Tinjauan sistem informasi penerimaan persediaan material PT.PLN (persero) P3B Region Jawa Barat Bandung : laporan kerja praktek

DATA PRIBADI

Nama : Putri Noviana

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat Tanggal Lahir: Bandung, 13 November 1991 Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Alamat lengkap : Jl. Adipati Agung Dalam No. 106B, Baleendah, Bandung

PENDIDIKAN

TK : Tk YANI, CIPARAY

Tahun 1996 -1997

SD : SDN BARANANG SIANG, CIPARAY

Tahun 1997 - 2003

SMP : SMP NEGERI 2 BALEENDAH, BALEENDAH

Tahun 2003 - 2006

SMA : SMA NEGERI 1 DAYEUH KOLOT

Tahun 2006 – 2009

UNIVERSITAS : UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Dian Indah Permatasari Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat Tanggal Lahir: Bandung, 29 Juni 1991 Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Alamat lengkap : Jl. Laswi Cipicung RT 01/02 No 18, Baleendah, Bandung

PENDIDIKAN

TK : Tk PERTIWI, BALEENDAH

Tahun 1996 -1997

SD : SDN MANGGAHANG II, BALEENDAH

Tahun 1997 – 1999

SDN CIPTAWINAYA, BALEENDAH Tahun 1999 - 2003

SMP : SMP NEGERI 1 BALEENDAH, BALEENDAH

Tahun 2003 - 2006

SMA : SMA NEGERI 1 DAYEUH KOLOT

Tahun 2006 – 2009

UNIVERSITAS : UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Diploma Tiga Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Dian Indah Permatasari NIM. 10909063 Putri Noviana NIM. 10909064

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

ii

telah memberikan karunia dan ridho-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan hasil kerja praktek dengan judul Tinjauan Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat Bandung.

Kami menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan . untuk itu dengan segala kerendahan hati kami siap menerima kritik dan saran demi sempurnanya Laporan Kerja Praktek ini. Kami berharap semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi semua pihak.

Selanjutnya dengan segala kerendahan dan ketulusan hati, perkenankanlah kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongannya baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga kami dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini. Ucapan terima kasih ditujukan kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Jurausan Manajemen Informatika.

iii

4. Bapak Wahyu Nurjaya WK, ST., M.Kom., selaku Dosen Wali, Dosen Pembimbing serta Koordinator Kerja Praktek yang telah membimbing, arahan, memberikan ijin, serta banyak sekali meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam menyelesaikan laporan ini.

5. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Komputer Indonesia.

6. Bapak H.Sumarno, SE,, selaku supervisor akuntansi di PT.PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat. 7. Bapak Chandra Luthfi selaku pembimbing di PT.PLN (Persero)

Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat

8. Bapak Ismansyah, Bapak Wiranto,Ibu Delima, Ibu Sofi yang telah membantu dalam proses pengumpulan data yang diperlukan penulis di PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.

9. Seluruh karyawan PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.

10. Kedua orang tua kami, kakak serta adik yang telah memberikan do’a dan dorongan kepada penulis baik secara moril maupun materil.

11. Rekan–rekan mahasiswa Manajemen Informatika 18 yang selalu saling mendukung.

iv

Bandung, September 2011

v

Halaman LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR SIMBOL ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja ... 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja ... 3

1.4. Batasan masalah ... 3

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja ... 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Tinjauan ... 6

2.2.Pengertian Sistem ... 6

2.2.1.Elemen Sistem ... 7

vi

2.4.Pengertian Sistem Informasi ... 13

2.5.Metode Pendekatan dan Alat Bantu Analisis ... 14

2.5.1. Metode Pendekatan Sistem ... 14

2.5.2. Alat Bantu Analisis ... 14

1) Flow Map ... 14

2) Diagram Kontek ... 16

3) Data Flow Diagram ... 16

4) Kamus Data ... 17

2.6.Pengertian Persediaan ... 18

2.7.Pengertian Material ... 18

2.8.Pengertian Persediaan Material ... 18

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Sejarah Singkat Perusahaan ... 21

3.1.1. Visi Perusahaan ... 25

3.1.2. Misi Perusahaan ... 26

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ... 26

3.3.Deskripsi Jabatan ... 31

vii

4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ... 39

4.1.1.Analisis Dokumen ... 39

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 42

4.1.2.1. Flow Map ... 44

4.1.2.2. Diagram Kontek ... 46

4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 47

4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan ... 49

4.2.Perancangan Prosedur yang diusulkan ... 49

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem ... 50

4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 50

4.2.2.1. Flow Map ... 50

4.2.2.2. Diagram Kontek ... 52

4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 53

4.2.2.4. Kamus Data ... 55

4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan ... 57

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ... 58

5.2.Saran ... 60

Daftar Pustaka ... 61

DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta

Andi Kristianto, 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta

Edaran Direksi PT PLN (Persero) Nomor 011.E/DIR 2007 Tentang Akuntansi Material Tanggal 24-05-2007

http://fantasikudianto.blogspot.com/2010/10/ pengertian-persediaan-dalam-perusahaan.html 25 Oktober 2010

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Kerja Praktek

Bagi setiap perusahaan persediaan merupakan aktiva yang sangat penting. Persediaan perusahaan harus dikelola secara efektif sehingga tidak merugikan perusahaan. Dalam menentukan pengelolaan persediaan, setiap perusahaan memiliki karakteristik masing-masing sesuai dengan proses bisnis yang dijalankannya.

Pengelolaan persediaan merupakan fungsi managerial yang sangat penting karena pemeriksaan fisik atas persediaan ini banyak melibatkan investasi rupiah dan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan perusahaan. Pengelolaan persediaan barang sangat diperlukan untuk mengurangi resiko terjadinya selisih, kehilangan, mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan memastikan bahwa prosedur telah dilakukan dengan baik.

Sistem persediaan yang baik dapat membantu aktifitas perusahaan dalam mengelola material. Adanya suatu sistem informasi pengelolaan material sangat diperlukan untuk mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktifitas dan transaksi perusahaan serta memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Sistem ini juga menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan

mengontrol aktifitas serta dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

PT PLN (Persero) merupakan perusahaan milik Negara yang memiliki persediaan material yang digunakan untuk pemeliharaan dan untuk tujuan operasi serta menjaga keandalan persediaan materialnya tidak diperjualbelikan dengan bebas di pasaran.

Dari uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul laporan kerja praktek sebagai berikut “Tinjauan Sistem Informasi Persediaan Material Pada PT. PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat Bandung”.

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang kerja praktek yang telah dijelaskan di atas, penulis mengidentifikasipermasalahan sebagai berikut :

1. Belum Efektifnya sistem penerimaan persediaan barang pada PT PLN (Persero) P3B Region Jabar

2.Proses Penerimaan Persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jabar masih manual.

Berdasarkan uraian dan identifikasi masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah-masalah yang teridentifikasi, diantaranya:

1. Bagaimana proses penerimaan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

2. Bagaimana sistem informasi penerimaan persediaan material yang diusulkan pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

1.3Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

Maksud dilaksanakannya kerja praktek selain untuk memenuhi salah satu syarat perkuliahan di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) juga untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan mengenai cara kerja yang sebenarnya dan mengenal dunia kerja.

