Sistem Informasi Kesekretariatan Pada Dewan Keluarga Masjid (DKM) Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung

SISTEM INFORMASI KESEKRETARIATAN PADA DEWAN

KELUARGA MASJID (DKM) NURUL IMAN TAMAN

CIPADUNG INDAH BANDUNG

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Ahmad Sarip 1.05.10.547

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

viii DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

LEMBAR KEASLIAN ... ii

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR TABEL ... xviii

DAFTAR SIMBOL ... xx

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.4 Kegunaan Penelitian ... 5

1.5 Batasan Masalah ... 6

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7

1.7 Sistematika Penulisan ... 7

BAB II LANDASAN TEORI ... 10

2.1 Sistem... 10

ix

2.1.2 Elemen Sistem ... 11

2.2 Informasi ... 13

2.2.1 Definisi Informasi ... 13

2.2.2 Kualitas Informasi... 13

2.3 Sistem Informasi ... 14

2.3.1 Definisi Sistem Informasi ... 15

2.3.2 Komponen Sistem Informasi ... 15

2.4 Kesekretariatan ... 16

2.4.1 Definisi Sekretaris... 16

2.4.2 Definisi Sekretariat ... 17

2.4.3 Definisi Kesekretariatan ... 17

2.5 Client Server ... 19

2.6 Perangkat Lunak Pendukung ... 20

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN ... 24

3.1 Objek Penelitian ... 24

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 24

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 25

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 26

3.1.4 Deskripsi Tugas ... 27

3.2 Metode Penelitian ... 29

3.2.1 Desani Penelitian ... 29

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 29

x

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 31

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 31

3.2.3.3 Alat Bantu Analisi dan Perancangan ... 34

3.2.4 Pengujian Software ... 38

3.3 Analisis Sistem yang Berjalan ... 39

3.3.1 Analisis Dokumen... 39

3.3.2 Analisis Prosedur yang Berjalan ... 41

3.3.2.1 Flowmap ... 42

3.3.2.2 Diagram Konteks ... 45

3.3.2.3 Data Flow Diagram ... 46

3.3.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 49

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 51

4.1 Perancangan Sistem ... 51

4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 51

4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan... 52

4.1.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 54

4.1.3.1 Flowmap ... 58

4.1.3.2 Diagram Konteks ... 62

4.1.3.3 Data Flow Diagram ... 62

4.1.3.3.1 DFD Level 1 ... 62

4.1.3.3.2 DFD Level 2 Proses 1 ... 63

4.1.3.3.3 DFD Level 2 Proses 2 ... 64

xi

4.1.3.3.5 DFD Level 3 Proses 1.1 ... 66

4.1.3.3.6 DFD Level 3 Proses 1.2 ... 67

4.1.3.3.7 DFD Level 3 Proses 1.3 ... 67

4.1.3.4 Kamus Data ... 68

4.1.4 Perancangan Basis Data ... 73

4.1.4.1 Normalisasi ... 74

4.1.4.2 Relasi Tabel ... 78

4.1.4.3 Entity Relationship Diagram ... 79

4.1.4.4 Struktur File ... 80

4.1.4.5 Kodifikasi ... 86

4.2 Perancangan Antar Muka... 88

4.2.1 Struktur Menu ... 89

4.2.2 Perancangan Input... 90

4.2.3 Perancangan Output ... 99

4.3 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 103

4.4 Implementasi ... 104

4.4.1 Batasan Implementasi ... 104

4.4.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 105

4.4.3 Implementasi Perangkat Keras ... 105

4.4.4 Implementasi Basis Data ... 106

4.4.5 Implementasi Antar Muka ... 113

4.4.6 Implementasi Instalasi Program ... 118

xii

4.5 Pengujian ... 137

4.5.1 Rencana Pengujian ... 137

4.5.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 138

4.5.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 143

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 144

5.1 Kesimpulan ... 144

5.2 Saran ... 145

DAFTAR PUSTAKA ... 146

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi DKM Nurul Iman ... 26

Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototipe ... 32

Gambar 3.3 Flowmap Penerimaan Kas yang Berjalan ... 43

Gambar 3.4 Flowmap Pengeluaran Kas yang Berjalan ... 43

Gambar 3.5 Flowmap Penjadwalan Aktivitas yang Berjalan ... 44

Gambar 3.6 Flowmap Penerimaan Buku yang Berjalan ... 44

Gambar 3.7 Flowmap Cetak Laporan ... 45

Gambar 3.8 Diagram Konteks yang Berjalan ... 45

Gambar 3.9 DFD Level 1 yang Berjalan ... 46

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 1 yang Berjalan ... 47

Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 2 yang Berjalan ... 47

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 3 yang Berjalan ... 48

Gambar 3.13 DFD Level 3 Proses 1.1 yang Berjalan ... 48

Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 1.3 yang Berjalan ... 49

Gambar 4.1 Gambaran Skema Sistem ... 52

Gambar 4.2 Flowmap Penerimaan Kas yang Diusulkan ... 58

Gambar 4.3 Flowmap Pengeluaran Kas yang Diusulkan ... 59

Gambar 4.4 Flowmap Penjadwalan Aktivitas yang Diusulkan ... 60

Gambar 4.5 Flowmap Cetak Laporan yang Diusulkan ... 61

xiv

Gambar 4.7 DFD Level 1 yang Diusulkan ... 63

Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 1 yang Diusulkan ... 64

Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 2 yang Diusulkan ... 65

Gambar 4.10 DFD Level 2 Proses 3 yang Diusulkan ... 66

Gambar 4.11 DFD Level 3 Proses 1.1 yang Diusulkan ... 67

Gambar 4.12 DFD Lever 3 Proses 1.2 yang Diusulkan ... 67

Gambar 4.13 DFD Lever 3 Proses 1.3 yang Diusulkan ... 68

Gambar 4.14 Relasi Tabel ... 79

Gambar 4.15 ERD ... 80

Gambar 4.16 Struktur Menu ... 89

Gambar 4.17 Perancangan Halaman Login ... 90

Gambar 4.18 Perancangan Halaman Akun ... 91

Gambar 4.19 Perancangan Halaman Tambah Penerimaan Kas ... 91

Gambar 4.20 Perancangan Halaman Tambah Pengeluaran Kas ... 92

Gambar 4.21 Perancangan Halaman Tambah Penerimaan Barang ... 93

Gambar 4.22 Perancangan Halaman Tambah Seksi ... 93

Gambar 4.23 Perancangan Halaman Tambah Penceramah ... 94

Gambar 4.24 Perancangan Halaman Tambah Aktivitas (Pengajian) ... 95

Gambar 4.25 Perancangan Halaman Tambah Jenis Buku ... 95

Gambar 4.26 Perancangan Halaman Tambah Penerimaan Buku ... 96

Gambar 4.27 Perancangan Halaman Cetak Laporan Penerimaan Kas ... 96

Gambar 4.28 Perancangan Halaman Cetak Laporan Pengeluaran Kas ... 97

xv

Gambar 4.30 Perancangan Halaman Cetak Laporan Jadwal Aktivitas ... 98

Gambar 4.31 Perancangan Halaman Cetak Laporan Penerimaan Buku ... 98

Gambar 4.32 Perancangan Halaman Cetak Laporan Daftar Buku ... 98

Gambar 4.33 Perancangan Bukti Penerimaan Kas ... 99

Gambar 4.34 Perancangan Bukti Penerimaan Barang ... 99

Gambar 4.35 Perancangan Laporan Penerimaan Kas ... 100

Gambar 4.36 Perancangan Laporan Penerimaan Barang ... 100

Gambar 4.37 Perancangan Laporan Pengeluaran Kas ... 100

Gambar 4.38 Perancangan Laporan Keuangan Mingguan ... 101

Gambar 4.39 Perancangan Laporan Daftar Penceramah ... 101

Gambar 4.40 Perancangan Laporan Jadwal Aktivitas ... 102

Gambar 4.41 Perancangan Bukti Penerimaan Buku ... 102

Gambar 4.42 Perancangan Laporan Penerimaan Buku ... 102

Gambar 4.43 Perancangan Laporan Daftar Buku ... 103

Gambar 4.44 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 104

Gambar 4.45 Installer Xampp ... 118

Gambar 4.46 Instalasi awal ... 118

Gambar 4.47 Pemilihan Direktori ... 119

Gambar 4.48 Pemilihan Service ... 119

Gambar 4.49 Direktori Program Aplikasi ... 120

Gambar 4.50 Run Service Xampp ... 120

Gambar 4.51 Run Aplikasi ... 121

xvi

Gambar 4.53 Halaman Kas (Bendahara) ... 121

Gambar 4.54 Halaman Penerimaan Kas (Bendahara) ... 122

Gambar 4.55 Halaman Tambah Penerimaan Kas (Bendahara) ... 122

Gambar 4.56 Halaman Tambah Penerimaan Kas – Kencelng (Bendahara) .. 123

Gambar 4.57 Halaman Cetak Laporan Penerimaan Kas (Bendahara) ... 123

Gambar 4.58 Halaman Pengeluaran Kas (Bendahara) ... 124

Gambar 4.59 Halaman Tambah Pengeluaran Kas (Bendahara) ... 124

