PERANAN SURAT MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMU
PERANAN SURAT MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI TULIS
Surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain (orang,
instansi atau organisasi).
• Surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan
isinya menyangkut kepentingan, masalah, dan
persoalan-persoalan pribadi disebut surat pribadi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan instansi yang bersangkutan disebut surat
dinas atau surat resmi. Pesan atau informasi yang
disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan,
laporan, saran-saran, dan sebagainya.
• Dewasa ini teknologi komunikasi maju pesat,
sehingga lalu lintas informasi dan
penyampaian warta-warta cepat sampai dan
diterima pihak lain melalui telepon, radio,
televisi, internet dan masih banyak lagi. Surat
tetap merupakan alat komunikasi yang
mempunya kelebihan tersendiri dalam
penyampaian informasi dan warta-warta ke
pada pihak lain.
Kelebihan surat sebagai komunikasi dibandingkan dengan yang lain
adalah :
• Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara
panjang lebar, terperinci, dan terurai secara gamblang.
• Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan
dengan telepon yang mungkin dapat disadap orang.
• Kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk
menghilangkan perasaan yang tidak enak.
• Efektif, karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
• Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
• Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan.
• Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai
pada tujuannya, seuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu,
surat dikatakan baik, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
• Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.
• Surat mempunyai maksud dan tujuan.
• Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti, pakailah bahasa
yang baik dan benar, baik susunan kata, kalimat, dan alineanya.
• Pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima.
• Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
• Hindarilah penggunaan kata atau kalimat yang dipandang tidak perlu
dan membingungkan pihak penerima.
PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan
yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat.
• Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah
maupun swasta terdiri dari :
• Korespodensi Ekstern, yaitu hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh kantor/organisasi dengan pihak luar.
• Korespodensi Intern, yaitu hubungan surat menyurat antara
orang-orang/pejabat dalam suatu kantor/organisasi termasuk
antar kantor pusat dengan kantor-kantor cabangnya.
•
•
•
•
•
Surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan
bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat menyurat adalah
sebagai berikut :
Surat menyurat atau korespodensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang
baik membuat surat yang baik, dan memperbaiki konsep surat.
Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaikbaiknya, sehingga menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
Pengurusan surat mail handling yaitu bagaimana menangani surat-surat
yang masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif.
Kearsipan/filling yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali
surat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan.
Surat menyurat merupakan kegiatan staf, tetapi kegiatan surat
menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi.
Oleh karena itu, pejabat dan pegawai, pejabat staf, para
pemimpin organisasi atau perusahaan harus mengerti
masalah surat, diantaranya :
• Korespoden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa.
• Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
• Sekretaris.
• Juru tik, harus menguasai teknik pengetikan, terutama
termasuk bentuk-bentuk surat.
TUJUAN PENULISAN SURAT
• Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
• Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak
lain.
• Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari
penerima surat tentang informasi yang disampaikan
tersebut.
• Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang
diterima jelas.
Dalam praktiknya ternyata banyak instansi pemerintah
maupun organisasi yang kurang memperhatikan
pentingnya menguasai kententuan-ketentuan yang
berlaku dalam surat menyurat. Akibatnya banyak terjadi
kesalahan maupun kekurangan-kekurangan seperti :
1. Susunan surat tidak sistematis.
2. Susunan kalimat kurang efisien.
3. Kesalahan penggunaan tanda baca.
4. Ejaan yang tidak sesuai EYD.
5. Pemakaian istilah asing yang kurang tepat.
6.Kurang sopan/ceroboh dalam
mengungkapkan gagasan.
7.Ketikan salah/banyak yang kotor.
8.Bentuk/model surat tidak menentu.
9.Alamat tidak tepat.
D.FUNGSI SURAT
Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. Dipergunakan bila
terjadi perselisihan antar kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
2. Surat sebagai dokumen tertulis, misalnya akte kelahiran, surat
keputusan (SK), surat nikah, KTP.
3. Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim
oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain atau rekannya. Surat
dapat mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, kewibawaan
penulisnya. Selain itu dapat mengetahui bagaimana seorang/suatu
lembaga dalam mengeluarkan kebijakan-kebijakannya.
