Tinjauan Atas prosedur Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh Di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung

1 1.1Latar Belakang Kerja Praktek

Pada masa kini peranan usaha dari sektor perkebunan sangat berperan penting dalam peningkatan perekonomian Negara, hal ini dapat dinilai dari besarnya kontribusi terhadap pendapatan Negara dalam bentuk Devisa.

Pendapatan yang diperoleh tidak hanya lewat produksi yang dihasilkan oleh perkebunan tersebut, tetapi juga dapat diperoleh dari banyaknya area perkebunan yang dijadikan Argo wisata yang cukup besar pengaruhnya pada pendapatan baik Perusahaan maupun Pemerintah, tetapi walaupun demikian yang berperan penting dalam pendapatan Perusahaan adalah dari hasil penjualan produksi.

Tujuan utama dari setiap kegiatan bisnis perusahaan adalah untuk mencari keuntungan yang sebesar-besarnya dengan menekan biaya sekecil-kecilnya (profit oriented). Laba merupakan sumber utama perusahaan untuk menjaga

kelangsungan hidupnya, hal ini sesuai dengan konsep “going concern” yang beranggapan perusahaan didirikan untuk hidup terus-menerus dan seolah-olah tidak akan berhenti.

Penjualan merupakan kegiatan utama setelah produksi yang memegang peranan penting bagi kemajuan Perusahaan, salah satu fungsi pendapatan tersebut dipergunakan sebagai sumber pendapat berbagai kegiatan operasional Perusahaan. Dengan melihat hasil penjualan pada Perusahaan akan menjadi indicator untuk

mengukur apakah Perusahaan tersebut mengalami kemajuan atau malah kemunduran. Hal tersebut dapat dilihat dari seberapa besarnya volume penjualan Perusahaan tersebut. Semakin besar volume penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang akan diterima Perusahaan dan semakin rendah volume penjualan maka semakin rendah pula pendapatan Perusahaan tersebut. Dalam menjalankan penjualan, Perusahaan harus bisa mengolah secara baik dan terarah khususnya mengenai pencatatan penjualan agar pihak manajemen dapat mengetahui perkembangan penjualan pada setiap tahunnya.

Karakteristik perusahaan lebih mudah dikontrol oleh pihak manajemen perusahaan dibandingkan dengan faktor lingkungan. Karakteristik perusahaan akan menentukan keunggulan komparatif perusahaan. Karakteristik perusahaan terdiri dari ukuran perusahaan, pengalaman ekspor, kemampuan dalam perdagangan internasional, hal ini akan mempengaruhi kinerja ekspor perusahaan tersebut. Hasil studi menunjukan bahwa kinerja ekspor yang tinggi sangat dipengaruhi oleh karakteristik perusahaan.

PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung merupakan Perusahaan BUMN yang bergerak disektor perkebunan, kegiatan-kegiatan usahanya meliputi : Pembudidayaan tanaman, Pengelolaan produksi dan Penjualan komoditi-komoditi yang dihasilkan oleh PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, yaitu Teh, Karet, Kelapa Sawit, Kokoa, dan Gutta Percha. Dari semua komoditi yang dimiliki, volume penjualan yang paling tinggi adalah komoditi Teh. Hal ini dapat dilihat dari terus meningkatnya permintaan produk Teh di Dunia. Melihat hal ini maka PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung mencoba terus

meningkatkan persediaan komoditi Teh demi meningkatkannya volume penjualan. Prosedur pencatatan penjualan ekspor merupakan urutan klerikal dalam mencatat transaksi-transaksi penjualan ekspor yang terjadi di Perusahaan.

Dimana prosedur tersebut dimulai dari adanya surat order pembelian, pengujian kelayakan, pengiriman barang, hingga adanya pencatatan yang dilakukan oleh fungsi terkait dan menggunakan dokumen yang dibutuhkan. fungsi Akuntansi yang bertugas mencatat semua kegiatan transaksi penjualan dan fungsi Teknologi yang bertugas melakukan pengawasan terhadap mutu barang yang akan dijual kepada pembeli.

Dari setiap transaksi penjualan komoditi yang terjadi di PT Perkebunan Nusantara (Persero) Bandung terutama komoditi Teh memerlukan suatu pencatatan yang baik, teratur, dan terarah, maka diperlukan suatu prosedur pencatatan mengenai penjualan sesuai dengan standar karakter Perusahaan.

Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan diatas, maka penulis mencoba menulis Laporan Kerja Praktek dengan judul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENCATATAN PENJUALAN EKSPOR KOMODITI TEH DI PT PERKEBUNAN NUSANTARA VIII (PERSERO) BANDUNG”

1.2Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan kerja praktek ini diantaranya :

1. Untuk mengetahui Prosedur Pencatatan Penjualan Ekspor Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

2. Untuk mengetahui dokumen dan laporan yang digunakan dalam proses Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi The di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang ditemui pada saat Pencatatan Penjualan Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

4. Untuk mengetahui usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala dalam melaksanakan Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

1.3 Kegunaan Kerja Praktek 1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan wawasan agar bisa mengimplementasikan teori-teori yang didapat pada dunia kerja nyata setelah mengikuti perkuliahan di Universitas Komputer Indonesia. Selain itu dapat mengetahui tentang Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh serta Pelaksanaannya pada PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

2. Bagi Perusahaan

Adanya bantuan tenaga dan pikiran dalam memecahkan masalah untuk menunjang pertumbuhan dan perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik

lagi. Serta sebagai sumbangan nilai bagi perusahaan, yang berupa saran dan usulan-usulan sebagai bahan pertimbangan untuk kemajuan perusahaan tersebut. 3. Bagi Pihak Lain

Laporan ini diharapkan dapat memberikan informasi yang bermanfaat serta dapat dijadikan sebagai referensi bagi yang membacanya.

