Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap Pada Hotel Griya Indah Bandung

  

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI TAMU INAP PADA

HOTEL GRIYA INDAH BANDUNG

SKRIPSI

  Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

  

RENI MULYANI

10506328

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

  

ABSTRACT

  Business World to grow as the progress in science and technology, as well as in Indonesia, such as the increasingly widespread use of applications of computer technology, it brings a huge impact on information technology. It is characterized by more and more sophisticated and versatile tools for solving problems peraktis both company management and in solving day-to-day. With the existence of information systems, will greatly assist in solving problems, especially in the case when we need information fast, precise and accurate. Hotel Griya Bandung Indah is a business engaged in the inn, in addition to lodging facilities, the Hotel Griya Indah also has facilities such as restaurants, laundry services, etc.. To manage all the things mentioned above we require a tool to process these data so that information about the hotel can be known by employees and customers.Griya Indah also has facilities such as restaurants, laundry services, etc. To manage all the things mentioned above we require a tool to process these data so that information about the hotel can be known by employees and customers.

  To achieve these objectives, this research consists of two stages using the systems analysis approach to structured system using Flowmap, Context Diagram, Data Flow Diagram, Data dictionary, Normalization, Table Relation and Entity Relational Diagram. While to design and implement the Administrative Information System Confinement Guest is using programming language Borland Delphi 7.0 with SQL Server 2000 database and information system development use prototype method.

  The end result of this research is that current information systems are still less effective and efficient, which is then analyzed and designed into an information system that can support the development of information technology that is expected to achieve the desired performance. The system is proposed in order to handle the constraints that exist on systems running earlier. Keywords : Administrative Information Systems Overnight Guest

  

ABSTRAK

  Dunia Bisnis tumbuh seiring dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, demikian pula halnya di indonesia, seperti makin meluasnya penggunaan Aplikasi teknologi komputer, hal itu membawa dampak yang besar terhadap teknologi informasi. Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya peralatan yang serba canggih dan peraktis baik untuk pemecahan masalah manajemen perusahaan maupun dalam pemecahan sehari-hari. Dengan adanya sistem informasi, akan sangat membantu dalam pemecahan masalah terutama dalam hal ketika kita membutuhkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Hotel Griya Indah Bandung adalah suatu bidang usaha yang bergerak di bidang penginapan, selain fasilitas penginapan, Hotel Griya Indah juga memiliki fasilitas seperti restoran, jasa pencucian,dll. Untuk mengatur semua hal yang disebutkan di atas dibutuhkannya suatu alat untuk mengolah data-data tersebut, agar informasi mengenai hotel dapat diketahui oleh pegawai dan pelanggan.

  Untuk mencapai tujuan tersebut, maka penelitian ini terdiri dari tahap analisis sistem dengan menggunakan metode pendekatan sistem terstruktur menggunakan Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram, kamus Data, Normalisasi, Tabel Relasi dan Entity Relational Diagram. Sedangkan untuk merancang dan mengimplementasikan System Informasi Administrasi Tamu Inap ini menggunakan bahasa pemograman Borland Delphi 7.0 dengan Database SQL Server 2000 dan pengembangan sistem informasi menggunakan metode prototype.

  Adapun hasil akhir dari penelitian ini yakni sistem informasi yang berjalan masih kurang efektif dan efisien, yang kemudian dianalisis dan dirancang menjadi sebuah sistem informasi yang dapat mendukung perkembangan teknologi informasi yang diharapkan dapat mencapai kinerja yang diinginkan. Sistem tersebut diusulkan agar dapat menangani kendala yang ada pada sistem yang berjalan sebelumnya.

  Kata Kunci : Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap

  

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGUJIAN PERNYATAAN KEASLIAN ABSTRAK ....................................................................................................... i

ABSTRACK ...................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii

MOTTO ........................................................................................................... vi

DAFTAR ISI .................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii

DAFTAR TABEL............................................................................................ xvi

DAFTAR SIMBOL ......................................................................................... xix

