KT : Aplikasi Program Pengendalian Anggaran Biaya Proyek di PT. XX.
APLIKASI PROGRAM
PENGENDALIAN ANGGARAN
BIAYA PROYEK DI PT. )fi
KARYA TULIS
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan Ahli Madya Komputer
Oleh
:
Reginald Aloysius Pangalila
NIM :
NIRM :
83.1017
8370854003120567
SEKOLAH TINGGI
MANAIEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
1991
DAFTAR
ISI
halaman
JUU,'I
HAI,AI4AN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR GAIIiBARDAFTAR LAI'IPIRAN-
HAI.,AI'1AN
i
li
ili
tr
vll
vlii
BAB I.PENDATIULUAN
1
1.1. I,ATAR BEI..AKANG
2
L.2. TUJUAN
3
1.3. RUANG LINGKUP
3
1. 3. 1. PERUSAI{AAN
1.3.2. BATASANPERI'IASAI,AHAN.. 3
1. 3. 3. KEBT'TUHAN HARDIilARE,/SOEN{ARE 4
BAB II. SISTF,I'T KERJA
5
2.T. SISTEM FIOT{
6
2.2. PENJEI,ASAN SISTEM FI,OW.
10
2.3. DESKRIPSI FII,E
11
2.3.T. FILE CAPITAL PROPOSAT
. L4
2.3.2. FIIE ITEM.
16
2.3.3. FILE ORDER SCI{EDUI,E.
2.3.4. FII,E TABEL MATA UANG ASING . 2L
22
2.3.5. FIUE FORECAST
2.3.6. FILE CAPITAL EKPENDIT\JRS 23
BAB III. URAIAN KERJA
3.1.
3.2.
MENU
DESKRIPSI PROGRAM
SISTEM
26
45
halaman
3-2.1-
PEMELIHARAAN
FILE CAP.PROPOSAL 45
-2.2
-
PEMELIHARAAN
FILE ITEM
3.2.3.
PEMELIHARAAN
FILE
3
3.2 - 4. PEMELIHARAAN FILE
3.2.5.
PEMELIHARAAN
ASING.
ORDER SCHEDULE 48
FORECAST
FILE TABEL
3
-2 -6. PROSES PENGHAPUSAN
3
-2.7
-
3-2-A3
-2.9
-
PROSES
46
MATA UANG
DATA.
51
52
PERHITUNGAN,/KALKUI,ASI 54
PROSES TRANSFER
DATA
56
PEMBUATAN PROJECT COST CONTROL
58
REPORT
3.2.1O.PEMBUATAN CP
LIST
EXPENDITURE
63
REPORT
3.2.11.
50
PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE
66
REPORT
3.2.12.PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE
70
REPORT ( SUMMARY)
3.2.13.PEMBUATAN CP & ORDER
SCHEDULE
.74
REPORT
BAB IV.PENUTUP
.
4.7.
4.2.
.77
-78
KESIMPUI,AN
SARAN-SARAN
DAFTAR PUSTAKA
80
LAMPIRAN
a2
va
BAB
I
PM{DATIT'LUA}{
1.1.
I,ATAR BEI,AXANG
Persaingan antar perusahaan
sangatlah ketat sekali. Masing masing ealing berlomba untuk nenarik kongumen bagi produk yang diDewaga ini
hasilkan. Karena ketatnya persaingan itulah, maka
setj-ap perusahaan berupaya untuk mengembangkan
hasil produksinya.
Demikian pula dengan PT XX yang bergerak dalam
pembuatan sabun, shampo, pasta gigi dan lain-lainAgar tidak kalah dalam persaingan pa€tar, maka PT
XX mengadakan pengembangan perusahaan dengan
membeli meein-mesin dan peralatan baru yang lebih
modern.
mesin ataupun peralatan yang lain harus tercantum pada
usulan pembelian (Capital Proposal) yang diaiukan
Anggaran biaya untuk eetiap pembelian
terlebih dahulu kepada manajer yang berwenang.
Setiap pembelian sampai dengan biaya pemasangan,
instalasi listrik, pipa, pondasi dan lain eebagainya dicatat oleh Sub Fixed Aaget dan Project
Engineering secara manual. Karena banyaknya item
yang harus dicatat mengakibatkan eering teriadi
keterlambatan laporan total biaya yang sudah
digunakan gampai saat laporan tersebut dibutuhkanSuatu misal untuk mengetahui saldo dari
anggaran
biaya untuk meein A, baru dapat diberikan rrinimal
dalam satu hari karena semua iterr yang maeuk harus
ditotal terlebih dahulu secara manual- Apabila ada
Bon Penerimaan yang terselipn maka apa yang
tercatat dan Bon Penerimaannya tidak cocok. Halhal serupa itu semakin memperlambat laporan dan
juga menyebabkan laporan tidak akurat- Oleh sebab
itu sering pengeluaran biaya hanya diestimaei
saja, tidak ada perj-neian secara terinci-
L.2.
