TA : Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa Pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

KEUANGAN MAHASISWA PADA INSTITUT BISNIS DAN

INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

YULI SETIYO SURYO ANDARI 08.41010.0471

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA PADA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM

SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : YULI SETIYO SURYO ANDARI

NIM : 08.41010.0471

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

x

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ...viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ...xiii

DAFTAR GAMBAR ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 5

2.2 Sistem ... 8

2.3 Informasi ... 9

2.4 Sistem Informasi ... 9

2.5 Database ... 11

2.6 Pengembangan Sistem ... 11

2.7 Analisis dan Perancangan Sistem... 12

2.7.1 Analisis Sistem ... 12

2.7.2 Desain Sistem ... 13

xi

Halaman

2.7.4 Data Flow Diagram ... 14

2.7.5 Entity Relationship Diagram... 15

BAB III TAHAPAN ANALISIS DA PERANCANGAN SISTEM ... 18

3.1 Tahapan Analisis Sistem ... 18

3.2 Analisis Permasalahan ... 19

3.3 Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis) ... 19

3.4 Analisis Kebutuhan Data... 20

3.5 Analisis Kapasitas ... 20

3.6 Analisis Performa ... 20

3.7 Analisis Kehandalan... 21

3.8 Analisis Keamanan... 21

3.9 Tahapan Perancangan Sistem ... 21

3.9.1 Desain Proses Fungsional ... 21

3.9.2 Desain Data ... 31

3.9.3 Desain Antar Muka ... 32

3.9.4 Desain Sistem ... 33

BAB IV HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 34

4.1 Hasil Analisis Sistem ... 34

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan ... 34

4.2 Hasil Tahapan Perancangan Sistem ... 39

4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional ... 39

4.2.2 Desain Antar Muka ... 58

xii

BAB V PENUTUP ... 89

5.1 Kesimpulan ... 89

5.2 Saran ... 89

DAFTAR PUSTAKA ... 91

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol-Simbol System Flow ...13

Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ... 15

Tabel 3.1 Penjelasan Alur Sistem Proses Denda ... 23

Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Virtual Account ... 24

Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 25

Tabel 3.4 Penjelasan Alur Sistem Proses Retur ... 26

Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Proses Dispensasi ... 28

Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 29

Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda... 41

Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account... 42

Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran ... 44

Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa... 45

Tabel 4.5 Penjelasan System Flow Proses Retur ... 46

Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi ... 48

Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 50

Tabel 4.8 Struktur Tabel SPP ... 77

Tabel 4.9 Struktur Tabel Jadwal... 77

Tabel 4.10 Struktur Tabel Master... 78

Tabel 4.11 Struktur Tabel Transaksi ... 78

Tabel 4.12 Struktut Tabel Denda ... 79

Tabel 4.13 Struktur Tabel Retur ... 80

xiv

xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 5

Gambar 3.1 Alur Sistem Proses Denda ... 22

Gambar 3.2 Alur Sistem Proses Virtual Account ... 23

Gambar 3.3 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 25

Gambar 3.4 Alur Sistem Proses Retur... 26

Gambar 3.5 Alur Sistem Proses Dispensasi ... 27

Gambar 3.6 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 28

Gambar 4.1 Diagram IPO ... 36

Gambar 4.2 System Flow Proses Denda ... 40

Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account ... 42

Gambar 4.4 System Flow Menyimpan Data Pembayaran ... 43

Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa ... 45

Gambar 4.6 System Flow Proses Retur ... 46

Gambar 4.7 System Flow Menyimpan Data Dispensasi... 48

Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium ... 50

Gambar 4.9 System Flow Laporan Transaksi Pembayaran ... 51

Gambar 4.10 System Flow Laporan Tunggakan ... 52

Gambar 4.11 System Flow Laporan Rekap Retur ... 53

Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ... 54

Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa .... 55

Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ... 56

xvi

Gambar 4.17 DFD Level 1 Mengelola Laporan ... 58

Gambar 4.18 Desain Form Menu Utama ... 59

Gambar 4.19 Desain Form Proses Denda ... 60

Gambar 4.20 Desain Form Proses Virtual Account ... 61

Gambar 4.21 Desain Form Transfer Data Virtual Account... 62

Gambar 4.22 Desain FormMaintenance Pembayaran dengan Slip ... 63

Gambar 4.23 Desain FormMaintenance Beasiswa ... 64

Gambar 4.24 Desain FormMaintenance Transaksi Retur ... 65

Gambar 4.25 Desain FormMaintenance Dispensasi ... 66

Gambar 4.26 Desain Form Cek SPP Mahasiswa Yudisium ... 67

Gambar 4.27 Desain Form Laporan Transaksi Pembayaran ... 68

Gambar 4.28 Desain Laporan Transaksi Pembayaran Harian ... 69

Gambar 4.29 Desain Laporan Transaksi Pembayaran Per Jurusan ... 69

Gambar 4.30 Desain Laporan Rekap Transaksi Per Jurusan ... 69

Gambar 4.31 Desain Form Laporan Tunggakan ... 70

Gambar 4.32 Desain Laporan Tunggakan Prodi ... 70

Gambar 4.33 Desain Laporan Tunggakan Dosen Wali ... 71

Gambar 4.34 Desain Laporan Rekap Tunggakan (Persentase) ... 71

Gambar 4.35 Desain Form Laporan Rekap Retur ... 72

Gambar 4.36 Desain Rekap Retur SPP ... 72

Gambar 4.37 Desain Rekap Retur SP ... 73

xvii

Halaman Gambar 4.39 Desain Info Keuangan ... 74 Gambar 4.40 CDM Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan

Mahasiswa ... 75 Gambar 4.41 PDM Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan

1

1.1Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat, mengakibatkan peranan teknologi informasi sangatlah penting untuk memberikan informasi terhadap konsumen. Penggunaan teknologi informasi diharapkan dapat membantu dan mempercepat pelayanan dan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh konsumen. Bagian keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, terutama bagian keuangan mahasiswa yang mempunyai tugas utama memberikan informasi dan pelayanan secara langsung terhadap mahasiswa, juga telah memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pelayanannya terhadap konsumen dalam hal ini mahasiswa, orang tua, dosen maupun pimpinan organisasi.

Melalui sistem informasi keuangan mahasiswa yang telah ada sebelumnya, bagian keuangan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa, orang tua, dosen maupun pimpinan organisasi. Tetapi seiring dengan berjalannya waktu dan meningkatnya kebutuhan organisasi, beberapa ketentuan dalam organisasi mengalami perubahan sehingga muncul masalah pada sistem yang berjalan yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan.

Beberapa masalah yang muncul diantaranya adalah adanya proses manual sebagai pendukung agar sistem tetap dapat memenuhi kebutuhan informasi. Proses manual tersebut membutuhkan waktu yang lama dan menyebabkan

2

belum terintegrasi dengan baik dan diperlukan adanya dokumentasi sistem untuk melakukan pengembangan sistem.

Penelitian tentang analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut dan merancang sistem yang terintegrasi.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka didapatkan suatu perumusan masalah yaitu, bagaimana membuat analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

1.3Pembatasan Masalah

Untuk mempermudah menganalisis dan merancang sistem informasi keuangan mahasiswa maka perlu adanya batasan masalah yang jelas. Pada analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa dibatasi oleh beberapa hal berikut ini:

1. Analisis dan perancangan sistem informasi dilakukan terhadap sistem

informasi yang telah ada sebelumnya.

2. Sistem ini hanya berupa desain analisis dan perancangan sistem informasi

keuangan mahasiswa.

3. Tugas Akhir ini tidak membahas tentang keuangan lembaga secara

keseluruhan.

1.4Tujuan

Berdasarkan pada perumusan masalah yang telah dibahas, penyusunan Tugas Akhir ini bertujuan untuk:

1. Menghasilkan analisis proses transaksi keuangan dan pemberian informasi

keuangan mahasiswa untuk menggantikan proses yang dilakukan secara manual dengan sistem yang terintegrasi.

2. Menghasilkan rancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut

Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya berupa Data Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram, dan struktur database yang akan dijadikan dokumen

untuk pengembangan sistem.

1.5Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini memiliki beberapa bab dan berbagai sub-bab yang bertujuan menjelaskan pokok bahasan dalam menyusun laporan ini. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan secara garis besar latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan laporan tugas akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung, terdiri dari teori Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS), teori sistem,

4

teori informasi, teori sistem informasi, teori database, teori pengembangan sistem, serta teori analisis dan perancangan sistem.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah pemecahan masalah dalam tugas akhir, mulai dari menganalisis permasalahan, gambaran

sistem secara manual yang dijabarkan dalam Document Flow,

identifikasi permasalahan, metode penelitan, perancangan sistem.