BAB I PENDAHULUAN

  1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................. 1

  1.2 Identifikasi masalah ................................................................................... 3

  1.3 Rumusan Masalah ...................................................................................... 4

  1.4 Maksud dan Tujuan .................................................................................... 4

  1.5 Kegunaan Penelitian................................................................................... 5

  1.5.1 Kegunaan Praktis .............................................................................. 5

  1.5.2 Kegunaan Akademis ......................................................................... 6

  1.6 Batasan Masalah......................................................................................... 6

  1.7 Lokasi dan waktu penelitian....................................................................... 7

  BAB II LANDASAN TEORI

  2.1.1 Elemen Sistem ................................................................................. 8

  2.1.2 Karakteristik Sistem .......................................................................... 10

  2.1.3 Klasifikasi Sistem.............................................................................. 12

  2.2 Konsep Dasar Informasi .............................................................................. 14

  2.2.1 Siklus Informasi ................................................................................ 15

  2.2.2 Nilai Informasi .................................................................................. 16

  2.2.3 Kualitas Informasi ............................................................................. 16

  2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi .................................................................. 17

  2.3.1 Komponen Sistem Informasi ........................................................... 18

  2.4 Administrasi ............................................................................................... 19

  2.4.1 Tamu Inap ........................................................................................ 20

  2.4.2 Administrasi Tamu Inap .................................................................. 20

  2.4.3 Sistem Administrasi Tamu Inap ....................................................... 20

  2.4.4 Hotel ................................................................................................. 21

  2.5 Jaringan Komputer ..................................................................................... 22

  2.5.1 Jenis-jenis Jaringan Komputer ......................................................... 23

  2.5.2 Topologi Jaringan Komputer ........................................................... 24

  2.6 Client Server............................................................................................... 27

  2.7 Perangkat Lunak Pendukung...................................................................... 32

  2.7.1 Sekilas Tentang Delphi .................................................................... 32

  2.7.2 SQL Server ....................................................................................... 28

  BAB III METODE PENELITIAN

  3.1 Objek Penelitian ....................................................................................... 30

  3.1.1.1 Falilitas Hotel Griya Indah .................................................. 31

  3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................................................ 34

  3.1.3 Struktur Organisasi.......................................................................... 39

  3.1.4 Deskripsi Tugas ............................................................................... 36

  3.2 Metode Penelitian.................................................................................... 38

  3.2.1 Desain Penelitian ........................................................................... 38

  3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ........................................... 38

  3.2.2.1 Sumber Data Primer ......................................................... 39

  3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ..................................................... 40

  3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem .......................... 40

  3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ............................................. 40

  3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ....................................... 41

  3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ............................. 43

  3.2.4 Pengujian Software ...................................................................... 50

  BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

  4.1 Analisis Sistem yang Berjalan ................................................................. 51

  4.1.1 Analisis Dokumen ........................................................................... 51

  4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ......................................... 52

  4.1.2.1 Bagan Aliran Dokumen (Flow Map) .............................. 53

  4.1.2.2 Diagram Konteks ............................................................. 60

  4.1.2.3 Data Flow Diagram .......................................................... 60

  4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ........................................... 64

  4.2 Perancangan Sistem ................................................................................ 65

  4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan .................................... 65

  4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ......................................... 66

  4.2.3.1 Bagan Aliran Dokumen (Flow Map) .............................. 66

  4.2.3.2 Diagram Konteks ............................................................ 73

  4.2.3.3 Data Flow Diagram ......................................................... 74

  4.2.3.4 Kamus Data ..................................................................... 76

  4.2.4 Perancangan Basis Data ............................................................... 84

  4.2.4.1 Normalisasi .................................................................... 84

  4.2.4.2 Relasi Tabel ..................................................................... 89

  4.2.4.3 Entity Relational Diagram (ERD) .................................. 91

  4.2.4.4 Struktur File .................................................................... 91

  4.2.4.5 Kodefikasi ....................................................................... 97

  4.2.5 Perancangan Antar Muka .............................................................. 99

  4.2.5.1 Struktur Menu .................................................................. 99

  4.2.5.2 Perancangan Input ............................................................ 100

  4.2.5.3 Perancangan Output ......................................................... 115

  4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan................................................... 119

  BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

  5.1 Pengujian .................................................................................................. 121

  5.1.1 Rencana Pengujian .......................................................................... 121

  5.1.2 Kasus dan Hasil Pengujian .............................................................. 122

  5.1.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ........................................................... 132