WJUA}I
Sudah dieebutkan
di atas
bahwa banyaknya item
yang harus dicatat menyebabkan tidak terkontrolnya
penggunaan anggaran biaya dari
sebuah usulan
pembelS-an (Capital Proposal). Untuk mengatasi hal
ini maka komputerigasi adalah jawaban yang paling
tepat. Dengan komputerieasi maka informasiinformaei yang diperlukan dapat diberikan Eecara
eepat, benar dan tepat. Juga kemudahan dalam
menampilkan informasi-informasi tersebut. Untuk
itu dibuatlah euatu aplikasi program sebagai
pendukung, pengontrol, dan dengan kemudahannya
dapat menyajikan informagi yang sewaktu-waktu
dibutuhkan untuk mengambil euatu keputuean.
2
1.3- M'ANG LINGKTTP
1.3.1 Pffi'SATIAAI{
P.T- XX merupakan peruaahaan P-M-A- yang
bergerak dibidang pembuatan Kosmetik, Sabun, Bodi
Lotion dan lain sebagainya dewaea ini neniliki
kurang lebih 7OO orang pegawai yang bergtatus
tetap maupun kontrak (honorer).
P.T- XX Surabaya terdiri dari 2 divisi vaitu
divisi Soap dan Denta], Skin, Hair. Adapun lokasi
perusahaan beralamat di Rungkut Surabaya.
1.3.2 BATASAT PER}IASAI..ATIAT|
Aplikasi ini dibuat dengan tuiuan untuk
dari
mempercepat proaes perhitungan biaya
transaksi ORDER SCHEDULE yang telah dikeluarkan,
biaya dari transaksi yang sedang dikeriakan, biaya
transaksi yang masih di estimagi oleh engineering
dan sisa budget dari CAPITAL PROPOSAL. Adapun
informasi yang dihasilkan adalah berupa :
CP Approved report budget
Project Cost Control Report
Project Cost Control Report per Item
CP and
Order Schedule Report
Actual Expenditure Report
Capital Expenditure Report
3
1-3-3
rEBtmIilXw
Perangkat keraE yang dlgunakan beruPa eatu
eet Pereonal Komputen Mlkro dengan konfigurasi
eepertl berikut :
1- Jenie Komputer
2- Junlah diek drlve
3. Hard diek
4- Jenis Monitor
5. RAM
6. JenLe Printer
7 - Multi I,/O Adapter
9.
8
:
PC-AT 286
:
2 buatr (L-Z
minim.rsr 40
MB+36O KB)
MB
VGA/ECA/CGA
nonitor
minfunrm 84O KB
Untuk 132 baris
1 buah
Co-procec etor
1 buah -
Keyboard
1O1
84287
key - AT Etyle
keyboard
Hlgh ca.pacity 200 l{att
10- Power Supply
Perangkat lunak yang digunakan a.dalah glstem
data baEe DBASE III PLUS dari Aehton Tate, dan
diprogranlran dengan batraaa penrograman Clipper
Susrrrer BB
produkei Nantucket-
4
BAB
SISTBI
II
TER-]A
2.L. SISIE{ FTOTI
Aplikasi sistem pengolahan data Anggaran
Biaya Proyek mempunyal eistem flow sebagai berikut
DAIA
t0nEc A5t
rILE
I ASEL
tl0gE5
C EIAI
,105E s
C E'AX
c?/09
E€C/ttElt
tlP0t?
LXULAS
rEr0nl
(t /
I
0s
?t05Es
C
EIAI
Ext.
act.
tlt0nl
AC?UAL
IX'.
