Manajemen Data Pengarsipan Pelanggan Wireline & Speedy Bagian Customer Service Di PT. Telkom Indonesia Unit Data Managent Wilayah Bandung Barat

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Semakin berkembangnya kemajuan IPTEK di era globalisasi

seperti sekarang ini, apalagi menghadapi pasar bebas, banyak competitor yang bergerak dibidang telekomunkasi, kualitas jasa pelayanan terhadap harus ditata dengan matang dan serius pada setiap perusaahaan. Dalam bidang pemasaran pengembangan produkjasa pada dasarnya bersifat intangible (yang tidak tertangkap oleh panca indera) dan membuat jasa menjadi tangible. Suatu produk atau jasa harus memiliki daya saing agar menarik pelanggan (Harry A.P Sitaniapessy, 2009:1), (Porter, 1994) sebab bisnis tidak dapat berlangsung tanpa adanya pelanggaran. Agar dapat bersaing kita harus mengetahui akan kebutuhan konsumen. Perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dan bersaing didunia bisnisnya. Salah satu bentuk usaha yang dapat dilakukan agar mampu bersaing adalah dengan menerapkan suatu penempatan antara produk yang paling penting dari pelayanan suatu perusahaan dengan perusahaan lain. Dengan melakukan penempatan kualitas pelayanan yang bersifat jasa, suatu pelayanan yang baik akan memebentuk citra perusahaan dibenak konsumen.

Masalah kualitas dalam era globalisasi tidak terlepas dari kepuasan

konsumen itu sendiri. Kualitas mendorong konsumen untuk menjalin hubungan yang kuat dengan perusahaan. Dalam jangka panjang ikatan seperti itu memungkinkan perusahaan untuk memahami harapan serta kebutuhan konsumennya kepuasan konsumen. Pengalaman menyenangkan dari pelayanan jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan akan selalu diiingat oleh konsumen, sehingga diharapkan dapat menumbuhkan loyalitas kepada konsumen. Dalam pelayanan, dengan adanya persaingan antar perusahaan telekomunikasi, diperlukan berbagai macam strategi untuk tetap bertahan dalam pasar dan menjaring minat konsumen.

Sebaliknya sebelum menempuh untuk melayani konsumen adanya produk itu sendiri.

Strategi yang dikeluarkan perusahaan telekomunikasi dalam rangka

menjaring konsumen berdampak pada kenyamanan yang akan dirasakan masyarakat dari berbagai kalangan untuk menikmati teknologi WireLine (Telepon Kabel) dan Internet (Speedy). Kenyamanan tersebut antara lain murahnya pembayaran Wire Line (Telepon Kabel) dibandingkan dengan produk pascabayar lainnya dan terjangkau dari berbagai kalangan masyarakat dan penambahan fasilitas yang mengutamakan Wire Line (telepon kabel) seperti Speedy (Jaringan internet yang menggunakan jaringan Wire Line) yang menjadi satu alasan bahwa Wire Line (telepon kabel) masih sangat dibutuhkan oleh masyarakat dan menjadi nilai tambah untuk bersaing dengan produk Non Wire Line (Handphone) dan berbagai produk yang sangat mobile pada masa sekarang ini, bila produk kita tidak dikenal dan menjadi kuno oleh masyarakat kemungkinan pula tak ada pelanggan (Harry A.P Sitaniapessy, 2009:1), (Porter, 1994).

Memperhatikan dalam menambah layanan / fitur-fitur untuk

membuat konsumen puas, saling memberikan layanan dan bertujuan untuk menciptakan kepuasan konsumen agar produknya laku. Dengan semakin produk dirasakan, kemungkinan untuk konsumen medapatkan pelayanan sangat diperlukan pula, dengan begitu pelayanan yang harus diperhatikan juga.

PT. TELKOM adalah salah satu perusahaan nasional yang sudah

terjun ke masyarakat luas dan bernaung di bawah departemen perhubungan. PT. TELKOM sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi, yang mempunyai misi “ Berorientasi pada kepuasan pelanggan, karyawan, dan lingkungan

perusahaan”. Serta mempunyai misi visi “ To Brcome a Dominant

InfoCom Player in The Region” yaitu perusahaan bertarap internasional

dalam telekomunikasi informasi serta menjadi leader di Indonesia dengan

mendapatkan kelancaran dalam melakukan hubungna komunikasi dengan menggunakan teknologi modern.

Dalam memberikan pelayanan PT. TELKOM mengusung

Accessibility, Process, People & Complaint Handling. Sehingga untuk memudahkan para pelanggan untuk menikmati pelayanan di seluruh pelosok khususnya Bandung. PT. TELKOM membuka kantor pelayanan yang disebut Plasa Telkom dengan bertujuan bahwa semua konsumen memudahkan untuk mengakses pelayanan dimanapun yang diberika PT.TELKOM.

Plasa Telkom adalah outlet / tempat pelayanan milik TELKOM

yang sepenuhnya dikelola oleh TELKOM dan atau bekerjasama dengan MITRA, disediakan untuk melayani pelanggan / calong pelanggan / pengguna jasa TELKOM dan atau TELKOM group yang ingin dilayani secara langsung (face to face) dengan berbagai kemungkinan latar belakang / penyebab, baik mengenai kebutuhan akan segala informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan TELKOM, maupun untuk pemenuhan produk itu sendiri dan di dalamnya terdapat perluasan layanan diversifikasi dengan MITRA (vendor terminal, memfasilitasi komunitas dll). Plasa Telkom memberikan pelayanan yang dijanjikan berupa penyelesaian / perbaikan gangguan telepon (GGN), Penyelesaian Pasa Baru Telepon (PSB), Penyelesaian Pasang Kembali (PSK), Penyelesaian Pidah Area (PDA), Penyelesaian Buka Isolir, Penyediaan Komplain Biling. Sedangkan produk yang ditangani oleh Plasa Telkom adalah Telkom Flexi, Speedy, dan Wire Line.

