Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 22 Bandung Jawa Barat Berbasis Client Server

Daftar Isi ii

Daftar Gambar iii

Daftar Simbol iv

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1. Latar Belakang Masalah 1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 3

1.2.1. Identifikasi Masalah 3

1.2.2. Rumusan Masalah 4

1.3. Maksud dan Tujuan 4

1.3.1. Maksud 4

1.3.2. Tujuan 5 1.4. Metode Pengembangan Sistem 5 1.5. Batasan Masalah 7 1.6. Lokasi dan jadwal Kerja Praktek 7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem 8 2.1.1. Elemen Sistem 9

2.1.2. Karakteristik Sistem 11

2.4. Alat Pengembangan Sistem 20

2.4.1. Bagan Aliran Dokumen (Mapping Chart) 20 2.4.2. Bagan Alir Informasi 21

2.4.3. Konteks Diagram (Diagram Conteks) 21

2.4.4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) 21

2.4.5. Kamus Data 24

2.5. Konsep Dasar Basis Data (Database) 2.5.1. Pengertian Basis Data (Database) 25 2.5.2. Database Manajemen Sistem (DBMS) 25 2.6. Perancangan Basis Data 26

2.6.1. Normalisasi 26

2.6.2. Entity Relation Diagram (ERD) 27

2.7. Pengertia Sistem Client Server 32

2.8. Software Pendukung 34

2.8.1. Borland Delphi 34

2.8.2. SQL Server 35

2.9. Absensi 35

2.9.1. Pengertian Absensi Pegawai 36

2.9.2. Pengaruh Absensi Yang Tinggi 37

3.2. Struktur Organisasi Peusahaan 42

3.3. Deskripsi Kerja 43

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 52

4.1.1. Analisis Dokumen 52

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan 57

4.1.2.1. Flow Map 58

4.1.2.2. Diagram Kontek 62

4.1.2.3. Data Flow Diagram 64

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan 66

4.2. Perancangan Sistem 67

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 68

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan 69 4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 69

4.2.3.1. Flow Map 69

4.2.3.2. Diagram Kontek 73

4.2.3.3. Data Flow Diagram 74

5.2. Saran 84 Daftar Pustaka

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Helena Novita 10506150

Bagus Maulana 10506158

Ruth Fransiska 10506175

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi perkembangan zaman sangat meningkat dengan pesat terutama pada teknologi informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat penting bagi kehidupan manusia. Semua aspek kehidupan pastilah membutuhkan suatu informasi baik dari kalangan bawah, menengah maupun atas. Karena tuntutat zaman ini maka semua kalangan diharuskan untuk serba cepat,tepat dalam mengakses dan mengolah informasi yang salah satu caranya adalah menggunakan computer. Semua informasi itu dapat diberikan oleh teknologi komputer yang bekerja tidak mengenal tempat dan waktu. Oleh sebab itu untuk merealisasikan tujuan tersebut maka diperlukan beberapa factor, antara lain sumber daya manusia yang mempunyai keahlian di bidang teknologi supaya dapat mengikuti perkembangan teknologi yang begitu cepat. Selain itu juga dibutuhkan beberapa media seperti program-program yang bisa mendukung penggunaan computer secara optimal sebagai media dalam menyimpan dan mengolah data-data yang telah tersedia.

Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP)Negeri 22 Bandung sendiri dalam kegiatannya sebagian besar sudah menggunakan komputer, tetapi tidak digunakan secara maksimal. Khususnya di dalam mengelola data dan menyajikan informasi tentang laporan proses belajar mengajar di sekolah masih menggunakan proses manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam hal laporan hasil kegiatan

belajar yang tentunya akan memakan waktu dan tenaga yang seharusnya dapat dikerahkan untuk permasalahan lainnya yang dirasa lebih penting lagi.oleh karena itu permasalahan administrasi seperti inipun seharusnya dapat ditangani secepat mungkin untuk mendatangkan hasil yang memuaskan kepada berbagai pihak. Hal-hal seperti inilah yang dirasa sangat sulit untuk diselesaikan sebagai suatu permasalahan yang sangat penting dan harus segera dituntaskan. Karena banyaknya data yang di olah maka akan menyulitkan staf guru maupun kepala sekolah dalam hal pencarian dan pengolahan data serta memerlukan media penyimpananyang cukup besar jika dilakukan secara biasa atau manual dan membutuhkan tenaga ekstra bahkan membutuhkan daya dan upaya dari berbagai kalangan guna menyelesaikan masalah tersebut. Yang bahwasanya hal tersebut sudah bias diatasi apabila semua staff dapat memaksimalkan penggunaan komputet sebagai media penyimpanan dan pengolahan data. Semua itu dapat menghambat aliran informasi atau terjadinya penumpukan dan hilangnya berkas. Dengan adanya kejadian seperti itu maka kinerja dari para staff gurupun secara otomatis akan terpengaruh.

Dengan demikian diperlukan suatu program aplikasi yang baik untuk membantu staf guru dan kepala sekolah terutama dalam mengoreksi data akademik,sehingga dapat mendukung kelancaran kegiatan operasional di sekolah. Oleh karena itu pengolahan data tentang akademik haruslah disajikan secara cepat, dan akurat sehingga kegiatan operasional didalam sekolah tidak terganggu. Atas dasar pemikiran diatas program aplikasi pengolahan data akademik sangatlah penting untuk dipergunakan di sekolah tersebut untuk operasional sekolah.

Dikarenakan data-data akademik diharuskan seakurat mungkin dalam penyajiannya,maka kamipun ingin membantu dalam mencari solusi dari permasalahan tersebut. Karena Data yang masuk kebagian Tata Usaha merupakan suatu data yang apabila di tindaklanjuti maka akan berakibat fatal karena semua menyangkut sekolah tersebut. Jadi dapat dikatakan jika data-data akademis merupakan hal yang paling penting dalam proses berjalannya sekolahan tersebut karena ini merupakan hal pokok yang sudah seharusnya dipandang sebagai hal yang penting. Melihat permasalahan diatas, maka penulis membuat laporan kerja praktek dengan judul “Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 22 Bandung Jawa Barat Berbasis Client Server “.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa pokok permasalahan yaitu sebagai berikut :

1. Belum optimalnya Sistem Informasi akademik di SMP Negeri 22 bandung. 2. Penyimpanan data yang berupa berkas memilikiresiko rusak atau data yang

tercecer.

3. Kurang efisien dariPengolahan data akademik.

4. Tidak tersetrukturnya data yang mengakibatkan mempersulit dalam pengolahan data dan pencarian data.

1.2.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dihadapi dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi Akademik yang berjalan saat ini di SMP Negeri 22 bandung.

2. Seberapa besar resiko penyimpanan data dalam bentuk digital dan bentuk berkas.

3. Bagaimana kualitas Sistem Informasi Akademik di SMP Negeri 22 bandung. 4. Seberapa besar kemudahan yang didapat dengan adanya sistem informasi

akademik.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Maksud dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah merencanakan dan membuat suatu Sistem Informasi Akademik yang ditujuakan untuk memberikan informasi tentang data akademik bagi staf guru maupun kepala sekolah dan membantu dalam pengolahan data yang telah ada sehingga dapat bermanfaat dan akhirnya dapat membantu penyelesaian masalahan dalam bidang administrasi yang merupakan bidang pokok bagi berjalannya sebuah sekolahan. Yang dapat menghemat tenaga dan waktu bagi staff tata usaha,guru maupun kepala sekolah dalam menyelesaikan permasalahan yang timbul untuk bidang akademis.

