Hasil Desain Proses Fungsional

3. Output a. Info Keuangan, berisi informasi mengenai kewajiban pembayaran setiap mahasiswa baik Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan SPP, Sumbangan Pengembangan SP maupun denda. b. Laporan Tunggakan, berisi mengenai informasi jumlah tunggakan mahasiswa. c. Data Upload Virtual Account, berisi data tagihan pembayaran yang disiapkan untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. d. Laporan Transaksi Pembayaran, berisi mengenai data semua transaksi pembayaran yang dilakukan dengan slip dan dengan virtual account. e. Rekap Retur, berisi data pengajuan pengembalian kelebihan pembayaran untuk diproses oleh kasie keuangan. f. Bukti Bebas Keuangan, merupakan output dari pengajuan permohonan dispensasi untuk mengikuti Ujian Tengah Semester UTS atau Ujian Akhir Semester UAS.

4.2 Hasil Tahapan Perancangan Sistem

Setelah melakukan tahap perancangan fungsional dan non fungsional, maka didapatkan hasil perancangan sistem yang dimulai dari Data Flow Diagram DFD, Entity Relationship Diagram ERD, serta perancangan input dan output sistem.

4.2.1 Hasil Desain Proses Fungsional

Pada sub bab ini menggambarkan hasil tentang rancangan fungsi - fungsi sistem yang terdiri dari proses, data, dan antar muka. a. System Flow System Flow dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut – urutan dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. 1. System Flow Proses Denda System flow proses denda pada gambar 4.2 akan menjelaskan mengenai proses menghitung persentase denda dari kewajiban pembayaran mahasiswa yang belum terpenuhi. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1. START Menghitung persentase denda per jadwal pembayaran END Admin Keuangan Tanggal batas bayar Info Keuangan denda Denda Jadwal Master Insert Denda pertama dan update denda berikutnya Mahasiswa Memberi info denda pada mahasiswa Gambar 4.2 System Flow Proses Denda Tabel 4.1 Penjelasan System Flow Proses Denda Nama Proses Kegiatan Output Menghitung denda Sistem menghitung persentase denda dengan membandingkan tanggal batas bayar yang dimasukkan ke sistem dengan jadwal pembayaran. Persentase denda akan dikalikan dengan sisa pembayaran untuk setiap mahasiswa, kemudian disimpan oleh sistem untuk ditampilkan pada info keuangan mahasiswa untuk denda. Data denda setiap mahasiswa yang mempunyai sisa pembayaran akan tersimpan dan dapat dilihat pada info keuangan 2. System Flow Proses Virtual Account System Flow proses virtual account pada gambar 4.3 menjelaskan mengenai proses menyiapkan data tagihan pembayaran atau kewajiban pembayaran mahasiswa yang telah memasuki atau melebihi waktu pembayaran. untuk diupload ke sistem bank yang ditunjuk. Kemudian dalam periode tanggal pembayaran, setiap data hasil pembayaran virtual account harus diunduh dari sistem bank yang ditunjuk. Selanjutnya dilakukan proses transfer data untuk disimpan pada database keuangan mahasiswa. Penjelasan dari proses tersebut dengan disertai keterangan dapat dilihat pada tabel 4.2 START Upload data tagihan ke sistem bank Pembayaran melalui Sistem Virtual Account END Admin Keuangan Bank Tanggal mulai dan tanggal akhir bayar Menghitung data tagihan SPP dan SP Master Denda Menyimpan data dlm excel file Menyimpan transaksi pembayaran SPP,SP, dan denda Transaksi Menghitung data tagihan denda DataTagihan.xls Data hasil pembayaran Virtual Account.txt DataTagihan.txt Update data pembayaran SPP dan SP Update data pembayaran denda Mahasiswa Memberi info pembayaran SPP,SP, dan denda ke mhs Info Keuangan Master Denda Unduh data hasil pembayaran Virtual Account dari sistem bank Gambar 4.3 System Flow Proses Virtual Account Tabel 4.2 Penjelasan System Flow Proses Virtual Account Nama Proses Kegiatan Output Menghitung data tagihan pembayaran mahasiswa Admin keuangan memasukkan tanggal awal dan akhir periode pembayaran. Sistem akan menghitung tagihan pembayaran SPP, SP, dan denda mahasiswa untuk disimpan dalam excel file . Excel file data tagihan SPP, SP, dan denda semua mahasiswa aktif. Transfer data hasil pembayaran virtual account Admin keuangan mengunduh data hasil pembayaran melalui virtual account dari bank setiap hari untuk ditransfer oleh sistem. Sistem melakukan update data pembayaran SPP, SP, dan denda lalu Transaksi pembayaran tersimpan dan perubahan data pembayaran dapat Nama Proses Kegiatan Output menyimpan transaksi pembayaran untuk ditampilkan pada info keuangan mahasiswa dilihat pada info keuangan mahasiswa. 