lebih bervariasi. Berikut pilihan pengaturan Axis Title sumbu vertikal:

None. Axis Title sumbu vertikal tidak ditampilkan.

Rotated Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan arah

teks diputar 90 derajat ke atas.

Vertical Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan arah

teks vertikal dari atas ke bawah.

Horizontal Title. Axis Title ditampilkan di sebelah kiri sumbu vertikal dengan

arah teks horisontal dari kiri ke kanan.

More Primary Vertical Axis Title Options.... Pilihan untuk melakukan

37

Gambar 3.6 Axis Title

Pengaturan Legenda merupakan penjelasan seri data dalam grafik secara visual. Pilihan pengaturan yang disediakan adalah:

None. Legenda grafik tidak ditampilkan.

Show Legend at Right. Legenda ditampilkan di sebelah kanan area grafik.

Show Legend at Top. Legenda ditampilkan di atas area grafik di bawah judul

grafik.

Show Legend at Left. Legenda ditampilkan di sebelaha kiri area grafik. Show Legend at Bottom. Legenda ditampilkan di bawah area grafik.

Overlay Legend at Right. Legenda ditampilkan di sebelah kanan tumpang tindih

dengan area grafik.

Overlay Legend at Left. Legenda ditampilkan di sebelah kiri tumpang tindih

dengan area grafik.

More Legend Options.... Pilihan untuk melakukan pengaturan tampilan legenda

Gambar 3.7 Legenda

Pengaturan label data pada grafik merupakan teks yang menunjukkan nilai seri data. Pilihan pengaturan penempatan label data dilakukan melaui tombol Data Labels dalam Chart Tools tab Layout group Labels.

39

Gambar 3.9 Menu Data Table

Gambar 3.10 Data Table

Dengan grafik dimaksudkan agar semua kegiatan yang dilakukan dapat dicatat, sehingga dengan mudah dan cepat dapat diketahui bagaimana hubungan antara faktor satu dengan faktor lainnya. Secara garis besar, grafik mempunyai manfaat, diantaranya sebagai berikut:

a. Data lebih cepat dipahami, mudah dibaca, jelas serta menarik untuk dilihat b. Hubungannya dengan data pada waktu yang lalu dapat dipaparkan

c. Dengan data lain yang mempunyai hubungan, perbandinganya dapat dilihat dengan jelas

Adapun bentuk-bentuk grafik yang acap kali dijumpai adalah: a. Grafik Garis

0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1

S1 SI S1 SK S1 DKV S1 KA S1 DG DIV MM DIII MI DIII KPK DIII KGC

71% 79% 86% 93% 100% 107%

Gambar 3.11 Grafik Garis

b. Grafik Balok

S1 SI S1 SK S1 DKV S1 KA S1 DG DIV MM DIII MI DIII KPK DIII KGC

71% 2%

79% 1% 3% 14%

86% 3% 4% 10% 3% 17% 3% 5% 5% 8%

93% 13% 13% 14% 23% 28% 10% 27% 8%

100% 81% 81% 72% 71% 86% 55% 75% 68% 83%

107% 3% 2% 2% 10%

1 1 1 14% 3 2 4 1 1

1 1 1

8%

14 6 7

7 2 6 1 8% 89 38 36 22 16 15 15 10 83%

3 1 1

10% 0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00% 90.00% 100.00% P er s en t a s e K eh a d ir a n D o s en

Grafik Kehadiran Dosen

Semester 14.2

41

c. Grafik Lingkaran

S1 SI S1 SK S1 DKV S1 KA S1 DG DIV MM DIII MI DIII KPK DIII KGC

Gambar 3.13 Grafik Lingkaran

Di samping adanya manfaat di atas, grafik juga dapat dipergunakan sebagai bagan untuk melakukan pengendalian.

3.5.2. Pivot Table

Pivot Table menurut Deanto (2008) berfungsi untuk meringkas sejumlah besar data sehingga menjadi sebuah tabel yang representatif. Pivot Table adalah fitur pada Excel yang memudahkan Anda melihat ringkasan data berupa tabel interaktif, padat informasi dan dapat dilengkapi dengan chart.