Dengan melihat sekarang banyaknya competitor yang bergelut

dalam bidang telekomunikasi di Indonesia, bila Telkom Wire Line tidak mengetahui atas kebutuhan khalayak ramai, bila perusahaan besar khususnya TELKOM tidak mempunyai strategi komunikasi untuk mendapatkan kepuasan konsumen, bisa-bisa perusahaan ini kalah perang dengan dalam persaingan yang ada di Indonesia, maka dari itu harus dibutuhkan strategi untuk menjadikan pelanggan setia ataupun untuk

mendapatkan pelanggan baru. Sebenarnya dalam hal ini, TELKOM untuk meyakinkan konsumen sangatlah mudah, atas Citra TELKOM yang menjadi leader di Indonesia, akan memberikan produk yang berkualitas dan ditunjang dengan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas pula. Dari sini saya tertarik untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh PT. TELKOM. Dalam hal ini penulis ingin mengetahui kualitas pelayanan jasa telekomunikasi atau kualitas pelayanan atau service quality.

Berdasarkan latar belakang tersebut kami tertarik untuk

mengangkat judul tentang :

“MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT

WILAYAH BANDUNG BARAT”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Seiring dengan kemajuan IPTEK di bidang informasi pelayanan yang begitu pesat sehingga menutup setiap individu dan organisasi untuk terus menggalu lagi keahlian yang lebih maksimal , sehingga bisa terus bersaing pada dunia yang global .

Berdasarkan Latar belakang yang telah diuraikan, dan pengamatan dan analisa mengenai system yang sedang berjalan di DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT maka kami dapat merumuskan identifikasi masalah sebagai berikut:

1. Belum tertatanya pembukuan / arsip data pelanggan wire line dan speedy dengan baik.

2. Sistem pencarian data yang masih tergolong lambat dalam

pencariannya.

1.2.2. Rumusan Masalah

Ada beberapa permasalahan yang ada, maka dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana pembukuan / arsip dapat tertata dengan baik.

2. Bagaimana pencarian dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

3. Bagaimana mempercepat waktu dalam validasi data pelanggan

wire line dan speedy.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud yang dicapai dalam pembuatan laporan ini adalah untuk

memberikan laporan kepada universitas atas yang telah dilakukan Mahasiswa selama melaksanakan tugas Kerja Praktek dan untuk membuat sistem

informasi pengarsipan data pelanggan ditempat Kerja Praktek jauh lebih baik. Adapun tujuannya, yaitu :

1. Dengan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Data Pelanggan

pada bagian Data Management di PT . Telkom Wilayah Bandung Barat diharapkan penelusuran dan pencarian data bisa dilakukan secara cepat dan tepat .

2. Untuk mempercepat waktu dalam validasi data pelanggan Wire Line

dan Speedy .

3. Mengatasi permasalahan perusahaan seperti dalam hal pencocokan

data sehingga jumlah data yang ada pada sebuah database dan Billing Kabinet tidak terjadi duplikasi.

1.4. Batasan Masalah

Untuk mengkaji suatu permasalahan yang di hadapi, dalam hal ini kami membatasi permasalahan yang akan di bahas. Agar pembahasan dan penyusunan dapat di lakukan secara terarah dan tercapai dengan tujuan yang di hadapkan serta untuk menghindari luasnya permasalahan yang terjadi. Maka kami membatasi masalah yang dibahas hanya pada pengarsipan data

pelanggan pasang baru wire line dan speedy yang meliputi semua kalangan pemasang baik pribadi maupun bisnis dan mencakup wilayah Buah Batu dan Ciwaruga.

1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek

Kerja praktek dilaksanakan dalam waktu ± 1 bulan, terhitung tanggal 5 Juli sampai dengan 5 Agustus 2010. Dan kerja praktek kami bertempat di PT. TELKOM cabang Buah Batu Unit Management Data jalan Terusan Buah Batu No 33 Bandung.

Table 1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Aktivitas

Tahun 2010

Juli Agustus

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengenalan kondisi kerja

2 Pengenalan sistem

3 Pengumpulan data

4 Analisis sistem

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem terbagi menjadi dua yaitu :

Dilihat dari pendekatan yang menekankan pada prosedur dan dilihat dari pendekatan yang menekankan pada elemen / komponen.

Pengertian sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan oleh Jerry Fitzgerald (1981) dalam bukunya “Fundamental Of Sistem”. New York: John Willy & Sons. )adalah :

“ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sana untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu ”.

Pengertian sistem lain yang menekankan pada prosedur didefinisikan oleh L.ACKOF, yaitu ;

“ Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya ”.

Sedangkan sistem yang menekankan pada elemen / komponen

adalah :

“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan ” .

2.1.1 Elemen Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3.Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4.Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6.Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan

menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran.

Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7.Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak

mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang

menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karateristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu. Karakteristik sistem tersebut adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem

Batas Sistem (boundary) merupakan daerah yang

membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan luar Sistem

Lingkungan luar (environment) adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi dari operasi sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung

antara subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energy yang dimasukan kedalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan

(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Masukan perawatan yaitu energy yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal yaitu energy yang diproses untuk mendapatkan keluar.

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang

akan mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyaisasaran maka operasi sistem tidak aka nada manfaatnya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang akan dihasilkan oleh sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Karena sistem bersifat umum, maka ada baiknya untuk memahami berbagai konsep kategori sistem melalui identifikasi terhadap sistem yang dimaksud untuk menyajikan perilaku dan karakteristiknya.

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (Physical sistem).

Sistem abstrak adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan atau konsep yang saling bergantung satu sama lain. Sedangkan sistem fisik adalah kumpulan eleme-elemen yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai tujuannya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan

Sistem alamiah adalah sistem yang telah terbentuk dengan sendirinya yang dapat ditemui di alam bebas. Sistem buatan adalah sistem yang diciptakan dan dilandaskan dengan tujuan tertentu.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem terbuka dan tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang mampu berinteraksi dengan lingkungan dimana dimungkinkan adanya pertukaran materi, energy,

didefinisikan sebagai sistem yang tidak mempunyai relasi atau interaksi terhadap lingkungannya.

4. Sistem permanen dan sementara

Semua sistem yang berlaku untuk rentang waktu yang cukup panjang dibandingakan dengan kegiatan manusia dalam sistem tersebut dapat digolongkan sebagai sistem permanen. Sedangkan sistem yang bersifat sementara diadakan untuk jangka waktu tertentu saja dan sesudahnya bisa dihapuskan/dimodifikasi.