1.4Metode Kerja Praktek

Metode yang digunakan dalam kerja praktek ini adalah dengan menggunakan block release method yaitu, penelitian yang dilakukan dalam satu periode tertentu. Cara pengumpulan data yang dilakukan dalam laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

1. Studi Lapangan

Yaitu untuk memperkuat landasan teoritis dalam hal pemecahan data di lapangan yang diperoleh penulis.

a. Observasi

Adalah teknik yang dilakukan dengan cara mengamati keadaan sebenarnya langsung dilapangan. Yaitu dengan cara melaksanakan Praktek Kerja Lapangan selama kurang lebih 1 bulan di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

b. Wawancara

Adalah suatu percakapan yang diarahkan pada suatu masalah tertentu yang merupakan tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih, teknik ini

digunakan untuk memperoleh data secara langsung berkenaan dengan Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

2. Studi Pustaka

Yaitu cara memperoleh data dengan cara mengumpulkan buku yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas serta mempelajarinya melalui bacaan yang relevan sebagai sumber untuk mendukung dalam penyusunan laporan ini.

1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan pada PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) yang beralamat di Jalan Sindang Sirna No.4 Bandung 40153. Adapun waktu Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan kurang lebih 1 bulan dimulai dari tanggal 5 Juli 2010 sampai dengan 31 Juli 2010.

7 2.1Sejarah Singkat Perusahaan

Periode awal kemerdekaan s.d tahun 1957

Pada waktu penyerahan kedaulatan RI, Perusahaan Perkebunan milik Pemerintahan Belanda otomatis menjadi milik Pemerintahan RI yang kemudian dikenal dengan PPN-Lama. Disamping itu jawa barat terdapat 113 kebun, milik dari 17 perusahaan swasta asing yang menjadi cikal bakal PT Perkebunan Nusantara VIII, yang tersaji dalam table berikut ini :

Tabel 2.1

Perusahaan Asing Sebagai Cikal Bakal PTPN VIII

No. Nama Perkebunan Jumlah

1. HIL. MY Tiederman & Van Kerchem 21

2. Fa Watering & Loeber 17

3. NV. Parakan Salak 4

4. Cultur Bank 2

5. NV. Kooy & Coster Van Voorhourt 5

6. Fa. HC. Th. Vrone 6

7. Geo Wehry & Co 4

8. Reyn & Vinyn Fa Anemaat & Co 3

9. NV. John Peet & Co 6

10. CP. Waller & Plate 2

11. JMW. Van Dusseldorp & Co 6

12. Nationale Industrie & Lanbouw My 3

13. Factory NV 2

14. NV. Internatio 1

15. P&T Lands Ltd 20

16. JA. Wattie Ltd 9

17. Harrison & Crossfield 2

Periode tahun 1957 s.d tahun 1960

Dalam rangka nasionalisasi perusahaan perkebunan eks milik swasta Belanda dibentuk PPN-Baru cabang Jawa Barat. Pengelompokan perkebunan mengalami penyederhanaan dari 113 kebun menjadi 99 kebun. Tidak termasuk perkebunan yang berasal dari perkebunan milik Pemerintah Belanda. PPN-Baru cabang Jawa Barat meliputi :

1. Unit Bandung I

21 kebun ; 4 kebun eks N.V. Parakansalak dan 17 kebun eks perkebunan Tunggal.

2. Unit Bandung II

21 kebun ; eks N.V. Tiedeman & Van Kerchem. 3. Unit Bandung III

17 kebun ; eks N.V. Watering & Loeber. 4. Unit Jakarta I

18 kebun 5. Unit Jakarta II

22 kebun

Periode tahun 1960 s.d tahun 1963

Penggabungan Perusahaan dalam lingkup PPN-Lama dan PPN-Baru, terdiri dari :

1. PPN Kesatuan Jawa Barat I (Eks Unit Bandung I) 2. PPN Kesatuan Jawa Barat II (Eks Unit Bandung II) 3. PPN Kesatuan Jawa Barat III (Eks Unit Bandung III)

4. PPN Kesatuan Jawa Barat IV (Eks Unit Jakarta I) 5. PPN Kesatuan Jawa Barat V (Eks Unit Jakarta II) Periode tahun 1963 s.d tahun 1968

Diadakan reorganisasi dengan tujuan agar pengelolaan perkebunan lebih tepat, yaitu menjadi :

1. PPN Aneka Tanaman VII (Sebagian eks Jabar II dan Jabar III) – Teh dan Kina 2. PPN Aneka Tanaman VIII (Sebagian eks Jabar II dan Jabar III) – Teh dan

Kina

3. PPN Aneka Tanaman IX (Sebagai eks Jabar II dan Jabar III) – Teh dan Kina 4. PPN Aneka Tanaman X (Sebagai eks Jabar II dan Jabar III) – Teh dan Kina 5. PPN Aneka Tanaman XI (sebagai eks Jakarta I dan Jakarta II) – Karet 6. PPN Aneka Tanaman XII (Sebagai eks Kesatuan Jabar I) – Karet Periode tahun 1968 s.d 1971

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas, PPN yang ada di Jawa Barat diciutkan menjadi 68 kebun, yaitu :

1. PNP. XI berkedudukan di Jakarta, yang meliputi perkebunan-perkebunan eks PPN Karet X dan XI (24 kebun).

2. PNP. XII berkedudukan di Bandung, yang meliputi beberapa perkebunan eks Karet XI, XII dan sebagian eks Antan VII dan VIII (24 kebun).

3. PNP. XIII berkedudukan di Bandung, yang meliputi beberapa perkebunan eks Karet XII, eks Antan IX dan X (20 kebun).

Periode tahun 1971 s.d tahun 1996 (10 Maret 1996)

Sejak tahun 1971, PNP. XI, PNP. XII dan PNP. XIII, berubah status menjadi Perseroan Terbatas Perkebunan – PTP (Persero).

Periode Penggabungan

Tahapan Awal penggabungan PT Perkebunan XI, PT Perkebunan XII dan PT Perkebunan XIII dimulai sejak 1 April 1994 dan berlangsung sampai dengan tanggal 10 Maret 1996.

Periode Peleburan

Sejak 11 Maret 1996 PT Perkebunan XI, PT Perkebunan XII, dan PT Perkebunan XIII dilebur menjadi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero).

Visi dan Misi Perusahaan Visi

Menjadikan perusahaan agrobisnis global yang dipercaya, mengutamakan kepuasan pelanggan dan kepedulian lingkungan dengan berlandasan kepada mutu dan produktivitas tinggi, serta dukungan oleh SDM yang professional.

Misi

Mengelola perusahaan sesuai prinsip Good Corporate Governance (GCG) untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan ramah lingkungan yang senantiasa berkembang dan lestari sebagai karya sumber daya manusia yang handal dalam upaya memuaskan pihak-pihak yang berkepentingan.

