TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi pada UKM New Sehati.

BIAYA TRANSPORTASI PADA UKM NEW SEHATI

Nama : Adisti Machmudah NIM : 09.41010.0221 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENENTUAN RUTE DAN BIAYA TRANSPORTASI PADA UKM NEW SEHATI

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Nama : Adisti Machmudah

NIM : 09.41010.0221

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : SistemInformasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

“Everything that we have done not be in vain, God knows we’re worth it” (Adisti Machmudah)

Ku persembahkan kepada Allah SWT

Papa, Mama, dan semua keluarga tercinta Partner hidupku Jilly Haikal Islam Semua orang yang telah menginspirasiku

Usaha Kecil dan Menengah (UKM) New Sehati adalah sebuah home industry manufactur yang bergerak di bidang produksi keripik. Berlokasi di daerah Pacet Mojokerto, home industry yang terkenal dengan sebutan Pusat Oleh-Oleh Khas Jawa Timur ini memiliki pelanggan yang tersebar di seluruh Jawa Timur. Walaupun demikian, perkembangan UKM New Sehati masih terhambat oleh sistem proses bisnis yang masih manual seperti pencatatan pesanan yang masih konvensional, pembuatan jadwal dan rute pengiriman yang masih manual hanya berdasarkan pada urutan masuknya pesanan yang sudah memenuhi minimal order dan tidak adanya bantuan lain berupa rute jalan yang jelas seperti peta lokasi, sehingga biaya transportasi yang dikeluarkan belum optimal.

Dari permasalahan di atas dibuat sebuah sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi menggunakan metode Saving Matrix. Solusi tersebut dibangun untuk dapat mencatat pesanan pelanggan dan menghasilkan rute pengiriman ke beberapa pelanggan berdasarkan kapasitas alat angkut, penghematan jarak tempuh, dan efisiensi penggunaan bahan bakar.

Setelah mengganti sistem manual dengan sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi berdasarkan metode Saving Matrix, diperoleh penurunan jarak pengiriman sampai dengan 40% dan biaya transportasi sampai dengan 30%.

Kata kunci: Penentuan Rute, Biaya Transportasi, dan Saving Matrix.

DAFTAR ISI

ABSTRAK...vi

KATA PENGANTAR...vii

DAFTAR ISI...ix

DAFTAR GAMBAR...xii

DAFTAR TABEL...xvii

BAB I PENDAHULUAN...1

1.1 Latar Belakang...1

1.2 Perumusan Masalah...5

1.3 Batasan Masalah...5

1.4 Tujuan...6

1.5 Sistematika Penulisan...6

BAB II LANDASAN TEORI...8

2.1 Sistem Informasi ...8

2.2 Supply Chain Management...9

2.3 Strategi Supply Chain……...10

2.4 Pengiriman/Distribusi………...11

2.5 Konsep Dasar Transportasi………...11

2.6 Vehicle Routing Problem (VRP)……...13

2.7 Metode-metode Penentuan Rute...14

2.7.1 Metode Konvensional………...14

2.7.2 Metode Heuristik………...14

2.7.3 Metode Saving Matrix......14

2.8 Usaha Kecil dan Menengah (UKM)......18

2.9 Black Box Testing......18

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM...19

3.1 Analisis Sistem...19

3.1.1 Identifikasi Masalah...19

3.1.1.1 Document Flow Pelanggan...24

3.1.1.2 Document Flow Administrasi...25

3.1.1.3 Document Flow Pengiriman...27

3.1.2 Hasil Analisis...30

3.2 Spesifikasi Kebutuhan...31

3.2.1 Kebutuhan Fungsional...32

3.2.2 Kebutuhan Non-Fungsional...39

3.3 Mendesain Sistem...39

3.3.1 Alur Sistem (System Flow)...39

3.3.2 Flowchart... 49

3.3.3 Context Diagram...50

3.3.4 Data Flow Diagram...50

3.3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)...56

3.3.6 Struktur Database...58

3.4 Desain User Interface...62

3.5 Desain Input/Output………...75

3.6 Kebutuhan Perangkat Keras…...78

3.7 Kebutuhan Perangkat Lunak…...78

3.8 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem...80

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI...81

4.1 Implementasi Sistem...81

4.2 Evaluasi Sistem...81

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem...81

4.2.1.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Login...83

4.2.1.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Master Setting...86

4.2.1.3 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Master Barang...87

4.2.1.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Master Truk...92

4.2.1.5 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Master Kota...97

4.2.1.6 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Pelanggan...101

4.2.1.7 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Transaksi Penjualan...107

4.2.1.8 Evaluasi Hasil Uji Coba Form Transaksi Pengiriman...117

4.2.1.9 Evaluasi Hasil Uji Coba Laporan...118

4.2.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Perhitungan...120

BAB V PENUTUP...127

5.1 Kesimpulan...127

5.2 Saran...127

DAFTAR PUSTAKA...129

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Langkah-Langkah Analisis Sistem...19

Gambar 3.2 Document Flow UKM New Sehati…...21

Gambar 3.3 Docaument Flow Pelanggan...24

Gambar 3.4 Docaument Flow Administrasi………...25

Gambar 3.5 Docaument Flow Pengiriman………...28

Gambar 3.6 System Flow UKM New Sehati... 40

Gambar 3.7 System Flow Administrasi………...43

Gambar 3.8 System Flow Pengiriman...47

Gambar 3.9 Flowchart Penentuan Rute dan Biaya Transportasi Menggunakan Metode Saving Matrix...49

Gambar 3.10 Diagram Contect Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi...50

Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi………....51

Gambar 3.12 DFD Level 1 Pendaftaran Pelanggan……...52

Gambar 3.13 DFD Level 1 Manajemen Barang...53

Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses Penjualan…...54

Gambar 3.15 DFD Level 1 Proses Pengiriman...55

Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan...56

Gambar 3.17 CDM Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi…57 Gambar 3.18 PDM Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi....58

Gambar 3.19 Desain User Interface Login………...62

Gambar 3.20 Desain User Interface Halaman Data Master Setting...63

Gambar 3.21 Desain User Interface Halaman Master Barang...63

Gambar 3.22 Desain User Interface Halaman Master Barang – Edit Barang...64

Gambar 3.23 Desain User Interface Halaman Master Barang – Tambah Barang………64

Gambar 3.24 Desain User Interface Halaman Master Truk...65

Gambar 3.25 Desain User Interface Halaman Master Truk – Edit Data Truk... 65

Gambar 3.26 Desain User Interface Halaman Master Truk – Tambah Data Truk………66

Gambar 3.27 Desain User Interface Halaman Master Kota...67

Gambar 3.28 Desain User Interface Halaman Master Kota – Edit Data Kota.….67 Gambar 3.29 Desain User Interface Halaman Master Kota – Tambah Kota……68

Gambar 3.30 Desain User Interface Halaman Data Master Pelanggan...68

Gambar 3.31 Desain User Interface Halaman Tambah Pelanggan Baru...69

Gambar 3.32 Desain User Interface Halaman Edit Data Pelanggan...70

Gambar 3.33 Desain User Interface Penjualan...71

Gambar 3.34 Desain User Interface Halaman Penjualan – Pilih Pelanggan…… 71

Gambar 3.35 Desain User Interface Halaman Penjualan – Pilih Pelanggan – Tambah Penjualan Baru……… 72

Gambar 3.36 Desain User Interface Halaman Penjualan – Pilih Pelanggan – Tambah Penjualan Baru – Detail Transaksi …….……….73

Gambar 3.37 Desain User Interface Halaman Transaksi Pengiriman. ………… 74

Gambar 3.38 Desain User Interface Halaman Transaksi Pengiriman – Jadwal Pnegiriman dan Pengelolahan Alat Angkut………...74

Gambar 3.39 Desain User Interface Halaman Laporan ……….…….. 75

Gambar 3.40 Desain Output Nota Transaksi Penjualan ……….……….. 76

Gambar 3.41 Desain Output Detail Rute Pengiriman ……….. 77

Gambar 3.42 Desain Output Laporan Pengiriman ……….………….. 78

Gambar 4.1 Form Login………..…….……...….. 82

Gambar 4.2 Form Utama (Sebagai Bagian Administrasi)……….….….. 82

Gambar 4.3 Form Utama (Sebagai Bagian Pengiriman)…………...…………... 83

Gambar 4.4 LoginUsername atau Password Salah ………..………84

Gambar 4.5 Form Master Setting ……….……….………... 85

Gambar 4.6 Form Untuk Menambah Data Pada Master Barang ……..…………86

Gambar 4.7 Tabel Form Master Barang ………...…….………...87

Gambar 4.8 Form Tambah Data Pada Master Barang (Tidak Boleh kosong).…. 87 Gambar 4.9 Peringatan Data Tidak Boleh Kosong ……….…..88

Gambar 4.10 Form Master Barang (Edit Barang)……….…….…….. 88

Gambar 4.11 Edit Data Barang ………..……….. 89

Gambar 4.12 Form Data Barang Setelah Diedit ………..….………... 89

Gambar 4.13 Form Master Barang (Hapus Data Pada Master Barang)…….……90

Gambar 4.14 Pesan Konfirmasi ……….……….. 90

Gambar 4.15 Form Master Tambah Truk baru ……….….…….. 92

Gambar 4.16 Form Master Truk ………...……….……….. 92

Gambar 4.17 Form Master Tambah Truk Baru (Data Tidak Boleh Kosong)..…..93

Gambar 4.18 Form Master Truk (Edit Truk)……….……….……….. 93

Gambar 4.19 Edit Data Truk ……….……….……….. 94

Gambar 4.20 Form Data Truk Setelah Diedit ……..……….…….….. 94

Gambar 4.21 Form Master Truk (Hapus Data Pada Master Truk)………95

Gambar 4.22 Pesan Konfirmasi ……….……….. 95

Gambar 4.23 Form Untuk Menambah Data Pada Master Kota ………96

Gambar 4.24 Tabel Form Master Kota ……….……….…….. 97

Gambar 4.25 Form Tambah Data Pada Master Kota (Tidak Boleh kosong)…...97

Gambar 4.26 Form Master Kota (Edit Kota)……….……….……….. 98

Gambar 4.27 Edit Data Kota ……….98

Gambar 4.28 Form Data Kota Setelah Diedit ….….……….…….….. 98

Gambar 4.29 Form Master Kota (Hapus Data Pada Master Kota)…………..…..99

Gambar 4.30 Pesan Konfirmasi ……….…...…99

Gambar 4.31 Form Untuk Menambah Data Pelanggan ….………….………... 101

Gambar 4.32 Peta Master Pelanggan ………..……101

Gambar 4.33 Form Tambah Data Pada Master Pelanggan (Tidak Boleh kosong)……….102

Gambar 4.34 Peta Master Pelanggan (Edit Pelanggan)………...………103

Gambar 4.35 Edit Data Pelanggan ………..103

Gambar 4.36 Peta Lokasi Data Pelanggan Setelah Diedit………...……104

Gambar 4.37 Master Pelanggan (Hapus Data Pada Master Pelanggan)………..105

Gambar 4.38 Form Transaksi Penjualan ……….107

Gambar 4.39 Form Transaksi Penjualan (Pilih Pelanggan)………….………... 107

Gambar 4.40 Form Transaksi Penjualan (Tambah Penjualan Baru)………...…107

Gambar 4.41 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi)……….………….. 108