2.2. Pengertian informasi

Informasi adalah factor yang terpenting dalam sistem untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang akan lebih berarti bagi yang menerimanya ”.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

2.2.1. Kualitas informasi

Kualitas suatu informasi terdiri dari tiga hal yaitu :

1. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila pengambila keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.

3. Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

“Sistem Informasi adalah suatu system didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.” (Jogiyanto.HM, 1993 : 11) .

2.4. Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

1. Pemecahan Masalah

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

2. Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :

1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian.

2.4.2. Alat Bantu Analisis 2.4.2.1. Flow Map

Diagram alir dokumen (Flowmap) merupakan diagram yang memberikan gambaran luar keseluruhan operasi tanpa penguraian semua langkah input spesifik, pengolahan dan output yang akan dilaksanakan. Hal yang penting adalah untuk menampilkan gambaran total tanpa khawatir akan tiap detail yang kecil. Setiap alir dokumen memasukkan dari beberapa program yang terpisah.

2.4.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistemsebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity.

Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem.

Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem: 1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana

sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator.

2. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

4. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara

sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. 5. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau

pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.

Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.

2.4.2.3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang terstruktur (structured analysis and design). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada/system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Untuk mewakili arus data dalam suatu system digunakan notasi atau symbol sehingga membantu dalam komunikasi dengan pemakai system untuk memahami system secara logika. Beberapa symbol yang digunakan dalam DFD :

a. External Entity (kesatuan luar) atau Boundary (Batas Sistem)

Setiap system mempunyai batas system (Boundary) yang memisahkan suatu system lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input-input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar

system yang dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari system.

b. Data Flow (arus data)

Arus data menunjukan arus data yang berupa masukan untuk system atau hasil dari proses system. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data di DFD diberi symbol suatu panah.

c. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses data dianjurkan dengan symbol lingkaran.

d. Data Store (simpanan data)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di system computer. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis Horizontal parallel.

2.5. Pengertian Data

Ada banyak pengertian tentang data, secara sederhana data adalah keterangan tentang sesuatu.

2.5.1. Syarat Data

1. Obyektif, data sesuai dengan keadaan sebenarnya atau

kenyataan.

2. Relevan, sesuai dengan kepentingan atau tujuan yang

diinginkan.

2.5.2. Macam-macam data

1. Berdasarkan sifatnya

a. Data kwantitatif, data dalam bentuk angka atau

bilangan, Contohnya; 6,4,3,4,7

b. Data kwalitatif, data bukan dalam bentuk angka, tetapi

dalam bentuk pernyataan dan atau kategori, Contohnya: Baik, buruk .

2. Berdasarkan sumbernya

a. Data internal, data yang berasal dari dalam organisasi.

b. Data eksternal, data yang berasal dari luar organisasi.

3. Berdasarkan cara memperoleh

a. Data primer, data yang diperoleh dari sumber

pertama/sumber data, data ini biasanya belum diolah.

b. Data sekunder, data yang diperoleh dari pihak

kedua,data ini biasanya sudah dalam keadaan diolah

4. Berdasarkan cakupannya

a. Data Sensus, diperoleh dari populasi.

b. Data Sampel, siperoleh dari sampel.

5. Berdasarkan skala pengukurannya

a. Nominal

b. Ordinal

c. Interval

d. Rasio

2.6. Pengertian Manajemen

Dalam mengartikan dan mendefinisikan menajemen ada berbagai

ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan dan lain sebagainya. Bisa dilihat dari literature – literature yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :

1. Manajemen sebagai suatu proses.

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia.

3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni (art).

Pengertian manajemen yang kami ambil hanya sebatas manajemen sebagai suatu proses. Pengertian manajemen sebagai suatu proses menurut Georgy R. Terry :

“ cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu melalui kegiatan orang lain ”.

Sedangkan menurut Haiman,

“ manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha – usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan ”.

2.7. Pengertian Manajemen Data

Pengertian manajemen data menurut DAMA (Demand Assigned

Multiple Access) adalah pengembangan dan penerapan arsitektur, kebijakan, praktik, dan prosedur yang secara benar menangani siklus hidup lengkap data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Sedangkan tujuan dari menejemen data sendiri adalah :

1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu.

2. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien

untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasifirma.

3. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendesain dan

mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.

4. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Sejarah singkat perusahaan PT.Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

PT . Telekomunikasi Indonesia , Tbk ( Telkom) merupakan

perusahaan penyelenggara informasi dan telekomunikasi (infoComm) serta

penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang tersebar di Indonesia . TELKOM (yang selanjutnya disebut juga perseroan atau perusahaan ) menyediakan jasa telepon tidak bergerak kabel (fixed Wireline) ,jasa telepon tidak bergerak nirkabel(fixed wireless), jasa telepon bergerak (Cellular), data dan internet dan network dan interkoneksi baik langsung maupun melalui perusahaan asosiasi .

Keberadaannya pertama kali pada tahun 1882 di masa

pemerintahan kolonial Belanda, dengan nama Post en telegraph Dienst

sebuah perusahaan public penyedia layanan pos telegraph . Pada tahun 1906, statusnya di ubah menjadi jawatan yang mengatur layanan pos dan telekomunikasi yang diberi nama Jawatan Pos , Telegraph dan Telepon

(Post Telegraph en Telephone Dienst/PTT) yang berpusat di Bandung dengan alamat Jl.Japati No. 1.

Pada tahun 1961 , jasa pos dan telekomunikasi tersebut setatusnya

berubah menjadi perusahaan pemerintah pertama denagn tujuan menjaga jasa pos dan telekomunikasi di wilayah Sumatera , dimana mulai terbentuk pada tahun 1970 secara nasional . Berdasarkan Peraturan Pemerintah tahun No.29 dan No.30 tahun 1965 , pemerintah memisahkan jasa pos dengan telekomunikasi pada tahun 1965 ke dalam 2 (dua) perusahaan milik Negara, yaitu Perusahaan Negara Pos dan Giro , dan Perusahaan Negara Telekomunikasi .