2.2Struktur Organisasi

Struktur Organisasi berfungsi untuk memberikan kemudahan bagi pimpinan maupun karyawan untuk mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Begitu juga dengan struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung. Bentuk struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung merupakan gabungan dari organisasi dan staffnya di kantor Direksi serta unit-unit produksi yang tersebar berupa perkebunan.

Struktur organisasi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, secara garis besar dapat dibagi dalam empat bagian yaitu komisaris, direksi, unit organisasi dan kebun. Struktur organisasi disesuaikan denga Surat Keputusan Direksi Nn SK/DI/419-1/1998. Keseluruhan pegawai tersebar pada kantor direksi 12 bagiam yang terdiri dari bagian tanaman, bagiam teknik, bagian teknologi, bagian pemasaran, bagian pengadaan barang dan jasa, bagian secretariat, bagian umum, bagian sumber daya manusia, bagian keuangan, bagian akuntansi dan komputer, bagian pengawasan intern, dan bagian pengembangan usaha.

Dalam pelaksanaan operasional sehari-hari PT. Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung merupakan organisasi tersendiri yang mengatur pembagian tugas, serta wewenang dan tanggung jawab agar perusahaan dapat berjalan lancer, efektif dan efisien. Struktur organisasi bersifat fungsional yang dapat disusun berdasarkan jabatan dan fungsinya. Untuk setiap jabatan yang diberikan garis tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk menghasilkan kerjasama yang mantap dan berkesinambung dari masing-masing

unit lainnya dalam struktur organisasi. Berikut ini struktur PT. Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung secara umum sebagai berikut :

a) Komisaris

Komisaris Utama : Ir. H. Cahyana Ahmadjayadi Komisaris : Amir Muin, M.Sc

Ir. Harry Susetyo Nugroho, MBA Prof. DR. Ir. H. A. Anshori Mattjik

DR. HM. Djumhana Purwanegara b) Direksi

Direktur Utama : Ir. H. A Halik, MM Direktur Produksi : Ir. H. Iyan Heriyanto S.

Direktur Keuangan : Drs. H. Yaman Abdullah, Ak, MBA

Direktur SDM/Umum : RHS. Slamet Bangsadikusumah, SH, MBA Direktur Pemasaran : Ir. H. Indra B. Djenie

c) Unit Organisasi :

Unit Bisnis Wilayah : 4 Bagian Kantor Direksi : 12

Kebun : 43

Industri Hilir Teh : 1 Rumah Sakit : 2

d) Jumlah Pabrik Pengelohan 68 Pabrik Terdiri dari : Pabrik Teh : 33 Pabrik

Pabrik CPO : 1 Pabrik Pabrik Kina : 2 Pabrik Pabrik Kakao : 4 Pabrik Pabrik Gutta Percha : 1 Pabrik

Gambar 2.1

2.3Deskripsi Jabatan

Secara garis besar di dalam menjalankan seluruh aktivitasnya PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung telah membentuk suatu struktur organisasi pencatatan transaksi biasanya disebut dengan struktur organisasi bagian Akuntansi dan Komputer. Secara umum struktur organisasi bagian Akuntansi dan Komputer PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung adalah sebagai berikut :

1. Bagian Akuntansi dan Komputer Identitas Jabatan

Jabatan : Kepala Bagian Akuntansi dan Komputer Nama Jabatan Langsung : Direktur Keuangan

Nama Bawahan Langsung : a) Ketua Seksi Tata Buku Induk b) Ketua Seksi Persedian

c) Ketua Seksi Pengembangan Sistem

d) Ketua Seksi Pengelolahan Data dan Pelaporan Tempat : Kantor Direksi Uraian tugas

1. Membuat perencanaan kerja, melaksanakan, dan mengawasi seluruh kegiatan yang ada di bidang Akuntansi dan Komputer.

2. Mengkoordinir pemeliharaan sistem informasi manajemen yang sedang berjalan apabila diperlukan melaksanakan modifikasi dan

pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan perkembangan teknologi komputer.

3. Mengkoordinir penyusunan prosedur manual yang berhubungan dengan pengoperasian sistem pengolahan data komputer (SPDK) yang sedang berjalan.

4. Mengkoordinir pembuatan seluruh laporan manajemen dan keuangan yang dihasilkan dari program sistem informasi manajemen yang sedang berjalan dan mendistribusikannya keseluruh bagian yang terkait uantuk kepentingan direksi.

5. Membuat rencana untuk kebutuhan perangkat keras yang sesuai dengan sistem yang berlaku dan perkembangan teknologi hardware. 6. Menyusun rencana kerja dan anggaran Perusahaan bagian Akuntansi

dan Komputer termasuk pengawasannya. Wewenang

Kepala bagian Akuntansi dan Komputer berwenang untuk mengatur pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien termasuk melakukan koordinasi dengan bagian kebun.

Tanggung Jawab

Kepala bagian Akuntansi dan Komputer bertanggung jawab atas kelancaran tugas kepala Direktur keuangan.

2. Bagian Pengembangan Sistem Identitas Jabatan

2. Nama Jabatan Langsung : Ketua Bagian Akuntansi dan Komputer 3. Nama Bawahan Langsung

4. Kantor : Kantor Direksi Uraian Tugas

1. Mengembangkan sistem informasi manajemen sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan sesuai dengan kepentingan perusahaan.

2. Mempelajari seluruh sistem dan prosedur manual yang berjalan dalam rangka mendesain sistem informasi manajemen yang akan dikembangkan oleh perusahaan.

3. Melakukan evaluasi terhadap berjalannya sistem informasi manajemen untuk bahan perbaikan dan mengembangkan sistem informasi manajemen lebih lanjut.

4. Melakukan evaluasi terhadap program serta basis data yang sedang berjalan.

5. Membuat spesifikasi program dan basis data sebagai dasar untuk pembuatan program dan basis data.

6. Melaksanakan evaluasi hardware baik di kebun maupun di kantor direksi dan mempelajari perkembangan teknologi hardware.

7. Melaksanakan pemeliharaan terhadap sistem hardware diseluruh kebun dan kantor direksi.

8. Melaksanakan supervice keseluruh kebun sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

9. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan seksi pengembangan sistem.

