Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai di Dinas Pendiikan Provinsi Jawa Barat
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk melakukan Tugas Akhir pada program studi sistem informasi jenjang S1 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer
Oleh :
RENDI SEPTRIADI 1.05.05.148
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
(2)
RENDI SEPTRIADI 1.05.05.148
Telah Disetujui dan Disahkan di Bandung Sebagai Skripsi Pada Tanggal
Mengetahui
Menyetujui, Pembimbing
Wartika, S. Kom, M.T NIP : 4127.70.26.002
Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu komputer
Prof.Dr.Ir H. Ukun Sastra Prawira.M.Sc. NIP : 4127.70.006
Ketua Program Studi Sistem Informasi
Dadang Munandar, SE, M.Si NIP.4127.70.26.019
(3)
ii
that is part of officers. For every data processing passim especially part of officer often find difficulties, mistake and also delay in the case of making of report.
As for scheme of system which applied apply method waterfall with system approach method in the form of approach of structured programming and analysis as a means of assisting process, while development toolkit the application of database apply Programming language Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server as data base.
From this research result, researcher will design a information systems available for processing Officer data which expected can facilitate in processing data and lessen mistake in making of the report and in forwarding of quicker data information.
(4)
i
bagian penting yaitu bagian Kepegawaian. Untuk setiap pengolahan data di setiap bagian terutama bagian kepegawaian sering mengalami kesulitan, kesalahan serta keterlambatan dalam hal pembuatan laporan.
Adapunperancangan sistem yang digunakan menggunakan metode waterfall dengan metode pendekatan sistem berupa pendekatan analisis dan pemrograman terstruktur sebagai alat bantu proses, sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server sebagai basis data.
Dari hasil penelitian ini, peneliti akan merancang sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data kepegawaian yang diharapkan dapat memudahkan dalam mengolah data dan mengurangi kesalahan dalam pembuatan laporannya dan dalam penyampaian informasi data yang lebih cepat.
(5)
v
PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK……….………….……… i
ABSTRACT……….………….………..…… ii
KATA PENGANTAR……….………….……….……. iii
DAFTAR ISI……….………….……….. vi
DAFTAR GAMBAR……….………….………. xii
DAFTAR TABEL……….………….……….. xvi
DAFTAR SIMBOL……….………….……… xviii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian……… 1
1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah ………. 3
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ……… 3
1.4. Kegunaan Penelitian………. 4
1.4.1. Kegunaan Praktis………. 4
1.4.2. Kegunaan Akademis………. 4
1.5. Batasan Masalah……… 5
(6)
v
2.3. Klasifikasi sistem……….... 9
2.4. Konsep dasar informasi………... 10
2.4.1 Kualitas informasi………. 11
2.4.2 Nilai informasi……….. 11
2.5. Konsep dasar sistem informasi………. .. 12
2.6. Pengertian kepegawaian……… 12
2.7. Pengertian DUK………..………. 12
2.8. Pengertian kenaikan pangkat……… 13
2.9. Cuti pegawai negeri sipil……….. 14
2.10. Pengertian pensiun……… 15
2.11. Jaringan komputer………. 16
2.11.1 Topologi jaringan computer……….. 16
2.11.2 Fungsi dan manfaat jaringan……… 18
2.11.3 Tipe jaringan……… 18
2.12 Sistem client server……… 21
2.13 Arsitektur aplikasi……… 23
2.14 Sekilas tentang visual basic 6.0……… 24
(7)
v
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan……….……… 27
3.1.2.1 Sub dinas pendidikan……… 28
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan……… 29
3.1.4 Deskripsi Tugas……… 31
3.2 Metode Penelitian……..………..………. 32
3.2.1 Desain penelitian………. 32
3.2.2 Jenis dan metode pengumpulan data ……….. 33
3.2.2.1 Sumber data primer……….. 33
3.2.2.2Sumber data sekunder……….. 33
3.2.3 Metode Pendekatan/Pengembangan Sistem……… 34
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem………. 34
3.2.3.2 Metode pengembangan system……….. 35
3.2.3.3 Alat bantu analisis……….. 37
3.2.3.3.1 Bagan alir dokumen……….. 37
3.2.3.3.2 Diagram konteks……… 38
3.2.3.3.3 Data flow diagram………. 38
3.2.3.3.4 Kamus data……… 38
(8)
i
4.1.1 Analisis Dokumen……… 45
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan……….. 47
4.1.2.1 Flow Map……… 47
4.1.2.2 Diagram Kontek………..…… 49
4.1.2.3 Data Flow Diagram……….… 49
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan………. 50
4.2 Perancangan system……… 51
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem………. 51
4.2.2 Gambaran Umum system yang Diusulkan………... 52
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan………. 52
4.2.3.1 Flow Map………. 53
4.2.3.2 Diagram Kontek……… 55
4.2.3.3 Data Flow Diagram……… 56
a. DFD Level 1……….. 57
4.2.3.4 Kamus Data ………. 58
4.2.4 Perancangan Basis Data……….. 60
4.2.4.1 Normalisasi………..………... 60
(9)
x
4.2.5 Perancangan Antar Muka……….. 70
4.2.5.1 Struktur Menu……….. 70
4.2.5.2 Perancangan Input……….. 71
4.2.5.3 Perancangan Output……… 77
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan……….. 79
BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1Implementasi………..……… 81
5.1.1 Batasan Implementasi (optional) ……… 82
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak………... 82
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras……….. 83
5.1.4 Implementasi Basisi Data (Sintaks SQL) ………..….. 84
5.1.5 Implementasi Antar Muka……… 88
5.1.6 Implementasi Instalasi Program……….. 91
5.1.7 Penggunaan Program……….………. 94
5.2Pengujian………... 95
5.2.1 Rencana Pengujian……….…... 95
5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian………... 96
(10)
x
6.2Saran……….…………..………. 104
DAFTAR PUSTAKA………... 105 LAMPIRAN
(11)
xii
Gambar 2.2 Topologi star……….…... 17
Gambar 2.3 Topologi ring……….. 17
Gambar 2.4 Client server ………... 20
Gambar 2.5 Jaringan model peer to peer………... 21
Gambar 2.6 Sistem client server sederhana…...………... 22
Gambar 2.7. Sistem client server kompleks………... 22
Gambar 3.1 Struktur organisasi……….. 31
Gambar 3.2 Model waterfall……… 36
Gambar 3.3 One to one relationship………... 40
Gambar 3.4 One to many relationship ………... 40
Gambar 3.5 Many to many relationship ………... 41
Gambar 3.6 Many to one relationship ………... 42
Gambar 4.1. flow map Sistem informasi pengolahan data pegawai yang sedang berjalan... 46
Gambar 4.2. Diagram Konteks Sistem informasi pengolahan data pegawai yang sedang berjalan... 48
(12)
xii
Yang di usulkan...55
Gambar. 4.5. Data Flow Diagram Sistem informasi pengolahan data pegawai level 1 yang di usulkan...57
Gambar 4.6 Struktur Menu program aplikasi……… 71
Gambar 4.7 Rancangan Masukan Biodata... 72
Gambar 4.8Rancangan Masukan Data Suami/Istri... 72
Gambar 4.9 Rancangan Masukan Data Anak... 73
Gambar 4.10 Rancangan Masukan pendidikan... 73
Gambar 4.11 Rancangan Masukan Pangkat Dan Jabatan... 74
Gambar 4.12 Rancangan Masukan latihan jabatan... 74
Gambar 4.13 Rancangan Masukan riwayat kepangkatan... 75
Gambar 4.14 Rancangan Masukan Riwayat jabatan... 75
Gambar 4.15 Rancangan Masukan cuti... 75
Gambar 4.16 Rancangan Masukan Naik Pangkat... 76
Gambar 4.17 Rancangan Masukan Naik Jabatan …………... 77
Gambar 4.18 Rancangan Keluaran Cuti ………... 78
Gambar 4.19 Rancangan Keluaran Kenaikan Jabatan …………... 78
(13)
xi
Gambar 5.2 Tampilan login………... 85
Gambar 5.3 Tampilan tabel data pegawai………... 85
Gambar 5.4 Tampilan tabel kenaikan pangkat... 86
Gambar 5.7 Tampilan tabel kenaikan jabatan... 87
Gambar 5.6 Tampilan tabel pensiun... 87
Gambar 5.8 form utama………...88
Gambar 5.9 form data pegawai... 89