Gambar 4.60 Cetak Laporan Pengeluaran Kas (Bendahara) ... 125

Gambar 4.61 Halaman Pengeluaran Kas (Bendahara) ... 125

Gambar 4.62 Halaman Tambah Pengeluaran Kas (Bendahara)... 126

Gambar 4.63 Halaman Cetak Laporan Penerimaan Barang (Bendahara) ... 126

Gambar 4.64 Halaman Perpustakaan (Seksi Perpustakaan) ... 127

Gambar 4.65 Halaman Tambah Jenis Buku (Seksi Perpustakaan) ... 127

Gambar 4.66 Halaman Penerimaan Buku (Seksi Perpustakaan) ... 128

Gambar 4.67 Halaman Tambah Penerimaan Buku (Seksi Perpustakaan) ... 128

Gambar 4.68 Halaman Cetak Lap. Penerimaan Buku (Seksi Perpustakaan) .. 129

Gambar 4.69 Halaman Buku (Seksi Perpustakaan) ... 129

Gambar 4.70 Halaman Cetak Laporan Daftar Buku (Seksi Perpustakaan) ... 130

Gambar 4.71 Halaman Aktivitas (Sekretaris) ... 130

Gambar 4.72 Halaman Master Data (Sekretaris) ... 131

Gambar 4.73 Halaman Penceramah (Sekretaris) ... 131

Gambar 4.74 Halaman Tambah Penceramah (Sekretaris) ... 132

xvii

Gambar 4.76 Halaman Kultum (Sekretaris) ... 133

Gambar 4.77 Halaman Tambah Jadwal Ceramah (Sekretaris) ... 133

Gambar 4.78 Halaman Cetak Aktivitas (Sekretaris) ... 134

Gambar 4.79 Laporan Penerimaan Kas (Bendahara) ... 134

Gambar 4.80 Laporan Pengeluaran Kas (Bendahara) ... 135

Gambar 4.81 Bukti Penerimaan Kas (Bendahara) ... 135

Gambar 4.82 Laporan Daftar Penceramah (Sekretaris) ... 136

Gambar 4.83 Laporan Jadwal Aktivitas (Sekretaris) ... 136

xviii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Rencana Kerja Penelitian ... 7

Tabel 3.1 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 49

Tabel 4.1 Tabel aktivitas ... 81

Tabel 4.2 Tabel buku ... 81

Tabel 4.3 Tabel penerimaan_barang ... 82

Tabel 4.4 Tabel penerimaan_kas ... 82

Tabel 4.5 Tabel penerimaan ... 83

Tabel 4.6 Tabel jenis_buku ... 83

Tabel 4.7 Tabel kategori_kas ... 83

Tabel 4.8 Tabel pengeluaran ... 84

Tabel 4.9 Tabel penceramah ... 84

Tabel 4.10 Tabel seksi ... 85

Tabel 4.11 Tabel spesialis ... 85

Tabel 4.12 Tabel status ... 85

Tabel 4.13 Tabel user ... 86

Tabel 4.14 Tabel Halaman Kas ... 114

Tabel 4.15 Tabel Halaman Aktivitas ... 116

Tabel 4.16 Tabel Halaman Perpustakaan ... 117

Tabel 4.17 Tabel Rencana Pengujian ... 138

xix

Tabel 4.19 Kasus dan Hasil Pengujian Olah Data Kas ... 138 Tabel 4.20 Kasus dan Hasil Pengujian Olah Data Aktivitas ... 140 Tabel 4.21 Kasus dan Hasil Pengujian Olah Data Buku ... 142

DAFTAR PUSTAKA

Sumber Buku :

Abdul Kadir. 2003. Pengertian Sistem. GrahaIlmu. Yogyakarta.

Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. GrahaIlmu. Yogyakarta.

Harisson DS. S.T, M.T. 2012. Perancangan Basis Data, Bandung.

Jogiyanto HM. 2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi.Andi.Yogyakarta.

Sedarmayanti. 1997. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,

Stieven Kalengkian. 2013. Design Web dengan PHP. Bandung.

Wursanto, Drs. 1981. Dasar-dasar Ilmu Tata Usaha. Pustaka Dian. Jakarta.

Sumber Internet :

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2013/01/Budi-Cepat-Mahir-Bahasa-Pemrograman-PHP.pdf [27 Juni 2014]

http://www.adobe.com/inspire/2012/10/ten-steps-dreamweaver-cs6.html [10 Mei 2014]

v

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan

penelitian skripsi dengan judul: “SISTEM INFORMASI

KESEKRETARIATAN PADA DEWAN KELUARGA MASJID NURUL IMAN TAMAN CIPADUNG INDAH BANDUNG”.

Sholawat dan Salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW dan juga kepada keluarganya, kepada sahabatnya dan semoga sampai juga kepada kita selaku umatnya sampai akhir zaman, aamiin.

Penyusun menyadari dengan sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penyusun telah berusaha untuk menyusun tugas laporan ini dengan sebaik-baiknya dan penyusun berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan perkembangan ilmu komputer, khususnya bagi penyusun sendiri.

Pada penyusunan skripsi ini tidak semata-mata hasil kerja penulis sendiri, melainkan juga berkat bimbingan dan dorongan dari pihak-pihak yang telah membantu, baik secara materi maupun secara spiritual. Maka dari itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak lain yang telah banyak membantu memberikan saran dan bimbingan serta dukungan kepada

vi

penulis. Maka dari itu dengan segala kerendahan hati, perkenankanlah penulis mengucapkan terimakasih dan rasa hormat kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir. Msc., Selaku Dekan Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Citra Noviyasari, S.Si, M.T., Selaku Ketua Prodi Sistem Informasi. 4. R. Fenny Syafariani, S.Si, M.Stat selaku dosen wali yang telah

membimbing dan memberi banyak masukan selama penyusunan skripsi ini.

5. Iyan Gustiyana, S.Kom, M.Kom selaku dosen pembimbing yang

banyak membantu dengan membimbing dan memberikan saran kepada penulis selama penyusunan skripsi ini

6. Para dosen Sistem Informasi UNIKOM Bandung yang telah

memberikan pengajaran dengan ikhlas dan sabar.

7. Para petugas Sekretariat Program Strudi Sistem Informasi atas kesabaran dalam melayani proses administrasi perkuliahan.

8. Kedua Orang Tua penulis yang memberikan seluruh perhatian serta doa dan dukungannya baik moril maupun materil.

9. Adikku tercinta yang telah memberikan doa dan dukungan.

10. H. Thomas Machmud, S.H, M.H selaku Ketua DKM Nurul Iman yang telah mengizinkan penulis untuk meneliti di Masjid Nurul Iman.

vii

11. Saudara Fahmi Arsyad yang telah membantu dan membimbing penulis di lingkungan Masjid Nurul Iman.

12. Kepada semua teman-teman SI-13 angkatan ’10 UNIKOM yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam penyusunan skripsi ini

13. Semua pihak yang telah berjasa atas penyelesaian skripsi ini.

Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penyusun selama ini mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.

Bandung, Juni 2014

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama Lengkap : Ahmad Sarip

Tempat, Tanggal Lahir : Garut, 27 Oktober 1990 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Kewarganegaraan : Indonesia Agama : Islam Status : Belum kawin

Identitas : KTP no. 5253 9000 01

Alamat : Taman Cipadung Indah L-63 RT/RW 06/01 Panyileukan, Bandung No. Kontak : 085 864 894 067

Email : amd.arlong@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL

1997-1999 : SDN Merdeka Bandung 1999-2003 : SDN Cibiru 07 Bandung 2003-2006 : SMP Mekar Arum 2006-2009 : SMAN 10 Bandung

2010-2014 : Sistem Informasi UNIKOM Bandung (S1)

PENDIDIKAN INFORMAL

2009-2010 : Teknik Otomotif Sepeda Motor – LPK Pelita Massa Bandung

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuaan dan teknologi yang semakin pesat menyebabkan penggunaan komputer semakin meluas, terutama di Indonesia yang pada saat sekarang ini masih berstatus negara berkembang. Oleh karena itu Indonesia harus mampu bersaing dengan negara berkembang lainnya untuk mengikuti perkembangan zaman. Salah satu langkah yang dapat diambil adalah dengan memaksimalkan fungsi komputer agar dapat membantu dan menunjang kinerja demi tercapainya kualitas sebuah perusahaan atau organisasi serta untuk menyesuaikan diri dari pesatnya perkembangan teknologi informasi. Dewan Keluarga Masjid (DKM) Nurul Iman adalah sebuah organisasi yang dikelola oleh jemaah muslim Perumahan Taman Cipadung Indah Panyileukan Bandung. Untuk mengembangkan kualitas dari DKM di Masjid Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung yang dapat menunjang kegiatan kemakmuran masjid seperti mengelola keuangan masjid, pelayanan dakwah dan pendidikan serta pengelolaan perpustakaan masjid. Dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut ialah sebuah aplikasi teknologi informasi dengan mengimplementasikan suatu sistem informasi berbasis jaringan dalam satu lingkungan kerja yang menghubungkan beberapa bidang organisasi dalam pengelolaan data dan informasi.