10.Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan perintah kepala bagian akuntansi dan komputer.

Wewenang

Kepala seksi pengembanagn sistem berwenang untuk mengatur pelaksanaan tugas pekerjaannya secara efektif dan efisien termasuk melakukan koordinasi dengan seksi lainnya.

Tanggung Jawab

Kepala seksi pengembangan sistem bertanggung jawab atas kelancaran tugasnya kepada kepala bagian akuntansi dan komputer.

3. Bagian Pengolahan Data dan Laporan Identitas Jabatan

1. Jabatan : Ketua Seksi Pengolahan Data dan Laporan 2. Nama Jabatan Langsung : Ketua Bagian Akuntansi dan Komputer 3. Nama Bawahan Langsung

4. Tempat Kedudukan : Kantor Direksi Uraian Tugas

1. Mebuat Laporan evaluasi bulanan berdasarkan yang dihasilkan baik dari kebun maupun dari kantor.

2. Menyusun laporan manajemen bulanan, triwulan, dan laporan tahuan berdasarkan data bagian yang terkait.

3. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan seksi pengolahan data dan laporan termasuk pengawasannya.

4. Menyusun data statistik perusahaan selama lima tahun terakhir untuk kepentingan manajemen.

5. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengolahan data kantor direksi maupun kebun serta memeriksa terhadap kebenaran data yang masuk.

6. Melaksanakan penggunaan data yang telah diolah secara rutin yaitu dengan melakukan Backup data baik dalam hardisk maupun floopydisk.

7. Melakukan pemrosesan komplikasi data sampai dengan pelaporan serta mendistribusikan laporan tersebut secara periodic kepada bagian yang memerlukan.

8. Menyelenggarakan administrasi seksi pengolahan data dan laporan secara efektif dan efisien.

9. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan perintah kepala bagian akuntansi dan komputer.

Wewenang

Ketua seksi pengolahan data dan pelaporan berwenang untuk mengatur tugas secara efektif dan efisien termasuk melakukan koordinasi dengan seksi lain.

Tanggung Jawab

Ketua seksi pengolahan data dan pelaporan bertanggung jawab atas kelancaran tugasnya kepada kepala bagian akuntansi dan komputer.

4. Bagian Tata Buku Induk (TABIN) Uraian Tugas

Tugas bagian Tata Buku Induk PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung yaitu :

1. Menyelenggarankan pembukuan atas keseluruhan transaksi perusahaan.

2. Menyelenggaran administrasi Tata Buku Induk. 3. Menyiapkan bahan untuk laporan keuangan

4. Menyelenggarakan pencatatan secara tertib mengenai utang piutang perusahaan.

5. Melaksanakan tugas sesuai dengan perintah kepala bagian akuntansi. 5. Bagian Anggaran

Tugas Bagian Anggaran di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bangung adalah :

1. Mengkompilasi pedoman penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan.

2. Menyiapkan surat pengesahan rencana kerja. 3. Menyusun arus kas perusahaan secara periodic.

4. Melakukan penilaian anggaran atas pengajuan investasi. 5. Memonitor pelaksanaan anggaran.

Wewenang

Kepala bagian anggaran berwenang untuk mengatur pelaksanaan tugas pekerjaan secara efektif dan efisien, termasuk melakukan koordinasi dengan bagian lain.

Tanggung Jawab

Kepala bagian anggaran bertanggung jawab kepada kepala bagian akuntansi dan komputer.

2.4Aspek Kegiatan Perusahaan

PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung didirikan dengan maksud dan tujuan melakukan usaha dibidang agrobisnis dan agroindustri, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya Perusahaan untuk menghasilkan barang atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat. PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung melaksanakan kegiatan utama sebagai berikut :

1. Pengusahaan budidaya tanaman meliputi pembukaan dan pengolahan lahan, pembibitan, penanaman dan pemeliharaan dan pemungutan hasil tanaman serta melakukan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan pengusahaan budidaya tanaman tersebut.

2. Produksi meliputi pengolahan hasil tanaman sendiri maupun dari pihak lain menjadi barang setengah jadi dan atau barang jadi serta produk turunannya.

3. Perdagangan meliputi penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai macam hasil produksi serta melakukan kegiatan perdagangan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan usaha perusahan.

4. Pengembangan usaha bidang perkebunan, agrowisata, agrobisnis dan agroindustri.

5. Lain-lain dalam rangka optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

22 3.1Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Pada saat kuliah kerja praktek di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, penulis di tempatkan di bagian Akuntansi dan Komputer tepatnya di bagian Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh. Dimana PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung terkenal hasil produksi perkebunanannya. Banyak komoditi-komoditi yang dihasilkan oleh PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, salah satu volume penjualannya paling tinggi adalah komoditi teh karena penjualan komoditi teh sudah mengekspor ke negara-negara luar. Setiap transaksi hasil penjualan ekspor teh tersebut akan dicatat dan di jurnal oleh bagian akuntansi .

Banyak yang penulis lakukan saat kuliah kerja praktek di bagian akuntansi dan komputer PT Perkebunan Nusantara (Persero) Bandung yaitu :

1. Membantu mengoutput data atau transaksi penjualan

2. Mencocokkan nomor invoice dengan Kartu Rekening Buku Besar (KRBB) 3. Menyusun nomor invoice penjualan ekspor the, disusun dari nomor terkecil

hingga terbesar

4. Dan mengarsipkan invoice yang telah selesai kedalam arsip penjualan di bagian akuntansi dan komputer.

Dari kuliah kerja praktek ini penulis dapat mengetahui mengenai bagaimana prosedur pencatatan penjualan ekspor terdapat di PT Perkebunan

Nusantara VIII (Persero) Bandung. Sebelum menelaah lebih jauh mengenai prosedur pencatatan penjualan ekspor komoditi teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, penulis terlebih dahulu menguraikan tentang pengertian dari prosedur, pencatatan, penjualan, penjualan ekspor dipergunakan dalam penjualan ekspor.

3.1.1 Definisi Prosedur

Prosedur merupakan hal penting dalam sudatu kegiatan operasional baik di Perusahaan maupun Organisasi. Oleh karena itu kita harus memahami pengertian prosedur secara teoritis. Menurut Mulyadi (2005:5) yaitu :

“Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam dari transaksi-transaksi Perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operasional) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar adalah : menulis, menggandakan, menghitung, member kode, mendaftarkan,

memilih, memindahkan dan membandingkan.”

