Analisis Sistem Administrasi Pengarsipan Surat Tim Perijinan Dan Sistem Pembayaran Biro Pengembangan Dan Kebijakan Sistem Pembayaran Bank Indonesia

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PENGARSIPAN SURAT

TIM PERIJINAN DAN INFORMASI SISTEM PEMBAYARAN

DI BIRO PENGEMBANGAN DAN KEBIJAKAN SISTEM

PEMBAYARAN

BANK INDONESIA JAKARTA

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

NIANTI PRATIDINA DEWI

10106147

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

PROGRAM STRATA I

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... iii

DAFTAR GAMBAR... iv

DAFTAR LAMPIRAN ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Maksud dan Tujuan ... 3

1.3.1 Maksud ... 3

1.3.2 Tujuan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Metode Penelitian ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1 Profil Bank Indonesia... 7

2.1.1 Sejarah Bank Indonesia ... 7

a. Sejarah kelembagaan Bank Indonesia ... 7

b.Sejarah Bank Indonesia dalam sistem ekonomi dan perbankan Indonesia ... 8

c. Sejarah sistem pembayaran Bank Indonesia ... 11

2.1.2 Logo Bank Indonesia ... 12

2.1.3 Badan Hukum Bank Indonesia ... 12

2.1.4 Struktur Organisasi dan job description tim PISP ... 13

BAB III PEMBAHASAN ... 25

3.1 Jadwal kerja praktek ... 25

3.2 Kegiatan selama kerja praktek ... 25

3.3 Sistem administrasi pengarsipan surat ... 26

3.4 Spesifikasi kebutuhan fungsional ... 26

3.4.1 Karakteristik user ... 26

3.4.2 Kebutuhan non fungsional ... 26

3.5 Diagram Konteks ... 26

3.6 Data Flow Diagram ... 27

3.6.1 DFD Level 0 ... 28

3.6.2 DFD Level 1 proses 1... 29

3.6.3 DFD Level 1 proses 2 ... 30

3.6.4 DFD Level 1 proses 3 ... 31

3.7 Spesifikasi Proses ... 32

3.8 Kamus Data ... 35

3.9 Perancangan antarmuka ... 36

3.10 Implementasi ... 40

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

4.1 Kesimpulan ... 44

4.2 Saran ... 44 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Salah satu faktor kelancaran perusahaan adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Manajemen dan sumberdaya manusia yang berkualitas menjadi salah satu kunci utama kesuksesan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Bank Indonesia sebagai salah satu bank central di Indonesia yang memiliki sumber daya manusia yang berkualitas tentu tidak luput dari kesalahan (human error) dalam melakukan kegiatan pengarsipan surat perusahaan.

Divisi – divisi yang terdapat di Bank Indonesia mempunyai beberapa unit kerja dan sub-nya masing – masing seperti divisi DASP ( Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran ) yang di dalam nya terdapat tim kerja PISP ( Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran ).

Surat merupakan salah satu bagian terpenting, baik untuk pihak perusahaan ataupun untuk pihak di luar perusahaan sebagai salah satu proses administrasi yang merupakan syarat dalam pembuatan suatu produk seperti uang elektronik.

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh tim PISP mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan dan sebagai bukti otentik. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

Tim PISP dan beberapa tim lainnya dalam satu divisi mempunyai tugas yang berbeda. Dalam pelaksanaan tugas tersebut setiap tim dalam satu divisi akan mengirimkan memo kepada tim yang lain agar pekerjaan menjadi lebih mudah dan terselesaikan dengan cepat. Salah satu tugas tim PISP adalah memberikan perijinan kepada lembaga selain bank yang akan membuat suatu produk.

Banyaknya surat masuk dari pihak luar perusahaan dan intern perusahaan untuk tim PISP membuat staff admin yang bertugas menerima surat masuk ataupun

memo banyak melakukan kesalahan, seperti surat masuk tercecer, surat keluar tidak terdokumentasikan, dan memo untuk pimpinan tidak tersampaikan dengan segera.

Tersedianya sistem administrasi pengarsipan surat untuk tim PISP belum membuat staff admin yang bertugas menjadi mudah dalam melakukan pencarian surat masuk, surat keluar, dan memo dari tim kerja atau divisi lain, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk mencari surat – surat tersebut jika dibutuhkan.

Sistem administrasi pengarsipan surat yang ada perlu di kembangkan lebih lanjut dan perlu adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan memo agar staff admin yang bertugas menjadi lebih terbantu. Sebelum mengembangkan sistem dan membuat SOP untuk pengarsipan surat masuk, surat keluar, dan memo maka perlu dilakukan “ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PENGARSIPAN SURAT” terlebih dahulu agar diketahui kekurangan – kekurangan yang ada di sistem administrasi pengarsipan surat ini.

1.2.Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dipaparkan diatas, dapat dirumuskan permasalahan nya yaitu,

1. Bagaimana cara mengarsipkan surat masuk, surat keluar, dan memo di tim PISP agar pada saat diperlukan dapat dilihat kembali dan tidak membutuhkan waktu yang lama ?

2. Bagaimana membuat SOP (Standar Operasional Produk) surat masuk, surat keluar, dan memo ?

1.3.Maksud dan Tujuan

1.3.1. Maksud

Maksud dari penelitian ini adalah menganalisis kebutuhan – kebutuhan yang diperlukan untuk pengembangan sistem administrasi pengarsipan surat di tim PISP.