Gambar 4.42 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi – Tambah Barang...108

Gambar 4.43 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi)………108

Gambar 4.44 Nota Penjualan……….. 109

Gambar 4.45 Form Transaksi Penjualan ……….………110

Gambar 4.46 Form Transaksi Penjualan (Edit Penjualan) ………..110

Gambar 4.47 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi) ………….………..110

Gambar 4.48 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi – Edit Barang)…....111

Gambar 4.49 Form Transaksi Penjualan (Detail Transaksi – Edit Barang Berhasil)………...111

Gambar 4.50 Form Hapus Transaksi Penjualan …………..………..111`

Gambar 4.51 Pesan Konfirmasi ………..112

Gambar 4.52 Halaman Mengelolah Detail Pengiriman ………..113

Gambar 4.53 Detail Rute dan Biaya Transportasi Menggunakan Metode Saving Matrix……… ………..113

Gambar 4.54 Halaman Laporan ………..114

Gambar 4.55 Halaman Laporan (Form Laporan Pengiriman)………….………114

Gambar 4.56 Draft Laporan Pengiriman ………..……….……..115

Gambar 4.57 Rute Dan Biaya Transportasi Menggunakan Metode Saving Matrix……….116

Gambar 4.58 Detail Rute 1……….…..117

Gambar 4.59 Detail Rute 2……….………..117

Gambar 4.60 Detail Rute 3……….………..118

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Empat bagian utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang terkait

dengan fungsi-fungsi utama supply chain ………....10

Tabel 2.2 Mengidentifikasi Matrik Penghematan …..………....15

Tabel 2.2 Pengalokasian pelanggan ke kendaraan atau rute……….17

Tabel 3.1 Penjelasan Document Flow ………..……….22

Tabel 3.2 Penjelasan Document Flow Pelanggan ……….24

Tabel 3.3 Penjelasan Document Flow Administrasi ……….26

Tabel 3.4 Penjelasan Document Flow Pengiriman ………...29

Tabel 3.5 Detil Kebutuhan Fungsi Management Data Barang ……….32

Tabel 3.6 Detil Kebutuhan Fungsi Pelanggan ……….….….33

Tabel 3.7 Detil Kebutuhan Fungsi Penjualan ………..…….34

Tabel 3.8 Detil Kebutuhan Fungsi Laporan ……….….36

Tabel 3.9 Detil Kebutuhan Fungsi Pengiriman oleh Bagian Pengiriman ………37

Tabel 3.10 Keterkaitan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem ……….……….39

Tabel 3.11 Penjelasan System Flow ……….……….41

Tabel 3.12 Penjelasan System Flow Bagian Administrasi ………..……….44

Tabel 3.13 Penjelasan System Flow Pengiriman ……….……….47

Tabel 3.14 Master Barang ……….………...….59

Tabel 3.15 Master Truk ………...….……….59

Tabel 3.16 Pelanggan ……….………..…….59

Tabel 3.17 Kota ……….………...….60

Tabel 3.18 Transaksi ……….60

Tabel 3.19 Detail Transaksi ………….……….61

Tabel 3.20 Pengiriman ……….….61

Tabel 4.1 Test Case Data Login ……….…...81

Tabel 4.2 Test Case Master Setting ……….….….84

Tabel 4.3 Test Case Master Barang ………..85

Tabel 4.4 Test Case Master Truk ……….…….92

Tabel 4.5 Test Case Master Kota ………..97

Tabel 4.6 Test Case Master Pelanggan ………...101

Tabel 4.7 Test Case Transaksi Penjualan ………...108

Tabel 4.8 Test Case Transaksi Pengiriman ……….…115

Tabel 4.9 Test Case Transaksi Pengiriman ……….116

Tabel 4.10 Pelanggan yang telah melaukan pemesanan ……….118

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini persaingan bisnis yang terjadi di kalangan perusahaan manufaktur semakin ketat. Hal ini mendorong perusahaan untuk mencari strategi yang tepat agar dapat bertahan dalam lingkungan bisnisnya. Agar dapat terus bertahan dan bersaing, suatu perusahaan harus mempertimbangkan strategi yang dilakukan. Salah satu strategi yang dapat membantu suatu perusahaan manufaktur dalam hal pelayanan yang responsive terhadap pelanggan adalah peranan jaringan distribusi dan transportasinya. Dengan pendistribusian dan transportasi, memungkinkan produk pindah dari lokasi produksi ke lokasi pelanggan yang seringkali lokasinya berjauhan. Kemampuan untuk mendistribusikan produk ke pelanggan secara tepat waktu, dengan jumlah yang sesuai, dan dalam kondisi yang baik sangat menentukan apakah produk tersebut pada akhirnya akan kompetitif di pasar. Oleh karena itu, kemampuan untuk mengelola pendistribusian saat ini merupakan salah satu komponen keunggulan kompetitif yang sangat penting bagi dunia manufaktur. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, perusahaan tidak lagi bisa mengandalkan cara-cara tradisional dalam mendistribusikan produk-produk mereka.

Dalam dunia perusahaan manufaktur, sistem pengiriman memiliki peranan penting. Manajemen logistik sendiri memiliki tujuan akhir yaitu mengantarkan produk ke konsumen tepat waktu. Perusahaan mulai menyadari bahwa logistik mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap biaya dan keputusan mengenai

logistik akan menghasilkan level pelayanan kepada konsumen yang berbeda-beda. Tujuan akhir manajemen logistik adalah mendapatkan sejumlah barang atau jasa yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat, serta kondisi yang diinginkan dengan memberikan kontribusi terbesar bagi perusahaan.

Untuk mencapai tujuan akhir manajemen logistik, diperlukan suatu sistem distribusi produk yang bertujuan untuk: 1) Memastikan bahwa produk bisa tersedia dengan tepat, dari segi waktu maupun jumlah, 2) Memiliki kualitas yang terjamin, 3) Memperhatikan tingkat keselamatan dalam pendistribusiannya. Suatu perusahaan harus dapat mengoptimalkan sistem distribusinya agar dapat bersaing dengan perusahaan sejenis lainnya. Biaya distribusi menurut Warren J Keegan meliputi 1) Biaya langsung penjualan adalah semua biaya langsung disaat memperoleh order, 2) Biaya periklanan dan promosi penjualan adalah semua biaya pengeluaran mengenai advertensi, semua jenis promosi penjualan, dan publisitas, 3) Biaya transportasi adalah semua beban transportasi untuk pengiriman barang kepada para pelanggan dan biaya fasilitas transportasi, 4) Biaya pergudangan dan penyimpanan adalah biaya untuk penggudangan, penumpangan, penanganan persediaan, dan pembukuan serta penyiapan pengiriman, 5) Biaya distribusi umum adalah biaya penjualan, pelatihan, riset pasar, dan fungsi-fungsi staf seperti akuntansi. Dalam tugas akhir ini yang di bahas adalah mengenai biaya transportasi dengan cara pengoptimalan transportasi.

Beberapa permasalahan yang ada di Usaha Kecil Menengah New Sehati (UNS), sebuah home industry manufaktur yang bergerak di bidang produksi keripik dan oleh-oleh khas Jawa Timur adalah perencanaan kebutuhan material dan produksi, transportasi, sistem pemasaran dan penjualan, dan lain-lain. Salah

satu yang terjadi pada permasalahan transportasi adalah Vehicle Routing Problems

(VRP) yaitu merancang banyaknya set rute kendaraan dengan biaya terkecil dimana setiap kendaraan berawal dan berakhir pada satu pelanggan, serta total permintaan yang sesuai dengan minimal order saat ini yaitu 100 pack produk. Transportasi ini memberikan kontribusi biaya terhadap total biaya distribusi. Melihat kontribusi transportasi, maka sangat penting adanya usaha dalam rangka meningkatkan efisiensi transportasi dengan mengoptimalkan penggunaan peralatan dan personil transportasi.

Sistem yang saat ini digunakan oleh UNS adalah memberlakukan minimal order sebanyak 100 pack setiap kali pemesanan untuk dapat dikirimkan dengan kapasitas alat angkut yang dimiliki adalah 200 pack setiap satu kali pengiriman. Hal tersebut mengakibatkan pelanggan yang melakukan pemesanan kurang dari minimal order harus menunggu hingga jumlah pesanannya tercapai, dengan begitu sifat responsive yang diberikan oleh UNS saat ini kepada pelanggan masih belum tercapai. Setiap pengiriman yang dilakukan berawal dari gudang kepada satu pelanggan dan berakhir di gudang. Pembuatan jadwal pengiriman dan rute saat ini di UNS hanya berdasarkan pada urutan masuknya pesanan yang sudah memenuhi minimal order dan tidak adanya bantuan sumber lain berupa rute jalan yang jelas, sehingga biaya transportasi yang dikeluarkan belum optimal.

Perkiraan biaya transpotasi yang harus dikeluarkan saat ini berdasarkan satu kali purchase order rata-rata 359,259 rupiah per hari, dengan pesanan setiap pelanggannya yang memenuhi minimal order adalah 100 pack untuk Batu, 105

pack untuk Trenggalek, dan 105 pack untuk Kediri. Sedangkan pelanggan yang melakukan pemesanan pada hari yang sama tidak memenuhi minimal order adalah

Malang 95 pack, Surabaya 85 pack, dan Nganjuk 90 pack. Hal tersebut mengakibatkan barang pesanan harus dikumpulkan sampai jumlah pesanan mencukupi minimal order untuk dikirim.

