PA : Sistem Periklanan dan Pengelolaan Surat Pada PT. Intermedia Pers (Studi Kasus Radar Malang – Jawa Pos Group).

SISTEM PERIKLANAN DAN PENGELOLAAN SURAT

PADA PT. INTERMEDIA PERS

(STUDI KASUS RADAR MALANG

–

JAWA POS GROUP)

PROYEK AKHIR

Nama : DEA CHALFARIA ONI NATALIA

NIM : 08390150023

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

v ABSTRAK

Periklanan dan surat merupakan bagian unit kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari Radar Malang dalam hubungannya dengan proses bisnis. Iklan berperan dalam proses penyampaian informasi kepada khalayak umum dan surat berperan dalam proses korespondensi. Tujuan penulisan Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana sistem pemasangan iklan pada PT. Intermedia Pers Radar Malang Jawa Pos Group serta untuk mengetahui dan memahami sistem penanganan surat masuk pada bagian redaksi PT. Intermedia Pers Radar Malang Jawa Pos Group. Metode yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir adalah melalui metode observasi, studi literatur dan wawancara. Hasil yang diperoleh dalam penulisan sistem pemasangan iklan dan pengelolaan surat masuk pada PT. Intermedia Pers Radar Malang adalah adalah untuk laporan pengerjaan tugas-tugas yang bersifat administrasif, untuk menjelaskan tentang prosedur pemasangan order iklan, pembuatan iklan, penayangan iklan pada surat kabar. Sedangkan untuk sistem pengelolaan surat yang dilakukan pada PT. Intermedia Pers Radar Malang adalah dengan menggunakan metode pengelolaan surat penerimaan surat masuk dan pengiriman surat balasan untuk bagian redaksi yang berhubungan dengan perihal permohonan peliputan berita pada wilayah Malang Raya dan sekitarnya.

vii DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

ABSTRAK ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat Proyek Akhir Bagi PT. Intermedia Pers (Jawa Pos - Radar Malang) ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum PT. Intermedia Pers (Radar Malang) ... 6

2.1.1 Visi Dan Misi Radar Malang (PT. Malang Intermedia Pers) ... 7

2.1.2 Lokasi Perusahaan ... 7

2.1.3 Keadaan Operasional Radar Malang ... 8

2.1.4 Tujuan Radar Malang (PT. Intermedia Pers) ... 9

2.1.5 Pembagian Tugas ... 11

2.1.6 Struktur Organisasi Radar Malang... 16

viii

BAB III LANDASAN TEORI ... 20

3.1 Periklanan ... 20

3.1.1 Jenis Dan Macam Iklan ... 21

3.1.2 Bentuk Iklan ... 23

3.1.3 Tujuan Periklanan ... 24

3.1.4 Fungsi Iklan ... 25

3.1.5 Desain ... 25

3.1.6 FTP (File Transfer Protocol) ... 27

3.1.7 Database ... 28

3.1.8 Tarif... 28

3.2 Pengelolaan Surat... 29

3.2.1 Pengiriman Surat ... 33

3.2.2 Cara Meyimpan Surat ... 34

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 36

4.1 Sistem Periklanan... 40

4.1.1 Pemasangan Iklan Baris ... 41

4.1.2 Tarif Iklan Baris ... 44

4.1.3 Pemasangan Iklan Pas ... 48

4.1.4 Tarif Iklan Pas ... 50

4.1.5 Pemasangan Iklan Kolom ... 50

4.1.6 Proses Desain Iklan Kolom ... 51

4.1.7 Tarif Iklan Kolom ... 56

4.2 Pengelolaan Surat... 58

ix

4.2.2 Pembacaan Surat ... 59

4.2.3 Pembagian Surat... 60

4.2.4 Penyimpanan Surat... 60

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 61

5.1 Kesimpulan ... 61

5.2 Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 63

x DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Alamat Lokasi Kantor Radar Malang ... 10

Tabel 4.1 Pemasaran Radar Malang... 36

Tabel 4.2 Tingkat Pendidikan Pembaca ... 37

xi DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Radar Malang………. 17

Gambar 4.1 Prosedur Pemasangan Iklan Secara Umum ... 40

Gambar 4.2 Form Order Pemuatan Iklan Jitu ... 42

Gambar 4.3 Harga Iklan Jitu Jawa Pos 2011 ... 44

Gambar 4.4 Program Transaksi Iklan Jitu... 45

Gambar 4.5 Form Order Iklan Pas ... 48

Gambar 4.6 Aplikasi Adobe Photoshop CS ... 53

Gambar 4.7 Tampilan Canvas ... 54

Gambar 4.8 Konsep Brief Pada Iklan ... 54

Gambar 4.9 Proses Pemberian Warna Dan Menentukan Font ... 55

Gambar 4.10 Proses Desain Agar Menjadi Menarik ... 55

Gambar 4.11 Form Pemasangan Iklan Kolom ... 56

Gambar 4.12 Tarif Iklan Paket Jawa Post ... 57

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 4.1 Contoh Iklan Baris ... 64

Lampiran 4.2 Contoh Iklan Pas ... 64

Lampiran 4.3 Iklan Kolom ... 65

Lampiran 4.4 Iklan Kolom ... 65

Lampiran 4.5 Contoh Iklan Kolom ... 65

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Radar Malang sebagai bagian dari Jawa Pos Group senantiasa berusaha untuk menyajikan berita-berita yang aktual dan up to date yang berkaitan dengan peristiwa yang terjadi di sekitar Malang Raya. Penggunaan bahasa yang ringan dan mudah dimengerti oleh berbagai lapisan masyarakat membuat koran harian ini banyak diminati. Fokus berita yang beragam juga menjadikan nilai lebih yang dimiliki koran harian radar malang.

Seperti halnya media cetak yang lain, Radar Malang menyajikan informasi berita, hiburan, politik, juga menjadi media yang tepat dalam mempromosikan suatu barang atau jasa. Peranan iklan dalam sebuah media cetak atau koran sangat penting karena merupakan salah satu sumber pendapatan terbesar. Bahkan masyarakat yang tidak hobi membaca koran, pada umumnya hanya membeli koran untuk melihat iklan saja. Begitu juga bagi masyarakat yang tidak berlangganan koran, mereka membeli koran pada hari-hari tertentu saja. Besarnya minat masyarakat terhadap iklan disurat kabar menjadikan salah satu faktor tetap bertahannya koran khususnya Radar Malang hinga saat ini. Banyaknya pembaca surat kabar Jawa Pos Radar Malang menjadikan pertimbangan penting bagi pemasang iklan untuk mempercayakan iklannya dimuat dikoran harian ini. Iklan pada surat kabar tidak hanya satu bentuk iklan melainkan beragam macam bentuk iklan yang disesuaikan dengan kebutuhan pihak promosi. Oleh karena itu agar tidak menjadi komplain antara pemasang

iklan dengan penerbit surat kabar, maka sangat dibutuhkan prosedur seperti dalam

order iklan sendiri, yang mana semua itu merupakan wewenang dari bagian iklan

pada Radar Malang. Berdasarkan alasan tersebut diatas maka pembahasan laporan ini ditujukan untuk mengetahui bagaimana sistem periklanan iklan pada surat kabar Radar Malang.

Disamping itu pengelolaan surat pada perusahaan khususnya pada redaksi Radar Malang, penanganan surat masuk dan surat keluar yang terjadi adalah suatu hal yang sangat penting guna mengetahui situasi yang sedang berkembang pada perusahaan. Dengan adanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar maka perusahaan dapat membantu kelancaran kerja pada perusahaan yang bergerak di bidang media informasi khususnya bagian redaksi dan pemasaran Radar Malang. Penanganan surat masuk yang ada di Radar Malang tidak sesuai dengan prosedur penanganan surat masuk yang seharusnya dan terkadang sering kali merasa kesulitan untuk mencari surat yang masuk. Berdasarkan alasan tersebut maka pembahasan tentang pengelolaan surat masuk juga menjadi pembahasan dalam laporan Proyek Akhir ini.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan bahwa identifikasi masalahnya adalah :

1. Bagaimanakah prosedur periklanan pada PT. Intermedia Pers - Radar Malang ?

2. Bagaimanakah pengelolaan surat pada PT. Intermedia Pers - Radar Malang ?

1.3Pembatasan masalah

Berikut ini adalah pembatasan masalah untuk mengatasi permasalahan pada perumusan masalah agar tidak mengalami penyimpangan dalam pembahasannya.

1. Pembahasan tentang proses periklanan di Jawa Pos Radar Malang yang meliputi persiapan pemasangan iklan, penerimaan materi iklan, pembuatan desain iklan, pembayaran administrasi pemasangan iklan, pengiriman iklan dengan program Transaksi Iklan Jitu melalui FTP Pro.

2. Penanganan surat – surat untuk bagian redaksi dalam perihal permohonan peliputan.

1.4Tujuan

Pelaksanaan kegiatan Proyek Akhir adalah salah satu media yang tepat dalam melatih mahasiswa untuk mengenal lebih dekat dunia kerja yang sesungguhnya. Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut diharapkan memberikan keuntungan dan manfaat pada beberapa pihak yang terkait. Adapun tujuan dari pelaksanaan kegiatan Proyek Akhir sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui dan memahami prosedur pemasangan iklan yang sesuai

dengan prosedur agar tidak terjadi kesalahan dalam pemasangan iklan khususnya persiapan untuk materi yang akan diiklankan.

2. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana cara pengolaan surat masuk

yang benar dan sesuai dengan prosedur surat masuk dan surat keluar yang ada.

1.5Manfaat Proyek Akhir bagi PT. Intermedia Pers (Jawa Pos - Radar

Malang)

1. Proyek Akhir ini juga memberikan peluang kepada semua pihak yang bersangkutan untuk meningkatkan kualitas kinerja yang berhubungan dengan periklanan dan surat menyurat.