Adapun tujuan dari pembuatan laporan ini yang merupakan hasil kerja praktek di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat adalah:

1. Untuk mengetahui dan memahami proses pemesanan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

2. Untuk mengetahui dan memahami proses pembelian persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

3. Untuk mengetahui dan memahami proses penerimaan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

1.4Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada pembuatan laporan kerja praktek ini adalah proses yang dibahas mengenai pemesanan, pembelian dan penerimaan persediaan material pada PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Program Kerja Praktek ini di laksanakan mulai tanggal 4 Juli sampai dengan tanggal 29 Juli 2011, dimana pelaksanaan dilaksanakan oleh 2 orang anggota dalam satu tim. Kerja Praktek ini di laksanakan di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat.

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

Tabel 1.1 Jadwal dan waktu penelitian

No Aktivitas Waktu

4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1 Pengenalan

Perusahaan 2 Pengenalan

Program

SAP 3 Membuat

master ATTB

dengan SAP 4 Memasukkan

Data SPPD 5 Penjelasan

mengenai penerimaan persediaan

Material 6 Mapping

Kode Aktiva antara program SAP

dan SIM AT 7 Membuat

master mapping migrasi SIM

AT ke SAP 8 Pengumpulan

data laporan 9 Pengumpulan

data dan

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Tinjauan

Tinjauan adalah pemeriksaan yang teliti, penyelidikan, kegiatan pengumpulan data, pengolahan, analisa dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan.

2.2 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.

Menurut Jogiyanto Hartono :

1. Sistem dengan pendekatan prosedur, “ sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dan komponen yang mempunyai tujuan tertentu”.

2. Sistem pendekatan komponen, “ sistem dapat didefinisikan kumpulan dan komponen yang saling berhubungan satu dengan yang Iainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Adapun syarat – syarat system adalah sebagai berikut : 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)

2.2.1 Elemen Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolah (process) dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana yang telah direncanakan sebelumnya.

Ciri - ciri utama yang terdapat dalam suatu sistem adalah sebagai berikut :

1. Mengarah kepada suatu tujuan tertentu 2. Merupakan suatu keseluruhan

3. Sistem bersifat terbuka 4. Adanya proses

5. Adanya hubungan timbal balik (feed back) antara elemen sistem yang satu dengan yang lainnya atau dengan lingkungan

2.2.2 Karakteristik sistem

Sebuah sistem memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sebuah sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud antara lain.

1. Komponen Sistem ( Component )

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain lain atau dengan lingkungan kerja.

3. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan masing-masing.

4. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

5. Penghubung sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dan suatu subsistem ke subsistem lain.

6. Masukan sistem (input)

Keperluan tertentu menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keperluan pengguna informasi yang bersangkutan.

7. Pengolah Sistem (System Processing)

Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objectives System)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.2.3 Klasifikasi sistem

Ada beberapa klasifikasi sistem :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem

yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem stransportasi.

2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.

4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human

made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.

5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia)

2.3 Pengertian Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Sedangkan menurut Burch dan Strater, menyatakan informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalahdata yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Jadi, secara umum informasi adalahdata yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan, George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:

1. Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.

2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus dipertahankan.

3. Waktu

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.

4. Ruang dan tempat

Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.

5. Bentuk

Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.

6. Semantik

Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir. Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.

2.4 Pengertian Sistem informasi

.Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan

keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

2.5 Metode Pendekatan dan Alat Bantu Analisis

2.5.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang di gunakan penulis dalam merancang sistem informasi pelatihan kerja ini adalah metode pendekatan sistem berorientasi data (data oriented), dengan menggunakan metode analisis dan perancangan terstruktur.

2.5.2 Alat bantu analisis

1. Flow Map

a. Flow map digunakan untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan.

Aturan Membuat Flowmap adalah :

Untuk membuat sebuah analisis menggunakan flowmap seorang analis dan programer memerlukan beberapa tahapan, diantarnya:

a) Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan

b) Aktivitas yang di gambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

c) Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditemtukan secara jelas.

d) Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata pekerja.

e) Setiap langakah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

f) Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang di gambarkan harus di telusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang di gambarkan tidak perlu di gambarkan pada flowchart yang sama. Symbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halamanyang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan system.

g) Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

b. Jenis - Jenis Flowchart

Flowchart memiliki lima jenis, dinataranya: a) Flowchart Sistem (System Flowchart)

b) Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) c) Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)

d) Flowchart Program (Program Flowchart) e) Flowchart Proses (Process Flowchart).

c. Simbol Flowmap

Fungsinya mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan) Simbol-simbol System Procedure Diagram.

2. Diagram kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

3. Data Flow Diagram

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette da lain sebagainya).

DFD merupakan alat yang akan digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (struktured analisys and design). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan struktur. DFD merupakan dokumentasi dadi sistem yang baik.

Tiga alasan yang menyebabkan sebaiknya dilakukan pemodelan sistem, yaitu:

a. Dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh.

b. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai dengan resiko dan biaya minimal.

c. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu pendesain sistem dan pemrogram membangun sistem.

4. Kamus Data

Menurut Jogiyanto H.M(1999: 7 ), Kamus data atau data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Selama penyusunan suatu system informasi, kamus data digunakan sebagai alat untuk mendefinisikan aliran data yang mengalir di sistem, merancang input, merancang laporan-laporan dan merancang database.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data Flow Diagram. Struktur dari suatu arus data di Data Flow Diagram dapat dilihat secara lebih terinci di kamus data.

2.6 Pengertian Persediaan

Menurut Przwirosentono (2001), persediaan adalah kekayaan lancer yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi dan barang-barang proses.

Menurut Gito Sudarmo (2002), persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan.

Menurut Soemarso (1999), persediaan adalah sebagai barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

Menurut Yuliana (2001), persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan, persediaan mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif.

2.7 Pengertian Material

Mareial adalah item (barang) yang dibeli atau dibuat, yang disimpan untuk keperluan kemudian, baik untuk dipakai, diproses lebih lanjut atau dijual.

2.8 Pengertian Persediaan Material

Persediaan Material di PT PLN (Persero) adalah semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun pemeliharaan, yang pengadaannya di adakan melalui Anggaran Investasi (AI) maupun Anggaran Operasi (AO).

2.8.1 Persediaan Material dapat dikategorikan berdasarkan kondisi sebagai berikut:

a. Persediaan Material Normal

Adalah persediaan material yang masih dalam kondisi baik. b. Persediaan Material Retrovit

Adalah apabila persediaan material berasal dari perbaikan atau rekondisi (retrovit) maka nilai yang diakui adalah sebesar nilaai material sebelum perbaikan ditambah dengan nilai perbaikannya. c. Persediaan Material Rusak

Adalah persediaan material yang telah menurun kondisinya. d. Persediaan Material Hapus

Adalah persediaan material yang ada di gudang yang direncanakan dan diusulkan untuk dihapus.

e. Persediaan Material Bursa

Adalah persediaan material yang akan dibursakan ke unit lain karena kelebihan atau tidak digunakan lagi di unit yang bersangkutan. f. Persediaan Material Pre Memory

Adalah persediaan material yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi dan tidak mempunyai nilai lagi.

Penentuan kondisi persediaan material dilakukan oleh tim yang berwenang yang di tunjuk oleh Pemimpin Unit Satuan Administrasi.