Semua masalah tersebut harus dicari solusi yang tepat, baik dari segi penggunaan kendaraan, penentuan rute terpendek, waktu pengiriman, ketersediaan angkutan, berkurangnya penentuan minimal order yang tinggi untuk setiap pemesanan pengiriman agar tercapainya sifat responsive kepada pelanggan, dan efisiensi penggunaan bahan bakar dalam memenuhi semua pengiriman yang terjadi di UNS. Sistem baru yang akan membantu UNS dalam menangani masalah pengiriman yaitu menggunakan sistem milk run, yaitu dimana dalam satu kali pengiriman ada beberapa kali pengangkutan atau penurunan barang pada lokasi yang berbeda dalam jadwal sama.

Maka pada sistem baru yang akan dibuat diperlukan sebuah dukungan sistem yang mampu membantu UNS dalam membuat sebuah rute pengiriman terbaik yang diharapkan bisa mengurangi jarak tempuh dan meminimalisasi biaya transportasi. Untuk permasalahan tersebut metode yang akan digunakan sebagai solusi adalah Metode Heuristik, dimana salah satunya adalah Metode Saving

Matrix (Matrik Penghematan), karena metode ini dapat digunakan sebagai

penentuan rute terpendek sehingga dapat mengurangi biaya transportasi. Berdasarkan hasil penelitian Mutakhiroh, dkk. (2007), pencarian rute terpendek secara umum dapat juga menggunakan Metode Konvensional karena Metode Konvensional lebih mudah untuk dipahami, tetapi hasil yang diperoleh dari Metode Konvensional kurang variatif karena logika yang digunakan pada Metode Konvensional hanya dengan membandingkan jarak masing-masing node dan

kemudian mencari jarak terpendek. Hasil pencarian rute menggunakan Metode Heuristik lebih variatif karena logika yang digunakan lebih rinci melalui penghematan jarak yang dilakukan dengan menggabungkan suatu rute dari nilai jarak paling besar, sehingga dengan Metode Heuristik, waktu perhitungan yang diperlukan lebih cepat dibandingkan dengan menggunakan Metode Konvensional.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini yaitu bagaimana merancang dan membangun sistem informasi yang dapat menentukan rute terpendek dengan Metode Saving Matrix

sehingga diperoleh total jarak tempuh yang minimal dan dapat mengurangi biaya transportasi.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah dalam tugas akhir ini yaitu:

1.Permasalahan yang dibahas meliputi rute pendistribusian barang dan perhitungan biaya transportasi.

2.Metode yang digunakan adalah Metode Saving Matrix.

3.Biaya variable yang digunakan adalah biaya bahan bakar yang merupakan fungsi jarak.

4.Kapasitas alat angkut yang digunakan bermuatan sama. 5.Sistem ini tidak membahas pembayaran.

6.Pemesanan barang tidak melebihi batas kapasitas alat angkut. 7.Aplikasi ini tidak membahas kondisi jalan raya tidak normal.

1.4 Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang ada, maka tujuan yang ingin dicapai dalam Tugas Akhir ini adalah rancang bangun sistem informasi penentuan rute dengan Metode Saving Matrix untuk memperoleh total jarak tempuh yang minimal sehingga dapat mengurangi biaya transportasi.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan pemahaman persoalan dan pembahasannya, penulisan laporan Tugas Akhir ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai serta sistematika penulisan laporan tugas akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung pembuatan tugas akhir ini. Teori–teori yang dibahas adalah Supply Chain Management, Distribusi/ Pengiriman, Konsep Dasar Transportasi, Vehicle Routing Problem, Metode Konvensional, Metode Heuristik, Metode Saving Matrix, Usaha Kecil dan Menengah(UKM), dan Black Box Testing.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum dan perancangan dari sistem yang dibuat. Perancangan sistem meliputi analisa masalah, identifikasi masalah, document flow, data fungsional, system flow,

data model, desain input output, kebutuhan perangkat keras dan kebutuhan perangkat lunak.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini dibahas tentang implementasi dari sistem yang dibuat secara keseluruhan, penggunaan sistem dalam proses bisnis serta pengujian untuk mengetahui apakah sistem yang dibangun dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian sistem dilakukan pada validasi input dan output

serta evaluasi kesesuaian hasil akhir sistem. BAB V PENUTUP

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran yang ada pada bab ini didapatkan dari hasil evaluasi sistem, sedangkan saran akan menjelaskan saran atau masukan untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.

2.1 Sistem Informasi

Menurut Hall (2009), “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang saling berfungsi dengan tujuan yang sama”. Menurutnya juga, “Sistem Informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna”.

Sedangkan menurut Kusrini (2007), definisi umum sistem informasi adalah “Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan”. Dalam suatu sistem informasi, terdapat komponen-komponen sebagai berikut:

a. Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.

c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. e. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang

berkaitan dengan penyimpanan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resource) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.2 Supply Chain Management

Supply chain adalah jaringan perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Pada Supply Chain biasanya ada tiga macam aliran yang harus dikelola (Pujawan, 2005).

1. Aliran barang yang mengalir dari hulu ke hilir. Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik. Setelah produk selesai diproduksi, mereka dikirim ke distributor, lalu ke pengecer atau ritel, kemudian ke pemakai akhir.

2. Aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu.

3. Aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya.

Supply Chain Manajement adalah metode, alat, atau pendekatan pengelolaannya. Kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi Supply Chain Manajement

Tabel 2.1 Empat bagian utama dalam sebuah perusahaan manufaktur yang terkait dengan fungsi-fungsi utama supply chain (Pujawan, 2005).

Bagian Cakupan kegiatan antara lain

Pengembangan produk Melakukan riset pasar, merancang produk baru,

melibatkan supplier dalam perancangan produk baru.

Pengadaan Memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier,

melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.

Perecanaan & Pengendalian Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan.

Operasi/Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas.

Pengiriman/Dstribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan

pengiriman, mencari dan memlihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di tiap pusat distribusi.

2.3 Strategi Supply Chain

Strategi Supply Chain ada dua menurut karateristik produk, yaitu efisien dan responsif. Menurut Pujawan (2005) karateristik yang berbeda antara produk fungsional dan inovatif menyebabkan keduanya membutuhkan strategi supply chain yang berbeda. Pendekatan untuk menciptakan responsif yang berlebihan sangat cocok untuk produk inovatif, produk yang memiliki banyak variasi dan

dibutuhkan untuk meminimumkan biaya-biaya fisik di sepanjang supply chain karena produk ini tidak akan bersaing ketat di pasar.

2.4 Pengiriman/Distribusi

Pada saat produk sudah selesai diproduksi, tugas berikutnya dalam lingkup

supply chain adalah mengirim produk tersebut agar sampai di tangan pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat. Pengiriman produk ke pelanggan atau pemakai terahir tentunya melibatkan kegiatan transportasi. Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus bisa merancang jaringan distribusi yang tepat. Keputusan tentang perancangan jaringan distribusi harus mempertimbangkan

tradeoff antara aspek biaya, aspek fleksibilitas, dan akses kecepatan respon terhadap pelanggan (Pujawan, 2005).

Kegiatan operasional distribusi bisa sangat kompleks terutama bila pengiriman harus dilakukan ke jaringan yang luas dan tersebar di mana-mana. Perusahaan harus menetapkan tingkat service level yang harus dicapai di masing-masing wilayah, menentukan jadwal maupun rute pengiriman, serta mencari cara-cara yang inovatif untuk mnegurangi biaya serta meningkatkan service level ke pelanggan.

2.5 Konsep Dasar Transportasi

Pengertian transportasi yang dikemukakan oleh Nasution (1996) diartikan sebagai pemindahan barang dan manusia dari tempat asal ke tempat tujuan. Sehingga dengan kegiatan tersebut maka terdapat tiga hal yaitu adanya muatan yang diangkut, tersedianya kendaraan sebagai alat angkut, dan terdapatnya jalan yang dapat dilalui. Proses pemindahan dari gerakan tempat asal, dimana kegiatan

pengangkutan dimulai dan ke tempat tujuan dimana kegiatan diakhiri. Untuk itu dengan adanya pemindahan barang dan manusia tersebut, maka transportasi merupakan salah satu sektor yang dapat menunjang kegiatan ekonomi (the promoting sector) dan pemberi jasa (the servicing sector) bagi perkembangan ekonomi.

Selain itu, Tamin (1997) mengungkapkan bahwa , prasarana transportasi mempunyai dua peran utama, yaitu: sebagai alat bantu untuk mengarahkan pembangunan di daerah perkotaan; dan sebagai prasarana bagi pergerakan manusia dan/atau barang yang timbul akibat adanya kegiatan di daerah perkotaan tersebut. Dengan melihat dua peran yang di sampaikan di atas, peran pertama sering digunakan oleh perencana pengembang wilayah untuk dapat mengembangkan wilayahnya sesuai dengan rencana. Misalnya saja akan dikembangkan suatu wilayah baru dimana pada wilayah tersebut tidak akan pernah ada peminatnya bila wilayah tersebut tidak disediakan sistem prasarana transportasi. Sehingga pada kondisi tersebut, prasarana transportasi akan menjadi penting untuk aksesibilitas menuju wilayah tersebut dan akan berdampak pada tingginya minat masyarakat untuk menjalankan kegiatan ekonomi. Hal ini merupakan penjelasan peran prasarana transportasi yang kedua, yaitu untuk mendukung pergerakan manusia dan barang. Kegiatan ekonomi dan transportasi memiliki keterkaitan yang sangat erat, dimana keduanya dapat saling mempengaruhi. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Tamin (1997) bahwa pertumbuhan ekonomi memiliki keterkaitan dengan transportasi, karena akibat pertumbuhan ekonomi maka mobilitas seseorang meningkat dan kebutuhan pergerakannya pun menjadi meningkat melebih kapasitas prasarana transportasi

yang tersedia. Hal ini dapat disimpulkan bahwa transportasi dan perekonomian memiliki keterkaitan yang erat. Di satu sisi transportasi dapat mendorong peningkatan kegiatan ekonomi suatu daerah, karena dengan adanya infrastruktur transportasi maka suatu daerah dapat meningkat kegiatan ekonominya. Namun di sisi lain, akibat tingginya kegiatan ekonomi dimana pertumbuhan ekonomi meningkat maka akan timbul masalah transportasi, karena terjadinya kemacetan lalu lintas, sehingga perlunya penambahan jalur transportasi untuk mengimbangi tingginya kegiatan ekonomi tersebut.