1.3.2 Tujuan

Tujuan dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah membantu pekerjaan pada bagian Tata Usaha dalam mengelola data akademik. Dengan menggunakan fasilitas komputer dan sistem yang baik, memudahkan dalam pembuatan laporan hasil evaluasi belajar. Sehingga para penggunapun dapat lebih menghemat tenaga dalam pengolahan data-data akademik yang dinilai sangat penting dalam berjalannya sebuah sekolahan. Selain itu juga penggunaan dari sistem yang baik ini dinilai mudah untuk diimplementasikan kepada sekolahan tersebut.

1.4 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem perangkat lunak dengan menggunakan metodewaterfall dengan tahapan sebagai berikut :

1. Sistem information engineering

Merupakan bagian penting dari sebuah sistem yang besar, maka pekerjaan awal dimulai dengan menentukan kebutuhan - kebutuhan dari semua elemen yang di perlukan sistem dan pengalokasiannya kedalam pembentukan perangkat lunak (software).

2. Analisis(Analysis)

Merupakan tahapan dimana sistem engineering menganalisis sifat dari program – program yang akan dibangun, serta hal – hal yang akan diperlukan dalam pembangunan perangkat lunak (software)

3. Perancangan (Desain)

Merupakan tahap dimana langkah proses yang terfokus pada program –program struktur data, teknik softwar, prosedur detail dan penggolongannya serta menterjemahkannya dari data yang dianalisis kedalam bentuk gambaran yang mudah dimengerti oleh pemakai (user)

4. Pengkodean (coding)

Merupakan tahap penterjemahan dari hasil perancangan bentuk yang maksimal yang dapat dibaca. Perancangan dilakukan dengan cara yang mendetail walaupun pengkodean dapat menyelesaikannya secara mekanikal.

5. Pengujian (implementation)

Merupakan tahap pengujian hasil rancangan (uji coba perangkat lunak), serta pengecekan untuk menemukan kesalahan – kesalah dan menghasilka output yan sebenarnya sesuai dengan permintaan.

6. Pemeliharaan (maintenance)

Merupakan tahap dimana suatu perangkat lunak (software) yang telah disampaikan kepada pemakai (user), dapat mengalami perubahan – perubahan atau penambahan sesuai dengan kesalah yang ditemukan dan permintaan dari pemakai (user).

1.5 Batasan Masalah

1. laporan ini hanya membahas mengenai penerimaan siswa di SMP Negeri 22 Bandung.

2. Program yang di buat hanya digunakan pihak-pihak tertentu (Tata Usaha, Kesiswaan)

3. Perhitungan nilai siswa masih menggunakan perhitungan secara manual.

1.6 Lokasi dan jadwal Kerja Praktek

Kerja praktek yang kami jalani ini berlokasi atau beralamat di Jl. WR. Supratman No.24 Bandung 40121. Tlp (022) 7271182.

Adapun jadwal yang kami dapat ketika melaksanakan kerja praktek di SMPN 22 Bandung adalah sebagai berikut:

NO Aktifitas Juni-juli

1 Mengumpulkan data

2 Menganalisis Data

3 Pemahaman cara kerja sistem yang ada

4 _Analisis

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas kedalam semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat.

2.1 Pengertian Sistem

Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”.[Amsyah (2000:4)].

Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].

Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah.

Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :

1. Komponen-komponen (Components)

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

o Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebutsub sistem, misalkan

sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

o Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem.

Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (Environtment)

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal inputadalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran atau tujuan informasi (Object)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Sumber : Jogiyanto (2005:3)

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:

1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistemteologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. 2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem

komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.

3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.

Sub Sistem

Sub Sistem

Sub Sistem

Sub Sistem

Input

4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-machine sistem/man-machine system, misalnya: sistem informasi.

5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer.

6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya.

8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.[Jogiyanto (2005:8)].

Adapun pegertian Informasi menurut Susanto:

“Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai input”.[Susanto (2004:40)].

Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentuterlebih dahulu.

a. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal pokok yaitu : 1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu (Time Lines)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap–tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.

b. Nilai Informasi

Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

c. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna, sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 :

Gambar 2.2 Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto (2005:3)

Process (Model)

Input

Data

Hasil Tindakan

Output

Penerima

Keputusan Database

d. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan(building blok)yaitu :

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat”(tool-box)dalam sistem informasi. 5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan,

kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, dan sabotase. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan dapat langsung cepat diatasi.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam sebuah system meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnyasehunnga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari system informasi sebagai system khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi didefinisikan sebagai Jogiyanto.

“Suatu system dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. [Jogiyanto (2005:11)].

Adapun kegiatan system informasi adalah sebagai berikut :

1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.

2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Save,yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses

5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.

Sedangkan komponen system informasi terdiri dari :

1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan. 2. Perangkat lunak (software).

3. Data : merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).

2.4 Alat Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary),pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data, seperti :

2.4.1 Bagan Aliran Dokumen (Mapping Chart)

Merupakan bagan alir data yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen yang berupa laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir ini menggunakan symbol – simbol yang sama dengan bagan alir sistem.[………..].

2.4.2 Bagan Alir Informasi

Bagian yang menggambarkan arus informasi berupa laporan, formulir, dan dokumen yang keluar atau masuk dari bagian – bagian tertentu dalam sistem.[………..].

2.4.3 Konteks Diagram (Diagram Conteks)

Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.[Ladajamudin (2005:64)].

Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain. 2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.

4. Penyimpanan data.

5. Batasan antara sistem yang dirancang denagan lingkungan 2.4.4 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pembangunan sistem

yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. Simbol yang digunakan DFD :[Pohan (2000:11-21)].

a. Kesatuan Luar

Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.

b. Arus Data

Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c. Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran.

i. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkann nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol. ii. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.

d. Simpanan Data

Merupakan simpanan dari data. Langkah-langkah penyusunan DFD:

1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.

2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

3. Gambarkan terlebih dahulu suatudiagram context.

4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di system terlebih dahulu.

5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.

6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

7. Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar

terpisah. Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat digabungkan dalam satu diagram.

2.4.5 Kamus Data

Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yamg mengalir di system dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.[Jogiyanto (2005:725)].

2.5 Konsep Dasar Basis Data (Database)

Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system). .[Fatansyah (2001:11)].

2.5.1 Pengertian Basis Data (Database)

Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.[Fatansyah (2001:11)].

Jadi, dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang (arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. .

2.5.2 Database Manajemen Sistem (DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan mekanisme pengaman data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya. Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dBase II+, dBase IV, FoxBase, RBase, MS-Access dan Borland-Paradox atau Borland-Interbase, MS-SQL Server, CA-Open Ingres, Oracle, Informix danSybase. .[Fatansyah (2001:11)].

2.6 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui tahapan berikut :

2.6.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan tahapan perancangan dalam membangun basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.[Pohan (2000:48-56)].

Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal, diantaranya yaitu :

1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF (First Normal Form)

Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF (Second Normal Form)

Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional padakey primersecara utuh.

3. Bentuk Normal Ketiga / 3 NF (Third Normal Form)

Bentuk Normal Ketiga terpenuhi jika dan hanya jika semua atribut bukan kunci memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

2.6.2 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagramatau bisa dikenal dengan diagram E-R secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini memiliki dua komponen utama yaitu entitydan relasi. Untuk melambangkan fungsi diatas maka digunakan simbol - simbol yang bisa dilihat pada daftar simbol. .[Fatansyah (2001:64)].

Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut :

1. Entity

Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu: orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya).

2. Relationship

Pada E-R diagram, Relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationshipadalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya penghubung (Relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya (bisa dengan kalimat aktif atau dengan kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan dengan dua bentuk empat persegi panjang.