2

Sistem informasi yang dibutuhkan oleh Dewan Keluarga Masjid (DKM) Nurul Iman adalah sebuah sistem informasi yang mampu mengolah data dan menghasilkan informasi yang berkaitan dengan aktivitas-akitivitas kesekretaritan sehingga dapat membantu pihak DKM dalam mengambil keputusan untuk keberlangsungan masjid di masa yang akan datang. Selain itu, sistem informasi tersebut harus memenuhi aspek-aspek kualitas sebuah sistem informasi agar dapat mempermudah pihak DKM dalam mengontrol segala aktivitas kemakmuran masjid.

Aktivitas-aktivitas pengelolaan data yang berkaitan dengan kesekretariatan masjid seperti pencatatan dan penghitungan data transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas kemakmuran masjid seperti penjadwalan khotib jumat, pengajian hari-hari besar, pengajian harian (kultum ba’da shubuh) dan penerimaan dan pengelolaan data buku pada perpustakaan masjid di DKM Masjid Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung masih menggunakan metode pencatatan dan jauh dari peranan sistem informasi yang mengintegrasikan semua data dengan suatu aplikasi. Metode tersebut dinilai masih kurang efektif dan efisien dalam beberapa aspek seperti keakuratan, keamanan data dan kecepatan akses. Selain itu, informasi yang dihasilkan pun dirasa kurang akurat serta tidak tepat waktu (up to date) dan cenderung kurang transparan karena belum menghasilkan laporan-laporan periodik mengenai aktivitas kesekretariatan.

Untuk mengurangi masalah-masalah yang terjadi pada DKM di Masjid Nurul Iman dalam mengelola data-data kesekretariatan dan menghasilkan informasi lebih cepat, akurat serta lebih transparan, maka penulis merancang

sebuah Sistem Informasi Kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung yang dirancang agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi akan sebuah aplikasi teknologi informasi.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis tertarik untuk menjadikan permasalahan tersebut sebagai objek penelitian dengan menarik judul: “SISTEM INFORMASI KESEKRETARIATAN PADA DEWAN KELUARGA MASJID (DKM) NURUL IMAN TAMAN CIPADUNG INDAH BANDUNG”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah merupakan tahap awal untuk mencari letak permasalahan yang dihadapi. Sedangkan rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan yang akan diteliti dalam penelitian tersebut.

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka dalam melaksanakan penelitian ini akan mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

1. Sering terjadi kesalahan (human error) dalam proses pencatatan dan penghitungan data transaksi penerimaan dan pengeluaran kas karena masih menggunakan proses manual.

2. Potensi kehilangan dan kerusakan data transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas dan pengelolaan data buku lebih besar karena data yang disimpan hanya dicatat dalam sebuah buku.

4

3. Belum adanya laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik mengenai transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas dan pengelolaan data buku sehingga informasi yang dihasilkan cenderung kurang transparan.

1.2.2. Rumusan masalah

Dari uraian identifikasi masalah diatas, penulis merangkum beberapa rumusan masalah yakni sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem kesekretariatan yang berjalan di DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung.

2. Bagaimana membangun sistem informasi yang dapat membantu dalam pengelolaan data serta penyajian informasi kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung.

3. Bagaimana melakukan pengujian pada Sistem Informasi Kesekretaritan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah.

4. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini terdapat maksud dan tujuan penelitian, adapun maksud dan tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud penelitian ini adalah untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk membuat suatu rancangan dan membangun Sistem Informasi

Kesekretariatan pada Dewan Keluarga Masjid (DKM) Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung yang dapat mengolah data dan menyajikan informasi kesekretariatan secara komputerisasi.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang penulis laksanakan pada penelitian di Dewan Keluarga Masjid (DKM) Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung adalah:

1. Untuk mengetahui sistem kesekretariatan yang berjalan di DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung

2. Untuk membangun sistem informasi yang dapat membantu dalam pengelolaan data serta penyajian informasi kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung.

3. Untuk melakukan pengujian pada Sistem Informasi Kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung

4. Untuk mengimplentasikan Sistem Informasi Kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung.

1.4. KEGUNAAN PENELITIAN

Kegunaan penelitian merupakan hal yang penting dalam sebuah penelitian agar penelitian ini bermanfaat bagi semua pihak-pihak yang berkepentingan. 1.4.1. Kegunaan Akademis

1. Bagi Pengembang Ilmu, dapat menjadi sumber ilmu pendidikan khususnya pada bidang ilmu teknologi informasi sehingga menjadi sebuah acuan dalam merancang sebuah sistem informasi.

6

2. Bagi Peneliti Lain, diharapkan bisa memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti yang akan mengambil penelitian dalam referensi tugas akhir maupun skripsi.

3. Bagi Penulis, sebagai tambahan pengetahuan untuk memperoleh gambaran secara langsung dari pembelajaran baik teori maupun praktek yang telah didapatkan dari perkuliahan khususnya mengenai perancangan sebuah sistem informasi.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Diharapkan setelah Sistem Informasi Kesekretariatan DKM Nurul Iman ini dimplementasikan dapat membantu pihak DKM dalam mengolah data dan menghasilkan informasi yang berkaitan dengan aktivitas-akitivitas kesekretaritan sehingga dapat membantu pihak DKM dalam mengambil keputusan untuk keberlangsungan masjid di masa yang akan datang dan mengontrol segala aktivitas kemakmuran masjid.

1.5. Batasan Masalah

Luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, serta keterbatasan waktu dan pengetahuan dan agar pembahasan masalah lebih terfokus dan terarah, maka diperlukan pembatasan masalah. Berikut ini akan penulis berikan batasan masalah yaitu Sistem Informasi Kesekretariatan DKM Nurul Iman yang mengelola data kesekretariatan seperti pencatatan dan penghitungan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas masjid seperti penjadwalan

khotib/penceramah, pengajian hari besar dan pengajian kultum serta pengelolaan data penerimaan dan data buku di perpustakaan masjid.

Sistem informasi ini tidak sampai pada pengelolaan data-data diluar kesekretariatan seperti produksi surat-surat, pengelolaan data zakat infak shodaqoh (ZIS), sekolah agama dan koperasi simpan pinjam.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di lingkungan Masjid Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung yang akan dilakukan dalam kurun waktu bulan Maret sampai Juni 2014. Adapun jadwal kegiatan penelitian digambarkan pada tabel berikut:

Tabel 1.1 Rencana Kerja Penelitian.

1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika adalah penjabaran secara deskriptif mengenai hal-hal apa saja yang akan ditulis secara garis besar, yang terdiri dari bagian pendahuluan,

No Aktivitas

Tahun 2014

Maret April Mei Juni

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Identifikasi Kebutuhan Pemakai

Wawancara Observasi

2 Membuat Prototype

Perancangan Prosedur Perancangan Diagram Perancangan Program

3 Menguji Program Aplikasi

8

landasan teori, objek dan metode penelitian, hasil dan pembahasan serta kesimpulan dan saran.

Bab I Pendahuluan

Pada pendahuluan berisi tentang latar belakang dilakukannya penelitian, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan dari penelitian baik kegunaan praktis maupun akademis, batasan masalah, lokasi dan waktu penelitian serta sistematika penulisan.

Bab II Landasan Teori

Berisi tentang teori-teori yang relevan dengan tema penulisan skripsi sebagai referensi dalam penulisan skripsi.

Bab III Objek dan Metode Penelitian

Berisi tentang objek penelitian (sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi dan deskripsi tugas), metode penelitian (desain penelitian, jenis dan metode pengumpulan data), metode pendekatan dan pengembangan sistem dan alat bantu analisis dan perancangan, serta pengujian software, analisis sistem yang berjalan (analisis dokumen, analisis prosedur dan evaluasi sistem).

Bab IV Hasil dan Pembahasan

Berisi tentang perancangan (tujuan perancangan, gambaran umum sistem, perancangan basis data), perancangan antar muka (struktur menu, perancangan input, perancangan output), perancangan jaringan, implementasi (batasan implementasi, implementasi perangkat lunak, implementasi perangkat keras,

implementasi basis data, implementasi antar muka, implementasi instalasi program serta penggunaan program), dan terakhir mengenai pengujian.

Bab V Kesimpulan dan Saran

Berisi tentang kesimpulan yang dibuat penulis mengenai pembuatan sistem tersebut. Dan saran yang diberikan oleh penulis sebagai masukan kepada peneliti lain untuk menindaklanjutinya.