tt0gE5
CE?AT
C
5
AIEX
2-2
PENJET,ASAN
SISTB{
FTOT|
Agar mendapatkan gambaran yang jelas mengenai
eistem flow pada eub bab 2-L di atae, maka di
bawah ini akan diJelaskan urutan dari proaes yang
harue dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Langkah pertama yang harue dilakukan adalah
mengiei data CAPITAL PROPOSAL kedalam file
CAPITAL PROPOSAT (CP.DBF) melalui program
CAPITAL
CPVIEW11.PRG, dimana data dari file
PROPOSAL ini unik, tidak boleh aama. Dalam satu
proyek hanya ada eatu Nomor CAPITAL PROPOSALUntuk update data CAPITAL PROPOSAL dilakukan
melalui prograln CPMENU12.PRG, dan untuk
menghapue data CAPITAL PROPOSAL dilakukan
melalui program HAPUS.PRG. Proees Adding'
updte dan delete data tereebut kita sebut
CAPITAL PROPOSAL
file
MAINTENANCE. Dari
(CP.DBF) akan dihaeilkan output yang berupa CP
APPROVED REPORT BUEGET
2- tangkah kedua adalah m€ngi-6i data ITEM (Uraian
dari data CAPITAL PROPOSAL) kedalam file ITEM
(ITEM.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan
memalukkan Nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup
hanya menekan tombol Enter dan kemudian mencari
dengan arrow key. Program ini akan membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) kemudian
6
-f
dilanjutkan dengan program ITADD.PRG yang akan
membaca file ITEM (ITEM.DBF) dan dilanjutkan ke
program EDITITEM.PRG. Untuk update data
dilakukan melalui progran CPVIEW.PRG untuk
membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL
(CP.DBF), dilanjutkan dengan program ITVIEIII.PRG
yang akan membaca file ITEM (ITEM.DBF) kemudian
dilanjutkan ke prograln EDITITEM-PRG. Sama
seperti diatas, proaea untuk Adding, update dan
delete kita sebut MAINTENANCE.
3- Langkah ketiga adalah mengiri data transaksi
ORDER SCHEDULE kedalam file
ORDER SCHEDULE
(OS.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan
memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup
dengan menekan tombol Enter dan kemudian
mencari dengan aruow key untuk membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL (CP-DBF) kemudian
dilanjutkan dengan program ITVIEI,I.PRG untuk
nemilih nomor ITEM dengan amow key. Progra.rr
ini akan membaca data dari file
ITEM
( ITEM.DBF), dilanjutkan kembali dengan program
OSADD.PRG yang akan membaca data dari file
ORDER SCHEDULE dilanjutkan
ke progran
JUDUL-PRG, ke program RFP-PRG dan ke program
CPMENUT1-PRG. Untuk update data digunakan
proeedur yang aama sampai dengan program
ITVIET{.PRG, kemudian dilanjutkan dengan program
untuk membaca data dari file ORDER
SCHEDULE, dan dilanjutkan dengan progran
OSVIEW.PRG
OSFC4-PRG,
dan program
program JUDUL-PRG, program
RFp.pRG
CPMENUT1.PRG-
Dari- ketiga langkah di atae akan dihaeilkan
tiga buah file yaitu : file CAPITAL PROPOSAL
(CP.DBF), file ITEM (ITEM.DBF) dan file ORDER
SCHEDULE (OS.DBF).
Sedangkan file
TABEL
(TABEL.DBF) ialah file DAFTAR MATA UANG ASING yang
hanya dapat di update- Untuk nemasukkan pertama
kali dilakukan aecara manual. Darj- keenpat file
diatas akan dihaeilkan output berupa :
KAIJITIASI i Vaitu program untuk menghitung
seluruh transaksi pada file ORDER SCHEDULE
(OS-DBF )
untuk masing-masing ITEM dan
haeilnya disimpan pada file ITEM (ITEM.DBF).
Total dari rnasing-masing ITEM untuk setiap
nomor CAPITAL PROPOSAL disimpan pada file
CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) - Hasil output
daripada program
KALKULASI ini
akan
ditampilkan di EcreenPRO"IECT COSf COlllrcL RmClRf : yaitu report
yang memberikan informasi mengenai biaya yang
telah dikeluarkan, siea dari budget untuk
masing-maeing ITEM, sisa dari budget ereca.ra
I
total
berapa pereren over /
under setiap
CAPITAL PROPOSAL.
- Pm.IEC:f @Slf @NTrcL Pm ITB{ R@ORf : yaitu
report yang nemberikan informaei nengenai
biaya yang tel-ah dikeLuarkan,sisa dari budget
untuk ITEM yang ditentukan pada saat akan
mencetak.
CP No AIID ORDER SC'IffiII,E R$ORI : yaitu
report yang memberikan informaej. mengenai_
eeluruh CAPITAL PROPOSAL yang ada, baik itu
yang sudah di eloee maupun yang masih actual
beserta seluruh deecriptionnya, biayanya
transaksinya, suppliernya dan lain-lain.
- ACIIIAL EXPH{DIIIIRE RmOnT : yaitu report yang
akan memberikan informaei mengenai biaya yang
dikeluarkan Eemua CAPITAL PROPOSAL untuk
periode tertentu, dapat dicetak secara detail
atau secara summary tergantung kebutuhan4- Langkah keempat adalah mengisi data kedalan
fiLe FORECAST (FC.DBF) melalui program FC-PRG
dengan memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL.