2. Dengan adanya proyek akhir perusahaan dapat lebih memperhatikan kekurangan dan kelebihan yang ada pada perusahaan berdasarkan kritik dan saran dari peserta proyek akhir agar perusahaan menjadi lebih berkembang.

1.6Sistematika Penulisan

Untuk lebih mudah mempelajari isi dari laporan Proyek Akhir ini, maka perlu dibuat suatu sistematika penulisan. Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat Proyek Akhir dan sistematika Penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi gambaran umum pada bagian tempat Proyek Akhir yaitu bagian periklanan yang menyangkut struktur organisasi serta tugas dan tanggung jawab pada masing–masing bagian tersebut.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi penjelasan tentang teori–teori penunjang yang digunakan Penulis untuk menyelesaikan tugas selama Proyek Akhir hingga menyelesaikan laporan yang dibuat oleh Penulis.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi penjelasan tentang prosedur Proyek Akhir yang dilakukan oleh Penulis dan penjelasan mengenai tugas–tugas yang harus dilakukan oleh Penulis selama melakukan Proyek Akhir. Bab ini juga membahas tentang hasil–hasil pembahasan yang telah diperoleh Penulis selama mengikuti kegiatan Proyek Akhir

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran sebagai penutup dari hasil Proyek Akhir yang telah dilaksanakan di perusahaan.

6 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Gambaran Umum PT. Intermedia Pers (Radar Malang)

Radar Malang merupakan salah satu grup Radar terbesar di Jawa Pos. Berdiri sejak 15 Desember 1999 menjadi suplemen Jawa Pos. Perkembangan Radar Malang sangat pesat selama kurun waktu tujuh tahun ini. Jawa Pos Biro Malang pada 1988 merupakan embrio Radar Malang. Pada saat masih menjadi Biro Malang, berita khusus Malang hanya satu halaman yang bergabung dengan halaman Jawa Timur Jawa Pos. Dalam perkembangan waktunya menjelang pelaksanaan otonomi daerah Jawa Pos mendirikan Radar Malang, awalnya dua halaman dan sekarang sudah berkembang dan memiliki 8-12 halaman yang mengusung beragam berita di wilayah Malang Raya, meliputi Kota Malang, Kabupaten Malang dan Kota Batu. Saat ini, Radar Malang koran terbesar (market

leader) di wilayah Malang Raya.

Radar Malang berdiri di bawah naungan usaha PT. Malang Intermedia Pers. Radar Malang terdiri dari tiga divisi kerja, antara lain : Bagian Redaksi, Bagian Iklan dan Bagian Pemasaran. Di luar Bagian tersebut, Radar Malang telah memiliki tim event organizer (EO) berwenang mengerjakan beragam kegiatan off

2.1.1 Visi dan Misi Radar Malang (PT. Malang Intermedia Pers)

PT. Intermedia Pers (Radar Malang) berbekal slogan “Mengawali

Reformasi dan Otonomi Daerah” memaparkan visi dan misi perusahaan sebagai

berikut : 1. Visi

Visi dari PT. Intermedia Pers adalah media yang menjembatani informasi antar pemerintah dengan masyarakat serta mengawasi jalannya penegakan reformasi dan otonomi daerah.

2. Misi

Misi yang dibawa PT. Intermedia Pers adalah : a. Misi ideologi

Mendorong terciptanya kerukunan antar umat beragama b. Misi politik

Pihak kontrol atas pemerintah darah agar dapat mewakili rakyat

c. Misi ekonomi

Menjadi bagian masyarakat yang dapat menciptakan lapangan kerja

d. Misi sosial budaya

Menumbuhkan sikap rasa cinta terhadap kebudayaan kota Malang.

2.1.2 Lokasi Perusahaan

Lokasi Perusahaan PT. Intermedia Pers saat ini terpisah antara kantor bisnis dan kantor redaksi. Keputusan untuk menempatkan suatu lokasi perusahaan pada suatu tempat tertentu memiliki peranan terhadap kelancaran usaha yang dilakukan. berikut ini adalah alamat lokasi kantor Jawa Pos Radar Malang :

2.1.3 Keadaan Operasional Radar Malang

1. Jumlah Tenaga Kerja

Dalam pelaksanaan kegiatannya, Jawa Pos Radar Malang melibatkan kurang lebih 65 orang dan semua bekerja pada bidang masing-masing.

2. Tingkat Pendidikan Tenaga Kerja

Tingkat pendidikan tenaga kerja di Jawa Pos Radar Malang secara keseluruhan adalah sarjana strata satu yang dipekerjakan untuk opersional kantor. Dan tingkat SMA untuk pekerja jasa cleaning

service. Dilihat dari tingkat pendidikan yang rata-rata sarjana, ini

membuktikan bahwa tingkat pendidikan tenaga kerja di Jawa Pos Radar Malang sudah tinggi.

3. Jam Kerja

Hari kerja pada media cetak ini dimulai hari Senin sampai Sabtu dengan batasan waktu. Jam kerja operasional kantor :

Senin – Jumat : 09.00 – 16.00 WIB

Sabtu : 09.00 – 12.00 WIB

* Hari Minggu atau hari besar libur

Kantor Redaksi

Jl. Raya Pepen 99 Pakisaji, Malang Telp: (0341) 397700, 397600

Fax: (0341) 397888 Website: www.radarmalang.co.id

Kantor Bisnis

Jl. Arjuno 23 Malang

Telp (0341) 363700. Fax (0341) 348638 Sirkulasi: (0341) 350798

Iklan: (0341) 363700,355602 Email : radarmalang@jawapos.co.id

2.1.4 Tujuan Radar Malang (PT. Intermedia Pers)

Setiap perusahaan dalam rangka melaksanakan aktivitasnya memiliki hubungan yang hendak dicapai. Tujuan bagi perusahaan merupakan petunjuk serta acuan bagi perusahaan untuk berhasil dalam melaksanakan aktivitasnya dan mencapai target yang ditetapkan.

Tujuan perusahaan Jawa Pos Radar Malang berdasarkan anggaran dasarnya adalah sebagai berikut :

A. Tujuan Jangka Pendek

Merupakan tujuan yang jangka waktunya tidak lebih dari satu tahun. Tujuan jangka pendek harus direalisasikan terlebih dahulu sebelum melaksanakan tujuan jangka panjang.

1. Menjaga perusahaan, serta berusaha sebaik–baiknya dalam

mempertahankan dan memelihara agar proses produksi tetap berjalan lancar.

2. Mencapai target produksi sesuai dengan yang direncanakan. Realisasi dari produksi yang diharapkan sesuai dengan target yang direncanakan. 3. Meningkatkan kualitas produksi, sehingga diharapkan tidak mengurangi

dari kualitas standartnya.

4. Meningkatkan efisiensi baik dibidang manajemen produksi, manajemen keuangan serta manajemen pemasarannya.

B. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang merupakan tujuan perusahaan dengan perhitungan kegiatannya lebih dari satu tahun, yaitu :

1. Mencapai tingkat laba optimal. Yang dimaksudkan adalah laba dari total penjualannya bukan laba per unit.

2. Mengadakan perluasan usaha. Langkah ekspansi dalam memenuhi

kedinamisan dan mengembangkan saham perluasan.

3. Memperkuat posisi pasar dalam persaingan. Kelangsungan hidup

perusahaan sangat tergantung pada kemampuannya dalam mengatasi pesaing–pesaing tersebut.

Susunan Redaksi Radar Malang (PT. Intermedia Pers)

Tabel 2.1 Susunan Redaksi Radar Malang

Direktur Rohman Budijanto

Manager umum M. Usman Syahadat

Pemimpin redaksi Khoirul Anwar

Redaktur pelaksana Ilham Azis

Koordinator liputan Muhammad Paem Doli G. Siregar

Redaktur Yunan Helmi, Abdul Muntholib, Yulianti, Lazuardi Firdaus, Neny Fitrin

Staf redaksi Happy D.Y. , Yosi Arbianto, Yoyon Suryono,

Mardi Sampurno, Eko Agus Prasetyo, Kholid Amrullah, Indra Mufarendra, Didik Harianto Staf redaksi (Kanjuruhan) Ahmad Yahya, Mahmudan

Staf redaksi (Batu) Bambang Tri Wijatmiko

Fotografer Muhammad Paem Doli G. Siregar, Bagus Dharmawan, Suharto, Rully Novianto

Layout Heri .S., Andi Suryadi, Ferdi Satria, Yudo

Asmoro

Grafis/Desain iklan Febi Suryoleksono, Andhiwira Setya

Manager iklan A. Faisal Kurniawan

Manager Pemasaran M. Atho’illah

Akunting/keuangan Melly Sri Wigati, Ida Hidayati

Staf iklan R.A. Firmansyah, Farid Fauzi, Luluk Setyowati

Sekretaris redaksi Puji Astutik, Marisa Puspita Sari

Staf Pemasaran Nanik Handayani, Choirul Hamzah, Iwan Setiawan, Andik Susanto

2.1.5 Pembagian Tugas

Tiap-tiap pihak yang tercantum dalam struktur organisasi diatas memiliki tugas masing-masing dalam rangka mendukung kinerja dari perusahaan. Adapun tugas dari masing-masing pihak tersebut adalah :

1. General Manager

a. Membawahi semua bagian di Radar Malang.

b. Menentukan kebijaksanaan perusahaan.

c. Mengatur manajemen kantor / perusahaan termasuk laporan bagian

keuangan maupun bagian pemasaran koran.

d. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur serta kepada wakil Direktur Jawa Pos.

e. Mengikuti rapat yang diadakan langsung oleh Direktur pusat.

2. Manager Iklan

a. Bertanggung jawab mengontrol AE iklan dalam menjalankan

tugasnya, dan membina hubungan dengan biro/agen iklan eksternal.

b. Meneliti semua laporan yang ada pada accounting iklan.

c. Mengatur dan menentukan harga iklan (naik tidaknya tarif iklan) serta pemberian diskon.

3. Pimpinan Redaksi

a. Mengontrol pembuatan berita yang dibuat Radar Malang.

b. Mengikuti rapat yang diadakan langsung oleh Direktur pusat. c. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.

