Prosedur Pengembangan Agen Pada PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Penelitian

Kegiatan Kerja Praktek ini, dilaksanakan untuk memenuhi salah satu syarat dalam Program Studi Manajemen Universitas Komputer Indonesia pada Semester 7. Kerja praktek dilakukan agar mahasiswa dapat terjun langsung dan mengetahui secara langsung dalam kegiatan perusahaan.

Dengan adanya kerja praktek mahasiswa dapat meningkatkan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman dalam menyusun laporan kerja praktek, kerja praktek ini dilaksanakan di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat. Dimana penulis ditempatkan pada bagian Sirkulasi, penulis diperkenankan untuk membantu tugas para pegawai tersebut, seperti : pendataan pelanggan / agen, pencarian agen, dan mengevaluasi agen. Dunia media cetak mengalami minat konsumen dikarenakan pergeseran pola hidup masyarakat untuk mendapatkan berita dengan beralih ke media elektronik, adapun internet menjadi sarana yang sangat cepat dan praktis saat ini. Hal ini dijadikan kasus bagaiman cara perusahaan agar dapat menarik minat atau mendapat pelanggan / agen.

Republika sebagai perusahaan media cetak skala nasional berupaya agar dapat mendapatkan pelanggan dan secara otomatis menambah oplah perusahaan. Adapun upaya yang dilakukan dengan mengadakan berbagai kegiatan yang dapat menarik

2

minat pelanggan seperti, seminar dan pameran serta kegiatan kerja sama dengan instansi-instansi pemerintah. Bagian sirkulasi menjadi peran penting atau ujung tombak untuk mendapatkan pelanggan. Untuk mendapatkan pelanggan, bagian sirkulasi secara langsung menawarkan produk yaitu koran kepada pelanggan baik perorangan maupun badan dengan mengadakan suatu pertemuan atau kerja sama mengenai pengakatan sebagai pelanggan tetap dan menjadi suatu agen Republika.

Dalam pelaksanaannya, penulis memilih PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat sebagai tempat kerja praktek dan tempat pengumpulan data. PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, yang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang media cetak yang suda tumbuh dan berikembang di Negara Indonesia yang memiliki pangsa pasar yang khas, yakni komunitas islam. Kegiatan perusahaan ini menangani penjualan dan sirkulasi koran bersangkutan seluruh wilayah Jawa Barat utuk mendapatkan pemasukan perusahaan. Dalam sirkulasi, salah satu yang dilakukan PT. Republika Media Mandiri yaitu pengembangan agen. Bagian sirkulasi perusahaan bertugas utuk mencari jaringan, membuka jaringan, dan menjaga hubungan jaringan serta mengevaluasi jaringan agen perusahaan. Pengembangan agen merupakan bagian terpenting perusahan yang bergerak dalam bidang media cetak, dengan banyak agen yang dimiliki dibandingkan pesaing akan menjadi menambahan pemasukan perusahaan.

3

Berdasarkan uraian diatas, maka penulisan laporan kerja praktek ini diberi judul : “PROSEDUR PENGEMBANGAN AGEN PADA PT. REPUBLIKA MEDIA MANDIRI PERWAKILAN JAWA BARAT”.

1.2. Tujuan Kerja Praktek

Dalam suatu kegiatan tidak pernah lepas dari tujuan yang ingin dicapai. Kerja praktek ini dilaksanakan untuk memberikan mahasiswa pengetahuan dan pengalaman langsung dilapangan secara praktek yang diharapkan dapat menyempurnakan teori-teori yang didapat dibangku kuliah.

Adapun tujuan dari kerja praktek adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui prosedur pengembangan agen PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat.

2. Untuk mengetahui hambatan dan upaya di dalam pengembangan agen PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat.

1.3. Kegunaan Kerja Praktek

Adapun kegunaan dari hasil kerja praktek ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Penulis

a. Wadah untuk mengimplememtasikan ilmu yang didapat dalam perkuliahan, menambah pengetahuan dan memperluas wawasan tentang masalah-masalah

4

yang dipraktekkan yaitu pada bagian sirkulasi media cetak, sehingga pada akhirnya penulis dapat menerapkannya pada dunia kerja .

b. Laporan kerja praktek ini berguna sebagai salah satu syarat dalam menempuh Program Strata Satu (S1) Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.