  5.2 Implementasi ............................................................................................ 132

  5.2.2 Implementasi Perangkat Lunak ..................................................... 133

  5.2.3 Implementasi Perangkat Keras ...................................................... 134

  5.2.4 Implementasi Basis Data (Sintak SQL) ........................................ 135

  5.2.5 Implementasi Antar Muka............................................................. 141

  5.2.6 Implementasi Instalasi Program .................................................... 144

  5.2.7 Penggunaan Program ..................................................................... 147

  BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

  6.1 Kesimpulan ……………………………………………………………... 162

  6.2 Saran …………………………………………………………………… 163

  DAFTAR PUSTAKA

  ……………………………………………………… 164

  LAMPIRAN

  DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.2 Flowmap Pemakaian Fasilitas Restoran .......................................... 56Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 3 (Tamu Check-Out) Berjalan ........................ 63 Gambar 4.10Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 2 (Pemakaiaan Fasilitas/Jasa Hotel) Berjalan 63Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 1 (Tamu Check-in) Berjalan ........................... 62Gambar 4.6 DFD Level 1 Berjalan...................................................................... 61

  Kontek Diagram Berjalan ................................................................ 60

Gambar 4.4 Flowmap Tamu Check-Out Berjalan ............................................... 59 Gambar 4.5Gambar 4.3 Flowmap Pemakaian Fasilitas Laundry ........................................... 57Gambar 4.1 Flowmap Tamu Check-in Berjalan .................................................. 54Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ........................................................................ 10Gambar 3.2 Prototype Paradigma ....................................................................... 42Gambar 3.1 Struktur Organisasi Hotel Griya Indah ............................................ 35Gambar 2.7 Topologi Ring .................................................................................. 26Gambar 2.6 Topologi Star ................................................................................... 25Gambar 2.5 Komponen Topologi Linear Bus ..................................................... 25Gambar 2.4 Komponen Sistem ........................................................................... 19Gambar 2.3 Siklus Informasi ............................................................................... 15Gambar 2.2 Sistem Tertutup ............................................................................... 13

  Flowmap Tamu Check-in ............................................................. 68

Gambar 4.11 Flowmap Pemakaian Fasilitas Restoran ........................................ 69Gambar 4.22 Perancangan Form Login .............................................................. 101Gambar 4.30 Perancangan Form Input Data Restoran ........................................ 106Gambar 4.29 Perancangan Form Data Restoran ................................................. 106Gambar 4.28 Perancangan Form Input Data Pegawai ....................................... 105Gambar 4.27 Perancangan Form Data Pegawai .................................................. 105

  Perancangan Form Input Data Tamu............................................. 104

Gambar 4.25 Perancangan Form Data Tamu ...................................................... 103 Gambar 4.26Gambar 4.24 Perancangan Form Data Kamar .................................................... 102Gambar 4.23 Perancangan Form Menu Utama ................................................... 101Gambar 4.21 Perancangan Struktur Menu .......................................................... 100Gambar 4.12 Flowmap Pemakaian Fasilitas Laundry ......................................... 70Gambar 4.20 ERD (Entity Relation Diagram) .................................................... 91Gambar 4.19 Rancanagan Relasi Tabel............................................................... 90Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses 3 (Pemakaian Check out) Usulan ................. 76Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses 2 (Pemakaian Fasilitas/Jasa) Usulan ............ 75Gambar 4.16 DFD Level 2 Proses 1 (Tamu Check-In) Usulan .......................... 75Gambar 4.15 DFD Level 1 Usulan ...................................................................... 74Gambar 4.14 Kontek Diagram SI Administrasi Tamu Inap Usulan ................... 73Gambar 4.13 Flowmap Tamu Check out Usulan ................................................ 72Gambar 4.31 Perancangan Form Data Laundry .................................................. 107Gambar 4.32 Perancangan Form Input Data Laundry ........................................ 107Gambar 4.43 Perancangan Laporan Data Transaksi Laundry ............................. 117Gambar 5.6 Tahap 6 .......................................................................................... 146Gambar 5.5 Tahap 5 .......................................................................................... 146Gambar 5.4 Tahap 4 .......................................................................................... 145Gambar 5.3 Tahap 3 .......................................................................................... 145

  Tahap 2 .......................................................................................... 145

