TA : Rancang Bangun Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa Pada Stikes Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya Berbasis Web.

RANCANG BANGUN APLIKASI WORKFLOW SELEKSI PENERIMA BEASISWA PADA STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO

SURABAYA BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

YASON NOVRIANTO 08410100216

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

xi

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 5

1.4 Tujuan ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Workflow System ... 8

2.2 Beasiswa Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (DIKTI) ... 8

2.3 Web dan PHP ... 11

2.3.1 Client Side Scripting ... 12

2.3.2 Server Side Scripting ... 12

2.4 Metode SDLC Model Waterfall ... 11

2.6 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 14

BAB III ANALISIS_DAN_PERANCANGAN_SISTEM ... 16

3.1 Identifikasi Permasalahan ... 16

xii

3.1.3 Studi Literatur ... 18

3.1.4 Analisis Permasalahan ... 19

3.2 Analisis Kebutuhan ... 21

3.3 Perancangan Sistem ... 22

3.3.1 Blok Diagram ... 23

3.3.2 System Flow ... 25

3.3.3 Data Flow Diagram ... 30

3.3.4 Data Flow Diagram Level 0 ... 32

3.3.5 Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Transaksi ... 34

3.3.6 Entity Relationship Diagram (DFD) ... 35

3.3.7 Conceptual Data Model (CDM) ... 35

3.3.8 Physical Data Model (PDM) ... 36

3.3.9 Struktur Basis Data ... 37

3.3.10 Desain Input/Output ... 45

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 52

4.1 Implementasi Sistem ... 52

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 52

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 53

4.1.3 Instalasi Program dan Perangkat Lunak ... 54

4.1.4 Kebutuhan Implementasi Sistem ... 54

4.1.5 Penjelasan Alur Aplikasi ... 55

4.2 Evaluasi Sistem ... 63

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 64

xiii

5.1 Kesimpulan ... 80 5.2 Saran ... 80 DAFTAR PUSTAKA ... 81

1

1.1 Latar Belakang

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya merupakan sebuah perguruan tinggi swasta di bawah naungan Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Berkembang dari APIKES PENA HUSADA SURABAYA, yaitu Akademi Rekam Medis dan Informatika Kesehatan,saat ini STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya telah memiliki dua jurusan, yakni: D-III Rekam Medis dan Informatika Kesehatan, dan S1 Administrasi Rumah Sakit.

Untuk meringankan biaya pendidikan, maka STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo memberikan beasiswa kepada mahasiswa. Pembagian beasiswa STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dibagi dalam dua kategori, yakni beasiswa prestasi atau oleh Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) disebut sebagai Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) yang dilihat dari nilai Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) per semester dengan minimal IPK = 3,0 dan beasiswa peningkatan prestasi akademik yang ditinjau dari aspek ekonomi keluarga mahasiswa), yakni di bawah Upah Minimum Kota (UMK) Surabaya tahun 2014 sebesar Rp 2.200.000,- (dua juta dua ratus ribu rupiah) atau oleh Dikti disebut Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM). Pertama-tama pihak kemahasiswaan meminta usulan kuota kepada Dikti. Jika usulan kuota sudah didapat, maka pihak kemahasiswaan membuat pengumuman pendaftaran beasiswa. Mahasiswa yang berminat untuk menerima beasiswa harus mendaftarkan diri ke pihak kemahasiswaan STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dengan

mengajukan surat permohonan penerima beasiswa dan wajib melampirkan/memberikan fotokopi sertifikat penghargaan, fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa, fotokopiKartu Keluarga, transkrip nilai, Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari kepolisian, bukti pembayaran tagihan listrik, surat Pajak Bumi dan Bangunan, surat keterangan penghasilan dari pihak yang berwenang, fotokopi buku tabungan dan surat pernyataan penerima beasiswa. Khusus bagi pemohon beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) perlu ditambahkan surat keterangan miskin dari kelurahan setempat. Seluruh dokumen persyaratan tersebut di atas diserahkan kepada pihak kemahasiswaan STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Bila syarat-syarat tersebut telah dipenuhi, maka pihak kemahasiswaan memverifikasi data/dokumen persyaratan penerima beasiswa dibandingkan dengan data/dokumen saat penerimaan mahasiswa baru yang menyangkut penghasilan keluarga dan Indeks Penilaian Kumulatif (IPK) dengan minimal tiga semester terakhir.

Hasil verifikasi oleh pihak kemahasiswaan yang dianggap layak untuk menerima beasiswa diberikan kepadatim dari STIKES yang beranggotakan Bagian Kemahasiswaan, Bidang Administrasi & Kemahasiswaan, dan Wakil Ketua I Bidang Akademik untuk dilakukan verifikasi lebih lanjut. Dalam hal ini, verifikasi oleh tim STIKES berfungsi untuk menentukan mana yang layak menerima dan mana yang tidak layak menerima beasiswa dengan cara memberikat bobot di tiap-tiap beasiswa. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) penghitungannya IPK: 50%, Ekonomi: 30% dan Sertifikat: 20%. Untuk Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) penghitungannya Ekonomi: 50%, IPK: 30% dan sertifikat: 20%. Nama-nama yang layak menerima beasiswa

dikirim ke Dikti. Setelah Dikti menerima nama-nama tersebut dan telah sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan, maka beasiswa akan diberikan kepada mahasiswa melalui rekening masing-masing mahasiswa penerima beasiswa. Selanjutnya mahasiswa wajib menyerahkan fotokopi buku tabungan dengan

transaksi terbaru dan menyerahkan fotokopi tersebut kepada pihak

kemahasiswaan.

Dalam pelaksanaan pelayanan beasiswa tersebut, pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya hanya memiliki dua orang tenaga kerja di bagian kemahasiswaan dan jeda waktu hanya satu minggu untuk menentukan siapa yang berhak menerima beasiswa, sedangkan mahasiswa yang mengajukan permohonan untuk mendapatkan beasiswa dari semester gasal dan genap mulai 30(tiga puluh) hingga 36(tiga puluh enam) orang. Hal ini membuat kerja pihak kemahasiswaan STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya semakin kesulitan.Selain itu dalam menentukan bobot penerima beasiswa seluruh sistem yang diperlukan belum terintegrasi sehingga proses rekap data dilakukan berulangkali agar data yang diperoleh tidak salah.

Kerja pihak kemahasiswaan yang menumpuk menyebabkan pengumpulan berkas-berkas ke pihak Dikti mendekati dengan jadwal pengumpulan nama-nama penerima beasiswa. Bila hal ini terus berlanjut, maka dapat terjadi keterlambatan pengumpulan ke pihak Dikti dan dapat terjadi pula pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya tidak mendapat kesempatan untuk mendapatkan Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM).Hal tersebut disebabkan karena banyaknya tugas dari kemahasiswaan yang

harus memverifikasi ulang mulai dari faktor penghasilan keluarga hingga IPK mahasiswa.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuatkan aplikasi penentuan penerima beasiswa pada STIKES Yasayan Dr. Soetomo Surabaya berbasis web. Dengan adanya aplikasi penerima beasiswa, diharapkan dapat membantu pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya untuk mengevaluasi dan mengetahui sasaran pemberian beasiswa tersebut.Salah satunya adalah untuk mengetahui jumlah mahasiswa yang sesuai dengan persyaratan yang diberikan oleh pihak Dikti. Dan diharapkan dengan aplikasi ini pihak Stikes Yayasan RSUD Dr. Soetomo akan lebih cepat memberikan sebuah penilaian karena seluruh pedoman penilaian sudah dimasukkan kedalam aplikasi.Dari aplikasi tersebut, maka pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabayalebih mudah untuk memutuskan pemberianbeasiswa kepada mahasiswa yang berhak menerimanya, selain itu aplikasi ini dapat memberikan batasan pengambilan berapa kali mahasiswa telah mendapatkan beasiswa sehingga pihak kemahasiswaan dapat bekerja/mengambil keputusan lebih cepat. Oleh sebab itu dalam Tugas Akhir ini dibuatkan aplikasi penerima beasiswa berbasis web yang dapat menangani kebutuhan STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dalam mengambil keputusan pemberian beasiswa.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka rumusan masalah dalam Tugas Akhir ini, yaitu bagaimana merancang bangun

aplikasi yang mampu menghasilkan informasi penerima beasiswa bagi pihak STIKES.

1.3 Batasan Masalah

Batasan-batasan masalah yang digunakan di dalam Tugas Akhir ini yaitu:

1. Aplikasi ini hanya menangani mahasiswa penerima beasiswa Peningkatan

Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM).

2. Aplikasi ini menggunakan cara perhitungan dari pihak STIKES.

3. Bobot kriteria bersifat dinamis

4. Kriteria penilaian meliputi 3, yaitu Nilai IPK (Indeks Penilaian Kumulatif),

Ekonomi/penghasilan keluarga dan Sertifikat.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka didapatkan tujuan dari Tugas Akhir ini, yaitu dapat menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat membantu pihak STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya dalam menentukan penerima beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) dan Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM).

1.5 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang terjadi, perumusan permasalahan yang didapat dari latar belakang, pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder, serta penjelasan mengenai sistematika penulisan pada penelitian ini.

Bab II : Landasan Teori

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori yang mendukung atau digunakan sebagai acuan pada saat atau sebelum melakukan penelitian.

Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem, seperti document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan interface.

Bab IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi program atau aplikasi yang sudah dibuat, berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun non fungsional terhadap perangkat lunak yang dibangun. Tahap akhir adalah melakukan evaluasi terhadap uji coba yang sudah dilakukan.

Bab V : Penutup

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini, yaitu hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem yang dikembangkan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Workflow System

Workflow system merupakan pengembangan dari sebuah perangkat lunak yang mengotomasi proses bisnis dengan menyediakan sebuah rangka kerja terstruktur untuk membantu sebuah proses (Chaffey, 1996).