2.8.2 Disamping pengelompokan persediaan material berdasarkan kondisi, persediaan material dapat di kelompokkan berdasarkan keberadaannya, yang terdiri dari :

a. Persediaan Material Gudang

Merupakan Persediaan Material yang secara fisik tersimpan di gudang PLN dan siap untuk dipergunakan.

b. Material Impor dalam Perjalanan

Merupakan persediaan material yang bersumber dari pengadaan impor, dimana secara fisik belum diterima di gudang namun secara persyaratan kontrak sudah merupakan milik PLN.

c. Material pada Pihak Ketiga

Merupakan persediaan material milik PLN yang secara fisik berada pada pihak ketiga.

d. Material dalam Perjalanan antar Satuan

Merupakan persediaan material masih dalam perjalanan yang bersumber dari PLN Satuan Administrasi lainnya.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah singkat PT.PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat

Sejarah kelistrikan di Indonesia dimulai pada pertengahan abad ke-19. Sejak zaman Belanda, penguasaan dan pengusahaan listrik di Indonesia dipegang dan diselenggarakan secara monopoli oleh perusahaan-perusahaan Belanda, seperti:

1. Di Jakarta (dulu Batavia) penguasaan dan pengusahaan pelistrikan dieksploitir oleh O.G.B.M yaitu Overzeese Gemeeschappelijik Electriciet Maatschappi.

2. Di Jawa Barat (Bandung), penguasaan listrik dilakukan oleh B.E.M yaitu Bandoengsche Electriciet Maatschappi.

3. Di Jawa Tengah dan Jawa Timur, penguasaan dan pengusahaan pelistrikan dieksploitir oleh A.N.I.E.M yaitu Algemeene Electriciet Maatschappi.

Pada zaman penjajahan Jepang perusahaan listrik tersebut bernama Seibu Jawa Denhijigyo Kosha. Setelah Indonesia merdeka, perusahaan listrik tersebut diambil alih dan namanya diubah menjadi Jawatan Listrik dan Gas. Perusahaan Listrik dan Negara (PLN) didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30

tahun 1970. Adapun sejarah singkat dari PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat, adalah sebagai berikut:

Pada tahun 1906, didirikan PLTA Pakar, pada aliran sungai Cikapundung dengan kapasitas terpasang 800 kW dan Maskapai Listrik Bandung (Bandung Electriciets Maatschappi) sebagai langkah awal untuk pengoperasian energi listrik dengan tenaga air.

Pada tahun 1917, Biro Tenaga Air (Waterkrach Bureaw) dari Jawatan Pekeretaapian Negara (Staatzz Foorwagen) dari status perusahaan Negara diubah menjadi Jawatan Tenaga Air dan Listrik, tetapi juga melakukan pengawasan instalasi-instalasi dan lisensi-lisensi di seluruh Indonesia.

Pada tahun 1920 Perusahaan Listrik Umum Bandung dan sekitarnya (Gemceanschapplijik Electriceitsbederiif Bandung Em Omstrokem), disingkat dengan GEBEO, mengambil alih PLTA Pakar di Bandung dan PLTA Cijedil di Cianjur. Selanjutnya bekerjasama dengan Perusahaan Listrik Negara untuk pemberian listrik kepada konsumen Direksi Bagian Swasta yang dikelola oleh NV. Maintz & Co.

Pada tahun 1934, Dients Voor Waterkrack Electricities (WE) menjadi Electricities Wezen (EW) atau Perusahaan Tenaga Air Negara Dataran Tinggi Bandung yang mempunyai dua kelompok PLTA, yaitu PLTA Bangkok dengan kapasitas terpasang 3 x 1050 kW yang dibangun pada tahu 1923, dan pada tahun 1923 pada aliran sungai Cikapundung dan Plengan juga dibangun PLTA Dago dengan kapasitas terpasang 3 x 1050 kW kemudian kapasitasnya ditambah sebesar

2000 kW pada tahun 1962. Pada tahun 1924 dibangun PLTA Lamajan dengan kapasitas terpasang 2 x 6400 kW kemudian ditambah dengan 6400 kW. Pada tahun 1933 pada aliran sungai Cisangkuy dan Cisarua.

Sebagai cadangan air pada musim kemarau, dibangun danau atau Situ Cileunca pada tahun 1922 dengan kapasitas air 9,89 juta m3 dan Cipanunjang dipertinggi. Danau ini mendapat pengisian air dari aliran sungai di sekitarnya.

Dari PLTA tersebut dibangun transmisi 30kV sepanjang 80 km ke Gardu Induk Sumatra, Gardu Induk Munjul, dan Gardu Induk Singaparna untuk menghantarkan tenaga listrik kedaerah Priangan Timur. Selanjutnya pada Gardu Induk Kiaracondong dibangun transmisi 30 kV ke Gardu Induk Rancaekek Sumedang untuk daerah Priangan Utara hingga Parakan Muncang dan telah manjadi 70 kV dari Sumedang ke Kiaracondong yang dioperasikan oleh PLN Distribusi.

Pada tahun 1928, pada PLTA Lamajang dibangun penghantar 30 kV ke Gardu Induk Plengan-Purwakarta, sekarang penghantar tersebut telah menjadi70 kV untuk memasok daerah Priangan Barat, pada tahun 1966 dibangun penghantar Kosambi-Cawang.

Selain itu pada tahun 1920 juga dibangun PLTA dayeuhkolot dan sekarang Gardu Induk ini tidak beroperasi lagi. Pada tahun 1928 Central Electriecsh Laboratorium (CEL) yang berada di komplek sekolah tinggi yang meliputi pekerjaan laboratorium dan perbaikan alat listrik, kini CEL telah diserahkan kepada Institute Teknologi Bandung (ITB).

Pada tahun 1933 beroperasi PLTA Cikalong(3x6400 kW) yang bekerja parallel dengan PLTA-PLTA yang telah ada. PLN sektor priangan mempunyai empat gardu induk utama, yaitu;

1. Gardu Induk Bandung Utara untuk daerah utara. 2. Gardu Induk Cigareleng untuk daerah selatan. 3. Gardu Induk Padalarang untuk daerah barat. 4. Gardu Induk Ujungberung untuk daerah timur.

Perubahan-perubahan nama PLN Pusat Penyaluran dan Pengatur Beban(P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat, yaitu;

1. Pada tahun 1951 sampai tahun 1960 nama jawatan listrik menjadi Perusahaan Listrik untuk Pembangkit Tenaga Listrik (PANUPETEL). 2. Pada tahun 1960 sampai tahun 1974 berubah menjadi Perusaahan Listrik

Negara Eksploitasi XII.

3. Pada tahun 1975 sampai tahun 1974 berubah menjadi Perusahaan Listrik Negara Pembangkit.

4. Mulai 1 Agustus sampai sekarang PLN Pusat berubah status menjadi PT PLN (Persero).

5. Pada tahun 1984 sampai tahun 1986 diubah menjadi Pembangkit Listrik Jawa Barat dan Jakarta Raya.

6. Pada tahun 1987 sampai dengan 2 Oktober tahun 1955 berubah menjadi PLN Pembangkit dan Penyaluran Jawa Bagian Barat yang membawahi

16 sektor Pembangkit dan Penyaluran yang salah satunya sektor Priangan.

7. Dari tanggal 3 Oktober 1955 sampai 31 Maret 2000 PLN Pembangkit dan Penyaluran Jawa Bagian Barat menjadi PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban(P3B) Sektor Priangan.