4. Surat sebagai media komunikasi
5.Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
6.Surat sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk
mengetahui hal-hal yang telah terlupakan/telah lama
oleh Pimpinan.
7.Surat sebagai bukti historis, yaiti digunakan untuk
mengetahui atau menyelidiki kegiatan
seorang/organisasi pada masa silam.
8.Pedoman kerja, yaitu pedoman dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan. Contoh : surat tugas,
surat perintah.
Surat Sebagai Alat Komunikasi
• Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari
kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang
arti sama. Sama ini dimaksudkan adalah sama makna, yaitu sama
makna tentang suatu hal. Sebagai contoh, dua orang yang
berkomunikasi dapat berlangsung dengan baik apabila memiliki
kesamaan makna mengenai apa yang diperbincangkan.
• Ditambahkan oleh Schramm, pakar komunikasi yang mendalami
disiplin ilmu dalam bidang kesusastraan, dengan bidang pengalaman
komunikan, komunikasi akan berlangsung lancar. Sebaliknya, bila
pengalaman komunikan tidak sama dengan pengalaman komunikan
komunikator, akan timbul kesulitan untuk mengerti maksud satu sama
lain.
•
Komunikasi memiliki lima unsur, yaitu
komunikator (communicator, source, sender), pesan
(message), media (channel, media), komunikan
(communicant, communicate, receiver, recipient),
dan efek (effect, impact, influence).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada
komunikan melalui media yang dapat menimbulkan
efek tertentu. Ditinjau dari sifatnya, komunikasi
terbagi menjadi dua yaitu lisan dan tulisan.
• Korespodensi merupakan salah satu kegiatan
penting yang menunjang operasionalisasi
sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan
berkorespondensi ini biasanya dilakukan oleh
sekretaris. Namun ada baiknya seorang
pemimpin atau staf lainnya mengerti tata cara
surat menyurat karena mereka akan terlibat
dalam proses pengonsepan, pemeriksaan,
pengiriman serta penyimpanan surat.
Fungsi Surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu perlu
diketahui beberapa hal lain yang menjadi fungsi surat, yaitu sebagai :
• Bukti tertulis, surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis yang dapat
dijadikan arsip atau dokumentasi dan dapat dijadikan bahan bukti yang
memiliki kekuatan hukum.
• Wakil, pengirim dapat menjadikan surat untuk mewakili ketidakhadiran
atau jauhnya jarak penerima.
• Alat pengingat, karena keterbatasan daya ingat manusia maka dengan
adanya surat dapat menjadikan pengingat suatu kegiatan atau aktivitas
yang telah atau akan dilakukan.
• Pedoman untuk bertindak, seseorang dapat bertindak dengan pasti
karena di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman megenai
tugas, hak, dan kewajiban seseorang.
Kelengkapan Surat
Surat dapat dikatakan sebagai citra diri dari pengirim,
baik perusahaan maupun pribadi. Untuk mendapatkan kesan yang baik,
pengirim harus memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan tampilan
dari surat itu sendiri agar terlihat menarik. Ada tiga hal yang harus
diperhatikan untuk mendukung penulisan surat yang baik, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Penggunaan Kertas
Jenis Kertas
Jenis kertas yang biasa digunakan dalam penulisan surat adalah
Kertas HVS
Kertas Doorslag
Kertas Segel
Kertas Stensil
Warna Kertas dan Tinta
• Kertas resmi biasanya berwarna putih terutama untuk surat pemerintah.
Kertas surat untuk lembaga swasta biasanya menggunakan warna selain
putih. Hal tersebut sengaja dilakukan untuk menarik perhatian penerima
surat dan dapat memberi kesan berbeda, kreatif, dan semangat. Sebagai
contoh perusahaan yang bergerak di bidang periklanan, event organizer,
rumah produksi, dan sebagainya.
•
• Penggunaan warna tinta untuk tulis tangan maupun printer, baik instansi
pemerintah maupun swasta pada umumnya sama, yaitu hitam
penggunaan warna lain kecuali meruah diperbolehkan selama bertujuan
agar tulisan mudah dibaca. Warna merah tidak diperbolehkan karena di
anggap tidak sopan, karena menggambarkan kondisi kemarahan.