Menurut Chairul Marom (2005:1) yang dimaksud prosedur adalah :

“Prosedur merupakan urutan-urutan pekerjaan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap peristiwa atau kejadian yang berlangsung berulang-ulang.”

3.1.2 Definisi Pencatatan

Pencatatan berasal dari kata “catat” yang berarti menuliskan sesuatu untuk

peringatan. Adapun pengertian pencatatan berdasarkan beberapa buku yaitu : Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:196) yang dimaksud pencatatan :

“Pencatatan adalah proses, pembuatan, cara mencatat atau menuliskan sesuatu ke dalam buku”.

Dalam bidang akuntansi setiap transaksi yang terjadi itu memerlukan pencatatan yang baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku umum. Tujuan dari pencatatan tersebut adalah untuk menghasilkan informasi bagi pihak-pihak yang memerlukannya.

Menurut Skousen (2007:61) yang dimaksud pencatatan adalah :

“Laporan keuangan yang akurat dapat dihasilkan jika hasil peristiwa dan aktivitas

bisnis telah direkam atau dicatat dengan tepat.”

Setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan harus didasari dan dibuktikan dengan bukti transfer. Bukti transaksi yang dimaksud bisa berupa bon, kuaitansi (penerimaan atau pembayaran uang tunai), faktur pembelian, faktur penjualan, dan bukti-bukti lainnya yang mendukung terjadinya transaksi keuangan. Berdasarkan bukti transaksi inilah, selanjutnya kita dapat menyelenggarakan pencatatan transaksi keuangan yang akan terjadi suatu penjurnalan dan pembukuan sampai dengan ke buku besar.

3.1.3 Definisi Penjualan

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:478) yang dimaksud penjualan yaitu :

“Penjualan berasal dari kata “jual” yang berarti menjual sesuatu. Penjualan berarti proses, pembuatan, ataupun cara menjual sesuatu kepada orang lain.”

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan

pemebeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksnaan dagang, agen, wakil pelayanan dan wakil pemasaran.

Faktor Yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan

Dalam praktek, kegiatan penjualan perusahaan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut:

1. Kondisi dan Kemampuan Penjual

Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat menyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan.untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yakni:

a. Jenis dan karakteristik barang yang di tawarkan. b. Harga produk.

c. Syarat penjualan seperti : pembayaran, penghantaran, pelayanan sesudah penjualan, garansi dan sebagainya.

Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang perlu di perhatikan adalah:

a. Kelompok pembeli atau segmen pasar. b. Kelompok pembeli atau segmen pasar. c. Daya beli.

d. Frekuensi pembelian. e. Keinginan dan kebutuhan 3. Modal

Akan lebih sulit bagi penjualan barangnya apabila barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli, atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual. Dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dulu membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti: alat transport, tempat peragaan baik didalam perusahaan maupun di luar perusahaan, usaha promosi, dan sebagainya. Semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk itu.

3.1.4 Definisi Penjualan Ekspor

Terdapat beberapa pengertian mengenai penjualan ekspor. Berikut ini beberapa pengertian ekspor Menurut Amir M.S (2008:1) yaitu :

”Penjualan ekspor adalah upaya untuk melakukan penjualan komoditi yang kita

miliki kepada bangsa lain dengan mengharapkan pembayaran dalam bentuk valuta

Menurut Siswanto Sutoyo (2007:34) yang dimaksud penjualan ekspor :

“Penjualan ekspor adalah penjualan yang dilakukan dengan pihak pembeli di luar

negeri.”

Berdasarkan La Midjan dan Azhar (2007:170) yang dimaksud penjualan ekspor yaitu :

“Penjualan ekspor adalah penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar

negeri yang mengimpor barang tersebut, biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur letter of credit (L/C).”

Yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan eksportir adalah masalah kualitas atau standar mutu, untuk ekspor hasil pertanian dan perikanan sebagian besar digunakan sebagai bahan konsumsi manusia (human consumption) oleh negara importir dalam arti setiap yang disyaratkan oleh importir terutama kualitas harus dipenuhi disamping itu pula harus dapat menjamin kontinuitas komoditas tersebut. Rata-rata para importir menginginkan pihak eksportir mensuplai secara terus-menerus atau kontinue, jadi sudah merupakan suatu kewajiban pihak eksportir dapat menjaga kredibilitasnya agar tidak kehilangan pangsa pasar yang telah ada. Sebelum suatu perusahaan melakukan kegiatan ekspor perlu diperhatikan beberapa hal yang sering diabaikan antara lain adalah : 1. Mampu menganalisa peluang pasar komoditasnya dan sasaran negara pasar

yang akan diekspor, hal ini penting diperhatikan bila kita tidak mampu menganalisanya bukan tidak mungkin komoditas yang dimiliki tidak akan laku dipasaran atau akan lama terjual yang disebabkan kalah bersaing dengan

komoditas sejenis yang dimiliki negara pesaing, dan juga standar mutu komoditas yang ditawarkan tidak memenuhi standar.

2. Dapat mengetahui harga pasar dunia terutama harga yang ditawarkan negara-negara pesaing untuk komoditas sejenis.

3. Dapat melakukan korespondensi atau surat-menyurat dengan pihak pembeli secara baik dan memikat tanpa memberikan isi penawaran yang berlebihan. Perlu diingat bahwa transaksi ekspor awalnya dilakukan melalui korespondensi terlebih dahulu baik melalui e-mail, surat ataupun faximile. Kop surat perusahaan harus tampil menarik (anggun dan indah) yang dapat memberikan nilai tambah dan tata bahasa yang digunakan baik dalam korespondensi maupun promosi/iklan dapat menjadi cermin dan eksistensi perusahaan.

4. Sesering mungkin melakukan diskusi baik dengan konsultan ataupun pelaku-pelaku bisnis yang telah memulai ekspornya terlebih dahulu guna menggali pengalamannya baik suka maupun dukanya sebagai pelajaran bagi perusahaan yang akan memulai ekspornya.