Gambar 5.10 form kenaikan pangkat... 89
Gambar 5.11 form cuti pegawai... 90
Gambar 5.12 form pensiun pegawai... 90
Gambar 5.13 form kenaikan jabatan...91
Gambar 5.14 Setup Program... 92
Gambar 5.15 Change direktory... 92
Gambar 5.16 Directory Program... 93
Gambar 5.17 Directory Program... 94
(14)
xviii Dokumen
Proses
Proses manual
Garis alir
Data store
Database
Menunjukan dokumen input atau output untuk proses manual atau komputer
Kegiatan proses yang dilakukan dengan komputerisasi
Kegiatan proses yang dilakukan dengan manual
Menunjukan alir data dari atau ke proses
Menunjukan penyimpanan arsip atau dokumen non komputer
(15)
xix Entitas
Proses
Alir data
File
Menunjukan bagian luar dari sistem yang mempunyai hubungan dengan sistem Menunjukan proses data / informasi yang terjadi didalam sistem
Menunjukan aliran data yang terjadi
Media penyimpanan data yang ada pada sistem
(16)
xvi
Tabel 4.1 Tabel Analisis Dokumen... 46
Tabel 4.2. Kamus Data pegawai………. 58
Tabel 4.3 Kamus Data kenaikan pangkat……… 58
Tabel 4.4. Kamus Data cuti………. 59
Tabel 4.5. Kamus Data pensiun……….. 59
Tabel 4.6. Kamus Data kenaikan jabatan……… 59
Tabel 4.7 Perancangan basis data………. 60
Tabel 4.8 Data Biodata... 65
Tabel 4.9 Data latihan jabatan..... 65
Tabel 4.10 Data Cuti... 65
Tabel 4.11 Data Suami Istri... 66
Tabel 4.12 Data password... 66
Tabel 4.13 Data Jabatan... 66
Tabel 4.14 Data Pangkat... 67
Tabel 4.15 Data Pendidikan... 67
Tabel 4.16 Data Anak... 67
Tabel 4.17 Data jabatan... 68
Tabel 4.18 Data pangkat... 68
(17)
BAB I PENDAHULUAN
1.1.. Latar belakang
Teknologi komputerisasi merupakan salah satu cara atau alat yang dapat membantu penyelesaian suatu pekerjaan. Setiap perusahaan baik dalam skala kecil maupun besar dapat dipastikan membutuhkan teknologi canggih seperti komputert baik yang digunakan secara system manual maupun dengan menggunakan data elektronik. Komputer dapat digunakan perusahaan untuk membantu pengolahan data yang dimiliki perusahaan atau instansi tersebut.
Setiap pegawai mempunyai peranan yang penting dan berhak untuk mendapatkan gaji berdasarkan peraturan atau yang berlaku di perusahaan. Mengingat setiap pegawai dalam organisasi mempunyai pengharapan atas sesuatu dari organisasi, sebagai penghargaan atas jerih payah pegawai selama bekerja.
Begitu juga pada Dinas Pendidikan provinsi Jawa Barat, masalah pengolahan data pegawai merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi pengolahan data pegawai yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data pegawai, maka sistem informasi pengolahan data pegawai diharapkan dapat mengolah data pegawai dengan efektif dan efisien. Sistem informasi pengolahan data pegawai merupakan salah satu bentuk perangkat lunak yang dapat menyampaikan informasi tentang pemasukan data kepangkatan,
(18)
data pendidikan, data pensiun, data cuti Pada saat ini sistem pengolahan data pegawai yang diterapkan di Dinas Pendidikan provinsi Jawa Barat memang sudah terkomputerisasi, namun penggunaannya masih standar umum yaitu menggunakan Microsoft word dan disimpan pada folder yang tidak beraturan sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penerimaan data yang berhubungan dengan data-data gaji,surat tugas dan mengakibatkan kinerja yang ada menjadi tidak efektif. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mencoba untuk membuat suatu rancangan sistem informasi pengolahan data pegawai, sehingga dalam pencarian data pegawai dpat lebih mudah sehingga tidak adanya keterlambatan dalam penyampain informasi.
Oleh karena itu penulis membuat skripsi ini dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI DI DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT”
(19)
1.2 Identifikasi masalah
Dari latar belakang yang sudah diuraikan diatas maka dapat diidentifikasi permasalhan sebagai berikut:
1. Penerbitan surat cuti, surat pensiun dan surat kenaikan pangkat tidak tepat waktu sehingga menyebabkan keterlambatan.
2. Tidak adanya database dalam penyimpanan data, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.
3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti data itu hilang.
Berdasarkan identifikasi masalah diatas dapat disimpulkan bahwa rumusan masalah yang ada sebagai berikut:
1. Bagaimana cara penerbitan surat cuti, pensiun dan kenaikan pangkat tepat waktu. 2. Bagaimana sistem yang akan dirancang.
3. Bagaimana agar keamanan informasi dapat terjamin.
1.3Maksud dan Tujuan
Maksud dilakukan penelitian ini adalah :
1. Untuk memperbaiki system yang sudah ada menjadi lebih baik dengan cara membangun system informasi yang bisa meningkatkan kinerja Dinas Pendidikan provinsi jawa barat.
2. Dapat memberikan sumbangan terhadap pengembangan ilmu yang didapat di masa yang akan datang.
(20)
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Agar tidak adanya keterlambatan dalam penerbitan surat yang berupa surat cuti, pensiun, kenaikan jabatan.
2. Membantu instansi atau perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dalam melakukan pengolahan data pegawai yang dihasilkan dengan memperkecil kemungkinan-kemungkinan kesalahan yang akan terjadi.
3. Agar keamanan informasi dapat terjamin
1.4.Kegunaan Penelitian
Kegunaan dalam penelitian ini dilakukan agar para pembaca dapat memahami tujuan yang akan dilakukan dalam pencapaian tujuan penelitian dan para pembaca juga dapat memahami, mengetahui ilmu tentang penelitian agar ilmu ini berguna bagi para pembaca yang akan menyusun penelitian di masa yang akan datang.
1.4.1 Kegunaan Praktis
Dilakukannya penelitian ini didasarkan pada kegunaan praktis yang bisa dicapai, yaitu : Bagi Dinas Pendidikan provinsi Jawa Barat diharapkan mampu untuk mengaplikasikan program yang dibuat sehingga berguna dalam hal pengolahan data pegawai.
1.4.2 Kegunaan Akademis
(21)
1. Memberi informasi kepada penulis lain.
2. Bagi pengembangan ilmu MI sebagai masukan di masa yang akan datang. 3. Dapat dijadikan bahan acuan untuk peneliti.
1.5 Batasan Masalah
Penulis membatasi masalah pengolahan data pegawai yang meliputi pemasukan biodata pegawai, data kepangkatan, data pendidikan, data pensiun, data cuti, sehingga menghasilkan laporan berupa data karyawan, data urut kepangkatan (DUK), data pegawai yang pensiun,data pegawai yang mengalami kenaikan pangkat dan data karyawan yang mengambil cuti.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian bertempat di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat tepatnya di Jl. Dr Rajiman No.6 bandung di Bag. seksi data dan informasi.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
NO KEGIATAN
TAHUN 2009
MARET APRIL MEI JUNI
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 MODELING 2 ANALISIS 3 DESIGN 4 CODING 5 TESTING 6 MAINTENANCE
(22)
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep dasar sistem
Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok pendekatan yaitu 1ocial yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan 1ocial yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Jogiyanto (2001:15 ) “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Jogiyanto (2001:1 ) ”sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah ko,ponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasana membentuk satu kesatuan yang tidak dapat berdiri sendiri untuk mencapai tujuan atau sasaran sistem, suatu sistem bagaimanapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponennya yang dapat berupa subsistem-subsistem atau bagian-bagian suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses siten secara keseluruhan.