8. Pada tahun 2002 sampai sekarang berubah menjadi PT. PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat.

Perubahan tersebut menuntut adanya kajian ulang atas organisasi PT PLN (Persero) P3B yang antara lain mencangkup revisi atau visi dan misi organisasi, rekayasa ulang proses bisnis menuju arah yang lebih efisiensi, serta revitalisasi, strategi organisasi dalam beberapa aspek antara lain; Aspek Pengembangan usaha, pengembangan potensi pegawai, pembentukan budaya perusahaan, serta pengolahan perubahan organisasi.

3.1.1Visi Perusahaan

Visi dari PT PLN (Persero) adalah “Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”.

Dengan wawasan tersebut PT PLN(Persero) akan survive menghadapi tantangan masa depan berdasarkan visi diatas PT PLN (Persero) menyusun rencana dan strategi jangka panjang dan memengah. Rencana ini bertahap

direalisasikan melalui jangka panjang dan jangka pendek dalam rencana Kerja Anggaran Perusahaan pada setiap anggaran.

Dengan moto “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik (Electricity for A Better Life)”.

3.1.2Misi Perusahaan

Pada PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat, mempunyai misi perusahaan, sebagai berikut;

1. Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham. 2. Menjadi tenaga sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan

masyarakat.

3. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.

4. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam pengelolaan perusahaan perlu adanya penyusunan organisasi yang diselaraskan dengan fungsi yang ada. Penerapan pola organisasi yang ada perlu

dilakukan untuk meningkatkan fleksibilitas, efektifitas, dan efisiensi kerja dengan memperhatikan fungsi organisasi.

Struktur organisasi yang terdapat di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat digunakan sebagai sistem informasi dalam pelaksanaan tugas tenaga kerja, menggambarkan tanggung jawab masing-masing bagian, memperlihatkan garis kewenangan dan jalur koordinasi yang harus diakui oleh para tenaga kerja serta jalur kerja sama antar bagian dalam perusahaan.

Dengan adanya struktur organisasi di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali Region Jawa Barat, ini diharapkan agar tercipta koordinasi yang dapat mengarahkan semua kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur(P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat secara garis besar mempunyai susunan organisasi sebagai berikut;

a. Manager Region

Manager region mambawahi dan mengkoordinasi ketujuh deputi manager dan dibantu oleh dua orang manajer yaitu, Manajer Pelayanan Transmisi dan Manajer Unit Jasa Teknik. Unit kerja yang bertanggung jawab langsung kepada dan dibawahi Koordinasi Manager Region, terdiri dari;

a. Deputi Manager Enginering b. Deputi Manager Konstruksi c. Deputi Manager Operasi Sistem

d. Deputi Manager Pemeliharan

e. Deputi Manager SDM & Administrasi f. Deputi Manager Keuangan

g. Deputi Manager Hukum dan Lingkungan

1. Deputi ManagerKonstruksi

Deputi Manager Konstruksi membawahi dan mengkoordinasi 2 orang yaitu;

a. Supervisor Pengendalian Konstruksi b. Supervisor Administrasi Teknik

2. Deputi Manager Operasi Sistem

Deputi Manager Operasi Sistem dibantu oleh tiga orang supervisor, yaitu; a. Supervisor Pengendalian dan Analisis Sistem

b. Supervisor Transaksi Tenaga Listrik

c. Supervisor Pengendalian Operasi Real Time

3. Deputi Manager Pemeliharaan

Deputi Manager Pemeliharaan membawahi 4 orang Supervisor, yaitu; a. Supervisor Pemeliharaan Transmisi

b. Supervisor Proteksi, Meter, Scada & Telekomunikasi c. Supervisor PDKB TT Dan TET

4. Deputi Manager SDM dan Administrasi

Deputi Manager SDM dan Administrasi membawahi dua orang Supervisor, yaitu;

a. Supervisor Sumber Daya Manusia b. Supervisor Administrasi dan Fasilitas

5. Deputi Manager Keuangan

Deputi Manager Keuangan dibantu oleh dua orang Supervisor, yaitu; a. Supervisor Keuangan

b. Supervisor Akuntansi

6. Deputi Manager Hukum dan Lingkungan

Deputi Manajer Hukum dan Lingkungan ini hanya membawahi Supervisor Assemen dan Diagnosa Transmisi saja.

DEPUTI MANAGER ENGINERING DEPUTI MANAGER KONSTRUKSI DEPUTI MANAGER OPERASI SISTEM DEPUTI MANAGER PEMELIHARAAN DEPUTI MANAGER KEUANGAN DEPUTI MANAGER SDM &

ADMINISTRASI

DEPUTI MANAGER HUKUM, KOMUNIKASI,

BINA LINGKUNGAN & R0W MANAGER REGION SUPERVISOR PENGENDALIAN KONSTRUKSI SUPERVISOR ADMINISTRASI TEKNIK SUPERVISOR PERENCANAAN & ANALISIS OPERASI SISTEM SUPERVISOR TRANSAKSI TENAGA LISTRIK SUPERVISOR PENGENDALIAN OPERASI REALTIME SUPERVISOR PEMELIHARAAN TRANSMISI SUPERVISOR PROTEKSI,METER, SCADA & TELEKOMUNIKASI SUPERVISOR PDKB TT & TET

SUPERVISOR ASESMEN & DIAGNOSA TRANSMISI SUPERVISOR KEUANGAN SUPERVISOR ADMINISTRASI DAN FASILITAS SUPERVISOR ADMINISTRASI & SDM SUPERVISOR AKUNTANSI SUPERVISOR BINA LINGKUNGAN MANAGER UNIT PELAYANAN TRANSMISI

3.3 Deskripsi Kerja a. Manager Region

Tugas pokok manager region adalah sebagai berikut :

a. Menentukan kebijakan perusahaan dengan memperhatikan kebijakan yang telah digariskan Dewan Direksi PT PLN (Persero), mengkordinasikan semua bagian dalam perusahaan.

b. Merumuskan dan menetapkan rencana kerja perusahaan, memecahkan masalah-masalah yang timbul pada pelaksanaan umum perusahaan. c. Memberikan pertanggung jawaban mengenai seluruh kegiatan

perusahaan dalam bentuk laporan. d. Pengawasan dan pengendalian investasi.

e. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang kebijakan pengembangan perusahaan dan kebijakan lainnya yang bersifat umum.

b. Deputi Manager Keuangan

Mempunyai tujuan untuk melaksanakan pengelolaan keuangan yang meliputi perencanaan anggaran operasi dan anggaran investasi, pengelolaan RKAP, pengelolaan arus kas serta pengelolaan akuntansi untuk menjamin terselenggaranya pengelolaan pendanaan dan arus kas yang akurat serta ketepatan waktu penyajian akuntansi dan pelaporan keuangan.