Hasil analisa dari Pivot Table menurut Wicaksono (2010), biasanya menjadi dasar laporan manajemen. Bisa saja Pivot Table dibuat lain dengan masukan yang agak berbeda. Seperti Autofilter dan subtotal, data yang terbentuk dari Pivot Table juga bisa disaring untuk menampilkan data yang dikehendaki. Tampilan data yang ada di Pivot Table bisa ditampilkan dalam bentuk gambar dengan menggunakan Pivot Chart. Data mentah dianalisis sesuai kebutuhan dengan menggunakan fasilitas Pivot Table.

Gambar 3.14 Tampilan Menu Pivot Table

Gambar 3.15 Data Siap Dianalisis Menggunakan Fasilitas Pivot Table

Daftar Choose fields to add to report: menampilkan nama fields dari tabel yang digunkan. Dapat pula memasukkan fields ke dalam 4 area dalam Pivot Table.

Report Filter untuk menyaring data pada Pivot Table berdasarkan kriteria dalam field yang dimasukkan pada area ini.

43

Row Labels untuk menampilkan field dalam Pivot Table secara vertikal. Column Labels untuk menampilkan field dalam Pivot Table secara horisontal. Values untuk menampilkan nilai field dalam Pivot Table yang akan dibuat

ringkasannya

3.5.3. Function

Fungsi menurut Deanto (2008) adalah formula khusus yang telah disiapkan oleh Excel. Fungsi ini sendiri dibuat dengan tujuan menyederhanakan perhitungan yang panjang, kompleks dan rumit. Fungsi siap pakai yang dimiliki Excel dapat diaktifkan dengan mengklik ikon insert Function yang terdapat pada tab Formulas pada Ribbon bagian paling kiri. Perhatikan gambar berikut;

Gambar 3.16 Tampilan Menu Fungsi /Function

Excel menyediakan berbagai fungsi siap pakai. Adapun fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan menjadi beberapa kelompok diantaranya adalah fungsi financial, Date & time, Mathematic & Trigonometri, Statistik, Lookup & Referensi, Database, Text, Logical, Information, Engineering.

Bentuk penulisan fungsi menurut Deanto (2008) harus mengikuti aturan oleh Excel. Jika Anda memaksakan, maka Excel akan menampilkan pesan kesalahan atau Error. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan fungsi diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Penulisan diawali dengan tanda “=” (sama dengan) jika fungsi tersebut berada

di depan suatu formula.

b. Fungsi yang berada di tengah tidak usah diberi tanda “=” (sama dengan) c. Tanda kurung pembuka dan penutup jumlahnya harus sama

d. Penulisan argument selalu memakai tanda kurung buka dan kurung tutup

e. Tanda pemisah antara argument yang satu dengan yang lain tergantung setting komputer Anda

f. Penulisan fungsi maksimun 1.024 karakter

g. Penggunaan fungsi berganda dalam Excel maksimal 7 fungsi

h. Beberapa fungsi Excel hanya memerlukan satu nilai numerik atau argument yang berupa alamat sel tunggal. Misalnya fungsi ABSOLUT, INT

i. Ada beberapa fungsi yang memerlukan beberapa argument, perlu operator pemisah misalnya =IF(A>100,”OK”,”NO”)

Untuk memasukkan atau menggunakan fungsi dalam Excel dapat dilakukan dengan beberapa cara menurut Deanto (2008) diantaranya adalah dengan menuliskan langsung fungsi tersebut atau dengan melalui Insert Function Wizard pada Ribbon atau melalui tombol Function Wizard yang terletak pada formula Bar.

45

Gambar 3.17 VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP menurut Wicaksono (2010), digunakan untuk mencari data pada tabel yang berbentuk vertikal. Berikut bentuk penulisan fungsi VLOOKUP:

=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num; [range_lookup])

lookup_value adalah bilangan atau teks yang dijadikan kata kunci. Jika argumen

berupa bilangan, maka argumen dapat ditulis apa adanya secara langsung. Jika berupa teks, maka teks tersebut harus diapit dengan tanda kutip (“”). Nilai yang dijadikan kata kunci pencarian harus terletak pada kolom paling kiri dalam range. Jika tidak terletak bukan paling kiri dari suatu range, Anda tidak perlu mendefinisikan keseluruhan range tersebut. Anda dapat mengambil kolom tersebut sebagai kolom awal dalam range.

table_array adalah range atau tabel tempat Anda akan melakukan pencarian data.

