JurnalAdministrasiBisnis JAB|Vol. 9 No. 2 April 2014| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
10
2 The implementation of raw material
inventory procedure in supporting the effectiveness of internal control is good.
Because of PG Ngadiredjo Kras – Kediri
has implemented the characteristics of effective internal control that is stated by
Mulyadi 2001:164. PG Ngadiredjo has applied
organizational structure
that separates the functional responsibilities
explicitly, authorization
system that
provides sufficient protection on wealth, debt, revenue, and cost, a healthy practice
in conducting the duties and functions of each unit in the organization, and quality
and ability of employee is appropriate with the responsibility. But there are some lacks
that is found by researcher such as there is overlapping job that is conducted by some
functionary in felling and shipping division and receiving post, the documents such as:
PEWLS, CS, FS, ILFS, and PCE should be authorized
by manager
of related
department to
assure the
reliable document,
and CASM
should be
authorized by chairman of KPTR.
B. Recommendation
1 PG Ngadiredjo must separate some
functionaries who are placed in felling and shipping division with receiving post
because it will create an inaccurate data. Thus the researcher suggests putting some
functionary
from quality
control department in receiving post.
2 Some of documents require to be
authorized by
manager of
related department that conduct certain activity.
Those documents are: a
Picture of Effective Wide and Location Sketch
should be
authorized by
Manager of
Quality Control
Department. b
Check Sheet, Felling Schedule, Instruction Letter of Felling and
Shipping, and
Planning of
Cost Estimation should be authorized by
c Contract Agreement of Sugarcane
Milling should be authorized by chairman of KPTR.
BIBLIOGRAPHY Boundless. 2013. Accounting. United States:
Boundless. Committee of Sponsoring Organizations of the
Tread way Commission COSO. 2011. “Internal Control-Integrated Framework”,
accessed in 20th October 2013 in http:www.coso.orgdocumentscoso_fram
ework_body_v6.pdf
Fess, Philip E., C. Rollin Niswonger. 1980. Accounting
Principles. 13th
Edition. United States: South Western Publishing
Co. Horngren, Charles T., Walter T. Harrison. 1992.
Accounting. Second Edition. United States: Prentice Hall.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
News.detik.com. 2012. Pabrik Gula Ngadiredjo Catat Rendemen Tertinggi di Lingkungan
BUMN. Accessed in 23rd September 2013 from
http:news.detik.comsurabayaread2012 100913383220582261066pabrik-gula-
ngadirejo-catat-rendemen-tertinggi-di- lingkungan-bumn
Rich, Jay S., Jefferson P. Jones., Dan L. Heitger., Maryanne M. Mowen., Don R. Hansen.
2010. Cornerstones of Financing Managerial Accounting. United States:
Cengage learning.
Reeve, James M., Carl S. Warren., Jonathan E. Duchac.,
Novrys Suhardianto.,
Devi Sulistyo Kalanjati., Amir Abadi Jusuf.,
Chaerul D. Djakman. 2012. Principles of Accounting. 2nd Edition Volume 1.
Singapore: Salemba Empat and Cengage Learning Asia Pte. Ltd.
Trenery, Allan. 1999. Principles of Internal Control. Sydney: UNSW Press.
Warren, Carl S., Philip E. Fess, and James M. Reeve. 1996. Accounting. 18th Edition.
Cincinnati, Ohio: South Western College Publishing
JurnalAdministrasiBisnis JAB|Vol. 9 No. 2 April 2014| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
11
DALAM MENDUKUNG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL
STUDI PADA PG NGADIREDJO KRAS – KEDIRI
Nanik Sunarni Kertahadi
Devi Farah Azizah
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
Malang Email: naniksunaryoyahoo.co.id
Abstrak
Prosedur persediaan bahan baku sangat penting untuk mempertahankan keakuratan dan jumlah bahan baku yang tepat untuk kegiatan operasi perusahaan. Pengendalian internal terhadap prosedur
persediaan bahan baku dilaksanakan untuk memastikan bahwa perusahaan mempunyai sumber daya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan konsumen tanpa memiliki terlalu banyak barang. Perhitungan fisik
persediaan bahan baku pada umumnya dilaksanakan sebelum mengeluarkan neraca. Rumusan masalah pada penelitian ini adalah: bagaimana penerapan prosedur persediaan bahan baku yang sudah diterapkan
oleh PG Ngadiredjo dan bagaimana penerapan prosedur persediaan bahan baku dalam mendukung efektivitas pengendalian internal di PG Ngadiredjo. Jenis penelitian ini adalah penelitan deskriptif dengan
pendekatan studi kasus. Hasil dari penelitian ini adalah penerapan prosedur persediaan bahan baku dalam mendulung efektivitas pengendalian internal adalah baik. Tetapi ada beberapa kekurangan yang harus
dibenahi seperti: gambar luas efektif dan denah lokasi seharusnya ditandatangani oleh manajer departemen quality control, check sheet, jadwal tebang, surat perintah tebang angkut, rencana anggaran biaya
seharusnya ditandatangani oleh manajer departemen tanaman, kontrak perjanjian penggilingan tebu ditandatangani oleh ketua KPTR untuk menjamin dokumen yang dapat dipercaya dan menempatkan petugas
dari departemen quality control untuk ditempatkan di pos penerimaan. Kata Kunci: Keakuratan, jumlah tepat, sumber daya cukup, kebutuhan konsumen, perhitungan fisik
PENDAHULUAN
Persediaan bahan baku sangat penting untuk proses produksi yang merupakan salah satu
kunci keberhasilan dalam operasi bisnis dan dapat ditentukan oleh jumlah sumber daya alam yang
perusahaan sediakan didalam siklus bisnis. Persediaan bahan baku adalah jumlah barang-
barang bisnis yang ada di tangan pada waktu tertentu. Dalam produksi, jumlah persediaan
bahan baku harus disediakan untuk memastikan proses produksi tepat waktu sehingga itu dapat
memuaskan permintaan pasar.