3. Relationship Degree

Relationship degree atau derajat relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relationship.

4. Atribut

Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas danrelationship.

5. Kardinalitas

Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :

a. Satu ke satu (One to One)

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

A B

Gambar 2.3 Kardanalitas Relasi Satu ke Satu Sumber : Fatansyah (2002:168)

b. Satu ke banyak (One to Many)

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua . Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

A B

Gambar 2.4 Kardanalitas Relasi Satu ke Banyak Sumber : Fatansyah (2002:168)

c. Banyak ke Satu (Many to One)

Tingkat hubungan banyak ke satu jika entitas pertama berhubungn dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan hubungan entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pertama berhubungan denan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas kedua.

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5

Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

A B

Gambar 2.5 Kardanalitas Relasi Banyak ke Satu Sumber : Fatansyah (2002:169)

d. Many to Many

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.

A B

Gambar 2.6 Kardanalitas Relasi Banyak ke Banyak Sumber : Fatansyah (2002:169)

Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5 Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1 Entitas 5 Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 5 Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1

2.7 Pengertia Sistem Client Server

“Client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server”.[Fatansyah (2002:134)].

Sistem Client Server atau disebut juga sistem tersentralisasi diterapkan pada sebuah sistem jaringan. Sistem client server ini ditujukan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya.Sistemclient server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani olehclient.Clientselanjutnya mengupayakan agar semua proses “sebisa mungkin” ditangani sendiri. Bila ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulahclient mengadakan hubungan denganserver.

Pada sistem client server untuk memenuhi kebutuhan, client akan mengirimkan message (perintah) query pengambilan data. Selanjutnya, server yang menerima messagetersebut akan menjalankan query tersebut dan hasilnya akan dikirimkan kembali ke client. Dengan begitu transfer datanya jauh lebih efisien. Adapun bentuk dari Sistem client server yang sederhan adalah sebagai berikut :

Gambar 2.7 SistemClient ServerSederhana Sumber : Fatansyah (2002:136)

Disamping bentuk client server sederhana terdapat pula bentuk client serveryang lebih komplek yang digamarkan sebagai berikut :

Gambar 2.8 SistemClient ServerKompleks Sumber : Fatansyah (2002:136)

2.8 Software Pendukung

Software pendukung yang digunakan dalam pembuatan system informasi ini adalah Borland Delphi dan Sql Sever sebagai DBMS.

2.8.1 Borland Delphi

Borland delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis windows.

Untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan dan mendukung beberapa format database, seperti Microsoft Acces, Oracle, MySQL dan lain-lain. Dengan banyaknya format database yang mampu didukung oleh Borland Delphi, serta dengan terintegrasinya komponen-komponen untuk berinteraksi dengan database tersebut, menjadikan bahasa pemrograman ini menjadi salah satu bahasa pemrograman yang banyak diminati di kalanganprogramerdalam membangun

2.8.2 SQL Server

Suatu aplikasi base server yang diproduksi oleh Microsof dimana ase server ini merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk menyimpan data baik yang akan dip roses maupun informasi hasil dari proses data yang di kerjakan oleh program yang terhubung denga SQL sever. Pada SQL server telah tersedia kolom dan baris yang di tiap kolom kita bisa memberikan naka kolom atau yang disebut dengan filed dan field – field tersebut memiliki tipe data yang disesuaikan denga kebutuhannya. Oleh karena itu dengan kemudahan akses dan kemudaha dalam pengunaan maka tidak sedikit programmer yang menggunakan aplikasi base server ini sebagai data base program yang di rancangnya.

2.9 Absensi

Data kehadiran (absensi) pegawai merupakan salah satu informasi yang sangat penting pada perusahaan/ organisasi, terutama laporan kehadiran yang akan dijadikan pedoman bagi pimpinan dalam mengambil kebijakan.

Pegawai yang mematuhi peraturan yang dibuat oleh perusahaan sesuai dengan persetujuan yang telah ditetapkan sebelum bekerja. Pelanggaran sering terjadi akibat malasnya pegawai bekerja masalah lainnya yang membuat pegawai tersebut menjadi tidak mau bekerja disebut juga dengan absensi yang merupakan dari kurangnya disiplin kerja, yang dapat merugikan perusahaan juga pegawai itu sendiri.

2.9.1 Pengertian Absensi Pegawai

Suatu perusahaan yang memiliki tingkat absensi yang tinggi adalah peusahaan yang tidak mampu untuk melaksanakan pereturan-per4aturan yang dibuat.

“Absensi merupakan kegagalan, pekerja pegwai untuk melaporkan pekerjaan ketika mereka dijadwalkan bekerja”. [Julius (1991:490)].

“Absensi merupakan ketidak hadiran pegawai ditempat kerjanya pada saat ia harus bekerja”. [Flippo(1998:133)].

Pengukuran untuk menghitung persentase tingkat ketidak hadiran yang biasa di gunakan adalah :

Tingkat Absensi = Hari Kerja yang Hilang x 100% Jumlah Pegawai x hari Pegawai Kerja

Tingkat ketidak hadiran maksimun diperoleh 3% jika suatu peusahaan memiliki tingkat ketidak hadiran lebih tinggi 3 %, maka perusahaan tersebut dianggap memiliki tingkat absensi yang terlalu tinggi. Selain absensi yang terlalu tinngi juga dapat mengurangi jumlah tenaga kerja yang tersedia didalam suatu perusahaan ada juga yang akan menambah tingkat produktivitas yang disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja yang tersedia di perusahaan.

2.9.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi

“Tingkat absensi akan berpengaruh terhadap efektifitas dan efiesiensi jalannya operasi perusahaan, karena tingkat absensi dapat menyebabkan tertundanya jadwal kerja”.[Marwansyah dan Mukaram (2000:268)].

Untuk mencapai jumlah produksi yang ditargetkan pembuatan jadwal mengenai ketidak hadiran biasanya mengndung unsure yang digolongkan sebagai berikut :

1. Nama Pegawai

2. Nomor Pegawai

3. Tanggal

4. Alasan Tidak Hadir

5. Alamat

6. Jenis Kelamin

Dengan adanya pengolongan tersebut manajer atau kepala dinas akan denagna mudah mengetaui siapa-siapa saja yang tidak hadir. Alasan-alasan yang diberikan oleh pegawai yang sering melanggar, akan diberikan sanksi yang sesuai dengan pelanggarannya.

2.9.3 Alasan Ketidak hadiran Pegawai

Berdasarkan alasan yang dapat mengakibatkan terjadinya absensi menurutJulius (1991:102). Mengemukan alasan yang sering digunakan seorang pegawai jika tidak masuk kerja antara lain :

a. Sakit, merupakan alasan yang paling sering digunakan sehingga dapat mencapai jumlah yang paling tinggi dari alasan-alasan yang lain dan jumlahnya mencapai 50%.

b. Terjadinya kecelakaan kerja

c. Jam kerja yang terlalu padat

d. Pengawasan yang kurang baik

e. Kurangnya minat dan tanggung jawab serta adanya perasaan tidak diperlukan atau tidak digunakan.

f. Transportasi jarak rumah yang terlalu jauh atau cuaca buruk, kunjungan saudara diluar kota.

g. Sikap dan pikiran yang disebabkan oleh factor lingkungan dan sosialisasi.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Sejarah Sekolah Menengah Pertama Negri 22 Bandung pada awalnya bangunan ini didirikan pada tahun 1949 dengan alamatnya jl. WR. Supratman No.24 Bandung,sehingga pada tahun 1950 sekolah yang telah berdiri inipun mulai beroperasi. Pada awal didirikannya sekolah ini diberikan nama SMEI ( sekolah Menengah Ekonomi Pertama ). Dan mulai pada tahun 1978 nama SMEI diganti menjadi SMPN 22 hingga sekarang ini tetap berdiri dan menjadi salah satu SMPN ternama di kota Bandung ini.