4. Sekretaris Redaksi

a. Mengkoordinir seluruh kegiatan kesekretariatan redaksi.

b. Memberikan pelayanan fasilitas yang diperlukan oleh redaktur maupun wartawan.

c. Mencatat dan membukukan surat-surat yang masuk.

d. Menyiapkan dan mengalokasikan anggaran bagi redaksi dan

wartawan.

e. Menjawab surat-surat yang masuk dalam kaitannya dengan tugas redaksional.

5. Redaktur Pelaksana

a. Membuat perencanaan isi materi yang akan dimuat dalam koran baik berupa berita, foto maupun iklan.

b. Mengkoordinir para redaktur dengan publikasi masing-masing, termasuk desain grafis dan produksi.

c. Memeriksa dan mengkoreksi hasil kerja redaksi.

d. Mengawasi kelancaran dan alur naskah secara timbal balik dari reporter ke redaksi, ke redaktur bahasa, dan final cek untuk kemudian dialurkan ke desain grafis dan produksi.

6. Pimpinan Pemasaran

a. Mengontrol cara kerja pemasaran di kantor maupun di lapangan.

b. Menciptakan perencanakan ke depan terhadap pemasaran.

c. Mengontrol pembukuan keuangan pemasaran.

d. Membuat proyeksi dan strategi untuk meningkatkan oplah koran. e. Bertanggung jawab terhadap bidang pemasaran oplah koran serta

agen dan sub agen koran.

7. Accounting

a. Menginput transaksi keuangan harian (kas dan bank).

b. Mengolah data keuangan dan mengendalikan pengeluaran.

c. Membuat proyeksi keuangan untuk tahun yang akan datang.

d. Menyusun skema gaji, bonus karyawan, uang makan dan

transportasi, tunjangan professional wartawan, lembur. e. Menyusun faktur pajak.

f. Membuat laporan pajak tahunan.

8. Iklan

Tugas bagian iklan antara lain:

a. Melayani dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

pemasang iklan, baik iklan jitu, iklan display, adventorial, maupun iklan sosial.

b. Memberikan layanan konsultasi tekait dengan iklan dan materi iklan.

c. Menghitung harga pemasangan iklan.

d. Memproses order iklan yang masuk langsung melalui kantor Radar

Malang (bukan melalui AE iklan ataupun biro iklan) Beberapa divisi di bagian iklan, antara lain :

8.1.Marketing iklan (Account Executive)

a. Mencari pelanggan baru pemasang iklan sebanyak mungkin.

b. Melakukan kegiatan penjualan pribadi (personal selling). c. Memberikan harga iklan sesuai dengan harga resmi. 8.2.Desain grafis iklan

a. Mendesain iklan sesuai permintaan pemasang iklan. b. Menerima order desain iklan yang masuk.

c. Membenahi materi desain iklan dari pemasang yang merubah desainnya.

8.3.Order iklan

a. Menerima order iklan yang masuk.

b. Mengorder iklan yang akan dimuat sesuai dengan jadwal order.

c. Melayani perubahan materi iklan.

d. Menjadwalkan order yang akan dimuat. Memilah–milah order sesuai tanggal.

e. Bertanggung jawab terhadap iklan mulai dari desain iklan sampai iklan di terbitkan.

f. Mengecek order iklan dari kantor pusat yang akan diterbitkan di Radar Malang.

8.4.Pengalihan Iklan

a. Menagihkan pembayaran/sisa pembayaran iklan yang sudah jatuh tempo pembayaran.

b. Memberikan ketegasan kepada pemasang iklan yang sulit dalam pembayaran.

c. Membantu pemasang iklan yang datang ke kantor.

d. Meneliti order pemasang yang belum membayar.

9. Lay out

a. Bertanggung jawab untuk menyusun penempatan (Lay outing)

materi berita dan materi iklan sampai siap untuk dicetak.

b. Mengirimkan materi koran Radar Malang yang sudah ditata kepada

Jawa Pos untuk dicetak melalui program FTP.

10.Wartawan

a. Mencari berita yang akurat untuk diterbitkan.

b. Menerima informasi berita dari luar maupun dari dalam kantor.

c. Bersikap ramah dan sopan dalam wawancara.

11.EO / Event Organizer

a. Mengorganisir event / acara yang diadakan Radar Malang,

termasuk hubungan dengan pihak sponsor.

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara dan segala aset perusahaan yang dipercayakan demi kepentingan acara.

12.Staff Umum

a. Termasuk dalam bagian umum adalah segala kegiatan yang

behubungan dengan cleaning service, kebersihan, keamanan, dan koperasi.

2.1.6 Struktur organisasi Radar Malang

Radar Malang memiliki beberapa staff pekerja yang dibagi dalam 5 bagian, yaitu : Redaksi, Iklan, Sirkulasi / Pemasaran, Keuangan dan umum. Semua bagian tersebut saling berhubungan, bagian iklan merupakan bagian yang menjadi pendapatan utama Radar Malang. Selain itu bagian iklan juga masih memiliki agen yang bertugas menerima pemasangan iklan dan penjualan produk.

Berikut ini adalah Gambar 2.1 Stuktur Organisasi Radar Malang :

DIREKTUR

MANAJER SIRKULASI

KEUANGAN

MANAJER IKLAN

PIMPINAN REDAKSI

ADMINISTRASI

PENAGIHAN

IKLAN

KASIR / TO

IKLAN

ORDER IKLAN

DESAIN &

LAYOUT

ACCOUNT

EXECUTIVE

SEKRETARIS

REDAKSI

REDAKTUR

REDAKSI

PELAKSANA

WARTAWAN GENERAL

Gambaran Umum Bagian Periklanan

Pelaksanakan Proyek Akhir di Radar Malang pada tanggal 1 Maret sampai dengan 31 Mei 2011. Mulai dari hari pertama sampai dengan hari terakhir kegiatan Proyek Akhir Penulis ditempatkan pada bagian Periklanan. Namun selain mengerjakan pekerjaan yang ada dibagian periklanan juga ikut membantu pekerjaan sekretaris redaksi.

Pada penempatan posisi Proyek Akhir ini dikarenakan perkembangan produksi pada perusahaan yang sebagian besar pendapatannya adalah dari periklanan sehingga menjadi sedemikian penting sampai berkembang menjadi jasa utama koran setelah jasa berita. Oleh sebab itu untuk membantu mengembangkan produktifitas bagian periklanan maka penulis bersedia ditempatkan di bagian periklanan dan rincian tugas-tugas pada bagian periklanan adalah sebagai berikut :

Tugas Pokok bagian Periklanan

1. Menerima pemasangan iklan dari konsumen maupun dari agen (biro Iklan).

2. Memproses order iklan yang msuk langsung melalui kantor Radar Malang (bukan melalui Marketing AE ataupun biro iklan)

3. Input data iklan jitu dan iklan kolom.

4. Mendesain iklan sesuai permintaan pemasang iklan.

5. Setting iklan yang akan dimuat serta mengoreksi iklan yang akan dan yang telah diterbitkan.

6. Menerima pembayaran iklan jitu dan mentransfernya ke rekening pusat

Tugas Penunjang Bagian Periklanan

1. Menerima order iklan jitu

2. Menerima telepon

3. Menerima tamu memberikan pelayanan konsultasi terkait dengan iklan

dan materi iklan

4. Mengirim fax

5. Menerima pendaftaran kegiatan di Malang Raya

20 BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Periklanan

Menurut Russel, J. Thomas (1993), definisi periklanan adalah kesuluruhan proses yang meliputi penyiapan, perencanaan. Macam kegiatan yang berhubungan dengan iklan antara lain :

1. Penyiapan (preparation)

2. Perencanaan (planing)

3. Pelaksanaan (execution) 4. Pengawasan (control)

Tentang Periklanan

Komunikator Produsen

Pesan Iklan

Saluran Media

Masyarakat Khalayak (umum)

Penjabaran definisi diatas adalah iklan juga merupakan suatu komunikasi yang melibatkan produsen sebagai komunikator, iklan sebagai unsur pesan, media sebagai penyalur dan khalayak sebagai publik yang dituju. Periklanan juga berarti keseluruhan proses yang meliputi penyiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penyampaian iklan.

Menurut Sutisna (2003), “Iklan merupakan bentuk komunikasi yang dibayar, proses identifikasi sponsor, bertujuan untuk menyampaikan pesan, sifat non personal, dan identifikasi audiens”, sedangkan menurut Kotler (2002) “Iklan adalah segala bentuk penyajian non personal dan promosi ide, barang, atau jasa

oleh suatu sponsor tertentu yang memerlukan pembayaran”.

Dari beberapa pengertian diatas, pada dasarnya iklan merupakan sarana komunikasi yang digunakan komunikator. Dalam hal ini perusahaan atau produsen bertujuan untuk menyampaikan informasi tentang barang atau jasa kepada publik, khususnya pelanggan melalui suatu media massa. Selain itu, semua iklan dibuat dengan tujuan yang sama yaitu untuk memberi informasi dan membujuk para konsumen untuk mencoba atau mengikuti apa yang ada pada iklan tersebut, dapat berupa aktivitas mengkonsumsi produk dan jasa yang ditawarkan.

Menurut Ahmad Yazid Bustomy (2011) Iklan mempunyai beberapa jenis, bentuk, sifat, fungsi, tujuan untuk menjelaskan tentang karakter dari masing – masing iklan tersebut. Untuk mengetahui jenis, bentuk, tujuan, fungsi dari iklan berikut adalah penjelasannya :

3.1.1 Jenis dan Macam Iklan

1. Menurut pendanaannya iklan dibagi menjadi 2 yakni iklan gratis dan iklan berbayar.

a. Iklan Gratis

Iklan gratis adalah iklan yang dalam pemasangannya tidak memerlukan biaya.

b. Iklan berbayar

Iklan berbayar adalah iklan yang dalam pemasangannya memerlukan biaya. Contoh iklan berbayar sangat banyak. Iklan di TV, di Radio, di koran, poster, reklame dan billboard yang memerlukan biaya dalam pemasangannya.

