3.3 Data kerja Praktek
3.3.1 Uraian
Dalam melakukan kerja praktek di PT. Daya Kemindo Perkasa, penulis bertugas membuat sebuah dokumentasi berupa manual book
program aplikasi inventory yang berfungsi membantu para pegawai dalam menggunakan aplikasi inventory.
Dengan hadirnya program aplikasi inventory di PT. Daya Kemindo Perkasa para pegawai pada staf bagian pengolahan data barang diharuskan
menguasai dalam penggunaan aplikasi tersebut, dimana saat ini tidak terdapat sebuah dokumentasi yang mendasari kebutuhan para pegawai
dalam menggunakan progam aplikasi inventory, maka dengan ini penulis membuat sebuah dokumentasi berbentuk manual book dari program
aplikasi inventory.
3.3.2 Analisis
3.3.2.1 Sistem Yang sedang Berjalan
Ada dua prosedur yang dilakukan oleh para pegawai untuk mengelola data barang, yaitu prosedur penerimaan barang,
pengiriman barang dan pengolahan data barang, berikut adalah penjelasannya :
1. Prosedur penerimaan barang Proses peneriman bahan baku baru dilakukan secara
langsung oleh pegawai bagian operator lapangan dengan
mengumpulkan dan mencatat data barang yang datang di form penerimaan bahan baku baru. Adapun prosedur penerimaan
barang adalah : a. Pegawai operator lapangan mengumpulkan data barang,
dan memeriksa apakah barang yang datang sesuai dengan yang di pesan,jika tidak sesuai dengan yang di pesan maka
barang tidak bisa diterima.
b. Jika barang tersebut sesuai dengan yang di pesan maka pegawai mencatat semua data barang yang diterima dari
pengirim barang dalam formulir penerimaan bahan baku
baru.
Formulir penerimaan bahan baku baru berisi : 1. Date : waktu terima barang yang di pesan.
2. No PO : nomor Purchasing order,atau nomor dari pemesanan barang.
3. Nama barang : nama dari barang yang diterima atau dipesan.
4. QTY : jumlah barang yang di pesan. 5. Harga : harga Barang yang di pesan.
6. Jumlah : Jumlah total harga barang yang di pesan. 7. Suplier : nama suplier dari barang yang di pesan.
8. Penerima : nama pegawai yang menerima barang
Form penerimaan bahan baku baru di berikan kepada
staf bagian pengolahan data barang untuk di masukkan
kedalam database data barang.
A lu r p ro s e s P e n e rim a a n B a ra n g
K e p a la P ro d u k s i K a ry a w a n
D is trib u to r
y a tid a k
tid a k
y a D a ta B a ra n g
P e n g e c e k a n
D a ta B a ra n g
p e n g e c e k a n
S im p a n d a ta b a ra n g
S e s u a i
S e s u a i D a ta B a ra n g
D a ta b a s e D a ta b a ra n g
P e n c e ta k a n L a p o ra n D a ta
B a ra n L a p o ra n D a ta
B a ra n
Flow Map penerimaan barang
Penggambaran prosuder dari sistem yang berjalan dapat dilihat pada diagram Flow Map berikut :
Gambar 3.1 Flow Map Penerimaan Barang
2. Prosedur Pengiriman Barang Pegawai mengambil data barang hasil produksi dari
database aplikasi inventory, sebelum pengiriman barang dilakukan terlebih dahulu pengecekan jumlah dan barang yang
akan di kirim kepada konsumen. Setelah data sesuai maka barang akan langsung dikirim kepada komsumen.
Alur Proses pengiriman barang
konsumen Staf bagian pengiriman
pengecekan
valid tidak
Kirim barang
ya Tanda
terima
Bukti terima barang
Bukti terima barang
Data barang
Bukti terima barang
Data barang Bukti terima
barang Data barang
Bukti terima barang
Berikut ini adalah Flow Map dari pengiriman barang :
Gambar 3.2 Flow Map Pengiriman Barang
3.3.2.2 Karakteristik Pengguna
Secara umum Aplikasi Inventory ini mempunyai dua kategori pengguna yang dapat dibedakan berdasarkan hak akses dari penggunaan
sistem yaitu user dan administrator. User adalah pegawai mengelola data barang, sedangkan administrator adalah pegawai di bidang IT yang
bertugas mengelola Aplikasi Inventory. Karakteristik pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.1
Tabel 3.1. Karakteristik Pengguna
Pengguna Hak Akses
Tingkat Pendidikan
Tingkat Keterampilan
Pengalaman Jenis Pelatihan
User Melakukan kegiatan
penerimaan barang Minimal
SMA dan Sederajat
Bisa dan paham bagaimana
mengoperasikan komputer.