Pentingnya peran sektor transportasi bagi kegiatan ekonomi mengharuskan adanya sebuah sistem transportasi yang handal, efisien, dan efektif. Transportasi yang efektif memiliki arti bahwa sistem transportasi yang memenuhi kapasitas angkut, terpadu atau terintegrasi dengan antar moda transportasi, tertib, teratur, lancar, cepat dan tepat, selamat, aman, nyaman dan biaya terjangkau secara ekonomi. Sedangkan efisien dalam arti beban publik sebagai pengguna jasa transportasi menjadi rendah dan memiliki utilitas yang tinggi.

2.6 Vehicle Routing Problem (VRP)

Menurut Toth dan Vigo (2002) VRP dapat didefinisikan sebagai penentuan sejumlah rute untuk sekumpulan kendaraan yang harus melayani sejumlah pemberhentian (node) dari gudang pusat. Asumsi yang biasa digunakan dalam

vehicle routing problem standar adalah setiap kendaraan mempunyai kapasitas yang sama dan jumlah kendaran tidak terbatas, jumlah permintaan tiap pemberhentian (node) diketahui dan tidak ada jumlah permintaan tunggal yang melebihi kapasitas.

Permasalahan rute dan penjadwalan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa karateristik yang dapat digunakan untuk membantu menganalisa sekaligus melakukan identifikasi jenis dari permasalahan yang ada sehingga dapat diselesaikan dengan solusi yang sesuai.

2.7 Metode-metode Penentuan Rute 2.7.1 Metode Konvensional

Metode Konvensional berupa algoritma yang menggunakan perhitungan biasa. Ada beberapa metode konvensional yang biasa digunakan untuk melakukan pencarian jalur terpendek, diantaranya algoritma Djikstraa, algoritma Floyd-Warshal, dan algoritma Bellman-Ford (Mutakhiroh, dkk:2007).

2.7.2 Metode Heuristik

Metode Heuristic digunakan untuk melakukan pencarian dan penentuan jalur terpendek. Ada beberapa sub metode dalam Metode Heuristic, biasanya digunakan sebagai penentuan jalur terpendek. Ada 2 macam sub metode yaitu Metode Saving Matrix dan Generalized Assignment Method. Dalam tugas akhir ini hanya membahas Metode Saving Matrix sebagai metode penyelesaian karena Metode Saving Matrix dalam perhitungannya tidak hanya menggunakan jarak sebagai parameter, tetapi juga kapasitas alat angkut untuk memperoleh nilai penghematan yang terbesar untuk kemudian disusun menjadi rute yang terbaik.

2.7.3 Metode Saving Matrix

Menurut Pujawan (2005) Metode Saving Matrix merupakan salah satu teknik yang digunakan untuk menjadwalkan sejumlah kendaraan terbatas untuk

mengirimkan barang produksinya ke konsumen dengan meminimumkan jarak tempuh. Langkah-langkah yang dilakukan dalam menggunakan metode ini adalah:

1. Mengidentifikasi matrik jarak

Langkah awal metode ini adalah mencatat jarak antara gudang ke masing-masing lokasi pelanggan dan jarak antar lokasi pelanggan.

2. Mengidentifikasi matrik penghematan (saving matrix)

Pada langkah kedua ini pertama kita berasumsi bahwa setiap lokasi pelanggan akan dikunjungi oleh satu truk secara eksklusif.

Tabel 2.2 Mengidentifikasi Matrik Penghematan

Pelanggan 1 Pelanggan 2 Pelanggan 3 Pelanggan 4 Pelanggan 5 Pelanggan 6 Pelanggan

1 0,0

Pelanggan

2 37 0,0

Pelanggan

3 33.15 28.54 0,0

Pelanggan

4 5.76 0.97 6.89 0,0

Pelanggan

5 16.71 18.3 123.96 -34.23 0,0

Pelanggan

6 24.76 25.24 117.31 10.97 112.02 0,0

Penghematan dilakukan dengan cara mengetahui jarak masing-masing pelanggan dengan cara melakukan perhitungan:

2J(G,1) + 2J(G,2) – [J(G,1) + J(1,2) + J(2,G)] = J(G,1) + J(G,2) – J(1,2)

Hasil ini diperoleh dengan asumsi bahwa jarak ( x, y ) sama dengan jarak ( y, x ). Hasil di atas bisa digeneralisasi sebagai berikut:

S( x, y) = J(G, x) + J(G, y) – J( x, y) X = pelanggan n

Y = pelanggan m

(G,x) = Jarak gudang ke pelanggan n (G,y) = Jarak gudang ke pelanggan m (x,y) = Jarak pelanggan n ke pelanggan m

Dimana S(x, y) adalah penghematan jarak (savings) yang diperoleh dengan menggabungkan formula di atas maka matrik penghematan jarak bisa dihitung untuk semua lokasi pelanggan.

3. Mengalokasikan pelanggan ke kendaraan atau rute

Dengan berbekal tabel penghematan dari langkah sebelumnya, kita bisa melakukan alokasi pelanggan ke kendaraan atau rute. Di awal kita mengalokasikan tiap pelanggan ke rute yang berbeda. Namun lokasi-lokasi pelanggan yang semula berbeda-beda tersebut bisa digabungkan sampai pada batas kapasitas truk yang ada. Penggabungan akan mulai dari nilai penghematan terbesar karena kita berupaya memaksimumkan penghematan. Adapun perkiraan pengalokasian pelanggan ke kendaraan dengan memaksimumkan kapasitas alat angkut yaitu 200 pack.

Tabel 2.3 Pengalokasian pelanggan ke kendaraan atau rute. Gdg Pelanggan 1 Pelanggan 2 Pelanggan 3 Pelanggan 4 Pelanggan 5 Pelanggan 6 Pelanggan 1 rute

1 0,0

Pelanggan 2

rute

2 37 0,0

Pelanggan 3

rute

3 33.15 28.54 0,0

Pelanggan 4

rute

2 5.76 0.97 6.89 0,0

Pelanggan 5

rute

3 16.71 18.3 123.96 -34.23 0,0 Pelanggan

6

rute

1 24.76 25.24 117.31 10.97 112.02 0,0

ORDER 95 100 105 85 90 105

Dapat disimpulkan bahwa penghematan yang terjadi dimulai dari jarak yang terbesar untuk ditemukan nilai penghematannya. Setelah mendapatkan nilai penghematan dari jarak yang terbesar, maka langkah selanjutnya adalah memaksimumkan banyaknya order dengan kapasitas alat angkut yang ada. Akhirnya didapatkan beberapa penggabungan rute dengan jumlah order yang mencukupi kapasitas alat angkut.

4. Mengurutkan lokasi pelanggan (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi Setelah alokasi lokasi pelanggan ke rute dilakukan, langkah berikutnya adalah menentukan urutan kunjungan. Tujuan dari pengurutan ini adalah untuk meminimumkan jarak perjalanan truk.

2.8 Usaha Kecil dan Menengah (UKM)

Seperti yang dikutip dari Tambunan (2002), Departemen Perindustrian dan Perdagangan (Depperindag), Bank Indonesia, Departemen Keuangan, Depkop dan PKM mendefinisikan UKM bersasarkan aset (diluar tanah dan bangunan) dan nilai penjualan yang dihitung dalam rupiah. Sedangkan BPS mendefinisikan UKM berdasarkan jumlah tenaga kerja.

Menurut UU no. 9 tahun 1995, “Industri Kecil adalah kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh perseorangan atau rumah tangga maupun suatu badan, yang bertujuan untuk diperniagakan secara komersial, yang mempunyai kekayaan bersih paling banyak Rp. 200 juta, dan mempunyai nilai penjualan per tahun sebesar satu milyar rupiah atau kurang. Industri Menengah adalah kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh perseorangan atau badan, yang bertujuan untuk memproduksi barang ataupun jasa untuk diperniagakan secara komersial, yang mempunyai nilai penjualan per tahun lebih besar dari satu milyar rupiah namun kurang dari Rp. 50 milyar” (Sulistyastuti; 2004).

2.9 Black Box Testing

Black box testing adalah cara pengujian yang terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi (Al Fatta: 2007). Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.

3.1 Analisis Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang sangat penting sebelum tahap desain sistem karena kesalahan dalam tahap analisis dapat menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Analisis yang dilakukan pada sistem yang akan dibangun mengikuti beberapa tahap pada model pengembangan waterfall, yaitu mengidentifikasi masalah, menganalisis dan mendesain sistem, membangun sistem dan uji coba sistem. Secara garis besar digambarkan seperti di bawah ini.

Mengidentifikasi Masalah

Menganalisis dan Mendesain

Sistem

Membangun Sistem

Uji coba Sistem

Gambar 3.1 Langkah-Langkah Analisis Sistem 3.1.1 Identifikasi Masalah

Untuk melakukan identifikasi masalah, maka dilakukan survey pada UKM New Sehati sebagai tempat studi kasus untuk mengumpulkan informasi. UKM New Sehati memiliki dua bagian, yaitu Bagian Administrasi dan Bagian Pengiriman.

Bagian Administrasi memiliki tanggung jawab melayani pelanggan dan mencatat semua transaksi penjualan, membuat jadwal dan rute pengiriman serta membuat laporan penjualan dan pendapatan. Bagian Administrasi saat ini masih menggunakan sistem manual untuk menentukan rute pengiriman barang berdasarkan urutan masuknya pesanan yang terjadi selama waktu pre order berlangsung. Pada proses menentukan rute pengiriman, bagian administrasi memiliki masalah yaitu belum bisa menentukan rute terpendek untuk setiap kali pengiriman, dan harus melakukan penyetokan setiap pesanan belum mencapai minimal order. Hal ini menyebabkan besarnya biaya transportasi dan penyetokan barang sehingga menimbulkan kerugian.