2. Bagi Perusahaan

Dengan adanya mahasiswa kerja praktek, perusahaan terbantu dalam melakukan kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya bagian sirkulasi, selain itu perusahaan memperoleh masukan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan khususnya bagian sirkulasi.

3. Bagi Institusi

Ukuran untuk menilai kemampuan dan kinerja mahasiswa dalam menerapkan ilmu yang sudah dianjurkan diperkuliahan serta dapat menjalin hubungan dengan perusahaan tempat mahasiswa kerja praktek.

4. Bagi Pengembangan Ilmu masukan dan tambahan ilmu melalui laporan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya sehingga bermanfaat bagi pengguna lainnya.

1.4. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Penulis melaksanakan Kerja Praktek pada bagian penjualan dan pemasaran di PT. Republika Media Mandiri Perwaklian Jawa Barat di Jalan L. L. Re. Martadinata No. 126 Bandung.

5

Lamanya Kerja Praktek yang dilakukan oleh penulis yang selama 31 hari kerja, dimulai tanggal 4 Juli 2011 sampai dengan tanggal 30 Juli 2011.

Dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Kerja Praktek dilaksanakan setiap hari senin-jumat.

2. Pelaksanaan Kerja Praktek dimulai pada pukul 08.00 – 17.00 WIB.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek Tahun Akademik

2011

NO URAIAN JULI AGS SEP OKT NOV DES

1 Pengajuan KP 2 Melaksanakan

KP

3 Pengambilan Data

4 Bimbingan KP 5 Sidang KP

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan yang berjudul “Prosedur Pengembangan Agen Pada PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat”. Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam mengikuti Skipsi, pada Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih terdapat banyak sekali kekurangan, baik isi maupun penulisannya. Atas segala kekurangannya penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak.

Pada akhirnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang dengan tanpa lelah telah membantu dan memberikan semangat dalam menyelesaikan laporan ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

2. Ibu Prof. Dr. Umi Narimawati, Dra.,S.E.,M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

3. Ibu Linna Ismawati., SE., M.Si selaku Ketua Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).

iii

4. Ibu Dra. Rahma Wahdiniwaty, M.Si selaku dosen pembimbing penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan bantuan kepada penulis.

5. Ibu Windi Novianti SE., MM selaku koordinator kerja praktek. 6. Ibu Raeni Dwisanty selaku dosen wali Program Studi Manajemen.

7. Bapak Maman Sudiaman selaku Kepala Perwakilan Republika Jawa Barat yang memberikan kesempatan untuk kerja praktek.

8. Bapak Sigit Arifin selaku pembimbing penulis selama di Republika. 9. Bapak Yanyan Sopyan yang memberikan banyak masukan kepada penulis. 10. Seluruh staf dan karyawan PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat yang memberikan ijin dan membantu kepada penulis selama menyelesaikan laporan ini.

11. Kedua orang tua tercinta mama dan papa yang telah memberikan doa serta dukungan moril dan materil juga kakak tersayang Herry, Andi, dan Yuni serta adik tersayang Robin.

12. Kepada kekasih Septy yang telah memberi dukungan penulis membuat laporan ini.

13. Kepada Teman-teman (Eko, Sandi, Rifki, Sugiarto, Ihsan, Ardy) dan teman-teman yang lain yang tidak bisa penulis sebutkan sebutkan satu persatu yang telah membantu penulis selama penulis membuat laporan ini. 14. Dan pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

iv

Kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan anugerahnya kapada kita semuanya dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Bandung, November 2011 Penulis

Janter Silaen

19 BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

3.1. Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama melaksanakan kuliah kerja Praktek di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, penulis ditempatkan pada Bagian Sirkulasi, penulis diberi pengarahan dan bimbingan mengenai kegiatan dibagian sirkulasi, kerjasama dan pengembangan usaha, setelah itu maka penulis dapat melaksanakan kerja praktek sesuai dengan jadwal dan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan. Dan yang menjadi kajian kerja praktek dalam penulisan laporan kerja praktek ini adalah mengenai sirkulasi khususnya pengembangan agen di daerah Jawa Barat.