BAB IV : HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang hasil analisis dan perancangan sistem yang dibuat secara keseluruhan dalam tugas akhir ini, mulai dari analisis sistem, perancangan sistem yang dijabarkan degan

menggunakan berupa System Flow, Data Flow Diagram (DFD),

Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Database, Desain

Input/Output.

BAB V : PENUTUP

Bab ini membahas uraian kesimpulan tentang analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat, beserta saran-saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini di masa yang akan datang.

5

2.1Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Dalam melakukan kegiatan berupa analisa dan merancang sistem informasi, dibutuhkan sebuah pendekatan yang sistematis yaitu melalui cara yang disebut dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS). SHPS adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang suatu sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kendall dan Kendall, 2003).

SHPS terbagi menjadi tujuh tahapan Pada gambar dibawah ini akan dijelaskan langkah-langkah yang terdapat pada SHPS.

6

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai tujuh tahap yang terdapat pada gambar 2.1 di atas:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

Pada tahap identifikasi masalah terdapat beberapa langkah, yaitu: melihat apa yang terjadi didalam bisnis kemudian menentukan masalah, selanjutnya menentukan peluang yang ada pada bisnis tersebut. Peluang disini dimaksudkan bahwa penganalisis sistem yakin bahwa dengan akan ada peningkatan jika terdapat sistem informasi yang terkomputerisasi. Jika sudah menemukan masalah dan peluang, langkah selanjutnya yaitu menentukan tujuan. Menentukan tujuan juga mempunyai beberapa langkah, yaitu: menemukan apa yang sedang terjadi dalam bisnis, menentukan aspek dalam aplikasi-aplikasi sitem informasi, yang terakhir adalah menyebutkan masalah atau peluang-peluang tertentu. Terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan pada tahap ini, yaitu:

a. Wawancara terhadap manajemen pengguna

b. Menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh

c. Mengestimasi cakupan proyek

d. Mendefinisikan hasil-hasilnya

Output dari tahap ini berupa laporan yang berisikan definisi masalah dan

ringkasan tujuan.

2. Menentukan kebutuhan informasi pengguna

Pada tahap ini penganalisis menentukan kebutuhan pengguna yang terlibat. Adapunl angkah-langkah yang dilakukan dalam menentukan kebutuhan informasi pengguna yaitu:

a. Menentukan sampel dan memeriksa data mentah

b. Wawancara

c. Mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor

3. Menganalisis kebutuhan sistem dapat menggunakan sebuah perangkat untuk

menentukan kebutuhan. Perangkat tersebut dapat berupa diagram alir data dan kamus data untuk menggambarkan dan menyusun input, proses, dan output.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan, pada tahap ini penganalisis

merancang sistem yang direkomendasikan setelah mengumpulkan data yang didapat. Tahap ini berfungsi sebagai penyimpanan data agar data terorganisir serta dapat melakukan pengelolaan keluaran yang bermanfaat, merancang

prosedur-prosedur backup dank ontrol, fungsinya agar data dan informasi

yang tersimpan dapat terselamatkan jika terjadi sesuatu bencana atau hal-hal yang tidak diinginkan, membuat paket spesifikasi program bagi pemrogram,

paket tersebut bisa digambarkan dengan flowchart sistem, diagram alir data,

dan lain sebagainya.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak. Dalam proses ini

penganalisis perlu melakukan salah satu teknik terstruktur dan juga menjalin kerjasama dengan programmer. Untuk pendokumentasian dilakukan untuk menjelaskan pengembangan dan kode program serta bagian-bagian kompleks dari program.

6. Menguji dan mempertahankan sistem, sebelum sistem digunakan lebih baik

dilakukan uji ulang supaya dapat menghemat biaya dan dipertahankan dengan cara memperbaharui program.

8

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem, penganalisis bekerjasama

dengan pengguna dalam melakukan implementasi sistem. Keterlibatan tersebut yakni dalam hal pelatihan dalam mengendalikan sistem serta perencanaan konversi sistem lama ke sistem yang baru. Setelah melakukan implementasi maka dilakukan adanya evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui pemenuhan kriteria bahwa pengguna benar-benar menggunakan sistem.

2.2Sistem

Dalam analisis dan perancangan suatu sistem informasi selalu terkait dengan unsur sistem. Pembahasan mengenai sistem sangat penting karena di dalamnya membahas mengenai alur proses. Menurut Romney dan Steinbart (2003: 2), sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Jogiyanto (1999: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, dan menurut Soeherman (2008: 3), sistem dapat diartikan sebagai rangkaian komponen-komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008) adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Menurut Mulyadi (2008), sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.3Informasi

Pengertian informasi menurut Abdul Kadir (2003) adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

Menurut McLeod dan Schell (2007: 12), informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna sedangkan menurut Soeherman dan Pinontoan (2008: 4), informasi adalah hasil pemrosesan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan, dan menurut Jogiyanto (1999: 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

2.4Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam membantu menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan manajemen. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang memperlancar proses kegiatan yang sedang berjalan. Menurut Jogiyanto (2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

10

diperlukan. Sedangkan menurut Soeherman dan Pinontoan (2008: 5), sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur data, dan teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk menghasilkan informasi yang bernilai untuk pengambilan keputusan.

Sistem Informasi memiliki komponen-komponen penyusun yang saling berinteraksi satu sama lain. Menurut Abdul Kadir (2003) komponen-komponen sistem informasi antara lain :

1. Perangkat keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.

2. Perangkat lunak (software)

Sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memperoleh data.

3. Prosedur

Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

4. Orang

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

5. Basis Data (Database)

Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

6. Jaringan komputer dan komunikasi data

Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara

2.5Database

Database merupakan kumpulan beberapa file. Definisi umum database

adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer. Definisi yang

lebih spesifik dari database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat

lunak sistem manajemen database. Dalam definisi spesifik ini, data perusahaan

yang dikontrol dan dikelola oleh sistem manajemen database akan

dipertimbangkan sebagai database, tetapi file komputer yang ada di komputer

pribadi manajer tidak dianggap sebagai database (McLeod dan Schell, 2007:

148).

2.6Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (1999: 35), pengembangan sistem (sistem

development) dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan

sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal.

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama. Permasalahan yang timbul adalah sebagai berikut:

a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b. Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan berubahnya sistem dan harus disusun sistem yang baru.

12

Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.

3. Adanya instruksi-instruksi (directives).

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atasan, pimpinan, atau dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

2.7Analisis dan Perancangan Sistem 2.7.1 Analisis Sistem

Analisis sistem yang didefinisikan oleh Al Fatta (2007: 24) adalah, sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005: 129) Analisa Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permaslahan-permaslahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah..

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganilisis sistem.

2.7.2 Desain Sistem

Desain sistem didefinisikan oleh Whitten (2004: 448) sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer. Menurut Sutabri (2003: 88) tahap perancangan sistem ini merupakan prosedur untuk mengkonversi spesifikasi logis kedalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi. Hasil akhir dari rancangan sistem ini adalah suatu laporan spesifikasi teknis dari bentuk-bentuk masukan dan keluaran serta spesifikasi teknis perangkat lunak yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

2.7.3 System Flow

System flow merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk

menggambarkan sistem secara pisikal (Tavri D. Mahyuzir, 1997: 41). Terdapat beberapa simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem,

simbol-simbol system flow tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2

Tabel 2.1 Simbol-Simbol System Flow.

Simbol Keterangan/ Fungsi

Terminator

Sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.

Manual Operation

Menggambarkan sebuah proses kerja manual.

Document

Document merupakan simbol dari dokumen yang

berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik.

14

Simbol Keterangan/ Fungsi

Process

Merupakan sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.

Database

Database digunakan sebagai media penyimpanan

data yang bersifat komputerisasi.

Decision

Merupakan operator logikadigunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah.

Manual Input

Melakukan proses input ke dalam database

melalui keyboard.

Off-line Storage

Merupakan media penyimpanan dokumen secara manual (arsip).

On-page Reference

Merupakan simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada letaknya terlalu jauh.

Off-page Reference

Simbol ini digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan ke halaman yang berbeda.

Paper Tape

Merupakan simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang.

2.7.4 Data Flow Diagram

Untuk membaca suatu Data Flow Diagram (DFD) harus memahami dulu

elemen-elemen yang menyusun suatu DFD.

Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow

Diagram penganalis sistem dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam

organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem, dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalis sistem dapat

menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bias menampilkan dokumentasi sistem yang solid (Kendall, 2010: 263). Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada tabel 2.2.

Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram.

Simbol Keterangan/ Fungsi Elemen Data Flow Diagram Simbol Entitas Eksternal/

Menggambarkan asal atau tujuan data.

Setiap entitas ekternal memiliki: nama dan deskripsi.

Simbol Persegi/ Lingkaran

Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.