10 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem

Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Sering kali sistem mengacu pada komputer IBM PC atau Macintosh, tetapi juga bisa kearah yang lebih luas seperti sistem tatasurya atau bahkan ke hal-hal yang lebih spesifik seperti sistem respirasi mamalia.

2.1.1.Definisi Sistem

Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Abdul Kadir, 2003:54). Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Sebagai contoh, raket dan pemukul bola kasti (masing-masing sebagai elemen) tidak bisa membentuk sebuah sistem, karena tidak ada sistem permainan olahraga yang memadukan kedua peralatan tersebut.

Selain itu definisi dari Jogiyanto HM ”suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Jogiyanto HM, 2005:1).

Dari beberapa paparan di atas tentang sistem, penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen dan prosedur-prosedur yang saling terkait yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2.Elemen Sistem

Suatu sistem mempunyai elemen-elemen yang membentuk sistem tersebut, yaitu mempunyai tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik, batas dan lingkungan (Abdul Kadir, 2003:54-60).

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin

banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem lain berbeda-beda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem

dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan) serta instruksi.

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk. Tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada sistem informasi, proses dapat berupa

12

sebuah tindakan yang bermacam-macam. Menambahkan data, meringkas, melakukan perhitungan dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,

keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya.

5. Mekanisme pengendalian dan umpan balik

Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik

(feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk

mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuannya.

6. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adala pemisah sistem antara sistem

dan daerah di luar sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem, dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan bagi sebuah organisasi dapat berupa vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank dan bahkan pesaing.

2.2. Informasi

Informasi adalah suatu hal yang penting dalam suatu sistem. Sistem yang kurang tidak menghasilkan informasi akan menjadi kurang bahkan tidak berguna dan mungkin berakhir.

2.2.1.Definisi Informasi

Menurut Jogiyanto HM. (2005:8) ”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya“. Definisi lain menurut McFadden, dkk (1991) mendifinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (Abdul Kadir, 2003:31).

Sumber dari informasi adalah data. Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai (Abdul Kadir, 2003:29).

Dari beberapa definisi di atas, penulis menyimpulkan informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti dan berguna serta berpengaruh secara langsung bagi orang yang menggunakan data tersebut.

2.2.2.Kualitas Informasi

Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai

untuk menyatakan informasi yang baik. Kualitas informasi dapat dianalogikan sebagai pilar-pilar dalam bangunan dan menentukan baik tidaknya pengambilan

14

keputusan. Dari sekian karakteristik, kualitas informasi seringkali diukur berdasarkan:

a) Relevansi dan Nilai

Relevansi berarti bahwa informasi benar-benar memberikan manfaat bagi pemakai. Tentu saja relevansi informasi untuk setiap pemakai berbeda-beda. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai kalau manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

b) Ketepatan Waktu

Karakteristik informasi yang berkaitan dengan waktu adalah usia (age),

ketepatan waktu (timeliness) dan rentang waktu (time horizon). Ketepatan

waktu menyatakan usia data yang sesuai dengan uapaya pengambilan keputusan. Artinya, informasi tersebut tidak usang/kadaluarsa ketika sampai ke penerima.

c) Keakurasian

Istilah akurasi (accuracy) menyatakan derajat kebenaran terhadap informasi

dan menentukan kehandalan atau reliabilitas informasi. Informasi yang benar-benar bebas kesalahan dikatakan sangat akurat.

2.3. Sistem Informasi

Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tiada harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa

disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-BasedInformationSystem

embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting (Abdul Kadir, 2003:10).

2.3.1.Definisi Sistem Informasi

Menurut Gelinas, oram dan Wiggins dalam Abdul Kadir (2003:11) memaparkan bahwa:

“Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri dari sekumpulan komponen-komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai”

2.3.2.Komponen Sistem Informasi

Dalam suatu sistem informasi, Abdul Kadir (2003) memaparkan bahwa terdapat komponen-komponen seperti:

a) Perangkat keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer.

b) Perangkat lunak (software) atau Program

Sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c) Prosedur

Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan proses pembangkitan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d) Orang

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.

16

e) Basis data

Sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

f) Jaringan komputer dan komunikasi data

Sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara

bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.4. Kesekretariatan

Kesekretariatan adalah bagian dari organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai penunjang agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan lancar.

2.4.1.Definisi Sekretaris

Dalam Websters New World Dictionary of The American Language

Collage, mengartikan sekretaris : Secretary is a person employeed to keep

records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization

or individual. Pada prinsipnya, pengetian ini menunjukan bahwa seorang

sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau individu.

2.4.1.1. Peranan dan Tugas Sekretaris

Dalam praktek penyelenggaraannya, dimana telah lazim bahwa pimpinan dari sebuah perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh sebagai pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, pelayanan tamu maupun

urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut dinamakan sekretaris. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten pimpinan yang membantu dalam segala hal agar memberikan keefektifan dalam menunaikan tugas manajemennya.

2.4.2. Definisi Sekretariat

Menurut Drs. Wursanto (1981) bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi mencakup adanya unsur-unsur:

a) Tempat untuk diselenggarakannya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh

seorang sekretaris.

b) Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.

c) Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari

sekretaris dan para bawahannya.

2.4.3. Definisi Kesekretariatan

Menurut Websteris Third New International Dictionary (1982)

kesekretarian adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Pada dasarnya, adanya kesekretariatan berfungsi sesuai bidang kerjanya, mencakup kegiatan administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretariatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan.

18

Dari definisi-definisi mengenai sekretaris, sekretariat dan kesekretariatan, dapat diambil kesimpulan yakni kesekretariatan mencakup 3 maksud (arti) yaitu:

1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris

2. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan

tatausaha.

3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk

menunjang tercapainya tujuan organisasi.

2.4.3.1. Fungsi Kesekretariatan

Sedangkan fungsi dari administrasi kesekretariatan menurut Sedarmayanti (1997:10) adalah administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang

berkaitan dengan organisasi.

2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan dari pada kegiatan

ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.

3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar

perusahaan secara perorangan maupun organisasi.

4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor,

maupun perusahaan.

2.5. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai coding samapi implementasinya. Berikut ini adalah perangkat lunak pendukung yang akan digunakan dalam merancang Sistem Informasi Kesekretariatan DKM Nurul Iman:

2.5.1. PHP

Dalam artikel Budi Permana, S.Kom yang berjudul “Cepat Mahir Bahsa

Pemrograman PHP” pada situs IlmuKomputer.com, PHP adalah kependekan dari

Personal Home Page. Rasmus Ledofrf adalah pencipta bahasa pemorgraman PHP

pada tahun 1995 yang pada masa itu masih di kenal dengan nama Form

Interpreted (FI). Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini,

interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.

Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP diubah menjadi

akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

2.5.1.1. Kelebihan PHP

Ketika e-commerce semakin berkembang, situs-situs yang statis pun semakin ditinggalkan, karena dianggap sudah tidak memenuhi keinginan pasar,

20

padahal situs tersebut harus tetap dinamis. Pada saat ini bahasa PERL dan CGI sudah jauh ketinggalan jaman sehingga sebagian besar desainer web banyak

beralih ke bahasa server-side scripting yang lebih dinamis seperti PHP.

Seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan

yang paling utama PHP adalah pada konektivitasnya dengan sistem database

di dalam web. Sistem database yang dapat didukung oleh PHP adalah Oracle, MySQL, Sybase, PostgreSQL, dan lainnya. PHP dapat berjalan di berbagai sistem operasi seperti Windows 98/NT, UNIX/LINUX, Solaris maupun Macintosh.

2.5.2. Javascript

JavaScript adalah bahasa pemograman yang digunakan untuk membuat interaksi atau menambah fitur dinamis kedalam halaman web. Untuk membuat website, anda tidak harus menggunakan JavaScript. Namun, saat ini JavaScript digunakan hampir dalam setiap web modern.

Sehingga bagi programmer web, JavaScript adalah salah satu bahasa

pemograman web yang wajib dikuasai. Dikutip dari http://www.

duniailkom.com/tutorial-belajar-javascript-dan-index-artikel-javascript/.

2.5.3. MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL

(DBMS) yang multithread dan multi-user dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh

dunia. MySQL sebernanya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam

adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. MySQL sangat populer dalam aplikasi web dikarenakan kedekatannya dengan popularitas PHP sehingga seringkali disebut

Dynamic Duo.