Workflow system membantu pengaturan sebuah proses bisnis dengan memastikan bahwa sebuah tugas yang paling prioritas harus didahulukan:

1. Sesegera mungkin

2. Oleh orang yang tepat

3. Dengan perintah yang tepat

Workflow biasanya mengikutsertakan rekan kerja yang mengerjakan beberapa bagian dari keseluruhan proses, jadi bisa disebut ini merupakan bagian penting dalam berkolaborasi. Workflow bukanlah sebuah metode dalam suatu kelompok kerja, tetapi lebih kepada pengurangan waktu dan biaya dalam pelaksanaan proses bisnis dan memastikan bahwa tugas-tugas tetap berjalan secara konsisten untuk meningkatkan kualitas

Fungsi utama workflow system sebagai pengingat kepada para pekerja untuk menjalankan peringtah atau tugas-tugas yang tepat di saat yang tepat.Hal ini dapat dicapai melalui rancangan workflow yang mengatur tiap-tiap tugas mana sajakah yang perlu dilakukan berdasarkan prioritas tugas dan siapa yang dapat menyelesaikannya.

9

Dalam penggunaannya, Workflow System dibagi menjadi 4 tipe yang sesuai untuk penyelesaian masalahnya. Berikut adalah tipe-tipe Workflow System:

1. Administrative Workflow Systems

Ini adalah bentuk umum yang berdasar workflow system yang menggunakan perangkat elektronik tersambung ke e-mail. Aplikasi administratif melakukan tugas-tugas rutin seperti persetujuan cuti atau proses pembelian. Mesikipun rutin, hal ini dapat menghemat biaya yang banyak bagi perusahaan.

2. Production Workflow Systems

Sistem produksi merupakan suatu struktur tertinggi dalam workflow system yang menjelaskan aturan bisnis secara jelas dan diprioritaskan. Ini diperlukan sebab resiko penjualan diikutsertakan apabila tahapan-tahapan yang telah ditentukan tidak diikuti dibawah dalam melakukan misi bisnis yang kritis.

3. Push and Pull Workflows

Dua istilah lain yang sering digunakan untuk mendeskripsikan workflow

adalah “push” dan “pull” workflow. Dalam model push pengguna secara otomatis memberikan tugas-tugas dengan perangkat lunak biasanya dari barisan workflow. Dengan model pull tanggung jawab berada di pengguna paling akhir untuk memilih tugas-tugas yang tersedia dalam kolom kerja dan mengurutkannya dalam urutan yang dirasa paling pas. Hal ini berarti jelaslah bahwa model pull begitu dekat berhubungan dengan aturan-aturan workflow dan model push untuk workflow yang terstruktur.

4. Object Oriented Workflow Systems

Sistem ini paling sering digunakan untuk memecahkan masalah-masalah dalam sebuah bisnis. Sedikit sekali contoh model sistem object oriented yang ada, tetapi suatu saat sistem ini akan berkembang pesat.

2.2 Beasiswa Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (DIKTI)

Pemerintah melalui Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan berupaya mengalokasikan dana untuk memberikan bantuan biaya pendidikan kepada mahasiswa yang orang tuanya tidak mampu untuk membiayai pendidikannya, dan memberikan beasiswa kepada mahasiswa yang mempunyai prestasi tinggi, baik kurikuler maupun ekstrakurikuler. Agar program bantuan biaya pendidikan dan beasiswa dapat dilaksasnakan sesuai dengan prinsip 3T, yaitu: Tepat Sasaran, Tepat Jumlah, dan Tepat Waktu, maka Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi menerbitkan pedoman.

Dijelaskan lebih lanjut di dalam penjelasan, yang dimaksud dengan

“beasiswa” adalah dukungan biaya Pendidikan yang diberikan

kepadaMahasiswa untuk mengikuti dan/atau menyelesaikan Pendidikan Tinggiberdasarkan pertimbangan utama prestasi dan/atau potensi

akademik.Sedangkan “bantuan biaya pendidikan” adalah dukungan biaya

Pendidikanyang diberikan kepada Mahasiswa untuk mengikuti dan/atau menyelesaikanPendidikan Tinggi berdasarkan pertimbangan utama keterbatasankemampuan ekonomi.

Mengacu kepada Undang-undang dan Peraturan Pemerintah tersebut, makaPemerintah melalui Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan

11

(Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi), mengupayakan pemberianbeasiswa bagi yang berprestasi dan bantuan biaya pendidikan bagimahasiswa yang memiliki keterbatasan kemampuan ekonomi.

Dan berikut adalah peraturan atau undang-undang yang mendasari dibentuknya beasiswa bagi para peserta didik:

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan

Pendidikan.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan

Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

5. Peraturan Menteri Nomor 30 Tahun 2010 tentang pemberian bantuan biaya

pendidikan kepada peserta didik yang orang tua atau walinya tidak mampu membiayai pendidikan.

2.3 Web dan PHP

World Wide Web (W3) atau yang dikenal juga dengan istilah web adalah suatu sistem yang berkaitan dengan dokumen digunakan sebagai media untuk menampilkan teks, gambar, multimedia dan lainnya pada jaringan tersebut (Alexander, 2014). Proses kerja saat pemanggilan halaman web terbagi menjadi dua bagian, yaitu proses pada sisi klien atau dikenal dengan istilah Client Side dan proses pada sisi server atau dikenal dengan istilah Server Side.

2.3.1 Client Side Scripting

Pada sisi klien, proses menjalankan suatu script seperti Javascript, VBScript, dll dapat berjalan dengan baik.Script yang dijalankan umumnya adalah pengolahan tampilan halaman web serta validasi control input. Melihat dari sisi kecepatan, proses sisi klien sangat membantu mengurangi lalu lintas data pada server, hal ini dikarenakan pada sisi klien proses menampilkan halaman web diolah menggunakan sumber daya dari komputer yang menjalankan halaman web tersebut.

2.3.2 Server Side Scripting

Proses yang dijalankan pada sisi server memiliki tingkat pengolahan yang lebih kompleks seperti pengolahan data, hak akses dan pengolahan lainnya yang memerlukan ketelitian dan sumber daya yang besar. Beberapa bahasa pemrograman yang berjalan pada sisi server antara lain PHP, ASP, Java Servlet, JSP, ColdFusion, dll.

2.4 Metode SDLC Model Waterfall

Menurut Pressman (2015), System Develoment Life Cycle (SDLC) ini biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut Pressman (2015), nama lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak. Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan

13

(modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan pada perangkat lunak yang dihasilkan.

Communication

Project iniiation Requirement

gathering

Planning

Estimating Scheduling Tracking

Modeling

Analysis Design

Deployment

Delivery Support Feedback

Construction

Code Test

Gambar 2.1 Model pengembangan Waterfall (Pressman, 2015)

Gambar 2.1 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall. Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi, Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering.Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning, Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam Model Waterfall menurut Pressman (2015):

a. Communication

Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna. Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.

b. Planning

Setelah proses communication ini,kemudian menetapkan rencana untuk pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan.

c. Modeling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.

d. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah

15

menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

e. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan user.Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

16

3.1 Identifikasi Permasalahan

STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya merupakan sebuah perguruan tinggi swasta di bawah naungan Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Berkembang dari APIKES PENA HUSADA SURABAYA, yaitu Akademi Rekam medik dan Informatika Kesehatan, saat ini STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya telah memiliki dua jurusan, yakni: D-III Rekam medik dan Informatika Kesehatan, dan S1 Administrasi Rumah Sakit.

Identifikasi dan analisis permasalahan yang terdapat dalm STIKES Yayasan RS Dr. Soetomo Surabaya diawali dengan dilakukan wawancara serta observasi terhadap pihak perusahaan. Sebelum melakukan identifikasi masalah yang terdapat pada penentuan penerima beasiswa, pemahaman tentang proses penentuan penerima beasiswa merupakan langkah yang penting.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, proses penentuan penerima beasiswa ini memiliki masalah pada proses penentuan nama calon penerima beasiswa. Penentuan nama tersebut seringkali hanya berdasarkan emosi pegawai kemahasiswaan yang merasa kasihan kepada calon penerima beasiswa sehingga menyingkirkan nama-nama yang lain yang sebenarnya lebih berhak menerima.

Masalah lain yang timbul adalah ketika proses akreditasi bertepatan dengan jadwal penentuan penerima beasiswa. Selain hanya ditangani dua orang pegawai, kerja yang menumpuk ini sangat membebani pihak kemahasiswaan.

Untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang dibangun, dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu wawancara, observasi, studi literatur, identifikasi serta analisis permasalahan yang terkait dengan penelitian yang dilakukan.

3.1.1 Wawancara

Wawancara adalah teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang diajukan secara lisan kepada responden.Dalam pelaksanaan wawancara, terdapat dua orang responden yang menjadi narasumber dari wawancara ini.

1) Kepala Laboratorium Komputer STIKES yayasan Dr. Soetomo Surabaya,

sebagai penanggung jawab kegiatan pada laboratorium komputer.

2) Staff Kemahasiswaan sebagai penanggungjawab penerima beasiswa.

3.1.2 Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya dan pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan.Pada kasus, observasi dilakukan pada laboratorium komputer dan bagian rekam medik, yang bertujuan untuk mendapatkan data-data penunjang rekam medik yang diperlukan.Dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, didapatkan beberapa data yang dihasilkan dalam penelitian yang tampak pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Data Penelitian

No. Jenis Data Metode Pengumpulan

Data

Instrumen Pengumpulan Data

1. Data Mahasiswa

pendaftar beasiswa

Dokumentasi Nama-nama mahasiswa

No. Jenis Data Metode Pengumpulan Data

Instrumen Pengumpulan Data

2. Data alur pendaftaran

beasiswa

Wawancara Pertanyaan diajukan

kepada staff

Kemahasiswaan yakni

sebagai penanggungjawab beasiswa.

