3. Output a. Info Keuangan, berisi informasi mengenai kewajiban pembayaran setiap
mahasiswa baik Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan SPP, Sumbangan Pengembangan SP maupun denda.
b. Laporan Tunggakan, berisi mengenai informasi jumlah tunggakan mahasiswa.
c. Data Upload Virtual Account, berisi data tagihan pembayaran yang disiapkan untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk.
d. Laporan Transaksi Pembayaran, berisi mengenai data semua transaksi pembayaran yang dilakukan dengan slip dan dengan virtual account.
e. Rekap Retur, berisi data pengajuan pengembalian kelebihan pembayaran untuk diproses oleh kasie keuangan.
f. Bukti Bebas Keuangan, merupakan output dari pengajuan permohonan dispensasi untuk mengikuti Ujian Tengah Semester UTS atau Ujian
Akhir Semester UAS.
4.2 Hasil Tahapan Perancangan Sistem
Setelah melakukan tahap perancangan fungsional dan non fungsional, maka didapatkan hasil perancangan sistem yang dimulai dari Data Flow Diagram
DFD, Entity Relationship Diagram ERD, serta perancangan input dan output sistem.
4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional
Pada sub bab ini menggambarkan hasil tentang rancangan fungsi - fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka.
a. System Flow System Flow
dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut – urutan
dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem.
1. System Flow Proses Denda System flow
proses denda pada gambar 4.2 akan menjelaskan mengenai proses menghitung persentase denda dari kewajiban pembayaran mahasiswa yang
belum terpenuhi. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1.
START
Menghitung persentase denda
per jadwal pembayaran
END
Admin Keuangan
Tanggal batas bayar
Info Keuangan denda
Denda Jadwal
Master Insert Denda
pertama dan update denda
berikutnya
Mahasiswa
Memberi info denda pada
mahasiswa
Gambar 4.2 System Flow Proses Denda
Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda
Nama Proses Kegiatan
Output
Menghitung denda
Sistem menghitung persentase denda dengan membandingkan tanggal batas
bayar yang dimasukkan ke sistem dengan jadwal pembayaran. Persentase denda
akan dikalikan dengan sisa pembayaran untuk setiap mahasiswa,
kemudian disimpan oleh sistem untuk ditampilkan
pada info keuangan mahasiswa untuk denda.
Data denda setiap mahasiswa yang
mempunyai sisa pembayaran akan
tersimpan dan
dapat dilihat pada info keuangan
2. System Flow Proses Virtual Account System Flow
proses virtual account pada gambar 4.3 menjelaskan mengenai proses menyiapkan data tagihan pembayaran atau kewajiban
pembayaran mahasiswa yang telah memasuki atau melebihi waktu pembayaran. untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. Kemudian dalam periode tanggal
pembayaran, setiap data hasil pembayaran virtual account harus diunduh dari sistem bank yang ditunjuk. Selanjutnya dilakukan proses transfer data untuk
disimpan pada database keuangan mahasiswa. Penjelasan dari proses tersebut dengan disertai keterangan dapat dilihat pada tabel 4.2
START
Upload data tagihan ke sistem bank
Pembayaran melalui Sistem
Virtual Account
END
Admin Keuangan Bank
Tanggal mulai dan tanggal akhir bayar
Menghitung data tagihan SPP dan SP
Master
Denda Menyimpan data dlm
excel file
Menyimpan transaksi pembayaran SPP,SP,
dan denda Transaksi
Menghitung data tagihan denda
DataTagihan.xls Data hasil
pembayaran Virtual Account.txt
DataTagihan.txt
Update data pembayaran SPP dan
SP Update data
pembayaran denda
Mahasiswa
Memberi info pembayaran SPP,SP,
dan denda ke mhs Info Keuangan
Master Denda
Unduh data hasil pembayaran Virtual
Account dari sistem bank
Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account
Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account
Nama Proses Kegiatan
Output
Menghitung data tagihan
pembayaran mahasiswa
Admin keuangan memasukkan tanggal awal dan akhir periode pembayaran.
Sistem akan
menghitung tagihan pembayaran SPP, SP, dan denda
mahasiswa untuk disimpan dalam excel file
. Excel file data
tagihan SPP, SP, dan denda semua
mahasiswa aktif.