Program ini akan membaca data dari file
FORECAST
(FC.DBF)- Untuk nomor CAPITAL
PROPOSAL
yang telah ada di dalam file, maka data yang
ada akan di update, tetapi untuk nomor CAPITAL
I
PROPOSAL
yang baru, maka data akan di
kedalam file
FORECAST(FC.DBF)
adding
.
5. Langkah kelj-ma adalah men TRANSFER data dari
(CP.DBF, ITEM.DBF,
kelima f ile
OS. DBF,
TABEL.DBF, FC.DBF) untuk data transaksi ORDER
SCHEDULE tr>ada periode yang ditentukan melalui
program CAREP.PRG kemudian dilanjutkan ke
program TRANSCA.PRG untuk membaca kelima file
diatas dan akan menghaailkan file
CAPITAL
EXPENDITURE (CPCA-DBF). Setelah proBea trangfer
selesai maka akan kembali ke program CAREP.PRG
untuk membaca file
OAPITAL EXPENDITURE
(CPCA.DBF) dan
program
dilanjutkan ke
CAREP2.PRG. Output yang dihasilkan
ialah
CAPITAL EXPENDITURE REPORT yaitu report yang
memberikan informaei mengenai biaya pengeluaran
pada bulan ini, kumulatif tahun ini,
kumulatif
tahun yang la1u, berapa peraen over,/under nVEr
berapa total biaya untuk CAPITAL PROPOSAL yang
PARTLY CLOSED, VanB CLOSED pada tahun ini
dan
Iain sebagainya.
2.3.
DESXRIPSI FII,E
Untuk mengetahui isi dari
eetiap file yang
dipakai dalaur aplikasi ini, maka berikut ini akan
dijelaskan mengenai perincian file yang di€unakan
adalah eebagai berikut :
10
BAB IV
PEIIUH'P
4.L
KESIUPUT"AN
Sietem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek yang
dirancang di
PT XX ini
sangat membantu daLan
menghaeilkan laporan-laporan dengan waktu yang relatif
si-ngkat dan akurat, misalnya :
Laporan posj-ei Anggaran Biaya masing-masing
Proyek.
Laporan setiap pekerjaan masing-masing Proyek
Perbandingan Anggaran Biaya yang dicadangkan
dengan biaya Actual-
Program ini diharapkan juga dapat memenuhi kebutuhan pe-
layanan informaei yang tepat bagi pengambS-lan keputusan.
Disamping itu dengan dipergunakannya komputer dalam
eistem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek ini, dapat
mengurangi pemborosan pada jam lembur karyawan, sehingga
secara langsung dapat menghemat biaya (eost gaving) dan
waktu (time
saving),
bila
dibandingkan
dengan
menggunakan cara manual.
Sistem komputerisaei progran Pengendalian Anggaran
Bi-aya
arti
Proyek ini dirancang eefleksibel mungkin, dalam
dapat dengan mudah dilakukan perubahan atau
77
modifikasi dan dikembangkan eesuai dengan permintaan
kebutuhan yang ada di PT XX.
4.2
dan
SARA}I-SARA}I.
Agar sistem komputerisasi Pengendalian Anggaran
Biaya Proyek ini dapat berjalan sebagai mana mestinya,
maka diharapkan
:
pengisian CP baru harus eela1u dilakukan
melalui prosedur Entry data CP, Entry data ltem,
kemudian baru Entry data OS. Proeedur ini tidak
boleh diputar balik, karena file CP dan file Item
adalah sebagai master fi1e, eedangkan file OS
sebagai file transaksi.
Tabel mata uang asing agar se1alu di update seeuai
Dalam
dengan data pada Bank.
Untuk pengieian kode Import, Lokal, Repair 2, Rent,
Expense pada saat Entry daba OS
membutuhkan
ketelitian yang lebih tinggi, karena jika ealah
dalam memasukkan kode maka akan mengakibatkan
pengelompokan data yang tidak pada tempatnyaDukungan yang penuh dedikaei dan bertanggung jawab
dari pihak-pibak yang terlibat.
78
DATTAR PUSTAf,A
1. Zi.nzari Ir., Menyuaun Progran dengan dBASB III Plue,
Andi Offeet, Yogyakarta, Juni 1988.
2- Simphson Al1an, Understanding dBASE III Plue, SYBE.K,
1986
-
3. Nantucket, The Guide to Clipper, Nantueket Corporation, 1990.
4. Nantucket, Programning & Utilltiee Gulden Nantucket
Corporation, 19905. Nantucket, Quick Reference, Nantuchet Corporation,
1990.