3.1.3 Studi Literatur

Studi literatur dalam sebuah penelitian pada dasarnya dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan oleh orang lain dan bagaimana mengerjakannya. Hal ini penting agar dapat menghindari usaha yang sebenarnya sudah pernah dilakukan orang lain dan bisa digunakan pada penelitian ini untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Di dalam melaksanakan studi literatur dapat dilakukan dengan mencari dan mempelajari literatur yang terkait dengan penelitian yang akan dilaksanakan. Literatur tidak hanya berupa buku, namun dapat berupa jurnal ilmiah, paper, skripsi mahasiswa sebelumnya, serta artikel blog dari para akademisi dengan tahun terbit lebih dari sepuluh tahun.

Penelitian mengenai Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan Penerima Beasiswa pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA akan membutuhkan literatur yang berkaitan dengan hal berikut :

1. Beasiswa

2. Workflow System

3. SDLC (System Development Life Cycle)

Dalam penelitian ini akan dilakukan studi literatur yang lebih banyak dengan mengunjungi perpustakaan dan membaca serta meminjam buku yang

mengandung materi yang telah disebutkan di atas. Selain itu, materi dan daftar litertur yang digunakan akan dituliskan di bagian Landasan Teori dan Daftar Pustaka.

3.1.4 Analisis Permasalahan

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan sebelumnya, maka selanjutnya dapat dilakukan identifikasi dan analisis permasalahan.Adapun langkah identifikasi dan analisis permasalahan pada tahap awal ini merupakan langkah untuk menemukan permasalahan utama, serta bagaimana sebaiknya solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Alur proses penentuan beasiswa pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya terdiri pendaftaran beasiswa dan proses evaluasi data mahasiswa.

Alur proses penentuan beasiswa pada STIKES dinilai dapat menimbulkan manipulasi data. Adapun gambaran alur sistem yang sudah ada di STIKES dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 3.1 Gambaran Sistem Lama di STIKES

Pada Gambar 3.1 di atas menggambarkan garis besar sistem yang sudah ada dalam penetuan penerima beasiswapada STIKES Yayasan Dr.Soetomo Surabaya.

1. Dikti selaku penyelenggara beasiswa membuka kuota beasiswa.

2. Pihak STIKES mengambil beasiswa yang diberikan DIKTI.

3. 2 (dua) jenis beasiswa Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa dan

Peningkatan Prestasi Akademik diserahkan kepada Kemahasiswaan.

4. Kemahasiswaan membuka penawaran kepada mahasiswa.

5. Mahasiswa mendaftar dan mengambil jenis beasiswa yang dipilih dengan

memberikan syarat-syarat yang ditentukan.

6. Nama-nama yang sudah masuk akan dievaluasi pihak Kemahasiswaan yang

7. Tim STIKES akan memeriksa ulang jika ditolak maka pihak Kemahasiswaan wajib mengevaluasi ulang, jika diterima maka nama-nama tersebut dikembalikan kepada pihak Kemahasiswaan untuk diumumkan. Adapun solusi yang ditawarkan adalah merancang membangun Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan Penerima Beasiswa pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA.dengan adanya solusi tersebut diharapkan dapat membantu pihak Kemahasiswaan dalam menentukan penerima beasiswa.

Proses pertama mulai dari pendaftaran beasiswa oleh mahasiswa kepada pihak Kemahasiswaan. Setelah mendaftar dan memilih jenis beasiswa yang diambil maka data-data mahasiswa akan dievaluasi oleh pihak Kemahasiswaan. Pada proses ini, terdapat beberapa kekurangan, antara lain:

1. Data-data mahasiswa dipegang secara mutlak oleh pihak

Kemahasiswaan.

2. Data-data mahasiswa belum terintegrasi pada proses penentuan beasiswa.

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan analisis permasalahan di atas Aplikasi ini berbasis web agar penggunaan atau aksesnya dapat digunakan oleh beberapa user.Aplikasi ini dapat menangani perubahan standar penilaian dari Dikti selaku direktorat pendidikan yang menyelenggarakan beasiswa mahasiswa.

Dalam aplikasi ini terdapat user admin sebagai kepala keamanan aplikasi dan dipegang oleh staff khusus yang nantinya dapat ditunjuk oleh pihak STIKES.

Sebab dalam aplikasi ini terdapat data-data pendaftar beasiswa yang bisa saja di salahgunakan oleh pihak Kemahasiswaan.

Dalam proses evaluasi aplikasi ini telah terdapat data mahasiswa yang akan langsung disambungkan dalam database, sehingga prihak Kemahasiswaan tidak lagi harus cek ulang apakah IPK mahasiswa tersebut benar tau sama dengan yang diisi dalam formulir.

Aplikasi ini juga melihat mahasiswa mana sajakah yang diterima atau ditolak oleh pihak STIKES. Dan data tersebut dapat diprint dan dijadikan hasil evaluasi oleh pihak STIKES.

Untuk menjalankan Rancang Bangun Aplikasi Workflow Penentuan Penentuan Penerima Beasiswa ini diperlukan dukungan software dan hardware sebagai berikut:

1. Software

a. Sistem operasi Windows XP Professional service pack satu atau lebih tinggi. b. Microsoft .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.

c. Microsoft MYSQL (SQLyog Ultimate). 2. Hardware

a. Processor Intel Pentium IV 1.6 GHz atau yang lebih tinggi. b. RAM 1 GB atau lebih tinggi.

c. Monitor, mouse,keyboard, dan printer untuk bagian-bagian yang terkait.

3.3 Perancangan Sistem

Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah dibahas sebelumnya, maka dilakukan perancangan aplikasi. Pada tahap ini akan digambarkan blok

diagram,system flow, diagram konteks, data flow diagram (DFD), struktur tabel, dan desain input output.

3.3.1 Blok Diagram

Pada Gambar 3.6 menjelaskan kebutuhan perangkat lunak berupa blok diagram yang menggambarkan input, proses dan ouput sebagai berikut :

IPO(Input Process Output)

Proses

Input Output

Seleksi Pendaftar Beasiswa

Perhitungan Beasiswa

Peretujuan Nama-Nama Pendaftar

Beasiswa

List Pendaftar Beaiswa Data IPK 3(tiga)

semester terakhir minimal 3,0

Data Gaji/ pendapatan orangtua(ekonomi)

Data Sertifikat-sertifikat terlampir

Lst Pendaftar Hasil Perhitungan

Daftar Penerima Beasiswa

Gambar 3.2 Blok Diagram

a. Input

1. 3 (tiga) IPK terakhir dengan minimal 3,0 merujuk pada prestasi mahasiswa.

2. Gaji/pengapatan orang tua sebagai factor ekonomi keluarga.

b. Proses

Inputan lalu diolah melalui proses-proses. Proses-proses yang dilakukan yaitu :

1. Menyimpan Data Pendaftar Beasiswa

Proses ini dilakukan untuk menyimpan data-data para mahasiswa yang mendaftar beasiswa, nama-nama tersebut nantinya akan dievaluasi.

2. Proses Validasi Sertifikat

Proses ini dilakukan untuk memberikan penilaian bagi sertifikat mahasiswa yang telah diberikan sebagai syarat pendukung.

3. Seleksi Penerima Beasiswa

Proses ini dilakukan oleh pihak Kemahasiswaan dan Tim STIKES sebagai proses utama dalam pemilihan atau memutuskan siapa sajakah yang layak untuk menerima beasiswa.

c. Output

1. List Pendaftar Beasiswa

List atau daftar para pendaftar akan terlihat setelah para mahasiswa mendaftar. Di sini akan terlihat nama-nama serta data-data yang teah disertakan oleh mahasiswa

2. Hasil Validasi

Hasil penilaian Kemahasiswaan ini sebagai bahan acuan atau pendukung dari beasiswa yang diambil oleh mahasiswa.

3. Daftar Penerima Beasiswa

Daftar ini merupakan hasil akhir dari proses penilaian. Nama-nama yang terlihat atau keluar merupakan nama-nama yang berhak menerima beasiswa tersebut.

3.3.2 System Flow

System flow menggambarkan alur dari sebuah sistem atau aplikasi atau program yang akan dibuat. Alur sistem yang akan digambarkan sesuai dengan interaksi pengguna dengan sistem yang akan dibuat. Berikut ini gambar alur sistem yang terdapat dalam aplikasi penentuan penerima beasiswa yang akandibangun pada gambar 3.3 hingga 3.7:

Title

Mahasiswa Aplikasi

P

h

a

se

Start

Isi Formulir Pendaftaran Beasiswa

Simpan Data Pendaftaran

End

Mahasiswa

Pendaftar

Gambar 3.3 System Flow Aplikasi dengan User Mahasiswa

Pada Gambar 3.3 merupakan sisflow dari user mahasiswa. Mahasiswa pertama-tama harus mengisi formulir pendaftaran beasiswa, setelah itu data-data akan disimpan. Dalam penyimpanan ini akan mengambil data dari tabel mahasiswa untuk memferivikasi IPK dan faktor ekonomi mahasiswa. Kemudian data-data tersebut akan disimpan dalam tabel pendaftar.

Title

Aplikasi Admin

P

h

a

se

Start

Update Data-Data Master

Input Data Master

Ubah Syarat dan Ketentuan

Update Syarat dan ketentuan

Ubah User

Pengaturan user

End

Mahasiswa

Kota

Syarat Ekonomi

Syarat IPK

Syarat Sertifikat

Headmaster

Pada Gambar 3.4 menggambarkan user admin sebagai keamanan aplikasi dapat meng-update data data master yang ada dan disimpan dalam hal ini data-data mahasiswa. Dan jika ada perubahan kebijakan dari DIKTI tentang syarat pengambilan beasiswamaka admin dapat merubah syarat-syarat yang ada, hal itu berhubungan dengan syarat ekonomi, syarat IPK, dan syarat sertifikat.Pihak admin dapat memberikan atau mencabut hak akses pada user tertentu untuk menjaga keamanan data.