Setiap proses memiliki: nomor, nama, deskripsi proses, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol File/ Data Store

Menggambarkan tempat aliran data disimpan,

Setiap data store memiliki: nomor, nama, deskripsi, satu atau lebih output data flow, satu atau lebih input data flow.

Simbol Aliran Data/ Data Flow

Menggambarkan aliran data.

Setiap data flow memiliki: nama, deskripsi, satu/lebih koneksi ke suatu proses.

2.7.5 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem

dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity

merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat

16

merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang

berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Leman (1998: 28) menyatakan bahwa ERD adalah diagram yang berfungsi untuk menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan entitas. Untuk menggambarkan sebuah ERD digunakan beberapa simbol. Pada dasarnya ada 3 (tiga) simbol yang digunakan, yaitu:

a. Entity

Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat

dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entityini biasanya digambarkan

dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi

untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan

yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c. Hubungan/ Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1.One to One

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3. Many to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan dengan banyak entitas A.

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database.Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

18

BAB III

TAHAPAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang tahapan analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Tahap-tahap tersebut terdiri dari tahap analisis sistem, tahap perancangan sistem, dan tahap evaluasi desain sistem.

3.1Tahapan Analisis Sistem

Tahapan analisis sistem dilakukan melalui dua cara, yaitu dengan melakukan dokumentasi serta wawancara di Bagian Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya khususnya bagian yang menangani keuangan mahasiswa, yang bertujuan untuk melihat proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pengetahuan terhadap proses bisnis tersebut, maka dapat diketahui permasalahan yang ada pada bagian keuangan mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Pada tahap wawancara dilaksanakan dengan cara tanya jawab tentang struktur organisasi, prosedur kerja, serta aliran data dan informasi yang ada pada bagian keuangan mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang berlangsung.

Pada tahap dokumentasi, penganalisis mengumpulkan data-data yang sudah jadi dalam bentuk dokumen dengan cara meminta contoh dokumen yang terkait dengan proses pembayaran keuangan mahasiswa.

3.2Analisis Permasalahan

Berdasarkan landasan teori yang sudah dijabarkan sebelumnya, analisis permasalahan dilakukan dengan melihat apa yang terjadi didalam proses bisnis, kemudian menentukan masalah. Setelah permasalahan ditemukan, lalu dilanjutkan dengan menentukan peluang yang ada pada proses bisnis di Bagian Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan yang bisa didapatkan, sehingga dari proses yang telah dijelaskan dapat dihasilkan suatu output berupa alur proses bisnis beserta di dalamnya juga terdapat entitas yang melakukan proses tersebut.

Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan informasi pengguna dengan cara memeriksa data yang berkaitan dengan proses pembayaran keuangan mahasiswa, dan memahami informasi apa saja yang dibutuhkan, apa kegiatan bisnisnya, dimana dilakukan kegiatan tersebut, bagaimana prosedurnya.

3.3Analisis Operasional (Fungsionalitas Analysis)

Analisis operasional dilakukan supaya dapat mengetahui apakah sistem yang akan dibangun nantinya bisa menangani fungsi organisasi serta proses bisnis yang ada, dengan cara:

a. Menentukan fungsi apa yang harus dikerjakan oleh bagian keuangan

mahasiswa.

b. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang ada, alur apa saja yang terdapat pada

20

3.4Analisis Kebutuhan Data

Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem maka dilakukan analisis kebutuhan data dengan langkah sebagai berikut:

a. Melakukan pengumpulan data proses pembayaran keuangan mahasiswa.

b. Meninjau dokumentasi transaksi pembayaran yang terdapat pada Bagian

Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya..

c. Memantau pemrosesan data pembayaran mahasiswa yang terjadi di pada

Bagian Keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

d. Mewawancarai penanggungjawab yang mengetahui tentang bagaimana data

tersebut diproses dan apa tujuannya serta hasil yang diperoleh.

3.5Analisis Kapasitas

Analisis kapasitas dilakukan dengan cara menghitung jumlah transaksi pembayaran per hari, hal ini bertujuan untuk dapat mengetahui seberapa sering pengguna mengoperasikan sistem setiap harinya dan berapa jumlah transaksi setiap harinya.

3.6Analisis Performa

Analisis performa digunakan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan dari sebuah proses untuk memproses data dengan cara melakukan pengujian terhadap masing-masing fungsi sistem secara umum berdasarkan waktu tanggap serta kapasitasnya. Dari analisis performa bisa didapatkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pemrosesan data.

3.7Analisis Kehandalan

Analisis kehandalan dilakukan untuk menghasilkan rancangan kemampuan sistem untuk memenuhi fungsi yang dibutuhkan dalam kondisi tertentu selama rentang waktu yang spesifik. Dalam menganalisis kehandalan aplikasi sistem informasi keuangan mahasiswa akan dilakukan hal-hal berikut: melakukan observasi dan wawancara tentang bagaimana keakuratan dan ketersediaan data yang diharapkan pada fungsi yang bersangkutan, menentukan berapa lama suatu sistem digunakan, menentukan seberapa lama suatu sistem bekerja.

3.8Analisis Keamanan

Pada analisis keamanan dilakukan dengan cara menentukan siapa saja pengguna aplikasi sistem informasi keuangan mahasiwa, sehingga terdapat batasan hak akses bagi setiap pengguna.

3.9Tahapan Perancangan Sistem

Tahapan perancangan sistem menjelaskan tentang rancangan dari fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, antar muka, keamanan dan sistem.

3.9.1 Desain Proses Fungsional

Desain proses fungsional merupakan penjabaran dari proses merancang sistem mulai dari alir sistem, DFD hingga ERD.

22

Pada bagian alur sistem akan dijelaskan langkah-langkah untuk membuat alur sistem.

1.Menentukan entitas yang berperan yang didapatkan dari hasil analisis.

2.Menentukan fungsi dalam sistem berdasarkan analisis yang telah dilakukan.

3.Mendefinisikan proses-proses detil dari fungsi yang ada sesuai dengan

urutan proses bisnis yang baru secara detail.

4.Menentukan secara jelas aktivitas dari dimulainya suatu fungsi di dalam

sistem sampai berakhirnya aktifitas pada fungsi tersebut.

Alur Sistem Proses Denda

START

Insert Denda pertama dan update denda

berikutnya

END

Admin Keuangan

Info Keuangan (denda) Denda

Menghitung bertambahnya persentase denda

per jadwal pembayaran

Prosentase denda yang berubah

Master

Mahasiswa

Memberi info denda pada mahasiswa

Tabel 3.1 Penjelasan Alur Sistem Proses Denda

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Menghitung denda

Admin keuangan

menghitung persentase

kenaikan denda melalui

excel file setiap jadwal

pembayaran untuk dimasukkan dalam sistem. Data denda tersimpan. Kemungkinan kesalahan menghitung persentase denda.

Alur Sistem Proses Virtual Account

START

Upload data tagihan ke sistem bank

Pembayaran melalui Sistem Virtual Account Update data pembayaran SPP/ SP/denda

Admin Keuangan Bank

Master Denda Menghitung data tagihan pembayaran SPP/SP/denda Data hasil pembayaran virtual

account per mhs Menyimpan

data dlm excel

file Simpan transaksi pembayaran virtual account Transaksi DataTagihan.xls DataTagihan.txt Data hasil pembayaran Virtual Account.txt Mahasiswa Memberi info pembayaran SPP,SP,

dan denda ke mhs Master

Denda END

Info Keuangan Unduh data hasil

pembayaran Virtual Account dari sistem bank

24

Tabel 3.2 Penjelasan Alur Sistem Proses Virtual Account

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Menyiapkan data tagihan pembayaran mahasiswa

Admin keuangan mengambil semua tagihan

pembayaran melalui

perintah query dari sistem, disimpan dalam

excel file, lalu diupload

ke sistem bank.

File .xls data tagihan

pembayaran semua

mahasiswa aktif.

Memerlukan

waktu yang lama untuk mengambil data tagihan, juga

bisa terjadi

kesalahan pengambilan data

Memproses

data hasil virtual

account

Admin keuangan

download data dari bank,

lalu memasukkan data transaksi pembayaran setiap mahasiswa untuk merubah data tagihan pembayaran mahasiswa.

Info pembayaran update dan transaksi

tersimpan

Memerlukan

waktu yang lama untuk memasukkan

data satu per satu, juga memungkinkan

terjadinya kesalahan input.

Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

Admin Keuangan

Kelebihan pembayaran?

END Y

N

Penyesuaian data SPP mhs

beasiswa

Retur SPP yang sdh

dibayar

Kemahasiswaan

START

SK Beasiswa

SK Beasiswa

Gambar 3.3 Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

Tabel 3.3 Penjelasan Alur Sistem Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Mengelola SPP mahasiswa beasiswa

Admin keuangan

melakukan perubahan data SPP melalui perintah

query sesuai dengan

persentase pembebasan

SPP bagi mahasiswa penerima beasiswa.