Selain itu sekolah ini memiliki komitmen dan tujuan yang dituangkan ke dalam visi dan misi yang menjadi panduan dan anutan dari sekolah SMPN 22 Bandung ini.

1. Visi

visi dari SPMN 22 Bandung ini adalah membentuk manusia berbudi luhur yang unggul dalam prestasi dan berwawasan ke masa depan.

2. Misi

misi SMPN 22 Bandung dituangkan kedalam beberapa point-point yaitu: a. Menanamkan akhlak mulia warga sekolah

b. Maningkatkan ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai dengan bakat minat peserta didik.

c. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam kehidupan bermasyarakat.

3. Tujuan

Tujuan dari SMPN 22 Bandung dirangkumkan menjadi 5 point yang isinya adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan perilaku dan ahlak mulia bagi warga sekolah 2. Meningkatkan disiplin yang utuh bagi warga sekolah

3. Maningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan minat dan bakat peserta didik

4. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota masyarakat yang mandiri dan berguna

5. Mempersiapkan peserta didik dalam melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi

Tentu saja SMPN 22 Bndung ini ingin memberikan sesuatu yang berguna bagi bangsa dan negara ini yang diantaranya adalah dengan mendidik putra-putri bangsa ini sehingga menjadi manusia yang terampil,berakhlak mulia dan berguna bagi nusa dan bangsa. SMPN 22 bndung berkomitmen untuk memberikan bekal kemampuan dasar yang merupakan perluasan serta peningkatan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh di sekolah dasar yang bermanfaat bagi siswa untuk mengembangkan kepribadian siswa unutk dapat berguna bagi nusa,bnagsa dan Negara serta mempersiapkan mereka untuk dapat mengikuti pendidikan tingkat menengah. Maka sumbangsih dari SMPN 22 Bandung yaitu dengan memajukan generasi muda dengan memberikan pendidikan semaksimal mungkin melalui

media para pengajar yaitu para guru yang memang berpengalaman dalam bidangnya. Oleh karena itu dapat dikatakan produk garapan SMPN 22 Bandung yaitu dalam bidang pendidikan.

Tujuan pendidikan nasional yang dijadikan pedoman bagi SMPN 22 Bandung diantaranya adalah bertujuan mencerdaskan kehidupan bangsa dan mengembangkan manusia Indonesia seutuhnya,yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi pekerti luhur,memiliki pengetahuan dan keterampilan,kesehatan jasmani dan rohani,kepribadian yang mantap dan mandiri serta rasa tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsaan.

3.2 Struktur Organisasi Peusahaan

Struktur Organisasi SMP Negeri 22 bandung dapat dilihat pada Gambar 3.1 :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 22 Bandung

Sekolah Menengah Pertama Negeri 22 Bandung dilihat dari struktur organisasi diatas terdiri dari bagian komite , Kepala Kantor, Tata usaha , Wakil kepala I yang bertanggung jawab terhadap bagian sarana sekolah dan kesiswaan dan Wakil kepala Sekolah II bertanggung jawab terhadap bagian humas dan kurikulum.

3.3 Deskripsi Kerja

Berikut ini adalah fungsi dari tiap unit atau divisi yang ada di SMP Negeri 22 Bandung.

1. Humas

I. Hubungan internal (kedalam)

a. Melakukan konsolidasi antara pimpinan dan staf

b. Menciptakan hubungan kerja dengan menganut azas kekeluargaan dan gotong royong

c. Melakukan pendekatan secara individu,kelompok,sosial dengan teknik persuasive dan objektif praktis

II. Hubungan eksternal (keluar)

a. Mengadakan konsultasi , usulan permohonan dengan pihak dinas pendidikan baik daerah tingkat II meupun dengan pusat.

b. Mengadakan koordinasi dengan instasi sektoral.

c. Mengadakan konsultasi dengan pihak pengawas Pembina , MKS/K.3S, dan instasi terkait/departemen

d. Mengadakan koordinasi dan menjalankan hubungan kerjasama dengan pengurus BP3

e. Mengadakan hubungan kerjasama dengan pihak swasta, atau organisasi profesi kepemudaan, organisasi nasional, dan organisasi masyarakat yang mendapat legalitas dari pemerintah.

2. Kurikulum

Kurikulum yaitu kegiatan yang dilakukan disekolah dalam upaya untuk mencapai tujuan baik intra maupun extra kurikulum. Adapun tugasnya yaitu :

a. Pengadaan buku sebagai pegangan guru dan siswa

b. Pendayagunaan buku sebagai landasan sumber belajar siswa dan panduan guru

c. Memfungsikan perpustakaan sebagai sumber ilmu dan masyarakat belajar

d. Penyusunan kalender pendidikan,kalender pokok

e. Penyusunan jadwal kegiatan

f. Menyusun program tahunan,semester yang dioperasionalisasikan dalam bentuk program harian

g. Penyusunan program AMP,semester,Satpel,Rampel,dan harian

h. Menciptakan proses kegiatan belajar mengajar dan MGMP

i. Menyelenggarakan ulangan umum

j. program perbaikan dan pengayaan siswa

k. pengaturan extra dan intra kurikuler

l. pengadaan rapat-rapat

3. Kepala Sekolah

Kepala sekolah berfungsi sebagai administrator , managerial , edukator dan supervasior. Sehingga dengan adanya kepemimpinannya disekolah maka dapat mendelegasikan kewenangan kepada orang lain.

4. Wakil kepala sekolah

Adapun tugas dari wakil kepala sekolah yaitu :

a. Membantu menyusun program kerja

b. Menyelenggarakan rapat-rapat insidentil maupun kedinasan

c. Mengintegrasikan kalender pendidikan

d. Menyusun jadwal kegiatan tahunan dan pokok dari masing-masing kegiatan

e. Menyusun dan menciptakan tata tertib

f. Menyusun dan menyiapkan sarana/prasarana serta administrasinya dari seluruh komponen kegiatan

g. Mempeta penyelenggaraan evaluasi

h. Merumuskan , menyusun dan mengadakan laporan – laporan

i. Mengadakan hubungan dengan instansi terkait , organisasi , dan kemasyarakat yang mewakili kepala sekolah

j. Berkonsultasi dan mempertanggung jawabkan segala jenis kegiatan kepada kepala sekolah

5. Tata usaha atau perkantoran

Adapun tugas dari Tata Usaha atau perkantoran yaitu :

I. Kepala Tata Usaha

a. Menyusun pembagian tugas personil

b. Mengawasi seluruh kegiatan tata usaha

c. Mengkoordinir seluruh kegiatan tata usaha

d. Menyelesaikan berbagai urusan kepegawaian

e. Menghitung dan menyusun kenaikan pangkat guru

g. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

h. Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan tata usaha kepada kepala sekolah.