Title

Kemahasiswaan Aplikasi

P

h

a

se

Start

Evaluasi data-data pendaftar beasiswa

Evaluasi Pendaftar

Nama-nama yang dievaluasi

Cek dan Cetak nama yang disetujui Tim

dan Pimpinan

Print data-data penerima beasiswa Nama-nama yang

disetujui

End

Di ACC 1

Tidak

Ya 3

Syarat Ekonomi Syarat IPK Syarat Sertifikat

Pendaftar Proses

Evaluasi Pendaftaran

User Kemahasiswaan dalam Gambar 3.5 ditugaskan mengevaluasi data-data mahasiswa, data-data-data-data yang sesuai dengan kriteria akan dilanjutkan kepada Tim STIKES apakah disetujui atau tidak. Jika tidak setuju maka Kemahasiswaan akan memeriksa ulang, jika setuju maka akan diteruskan pada Pimpinan untuk disetujui dan dikembalikan untuk membuat pengumuman

Title

Tim STIKES Aplikasi

P

h

a

se

Start

Cek data-data Pendaftar

ACC data-data pendaftar 1

ACC Tidak

Ya

2

End Pendaftar

Proses

Evaluasi

Gambar 3.6 System Flow Aplikasi dengan User Tim STIKES

Dalam Gambar 3.6 Tim STIKES menerima nama-nama yang telah dicek oleh pihak Kemahasiswaan nama-nama tersebut kemudian akan dicek atau ditolak oleh Tim STIKES. Jika nama-nama tersebut tertolak maka akan dikembalikan pada Kemahasiswaan, tetapi jika disetujui maka nama-nama tersebut akan diteruskan pada Pimpinan.

Title

Pimpinan Aplikasi

P

h

a

se

Start

2

Cek dan ACC Daftar yang disetujui

ACC data pendaftar

End 3 Evaluasi

Gambar 3.7 System Flow Aplikasi dengan User Pimpinan

Pada Gambar 3.7 user pimpinan hana memeriksa atau membaca nama-nama yang telah disetujui dan diberikan acc untuk diteruskan kepada Kemahasiswaan supaya dibuat pengumuman penerima beasiswa.

3.3.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan aliran data antara satu entitas dengan entitas lainnya. Diagram ini menjelaskan

lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan data yang terjadi pada setiap proses.

A. Diagram Konteks

Dalam context diagram ini menjelaskan proses yang terjadi dalam aplikasi ini. Dimulai dari mahasiswa masuk ke dalam website untuk login dalam aplikasi kemudian mengisi syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi, setelah itu pihak kemahasiswaan akan mengevaluasi data-data mahasiswa yang telah masuk. Data-data yang telah dievaluasi oleh kemahasiswaan kemudian diberikan kepada tim STKES yang akan menerima atau menolak nama tersebut untuk dikaji ulang oleh pihak kemahasiswaan. Nama-nama yang sudah disetujui kemudian diberikan ke pihak kemahasiswaan untuk di publikasikan agar mahasiswa dapat melihat nama-nama yang telah diterima oleh pihak STIKES.

Data Pendaftaran

Data Pendaftaran

Data Perhitungan Pendaftar

Data Perhiitungan Pendaftar

Data Seleksi Tim Data Seleksi Tim

Data Pendaftar Disetujui

Data Seleksi Tim

Data Seleksi Pimpinan

Data Seleksi Pimpinan Data Pendaftar

Disetujui

Syarat IPK Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat

Flow_15

1 Aplikasi Workflow Seleksi Penerima

Beasiswa Mahasiswa

Kemahasiswaan

Tim Pimpinan

Admin

3.3.4 Data Flow Diagram Level 0

Dalam DFD level 0 ini menjelaskan lebih detail aliran data dan proses yang dilakukan dalam aplikasi. Dalam DFD level 0 ini terdapat 3 (tiga) proses utama, yaitu mengelola master, mengelola transaksi, dan membuat laporan. Proses mengelola master ini merupakan proses yang menghasilkan sebuah data yang akan diolah dalam proses transaksi kemudian menghasilkan sebuah output dalam proses membuat laporan.

Syarat IPK Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat Data IPK Data Ekonomi Data Sertifikat Data Pendaftaran Data-Data Pendaftar Data Mahasiswa Data_Mahasiswa Data Perhitungan Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Tim

Data Seleksi Tim

Data_Pendaftar_Seleksi _Tim Data Pendaftar Seleksi

Tim

Data Persetujuan Tim

Data Persetujuan Tim data Persetujuan

Pimpinan Data Seleksi Pimpinan Syarat IPK

Syarat Ekonomi

Syarat Sertifikat Syarat Beasiswa

Data Seleksi Pimpinan Data Seleksi Pimpinan

Data Persetujuan Pimpinan Data Mahasiswa Data Persetujuan Pimpinan Laporan Pengumuman Penerima Laporan Data Pendaftaran Data-data pendaftaran Mahasiswa Kemahasiswaan Tim Pimpinan Admin 1.1 Mengelola Master 1.2 Mengelola Transaksi 1 Syarat IPK

2 Syarat Ekonomi

3 Syarat Sertifikat

4 Pendaftar

5 Mahasiswa

6 Pendaftar Proses

7 Evaluasi

1.3 Mengelola

Laporan

3.3.5 Data Flow diagram Level 1 Mengelola Transaksi

Dalam DFD level 1 mengelola transaksi ini memberikan detail proses transaksi yang terdapat dalam aplikasi. Proses ini diawali dengan pihak kemahasiswaan mengevaluasi data-data mahasiswa yang membutuhkan data calon penerima beasiswa, setelah dievaluasi nama-nama tersebut diberikan kepada Tim STIKES dan pimpinan untuk dicek dan disetujui. Nama-nama yang telah disetujui disimpan dalam database penerima beasiswa, kemudian nama-nama yang disetujui tersebut diserahkan kepada pihak kemahasiswaan.

Data Mahasiswa Data Mahasiswa Syarat Beasiswa Data Pendaftaran Syarat IPK Syarat Ekonomi Syarat Sertifikat Data Pendaftaran Data-Data Pendaftar Data-Data Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar Data Perhitungan Pendaftar

Data Seleksi Pendaftar Data Seleksi Pendaftar

Data Seleksi Tim

Data Seleksi Tim

Data Persetujuan Tim

Data Seleksi Tim

Data Seleksi Tim

Data Persetujuan Tim Data Persetujuan

Pimpinan Data Seleksi Pimpinan

Data Persetujan Pimpinan

Data Seleksi Pimpinan

Data Perbaikan Pimpinan Data Perbaikan Pimpinan Mahasiswa Kemahasiswaan Tim Pimpinan 4 Pendaftar 5 Mahasiswa

6 Pendaftar Proses 1 Syarat IPK 2 Syarat Ekonomi 3 Syarat Sertifikat

7 Evaluasi 1.2.1 Daftar Beasiswa 1.2.2 Evaluasi Pendaftar Beasiswa 1.2.3 Persetujuan Data Pendaftar

3.3.6 Entity Relationship diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan akan kebutuhab data yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem atau aplikasi. Di dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity. ERD dibagi menjadi dua, yaitu:

3.3.7 Conceptual Data Model (CDM)

CDM merupakan jenis model data yang menggambarkan hubungan antar table secara konseptual. Conceptual Data Model (CDM) menjelaskan hubungan kardinalitas antar table.Tabel yang terdapat pada CDM rancang bangun aplikasi workflow seleksi penerima beasiswa pada STIKES Yayasan DR. Soetomo Surabaya berjumlah 6(enam) tabel dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Memiliki Mempunyai

Mempunyai

Memiliki Dapat Menjadi

Di Evaluasi Oleh Di ACC Oleh

Menghasilkan

Menghasilkan

Di ACC oleh PENDAFTAR # o o o o o o o o o o o o o NO NIM SERTIFIKAT1 SERTIFIKAT1_KATEGORI SERTIFIKAT1_SCAN SERTIFIKAT2 SERTIFIKAT2_KATEGORI SERTIFIKAT2_SCAN SERTIFIKAT3 SERTIFIKAT3_KATEGORI SERTIFIKAT3_SCAN FILE_BERKAS TANGGAL JENIS_BEASISWA Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (300) Date

Variable characters (50)

PENDAFTAR_PROSES # o o o o o o o o o o o o o NO_PROSES NIM SERTIFIKAT1 SERTIFIKAT1_KATEGORI SERTIFIKAT1_SCAN SERTIFIKAT2 SERTIFIKAT2_KATEGORI SERTIFIKAT2_SCAN SERTIFIKAT3 SERTIFIKAT3_KATEGORI SERTIFIKAT3_SCAN TANGGAL JENIS_BEASISWA STATUS Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Variable characters (50) Integer

Variable characters (300) Date

Variable characters (50) Variable characters (50) MAHASISWA # o o o o o o o o o o o NO_MAHASISWA NIM NAMA FOTO ALAMAT KOTA NEGARA TELPON IPK1 IPK2 IPK3 GAJI Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (300) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (50) Decimal (10,2) Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer KEMAHASISWAAN # o o o ID_KEMAHASISWAAN NAMA ALAMAT TELEPON Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) TIMSTIKES # o o o ID_TIM NAMA ALAMAT JABATAN Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50)

PIMPINAN # o o o ID_PIMPINAN NAMA ALAMAT TELEPON Integer

Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) SYARAT_EKONOMI # o o o ID_EKONOMI PENGHASILAN1 PENGHASILAN2 NILAI Integer Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer SYARAT_IPK # o o o ID_IPK IPK1 IPK2 NILAI Integer Decimal (10,2) Decimal (10,2) Integer SYARAT_SERTIFIKAT # o o ID_SERTIFIKAT JENIS_SERTIFIKAT NILAI Integer

Variable characters (50) Integer HEADMASTER # o o o HEADMASTER_ID HEADMASTER_USER_NAME HEADMASTER_PASSWORD ROLE Integer

Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (11) EVALUASI # o o o o o o ID_EVALUASI NIM ACC_KMHS ACC_TIM_STIKES NILAI TANGGAL_ACC_KMHS TANGGAL_ACC_TIM Integer

Variable characters (50) Variable characters (1) Variable characters (1) Integer

Date Date

Gambar 3.11 CDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES

3.3.8 Physical Data Model (PDM)

Jenis model data yang menggambarkan hubungan antar table secara fisikal disebut Physical Data Model (PDM). PDM merupakan detail dari CDM. PDM menjelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field, serta primary keydan foreign key-nya. Tabel yang terdapat pada PDM rancang bangun aplikasi workflow seleksi penerima beasiswa pada STIKES Yayasan Dr. Soetomo

Surabaya berjumlah 6(enam) tabel. Detail hubungan antar struktur table dapat dilihat pada Gambar 3.11.