Untuk melaksanakan tujuan sebagaimana tersebut diatas, manager keuangan mempunyai tugas utama sebagai berikut :

a. Menyusun rencana kegiatan bidang keuangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

b. Mengkordinasikan penyusunan RKAP serta revisi RKAP sebagai bahan usulan ke kantor P3B Jawa Bali.

c. Melaksanakan pengontrolan alokasi anggaran sesuai RKAP untuk memastikan ketepatan pemanfaatan anggaran.

d. Mengkoordinasikan pembuatan laporan realisasi RKAP serta permohonan ajuan AT serta permohonan tunai operasi dan investasi untuk menjamin tersedianya dana sesuai kebutuhan pembayaran.

e. Menetapkan sistem, prosedur dan tata kerja administrasi anggaran, keuangan, akuntansi region untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan. f. Mengendalikan fungsi back up eksternal audit di regionnya untuk

memastikan semua kegiatan telah sesuai peraturan yang berlaku.

g. Mengendalikan dan mengalokasikan tunai ke UJT dan UPT sesuai dengan aliran kas dan rencana kerja yang telah disesuaikan.

h. Mengendalikan pembayaran kepada pihak intern dan ekstern dan memastikan bahwa pembayaran telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

i. Menetapkan proyeksi pendapatan dan proyeksi laba sebagai bahan dalam pengambilan keputusan manajemen dan RKAP.

j. Merekomendasikan laporan pembukuan dan lampirannya, serta laporan manajemen.

k. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dilingkungannya.

l. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM untuk memenuhi kebutukan kompetensi jabatan.

m.Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai dengan lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.

n. Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

c. Supervisor Keuangan

Mempunyai tujuan untuk mengelola sub bidang keuangan dan akuntansi yang meliputi verifikasi keabsahan, kebenaran dan kelengkapan bukti transaksi sampai menjadi laporan arus kas dan melakukan perhitungan, pemotongan, penyetoran, dan pelaporan pajak serta proses akuntansi sampai menjadi laporan keuangan untuk mengetahui kinerja region.

Untuk melaksanakan tujuan sebagaimana tersebut diatas, manager keuangan mempunyai tugas utama sebagai berikut:

a. Membuat rencana kegiatan sub bidang keuangan.

b. Merancang penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja keuangan untuk pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

c. Mengendalikan dan mengawasi kebutuhan&dropping tunai anggaran operasi dan investasi region sesuai dengan RKAP/disbursement serta kebutuhan anggaran diluar RKAP untuk menjamin tersedianya likuiditas.

d. Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank dan cek/bilyet giro kantor region dengan bukti-bukti pendukungnya untuk mengecek kebenaran, kelengkapan dan keabsahannya.

e. Memeriksa buku harian kas/bank dengan bukti pengeluaran dan penerimaan kas/bank, berita acara, pemeriksaan kas dan rekonsiliasi bank kantor region untuk mengetahui saldo harian dan memastikan saldo menurut fisik sama dengan saldo menurut buku.

f. Memeriksa daftar laporan kiriman uang, laporan arus kas serta bukti pendukungnya, dan laporan pajak-pajak untuk laporan ke P3B dan KPP setempat.

g. Mengusulkan penyelesaian permasalahan yang dihadapi sub bidang keuangan dan akuntansi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen.

h. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan sistem manajemen waktu ISO 9001:2000 di lingkungannya.

i. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM untuk memenuhi kebutuhan kompetensi jabatan.

j. Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

k. Meleksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.

d. Supervisor Akuntansi

Adapun tujuannya yaitu untuk mengelola sub bidang keuangan dan akuntansi yang meliputi verifikasi keabsahan, kebenaran dan kelengkapan bukti transaksi dan melakukan perhitungan, pajak serta proses akuntansi sampai menjadi laporan keuangan untuk mengetahui kinerja region.

Untuk melaksanakan tujuan sebagaimana tersebut di atas, manajer keuangan mempunyai tugas utama sebagai berikut:

a. Membuat rencana kegiatan sub bidang keuangan dan akuntansi.

b. Merancang penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja keuangan dan akuntansi untuk pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

c. Memeriksa bukti penerimaan & pengeluaran cas/bank kantor region dengan bukti-bukti pendukungnya untuk mengecek kebenaran, kelengkapan dan keabsahannya.

d. Memeriksa jurnal (J 01 s.d. J 98) untuk memastikan kebenaran dalam pembebanan kode akun.

e. Mengevaluasi laporan keuangan UPT dan UJT untuk proses konsolidasi laporan keuangan region.

f. Memeriksa laporan keuangan region berserta lampirannya untuk mengetahui kinerja keuangan region.

g. Memantau aplikasi akuntansi biaya yang berbasis pada aktivitas untuk menghitung biaya per level tegangan.

h. Memeriksa usulan penarikan aktiva operasi menjadi tidak operasi ke P3B untuk proses pemindahan status aktiva.

i. Mengusulkan penyelesaian permasalahan yang dihadapi sub bidang akuntansi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen.

j. Mengimplementasikan dan meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dilingkunganya.

l. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM untuk memenuhi kebutuhan kompetensi jabatan.

m.Menyusun laporan secara berkala sesuai bidang tugasnya sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

k. Meleksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai lingkup tugas, tanggung jawab dan kompetensinya.

3.4 Aspek Kegiatan Perusahaan

Tugas pokok yang diemban PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat sesuai dengan pelaksanaan monopoli transmisi, pengelola operasi operasi sistem dan transaksi tenaga listrik berdasarkan keputusan direksi PT PLN (Persero) No. 005./K/DIR/2004 adalah

bertanggung jawab atas pengelolaan serta pemeliharaan sarana sistem pengaturan pengendalian tenaga listrik di wilayah tenaga kerjanya, melaksanakan manajemen konstruksi sistem penyaluran dan memperhatikan factor lingkungan hidup dan prasyarat regulasi di sector tenaga kelistrikan, memberdayakan dan mengembangkan seluruh potensi sumber guna memperoleh pendapatan di luar usaha pokok.

Kemudian PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Penyaluran Beban (P3B) Jawa Bali Region Jawa Barat memiliki fungsi yang sangat penting dalam mengelola sistem tenaga listrik Jawa Bali, khususnya dalam manajemen sistem kelistrikan yang meliputi pengoperasian, pemeliharaan dan pengambangan jaringan transmisi yang menghubungkan pusat-pusat pembangnkit listrik dengan pelanggan.

Wilayah kerja perusahaan terdiri dari 2 unit yaitu: 1. Unit Pelayanan Teknik (UPT), yang terdiri dari :

a. UPT Karawang b. UPT Purwakarta c. UPT Bandung Barat d. UPT Bandung Timur e. UPT Garut

f. UPT Cirebon g. UPT Bekasi

2. Unit Jasa Teknik (UJT), yang terdiri atas: a. UJT Bandung

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

4.1.1 Dokumen yang Digunakan dalam Persediaan Material

Untuk melaksanakan prosedur didukung dengan formulir. Tata laksana gudang PLN (PENG.052/PST/75) didukung formulis sebagai berikut.