(23)
2.2 Karakteristik sistem
Menurut Jogiyanto (2001:1 ) bahwa sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives), dan tujuan (goal).
1.Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2.Batas sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3.Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan. Lingkungan luar
(24)
yang menguntungkan merupakan sistem dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem. 4.Penghubung sistem
Penghubung sistem (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya dan membentuk satu kesatuan. 5.Masukan sistem
Masukan (input) adalah sistem yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah sistem yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah sistem yang diproses untuk didapatkan keluaran (output).
6.Keluaran sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari sistem yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan (input) untuk subsistem yang lain.
7.Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
(25)
8.Sasaran sistem
Sasaran sistem, merupkan tujuan (goal) dari sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Bila suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak sistem gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.3 Klasifikasi sistem
Menurut Jogiyanto (2001:9) bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1.Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik dan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
(26)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran (output) dari sistem dapat diramalkan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung sistem probabilitas.
4.Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.4 Konsep dasar informasi
Informasi sangat penting didalam suatu organisasi, bagi manajer informasi yang diterimanya akan sangat bermanfaat untuk membantu daklam hal pengambilan keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Jogiyanto (2001:8 ) ”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.
(27)
Sumber informasi adalah data. Data adalah sekumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan yang belu dievaluasi. Data dapat terbentuk dari karakter yang berupa sistem, angka maupun simbol-simbol khusus atau gabungan dari keduamya yang menggambarkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi tertentu.
2.4.1 Kualitas informasi
Kualitas dari informasi tersebut tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
1.Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan.
2.Tepat pada waktumya, berarti informasi yang ada pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah ada tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
3.Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.4.2 Nilai informasi
Nilai dari informasi ditentukan dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebiah efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
(28)
informasi yang dibutuhkan seseorang diperoleh dari 7ocial informasi. Sistem informasi didefinisikan.
Menurut Jogiyanto (2001:11 ) “sistem informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.6 Pengertian Kepegawaian
Menurut Wursanto (2001 : 3) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian I, yang dimaksud dengan kepegawaian adalah: “Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan pegawai. Sesuai dengan pengertian tersebut, bagian kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak, dan pembinaan pegawai.
Sistem informasi pengolahan data kepegawaian ini berfungsi untuk menunjang pelaksanaan fungsi dari suatu unit dalam instansi tersebut untuk menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan pegawai dengan maksud mencapai suatu tujuan.
2.7 Pengertian DUK (Daftar Urut Kepangkatan )
DUK ( Daftar Urut Kepangkatan ) adalah suatu daftar yang memuat nama pegawai negeri sipil dari satuan organisasi negara yang disusun menurut tingkat
(29)
kepangkatan. Daftar ini dibuat pada akhir bulan Desember dan berlaku untuk tahun berikutnya.
Tujuan Dibuatnya DUK yaitu untuk lebih menjamin objektifitas dalam pembinaan pegawai negeri sipil berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja, DUK digunakan sebagai salah satu pertimbangan objektif dalam melaksanakan pembinaan karier pegawai.
2.8 Pengertian Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil
Dalam rangka usaha melaksanakan pembinaan pegawai negeri sipil atas dasar sistem karier dan sistem prestasi kerja maka perlu ditetapkan ketentuan tentang pengangkatan dalam pangkat pegawai negeri sipil .
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai negeri sipil dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian, oleh karena itu setiap pegawai negeri sipil diangkat dalam pangkat tertentu.
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas pengabdian pegawai negeri sipil yang yang bersangkutan terhadap negara, selain pada itu kenaikan pangkat juga dimaksudkan sebagai dorongan kepada pegawai negeri sipil untuk lebih meningkatkan pengabdiannya.
(30)
2.9 Cuti Pegawai Negeri Sipil
Cuti Pegawai Negeri Sipil (PNS) diatur dalam PP No.24 tahun 1976 adapun jenis jenis cuti beserta syarat-syaratnya adalah sebagai berikut:
a)Cuti Tahunan
1. PNS mengajukan permohonan secara tertulis
2. PNS sekurang-kurangnya sudah satu tahun bekerja secara terus menerus. b)Cuti Besar
1. PNS Mengajukan permohonan secara tertulis.
2. PNS sekurang-kurangnya sudah enam tahun bekerja secara terus menerus.
c) Cuti Sakit
1. PNS mengajukan secara tertulis
2. Melampirkan surat keterangan dokter (untuk cuti sakit yang lebih dari tiga hari).
d) Cuti bersalin
1. PNS menajukan permohonan secara tertulis. 2. Melampirkan surat keterangan dokter/bidan.
3. Untuk persalinan anak ke empat dan seterusnya diberikan cuti diluar tanggungan negara.
(31)
e) Cuti karena alasan penting
1. PNS Megajukan permohonan secara tertulis.
2. Melampirkan keterangan-keterangan yang memperkuat alasan-alasan untuk mengambil cuti itu.
f) Cuti diluar tanggungan negara.
1. Telah bekerja sekurang-kurangnya lima tahun secara terus-menerus. 2. Mengajukan permohonan tertulis dengan memberikan alasan-alasan pribadi penting.
Melampirkan:
1.Surat keputusan pertama sebagai pegawai negeri. 2.Surat keputusan dalam pangkat dan gaji terakhir. 3.Daftar riwayat hidup/pekerjaan yang sah.
2.10 Pengertian Pensiun Pegawai Negeri Sipil Pensiun yaitu :
1. Jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap pegawai negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan diri kepada negara.
2. Penghasilan yang diterima setiap bulan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sifat dari pensiun adalah sebagai jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas pemerintahan.
(32)
Batas Usia Pensiun (BUP ) Pegawai Negeri Sipil pada umumnya adalah 56 tahun dan sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku dapat diperpanjang sampai 60 tahun, 65 tahun dan 70 tahun. Sesuai dengan pasal 10 Undang-undang nomor 11 tahun 1969 bahwa untuk menetapkan hak atas pensiun ditentukan atas dasar tanggal kelahiran yang disebutkan pada pengangkatan pertama sebagai pegawai negeri.
2.11 Jaringan komputer
Jaringan computer yaitu beberapa system yang terhubung satu sama lainnya dimana ada yang bertindak sebagai server dan client. Konsep jaringan komputer lahir pada tahun 1940-an di Amerika dari sebuah proyek pengembangan komputer MODEL I di laboratorium Bell dan group riset Harvard University yang dipimpin H.Aiken.
2.11.1 Topologi jaringan komputer
Topologi jaringan menurut (Oetomo[2002:5]) adalah bagaimana cara dan bentuknya secara fisik untuk menghubungkan antar komputer. Secara garis besar ada tiga macam jenis topologi yaitu topologi Bus, topologi Star, topologi Ring.
1.Topologi Bus
Jaringan yang menggunakan topologi bus disebut juga linier Bus karena dibubungkan hanya melalui satu kabel yang linier. Kabel yang umum digunakan
(33)
adalah kabel koaksial pada awal dan akhir dari kabel diberi terminator.
Gambar 2.1 Topologi Bus
[Sumber : http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
2.Topologi Star
Hubungan antar node melalui suatu peralatan yang disebut hub atau concentrator. Setiap node dihubungkan dengan kabel ke hub.
Gambar 2.2 Topologi Star [Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
3.Topologi Ring
Pada topologi ini setiap node saling berhubungan dengan node lainnya sehingga berbentuk seperti lingkaran (Ring).
(34)
Gambar 2.3 Topologi Ring
[Sumber : http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
2.11.2 Fungsi dan Manfaat Jaringan
Komputer merupakan suatu hal yang tidak terhindarkan dan cenderung menjadi suatu keharusan untuk melakukan interkoneksi antar 13ocial13a yang mempunyai fungsi lain. Tidak hanya sebagai tempat pengolahan dan penyimpanan data, melainkan sebagai alat komunikasi dan resource dan information sharing. Dalam suatu jaringan computer kita bisa saling berbagi pemakaian sumber daya (resource), misalkan pertukaran data atau informasi, pemakian printer bersama, CDROM, Floppy disk, dan lain-lain. Selain itu computer dalam satu jaringan dapat menjadi alat komunikasi dan informasi sharing yang efektif, misalnya dengan teleconference, internet, mailing dan sebagainya.