Perluasan gerak Perusahaan Negara Telekomunikasi ditambah dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah No.44 tahun 1969 dan No. 45 tahun 1969 tentang bentuk – bentuk Perusahaan Negara yang mengubah Perusahaan Negara Telkomunikasi menjadi bentuk Perusahaan Umum (Perum). Perubahan satus ini ditetapkan pada tanggal 28 april 1970 dengan ditetapkannya Peraturan Pemerintah No.36 tahun 1974. Status Perusahaan Negara Telekomunikasi diubah menjadi (Perumtel) yang disempurnakan lagi dengan Peraturan Pemerintah No. 21 tahun 1984 .

Pada akhirnya tahun 1980, pemerintah mengambil kebijakan

dengan membeli seluruh saham PT. Indosat, sebuah perusahaan swasta yang didirikan dalam rangka penanaman modal asing yang kemudian diubah statusnya menjadi suatu Badan Hukum Milik Negara (BUMN) berbentuk Persero. Penyertaan modal Negara Republik Indonesia dalam PT.Indosat tersebut dituangkan dalam Peraturan Pemerintah No. 52 tahun 1980 . Selanjutnya untuk lebih meningkatkan pelayanan jasa Telekomunikasi untuk umum , maka dengan Peraturan Pemerintah No.53 tahun 1980 diadakan perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 1974 yakni dengan menetapkan Perumtel sebagai badan usaha yang diberi wewenang untuk menyelenggarakan telekomunikasi dalam negeri dan PT.Indosat sebagai badah usaha yang diberi wewenang menyelenggarakan telekomunikasi luar negeri .

Pada tanggal 24 September 1991, pemerintah mengubah Perumtel

yang semula merupakan perusahaan umum menjadi perusahaan Negara yaitu Perusahaan Perseorangan (Persero) PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Disingkat PT.Telkom yang didirikan berdasarkan Akte Notaris Imas Fatimah, SH No. 128 dengan tujuan utama perusahaan yaitu memberikan layanan untuk masyarakat umum . Perubahan status ini berdasarkan peraturan pemerintah No. 25 tahun 1991 .

Penawaran umum perdana saham PT. Telkom (Initial Public

Offering/IPO) dilakukan pada tanggal 14 November 1995 , sejak saat itu saham PT. Telkom tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta

(BEJ), Bursa Efek Surabaya (BES), New York Stock Exchange (NYSE) dan London Stock Exchange (LSE), saham PT. Telkom juga

diperdagangkan di Tokyo Stock Exchange tanpa pencatatan Public

Offering Without Listing (POWL) .

Kerja sama Operasional (KSO)mulai diimplementasikan pada

January 1996 di wilayah :

- _{Divisi Regional I Sumatera dengan mitra PT. Pramindo Ikat}

Nusantara (Pramindo) .

- _{Divisi Regional III Jawa Barat dan Banten dengan mitra PT. Asia}

West International (Aria West) .

- _{Divisi Regional IV Jawa Tengah dan DI Yogyakarta dengan PT .} Mitra Global Telekomunikasi Indonesia (MGTI) .

- _{Divisi Regional VI Kalimantan dengan mitra PT. Dayamitra}

Telekomunikasi (Daya Mitra) .

- _{Divisi Regional VII Kawasan Timur Indonesia dengan mitra PT.} Bukaka Singtel.

Berdasarkan undang – undang No. 36/1999, yang mengatur tentang

jasa layanan telekomunikasi , dimana terjadi perubahan pasar, dari semula pasar monopoli (dahulu PT.Telkom) kini menjadi non monopoli /pasar bebas (pasar persaingan sempurna). Hal tersebut membuat PT. Telkom

sebagai Incumbent (Operator dominan/operator penyelenggara jaringan

telekomunikasi pertama kali) tidak lagi menguasai pasar sepenuhnya, melainkan harus mmpu bersaing dengan operator penyelenggara jasa telekomunikasi lainnya di Indonesia , dan mempersiapkan diri menghadapi operator asing yang akan masuk. Selain adanya perubahan sifat pasar , setiap penyelenggara jaringan telekomunikasi juga dituntut untuk dapat memberikan layanan yang terbaik bagi konsumen jasa telekomunikasi

( berdarakan Undang –Undang No. 8/1999 tentang perlindungan

Pada tahun 2001 PT. Telkom membeli 35% saham PT . Telkomsel dari PT. Indosat sebagai bagian dai implementasi retrukturisasi industry jasa telekomunikasi di Indonesia , yang di tandai dengan pengahpusan kepemilikan bersama dan kepemilikan silang antara PT. Telkom dengan PT . Indosat. Dengan Transaksi ini. PT .Telkom menguasai 72,72% saham PT. Telkomsel . PT Telkom membeli 90.32 saham PT. Dayamitra dan mengkonsolidasikan laporan keuangan PT . Dayamitra ke dalam laporan keuangan PT . Telkom .

Pada tahun 2002 PT. Telkom membeli seluruh saham PT.

Pramindo melalui 3 tahap , yaitu 30% saham pada saat ditandatanganinya perjanjian jual beli pada tanggal 15 Agustus 2002, 15% pada tanggal 30 September 2003 dan sisanya 55% saham pada tanggal 31 Desember 2004. PT . Telkom menjual 12,72% saham PT. Telkomsel kepada PT.Singapore Telecom, dan dengan demikian PT. Telkom memilik 60% saham PT.Telkomsel . sejak Agustus 2002 terjadi duapoli penyelenggaraan telekomunikasi local .

Memasuki tahun 2003, PT . Telkom menjadi FNSP (Full Network

and Service Provider), dan juga mulai digelar kompetisi dengan format duopoly (PT. Telkom versus PT. Indosat) . Semula layanan yang disajikan hanya POTS (Plain Ordinary Telephone Service) , dan sekarang lebih dititik beratkan pada pengembangan PMM (Phone, Mobile, and Multimedia).