1.3.2. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai setelah menganalisis sistem administrasi pengarsipan surat ini adalah :

1. Memudahkan staff admin di tim PISP untuk mengarsipkan dan mencari surat – surat yang diperlukan dan dibutuhkan oleh tim dengan meminimalisasikan waktu,

2. Surat masuk, surat keluar, dan memo terdokumentasikan dengan baik, dan

3. Staff admin tidak bosan dan merasa terbantu ketika menggunakan sistem administrasi pengarsipan surat ini.

1.4.Batasan Masalah

Terdapat 6 (enam) hal yang merupakan batasan masalah dalam sistem administrasi pengarsipan surat ini :

1. Software

Tools yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah Delphi 7.0 dan pembangunan database nya menggunakan Microsoft Access 2007.

2. Hardware

Hardware komputer yang digunakan adalah proccesor Intel Pentium

3. Brainware

Sistem administrasi pengarsipan surat ini digunakan oleh staff admin tim PISP Bank Indonesia.

4. Data

Data yang terdapat dalam sistem pengarsipan surat ini adalah data surat masuk, data surat keluar, memo masuk, memo keluar.

5. Prosedur

Staff admin tim PISP yang dapat menggunakan sistem administrasi pengarsipan surat ini.

6. Network

Sistem administrasi pengarsipan surat ini tidak terhubung ke jaringan internet. Sehingga hanya pengolahan data dan informasi nya hanya dapat dilakukan oleh intern perusahaan.

1.5.Metodelogi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisa data secara deskriptif kualitatif yaitu suatu metode analisa dimana data itu tidak dianalisa secara matematis, tetapi hanya menguraikan dan menggambarkan suatu perusahaan berdasarkan data pada waktu tertentu.

Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam pembuatan laporan kerja praktek ini adalah :

1. Observasi

Pengamatan langsung di objek pengamatan, yaitu tim PISP Bank Indonesia.

2. Wawancara

Metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab dengan tim PISP mengenai sejarah Bank Indonesia, profil Bank Indonesia, dan sistem yang dianalisis.

3. Studi Pustaka

Suatu cara untuk mengumpulkan data dengan membaca buku – buku, catatan, dan dokumen yang bersangkutan dengan sistem administrasi pengarsipan surat.

1.6.Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan kerja praktek di Tim Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran, Biro Pengembangan dan Kebijakan Sistem Pembayaran, Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran Bank Indonesia Jakarta ini terdiri dari :

BAB I PENDAHULUAN

Tujuan pendahuluan adalah memberikan gambaran singkat akan latar belakang pelaksanaan kerja praktek, perumusan masalah, maksud dan tujuan melaksanakan kerja praktek, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika pelaporan kerja praktek.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Dalam bab ini berisi paparan umum mengenai Bank Indonesia dan Biro Pengembangan dan Kebijakan Sistem Pembayaran, Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran, khusunya Tim Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran. Paparan umum ini berisi tentang sejarah Bank Indonesia, logo Bank Indonesia, badan hukum Bank Indonesia ; sturktur organisasi dan job description Tim Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran, dan stuktur organisasi Bank Indonesia, dan landasan teori.

BAB III PEMBAHASAN

Berisi uraian pembahasan kegiatan selama kerja praktek di Tim Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran, Biro Pengembangan dan Kebijakan Sistem Pembayaran, Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran Bank Indonesia Jakarta.

BAB IV KESIMPULAN dan SARAN

Pada bab ini dijelaskan suatu kesimpulan dari laporan yang dibuat. Selain itu, disebutkan pula saran–saran yang diperoleh selama pengamatan saat pelaksanaan kerja praktek sehingga saran–saran ini dapat dijadikan masukkan oleh Biro Pengembangan dan Kebijakan Sistem Pembayaran, Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran khususnya untuk tim Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran Bank Indonesia Jakarta.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1.1.Profil Bank Indonesia

2.1.2. Sejarah Bank Indonesia

a. Sejarah kelembagaan Bank Indonesia

De Javasche Bank adalah cikal bakal berdirinya Bank Indonesia yang merupakan bank asing pertama yang dinasionalisasikan dan menjelma menjadi Bank Sentral Indonesia. Sejarah kelembagaan Bank Indonesia dimulai sejak berlakunya Undang-Undang (UU) Nomor. 11 Tahun 1953 tentang Penetapan Undang-Undang Pokok Bank Indonesia pada tanggal 1 Juli 1953. Dalam melakukan tugasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia dipimpin oleh Dewan Moneter, Direksi, dan Dewan Penasehat. Di tangan dewan moneter inilah, kebijakan moneter ditetapkan, meski tanggung jawabnya berada pada pemerintah. Setelah sempat dilebur ke dalam bank tunggal, pada masa awal orde baru, landasan Bank Indonesia berubah melalui Undang-Undang Nomor. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral. Sejak saat itu, Bank Indonesia berfungsi sebagai bank sentral dan sekaligus membantu pemerintah dalam pembangunan dengan menjalankan kebijakan yang ditetapkan pemerintah dengan bantuan Dewan Moneter. Dengan demikian, Bank Indonesia tidak lagi dipimpin oleh Dewan Moneter. Independensi Bank Indonesia kelak akan tercapai sepenuhnya setelah masa Orde Baru berlalu dimana Bank Indonesia dapat mencapai independensinya melalui Undang-Undang Nomor. 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia sebagaiman telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2004. Sejak saat itu, Bank Indonesia memiliki kedudukan khusus dalam struktur kenegaraan sebagai lembaga negara yang independen dan bebas dari campur tangan pemerintah dan pihak-pihak lain. Namun, dalam melaksanakan kebijakan moneter secara berkelanjutan, konsisten dan

transparan, Bank Indonesia harus mempertimbangkan pula kebijakan umum pemerintah di bidang perekonomian.