Bagian Pengiriman memiliki tanggung jawab untuk mengelolah fasilitas alat angkut yang ada beserta sopirnya yang bertugas mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan informasi dari bagian Administrasi. Adapun proses secara keseluruhan untuk kondisi saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.2

Gambar 3.2 merupakan document flow proses bisnis yang saat ini terjadi di UNS. Adapun penjelasan Document Flow tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Penjelasan Document Flow Proses Bisnis Proses Sub

Proses

Nama Proses Kegiatan Aktor

1 1

Pemesanan Administrasi menerima daftar pemesanan barang dari pelanggan melalui telpon ataupun langsung datang

Administrasi 2 2 Menghitung Pesanan Administrasi melakukan perhitungan pesanan pelanggan sesuai dengan minimal order

Administrasi

3 Tercukupi

Pesanan yang belum

mencukupi minimal order akan dikembalikan ke pemesanan pelanggan hingga mencukupi

Administrasi

4

Membuat Rute

Membuat rute pengiriman barang sesuai dengan lokasi pelanggan

Administrasi

5 Membuat Jadwal

Membuat jadwal sesuai dengan masukan pemesanan

Administrasi

6

Draft Rute dan Jadwal

Hasil dari pembuatan jadwal berupa daftar rute dan jadwal pengiriman Administrasi 7 Membuat Nota Rangkap Dua

Membuat nota penjualan rangkap dua yang akan diberikan satu kepada bagian pengiriman yang akan

dilanjutkan ke pelanggan dan satu lagi untuk arsip.

Proses Sub Proses

Nama Proses Kegiatan Aktor

8 Nota

Nota digunakan sebagai arsip dan diberikan kepada

pelanggan sebagai tanda bukti pembelian. Administrasi 9 Memberikan Draft dan Nota

Draft rute dan jadwal beserta nota diberikan kepada bagian pengiriman Administrasi 3 10 Draft Rute dan Jadwal

Draft rute dan jadwal yang telah diterima oleh bagian pengiriman

Pengiriman

11

Nota Lembar Nota yang telah diterima oleh bagian pengiriman

Pengiriman

12

Mengirimkan Barang

Bagian pengiriman melakukan pengiriman barag sesuai dengn draft rute dan jadwal yang telah diterima dan memberikan nota kepada pelanggan.

Pengiriman

Dari document flow saat ini seperti pada Gambar 3.2, penulis menjabarkan lebih detil untuk masing-masing pengguna sistem dengan tujuan agar dapat dengan mudah mengetahui proses-proses yang harus dielisitasi atau diintegrasikan sehingga sistem yang akan dirancang ke depan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.1.1.1 Document Flow Pelanggan

Gambar 3.3. Document Flow Pelanggan

Untuk memberi penjelasan yang lebih jelas tentang document flow

Tabel 3.2. Penjelasan Document Flow Pelanggan

No. No.Proses Kegiatan Hasil

1 1.1 Pelanggan melakukan pemesanan melalui telepon kepada bagian administrasi

UNS

Menghasilkan Nota yang berisi

daftar pesanan pelanggan

2 2.1 - Nota

3.1.1.2 Document Flow Administrasi

Berikut ini adalah detil document flow Administrasi, ditunjukkan pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4. Document Flow Administrasi

Untuk memberi penjelasan yang lebih jelas tentang Document Flow Administrasi yang sesuai dengan Gambar 3.4 dapat dilihat pada tabel 3.3.

Tabel 3.3. Penjelasan Document Flow Administrasi

No. No. Proses Kegiatan Hasil

1

1.1 Mencatat Pesanan Pelanggan ke dalam buku khusus sesuai

dengan nama pelanggan

Daftar Pesanan

1.2 Daftar Pesanan -

1.3 Melakukan penghitungan jumlah pesanan pelanggan

Jumlah pesanan

1.4 Apakah jumlah pesanan sesuai dengan minimal order UNS?

-

1.5 Jumlah pesanan telah mencapai minimal order dan melakukan pengecekan wilayah pelanggan 1.6 Jumlah pesanan belum mencapai

minimal order dan melakukan penawaran untuk menambah

pesanan

1.7 Apakah pelanggan ingin menambah barang pesanannya? 1.8 Jika pelanggan tidak ingin

menambah pesanannya maka dialkukan penyetokan terhadap

barang yang telah dipesan sebelumnya, apabila menambah

maka kembali ke no.proses 1.1

1.9 Membuat rute pengiriman Rute pengiriman 1.10 Mengurutkan pesanan

berdsarkan masuknya pesanan

List pemesan

1.11 Membuat jadwal pengiriman sesuai list pemesan dan rute

pengiriman

Draft rute dan jadwal pengiriman

No. No. Proses Kegiatan Hasil

1

1.12 Draft rute dan jadwal pengiriman

-

1.13 Membuat nota pengiriman sebanyak 2 lembar, putih dan

merah

Nota pengiriman 2 lembar

1.14 Nota pengiriman -

1.15 Menyimpan satu nota berwarna merah

Nota pengiriman merah 1.16 Nota berwarna merah

dikumpulkan dan disimpan untuk direkap dan dibuatkan

laporan pengiriman

Laporan pengiriman

1.17 Laporan Pengiriman -

1.18 Memberikan satu nota berwarna putih kepada Bagian Pengiriman

untuk diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan pengiriman

Nota pengiriman putih

1.19 Memberikan draft rute dan jadwal pengiriman kepada Bagian Pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang sesuai dengan pesanan

pelanggan

List jadwal dan rute pengiriman

3.1.1.3 Document Flow Pengiriman

Berikut ini adalah detil Document Flow Pengiriman, ditunjukkan pada Gambar 3.5

. Gambar 3.5 Document Flow Pengiriman

Untuk memberi penjelasan yang lebih jelas tentang Document Flow Pengiriman yang sesuai dengan Gambar 3.5 dapat dilihat pada tabel 3.4.

Tabel 3.4 Penjelasan Document Flow Pengiriman

No. No. Proses Kegiatan Hasil

1

1.1 Bagian Pengiriman menerima draft rute dan jadwal pengiriman

dari Bagian Admnistrasi

Darft rute dan Jadwal Pengiriman 1.2 Darft rute dan Jadwal

Pengiriman

-

1.3 Bagian Pengiriman mencocokkan rute dan jadwal dengan nota yang diterima dari

Bagian Administrasi

Nota

1.4 Nota -

2

2.1 Bagian Pengiriman menata barang sesuai dengan pesanan

yang tertera di dalam nota

-

2.2 Bagian Pengiriman mulai memasukkan barang ke alat

angkut

-

2.3 Bagian Pengiriman mulai mengirimkan barang sesuai dengan rute dan memberikan

nota putih kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan

penerimaan.

3.1.2 Hasil Analisis

Dari proses identifikasi masalah, didapatkan kelemahan-kelemahan sistem yang lama. Untuk mengatasai kelemahan-kelemahan sistem yang lama, perlu dibuat sebuah sistem informasi penjualan baru yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Hasil identifikasi permasalahan pada UNS adalah sebagai berikut :

A. Kelemahan Sistem Penentuan Rute dan Biaya Transportasi Saat Ini

1. Sering terjadi penyimpanan barang jika pelanggan belum memesan sesuai dengan minimal order UNS saat ini, penyimpanan berlangsung selama pelanggan tersebut memenuhi pesanannya dengan standar minimal order UNS.

2. Sering terjadi kesalahan perhitungan jumlah barang yang dibeli beserta harga yang diberikan dalam kegiatan pencatatatan transaksi penjualan yang masih konvensional dengan bantuan nota dan kalkulator, terutama ketika transaksi dengan jenis dan jumlah barang yang banyak.

3. Pembuatan jadwal dan rute pengiriman saat ini masih manual berdasarkan urutan masuknya pelanggan, dimana setiap alat angkut yang digunakan berawal dan berakhir pada satu pelanggan sehingga berimbas kepada biaya transportasi.

4. Bagian administrasi belum bisa memberikan sebuah informasi transaksi pengiriman barang setiap periode.

B. Kebutuhan Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem penentuan rute dan biaya transportasi saat ini, maka kebutuhan sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi didefinisikan seperti di bawah ini.

1. Sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi yang menggabungkan jumlah pesanan pelanggan sesuai dengan kapasitas alat angkut yang ada, sehingga mengurangi penyimpanan barang yang sering terjadi.

2. Sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi yang membantu pencatatan transaksi penjualan dan meminimalkan kesalahan perhitungan jumlah barang yang dibeli beserta harga yang diberikan, terutama ketika transaksi dengan jenis dan jumlah barang yang banyak.

3. Sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi yang membantu bagian administrasi menentukan rute terpendek dan jadwal pengiriman, sehingga dapat mengurangi biaya transportasi saat ini.

4. Sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi yang menghasilkan informasi transaksi pengiriman setiap periodik.

3.2 Spesifikasi Kebutuhan

Dalam proses membangun dan mengembangkan perangkat lunak, diperlukan perancangan spesifikasi perangkat lunak yang tepat dan detail, dengan tujuan agar perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut memiliki deskripsi fungsi-fungsi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh penggunanya. Adapun kebutuhan fungsi-fungsi tersebut dapat dikelompokkan menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional.

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari penyusunan fungsi-fungsi yang akan dibangun didalam perangkat lunak. Fungsi-fungsi perangkat lunak tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan pengguna, dimana pengguna pada sistem ini adalah Bagian Administrasi dan Bagian Pengiriman. Adapun detil penjabaran untuk fungsi-fungsi yang ada dapat dilihat pada Tabel

Tabel 3.5 Detil Kebutuhan Fungsi Management Data Barang Nama Fungsi Management Data Barang

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk memanajemen data barang Kondisi Awal Tidak ada data barang

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Administrasi login

2. Bagian Administrasi

memilih menu ‘master’ dan memilih fungsi ‘barang’ 3. Bagian Administrasi meng

klik button ‘tambah barang’ 4. Bagian Administrasi

menginputkan data barang dan menyimpan data

1. Sistem menampilkan halaman utama 2. Sistem menampilkan

menu yang dipilih

3. Sistem menampilkan form tambah barang 1. Sistem memproses

penyimpanan data barang yang telah diperbarui

Alur Alternatif -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Aministrasi salah

menginputkan username

atau password saat login

2. Bagian Administrasi salah

1. Menampilkan alert

kesalahan inputan

username ataupun

password

menginputkan data alert kesalahan inputan

Kondisi Akhir Sistem mencetak detail pengiriman Kebutuhan

Non-Fungsional

a. Security

b. Time Behaviour c. Accuracy

d. Operability

:Bagian Administrasi memasukkan username dan password sesuai hak akses

:Maksimal waktu pemrosesan 3 detik :Data barang sesuai dengan inputan Bagian Administrasi

:Mudah dioperasikan

Tabel 3.6 Detil Kebutuhan Fungsi Pelanggan Nama Fungsi Pelanggan

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat data pelanggan Kondisi Awal Pelanggan belum terdaftar

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Administrasi login

2. Bagian Administrasi

memilih menu ‘master’ dan memilih fungsi ‘pelanggan’

3. Bagian Administrasi menginputkan data

pelanggan dan menyimpan data.