2.5.3.1. Keunggulan dan Kekurangan MySQL

Keunggulan mengunakan MySQL :

a. MySQL dapat berjalan pada sistem operasi Windows, Linux, Mac Os X

Server, FreeBSD, dll (Portabilitas).

b. MySQL bersifat Opensource yang dapat digunakan tanpa harus membayar.

c. MySQL bersifat Multi User dalam artian dapat digunakan dalam waktu

bersamaan tanpa mengalami gangguan.

d. MySQL memiliki banyak tipe data seperti integer, float, double, char, text,

date dan lain-lain.

e. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani Alter

Table dibanding database lainnya.

f. MySQL dapat dikoneksikan pada beberapa bahasa pemrograman seperti C,

C++, Java, Perl, PHP dan Python. Kekurangan MySQL :

a. Kurang begitu support dengan bahasa pemrograman visual seperti VB,

Delphi, dan Foxpro.

22

2.5.4.Adobe Dreamweaver

Dalam situs resminya www.adobe.com, Adobe Dreamweaver adalah alat

produksi web yang digunakan untuk membangun website dan aplikasi seluler menggunakan teknologi standar web (seperti HTML, CSS, dan JavaScript). Dreamweaver mencakup dukungan penuh untuk HTML5 dan CSS3, memungkinkan Anda untuk membuat desain cairan halaman, transisi halus antara konten, dan konten yang menerjemahkan ke web dan aplikasi mobile.

2.5.5.Xampp Webserver

Dikutip dari situs resminya http://www.apachefriends.org/about.html,

Xampp adalah perangkat lunak bebas (open source) yang mendukung banyak

sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah

sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache

HTTP Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan

bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama Xampp merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.

Banyak orang tahu dari pengalaman mereka sendiri bahwa tidak mudah untuk menginstal sebuah web server Apache dan semakin sulit jika anda ingin menambahkan MySQL, PHP dan Perl. Tujuan dari XAMPP adalah untuk membangun sebuah mudah untuk menginstal distribusi bagi pengembang untuk masuk ke dunia Apache. Untuk membuatnya nyaman untuk pengembang, XAMPP dikonfigurasi dengan semua fitur diaktifkan. Dalam kasus penggunaan komersial silakan melihat lisensi produk, dari sudut pandang XAMPP penggunaan komersial juga gratis. Saat ini distribusi untuk Windows, Linux, dan OS X..

2.5.6.FPDF

FPDF merupakan singkatan dari Free PDF yaitu merupakan class dari

PHP yang juga dapat digunakan untuk membuat PDF tanpa menggunakan library. Sesuai namanya Free PDF (FPDF), tentu saja dapat digunakan secara gratis. Paket

FPDF dapat diunduh dari http://fpdf.org. FPDF digunakan untuk membuat

24 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Sistem Kesekretaritan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah Bandung. Penelitian dilakukan di sekretariat DKM Nurul Iman yang beralamat di jalan Ekadasa no 2A Taman Cipadung Indah Panyileukan Bandung.

3.1.1. Sejarah Singkat DKM Nurul Iman

Dewan Keluarga Masjid Nurul Iman Taman Cipadung Indah Panyileukan Bandung adalah sebuah organisasi yang dikelola oleh jemaah muslim Perumahan Taman Cipadung Indah Panyileukan Bandung. Sejarah DKM Nurul Iman sejalan dengan sejarah Masjid Nurul Iman itu sendiri. Masjid Nurul Iman dibangun sekitar tahun 1990-1992 dibangun diatas tanah wakaf. Bangunan pertama Masjid Nurul Iman ralatif kecil dan hanya bisa menampung sekitar 100 orang jamaah. Dan sekitar tahun 2000-2001 bangunan masjid direnovasi dan diperluas sekitar 3x lipat dari bangunan pertama dan sehingga daya tampung masjid menjadi 300an orang jamaah.

Seiring bergantinya kepengurusan DKM setiap periode tiga tahun sekali sampai sekarang, bangunan masjid selalu direnovasi dan diperluas sedikit demi sedikit sehingga daya tampung masjid menjadi lebih luas dan menampung lebih banyak jamaah.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1. Visi

Visi DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah adalah menjadikan masjid sebagai pusat pemberdayaan umat, pelayanan dan pembinaan dilingkungan Komplek Peruhaman Taman Cipadung Indah Panyileukan Bandung dan sekitarnya agar masyarakatnya selamat dunia akhirat.

3.1.2.2. Misi

1. Mengelola aktivitas kemakmuran masjid (dakwah dan pendidikan).

2. Mengelola program-program kesejahteraan jamaah dan masyarakat sekitar

(ekonomi dan sosial).

3. Mengelola pembangunan dan pemeliharaan fisik masjid.

4. Menerapkan teknologi informasi dalam pelaksanaan kesekretariatan dan

kemakmuran masjid.

2

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam organisasi agar semua kegiatan berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuan, perlu adanya struktur organisasi dan

pembagian kerja (job description) yang jelas. Adapun struktur organisasi DKM Nurul Iman adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1. Struktur Organisasi DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah

(Sumber: Ketua DKM Nurul Iman)

3.1.4. Deskripsi Kerja

Berikut ini Deskripsi jabatan pada DKM Nurul Iman sesuai dengan struktur organisasi ialah sebagai berikut:

A. Ketua DKM

Bertanggung jawab penuh atas berjalannya roda organisasi dan mengontrol seluruh program kerja DKM agar berjalan sesuai dengan visi dan misi.

B. Pembina & Penasehat

Memberikan saran kepada pengurus baik diminta ataupun tidak dengan disampaikan secara lisan maupun tulisan serta menyelenggarakan rapat dengan pengurus minimal setahun dua kali.

C. Wakil Ketua DKM

Membantu Ketua DKM dalam tanggung jawab pelaksanaan seluruh program kerja DKM.

D. Bendahara

Menjalankan fungsi perbendaharaaan yaitu pencatatan, pengikhtisaran dan pelaporan aktivitas keuangan.

E. Sekretaris

Membantu ketua DKM dalam melakukan koordinasi penyusunan rencana kerja dan pelaksanaan kegiatan organisasi. Serta menyelenggarakan dan mengelola surat beserta arsip-arsip.

F. Seksi Logistik dan Peralatan

Bertanggung jawab dalam program kerja pengelolaan peralatan dan perlengkapan masjid.

28

G. Seksi Perpustakaan

Mengelola perpustakaan masjid sebagai sarana untuk mencerdaskan umat.

H. Seksi Kebersihan dan Humas

Bertanggung jawab melakukan sosialisasi dan publikasi atas jalannya organisasi dan program kerja pengurus DKM.

I. Seksi Keamanan

Bertanggung jawab dalam menjaga keamanan masjid.

J. Seksi Usaha

Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan ekonomi yang bertujuan untuk menjadikan masjid mandiri secara finansial.

K. Seksi Kesra Sosial

Bertanggung jawab dalam pelaksanaan program kerja sosial dan kesejahteraan umat serta merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang bersifat sosial atau kemasyarakatan.

L. Seksi Pemulasaraan Jenazah

Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengurusan jenazah dari mulai memandikan sampai menguburkan.

M. Seksi Dakwah dan Pendidikan

Membantu Ketua DKM dalam pelaksanaan program dakwah dan pendidikan serta pembinaan jamaah dengan meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketakwaan jamaah.

N. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan

3.2. Metode Penelitian

Dalam menyusun usulan penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian yang digunakan di antaranya adalah sebagai berikut:

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian yang peneliti gunakan yaitu penelitian deskriptif dimana metode penelitian deskriptif merupakan metode penelitian yang menggambarkan dan menginterpretasi objek apa adanya. Oleh karena itu, peneliti menggunakan metode ini sebagai suatu rancangan penelitian karena metode ini menggambarkan suatu keadaan dan kondisi yang diteliti sesuai dengan yang sedang berjalan .

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa sebuah objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Jenis data yang digunakan peneliti pada penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer

Dalam proses pencarian dan pengumpulan data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik-teknik pengumpulan data primer yaitu:

a. Wawancara (Interview)

Wawancara dapat dilakukan dengan cara tanya jawab langsung pada bagian yang terlibat langsung dalam permasalahan yang disebutkan diatas yaitu pada bagian Bendahara, Sekretaris dan Ketua DKM.

30

b. Observasi (Observation)

Observasi adalah suatu cara untuk mendapatkan data dengan mengadakan dan pengamatan penelitian secara langsung di tempat praktek kerja lapangan. Dalam penelitian ini, penulis melakukan observasi di bagian kesekretariatan DKM Nurul Iman terkait aktivitas kesekretariatan.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Dan juga penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data sekunder, yakni:

a. Kepustakaan (Library Research)

Teknik ini adalah teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari, mengkaji dan memahami dahulu sumber data yang ada pada perusahaan. Sumber data yang kami kaji di lapangan adalah arsip-arsip laporan penerimaan dan arsip jadwal aktivitas kemakmuran.

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data hasil pengamatan di tempat pelaksanaan penelitian.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem menggambarkan tahapan-tahapan dalam proses penelitian guna memecahkan masalah penelitian dari awal perencanaan hingga tercapainya tujuan penelitian dan pengembangan sistem.