Transfer data hasil
pembayaran virtual account
Admin keuangan mengunduh data hasil pembayaran melalui virtual account dari
bank setiap hari untuk ditransfer oleh sistem. Sistem melakukan update data
pembayaran SPP, SP, dan denda lalu Transaksi
pembayaran tersimpan dan
perubahan data pembayaran dapat
Nama Proses Kegiatan
Output
menyimpan transaksi pembayaran untuk ditampilkan pada info keuangan
mahasiswa dilihat pada info
keuangan mahasiswa.
3. System Flow Menyimpan Data Pembayaran System flow
menyimpan data pembayaran pada gambar 4.4 menjelaskan mengenai proses menyimpan semua jenis pembayaran mahasiswa yang dilakukan
dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran. Proses ini akan menghasilkan perubahan pada info pembayaran. Penjelasan dan keterangan proses
tersebut dapat dilihat pada tabel 4.3.
START
END
Admin Keuangan
NIM,tanggal,bank, jenis byr, smt, angs.,
jumlah
Mahasiswa
Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran
Info Keuangan Denda
Menyimpan transaksi pembayaran
Transaksi Update data
pembayaran SPPSP denda
Memberi info pembayaran ke mhs
Bayar SPPSP denda?
Y N
Master
Gambar 4.4 System Flow Menyimpan Data Pembayaran
Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran
Nama Proses Kegiatan
Output
Menyimpan data
pembayaran Menyimpan pembayaran SPPSPdenda
lainnya yang dilakukan mahasiswa dengan cara manual atau menggunakan
slip bukti pembayaran, lalu merubah data pembayaran yang selanjutnya bisa
ditampilkan pada info keuangan. Data transaksi
tersimpan, update info keuangan.
4. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa System flow
mengelola SPP mahasiswa beasiswa pada gambar 4.5 menjelaskan mengenai proses maintenance data SPP mahasiswa penerima
beasiswa berupa pembebasan SPP sesuai dengan persentase beasiswa yang diterima, sampai dengan proses jika ada kelebihan pembayaran. Penjelasan dan
keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.4.
Bag. Kemahasiswaan
START
Data beasiswa
Admin Keuangan
Simpan data beasiswa
Beasiswa
Update SPP mhs penerima
beasiswa Master
Kelebihan pembayaran?
Retur kelebihan SPP
END
Y N
Beasiswa Prestasi
Y
Data beasiswa Simpan data
beasiswa
N
Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa
Nama Proses Kegiatan
Kondisi Output
Simpan data beasiswa
Memasukkan data NIM, jenis beasiswa, dan
persentase mahasiswa
penerima beasiswa untuk disimpan dalam sistem.
- Data beasiswa
tersimpan
Update SPP mahasiswa
beasiswa Sistem membaca data
beasiswa untuk merubah data SPP sesuai dengan
persentase pembebasan
SPP bagi mahasiswa penerima beasiswa.
Ada kelebihan
pembayaran Data SPP
disimpan dan proses
pengembalian kelebihan
pembayaran Tidak ada
kelebihan pembayaran
Data SPP disimpan
5. System Flow Proses Retur System flow
proses retur pada gambar 4.6 menjelaskan mengenai proses mahasiswa mengajukan pengembalian kelebihan pembayaran, sampai dengan
perubahan data pembayaran yang diretur dapat dilihat pada info keuangan. Penjelasan beserta keterangan proses retur dapat dilihat pada tabel 4.5.
Mahasiswa
START
Admin Keuangan
Master
Retur
END
NIM Cek kelebihan
bayar Form pengajuan
retur
Kelebihan bayar? Denda
Simpan transaksi pengajuan retur
Update data pembayaran yang
diretur Detail data retur
sesuai pengajuan Y
N
Kasie Keuangan
Cetak rekap retur
Rekap retur Pengembalian
uang kelebihan bayar
Rekap retur beserta uang
Rekap retur yg sudah di tanda tangan
beserta uang
Gambar 4.6 System Flow Proses Retur
Tabel 4.5 System Flow Proses Retur
Nama Proses Kegiatan
Kondisi Output
Menyimpan data retur
Admin keuangan memasukkan NIM untuk
melakukan pengecekan dengan data pembayaran
yang ada pada sistem, apakah ada kelebihan.
Sistem menyimpan data transaksi pengajuan retur.
Ada kelebihan
bayar Transaksi retur
tersimpan.
Tidak ada kelebihan
bayar Proses retur batal.
Update data pembayaran
Merubah data kelebihan pembayaran yang telah
dilakukan proses retur dikembalikan, lalu cetak
rekap retur. -
Rekap retur untuk pengajuan
pengembalian uang.