Pelaksanaan prosedur persediaan bahan baku didalam sebuah perusahaan sangat penting
karena persediaan bahan baku sebagai sebuah barang-barang perusahaan yang ada ditangan,
yang sering disebut sebagai harta lancar yang penting. Pelaksanaan persediaan bahan baku
sangatlah
penting untuk
mempertahankan keakuratan, jumlah yang tepat untuk kegiatan
operasi perusahaan jadi itu diperlukan sebuah pengendalian internal dengan pemisahan fungsi-
fungsi yang terkait dalam melaksanakan kegiatan- kegiatan selama prosedur persediaan bahan baku
yangmana itu dapat direkam dengan menciptakan dokumen. Prosedur persediaan bahan baku
seharusnya dilaksanakan oleh beberapa fungsi- fungsi yang terkait. Fungsi-fungsi itu harus berdiri
sendiri sehingga tidak ada tumpang tindih dan menghindari kecurangan.
Sebuah pengendalian internal terhadap prosedur persediaan bahan baku dilaksanakan
untuk memastikan bahwa perusahaan mempunyai sunber daya yang cukup untuk memenuhi
kebutuhan konsumen tanpa memiliki barang- barang yag terlalu banyak. Perusahaan seharusnya
menyimpan persediaan bahan baku dalam gudang yang luas dan aman sehingga persediaan bahan
baku tidak hilang atau rusak. Proses ini dipengaruhi oleh struktur perusahaan, karyawan,
JurnalAdministrasiBisnis JAB|Vol. 9 No. 2 April 2014| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
12
2013:236, perhitungan fisik persediaan yang detail adalah cara untuk memastikan bahwa sistem
manajemen persediaan bahan baku sudah akurat dan sebuah pengecekan untuk menghubungkan
barang-barang perusahaan tidak hilang atau dicuri. Sebuah perhitungan fisik persediaan bahan baku
perusahaan pada umumnya dilaksakan sebelum membuat neraca perusahaan.
PG Ngadiredjo merupakan salah satu unit usaha dari PT Perkebunan Nusantara X Persero
di jawa timur yang bergerak dibidang usaha untuk mengelola bahan baku tebu menjadi produksi
utama gula pasir. Lokasi PG Ngadiredjo di desa Jambean Kras
– Kediri. Sebagai salah satu pabrik gula di Indonesia, PG Ngadiredjo didirikan pada
tahun 1912 oleh perusahaan swasta Belanda yaitu NV HVA Handels Verniging Amsterdam.
Ketika musim giling, PG Ngadiredjo memerlukan banyak tebu unruk melaksanakan proses produksi
sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan pasar. Menurut detiknews.com 2012, PG
Ngadiredjo dapat mencapai 63.325 ton gula dengan jumlah tebu yang digunakan 751.527 ton
per 15 September 2012. Perusahaan memerlukan banyak tebu sebagai persediaan bahan baku untuk
melaksanakan produksi selama musim giling dan akhirnya itu membawa PG Ngadiredjo pada tahun
2012 sebagai rendemen kadar gula yang paling tinggi dengan mencapai 8,69 persen di sektor
BUMN.