Update data SPP

sesuai dengan

persentase perolehan

beasiswa dan

proses

pengembalian kelebihan pembayaran

Data beasiswa tidak tersimpan,

update data SPP

memerlukan waktu lama.

26

Alur Sistem Proses Retur

Mahasiswa START Admin Keuangan Master Retur END NIM Cek kelebihan bayar Form pengajuan retur Kelebihan bayar? Denda Simpan transaksi pengajuan retur Update data pembayaran yang diretur Detail data retur sesuai pengajuan Y N Kasie Keuangan Rekap retur Pengembalian uang kelebihan bayar Rekap retur beserta uang Rekap retur yg sudah

di tanda tangan beserta uang

Buat dan cetak rekap

retur

Gambar 3.4 Alur Sistem Proses Retur

Tabel 3.4 Penjelasan Alur Sistem Proses Retur

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Menyimpan transaksi retur (pengembalian kelebihan pembayaran)

Transaksi retur disimpan kedalam sistem, lalu merubah informasi pembayaran yang terdapat kelebihan. Admin keuangan Data pembayaran yang mengalami kelebihan telah disesuaikan, dan

excel file rekap

retur.

Rekap retur harus dibuat manual dengan

excel file

padahal data transaksi telah

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

membuat rekap pengajuan penarikan uang secara manual dalam excel file.

tersimpan dalam sistem.

Alur Sistem Proses Dispensasi

START

Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya

END

Admin Keuangan Mahasiswa

Surat Permohonan Dispensasi

Buat ceklist pengajuan dispensasi

Tgl.Ujian = Tgl.hari ini?

Cetak Form Bebas Adm. Keuangan

Y Form Bebas Adm

Keuangan

Cetak Surat Pernyataan

N

Semester & Tgl. Ujian

Hapus Data Mhs Dispensasi Ceklist Mhs Tdk Boleh Ujian Krn Tunggakan

Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk

Ruang Kelas Surat Pernyataan

BAAK

Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk

Ruang Kelas Master

28

Tabel 3.5 Penjelasan Alur Sistem Proses Dispensasi

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Menyimpan surat

permohonan dispensasi

Admin keuangan mencatat tanggal batas

dispensasi pada cetak laporan tunggakan, lalu memberikan surat pernyataan dan memberi

bukti bebas keuangan ke mahasiswa

Surat pernyataan dan form bebas keuangan untuk mengikuti ujian Data dispensasi tidak tersimpan. Cetak ceklist mahasiswa tidak diperkenankan mengikuti ujian karena syarat keuangan

Ceklist ujian karena syarat keuangan dicetak

dan melakukan perubahan manual

(dicoret) mengacu pada catatan data pengajuan dispensasi. Ceklist mahasiswa tidak diperbolehkan ujian karena syarat keuangan yang telah disesuaikan Kemungkinan adanya mahasiswa yang terlewat tidak diberi dispensasi padahal sudah mengajukan permohonan.

Alur Sistem Proses Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium

START END Admin Keuangan PPTA Data antrian pendaftar sidang TA Cek Tgl. Daftar Sidang TA Tgl <= ketentuan Hapus data SPP & denda

mahasiswa Y

N

Tabel 3.6 Penjelasan Alur Sistem Proses Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium

Nama Proses Kegiatan Output Kelemahan

Cek SPP mahasiswa

yudisium

Menghapus atau menyesuaikan data SPP

mahasiswa yudisium berdasarkan ketentuan tanggal pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA)

Data SPP dan denda yang telah disesuaikan

Proses pengecekan

yang lama, karena harus dilakukan satu per satu untuk semua

mahasiswa yudisium.

b. _{Desain Context Diagram}

Secara garis besar langkah yang akan dilakukan untuk dapat membuat Context

Diagram pada sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:

1.Mengidentifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat pada

sistem sesuai dengan analisis fungsional yang telah dilakukan.

2.Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar

tersebut.

3.Menentukan nama proses utama.

4.Menentukan batasan.

5.Menentukan apa yang diterima atau diberikan entitas dari atau ke sistem

tersebut.

c. _{Desain Diagram Jenjang}

Diagram berjenjang rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ini menggambarkan sub

30

sistem dari sistem sesuai dengan fungsi-fungsi yang telah didapatkan pada

tahap analisis. Diagram tersebut merupakan rincian dari context diagram.

d. _{Desain DFD Level Nol}

Merupakan dekomposisi dari diagram konteks, tahap yang akan dikerjakan adalah sebagai berikut:

1. Menentukan proses-proses utama yang ada pada sistem sesuai diagram

berjenjang yang telah dibuat.

2. Menentukan apa yang diberikan atau diterima masing-masing proses ke

atau dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar atau masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

3. Menentukan datastore (master ataupun transaksi) sebagai sumber maupun

tujuan alur data.

e. _{Desain DFD Level Satu}

Merupakan dekomposisi dari diagram nol, langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Menentukan proses yang lebih kecil (subproses) dari proses utama yang

ada di level nol.

2. Menentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing subproses

tersebut.

3. Menentukan arus datastore (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur

3.9.2 Desain Data

Tujuan dari membuat desain data adalah untuk menggambarkan rancangan fungsi-fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Desain data tersebut terdiri dari:

a. Desain Konseptual

Berdasarka ninformasi yang telah diperoleh dari tahapan alisis kebutuhan data, maka akan dapat dirumuskan ke dalam tingkat yang lebih tinggi dengan cara:

1. Menggabungkan bermacam-macam kebutuhan pengguna tentang data

pembayaran keuangan mahasiswa yang ada.

2. Membuat skema basis data atau dengan merancang skema-skema yang

terpisah dari kebutuhan pengguna, kemudian menggabungkan skema-skema tersebut berdasarkan relasi tertentu.

b. Conceptual Data Model (CDM)

Pembuatan CDM rancangan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya ini akan dilakukan dengan cara:

1. Menentukan tipe data dari masing-masing atribut

2. Menentukan Primary Key setiap tabel

3. Menggambar relationship yang dihubungkan antar entitas serta

menuliskan nama relasi, kardinalitas, dan mandatory atau tidaknya.

4. Mengecek model tersebut apakah sudah valid atau tidak secara teknik

32

3.9.3 Desain Antar Muka

Pada tahap perancangan antar muka terjadi sebuah interaksi antara pengguna dengan perangkat, yang dimaksud perangkat disini adalah perangkat lunak. Pada bagian ini, akan digambarkan alur kerja GUI secara keseluruhan mengenai:

1. Desain Form

Dalam mendesain form Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya digambarkan berdasarkan hasil dari tahapan analisis fungsional, non fungsional, dan tahap perancangan, sehingga bisa dideskripsikan tentang form tersebut beserta alur kerjanya.

2. Desain Tampilan

Dalam mendesain tampilan dapat digambarkan berdasarkan kebutuhan hasil dari tahapan analisis fungsional, non fungsional, dan tahap perancangan pada sub bab – sub bab sebelumnya. Sehingga bisa didapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Desain Laporan

Dalam mendesain laporan Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat digambarkan berdasarkan kebutuhan hasil dari tahap analisis fungsional, non fungsional, dan tahap perancangan. Sehingga bisa dideskripsikan tentang desain laporan yang dibuat.

3.9.4 Desain Sistem

Berikut ini akan dijelaskan bagaimana Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya akan didesain berdasarkan standar pemrograman, berikut penjelasannya:

a. Standar Pemrograman

Dalam menentukan standar pemrograman yang cocok untuk mengembangkan aplikasi Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya langkah-langkah yang akan dilakukan adalah:

1. Menentukan bahasa pemrograman yang sesuai dengan masalah dan tujuan

pada tahap analisis.

2. Bahasa pemrograman yang diberlakukan memiliki hasil tampilan yang

user friendly sehingga pengguna bisa dengan mudah mengoperasikannya.

3. Menentukan apakah hasil program bisa exuctable dan bersifat ringan

untuk dijalankan atau tidak.

4. Memiliki sumber daya yang cukup banyak, sehingga pada saat terjadi

34

BAB IV

HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab empat ini akan dibahas mengenai hasil analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Berdasarkan pada tahap – tahap analisis dan perancangan yang telah diuraikan pada bab tiga, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan

sistem berupa System Flow, Data Flow Diagram(DFD), desain rancangan basis

data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel, desain input output interface,

dan hasil evaluasi desain sistem DFD dan ERD aplikasi yang dirancang.