3. System Flow Menyimpan Data Pembayaran System flow menyimpan data pembayaran pada gambar 4.4 menjelaskan mengenai proses menyimpan semua jenis pembayaran mahasiswa yang dilakukan dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran. Proses ini akan menghasilkan perubahan pada info pembayaran. Penjelasan dan keterangan proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.3. START END Admin Keuangan NIM,tanggal,bank, jenis byr, smt, angs., jumlah Mahasiswa Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran Info Keuangan Denda Menyimpan transaksi pembayaran Transaksi Update data pembayaran SPPSP denda Memberi info pembayaran ke mhs Bayar SPPSP denda? Y N Master Gambar 4.4 System Flow Menyimpan Data Pembayaran Tabel 4.3 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Pembayaran Nama Proses Kegiatan Output Menyimpan data pembayaran Menyimpan pembayaran SPPSPdenda lainnya yang dilakukan mahasiswa dengan cara manual atau menggunakan slip bukti pembayaran, lalu merubah data pembayaran yang selanjutnya bisa ditampilkan pada info keuangan. Data transaksi tersimpan, update info keuangan. 4. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa System flow mengelola SPP mahasiswa beasiswa pada gambar 4.5 menjelaskan mengenai proses maintenance data SPP mahasiswa penerima beasiswa berupa pembebasan SPP sesuai dengan persentase beasiswa yang diterima, sampai dengan proses jika ada kelebihan pembayaran. Penjelasan dan keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.4. Bag. Kemahasiswaan START Data beasiswa Admin Keuangan Simpan data beasiswa Beasiswa Update SPP mhs penerima beasiswa Master Kelebihan pembayaran? Retur kelebihan SPP END Y N Beasiswa Prestasi Y Data beasiswa Simpan data beasiswa N Gambar 4.5 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa Tabel 4.4 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Beasiswa Nama Proses Kegiatan Kondisi Output Simpan data beasiswa Memasukkan data NIM, jenis beasiswa, dan persentase mahasiswa penerima beasiswa untuk disimpan dalam sistem. - Data beasiswa tersimpan Update SPP mahasiswa beasiswa Sistem membaca data beasiswa untuk merubah data SPP sesuai dengan persentase pembebasan SPP bagi mahasiswa penerima beasiswa. Ada kelebihan pembayaran Data SPP disimpan dan proses pengembalian kelebihan pembayaran Tidak ada kelebihan pembayaran Data SPP disimpan 5. System Flow Proses Retur System flow proses retur pada gambar 4.6 menjelaskan mengenai proses mahasiswa mengajukan pengembalian kelebihan pembayaran, sampai dengan perubahan data pembayaran yang diretur dapat dilihat pada info keuangan. Penjelasan beserta keterangan proses retur dapat dilihat pada tabel 4.5. Mahasiswa START Admin Keuangan Master Retur END NIM Cek kelebihan bayar Form pengajuan retur Kelebihan bayar? Denda Simpan transaksi pengajuan retur Update data pembayaran yang diretur Detail data retur sesuai pengajuan Y N Kasie Keuangan Cetak rekap retur Rekap retur Pengembalian uang kelebihan bayar Rekap retur beserta uang Rekap retur yg sudah di tanda tangan beserta uang Gambar 4.6 System Flow Proses Retur Tabel 4.5 System Flow Proses Retur Nama Proses Kegiatan Kondisi Output Menyimpan data retur Admin keuangan memasukkan NIM untuk melakukan pengecekan dengan data pembayaran yang ada pada sistem, apakah ada kelebihan. Sistem menyimpan