FK_MEMILIKI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI2 FK_MEMILIKI2 FK_MEMILIKI3 FK_DAPAT _MENJADI FK_DAPAT _MENJADI2 FK_DI_EVALUASI_OLEH FK_DI_ACC_OLEH FK_MENGHASILKAN FK_MENGHASILKAN2 FK_DI_ACC_OLEH2 PENDAFT AR NO NO_MAHASISWA NO_PROSES NIM SERT IFIKAT 1 SERT IFIKAT 1_KAT EGORI SERT IFIKAT 1_SCAN SERT IFIKAT 2 SERT IFIKAT 2_KAT EGORI SERT IFIKAT 2_SCAN SERT IFIKAT 3 SERT IFIKAT 3_KAT EGORI SERT IFIKAT 3_SCAN FILE_BERKAS T ANGGAL JENIS_BEASISWA int int int varchar(50) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(300) date varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> PENDAFT AR_PROSES NO_PROSES ID_KEMAHASISWAAN ID_T IM NO NIM SERT IFIKAT 1 SERT IFIKAT 1_KAT EGORI SERT IFIKAT 1_SCAN SERT IFIKAT 2 SERT IFIKAT 2_KAT EGORI SERT IFIKAT 2_SCAN SERT IFIKAT 3 SERT IFIKAT 3_KAT EGORI SERT IFIKAT 3_SCAN T ANGGAL JENIS_BEASISWA ST AT US

int int int int varchar(50) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) varchar(50) int varchar(300) date varchar(50) varchar(50) <pk> <fk2> <fk3> <fk1> MAHASISWA NO_MAHASISWA ID_SERT IFIKAT NO ID_EKONOMI ID_IPK NIM NAMA FOT O ALAMAT KOT A NEGARA T ELPON IPK1 IPK2 IPK3 GAJI int int int int int varchar(50) varchar(50) varchar(300) varchar(50) varchar(30) varchar(30) varchar(50) decimal(10,2) decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk> <fk3> <fk4> <fk2> <fk1> KEMAHASISWAAN ID_KEMAHASISWAAN ID_EVALUASI NAMA ALAMAT T ELEPON int int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> T IMST IKES

ID_T IM ID_EVALUASI NAMA ALAMAT JABAT AN int int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> <fk> PIMPINAN ID_PIMPINAN NAMA ALAMAT T ELEPON int varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> SYARAT _EKONOMI ID_EKONOMI PENGHASILAN1 PENGHASILAN2 NILAI int decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk> SYARAT _IPK ID_IPK IPK1 IPK2 NILAI int decimal(10,2) decimal(10,2) int <pk>

SYARAT _SERT IFIKAT ID_SERT IFIKAT JENIS_SERT IFIKAT NILAI int varchar(50) int <pk> HEADMAST ER HEADMAST ER_ID HEADMAST ER_USER_NAME HEADMAST ER_PASSWORD ROLE int varchar(20) varchar(20) varchar(11) <pk> EVALUASI ID_EVALUASI ID_PIMPINAN ID_T IM ID_KEMAHASISWAAN NIM ACC_KMHS ACC_T IM_ST IKES NILAI

T ANGGAL_ACC_KMHS T ANGGAL_ACC_T IM

int int int int varchar(50) varchar(1) varchar(1) int date date <pk> <fk>

Gambar 3.12 PDM Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa STIKES

3.3.9 Struktur Basis Data

Struktur basis data menjelaskan struktur dan relasi data yang digunakan untuk menyimpan data.Struktur ini didapatkan setelah Physical Data Model (PDM) selesai dirancang.Berikut ini merupakan struktur basis data yang diimplementasikan ke dalam aplikasi.

1. Nama Tabel : PENDAFTAR

Primary Key : NO

Foreign Key : NO_MAHASISWA, NO_PROSES

Fungsi : Menyimpan data pendaftar beasiswa

Tabel 3.2 Pendaftar

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 NO Integer Primary

Key No Pendaftar

2 NIM Varchar(50) Null NIM

mahasiswa

3 SERTIFIKAT1 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

4 SERTIFIKAT1_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

5 SERTIFIKAT1_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

6 SERTIFIKAT2 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

7 SERTIFIKAT2_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

8 SERTIFIKAT2_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

9 SERTIFIKAT3 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

10 SERTIFIKAT3_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

11 SERTIFIKAT3_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

No Field Tipe Data Constraint Keterangan syarat yang diperlukan

13 TANGGAL Date Null Tanggal

mendaftar

14 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null

Jenis beasiswa yang dipilih

2. Nama Tabel : PENDAFTAR_PROSES

Primary Key : NO_PROSES

Foreign Key : NO, ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN

Fungsi : Menyimpan data pendaftar yang sedang diproses

Tabel 3.3 Data Pendaftar Proses

No Field Tipe Data Const

raint Keterangan

1 NO_PROSES Integer

Prima ry Key

No Pendaftar

2 NIM Varchar(50) Null NIM

mahasiswa

3 SERTIFIKAT1 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

4 SERTIFIKAT1_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

5 SERTIFIKAT1_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

6 SERTIFIKAT2 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

7 SERTIFIKAT2_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

No Field Tipe Data Const

raint Keterangan

Sertifikat

9 SERTIFIKAT3 Varchar(50) Null

Sertifikat Terlampir yang diperlukan

10 SERTIFIKAT3_KATE

GORI Integer Null

Kategori Sertifikat yang

dilampirkan

11 SERTIFIKAT3_SCAN Varchar(300) Null Gambar

Sertifikat

12 TANGGAL Date Null Tanggal

mendaftar

13 JENIS_BEASISWA Varchar(50) Null

Jenis beasiswa yang dipilih

14 STATUS Varchar(50) Null Status data

3. Nama Tabel : MAHASISWA

Primary Key : NO_MAHASISWA

Foreign Key : NO, ID_EKONOMI, ID_IPK, ID_SERTIFIKAT

Fungsi : Menyimpan data mahasiswa

Tabel 3.4 Data Mahasiswa

No Field Tipe Data Constrai

nt Keterangan

1 NO_MAHASISWA Integer Primary

Key

No

mahasiswa

2 NIM Varchar(50) Null NIM

mahasiswa

3 NAMA Varchar(50) Null Nama

mahasiswa

4 FOTO Varchar(300) Null Foto

mahasiswa

5 ALAMAT Varchar(50) Null

Alamat tinggal Mahasiswa

6 KOTA Varchar(30) Null Kota tinggal

No Field Tipe Data Constrai

nt Keterangan

7 NEGARA Varchar(30) Null Negara asal

8 TELPON Varchar(50) Null Telpon

Mahasiswa

9 IPK1 Decimal(10,2) Null IPK pertama

10 IPK2 Decimal(10,2) Null IPK kedua

11 IPK3 Decimal(10,2) Null IPK ketiga

12 GAJI Integer Null Gaji

Orangtua

4. Nama Tabel : KEMAHASISWAAN

Primary Key : ID_KEMAHASISWAAN

Foreign Key : ID_EVALUASI

Fungsi : Menyimpan data user Kemahasiswaan

Tabel 3.5 Data Kemahasiswaan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_KEMAHASISWA

AN Integer Primary Key

ID

kemahasiswa an

2 NAMA Varchar(50) Null

Nama staff kemahasiswa an

3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff

4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon

staff

5. Nama Tabel : TIMSTIKES

Primary Key : ID_TIM

Foreign Key : ID_EVALUASI

Tabel 3.6 Data Tim STIKES

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_TIM Integer Primary Key

ID

kemahasiswa an

2 NAMA Varchar(50) Null

Nama staff kemahasiswa an

3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff

4 JABATAN Varchar(50) Null Jabatan staff

6. Nama Tabel : PIMPINAN

Primary Key : ID_PIMPINAN

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data user Pimpinan

Tabel 3.7 Data Pimpinan

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_PIMPINAN Integer Primary Key ID

kemahasiswaan

2 NAMA Varchar(50) Null Nama staff

kemahasiswaan

3 ALAMAT Varchar(50) Null Alamat staff

4 TELEPON Varchar(50) Null Nomor telpon

staff

7. Nama Tabel : SYARAT_EKONOMI

Primary Key : ID_EKONOMI

Foreign Key : -

Tabel 3.8 Data Syarat Ekonomi

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_EKONOMI Integer Primary

Key

ID ekonomi

2 PENGHASILAN1 Decimal(10,2) Null Standart

gaji bawah

3 PENGHASILAN2 Decimal(10,2) Null Standart

gaji atas

4 NILAI Integer Null Nilai per

gaji

8. Nama Tabel : SYARAT_IPK

Primary Key : ID_IPK

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data syarat IPK

Tabel 3.9 Data Syarat IPK

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_IPK Integer Primary

Key ID IPK

2 IPK1 Decimal(10,2) Null Standart IPK

bawah

3 IPK2 Decimal(10,2) Null Standart IPK

atas

4 NILAI Integer Null Nilai per IPK

9. Nama Tabel : SYARAT_SERTIFIKAT

Primary Key : ID_SERTIFIKAT

Foreign Key : -

Tabel 3.10Data Syarat Sertifikat

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_SERTIFIKAT Integer Primary

Key

ID sertifikat

2 JENIS_SERTIFIKAT Varchar(50) Null Jenis

sertifikat

3 NILAI Integer Null Nilai per

sertifikat

10.Nama Tabel : HEADMASTER

Primary Key : HEADMASTER_ID

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data user aplikasi

Tabel 3.11Data Headmaster

No Field Tipe Data Constrai

nt

Keteranga n

1 HEADMASTER_ID Integer Primary

Key ID user

2 HEADMASTER_USER_NAME Varchar(20) Null Username

3 HEADMASTER_PASSWORD Varchar(20) Null Password

4 ROLE Integer Null

User sebagai apa

11.Nama Tabel : EVALUASI

Primary Key : ID_EVALUASI

Foreign Key : ID_TIM, ID_KEMAHASISWAAN, ID_PIMPINAN

Tabel 3.12Tabel Evaluasi

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 ID_EVALUASI Integer Primary

Key ID evaluasi

2 NIM Varchar(50) Null NIM

mahasiswa

3 ACC_KMHS Varchar(1) Null

Status ACC kemahasiswa an

4 ACC_TIM_STIKES Varchar(1) Null Status ACC

Tim STIKES

5 NILAI Integer Null

Poin yang didapat mahasiswa

6 TANGGAL_ACC_KMHS Date Null

Tanggal ACC Kemahasisw aan

7 TANGGAL_ACC_TIM Date Null

Tanggal ACC Tim STIKES

3.3.10 Desain Input/Output A. Desain Input

A.1. Form Beasiswa

Desain Form Beasiswa digunakan mahasiswa untuk mengisi syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi untuk mengambil beasiswa.Dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Form Beasiswa

PERHATIAN! PERHATIAN!