Manfaat dari jaringan computer itu sendiri diantaranya: [2] 1.Jaringan memungkinkan manajemen sumber daya lebih efisien.
2.Jaringan membantu mempertahankan informasi agar tetap andal dan up to date. 3.Jaringan membantu mempercepat proses berbagi data (Data Sharing).
4.Jaringan memungkinkan kelompok kerja berkomunukasi dengan lebih efisien. 5.Jaringan membantu usaha dalam melayani klien mereka secara lebih efektif.
2.11.3 Tipe Jaringan
(35)
mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan 14ocial, memungkinkan untuk mengakses sumber daya, dan menyediakan keamanan. Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server. Model hubungan ini menyediakan mekanisme untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada di jaringan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersama-sama memakai sumberdaya pada file server.
Kelebihan model hubungan Client-Server :[2]
1.Terpusat (sumber daya dan keamanan data dikontrol melalui server). 2.Skalabilitas
3.Fleksibel
4.Teknologi baru dengan mudah terintegrasi kedalam 14ocial
5.Keseluruhan komponen (client / network / server) dapat bekerjabersama Kekurangan model hubungan Client-Server :
1.Mahal
2.Membutuhkan investasi untuk dedicated file server 3.Berketergantungan
(36)
Gambar 2.4 Client Server [2]
[Sumber : http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
b.Model hubungan Peer To Peer memungkinkan user membagi sumber dayanya yang ada pada komputernya baik berupa file, layanan printer dan lain-lain serta mengakses sumber daya yang ada pada sistem lain. Namun model ini tidak mempunyai sebuah file server atau sumber daya yang terpusat didalam hubungan Peer To Peer ini, seluruh system adalah sama, yang mana mempunyai kemampuan yang sama untuk memakai sumber daya yang tersedia di dalam jaringan model ini di desain untuk jaringan berskala kecil dan menengah.
(37)
1. Tidak terlalu mahal, karena tidak membutuhkan dedicated file server
2. Mudah dalam komfigurasi programnya, hanya tinggal mengatur untuk operasi model hubungan peer to peer.
Kekurangan model hubungan Peer To Peer
1.Tidak terpusat, terutama untuk penyimpanan data dan aplikasi 2.Tidak aman, karena tidak menyediakan fasilitas untuk keperluan itu.
Gambar 2.5 Jaringan Model Peer to Peer [2] [Sumber : http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009] 2.12 Sistem Client-Server
Sistem Client Server atau disebut juga sistem tersentralisasi diterapkan pada sebuah sistem jaringan. Sistem Client Server ini ditujukan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya. Sistem Client Server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani oleh client. Client selanjutnya mengupayakan agar semua proses “sebisa mungkin” ditangani sendiri. Bila ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulah client mengadakan hubungan dengan server.
(38)
mengirimkan message (perintah) query pengambilan data. Selanjutnya, server yang menerima message tersebut akan menjalankan query tersebut dan hasilnya akan dikirimkan kembali ke client. Dengan begitu transfer datanya jauh lebih efisien. Adapun bentuk dari Sistem Client Server yang sederhana adalah sebagai berikut :
Gambar 2.6 Sistem Client Server Sederhana [Sumber : http://fleahlit.web.id/?p=118 / 15 April 2009]
Disamping bentuk client server sederhana terdapat pula bentuk client server yang lebih komplek yang digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.7 Sistem Client Server Kompleks [Sumber : http://fleahlit.web.id/?p=118 / 15 April 2009]
(39)
Dari kedua gambar diatas, dapat dilihat adanya dua macam implementasi sistem client server. Bentuk yang sederhana dapat diterapkan pada sebuah jaringan komputer sistem (LAN) dimana fungsi client menangani sebagian besar proses pengolahan data seperti perhitungan, perulangan, pembandingan, dan lain-lain dan fungsi work station menangani interaksi dengan pemakai, menerima data masukan dan menayangkan hasil pengolahan.
Adanya pemisahan fungsi client dan fungsi server, disamping meningkatkan kompleksitas tersendiri dalam pembangunan aplikasi secara keseluruhan, juga menimbulkan kelemahan lain, yaitu aktivitas pemasangan aplikasi yang tidak praktis. Bila terdapat perubahan / perbaikan aplikasi basis data maka harus mengulangi pekerjaan instalasi disemua mesin client yang digunakan.
Jadi setiap client dan sejumlah work station membentuk sebuah LAN tersendiri. Karena client-client ini merupakan basis tempat aplikasi basis data disimpan dan turut menangani proses-proses dalam aplikasi, maka bagi work station, client ini dapat dipandang sebagai server aplikasi.
2.13 Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi merupakan suatu rancangan pengelolaan sistem informasi yang dilakukan tidak hanya dengan satu komputer tetapi dengan sistem komputer yang saling berhubungan dengan komputer lain. Bagaimana komputer tersebut bisa saling berhubungan serta mengatur sumber yang ada disebut sebagai computer
(40)
network (jaringan komputer).
2.14 Sekilas tentang visual basic 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup kompleks dan sangat mudah untuk dipelajari. Kita dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau pemrograman yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik dan gambar. Microsoft Visual Basic 6.0 juga menjadikan fasilitas yang memungkinkan kita untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafik disebuah form.
Microsoft Visual Basic berasal dari bahasa pemrograman BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code). Karena bahasa Visual Basic cukup mudah untuk dipelajari dan dipahami, maka sistem setiap programmer menguasai bahasa ini.
Tahun 1980-an sistem operasi DOS cukup sistem di kalangan pemakai PC karena di dalamnya disertakan bahasa BASIC yang dikenal dengan QBASIC (QUICK BASIC). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Diera windows, Microsoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic 6.0 ini. Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0 adalah sebagai berikut: 1.Mempunyai fasilitas toolbox yang dapat secara langsung mendesain program yang akan dibuat.
2.Mempunyai jendela properties dimana dapat mengedit computer suatu objek terpilih yang berada dalam suatu aplikasi.
(41)
2.15 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang handal. Di desain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online, inventory, akuntansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server 2000 dapat dijalankan pada Microsoft Windows NT 4.0 Server atau Microsoft Windows 2000 Server, selain itu dapat pula di jalankan pada personal desktop di Microsoft Windows 2000 Professional dan Microsoft Windows Millenium. Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer (client-server) maka database yang dibangun adalah merupakan database yang berfungsi untuk menunjang hal tersebut, untuk itu dalam penulisan ini dipakai database Microsoft SQL Server 2000, selain itu database ini juga compatible dengan bahasa pemrograman Visual Basic yang digunakan. Secara teoritis, program SQL yang sudah terinstal pada sistem dapat menampung 32.767 database dan terdapat lebih dari 2 billion object. Kelebihan Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database adalah sebagai berikut : 1.Mempunyai transaction log tersendiri dan mengatur transaksi dalam database. 2.Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB.
3.Dapat menambah ukuran data secara manual atau otomatis.
4.Dapat diset sesuai dengan keinginan, sistem sebuah database hanya dapat dibaca tetapi tidak bisa diedit
(42)
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek penelitian
Objek penelitian yang dilakukan yaitu di Diknas Jabar bertempat bagian seksi data dan informasi subdin bina program.
3.1.1. Sejarah Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
Era Otonomi Daerah sebagai respon terhadap proses reformasi yang terjadi pada sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), yang berubah dari sistem pemerintahan yang sentralistik. Era Otonomi Daerah ditandai dengan diundangkannya UU No. 22 Tahun 1999 wilayah NKRI dibagi dalam Daerah Propinsi, kabupaten, dan daerah kota yang bersifat OTONOM, artinya daerah Propinsi, kabupaten, dan daerah kota berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat, dan masing-masing berdiri sendiri serta tidak mempunyai hubungan hierarki satu sama lain.