TUG-1 : Kartu Persediaan Barang Gudang TUG-2 : Kartu Gantung Barang Gudang TUG-3 : Bon Penerimaan Gudang TUG-4 : Berita Acara Pemeriksa Gudang TUG-5: Daftar permintaan barang TUG-6: Daftar permintaan spare part TUG-7 : Delivery Order (DO) TUG-8 : Bon pengeluaran barang TUG-9 : Bon pemakaian barang

TUG-10 : Retur atau pengembalian barang TUG-11 : Daftar mutasi barang

TUG-12 : Daftar pengantar bon-bon gudang TUG-13 : Nota cadangan barang

TUG-15a, 15b : Berita acara opname fisik barang TUG-16 : Permintaan perbaikan barang

Keterangan : TUG adalah Tata Usaha Gudang

Bagi unit organisasi yang telah melaksanakan komputerisasi (sistem) didukung oleh formulir “kode” 1 sampai dengan 7, yaitu sebagai berikut :

Kode-1 : Bon penerimaan barang dari gudang PLN

Kode-2 : Bon penerimaan barang dari pesanan atau pembelian Kode-3 : Bon pengembalian (retur) barang

Kode-4 : Surat pesanan barang

Kode-5 : Berita acara pembetulan atau koreksi TUG

Kode-6 : Bon pengeluaran barang untuk pengiriman antar gudang Kode-7 : Bon pemakaian atau pemasangan

Sedangkan untuk pelaksanaan Tata Usaha Keuangan Gudang (TUKG) maka diciptakanlah buku formulir sebagai berikut :

TUKG-1 : Buku pemakaian barang TUKG-2 : Buku penerimaan barang TUKG-3 : Buku pengeluaran barang TUKG-4 : Buku keuangan barang TUKG-5 : Ihtisar bulanan

TUKG-6 : Daftar selisih barang TUKG-7 : Daftar sisa barang

Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut 2. Fungsi : Untuk menjelaskan informasi yang digunakan 3. Sumber : Asal Dokumen

4. Distribusi : Menjelaskan proses apa atau kegiatan mana informasi itu mengalir

5. Rangkap : Jumlah salinan dokumen

6. Bentuk : Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa

Berikut ini adalah nama-nama dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penerimaan persediaan material.

1. Nama dokumen : TUG 3

- Fungsi : Bon Penerimaan Gudang - Sumber : Bagian Gudang

- Distribusi : Logistik dan Fasilitas Umum - Rangkap : 5 (lima)

- Bentuk : Bon 2. Nama dokumen : TUG 4

- Fungsi : Berita Acara Pemeriksa Gudang - Sumber : Tim Pemeriksa Mutu Barang - Distribusi : Kepala Gudang

- Rangkap : 5 (lima) - Bentuk : Kartu

3. Nama dokumen : TUKG 2

- Fungsi : Buku penerimaan barang - Sumber : Bagian Akuntansi Persediaan - Distribusi : Supervisor Akuntansi

- Rangkap : 1 (satu) - Bentuk : Buku

4.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang berjalan

Prosedur merupakan tahapan-tahapan atas suatu kegiatan. Prosedur mempunyai aspek manajemen, karena mengarahkan dan aspek hukum karena jika tidak mengikuti prosedur dikenakan sanksi atau terkena sanksi. Berikut adalah prosedur yang sedang berjalan yang digambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram.

Adapun prosedur penerimaan barang yang sedang berjalan pada PT PLN adalah;

1. Bagian Engineering membuat daftar barang yang dibutuhkan atau yang akan di beli lengkap dengan spesifikasi teknis dan syarat-syarat fisik barang yang akan di beli. Bagian Engineering menyerahkan daftar barang kepada bagian Logistik dan Fasilitas Umum.

2. Bagian Logistik dan Fasilitas Umum memesan barang dan membuat surat kontrak serta syarat-syarat pembayaran dan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada pihak kedua. 3. Pihak kedua mengirim barang ke gudang dan barang sementara

disimpan(dikarantina)untuk menunggu pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Mutu Barang.

4. Tim mutu barang melakukan pemeriksaan barang di gudang untuk memeriksa fisik barang, spesifikasi teknis dan kelengkapan dokumen sesuai kontrak. Kemudian Tim Pemeriksaan Mutu Barang membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan barang dan di input dalam database SAP dan dicetaklah TUG 4. TUG 4 diserahkan kepada Manager Region untuk ditandatangani atau pengesahan.

5. Bagian gudang menerima TUG 4 yang telah ditandatangani oleh Manager Region kemudian membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang dan diinput dalam database SAP dan dicetaklah TUG 3. TUG 3 diserahkan ke bagian Logistik dan Fasilitas Umum untuk di periksa dan di tandatangani. Setelah ditandatangani TUG 3 dan TUG 4 dibuat rangkap 5 dan diserahkan pada bagian Akuntansi Persediaan untuk proses TUKG/pencatatan, bagian Keuangan untuk proses pembayaran, bagian Logistik dan Fasilitas Umum dan bagian gudang sebagai arsip serta diserahkan pada pihak kedua.

6. TUG 4 dan TUG 3 diverifikasi oleh bagian Akuntansi Persediaan dan diinput dalam aplikasi excel kemudian dibuatkanlah memo voucher dan TUKG 2.

7. Bagian Akuntansi Persediaan menyerahkan TUG 3, TUG 4, TUKG 2 dan memo voucher penerimaan material kepada Supervisor Akuntansi sebagai laporan.

4.1.2.1Flow Map

Adalah bagian yang menggambarkan tentang gerakan dokumen yang dipakai dalam satu sistem dan bagaimana dokumen tersebut diperlukan. Flow map sistem informasi penerimaan persediaan material bisa dilihat pada gambar dibawah ini:

Bagian Engineering

Logistik dan Fasilitas Umum

Pihak Kedua Gudang Tim Pemeriksa Mutu Barang Manager Region Bag Akuntansi Persediaan Supervisor Akuntansi

Tabel 4.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan Membuat Daftar Barang Daftar Barang Membuat Kontrak Daftar barang Kontrak SAP TUG 4 TUG 4 ACC TUG 4 TUG 4 SAP Barang Barang TUG 4 Arsip

Verifikasi TUG 3 & TUG 4

Entri data pada aplikasi Excel Pembuatan memo voucher penerimaan material&TUKG 2 Arsip TUG 3 TUG 4 TUKG 2 Memo Voucher Memeri ksa Barang

4.1.2.2 Diagram Konteks

Kontek diagram merupakan diagram yang menggambarkan sistem secara garis besar, diagram ini ditandai dengan satu lingkaran besar yang mewakili keseluruhan proses dalam sistem.

Barang

TUG 3,TUG 4 sudah di ttd

Daftar Barang TUG3,TUG4 di tandatangan Surat Kontrak

TUG3, TUG4 TUG3,TUG4

TUKG 2,Memo voucher Barang penerimaan material

Gambar 4.1.2.2 Diagram Kontek yang sedang berjalan

Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material Logistik& Fasilitas Umum Pihak Kedua Manager Region Bagian Akuntansi Persediaan Gudang Supervisor Akuntansi TUG3,TUG4,TUKG2 Memo Voucher Daftar Barang Surat Kontrak Bagian Engeneering Daftar Barang Daftar Barang

4.1.2.3 Data Fl ow Diagram (DFD)

DFD sering di gunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Data Flow Diagram level 0 dapat di lihat pada gambar di bawah ini:

TUG4 t elah diTTD 1. Pemesanan Barang 3.Cetak TUG3, TUG4 Rangkap 5 4. Verifikasi 2 Pemeriksaan Barang Bagian Engineering

Daf t ar Barang

M engirim Barang

TUG3, TUG4 Logist ik& Fasil

it as Umum

Pihak Kedua Tim Mutu Barang Gudang Manager Region Bag.Akuntansi

Persediaan Supervisor _Akuntansi

Keuangan Daft ar Barang Daft ar Barang,Sur at Kontrak Daft ar Bar ang,Sur at Kontrak

Barang

Barang

Berit a Acara

Berita Acara TUG3, TUG4 TTD TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TTD TUG3, TUG4

Berit a Acara

TTD TUG4

TUG 3, TUG 4

TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUKG2,Memo Voucher

4.1.3 Evaluasi Sistem

Sistem yang berjalan pada penerimaan persediaan material belum terkoordinasi dengan baik karena dilaksanakan masih manualnya peralatan yang digunakan sehingga masih terdapat kesulitan dalam proses penerimaan persediaan material.