6. System Flow Menyimpan Data Dispensasi System flow
menyimpan data dispensasi pada gambar 4.7 menjelaskan bagaimana menyimpan data permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang masih
mempunyai kewajiban pembayaran yang belum terselesaikan untuk bisa mengikuti Ujian tengah Semester UTS dan Ujian Akhir Semester UAS,
sampai dengan hasil dari proses tersebut. Penjelasan dan keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6.
START
END
Admin Keuangan
Semester dan Tgl.Ujian
Data Surat Permohonan
Dispensasi Simpan Detail
Surat Permohonan Dispensasi
Mahasiswa
Surat Permohonan Dispensasi
Cetak Form Bebas Adm. Keuangan
Form Bebas Adm. keuangan
Dispensasi
Master
BAAK
Tgl. Ujian = Tgl. Hari ini?
Y
Cetak Surat Pernyataan
Surat Pernyataan
Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya
Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian
Ceklist Ujian Untuk Ruang Kelas
Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian
Ceklist Ujian Untuk Ruang Kelas
N
Gambar 4.7 System Flow Menyimpan Data Dispensasi
Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi
Nama Proses Kegiatan
Kondisi Output
Menyimpan permohonan
dispensasi mahasiswa
Memasukkan data permohonan dispensasi
NIM, Jenis pembayaran, serta tanggal batas akhir
dispensasi ke sistem, lalu mencetak bukti pengajuan
permohonan dispensasi. Tanggal ujian
= tanggal hari ini
Data dispensasi tersimpan, surat
pernyataan dan form bebas
administrasi keuangan untuk
ujian Tanggal ujian
tanggal hari ini
Data dispensasi tersimpan, surat
pernyataan sebagai bukti
telah mengajukan permohonan.
Cetak ceklist mahasiswa
tidak boleh ujian karena
syarat keuangan
Ceklist ujian karena syarat keuangan dicetak dengan
membaca data tanggal
permohonan dispensasi mahasiswa
yang telah tersimpan.
Data mahasiswa tersebut tidak
akan ditampilkan pada ceklist.
- Ceklist
mahasiswa tidak diperbolehkan
ujian karena syarat keuangan
yang telah update permohonan
dispensasi
7. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium System flow
mengelola SPP mahasiswa yudisium pada gambar 4.8 menjelaskan mengenai proses menghapus atau merubah data mahasiswa yang
telah yudisium berdasarkan tanggal batas waktu pendaftaran sidang Tugas Akhir
TA yang telah ditentukan. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7.
START
Hapus SPP denda mhs
END
Admin Keuangan
Semester
Cek Tgl.Daftar Sidang TA
PPTA
Y Daftar
Sidang TA
Master Tgl =
ketentuan
N Denda
Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium
Nama Proses Kegiatan
Kondisi Output
Cek SPP mahasiswa
yudisium Menghapus atau
menyesuaikan data SPP mahasiswa yudisium
berdasarkan ketentuan tanggal pendaftaran sidang
Tugas Akhir TA Tanggal
daftar tidak melebihi
ketentuan Menghapus data
SPP dan denda
Tanggal daftar
melebihi ketentuan
Data SPP tidak dihapus, hanya
disesuaikan.
8. System Flow Laporan Transaksi Pembayaran System flow
laporan transaksi pembayaran pada gambar 4.9 menjelaskan mengenai proses mencetak laporan transaksi pembayaran dengan slip atau laporan
transaksi pembayaran virtual account yang dibutuhkan oleh Kasie Keuangan untuk membuat laporan keuangan. Sistem akan mencetak semua data transaksi
pembayaran sesuai dengan periode tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberi tampilan laporan transaksi pembayaran yang berbeda. Laporan
transaksi harian akan menampilkan semua transaksi pembayaran mahasiswa untuk masing-masing jenis pembayaran, laporan transaksi per jurusan akan
menampilkan laporan transaksi pembayaran per program studi untuk masing- masing jenis pembayaran setiap semester, sedangkan laporan rekap transaksi per
jurusan menampilkan total transaksi per jurusan berdasarkan jenis pembayaran.