b. Sejarah Bank Indonesia dalam Sistem Ekonomi dan Perbankan Indonesia

Setelah berdirinya Bank Indonesia, kebijakan moneter di Indonesia secara umum ditetapkan oleh Dewan Moneter dan pemerintah bertanggung jawab atas kebijakan moneter tersebut. Mengingat buruknya perekonomian pasca perang, upaya yang ditempuh pertama kali dalam bidang moneter adalah perbaikan posisi cadangan devisa melalui kegiatan ekspor dan impor. Pada periode ekonomi terpimpin, pembiayaan deficit spending keuangan negara terus meningkat, terutama untuk membiayai proyek politik pemerintah. Laju inflasi terus membumbung tinggi sehingga dilakukan dua kali pengetatan moneter, yaitu Tahun 1959 dan Tahun 1965. Lepas dari periode tersebut pemerintah memasuki masa pemulihan ekonomi melalui program stabilisasi dan rehabilitasi yang kemudian diteruskan dengan kebijakan deregulasi bidang keuangan dan moneter pada awal Tahun 1980-an. Di tengah pasang surutnya kondisi perekonomian, lahirlah berbagai paket kebijakan ekonomi yang bertujuan untuk memperkuat struktur perekonomian Indonesia.

Mulai pertengahan tahun 1997, krisis ekonomi moneter menerpa Indonesia. Nilai tukar rupiah melemah, sistem pembayaran terancam macet, dan banyak utang luar negeri yang tak terselesaikan. Berbagai langkah ditempuh, mulai dari pengetatan moneter hingga beberapa program pemulihan IMF yang diperoleh melalui beberapa Letter of Intent (LoI) pada Tahun 1998. Namun akhirnya masa suram dapat terlewati. Perekonomian semakin membaik seiring dengan kondisi politik yang stabil pada masa reformasi. Sejalan dengan itu, Tahun 1999 merupakan tonggak bersejarah bagi Bank Indonesia dengan dikeluarkannya Undang-undang Nomor. 23

Tahun 1999 tentang Bank Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor. 6 Tahun 2009. Dalam undang-undang ini, Bank Indonesia ditetapkan sebagai lembaga tinggi negara yang independen dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya. Sesuai undang-undang tersebut, Bank Indonesia diwajibkan untuk menetapkan target inflasi yang akan dicapai sebagai landasan bagi perencanaan dan pengendalian moneter. Selain itu, utang luar negeri berhasil dijadwalkan kembali dan kerjasama dengan IMF diakhiri melalui Post Program Monitoring (PPM) pada 2004. Saat kembali menjadi Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) pada tanggal 17 Agustus 1950, struktur ekonomi Indonesia masih didominasi oleh struktur kolonial. Bank-bank asing masih merajai kegiatan perbankan nasional, sementara peranan bank-bank nasional dalam negeri masih terlampau kecil. Hingga masa menjelang lahirnya Bank Indonesia pada tahun 1953, pengawasan dan pembinaan bank-bank belum terselenggara. De Javasche Bank adalah bank asing pertama yang dinasionalisasi dan kemudian menjelma menjadi BI sebagai bank sentral Indonesia. Beberapa tahun kemudian, seiring dengan memanasnya hubungan RI-Belanda, dilakukan nasionalisasi atas bank-bank milik Belanda. Berikutnya, sistem ekonomi terpimpin telah membawa bank-bank pemerintah kepada sistem bank tunggal yang tidak bertahan lama. Orde Baru datang membawa perubahan dalam bidang perbankan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor. 14 Tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perbankan. Mulai saat itu, sistem perbankan berada dalam kesatuan sistem dan kesatuan pimpinan, yaitu melalui pengawasan dan pembinaan Bank Indonesia. Bank Indonesia dengan dukungan pemerintah, dalam kurun waktu 1971-1972 melaksanakan kebijakan penertiban bank swasta nasional dengan sasaran mengurangi jumlah bank swasta nasional, karena jumlahnya terlalu banyak dan sebagian besar terdiri atas bank-bank kecil yang sangat lemah dalam permodalan dan manajemen. Selain itu, Bank Indonesia juga menyediakan dana yang cukup besar melalui Kredit Likuiditas Bank Indonesia (KLBI)

untuk program-program Kredit Investasi Kecil (KIK)/Kredit Modal Kerja Permanen (KMKP), Kredit Investasi (KI), Kredit Mahasiswa Indonesia (KMI), Kredit Koperasi (Kakop), Kredit Profesi Guru (KPG), dan sebagainya. Dengan langkah ini, BI telah mengambil posisi sebagai penyedia dana terbesar dalam pembangunan ekonomi di luar dana Anggaran Perencanaan Belanja Negara.

Industri perbankan Indonesia telah menjadi industri yang hampir seluruh aspek kegiatannya diatur oleh pemerintah dan BI. Regulasi tersebut menyebabkan kurangnya inisiatif perbankan. Tahun 1983 merupakan titik awal BI memberikan kebebasan kepada bank-bank untuk menetapkan suku bunga, baik kredit maupun tabungan dan deposito. Tujuannya adalah untuk membangun sistem perbankan yang sehat, efisien, dan tangguh. Kebijakan selanjutnya merupakan titik balik dari kebijakan pemerintah dalam penertiban perbankan tahun 1971-1972 dengan dikeluarkannya Paket Kebijakan Deregulasi Perbankan 1988 (Pakto 88), yaitu kemudahan pemberian izin usaha bank baru, izin pembukaan kantor cabang, dan pendirian Bank Perkreditan Rakyat (BPR).