Gambar 5.1 Tahap 1 Setup Program ................................................................. 144 Gambar 5.2Gambar 4.45 Arsitektur Jaringan (Topology Star) .............................................. 120Gambar 4.44 Perancangan Laporan Data Transaksi Restoran ............................ 118Gambar 4.42 Perancangan Laporan Data Check-Out.......................................... 116Gambar 4.33 Perancangan Form Data Registrasi ............................................... 108Gambar 4.41 Perancangan Laporan Data Registrasi ........................................... 116Gambar 4.40 Perancangan Form Input Check-Out ............................................ 115Gambar 4.39 Perancangan Form Check-Out....................................................... 114Gambar 4.38 Perancangan Form Input Transaksi Restoran ................................ 113Gambar 4.37 Perancangan Form Transaksi Restoran ......................................... 112Gambar 4.36 Perancangan Form Input Transaksi Laundry ................................ 111Gambar 4.35 Perancangan Form Transaksi Laundry .......................................... 110Gambar 4.34 Perancangan Form Input Data Registrasi ...................................... 109Gambar 5.7 Tahap 7 .......................................................................................... 146Gambar 5.8 Tahap 8 Konfirmasi Instalasi Berhasil .......................................... 147Gambar 5.19 Form Data Transaksi Restoran ...................................................... 157Gambar 5.27 Form Setting Laporan Transaksi Laundry..................................... 161 Gambar 5.28Gambar 5.26 Form Laporan Transaksi Restoran ................................................ 161Gambar 5.25 Form Setting Laporan Transaksi Restoran .................................... 160Gambar 5.24 Form Laporan Transaksi Checkout ............................................... 160

   Form Setting Laporan Transaksi Checkout ................................... 160

Gambar 5.22 Form Laporan Transaksi Registrasi .............................................. 159 Gambar 5.23Gambar 5.21 Form Setting Laporan Transaksi Registrasi .................................. 159Gambar 5.20 Form Data Transaksi Laundry ....................................................... 158Gambar 5.18 Form Data Transaksi Checkout ..................................................... 156Gambar 5.9 Form Login ................................................................................... 147Gambar 4.17 Form Data Transaksi Registrasi .................................................... 155Gambar 5.16 Form Data Laundry ....................................................................... 154Gambar 5.15 Form Data Restoran ...................................................................... 153Gambar 5.14 Form Data Kamar .......................................................................... 152Gambar 5.13 Form Data Tamu ........................................................................... 151Gambar 5.12 Data Pegawai ................................................................................. 150Gambar 5.11 Form Data Pengguna ..................................................................... 149Gambar 5.10 Form Menu Utama ........................................................................ 148

  Form Laporan Transaksi Laundry ................................................. 161

DAFTAR SIMBOL

  A. Bagan Alir Dokumen (Dokumen Flowmap) NO. SIMBOL NAMA KETERANGAN

  1. Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

  2. Proses Manual Menunjukkan kegiatan atau arah aliran dokumen atau data.

  3. Garis alir Menunjukkan arus atau arah aliran dokumen atau data.

  4. Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

  5. Harddisk Menunjukkan input atau output menggunakan harddisk.

  6. Keputusan Digunakan untuk penyeleksian kondisi.

  7. Simpangan Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual.

  B. Data Flow Diagram (DFD) NO. SIMBOL NAMA KETERANGAN

  1. Proses Menunjukkan pemrosesan data yang berada dalam sistem.

  2. Kesatuan luar/entity eksternal

  Kesatuan diluar system yang dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya.

  3. Arus data Menggambarkan aliran data.

  4. Simpangan data Tempat penyimpanan data.

  Sumber : Al-bahra Bin Ladjamudin (2005 : 72)

  C. Diagram Konteks NO. SIMBOL NAMA KETERANGAN 1.

• – pihak yang berada diluar sistem, tetapi secara langsung berhubungan dengan sistem dalam hal member data atau menerima informasi 2.

  Terminator Pihak

  Process Berisi mengenai sistem yang akan dibuat

  3. Data Flow Berisi Data atau informasi yang mengalir dari satu pihak ke sistem dan sebaliknya.

  Sumber : Al-bahra Bin Ladjamudin (2005 : 72)

D. ERD No. Simbol Nama Keterangan 1.

  Entitas Pelaku yang menjalankan proses sistem 2.

  Proses Proses yang dilakukan oleh sistem 3.

  Arus data Menggambarkan aliran data.