Berdasarkan UU No.22 tahun 1999 pasal 68 ayat 1 maka susunan organisasi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat di tetapkan berdasarkan peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 15 tahun 2000 tentang pembentukan Dinas-dinas Propinsi Jawa Barat, peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 5 tahun 2002 tentang pembentukan UPTD-UPTD Dinas. Selanjutnya berdasarkan UU No. 22 tahun 1999
(43)
pasal 68 ayat 1 maka ditetapkan keputusan Gubernur Jawa Barat No. 39 tahun 2001 tentang tugas pokok, fungsi dan rincian tugas unit Dinas Pendidikan Jawa Barat. Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat ditetapkan berdasarkan Perda No. 15 tahun 2000.
3.1.2. Visi dan Misi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
Visi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat menurut rencana strategis Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat tahun 2008 adalah :
“INSAN INDONESIA YANG CERDAS DAN KOMPETITIF TAHUN 2025”
Misi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat menurut Rencana Strategis Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat tahun 2008 adalah:
1.Membangun koordinasi dan sinergitas antar lini, unit dan intituasi dalam manajeman pendidikan di jawa barat yang terintegrasi berdasarkan tugas, fungsi dan peran masing-masing.
2.Menciptakan suasana kondusif didunia pendidikan dalam upaya meningkatkan kualitas pendidikan
3.Meningkatkan kinerja dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.
4.Mengembangkan kehidupan manusia yang beriman dan bertaqwa, mandiri dan bermartabat serta menjunjung tinggi nilai-nilai luhur budaya masyarakat Jawa Barat
(44)
(silih asah, silih asih, silih asuh, cageur, bageur, bener, pinter tur singer) dan dan berwawasan kebangsaan.
5.Menciptakan suasana kondusif dalam upaya mengembangkan pendidikan guna mewujudkan manusia yang cerdas, terampil, trenginas, sehat jasmani dan rohani, kreatif, inofatif dan produktif serta memiliki keunggulan kompetitif.
6.Mempelopori perubahan sistem pendidikan sesuai dengan kebutuhan.
7.Meningkatkan kinerja yang berdayaguna dan berhasil guna dalam rangka pelayanan prima kepada masyarakat.
8.Meningkatkan penguasaan dan peningkatan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan global.
3.1.2.1 Subdin Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
Kantor Wilayah Departemen Pendidikan Nasional Propinsi Jawa Barat (di sebut Kanwil Depdiknas Jabar), merupakan sistem yang di kembangkan untuk menyediakan informasi bagi kepentingan manajemen Kanwil Depdiknas Jabar, untuk kepentingan pengambilan keputusan penyusunan kebijaksanaan, dengan adanya Kanwil Depdiknas Jabar, di harapkan fungsi-fungsi manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, fungsi pengarahan dan fungsi sistem dan evaluasi di lingkungan Kanwil Depdiknas Jabar dapat di lakukan secara lebih baik.
Proses pengembangan kanwil diknas jabar yang telah di mulai dilakukan pada periode april 2000 sampai dengan saat ini ( agustus 2008 ) adalah menyediakan
(45)
sistem perangkat keras, sistem perangkat lunak, sistem data base, sistem jaringan komputer, sistem computer dan sistem perangkat komputer Sumber Daya Manusia ( SDM ) dalam rangka melakukan pengolahan data dan penyediaan informasi bagi kepentingan manjeman kanwil depdiknas jabar yang akan digunakan untuk pengambilan keputusan atau penyusunan kebijaksanaan.
Komponen – komponen dari kanwil depdiknas jabar yang telah di implementasikan sampai dengan juli 2009 terdiri dari :
1. Sistem jaringan komputer 2. Sistem perangkat keras 3. Sistem perangkat lunak 4. Sistem data base
5. Sistem perangkat komputer ( SDM ) .
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat, dibantu oleh : a. Kepala Bagian tata Usaha
b. Ka. Subdinas Bina Program c. Ka. Subdinas Pendidikan Dasar d. Ka. Subdinas Dikmentri
(46)
f. Ka. Subdinas Pendidikan Luar Sekolah g. Kelompok Pejabat Fungsional
h. UPTD
2. Kepala Bagian Tata Usaha, dibantu oleh : a. Ka. Subbag Kepegawaian
b. Ka. Subbag Keuangan c. Ka. Subbag Umum
3. Ka. Subdinas Bina Program, dibantu oleh : a. Seksi Data dan Informasi
b. Seksi Penyusunan Program c. Seksi Evaluasi dan Pelaporan
4. Ka. Subdinas Pendidikan Dasar, Ka. Subdinas Dikmentri, Ka. Subdinas Sekolah Luar Biasa, Ka. Subdinas Pendidikan Luar Sekolah, dubantu oleh :
a. Seksi Kurikulum b. Seksi Ketenagaan
c. Seksi Prasarana dan Sarana d. Seksi Kesiswaan
Gambar struktur organisasi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat Dapat di lihat pada gambar 3.1 :
(47)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
3.1.4 Deskripsi Tugas
Tugas pokok Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat menurut Keputusan Gubernur Jawa Barat No. 39 tahun 2001 adalah : Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat mempunyai tugas pokok merumuskan kebijaksanaan operasional di bidang pendidikan dan melaksanakan sebagai kewenagan desentralasi Propinsi serta kewenangan yang dilimpahkan kepada Gubernur berdasarkan azas dekonsentrasi dan tugas pembantuan. Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat mempunyai fungsi sebagai berikut :
(48)
b. Menyelenggarakan pelayanan umum dibidang pendidikan.
c. Melakukan pembinaan manajemen dan memfasilitasi penyelenggaraan pendidikan dasar, dikmenjur, pendidikan menengah umum dan pendidikan tinggi, pendidikan luar biasa, pendidikan luar sekolah, serta UPTD.
d. Menyelenggarakan kegiatah ketatausahaan Dinas.
3.2 Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah metode deskriftif dengan pendekatan pada kasus pada Dinas Pendidikan provinsi Jawa Barat.
3.2.1 Desain Penelitian
Jenis metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriftif. Metode deskriftif yaitu metode dalam penelitian suatu kasus dengan cara mengumpulkan data sebagai gambaran keaadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Metode deskriftif yaitu membuat gambaran (dari sekelompok manusia, objek, kondisi pada masa sekarang) secara sistematis. Factual dan akurat tentang fakta, sifat dan hubungan antar fenomena, yang mempunyai sistem sebagai berikut :
1. Data yang digunakan berdasarkan pada fakta yang terpercaya, bukan opini. 2. Ada deskripsi yang jelas tentang tempat dan waktu penelitian
3. Dijelaskan tentang teknik pengumpulan dan analisis data, maupunpustaka yang digunakan.
(49)
tertentu.
3.2.2 Jenis dan Metode pengumpulan data.
Metode pengumpulan data yang dilakukan peneliti yaitu dengan cara data primer dan data sekunder.
3.2.2.1 Sumber Data Primer 1.Studi Lapangan
a. Wawancara (Interview). Penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada pembimbing di Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat di bagian seksi data dan informasi.
b. Pengamatan Langsung (Observasi). Penulis mengamati dan mempelajari secara langsung cara kerja sistem pengolahan data pegawai.
2. Studi Litelatur Pustaka (Library Research).
Dalam mengerjakan laporan skripsi ini, penulis melakukan library research, untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan materi skripsi melalui buku-buku, bahan kuliah dan bacaan lainnya yang memiliki relevansi dengan system tersebut.
3.2.2.2Sumber Data sekunder 1.Dokumentasi
(50)
yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber kebanyakan dari materi sejenis dokumen yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
3.2.3 Metode pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem sehingga sistem yang akan dihasilka akan sesuai dengan yang diharapkan. Dalam hal ini penulis menggunakan metode pendekatan terstruktur dan metode pengembangan sistem menggunakan metode waterfall Untuk lebih jelasnya berikut penjelasan dari masing-masing metode :
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode Pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode pendekatan terstruktur yaitu suatu proses untuk mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program.
Pemrograman Terstruktur adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dalam bentuk program. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang
(51)
dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
3.2.3.2 Metode Pengembangan system
Metode yang digunakan penulis yaitu dengan cara metode waterfall : Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
(52)
gambar 3.2 Model waterfall
[Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
1.System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan 11ocial yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.
2.Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.
3.Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai.