80
PENGENDALIAN ANGGARAN
BIAYA PROYEK DI PT. )fi
KARYA TULIS
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan Ahli Madya Komputer
Oleh
:
Reginald Aloysius Pangalila
NIM :
NIRM :
83.1017
8370854003120567
SEKOLAH TINGGI
MANAIEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
1991
DAFTAR
ISI
halaman
JUU,'I
HAI,AI4AN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR GAIIiBARDAFTAR LAI'IPIRAN-
HAI.,AI'1AN
i
li
ili
tr
vll
vlii
BAB I.PENDATIULUAN
1
1.1. I,ATAR BEI..AKANG
2
L.2. TUJUAN
3
1.3. RUANG LINGKUP
3
1. 3. 1. PERUSAI{AAN
1.3.2. BATASANPERI'IASAI,AHAN.. 3
1. 3. 3. KEBT'TUHAN HARDIilARE,/SOEN{ARE 4
BAB II. SISTF,I'T KERJA
5
2.T. SISTEM FIOT{
6
2.2. PENJEI,ASAN SISTEM FI,OW.
10
2.3. DESKRIPSI FII,E
11
2.3.T. FILE CAPITAL PROPOSAT
. L4
2.3.2. FIIE ITEM.
16
2.3.3. FILE ORDER SCI{EDUI,E.
2.3.4. FII,E TABEL MATA UANG ASING . 2L
22
2.3.5. FIUE FORECAST
2.3.6. FILE CAPITAL EKPENDIT\JRS 23
BAB III. URAIAN KERJA
3.1.
3.2.
MENU
DESKRIPSI PROGRAM
SISTEM
26
45
halaman
3-2.1-
PEMELIHARAAN
FILE CAP.PROPOSAL 45
-2.2
-
PEMELIHARAAN
FILE ITEM
3.2.3.
PEMELIHARAAN
FILE
3
3.2 - 4. PEMELIHARAAN FILE
3.2.5.
PEMELIHARAAN
ASING.
ORDER SCHEDULE 48
FORECAST
FILE TABEL
3
-2 -6. PROSES PENGHAPUSAN
3
-2.7
-
3-2-A3
-2.9
-
PROSES
46
MATA UANG
DATA.
51
52
PERHITUNGAN,/KALKUI,ASI 54
PROSES TRANSFER
DATA
56
PEMBUATAN PROJECT COST CONTROL
58
REPORT
3.2.1O.PEMBUATAN CP
LIST
EXPENDITURE
63
REPORT
3.2.11.
50
PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE
66
REPORT
3.2.12.PEMBUATAN ACTUAL EXPENDITURE
70
REPORT ( SUMMARY)
3.2.13.PEMBUATAN CP & ORDER
SCHEDULE
.74
REPORT
BAB IV.PENUTUP
.
4.7.
4.2.
.77
-78
KESIMPUI,AN
SARAN-SARAN
DAFTAR PUSTAKA
80
LAMPIRAN
a2
va
BAB
I
PM{DATIT'LUA}{
1.1.
I,ATAR BEI,AXANG
Persaingan antar perusahaan
sangatlah ketat sekali. Masing masing ealing berlomba untuk nenarik kongumen bagi produk yang diDewaga ini
hasilkan. Karena ketatnya persaingan itulah, maka
setj-ap perusahaan berupaya untuk mengembangkan
hasil produksinya.
Demikian pula dengan PT XX yang bergerak dalam
pembuatan sabun, shampo, pasta gigi dan lain-lainAgar tidak kalah dalam persaingan pa€tar, maka PT
XX mengadakan pengembangan perusahaan dengan
membeli meein-mesin dan peralatan baru yang lebih
modern.
mesin ataupun peralatan yang lain harus tercantum pada
usulan pembelian (Capital Proposal) yang diaiukan
Anggaran biaya untuk eetiap pembelian
terlebih dahulu kepada manajer yang berwenang.
Setiap pembelian sampai dengan biaya pemasangan,
instalasi listrik, pipa, pondasi dan lain eebagainya dicatat oleh Sub Fixed Aaget dan Project
Engineering secara manual. Karena banyaknya item
yang harus dicatat mengakibatkan eering teriadi
keterlambatan laporan total biaya yang sudah
digunakan gampai saat laporan tersebut dibutuhkanSuatu misal untuk mengetahui saldo dari
anggaran
biaya untuk meein A, baru dapat diberikan rrinimal
dalam satu hari karena semua iterr yang maeuk harus
ditotal terlebih dahulu secara manual- Apabila ada
Bon Penerimaan yang terselipn maka apa yang
tercatat dan Bon Penerimaannya tidak cocok. Halhal serupa itu semakin memperlambat laporan dan
juga menyebabkan laporan tidak akurat- Oleh sebab
itu sering pengeluaran biaya hanya diestimaei
saja, tidak ada perj-neian secara terinci-
L.2.