  

DAFTAR TABEL

Tabel 4.9 Struktur Field Tabel Deatail Registrasi .............................................. 95Tabel 5.2 Pengecekan User ................................................................................ 123Tabel 5.1 Rencana Pengujian Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap ........ 121Tabel 4.10 Struktur Field Tabel Checkout ........................................................... 97Tabel 4.13 Struktur File Transaksi Restoran Detail ............................................. 97

  Struktur File Transaksi Restoran Master ............................................ 96

Tabel 4.11 Struktur Field Tabel Transaksi Detail Laundry ................................. 96 Tabel 4.12Tabel 4.10 Struktur Field Tabel Transaksi Laundry Master ................................ 95Tabel 4.8 Struktur Field Tabel Registrasi .......................................................... 94Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan PenelitianPenelitian ............................................... 7Tabel 4.7 Struktur Field Tabel Laundry ............................................................. 94Tabel 4.6 Struktur Field Tabel Restoran ............................................................ 93Tabel 4.5 Struktur Field Tabel Kamar ............................................................... 93Tabel 4.4 Struktur Field Tabel Pegawai ............................................................. 92Tabel 4.3 Struktur Field Tabel Tamu ................................................................. 92Tabel 4.2 Evaluasi Sistem Berjalan .................................................................... 64Tabel 4.1 Analisis Dokumen .............................................................................. 50Tabel 3.1 Harga Kamar ...................................................................................... 34Tabel 5.3 Pengecekan User (Lanjutan) .............................................................. 123Tabel 5.4 Pengecekan Data Pegawai ................................................................. 123Tabel 5.15 Implementasi Menu File .................................................................... 142Tabel 5.23 Keterangan Form Data Restoran ........................................................ 153Tabel 5.22 Keterangan Form Kamar .................................................................... 152Tabel 5.21 Keterangan Form Pegawai ................................................................. 151Tabel 5.20 Keterangan Form Pegawai ............................................................... 150

  Keterangan Form Data Pengguna ...................................................... 149

Tabel 5.18 Imlpementasi Menu Transaksi ........................................................... 144 Tabel 5.19Tabel 5.17 Implemetasi Menu transaksi .............................................................. 143Tabel 5.16 Implementasi Menu Master ............................................................... 142Tabel 5.14 Menu Utama ....................................................................................... 141Tabel 5.5 Pengecekan Data Tamu ...................................................................... 124Tabel 5.13 Pengecekan Laporan .......................................................................... 132Tabel 5.12 Pengecekan Data Transaksi Checkout ............................................... 131Tabel 5.11 Pengecekan Data Transaksi Restoran ............................................... 130Tabel 5.10 Pengecekan Data Transaksi Laundry ................................................. 129Tabel 5.9 Pengecekan Data Transaksi registrasi ................................................ 128Tabel 5.8 Pengecekan Data Restoran ................................................................ 127Tabel 5.7 Pengecekan Data Laundry ................................................................. 126Tabel 5.6 Pengecekan Data Kamar .................................................................... 125Tabel 5.24 Keterangan Form Data Laundry ....................................................... 154Tabel 5.25 Keterangan Form Transaksi Registrasi .............................................. 155Tabel 5.26 Keterangan Form Data Transaksi Checkout ...................................... 156Tabel 5.27 Keterangan Form Transaksi Restoran ................................................ 157Tabel 5.28 Keterangan Form Transaksi Laundry ................................................ 158

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

  Terus berkembangnya dunia IT (Informatika Technology) mendorong banyak pihak untuk ikut serta menjadi bagian dari salah satu pengaruh era globalisasi ini. Perkembangan dunia IT ini ditandai dengan banyaknya produk- produk komputer yang bermunculan setiap harinya, hal ini dikarenakan oleh kebutuhan masyarakat yang juga semakin meningkat akan produk tersebut. Selain produk komputer yang tergolong perangkat keras (Hardware), kebutuhan akan produk perangkat lunak (Software) pun juga berkembang pesat. Adanya kebutuhan perangkat untuk pengolahan data secara komputerisasi, karena akan lebih efisien dan menghemat waktu dalam pengerjaanya, tak terkecuali industri perhotelan.