START
Cetak laporan transaksi
Lap. Transaksi Harian
Lap. Rekap Transaksi Per
Jurusan Lap. Transaksi
Harian Lap. Rekap
Transaksi Per Jurusan
END
Admin Keuangan Kasie Keuangan
Lap. Transaksi Per Jurusan
Lap. Transaksi Per Jurusan
Periode tanggal laporan
Transaksi
Gambar 4.9 System Flow Laporan Transaksi Pembayaran
9. System Flow Laporan Tunggakan System flow
laporan tunggakan pada gambar 4.10 menjelaskan mengenai proses mencetak laporan tunggakan. Sistem akan mencetak semua data tunggakan
pembayaran SPP, SP, dan denda sesuai dengan semester dan batas tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberikan tampilan yang berbeda sesuai
kebutuhan bagian atau prodi. Laporan tunggakan prodi memberikan informasi laporan tunggakan mahasiswa yang dikelompokkan berdasarkan program studi,
sedangkan laporan tunggakan dosen wali memberikan informasi tunggakan keuangan mahasiswa untuk setiap dosen wali. Persentase tunggakan akan
memberikan informasi tunggakan dalam bentuk persentase, dan laporan ini dibutuhkan oleh Kasie Keuangan untuk evaluasi setiap tahun.
Denda START
Cetak laporan tunggakan
Lap. Tunggakan Prodi
Lap. Prosentase Tunggakan
Lap. Tunggakan Per Doswal
Lap. Tunggakan Prodi
END
Admin Keuangan Kasie Keuangan
Lap. Tunggakan Per Doswal
Lap. Prosentase Tunggakan
Semester dan batas tanggal transaksi
untuk laporan
Master
Prodi
Gambar 4.10 System Flow Laporan Tunggakan
10. System Flow Laporan Rekap Retur System flow
laporan rekap retur pada gambar 4.11 menjelaskan mengenai proses mencetak rekap retur yang akan digunakan untuk penarikan uang kelebihan
pembayaran mahasiswa.. Sistem akan mencetak data mahasiswa yang mengajukan retur sesuai periode waktu dan jenis pembayaran yang diinginkan.
START
Cetak laporan rekap retur sesuai
jenis pembayaran
Rekap Retur SPP
Rekap Retur Lain
Rekap Retur SPP
Rekap Retur Lain
END
Admin Keuangan Kasie Keuangan
Rekap Retur SP Rekap Retur SP
Semester dan periode tanggal pengambilan
transaksi retur
Retur
Gambar 4.11 System Flow Laporan Rekap Retur
b. Desain Context Diagram Setelah proses desain menggunakan system flow, langkah selanjutnya
dalam desain sebuah sistem adalah pembuatan DFD yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas,
sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. Context Diagram dari sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya terdapat enam external entity yaitu mahasiswa, admin Keuangan, Bag. Kemahasiswaan, Bag. PPTA, bank, dan kasie keuangan. Context
diagram untuk sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 4.12.
Info Keuangan
Rekap Retur Data Kelebihan Bayar
Laporan Tunggakan
Laporan Transaksi Pembayaran Jadwal Pembayaran
Data SP Data SPP
Bukti Bebas Keu Surat Dispensasi
Bukti Pembayaran Data Virtual Account
Data Hasil Virtual Account Data Beasiswa
Data Daftar Sidang SISTEM INFORMASI
KEUANGAN MAHASISWA
+
Kemahasis waan
PPTA Bank
Mahasiswa Admin
Keuangan
Kasie Keuangan
Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
c. Desain Diagram Berjenjang Diagram berjenjang Hierarchy Chart digunakan untuk menggambarkan
seluruh proses dari tingkat dan kelompok proses yang terlibat dalam proses pembayaran dan pembuatan laporan sistem informasi keuangan mahasiswa yang
akan dikembangkan. Terdapat 3 tiga proses besar yaitu proses mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Diagram berjenjang ini nantinya akan
digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan Data Flow Diagram DFD.
Diagram berjenjang sistem informasi keuangan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 4.13.
Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
Mengelola Transaksi 2
Mengelola Master 1
Membuat Laporan 3
Menyimpan Data SPP
1.1
Mengelola Jadwal Pembayaran
1.2 Proses Denda
2.1 Proses Virtual
Account 2.2
Menyimpan Data Pembayaran
2.3 Mengelola SPP
Mhs Beasiswa 2.4
Proses Retur 2.5
Menyimpan Data Dispensasi
2.6
Mengelola SPP Mhs Yudisium
2.7 Membuat
Laporan Transaksi Pembayaran
3.1
Membuat Laporan
Tunggakan 3.2
Membuat Rekap Retur
3.3 Mengelola Data
SPP_SP 1.3
Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
d. Desain DFD Level 0 DFD untuk sistem informasi keuangan mahasiswa yang sedang
dikembangkan telah didefinisikan menjadi sub sistem level 0 yang terdiri dari 3 tiga fungsional yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat
laporan. Gambar DFD level 0 sistem informasi keuangan mahasiwa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.14.