II. Bendahara Rutin(UYHD)

a. Mengajukan, menerima dan mempertanggung jawabkan keuangan rutin

b. Mengajukan , menerima dan membagikan gaji guru dan pegawai

c. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi keuangan kepada kepala sekolah

d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi keuangan kepada kepala sekolah

III. Urusan Kepegawaian

a. Membantu usulan kenaikan pangkat pegawai

b. Membantu usulan kenaikan gaji bekala guru dan pegawai

c. Membantu berbagai keperluan administrasi kepegawaian

d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kepegawaian kepala urusan

IV. Urusan pembuat daftar gaji

a. Membuat daftar gaji guru dan pegawai

b. Membuat kenaikan gaji berkala

c. Membantu pembayaran gaji guru dan pegawai

d. Membantu kegiatan untuk memperlancar KBM

e. Membantu urusan kepegawaian

f. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kepada kepala urusan

V. Urusan Inventaris

a. Menerima, menyimpan dan membukukan droping barang

b. Menerima, menyimpan dan membukukan pembelian barang inventaris dan non inventaris

c. Membuat laporan semester dan tahunan barang inventaris

d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi inventaris dan persuratan kepada kepala urusan

VI. Pengelola perpustakaan

a. Menerima, menyimpan dan membukukan droping buku

b. Menerima , menyimpan, membukukan pembelian

c. Menyusun dan memberi kode golongan buku

d. Membuat laporan buku perpustakaan

e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi perpustakaan dan kesiswaan kepada kepala urusan

f. Membantu berbagai kegiatan dalam memperlancar KBM

VII. Penjaga sekolah dan kebersihan

a. Menjaga kebersihan, keamanan, keindahan sekolah

c. Membantu berbagai kegiatan yang dilaksanakan disekolah

d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

e. Mempertanggung jawabkan tugas dan kewajiban kepada kepala urusan

VIII. Urs.Persuratan

a. Menerima, mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk

b. Mengetik surat dan mendistribusikan surat keluar

c. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

d. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi persuratan kepada kepala urusan.

IX. Petugas kesiswaan

a. Mengisi buku induk

b. Mengisi buku klaper

c. Memasukan nilai raport ke buku induk

e. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM

f. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kesiswaan kepada kepala sekolah

6. Guru

Tugas pokok guru yang ditetapkna pada pasal 3 dan lampiran 1 keputusan menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.84/1993 tanggal 24 Desember 1993 dan keputusan bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara No.0433/P/1993 dan No.25 tahun 1993 tanggal 24 Desember 1993. Khusunya unsure proses belajar mengajar atau bimbingan dan unsure pengembangan profesi adalah sebgaai berikut:

a. Menyusun program pengajaran

b. Melaksankaan butir kegiatan unsure proses belajar mengajar atau bimbingan.

c. Melaksanakan evaluasi kepada siswa untuk mengetahui kemampuan siswa dalam menyerap hasil pengajaran yang telah diberikan.

d. Melakukan analisis terhadapa hasil dari evaluasi yang telah dijalani oleh siswa dalam kegiatan belajar dan mengajar.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai Analisis Sistem Akademik di SMP Negeri 22 yang sedang berjalan. Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait. Adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai analisis dokumen, analisis prosedur dan analisis proses.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan metode analisis data dengan cara mengumpukan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dan pengujian arsip atau dokumen yang ada di instansi terkait. Analisis dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya, adapun analisis dokumen yang terdapat di SMP Negeri 22 Bandung adalah sebagai berikut.

1. Nama : Formulir pendaftaran

Fungsi : Mengetahui data calon siswa baru Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat,

pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2

2. Nama : Data Siswa Baru Sementara (DSBS) Fungsi : Mengetahui siswa yang mendaftar tahun ini Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2

3. Nama : Surat Pemberitahuan (SP)

Fungsi : Siswa baru bisa mengetahui diterima/ tidaknya Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, nun 4. Nama : Laporan pendaftaran

Fungsi : Mengetahui data siswa yang diterima Sumber Data : Akademik

Atribut : no urut, nama calon siswa, jenis kelamin, nun 5. Nama : Form registrasi

Fungsi : Mengetahui data siswa Sumber Data : Akademik

Rangkap : 2 (dua)

Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan, golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan

6. Nama : Data siswa

Fungsi : Mengetahui data siswa Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan, golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, foto, nama orang tua, pekerjaan

7. Nama : Laporan data siswa

Fungsi : Mengetahui seluruh data siswa Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat, nama orang tua, pekerjaan

8. Nama : Data kelas

Fungsi : Berisi tentang data-data siswa per kelas Sumber Data : Akademik

Rangkap : 3 (tiga)

Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, kode kelas, kelas

9. Nama : Data guru

Fungsi : Mengetahui data guru Sumber Data : Guru

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas, foto

10. Nama : Laporan data guru

Fungsi : Mengetahui seluruh data guru Sumber Data : Akademik

Rangkap : 3 (tiga)

tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas 11. Nama : Data wali kelas

Fungsi : Mengetahui data wali kelas Sumber Data : Akademik

Rangkap : 2 (dua)

Atribut : Kode kelas, kelas, nip, nama wali kelas 12. Nama : Data mata pelajaran

Fungsi : Mengetahui seluruh data mata pelajaran Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : kode matpel, nama matpel, jumlah jam 13. Nama : Data jadwal

Fungsi : Mengetahui jadwal per kelas Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : hari, nama kelas, waktu, matpel, nama guru 14. Nama : Data mengajar

Fungsi : Mengetahui jadwal guru mengajar Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : hari, nama kelas, waktu, jam ke, nama guru 15. Nama : Nilai siswa

Sumber Data : Guru Rangkap : 2 (dua)

Atribut : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na

16. Nama : Raport

Fungsi : Mengetahui nilai siswa secara keseluruhan Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : kelas, semester, tahun ajaran, nama wali kelas, nis, nama siswa, na

17. Nama : Laporan nilai siswa

Fungsi : Mengetahui keseluruhan nilai siswa Sumber Data : Akademik

Rangkap : 1 (satu)

Atribut : kelas, semester, tahun ajaran, nis, nama siswa, na

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan

Dalam melaksanakan aktivitas akdemik terdapat beberapa sistem prosedur yang diterjemahkan ke dalam bentuk narasi dan kemudian digambarkan dalam bentuk flowmap. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai analisis prosedur, akan dijelaskan uraian prosedur dan flowmap sistem akademik yang ada pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 20 Bandung.

4.1.2.1. Flow Map

Flow map merupakan gambaran hubungan antar entity yang terlibat beberapa aliran-aliran dokumen yang ada. Mengenai sumber dari aliran dokumen dapat digambarkan pada flow map berikut ini :

Calon Siswa Panitia Siswa Baru Kepala Sekolah

Form Pendaftaran

DSBS Pencatatan

Seleksi

Lap. Pendaftaran SP SP

Lap. Pendaftaran Form Pendaftaran

Form Pendaftaran

Form pedaftaran

Gambar 4.1Flowmap Sistem Pendaftaran Siswa Baru yang Berjalan Keterangan

DSBS : Data Siswa Baru Sementara SP : Surat Pemberitahuan

Aliran dokumen flowmap system registrasi yang berjalan :

Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap oleh calon siswa sebanyak dua rangkap berwarna putih dan kuning diberikan kepada panitia siswa baru untuk selanjutnya dilakukan proses pencatatan kemudian formulir kuning diberikan kembali kepada calon siswa sebagai bukti pendaftaran. Dari proses pencatatan menghasilkan formulir Data Siswa Baru Sementara (DSBS) lalu diarsipkan untuk selanjutnya dilakukan proses penyeleksian dan formulir pendaftaran warna putih diarsipkan. Dari proses penyeleksian melalui Data Siswa Baru Sementara menghasilkan Surat Pemberitahuan (SP) dan laporan pendaftaran. Surat Pemberitahuan (SP) akan di berikan kepada calon siswa sebagai pemberitahuan bahwa dia diterima/ tidak dan laporan pendaftaran diberikan kepada kepala sekolah sebagai pertanggungjawaban.

