MAIL MERGE computer1001.blogspot.com
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan
perubahan yang diinginkan.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
12. Pada tahap ini, klik tombol Finish Merge dan pilih:
o
Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan: 1.
All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang
dipilih saja.
o
Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas
All, Current record dan nomor urut tertentu.
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.
8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007
Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.
MAIL MERGE computer1001.blogspot.com
Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.
Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500, semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal,
simbol mata uang, dan persentase hilang.
Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.
Berikut cara membuatnya: 1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007, klik tombol
Microsoft Office Button .
2. Klik
Word Options untuk membuka kotak dialog.
3. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format
conversion on open.
4. Klik OK untuk menutup kotak dialog Word Options.
MAIL MERGE computer1001.blogspot.com
5. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.
6. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
7. Pilih
Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
8. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show
all sehingga tampilannya akan seperti ini.
9. Selanjutnya pilih
MS Excel Worksheets via DDE lihat contoh gambar di atas dan
klik OK.
10. Klik
OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range.
11. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.
MAIL MERGE computer1001.blogspot.com
12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan
Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua
data field.
14. Klik tombol Preview Results.
Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.
8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007