3.1.5 Definisi Prosedur Pencatatan Penjualan Ekspor

Prosedur pencatatan penjualan ekspor merupakan urutan klerikal dalam mencatat transaksi-transaksi penjualan ekspor yang terjadi di Perusahaan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan ekspor dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Disamping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang terjual dalam kartu persediaan.

3.2Teknik Pelaksanaan Kerja Praktek

Teknik pelaksanaan kerja praktek yang dilakukan penulis adalah dengan melakukan kerja tertentu dan pengamatan secara langsung di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung.

Pelaksanaan kuliah kerja praktek ini dilaksanakan mulai tanggal 5 Juli 2010 sampai dengan 31 Juli 2010, sesuai dengan kerja praktek yang ditetapkan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung yaitu dari hari Senin sampai dengan hari Kamis, mulai pukul 06.50 sampai dengan pukul 17.00 WIB dan hari

Jum’at mulai pukul 06.50 sampai dengan pukul 11.00 WIB.

3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.3.1Prosedur Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung

Penjualan ekspor merupakan penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli dari luar negeri. Nilai penjualan ekspor dicatat sebesar nilai invoice. Komoditi penjualnya meliputi :

Teh Karet

Gutta Percha

Dalam mencatat hasil penjualan ekspor ada beberapa kegiatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi, yaitu :

Pemberian kode merupakan fungsi untuk lebih memudahkan dalam menginput data dan juga untuk menghindari kesalahan-kesalahan penginputan data. Adapun jenis kode-kode yang diberikan yaitu :

a) Kode pembeli yaitu kode yang digunakan untuk menyatakan nama pembeli yang melakukan pembelian komoditi yang dipesan.

b) Kode komoditi yaitu kode yang digunakan untuk menyatakan jenis komoditi yang dibeli.

c) Kode kebun yaitu kode yang digunakan untuk menyatakan kebun yang mengeluarkan komoditi yang dibeli.

d) Kode Grade atau jenis mutu yaitu kode yang digunakan untuk menyatakan jenis mutu Teh yang dibeli.

e) Kode satuan yaitu kode yang digunakan untuk menyatakan satuan pak yang digunakan.

2. Menghitung Kurs

Setelah diberi kode, kemudian menghitung total nilai penjualan yang dalam mata uang dollar dikonvensikan kedalam rupiah, hal ini dilakukan untuk mempermudah melakukan pencocokan terhadap total penjualan ekspor seluruhnya. Cara yang dilakukan dalam tahap ini adalah mengalihkan jumlah ekspor sesuai dengan cara yang tertera dalam invoice dengan kurs rupiah yang dilihat dari Koran.

3. Menginput Data

Setelah diberi kode dan kurs, kemudian diinput ke komputer. Data-data yang diinput dari invoice antara lain :

a) Nomor Invoice

Nomor Invoice yang diinput sesuai dengan yang tertera dalam invoice. b) Tanggal

Tanggal invoice diinput dengan tanggal penjualan yang tertera di invoice. c) Nama Pembeli

Dalam penginputan nama pembeli dapat dilakukan dengan cara menekan

tombol “F1” untuk melihat daftar nama pembeli, kemudian menekan

tombol “Enter” untuk memilih nama pembeli sesuai dengan yang tertera

dalam invoice. d) Nama Broker

Dalam penjualan ekspor terdapat kolom nama broker yang harus diinput sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

e) Estates/Kebun

Untuk menginput kebun proses pengerjaannya sama seperti pengerjaan nama broker, hanya pada hasil layar komputer yang akan muncul berupa kode kebun.

f) Nomor Chop

Adalah nomor identitas hasil produksi. Kolom ini diisi nomor Chop masing-masing kebun sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

g) Jenis Grade/Mutu

Dalam penginputan Grade, dapat dilakukan dengan menekan tombol “F1” untuk jenis mutu teh yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

h) Jumlah Pak

Kolom ini diinput dengan banyaknya pak yang dibeli oleh pelanggan sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

i) Satuan Pak

Kolom ini diinput sesuai dengan jenis pak yang digunakan yaitu Papper Sack, dengan cara menekan tombol “F1” untuk memilih jenis satuan yang digunakan.

j) Netto

Kolom ini diinput dengan banyaknya Kg per pak sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

k) Harga satuan (Rp/Kg)

Kolom ini diinput dengan harga pokok per Kg sesuai dengan yang tertera dalam invoice.

l) Amount

Kolom ini akan terisi secara otomatis, karena merupakan hasil perkalian antara netto dengan harga satuan, tetapi amount ini harus dikonvensikan dahulu kemata uang rupiah.

Setelah semua data dalam invoice selesai diinput, kemudian komputer akan memproses data tersebut. Fungsinya untuk melakukan perekapan seluruh penjualan yang terjadi, penjurnalan dan pembukuan sampai dengan ke buku besar. 4. Mencetak Data

Hasil dari penginputan dan pemrosesan data diatas merupakan rekapan laporan penjualan ekspor. Hasil rekapan tersebut digunakan sebagai dasar untuk

melakukan penjurnalan dan juga posting ke buku besar. Hasil cetakan dari data-data yang telah diinput antara lain :

Rekap ekspor per invoice.

Rekap penjualan invoice per kebun. Harga jual rata-rata ekspor.

5. Mencocokan output dengan KRBB

Setelah semua data dicetak, invoice disusun berdasarkan nomor invoice, kemudian dicocokan dengan Kartu Rekening Buku Besar (KRBB) yang diterima dari bagian pengolahan dan pelaporan data. Setelah cocok kemudian diarsipkan, tetapi jika berbeda diperlukan pengecekan ulang terhadap invoice tersebut.

6. Penyusunan invoice

Setelah semua kegiatan diatas selesai dilakukan, maka Invoice tersebut disusun nomor invoice. Nomor invoice disusun dari terkecil hingga terbesar, hal ini dilakukan dalam rangka pengawasan dan pengendalian untuk memastikan tidaknya ada nomor invoice yang sama.

3.3.2 Dokumen dan Laporan yang digunakan Dalam Proses Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung

Selain invoice, ada beberapa dokumen lain yang digunakan dalam menunjang transaksi penjualan ekspor pada PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung, antara lain :

Dokumen yang digunakan untuk penerimaan di gudang yang diotorisasi oleh manajemen bagian teknologi, pengiriman dan kepala gudang.