Pada periode selanjutnya, perbankan nasional mulai menghadapi masalah meningkatnya kredit macet. Hal ini sejalan dengan meningkatnya pemberian kredit oleh perbankan terutama untuk sektor properti. Keadaan ekonomi mulai memanas dan tingkat inflasi mulai bergerak naik.

Ketika Krisis Moneter 1997 melanda, struktur perbankan Indonesia porak poranda. Pada tanggal 1 November 1997, dikeluarkan kebijakan pemerintah yang melikuidasi 16 (enam belas) bank swasta. Hal ini mengakibatkan kepanikan di masyarakat. Oleh karena itu, Bank Indonesia turun mengatasi keadaan dengan Bantuan Likuiditas Bank Indonesia (BLBI) atas dasar kebijakan yang ditetapkan pemerintah. Selain itu, berbagai tindakan restrukturisasi dijalankan oleh Bank Indonesia bersama pemerintah.

c. Sejarah Sistem Pembayaran Bank Indonesia

Sistem Pembayaran di Indonesia terbagi menjadi dua, yaitu sistem pembayaran tunai dan non tunai. Dalam Undang-Undang Nomor. 11 Tahun 1953 ditetapkan bahwa Bank Indonesia hanya mengeluarkan uang kertas dengan nilai lima rupiah ke atas, sedangkan pemerintah berwenang mengeluarkan uang kertas dan uang logam dalam pecahan di bawah lima rupiah. Uang kertas pertama yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia adalah uang kertas bertanda tahun 1952 dalam tujuh pecahan. Selanjutnya, berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 1968, Bank Indonesia mempunyai hak tunggal untuk mengeluarkan uang kertas dan uang logam sebagai alat pembayaran yang sah dalam semua pecahan. Sejak saat itu, pemerintah tidak lagi menerbitkan uang kertas dan uang logam. Uang logam pertama yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia adalah emisi tahun 1970. Pada era 1990-an, Bank Indonesia mengeluarkan uang dalam pecahan besar, yaitu Rp20.000 (1992), Rp50.000 (1993), dan Rp100.000 (1999). Hal itu dilakukan guna memenuhi kebutuhan uang pecahan besar seiring dengan perkembangan ekonomi yang tengah berlangsung saat itu.

Sementara itu, dalam bidang pembayaran non tunai, Bank Indonesia telah memulai langkahnya dengan menetapkan diri sebagai kantor perhitungan sentral menjelang akhir tahun 1954. Sebagai bank sentral, sejak awal Bank Indonesia telah berupaya keras dalam pengawasan dan penyehatan sistem pembayaran giral. Bank Indonesia juga terus berusaha untuk menyempurnakan berbagai sistem pembayaran giral dalam negeri dan luar negeri. Pada periode 1980 sampai dengan 1990-an, pertumbuhan ekonomi semakin membaik dan volume transaksi pembayaran non tunai juga semakin meningkat. Oleh karena itu, Bank Indonesia mulai menggunakan sistem yang lebih efektif dan canggih dalam penyelesaian transaksi pembayaran non tunai. Berbagai sistem seperti Semi Otomasi Kliring Lokal (SOKL) dengan basis personal computer dan Sistem Transfer

Dana Antar Kantor Terotomasi dan Terintegrasi (SAKTI) dengan sistem paperless transaction terus dikembangkan dan disempurnakan. Akhirnya, Bank Indonesia berhasil menciptakan berbagai perangkat sistem elektronik seperti BI-LINE, Sistem Kliring Elektronik Jakarta (SKEJ), Real Time Gross Settlement (RTGS), Sistem Informasi Kliring Jarak Jauh (SIKJJ), kliring warkat antar wilayah kerja (intercity clearing), dan Scriptless Securities Settlement System (S4) yang semakin mempermudah pelaksanaan pembayaran non tunai di Indonesia.

2.1.2. Logo Bank Indonesia

Logo Bank Indonesia adalah sebagai berikut :

Gambar II.1 Logo Bank Indonesia

2.1.3. Badan Hukum Bank Indonesia

Status Bank Indonesia baik sebagai badan hukum publik maupun badan hukum perdata ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor. 3 Tahun 2004. Sebagai badan hukum publik Bank Indonesia berwenang menetapkan peraturan-peraturan hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat seluruh masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sebagai badan hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di dalam maupun di luar pengadilan.

2.1.4. Struktur Organisasi dan Job Description tim PISP

Berikut job description tim PISP Bank Indonesia adalah sebagai berikut:

Tabel II.1. Job Description tim PISP

No PRODUK POKOK No TUGAS POKOK

1

Aplikasi Enterprise Data Warehouse Sistem

Pembayaran (EDW sistem pembayaran) sub subjek area BI-RTGS

1

Melakukan pengembangan dan pengelolaan EDW sistem pembayaran sub subject area BI-RTGS dan perubahan hak akses pengguna

2

Aplikasi EDW sistem pembayaran sub subject area Kliring

2

Melakukan pengembangan dan pengelolaan EDW sistem pembayaran sub subject area Kliring dan perubahan hak akses pengguna

3

Aplikasi EDW sistem pembayaran sub subject APMK

3

Melakukan pengembangan dan pengelolaan EDW sistem pembayaran sub subject area APMK dan perubahan hak akses pengguna