3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem

Dalam perancangan sistem informasi kesekretariatan ini, dimana

selanjutnya pendekatan desain ini dilakukan secara terstruktur (struktural) dan

dalam pelaksanaannya akan melibatkan beberapa aliran data di dalamnya, di

antaranya : Flowmap, Context Diagram dan Data Flow Diagram.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan untuk proses

pengembangan perangkat lunak adalah dengan menggunakan metode prototype.

Prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang

menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan

bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Selain itu prototype juga

membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.

Secara umum tahapan pada model prototyping dapat dilihat pada gambar

32

Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype

Sumber : Abdul Kadir (2003)

Dengan metode prototyping ini pengembang dan user dapat saling

berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi seorang user hanya

mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara

detail output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang

dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi

algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan

manusia dan komputer.

Berikut ini beberapa tahapan-tahapan dalam prototyping sampai pada

tahap implementasi yang akan digunakan oleh penulis dalam merancang sistem informasi kesekretaritan ini, yaitu sebagai berikut:

1. Pengumpulan kebutuhan, User dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

2. Membangun prototyping, Membangun prototyping dengan membuat

perancangan sementara yang berfokus pada penyajian rancangan tampilan

program kepada user (misalnya dengan membuat input dan format output)

3. Evaluasi protoptyping, Evaluasi ini dilakukan oleh user apakah prototyping

yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user. Jika sudah sesuai

maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan

mengulangi langkah 1 dan 2.

4. Mengkodekan sistem, Dalam tahap ini, prototyping yang sudah di sepakati

diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman sesuai kebutuhan dan prosedur yang telah didapat pada langkah 1.

5. Menguji sistem, Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap

pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan

metode Black Box. Pengujian dengan metode blackbox hanya menitikberatkan

pada pengujian fungsional dari fungsi-fungsi atau proses-proses dari program aplikasi (apakah inputan dan keluaran sudah sesuai dengan kebutuhan).

Evaluasi sistem, User mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah

sesuai dengan yang diharapkan. Jika ya, langkah 7 dilakukan. Jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

6. Menggunakan sistem, Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima user siap

34

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Adapun alat bantu yang digunakan pada tahap analisis dan perancangan sistem kesekretariatan ini digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen

(flowmap), diagram konteks, diagram alir data (data flow diagram) dan kamus

data.

1. Flowmap

Flowmap merupakan bagan alur yang menunjukkan arus dokumen dari laporan dan formulir termasuk tembusan. Flowmap digunakan untuk menganalisis bagaimana hubungan antara sub kerja yang akan menggerakkan sistem dengan entitas luar. Setelah diketahui bagian-bagian yang terlibat dalam sistem, maka akan diketahui berapa jumlah entitas yang terkait dengan sistem yang dianalisis dan dirancang.

2. Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem kesekretariatan atau output dari sistem kesekretariatan tersebut. Di dalam

diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram

konteks.

3. Data Flow Diagram (DFD)

Dengan pemodelan ini dapat menggambarkan model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana

tujuan data yang keluar dari sistem kesekretariatan DKM, dimana data disimpan dan proses apa yang dihasilkan dari data tersebut.

4. Kamus Data

Teknik ini untuk memodelkan data dalam sistem informasi perpustakaan. Maka bisa dikatakan bahwa kamus data merupakan tempat penyimpanan semua struktur data dan elemen data yang ada dalam sistem.

5. Perancangan Basis Data

Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan basis data adalah sebagai berikut:

a. Normalisasi.

Perancangan ini merupakan proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel data atau relasi untuk menyatakan entitas dan hubungan sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Langkah– langkah pembentukan normalisasi, sebagai berikut :

1) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

2) Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1-NF)

Dalam tahap ini dilakukan penghilangan beberapa field yang berulang pada tabel agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang

36

a) Setiap data dibentuk dalam flat file data dibentuk dalam satu record

nilai dari field berupa “atomic value”.

b) Meniadakan set atribut yang berulang atau bernilai ganda.

c) Menentukan primary key untuk tabel/relasi tersebut.

d) Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.

3) Bentuk Normal ke Dua (Second Normal Form/2-NF)

Bentuk normal kedua memungkinkan suatu relasi memiliki composite

key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut.

Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk primary key nya secara

otomatis pada akhirnya menjadi 2-NF. Syarat normal kedua (2-NF) sebagai berikut :

a) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

b) Atribut bukan kunci (non key) haruslah memiliki ketergantungan

fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci

utama/primary key.

4) Bentuk Normal ke Tiga (Third Normal Form/3-NF)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila

terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal

ketiga (3 -NF) sebagai berikut :

a) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

b) Atribut bukan kunci (non key) haruslah tidak memiliki ketergantung

boleh memiliki ketergantungan fungsional (function dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja.

b. Tabel Relasi

Relasi tabel adalah gambaran tentang hubungan yang terjadi antar

tabel-tabel yang akan digunakan dalam program aplikasi pemecahan dari flat

file yang menurut teknik normalisasi sehingga pemecahan tersebut memiliki

sebuah kunci yang menghubungkan relasi datanya.

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

a) Entiti

Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

b) Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari

38

atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c) Hubungan atau Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.

3.2.4. Pengujian Software

Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak. Pengujian perangkat lunak dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Pengujian software ini berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat. Metode yang

diambil adalah metode pengujian BlackBox. Metode pengujian blackbox

memfokuskan pada keperluan fungsional dari software.

Ciri utama metode pengujian blackbox adalah penguji harus dari pihak

independen (pihak ketiga) dalam hal ini pemakai sistem (user). Dalam pengujian

sistem kesekretariatan ini yang menguji adalah sekretaris, bendahara dan koordinator seksi perpustakaan DKM.

Metode blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa

kategori, diantaranya :

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang

2. Kesalahan interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

3.3. Analisis Sistem Yang Berjalan

3.3.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan metode analisis data dengan cara mengumpukan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dan pengujian arsip atau dokumen yang ada di instansi terkait. Analisis dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya, ada pun analisis dokumen yang terdapat di DKM Nurul Iman Taman

Cipadung Indahadalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kwitansi Penerimaan

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan dari donatur berupa uang

atau barang.

Sumber : Seksi Humas

Distribusi : -

Periode Pembuatan : Setiap kali donatur menyerahkan uang, buku atau

barang untuk kas masjid, kematian dan pembangunan serta perpustakaan.

Item Data : nama_donatur, alamat_donatur, tgl_terima,

ket_penerimaan, nominal/barang_yg_diterima.

2. Nama Dokumen : Laporan Keuangan Mingguan

Fungsi : Sebagai laporan mingguan mengenai kondisi kas

DKM meliputi penerimaan dan pengeluaran.

40

Distribusi : -

Periode Pembuatan : Dikeluarkan setiap hari jumat untuk disampaikan

pada saat sebelum khotib naik mimbar.

Item Data : tgl_terima, tgl_keluar, nominal_penerimaan,

nominal_pengeluaran, saldo_kas.

3. Nama Dokumen : Jadwal Kultum

Fungsi : Sebagai jadwal aktivitas kemakmuran yakni

pengajian harian/kultum yang dilaksanakan setiap

hari ba’da Shubuh.

Sumber : Sekretaris

Distribusi : -

Periode Pembuatan : Dikeluarkan setiap periode kepengurusan DKM

yakni 3 tahun sekali.

Item Data : tgl_aktivitas, nama_penceramah, keterangan.

4. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Kas Pembangunan

Fungsi : Sebagai laporan mengenai penerimaan kas

pembangunan.

Sumber : Bendahara

Distribusi : -

Periode Pembuatan : Dikeluarkan setiap ada penerimaan baru.

Item Data : tgl_terima, nominal_penerimaan, nama_donatur,

3.3.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Berikut adalah prosedur-prosedur yang berjalan pada sistem informasi

kesekretariatan DKM Nurul Iman yang dimodelkan dalam flowmap, diagram

konteks dan data flow diagram.

A. Prosedur Penerimaan Kas dan Barang yang Berjalan

1. Penerimaan kas (masjid, kematian dan pembangunan) berupa uang atau

barang non uang dari Donatur terlebih dahulu diterima oleh Humas DKM.

2. Humas DKM kemudian mengeluarkan kwitansi untuk diberikan kepada

Donatur sebagai tanda terima penerimaan kas dan salinannya untuk diserahkan ke Bendahara.

3. Penerimaan kas berupa uang yang diterima Humas kemudian diserahkan ke

Bendahara DKM beserta salinan kwitansi.

4. Adapun penerimaan kas berupa barang non uang kemudian disimpan pada

tempat yang dibutuhkan atau segera digunakan.

5. Data penerimaan kas berupa uang dan barang non uang kemudian diolah ke

dalam sistem oleh Bendahara DKM.

B. Prosedur Pengeluaran Kas Yang Diusulkan

1. Seksi-seksi Pemohon Dana yang membutuhkan dana misalkan bagian

Pemulasaraan Jenazah DKM langsung menghadap Bendahara DKM dengan membawa surat permohonan dana.