3.2. Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Teknis pelaksanaan kerja praktek yang telah dilakukan oleh penulis di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat adalah dengan cara mengamati dan mempelajari secara langsung prosedur-prosedur pelaksanaan kegiatan yang ada, serta mempraktekannya secara langsung pada bagian Sirkulasi. Sebelum pelaksanaan kerja praktek, penulis terlebih dahulu diberikan pengarahan dan penjelasan mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan

20

Adapun teknis kegiatan yang penulis lakukan selama melakukan kuliah kerja praktek adalah sebagai berikut :

1. Perkenalan dengan staff dan karyawan yang ada di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, khususnya pada bagian sirkulasi.

2. Pengarahan dan penjelasan kegiatan dari pembimbing perusahaan. 3. Melakukan pengarsipan berkas identitas agen.

4. Melakukan pencatatan identitas agen. 5. Melakukan evaluasi agen.

3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1 Prosedur pengembangan agen pada PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat

Dalam melakukan penjualan, PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat melakukan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya, yaitu sebagai berikut :

1. Calon Agen mengajukan secara lisan dan tulisan kepada Marketing / Petugas Sirkulasi Lapangan, dengan melakukan pengisian form calon agen. Dapat dilihat pada lampiran 7.

2. Marketing / Petugas Sirkulasi Lapangan melakukan pengajuan Kepada Kepala Bagian Sirkulasi, dengan terlebih dahulu melakukan survey dengan ketentuan sebagai berikut:

21

• Agen baru berada pada daerah yang belum terdapat agen Republika atau wilayah yang masih potensial untuk pengembangan Republika dan Bersedia mengembangkan Harian Republika.

• Tidak mengganggu agen/ sub agen Republika yang sudah ada, baik oplah maupun peredaran sehingga tidak muncul konflik dengan agen/ sub agen Republika yang sudah ada.

• Menerima ketentuan harga dan tidak diperkenankan merusak harga yang sudah ditetapkan Republika.

• Bersedia memberikan deposit (pembayaran dimuka) senilai 1 (satu) bulan pengambilan koran Republika.

• Setelah 3 (tiga) bulan pembayaran dimuka tersebut lancar, maka bulan berikutnya akan mendapatkan discount sesuai ketentuan yang berlaku. • Mempunyai Track Record/ sejarah keagenan yang baik di penerbit lain. • Bersedia memberikan data yang akurat dan sebenarnya.

• Bersedia dievaluasi selama 3 (tiga) bulan pertama & bersedia ditangguhkan keagenannya jika tidak memenuhi ketentuan tersebut diatas.

3. Kepala Bagian Sirkulasi berkoordinasi dengan Bagian Keuangan.

• Berkas hasil survey akan dikoreksi oleh Kabag. Sirkulasi setelah itu menyerahkan berkas kepada Bagian Keuangan untuk pengecekan ketentuan pembayaran.

22

4. Kepala Bagian Sirkulasi Mengajukan Kepada Kepala Perwakilan.

• Kepala Bagian Sirkulasi melakukan pengajuan calon agen dengan menyerahkan berkas hasil survey yang telah dikoreksi.

• Kepala Perwalian akan melakukan pengoreksian berkas calon agen.

5. Kepala Perwakilan menyetujui/menolak pengangkatan agen.

• Kepala Perwalian akan memberitahukan kepada Kepala Bagian Sikulasi, apakah calon agen disetujui/ditolak.

a. Apabila calon agen disetujui, berkas telah menjadi agen akan diserahkan kepada Kepala Bagian Sirkulasi kemudian kepada Bagian Marketing setelah itu memberitahukan kepada calon agen.

b. Apabila calon agen ditolak, berkas akan dikembalikan kepada Bagian Marketing kemudian memberitahukan kepada calon agen.