4

Manajemen Informasi sistem pembayaran (Website sistem pembayaran)

4

Melakukan pengembangan website, updating content dan pemeliharaan website, perubahan akses

pengguna, dan layanan Question and Answer

5

IT Care dan Helpdesk terhadap penggunaan EDW sistem pembayaran dan DBSPN

5

Memberikan layanan IT Care dan helpdesk terhadap seluruh unit kerja di DASP dan Pengguna EDW dan DBSPN

6

Analisa dan laporan kuantitatif sistem pembayaran non tunai

6 Melakukan Query dan analisa data serta membuat laporan analisis

7 Publikasi sistem

pembayaran Non Tunai 7

Membuat laporan perkembangan sistem pembayaran dan publikasi sistem pembayaran non tunai baik yang bersifat berkala maupun insidental dalam bentuk buku, leaflet dan lain-lain serta berfungsi sebagai perwakilan DASP dalam pemberian informasi sistem pembayaran non tunai

8 Pengelolaan Indikator Kinerja Utama penyelenggaraan sistem pembayaran 8

Menyusun laporan monitoring IKU sistem pembayaran dan melakukan perhitungan IKU sistem

pembayaran

9 Pengelolaan Aplikasi Pusat

Informasi DASP 9

Membuat aplikasi dan melakukan penatausahaan buku, artikel, catatan, bacaan keliling untuk diadministrasikan ke dalam database aplikasi pusat informasi DASP

10 Pengelolaan tabel dimensi

database money remittance 10

Melakukan pengelolaan terhadap tabel dimensi database money remittance

11 11

Melakukan monitoring pada aplikasi EDW LKPBU terhadap kejanggalan data yang masih ada setelah berakhirnya batas waktu pelaporan yang selanjutnya laporan atas kejanggalan data tersebut akan diteruskan kepada Bagian PwSP

12

Laporan Berkala dalam rangka penyelenggaraan pengawasan sistem pembayaran

12

Penyediaan dan penyampian data dan informasi sistem pembayaran secara berkala dalam rangka membantu pengawasan penyelenggaraan sistem pembayaran

Berdasrakan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor. 1/24 INTERN tanggal 20 Desember 1999 tentang struktur organisasi Bank Indonesia, maka Bank Indonesia dalam menjalankan tugasnya di pimpin oleh dewan gubernur yang terdiri dari gubernur yang merangkap sebagai kepala dan deputi gubernur senior sebagai wakil serta di bantu oleh deputi – deputi gubernur lainnya.

Dewan gubernur tersebut membawahi 27 (duapuluh tujuh) unit satuan kerja antara lain adalah, Direktorat Riset Ekonomi dan Kebijakan Moneter (DKM), Direktorat Statistik Ekonomi dan Moneter (DSM), Direktorat Pengelolaan Moneter (DPM), Direktorat Pengelolaan Devisa (DPD), Direktorat Internasional (DInt), Direktorat Penelitian dan

Pengaturan Perbankan (DPNP), Direktorat Perizinan dan Informasi Perbankan (DPIP), Direktorat Pengawasan Bank 1 (DPB1), Direktorat Pengawasan Bank 2 (DPB2), Direktorat Pengawasan Bank 3 (DPB3), Direktorat Investigasi dan Mediasi Perbankan (DIMP), Direktorat Perbankan Syariah (DPbS), Direktorat Kredit, BPR dan UMKM (DKBU), Direktorat Pengedaran Uang (DPU), Direktorat Akunting dan Sistem Pembayaran (DASP), Direktorat Logistik dan Pengamanan (DLP), Direktorat Teknologi Informasi (DTI), Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM), Direktorat Keuangan Intern (DKI), Direktorat Hukum (DHk), Direktorat Pengawasan Intern (DPI), Direktorat Perencanaan Strategis dan Hubungan Masyarakat (PSHM), Biro Sekretariat (BSk), Unit Khusus Manajemen Informasi (UKMI), Unit Khusus Museum Bank Indonesia ( UKMBI), Unit Khusus Penyelesaian Aset (UKPA), Pusat Pendidikan dan Studi Kebanksentralan (PPSK). Masing–masing dari direktorat, biro dan unit khusus tersebut memiliki bagian–bagian dan tim–tim atau staf dalam setiap unit satuan kerja.

Berikut gambar struktur organisasi Bank Indonesia :

2.2.Landasan teori

a. Pengertian prosedur, surat masuk, dan surat keluar

Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan.

b. Pengenalan Microsoft Access 2007

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Microsoft Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai rapid application development tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat client/server. Meskipun demikian, tampilan muka Microsoft Access (form, report, query, dan kode visual basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.

Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Sructured Query Language(SQL) query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen-statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Microsoft Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek.

Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.

Tidak seperti sebuah sistem menajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosedur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap table basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan

hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya.

Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemograman SQL. DI dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan.

Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi

Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.

c. Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar Context Diagram :

1. Terminologi sistem :

− Batas Sistem adalah batas antara daerah kepentingan sistem.

− Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.

− Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.

Membuat context diagram menggunakan satu simbol proses, yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi). Sebagai berikut :

- Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,

- Antara entitas eksternal/terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung,

- Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ).

- Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

- Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

d. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dgn konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yg mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco :

Terminator Proses Data Store Alur Data

Terminator/entitas luar adalah Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung dengan sistem. Terdapat 2 jenis Terminator :

1. Terminator Sumber

2. Terminator Tujuan

Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem. Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, perusahaan/departemen yang berada diluar sistem yang akan dibuat, diberi nama yang berhubungan dengan sistem tsb dan biasanya menggunakan kata benda contoh nya dosen, mahasiswa. Hal yang perlu diperhatikan tentang terminator :

1. Alur data yang menghubungkan terminator dgn sistem, menunjukkan hubungan sistem dgn dunia luar.

2. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi/cara kerja, prosedur yang berkaitan dgn Terminator.

3. Hubungan yang ada antar terminator tidak digambarkan dalam DFD.

Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output. Penamaan proses disesuaikan dgn proses/kegiatan yang sedang dilakukan. Ada 4 kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dgn input dan output :

1 input dan 1 output 1 input dan banyak output

Banyak input dan 1 output Banyak input dan banyak output Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses : 1. Proses harus memiliki input dan output.

2. Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.

sistem digambarkan dengan komponen proses.

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual seperti buku alamat, file folder. Yang perlu diperhatikan tentang data store :

1. Alur data dari proses menuju data store, hal ini berarti data store berfungsi sebagai tujuan/tempat penyimpanan fari suatu proses (proses write).

2. Alur data dari data store ke proses, hal ini berarti data store berfungsi sebagai sumber/ proses memerlukan data (proses read).

3. Alur data dari proses menuju data store dan sebaliknya berarti berfungsi sebagai sumber dan tujuan.

Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data / paket

datadari satu bagian ke bagian lainnya. Alur data dapat berupa kata, pesan, formulir / informasi. Ada 4 konsep tentang alur data :

1. Packets of data

Apabila ada 2 data / lebih yg mengalir dari 1 sumber yg sama menuju pada tujuan yg sama & mempunyai hubungan digambarkan dgn 1 alur data. 2. Diverging data flow

Apabila ada sejumlah paket data yg berasal dari sumber yg sama menuju pada tujuan yg berbeda atau paket data yg kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yg dikirim ke tujuan yg berbeda.

3. Converging data flow

Apabila ada bbrp alur data yg berbeda sumber menuju ke tujuan yg sama.

4. Sumber dan Tujuan

Arus data harus dihubungkan pada proses, baik dari maupun yg menuju proses.

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis besar :

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan sistem dgn lingkungan luarnya.Cara :

- Tentukan nama sistemnya. - Tentukan batasan sistemnya.

- Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem.

- Tentukan apa yg diterima/diberikan terminator dari/pada sistem. - Gambarkan diagram context.

2. Buat diagram level Zero

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara : - Tentukan proses utama yg ada pada sistem.

- Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya)

- Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

- Gambarkan diagram level zero. - Hindari perpotongan arus data

- Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

3. Buat diagram level satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Cara untuk membuat :

- Tentukan proses yg lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yg ada di level zero.

- Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

- Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sbg sumber maupun tujuan alur data.

- Hindari perpotongan arus data.

- Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.

4. DFD level dua, tiga, dst

Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan sampai dg proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dengan level satu.

BAB III PEMBAHASAN

3.1.Jadwal Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan di tim PISP (Perijinan dan Informasi Sistem Pembayaran) gedung D lantai 5 Jalan. MH. Thamrin No.2 Jakarta Pusat 10350 mulai tanggal 13 Juli 2009 dan berakhir pada tanggal 21 Agustus 2009. Kerja praktek dilaksanakan selama 5 (lima) hari kerja selama seminggu, yaitu hari Senin sampai Jum’at dengan jam kerja dimulai pukul 07.10 WIB sampai 16.15 WIB.

3.2.Kegiatan selama Kerja Praktek

Kegiatan selama kerja praktek di tim PISP Bank Indonesia yaitu :

1. Minggu pertama, pengarahan kerja praktek dari DSDM (Direktorat Sumber Daya Manusia) mengenai tata tertib dan segala hal yang bersangkutan dengan kerja praktek, pengenalan lingkungan Bank Indonesia, perkenalan dengan tim PISP dan adaptasi dengan suasana kerja di Bank Indonesia.

2. Minggu kedua, mulai mengerjakan tugas yang diberikan oleh

pembimbing di tim PISP Bank Indonesia yaitu analisis sistem administrasi pengarsipan surat sambil melakukan wawancara.

3. Minggu ketiga, melaporkan apa yang sudah dikerjakan di minggu kedua kepada pembimbing.

4. Minggu keempat, memperbaiki yang menurut pembimbing dilapangan masih kurang baik dan menyerahkan nya kembali

5. Mingggu kelima, di minggu ini kegiatan yang dilakukan adalah membuat laporan untuk DSDM yang berisi kegiatan selama melakukan kerja praktek, menghadiri acara pembukaan devile, dan menghadiri perpisahan Miranda Goeltom.

3.3.Deskripsi Sistem Administrasi Pengarsipan Surat

Sistem administrasi pengarsipan surat memiliki satu aktor, yaitu staff admin yang bertugas menerima dan mencatat surat masuk, surat keluar, dan memo dan hanya bisa diakses atau digunakan oleh staff admin di tim PISP.

Sistem administrasi pengarsipan surat ini dapat mencari surat masuk, mencari memo berdasarkan tanggal, nomor memo, perihal, pengirim, dan tujuan. Terdapat main menu dalam sistem yaitu file dan maintenance. Dalam main menu file, staff admin dapat mengubah password dan keluar dari sistem. Sedangkan, dalam maintenance berupa daftar nama staff admin yang dapat menggunakan sistem administrasi ini. Kemudian, staff admin dapat menghapus dan menambah daftar nama yang baru.