  Manajemen industri perhotelan dalam mengelola dan melakukan aktivitas sebuah hotel, memerlukan beberapa informasi yang relevan dan reliable dalam menentukan berbagai kebijakan hotel yang dianggap sebagai langkah dalam pengambilan keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Informasi-informasi yang dibutuhkan manajemen hotel adalah informasi mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan oleh hotel seperti informasi mengenai data tamu, data kamar, serta informasi mengenai pemakaian servis yang ditawarkan oleh hotel, dan

  Untuk itu, dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi seiring dengan kemajuan teknologi, penggunaan sistem komputerisasi perlu diterapkan dalam dunia usaha seperti perhotelan karena akan membantu memperlancar pekerjaan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

  Hotel Griya Indah merupakan salah satu hotel yang berdiri dikota bandung. Hotel ini masih menerapkan sistem manual dalam pengolahan data administrasi perhotelan dan kegiatan hotel lainnya seperti data tamu yang akan

  check-in ataupun check-out masih dicatat dalam sebuah jurnal buku tamu,

  meskipun terdapat sebuah perangkat komputer namun penggunaanya masih sebatas untuk membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan perhotelan. Akibat dari pengolahan data administrasi yang masih dilakukan dengan sistem manual ini sering menimbulkan permasalahan-permasalahan menyangkut proses pengolahan data diantaranya yaitu sering terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam mendokumentasikan data-data administrasi tamu inap, lambatnya proses perhitungan pembayaran pada saat melakukan check-out dan kurang cepatnya proses pencarian data administrasi tamu inap sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu inap akan terhambat serta lambatnya didalam pembuatan laporan, hal ini dikarenakan seringnya terjadi data-data yang tidak terintegrasi dengan baik dan masih disimpan dalam bentuk arsip.

  Maka dari itu diperlukan perubahan sebuah sistem yang lebih terintegrasi yang dapat membantu dalam proses administrasi perhotelan tersebut. Berdasarkan judul dari penelitian ini adalah “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI TAMU

  INAP PADA HOTEL GRIYA INDAH BANDUNG”.

1.2 Indentifikasi Masalah

  Pembuatan suatu sistem informasi, identifikasi masalah mutlak diperlukan sebagai acuan dalam menentukan langkah-langakah yang akan diambil selanjutnya. Penulis akan mengindentifikasikan masalah yang menjadi pedoman penelitian dalam membuat sistem informasi administrasi tamu inap yang efisien dalam pengolahan data-datanya. Adapun permasalahan yang menjadi kendala bagi pihak hotel Griya Indah Bandung saat ini yaitu :

  1) Lambatnya proses perhitungan pembayaran pada saat melakukan check-

  out hal ini dikarenakan seringnya terjadi data-data yang tidak terintegrasi dengan baik.

  2) Sering terjadinya kesalahan dan duplikasi data dalam mendokumentasikan data-data administrasi tamu inap.

  3) Penyimpanan data dalam bentuk arsip yang memakan tempat. 4) Kurang cepatnya proses pencarian data administrasi tamu inap sehingga dalam pemberian suatu informasi tentang data kamar, data tamu ataupun data-data yang berhubungan dengan administrasi tamu inap akan terhambat.

  5) Lambatnya pembuatan laporan di karenakan data-data masih tersimpan dalam bentuk arsip dan masih belum terintegrasi dengan baik.

  1.3 Rumusan Masalah

  Berdasarkan dari uraian yang sudah ditulis sebelumnya maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

  1. Bagaimana Sistem Administrasi Tamu Inap yang sedang berjalan pada Hotel Griya Indah Bandung.

  2. Bagaimana menganalisis dan merancang Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung ini sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan duplikasi data, serta dapat menyimpan data administrasi tamu inap pada suatu database agar tidak terjadi lagi penumpukan data, mempermudah proses pencarian data, dan dapat mempermudah dalam pembuatan laporan dengan adanya penyimpanan data yang terintegrasi.

  3. Bagaimana menguji Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung.

  4. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung.

  1.4 Maksud dan Tujuan

  Maksud dari pelaksaan penelitian ini adalah untuk menerapakan bidang ilmu yang dipelajari pada lingkungan pekerjaaan.

  Adapun tujuan dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem informasi Adminitrasi Tamu Tnap pada Hotel Griya Indah Bandung, diharapkan dapat:

  2. Untuk merancang Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung ini dapat meminimalisasi kesalahan dan duplikasi data, dapat menyimpan data pada suatu database, dapat mempermudah proses pencarian data, serta dapat mempermudah dalam pembuatan laporan.