Untuk lebih memperjelas prosedur pengembangan agen pada PT. Republika Media Mandiri dapat dilihat tahapan flowchart dibawah ini.

24

3.3.2 Hambatan dan upaya di dalam pengembangan agen pada PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat

Adapun hambatan yang dialami di dalam pengembangan agen pada PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat yaitu :

1. Wilayah penyebaran sering bersinggungan dengan agen yang sudah ada 2. Kemampuan pembayaran calon agen yang tidak memenuhi kriteria

3. Biasanya calon agen adalah sub agen dari agen yang sudah ada, sehingga jika diangkat akan menimbulkan konflik

4. Calon agen punya track record terutama dalam hal pembayaran dengan penerbit lain

5. Calon agen tidak bersedia menberikan data yang autentik pelanggannya. 6. Titik drop pengiriman tidak sesuai dengan jalur distribusi yang sudah ada.

Adapun upaya yang telah di lakukan oleh PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat oleh bagian sirkulasi agar dapat mendapatkan pelanggan atau agen adalah PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat mengadakan berbagai seminar dan pameran serta menyelenggarakan program pendidikan dan seminar. Serta memiliki lini perusahaan seperti:

a. Brand activation

b. Corporate social responsibility c. Republika On-line (website) d. Penerbit buku republika e. Republika E-paper f. Alif TV

25 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian pada BAB III, maka penulis menyimpulkan serta memberikan saran membangun yang mungkin bermanfaat untuk memperbaiki sistem kelemahan yang ada pada bagian sirkulasi PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat.

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek yang penulis lakukan di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat didukung oleh data-data yang telah diolah serta pembahasan yang telah penulis sajikan pada sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut

1. Dalam prosedur pengembangan agen PT. Republika Media Mandiri

Perwakilan Jawa Barat, yaitu:

a. Calon Agen mengajukan secara lisan dan tulisan kepada Marketing / Petugas Sirkulasi Lapangan.

b. Marketing / Petugas Sirkulasi Lapangan melakukan pengajuan Kepada Kepala Bagian Sirkulasi, dengan terlebih dahulu melakukan survey. c. Kepala Bagian Sirkulasi berkoordinasi dengan Bagian Keuangan. d. Kepala Bagian mengajukan pengangkatan agen baru kepada Kepala

Perwakilan.

26

2. Hambatan dan upaya di dalam pengembangan agen PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, yaitu:

• Hambatan

1. Wilayah penyebaran sering bersinggungan dengan agen yang sudah ada 2. Kemampuan pembayaran calon agen yang tidak memenuhi kriteria 3. Biasanya calon agen adalah sub agen dari agen yang sudah ada,

sehingga jika diangkat akan menimbulkan konflik

4. Calon agen punya track record terutama dalam hal pembayaran dengan penerbit lain

5. Calon agen tidak bersedia menberikan data yang autentik pelanggannya.

6. Titik drop pengiriman tidak sesuai dengan jalur distribusi yang sudah ada.

• Upaya

1. Mengadakan seminar-seminar.

2. Mengadakan pameran pendidikan dan budaya. 3. Kerja sama dengan instansi-instansi.

27

4.2. Saran

Berdasarkan data-data yang telah diuraikan, dan setelah melakukan kerja praktek di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, penulis dapat memberikan saran sebagai berikut :

1. PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat sebaiknya

menambahan SDM agar dalam usaha pengembangan agen dapat berjalan dengan baik.

2. _{Dalam hambatan proses pendataan agen agar lebih teliti supaya tidak terjadi} konflik antara agen, teliti dalam hal pembayaran yang akan dilakaukan agen, serta jalur distribusi yang baik utuk agen agar hubungan baik dengan agen terjaga. Republika sudah baik dalam hal menarik minat pelanggan dengan cara mengadakan event-event, Republika dapat memaksimalkan potensi itu dengan menambah suatu kegiatan-kegiatan baru yang dapat meningkatkan pelanggan.