1. Sistem menampilkan halaman utama 2. Sistem menampilkan

menu yang dipilih

3. Sistem memproses penyimpanan data pelanggan dan menyocokkan pada peta yang ada. Alur Alternatif -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Aministrasi salah

menginputkan username

1. Menampilkan alert

atau password saat login

1. Bagian Administrasi salah menginputkan data

pelanggan.

username ataupun

password

2. Sistem salah menampilkan alert

kesalahan inputan. Kondisi Akhir Sistem mencetak detail pengiriman

Kebutuhan Non-Fungsional

a. Security

b. Time Behaviour c. Accuracy

d. Operability

:Bagian Administrasi memasukkan username dan password sesuai hak akses

:Maksimal waktu pemrosesan 3 menit :Data yang disimpan sesuai dengan inputan Bagian Adinistrasi

:Mudah dioperasikan

Tabel 3.7 Detil Kebutuhan Fungsi Penjualan Nama Fungsi Penjualan

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh pelanggan

Kondisi Awal Belum ada transaksi pemesanan oleh pelanggan Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

1. Bagian Administrasi login

2. Bagian Administrasi memilih menu ‘transaksi’ dan memilih menu

‘penjualan’

3. Bagian Administrasi memilih button klik ‘tambah penjualan baru’ 4. Bagian Administrasi

memilih nama pelanggan

1. Sistem menampilkan halaman menu utama 2. Sistem menampilan

menu yang dipilih

3. Sistem menampilkan daftar data transaksi yang ada

4. Sistem akan

Alur Normal yang meakukan transaksi lalu klik ‘pilih pelanggan’ 5. Bagian Administrasi

memasukkan tanggal permintaan pengiriman dan klik button ‘simpan’

6. Bagian Administrasi memilih button klik ‘tambah barang’ untuk menambah barang pesanan 7. Bagian Administrasi

memilih barang pesanan pelanggan dan

menginputkan jumlah barang pesanan

8. Bagian Administrasi meng-klik button ‘simpan’

9. Bagian Administrasi mencetak nota dengan meng-klik ‘cetak’

nama pelanggan

5. Sistem akan menampilkan form data transaksi

6. Sistem akan menampilkan form pemesanan barang

7. Sistem akan

menampilkan nama barang yang dipilih

8. Sistem akan melakukan

penyimpanan data transaksi penjualan 9. Sistem akan mencetak

nota yang siap di print oleh Bagian

Administrasi Alur Alternatif -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Aministrasi salah

menginputkan username

atau password saat login

1. Menampilkan alert

kesalahan inputan

username ataupun

password

Kondisi Akhir Sistem mencetak nota penjualan

Fungsional

b. Time Behaviour c. Accuracy

d. Operability

username dan password sesuai hak akses

:Maksimal waktu pemrosesan 3 detik :Nota penjualan yang ditampilkan sesuai dengan pesanan pelanggan :Mudah dioperasikan

Tabel 3.8 Detil Kebutuhan Fungsi Laporan Nama Fungsi Laporan

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk melihat laporan biaya transportasi, pemasukan dan jumlah barang terjual Kondisi Awal Tidak ada laporan secara detail

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem 2. Bagian Administrasi login

3. Bagian Administrasi memilih menu ‘laporan’

4. Bagian Administrasi memilih tanggal mulai dan tanggal akhir permintaan laporan lalu klik ‘proses’

5. Bagian Administrasi klik ‘cetak’ untuk mencetak detail pengiriman

2. Sistem menampilkan halaman utama 3. Sistem menampilkan

menu yang dipilih

4. Sistem memproses data laporan yang diminta dan menampilkan data yang berhasil diproses

5. Sistem menampilkan detail laporan yang siap diprint

Alur Alternatif -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Aministrasi salah

menginputkan username

2. Menampilkan alert

Alur Eksepsi

atau password saat login

2. Bagian Administrasi salah memilih tanggal transaksi yang akan di proses

username ataupun

password

6. Sistem salah menampilkan data laporan yang diharapkan Kondisi Akhir Sistem mencetak detail pengiriman

Kebutuhan Non-Fungsional

a. Security

b. Time Behaviour c. Accuracy

d. Operability

:Bagian Administrasi memasukkan username dan password sesuai hak akses

:Maksimal waktu pemrosesan 3 detik :Laporan yang tertera berdasarkan data yang ada

:Mudah dioperasikan

Tabel 3.9 Detil Kebutuhan Fungsi Pengiriman oleh Bagian Pengiriman Nama Fungsi Pengiriman

Deskripsi Fungsi ini digunakan untuk menentukan rute dan biaya transportasi

Kondisi Awal Rute dan biaya transportasi belum diketahui Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

1. Bagian Pengiriman login

2. Bagian Pengiriman memilih menu ‘transaksi’ dan memilih menu

‘pengiriman’ 3. Bagian Pengiriman

memilih tanggal pengriman yang akan diproses lalu klik ‘proses’

1. Sistem menampilkan halaman utama 2. Sistem menampilkan

menu yang dipilih

3. Sistem memproses data transaksi dan menampilkan sesuai dengan tanggal

Alur Normal

4. Bagian Pengiriman memilih truk yang akan digunakan lalu klik ‘simpan’

5. Bagian Pengiriman klik ‘cetak’ untuk mencetak detail pengiriman

pengiriman yang dipilih

4. Sistem menyimpan detail data pengiriman

5. Sistem menampilkan detail pengiriman yang siap diprint

Alur Alternatif -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem 1. Bagian Pengiriman salah

menginputkan username

atau password saat login

2. Bagian Pengiriman salah memilih tanggal

pengiriman yang akan di proses

1. Menampilkan alert

kesalahan inputan

username ataupun

password

2. Sistem salah menampilkan data pengiriman

Kondisi Akhir Sistem mencetak detail pengiriman Kebutuhan

Non-Fungsional

e. Security

f. Time Behaviour

g. Accuracy

h. Operability

:Bagian Pengiriman memasukkan username dan password sesuai hak akses

:Maksimal waktu pemrosesan 3 menit untuk mengload peta secara online :Detail pengiriman sesuai dengan proses permintaan pengiriman :Mudah dioperasikan

3.2.2 Kebutuhan Non-Fungsional

Dalam penerapan fungsi-fungsi tersebut dengan tujuan mendukung kinerja fungsi utama dari sistem, berikut ini adalah peran dari non-fungsional yang mendukung kinerja fungsi-fungsi utama yang ditunjukkan pada Tabel 3.10.

Tabel 3.10 Keterkaitan Fungsional dan Non-Fungsional Sistem Aktor Fungsional Sistem Non-Fungsional Sistem

Bagian Administrasi

Pendaftaran Pelanggan a) Security b) Operability c) Time Behaviour d) Accuracy Manajemen Barang

Penjualan Laporan Bagian

Pengiriman

Pengiriman

3.3 Mendesain Sistem

Rancangan perangkat lunak merupakan suatu kegiatan dalam merancang atau mendesain perangkat lunak yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dikatakan sesuai dengan kebutuhan pengguna karena proses desain tersebut dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun rancangan perangkat lunak tersebut berupa rancangan alur sistem (System Flow), Flowchart, Context Diagram, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Struktur Database.

3.3.1 Alur Sistem (System Flow)

Sesuai dengan hasil analisis kebutuhan yang telah didefinisikan, bahwa pengguna yang menggunakan sistem secara langsung adalah Bagian Administrasi

dan Bagian Pengiriman, sehingga perlu digambarkan rancangan Sistem Flow

untuk Bagian Administrasi dan Bagian Pengiriman. Sistem Flow Proses Bisnis yang baru dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 System Flow Proses Bisnis UKM New Sehati Penjelasan untuk Gambar 3.6 ditunjukkan pada Tabel 3.11.

Tabel 3.11 Penjelasan System Flow Proses Bisnis No.

Proses

No. Sub Proses

Nama Proses Kegiatan Output

1

1 Data pelanggan Data pelanggan yang diberikan pada saat melakukan pendaftaran

-

2 Pendaftaran Pelanggan

Pendaftaran Pelanggan sesuai dengan data pelanggan

Pelanggan Terdaftar

2 1 Manajemen

Barang

Memenejemen Barang sesuai kebutuhan, seperti

update, insert, dan delete

Data barang yang terupdate

3

1 Daftar pesanan Daftar pesanan yang diberikan pelanggan saat melakukan transaksi

-

2 Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan sesuai dengan pesanan pelanggan

Nota Penjualan 3 Nota penjualan

rangkap dua

Nota penjualan yang sesuai dengan isi transaksi pelanggan

-

4 Nota penjualan Satu Nota penjualan diberikan kepada bagian pengiriman

-

4

1 Input tanggal pengiriman

Proses penginputan tanggal pengiriman

-

2 Pembuatan rute pengiriman

Proses penyusunan jadwal dan rute pengiriman

Detail rute pengiriman 3 Cek rute

pengiriman

Pengecekan rute

pengiriman yang telah ada

-

4 Cetak draft rute pengiriman

Mencetak draft yang telah diperiksa

Detail rute pengiriman 5 Detail rute Draft detail rute -

No. Proses

No. Sub Proses

Nama Proses Kegiatan Output

4

pengiriman rangkap dua

pengiriman yang telah dicetak

6 Detail rute pengiriman

Draft detail rute

pengiriman yang kembali ke bagian pengiriman

-

5 1 Melihat laporan Melihat laporan sesuai dengan data penjualan dan pengiriman

Laporan

2 Laporan pengiriman

Draft laporan pengiriman sesuai data pengiriman yang ada

-

Berikut ini adalah System Flow untuk Bagian Administrasi yang ditunjukkan pada Gambar 3.7

Gambar 3.7 Sistem Flow Administrasi

Penjelasan System Flow Administrasi sesuai gambar 3.7 dapat dilihat pada Tabel 3.12.

Tabel 3.12 Penjelasan System Flow Bagian Administrasi No.