4.1Hasil Analisis Sistem

Setelah melakukan tahapan penguraian untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi pada bagian keuangan mahasiswa Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya sesuai dengan tahapan analisis sistem pada bab tiga, maka didapatkan hasil yang dilakukan dengan beberapa langkah.

4.1.1 Hasil Analisis Permasalahan

Sesuai dengan tahap – tahap analisis permasalahan yang telah dilakukan, didapatkan suatu hasil bahwa selama ini beberapa proses di bagian keuangan Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dilakukan dengan cara manual, seperti berikut :

1. Proses penghitungan denda dihitung melalui excel file, setelah itu hasilnya baru disimpan dalam sistem.

2. Data tagihan untuk proses virtual account diambil dengan perintah query dari

sistem, dan admin keuangan harus memasukkan hasil pembayaran virtual

account setiap mahasiswa dalam sistem.

3. SPP mahasiswa penerima beasiswa diupdate melalui perintah query pada

sistem.

4. Rekap pengajuan penarikan uang kelebihan pembayaran dibuat melalui excel

file, padahal data transaksi telah tersimpan pada sistem.

5. Surat permohonan dispensasi dicatat manual pada laporan mahasiswa

mempunyai tunggakan, kemudian ceklist mahasiswa tidak diperkenankan

ujian juga diupdate secara manual (dicoret dari laporan).

6. Mahasiswa yang telah yudisium dan tidak harus membayar SPP, data SPP

dihapus melalui perintah query sistem.

Berdasarkan analisis pada permasalahan yang timbul, maka gambaran rancangan yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan diatas adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis dan merancang desain sistem informasi yang dapat

menghilangkan proses-proses manual.

2. Menganalisis dan merancang desain sistem informasi yang dapat

mengintegrasikan proses antar bagian yang berhubungan dengan pembayaran keuangan mahasiswa.

Diagram Input proses Output (IPO) pada gambar 4.1 dapat menggambarkan alur analisis dan perancangan sistem informasi keuangan

36

mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang akan dikembangkan. INPUT Jadwal Pembayaran Data Kelebihan Pembayaran Data SPP Data SP Bukti Pembayaran Data Beasiswa Surat Permohonan Dispensasi Data Daftar Sidang

TA

PROSES

Mengelola SPP Mhs Beasiswa MENGELOLA MASTER Mengelola Data SPP_SP Mengelola Jadwal Pembayaran Proses Virtual Account Menyimpan Data Pembayaran Proses Denda MENGELOLA MASTER Proses Retur Menyimpan Data Dispensasi Mengelola SPP Mhs

Yudisium

OUTPUT

Laporan Transaksi Pembayaran Info Keuangan

Data Upload Virtual Account

Rekap Retur

Bukti Bebas Admin. Keuangan Laporan Tunggakan

Data Hasil Virtual Account

Gambar 4.1 Diagram IPO

Penjelasan dari diagram IPO diatas adalah sebagai berikut:

1. Input

a. Data SPP berisi tentang informasi mengenai besarnya Sumbangan

Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) per semester, angkatan, dan program studi.

b. Data SP berisi tentang informasi mengenai besarnya Sumbangan Pengembangan (SP) per mahasiswa.

c. Jadwal Pembayaran berisi tentang informasi mengenai jadwal pembayaran

Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) dan Sumbangan Pengembangan (SP).

d. Data Hasil Virtual Account berisi tentang informasi mengenai transaksi

pembayaran yang dilakukan melalui virtual account bank yang ditunjuk.

e. Bukti Pembayaran berisi tentang informasi mengenai transaksi

pembayaran yang dilakukan mahasiswa secara manual atau bukan melalui

virtual account.

f. Data Beasiswa berisi tentang informasi mengenai mahasiswa yang

memperoleh beasiswa setiap semester.

g. Data Kelebihan Bayar berisi tentang informasi mengenai pengajuan

penarikan kelebihan pembayaran mahasiswa.

h. Surat Permohonan Dispensasi berisi tentang informasi mengenai data

mahasiswa yang mengajukan dispensasi Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) beserta detail pengajuannya.

i. Data Daftar Sidang TA berisi tentang informasi mengenai tanggal

pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA) setiap mahasiswa.

2. Proses

a. Mengelola Data SPP_SP berisi proses menyimpan data Sumbangan

Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) dan Sumbangan Pengembangan (SP) setiap angkatan dan program studi.

38

b. Mengelola Jadwal Pembayaran berisi proses menyimpan jadwal

pembayaran.

c. Proses Denda merupakan proses pembentukan denda dan perubahan data

denda sesuai persentasenya.

d. Proses Virtual Account merupakan proses menyiapkan data yang harus di

upload ke sistem bank, dan proses menyimpan data hasil transaksi

pembayaran melalui virtual account.

e. Menyimpan Data Pembayaran merupakan proses untuk menyimpan

transaksi pembayaran yang dilakukan dengan slip.

f. Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa merupakan proses update data

Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) mahasiswa yang menerima beasiswa.

g. Proses Retur merupakan proses menyimpan permohonan penarikan

kelebihan pembayaran untuk selanjutnya dibuat rekap retur dan diserahkan ke kasie keuangan.

h. Menyimpan Data Dispensasi merupakan proses menyimpan permohonan

dispensasi untuk selanjutnya digunakan untuk update data ceklist mahasiswa tidak boleh ujian.

i. Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium merupakan proses update data atau

hapus data Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) mahasiswa yang telah yudisium berdasarkan tanggal pendaftaran sidang yang telah ditentukan.

3. Output

a. Info Keuangan, berisi informasi mengenai kewajiban pembayaran setiap

mahasiswa baik Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP), Sumbangan Pengembangan (SP) maupun denda.

b. Laporan Tunggakan, berisi mengenai informasi jumlah tunggakan

mahasiswa.

c. Data Upload Virtual Account, berisi data tagihan pembayaran yang

disiapkan untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk.

d. Laporan Transaksi Pembayaran, berisi mengenai data semua transaksi

pembayaran yang dilakukan dengan slip dan dengan virtual account.

e. Rekap Retur, berisi data pengajuan pengembalian kelebihan pembayaran

untuk diproses oleh kasie keuangan.

f. Bukti Bebas Keuangan, merupakan output dari pengajuan permohonan

dispensasi untuk mengikuti Ujian Tengah Semester (UTS) atau Ujian Akhir Semester (UAS).

4.2Hasil Tahapan Perancangan Sistem

Setelah melakukan tahap perancangan fungsional dan non fungsional,

maka didapatkan hasil perancangan sistem yang dimulai dari Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), serta perancangan input dan output

sistem.

40

Pada sub bab ini menggambarkan hasil tentang rancangan fungsi - fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka.

a. System Flow

System Flow dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut – urutan dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem.

1. System Flow Proses Denda

System flow proses denda pada gambar 4.2 akan menjelaskan mengenai

proses menghitung persentase denda dari kewajiban pembayaran mahasiswa yang belum terpenuhi. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1.

START

Menghitung persentase denda

per jadwal pembayaran

END

Admin Keuangan

Tanggal batas bayar

Info Keuangan (denda) Denda

Jadwal

Master Insert Denda

pertama dan update denda berikutnya

Mahasiswa

Memberi info denda pada

mahasiswa

Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda

Nama Proses Kegiatan Output

Menghitung denda

Sistem menghitung persentase denda dengan membandingkan tanggal batas bayar yang dimasukkan ke sistem dengan jadwal pembayaran. Persentase denda akan dikalikan dengan sisa pembayaran

untuk setiap mahasiswa, kemudian

disimpan oleh sistem untuk ditampilkan pada info keuangan mahasiswa untuk denda.

Data denda setiap mahasiswa yang mempunyai sisa pembayaran akan

tersimpan dan

dapat dilihat pada info keuangan

2. System Flow Proses Virtual Account

System Flow proses virtual account pada gambar 4.3 menjelaskan

mengenai proses menyiapkan data tagihan pembayaran atau kewajiban pembayaran mahasiswa yang telah memasuki atau melebihi waktu pembayaran.

untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. Kemudian dalam periode tanggal

pembayaran, setiap data hasil pembayaran (virtual account) harus diunduh dari

sistem bank yang ditunjuk. Selanjutnya dilakukan proses transfer data untuk disimpan pada database keuangan mahasiswa. Penjelasan dari proses tersebut dengan disertai keterangan dapat dilihat pada tabel 4.2

42

START

Upload data tagihan ke sistem bank

Pembayaran melalui Sistem Virtual Account

END

Admin Keuangan Bank

Tanggal mulai dan tanggal akhir bayar

Menghitung data tagihan SPP dan SP

Master

Denda

Menyimpan data dlm excel file

Menyimpan transaksi pembayaran SPP,SP, dan denda Transaksi Menghitung data tagihan denda DataTagihan.xls Data hasil pembayaran Virtual Account.txt DataTagihan.txt Update data pembayaran SPP dan

SP Update data pembayaran denda Mahasiswa Memberi info pembayaran SPP,SP,

dan denda ke mhs

Info Keuangan

Master

Denda

Unduh data hasil pembayaran Virtual Account dari sistem bank

Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account

Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account

Nama Proses Kegiatan Output

Menghitung data tagihan pembayaran mahasiswa

Admin keuangan memasukkan tanggal awal dan akhir periode pembayaran.