data transaksi pengajuan retur. Ada kelebihan bayar Transaksi retur tersimpan. Tidak ada kelebihan bayar Proses retur batal. Update data pembayaran Merubah data kelebihan pembayaran yang telah dilakukan proses retur dikembalikan, lalu cetak rekap retur. - Rekap retur untuk pengajuan pengembalian uang. 6. System Flow Menyimpan Data Dispensasi System flow menyimpan data dispensasi pada gambar 4.7 menjelaskan bagaimana menyimpan data permohonan dispensasi bagi mahasiswa yang masih mempunyai kewajiban pembayaran yang belum terselesaikan untuk bisa mengikuti Ujian tengah Semester UTS dan Ujian Akhir Semester UAS, sampai dengan hasil dari proses tersebut. Penjelasan dan keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.6. START END Admin Keuangan Semester dan Tgl.Ujian Data Surat Permohonan Dispensasi Simpan Detail Surat Permohonan Dispensasi Mahasiswa Surat Permohonan Dispensasi Cetak Form Bebas Adm. Keuangan Form Bebas Adm. keuangan Dispensasi Master BAAK Tgl. Ujian = Tgl. Hari ini? Y Cetak Surat Pernyataan Surat Pernyataan Cetak Ceklist Ujian Hari Berikutnya Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk Ruang Kelas Ceklist Ujian Untuk Berkas Ujian Ceklist Ujian Untuk Ruang Kelas N Gambar 4.7 System Flow Menyimpan Data Dispensasi Tabel 4.6 Penjelasan System Flow Menyimpan Data Dispensasi Nama Proses Kegiatan Kondisi Output Menyimpan permohonan dispensasi mahasiswa Memasukkan data permohonan dispensasi NIM, Jenis pembayaran, serta tanggal batas akhir dispensasi ke sistem, lalu mencetak bukti pengajuan permohonan dispensasi. Tanggal ujian = tanggal hari ini Data dispensasi tersimpan, surat pernyataan dan form bebas administrasi keuangan untuk ujian Tanggal ujian tanggal hari ini Data dispensasi tersimpan, surat pernyataan sebagai bukti telah mengajukan permohonan. Cetak ceklist mahasiswa tidak boleh ujian karena syarat keuangan Ceklist ujian karena syarat keuangan dicetak dengan membaca data tanggal permohonan dispensasi mahasiswa yang telah tersimpan. Data mahasiswa tersebut tidak akan ditampilkan pada ceklist. - Ceklist mahasiswa tidak diperbolehkan ujian karena syarat keuangan yang telah update permohonan dispensasi 7. System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium System flow mengelola SPP mahasiswa yudisium pada gambar 4.8 menjelaskan mengenai proses menghapus atau merubah data mahasiswa yang telah yudisium berdasarkan tanggal batas waktu pendaftaran sidang Tugas Akhir TA yang telah ditentukan. Penjelasan beserta keterangan dari proses tersebut dapat dilihat pada tabel 4.7. START Hapus SPP denda mhs END Admin Keuangan Semester Cek Tgl.Daftar Sidang TA PPTA Y Daftar Sidang TA Master Tgl = ketentuan N Denda Gambar 4.8 System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium Tabel 4.7 Penjelasan System Flow Mengelola SPP Mahasiswa Yudisium Nama Proses Kegiatan Kondisi Output Cek SPP mahasiswa yudisium Menghapus atau menyesuaikan data SPP mahasiswa yudisium berdasarkan ketentuan tanggal pendaftaran sidang Tugas Akhir TA Tanggal daftar tidak melebihi ketentuan Menghapus data SPP dan denda Tanggal daftar melebihi ketentuan Data SPP tidak dihapus, hanya disesuaikan. 8. System Flow Laporan Transaksi Pembayaran System flow laporan transaksi pembayaran pada gambar 4.9 menjelaskan mengenai proses mencetak laporan transaksi pembayaran dengan slip atau laporan transaksi pembayaran virtual account yang dibutuhkan oleh Kasie Keuangan untuk membuat laporan keuangan. Sistem akan mencetak semua data transaksi pembayaran sesuai dengan periode tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberi tampilan laporan transaksi pembayaran yang berbeda. Laporan transaksi harian akan menampilkan semua transaksi pembayaran mahasiswa untuk masing-masing jenis pembayaran, laporan transaksi per jurusan akan menampilkan laporan transaksi pembayaran per program studi untuk masing- masing jenis pembayaran setiap