Syarat Syarat Form registrasi Pembagian wali kelas Data yang sudah

valid Pencatatan data siswa Data siswa Pembagian kelas Data guru Data guru

Buat laporan data guru Data kelas Validasi syarat Data wali kelas Siswa

Kesiswaan Kurilulum Guru

Data mata pelajaran Pembuatan jadwal Data mengajar Data jadwal Data jadwal Data mengajar Lap data guru Pembuatan lap data siswa Lap data siswa Akademik _Kepala Sekolah Form registrasi Lap data siswa Data kelas Data wali kelas Form registrasi Lap data guru Lap data guru

Gambar 4.2Flowmap Sistem Registrasi Siswa, Pembagian Kelas, Wali Kelas dan Jadwal yang Berjalan

Aliran dokumen flowmap sistem registrasi siswa, pembagian kelas, jadwal dan wali kelas yang berjalan :

Siswa yang akan melakukan registrasi terlebih dahulu mengisi formulir registrasi dan selanjutnya diberikan kepada bagian akademik sebanyak 2 rangkap yaitu warna putih dan kuning beserta persyaratannya. Kemudian bagian akademik memeriksa syarat yang dikumpulkan apakah sudah memenuhi atau belum. Selanjutnya formulir registrasi kuning diberikan kembali kepada siswa sebagai bukti registrasi. Data yang sudah valid kemudian dicatat sebagai data siswa. Data siswa yang sudah ada digunakan sebagai bahan proses pembuatan laporan data siswa sebanyak 2 rangkap. Satu diberikan kepada kepala sekolah dan satu lagi di pakai untuk pembagian kelas. Dari pembagian kelas selanjutnya dihasilkan data kelas sebanyak 3 rangkap. Satu diarsipkan oleh bagian kesiswaan dan yang lainnya diberikan kepada bagian kurikulum. Data kelas dan laporan data guru selanjutnya digunakan untuk proses pembagian wali kelas sehingga menghasilkan data wali kelas sebanyak 2 rangkap, satu diberikan kepada guru yang menjadi wali kelas dan satu lagi di arsipkan. Selanjutnya akademik melakukan proses pembuatan jadwal dengan menggunakan data yang ada di arsip data kelas, laporan data guru dan data mata pelajaran. Dari proses pembuatan jadwal tersebut dihasilkan dua buah dokumen yaitu data jadwal dan data mengajar. Data jadwal diberikan kepada siswa dan data mengajar diberikan kepada guru.

Gambar 4.3Flowmap Sistem Penilaian yang Berjalan

Aliran dokumen flowmap sistem penilaian yang berjalan :

Nilai siswa yang terdiri dari dua rangkap seluruhnya diserahkan kepada bagian akademik yaitu wali kelas dan kurikulum. Oleh wali kelas, nilai siswa dicatat ke raport yang nantinya kemudian raport akan diberikan kepada siswa atau orang tua siswa. Sedangkan nilai siswa dari kurikulum akan diproses sebagai bahan pembuatan laporan nilai siswa yang selanjutnya akan diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan.

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas, yaitu diagram dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem atau ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. Entitas-entitas eksternal adalah entitas-entitas yang terletak di luar sistem yang mengirim data atau menerima data dari sistem tersebut.

Diagram konteks dibawah ini menggambarkan sistem akademik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan inputan yang dibutuhkan oleh sistem dan output yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks system akademik di SMP Negeri 22 Bandung dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 4.4Diagram Konteks Sistem yang Berjalan Aliran data diagram konteks system yang berjalan :

Calon siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang tentunya sudah diisi lengkap kepada akademik. Akademik memberikan formulir bukti pendaftaran dan surat pemberitahuan kepada calon siswa. Siswa yang akan registrasi menyerahkan formulir registrasi yang sudah diisi dan beberapa persyaratan kepada akademik. Akademik memberikan data jadwal dan raport kepada siswa. Guru memberikan data guru dan nilai siswa kepada akademik, akademik memberikan data mengajar kepada guru. Dari akademik, kepala sekolah menerima beberapa laporan diantaranya adalah laporan pendaftaran, laporan data siswa, laporan data guru dan laporan nilai siswa

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah modul sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa data flow diagram merupakan suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai semua kegiatan dan aktifitas tersebut untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah untuk dipahami didalam kegiatan peoses pengolahan data.

1. Data Flow Diagram Level 1

Berikut ini digambarkan DFD level 1 sistem akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 22 Bandung :

2. Data Flow Diagram Level 2

Dari DFD (Data Flow Diagram) level 1 yang prosesnya masih bersifat umum, maka diperjelas kembali dengan adanya DFD (Data Flow Diagram) level 2. DFD level 2 sistem akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 22 Bandung adalah sebagai berikut:

DFD Level 2 Proses 1 (Proses Pendaftaran)

Gambar 4.6Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 1 Sistem yang Berjalan

DFD Level 2 Proses 2 (Proses Registrasi)

D

a

ta

s

is

w

a

L

a

p

d

a

ta

s

is

w

a

DFD Level 2 Proses 3 (Proses Penjadwalan)

Guru

3.1 Buat Lap. data

guru 3.2 Pembagian wali kelas Data guru Data kelas 3.2 Pembuatan jadwal Data mata pelajaran Lap. data guru

Kepala sekolah

Data wali kelas

Data wali kelas

Lap. data guru

Siswa Data jadwal

Data mengajar

Gambar 4.8Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 3 Sistem yang Berjalan

DFD Level 2 Proses 4 (Proses Penilaian)

Gambar 4.9Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 4 Sistem yang Berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Setelah menganalisis sistem yang berjalan di Sekolah Menengah Pertama Negeri 20 Bandung, maka evaluasi system yang berjalan diantaranya :

1. Masih banyak prosedur yang menggunakan proses pencatatan manual misalnya proses pendaftaran dan proses registrasi sehingga mengakibatkan menumpuknya arsip-arsip yang dikhawatirkan akan rusak atau hilang. Dengan demikian, maka perlu dibangun sebuah system informasi yang dilamnya terdapat proses pendaftaran dan registrasi agar dapat menyelesaikan permasalahan diatas.

2. Sering terjadi kesulitan dalam pencarian data siswa, guru dan karyawan sehingga memerlukan waktu yang lama menyebabkan terhambatnya proses kegiatan belajar mengajar. Maka perlu dibangun sebuah sistem database yang dapat menampung seluruh data siswa, guru dan karyawan. 3. Kesulitan dalam pembuatan beberapa laporan, misalnya laporan seleksi,

laporan data siswa, laporan guru, karyawan dan raport. Dengan demikian maka perlu dibangun pula sebuah system informasi yang dapat membuat laporan-laporan yang dibutuhkan tersebut

4. Proses penjadwalan guru yang memerlukan waktu lama dan tidak sedikit pula jadwal yang bentrok antara guru satu dengan yang lain menyebabkan terhambatnya proses belajar mengajar. Sehingga dibutuhkan system yang dapat menangani penjadwalan.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan merupakan bagian dari metodologi pengembangan-pengembangan suatu perangkat lunak dan dilakukan setelah melalui tahapan analisi, perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara rinci.

Perancangan sistem informasi dimaksudkan untuk menggambarkan sistem yang di usulkan sebagai penyempurnaan dari sistem lama. Di terimanya sebuah sistem usulan di karenakan adanya kecocokan antara sistem yang dilibatkan serta memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia dan pengembangannya tidak bertolak belakang dengan sistem yang sedang berjalan dan dimaksudkan karakteristik sistem yang lama tetap terpelihara namun unsur efisien dan efektivitas sistem yang digunakan menjadi lebih baik.