  3. Untuk menguji Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung

  4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Administrasi Tamu Inap pada Hotel Griya Indah Bandung

1.5 Kegunaan Penelitian

  Sebuah penelitian hendaknya dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi serta memberikan manfaat baik bagi kesajahteraan umat maupun bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Hasil laporan tugas akhir ini diharapkan dapat memberi manfaat baik bagi penulis, akademik, dan juga para pembaca. Manfaat penelitian ini anatara lain :

1.5.1 Kegunaan Peraktis

  a. Bagi Penulis Diharapkan dapat menambah pengetahuan terapan dan mengaplikasikan ilmu-ilmu yang telah didapat selama kuliah. Serta memperluas wawasan dan pengetahuan mengenai penerapan sistem informasi dan pengolahan data. b. Bagi Instansi Dapat menjadi masukan agar penerapan Sistem Inforamsi Administarsi Tamu Inap ini dapat membantu dalam pengambilan kebijakan keputusan.

  c. Bagi Pihak Lain Dapat dijadikan sumber informasi dan referensi dalam penelitian sejenis.

1.5.2 Kegunaan Akademis

  Sebagai bahan masukan untuk meneliti sejauh mana sistem informasi pengolahan data hotel yang berbasis komputer dapat dilakukan secara efektif sehingga dapat menunjang pelaksanaan tugas karyawaan.

1.6 Batasan Masalah

  Dalam laporan akhir ini penulis membatasi permasalahannya hanya pada: 1) Check-in tamu hotel, registrasi tamu dilakukan secara langsung, yaitu tamu datang ke hotel langsung ke bagian receptionist.

  2) Pada sistem ini tidak dibahas tentang pemesanan hotel melalui komunikasi telepon.

  3) Pada sistem ini tidak dibahas mengenai pemberian diskon dan pembayaran dengan menggunakan kartu kredit.

1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian

  Dalam kegiatan penelitian diperlukan waktu yang cukup lama. Agar kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka diperlukan jadwal penelitian. Pada penelitian yang akan dilakukan maka penulis menetapkan perencanaan untuk jadwal penelitian mulai bulan maret 2010 sampai dengan juli 2010, yaitu sebagai berikut :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian Skripsi

  Waktu No Kegiatan Maret April Mei Juni Juli 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Sumber Pengumpulan Data

  a) Observasi

  b) Wawancara

  c) Studi Pustaka

  d) Dokumen Perusahaan

  2. Langkah-langkah Prototype Mendengarkan Pelanggan

  3.1 Membangun/Memperbaiki Market (Kebutuhan User)

  3.1.1. Menganalisis Proses Sistem 3.

  3.1.2. Merancang Proses Sistem

  3.1.3. Menganalisis dan merancang Database

  3.1.4. Implementasi sistem database

  4.1 Uji Pelanggan Mengendalikan Market (Kebutuhan User)

4.1.1 Mengevaluasi prototype 4.

  yang telah dibuat

  4.1.2 Perbaikan untuk memenuhi semua kebutuhan sistem

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

  Secara umum sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian tertentu yang saling berhubungan secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan.

  Menurut Abdul Kadir (2003 : 54) Sistem Adalah ”sekumpulan elemen

  

yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu

tujuan

  ”.

2.1.1 Elemen Sistem

  Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

  1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.

  Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

  2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

  3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

  4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

  5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.

  Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

  6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

  7. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

  Karakteristik sistem atau sifat dari suatu sistem adalah, sebagai berikut :

Gambar 2.1. Karakteristik Sistem

  1. Komponen Sitem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.

  2. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.

  3. Subsistem Bagian-bagian sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

  4. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.

  5. Penghubung Sistem (Interface) Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.

  6. Masukan Sistem (Input) Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.

  7. Keluaran Sistem (output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan.

  8. Pengolahan Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

  9. Sasaran sistem (Object) Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

  Klasifikasi Sistem adalah sebagai berikut :

  A. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya, sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan. Sistem fisik (phisical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya : sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

  B. Sistem Deterministik dan Probabilistik Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya : sistem komputer.

  Sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.

  Misalnya : Sistem arisan dan sistem sediaan. Kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan, tetapi nilai yang tepat untuk sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

  C. Sistem Tertutup dan Terbuka Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkuangan. Dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkuangan. Misalnya : reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.

  Tak ada interaksi dengan lingkungan

Gambar 2.2. Sistem Tertutup

  (Sumber : Abdul Kadir (2003 : 65 )) Sistem terbuka (open sistem) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkuangan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-cirinya, sistem menerima masukan yang diketahui, yang bersifat acak, maupun gangguan. Selain itu umumnya sistem melakukan adaptasi terhadap lingkuangan. D. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). Misalnya : Sistem tata surya.

  Sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya : sistem komputer dan sistem mobil.