4.Coding. Yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design
5.Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software
(53)
bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
6.Maintenance. Pemeliharaan suatu software.Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Pada langkah ini perancangan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (Flowmap),Diagram Konteks (Conteks Diagram), Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) dan Kamus Data (Data Dictionary).
3.2.3.3.1. Bagan Alir Dokumen (Document Flowmap)
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunujukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menunjukan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem.
(54)
3.2.3.3.2. Diagram konteks
Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja yang dibutuhkan oleh sistem dan dari mana sumbernya, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan oleh system tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.
Diagram konteks adalah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem Data Flow Diagram
3.2.3.3.3. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram / DFD )
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logical. DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang program untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual.
(55)
3.2.3.3.4. Kamus Data
Kamus data atau Data Dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari stu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis system dapat mendefinisikan data yang mengalir di system lengkap. Untuk dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya maka kamus data harus memuat hal-hal seperti nama arus data, alias, bentuk data, arus data penjelasn, periode, volume, dan struktur data.
3.2.3.3.5. Perancangan Basis Data
Basis Data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa dan sebagainya.
Basis data merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait dan saling berhubungan satu dengan lainnya. Basis data adalah kumpulan-kumpulan file yang saling berkaitan.
Merancang data base merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang data base adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada langkah ini terdapat empat bagian,yaitu ERD(Entity Relationship Diagram), nomalisasi, relasi tabel dan struktur file.
(56)
1.Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model untuk
menjelaskan hubungan antara data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan relasi antara objek-objek tersebut.
ERD (Entity Relationship Diagram) berfungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, antara lain :
a.One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu.
Gambar 3.3 one to one relationship
[Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
b.One to Many Relationship
(57)
atau dapat pula dibalik menjadi banyak lawan satu.
Gambar 3.4 one to many relationship
[Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
c.Many to Many Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak.
Gambar 3.5 many to many relationship [Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
d.Many to One Relationship
(58)
Gambar 3.6 many to one relationship [Sumber :: http://bebas.vlsm.org/ 15 April 2009]
2.Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelopokan data elemen menjadi table-table yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat tambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrive pada suatu database, bila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal, walaupun jumlah normalisasi ini bervariasi dasar normalisasi sebenarnya hanya ada tiga, yaitu bentuk normal pertama, dan bentuk normal kedua.
1.Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
(59)
2. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya sebuah table tidak boleh mengandung kelompok yang terulang.
3. Bentuk Normal Kedua (2 NF/ Second Normal Form)
Aturan kedua berbunyi bahwa bentuk data telah memenuhi 18ocial18a bentuk normal kesatu dan setiap file yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ke table lain.
4.Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
Aturan normalisasi ketiga berbunyi bahwa relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan tidak boleh ada kebergantungan antara field-field non-kunci (kebergantungan transitif).
3. Relasi Tabel
Didalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah fields yang memiliki nilai untuk setiap baris. Fields ini ditandai dengan icon bergambar kunci di depan namanya. Baris-baris yang berhubungan pada tabel mengulangi kunci primer (primary key) dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinan dari kunci primer di dalam tabel-tabel yang lain disebut dengan kunci asing (foreign key). Dan semua field bisa menjadi kunci asing. Yang membuat sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain 3.Struktur File
(60)
digunakan, file-file disusun berdasarkan kelas datanya agar dapat memudahkan dalam penyimpanan data.
3.2.4 Pengujian software
pengujian dilakukan dengan metode blackbox. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengeahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian Black Box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian Blackbox berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
4. Kesalahan kinerja
(61)
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis system yang sedang berjalan
Sistem pengolahan data pegawai yang ada di Diknas Jabar penyimpanan datanya tidak disimpan dalam database dan di simpan dalam folder yang tidak beraturan atau di arsip-arsip kepegawaian sehingga dalam melakukan proses pengolahan data masih kurang praktis dan efisien dalam mendukung kelancaran dalam proses pengolahan data pegawai.
4.1.1 Analisis dokumen
Analisis dokumen ini akan menganalisis beberapa dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan data pegawai. Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dalam system serta hal-hal yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan informasi sehingga masukan pada pengembangan system yang diusulkan, dokumen ini merupakan bukti tertulis.
Adapun dokumen-dokumen yang ada dalam system pengolahan data pegawai adalah :
(62)
Tabel 4.1 Tabel Analisis Dokumen
NNama Dokumen Uraian
1 Data pegawai Deskripsi : Dokumen ini berisi tentang biodata, keluarga, pendididkan dan pangkat jabatan
Fungsi : Sebagai info data pegawai Rangkap 4
Atribut : nip, no_karpeg, nama, tempat tgl lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama,
status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja
2 Data kenaikan pangkat
Deskripsi : Dokumen ini berisi tentang pangkat lama dan pangkat baru
Fungsi : Pelengkap data pegawai Rangkap 2
Atribut :
Nip, nama, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat baru, keterangan
3 Data kenaikan jabatan
Deskripsi : Dokumen ini berisi tentang jabatan lama dan jabatan baru
Fungsi : sebagai penggabung data kenaikan pangkat dan kenaikan jabatan
Rangkap 2 Atribut :
Nip, nama, jabatan, TMT, no_sk, tgl_sk, jabatan_baru
(63)
4.1.2 Analisis prosedur yang berjalan
Di dalam analisa ini dijelaskan tentang urutan prosedur data pegawai di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. Prosedur ini dimulai dari data-data yang telah diperoleh dari pegawai yang ada di Diknas Jabar yang diperoleh secara manual. Prosedur yang berjalan pada sistem pengolahan data pegawai pada Diknas Jabar :
Prosedur prosedur Sistem informasi pengolahan data pegawai di Dinas pendidikan provinsi jawa barat adalah seperti berikut :
1. Pegawai menyerahkan data pegawai ke bag kepegawaian
2. Kemudian bagian kepegawaian mencetak laporan data pegawai sebanyak dua lembar, lembar pertama di serahkan kepada kepala sub bag, lembar kedua disimpan bagian kepegawaian sebagai arsip.
3. Kemudian bagian kepegawaian membuat surat cuti, surat pensiun dan surat kenaikan pangkat sesuai dengan laporan tersebut.
4. Selanjutnya bag kepegawaian mencetak surat tersebut sebanyak tiga lembar. Lembar pertama diserahkan ke kepala dinas untuk ditandatangani, lembar kedua ke kepala sub bag untuk ditandatangani juga, dan lembar ketiga di bagian kepegawaian untuk dijadikan arsip.
5. Sesudah ditandatangani laporan tersebut diserahkan kepada pegawai
4.1.2.1 Flow map
(64)
(65)
Keterangan gambar :
ADP : Arsip Data Pegawai ADC : Arsip Data Cuti ADPN : Arsip Data Pensiun ADPG : Arsip Data Pangkat
4.1.2.2 Diagram konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan system pengolahan data pegawai secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh system dan keluaran yang dihasilkan oleh system. Diagram konteks system pengolahan data pegawai digambarkan sebagai berikut :
(66)
4.1.3 Evaluasi system yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Dinas Pendidikan Provinsi jawa Barat di bagian seksi data dan informasi, penulis bisa menganalisis sistem yang sedang berjalan menggunakan aplikasi berbasis windows tetapi penggunaanya masih standar umum yaitu menggunakan microsoft word dan disimpan pada folder yang tidak beraturan.
Permasalahan yang paling sering terjadi dalam sistem pengolahan data
pegawai adalah :
1. Penerbitan surat cuti, surat pensiun dan surat kenaikan pangkat tidak tepat waktu sehingga menyebabkan keterlambatan.
2. Tidak adanya database dalam penyimpanan data, sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.
3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti data itu hilang.
Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perlu diadakannya perbaikan system yaitu :
1. Pembangunan aplikasi yang dapat melakukan pengolahan dan perhitungan gaji karyawan.
2. Mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang belum terkomputerisasi yaitu dalam masalah pencarian data.
(67)
laporan data pegawai cepat akurat bagi pihak yang memerlukannya
4.2 Perancangan system
Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada user, programmer, ahli analisis atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan perangkat lunak ini dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa.
Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi. Pada tahap perancangan ini diperlukan pendeskripsian yang meliputi perancangan.