4.2 Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap lanjut dari analisis sistem di mana pada perancangan sistem di gambarkan rancangan sistem yang akan di bangun sebelum di lakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemograman. Tahapan ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan untuk membangun suatu sitem sehingga menghasilkan suatu sisten yang lebih baik.

Pada tahapan ini menjelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsii atau bermanfaat, pada tahap ini juga menjelaskan tentang Flow Map yang di usulkan, Diagram konteks, Data Flow Diagram yang di usulkan beserta kamus data untuk menjelaskan semua data yang di gunakan ke dalam sistem, perancangan basis data yang sesuai dengan file dan atribut yang terdapat dalam analisis , penyimpanan data, perancangan desain program yang menjelaskan tentang menu yang akan di gunakan untuk membangun perangkat lunak dan perancangan struktur program yang berisi mengenai alur proses program yang di mulai dari masukan sampai keluaran.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk membuat sistem informasi penerimaan persediaan material pada PT PLN(P3B) Region Jawa barat.

Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk mengaktifitaskan, mengefesiensikan waktu sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi.

4.2.2 Perancangan Prosedur yang di Usulkan

4.2.2.1Flow Map

Berdasarkan Uraian sistem yang berjalan, analis permasalahan, maka sistem dalam perusahaan tersebut perlu di kembangkan atau di sempurnakan. Oleh karena itu pada Flow map ini hanya mengalami sedikir perubahan yaitu pembuatan daftar barang langsung dilakukan oleh bagian Logistik dan Fasilitas Umum dan pada pembuatan memo voucher penerimaan material dan TUKG melalui database. Flow map yang di usulkan adalah sebagai berikut:

Logistik dan Fasilitas Umum

Pihak Kedua Gudang Tim Pemeriksa Mutu Barang Manager Region Bag Akuntansi Persediaan Supervisor Akuntansi

Tabel 4.2.2.1 Flowmap yang diusulkan Membuat Daftar Barang Membuat Kontrak Daftar barang Kontrak SAP TUG 4 TUG 4 ACC TUG 4 TUG 4 SAP Barang Barang Arsip

Verifikasi TUG 3 & TUG 4 Pembuatan memo voucher penerimaan material&TUKG 2 Arsip TUG 3 TUG 4 TUKG 2 Memo Voucher Memeri ksa Barang Database

4.2.2.2Diagram Kontek

Diagram konteks adalah level yang paling tinggi dalam sebuah diagram alir data yang hanya memiiki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem gambar diagram konteks usulan dapat di lihat di bawah ini:

Daftar Barang Barang Surat Kontrak

TUG 3,TUG 4 sudah di ttd

Daftar Barang TUG3,TUG4 di tandatangan Surat Kontrak

TUG3, TUG4 TUG3,TUG4

TUKG 2,Memo voucher Barang penerimaan material

Gambar 4.2.2.2 Diagram kontek yang diusulkan

Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material Pihak Kedua Manager Region Bagian Akuntansi Persediaan Gudang Supervisor Akuntansi TUG3,TUG4,TUKG2 Memo Voucher Logistik& Fasilitas Umum

4.2.2.3Data Flow Diagram

DFD (Data flow Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD, maka penulis suatu program akan menjadi lebih mudah, karena menggunakan lambing-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. DFD bertujuan untuk menggambarkan sistem yang diusulkan.

TUG4 t elah diTTD 3.Cetak TUG3, TUG4 4. Verifikasi 2 Pemeriksaan Barang M engirim Barang

TUG3, TUG4 Logist ik& Fasil

it as Umum

Pihak Kedua Gudang M anager Region Bag.Akunt ansi Persediaan Supervisor Akunt ansi Daft ar Barang,Surat Kontrak Daft ar Bar ang,Sur at Kontrak

Barang

Barang

Berit a Acara

Berit a Acara TUG3, TUG4 TTD TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TTD TUG3, TUG4

Berit a Acara

TTD TUG4

TUG 3, TUG 4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4 TUG3, TUG4

TUKG 2,M emo Voucher

Gambar 4.2.2.3 Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan 1.

Pemesanan Barang

Tim Mutu Barang

4.2.2.4Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suaru sistem informasi. Berikut ini adalah kamus data dari arus yang terdapat pada DFD (Data Flow Diagram):

a. Nama Aliran Data : Daftar Barang

Alias : Data Barang yang akan dipesan Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses 1

Penjelasan : Pemesanan barang

Periode : Setiap kali akan memesan barang Struktur Data : Kode_Bon, Tanggal_Bon, No_Barang,

Nama_Barang, Banyak_Barang, Harga_Barang, Total_Harga

b. Nama Aliran Data : Surat Kontrak Alias : Surat Perjanjian Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses1,dari proses 1 ke pihak kedua

Penjelasan : Perjanjian antara pihak kesatu dan kedua Periode : Setiap kali akan memesan barang

c. Nama Aliran Data : TUG 3 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : dari Gudang ke proses 3, dari proses 3 ke Logistik dan Fasilitas Umum, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.

Penjelasan : Bon Penerimaan Gudang

Struktur Data : No_Slip, Tanggal_Terima, Plant,

Storage_Location,Mov_Tipe, No_PO, No_Do, No_Material, Nama_Material,Jumlah, Satuan, Tipe, Keterangan_Item, Valuation_Tipe

d. Nama Aliran Data : TUG 4 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari Tim Mutu, ke proses 3, dari proses 3 ke Manager Region, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.

Penjelasan : Berita Acara Pemeriksa Gudang

Struktur Data : No_Surat, Tanggal_Surat, No_Urut, No_Inspeksi, No_Part, Jumlah_Kondisi_Baik,

4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan

Pada sistem yang diusulkan penulis mengusulkan agar sistem informasinya lebih singkat dan tidak terlalu rumit, sehingga diharapkan prosesnya akan lebih efektif dan efisien serta dapat mempermudah proses pemesanan dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan barang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Persediaan Material di PT PLN (Persero) adalah semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun pemeliharaan, yang pengadaannya di adakan melalui Anggaran Investasi (AI) maupun Anggaran Operasi (AO).

Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat masih belom terkoordinasi dengan baik dan terdapat proses yang masih terlalu rumit. Oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan sistem informasi penerimaan persediaan material yang lebih singkat dan tidak terlalu rumit, sehingga diharapkan prosesnya akan lebih efektif dan efisien.

Adapun prosedur penerimaan barang yang sedang berjalan pada PT PLN adalah sebagai berikut.

1. Bagian Engineering membuat daftar barang yang dibutuhkan atau yang akan di beli lengkap dengan spesifikasi teknis dan syarat-syarat fisik barang yang akan di beli. Bagian Engineering menyerahkan daftar barang kepada bagian Logistik dan Fasilitas Umum.