Pada tahapan perancangan sistem dilakukan antara lain perancangan untuk format masukan layar program, rancangan hasil atau keluaran program, perancangan basis data yang sesuai dengan file dan attribut yang ada pada analisis penyimpanan data dan perancangan menu program yang menjelaskan menu yang akan kita gambarkan untuk membangun perangkat lunak berisi alur proses program mulai dari masukan sampai keluaran.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai dalam pembuatan rancangan sistem yang baru untuk menggantikan sistem lama. Sehingga nantinya diharapkan sistem yang baru dapat membentu mengatasi kekurangan yang ada dan dapat menghasilkan informasi serta laporan yang cepat dan tepat di SMP Negeri 22 Bandung. Adapun perancangan yang diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifkan dan mengefisienkan sistem yang lama dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi

4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem akademik yang ada pada SMP Negeri 22 Bandung memiliki beberapa prosedur, dari hasil analisis yang dilakukan pada bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba merancang sistem baru yang diusulkan, terutama pada bagian akademik. Pada prosedur yang diusulkan ini, penulis melakukan beberapa perubahan dan penambahan dalam hal proses, penyimpanan data dan pembuatan laporan yang semula dilakukan secara manual pada bagian pelayanan diganti menjadi proses komputerisasi dan berintegrasi satu sama lain.

4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan dapat terlihat jelas dalam flowmap, diagram konteks, Data Flow Diagram dan turunannya. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai analisis prosedur yang diusulkan, akan dijelaskan flowmap, diagram konteks dan Data Flow Diagran sistem akademik yang diusulkan pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 20 Bandung.

4.2.3.1. Flow Map

Pada dasarnya flowmap sistem yang diusulkan oleh penulis tidak jauh berbeda dengan flowmap yang ada pada sistem yang berjalan. Perbedaan yang paling mencolok adalah dari proses yang belum terintegrasi satu sama lain dan manual menjadi sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi. Diharapkan akan lebih mempermudah seluruh proses akademik.

Calon Siswa Panitia Siswa Baru Kepala Sekolah

Form Pendaftaran

Input data

Lap. Pendaftaran Surat Pemberitahuan Surat

Pemberitahuan

Lap. Pendaftaran Form Pendaftaran

Database Akademik

Seleksi

Gambar 4.10Flowmap Sistem Pendaftaran Siswa Baru yang Diusulkan

Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :

Formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap oleh calon siswa diberikan kepada panitia siswa baru untuk selanjutnya diinput datanya ke database dan kemudian formulir diberikan kembali kepada calon siswa sebagai bukti pendaftaran. Dari database dilakukan proses penyeleksian menghasilkan Surat Pemberitahuan (SP) dan laporan pendaftaran. Surat Pemberitahuan (SP) akan di berikan kepada calon siswa sebagai pemberitahuan bahwa dia diterima/ tidak dan laporan pendaftaran diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan pertanggungjawaban.

Gambar 4.11Flowmap Sistem Registrasi Siswa, Pembagian Kelas, Wali Kelas dan Jadwal yang Diusulkan

Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :

Form registrasi yang sudah diisi lengkap selanjutnya diberikan kepada bagian akademik. Dari situ kemudian diinput sebagai data siswa ke dalam database. Data siswa yang sudah ada di database digunakan sebagai bahan proses pembuatan laporan data siswa untuk diberikan kepada kepala sekolah. Kemudian guru pun memberikan biodata guru kepada akademik untuk dilakukan proses input biodata guru ke database untuk bahan pembuatan laporan data guru yang

akan diberikan ke kepala sekolah. Data siswa yang ada di database juga digunakan sebagai bahan proses pembagian kelas selanjutnya dihasilkan table data kelas. Dari table data kelas yang ada di database digunakan untuk proses pembagian wali kelas sehingga menghasilkan table wali kelas untuk diberikan kepada guru yang menjadi wali kelas. Selanjutnya struktur kurikulum akademik atau data kurikulum diberikan oleh kepala sekolah ke bagian akademik dan bagian akademik melakukan proses input data kurikulum kedalam database. Dari data kurikulum, data kelas dan data guru digunakan sebagai pembuatan jadwal dan dihasilkan dua buah dokumen yaitu data jadwal dan data mengajar. Data jadwal diberikan kepada siswa dan data mengajar diberikan kepada guru.

Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :

Nilai siswa dari guru diserahkan kepada bagian akademik kemudian dilakukan proses input data siswa ke dalam database. Dari database kemudian dilakukan proses pembuatan nilai raport yang menghasilkan nilai raport yang diberikan kepada siswa dan dilakukan pula proses pembuatan laporan nilai raport yang selanjutnya akan diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan.

4.2.3.2. Diagram Kontek

Diagram konteks ini sering juga disebut dengan model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan input dan output yang di indikasikan dengan panah masuk dan keluar memperlihatkan suatu hubungan antara sistem dengan lingkungannya yang menjadi sumber data, lebih jelasnya diagram konteks yang diusulkan dapat dilihat di bawah ini:

Gambar 4.13Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

Calon siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang tentunya sudah diisi lengkap kepada akademik. Akademik memberikan surat pemberitahuan kepada calon siswa. Siswa yang akan registrasi menyerahkan formulir registrasi yang sudah diisi dan beberapa persyaratan kepada akademik. Akademik memberikan data jadwal dan nilai raport kepada siswa. Guru memberikan biodata guru dan nilai siswa kepada akademik, akademik memberikan data mengajar kepada guru. Dari kepala sekolah bagian akademik menerima data mata pelajaran, kepala sekolah menerima beberapa laporan diantaranya adalah laporan pendaftaran, laporan data siswa, laporan data guru dan laporan nilai siswa

4.2.3.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah refresentasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

a. Data Flow Diagram Level 1

Di dalam DFD level 1 ini di bagi menjadi tiga proses besar yaitu proses pendaftaran, registrasi dan penjadwalan, penilaian. Berikut ini digambarkan Data Flow Diagram level 1 sistem informasi akademik yang diusulkan di SMP Negeri 22 Bandung :

Gambar 4.14Diagram Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan

b. Data Flow Diagram Level 2

Dari Data Flow Diagram level 1 turunkan kembali proses-prosesnya di Data Flow Diagram level 2. Adapun Data Flow Diagram level 2 yang diusulkan adalah sebagai berikut :

DFD Level 2 Proses 1 (Proses Pendaftaran)

Form pendafatan Calon Siswa

1.1 Input data

Kepala Sekolah

T. Pendaftaran

Lap pendaftaran Surat Pemberitahuan 1.2

Seleksi

Data pendafatan

Gambar 4.15Diagram Flow Diagram Level 2 proses 1 yang Diusulkan

DFD Level 2 Proses 2 (Proses Registrasi dan Penjadwalan)

DFD Level 2 Proses 3 (Proses Penilaian)

Gambar 4.17Diagram Flow Diagram Level 2 proses 3 yang Diusulkan

4.2.3.4. Kamus Data

Dalam perancangan sistem informasi akademik, arus data yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data berfungsi untuk menjelaskan arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD, menjelaskan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran dan enjelaskan komposisi penyimpanan data

Kamus data di buat berdasarkan arus data yang ada pada DFD level 2 yang mana lebih menjelaskan data-data yang terdapat hanya pada internal entity-nya saja.