Proses

Nama Proses Kegiatan Output

1 Data pelanggan Data pelanggan untuk melakukan pendaftaran

-

2 Input data pelanggan

Penginputan data pelanggan untuk diproses dan dimasukkan dalam data pelanggan

Pelanggan terdaftar

3 Decision ‘Apakah alamat sesuai dengan lokasi pada peta?’

Sistem akan menyocokkan apakah alamat yang diberikan pelanggan sesuai dengan yang dip eta, jika masih belum tepat maka kembali ke proses 2

-

4 Menghitung jarak Proses ini dilakukan setelah mengetahui alamat dan posisi letak pelanggan sesuai dengan peta dan segera memberikan informasi jarak antara gudang dan pelanggan tersebut

Jarak gudang ke pelanggan

5 Display detail data pelanggan terdaftar

Menampilkan detail pelanggan yang telah berhasil terdaftar

Detail Data pelanggan

6 Daftar pesanan Daftar pesanan pelanggan untuk melakukan transaksi pemesanan

Daftar pesanan

7 Pengecekan data pelanggan

Proses ini akan melakukan pengecekan pelanggan

-

8 Decision ‘apakah pelanggan

terdaftar?’

Jika pelanggan yang melakukan pemesanan belum terdaftar maka pelanggan harus kembali ke proses 1

-

9 Input data pesanan Proses penginputan data pesanan ke dalam tabel transaksi dan dicocokkan

No. Proses

Nama Proses Kegiatan Output

dengan master barang yang sudah di update

10 Manajemen data barang

Proses ini untuk memenejemen data barang seperti

update,insert, dan delete

Data barang yang terupdate

11 Display Nota penjualan

Menampilkan nota penjualan dan siap di cetak

Nota penjualan

12 Cek rute pengiriman

Proses pengecekan rute pengiriman yang telah disusun oleh bagian pengiriman

Rute pengiriman

13 Decision ‘apakah masih berlaku?’

Apakah rute pengiriman yang diperiksa masih berlaku atau sudah berlalu, jika sudah berlalu maka kembali ke proses pengecekan rute pengiriman

-

14 Cetak draft detail rute pengiriman

Mencetak draft detail rute pengiriman

Draft detail rute pengiriman 15 Draft detail

pengiriman rangkap dua

- -

16 Input tanggal transaksi

Memasukkan tanggal transaksi -

17 Validasi tanggal transaksi

Validasi tanggal yang telah diinputkan dengan tanggal trasnsaksi yang ada

-

18 Decision ‘apakah tanggal sudah terlewati?’

Jika tanggal yang diinputkan tidak ada dalam database yang ada maka kembali ke proses 18

-

19 Menyususn laporan yang diminta

Proses penyusunan laporan pengiriman yang diminta sesuai

Laporan pengiriman

No. Proses

Nama Proses Kegiatan Output

dengan tanggal transaksi yang telah dipilih

20 Display laporan pengiriman sesuai permintaan

Menampilkan laporan sesuai dengan tanggal transaksi yang diminta

Detail laporan

21 Cetak laporan transaksi pengiriman

Proses mencetak laporan Draft laporan

22 Dokumen Laporan transaksi

pengiriman

- -

Berikut ini adalah System Flow untuk Bagian Pengiriman yang ditunjukkan pada Gambar 3.8

Gambar 3.8 Sistem Flow Pengiriman

Penjelasan System Flow Pengiriman sesuai gambar 3.8 dapat dilihat pada Tabel 3.13.

Tabel 3.13 Penjelasan System Flow Pengiriman No.

Proses

Nama Proses Kegiatan Output

1 Input tanggal

pengiriman

Proses penginputan tanggal pengiriman

-

No. Proses

Nama Proses Kegiatan Output

‘apakah data tersedia?’

yang diinputkan sudah tersedia, jika belum maka kembali ke proses 1

3 Input truk yang dipilih

Proses penginputan truk yang dipilih sebagai data detail pengiriman

-

4 Decision

‘apakah data tersedia?’

Apakah data truk yang dipilih tersedia, jika belum maka kembali ke proses 3

-

5 Membuat

detail rute pengiriman

Proses membuat detail rute pengiriman berdasarkan tanggal pengiriman yang sudah dipilih

Detail rute pengiriman

6 Detail rute pengiriman

Menampilkan Informasi detail rute pengiriman

3.3.2 Flowchart

Berikut ini adalah perancangan procedural penentuan rute dan biaya transportasi menggunakan metode saving matrix.

Gambar 3.9 Flowchart Penentuan Rute dan Biaya Transportasi Menggunakan Metode Saving Matrix

3.3.3 Context Diagram

Berikut ini adalah desain Context Diagram untuk perangkat lunak yang akan dikembangkan, dapat dilihat pada gambar 3.10.

Tanda terima

Tanda Terima nota penjualan

informasi detail rute pengiriman

data pesanan

data truk data tanggal transaksi

laporan pengiriman

data barang

Data Tanggal Pengiriman

Data pelanggan

Detail rute pengiriman Administrasi

Pengiriman 0

Sistem Informasi Penentuan Rute dan

Biaya Transportasi

+

Gambar 3.10 Diagram Contect Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

3.3.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) untuk aplikasi yang sedang dikembangkan telah didefinisikan menjadi sub sistem level 0 yang terdiri dari:

a. Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

Pada Level 0 Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi seperti terlihat pada gambar 3.11, ada lima proses yaitu pendaftaran pelanggan, manajemen barang, penjualan, pengiriman, dan laporan.

nota penjualan

data pengiriman

informasi detail rute pengiriman

detail transaksi data pesanan

data truk laporan pengiriman

data tanggal transaksi

data barang

Data Tanggal Pengiriman Detail rute pengiriman

data pelanggan Data pelanggan data barang Administrasi Pengiriman 1 pendaftaran pelanggan + 2 manajemen barang + 1 Master_Barang 2 master_pelanggan 3 penjualan + 3 transaksi 4 pengiriman + 5 membuat laporan 4 pengiriman

Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

b. Data Flow Diagram Level 1 Subproses pendaftaran Pelanggan

Proses pendaftaran pelanggan dapat didekomposisi menjadi DFD level 1 subproses pendaftaran pelanggan. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 (dua) proses, yaitu proses yang pertama input data pelanggan dan menghitung jarak pelanggan. Proses pendaftaran pelanggan dimulai dari Bagian Administrasi memeasukkan data pelanggan ke dalam form pendaftaran pelanggan dan setelah data pelanggan

dimasukkan, Bagian Administrasi menentukan titik koordinat alamat pelanggan dengan begitu secara otomatis sistem akan menghitung jarak pelanggan. Penjelasan DFD level 1 subproses pendaftaran pelanggan dapat dilihat pada Gambar 3.12.

jarak pelanggan data pelanggan

alamat pelanggan Data pelanggan

Administrasi

2 master_pelanggan 1

input data pelanggan

2 menghitung

jarak pelanggan

Gambar 3.12 DFD Level 1 Pendaftaran Pelanggan c. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Manajemen Barang

Proses manajemen barang atau pengelolahan barang dapat didekomposisi menjadi DFD level 1 subproses manajemen barang. Pada DFD level 1 ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses tambah data, proses hapus data,dan update data. Penjelasan DFD level 1 subproses manajemen data barang dapat dilihat pada Gambar 3.13.

data barang data barang

data barang

data barang data barang data barang

Administrasi

1 Master_Barang 1

Tambah Data

2

Hapus Data

3

update data

Gambar 3.13 DFD Level 1 Manajemen Barang d. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Penjualan

Proses penjualan dapat didekomposisi menjadi DFD level 1 subproses penjualan. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 (dua) proses, yaitu proses cek data pelanggan dan input data pesanan. Proses penjualan dimulai dari Bagian Administrasi menerima order pesanan dan mulai mengecek data pelanggan, setelah nama pelanggan ditemukan, Bagian Administrasi memasukkan data pesanan pelanggan ke dalam sistem pencatatan transaksi penjualan untuk menghasilkan sebuah nota transaksi penjualan dan setelah selesai data pesanan tersebut masuk ke dalam database tabel transaksi. Penjelasan DFD level 1 subproses penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses Penjualan

e. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Pengiriman

Proses pengiriman dapat didekomposisi menjadi DFD level 1 subproses pengiriman. Pada DFD level 1 ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses input tanggal pengiriman, input truk, dan pembuatan detail rute pengiriman. Proses pengiriman dimulai dari Bagian Pengiriman memasukkan tanggal saat ini untuk mengelolah transaksi pengiriman, setelah tanggal yang dimasukkan tervalidasi dan terdapat list rute yang ada, maka Bagian Pengiriman bertugas untuk menginputkan alat angkut yang bisa digunakan beserta sopirnya untuk kemudian dilakukan pembuatan detail rute pengiriman dan disimpan ke dalam database pada tabel pengiriman. Bagian Administrasi dan Bagian Pengiriman menerima

informasi tentang detail rute pengiriman. Penjelasan DFD level 1 subproses pengiriman dapat dilihat pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15 DFD Level 1 Proses Pengiriman

f. Data Flow Diagram Level 1 Subproses Laporan

Proses Laporan dapat didekomposisi menjadi DFD level 1 subproses laporan. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 (dua) proses, yaitu proses input tanggal transaksi, dan menyusun laporan. Proses ini dimulai dari Bagian Administrasi memasukkan range tanggal transaksi yang sudah berlangsung, kemudian sistem akan memvalidasi jika tanggal transaksi sudah berjalan atau sudah berlangsung, setelah itu sistem akan memberikan informasi tentang laporan transaksi

pengiriman yang diminta. Penjelasan DFD level 1 subproses laporan dapat dilihat pada Gambar 3.16.

Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan 3.3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan untuk sistem pemrosesan

database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.