Dalam menyebutkan range ini, Anda dapat menyertakan maupun tidak menyertakan baris yang digunakan sebagai judul tabel.

col_index_num adalah nomor kolom pada range. Jika Anda isi dengan angka 2,

maka akan dilakukan pencarian data pada kolom 2.

range_lookup argumen range_lookup merupakan argumen opsional sehingga

dapat diisi ataupun tidak. Jika Anda menginginkan pencarian data dilakukan secara tepat, isikan argumen dengan nilai FALSE atau 0. Jika argumen tidak diisi atau diisi dengan nilai TRUE (1), maka akan dilakukan pencarian data terdekat bila data yang tepat tidak ada. Jika Anda mengisi argumen dengan nilai TRUE, data pada kolom pertama harus diurutkan secara ascending.

Jika fungsi VLOOKUP tidak berhasil menemukan data dan Anda mengisi argumen range_lookup dengan nilai TRUE, maka yang ditampilkan nilai yang paling mendekati di bawah kata kunci. Jika VLOOKUP tidak berhasil menemukan data dan Anda mengisi argumen range_lookup dengan nilai FALSE, maka yang ditampilkan adalah nilai error #N/A!.

Gambar 3.18 SUM

1 6 16 53 247 7 330

0% 2% 5% 16% 75% 2% 100%

Persentase Total

47

Fungsi SUM menurut Wicaksono (2010), digunakan untuk menghitung jumlah satu data angka atau lebih yang dikettikkan langsung dalam fungsi atau data angka yang terdapat dalam range. Berikut bentuk penulisan fungsi SUM:

=SUM(number1; [number2]; ....)

Number1; [ number2]; .... adalah data angka yang akan dihitung jumlahnya.

Anda dapat memasukkan 1 sampai 255 argumen ke dalam fungsi SUM.

Gambar 3.20 AVERAGE

84.62%

Rata-Rata Produktivitas MK di Prodi DIII KGC

Gambar 3.21 Tampilan Hasil dari Function AVERAGE

Fungsi AVERAGE menurut Wicaksono (2010), digunakan untuk menghitung rata-rata satu data angka atau lebih yang diketikkan langsung dalam fungsi atau data angka yang terdapat dalam range. Berikut bentuk penulisan fungsi AVERAGE:

3.5.4. Formula

Yang dimaksud dengan formula menurut Deanto (2008) adalah alat yang digunakan untuk melakukan penghitungan atau kalkulasi terhadap suatu nilai yang terdapat pada suatu sel tertentu, baik sel itu sendiri maupun sel yang lain. Perhitungan tersebut dapat berupa penambahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), pangkat (^) dan sebagainya. Formula dibentuk dari serangkaian operator perhitungan, alamat sel/range, nilai dari angka-angka secara langsung, maupun fungsi-fungsi Excel. Penulisan formula selalu diawali dengan tanda sama dengan (=) diikuti dengan rumus untuk perhitungan. Sedangkan urutan pengerjaan adalah berdasar urutan yang tetap yakni perkalian, pembagian, penjumlahan, pengurangan dan akan mengerjakan dalam kurung terlebih dahulu. Excel mengerjakan rumus mulai dari kiri ke kanan yang dimulai dari simbol “=” (sama dengan).

Gambar 3.22 Contoh Formula

3.5.5. Freeze Panes

Freeze Panes menurut Wicaksono (2010), merupakan fitur yang digunakan untuk mempertahanakan tampilan kolom atau baris pada saat woorksheet digulung. Fitur ini sangat berguna untuk melihat tampilan data yang jumlahnya banyak.