Permintaan Penawaran

Dokumen yang digunakan untuk permintaan harga barang yang dibutuhkan. Sales Contract

Dokumen yang digunakan untuk perjanjian jual beli ekspor. Pembukaan L/C Ekspor

Dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tentang kesanggupan untuk memenuhi ketentuan jual beli kredit.

Perintah Penyerahan Barang

Dokumen yang digunakan untuk mengeluarkan barang atau komoditi hasil perkebunan yang dibeli oleh pelanggan.

Surat Perintah Angkut (SPA)

Dokumen yang digunakan sebagai perintah pengangkutan yang ditujukan kepada bagian pengangkut.

Tanda Terima Penyerahan

Dokumen yang digunakan sebagai tanda terima penyerahan pabrik. Laporan yang digunakan dari hasil pencatatan ekpor, antara lain : Rekap Penjualan Ekspor

Laporan yang dihasilkan untuk melaporkan jumlah penjualan ekspor. Realisasi Penjualan

Laporan yang berisi nama-nama pembeli beserta jumlah barang yang dibeli secara realistis.

Bukti Jurnal Penjualan Ekspor

Laporan yang dihasilkan untuk melaporkan jurnal penjualan dalam transaksi penjualan.

Laporan Laba Rugi

Laporan yang dibuat untuk melaporkan laba/rugi yang diterima perusahaan. Laporan Penjualan Perkebunan dan Perjenis Mutu

Laporan yang dibuat untuk melaporkan rincian jumlah penjualan per kebun dan per jenis mutu.

Daftar Biaya Penjualan

Laporan yang berisi jumlah biaya penjualan per komoditi. Hasil Penjualan Ekspor

Laporan yang berisi rincian penjualan ekspor sebagai bukti adanya penjualan.

3.3.3 Kendala-Kendala Dalam Proses Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung Dalam pelaksanaan pencatatan penjualan ekspor komoditi the di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung sering kali menghadapi kendala-kendala, anata lain :

1. Human Error yaitu kesalahan penginputan yang disebabkan oleh manusia misalnya salah masukan angka-angka. Hal ini terjadi karena data yang tertulis dalam Invoice tidak jelas serta kurang telitinya petugas dalam penginputan angka.

2. Adanya keterlambatan dalam pengiriman invoice dari bagian pemasaran. Hal ini terjadi karena memang adanya keterlambatan pengiriman laporan penjualan barang dari kebun, sehingga invoice yang akan dikirimkan oleh bagian pemasaran pu terlambat, ataupun adanya kelalaian dari petugas bagian pemasaran.

3. Sumber data yang kurang lengkap, misalnya tidak adanya nama pembeli pada invoice sehingga menghambat proses pencatatan data karena petugas kesulitan untuk menemukan nama pembeli yang dimaksud dalam invoice tersebut. 4. Adanya perbedaan dalam pemberian kode-kode antara beberapa bagian

terkait. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya koordinasi dan komunikasi antar bagian.

3.3.4 Upaya Penyelesaian Kendala Dalam Pencatatan Penjualan Ekspor Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung Adapun cara penyelesaian dalam menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi selama proses pencatatan penjualan ekspor komiditi teh tersebut antara lain :

1. Melakukan pencocokan data hasil penginputan yang dilakukan oleh bagian akuntansi dengan data yang diinput oleh bagian pemasaran agar menghasilkan laporan penjualan yang akurat, dapat dipercaya dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap kelengkapan dan kebenaran invoice yang diterima sebelum proses penginputan data ke dalam komputer untuk menghindari salah input.

3. Melakukan konfirmasi secepatnya dengan bagian pemasaran seandainya terjadi keterlambatan dalam pengiriman invoice.

4. Melakukan pengecekan kembali kepada setiap data yang telah diinput sehingga dapat dipastikan tidak ada data yang terlewatkan

38 4.1Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat di tarik dari pembahasan ini yaitu sebagai berikut :

1. Salah satu transaksi penjualan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung yaitu penjualan ekspor, yang mana pada penjualan ini menggunakan mata uang US dollar. Sedangkan untuk prosedur pencatatan penjualannya menggunakan Invoice. Prosedur pencatatan dimulai dari invoice yang di terima dari bagian pemasaran, kemudian di bagian akuntansi diproses mulai dari pemberian kode, proses penginputan sampai menghasilkan laporan penjualan. Setelah laporan penjualan selesai dilakukan pencocokan dengan Kartu Rekening Buku Besar (KRBB) yang diterima dari bagian pengolahan dan pelaporan data, apabila cocok laporan tersebut diserahkan kebagian pembukuan untuk dijadikan bahan dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, tetapi apabila tidak cocok dilakukan pengecekan ulang terhadap invoce.

2. Dokumen-dokumen yang dipergunakan yaitu Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB), Permintaan Penawaran, Sales Contract, Pembukaan L/C Ekspor, Perintah Penyerahan Barang, Surat Perintah Angkut (SPA), Tanda Terima Penyerahan, sedangkan laporan yang dihasilkan dari pencatatan penjualan ekspor, yaitu Rekap Penjualan Ekspor, Realisasi Penjualan, Bukti Jurnal

Penjualan Ekspor, Laporan Laba Rugi, Laporan Penjualan Perkebunan dan Perjenis Mutu, Daftar Biaya Penjualan, Hasil Penjualan Ekspor.

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pencatatan penjualan antara lain : Human Error, adanya keterlambatan dalam pengiriman invoice dari bagian pemasaran, sumber data yang kurang lengkap, Adanya perbedaan dalam pemberian kode-kode antara beberapa bagian terkait.

4. Usaha yang dilakukan dalam penyelesaian kendala-kendala tersebut, yaitu dengan melakukan pencocokan data input oleh bagian akuntansi dengan data input oleh bagian pemasaran, memeriksa kembali kelengkapan dokumen, melakukan konfirmasi dengan bagian pemasaran atas keterlambatan dalam pengiriman invoice, melakukan pengecekan kembali data yang telah di input. 4.2Saran

Berdasarkan uraian diatas, ada beberapa saran yang ingin disampaikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengatasi masalah dalam penerapan dan pelaksanaan prosedur penjualan ekspor yaitu untuk lebih mengefisiensi dan mengefektifkan waktu dalam proses pencatatan dengan adannya jaringan komputer antara bagian kebun dengan bagian akuntansi sehingga data-data yang dibutuhkan dapat lebih cepat diterima tanpa harus menunggu petugas kebun yang datang ke kantor direksi.