Dalam perancangan sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi ini, ada entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model

(CDM) dan physical data model (PDM). ERD dalam bentuk CDM dapat dilihat pada Gambar 3.17.

memiliki memiliki5 memiliki4 memiliki3 melakukan memiliki2 mas ter_barang id_barang nama_barang harga_barang mas ter_truk id_truk no_polisi peng emudi jarak_tempuh_perliter aktif pelang gan id_pelang g an nama_pelang g an alamat_pelangg an nama_toko

koordinat_pelang g an no_telp kota id_kota Nama_kota trans aksi id_transaks i no_nota

tang g al_trans aksi total_trans aksi status _peng iriman no_urut tgl_permintaan_peng iriman jumlah_barang detail_transaks i id_detail_transaksi jumlah_transaksi sub_total peng iriman id_peng iriman tgl_peng iriman no_jalur total_jarak_tempuh biaya_trans portas i total_barang detail_rute

Gambar 3.17 CDM Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

Pada CDM rancang bangun sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi menggunakan metode saving matrix memiliki 7 (tujuh) tabel yaitu, setiap tabel memiliki hubungan dengan tabel lain. Dengan meng-generate CDM, maka akan didapat PDM seperti pada Gambar 3.18

ID_PENGIRIMAN = ID_PENGIRIMAN

ID_TRANSAKSI = ID_T RANSAKSI ID_KOTA = ID_KOTA

ID_PELANGGAN = ID_PELANGGAN ID_TRUK = ID_T RUK

ID_BARANG = ID_BARANG MASTER_BARANG

ID_BARANG integ er NAMA_BARANG varchar(50) HARGA_BARANG integ er MASTER_TRUK

ID_TRUK integ er

NO_POLISI varchar(50)

PENGEMUD I varchar(50)

JARAK_TEM PUH_PERLITER float

AKTIF varchar(10)

PELANGGAN

ID_PELANGGAN integ er

ID_KOTA integ er

NAMA_PELANGGAN varchar(50) ALAMAT_PELANGGAN varchar(50) NAMA_TOKO varchar(50) KOORDINAT_PELANGGAN varchar(50) NO_TELP varchar(50) KOTA ID_KOTA integ er NAMA_KOTA varchar(50)

TRANSAKSI

ID_TRANSAKSI integ er

ID_PELANGGAN integ er

ID_PENGIRIMAN integ er

NO_NOTA varchar(50)

TANGGAL_TRANSAKSI date

TOTAL_TRANSAKSI integ er

STATUS_PENGIRIMAN varchar(20)

NO_URUT integ er

TGL_PERMINTAAN_PENGIRIMAN date

JUM LAH_BARANG integ er

DETAIL_TRANSAKSI ID_DETAIL_TRANSAKSI integ er

ID_BARANG integ er

ID_TRANSAKSI integ er JUM LAH_TRANSAKSI integ er

SUB_TOTAL integ er

PENGIRIMAN ID_PENGIRIMAN integ er

ID_TRUK integ er

TGL_PENGIR IM AN date

NO_JALUR integ er

TOTAL_JARAK_TEMPUH float BIAYA_TRANSPORTASI integ er

TOTAL_BARANG integ er

DETAIL_RUTE varchar(100)

Gambar 3.18 PDM Sistem Informasi Penentuan Rute dan Biaya Transportasi

3.3.6 Struktur Database

Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel database yang digunakan dalam aplikasi ini:

1. Nama Tabel : master_barang Primary Key : id_barang Foreign Key : -

Tabel 3.14 Master Barang

No Nama Field Tipe Data Deskripsi

1 id_barang int

2 nama_barang varchar(50)

3 harga_barang int harga satuan

2. Nama Tabel : master_truk Primary Key : id_truk Foreign Key : -

Fungsi : untuk menyimpan data truk dan sopir/pengemudi

Tabel 3.15 Master Truk

No Nama Field Tipe Data Deskripsi

1 id_truk int

2 no_polisi varchar(50)

3 pengemudi varchar(50) nama sopir 4 jarak_tempuh_perliter float satuan kilometer 5 aktif varchar(10) status alat angkut

3. Nama Tabel : pelanggan Primary Key : id_pelanggan Foreign Key : id_kota

Fungsi : untuk menyimpan data pelanggan Tabel 3.16 Pelanggan

No Nama Field Tipe Data Deskripsi

1 id_pelanggan int

2 id_kota int

3 nama_pelanggan varchar(50) 4 alamat_pelanggan varchar(50) 5 nama_toko varchar(50)

6 koordinat_pelanggan varchar(50) koordinat pada peta 7 no_telp varchar(50)

4. Nama Tabel : kota Primary Key : id_kota Foreign Key : -

Fungsi : untuk menyimpan data kota

Tabel 3.17 Kota

No Nama Field Tipe Data Deskripsi

1 id_kota int

2 nama_kota varchar(50)

5. Nama Tabel : transaksi Primary Key : id_transaksi

Foreign Key : id_pelanggan, id_pengiriman

Fungsi : untuk menyimpan data transaksi yang dilakukan oleh pelanggan

Tabel 3.18 Transaksi

No Nama Field Tipe Data Deskripsi

1 id_transaksi int

2 id_pelanggan int

3 id_pengiriman int

4 no_nota varchar(50)

5 tanggal_transaksi date 6 total_pengiriman int

7 status_pengiriman varchar(50)

8 no_urut int

9 tgl_permintaan_pengiriman date 10 jumlah_barang int

6. Nama Tabel : detail_transaksi Primary Key : id_detail_transaksi Foreign Key : id_transaksi, id_barang

Fungsi : untuk menyimpan detail transaksi

Tabel 3.19 Detail Transaksi

No Nama Field Tipe Data Deskripsi 1 id_detail_transaksi int

2 id_barang int

3 id_transaksi int

4 jumlah_transaksi int transaksi penjulan 5 sub_total int

7. Nama Tabel : pengiriman Primary Key : id_pengiriman Foreign Key : id_truk

Fungsi : untuk menyimpan data pengiriman

Tabel 3.20 Pengiriman

No Nama Field Tipe Data Deskripsi 1 id_pengiriman int

2 id_truk int

3 tgl_pengiriman date 4 no_jalur int 5 total_jarak_tempuh float 6 biaya_transportasi int 7 total_barang int

Tabel 4.17 Langkah selanjutnya dicari pengehmatan terbesar kedua untuk mendapatkan rute ke 2

Gudang Agus Alvian Kurnia Bita

Agus Rute 1 0,0

Alvian Rute 1 198.633 0,0

Kurnia Rute 2 70.094 71.354 0,0

Bita Rute 2 149.709 154.168 79.349 0,0

Total Order 100 100 100 100

Jadi kita berakhir dengan dua kelompok pengiriman yaitu:

i. Rute 1: Pelanggan Agus dan Pelanggan Alvian (Total Order 200 pack) ii. Rute 2: Pelanggan Kurnia dan Pelanggan Bita (Total Order 200 pack) 4. Mengurutkan lokasi pelanggan (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi

Setelah alokasi pelanggan ke rute dilakukan, langkah berikutnya adalah menentukan urutan kunjungan. Tujuan dari pengurutan ini adalah untuk meminimumkan jarak perjalanan truk.

Dalam langkah ini digunakan Metode Nearest Insert. Metode ini menggunakan prinsip memilih rute yang telah terdefinisi pada langkah sebelumnya untuk diukur jarak tempuh urutan kunjungannya. Hasil perhitungan sebagai berikut:

G – Agus – G = 200.22 G – Alvian – G = 206.49

G – Agus – Alvian – G = 208.071 km

Karena jarak yang dihasilkan minimum adalah alternatif pertama, maka yang dikunjungi terlebih dahulu yaitu pelanggan Agus kemudian pelanggan Alvian.

126

G – Bita – G = 175.51

G – Kurnia – Bita – G = 177.195 km

Dari hasil yang didapatkan, dalam rute kedua yang pertama dikunjungi adalah pelanggan Kurnia kemudian pelanggan Bita.

5. Menghitung biaya transportasi sesudah menggunakan metode saving matrix a. Rute 1 : 208.071 x 1/12 x Rp. 6500 = Rp. 112,705

b. Rute 2 : 177.195 x 1/12 x Rp. 6500 = Rp. 95,981

Total biaya transportasi setelah menggunakan metode saving matrix adalah Rp. 112,705 + Rp. 95,981 = Rp. 208,686.

5.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil uji coba terhadap rancang bangun sistem informasi penentuan rute dan biaya transportasi menggunakan metode saving matrix yang telah dilakukan dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Sistem ini dapat menghasilkan output berupa susunan rute pengiriman ke beberapa pelanggan berdasarkan pesanan pelanggan, kapasitas alat transportasi, biaya transportasi yang dikeluarkan, laporan tujuh hari ke depan, dan laporan pengiriman sesuai range tanggal yang diminta. Laporan tujuh hari ke depan digunakan untuk mengetahui transaksi pengiriman selama tujuh hari ke depan. Laporan pengiriman digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang keluar dan informasi biaya transportasi.

2. Aplikasi ini dibantu dengan google map untuk mengetahui titik lokasi pelanggan yang melakukan pemesanan.

5.2 SARAN

Adapun saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut:

1. Menghubungkan sistem penentuan rute pada bagian adminitrasi dengan bagian logistik.

128

2. Aplikasi ini juga dapat dikembangkan dengan menambahkan metode penentuan rute lainnya yang memiliki kemampuan untuk menentukan rute dengan lebih baik.

Erlina. (2009). Mengoptimalkan Biaya Transportasi Untuk Penentuan Jalur Distribusi Produk 'x' Dengan Metode Saving Matrix. Jurnal Universitas Peteran .

Fatta, H. A. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.

Hall, J. A. (2009). Accounting Information System . Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto, H. M. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendeatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi.

Kadir, A. (2001). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi. Keegan, J. W. (1995). Manajemen Pemasaran Global, Jilid I. Jakarta: Prehallindo.

Kusrini, A. K. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: SNATI.

Lukmanul, H. (2010). Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia.

Mutakhiroh, I., Saptono, F., Hasanah, N., & Wiryadinata, R. (2007). Pemanfaatan Metode Heuristik Dalam Pencarian Jalur Terpendek Dengan Algorutma Semut Dan Algoritma Genetika. SNATI , Yogyakarta.

Nasution, M. N. (1996). Manajemen Transportasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Nugroho, B. (2007). Aplikasi Pemrograman Web Dinamis Dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Gavamedia.

Pujawan, I. N. (2005). Supply Chain Management. Surabaya: Guna Widya.

Sulstyastuti, D. R. (2004). Dinamika Usaha Kecil dan Menengah (UKM): Analisis Konsentrasi Regional UKM di Indonesia 1999-2001. Jurnal Ekonomi Pembangunan , 9(2), 149.

130 Tambunan, T. (2002). UsahaKecil dan Menengah di Indonesia: Beberapa Isu Penting. Jakarta: Salemba Empat.

Tamin, O. Z. (1997). Perencanaan dan Pemodelan Transportasi. Bandung: Penerbit ITB.

Toth, P., & Vigo, D. (2002). The Vehicle Routing Problem. Philadelpia, USA: Society for Industrial and Applied Mathematics.