08xxxxxxxxx Sebut saja bunga

Jl.xxx No.xxx Xxxxxxxxx xxxxxxxxx Surabaya xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx NIM Nama Alamat Sertifikat Cari

Surat Penghasilan Orang Tua Cari

IPK 1 IPK 2 IPK 3 Kota

Pendapatan orang tua (AYAH)

Selesai

APAKAH DATA YANG ANDA MASUKKAN BENAR? OK

ANDA TELAH MENGAMBIL SEBANYAK 3X OK

Beasiswa PPA BBM

Pendapatan orang tua (IBU) Pekerjaan orang tua (AYAH) Pekerjaan orang tua (IBU)

Pembayaran Listrik Cari Surat Keterangan Miskin (Jika ada) Cari Fotocopy buku tabungan BRI Cari Fotocopy Kartu Keluarga Cari

Gambar 3.13 Form Beasiswa

A.2. Form Login

Untuk memasuki halaman aplikasi, pengguna dalam hal ini admin harus melewati formlogin untuk memverifikasi siapa yang memasuki aplikasi tersebut.Terdapat 3(tiga) bagian yang bisa masuk, yaitu Kemahasiswaan, Tim STIKES, Pimpinan.Tampilan form login dapat dilihat di Gambar 3.15.

Aplikasi Penerima Beasiswa

Login

Masuk Enter ID Password

Gambar 3.14 Form Login Admin

A.3. Halaman Kemahasiswaan

Bagian Kemahasiswaan dapat memasuki Halaman Awal aplikasi seperti terlihat di Gambar3.16, kemudian mengoperasikan menu Syarat dan Ketentuan untuk memverifikasi dan memberikan penilaian pada sertifikat seperti di Gambar 3.17.diform syarat dan ketentuan pada Gambar 3.18 Kemahasiswaan dapat merubah batas IPK dan penghasilan orangtua jika nantinya terdapat perubahan kebijakan dari DIKTI selaku pemberi beasiswa. Dan menu terakhir adalah form Nama-nama yang disetujui pada Gambar 3.19, form ini hanya muncul jika Tim STIKES dan Pimpinan menyetujui nama-nama yang diajukan.

Halaman Awal

Nama-Nama yang Disetujui Pendaftar Beasiswa

Syarat dan Ketentuan

Keluar

Halaman Pendaftar Beasiswa

Gambar

NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

OK

Kembali Simpan Proses

Gambar 3.16 Halaman Menu Pendaftar Beasiswa

Syarat dan ketentuan

PERHATIAN!

XX,X

X.XXX.XXX Minimal IPK:

Minimal Pendapatan:

Ubah

Kembali

ANDA YAKIN DATA DIUBAH? OK

A.4. Halaman Tim STIKES

Nama-nama yang disetujui

NIM NAMA

Text Text Text

Text Text Text

Publikasikan

Kembali

Gambar 3.18 Halaman ACC Untuk User Tim STIKES dan Pimpinan

Halaman Gambar 3.19 keluar jika nama-nama calon penerima sudah diproses oleh Kemahasiswaan dan Tim STIKES akan mengecek dan menyetujui nama-nama tersebut, setelah itu Pimpinan akan memberikan persetujuannya.

ACC Tim STIKES

NIM NAMA Syarat-Syarat Surat Terlampir Sertifikat

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Text Text Text

Setujui Tolak Keluar

Nama-Nama Tim yang sudah setuju Pimpinan

B. Desain Output

B.1 Laporan Nama yang di setujui

Dalam laporan ini terdapat nama-nama yang telah disetuji oleh Tim STIKES. Nama-nama tersebut nantinya akan disimpan sebagai berkas dan dijadikan pengumuman.

B.2 Nama-nama yang ditolak

Nama-nama yang ditolak akan terlihat di halaman Kemahasiswaan dan dapat dicetak dan dijadikan bahan evaluasi bagi STIKES Dr.Soetomo.

52

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan hasil penerapan dari analisis dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Diharapkan dengan adanya implementasi ini dapat dipahami jalannya suatu Aplikasi Simulasi Rekam Medik Instalasi Rawat Jalan pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA.

Tahap ini merupakan pembuatan perangkat lunak yang disesuaikan dengan rancangan atau desain sistem yang telah dibuat. Sebelumnya pengguna

harus mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan

diimplementasikan baik dari segi perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) komputer.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Agar dapat menjalankan aplikasi Sistem Informasi Pelayanan dan Rekam Medis pada Instalasi Gawat Darurat ini, dibutuhkan perangkat keras (hardware) dengan persyaratan minimal adalah sebagai berikut:

A. Kebutuhan perangkat keras untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk server adalah : 1. Processor Intel Core 2 duo 2,00 GHz,

2. RAM 2 Gigabytes DDR2, 3. 80 Gigabytes Hard disk Drive,

4. Display VGA 128 MB,

5. Monitor, printer, mouse dan keyboard. B. Kebutuhan perangkat lunak untuk server

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk server adalah : 1. Sistem Operasi Windows Server 2008,

2. Dot Net Framework versi 4.0, 3. My SQLyog Ultimate.

C. Kebutuhan perangkat keras untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat keras untuk client adalah : 1. Processor Intel IV 1,7 GHz atau di atasnya,

2. RAM 1 Gigabytes DDR2, 3. 40 Gigabytes Hard disk Drive, 4. Display VGA 128 MB

5. Monitor, printer, mouse dan keyboard. D. Kebutuhan perangkat lunak untuk client

Berikut spesifikasi minimal perangkat lunak untuk client adalah : 1. Sistem Operasi Windows XP,

2. Dot Net Framework versi 4.0.

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah:

1. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional,

3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP

4. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6.

5. Untuk perancangan desain input/output serta dokumentasi menggunakan

Microsoft Office Word 2007.

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem

Pengembangan Aplikasi Simulasi Rekam Medik Instalasi Rawat Jalan pada STIKES YAYASAN RSUD DR. SOETOMO SURABAYA. membutuhkan perangkat lunak yang telah terinstalasi, adapun tahapan-tahapan instalasi dan pengaturan sistem adalah:

1. Install sistem operasi Microsoft Windows XP Professional,

2. Install aplikasi XAMPP, kemudian jalankan aplikasi pengolahan database

MySQL, lalu attach import data halaman .sql,

3. Copy folder aplikasi kedalam folder htdocs

4.1.4 Kebutuhan Implementasi Sistem

Tujuan Pokok dari sistem komputer adalah untuk mengolah data dan menghasilkan informasi.Perangkat keras dan perangkat lunak merupakan elemen-elemen yang mendukung dalam melaksanaan tujuan pokok dari sistem komputer.

Kebutuhan perangkat keras yang direkomendasikan dalam implementasi sistem adalah:

1. Processor Intel Core 2 Duo.

2. Random Acssess Memory (RAM) 2GB.

4. Monitor dengan resolusi 1024x768

5. Keyboard

6. Mouse

7. Printer

Kebutuhan perangkat lunak yang direkomendasikan dalam mendukung implementasi sistem adalah

1. Sistem Operasi (Windows 7)

2. Adobe Dreamweaver CS5.5

3. Xampp

4.1.5 Penjelasan Alur Aplikasi

Implementasi aplikasi dilakukan setelah kebutuhan aplikasi terpenuhi. Penjelasan implementasi Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa Pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya sebagai berikut:

A. Form Beasiswa

Form beasiswa berfungsi sebagai formulir beasiswa yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengisi syarat-syarat dan ketentuan yang dibutuhkan dalam proses pengambilan beasiswa. Jika mahasiswa telah mengambil beasiswa sebanyak 3(tiga) kali maka mahasiswa tidak dapat melanjutkan pengisian formulir.

Gambar 4.1 Tampilan Formulir Beasiswa

B. Form Login Beasiswa Mahasiswa

Di sini mahasiswa yang ingin mendaftar harus login terlebih dahulu sebelum mengisi formulir pendaftaran beasiswa seperti yang terlihat pada Gambar 4.6 di bawah ini.

Gambar 4.2 Tampilan Login Formulir Pendaftaran

C. Halaman Formulir Beasiswa

Setelah mahasiswa login maka mahasiswa diwajibkan untuk mengisi formulir yang disediakan seperti yang terlihat pada Gambar 4.7.