Ukuran Kertas
Sampai saat ini belum ada standarisasi ukuran kertas untuk
penulisan surat biasa maupun surat khusus (faktur, surat
tanda terima dsb.). Perusahaan menggunakan ukuran kertas
yang berbeda satu sama lain. Adapun ukuran kertas yang
digunakan untuk surat biasa adalah sebagai berikut :
1. Folio (21x33 cm)
2. A4 (21x29,7 cm)
3. Kuarto (21x28 cm)
Untuk memo atau nota biasanya menggunakan ukuran
setengah folio (21x16,5 cm) atau setengah kuarto
(21x14cm).
Amplop dan Lipatan Surat
• Ukuran amplop disesuaikan dengan kertas surat yang akan
dimasukkan. Ukuran amplop bervariasi. Hal tersebut
dikarenakan ukuran surat yang dimasukan ke dalam amplop
harus dilipat. Namun tidak semua kertas harus dilipat, sebagai
contoh dokumen penting seperti surat kontrak, surat
kesepakatan dsb. Untuk bentuk amplop hanya ada dua macam,
yaitu persegi (bujur sangkar) dan persegi panjang.
Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis
lipatan surat dan cara melipat serat lipatan jenis Baku,
Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda,
Perancis, Baron adalah sebagai berikut :
A. Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang
paling umum digunakan. Cara melipat jenis buku : kertas
dibagi menjadi tiga bagian sama besar (bagian 1, 2, dan 3)
lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya
dilipat kearah bagian 2.
B. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard
Fold)
• Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah
variasi dari lipatan surat betuk baku, perbedaan
terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara
melipat jenis Setengah Baku : kertas dibagi
menjadi tiga bagian, dua bagian sama besar dan
satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
c. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk
baku. Cara melipat jenis Akordion : kertas dibagi menjadi tiga sama besar
(bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat
ke bawah.
D.Lipatan Semi Akordion ( Semi Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat
bentuk baku. Cara melipat jenis Semi Akordion : kertas dibagi menjadi 3
bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1
dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
e. Lipatan Tunggal (Single Fold)
• Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling
sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi
surat menjadi dua bagian yang sama kemudian dilipat. Cara melipat
jenis Tunggal : kertas dibagi menjadi dua bagian sama besar, lalu
dilipat.
f. Liapatan Ganda (Parallel Double Fold)
• Lipatan kertas jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk
dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan
tunggal. Cara melipat jenis Ganda : kertas dibagi menjadi dua sama
besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi menjadi 2
sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
g. Lipatan Perancis (French Fold)
• Lipatan jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi
sekarang sekarang banyak surat-surat dinas yang menggunakan jenis
lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang
digunakan oleh raja dan kaum bangasawan Eropa tersebut. Cara melipat
jenis Perancis : ketas dibagi menjadi dua sama besar kemudian dilipat
(lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga
menghasilkan lipatan ke 2.
h. Lipatan Baron (Baronial Fold)
• Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau
surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena
panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Teknik Pembuatan Surat
Untuk membuat surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan
persiapan dalam penulisan, pengetikan, daan pengiriman.
Persiapan Penulisan.
•
Sebelum membuat surat, penulis surat harus mengetahui masalah yang
akan disampaikan, sistematikan penyusunan isinya, posisi hubungan
pengirim dan penerima dan siapa saja yang membaca surat tersebut.
Apabila penulis surat sudah memahami hal tersebut, maka akan dapat
dihasilkan surat yang baik dan tepat sasaran.
Pengetikan
• Dalam pengetikan surat, penulis surat harus
memperhtikan kejelasan, kerapian, dan
kebersihannya. Apabila penulis surat tidak
mengindahkan hal-hal tersebut diatas maka
dapat mengurangi nilai surat (letter value).
Kesalahan dalam pengetikan dapat menggangu
kenyamanan pembaca dan penulis surat dapat
dianggap ceroboh serta kurang cermat.
TERIMA KASIH
Surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain (orang,
instansi atau organisasi).
• Surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan
isinya menyangkut kepentingan, masalah, dan
persoalan-persoalan pribadi disebut surat pribadi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain berisi
informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan instansi yang bersangkutan disebut surat
dinas atau surat resmi. Pesan atau informasi yang
disampaikan dapat berupa pernyataan, permintaan,
laporan, saran-saran, dan sebagainya.
• Dewasa ini teknologi komunikasi maju pesat,
sehingga lalu lintas informasi dan
penyampaian warta-warta cepat sampai dan
diterima pihak lain melalui telepon, radio,
televisi, internet dan masih banyak lagi. Surat
tetap merupakan alat komunikasi yang
mempunya kelebihan tersendiri dalam
penyampaian informasi dan warta-warta ke
pada pihak lain.
Kelebihan surat sebagai komunikasi dibandingkan dengan yang lain
adalah :
• Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara
panjang lebar, terperinci, dan terurai secara gamblang.
• Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan
dengan telepon yang mungkin dapat disadap orang.
• Kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk
menghilangkan perasaan yang tidak enak.
• Efektif, karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
• Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
• Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan.
• Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai
pada tujuannya, seuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu,
surat dikatakan baik, apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
• Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.
• Surat mempunyai maksud dan tujuan.
• Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti, pakailah bahasa
yang baik dan benar, baik susunan kata, kalimat, dan alineanya.
• Pemahaman bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima.
• Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
• Hindarilah penggunaan kata atau kalimat yang dipandang tidak perlu
dan membingungkan pihak penerima.
PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan
yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling berkirim surat.
• Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah
maupun swasta terdiri dari :
• Korespodensi Ekstern, yaitu hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh kantor/organisasi dengan pihak luar.
• Korespodensi Intern, yaitu hubungan surat menyurat antara
orang-orang/pejabat dalam suatu kantor/organisasi termasuk
antar kantor pusat dengan kantor-kantor cabangnya.
•
•
•
•
•
Surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan
bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat menyurat adalah
sebagai berikut :
Surat menyurat atau korespodensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang
baik membuat surat yang baik, dan memperbaiki konsep surat.
Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaikbaiknya, sehingga menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
Pengurusan surat mail handling yaitu bagaimana menangani surat-surat
yang masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif.
Kearsipan/filling yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali
surat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan.
Surat menyurat merupakan kegiatan staf, tetapi kegiatan surat
menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi.
Oleh karena itu, pejabat dan pegawai, pejabat staf, para
pemimpin organisasi atau perusahaan harus mengerti
masalah surat, diantaranya :
• Korespoden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa.
• Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
• Sekretaris.
• Juru tik, harus menguasai teknik pengetikan, terutama
termasuk bentuk-bentuk surat.
TUJUAN PENULISAN SURAT
• Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
• Ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak
lain.
• Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari
penerima surat tentang informasi yang disampaikan
tersebut.
• Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang
diterima jelas.
Dalam praktiknya ternyata banyak instansi pemerintah
maupun organisasi yang kurang memperhatikan
pentingnya menguasai kententuan-ketentuan yang
berlaku dalam surat menyurat. Akibatnya banyak terjadi
kesalahan maupun kekurangan-kekurangan seperti :
1. Susunan surat tidak sistematis.
2. Susunan kalimat kurang efisien.
3. Kesalahan penggunaan tanda baca.
4. Ejaan yang tidak sesuai EYD.
5. Pemakaian istilah asing yang kurang tepat.
6.Kurang sopan/ceroboh dalam
mengungkapkan gagasan.
7.Ketikan salah/banyak yang kotor.
8.Bentuk/model surat tidak menentu.
9.Alamat tidak tepat.
D.FUNGSI SURAT
Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut :
1. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. Dipergunakan bila
terjadi perselisihan antar kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi.
2. Surat sebagai dokumen tertulis, misalnya akte kelahiran, surat
keputusan (SK), surat nikah, KTP.
3. Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim
oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain atau rekannya. Surat
dapat mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, kewibawaan
penulisnya. Selain itu dapat mengetahui bagaimana seorang/suatu
lembaga dalam mengeluarkan kebijakan-kebijakannya.