49

Gambar 3.23 Freeze Panes

Freeze Panes yaitu pilihan untuk mempertahankan tampilan baris dan kolom saat worksheet digulung secara vertikal ataupun horisontal. Baris yang akan selalu ditampilkan adalah baris di atas sel yang dipilih, sedangkan kolom yang akan selalu ditampilkan adalah kolom di sebelah kiri sel yang dipilih.

Freeze Top Row yaitu pilihan untuk mempertahankan tampilan baris saat worksheet digulung secara horisontal. Jika worksheet digulung secara horisontal, kolom yang akan selalu ditampilkan adalah kolom paling atas.

Freeze First Column yaitu pilihan untuk mempertahankan tampilan kolom saat

worksheet digulung secara horisontal, kolom yang akan selalu ditampilkan adalah kolom paling kiri. Untuk menon-aktifkan fitur Freeze Panes, klik tombol Freeze Panes dan pilih menu Unfreeze Panes.

3.5.6. Mencetak Data

Menurut Wicaksono (2010), mencetak datapun tidak serta merta langsung dicetak tapi ada beberapa langkah sebelum mencetak. Setelah melakukan pengaturan berbagai hal yang berkaitan dengan pencetakan, langkah terakhir adalah mencetak worksheet pada media kertas. Microsoft Excel 2010 menyediakan suatu cara yang sangat memudahkan pengguna ketika akan mencetak worksheet. Pencetakan worksheet dilakukan melalui Backstage View. Gambaran hasil pencetakan worksheet akan ditampilkan di panel sebelah kanan Backstage View. Jika masih ada yang kurang sesuai, maka dapat melakukan pengaturan pencetakan ulang. Langkah-langkah untuk mencetak data adalah sebagai berikut:

a. Klik Tab File dan pilih menu Print. Muncul tampilan Backstage View

| Gambar 3.25 Print

51

b. Masukkan jumlah salinan setiap halaman yang akan dicetak pada kotak isian Copie

Gambar 3.26 Copies

c. Tombol Settings digunakan untuk memilih salah satu opsi sebagai berikut:

1. Print Active Sheets. Jika Anda memilih opsi ini, seluruh halaman dalam worksheet aktif akan dicetak. Anda dapat mengatur untuk mencetak pada halaman yang diinginkan pada kotak isian Pages: dan to.

2. Print Entire Workbook. Jika Anda memilih opsi ini, seluruh halaman

dalam workbook aktif akan dicetak. Anda dapat mengatur untuk mencetak pada halaman tertentu saja dengan memasukkan kisaran halaman yang diinginkan pada kotak isian Pages: dan to.

3. Print Selection. Jika opsi ini yang Anda pilih, pencetakan pada range

d. Apabila jumlah salinan setiap halaman yang akan dicetak lebih dari 1, Anda dapat menentukan apakah salinan pencetakan dilakukan berurutan (Collated) atau tiap halaman satu demi satu (Uncollated).

e.

Anda dapat melakukan pengaturan orientasi hasil cetakan, memilih ukuran kertas, mengatur margin, serta mengatur skala hasil pencetakan menggunakan tombol yang tersedia dalam Backstage View. Jika semua sudah sesuai dengan yang diharapkan, klik tombol Print untuk memulai proses pencetakan.

53

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 bulan. Dalam kurun waktu 3 bulan ini, proyek akhir yang dilaksanakan pada bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang pelaksanaannya pada:

Tanggal : 7 Januari 2016 – 8 April 2016

Tempat : Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Peserta : Indika Yunistia Abidin

NIM : 10.39015.0007

Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 bulan di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama kerja praktek di bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Daftar Kegiatan selama Penelitian

No. Kegiatan/Pekerjaan

1.

Menyusun Data Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

2. Membagikan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) 3. Inventarisasi Barang-barang

4.2 Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan penelitian pada bagian pusat pengawasan dan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah:

a. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada Bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing pada tempat penelitian yaitu pada bagian pusat pengawasan dan penjaminan mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

c. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca literatur dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan penelitian yang tersedia di perpustakaan.

d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan penelitian Penulis menyusun laporan penelitian yang menjadi prasyarat dalam menyelesikan mata kuliah penelitian.

e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan penelitian yang telah dilaksanakan.