Pelatihan user
Cara mengelola
data barang
Administrator Mengelola aplikasi
inventory Kelola data barang
Minimal S1
Ahli dalam
pemrograman, jaringan
dan maintenance
Pelatihan administrator
Cara mengelola
dan maintenance aplikasi inventory
3.3.2.3 Analisis Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan oleh sistem yang sedang berjalan di PT DAYA KEMINDO PERKASA, yaitu:
1. Processor Dual Core 1.60GHz 2. DDR II 1Gb5300 kingston
3. HDD 120 gb Seagate sata 4. DVD ASUS light scribe
5. LCD Samsung 6. Keyboard+ Mouse Optik
3.3.2.4 Analisis Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan adalah : 1. Delphi 6
2. MySQL 5.1 sebagai DBMS Database Management System
3.3.3 Deskripsi Perangkat Lunak
3.3.3.1 Perspektif Produk
Produk yang di buat merupakan dokumen atau panduan bagi pengguna untuk menggunakan aplikasi inventory yang ada di PT. Daya
Kemindo Perkasa.
3.3.3.2 Fungsi Produk
Fungsi dari dokumen ini adalah membantu pengguna untuk mempelajari dan menggunakan aplikasi inventory, dan sebagai panduan
penggunaan aplikasi inventory bagi pengguna baru, juga untuk dokumen perusahaan.
3.3.3.3 Entity Relationship Diagram
Diagram hubungan entitas ERD yang telah digunakan dalam aplikasi inventory ini menggambarkan sistem yang terdiri dari hubungan
antar entitas yang sedang berjalan.
Berikut ini adalah gambar dari ERD Aplikasi inventory :
Gambar 3.3 ERD aplikasi inventory yang Sedang Berjalan
3.3.4 Diagram konteks
Diagram konteks
adalah model
sistem fundamental
yang merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan
data output yang ditunjukan dengan anak panah masuk dan keluar secara berurutan.
Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.5 Data Flow diagram
Berdasarkan diagram konteks pada aplikasi inventory di atas, maka model proses dapat diturunkan lagi ke dalam Data Flow Diagram DFD yang
menggambarkan bagaimana sistem berjalan secara lebih rinci.
Aplikasi Inventory User
Administrator Data Login User
Data Login Administrator
Info Login Useri Gagal Info Login Administrator gagal
Data Pengiriman Barang
Info Penerimaan Barang Berhasil Data Penerimaan Barang
Info Pengiriman Barang Berhasil Data penerimaan
Info Pengiriman Berhasil Data pengiriman
Info Pengembalian Data Barang
Infio Barang
3.3.5.1 DFD Level 1
Aliran data pada level 1 adalah sebagai berikut:
Gambar 3.5 DFD Level 1
3.3.5.2 DFD Level 2 Proses 2 Pengolahan Barang
Aliran data pada level 2 proses 2 adalah sebagai berikut:
Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2
3.3.5.3 DFD Level 2 Proses 3 Penerimaan
Aliran data pada level 2 proses 3 adalah sebagai berikut:
+
, +
+
, ,
, +
+
+ +
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 3
3.3.5.4 DFD Level 2 Proses 4 Pengiriman
Aliran data pada level 2 proses 4 adalah sebagai berikut:
+
, +
+
, ,
, ,
+ +
+
+
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 4
3.3.5.5 Spesifikasi Proses
Untuk menjelaskan lebih lanjut tentang proses-proses yang ada di dalam Data Flow Diagram DFD data dibuatlah spesifikasi proses.
Adapun spesifikasi proses untuk diagram alir data sistem informasi kualitas air adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Spesifikasi Proses Login
Identifikasi Nomor
1.0
Nama
Proses Login
Tujuan Melakukan proses login atau autentifikasi untuk dapat mengakses halaman sesuai
dengan levelnya
Deskripsi Administrator atau user memasukkan NIP untuk dapat mengakses suatu halaman
sesuai dengan levelnya
Kondisi akhir Menampilkan halaman administrator menampilkan halaman user
Nomor
2.0
Nama Proses pengelolaan barang
Tujuan megelola data barang yang ada di dalam aplikasi inventory.
Deskripsi Administrator mengelola data barang dan mengkonfirmasi
Kondisi akhir
Menampilkan halaman barang yang telah dikelola oleh administrator.