Saham TELKOM per 31 Desember 2006 dimiliki oleh pemerintah

Indonesia (51,19%) dan pemegang saham politik (48,81%), yang terdiri dari investor asing (45,54%) dan Investor local (3,27%). Sementara itu harga saham TELKOM di Bursa Efek Jakarta selama tahun 2006 telah menigkat sebesar 71,2% dari Rp. 5.900,- menjadi Rp. 10.000,- Kapitalisasi pasar saham TELKOM pada akhir 2006 sebesar USD 22,6 Miliar .

Dengan pencapaian dan pengakuan yang diperoleh TELKOM, penguasaan pasar untuk setiap portofolio bisnisnya, kuatnya kinerja keuangan , serta potensi pertumbuhan dimasa mendatang, saat ini TELKOM menjadi Korporasi terbaik Indonesia .

Dalam Era baru ini PT. Telkom harus menyusun sendiri strategi

baru yang akan dijalankan oleh manajemen PT. Telkom bersama seluruh jajarannya .

3.1.1. Visi dan Misi Visi :

“To Become a leading InfoCom player in the region”

Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai

perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik .

Misi :

Telkom mempunyai misi memberikan layanan “One Stop

InfoCom” dengan jaminan bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompetitif .

Telkom akan mengelola bisnis melalui praktek – praktek

terbaik dengan mengoptimalkan sumber daya manusia yang

unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif, serta membangun

kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis .

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam menjalankan fungsi organisasi PT. Telkom Kandatel Bandung memiliki struktur organisasi yang dapat digambarkan dalam garis staff secara vertical . Struktur organisasi PT. Telkom Kandatel Bandung pada gambar III 1.

STRUKTUR ORGANISASI

PT . TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

CUSTOMER DATA MANAGEMENT

OFFICER 3 DATA STAFF OFFICER 3

SUPORT OFFICER 2 DATA

OFFICER 2 SUPORT

Gambar 1. Struktur Organisasi di PT . TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

3.3. Deskripsi Kerja

1. Officer 2 Support dan Officer 3 Support A. Mission Statement

Memastikan kelengkapan data administrasi (fisik) dan kemudian pencarian berkas data pelanggan untuk dipergunakan

sebagai data / informasi dalam system pengelolaan data

management (customer data management) melalui pemberkasan ,

B. Main Responsibility

1. Memastikan adanya perbaikan proses bisnis yang berkaitan

dengan function support CRM .

2. Memastikan penyimpanan data pelanggan dengan jaminan

keamanan data yang memadai ( pada BISPRO SOA di Customer Data ) .

3. Memastikan tempat dan sarana penyimpanan berkas data

pelanggan .

4. Memastikan tersedianya data, informasi , dokumen yang

diperlukan untuk functional support CRM .

5. Memastikan tersedianya evaluasi efektivitas functional

support CRM sebagai pelaporan hasil kerja .

C. Job Performance Standard

1. Keamanan dokumen.

2. Pelaporan hasil kerja tepat waktu dan informatif untuk pengambilan keputusan manajemen (atasan) lebih lanjut. 3. Proses bisnis yang diusulkan lebih inovatif dan produktif. 4. Tepat sarana.

5. Tingkat akurasi dan validasi data, informasi, dan dokumen.

D. Main Authority

1. Aksesibilitas terhadap data, informasi, dan dokumen yang terkait secara penuh.

2. Memilih data, informasi, dan dokumen yang diperlukan.

3. Memilih metode evaluasi yang sesuai dengan penyusunan

pelaporan.

4. Menentukan indexing system penyimpanan.

5. Mengusulkan tempat dan sarana penyimpanan berkas data

pelanggan.

6. Merekomendasi perbaikan proses bisnis untuk peningkatan mutu.

2. Officer 2 Data dan Officer 3 Data A. Mission Statement

Memastikan pembentukan dan pemeliharaan data

pelanggan yang akurat untuk dipergunakan sebagai data / informasi dalam system pengelolaan data pelanggan (customer data management) melalui updating dan validasi terhadap anomaly dan data errors.

B. Main Responsibility

1. Memastikan adanya perbaikan proses bisnis yang berkaitan

dengan Customer Data.

2. Memastikan dilakukannya koreksi dan validasi terhadap

anomali data (atribut), data error prabilling (kesalahan abodemen), nama pelanggan, alamat pelanggan, cabutan, pengetasan (nomor tes), SLG, segmentasi, dan layanan mutasi.

3. Memastikan pemeriksaan berkas dan membandingkan

kesesuaian berkas data pelanggan dengan SISKA.

4. Memastikan tersedianya data, informasi, dokumen, yang

diperlukan untuk Customer Data.

5. Memastikan tersedianya evaluasi efektivitas Customer Data

sebagai pelaporan hasil kerja.

C. Job Performance Standard

1. Lengkap dan data sama / akurat.

2. Pelaporan hasil kerja tepat waktu dan informatif untuk pengambilan keputusan manajemen (atasan) lebih lanjut. 3. Proses bisnis yang diusulkan lebih inovatif dan produktif.

4. Tingkat akurasi dan validasi data, informasi, dan dokumen.

5. Tingkat akurasi data tertagih dengan data yang benar

D. Main Authority

1. Akses SISKA & COC.

2. Mengembalikan berkas yang tidak lengkap ke Plasa (KTP, TTD).

3. Memilih data, informasi, dan dokumen yang diperlukan.

4. Memilih metode evaluasi yang sesuai dan penyusunan

pelaporan.

5. Menerima berkas dari CS / Plasa.

6. Merekomendasi perbaikan proses bisnis untuk peningkatan mutu.

7. Menandatangani berita acara penghapusan pulsa nomor test

(pengetesan).

8. Aksesibilitas terhadap data, informasi, dan dokumen yang terkait secara penuh.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

4.1.1. Analisi Dokumen

Dalam sistem pengajuan pasang baru wire line dan speedy

harus ada dokumen-dokumen yang dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan. Adapun dokumen-dokumen yang ada dalam prosedur pengajuan pasang baru wire line dan speedy adalah sebagai berikut :

1. Form (formulir) pasang baru wire line dan speedy adalah form

yang harus diisi oleh pelanggan untuk memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan oleh PT. TELKOM Indonesia.