55

4.3. Pembuatan Laporan Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar

Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

Pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel 2010. Pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel 2010 karena memuat tabel, grafik dan perhitungan yang membutuhkan rumus tertentu.

Struktur bagian laporan terdiri dari cover yang berisi keterangan mengenai monitoring dan daftar isi laporan monitoring, selanjutnya adalah bagian utama yaitu laporan yang menyajikan hasil dari monitoring secara keseluruhan seperti pada contoh laporan semester sebelumnya. Isi keseluruhan laporan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Daftar Grafik

a. Grafik Kehadiran Mahasiswa Semester 14.2 b. Grafik Kehadiran Dosen Semester 14.2

c. Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UAS per Prodi Semester 14.2 d. Grafik Tepat Telat Pengumpulan Soal UTS per Prodi Semester 14.2

2. Rekap Kehadiran

a. Rekap Kehadiran Mahasiswa Semester 14.2

b. Rekap Persentase Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015 Semester 14.2

c. Persentase Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015 Semester 14.2

d. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: S1 Sistem Informasi

e. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: S1 Sistem Komputer

f. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: S1 Desain Komunikasi Visual

g. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: S1 Komputer Akuntansi

h. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: S1 Desain Grafis

i. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: DIV Komputer Multimedia

j. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: DIII Manajemen Informatika

k. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

l. Rekap Kehadiran Dosen mulai 23 Februari-12 Juni 2015: DIII Komputer Grafis dan Cetak

3. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan

a. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Kehadiran Dosen Tetap dan LB saat Masuk atau Pulang Mengajar per Prodi Minggu ke-1 sampai dengan Minggu ke-14 Semester 14.2

3. Rata-rata Produktivitas Kelulusan Mata Kuliah per Prodi dan Produktivitas Prodi Semester Reguler 14.2

Prodi Kode MK Nama MK J umlah

Kelulus an

J umlah Pes erta

Pers entas e Kelulus an 390151023 Perilaku dalam Berorganisasi 15 15 100.00% 390151027 Pendidikan Agama Islam 14 14 100.00% 390151030 Pendidikan Agama Hindu 1 1 100.00% 390151034 Pendidikan Kewarganegaraan 10 13 76.92% 390152041 Pengembangan Diri I 15 15 100.00% 390152045 Korespondensi Bahasa Indonesia 8 9 88.89%

390152048 Bahasa Inggris II 16 16 100.00%

390152049 Administrasi Bisnis 12 17 70.59%

390152051 Komputer II 15 23 65.22%

390152053 Komputer IV 9 14 64.29%

390152055 Perpajakan 6 6 100.00%

390152057 Mandarin I 15 16 93.75%

390153042 Korespondensi Bahasa Inggris II 13 14 92.86% 390153045 Konferensi dan Rapat 6 6 100.00%

390153048 Komunikasi Bisnis 6 6 100.00%

390153049 Keyboarding II 15 15 100.00%

390153051 Percakapan Bahasa Inggris I 14 16 87.50% 390153052 Percakapan Bahasa Inggris III 8 11 72.73% 390153053 Kesekretariatan II 15 15 100.00%

390154050 Workshop 2 3 66.67%

390155004 Proyek Akhir 6 7 85.71%

88.82%

221 252 87.70%

Rata-Rata Produktivitas Kelulusan MK per Prodi dan Produktivitas Prodi Smt Reguler 142

Rata-Rata Produktivitas MK di Prodi DIII KPK Rata-Rata Produktivitas Prodi DIII KPK

DIII KPK

Gambar 4.99 Hasil Pembuatan Rata-Rata Produktivitas Kelulusan Mata Kuliah per Prodi dan Produktivitas Prodi

4. Produktivitas Mata Kuliah TA Prodi SI, SK, DKV dan DIV MM Semester 14.2

Produktivitas MK TA Prodi SI, SK, DKV, DIV MM

S1 SI 62 342 18.13

S1 SK 16 57 28.07

S1 DKV 39 47 82.98

DIV MM 6 29 20.69

Total/Rata-rata 123 475 37.47

Semester 14.2

Prodi

Jumlah

% Kelulusan Lulus Peserta 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

S1 SI S1 SK S1 DKV DIV MM Prodi

Produktivitas MK TA Prodi SI, SK, DKV, DIV MM Semester 14.2

% Kelulusan

Gambar 4.100 Hasil Pembuatan Grafik Produktivitas Mata Kuliah Tugas Akhir Prodi SI, SK, DKV dan DIV MM