WJUA}I
Sudah dieebutkan
di atas
bahwa banyaknya item
yang harus dicatat menyebabkan tidak terkontrolnya
penggunaan anggaran biaya dari
sebuah usulan
pembelS-an (Capital Proposal). Untuk mengatasi hal
ini maka komputerigasi adalah jawaban yang paling
tepat. Dengan komputerieasi maka informasiinformaei yang diperlukan dapat diberikan Eecara
eepat, benar dan tepat. Juga kemudahan dalam
menampilkan informasi-informasi tersebut. Untuk
itu dibuatlah euatu aplikasi program sebagai
pendukung, pengontrol, dan dengan kemudahannya
dapat menyajikan informagi yang sewaktu-waktu
dibutuhkan untuk mengambil euatu keputuean.
2
1.3- M'ANG LINGKTTP
1.3.1 Pffi'SATIAAI{
P.T- XX merupakan peruaahaan P-M-A- yang
bergerak dibidang pembuatan Kosmetik, Sabun, Bodi
Lotion dan lain sebagainya dewaea ini neniliki
kurang lebih 7OO orang pegawai yang bergtatus
tetap maupun kontrak (honorer).
P.T- XX Surabaya terdiri dari 2 divisi vaitu
divisi Soap dan Denta], Skin, Hair. Adapun lokasi
perusahaan beralamat di Rungkut Surabaya.
1.3.2 BATASAT PER}IASAI..ATIAT|
Aplikasi ini dibuat dengan tuiuan untuk
dari
mempercepat proaes perhitungan biaya
transaksi ORDER SCHEDULE yang telah dikeluarkan,
biaya dari transaksi yang sedang dikeriakan, biaya
transaksi yang masih di estimagi oleh engineering
dan sisa budget dari CAPITAL PROPOSAL. Adapun
informasi yang dihasilkan adalah berupa :
CP Approved report budget
Project Cost Control Report
Project Cost Control Report per Item
CP and
Order Schedule Report
Actual Expenditure Report
Capital Expenditure Report
3
1-3-3
rEBtmIilXw
Perangkat keraE yang dlgunakan beruPa eatu
eet Pereonal Komputen Mlkro dengan konfigurasi
eepertl berikut :
1- Jenie Komputer
2- Junlah diek drlve
3. Hard diek
4- Jenis Monitor
5. RAM
6. JenLe Printer
7 - Multi I,/O Adapter
9.
8
:
PC-AT 286
:
2 buatr (L-Z
minim.rsr 40
MB+36O KB)
MB
VGA/ECA/CGA
nonitor
minfunrm 84O KB
Untuk 132 baris
1 buah
Co-procec etor
1 buah -
Keyboard
1O1
84287
key - AT Etyle
keyboard
Hlgh ca.pacity 200 l{att
10- Power Supply
Perangkat lunak yang digunakan a.dalah glstem
data baEe DBASE III PLUS dari Aehton Tate, dan
diprogranlran dengan batraaa penrograman Clipper
Susrrrer BB
produkei Nantucket-
4
BAB
SISTBI
II
TER-]A
2.L. SISIE{ FTOTI
Aplikasi sistem pengolahan data Anggaran
Biaya Proyek mempunyal eistem flow sebagai berikut
DAIA
t0nEc A5t
rILE
I ASEL
tl0gE5
C EIAI
,105E s
C E'AX
c?/09
E€C/ttElt
tlP0t?
LXULAS
rEr0nl
(t /
I
0s
?t05Es
C
EIAI
Ext.
act.
tlt0nl
AC?UAL
IX'.