Gambar 4.3 Formulir Beasiswa

Jika Mahasiswa telah mengisi seluruh ketentuan di dalam formulir selanjutnya Mahasiswa harus menyimpan data pengisisan beasiswa tersebut. Data tersebut nantinya akan diterima oleh pihak Kemahasiswaan untuk dicek. Jika telah tersimpan, Mahasiswa hanya dapat melihat formulir yang telah diisi untuk menjaga data ganda. Setelah itu Mahasiswa dapat logout dari pengisian formulir ini.

D. Form Login User Karyawan

Form login berfungsi sebagai verifikasi pengguna yang akan masuk ke dalam aplikasi. Hanya ada 3(tiga) bagian yang dapat menggunakannya, yaitu bagian Kemahasiswaan, Tim STIKES dan Pimpinan. Selain daripada ketiga bagian tersebut tidak dapat masuk kedalam aplikasi.

Gambar 4.4 Tampilan Login Aplikasi

E. Halaman Awal

Di halaman awal ini hanya pihak dengan ID tertentu yang dapat masuk dan tampilan awal akan berbeda di tiap-tiap user, sebab di halaman ini terdapat menu-menu yang dibuat untuk mengatur dan memproses nilai-nilai yang digunakan dalam proses seleksi beasiswa himgga pengaturan user lain yang menggunakan aplikasi ini.

Dalam Gambar 4.9 menunjukkan tampilan dari user Admin yang bertanggungjawab sebagai pihak yang membuka pendaftaran online hingga ketentuan yang harus diikuti oleh Mahasiswa.

Selanjutnya adalah tampilan dari user Kemahasiswaan dalam hal ini sebagai pihak yang memeriksa data-data Mahasiswa yang telah mendaftar beasiswa dan menyimpan data para pendaftar.

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Awal Kemahasiswaan

Pada Gambar 4.11 menunjukkan tampilan dari user Tim yang berperan sebagai garis kedua pemeriksa data-data beasiswa yang telah diperiksa oleh Kemahasiswaan. Jika dalam pemeriksaan ditemukan kekurangan maka data yang salah akan dikembalikan kepada pihak Kemahasiswaan.

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Awal Tim Stikes

Berikutnya adalah tampilan dari user Pimpinan sebagai pemeriksaan

terakhir dan pemberian persetujuan nama-nama yang diseleksi dari

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Awal Pimpinan

F. Syarat dan Ketentuan

Menu syarat dan ketentuan berfungsi untuk menentukan batas atau standar nilai IPK dan jumlah pendapatan orangtua jika sewaktu-waktu DIKTI dalam hal ini sebagai pemberi beasiswa merubah kebijakannya.

Gambar 4.9 Tampilan Menu Syarat dan Ketentuan

G. Pendaftar Beasiswa

Menu ini berfungsi sebagai pemroses seleksi, pihak Kemahasiswaan diwajibkan untuk memberikan penilaian pada sertifikat-sertifikat kemudian

memproses nama-nama calon penerima beasiswa tersebut untuk di cek dan disetujui Tim STIKES dan Pimpinan.

Gambar 4.10 Tampilan Menu Pendaftar Beasiswa

H. Nama-Nama yang Disetujui

Menu ini hanya akan menampilkan nama-nama mahasiswa yang sudah terpilih atau disetujui Tim STIKES. Jika nama-nama yang disetujui telah ada

maka pihak Kemahasiswaan wajib mempublikasikan dan membuat

pengumumannya.

Dan Berikut ini adalah tampilan hasil print-out nama-nama yang disetujui untuk kemudian diumumkan kepada seluruh Mahasiswa.

Gambar 4.12 Tampilan Laporan Yang Disetujui

I. Form Seleksi Tim

Form ini digunakan oleh Tim untuk seleksi nama-nama yang telah diperiksa oleh Kemasiswaan. Nama-nama tersebut jika belum sesuai atau masih terjadi kesalahan dalam pengisisan data maka akan ditandai dan dikembalikan kepada Keamahasiswaan untuk selanjutnya dikembalikan pada Mahasiswa.

J. Form Seleksi Pimpinan

Form ini berfungsi untuk memberikan persetujuan dan cek nama-nama calon penerima beasiswa. Jika Tim Stikes menyetujui maka akan diteruskan kepada Pimpinan untuk diperiksa kembali dan jika telah memenuhi syarat maka Pimpinan akan memberikan persetujuannya.

Gambar 4.14 Halaman ACC User dan Pimpinan

4.2 Evaluasi Sistem

Tahapan evaluasi sistem terbagi menjadi 2 (dua) yaitu, evaluasi hasil uji coba sistem dan analisis uji coba sistem. Evaluasi hasil uji coba sistem dilakukan untuk mengkroscek kembali semua tahapan yang suda dilakukan dan analisis uji coba sistem bertujuan untuk menarik kesimpulan terhadap semua hasil uji coba yang dikerjakan terhadap sistem. Uji coba dilakukan dalam beberapa tahap uji coba (testing) yang telah disiapkan sebelumnya. Proses pengujian menggunakan black box testing di mana aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem

Untuk mendapatkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan maka dilakukan beberapa uji coba. Uji coba meliputi pengujian terhadap fitur dasar aplikasi, uji coba proses diagnosis dan uji coba validasi pengguna terhadap pemakaian aplikasi dengan menggunakan black box testing. Uji coba yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Uji Coba Halaman Login Mahasiswa

Pada uji coba halaman login terdapat proses mengecek username dan password dari mahasiswa yang menggunakan aplikasi Seleksi Penerima Beasiswa Pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Jika nama pengguna dan kata sandi salah maka pengguna akan gagal login, dan menampilkan pesan error. Namun jika nama pengguna dan password benar maka akan masuk ke menu utama.

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Halaman Login

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

01 Mengetahui respon aplikasi setelah proses login berhasil dan data Mahasiswa terisi. Username 10410100344 dan password 123456 Menampilkan halaman pendaftaran beasiswa dan data terisi otomatis. Gambar 4.15 suskses

02 Mengetahui respon aplikasi terhadap data yang tidak valid.

Username 10410100344 dan password 123455a

Pengguna tidak dapat masuk ke dalam aplikasi dan

menampilkan

pesan “username atau password

Salah”.

Gambar 4.16 dan 4.17 suskses

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

aplikasi pada penambahan data sertifikat

4 data sertifikat menjadi 4 suskses

04 Mengetahui respon aplikasi jika IPK tidak memenuhi standar

Masuk aplikasi dengan data mahasiswa IPK kurang dari syarat

Gagal masuk pendaftaran

Gambar 4.19 sukses

05 Mengetahui respon aplikasi jika data pendaftaran tersimpan

Data-data mahasiswa

Muncul

peringatan dan seluruh form hanya dapat dilihat oleh Mahasiswa (disable)

Gambar 4. 20 dan 4.21 suskses

Gambar 4.15 Hasil Uji Coba 01 Halaman Login

Seperti yang terlihat pada Gambar 4.15 merupakan login awal mahasiswa untuk mengisi form beasiswa. Mahasiswa harus memasukkan NIM dan passwordnya baru setelah itu dapat mengisi formulir seperti yang terlihat pada Gambar 4.16. Data-data seperti NIM, nama, alamat bahkan identitas orangtua akan terisi dengan otomatis karena sudah terhubung dengan database Mahasiswa.

Gambar 4.16 Hasil Uji Coba 01 Login Sukses

Jika Mahasiswa salah dalam mengisi NIM atau password maka Mahasiswa tidak dapat masuk dan seperti yang terihat pada Gambar uji coba 4.17.

Gambar 4.17 Hasil Uji Coba 02 Login Gagal

Dalam uji coba 03 dilakukan untuk mengetahui apakah penambahan sertifikat bisa dilakukan lebih dari 2(dua) kali. Setelah uji coba dengan menambahkan 2(dua) sertifikat lagi maka didapati bahwa fungsi tambah data dalam aplikasi ini dapat berjalan.

Gambar 4.18 Hasil Uji Coba 03

Gambar 4.19 Hasil Uji Coba 04 Login Gagal

Dalam pengujian 04 dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat mencegah Mahasiswa dengan IPK kurang dari standar dapat masuk atau tidak. Dari Gambar 4.19 dapat terlihat bahwa Mahasiswa dengan IPK kurang dari syarat tidak dapat masuk pendaftaran. Jadi, aplikasi dapat membantu memudahkan seleksi untuk penerima beasiswa.

Gambar 4.20 Hasil Uji Coba 05 Peringatan Bagi Mahasiswa

Dalam uji coba 04 dilakukan untuk mengetahui apakah setelah menyimpan data formulir semua fungsi dalam aplikasi menjadi tidak aktif atau disable. Maka dari itu sebelum menyimpan diberikan peringatan agar Mahasiswa kembali memeriksa ulang formulir tersebut seperti terlihat pada Gambar 4.20 di atas. Jika Mahasiswa telah yakin maka seperti terlihat pada Gambar 4.21 semua fungsi menjadi tidak aktif, tidak seperti Gambar 4.16 yang fungsi-fungsinya aktif.

b. Uji Coba Halaman Login Karyawan

Pada uji coba halaman login terdapat proses mengecek username dan password dari karyawan yang menggunakan aplikasi Seleksi Penerima Beasiswa Pada STIKES Yayasan RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Jika nama pengguna dan kata sandi salah maka pengguna akan gagal login, dan menampilkan pesan error. Namun jika nama pengguna dan password benar maka akan masuk ke menu utama.

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Halaman Login Karyawan

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

06 Mengetahui respon aplikasi setelah proses login berhasil.

Username

“admin”

dan password

“admin”

Masuk kedalam halaman admin

Gambar 4.23 suskses

07 Mengetahui respon aplikasi terhadap data yang tidak valid.

Username

“admin”

dan password

“123ab”

Pengguna tidak dapat masuk ke dalam aplikasi dan menampilkan

pesan “username atau password

Salah”.