1. Nama aliran data : Form pendaftaran

Alias :

Aliran proses : Calon siswa – Proses 1.1

Struktur data : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat,

pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2

2. Nama aliran data : Data pendaftaran

Alias :

Aliran proses : Proses 1.1 – T. Pendaftaran T. Pendaftaran – Seleksi

Struktur data : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2

3. Nama aliran data : Form registrasi

Alias :

Aliran proses : Siswa – Proses 2.1

Struktur data : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan,

golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan

4. Nama aliran data : Data registrasi

Alias :

Aliran proses : Proses 2.1 – T. Data Siswa T. Data Siswa – Proses 2.2 T. Data Siswa – Proses 2.3

Struktur data : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan, golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan

5. Nama aliran data : Lap. Data siswa

Alias :

Aliran proses : Proses 2.2 – Kepala Sekolah

Struktur data : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat, nama orang tua, pekerjaan 6. Nama aliran data : Data kelas

Alias :

Aliran proses : Proses 2.3 – T. data kelas

7. Nama aliran data : Data ruang kelas

Alias :

Aliran proses : T. ruang kelas – Proses 2.3 Struktur data :

8. Nama aliran data : Biodata guru

Alias : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas

Aliran proses : Guru – Proses 2.4 Struktur data :

9. Nama aliran data : Data guru

Alias :

Aliran proses : Proses 2.4 – T. data guru T. data guru – Proses 2.8 T. data guru – Proses 2.6 T. data guru – Proses 2.5

Struktur data : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas

10. Nama aliran data : Lap. Data guru

Alias :

Aliran proses : Proses 2.5 – Kepala Sekolah

lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas

11. Nama aliran data : Data kurikulum

Alias :

Aliran proses : Kepala Sekolah – Proses 2.7 Struktur data :

12. Nama aliran data : Data mata pelajaran

Alias :

Aliran proses : Proses 2.7 – T. mata pelajaran

Struktur data : kode matpel, nama matpel, jumlah jam 13. Nama aliran data : Data wali kelas

Alias :

Aliran proses : Proses 2.6 – Guru

Struktur data : Kode kelas, kelas, nip, nama wali kelas 14. Nama aliran data : Data mengajar

Alias :

Aliran proses : Proses 2.8 – Guru Struktur data :

15. Nama aliran data : Data jadwal

Alias :

Aliran proses : Proses 2.8 – Siswa

Struktur data : hari, nama kelas, waktu, matpel, nama guru 16. Nama aliran data : Nilai siswa

lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas

11. Nama aliran data : Data kurikulum

Alias :

Aliran proses : Kepala Sekolah – Proses 2.7 Struktur data :

12. Nama aliran data : Data mata pelajaran

Alias :

Aliran proses : Proses 2.7 – T. mata pelajaran

Struktur data : kode matpel, nama matpel, jumlah jam 13. Nama aliran data : Data wali kelas

Alias :

Aliran proses : Proses 2.6 – Guru

Struktur data : Kode kelas, kelas, nip, nama wali kelas 14. Nama aliran data : Data mengajar

Alias :

Aliran proses : Proses 2.8 – Guru Struktur data :

15. Nama aliran data : Data jadwal

Alias :

Aliran proses : Proses 2.8 – Siswa

Struktur data : hari, nama kelas, waktu, matpel, nama guru 16. Nama aliran data : Nilai siswa

Alias :

Aliran proses : Guru – Proses 3.1

Struktur data : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na

17. Nama aliran data : Data nilai siswa

Alias :

Aliran proses : Proses 3.1 – T. nilai siswa T. nilai siswa – Proses 3.2 T. nilai siswa – Proses 3.3

Struktur data : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na

18. Nama aliran data : Nilai raport

Alias :

Aliran proses : Proses 3.2 – Siswa

Struktur data : kelas, semester, tahun ajaran, nama wali kelas, nis, nama siswa, na

19. Nama aliran data : Lap. nilai siswa

Alias :

Aliran proses : Proses 3.3 – Kepala Sekolah

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya yaitu bab hasil penelitian dan pembahasan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dalam penerapannya, sistem informasi penggajian memang diperlukan dalam sekolah untuk mempermudah pegawai dalam mengolah dan menginformasikan data siswa agar informasi yang dihasilkan pun tepat dan akurat.

2. Sistem informasi akademik secara keseluruhan baik. Respon tersebut dapat dilihat dari hasil perhitungan tanggapan dari responden dengan hasil sebanyak 64,2% yang berarti bahwa tanggapan atas implementasi dari sistem informasi penggajian kuat.

3. Kinerja Pegawai secara keseluruhan baik. Respon tersebut dapat dilihat dari hasil perhitungan tanggapan dari responden dengan hasil sebanyak 66,5% yang berarti bahwa kinerja pegawai setelah menggunakan sistem informasi adalah baik.

5.2. Saran

1. Sistem informasi akademik yang digunakan SMP Negeri 22 Bandung, namun agar kualitas sistem informasi lebih baik lagi, perlu diadakannya pengembangan sistem dengan software yang lebih spesifik agar data dan informasi yang ada lebih terjamin dan tertata dalam penyimpanannya.

2. Sosialisasi dan pelatihan bagi pegawai masih perlu ditingkatkan lagi agar kemampuan pegawai dalam menggunakan sistem informasi akademik lebih merata.

3. Sekolah sebaiknya menyediakan fasilitas bagi karyawannya dalam meningkatkan kemampuan pegawainya baik melalui pendidikan formal maupun non formal mengingat perkembangan teknologi dan informasi semakin pesat.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2003.Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

Anwar Prabu Mangkunegara. 2000-2006.Evaluasi Kinerja Manajemen Sumber Daya Manusia. Rosda. Bandung.

Azhar Susanto. 2004.Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Lingga Jaya. Bandung.

Jonathan Sarwono. 2003.Panduan cepat dan Mudah SPSS14. ANDI. Bandung. Marzuki. 2002.Metodologi Riset. BPFE-UII. Yogyakarta.

Mathis, Robert L, John H.Jackson. 2001. MSDM jilid 1 dan 2(terjemahan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira). Salemba. Jakarta.

Nuraedi, Rudi Susilana, Ihat Hatimah. 2006.Penelitian Pendidikan. Bandung. Riduan. 2003.Dasar-dasar Statistika. Alfabeta. Bandung.

Sambas Ali dan Maman A. 2007. Analisis Korelasi Regresi dan Jalur dalam Penelitian. Pustaka Setia. Bandung.

Sugiyono. 2003.Statistik Non Parametris Untuk Penelitian. Alfabeta. Bandung. Sugiyono. 2008.Metode Penelitian Bisnis. Alfabeta. Bandung.

Umi Narimawati. 2008.Materi Pelatihan Metodologi Penelitian dan Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi/TA) Untuk Manajemen Informatika.Bandung.

Veitzal Rivai. 2004.Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Murai Kencana. Jakarta.

Zulkifli Amsyah. 2001. Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.

http://Dunia Perkuliahan/Prinsip Metodologi Penelitian Ilmiah/15 Januari 2009 http://pusatpenelitianinformatika/Modul Penggajian Sistem Informasi SDM

(SISDM) / 25 Februari 2009

http://www.google.com/metodepenelitian Ratni Primalita/ 15 Januari 2009 http://www.wordpress.com/Intanghina’s Weblog/Kinerja/ 28 Februari 2009 http://www.google.com/Laili’s Weblog/Sistem Informasi Manajemen/ 29 Maret

2009

http://Ahmadsanusi’s Weblog/Sistem Akuntansi Gaji dan Upah/ 29 Maret 2009 http://www.google.com/Analisis, Perancangan dan Pengembangan Sistem

Informasi Manajemen Sumber daya Manusia dan Penggajian Dengan Pendekatan Terstruktur Berorientasi Aliran Data/ 29 Maret 2009 http://metakom.web.id