4. Surat sebagai media komunikasi
5.Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
6.Surat sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk
mengetahui hal-hal yang telah terlupakan/telah lama
oleh Pimpinan.
7.Surat sebagai bukti historis, yaiti digunakan untuk
mengetahui atau menyelidiki kegiatan
seorang/organisasi pada masa silam.
8.Pedoman kerja, yaitu pedoman dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan. Contoh : surat tugas,
surat perintah.
Surat Sebagai Alat Komunikasi
• Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris communication berasal dari
kata Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang
arti sama. Sama ini dimaksudkan adalah sama makna, yaitu sama
makna tentang suatu hal. Sebagai contoh, dua orang yang
berkomunikasi dapat berlangsung dengan baik apabila memiliki
kesamaan makna mengenai apa yang diperbincangkan.
• Ditambahkan oleh Schramm, pakar komunikasi yang mendalami
disiplin ilmu dalam bidang kesusastraan, dengan bidang pengalaman
komunikan, komunikasi akan berlangsung lancar. Sebaliknya, bila
pengalaman komunikan tidak sama dengan pengalaman komunikan
komunikator, akan timbul kesulitan untuk mengerti maksud satu sama
lain.
•
Komunikasi memiliki lima unsur, yaitu
komunikator (communicator, source, sender), pesan
(message), media (channel, media), komunikan
(communicant, communicate, receiver, recipient),
dan efek (effect, impact, influence).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah
proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada
komunikan melalui media yang dapat menimbulkan
efek tertentu. Ditinjau dari sifatnya, komunikasi
terbagi menjadi dua yaitu lisan dan tulisan.
• Korespodensi merupakan salah satu kegiatan
penting yang menunjang operasionalisasi
sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan
berkorespondensi ini biasanya dilakukan oleh
sekretaris. Namun ada baiknya seorang
pemimpin atau staf lainnya mengerti tata cara
surat menyurat karena mereka akan terlibat
dalam proses pengonsepan, pemeriksaan,
pengiriman serta penyimpanan surat.
Fungsi Surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu perlu
diketahui beberapa hal lain yang menjadi fungsi surat, yaitu sebagai :
• Bukti tertulis, surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis yang dapat
dijadikan arsip atau dokumentasi dan dapat dijadikan bahan bukti yang
memiliki kekuatan hukum.
• Wakil, pengirim dapat menjadikan surat untuk mewakili ketidakhadiran
atau jauhnya jarak penerima.
• Alat pengingat, karena keterbatasan daya ingat manusia maka dengan
adanya surat dapat menjadikan pengingat suatu kegiatan atau aktivitas
yang telah atau akan dilakukan.
• Pedoman untuk bertindak, seseorang dapat bertindak dengan pasti
karena di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman megenai
tugas, hak, dan kewajiban seseorang.
Kelengkapan Surat
Surat dapat dikatakan sebagai citra diri dari pengirim,
baik perusahaan maupun pribadi. Untuk mendapatkan kesan yang baik,
pengirim harus memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan tampilan
dari surat itu sendiri agar terlihat menarik. Ada tiga hal yang harus
diperhatikan untuk mendukung penulisan surat yang baik, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Penggunaan Kertas
Jenis Kertas
Jenis kertas yang biasa digunakan dalam penulisan surat adalah
Kertas HVS
Kertas Doorslag
Kertas Segel
Kertas Stensil
Warna Kertas dan Tinta
• Kertas resmi biasanya berwarna putih terutama untuk surat pemerintah.
Kertas surat untuk lembaga swasta biasanya menggunakan warna selain
putih. Hal tersebut sengaja dilakukan untuk menarik perhatian penerima
surat dan dapat memberi kesan berbeda, kreatif, dan semangat. Sebagai
contoh perusahaan yang bergerak di bidang periklanan, event organizer,
rumah produksi, dan sebagainya.
•
• Penggunaan warna tinta untuk tulis tangan maupun printer, baik instansi
pemerintah maupun swasta pada umumnya sama, yaitu hitam
penggunaan warna lain kecuali meruah diperbolehkan selama bertujuan
agar tulisan mudah dibaca. Warna merah tidak diperbolehkan karena di
anggap tidak sopan, karena menggambarkan kondisi kemarahan.