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Dalam menempuh Jenjang SI

Program Studi Akuntansi

Oleh :

NAMA : SILVER CAESAR .O NIM : 21107154

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2010

35

Bukti Jurnal Penjualan Ekspor

Laporan yang dihasilkan untuk melaporkan jurnal penjualan dalam transaksi penjualan.

Laporan Laba Rugi

Laporan yang dibuat untuk melaporkan laba/rugi yang diterima perusahaan. Laporan Penjualan Perkebunan dan Perjenis Mutu

Laporan yang dibuat untuk melaporkan rincian jumlah penjualan per kebun dan per jenis mutu.

Daftar Biaya Penjualan

Laporan yang berisi jumlah biaya penjualan per komoditi. Hasil Penjualan Ekspor

Laporan yang berisi rincian penjualan ekspor sebagai bukti adanya penjualan.

3.3.3 Kendala-Kendala Dalam Proses Pencatatan Penjualan Ekspor

Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung Dalam pelaksanaan pencatatan penjualan ekspor komoditi the di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung sering kali menghadapi kendala-kendala, anata lain :

1. Human Error yaitu kesalahan penginputan yang disebabkan oleh manusia

misalnya salah masukan angka-angka. Hal ini terjadi karena data yang tertulis dalam Invoice tidak jelas serta kurang telitinya petugas dalam penginputan angka.

2. Adanya keterlambatan dalam pengiriman invoice dari bagian pemasaran. Hal ini terjadi karena memang adanya keterlambatan pengiriman laporan penjualan barang dari kebun, sehingga invoice yang akan dikirimkan oleh bagian pemasaran pu terlambat, ataupun adanya kelalaian dari petugas bagian pemasaran.

3. Sumber data yang kurang lengkap, misalnya tidak adanya nama pembeli pada

invoice sehingga menghambat proses pencatatan data karena petugas kesulitan

untuk menemukan nama pembeli yang dimaksud dalam invoice tersebut. 4. Adanya perbedaan dalam pemberian kode-kode antara beberapa bagian

terkait. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya koordinasi dan komunikasi antar bagian.

3.3.4 Upaya Penyelesaian Kendala Dalam Pencatatan Penjualan Ekspor

Komoditi Teh di PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung Adapun cara penyelesaian dalam menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi selama proses pencatatan penjualan ekspor komiditi teh tersebut antara lain :

1. Melakukan pencocokan data hasil penginputan yang dilakukan oleh bagian akuntansi dengan data yang diinput oleh bagian pemasaran agar menghasilkan laporan penjualan yang akurat, dapat dipercaya dan dapat dipertanggung jawabkan.

2. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap kelengkapan dan kebenaran invoice yang diterima sebelum proses penginputan data ke dalam komputer untuk menghindari salah input.

37

3. Melakukan konfirmasi secepatnya dengan bagian pemasaran seandainya terjadi keterlambatan dalam pengiriman invoice.

4. Melakukan pengecekan kembali kepada setiap data yang telah diinput sehingga dapat dipastikan tidak ada data yang terlewatkan

38 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat di tarik dari pembahasan ini yaitu sebagai berikut :

1. Salah satu transaksi penjualan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Bandung yaitu penjualan ekspor, yang mana pada penjualan ini menggunakan mata uang US dollar. Sedangkan untuk prosedur pencatatan penjualannya menggunakan Invoice. Prosedur pencatatan dimulai dari invoice yang di terima dari bagian pemasaran, kemudian di bagian akuntansi diproses mulai dari pemberian kode, proses penginputan sampai menghasilkan laporan penjualan. Setelah laporan penjualan selesai dilakukan pencocokan dengan Kartu Rekening Buku Besar (KRBB) yang diterima dari bagian pengolahan dan pelaporan data, apabila cocok laporan tersebut diserahkan kebagian pembukuan untuk dijadikan bahan dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan, tetapi apabila tidak cocok dilakukan pengecekan ulang terhadap

invoce.

2. Dokumen-dokumen yang dipergunakan yaitu Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB), Permintaan Penawaran, Sales Contract, Pembukaan L/C Ekspor, Perintah Penyerahan Barang, Surat Perintah Angkut (SPA), Tanda Terima Penyerahan, sedangkan laporan yang dihasilkan dari pencatatan penjualan ekspor, yaitu Rekap Penjualan Ekspor, Realisasi Penjualan, Bukti Jurnal

39

Penjualan Ekspor, Laporan Laba Rugi, Laporan Penjualan Perkebunan dan Perjenis Mutu, Daftar Biaya Penjualan, Hasil Penjualan Ekspor.

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pencatatan penjualan antara lain :

Human Error, adanya keterlambatan dalam pengiriman invoice dari bagian

pemasaran, sumber data yang kurang lengkap, Adanya perbedaan dalam pemberian kode-kode antara beberapa bagian terkait.

4. Usaha yang dilakukan dalam penyelesaian kendala-kendala tersebut, yaitu dengan melakukan pencocokan data input oleh bagian akuntansi dengan data input oleh bagian pemasaran, memeriksa kembali kelengkapan dokumen, melakukan konfirmasi dengan bagian pemasaran atas keterlambatan dalam pengiriman invoice, melakukan pengecekan kembali data yang telah di input. 4.2Saran

Berdasarkan uraian diatas, ada beberapa saran yang ingin disampaikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengatasi masalah dalam penerapan dan pelaksanaan prosedur penjualan ekspor yaitu untuk lebih mengefisiensi dan mengefektifkan waktu dalam proses pencatatan dengan adannya jaringan komputer antara bagian kebun dengan bagian akuntansi sehingga data-data yang dibutuhkan dapat lebih cepat diterima tanpa harus menunggu petugas kebun yang datang ke kantor direksi.

TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENCATATAN PENJUALAN EKSPOR

KOMODITI TEH DI PT PERKEBUNAN NUSANTARA VIII

(PERSERO) BANDUNG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Dalam menempuh Jenjang SI

Program Studi Akuntansi

Oleh :

NAMA : SILVER CAESAR .O

NIM : 21107154

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2010