Sistem akan menghitung tagihan

pembayaran SPP, SP, dan denda mahasiswa untuk disimpan dalam excel file.

Excel file data

tagihan SPP, SP, dan denda semua mahasiswa aktif.

Transfer data hasil

pembayaran virtual account

Admin keuangan mengunduh data hasil

pembayaran melalui virtual account dari

bank (setiap hari) untuk ditransfer oleh sistem. Sistem melakukan update data pembayaran SPP, SP, dan denda lalu

Transaksi pembayaran

tersimpan dan perubahan data pembayaran dapat

Nama Proses Kegiatan Output

menyimpan transaksi pembayaran untuk ditampilkan pada info keuangan mahasiswa

dilihat pada info keuangan

mahasiswa.

3. System Flow Menyimpan Data Pembayaran

System flow menyimpan data pembayaran pada gambar 4.4 menjelaskan

mengenai proses menyimpan semua jenis pembayaran mahasiswa yang dilakukan dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran. Proses ini akan menghasilkan perubahan pada info pembayaran. Penjelasan dan keterangan proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.3.

START

END

Admin Keuangan

NIM,tanggal,bank, jenis byr, smt, angs.,

jumlah

Mahasiswa

Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran

Info Keuangan

Denda Menyimpan transaksi

pembayaran Transaksi

Update data pembayaran SPP/SP/

denda

Memberi info pembayaran ke mhs

Bayar SPP/SP/ denda?

Y N

Master

44

Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran

Nama Proses Kegiatan Output

Menyimpan data

pembayaran

Menyimpan pembayaran SPP/SP/denda /lainnya yang dilakukan mahasiswa dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran, lalu merubah data pembayaran yang selanjutnya bisa ditampilkan pada info keuangan.

Data transaksi tersimpan, update info keuangan.

4. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

System flow mengelola SPP mahasiswa beasiswa pada gambar 4.5

menjelaskan mengenai proses maintenance data SPP mahasiswa penerima

beasiswa berupa pembebasan SPP sesuai dengan persentase beasiswa yang diterima, sampai dengan proses jika ada kelebihan pembayaran. Penjelasan dan keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.4.

Bag. Kemahasiswaan START Data beasiswa Admin Keuangan Simpan data beasiswa Beasiswa Update SPP mhs penerima beasiswa Master Kelebihan pembayaran? Retur kelebihan SPP END Y N Beasiswa Prestasi Y Data beasiswa Simpan data beasiswa N

Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa

Nama Proses Kegiatan Kondisi Output

Simpan data beasiswa

Memasukkan data (NIM, jenis beasiswa, dan

persentase) mahasiswa

penerima beasiswa untuk disimpan dalam sistem.

- Data beasiswa

tersimpan

Update SPP mahasiswa

beasiswa

Sistem membaca data beasiswa untuk merubah data SPP sesuai dengan

persentase pembebasan

SPP bagi mahasiswa penerima beasiswa. Ada kelebihan pembayaran Data SPP disimpan dan proses pengembalian kelebihan pembayaran Tidak ada kelebihan pembayaran Data SPP disimpan

46

5. System Flow Proses Retur

System flow proses retur pada gambar 4.6 menjelaskan mengenai proses

mahasiswa mengajukan pengembalian kelebihan pembayaran, sampai dengan perubahan data pembayaran yang diretur dapat dilihat pada info keuangan. Penjelasan beserta keterangan proses retur dapat dilihat pada tabel 4.5.

Mahasiswa START

Admin Keuangan

Master

Retur END

NIM

Cek kelebihan bayar Form pengajuan

retur

Kelebihan bayar?

Denda

Simpan transaksi pengajuan retur

Update data pembayaran yang

diretur Detail data retur sesuai pengajuan

Y N

Kasie Keuangan

Cetak rekap retur

Rekap retur

Pengembalian uang kelebihan

bayar

Rekap retur beserta uang

Rekap retur yg sudah di tanda tangan

beserta uang

Tabel 4.5 System Flow Proses Retur

Nama Proses Kegiatan Kondisi Output

Menyimpan data retur

Admin keuangan memasukkan NIM untuk

melakukan pengecekan dengan data pembayaran yang ada pada sistem, apakah ada kelebihan. Sistem menyimpan data transaksi pengajuan retur.

Ada kelebihan bayar

Transaksi retur tersimpan.

Tidak ada kelebihan

bayar

Proses retur batal.

Update data pembayaran

Merubah data kelebihan pembayaran yang telah dilakukan proses retur (dikembalikan), lalu cetak rekap retur.

- Rekap retur untuk

pengajuan pengembalian uang.

6. System Flow Menyimpan Data Dispensasi

System flow menyimpan data dispensasi pada gambar 4.7 menjelaskan

bagaimana menyimpan data permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang masih mempunyai kewajiban pembayaran yang belum terselesaikan untuk bisa mengikuti Ujian tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS), sampai dengan hasil dari proses tersebut. Penjelasan dan keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6.

48

START

END

Admin Keuangan

Semester dan Tgl.Ujian Data Surat Permohonan

Dispensasi

Simpan Detail Surat Permohonan

Dispensasi Mahasiswa

Surat Permohonan Dispensasi

Cetak Form Bebas Adm. Keuangan Form Bebas Adm.

keuangan

Dispensasi

Master

BAAK

Tgl. Ujian = Tgl. Hari ini?

Y

Cetak Surat Pernyataan Surat Pernyataan

Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya

Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk

Ruang Kelas Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk

Ruang Kelas N

Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi

Nama Proses Kegiatan Kondisi Output

Menyimpan permohonan dispensasi mahasiswa Memasukkan data permohonan dispensasi (NIM, Jenis pembayaran, serta tanggal batas akhir dispensasi) ke sistem, lalu mencetak bukti pengajuan permohonan dispensasi.

Tanggal ujian = tanggal hari ini Data dispensasi tersimpan, surat pernyataan dan form bebas administrasi keuangan untuk ujian Tanggal ujian <> tanggal hari ini Data dispensasi tersimpan, surat pernyataan sebagai bukti telah mengajukan permohonan. Cetak ceklist mahasiswa tidak boleh ujian karena syarat keuangan

Ceklist ujian karena syarat keuangan dicetak dengan

membaca data tanggal

permohonan dispensasi

mahasiswa yang telah

tersimpan. Data

mahasiswa tersebut tidak akan ditampilkan pada ceklist.

- Ceklist

mahasiswa tidak diperbolehkan ujian karena syarat keuangan

yang telah update

permohonan dispensasi

7. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium

System flow mengelola SPP mahasiswa yudisium pada gambar 4.8

menjelaskan mengenai proses menghapus atau merubah data mahasiswa yang telah yudisium berdasarkan tanggal batas waktu pendaftaran sidang Tugas Akhir

50

(TA) yang telah ditentukan. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7.

START

Hapus SPP & denda mhs

END

Admin Keuangan

Semester

Cek Tgl.Daftar Sidang TA

PPTA

Y Daftar

Sidang TA

Master Tgl <=

ketentuan

N

Denda

Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium

Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium

Nama Proses Kegiatan Kondisi Output

Cek SPP mahasiswa

yudisium

Menghapus atau menyesuaikan data SPP

mahasiswa yudisium berdasarkan ketentuan tanggal pendaftaran sidang Tugas Akhir (TA)

Tanggal

daftar tidak melebihi

ketentuan

Menghapus data SPP dan denda

Tanggal daftar melebihi ketentuan

Data SPP tidak dihapus, hanya disesuaikan.

8. System Flow Laporan Transaksi Pembayaran

System flow laporan transaksi pembayaran pada gambar 4.9 menjelaskan

mengenai proses mencetak laporan transaksi pembayaran dengan slip atau laporan

transaksi pembayaran virtual account yang dibutuhkan oleh Kasie Keuangan

untuk membuat laporan keuangan. Sistem akan mencetak semua data transaksi pembayaran sesuai dengan periode tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberi tampilan laporan transaksi pembayaran yang berbeda. Laporan transaksi harian akan menampilkan semua transaksi pembayaran mahasiswa untuk masing-masing jenis pembayaran, laporan transaksi per jurusan akan menampilkan laporan transaksi pembayaran per program studi untuk masing-masing jenis pembayaran setiap semester, sedangkan laporan rekap transaksi per jurusan menampilkan total transaksi per jurusan berdasarkan jenis pembayaran.