2. Menurut media Pembagian iklan dapat dibagi dua yaitu iklan cetak dan iklan elektronik.

a. Iklan cetak

Iklan cetak adalah iklan yang penyebarannya dilakukan melalui media cetak. Contoh iklan cetak antara lain poster, spanduk, baliho, reklame, iklan baris di koran, flyer atau selebaran.

b. Iklan elektronik

Iklan elektronik adalah iklan yang penyebarannya melalui media elektronik. Contoh dari iklan elektronik antara lain; iklan di TV, iklan di radio, iklan di Internet.

3. Menurut efektifitasnya, iklan dapat dibagi menjadi iklan yang efektif dan iklan yang tidak efektif.

a. Iklan Efektif

Iklan efektif adalah iklan yang dapat menyampaikan informasi dari pemasang iklan kepada penerima iklan. Faktor-faktor yang menentukan

kefektifan suatu iklan antara lain kepadatan materi, kesederhanaan bahasa, dll.

b. Iklan Tidak Efektif

Kebalikan dari iklan efektif adalah iklan tidak efektif. Secara sederhana, iklan tidak efektif adalah iklan yang tidak mampu menyampaikan informasi dari pemasang iklan kepada pembaca iklan. Hal ini dikarenakan iklan yang terlalu panjang, bertele-tele, atau bahasa yang terlalu rumit dan kurang dipahami oleh penerima iklan.

3.1.2 Bentuk iklan

Iklan dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu :

1. Berdasarkan Wujud

a. Dua dimensi : iklan yang dimuat dalam bentuk gambar, huruf, tanda. b. Tiga dimensi : iklan yang bisa dilihat dari berbagai sudut atau arah.

2. Berdasarkan Sifat

a. Audio adalah iklan yang hanya menggunakan media suara dalam menyampaikan pesan.

b. Visual adalah iklan yang hanya menggunakan gambar dalam bentuk pesan.

c. Audio Visual adalah iklan yang menggunakan media suara dan gambar

sekaligus dalam menyampaikan pesan.

3. Objek yang digunakan

a. Still Image adalah iklan yang disampaikan dalam bentuk gambar, huruf,

b. Movie Image adalah iklan yang disampaikan dalam bentuk gambar,

huruf, tanda, yang dapat bergerak.

3.1.3 Tujuan Periklanan

Menurut Russel, J. Thomas, dan W. Ronald Lane (1993) tujuan iklan sebagai berikut :

1. Untuk menginformasikan

a. Memberitahukan kepada pasar tentang suatu produk baru. b. Memberitahukan kepada pasar tentang perubahan harga.

c. Mengusulkan kegunaan baru suatu produk.

d. Menjelaskan cara kerja suatu produk.

e. Membangun citra perusahaan.

2. Untuk mengingatkan

a. Mengingatkan pembeli bahwa produk tersebut mungkin akan

dibutuhkan dikemudian hari.

b. Membuat pembeli tetap ingat produk itu walau tidak musimnya.

c. Mengingatkan pembeli dimana dapat membeli produk tersebut.

3. Untuk membujuk

a. Membujuk pembeli untuk membeli barang sekarang.

b. Membujuk pembeli untuk menerima kunjungan penjualan.

3.1.4 Fungsi Iklan

Fungsi Iklan menurut Djayakusumah (1982), dalam pemasaran adalah memperkuat dorongan kebutuhan dan keinginan konsumen terhadap suatu produk untuk mencapai pemenuhan kepuasan konsumen. Agar iklan berhasil merangsang tindakan pembeli, setidaknya harus memenuhi kriteria AIDCDA yaitu:

1. Attention : mengandung daya tarik

2. Interest : mengandung perhatian dan minat

3. Desire : memunculkan keinginan untuk mencoba atau memiliki

4. Conviction : menimbulkan keyakinan terhadap produk

5. Decision : menghasilkan kepuasan terhadap produk

6. Action : mengarah tindakan untuk membeli

Periklanan adalah komunikasi massa yang menawarkan janji kepada konsumen melalui pesan yang informatif dan persuasif menjanjikan tentang :

1. Adanya barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan.

2. Kualitas dari barang dan jasa, pesan yang disampaikan

memungkinkan konsumen untuk mencoba barang dan jasa yang baru.

3.1.5 Desain

A. Pengertian desain

Menurut Wong (1995), pengertian desain menurut makna leksikal berarti merancang, jadi mendesain memiliki arti yaitu merancang. Sedangkan makna desain secara gramatikal, mendesain ialah proses mencipta rupa untuk maksud tertentu. Sedangkan menurut Juihetal (2001), Makna desain adalah rancangan atau

gambaran suatu objek yang dibuat berdasarkan garis, bentuk, warna dan tekstur.

B. Proses desain

Karya sebuah desain dihasilkan dari proses desain sebagai perwujudan fungsi melalui tindakan secara konseptual yang dibuat melalui komunikasi dengan pemilik produk (Client) dan berbagai strategi untuk mengidentifikasikan produk. Proses desain diawali dari

problem statement, yakni dengan tahapan tahapan sebagai berikut :

1. Brief dari Klien

Klien menyampaikan pesan kepada seorang desainer untuk membuat suatu produk, dan oelh desainer pesan tersebut akan dirancang menjadi sebuah karya desain.

2. Interview Latar belakang masalah

a. What

Pertanyaan what tersebut mengacu pada apakah yang ditawarkan dari produk yang akan dibuat penyampaian pesannya atau

positioning yang diinginkan pada produk tersebut sebagai apa.

b. Who

Pertanyaan who mengacu pada siapa segmen pasar yang diinginkan klien.

c. How

Pertanyaan How mengacu pada bagaimanakah penyampaian pesan yang dilakukan.

d. Where

Pertanyaaan where mengacu pada dimanakah penyampaian pesan dilakukan, pada pasar nasional atau secara global bersaing dengan produk luar negeri.

e. When

Pertanyaan when mengacu pada kapankah penjadwalan produk keluar yang diinginkan oleh klien atau kapankah mulai disampaikan pesannya kepada calon konsumen.

f. How much

Pertanyaan how much mengacu pada berapa banyak dana yang tersedia untuk aktivitas pembuatan iklan produk tersebut.

3.1.6 FTP (File Transfer Protocol)

Menurut Franklin St. (2002), FTP atau File Transfer Protocol adalah sebuah protokol internet yang berjalan di dalam lapisan aplikasi yang merupakan standar untuk pentransferan berkas (file) komputer antarmesin dalam sebuah

framework. FTP merupakan salah satu protokol internet yang paling awal

dikembangkan, dan masih digunakan hingga saat ini untuk melakukan download, dan upload berkas-berkas komputer antara klien FTP dan server FTP. Sebuah klien FTP merupakan aplikasi yang dapat meneluarkan perintah-perintah FTP ke sebuah server FTP, sementara server FTP adalah sebuah Windows Service atau

daemon yang berjalan di atas sebuah komputer yang merespons perintah-perintah

dari sebuah klien FTP.

Salah satu protokol internet ini atau FTP (File Transfer Protocol) memiliki tujuan antara lain sebagai berikut :

1. Untuk men-sharing data.

2. Untuk menyediakan indirect atau implicit remote computer.

3. Untuk menyediakan tempat penyimpanan bagi user.

4. Untuk menyediakan transfer data yang reliable dan efisien.

3.1.7 Database

Diartikan sebagai sekumpulan informasi yang disusun sedemikian rupa untuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu. Database tersusun atas bagian yang disebut field dan record yang tersimpan dalam sebuah file. Sebuah field merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan

field yang saling berkaitan akan membentuk record.

3.1.8 Tarif

Menurut Alwi (2001), “Tarif adalah harga satuan jasa selain itu tarif iklan adalah harga iklan menurut ruang (dimedia cetak) menurut waktu (media elektronik) atau menurut frekuensi pertunjukan (di bioskop)”. Dan kesimpulannya tarif merupakan satuan harga yang telah ditetapkan pada suatu barang atau jasa.

3.2 Pengelolaan surat

Menurut Sutrisno dan Renaldi (2006), korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.

1. Penerimaaan surat

a. Memisahkan surat menurut jenisnya. Contoh : surat dinas, surat-surat rahasia, surat-surat-surat-surat pribadi, surat-surat-surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.

b. Teliti alamat yang tercantum pada setiap sampul. Memastikan apakah benar alamat kantor atau bukan.

c. Menyisipkan semua surat rahasia dan surat pribadi. Kemudian

menyampaikan surat rahasia atau surat pribadi tersebut kepada Pimpinan dalam keadaan tertutup. Jangan membukanya, kecuali Pimpinan mengizinkannya.

2. Pembukaan surat

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan cutter. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan cutter ke dalam bagian penutup sampul, kemudian

dorong cutter sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Pegang surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potong bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampul yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampul harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampul. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampul terbuka memanjang, renggangkan bagian yang

dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat dengan sampul melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan

jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampul, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pekerja lain yang menangani masalah yang terkait, apakah surat-surat itu memiliki lampiran atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada berkaitan dengan surat tersebut.

Apabila surat itu terdapat alamat di dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak terdapat alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pekerja lain yang menangani masalah yang terkait. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampiran atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangan dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampiran tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari

satu lembar, diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

5. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pekerja pada bagian yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris yang bersangkutan. Untuk

pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku

pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

3.2.1 Pengiriman surat

1. Via Pos

Untuk surat yang dikirimkan dalam satu kota dan mudah ditempuh, bisa menggunakan jasa kurir organisasi. Untuk surat dalam satu kota dan alamat sulit terjangkau, pengiriman ke luar kota atau bahkan antarnegara dapat menggunakan jasa pos. surat dapat dikirimkan dengan cara kilat, kilat khusus, tercatat, pos patas. Besarnya biaya pengiriman tergantung dari jarak jauh atau dekat wilayah yang dituju, berat surat dan waktu yang ingin ditempuh.