2. Surat survey adalah surat persetujuan untuk teknisi yang diberikan oleh superviser untuk melakukan survey lapangan. 3. Laporan survey adalah sebuah laporan yang merupakan hasil

survey teknisi dan merupakan validasi untuk Customer Service (CS) agar pemohonan pasang baru pelanggan disetujui.

4. Surat panggilan adalah sebuah surat yang diberikan CS kepada

pelanggan sebagai tanda bukti pemohonannya divalidasi.

5. Surat Kuasa (SK) merupakan tanda bukti kuasa yang diberikan

kepada orang ke-2 dari pelanggan, apabila dikarenakan pelanggan yang bersangkutan tidak dapat memenuhi panggilan.

4.1.2. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis prosedur memberikan gambaran tentang sistem

jaringan dari prosedur-prosedur yang saat ini sedang berjalan di PT. TELKOM Indonesia Unit Data Management secara fungsional yang dihubungkan satu dengan yang lainnya oleh aliran data yang terdiri dari FlowMap, Diagram Konteks dan DFD.

4.1.2.1. Flow Map

Pada sub bab ini kami akan menguraikan tentang

sisten informasi pengarsipan PSB wire line dan speedy yang sedang berjalan. Penulias akan menjelaskan melalui mapping chart.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA

MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

Teknisi Supervisor Customer Service Customer Form Pelanggan isi Surat Survey Laporan Survey Da ta Ba se Form Pelanggan isi Mengisi Form Pelanggan Surat Survey 1 Data Request Form pelanggan isi Form pelanggan Pengajuan PSB Form pelanggan isi Form Pelanggan Membuat surat survey arsip Form Pelanggan Registrasi Permintaan Melayani Pengajuan PSB Membuat Laporan Survey Pengajuan PSB Form Pelanggan isi Form Pelanggan isi

Gambar 2. Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Wire Line yang sedang berjalan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT

WILAYAH BANDUNG BARAT

Teknisi Supervisor Customer Service Customer Layak _Tidak valid Surat Panggilan Validasi data Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

tidak Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

Laporan Survey

Mengecek Laporan Survey

Layak / Tidak

Membuat Surat Panggilan

PSB valid + No telp Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

PSB valid + No telp

Surat Panggilan + Form Pelanggan isi + Surat Kuasa Form Pelanggan Valid / tidak

1

Validasi Form Pelangga Surat Panggilan

Surat Panggilan + Form Pelanggan isi + Surat Kuasa

Menunda Proses PSB Membawa surat kuasa Membawa form pelanggan isi

Gambar 3. Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Wire Line yang sedang berjalan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA

MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

Teknisi 3 2 Supervisor Customer Service Customer Data Speedy Baru Form Speedy Data Speedy Baru Form Speedy Isi D a ta B a se Registration Speedy Baru Form Speedy Pengajuan PSB

Form Speedy Isi Mengisi Form Speedy Pembuatan Data Speedy Baru Melayani Pemasangan Speedy Baru Membuat Laporan Pemasangan Speedy Laporan Pemasangan Speedy 1 Laporan

Pemasangan Speedy 1

1 Pengajuan PSB

Gambar 4 . Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Speedy yang sedang berjalan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT WILAYAH

BANDUNG BARAT

Customer Service

Customer Supervisor Teknisi

1 Laporan

Pemasangan Speedy + No Speedy 2 Laporan

Pemasangan Speedy + No Speedy 3

Gambar 5 . Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Speedy yang sedang berjalan.

4.1.2.2. Diagram Kontek

Pada sub bab ini kami akan menguraikan gambaran

dan penjelasan dalam uraian tekstual tentang perbedaan system berjalan dengan system baru dari isi proses, data, dan lain-lain yang diusulkan yang sebagai rancangan solusi. Penyajian berupa Context Diagram dan Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) lojikal.

CONTEXT DIAGRAM

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PSB WIRELINE & SPEEDY PT. TELKOM BUAHBATU

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PSB WIRELINE & SPEEDY Customer

Form Pelanggan isi, Surat Panggilan, Surat Kuasa

Form Pelanggan, Form Pelanggan isi, Surat Panggilan,

PSB Valid, No Telp, Laporan pemasangan Speedy

Customer

Gambar 6 . Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Pasang Baru Wire Line dan Speedy Bagian Customer Service.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

DFD yang digambarkan merupakan suatu alur yang

menjelaskan Analisis Sistem Informasi Manajemen Data

Pengarsipan Pelanggan Pasang Baru Wire Line dan Speedy

Data Pelanggan 1.0

Melayani Pengajuan PSB Wireline &

Speedy Customer 2.0 Meregistrasi Permintaan 3.0 Membuat data speedy baru 7.0 Menunda proses DFD LEVEL 0

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT

WILAYAH BANDUNG BARAT

4.0 Membuat surat survey 9.0 Memvalidasi data pelanggan 6.0 Membuat surat panggilan 5.0 Membuat laporan survey dan laporan pemasangan speedy 8.0 Memvalidasi Forrm Pelanggan Pengajuan PSB, Form

Pelanggan isi, Form Speedy isi Form Pelanggan isi Form Pelanggan, Form Speedy

Arsip & Data Base

Data Pelanggan

Form Pelanggan isi

Data Pelanggan Surat survey Laporan Survey, Laporan Pemasa ngan Speedy Data Speedy Baru

Surat Panggilan, Laporan Pemasangan Speedy

Laporan Survey, Laporan Pemasangan Speedy Surat Panggilan, Form

Pelanggan isi, Surat Kuasa

Surat Panggilan, Form Pelanggan isi, Surat Kuasa PSB valid, No

Telp,

Gambar 7 . Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Pasang Baru Wire Line dan Speedy Bagian Customer Service

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Seperti yang dibahas pada bab I (identifikasi masalah)

mengenai permasalahan yang terjadi di Bagian Customer Data Management. Kami mengevaluasi system yang akan mengatasi permasalahan yang terjadi sesuai dengan tujuan kami di awal, yaitu :

1. Dengan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Data

Pelanggan pada bagian Data Management di PT . Telkom Wilayah Bandung Barat diharapkan penelusuran dan pencarian data bisa dilakukan secara cepat dan tepat .