START

Cetak laporan transaksi

Lap. Transaksi Harian

Lap. Rekap Transaksi Per

Jurusan

Lap. Transaksi Harian Lap. Rekap Transaksi Per

Jurusan

END

Admin Keuangan Kasie Keuangan

Lap. Transaksi Per Jurusan

Lap. Transaksi Per Jurusan Periode tanggal

laporan

Transaksi

52

9. System Flow Laporan Tunggakan

System flow laporan tunggakan pada gambar 4.10 menjelaskan mengenai

proses mencetak laporan tunggakan. Sistem akan mencetak semua data tunggakan pembayaran SPP, SP, dan denda sesuai dengan semester dan batas tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberikan tampilan yang berbeda sesuai kebutuhan bagian atau prodi. Laporan tunggakan prodi memberikan informasi laporan tunggakan mahasiswa yang dikelompokkan berdasarkan program studi, sedangkan laporan tunggakan dosen wali memberikan informasi tunggakan keuangan mahasiswa untuk setiap dosen wali. Persentase tunggakan akan memberikan informasi tunggakan dalam bentuk persentase, dan laporan ini dibutuhkan oleh Kasie Keuangan untuk evaluasi setiap tahun.

Denda START

Cetak laporan tunggakan

Lap. Tunggakan Prodi

Lap. Prosentase Tunggakan

Lap. Tunggakan Per Doswal Lap. Tunggakan

Prodi

END

Admin Keuangan Kasie Keuangan

Lap. Tunggakan Per Doswal

Lap. Prosentase Tunggakan Semester dan batas

tanggal transaksi untuk laporan

Master

Prodi

10.System Flow Laporan Rekap Retur

System flow laporan rekap retur pada gambar 4.11 menjelaskan mengenai

proses mencetak rekap retur yang akan digunakan untuk penarikan uang kelebihan pembayaran mahasiswa.. Sistem akan mencetak data mahasiswa yang mengajukan retur sesuai periode waktu dan jenis pembayaran yang diinginkan.

START

Cetak laporan rekap retur sesuai jenis pembayaran

Rekap Retur SPP

Rekap Retur Lain

Rekap Retur SPP Rekap Retur

Lain

END

Admin Keuangan Kasie Keuangan

Rekap Retur SP

Rekap Retur SP Semester dan periode

tanggal pengambilan transaksi retur

Retur

Gambar 4.11 System Flow Laporan Rekap Retur

b. Desain Context Diagram

Setelah proses desain menggunakan system flow, langkah selanjutnya

dalam desain sebuah sistem adalah pembuatan DFD yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas,

sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. Context Diagram dari

54

Stikom Surabaya terdapat enam external entity yaitu mahasiswa, admin

Keuangan, Bag. Kemahasiswaan, Bag. PPTA, bank, dan kasie keuangan. Context

diagram untuk sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 4.12.

Info Keuangan

Rekap Retur Data Kelebihan Bayar

Laporan Tunggakan

Laporan Transaksi Pembayaran

Jadwal Pembayaran

Data SP Data SPP Bukti Bebas Keu

Surat Dispensasi Bukti Pembayaran

Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account

Data Beasiswa

Data Daftar Sidang 0

SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA

+

Kemahasis waan

PPTA Bank

Mahasiswa

Admin Keuangan

Kasie Keuangan

Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa

c. DesainDiagram Berjenjang

Diagram berjenjang (Hierarchy Chart) digunakan untuk menggambarkan

seluruh proses dari tingkat dan kelompok proses yang terlibat dalam proses pembayaran dan pembuatan laporan sistem informasi keuangan mahasiswa yang akan dikembangkan. Terdapat 3 (tiga) proses besar yaitu proses mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Diagram berjenjang ini nantinya akan

Diagram berjenjang sistem informasi keuangan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 4.13. Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa 0 Mengelola Transaksi 2 Mengelola Master 1 Membuat Laporan 3 Menyimpan Data SPP 1.1 Mengelola Jadwal Pembayaran 1.2 Proses Denda 2.1 Proses Virtual Account 2.2 Menyimpan Data Pembayaran 2.3 Mengelola SPP Mhs Beasiswa 2.4 Proses Retur 2.5 Menyimpan Data Dispensasi 2.6

Mengelola SPP Mhs Yudisium 2.7 Membuat Laporan Transaksi Pembayaran 3.1 Membuat Laporan Tunggakan 3.2 Membuat Rekap Retur 3.3 Mengelola Data SPP_SP 1.3

Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa

d. DesainDFD Level 0

DFD untuk sistem informasi keuangan mahasiswa yang sedang

dikembangkan telah didefinisikan menjadi sub sistem level 0 yang terdiri dari 3

(tiga) fungsional yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat

laporan. Gambar DFD level 0 sistem informasi keuangan mahasiwa pada Institut

56

Data Keuangan Mhs Data SPP_SP

Info Keuangan

Data Dispensasi

Data Beasiswa

Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account

Data Denda

Data Retur

Data Retur Data Denda

Data Transaksi Pembayaran Data Kelebihan Bayar

Data Keuangan Mhs

Data Transaksi Pembayaran

Data Keuangan mhs Data Jadwal Pembayaran Data Jadwal Pembayaran

Surat Dispensasi

Rekap Retur Laporan Tunggakan Laporan Transaksi Pembayaran

Bukti Bebas Keu Bukti Pembayaran

Data Beasiswa Data Daftar Sidang

Jadwal Pembayaran Data SP Data SPP PPTA Kemahasis waan Bank Mahasiswa Admin Keuangan Kasie Keuangan 1 Mengelola Master + 2 Mengelola Transaksi + 3 Membuat Laporan + 1 Master 2 Jadwal 3 Transaksi 4 Denda 5 Retur 6 Beasiswa 7 Dispensasi 8 SPP

Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa

e. Desain DFD Level Satu Mengelola Master

Gambar DFD level 1 sub sistem mengelola master dapat dilihat pada

gambar 4.15 dibawah ini.

Data Jadwal Pembayaran Data SPP SP

Data Keuangan Mhs Data SPP_SP

Data SP Data SPP

Data Jadwal Pembayaran

Jadwal Pembayaran Admin Keuangan Admin Keuangan 2 Jadwal 1 Menyimpan Data SPP 2 Mengelola Jadwal Pembayaran 8 SPP 3 Mengelola Data SPP SP 1 Master

Pada level satu ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses

mengelola master yang terdapat pada level 0 yang terdiri dari 3 (tiga) proses yaitu

proses menyimpan data SPP_SP, proses mengelola jadwal pembayaran, dan proses mengelola data SPP_SP.

f. DesainDFD Level Satu Mengelola Transaksi

Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola

transaksi yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola

transaksi dapat dilihat pada gambar 4.16 yang terdiri dari proses denda, mengelola

data virtual account, menyimpan data pembayaran, mengelola SPP mahasiswa

beasiswa, proses retur, menyimpan data dispensasi, dan mengelola SPP mahasiswa yudisium.

Info Keuangan

Data Keuangan Mhs

Data Keuangan Mhs

Data Daftar Sidang Info Keuangan

Data Keuangan Mhs

Data Keuangan Mhs Data Denda

Data Kelebihan Bayar

Data Dispensasi Data Transaksi Pembayaran

Data Beasiswa

Data Retur Data Keuangan mhs

Data Denda

Bukti Bebas Keu Surat Dispensasi

Data Beasiswa

Bukti Pembayaran Data Jadwal Pembayaran

Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account

PPTA Kemahasis waan Bank Mahasiswa 2 Jadwal 1 Master 3 Transaksi 5 Retur 4 Denda 6 Beasiswa 7 Dispensasi 1 Proses Denda 2 Mengelola Data Virtual Account 3 Menyimpan Data Pembayaran 4 Mengelola SPP Mhs Beasiswa 5 Proses Retur 6 Menyimpan Data Dispensasi 7 Mengelola SPP Mhs Yudisium 1 Master

58

g. DesainDFD Level Satu Mengelola Laporan

Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola

laporan yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola laporan

dapat dilihat pada gambar 4.17 yang terdiri dari membuat laporan transaksi pembayaran, membuat laporan tunggakan, dan membuat rekap retur.