2. Via Fax

Bila surat harus segera dikirim, maka mesin fax dapat menjadi alternative disamping pengiriman dengan pos kilat. Kelebihan pengiriman surat via fax ini adalah berita relative sangat cepat sampai pada tujuan.

3. Via E-mail

Saat ini teknologi dalam bidang informasi telah mengalami perkembangan baik yang berkaitan dengan hardware atau software-nya. Salah satu bentuk perkembangan tersebut adalah e-mail (electronic mail). E-mail merupakan saran komuniksi untuk menerima dan mengirim berita melalui jaringan internet. Saat ini sarana e-mail sudah banyak dan umum digunakan di perusahaan. Apabila dibandingkan dengan pemakaian fasilitas pos dan fax, email memiliki kelebihan yang jauh lebih cepat dan efisien dalam memperoleh dan mengirim informasi kepada pihak yang dituju.

3.2.2 Cara Meyimpan Surat

Metode atau cara menyimpan surat dapat dibedakan menjadi beberapa kemungkinan sebagai berikut :

1. Metode Abjad

Hal yang harus diperhatikan apabila nama lebih dari satu suku kata, maka harus diindeks terlebih dahulu kemudian disusun secara alfabetis. Misalnya :

1. Indra Hermawan - indeks -Hermawan, Indra

2. Anton Wijayakusuma - indeks -Wijayakusuma, Indra

3. Budi Handoyo - indeks -Handoyo, Budi

Penyimpanan Arsip :

1. Handoyo, Budi

2. Hermawan, Indra

3. Wijayakusuma, Anton

2. Metode nomor

Metode nomor merupakan metode penyimpanan arsip dengan menggunakan urutan angka dalam menyimpan arsip, misalnya nomor urut surat masuk dan surat keluar, nomor rekening nasabah, nomor surat tanda bukti pembayaran seperti kuitansi, dan lain-lain.

3. Metode tanggal

Metode penyimpanan menurut tanggal berarti arsip disimpan menurut urutan kronologis tanggal yang tertera pada warkat atau tanggal terima warkat yang masuk pada suatu organisasi pada buku agenda. (Januari - Desember).

4. Metode wilayah

Metode wilayah merupakan metode penyimpanan menurut satuan wilayah atau daerah tertentu, bisa berupa nama Negara, nama wilayah administrasi suatu Negara seperti provinsi, kabupaten, atau nama daerah berdasar administrasi khusus, misalnya cabang dari suatu perusahaan. Sebagai contoh : surat dari kantor cabang wilayah Surabaya maka penyimpanan arsip di filiing cabinet pada laci

“Surabaya”, dan folder tanggal.

Namun, untuk memilih metode yang tepat tergantung dari kebijaksanaan organisasi dalam menyimpan surat secara keseluruhan, yaitu apakah semua bagian menggunakan satu metode penyimpanan arsip atau tiap – tiap bagian dapat menggunakan metode yang berbeda-beda dalam menyimpan arsip dua hal tersebut menjadi pertimbangan dalam memilih metode pengelolaan surat yang tepat.

36

Melalui bagian periklanan produktifitas perusahaan Radar Malang cukup melambung tinggi. Jasa iklan adalah penghasilan pokok dari perusahaan ini setelah jasa berita. Hasil pemasaran untuk Radar Malang mencapai Oplah Radar Malang rata-rata per hari 44.000 eksemplar atau 1.620.000 eksemplar per bulan, rata-rata satu koran dibaca empat orang pembaca, atau sekitar 220.000 pembaca per hari. Sedangkan untuk segmentasi pembacanya yaitu masyarakat masyarakat luas Malang Raya (Kota Malang, Kabupaten Malang, Kota Batu). Untuk kriteria pembaca Radar Malang adalah sebagai berikut :

Segmen Pembaca:

Umum (5%)

Pegawai Negeri (30%)

Pegawai Swasta (30%)

Pengusaha (20%)

Mahasiswa (15%)

Pelajar (10%)

Wilayah Edar :

Kota Malang (65%)

Kabupaten Malang (20%)

Kota Batu (10%)

Purwosari/Pasuruan, Kandangan/Kediri, Blitar (5%)

Sedangkan wilayah pemasaran harian Radar Malang dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Kota Malang (65%)

Kota Malang meliputi wilayah Kecamatan Klojen, Lowokwaru, Blimbing, Kedungkandang, dan Sukun, dengan jumlah penduduk sekitar 800.000 jiwa.

2. Kabupaten Malang (20%)

Kabupaten Malang meliputi 33 kecamatan, diantaranya: Lawang, Singosari, Pakis, Tumpang, Wajak, Bantur, Turen, Gondanglegi, Bululawang, Kepanjen, Pakisaji, Donomulyo, Karangkates, Sendangbiru, Sumberpucung, Dampit, Pujon, Ngantang, Karangploso, Wagir, Ngliyep, Balekambang dan sebagainya, dengan jumlah penduduk sekitar 220.000 jiwa.

3. Kota Batu (10%)

Kota Batu dengan jumlah penduduk sekitar 180.000 jiwa. 4. Pasuruan, Kediri, dan Blitar (5%)

Sebagian wilayah Pasuruan, Kediri, dan Blitar juga menjadi daerah pemasaran harian Radar Malang.

Berdasarkan tingkat pendidikan pembaca atau konsumen Radar Malang mencapai prosentase sebagai berikut :

Tabel 4.1 Tingkat Pendidikan Pembaca

TINGKAT PENDIDIKAN PROSENTASE

SD 2%

SMP 6,7%

SMU / SMK 36%

D2 / D3 8%

S1 30%

S2 10%

Tabel tingkat pendidikan pembaca diatas diperoleh dari Lembaga Penelitian Masyarakat Kota Malang sehingga dapat diketahui jumlah prosentase pembaca pada setiap bulan mencapai sekian persen.

Tabel 4.2 Tingkat Penghasilan Pembaca

Pemasaran koran harian Radar Malang dilakukan oleh Marketing Iklan dan melalui Agen Jawa Pos. Untuk pemasang iklan yang ingin memasang iklan tentang usaha kerja atau usaha yang dimilikinya dapat melalui Marketing iklan Radar Malang atau yang biasa disebut AE (Account Executif ). AE ini bertugas mencari pelanggan baru / klien sebanyak mungkin yang akan memasang iklan di koran Jawa Pos untuk wilayah Malang dan sekitarnya, selain itu AE juga mencari klien untuk penjualan pribadi (personal selling) serta memberikan harga iklan sesuai dengan harga resmi yang telah ditentukan oleh perusahaan. Cara memasang iklan melalui marketing ini dapat dengan cara negosiasi harga tentunya dengan standar diskon yang diberikan.

Sedangkan melalui agen koran Jawa Pos Berikut ini nama berapa Agen iklan jawa pos :

1. Micky mouse Jl. Kalimantan 5

2. Agen AS Jl. K besuki

3. Agen Ira

PENGHASILAN PROSENTASE

< Rp. 1.000.000 29%

Rp. 1.000.000 – Rp. 2.000.000 22% Rp. 2.000.001 – Rp. 3.000.000 22,5% Rp. 3.000.001 – Rp. 5.000.000 18,5%

4. Era Puri Jl. P sudirman 75

5. Grahamaya Jl. Wilis A6

6. Bintang Adv. Jl. Ranugati

7. Maxi Adv. Jl. D sentani

8. Malang pos Jl. Sriwijaya

9. Memo ruko dinoyo

Agen iklan di atas memberikan pelayanan pemasangan iklan di daerah wilayah Malang, para agen ini bekerja sama dengan Radar Malang dalam bidang periklanan. Masing-masing mendapatkan bonus untuk tiap pemasangan iklan. Untuk pengiriman materi iklan dari agen ini biasa dilakukan melalui faximile, pesan singkat dari handphone, dan ada juga yang datang langsung untuk menyerahkan materi iklan atau mungkin surat pembaca dari para pemasang iklan yang telah memasang di agen koran Jawa Pos selain menerima pemasangan iklan agen juga menjual koran Jawa Pos yang setiap hari terbit.

Dengan demikian pendapatan utama Radar Malang adalah periklanan. Pembahasan tentang periklanan tercantum pada rincian sistem periklanan yang meliputi pemasangan iklan, pembuatan iklan kolom, sampai dengan proses pengiriman iklan yang akan ditayangkan sesuai dengan permintaan pemasang iklan.

4.1 Sistem Periklanan

Dalam media cetak koran harian jawa Pos Radar malang dikenal jenis iklan baris, iklan display, dan iklan advertorial.

Untuk memasang iklan pada umumnya pemasang iklan datang langsung ke kantor Radar Malang, menuliskan berita iklan atau materi iklan, kemudian iklan diedit atau diperiksa oleh petugas iklan Radar Malang. Setelah transaksi pembayaran administrasi secara tunai lunas, maka iklan dimasukan ke database order iklan yang langsung terhubung dengan Jawa Pos pusat di Surabaya melalui program FTP, iklan akan dicetak dan dimuat pada telah ditentukan. Pemasangan iklan diterima oleh Radar Malang mulai pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB.

Adapun pelayanan iklan lain seperti keluhan, perbaikan tanggal, atau isi, pertanyaan seputar iklan yang dimuat di Radar malang, dilayani hingga pukul 16.30 WIB.

Pemasang iklan datang ke kantor

Radar M alang

Count er pemasangan Iklan

M engisi form order iklan

Pemeriksaan ulang mat eri

Transaksi Pembayaran Pengiriman mat eri

iklan ke Jawa Pos Pusat

Iklan di cet ak

4.1.1 Pemasangan Iklan Baris

Iklan Baris adalah iklan yang pertama kali dikenal masyarakat.

Umumnya hanya terdiri dari beberapa golongan antara lain : iklan lowongan pekerjaan, iklan properti, iklan otomotif, iklan elektronik, ucapan dan iklan penawaran jasa tertentu. Iklan ini ukurannya kecil dan banyak mengandung singkatan tertentu. Contoh bentuk iklan baris terlampir pada halaman lampiran yaitu Lampiran 4.1 Contoh Iklan baris.