Proses pengarsipan surat di tim PISP dimulai dari proses penomoran surat masuk, surat keluar, atau memo. Setelah surat diberi nomor, kemudian dilakukan proses scan surat agar surat tersimpan di database.

3.4.Spesifikasi Kebutuhan Fungsional 3.4.1. Karakteristik user

User bisa mengoperasikan windows dan sudah familiar dengan tombol, menu, laporan, dan tool – tool lain yang serupa.

3.4.2. Kebutuhan Non Fungsional

Sistem administrasi pengarsipan surat ini berjalan pada komputer yang menggunakan database Microsoft Access 2007 dan sistem operasi windows.

3.5.Diagram Konteks

Diagram konteks ini menggambarkan atau mempresentasikan sistem secara keseluruhan. Tujuan penggunaan diagram konteks yaitu digunakan untuk

menggambarkan antara sistem dan lingkungannya. Selain itu juga menggambarkan aliran informasi apa saja yang datang dari eksternal entity (yang kemudian harus di proses oleh sistem), dan informasi yang keluar dari sistem yang sedang berlangsung dari satu bagian ke bagian lainnya.

Gambar III.1. Diagram Konteks

3.6.Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) dalam sistem administrasi pengarsipan surat ini terdiri dari 2 level. Adapun diagram data dari sistem administrasi pengarsipan surat ini yaitu :

3.6.1. DFD Level 0

!

3.6.2. DFD Level 1 proses 1

" #

" $

"

"

"

$

Gambar III.3. DFD Level 1 proses 1 Proses Login

3.6.3. DFD Level 1 Proses 2

%

% "

%

%

"

& %

& %

" '

( )

"

Gambar III.4. DFD Level 1 Proses 2 Proses penambahan data user

3.6.4. DFD Level 1 proses 3

*

+ %

,

( )

* *

% %

Gambar III.5. DFD Level 3 Proses pengolahan data surat

3.7. Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran

yang terdapat pada DFD. Spesifikasi tersebut meliput : Tabel III.2. Spesifikasi Proses

1

No. Proses 1.0

Nama Proses Login

Sumber Admin

Input Username dan password

Output Info Validasi username dan password

Tujuan Proses 1.1 dan proses 1.2

Logika Proses

Begin

{ Admin memasukan username dan password } if username, password ada

then tampil nama, password valid else tampil info nama, password invalid End

2

No Proses 1.1

Nama Proses Verifikasi username

Sumber - Proses 1.0

- Admin

Input Data username

Output Info Validasi Username

Tujuan Proses 2.0

Logika Proses

Begin

{ Admin memasukkan username } if username ada

then tampil username valid else tampil info username invalid End

3

No. Proses 1.2

Nama Proses Verifikasi password

Sumber - Proses 1.0

- Admin

Input Data password Output Verifikasi password

Tujuan 2.0

Logika Proses

Begin

if username ada

then tampil username valid else tampil info username invalid End

4

No Proses 2.0

Nama Proses Maintenance

Sumber Admin

Input Data User

Output Data user tersimpan di database

Tujuan Proses 2.1, 2.2, 2.3, 2.4

Logika Proses

Begin

{ Admin menginput data user } End

5

No. Proses 2.1

Nama Proses Tambah data user

Sumber - Proses 2.0

- Admin

Input Data user

Output User baru tersimpan di database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin memasukkan data user yang ditambah } End

6

No Proses 2.2

Nama Proses Ubah password

Sumber Admin

Input Password yang diubah

Output Password yang diedit berubah

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin memasukkan password baru ke dalam database}

End

7

No. Proses 2.3

Nama Proses Menghapus data user

Sumber Admin

Input Data user yang dihapus Output Data user hilang di database

Tujuan Admin

Proses { Admin menghapus data user yang di database } End

8

No Proses 2.4

Nama Proses Menampilkan data user

Sumber - Proses 2.1

- Admin

Input Data user yang ditampilkan

Output Data user yang ditampilkan dari database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin menginput data user yang ditampilkan oleh database}

End

9

No. Proses 3.0

Nama Proses Pengolahan surat

Sumber Admin

Input Data surat yang diolah

Output Data surat yang diolah di database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin mengolah data surat yang ada di database } End

10

No Proses 3.1

Nama Proses Cari surat

Sumber Admin

Input Data surat yang di cari

Output Data surat yang di cari ada di database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin mencari data surat yang ada database} End

11

No. Proses 3.2

Nama Proses Tambah data surat

Sumber Admin

Input Data surat yang ditambah Output User baru tersimpan di database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin memasukan data surat baru ke dalam database }

End

12

No Proses 3.3

Nama Proses Hapus surat

Sumber Admin

Input Data surat yang di hapus

Output Data surat yang di hapus hilang di database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin menghapus data surat yang ada database} End

13

No. Proses 3.4

Nama Proses Menampilkan surat

Sumber Admin

Input Data surat yang ditampilkan

Output Data surat yang ditampilkan dari database

Tujuan Admin

Logika Proses

Begin

{ Admin menampilkan data surat dari database } End

3.8. Kamus Data

Kamus data berfungsi untuk menjelaskan semua data yang digunakan didalam sistem. Kamus data tersebut meliputi :

Tabel III.3. Kamus Data T_user

Nama T_user

Where used/How used

Proses 1.0 – Admin (Input) Proses 1.1 – Admin (Input) Proses 1.2 – Admin (Input) Proses 2.1 – Admin (Input) Proses 2.2 – Admin (Input) Proses 2.3 – Admin (Output) Proses 2.4 – Admin (Output)