Perusahaan melaksanakan prosedur yang ketat dalam menyediakan persediaan bahan baku
sehingga bahan baku yang diterima oleh perusahaan memiliki kualitas yang bagus dalam
menghasilkan kualitas yang bagus untuk gula. Prosedur yang sudah dilaksanakan oleh PG
Ngadiredjo sangat ketat, karena semua prosedur dalam penyediaan bahan baku sudah dirancang
dengan baik yang terdiri dari beberapa dokumen yang digunakan sudah merekam semua kegiatan
yang
sudah dilaksanakan selama prosedur
persediaan bahan baku dan fungsi-fungsi terkait yang sudah melaksanakan tanggungjawab masing-
masing dengan baik. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari karyawan di PG Ngadiredjo, jumlah
standar tebu yang seharusnya disediakan oleh perusahaan
selama musim
giling adalah
10.000.000 kuintal.
Tetapi berdasarkan
detiknews.com 2012,
PG Ngadiredjo
menggunakan 751.527 ton pada tahun 2012. Dengan demikian, ada selisih yang tidak dapat
dicapai diantara jumlah yang ditentukan dan jumlah yang sebenarnya yang digunakan.
Pengertian Sistem Akuntansi
Warren, Fess, and Reeve 1996:163 menyatakan bahwa sistem akuntansi adalah
metode dan prosedur untuk merekam dan melaporkan informasi keuangan. Sistem akuntansi
mencerminkan struktur organisasi dan kebutuhan informasi untuk setiap individu dalam bisnis,
sebagai individu atau otoritas dan tanggung jawab dalam sebuah perubahan bisnis, sistem akuntansi
harus
menyesuaikan dan
berubah. Sistem
akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun
untuk mengidentifikasi,
merakit, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan
melaporkan transaksi-transaksi
dan untuk
mempertahankan pertanggungjawaban terhadap harta-harta dan kewajiban yang terkait. Sistem
akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan,
mengklasifikasikan, menyimpulkan, dan melaporkan sebuah keuangan
bisnis dan informasi operasi Reeve et al, 2012:230. Sistem akuntansi dapat didefinisikan
dalam beberapa cara Trenery, 1999:29: a sebagai sistem dan prosedur yang digunakan
untuk mengumpulkan laporan akuntansi tahunan, b sebagai kumpulan data untuk disimpulkan ke
manajemen dan laporan lainnya untuk yang digunakan untuk mengawasi kegiatan keuangan
bisnis, dan c sebagai pencatatan dan pelaporan informasi keuangan tentang kegiatan-kegiatan
bisnis kepada pemegang saham. B.
Komponen Sistem Akuntansi
Fess dan
Niswonger 1980:335
menyatakan bahwa komponen dasar sistem akuntansi adalah formulir, catatan, prosedur, dan
metode pengumpulan data untuk mendapatkan berbagai
laporang yang
diperlukan oleh
perusahaan. Formulir seperti faktur penjualan, voucher, cek bank adalah media yang digunakan
dalam pencatatan transaksi. Catatan termasuk buku besar, jurnal, register, dan media lainnya
untuk mengumpulkan data. Mulyadi 2001:3 menyatakan bahwa komponen utama sistem
akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta
laporan. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi
yang terjadi di dalam perusahaan dalam bentuk secarik kertas.
C.
Sistem Akuntansi Persediaan
Mulyadi 2001:553 menyatakan bahwa sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk
mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang
JurnalAdministrasiBisnis JAB|Vol. 9 No. 2 April 2014| administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
13
Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku
Mulyadi 2001:554 menyatakan bahwa sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk
mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Salah satu jenis persediaan
adalah persediaan bahan baku. Ada lime transaksi yang mempengaruhi persediaan bahan baku
seperti pembelian, retur pembelian, pemakaian barang gudang, pengembalian barang gudang, dan
perhitungan
fisik persediaan.
Bedasarkan penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa
prosedur persediaan bahan baku bertujuan untuk mencatat mutasi persediaan bahan baku yang
dibeli, dikembalikan ke pemasok, penggunaan dan pengembalian barang gudang, dan perhitungan
fisik persediaan. E.
Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Committee
of Sponsoring
Organizations COSO of the Tread way Commission 2011:1, pengendalian internal
adalah sebuah proses, dipengaruhi oleh dewan direksi,
manajemen, dan
petugas lainnya,
dirancang untuk memberikan jaminan yang layak menurut pencapaian tujuan sebagai berikut: a
efektivitas dan efisiensi operasi, b keandalan laporan
keuangan, c
kesesuaian dengan
peraturan hukum yang berlaku. Reeve et al 2012:392 menyatakan bahwa pengendalian
internal didefinisikan sebagai prosedur dan proses yang
digunakan oleh
perusahaan untuk
mengamankan harta-harta perusahaan, memproses informasi
dengan akurat, dan
memastikan kesesuaian dengan peraturan dan hukum yang
berlaku. Pengendalian
internal membantu
mengarahkah bisnis perusahaan dan mencegah kehilangan dan pencurian.
F. Unsur-Unsur Pengendalian Internal