Cara memasang iklan baris pada Radar Malang yaitu :

1. Pemasang iklan datang langsung ke kantor Radar Malang.

2. Petugas penerima pemasangan iklan Radar Malang dan memberikan form order iklan serta menjelaskan tata cara pengisian form order iklan beserta tarif-tarif iklan sesuai dengan jenis iklan yang akan dipasang oleh pemasang iklan.

3. Pengisian form untuk iklan baris lebih rumit karena iklan-iklan dihitung per baris yang terdiri dari 36 karakter sehingga diperlukan ketelitian dan ketepatan dalam pengisian karena hal tersebut berpengaruh terhadap pemuatan iklan dan penghitungan biaya. Untuk pemasangan iklan baris ini pihak Radar Malang menentukan pemesanan minimal terdiri dari 2 baris atau 72 karakter.

4. Setelah pemasang iklan mengisi form iklan di tempat yang telah disediakan, petugas penerima pemasangan iklan melakukan pengecekan untuk menghindari kesalahan penulisan atau pengisian form.

5. Setelah pengecekan selesai maka pembayaran biaya pemasangan iklan pun dilakukan.

6. Berikutnya iklan siap dimasukan ke database transaksi iklan jitu dan iklan siap dicetak.

Berikut ini adalah gambar form order iklan jitu :

Keterangan Gambar

1. Tanggal pemuatan iklan

Pemasang iklan menentukan iklan akan dipasang pada tanggal berapa dan tayang berapa hari iklan tersebut. Misalnya pemasang iklan ingin memuat iklan pada tanggal 1 Juni maka angka satu dalam kotak tersebut disilang atau dapat dilingkari.

2. Materi iklan Jitu dan Golongan

Pemasang iklan dapat menuliskan materi iklan yang akan diberitakan. Dan cara penulisannya menggunakan singkatan-singkatan yang sebisa mungkin dapat dimengerti oleh pembaca. Untuk penulisan iklan baris ini minimal 2baris tidak boleh kurang. Misalnya : Ibu heni ingin memasang iklan lowongan pekerjaan ia ingin mencari seorang sales marketing dengan persyaratan lulusan S1 atau min DIII, berpengalaman, jujur, pengalaman

Gambar 4.2 Form order pemuatan iklan Jitu

1

2

6

3

4

5

8 7

menarik, memiliki kendaraan sendiri, memiliki SIM C dan kirimkan lamaran ke CV. Indocakti Jl. Kaliurang I No. 23-24 Malang. Untuk iklan golongan lowongan tersebut penulisannya dapat disingkat dan singkatan tersebut mudah dipahami.

3. Identitas Pemasang

Identitas pemasang ini diisi oleh si pemasang iklan dengan menuliskan nama, no.telepon yang bisa dihubungi, dan alamat tinggal.

4. Jumlah baris

Pada jumlah baris tersebut diisi berapa banyak jumlah baris iklan yang akan dimuat dan jumlah baris ini tergantung banyak atau sedikitnya materi iklan dan juga mempengaruhi harga pembayaran pemasangan iklan baris.

5. Jumlah muat

Jumlah muat ini berhubungan dengan tanggal pemasangan, apabila pemasang iklan menghendaki iklan tayang sebanyak 2 kali maka dapat ditulis 2x dan apabila hanya tanyang sekali maka cukup ditulis 1x.

6. Tanggal pemasangan iklan

Tanggal ini merupakan tanggal pemasang iklan dating ke kantor untuk menyerahkan materi iklan yang akan ditayangkan. Misalnya pada tanggal 31 Mei 2011 pemasang iklan datang untuk memasang iklan yanga akan dimuat pada tanggal 01 Juni 2011.

7. Penerima

Tanda tangan atau paraf Penerima iklan yang bertanggung jawab atas penerimaan iklan dari pemasang iklan.

Tarif dua baris x Jumlah baris 2

8. Jumlah

Harga dan PPn sudah termasuk dalam perhitungan jumlah dan jumlah ini merupakan hasil total keseluruhan biaya pemasangan iklan baris.

4.1.2 Tarif Iklan baris

Iklan baris disebut juga iklan jitu adalah iklan yang terdiri dari barisan huruf atau karakter. Umumnya iklan jitu berupa iklan lowongan, otomotif, properti, atau elektronik, umum, ucapan, kehilangan dengan tarif yang berbeda-beda. Dihitung perbaris dengan minimal dua baris, ditambah PPN 10%. Harga iklan ini berbeda pada hari sabtu yang lebih mahal daripada hari biasanya. Rincian tarifnya (untuk dua baris dan hanya sekali tayang) dan cara menghitung iklan baris yang melebihi dari 2 baris :

Untuk penghitungan tarif lebih dari dua baris yaitu :

* Harga iklan dapat berubah- ubah sesuai dengan kondisi oplah koran pada setiap tahunnya.

Setelah semua data yang diisikan benar dan pemasang iklan menyelesaikan biaya administrasi maka iklan tersebut dimasukkan ke database iklan jitu yang dikelompokkan berdasarkan tanggal pemuatan dan jenis barang atau jasa yang diiklankan, transaksi pembayaran secara tunai dapat juga secara transfer, iklan dimasukan ke database order iklan yang langsung terhubung dengan Jawa Pos pusat di Surabaya melalui program FTP (file transfer protocol), semua data tentang pemesanan iklan langsung dikirimkan ke Jawa Pos Pusat Surabaya lewat jaringan internet untuk dimuat. Iklan yang dipesan akan dimuat disurat kabar Jawa Pos untuk halaman dapat disesuaikan dengan pemesanan pemuatan iklan tersebut. Berikut ini adalah gambar Program transaksi iklan Jitu Jawa Pos.

Gambar 4.4 Program Transaksi Iklan Jitu

1

2 3 4 5

6 7 8

11

12

13

14

16 15

10 9

Untuk mengetahui penjelasan tentang gambar berikut ini adalah keterangan dari Gambar 4.4 tentang Program Transaksi Iklan Jitu :

1. Tanggal hari ini 2. No urut iklan

Nomor urut iklan yang telah masuk.

3. Pemasang iklan

Nama orang yang memasang iklan.

4. Alamat pemasang iklan

Alamat tinggal pemasang iklan 5. Jenis iklan

Jenis iklan ini ada iklan baru dan iklan lama, jenis iklan baru ini bertujuan untuk mempermudah pencarian tentang masa tayang iklan tersebut. Dan iklan lama adalah iklan yang telah lama beredar dan masih tersimpan dalam program Transaksi Iklan Jitu.

6. Harga dan golongan

Dalam field ini tertera golongan dan harga dari iklan Jitu Jawa Pos. Golongan yang terdiri dari Properti, Lowongan, Otomotif, Elektronik, Ucapan, Kehilangan, dan aneka kebutuhan.

7. Foto

Bagi pemasang iklan baris yang ingin mencantumkan gambar pada iklan. Misalnya untuk pemasangan iklan yang mencantumkan gambar rumah, gambar tanah, gambar mobil, atau gambar mesin otomotif.

8. Tanggal pemuatan iklan

Tanggal pemuatan dimana iklan akan ditayangkan sesuai dengan permintaan pelanggan.

9. Simpan

Untuk menyimpan semua data materi iklan yang masuk. 10.Batal

Pembatalan data dari materi iklan. 11.Isi iklan

Pengetikan materi iklan yang akan dimuat. 12.Format tulisan

Jenis format tulisan dari materi iklan yang akan dimuat menggunakan Bold, ukuran font, rata kiri atau tengah.

13.Hasil tulisan iklan

Setelah materi iklan ditulis diisi iklan maka hasil penulisan akan muncul dihasil tulisan iklan beserta format yang telah ditentukan.

14.Total biaya

Jumlah keseluruhan biaya yang dikenakan kepada pelanggan untuk penayangan iklan Jitu.

15.Cetak

Setelah semua data materi iklan sudah benar dan sudah diteliti ulang maka iklan dapat dikirim melalui program FTP (file Transfer Protocol) yang sudah terhubung dengan program dari Jawa Pos pusat Surabaya.

16.Keluar program

4.1.3 Pemasangan Iklan Pas

Pemasangan iklan pas dikhususkan bagi yang kehilangan STNK atau SIM yang sudah melapor kepada pihak kepolisian. Contoh bentuk iklan Pas terlampir pada halaman lampiran yaitu Lampiran 4.2 Contoh Iklan Pas. Tata caranya sama dengan memasang iklan baris yaitu :

1. Pemasang iklan datang langsung ke Radar Malang dengan membawa bukti

surat keterangan kehilangan dari kepolisian.

2. Petugas menuliskan berita kehilangan tersebut pada form order iklan pas. Untuk penulisan materi iklan kehilangan pada iklan pas pada umumnya menginformasikan tentang data yang tertulis pada surat keterangan kehilangan antara lain meliputi No. polisi, No. mesin, No. rangka, atas nama pemilik, dan alamat pemasang.

3. Kemudian iklan tersebut dikirim ke harian memo melalui faximile.

Untuk iklan pas ini pemasang iklan diharuskan membawa surat bukti kehilangan dari polresta. Pada hari iklan diterbitkan pelanggan datang ke Radar Malang untuk mengambil bukti pemasangan iklan berupa potongan iklan / clipping dari harian Memo. Berikut ini adalah form order iklan pas.

Gambar 4.5 Form Order Iklan Pas

2 1

6 7

3

4

8

Untuk mengetahui penjelasan tentang gambar berikut ini adalah keterangan dari Gambar 4.5 tentang form pengisian materi iklan pas:

1. Tanggal pemuatan iklan

Pemasang iklan menentukan iklan akan dipasang pada tanggal berapa dan tayang berapa hari iklan tersebut. Misalnya pemasang iklan ingin memuat iklan pada tanggal 1 Juni maka angka satu dalam kotak tersebut disilang atau dilingkari.