2. Untuk mempercepat waktu dalam validasi data pelanggan Wire Line dan Speedy .

3. Mengatasi permasalahan perusahaan seperti dalam hal

pencocokan data sehingga jumlah data yang ada pada sebuah database dan Billing Kabinet tidak terjadi duplikasi.

4.2 Usulan Perancangan Sisrem Baru 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan pembuatan system baru adalah dalam upaya

mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi sebelumnya, seperti pada identifikasi masalah mengenai permasalahan yang terjadi. Pada kesempatan ini kami akan merancang suatu system yang akan mengatasi permasalahan yang terjadi.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan 4.2.2.1 Flow Map

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA

MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

Customer Customer Service Supervisor Teknisi

Pribadi Bisnis Form Pelanggan Form pelanggan isi Form Pelanggan Data Request Form Pelanggan isi

Membuat Laporan PSB Melayani Pengajuan PSB Form Pelanggan isi Surat Survey 1 Arsip PSB Pribadi D at a Ba se Laporan PSB Mengisi Form Pelanggan Laporan Survey Membuat surat survey Form pelanggan Form Pelanggan isi PSB Bisnis arsip Sortir Data PSB Membuat Laporan Survey D at a Ba se Surat Survey Form pelanggan isi Form Pelanggan isi Pengajuan PSB Registrasi Permintaan Pengajuan PSB

Gambar 8. Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Wire Line yang sedang diusulkan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT

WILAYAH BANDUNG BARAT

Teknisi Supervisor Customer Service Customer Layak _Tidak valid Surat Panggilan Validasi data Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

tidak Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

Laporan Survey

Mengecek Laporan Survey

Layak / Tidak

Membuat Surat Panggilan

PSB valid + No telp Surat Panggilan +

Form Pelanggan isi

PSB valid + No telp

Surat Panggilan + Form Pelanggan isi + Surat Kuasa Form Pelanggan Valid / tidak

1

Validasi Form Pelangga Surat Panggilan

Surat Panggilan + Form Pelanggan isi + Surat Kuasa

Menunda Proses PSB Membawa surat kuasa Membawa form pelanggan isi

Gambar 9. Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Wire Line yang sedang diusulkan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA

MANAGEMENT WILAYAH BANDUNG BARAT

Teknisi 3 2 Supervisor Customer Service Customer Pribadi Bisnis Laporan Pemasangan Speedy 1

D at a Ba se Form Speedy D at a Ba se Mengisi Form Speedy

Form Speedy Isi

PSB Bisnis Membuat Laporan Pemasangan Speedy PSB Pribadi Membuat Laporan Data Speedy Baru Pengajuan PSB Sortir Data PSB Form Speedy Form Speedy Isi Laporan Pemasangan Speedy 1

Registration Speedy Baru Arsip Laporan PSB 1 Data Speedy Baru Melayani Pemasangan Speedy Baru Pembuatan Data Speedy Baru Pengajuan PSB

Gambar 10 . Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Speedy yang diusulkan.

MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT WILAYAH

BANDUNG BARAT

Customer Service

Customer Supervisor Teknisi

1 Laporan

Pemasangan Speedy + No Speedy 2 Laporan

Pemasangan Speedy + No Speedy 3

Gambar 11 . Flow map Sistem Informasi Manajemen Data Pengarsipan pelanggan pasang baru Speedy yang diusulkan.

4.2.2.2 Diagram Konteks

CONTEXT DIAGRAM

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PSB WIRELINE & SPEEDY PT. TELKOM BUAHBATU

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PSB WIRELINE & SPEEDY Customer

Form Pelanggan isi, Surat Panggilan, Surat Kuasa

Form Pelanggan, Form Pelanggan isi, Surat Panggilan,

PSB Valid, No Telp, Laporan pemasangan Speedy

Customer

Gambar 12 . Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Pasang Baru Wire Line dan Speedy Bagian Customer Service.

4.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Pelanggan 1.0

Melayani Pengajuan PSB Wireline &

Speedy Customer 2.0 Meregistrasi Permintaan 3.0 Membuat data speedy baru 7.0 Menunda proses DFD LEVEL 0

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA PENGARSIPAN PELANGGAN PASANG BARU WIRE LINE & SPEEDY BAGIAN CUSTOMER SERVICE DI PT TELKOM INDONESIA UNIT DATA MANAGEMENT

WILAYAH BANDUNG BARAT

4.0 Membuat surat survey 9.0 Memvalidasi data pelanggan 6.0 Membuat surat panggilan 5.0 Membuat laporan survey dan laporan pemasangan speedy 8.0 Memvalidasi Forrm Pelanggan Pengajuan PSB, Form

Pelanggan isi, Form Speedy isi Form Pelanggan isi Form Pelanggan, Form Speedy

Arsip & Data Base

Data Pelanggan

Form Pelanggan isi

Data Pelanggan Surat survey Laporan Survey, Laporan Pemasa ngan Speedy Data Speedy Baru

Surat Panggilan, Laporan Pemasangan Speedy

Laporan Survey, Laporan Pemasangan Speedy Surat Panggilan, Form

Pelanggan isi, Surat Kuasa

Surat Panggilan, Form Pelanggan isi, Surat Kuasa PSB valid, No

Telp, 10.0 Mensortir Data PSB 11.0 Membuat Laporan PSB Data Pelanggan Data Pelanggan PSB Bisnis, PSB Pribadi Laporan PSB

Gambar 13. DFD Level 0 Perancangan Sistem Baru Menyeluruh

4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan / dirancang

Sistem yang diusulkan semata-mata untuk mengurangi

permasalahan yang terjadi. Sistem yang diusulkan ini tidak sempurna, masih banyak kekurangan yang akan terjadi. Kekurangan terjadi bukan dikarenakan sistem melainkan pengguna sistem. Kelebihan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Dengan perancangan Sistem yang diusulkan ini diharapkan

penelusuran dan pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan tepat.

2. Penataan data lebih teratur.

3. Mempercepat waktu dalam validasi data pelanggan wire line.

4. Mempercepat pencarian data yang masih menumpuk di dalam

Arsip maupun Billing Kabinet.

5. Adanya pengecekan ulang data yang masuk ke dalam bagian

Customer Data Management.