tt0gE5
CE?AT
C
5
AIEX
2-2
PENJET,ASAN
SISTB{
FTOT|
Agar mendapatkan gambaran yang jelas mengenai
eistem flow pada eub bab 2-L di atae, maka di
bawah ini akan diJelaskan urutan dari proaes yang
harue dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Langkah pertama yang harue dilakukan adalah
mengiei data CAPITAL PROPOSAL kedalam file
CAPITAL PROPOSAT (CP.DBF) melalui program
CAPITAL
CPVIEW11.PRG, dimana data dari file
PROPOSAL ini unik, tidak boleh aama. Dalam satu
proyek hanya ada eatu Nomor CAPITAL PROPOSALUntuk update data CAPITAL PROPOSAL dilakukan
melalui prograln CPMENU12.PRG, dan untuk
menghapue data CAPITAL PROPOSAL dilakukan
melalui program HAPUS.PRG. Proees Adding'
updte dan delete data tereebut kita sebut
CAPITAL PROPOSAL
file
MAINTENANCE. Dari
(CP.DBF) akan dihaeilkan output yang berupa CP
APPROVED REPORT BUEGET
2- tangkah kedua adalah m€ngi-6i data ITEM (Uraian
dari data CAPITAL PROPOSAL) kedalam file ITEM
(ITEM.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan
memalukkan Nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup
hanya menekan tombol Enter dan kemudian mencari
dengan arrow key. Program ini akan membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) kemudian
6
-f
dilanjutkan dengan program ITADD.PRG yang akan
membaca file ITEM (ITEM.DBF) dan dilanjutkan ke
program EDITITEM.PRG. Untuk update data
dilakukan melalui progran CPVIEW.PRG untuk
membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL
(CP.DBF), dilanjutkan dengan program ITVIEIII.PRG
yang akan membaca file ITEM (ITEM.DBF) kemudian
dilanjutkan ke prograln EDITITEM-PRG. Sama
seperti diatas, proaea untuk Adding, update dan
delete kita sebut MAINTENANCE.
3- Langkah ketiga adalah mengiri data transaksi
ORDER SCHEDULE kedalam file
ORDER SCHEDULE
(OS.DBF) melalui program CPVIEW.PRG dengan
memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL atau cukup
dengan menekan tombol Enter dan kemudian
mencari dengan aruow key untuk membaca data
dari file CAPITAL PROPOSAL (CP-DBF) kemudian
dilanjutkan dengan program ITVIEI,I.PRG untuk
nemilih nomor ITEM dengan amow key. Progra.rr
ini akan membaca data dari file
ITEM
( ITEM.DBF), dilanjutkan kembali dengan program
OSADD.PRG yang akan membaca data dari file
ORDER SCHEDULE dilanjutkan
ke progran
JUDUL-PRG, ke program RFP-PRG dan ke program
CPMENUT1-PRG. Untuk update data digunakan
proeedur yang aama sampai dengan program
ITVIET{.PRG, kemudian dilanjutkan dengan program
untuk membaca data dari file ORDER
SCHEDULE, dan dilanjutkan dengan progran
OSVIEW.PRG
OSFC4-PRG,
dan program
program JUDUL-PRG, program
RFp.pRG
CPMENUT1.PRG-
Dari- ketiga langkah di atae akan dihaeilkan
tiga buah file yaitu : file CAPITAL PROPOSAL
(CP.DBF), file ITEM (ITEM.DBF) dan file ORDER
SCHEDULE (OS.DBF).
Sedangkan file
TABEL
(TABEL.DBF) ialah file DAFTAR MATA UANG ASING yang
hanya dapat di update- Untuk nemasukkan pertama
kali dilakukan aecara manual. Darj- keenpat file
diatas akan dihaeilkan output berupa :
KAIJITIASI i Vaitu program untuk menghitung
seluruh transaksi pada file ORDER SCHEDULE
(OS-DBF )
untuk masing-masing ITEM dan
haeilnya disimpan pada file ITEM (ITEM.DBF).
Total dari rnasing-masing ITEM untuk setiap
nomor CAPITAL PROPOSAL disimpan pada file
CAPITAL PROPOSAL (CP.DBF) - Hasil output
daripada program
KALKULASI ini
akan
ditampilkan di EcreenPRO"IECT COSf COlllrcL RmClRf : yaitu report
yang memberikan informasi mengenai biaya yang
telah dikeluarkan, siea dari budget untuk
masing-maeing ITEM, sisa dari budget ereca.ra
I
total
berapa pereren over /
under setiap
CAPITAL PROPOSAL.
- Pm.IEC:f @Slf @NTrcL Pm ITB{ R@ORf : yaitu
report yang nemberikan informaei nengenai
biaya yang tel-ah dikeLuarkan,sisa dari budget
untuk ITEM yang ditentukan pada saat akan
mencetak.
CP No AIID ORDER SC'IffiII,E R$ORI : yaitu
report yang memberikan informaej. mengenai_
eeluruh CAPITAL PROPOSAL yang ada, baik itu
yang sudah di eloee maupun yang masih actual
beserta seluruh deecriptionnya, biayanya
transaksinya, suppliernya dan lain-lain.
- ACIIIAL EXPH{DIIIIRE RmOnT : yaitu report yang
akan memberikan informaei mengenai biaya yang
dikeluarkan Eemua CAPITAL PROPOSAL untuk
periode tertentu, dapat dicetak secara detail
atau secara summary tergantung kebutuhan4- Langkah keempat adalah mengisi data kedalan
fiLe FORECAST (FC.DBF) melalui program FC-PRG
dengan memasukkan nomor CAPITAL PROPOSAL.