2. Materi iklan pas

Pada umumnya materi iklan adalah kehilangan STNK, satu contoh penulisan iklan kehilangan :

STNK Yamaha Mio Nopol : N-5364-EN, Nosin : 28d1153735, Noka : MH328D2049K154051, atas nama : Rijadi, alamat : Jl. Mawar RW.05/16 Malang.

3. Nama, alamat, no. telepon pemasang iklan 4. Jumlah Baris

Pada jumlah baris tersebut diisi berapa banyak jumlah baris iklan yang akan dimuat dan jumlah baris ini tergantung isi materi iklan dan pada iklan pas tidak mempengaruhi harga pembayaran pemasangan iklan pas seperti pada iklan baris.

5. Jumlah muat

Jumlah berapa kali penayangan iklan, satu kali atau lebih dari satu kali.

6. Tanggal pemasangan iklan

Tanggal ini merupakan tanggal pemasang iklan datang ke kantor untuk menyerahkan materi iklan yang akan ditayangkan. Misalnya pada tanggal

31 Mei 2011 pemasang iklan datang untuk memasang iklan yang akan dimuat pada tanggal 01 Juni 2011.

7. Penerima iklan / yang bertanggung jawab menerima iklan tersebut.

Tanda tangan atau paraf penerima iklan yang bertanggung jawab atas penerimaan iklan.

8. Jumlah biaya

Semua biaya Pemasangan iklan + PPN 10%

4.1.4 Tarif iklan pas

Setelah menguraikan tata cara pemasangan iklan berikut ini pembahasan tentang jenis iklan dan tarif iklan :

a. Iklan pas

Iklan pas adalah iklan yang bertujuan untuk mempublikasikan kehilangan yang dimuat di harian Memo Arema. Harga yang ditetapkan tidak bergantung pada jumlah baris, jumlah dan hari tayang, melainkan sudah ditetapkan sebesar Rp. 35.000,00 (harga dapat berubah sesuai dengan ketentuan yang berlaku). Pada hari terbitnya iklan, pemasang harus datang ke kantor Radar Malang atau dapat membeli koran sendiri dan menunjukan bukti pemasangan iklan kehilangan yang digunakan sebagai bukti ke Polresta.

4.1.5 Pemasangan Iklan Kolom

A. Iklan Display dan Iklan Advertorial

Pada iklan display yang lebih ditonjolkan adalah iklan dalam bentuk gambar atau bentuk barang atau jasa sedangkan iklan advertorial lebih

menonjolkan isi dari iklan tersebut. Iklan ini mengacu pada satuan millimeter kolom ukuran ini pula yang menentukan harga untuk iklan display.

1. Iklan Display merupakan iklan yang sangat dominan disurat kabar

ukurannya sangat bervariasi, biasanya minimal dua kolom, hingga maksimal satu halaman penuh.

2. Iklan Advertorial adalah iklan yang ditulis dengan gaya editorial. Isi

pesan dan gaya penulisannya lebih serius.

Iklan kolom adalah iklan yang berisi gambar ataupun tulisan yang telah disediakan oleh pemasang iklan namun sebagian pemasang iklan melakukan desain iklan di Radar Malang yang dibantu oleh petugas desain iklan. Jadi untuk memesan iklan kolom ini, pemasang iklan bisa langsung menyerahkan desain iklan yang telah dibuat kepada petugas penerima iklan. Setelah iklan dicetak oleh petugas penerima iklan, desain iklan tersebut dikirim ke redaksi Jawa Pos di Surabaya untuk dicetak dan dimuat disurat kabar Jawa Pos. Pemuatan iklan disesuaikan dengan pemesanan yaitu disurat kabar harian Radar Malang atau di surat kabar harian Jawa Pos. Contoh bentuk iklan kolom black white, iklan kolom

full colour, iklan display, dan iklan advertorial terlampir pada halaman lampiran

yaitu Lampiran 4.4 sampai dengan Lampiran 4.6

4.1.6 Proses Desain Iklan Kolom

1. Tahap Perencanaan

Klien menyampaikan keinginan kepada desainer untuk membuat desain iklan kolom. Dengan menyertakan materi yang akan dimuat.

2. Interview

Untuk meminimalisir kesalahpahaman antara desainer dengan klien beberapa hal yang dilakukan dalam interview adalah :

a. What

Menanyakan tentang produk apa yang akan diiklan kan

b. Who

Iklan yang ditujukan untuk para peminat dan pembaca.

c. How

Menanyakan tentang bagaimana isi materi dan ukuran iklan yang akan dimuat

d. Where

Ke wilayah manakah pesan akan dimuat

e. When

Kapan waktu yang akan ditentukan sebagai pemuatan iklan

f. How much

Berapa banyak biaya pemasangan iklan satu kali tayangnya.

3. Tahap pengelolaan

A. Pengelolaan Visual

1. Setelah memiliki data-data yang lengkap, desainer menuangkan semua ide-ide yang berkenaan dengan order iklan yang telah diterima. Ide tersebut berupa sketsa manual bentuk-bentuk bidang yang ditata sedemikian rupa namun tetap memperhatikan segi estietis, segi fungsional dan up to date.

2. Setelah menuangkan ide-ide pokok desainer sesuai dengan prinsip desain dalam sebuah sketsa tersebut. Desain yang dirasa paling menarik dipilih untuk dijadikan layout iklan. Dalam tahap ini desainer dituntut agar lebih teliti dalam mengaplikasikan maksud dan tujuan pembuatan iklan tersebut.

3. Setelah selesai memutuskan sketsa desain layout iklan yang mana yang akan dipakai, desainer menunjukan kepada manajer iklan untuk mendapatkan persetujuan. Setelah manajer iklan menyetujui barulah desainer menunjukan desain kepada pihak klien, apabila pihak klien merasa kurang puas maka dapat meminta adanya sedikit perubahan dan desainer harus bersedia untuk mengubah desain sesuai dengan permintaan klien. Namun apabila klien sudah menyetujui desain tersebut maka hasil desain tersebut telah siap untuk dikerjakan secara computerized.

B. Tahap visualisasi dengan komputer

1. Membuka software Adobe Photoshop CS dengan tampilan seperti gambar dibawah ini :

2. Membuka tampilan canvas sebagai media untuk membuat desain iklan : (file – New- (width = 6,7 inchies – height = 3,5 – resolution = 300 – color mode = RGB) - OK)

3. Memasukan semua text yang ada pada brief sesuai dengan bentuk dan konsep idealisme desainer.

Gambar 4.7 Tampilan Canvas

4. Pemberian warna dan font serta arti.

5. Mengatur format sebaik mungkin agar desain iklan terlihat lebih menarik.

Gambar 4.9 Proses Pemberian warna dan menentukan font

Setelah pengelolaan desain iklan kolom selesai maka desain iklan ini di email ke Jawa Pos pusat dan iklan dapat ditayangkan sesuai dengan order. Berikut ini adalah bentuk form order iklan kolom Jawa Pos Radar Malang.

4.1.7 Tarif Iklan kolom

Cara menghitungnya millimeter dihitung dari ujung bagian atas iklan kebawah, sedangkan untuk ukuran kolom dihitung dari kiri iklan ke kanan. Sedangkan ukuran kolom yang ada di Radar Malang terdiri dari 7 kolom. Untuk ukuran panjang dihitung dari ujung bagian atas sampai bawah. Cara menghitung iklan untuk satu halaman :

Lebar x Panjang x Harga yang telah ditentukan + PPN 10% Gambar 4.11 Form Pemasangan Iklan Kolom

Tarif iklan Jawa Pos Radar Malang 2011

Berikut ini gambar tarif iklan kolom Jawa Pos 2011

Daftar harga iklan display jawa Post 2011 Radar Malang

Gambar 4.13 Tarif Iklan Display Jawa Pos 2011 Kategori Wilayah Gambar 4.12 Tarif Iklan Paket Jawa Post

4.2Pengelolaan surat

Pada PT. Intermedia pers yang bergerak dibidang komunikasi pengelolaan surat cukup berperan penting, tetapi hal yang telah didapati pada PT Intermedia Pers pengelolaan surat masuk dan surat keluar tidak berjalan efisien dan kurang terlaksana dengan baik. Surat masuk dan surat keluar yang ada sangat berperan penting untuk bagian redaksi yang bekerja menangani peliputan media di wilayah Malang Raya dan bertujuan untuk mencari berita terbaru.

Pada PT. Intermedia Pers lebih banyak surat masuk daripada surat keluar, karena penanganan surat masuk kurang sistematis maka surat-surat dari pengirim hanya diterima di counter front office dan pihak perusahaan meminta contact

person dari pihak yang meminta peliputan dari bagian redaksi dan kemudian akan

dihubungi kembali oleh bagian tim redaksi.

Sejauh ini para redaktur tidak merasa kesulitan dalam melakukan peliputan sekalipun surat-surat masuk kurang tersusun dengan baik karena pengelolaan jadwal liputan mereka sudah tersusun dengan koordinasi yang baik dan pengkoordinasian secara langsung kepada tim wartawan yang akan bertugas meliput berita juga cukup baik.

Berikut ini prosedur penerimaan surat dan pengelolaan surat masuk untuk Redaksi :

4.2.1 Penerimaaan surat

1. Untuk dapat membeda-bedakan jenis surat, Maka dipisah-pisahkanlah surat itu menurut jenisnya. Contoh : surat-surat dinas, surat-surat rahasia, surat-surat pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.

2. Meneliti alamat yang tercantum pada setiap sampul. Apakah benar surat itu untuk kantor Radar Malang atau untuk ditujukan ke alamat lain.

3. Apabila ada surat rahasia dan surat pribadi maka disisipkan. Kemudian menyampaikan surat rahasia atau surat pribadi itu kepada pemimpin dalam keadaan tertutup.