2. Bila permohonan penerimaan dana tersebut tidak disetujui, maka Bendahara

DKM menyerahkan kembali surat permohonan dana kepada Seksi-seksi Pemohon Dana.

42

3. Diterima tidaknya permohonan dana dilihat dari seberapa besar kebutuhan

akan dana tersebut serta melihat saldo keuangan terlebih dahulu.

4. Bila permohonan tersebut disetujui, maka Bendahara DKM menyerahkan

uang yang diperlukan kepada Seksi yang memohon Dana.

5. Data pengeluaran kas kemudian diolah ke dalam sistem oleh Bendahara

DKM.

C. Prosedur Penjadwalan Aktivitas Kemakmuran Yang Diusulkan

1. Seksi Dakwah DKM menyerahkan data penceramah kepada Sekretaris

DKM beserta informasi terkait penceramah tersebut yang direncanakan akan mengisi kegiatan kemakmuran masjid yakni khotib jumat, pengajian dan kultum.

2. Sekretaris kemudian mengolah aktivitas penjadwalan meliputi penjadwalan

khotib jumat dan kultum berdasarkan data penceramah yang dikumpulkan.

3. Sekretaris kemudian jadwal aktivitas berupa jadwal kultum dan khotib

jumat untuk diserahkan kepada Ketua DKM dan Humas.

3.3.2.1. Flowmap

Flowmap merupakan gambar hubungan antar entitas yang terlibat dalam aliran-aliran dokumen yang ada. Berikut merupakan flowmap yang berjalan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah.

A. Flowmap Penerimaan Kas yang Berjalan

Gambar 3.3 Flowmap Penerimaan Kas yang Berjalan

B. Flowmap Pengeluaran Kas yang Berjalan

44

C. Flowmap Penjadwalan Aktivitas yang Berjalan

Gambar 3.5 Flowmap Penjadwalan Aktivitas yang Berjalan

D. Flowmap Penerimaan Buku

E. Flowmap Cetak Laporan Keuangan yang Berjalan

Gambar 3.7 Flowmap Cetak Laporan Keuangan yang Berjalan

3.3.2.2. Diagram Konteks

Berikut Diagram Konteks yang berjalan di DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah :

46

3.3.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang berjalan pada sistem kesekretaritan DKM Nurul Iman yang berjalan:

3.3.2.3.1. DFD Level 1 yang Berjalan

3.3.2.3.2. DFD Level 2 Proses 1 yang Berjalan

Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 1 yang Berjalan

3.3.2.3.3. DFD Level 2 Proses 2 yang Berjalan

48

3.3.2.3.4. DFD Level 2 Proses 3 yang Berjalan

Gambar 3.12 DFD Level 2 Proses 3 yang Berjalan

3.3.2.3.5. DFD Level 3 Proses 1.1 yang Berjalan

3.3.2.3.6. DFD Level 3 Proses 1.3 yang Berjalan

Gambar 3.14 DFD Level 3 Proses 1.3 yang Berjalan

3.3.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Hasil dari evaluasi sistem kesekretariatan DKM Nurul Iman yang sedang berjalan didapatkan bahwa masih terdapat beberapa kekurangan dalam prosedur-prosedurnya yaitu:

Tabel 3.1 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

No Identifikasi Masalah Pemecahan Masalah

1 Dalam proses pencatatan dan

penghitungan data transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas masih sering terjadi kesalahan

Dalam sistem yang diusulkan,

ada proses validasi dan

veritifikasi dalam pencatatan dan penghitungan data penerimaan

50

(human error). dan pengeluaran kas guna

meminimalisir kesalahan (human

error).

2 Data-data kesekretariatan seperti

data transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas dan pengelolaan data buku hanya disimpan pada sebuah buku, akibatnya potensi kehilangan dan kerusakan data menjadi lebih besar.

Dalam sistem yang diusulkan, data-data kesekretariatan tersebut yakni data transaksi penerimaan

dan pengeluaran kas,

penjadwalan aktivitas dan

pengelolaan data buku akan terkomputerisasi dan disimpan

dalam sebuah database.

3 Belum adanya laporan-laporan

secara periodik mengenai aktivitas kesekretariatan yang dikeluarkan dari sistem yang berjalan sehingga

informasi yang dihasilkan

cenderung kurang transparan.

Dalam sistem yang diusulkan,

laporan-laporan mengenai

aktivitas kesekretariatan dapat dihasilkan dan dicetak secara periodik sehingga informasi yang dihasilkanpun lebih transparan.

51

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara global adalah tahapan kegiatan yang dilakukan seseorang atau kelompok dalam merancang atau membuat sistem sebelum sistem dibuat dengan tujuan sistem yang dibangun sesuai kebutuhan pengguna. Rancangan sistem terdiri dari dua kegiatan penting yaitu kegiatan menentukan bagaimana sistem akan dirancang dan kegiatan mengkonfigurasikan perangkat lunak dan perangkat keras untuk mendapatkan pemecahan masalah yang maksimal.

4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem

Adapun suatu rencana perancangan Sistem Informasi Kesekretariatan ini mempunyai tujuan yakni sebagai berikut:

1. Agar memenuhi kebutuhan organisasi akan sebuah aplikasi sistem informasi

komputeriasasi.

2. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektifitas kerja pada

bagian Bendahara, Sekretaris dan Seksi Perpustakaan DKM Nurul Iman dalam mengolah data-data yang berhubungan dengan kesekretariatan masjid.

3. Agar Informasi yang dihasilkan diharapkan lebih cepat dan akurat serta

52

4.1.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem yang diusulkan ini diberi nama Sistem Informasi Kesekretariatan DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah.

Sistem Informasi Kesekretariatan DKM Nurul Iman ini adalah sebuah sistem informasi komputerisasi yang dirancang untuk menunjang aktivitas kesekretariatan seperti pengelolaan data transaksi keuangan, penjadwalan aktivitas kemakmuran masjid seperti penjadwalan khotib jumat, pengajian-pengajian dan kultum serta mengolah data perpustakaan masjid. Dan juga sebagai media penghasil informasi kesekretariatan DKM Nurul Iman dengan memanfaatkan teknologi komputer.

Gambar 4.1. Gambaran Skema Sistem

Aplikasi ini dirancang dengan metode terstruktur berorientasi data dan

proses serta dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database

MySQL secara offline. Karena tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk

dan menyajikan informasi kesekretariatan masjid yang cepat dan akurat serta lebih transparan, maka diperlukan beberapa perangkat dalam implementasinya.

Dibutuhkan 3 (tiga) buah perangkat komputer yang saling terhubung satu

sama lainnya. Ketiga perangkat komputer tersebut terhubung melalui sebuah

jaringan komputer lokal (LAN). Berikut adalah rincian mengenai gambaran sistem.

A. Data yang Dikelola

1. Data transaksi penerimaan (kas dan barang) serta pengeluaran kas.

2. Data penceramah dan jadwal aktivitas kemakmuran masjid.

3. Data penerimaan buku serta data buku.

B. Pengguna Sistem

1. Bendahara, yaitu pengurus DKM yang mempunyai jabatan sebagai

pengelola segala hal mengenai keuangan masjid. Bendahara dalam struktur organisasi DKM berada di bawah Ketua DKM. Pada periode 2012-2014 yang menjabat sebagai bendahara DKM Nurul Iman adalah H. Djadja Suhardja S.H.

2. Sekretaris, yaitu pengurus DKM yang mempunyai jabatan sebagai

pengelola segala hal mengenai aktivitas kemakmuran masjid. Sekretaris dalam struktur organisasi DKM berada di bawah Ketua DKM. Pada periode 2012-2014 yang menjabat sebagai sekretaris DKM Nurul Iman adalah Supartono.

3. Seksi Persputakaan, yaitu pengurus DKM yang mempunyai jabatan

54

Koordinator Seksi Perpustakaan dalam struktur organisasi DKM berada di bawah Ketua DKM serta sekretaris dan bendahara. Pada periode 2012-2014 yang menjabat sebagai koordinator seksi perpustakaan DKM Nurul Iman adalah U. Cepi Belian.

C. Keluaran sistem

1. Laporan kas mingguan, laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran

kas, laporan penerimaan barang, bukti penerimaan kas dan bukti penerimaan barang.

2. Laporan daftar penceramah dan laporan jadwal aktivitas kemakmuran.

3. Laporan penerimaan buku, laporan daftar buku dan bukti penerimaan

buku.

4.1.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur ini akan memberikan gambaran mengenai proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem informasi kesekretariatan ini.

Berikut adalah prosedur-prosedur usulan yang diterapkan dalam sistem

informasi kesekretariatan DKM Nurul Iman yang dimodelkan dalam flowmap,

A. Prosedur Penerimaan Kas Yang Diusulkan

1. Penerimaan kas (masjid, kematian dan pembangunan) baik itu penerimaan

berupa uang maupun non uang, Donatur langsung bertransaksi dengan Bendahara DKM.