121

j. Laporan Siap Dicetak

Setelah data dikerjakan oleh Administrator, lalu laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar di setiap program studi yang ada di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dicetak/diprint, sebelumnya Administrator mengatur setting, print properties, dan page

setup dari data laporan tersebutsebelum dicetak/diprint.

k. Laporan Diperiksa

Setelah data dicetak/diprint maka Administrator konfirmasi ke Supervisor bahwa tugas yang diberikan berupa pembuatan laporan telah selesai dikerjakan. Maka Supervisor memeriksa hasil dari tugas yang diberikan tersebut. Jika masih kurang benar maka Administrator melakukan revisi terhadap data yang salah. Jika data sudah benar maka Administrator melanjutkan ke tahap berikutnya.

l. Laporan Dijilid

Setelah laporan diperiksa dan benar maka langkah selanjutnya laporan tersebut dijilid.

122

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Hasil dari pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan proses belajar mengajar program studi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, meliputi:

a. Grafik Hasil Monitoring Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar Program Studi pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

b. Rekap Kehadiran Mahasiswa Semester 14.2.

c. Rekap Kehadiran Dosen per Program Studi mulai 23 Februari-12 Juni 2015 Semester 14.2.

d. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Kehadiran Dosen Tetap dan Luar saat Masuk atau Pulang Mengajar per Program Studi Minggu ke-1 sampai dengan Minggu ke-14 Semester 14.2.

e. Rekap Rata-rata Produktivitas.

f. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Dosen Tetap dan Luar yang Mengumpulkan Soal UTS (Tepat dan Telat) per Prodi UTS Semester 14.2. g. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Dosen Tetap dan Luar yang

Mengumpulkan Nilai UTS (Tepat dan Telat) per Prodi UTS Semester 14.2. h. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Dosen Tetap dan Luar yang

Mengumpulkan Soal UAS (Tepat dan Telat) per Prodi UTS Semester 14.2. i. Rekap Ketepatan dan Ketidaktepatan Dosen Tetap dan Luar yang

123

5.2 Saran

Setelah melakukan proyek akhir di bagian Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, Penulis mengusulkan beberapa saran, yaitu:

a. Perlu adanya penerapan metode pengarsipan elektronik untuk semua data. Data yang masih berbentuk hardcopy akan dijadikan softcopy dengan menggunakan scanner. Dengan menerapkan metode tersebut, data akan lebih aman dan tidak memakan banyak tempat untuk penyimpanannya. b. Contoh data lengkap yang akan dibuat Laporan Penjaminan Mutu Periode

Februari 2015-Juli 2015 perlu dijadikan dalam satu folder tersendiri agar

124

Deanto. (2008). Menguak Fungsi-fungsi Terapan Microsoft Office Excel. Yogyakarta: Kayon.

Dewi, I. C. (2009). Manajemen Perkantoran. Surabaya: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer.

Dewi, I.C. (2009). Modul Kesekretariatan II. Surabaya: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer.

Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Jakarta: Visimedia.

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2015). Pedoman Akademik &

Kurikulum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Tahun Akademik 2015/2016. Surabaya: Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya.

Kopertis Republik Indonesia. (2014). Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan

Tinggi. Dipetik Maret 26, 2016, dari Web site Kopertis Republik

Indonesia: http://www.kopertis12.or.id

Martiningtyas, Nining. (2004). Manajemen Umum. Surabaya: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer.

Priansa, Donni Juni. (2014). Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.

Stikom. (2014). Logo. Dipetik Desember 4, 2014, dari Web site Stikom: http://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru

Stikom. (2014). Struktur Organisasi. Dipetik December 4, 2014, dari Web site Stikom: http://www.stikom.edu/id/organization-structure

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

125

Wicaksono, Yudhi. (2010). Excel Function For Data Analisis and Business