4.2.2 Pembacaan surat

Apabila surat-surat yang dmasuk adalah surat dari pihak pemohon untuk mengadakan peliputan maka penerima surat menyertakan contact person yang nantinya akan dihubungi oleh bagian redaksi. Setelah surat diterima dan telah dikeluarkan dari sampul, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan redaksi atau langsung kepada redaktur atau wartawan peliput yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampiran atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan redaksi atau untuk redaktur atau wartawan peliputan yang menangani masalah yang terkait. Surat yang sudah diolah seperti di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut penggolongan dan kualifikasi masing-masing surat.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari

nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

4.2.3 Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu diserahkan kepada pihak yang dituju. Surat untuk pimpinan redaksi disampaikan kepada wakil pimpinan redaksi dan surat-surat untuk wartawan atau redaktur serta karyawan yang lainnya yang dituju oleh surat, disampaikan kepada petugas yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku surat keluar. Petugas/sekretaris yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku surat keluar.

4.2.4 Penyimpanan surat

Penyimpanan surat pada Radar Malang cenderung menggunakan metode Tanggal. Metode penyimpanan menurut tanggal berarti surat disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat atau tanggal diterima surat yang masuk pada buku agenda surat masuk dan keluar (Januari - Desember).

61 5.1Kesimpulan

Dari uraian yang telah disajikan pada bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Sistem Pemasangan Iklan Pada Bagian Iklan di Radar Malang meliputi :

a. Pemasaran yang ditujukan pada semua kalangan

b. Pemasangan iklan baris, iklan kolom, iklan pas.

c. Pembiayaan pemasangan iklan

d. Pembuatan desain iklan kolom

e. Pengiriman iklan dengan program file transfer protocol

2. Untuk pengelolaan surat pada Radar Malang hal yang dilakukan antara lain :

a. Menerima surat masuk

b. Pembacaan surat masuk

c. Pembagian surat berdasarkan penggolongan dan kualifikasi

d. Penyimpanan surat dengan menggunakan metode tanggal

5.2Saran

Dari kesimpulan dan perumusan masalah yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, penulis ingin memberikan sedikit pemikiran ataupun saran yang nantinya dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh bagian iklan pada Radar Malang.

Untuk memperoleh tujuan yang diharapkan yaitu mendapatkan kepercayaan dari masyarakat dan tidak membuat rasa kecewa pada konsumen iklan di Radar Malang, hal baik yang dapat dilakukan adalah :

1. Hendaknya bagian iklan melengkapi dan menambah atau memberikan

pelatihan terhadap semua personil bagian iklan agar dapat mengoptimalkan kinerja di bagian iklan.

2. Melakukan pengecekan kembali secara teliti atas iklan yang dimuat agar tidak terjadi kesalahan dalam hal pengetikan materi iklan dan sebelum iklan diorder sehingga komplain dari pihak konsumen (konsumen iklan) bisa diminimalisir atau bahkan tidak ada.

3. Untuk penanganan surat masuk untuk bagian redaksi agar diperhatikan lebih dalam lagi dan lebih tertib untuk mencatat surat masuk dan surat keluar agar semua prosedur surat menyurat lebih efisien.

Demikianlah saran-saran yang dapat disampaikan, semoga berguna dan bermanfaat sehingga dapat meningkatkan kinerja bagian iklan pada Radar Malang.

63 DAFTAR PUSTAKA

Bovee L. Courtland, Thill, V. John, Dovel, P. Gorge & Marian Burk Wood. 1995. Advertising Excellent. New York : Mc. Graw Hill. Inc.

E. Belch, George & A. Belch Michael. 2007 Advertising & Promotion an IMC

Perspective. England : Pacific Palisades

Juihet. Al. 2001. Gambaran Tentang Sebuah Desain. Jakarta : Buana Printing. Kotler, Philip Keller & Kevin Lane.2007. Manajemen Pemasaran. Jakarta : PT.

Index.

Russel J Thomas.& W Roland Lane Kleppner’s. 1993. Advertising Procedur,

Twelfth edition, prentice hall international, New Jersey : Englewood Cliffs.

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam mengelola Surat dan Arsip. Yogyakarta : Kanisius

58

4.2Pengelolaan surat

Pada PT. Intermedia pers yang bergerak dibidang komunikasi pengelolaan surat cukup berperan penting, tetapi hal yang telah didapati pada PT Intermedia Pers pengelolaan surat masuk dan surat keluar tidak berjalan efisien dan kurang terlaksana dengan baik. Surat masuk dan surat keluar yang ada sangat berperan penting untuk bagian redaksi yang bekerja menangani peliputan media di wilayah Malang Raya dan bertujuan untuk mencari berita terbaru.

Pada PT. Intermedia Pers lebih banyak surat masuk daripada surat keluar, karena penanganan surat masuk kurang sistematis maka surat-surat dari pengirim hanya diterima di counter front office dan pihak perusahaan meminta contact person dari pihak yang meminta peliputan dari bagian redaksi dan kemudian akan dihubungi kembali oleh bagian tim redaksi.

Sejauh ini para redaktur tidak merasa kesulitan dalam melakukan peliputan sekalipun surat-surat masuk kurang tersusun dengan baik karena pengelolaan jadwal liputan mereka sudah tersusun dengan koordinasi yang baik dan pengkoordinasian secara langsung kepada tim wartawan yang akan bertugas meliput berita juga cukup baik.

Berikut ini prosedur penerimaan surat dan pengelolaan surat masuk untuk Redaksi :

4.2.1 Penerimaaan surat

1. Untuk dapat membeda-bedakan jenis surat, Maka dipisah-pisahkanlah surat itu menurut jenisnya. Contoh : surat-surat dinas, surat-surat rahasia, surat-surat pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.

2. Meneliti alamat yang tercantum pada setiap sampul. Apakah benar surat itu untuk kantor Radar Malang atau untuk ditujukan ke alamat lain.

3. Apabila ada surat rahasia dan surat pribadi maka disisipkan. Kemudian menyampaikan surat rahasia atau surat pribadi itu kepada pemimpin dalam keadaan tertutup.

4.2.2 Pembacaan surat

Apabila surat-surat yang dmasuk adalah surat dari pihak pemohon untuk mengadakan peliputan maka penerima surat menyertakan contact person yang nantinya akan dihubungi oleh bagian redaksi. Setelah surat diterima dan telah dikeluarkan dari sampul, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan redaksi atau langsung kepada redaktur atau wartawan peliput yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampiran atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan redaksi atau untuk redaktur atau wartawan peliputan yang menangani masalah yang terkait. Surat yang sudah diolah seperti di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut penggolongan dan kualifikasi masing-masing surat.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari

60

nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

4.2.3 Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu diserahkan kepada pihak yang dituju. Surat untuk pimpinan redaksi disampaikan kepada wakil pimpinan redaksi dan surat-surat untuk wartawan atau redaktur serta karyawan yang lainnya yang dituju oleh surat, disampaikan kepada petugas yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku surat keluar. Petugas/sekretaris yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku surat keluar.

4.2.4 Penyimpanan surat

Penyimpanan surat pada Radar Malang cenderung menggunakan metode Tanggal. Metode penyimpanan menurut tanggal berarti surat disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat atau tanggal diterima surat yang masuk pada buku agenda surat masuk dan keluar (Januari - Desember).

61 5.1Kesimpulan

Dari uraian yang telah disajikan pada bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Sistem Pemasangan Iklan Pada Bagian Iklan di Radar Malang meliputi : a. Pemasaran yang ditujukan pada semua kalangan

b. Pemasangan iklan baris, iklan kolom, iklan pas. c. Pembiayaan pemasangan iklan

d. Pembuatan desain iklan kolom

e. Pengiriman iklan dengan program file transfer protocol

2. Untuk pengelolaan surat pada Radar Malang hal yang dilakukan antara lain : a. Menerima surat masuk

b. Pembacaan surat masuk

c. Pembagian surat berdasarkan penggolongan dan kualifikasi d. Penyimpanan surat dengan menggunakan metode tanggal

5.2Saran

Dari kesimpulan dan perumusan masalah yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, penulis ingin memberikan sedikit pemikiran ataupun saran yang nantinya dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh bagian iklan pada Radar Malang.

62

Untuk memperoleh tujuan yang diharapkan yaitu mendapatkan kepercayaan dari masyarakat dan tidak membuat rasa kecewa pada konsumen iklan di Radar Malang, hal baik yang dapat dilakukan adalah :

1. Hendaknya bagian iklan melengkapi dan menambah atau memberikan pelatihan terhadap semua personil bagian iklan agar dapat mengoptimalkan kinerja di bagian iklan.

2. Melakukan pengecekan kembali secara teliti atas iklan yang dimuat agar tidak terjadi kesalahan dalam hal pengetikan materi iklan dan sebelum iklan diorder sehingga komplain dari pihak konsumen (konsumen iklan) bisa diminimalisir atau bahkan tidak ada.

3. Untuk penanganan surat masuk untuk bagian redaksi agar diperhatikan lebih dalam lagi dan lebih tertib untuk mencatat surat masuk dan surat keluar agar semua prosedur surat menyurat lebih efisien.

Demikianlah saran-saran yang dapat disampaikan, semoga berguna dan bermanfaat sehingga dapat meningkatkan kinerja bagian iklan pada Radar Malang.

63 DAFTAR PUSTAKA

Bovee L. Courtland, Thill, V. John, Dovel, P. Gorge & Marian Burk Wood. 1995. Advertising Excellent. New York : Mc. Graw Hill. Inc.

E. Belch, George & A. Belch Michael. 2007 Advertising & Promotion an IMC Perspective. England : Pacific Palisades

Juihet. Al. 2001. Gambaran Tentang Sebuah Desain. Jakarta : Buana Printing.

Kotler, Philip Keller & Kevin Lane.2007. Manajemen Pemasaran. Jakarta : PT. Index.

Russel J Thomas.& W Roland Lane Kleppner’s. 1993. Advertising Procedur,

Twelfth edition, prentice hall international, New Jersey : Englewood Cliffs.

Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam mengelola Surat dan Arsip. Yogyakarta : Kanisius