Identifikasi Nomor
3.0
Nama
Proses Proses penerimaan
Tujuan
User dapat melakukan penerimaan barang setelah melalui proses login, dimana user dapat menerima data barang.
Deskripsi
User dapat melakukan masukan data
Kondisi akhir Menampilkan halaman menu penerimaan barang Nomor
4.0
Nama Proses pengiriman
Tujuan
Mengecek data barang yang akan dikirimkan dan meng konfirmasi pengiriman
Deskripsi User mengecek data barang dan mengkonfirmasi
Kondisi akhir Menampilkan halaman menu pengiriman barang
3.3.5.6 Kamus Data
Kamus data merupakan deskripsi mengenai seluruh elemen data yang ada di dalam diagram alir data. Kamus data untuk Aplikasi Inventory
sebagai berikut: Tabel 3.2 Kamus data pada DFD Aplikasi inventory :
Nama Data Login Admin
Where Used How Used Kepala Bagian Program PT. DKP
Deskripsi Berisi data administrator PT. DKP yang akan menggunakan aplikasi
inventory .
Struktur Data Username
+Password Nama Pengguna
Kata Kunci [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Login User
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data user PT. DKP yang akan menggunakan aplikasi inventory. Struktur Data
Username+Password Nama Pengguna
Kata Kunci [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Pengelolaan Barang
Where Used How Used Kepala Bagian Program PT. DKP
Deskripsi Berisi data barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+Kondisi_barang
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Penerimaan
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data penerimaan barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory. Struktur Data
Kode_penerimaan+Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ Tgl_penerimaan
Kode_penerimaan Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
Tgl_Penerimaan [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Pengiriman
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data pengiriman barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory. Struktur Data
Kode_pengiriman+Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ Tgl_pengiriman
Kode_pengiriman Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
Tgl_pengiriman [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Tambah Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data tambah barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ID_suplier+nama_suplier
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_suplier Nama_suplier
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Edit Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data edit barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
Tgl_pengiriman ID_suplier
Nama_suplier [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data hapus Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data tambah barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Tgl_pengiriman ID_suplier
Nama_suplier [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Cetak Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
Tgl_pengiriman ID_suplier
Nama_suplier [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data tambah Penerimaan Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data tambah penerimaan barang PT. DKP di dalam aplikasi
inventory .
Struktur Data Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+
Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ ID_suplier+nama_suplier
Kode_lokasi Kode_divisi
No_bukti_terima_barang No_surat_jalan
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_suplier Nama_suplier
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Edit Penerimaan Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data penerimaan barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+
Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ ID_suplier+nama_suplier
Kode_lokasi Kode_divisi
No_bukti_terima_barang No_surat_jalan
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_suplier Nama_suplier
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data cetak Penerimaan Barang
Where Used How Used Administrator
Deskripsi Berisi data penerimaan barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory.
Struktur Data Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+
Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+ ID_suplier+nama_suplier
Kode_lokasi [A-Z | a-z | 0-9]
Kode_divisi No_bukti_terima_barang
No_surat_jalan Kode_Barang
Nama_Barang Jml_Barang
Tgl_pengiriman ID_suplier
Nama_suplier [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data tambah Pengiriman Barang
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data tambah pengiriman barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory
. Struktur Data
Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+ Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_lokasi
Kode_divisi No_surat_jalan
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_Distributor Nama_Distributor
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Edit Pengiriman Barang
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data pengiriman barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory. Struktur Data
Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+ Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_lokasi
Kode_divisi No_surat_jalan
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_Distributor Nama_Distributor
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
Nama Data Cetak Pengiriman Barang
Where Used How Used User
Bagian Program PT. DKP Deskripsi
Berisi data pengiriman barang PT. DKP di dalam aplikasi inventory. Struktur Data
Kode_lokasi+Kode_divisi+No_bukti_terima_barang+No_surat_jalan+ Kode_Barang+Nama_Barang+Jml_Barang+
ID_suplier+nama_suplier Kode_lokasi
Kode_divisi No_surat_jalan
Kode_Barang Nama_Barang
Jml_Barang Tgl_pengiriman
ID_Distributor Nama_Distributor
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[0-9] [A-Z | a-z | 0-9]
[A-Z | a-z | 0-9]
3.4 Perancangan Basis Data
3.4.1 Diagram Relasi
Diagram relasi aplikasi Inventory dapat dilihat Pada Gambar 3.6 Sebagai berikut :
Gambar 3.6 Diagram skema Aplikasi inventory
Kategori