Ukuran Kertas
Sampai saat ini belum ada standarisasi ukuran kertas untuk
penulisan surat biasa maupun surat khusus (faktur, surat
tanda terima dsb.). Perusahaan menggunakan ukuran kertas
yang berbeda satu sama lain. Adapun ukuran kertas yang
digunakan untuk surat biasa adalah sebagai berikut :
1. Folio (21x33 cm)
2. A4 (21x29,7 cm)
3. Kuarto (21x28 cm)
Untuk memo atau nota biasanya menggunakan ukuran
setengah folio (21x16,5 cm) atau setengah kuarto
(21x14cm).
Amplop dan Lipatan Surat
• Ukuran amplop disesuaikan dengan kertas surat yang akan
dimasukkan. Ukuran amplop bervariasi. Hal tersebut
dikarenakan ukuran surat yang dimasukan ke dalam amplop
harus dilipat. Namun tidak semua kertas harus dilipat, sebagai
contoh dokumen penting seperti surat kontrak, surat
kesepakatan dsb. Untuk bentuk amplop hanya ada dua macam,
yaitu persegi (bujur sangkar) dan persegi panjang.
Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis
lipatan surat dan cara melipat serat lipatan jenis Baku,
Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda,
Perancis, Baron adalah sebagai berikut :
A. Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang
paling umum digunakan. Cara melipat jenis buku : kertas
dibagi menjadi tiga bagian sama besar (bagian 1, 2, dan 3)
lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya
dilipat kearah bagian 2.
B. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard
Fold)
• Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah
variasi dari lipatan surat betuk baku, perbedaan
terletak pada bagian lipatan atasnya saja. Cara
melipat jenis Setengah Baku : kertas dibagi
menjadi tiga bagian, dua bagian sama besar dan
satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
c. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk
baku. Cara melipat jenis Akordion : kertas dibagi menjadi tiga sama besar
(bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat
ke bawah.
D.Lipatan Semi Akordion ( Semi Accordion Fold)
Lipatan surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat
bentuk baku. Cara melipat jenis Semi Akordion : kertas dibagi menjadi 3
bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1
dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
e. Lipatan Tunggal (Single Fold)
• Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling
sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi
surat menjadi dua bagian yang sama kemudian dilipat. Cara melipat
jenis Tunggal : kertas dibagi menjadi dua bagian sama besar, lalu
dilipat.
f. Liapatan Ganda (Parallel Double Fold)
• Lipatan kertas jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk
dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan
tunggal. Cara melipat jenis Ganda : kertas dibagi menjadi dua sama
besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi menjadi 2
sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
g. Lipatan Perancis (French Fold)
• Lipatan jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi
sekarang sekarang banyak surat-surat dinas yang menggunakan jenis
lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang
digunakan oleh raja dan kaum bangasawan Eropa tersebut. Cara melipat
jenis Perancis : ketas dibagi menjadi dua sama besar kemudian dilipat
(lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga
menghasilkan lipatan ke 2.
h. Lipatan Baron (Baronial Fold)
• Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau
surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena
panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Teknik Pembuatan Surat
Untuk membuat surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan
persiapan dalam penulisan, pengetikan, daan pengiriman.
Persiapan Penulisan.
•
Sebelum membuat surat, penulis surat harus mengetahui masalah yang
akan disampaikan, sistematikan penyusunan isinya, posisi hubungan
pengirim dan penerima dan siapa saja yang membaca surat tersebut.
Apabila penulis surat sudah memahami hal tersebut, maka akan dapat
dihasilkan surat yang baik dan tepat sasaran.
Pengetikan
• Dalam pengetikan surat, penulis surat harus
memperhtikan kejelasan, kerapian, dan
kebersihannya. Apabila penulis surat tidak
mengindahkan hal-hal tersebut diatas maka
dapat mengurangi nilai surat (letter value).
Kesalahan dalam pengetikan dapat menggangu
kenyamanan pembaca dan penulis surat dapat
dianggap ceroboh serta kurang cermat.
TERIMA KASIH