Program ini akan membaca data dari file
FORECAST
(FC.DBF)- Untuk nomor CAPITAL
PROPOSAL
yang telah ada di dalam file, maka data yang
ada akan di update, tetapi untuk nomor CAPITAL
I
PROPOSAL
yang baru, maka data akan di
kedalam file
FORECAST(FC.DBF)
adding
.
5. Langkah kelj-ma adalah men TRANSFER data dari
(CP.DBF, ITEM.DBF,
kelima f ile
OS. DBF,
TABEL.DBF, FC.DBF) untuk data transaksi ORDER
SCHEDULE tr>ada periode yang ditentukan melalui
program CAREP.PRG kemudian dilanjutkan ke
program TRANSCA.PRG untuk membaca kelima file
diatas dan akan menghaailkan file
CAPITAL
EXPENDITURE (CPCA-DBF). Setelah proBea trangfer
selesai maka akan kembali ke program CAREP.PRG
untuk membaca file
OAPITAL EXPENDITURE
(CPCA.DBF) dan
program
dilanjutkan ke
CAREP2.PRG. Output yang dihasilkan
ialah
CAPITAL EXPENDITURE REPORT yaitu report yang
memberikan informaei mengenai biaya pengeluaran
pada bulan ini, kumulatif tahun ini,
kumulatif
tahun yang la1u, berapa peraen over,/under nVEr
berapa total biaya untuk CAPITAL PROPOSAL yang
PARTLY CLOSED, VanB CLOSED pada tahun ini
dan
Iain sebagainya.
2.3.
DESXRIPSI FII,E
Untuk mengetahui isi dari
eetiap file yang
dipakai dalaur aplikasi ini, maka berikut ini akan
dijelaskan mengenai perincian file yang di€unakan
adalah eebagai berikut :
10
BAB IV
PEIIUH'P
4.L
KESIUPUT"AN
Sietem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek yang
dirancang di
PT XX ini
sangat membantu daLan
menghaeilkan laporan-laporan dengan waktu yang relatif
si-ngkat dan akurat, misalnya :
Laporan posj-ei Anggaran Biaya masing-masing
Proyek.
Laporan setiap pekerjaan masing-masing Proyek
Perbandingan Anggaran Biaya yang dicadangkan
dengan biaya Actual-
Program ini diharapkan juga dapat memenuhi kebutuhan pe-
layanan informaei yang tepat bagi pengambS-lan keputusan.
Disamping itu dengan dipergunakannya komputer dalam
eistem Pengendalian Anggaran Biaya Proyek ini, dapat
mengurangi pemborosan pada jam lembur karyawan, sehingga
secara langsung dapat menghemat biaya (eost gaving) dan
waktu (time
saving),
bila
dibandingkan
dengan
menggunakan cara manual.
Sistem komputerisaei progran Pengendalian Anggaran
Bi-aya
arti
Proyek ini dirancang eefleksibel mungkin, dalam
dapat dengan mudah dilakukan perubahan atau
77
modifikasi dan dikembangkan eesuai dengan permintaan
kebutuhan yang ada di PT XX.
4.2
dan
SARA}I-SARA}I.
Agar sistem komputerisasi Pengendalian Anggaran
Biaya Proyek ini dapat berjalan sebagai mana mestinya,
maka diharapkan
:
pengisian CP baru harus eela1u dilakukan
melalui prosedur Entry data CP, Entry data ltem,
kemudian baru Entry data OS. Proeedur ini tidak
boleh diputar balik, karena file CP dan file Item
adalah sebagai master fi1e, eedangkan file OS
sebagai file transaksi.
Tabel mata uang asing agar se1alu di update seeuai
Dalam
dengan data pada Bank.
Untuk pengieian kode Import, Lokal, Repair 2, Rent,
Expense pada saat Entry daba OS
membutuhkan
ketelitian yang lebih tinggi, karena jika ealah
dalam memasukkan kode maka akan mengakibatkan
pengelompokan data yang tidak pada tempatnyaDukungan yang penuh dedikaei dan bertanggung jawab
dari pihak-pibak yang terlibat.
78
DATTAR PUSTAf,A
1. Zi.nzari Ir., Menyuaun Progran dengan dBASB III Plue,
Andi Offeet, Yogyakarta, Juni 1988.
2- Simphson Al1an, Understanding dBASE III Plue, SYBE.K,
1986
-
3. Nantucket, The Guide to Clipper, Nantueket Corporation, 1990.
4. Nantucket, Programning & Utilltiee Gulden Nantucket
Corporation, 19905. Nantucket, Quick Reference, Nantuchet Corporation,
1990.
80