6. Adanya pencatatan tanggal dimasukannya data pada data store.

i

WILAYAH BANDUNG BARAT

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Neza Mahesa Perdata NIM. 10507038 Rd Fahmi Iskandar Z NIM. 10507019

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

iv

LEMBAR JUDUL ...i

LEMBAR PENGESAHAN...ii

KATA PENGANTAR ...iii

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR TABEL ...vii

DAFTAR GAMBAR ...viii

DAFTAR SIMBOL ...x

DAFTAR LAMPIRAN BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ...1

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ...4

1.2.1. Identifikasi Masalah ...4

1.2.2. Rumusan Masalah ...5

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ...5

1.4. Batasan masalah ...5

1.5.Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan...6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem ...8

2.1.1.Elemen Sistem ...9

2.1.2.Karakterisitik Sistem ...11

2.1.3.Klasifikasi Sistem ...12

2.2.Pengertian Informasi ...13

2.2.1.Kualitas Informasi ...13

2.3.Pengertian Sistem Informasi ...14

2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ...14

v

2.4.2.3. Data Flow Diagram ...17

2.5.Pengertian Data ...18

2.5.1.Syarat data ...18

2.5.2.Macam – macam Data ...19

2.6.Pengertian Manajemen ...19

2.7.Pengertian Manajemen Data ...20

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ...21

3.1.1. Visi dan Misi ...25

3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ...26

3.3.Deskripsi Kerja...26

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1.Analisis Sistem ...31

4.1.1.Analisis Dokumen...31

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ...31

4.1.2.1. Flow Map ...32

4.1.2.2. Diagram Kontek ...35

4.1.2.3. Data Flow Diagram ...46

4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan ...37

4.2.Usulan Perancangan Sistem ...38

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem ...38

4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan...39

4.2.2.1. Flow Map ...39

4.2.2.2. Diagram Kontek ...43

4.2.2.3. Data Flow Diagram ...44

vi

Sumber Jurnal :

Fitzgeral erry, Fitzgeral Ardra f. Stallings Wellran D. Jr. 1981. Fundamentals of Sistem Analist. New York.

M.Manullang. 1983. Dasar-dasar Manajemen. Ghalia Indonesia. Jakarta

Sumber Internet :

http://www.ketut.web.id/2009/09/pengertian-data.html.

memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan Kerja Praktek ini .

Kerja Praktek ini merupakan salah satu matakuliah yang wajib ditempuh di Manajemen Informatika Fakultas teknik Universitas Unikom . laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai pelengkap kerja praktek yang telah dilaksanakan lebih kurang 1 bulan di PT TELKOM Indonesia Khususnya unit Management Data .

Dengan selesainya laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan

banyak pihak yang telah memberikan masukan – masukan kepada penulis . Untuk

itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Dosen

2. Pimpinan PT Telkom Indonesia Unit Management data Buah Batu

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis . Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan .

Terimakasih

Bandung, Oktober 2010

Nama : Neza Mahesa Perdata Tempat tangal lahir : Bandung 05 Agustus 1990

Jenis kelamin : Laki – laki

Alamat : Jl Maleer Timur VII No.93/113 Bandung

Email :nezamahesa@yahoo.com, angelsoulinme@gmail.com

PENDIDIKAN

1995 – 2001 : SDN Kridhawinaya 2 Bandung

2001 - 2004 : SMP Pasundan 1 Bandung

2004 – 2007 : SMAN 7 Bandung

Nama : Rd. Fahmi.Iskandar.Zulkarnaen Tempat tangal lahir : Cirebon 04 Juli 1989

Jenis kelamin : Laki – laki

Alamat : Jl Perumnas Bondol 1 No 60 Cirebon

Alamat Bandung : Jl.Simpang Dago Belakang 210 A

Email :fiskandarz@yahoo.co.id

PENDIDIKAN

1994 – 1995 : TK Pertiwi

1995 – 2001 : SDN Perkutut

2001 - 2004 : SMPN 10 Cirebon

2004 – 2007 : SMAN 7 Cirebon

vi BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1.Kesimpulan ...47 5.2.Saran ...47

DAFTAR PUSTAKA

Sumber Jurnal :

Fitzgeral erry, Fitzgeral Ardra f. Stallings Wellran D. Jr. 1981. Fundamentals of Sistem Analist. New York.

M.Manullang. 1983. Dasar-dasar Manajemen. Ghalia Indonesia. Jakarta

Sumber Internet :

http://www.ketut.web.id/2009/09/pengertian-data.html.

Kata Pengantar

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan Kerja Praktek ini .

Kerja Praktek ini merupakan salah satu matakuliah yang wajib ditempuh di Manajemen Informatika Fakultas teknik Universitas Unikom . laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai pelengkap kerja praktek yang telah dilaksanakan lebih kurang 1 bulan di PT TELKOM Indonesia Khususnya unit Management Data .

Dengan selesainya laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan – masukan kepada penulis . Untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :

1. Dosen

2. Pimpinan PT Telkom Indonesia Unit Management data Buah Batu

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis . Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan .

Terimakasih

Bandung, Oktober 2010

DATA RIWAYAT HIDUP

Nama : Neza Mahesa Perdata Tempat tangal lahir : Bandung 05 Agustus 1990 Jenis kelamin : Laki – laki

Alamat : Jl Maleer Timur VII No.93/113 Bandung

Email : nezamahesa@yahoo.com, angelsoulinme@gmail.com

PENDIDIKAN

1995 – 2001 : SDN Kridhawinaya 2 Bandung 2001 - 2004 : SMP Pasundan 1 Bandung 2004 – 2007 : SMAN 7 Bandung

DATA RIWAYAT HIDUP

Nama : Rd. Fahmi.Iskandar.Zulkarnaen Tempat tangal lahir : Cirebon 04 Juli 1989

Jenis kelamin : Laki – laki

Alamat : Jl Perumnas Bondol 1 No 60 Cirebon Alamat Bandung : Jl.Simpang Dago Belakang 210 A Email : fiskandarz@yahoo.co.id

PENDIDIKAN

1994 – 1995 : TK Pertiwi 1995 – 2001 : SDN Perkutut 2001 - 2004 : SMPN 10 Cirebon 2004 – 2007 : SMAN 7 Cirebon