Pada tahap perancangan ini akan dijelaskan mengenai perancangan pada struktur data yang digunakan, perancangan arsitektur program yang akan dibuat, perancangan antarmuka dan perancangan prosedural
4.2.1 Tujuan perancangan system
Perancangan system informasi bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang diusulkan sebagai penyempurnaan dari sitem yang sedang berjalan. Sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan dilakukan
(68)
penyimpanannya ke dalam folder yang tidak beraturan dan ke dalam arsip-arsip pegawai, sedang system yang diusulakn akan lebih ditentukan pada pengolahan data secara terkomputerisasi
4.2.2 Gambaran umum system yang diusulkan
Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk menghasilkan perancangan sistem informasi pengolahan data pegawai yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan adalah merubah sistem informasi pengolahan data pegawai yang masih berupa folder atau arsip menjadi terkomputerisasi.
Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap, diagram konteks sistem, diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.3 Perancangan prosedur yang diusulkan
Prosedur yang berjalan Sistem Informasi iDiknas Pendidikan Provinsi Jawa Baratt masih menggunakan sistem yang lama. Perbedaannnya dengan prosedur yang diusulkan, terletak pada sistem yang lama belum terkomputerisasi sedangkan yang diusulkan terkomputerisasi.
Berikut ini merupkan prosedur-prosedur dari flowmap yang di usulkan : 1. Pegawai menyerahkan data pegawai ke bag kepegawaian.
(69)
database.
3. Kemudian bagian kepegawaian mencetak laporan data pegawai sebanyak dua lembar, lembar pertama di serahkan kepada kepala sub bag, lembar kedua disimpan bagian kepegawaian sebagai arsip,
4. lalu data tersebut diinputkan dalam database
5. Kemudian bagian kepegawaian membuat surat cuti, surat pensiun dan surat kenaikan pangkat sesuai dengan laporan tersebut lalu diinputkan dalam database
6. selanjutnya bag kepegawaian mencetak surat tersebut sebanyak tiga lembar. Lembar pertama diserahkan ke kepala dinas untuk ditandatangani, lembar kedua ke kepala sub bag untuk ditandatangani juga, dan lembar ketiga di bagian kepegawaian untuk dijadikan arsip.
7. sesudah ditandatangani laporan tersebut diserahkan kepada pegawai.
4.2.3.1 Flow map
Adapun flow map dari rancangan system informasi pengolahan data pegawai yang penulis buat adalah sebagai berikut :
(70)
(71)
Keterangan gambar :
ADP : Arsip Data Pegawai ADC : Arsip Data Cuti ADPN : Arsip Data Pensiun ADPG : Arsip Data Pangkat 4.2.3.2 Diagram konteks
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan system pengolahan data pegawai secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh system dan keluaran yang dihasilkan oleh system. Diagram konteks system pengolahan data pegawai digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4.4 Diagram konteks yang diajukan
Penjelasan diagram konteks :
Diagram konteks pada sistem informasi ini memiliki tiga entitas luar yaitu Pegawai, Ketua sub bag, kepala diknas, . Data yang masuk dari pegawai berupa data pegawai,
(72)
data cuti, kelengkapan pensiun, kelengkapan kenaikan pangkat, yang akan diproses pada sistem informasi kepegawaian dan melibatkan ketiga entitas luar lainnya yaitu Ketua sub bag, kepala diknas, akan menghasilkan keluaran berupa laporan data kepegawaian, SK pensiun, SK kenaikan pangkat dan surat cuti
4.2.3.3 Data flow diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logical. DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk lebih memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai dalam bidang komputer untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual. Adapun DFD sitem yang diusulkan sebagai berikut :
Data Flow Diagram pada level 1 menampilkan 11 buah proses utama yaitu input data pegawai, input data cuti, input data pensiun, input data kenaikan pangkat , cetak data pegawai, cetak data cuti, cetak data pensiun, cetak data kenaikan pangkat, acc laporan cuti, acc laporan pensiun, dan acc laporan kenaikan pangkat. Aliran–aliran data menghubungkan antara satu proses dengan proses lainnya, antara entity dengan proses, antara proses dengan file penyimpanan data, dan file penyimpanan data dengan proses.
(73)
(74)
4.2.3.4 Kamus data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Arus data yang ada di data flow diagram sifatnya adalah global, hanya ditujukan arus datanya saja. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di bawah ini :
Tabel 4.2. Kamus Data pegawai Nama Data Data pegawai
Alias -
Bentuk Data Dokumen Penjelasan
Struktur Data nip, no_karpeg, nama, tempat_tgl_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama, status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja
Tabel 4.3 Kamus Data kenaikan pangkat Nama Data kenaikan pangkat
Alias -
(75)
Penjelasan
Struktur Data Nip, nama, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat_baru, keterangan
Tabel 4.4. Kamus Data cuti
Nama Data cuti
Alias -
Bentuk Data Dokumen Penjelasan
Struktur Data Nip, nama, no_karpeg, alamat, jenis_cuti, tgl_mulai_bekerja, keterangan
Tabel 4.5. Kamus Data pensiun Nama Data pensiun
Alias -
Bentuk Data Dokumen Penjelasan
Struktur Data Nip, nama, no_karpeg, alamat, tgl_pensiun,keterangan
Tabel 4.6. Kamus Data kenaikan jabatan Nama Data kenaikan jabatan
(76)
Bentuk Data Dokumen Penjelasan
Struktur Data Nip, nama, jabatan, TMT, no_sk, tgl_sk, jabatan_baru, sk
4.2.4 Perancangan basis data
Perancangan basis data merupakan perancangan sebuah database pada dasarnya melibatkan enam tahap yang bersifat berulang yaitu perencanaan, analisis, perancangan, pemrograman, implementasi, dan penggunaan. Adapun unsur-unsur yang mempengaruhi dalam merancang sebuah database yaitu sebagai Berikut :
1. Data pegawai
nip, nokarpeg, nama, tempat tgl lahir, alamat, telepon, jeniskelamin, agama, statuskawin, tglmulaibekerja, masakerja
2.Data kenaikan pangkat
Nip, nama, tempattgllahir, jabatan, pangkatlama, TMT, pangkat baru, keterangan
3.Data cuti Nip, nama, nokarpeg, alamat, jeniscuti, tglmulaibekerja, keterangan 4.Data Nip, nama, nokarpeg, alamat, jtglpensiun,keterangan
(77)
pensiun 5.Data kenaikan jabatan
Nip, nama, jabatan, TMT, nosk, tglsk, jabatanbaru, sk
Tabel 4.7 Perancangan basis data
4.2.4.1 Normalisasi
Untuk mendapatkan kriteria-kriteria normalisasi, semua tabel di rekontruksi menjadi satu tabel (Universal Table). Lalu diterapkan kriteria-kriteria normalisasi hingga mendapatkan sejumlah tabel yang sudah normal. Dibawah ini merupakan tabel yang berada pada bentuk normal pertama :
1. Bentuk Unormal
{ nip, no_karpeg, nama, tempat_tgl_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama, status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja, Nip, nama, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat_baru, keterangan, Nip, nama, no_karpeg, alamat, jenis_cuti, tgl_mulai_bekerja, keterangan, Nip, nama, no_karpeg, alamat, tgl_pensiun, keterangan, Nip, nama, jabatan, TMT, no_sk, tgl_sk, jabatanbaru, sk }
2. Bentuk Normal Pertama
(78)
normal ke pertama ( 1st ) seperti berikut ini :
{ nip, no_karpeg, nama, tempat_tgl_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama, status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja, Nip, nama, jabatan, TMT, no_sk, tgl_sk, jabatanbaru, sk, Nip, nama, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat_baru, keterangan }
3. Bentuk Normal kedua
Bentuk normal Kedua (NF) adalah table yang tidak mengandung pengulangan data dan nilai-nilai nonatomik. Sebuah nilai atomik adalah field yang menyatakan data tunggal, bukan gabungan nilai-nilai.