semester, sedangkan laporan rekap transaksi per jurusan menampilkan total transaksi per jurusan berdasarkan jenis pembayaran. START Cetak laporan transaksi Lap. Transaksi Harian Lap. Rekap Transaksi Per Jurusan Lap. Transaksi Harian Lap. Rekap Transaksi Per Jurusan END Admin Keuangan Kasie Keuangan Lap. Transaksi Per Jurusan Lap. Transaksi Per Jurusan Periode tanggal laporan Transaksi Gambar 4.9 System Flow Laporan Transaksi Pembayaran 9. System Flow Laporan Tunggakan System flow laporan tunggakan pada gambar 4.10 menjelaskan mengenai proses mencetak laporan tunggakan. Sistem akan mencetak semua data tunggakan pembayaran SPP, SP, dan denda sesuai dengan semester dan batas tanggal yang diinginkan. Pilihan cetak laporan akan memberikan tampilan yang berbeda sesuai kebutuhan bagian atau prodi. Laporan tunggakan prodi memberikan informasi laporan tunggakan mahasiswa yang dikelompokkan berdasarkan program studi, sedangkan laporan tunggakan dosen wali memberikan informasi tunggakan keuangan mahasiswa untuk setiap dosen wali. Persentase tunggakan akan memberikan informasi tunggakan dalam bentuk persentase, dan laporan ini dibutuhkan oleh Kasie Keuangan untuk evaluasi setiap tahun. Denda START Cetak laporan tunggakan Lap. Tunggakan Prodi Lap. Prosentase Tunggakan Lap. Tunggakan Per Doswal Lap. Tunggakan Prodi END Admin Keuangan Kasie Keuangan Lap. Tunggakan Per Doswal Lap. Prosentase Tunggakan Semester dan batas tanggal transaksi untuk laporan Master Prodi Gambar 4.10 System Flow Laporan Tunggakan 10. System Flow Laporan Rekap Retur System flow laporan rekap retur pada gambar 4.11 menjelaskan mengenai proses mencetak rekap retur yang akan digunakan untuk penarikan uang kelebihan pembayaran mahasiswa.. Sistem akan mencetak data mahasiswa yang mengajukan retur sesuai periode waktu dan jenis pembayaran yang diinginkan. START Cetak laporan rekap retur sesuai jenis pembayaran Rekap Retur SPP Rekap Retur Lain Rekap Retur SPP Rekap Retur Lain END Admin Keuangan Kasie Keuangan Rekap Retur SP Rekap Retur SP Semester dan periode tanggal pengambilan transaksi retur Retur Gambar 4.11 System Flow Laporan Rekap Retur b. Desain Context Diagram Setelah proses desain menggunakan system flow, langkah selanjutnya dalam desain sebuah sistem adalah pembuatan DFD yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. Context Diagram dari sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya terdapat enam external entity yaitu mahasiswa, admin Keuangan, Bag. Kemahasiswaan, Bag. PPTA, bank, dan kasie keuangan. Context diagram untuk sistem informasi keuangan mahasiswa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar 4.12. Info Keuangan Rekap Retur Data Kelebihan Bayar Laporan Tunggakan Laporan Transaksi Pembayaran Jadwal Pembayaran Data SP Data SPP Bukti Bebas Keu Surat Dispensasi Bukti Pembayaran Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account Data Beasiswa Data Daftar Sidang SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA + Kemahasis waan PPTA Bank Mahasiswa Admin Keuangan Kasie Keuangan Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa c. Desain Diagram Berjenjang Diagram berjenjang Hierarchy Chart digunakan untuk menggambarkan seluruh proses dari tingkat dan kelompok proses yang terlibat dalam proses pembayaran dan pembuatan laporan sistem informasi keuangan mahasiswa yang akan dikembangkan. Terdapat 3 tiga proses besar yaitu proses mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Diagram berjenjang ini nantinya akan digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan Data Flow Diagram DFD. Diagram berjenjang sistem informasi keuangan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 4.13. Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa Mengelola Transaksi 2 Mengelola Master 1 Membuat Laporan 3 Menyimpan Data SPP 1.1 Mengelola Jadwal Pembayaran 1.2 Proses Denda 2.1 Proses Virtual Account 2.2 Menyimpan Data Pembayaran 2.3 Mengelola SPP Mhs Beasiswa 2.4 Proses Retur 2.5 Menyimpan Data Dispensasi 2.6 Mengelola SPP Mhs Yudisium 2.7 Membuat Laporan Transaksi Pembayaran 3.1 Membuat Laporan Tunggakan 3.2 Membuat Rekap Retur 3.3 Mengelola Data SPP_SP 1.3 Gambar 4.13 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa d. Desain DFD Level 0 DFD untuk sistem informasi keuangan mahasiswa yang sedang dikembangkan telah didefinisikan menjadi sub sistem level 0 yang terdiri dari 3 tiga fungsional yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Gambar DFD level 0 sistem informasi keuangan mahasiwa pada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.14. Data Keuangan Mhs Data SPP_SP Info Keuangan Data Dispensasi Data Beasiswa Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account Data Denda Data Retur Data Retur Data Denda Data Transaksi Pembayaran Data Kelebihan Bayar Data Keuangan Mhs Data Transaksi Pembayaran Data Keuangan mhs Data Jadwal Pembayaran Data Jadwal Pembayaran Surat Dispensasi Rekap Retur Laporan Tunggakan Laporan Transaksi Pembayaran Bukti Bebas Keu Bukti Pembayaran Data Beasiswa Data Daftar Sidang Jadwal Pembayaran Data SP Data SPP PPTA Kemahasis waan Bank Mahasiswa Admin Keuangan Kasie Keuangan 1 Mengelola Master + 2 Mengelola Transaksi + 3 Membuat Laporan + 1 Master 2 Jadwal 3 Transaksi 4 Denda 5 Retur 6 Beasiswa 7 Dispensasi 8 SPP Gambar 4.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa e. Desain DFD Level Satu Mengelola Master Gambar DFD level 1 sub sistem mengelola master dapat dilihat pada gambar 4.15 dibawah ini. Data Jadwal Pembayaran Data SPP SP Data Keuangan Mhs Data SPP_SP Data SP Data SPP Data Jadwal Pembayaran Jadwal Pembayaran Admin Keuangan Admin Keuangan 2 Jadwal 1 Menyimpan Data SPP 2 Mengelola Jadwal Pembayaran 8 SPP 3 Mengelola Data SPP SP 1 Master Gambar 4.15 DFD Level 1 Mengelola Master Pada level satu ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola master yang terdapat pada level 0 yang terdiri dari 3 tiga proses yaitu proses menyimpan data SPP_SP, proses mengelola jadwal pembayaran, dan proses mengelola data SPP_SP. f. Desain DFD Level Satu Mengelola Transaksi Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola transaksi yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola transaksi dapat dilihat pada gambar 4.16 yang terdiri dari proses denda, mengelola data virtual account, menyimpan data pembayaran, mengelola SPP mahasiswa beasiswa, proses retur, menyimpan data dispensasi, dan mengelola SPP mahasiswa yudisium. Info Keuangan Data Keuangan Mhs Data Keuangan Mhs Data Daftar Sidang Info Keuangan Data Keuangan Mhs Data Keuangan Mhs Data Denda Data Kelebihan Bayar Data Dispensasi Data Transaksi Pembayaran Data Beasiswa Data Retur Data Keuangan mhs Data Denda Bukti Bebas Keu Surat Dispensasi Data Beasiswa Bukti Pembayaran Data Jadwal Pembayaran Data Virtual Account Data Hasil Virtual Account PPTA Kemahasis waan Bank Mahasiswa 2 Jadwal 1 Master 3 Transaksi 5 Retur 4 Denda 6 Beasiswa 7 Dispensasi 1 Proses Denda 2 Mengelola Data Virtual Account 3 Menyimpan Data Pembayaran 4 Mengelola SPP Mhs Beasiswa 5 Proses Retur 6 Menyimpan Data Dispensasi 7 Mengelola SPP Mhs Yudisium 1 Master Gambar 4.16 DFD Level 1 Mengelola Transaksi g. Desain DFD Level Satu Mengelola Laporan Pada level ini merupakan hasil rancangan lebih detail proses mengelola laporan yang terdapat pada level 0. Desain DFD level 1 proses mengelola laporan dapat dilihat pada gambar 4.17 yang terdiri dari membuat laporan transaksi pembayaran, membuat laporan tunggakan, dan membuat rekap retur. Data Transaksi Pembayaran Data Denda Data Keuangan Mhs Data Retur Rekap Retur Laporan Tunggakan Laporan Transaksi Pembayaran Kasie Keuangan 3 Transaksi 1 Master 4 Denda 5 Retur 1 Membuat Lap Transaksi Pembayaran 2 Membuat Laporan Tunggakan 3 Membuat Rekap Retur Gambar 4.17 DFD Level 1 Mengelola Laporan

4.2.2 Desain Antar Muka