Struktur Data id_user + username + password Id_user

Username Password

[ 0 – 9]

[ A – Z | a – z ] [ A – Z | a – z | 0 – 9 ]

Tabel III.4. Kamus Data T_surat

Nama T_surat

Where used/How used

Proses 3.0 – Admin (Input) Proses 3.1 – Admin (Input) Proses 3.2 – Admin (Input) Proses 3.3 – Admin (Output) Proses 3.4 – Admin (Output)

Deskripsi Berisi seluruh data T_surat

Struktur Data No_surat + perihal + tanggal +

direktorat asal + direktorat tujuan No_surat

Perihal Tanggal Direktorat asal Direktorat tujuan

[ 0 – 9]

[ A – Z | a – z ] [ 0 – 9]

[ A – Z | a – z ] [ A – Z | a – z ]

3.9. Perancangan Antarmuka

Gambar III.6. Tampilan awal form login

Gambar III.8. Tampilan Form Administrasi Umum

Gambar III.10. Tampilan Form Change Password

Gambar III.12. Tampilan Form Tambah User

3.10. Implementasi

Berikut ini adalah form login sistem administrasi pengarsipan surat untuk tim PISP.

Gambar III.14. Tampilan Form Awal

Gambar III.17. Form Tambah Memo

Gambar III.19. Form Maintenance – Pemeliharaan user

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Dari pendeskripsian sistem administrasi pengarsipan surat untuk tim PISP Bank Indonesia Jakarta yang sudah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem administrasi pengarsipan surat yang ada belum sepenuhnya membantu tugas staff admin. Karena ada beberapa hal dalam sistem

yang membuat staff admin bosan dalam menggunakan sistem

administrasi pengarsipan surat ini.

2. Hanya staff admin tim PISP saja yang bisa mengakses sistem ini. Sehingga akan sulit jika staff selain staff admin di tim PISP ingin melihat surat masuk atau memo.

3. Hanya ada satu form untuk penambahan surat. Sedangkan surat yang dimasukkan ke dalam database mencakup surat masuk, surat keluar, dan memo.

4.2. Saran

1. Tampilan sistem administrasi pengarsipan surat hendaknya di update per satu tahun agar staff admin yang menggunakan tidak merasa bosan dengan tombol dan layout yang sama,

2. Sistem administrasi pengarsipan surat yang ada agar dikembangkan lebih lanjut. Misalnya, pengarsipan surat dapat digolongkan berdasarkan kepentingan isi surat tersebut atau diurutkan sesuai tanggal masuk, sehingga staff admin menjadi mudah dalam melakukan pencarian surat masuk, surat keluar, dan memo,

3. Hendaknya sistem administrasi pengarsipan surat di tim PISP Bank Indonesia ini berbasis client-server sehingga semua staff di tim PISP tidak perlu menunggu staff admin untuk bisa melihat atau mencari surat masuk, surat keluar, dan memo.

DAFTAR PUSTAKA

Riyanto, Setyo. (2006), Metodologi Penelitian, Politeknik Pos Indonesia, Bandung, 4-5.

Susanti, Rani. (16.45). (2009), Rancangan Sistem Pengolahan Data Surat, www.stikom-db.ac.id/.../92rancangan%20sistem%20pengolahan%data%surat

Novitasari, Dyah. (20.30), Data Flow Diagram,

Gambar III.14. Tampilan Form Awal

Gambar III.17. Form Tambah Memo

Gambar III.19. Form Maintenance – Pemeliharaan user

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Dari pendeskripsian sistem administrasi pengarsipan surat untuk tim PISP Bank Indonesia Jakarta yang sudah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem administrasi pengarsipan surat yang ada belum sepenuhnya membantu tugas staff admin. Karena ada beberapa hal dalam sistem yang membuat staff admin bosan dalam menggunakan sistem administrasi pengarsipan surat ini.

2. Hanya staff admin tim PISP saja yang bisa mengakses sistem ini. Sehingga akan sulit jika staff selain staff admin di tim PISP ingin melihat surat masuk atau memo.

3. Hanya ada satu form untuk penambahan surat. Sedangkan surat yang dimasukkan ke dalam database mencakup surat masuk, surat keluar, dan memo.

4.2. Saran

1. Tampilan sistem administrasi pengarsipan surat hendaknya di update per satu tahun agar staff admin yang menggunakan tidak merasa bosan dengan tombol dan layout yang sama,

2. Sistem administrasi pengarsipan surat yang ada agar dikembangkan lebih lanjut. Misalnya, pengarsipan surat dapat digolongkan berdasarkan kepentingan isi surat tersebut atau diurutkan sesuai tanggal masuk, sehingga staff admin menjadi mudah dalam melakukan pencarian surat masuk, surat keluar, dan memo,

3. Hendaknya sistem administrasi pengarsipan surat di tim PISP Bank Indonesia ini berbasis client-server sehingga semua staff di tim PISP tidak perlu menunggu staff admin untuk bisa melihat atau mencari surat masuk, surat keluar, dan memo.

DAFTAR PUSTAKA

Riyanto, Setyo. (2006), Metodologi Penelitian, Politeknik Pos Indonesia, Bandung, 4-5.

Susanti, Rani. (16.45). (2009), Rancangan Sistem Pengolahan Data Surat, www.stikom-db.ac.id/.../92rancangan%20sistem%20pengolahan%data%surat

Novitasari, Dyah. (20.30), Data Flow Diagram,