2. Data penerimaan kas berupa uang dan barang non uang kemudian diolah ke

dalam sistem oleh Bendahara DKM.

3. Bendahara kemudian mencetak bukti penerimaan kas diserahkan kepada

Donatur sebagai bukti penerimaan kas.

4. Secara periodik, Bendahara DKM mencetak laporan penerimaan kas dan

barang untuk diserahkan kepada Ketua DKM.

B. Prosedur Pengeluaran Kas Yang Diusulkan

1. Seksi-seksi Pemohon Dana yang membutuhkan dana misalkan bagian

Pemulasaraan Jenazah DKM langsung menghadap Bendahara DKM dengan membawa surat permohonan dana.

2. Bila permohonan penerimaan dana tersebut tidak disetujui, maka Bendahara

DKM menyerahkan kembali surat permohonan dana kepada Seksi-seksi Pemohon Dana.

3. Diterima tidaknya permohonan dana dilihat dari seberapa besar kebutuhan

akan dana tersebut serta melihat saldo keuangan terlebih dahulu.

4. Bila permohonan tersebut disetujui, maka Bendahara DKM menyerahkan

uang yang diperlukan kepada Seksi-seksi Pemohon Dana.

5. Data pengeluaran kas kemudian diolah ke dalam sistem oleh Bendahara

56

6. Bendahara DKM kemudian mencetak laporan pengeluaran kas periodik

untuk diserahkan kepada Ketua DKM.

C. Prosedur Penjadwalan Aktivitas Kemakmuran Yang Diusulkan

1. Seksi Dakwah DKM menyerahkan data penceramah kepada Sekretaris

DKM beserta informasi terkait penceramah tersebut yang direncanakan akan mengisi kegiatan kemakmuran masjid yakni khotib jumat, pengajian dan kultum.

2. Sekretaris kemudian menginput data penceramah ke dalam sistem untuk

selanjutnya digunakan dalam penjadwalan aktivitas.

3. Sekretaris kemudian mengolah aktivitas penjadwalan meliputi penjadwalan

khotib jumat dan kultum serta membuat jadwal pengajian pada sistem.

4. Untuk jadwal Khotib Jumat, jadwal dibuat untuk satu tahun dengan

penceramah dipilih secara random (acak) tentu dengan penceramah yang

mampu dan sanggup menjadi khotib jumat. Ketentuannya, jadwal bisa dibuat hanya pada bulan desember untuk jadwal tahun depan.

5. Untuk jadwal Kultum (kuliah tujuh menit) Ba’da Shubuh, jadwal dibuat

untuk satu bulan dengan penceramah dipilih secara random (acak).

Penceramah untuk kultum biasanya adalah warga sekitar yang bisa dan terbiasa melakukan kultum di Masjid Nurul Iman.

6. Untuk jadwal pengajian, jadwal diinput secara manual dengan memilih

waktu dan penceramah yang kompeten dan terbiasa menjadi pemateri dalam ceramah-ceramah besar.

7. Sekretaris kemudian mencetak laporan jadwal aktivitas untuk diserahkan kepada Ketua DKM.

D. Prosedur Penerimaan Buku Yang Diusulkan

1. Dalam transaksi penerimaan buku, Donatur langsung bertransaksi dengan

Seksi Perpustakaan Masjid

2. Seksi Perpustakaan kemudian mengolah data penerimaan buku tersebut ke

dalam sistem sebagai bagian dari pengelolaan aktivitas perpustakaan.

3. Bendahara kemudian mencetak bukti penerimaan kas diserahkan kepada

Donatur sebagai bukti penerimaan buku.

4. Seksi Perpustakaan kemudian mencetak laporan penerimaan buku untuk

58

4.1.3.1. Flowmap

A.Flowmap Penerimaan Kas (Kas Masjid, Kematian, Pembangunan) Barang dan

Buku

B.Flowmap Pengeluaran Kas (Kas Masjid, Kematian dan Pembangunan)

Gambar 4.3. Flowmap Pengeluaran Kas Yang Diusulkan

Keterangan :

60

C.Flowmap Penjadwalan Aktivitas Kemakmuran

D. Flowmap Cetak Laporan Keuangan Mingguan

142

6. Klik tombol batal Data pada form dikosongkan

[x] Diterima [ ] Ditolak Penjadwalan

Kultum

1. Klik tombol buat jadwal

Jadwal berhasil dibuat [x] Diterima [ ] Ditolak 2. Klik tombol edit

jadwal

Muncul form edit jadwal

[x] Diterima [ ] Ditolak 3. Klik tombol reload Merefresh data [x] Diterima

[ ] Ditolak 4. Klik tombol

simpan

Data penerimaan tersimpan

[x] Diterima [ ] Ditolak 5. Klik tombol

update

Data jadwal berhasil diupdate

[x] Diterima [ ] Ditolak 6. Klik tombol batal Data pada form

dikosongkan

[x] Diterima [ ] Ditolak Cetak laporan

aktivitas

1. Klik tombol cetak Laporan jadwal aktivitas tercetak

[x] Diterima [ ] Ditolak Cetak laporan

penceramah

1. Klik tombol cetak Laporan penceramah tercetak

[x] Diterima [ ] Ditolak

2. Pengujian Olah Data Buku

Pengujian olah data buku ini untuk Seksi Perpustakaan. Berikut kasus dan

hasil pengujian olah data buku yakni penerimaan buku dan pengelolaan data

buku:

Tabel 4.21. Kasus dan Hasil Pengujian Olah Data Buku

Rencana Skenario Uji Hasil yang Diharapkan Hasil yg Diuji Input data

penerimaan buku

1. Klik tombol tambah penerimaan

Muncul form tambah penerimaan

[x] Diterima [ ] Ditolak 2. Klik tombol reload Merefresh data [x] Diterima

143

[ ] Ditolak 3. Klik tombol cetak Laporan tercetak [x] Diterima

[ ] Ditolak 4. Klik tombol

simpan

Data penerimaan tersimpan

[x] Diterima [ ] Ditolak 5. Klik tombol batal Data pada form

dikosongkan

[x] Diterima [ ] Ditolak 6. Klik tombol hapus Data penerimaan

berhasil dihapus

[x] Diterima [ ] Ditolak Olah data Buku 1. Klik tombol edit

data buku

Muncul form edit buku

[x] Diterima [ ] Ditolak 2. Klik tombol reload Merefresh data [x] Diterima

[ ] Ditolak 3. Klik tombol

simpan

Data penerimaan tersimpan

[x] Diterima [ ] Ditolak 4. Klik tombol

update

Data jadwal berhasil diupdate

[x] Diterima [ ] Ditolak 5. Klik tombol batal Data pada form

dikosongkan

[x] Diterima [ ] Ditolak Cetak laporan

daftar buku

1. Klik tombol cetak Laporan jadwal daftar buku tercetak

[x] Diterima [ ] Ditolak Cetak laporan

penerimaan buku

1. Klik tombol cetak Laporan penerimaan buku tercetak

[x] Diterima [ ] Ditolak

4.5.3.

Kesimpulan Hasil Pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus uji sampel diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa program aplikasi sistem informasi ini bebas dari kesalahan

secara fungsional dan memperoleh hasil yang sesuai dengan yang diharapkan oleh

pihak DKM Nurul Iman khususnya bagi para pemakai yakni Sekretaris,

Bendahara dan Seksi Perpustakaan.

144

BAB

V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari seluruh kegiatan yang telah penulis lakukan pada

sistem informasi kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman Cipadung Indah

Bandung, kemudian melakukan perancangan dan implementasi sistem baru

dengan pendukung program aplikasi berbasis

client server,

dapat ditarik

kesimpulan berikut :

1.

Proses pencatatan dan penghitungan transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas sudah terkomputerisasi sehingga bisa mencegah

terjadinya kesalahan (

human error

).

2.

Penyimpanan data dalam Sistem informasi kesekretariatan DKM Nurul

Iman sudah terintegrasi menggunakan

database

, sehingga potensi

kerusakan dan kehilangan data bisa diminimalisir.

3.

Informasi yang dihasilkan pun lebih transparan karena dari sistem usulan

dapat menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas, penjadwalan aktivitas dan pengelolaan data buku secara

periodik.

145

5.2.

Saran

Agar sistem informasi kesekretariatan pada DKM Nurul Iman Taman

Cipadung Indah Bandung dapat berjalan lebih baik lagi, penulis memberikan

saran perlu dilakukan pengembangan ruang lingkup sistem yang lebih diperluas,

tidak hanya mengelola data transaksi keuangan, penjadwalan aktivitas dan

perpustakaan, tetapi bisa mengolah data lain dalam kepengurusan DKM Nurul

Iman seperti produksi surat-surat, mengelola data Zakat Infaq Shodaqoh (ZIS),

sekolah agama dan koperasi simpan pinjam.