Data Transaksi Pembayaran

Data Denda Data Keuangan Mhs

Data Retur Rekap Retur

Laporan Tunggakan

Laporan Transaksi Pembayaran

Kasie Keuangan 3 Transaksi

1 Master

4 Denda

5 Retur

1 Membuat Lap

Transaksi Pembayaran

2 Membuat

Laporan Tunggakan

3

Membuat Rekap Retur

Gambar 4.17 DFD Level 1 Mengelola Laporan

4.2.2 Desain Antar Muka

1. Desain Form

a. Desain Form Menu Utama

Form menu utama berfungsi sebagai tampilan utama yang berisi menu

master, transaksi, proses, dan laporan. Desain form menu utama dapat

Menu Keuangan

Menu Keuangan

Master SPP Master Jadwal

I nput Transaksi Harian Proses Virtual Account I nput Transaksi Retur I nput Dispensasi

Proses Denda Proses Beasiswa Transfer Hasil VA Cek Master Mhs Yudisium

Lap. Transaksi Pembayaran Lap. Transaksi Virtual Account Lap.Tunggakan

Rekap Retur

- Master - - Transaksi - - Proses - - Cetak Laporan - Exit

-Gambar 4.18 Desain Form Menu Utama

b. Desain Form Proses Denda

Form proses denda berfungsi untuk melakukan proses penghitungan denda

SPP maupun SP pada setiap bulan. Prosesnya bisa meliputi merubah

persentase denda yang telah ada dan menambah record denda yang baru.

Desain form proses denda dapat dilihat pada gambar 4.19, dan cara

kerjanya adalah sebagai berikut:

1. Tanggal akan muncul secara otomatis, proses denda dilakukan satu

sampai dua hari setelah tanggal batas waktu pembayaran.

2. Pilih jenis denda pembayaran (denda SPP atau denda SP).

3. Tekan button process untuk mulai menghitung denda setiang angsuran,

60

Proses Denda

Proses Denda

PROCCESS Tanggal

Jenis

Smt Angs. Jadwal

EXIT Denda(%) Keterangan

Gambar 4.19 Desain Form Proses Denda

c. Desain Form Proses Virtual Account

Form proses virtual account berfungsi untuk menyiapkan data tagihan

pembayaran SPP, SP, termasuk denda melalui virtual account. Hasilnya

berupa file yang harus diupload pada sistem bank yang ditunjuk setiap

periode waktu yang telah ditentukan. Desain form proses virtual account

dapat dilihat pada gambar 4.20, dan cara kerjanya adalah sebagai berikut:

1. Folder penyimpanan file yang dihasilkan telah ditentukan, hanya

mengisikan nama file.

2. Masukkan tanggal mulai, yang merupakan tanggal mulai pembayaran

melalui virtual account.

3. Sampai tanggal merupakan tanggal berakhirnya pembayaran.

4. Tekan button process untuk mendapatkan hasil berupa file tagihan

5. Tekan button print jika ingin mencetak hasil.

Proses Virtual Account

Proses Virtual Account

Mulai Tanggal Nama File

Sampai Tanggal

PROCCESS PRINT EXIT Jenis Smt Angs. Denda

Gambar 4.20 Desain Form Proses Virtual Account

Untuk hasil dari pembayaran melalui virtual account akan disimpan

melalui form transfer data virtual account, yang desainnya dapat dilihat

pada gambar 4.21. Transfer data virtual account dilakukan setiap hari, dan

cara kerja dari form transfer data virtual account adalah sebagai berikut:

1. Masukkan nama file hasil pembayaran yang didownload dari sistem

bank.

2. Tanggal bayar adalah tanggal transaksi pembayaran.

3. Tekan button process untuk sistem mulai menyimpan data transaksi

No Fungsi Tujuan Sistem Yang Berjalan Solusi Output Desain Interface

Kegiatan Waktu Kegiatan Waktu

9 Laporan rekap retur

Menyiapkan rekap retur untuk penarikan kelebihan pembayaran.

Admin keuangan membuat rekap retur untuk diajukan ke kasie keuangan

5 menit, 10 detik

Sistem yang akan

memberikan

output berupa

rekap retur

33 detik

Rekap retur SPP/SP

Penjelasan dari hasil pengujian pada tabel 4.14 adalah sebagai berikut:

1. Pada proses denda, persentase kenaikan denda yang sebelumnya dihitung dengan excel file membutuhkan waktu 3 menit 15 detik, setelah dihitung oleh sistem hanya membutuhkan waktu 30 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru proses denda dapat dilakukan 6,5 kali lebih cepat.

2. Pada proses virtual account, data tagihan yang sebelumnya dihitung melalui perintah query dari sistem yang berjalan membutuhkan waktu 15 menit, ketika data tersebut dihitung oleh sistem hanya membutuhkan waktu 30 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses virtual account dapat dilakukan 30 kali lebih cepat.

3. Pada proses transfer data virtual account, sistem yang berjalan membutuhkan waktu 4 menit 40 detik untuk menyimpan hasil transaksi dan update data pembayaran yang harus dilakukan per mahasiswa, ketika hasil transaksi pembayaran ditransfer (simpan dan update) oleh sistem hanya membutuhkan waktu 25 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses transfer data

virtual account dapat dilakukan 11,2 kali lebih cepat.

4. Pada proses mengelola SPP mahasiswa beasiswa, sistem yang berjalan membutuhkan waktu 5 menit 30 detik untuk update data SPP sesuai persentase pembebasan SPP, dan ketika sistem yang melakukan update data SPP melalui data beasiswa yang telah tersimpan hanya membutuhkan waktu 21 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses mengelola SPP mahasiswa beasiswa dapat dilakukan 15,7 kali lebih cepat.

5. Pada proses retur, sistem yang berjalan membutuhkan waktu 12 menit 35 detik untuk membuat rekap pengajuan penarikan uang kelebihan pembayaran dari

form pengajuan retur mahasiswa melalui excel file, dan ketika rekap retur dihasilkan oleh sistem melalui transaksi pengajuan retur yang telah disimpan pada sistem hanya membutuhkan waktu 25 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses retur dapat dilakukan 30,2 kali lebih cepat.

6. Pada proses menyimpan data dispensasi, sistem yang berjalan membutuhkan waktu 5 menit 20 detik untuk proses rekap permohonan dispensasi dan merubah ceklist mhs tidak diperkenankan mengikuti ujian secara manual (dicoret dari laporan), dan ketika permohonan dispensasi dapat disimpan dalam sistem dan digunakan untuk update ceklist mhs tidak diperkenankan mengikuti ujian hanya membutuhkan waktu 22 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses menyimpan data dispensasi dapat dilakukan 14,5 kali lebih cepat.

7. Pada proses mengelola SPP mahasiswa yudisium, sistem yang berjalan membutuhkan waktu 16 menit 51 detik untuk cek SPP mahasiswa yudisium dengan tanggal pendaftaran sidang TA yang digunakan menentukan apakah mahasiswa yang telah yudisium tersebut harus membayar SPP atau tidak, dan ketika cek SPP mahasiswa yudisium dilakukan oleh sistem hanya membutuhkan waktu 36 detik. Sehingga dengan rancangan yang baru, proses mengelola SPP mahasiswa yudisium dapat dilakukan 28,1 kali lebih cepat.

Dari hasil uji waktu proses yang telah dijelaskan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa rancangan sistem informasi keuangan yang telah dibuat rata-rata 19,5 kali lebih cepat dari sistem yang berjalan saat ini.

89 BAB V PENUTUP

5.1Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab – bab sebelumnya, maka kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa ini dapat menggantikan proses manual yang ditemukan pada beberapa proses yang meliputi proses denda, proses virtual account, proses beasiswa, proses retur, proses dispensasi, proses cek SPP mahasiswa yudisium, serta proses pelaporan menjadi sistem yang terintegrasi.

2. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa meliputi Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur database sampai desain antar muka ini dapat digunakan untuk pengembangan sistem.

5.2Saran

Berdasarkan penjelasan tentang analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang telah dibuat, dapat diberikan saran sebagai berikut:

1. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa yang dibuat dapat dijadikan dasar untuk pengembangan sistem informasi keuangan mahasiswa.

90

2. Hasil analisis dan perancangan sistem informasi keuangan mahasiswa yang dibuat dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur dan menu untuk meningkatkan pelayanan terutama secara online.

91

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan bersaing Perusahaan & Organisasi Moder. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Jogiyanto . H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem. (B. M.

Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Penerj.) Jakarta: Pearson Education Asia Pte. Ltd. dan PT. Prenhallindo.

Mc Leod, Raymond dan Schell, George P. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Indonesia: Macanan Jaya Cemerlang.

Romney and Steinbart. 2003. Accounting and Information System (9th Edition). New Jersey: Prentice-Hall International, Inc.

Soeherman, Bonnie dan Pinontoan, Marion. 2008. Designing Information System. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Sutabri, Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Tavri, D, Mahyuzir. 1997. Pengantar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: PT.

Elexmedia Komputindo

Whitten, Jeffry, L. dan Dittman, Kevin C. dan Bentley, Lonnie D. 2004. Metode

Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: CV. Andi Offset.

Widjayanto, Nugroho. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga. Jakarta : PT. Gelora Aksara Pratama.