Tabel Data pegawai
{ nip*, no_karpeg, nama, tempat_tgl_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama, status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja }
Tabel Data kenaikan pangkat
{ Nip*, nama, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat_baru, keterangan }
Tabel Data cuti
{ Nip*, nama, no_karpeg, alamat, jenis_cuti, tgl_mulai_bekerja, keterangan } Tabel Data pensiun
{ Nip*, nama, no_karpeg, alamat, tgl_pensiun,keterangan } Tabel Data kenaikan jabatan
(79)
{ Nip*, nama, jabatan, TMT, no_sk, tgl_sk, jabatan_baru, sk }
4. Bentuk Normal Ketiga
Berdasarkan bentuk normal Kedua (2NF) di atas masih ditemukan informasi tabel yang kurang akurat, oleh karena itu dibutuhkan suatu relasi antar tabel yang masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan bagiannya.
Tabel Data pegawai
{ nip*, no_karpeg, nama, tempat_tgl_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, agama, status_kawin, tgl_mulai_bekerja, masa_kerja }
Tabel Data kenaikan pangkat
{ Nip*, tempat_tgl_lahir, jabatan, pangkat_lama, TMT, pangkat_baru, } Tabel Data cuti
{ Nip*, , jenis_cuti, , keterangan_pensiun} Tabel Data pensiun
{ Nip*, , tgl_pensiun,keterangan } Tabel Data kenaikan jabatan
{ Nip*, no_sk, tgl_sk, jabatan_baru, sk }
4.2.4.2 Relasi tabel
Didalam sebuah database, setiap tabel memiliki sebuah fields yang memiliki nilai untuk setiap baris. Fields ini ditandai dengan icon bergambar
(80)
kunci di depan namanya. Baris-baris yang berhubungan pada tabel mengulangi kunci primer (primary key) dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinan dari kunci primer di dalam tabel-tabel yang lain disebut dengan kunci asing (foreign key). Dan semua field bisa menjadi kunci asing. Yang membuat sebuah field merupakan kunci asing adalah jika dia sesuai dengan kunci primer pada tabel lain.
Adapun bentuk relasi antar tabel dari sistem yang diajukan dapat dilihat pada gambar :
:
(81)
4.2.4.3Entity relationship diagram (ERD)
Entity relationship diagram digunakan untuk menggambarkan relasi antar tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar tabel penyimpanan. ERD terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas-entitas yang saling berhubungan.
Atribut yang terdapat di entity relationship diagram adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram
4.2.4.4 Struktur file
Struktur file digunakan dalam perancangan system karena data ini akan menentukan struktur fisik database yang menunjukkan struktur dari elemen-elemen data yang menyatakan panjang elemen-elemen data dan jenis-jenis datanya.
(1)
yang tidak sesuai dengan yang ada di database.
yang dicari. ditemukan”.
Pengujian Pengisian data kenaikan jabatan
Tabel 5.7 Pengujian Pengisian Data Teguran/SP Kasus Dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Memasukan data jabatan pegawai secara lengkap
Menampilkan data jabatan pegawai di database.
Dapat mengisi data jabatan pegawai sesuai yang diinginkan
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
Memasukan kode jabatan pegawai dengan yang ada di database
Dapat
menampilkan data yang dicari
Menampilkan data yang dicari sesuai yang diharapkan.
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
Kasus Dan Hasil Uji (Data Salah)
Data Masukan Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Tidak mengisi data jabatan pegawai dengan lengkap Tidak dapat menampilkan data jabatan pegawai di database.
Akan
menampilkan pesan “lengkapi data SP pegawai”
[√ ] Diterima [ ] Ditolak Memasukan kode
jabatan pegawai yang tidak sesuai dengan yang ada di database.
Tidak dapat menampilkan data yang dicari.
Menampilkan pesan “Data tidak ditemukan”.
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
Pengujian Pengisian data Cuti/pensiun/pangkat/jabatan
Tabel 5.8 Pengujian Pengisian Data Cuti/pensiun/pangkat/jabatan Kasus Dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Memasukan data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan lengkap
Menampilkan data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan pegawai di database.
Dapat mengisi data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan Luar pegawai sesuai yang diinginkan
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
(2)
Memasukan kode Cuti/pensiun/pangka t/jabatan pegawai dengan yang ada di database
Dapat menampilkan data yang dicari
Menampilkan data yang dicari sesuai yang diharapkan.
[ √] Diterima [ ] Ditolak
Kasus Dan Hasil Uji (Data Salah)
Data Masukan Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Tidak mengisi data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan pegawai dengan lengkap
Tidak dapat menampilkan data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan pegawai di database.
Akan menampilkan pesan “lengkapi data Cuti/pensiun/pangka t/jabatan
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
Memasukan kode Cuti/pensiun/pangka t/jabatan pegawai yang tidak sesuai dengan yang ada di database. Tidak dapat menampilkan data yang dicari. Menampilkan pesan “Data tidak ditemukan”.
[√ ] Diterima [ ] Ditolak
5.2.2.1 Pengecekan User (petugas)
Tabel 6.5. Pengecekan User Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan UserName :
Kepegawaian
Password : master
Dipilih dan Diinputkan dalam Combobox dan text box User name dan Password
Dapat mengisi Login User
[ √ ] diterima
(3)
Klik Login User Dapat masuk ke form sesuai dengan hak aksesnya
Tombol Login berfungsi sesuai dengan yang diharapkan
[√ ] diterima
[ ]ditolak
Tabel 6.6. Pengecekan User ( Lanjutan ) Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Yang diharapkan Pengamatan Kesimpulan Data Login User
dan password Salah
UserName : xx Password : xxx
Dapat masuk ke form sesuai dengan
hak aksesnya User tidak bisa login
[√ ] diterima
[ ]ditolak
5.2.3 Kesimpulan hasil pengujian
Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sample di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perangkat lunak bebas dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan hasil sesuai dengan yang diharapkan.
(4)
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang sedang berjalan dan rancangan sistem adalah sebagai berikut :
1. Bahwa Komputerisasi sangat diperlukan dalam pengolahan data kepegawaian di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat yang sebelumnya dilakukan dengan cara manual karena dapat meningkatkat efektifitas dan efisiensi pengelolaan data kepegawaian.
2. Pembuatan laporan kepegawaian dan pencarian data kepegawaian dapat dihasilkan secara mudah cepat dan akurat
3. Dengan program aplikasi ini semua data yang bersangkutan dengan kegiatan pengolahan data kepegawaian dapat terpelihara, keefektifan serta keefisienan waktu dapat tercapai dengan baik, karena program aplikasi ini merupakan penyederhanaan dari bentuk-bentuk dokumen atau media pengarsipan secara manual berupa kertas-kertas menjadi file-file yang tersimpan dalam media penyimpanan di komputer. 4. Dengan adanya program aplikasi yang dilengkapi dengan password, kebutuhan untuk meningkatkan kontrol dan keamanan data lebih terjamin karena tidak setiap orang berhak melakukan pengaksesan data atau perubahan data.
(5)
6.2 Saran
Beberapa saran yang dapat diberikan sehubungan dengan program aplikasi ini adalah sebagai berikut :
1. Penggunaan program aplikasi pengolahan data kepegawaian ini sebaiknya dilakukan oleh operator yang ditunjuk secara khusus, karena dalam program aplikasi ini terdapat data-data kepegawaian yang cukup penting, sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi data yang tidak diinginkan. 2. Program aplikasi pengolahan data pegawai ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menggunakan fasilitas dan sarana yang memiliki kemampuan lebih baik
3. Perlu adanya peningkatan sumber daya manusia agar diharapkan dapat lebih banyak pegawai yang mampu mengoprasikan komputer semaksimal mungkin.
(6)
TTL : Bandung , 28 Septmber 1987
Alamat : Jl Belakang pasar No.92/ 10A RT/RW : 05/03
Bandung 40181
Telp : 085624846845
Nama Orang Tua
Nama ayah : Mulyono
Pekerjaan : Pegawai Negeri Sipil
Nama Ibu : Siti fatimah
Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga
Riwayat Pendidikan
1994 – 1999 : SD Moh. Toha, Bandung
1999 – 2002 : SMP Negeri 9, Bandung
2002 – 2005 : SMA Pasundan 7, Bandung