PROSEDUR PENGEMBANGAN AGEN

PADA PT. REPUBLIKA MEDIA MANDIRI

PERWAKILAN JAWA BARAT

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang S1

Program Studi Manajemen

Oleh :

NAMA : Janter Silaen

NIM

: 21208059

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. DATA PRIBADI

Nama Lengkap : Janter Silaen

Tempat/tgl.Lahir : Bandung, 05 Januari 1990

Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Katolik

Alamat : Jln. Jayagiri IV No. 87 Lembang

No Telp / HP : (022) 70845921 / 085721758905

Hobby : Olah Raga

Nama Ayah : Tumpak Silaen

Nama Ibu : Nurlina Sianipar

B. PENDIDIKAN TERAKHIR

1. 1995-1996 : TK. Kemala Bhayangkari 48 Lembang

2. 1996-2001 : Sekolah Dasar Negeri Kayu Ambon I Lembang 3. 2001-2005 : Sekolah Menengah Pertama Negeri I Lembang

4. 2005-2008 : Sekolah Menengah Atas PGRI Lembang

5. 2008- : Terdaftar sebagai Mahasiswa UNIKOM

Bandung, November 2011 Penulis,

26

2. Hambatan dan upaya di dalam pengembangan agen PT. Republika Media

Mandiri Perwakilan Jawa Barat, yaitu:

• Hambatan

1. Wilayah penyebaran sering bersinggungan dengan agen yang sudah ada

2. Kemampuan pembayaran calon agen yang tidak memenuhi kriteria

3. Biasanya calon agen adalah sub agen dari agen yang sudah ada,

sehingga jika diangkat akan menimbulkan konflik

4. Calon agen punya track record terutama dalam hal pembayaran dengan

penerbit lain

5. Calon agen tidak bersedia menberikan data yang autentik

pelanggannya.

6. Titik drop pengiriman tidak sesuai dengan jalur distribusi yang sudah

ada.

• Upaya

1. Mengadakan seminar-seminar.

2. Mengadakan pameran pendidikan dan budaya.

27

4.2. Saran

Berdasarkan data-data yang telah diuraikan, dan setelah melakukan kerja

praktek di PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat, penulis dapat

memberikan saran sebagai berikut :

1. PT. Republika Media Mandiri Perwakilan Jawa Barat sebaiknya

menambahan SDM agar dalam usaha pengembangan agen dapat berjalan

dengan baik.

2. _{Dalam hambatan proses pendataan agen agar lebih teliti supaya tidak terjadi}

konflik antara agen, teliti dalam hal pembayaran yang akan dilakaukan agen,

serta jalur distribusi yang baik utuk agen agar hubungan baik dengan agen

terjaga. Republika sudah baik dalam hal menarik minat pelanggan dengan

cara mengadakan event-event, Republika dapat memaksimalkan potensi itu

dengan menambah suatu kegiatan-kegiatan baru yang dapat meningkatkan

PROSEDUR PENGEMBANGAN AGEN

PADA PT. REPUBLIKA MEDIA MANDIRI

PERWAKILAN JAWA BARAT

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat

Dalam menempuh Jenjang S1

Program Studi Manajemen

Oleh :

NAMA : Janter Silaen

NIM

: 21208059

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. DATA PRIBADI

Nama Lengkap : Janter Silaen

Tempat/tgl.Lahir : Bandung, 05 Januari 1990 Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Katolik

Alamat : Jln. Jayagiri IV No. 87 Lembang No Telp / HP : (022) 70845921 / 085721758905 Hobby : Olah Raga

Nama Ayah : Tumpak Silaen Nama Ibu : Nurlina Sianipar

B. PENDIDIKAN TERAKHIR

1. 1995-1996 : TK. Kemala Bhayangkari 48 Lembang

2. 1996-2001 : Sekolah Dasar Negeri Kayu Ambon I Lembang 3. 2001-2005 : Sekolah Menengah Pertama Negeri I Lembang 4. 2005-2008 : Sekolah Menengah Atas PGRI Lembang 5. 2008- : Terdaftar sebagai Mahasiswa UNIKOM

Bandung, November 2011 Penulis,