Gambar 4.24 suskses

Gambar 4.23 Hasil Uji Coba 06 Login Admin Sukses

Uji coba yang dilakukan ini dilakukan untuk mengetahui apakah user dapat masuk atau diperingati jika salah memasukkan ID dan password. Seperti terlihat pada gambar 4.22 user dapat masuk kedalam halaman awal jika ID dan password benar tetapi jika salah maka akan diberikan peringatan seperti terlihat pada Gambar 4.23.

c. Data Syarat Dan Ketentuan

Pada form data syarat dan ketentuan digunakan untuk mengelola data-data IPK dan pendapatan orang tua yang dimiliki. Pada form ini dapat melihat, menambah, mengubah, dan menghapus data syarat dan ketentuan.

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Halaman Data Syarat Dan Ketentuan

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

08 Mengetahui respon aplikasi dalam melakukan proses penetapan syarat serta ketentuan nilai IPK

Mengisi data nilai IPK

Data berubah dan data masuk ke dalam database.

Gambar 4.25 suskses

09 Mengetahui respon aplikasi saat membuat periode pendaftaran

Mengisi data tanggal dan semester ganjil atau genap

Menampilkan pesan data

tersimpan dan data masuk ke dalam database.

Gambar 4.26 suskses

Uji coba 08 dilakukan untuk mengetahui apakah syarat dapat diubah. Dalam uji coba yang dilakukan didapati bahwa syarat-syarat dapat diubah melalui form syarat dan ketentuan pada Gambar 4.25

Gambar 4.25 Hasil Uji Coba 08 Form Syarat Dan Ketentuan

Pada uji coba 09 dilakukan perubahan periode yang digunakan untuk membuka pendaftaran beasiswa dapat dilakukan atau tidak. Pada Gambar 4.26

didapati fungsi-fungsi periode dapat berjalan dan dapat membuka pendaftaran beasiswa sesuai dengan tanggal yang dipilih.

Gambar 4.26 Hasil Uji Coba 09 Periode Pendaftaran

d. Data Pendaftar Beasiswa

Pada form data pendaftar beasiswa digunakan untuk melakukan proses hapus. Pada form ini dapat melihat dan melakukan proses hapus calon penerima beasiswa prestasi dan calon penerima beasiswa ekonomi.

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pendaftaran

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

10 Mengetahui respon aplikasi dalam cek dan melakukan proses menghapus data Data mahasiswa calon penerima beasiswa prestasi Menampilkan nama mahasiswa calon penerima beasiswa prestasi Gambar 4.27 dan 4.28 suskses

11 Mengetahui respon aplikasi dalam proses revisi data Data mahasiswa calon penerima beasiswa Menampilkan form pemberitahuan melalui e-mail Gambar 4.29 dan 4.30 suskses

Dalam uji coba 10 dilakukan untuk mengetahu apakah data pendaftar dapat dihapus. Didapati ternyata fungsi hapus dapat berjalan dan menghapus data

Mahasiswa. Fungsi tersebut terdapat di sebelah kanan data pendaftar atau data mahasiswa seperti terlihat pada Gambar 4.27.

Gambar 4.27 Hasil Uji Coba 09 Form Pendaftaran

Pihak Kemahasiswaan dapat memeriksa detail dari data mahasiswa yang

masuk dengan menekan tombol kotak disebelah tanda hapus atau “X”. Detail dari

data tersebut akan muncul dan dapat diperiksa.

Gambar 4.28 Hasil Uji Coba 09 Detail Data Mahasiswa

Uji coba 11 dilakukan untuk mengetahui apakah jika terjadi kesalahan upload data pada Mahasiswa maka pihak Kemahasiswaan dapat mengirimkan

kembali data tersebut untuk diperbaiki. Pada gambar 4.29 Kemahasiswaan akan menandai mana data yang harus di-upload ulang.

Gambar 4.29 Hasil Uji Coba 11 Cek Data Mahasiswa

Setelah itu Kemahasiswaan harus menekan tombol save yang digunakan untuk menyimpan data dan mengirim data tersebut kepada Mahasiswa. Maka seperti terlihat pada Gambar 4.28 akan keluar pop-up untuk Kemahasiswaan mengisi pesan kepada Mahasiswa dan mengirimkannya melalui e-mail.

Gambar 4.30 Hasil Uji Coba 11 E-mail Pemberitahuan kepada Mahasiswa

e. Form Seleksi Tim

Form ini digunakan oleh Tim untuk seleksi nama-nama yang telah diperiksa oleh Kemasiswaan. Nama-nama tersebut jika belum sesuai atau masih terjadi

kesalahan dalam pengisisan data maka akan ditandai dan dikembalikan kepada Kemahasiswaan untuk selanjutnya dikembalikan pada Mahasiswa. Form ini dapat melihat dan melakukan proses seleksi yang dilakukan oleh tim terhadap calon penerima beasiswa prestasi dan calon penerima beasiswa ekonomi.

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Seleksi Tim

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil

12 Mengetahui respon aplikasi dalam

melakukan seleksi dan cek detail Mahasiswa

Data mahasiswa calon penerima beasiswa prestasi dan ekonomi

Menampilkan hasil nama mahasiswa hasil seleksi calon penerima beasiswa prestasi dan

ekonomi

Gambar 4.31 suskses

kesalahan dalam pengisisan data maka akan ditandai dan dikembalikan kepada Kemahasiswaan untuk selanjutnya dikembalikan pada Mahasiswa. Form ini dapat melihat dan melakukan proses seleksi yang dilakukan oleh tim terhadap calon penerima beasiswa prestasi dan calon penerima beasiswa ekonomi.

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Seleksi Tim

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil 12 Mengetahui respon

aplikasi dalam

melakukan seleksi dan cek detail Mahasiswa

Data mahasiswa calon penerima beasiswa prestasi dan ekonomi Menampilkan hasil nama mahasiswa hasil seleksi calon penerima beasiswa prestasi dan ekonomi Gambar 4.31 suskses

Pada uji coba 12 dilakukan apakah data-data yang menurut Tim belum sesuai dapat dikirimkan kembali kepada Kemahasiswaan. Fungsi-fungsi seperti check pada aplikasi pada Gambar 4.31 untuk memilih data yang akan dikembalikan dapat berjalan dan kirim ke kemahasiswaan untuk mengembalikan data juga dapat berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu data-data tersebut dapat diperiksa dengan melihat detail data dengan menekan tombol hijau disebelah kiri NIM. Tombol ini juga akan keluar di form Pimpinan dengan fungsi yang sama untuk memeriksa data-data Mahasiswa yang telah masuk atau disetujui.

Gambar 4.31 Hasil Uji Coba 12 Seleksi Pendaftar oleh Tim

f. Form Nama-Nama Yang Disetujui

Menu ini hanya akan menampilkan nama-nama mahasiswa yang sudah terpilih atau disetujui Tim STIKES. Jika nama-nama yang disetujui telah ada maka pihak Kemahasiswaan wajib mempublikasikan dan membuat pengumumannya.

Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Hasil Persetujuan

No. Tujuan Masukan Keluaran

Diharapkan Hasil 13 Mengetahui respon

aplikasi dalam melakukan proses rekap Data mahasiswa calon penerima beasiswa prestasi dan ekonomi Menampilkan hasil berupa nama mahasiswa hasil seleksi calon penerima beasiswa prestasi dan ekonomi Gambar 4.32 dan 4.33 suskses

Gambar 4.32 Form Hasil Persetujuan Pimpinan di Kemahasiswaan

Pada uji coba 12 dilakukan untuk melihat apakah data yang disetujui Pimpinan dapat disimpan dan dibuat pengumumannya. Dari uji coba didapati fungsi aplikasi untuk print dapat dilakukan seperti terlihat hasilnya pada Gambar 4.33.

Gambar 4.33 Hasil Uji Coba 12 Hasil Print Pendaftar 4.2.2 Pembahasan Hasil Uji Coba

Analisis hasil uji coba terdiri dari analisis hasil uji coba untuk fitur dasar sistem dan analisis hasil uji coba untuk proses penentuan penerima beasiswa: 1. Analisis Hasil Uji coba Fitur Dasar Sistem

Analisis hasil uji coba dari keseluruhan uji coba yang dilakukan akan menentukan kelayakan dari fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah dibuat. Fitur-fitur dasar sistem disebut layak apabila output yang diberikan oleh sistem sesuai dengan output yang diharapkan. Berdasarkan hasil uji coba dari No.1 sampai dengan No.13 dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan tidak terdapat error. Fungsi-fungsi tambah data, simpan, hapus, dan pengembalian data berjalan sebagaimana yang diharapkan. 2. Analisis Hasil Uji Coba Proses Penentuan Penerima Beasiswa

Analisis hasil uji coba status dilakukan untuk menguji kinerja sistem dalam menentukan kelayakan aplikasi berdasarkan desain yang telah ditetapkan.

Sebuah proses dapat dinilai layak apabila keseluruhan hasil uji coba sesuai dengan output yang diharapkan. Berdasarkan hasil ujicoba No.9 sampai dengan No.12 yang sudah dilakukan, output proses penentuan beasiswa sudah sesuai dengan yang diharapkan, bahwa tiap-tiap bagian dapat memeriksa hasil seleksi bagian sebelumnya dan hasil tersebut dapat di cetak untuk dibuat pengumumannya.

80 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba, kesimpulan yang dapat diambil adalah:

1. Aplikasi dapat mengintegrasikan data-data Mahasiswa yang diperlukan sebagai data pendaftar beasiswa.

2. Aplikasi dapat membantu tiap-tiap bagian dalam pengecekan berkas pendaftar dan menjaga keamanan berkas yang telah diunggah.

3. Aplikasi dapat membantu bagian kemahasiswaan dalam melakukan pekerjaan penilaian dan seleksi penerima beasiswa.

5.2 Saran

Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, saran yang dapat diberikan untuk pengembangan Aplikasi Workflow Seleksi Penerima Beasiswa Pada STIKES Yayasan Dr.Soetomo Surabaya Berbasis Web ini dapat dikembangkan dengan menambahkan beberapa bagian, salah satunya histori pengambilan beasiswa sebagai laporan informasi siapa dan semester berapa mahasiswa mengambil beasiswa tersebut.