9 barang dalam gudang, bagian gudang melakukan pencatatan dalam kartu
dan kartu gudang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah.
3. Prosedur Pembelian Persediaan
3.1. Prosedur Pembelian
Masalah pembelian persediaan tanggung jawab pimpinan atau bagian yang dilimpahi wewenang untuk menangani hal tersebut. Bagian yang
dilimpahi bidang ini adalah bagian pembelian. Pelaksanaan pembelian dimulai saat diputuskan pembelian sampai faktur
dan barang diterima serta sampai pada kewajiban perusahaan untuk membayar. Adapun urut-urutan pelaksanaan dalam pembelian adalah
sebagai berikut : Mulyadi, 1989, 242 – 243
a. Pada saat persediaan menunjukkan batas minimal bagian gudang
menulis surat permintaan pembelian rangkap 2 yang ditandatangani kepala gudang.
Lembar 1 untuk bagian pembelian. Lebar 2 untuk arsip bagian gudang disimpan urut nomor.
b. Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian menulis
surat permintaan penawaran harga pada beberapa supplier.
10 c.
Jawaban dari supplier yang merupakan penawaran harga diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan supplier yang harganya
paling menguntungkan. d.
Bagian pembelian membuat order pembelian rangkap 7 tujuh dan didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 dan 2 untuk supplier, lembar 2 akan dikembalikan
oleh supplier sebagai pemberitahuan kalau pesanan diterima.
Lembar 3 untuk bagian penerimaan barang.
Lembar 4 untuk bagian utang.
Lembar 5 untuk bagian gudang.
Lembar 6 untuk diarsipkan menurut tanggal pengiriman
yang diharapkan. Lembar
7 diarsipkan menurut nama pemasok, sebagai
referensi silang. e.
Barang yang dipesan beserta surat pengantar dari supplier oleh bagian pemerima barang, kemudian diperiksa menurut surat order
pembelian. Apabila barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, bagian penerima barang membuat penerimaan barang
rangkap 3 tiga dan didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1 untuk bagian utang via bagian pembelian.
Lembar 2 untuk bagian gudang bersama dengan barang. Lembar 3 untuk diarsipkan menurut nomor urut.
11 f.
Gudang mencocokkan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatat dalam kartu gudang.
Mengarsipkan surat order pembelian ke dalam arsip gudang menurut nomor urutnya.
g. Faktur pembelian diterima bagian pembelian diperiksa dan
dicocokkan dengan order pembelian untuk distempel persetujuan. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.
h. Bagian hutang memeriksa faktur pembelian, mencocokkan dengan
order pembelian dan laporan penerimaan barang. Bila sesuai bagian membuat Bukti Kas Keluar rangkap 3. Lembar 1 dan 3 beserta
dokumen pendukungnya faktur pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang ke dalam arsip buku kas keluar yang
belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo. Lembar 2 dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
i. Bagian kartu persediaan, menyimpan bukti kas keluar dalam arsip
menurut nomor urutnya.
3.2. Bagan Alir Flow Chart Prosedur Pembelian
