PT Bank Ina Perdana Tbk Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris Direksi 10 13
2.
Hasil rapat Direksi bersama Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris yang hadir,
dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris serta didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat
dissenting opinions
dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
3.
Dalam hal terdapat Anggota Direksi danatau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya
secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat.
4.
Risalah rapat merupakan bukti yang sah untuk para Anggota Direksi dan peserta rapat lainnya.
5.
Risalah rapat harus dibuat maksimum 2 dua hari kerja setelah pelaksanaan rapat Direksi.
6.
Salinan risalah rapat yang telah ditandatangani harus didistribusikan kepada seluruh Anggota Direksi dengan amplop tertutup dan diberi catatan “
Confidential
”. Setiap peserta rapat dapat menyampaikan keberatan danatau usulan perbaikan dalam
waktu 10 sepuluh hari sejak tanggal pengiriman.
7.
Corporate Secretary
harus menyimpan risalah rapat asli secara tertib dalam kumpulan tahunan
hard copy
dan
soft copy
.
C.
Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris
1.
Pengaturan Rapat a.
Penyelenggaraan Rapat
1. Dewan Komisaris dengan Direksi wajib mengadakan rapat bersama secara berkala
paling kurang 1 satu kali dalam 4 empat bulan. 2.
Kehadiran Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perseroan.
3. Direksi harus menjadwalkan rapat bersama Dewan Komisaris untuk tahun
berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
b. Tempat Rapat
Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau
tempat kegiatan usaha utama Perseroan, atau dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
PT Bank Ina Perdana Tbk Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris Direksi 11 13
c. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
1.
Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat diadakan atas permintaan :
a. Komisaris Utama.
b. 2 dua orang atau lebih Anggota Dewan Komisaris.
c. Direktur Utama.
d. Rapat Dewan Komisaris.
e. Usul dari Rapat Direksi.
f. 2 dua orang atau lebih Anggota Direksi.
g. Permintaan tertulis dari 1 satu orang atau lebih pemegang saham yang
bersama-sama mewakili 110 satu per sepuluh atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.
2. Pemanggilan rapat dilakukan melalui undangan rapat yang ditandatangani oleh
Komisaris Utama atau Direktur Utama apabila Komisaris Utama berhalangan. Lampiran 2
3. Undangan rapat dibuat oleh
Corporate Secretary
minimal 1 satu hari kerja sebelum pelaksanaan rapat. Undangan rapat berisi antara lain :
a. Agenda Rapat;
b. Tanggal dan waktu;
c. Tempat penyelenggaraan rapat;
Corporate Secretary
mengirimkan undangan rapat kepada setiap Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, dapat disampaikan secara langsung
fax, email
maupun dengan surat tertulis dengan mendapat tanda terimakonfirmasi sekurang- kurangnya 3 tiga hari sebelum rapat diadakan. Tanda terimakonfirmasi undangan
rapat tersebut disimpandicatat dengan baik oleh
Corporate Secretary
. 4.
Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilaksanakan walaupun Komisaris
Utama tidak hadir yang tidak perlu dibuktikan dengan suatu surat tertulis, namun dengan syarat Anggota Dewan Komisaris yang hadir minimal ½ satu per dua
bagian dari seluruh Anggota Dewan Komisaris yang sedang menjabat. 5.
Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilakukan tanpa pemanggilan
terlebih dahulu dengan undangan rapat dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila:
PT Bank Ina Perdana Tbk Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris Direksi 12 13
a. Semua Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa
kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya; b.
Semua Anggota Direksi hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Direksi lainnya;
c. Pihak yang mengajukan rapat hadir atau diwakili.
6. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pengaju rapat
Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang saham.
d. Persiapan Pelaksanaan Rapat