2. Bagian Logistik dan Fasilitas Umum memesan barang dan membuat surat kontrak serta syarat-syarat pembayaran dan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada pihak kedua.

3. Pihak kedua mengirim barang ke gudang dan barang sementara disimpan(dikarantina)untuk menunggu pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Mutu Barang.

4. Tim mutu barang melakukan pemeriksaan barang di gudang untuk memeriksa fisik barang, spesifikasi teknis dan kelengkapan dokumen sesuai kontrak. Kemudian Tim Pemeriksaan Mutu Barang membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan barang dan di input dalam database SAP dan dicetaklah TUG 4. TUG 4 diserahkan kepada Manager Region untuk ditandatangani atau pengesahan.

5. Bagian gudang menerima TUG 4 yang telah ditandatangani oleh Manager Region kemudian membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang dan diinput dalam database SAP dan dicetaklah TUG 3. TUG 3 diserahkan ke bagian Logistik dan Fasilitas Umum untuk di periksa dan di tandatangani. Setelah ditandatangani TUG 3 dan TUG 4 dibuat rangkap 5 dan diserahkan pada bagian Akuntansi Persediaan untuk proses TUKG/pencatatan, bagian Keuangan untuk proses pembayaran, bagian Logistik dan Fasilitas Umum dan bagian gudang sebagai arsip serta diserahkan pada pihak kedua.

6. TUG 4 dan TUG 3 diverifikasi oleh bagian Akuntansi Persediaan dan diinput dalam aplikasi excel kemudian dibuatkanlah memo voucher dan TUKG 2. 7. Bagian Akuntansi Persediaan menyerahkan TUG 3, TUG 4, TUKG 2 dan

memo voucher penerimaan material kepada Supervisor Akuntansi sebagai laporan.

5.2 Saran

Penulis mengusulkan untuk mengaktifitaskan, mengefesiensikan waktu sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi. Agar sistem informasi penerimaan persediaan material di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat dapat berjalan dengan baik, maka perlu dikembangkannya sistem ini agar dapat memberikan efektifitas dan efisiensi yang lebih baik seperti mempermudah proses pemesanan dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan barang.

4.2.2.4Kamus Data

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suaru sistem informasi. Berikut ini adalah kamus data dari arus yang terdapat pada DFD (Data Flow Diagram):

a. Nama Aliran Data : Daftar Barang

Alias : Data Barang yang akan dipesan Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses 1

Penjelasan : Pemesanan barang

Periode : Setiap kali akan memesan barang Struktur Data : Kode_Bon, Tanggal_Bon, No_Barang,

Nama_Barang, Banyak_Barang, Harga_Barang, Total_Harga

b. Nama Aliran Data : Surat Kontrak Alias : Surat Perjanjian Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari bagian Logistik dan Fasilitas Umum ke proses1,dari proses 1 ke pihak kedua

Penjelasan : Perjanjian antara pihak kesatu dan kedua Periode : Setiap kali akan memesan barang

c. Nama Aliran Data : TUG 3 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : dari Gudang ke proses 3, dari proses 3 ke Logistik dan Fasilitas Umum, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.

Penjelasan : Bon Penerimaan Gudang

Struktur Data : No_Slip, Tanggal_Terima, Plant,

Storage_Location,Mov_Tipe, No_PO, No_Do, No_Material, Nama_Material,Jumlah, Satuan, Tipe, Keterangan_Item, Valuation_Tipe

d. Nama Aliran Data : TUG 4 Alias : Berita Acara Bentuk Data : Dokumen

Aliran Data : Dari Tim Mutu, ke proses 3, dari proses 3 ke Manager Region, pihak kedua, bag.Akuntansi persediaan,bagian gudang, ke proses 4, dari proses 4 ke supervisor akuntansi.

Penjelasan : Berita Acara Pemeriksa Gudang

Struktur Data : No_Surat, Tanggal_Surat, No_Urut, No_Inspeksi, No_Part, Jumlah_Kondisi_Baik,

4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan

Pada sistem yang diusulkan penulis mengusulkan agar sistem informasinya lebih singkat dan tidak terlalu rumit, sehingga diharapkan prosesnya akan lebih efektif dan efisien serta dapat mempermudah proses pemesanan dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan barang.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Persediaan Material di PT PLN (Persero) adalah semua material yang diadakan untuk melaksanakan program investasi maupun pemeliharaan, yang pengadaannya di adakan melalui Anggaran Investasi (AI) maupun Anggaran Operasi (AO).

Sistem Informasi Penerimaan Persediaan Material di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat masih belom terkoordinasi dengan baik dan terdapat proses yang masih terlalu rumit. Oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan sistem informasi penerimaan persediaan material yang lebih singkat dan tidak terlalu rumit, sehingga diharapkan prosesnya akan lebih efektif dan efisien.

Adapun prosedur penerimaan barang yang sedang berjalan pada PT PLN adalah sebagai berikut.

1. Bagian Engineering membuat daftar barang yang dibutuhkan atau yang akan di beli lengkap dengan spesifikasi teknis dan syarat-syarat fisik barang yang akan di beli. Bagian Engineering menyerahkan daftar barang kepada bagian Logistik dan Fasilitas Umum.

2. Bagian Logistik dan Fasilitas Umum memesan barang dan membuat surat kontrak serta syarat-syarat pembayaran dan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada pihak kedua.

3. Pihak kedua mengirim barang ke gudang dan barang sementara disimpan(dikarantina)untuk menunggu pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Mutu Barang.

4. Tim mutu barang melakukan pemeriksaan barang di gudang untuk memeriksa fisik barang, spesifikasi teknis dan kelengkapan dokumen sesuai kontrak. Kemudian Tim Pemeriksaan Mutu Barang membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan barang dan di input dalam database SAP dan dicetaklah TUG 4. TUG 4 diserahkan kepada Manager Region untuk ditandatangani atau pengesahan.

5. Bagian gudang menerima TUG 4 yang telah ditandatangani oleh Manager Region kemudian membuat dan menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang dan diinput dalam database SAP dan dicetaklah TUG 3. TUG 3 diserahkan ke bagian Logistik dan Fasilitas Umum untuk di periksa dan di tandatangani. Setelah ditandatangani TUG 3 dan TUG 4 dibuat rangkap 5 dan diserahkan pada bagian Akuntansi Persediaan untuk proses TUKG/pencatatan, bagian Keuangan untuk proses pembayaran, bagian Logistik dan Fasilitas Umum dan bagian gudang sebagai arsip serta diserahkan pada pihak kedua.

6. TUG 4 dan TUG 3 diverifikasi oleh bagian Akuntansi Persediaan dan diinput dalam aplikasi excel kemudian dibuatkanlah memo voucher dan TUKG 2. 7. Bagian Akuntansi Persediaan menyerahkan TUG 3, TUG 4, TUKG 2 dan

memo voucher penerimaan material kepada Supervisor Akuntansi sebagai laporan.

5.2 Saran

Penulis mengusulkan untuk mengaktifitaskan, mengefesiensikan waktu sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi. Agar sistem informasi penerimaan persediaan material di PT PLN (Persero) P3B Region Jawa Barat dapat berjalan dengan baik, maka perlu dikembangkannya sistem ini agar dapat memberikan efektifitas dan efisiensi yang lebih baik seperti mempermudah proses pemesanan dan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses penerimaan barang.