Data Keuangan Mhs Data SPP_SP
Info Keuangan
Data Dispensasi Data Beasiswa
Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account
Data Denda Data Retur
Data Retur Data Denda
Data Transaksi Pembayaran Data Kelebihan Bayar
Data Keuangan Mhs Data Transaksi Pembayaran
Data Keuangan mhs Data Jadwal Pembayaran
Data Jadwal Pembayaran Surat Dispensasi
Rekap Retur Laporan Tunggakan
Laporan Transaksi Pembayaran Bukti Bebas Keu
Bukti Pembayaran
Data Beasiswa Data Daftar Sidang
Jadwal Pembayaran Data SP
Data SPP
PPTA Kemahasis
waan
Bank Mahasiswa
Admin Keuangan
Kasie Keuangan
1 Mengelola
Master
+
2 Mengelola Transaksi
+
3 Membuat
Laporan
+
1 Master
2 Jadwal
3 Transaksi
4 Denda
5 Retur
6 Beasiswa
7 Dispensasi
8 SPP
Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa
e. Desain DFD Level Satu Mengelola Master Gambar DFD level 1 sub sistem mengelola master dapat dilihat pada
gambar 4.15 dibawah ini.
Data Jadwal Pembayaran Data SPP SP
Data Keuangan Mhs Data SPP_SP
Data SP Data SPP
Data Jadwal Pembayaran Jadwal Pembayaran
Admin Keuangan
Admin Keuangan
2 Jadwal
1 Menyimpan
Data SPP
2 Mengelola
Jadwal Pembayaran
8 SPP
3 Mengelola
Data SPP SP 1
Master
Gambar 4.15 DFD Level 1 Mengelola Master
Pada level satu ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola master yang terdapat pada level 0 yang terdiri dari 3 tiga proses yaitu
proses menyimpan data SPP_SP, proses mengelola jadwal pembayaran, dan proses mengelola data SPP_SP.
f. Desain DFD Level Satu Mengelola Transaksi Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola
transaksi yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola transaksi dapat dilihat pada gambar 4.16 yang terdiri dari proses denda, mengelola
data virtual account, menyimpan data pembayaran, mengelola SPP mahasiswa beasiswa, proses retur, menyimpan data dispensasi, dan mengelola SPP
mahasiswa yudisium.
Info Keuangan
Data Keuangan Mhs Data Keuangan Mhs
Data Daftar Sidang Info Keuangan
Data Keuangan Mhs
Data Keuangan Mhs Data Denda
Data Kelebihan Bayar Data Dispensasi
Data Transaksi Pembayaran
Data Beasiswa Data Retur
Data Keuangan mhs Data Denda
Bukti Bebas Keu Surat Dispensasi
Data Beasiswa Bukti Pembayaran
Data Jadwal Pembayaran Data Virtual Account
Data Hasil Virtual Account
PPTA Kemahasis
waan Bank
Mahasiswa 2
Jadwal 1
Master
3 Transaksi
5 Retur
4 Denda
6 Beasiswa
7 Dispensasi
1 Proses Denda
2 Mengelola
Data Virtual Account
3 Menyimpan
Data Pembayaran
4 Mengelola
SPP Mhs Beasiswa
5 Proses Retur
6 Menyimpan
Data Dispensasi
7 Mengelola
SPP Mhs Yudisium
1 Master
Gambar 4.16 DFD Level 1 Mengelola Transaksi
g. Desain DFD Level Satu Mengelola Laporan Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola
laporan yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola laporan dapat dilihat pada gambar 4.17 yang terdiri dari membuat laporan transaksi
pembayaran, membuat laporan tunggakan, dan membuat rekap retur.
Data Transaksi Pembayaran
Data Denda Data Keuangan Mhs
Data Retur Rekap Retur
Laporan Tunggakan Laporan Transaksi Pembayaran
Kasie Keuangan
3 Transaksi
1 Master
4 Denda
5 Retur
1 Membuat Lap
Transaksi Pembayaran
2 Membuat
Laporan Tunggakan
3 Membuat
Rekap Retur
Gambar 4.17 DFD Level 1 Mengelola Laporan
4.2.2 Desain Antar Muka